คณิตพัฒน์ ศรีนันทกุล งานบริหารพัสดุและยานพาหนะ

สมบูรณ์ แซ่ตั้ง งานงบประมาณและการคลัง

คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร มหาวิทยาลัยมหิดล

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners” วันที่ 25 กันยายน 2556 เวลา 08:30-17:30 น. ณ ห้อง Grand Auditorium ชั้น 4 คณะเทคโนโลยี

สารสนเทศและการสื่อสาร วิทยาเขตศาลายา

ที่มาของโครงการ

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

งานบริหารพัสดุและยานพาหนะ และงานงบประมาณและการคลัง มีการใช้เอกสารส าคัญร่วมกัน โดยเฉพาะเอกสารการจัดหาพัสดุ และเอกสารประกอบการเบิกจ่ายต่างๆ แต่ละฝ่ายงานต่างท าส าเนาเอกสารเพื่อเก็บเป็นหลักฐานในการอ้างอิง ซึ่งจ านวนเอกสารที่ส าเนาเพื่อจัดเก็บมีตั้งแต่ 2 - 4 ชุด ท าให้เกิดการสูญเสียหลายประการ เช่น

การท างานซ้ าซ้อน สูญเสียเวลาในการถ่ายส าเนา จ านวนเอกสารที่ส าเนาเก็บไว้มีมากเกินไป สูญเสียพื้นที่และแฟ้มในการจัดเก็บเอกสาร สูญเสียเวลาในการรอคอยการค้นหาเอกสาร (ยิ่งเป็นเอกสารของปีก่อนๆ ยิ่งต้องใช้ เวลานานเนื่องจากมีการเคลื่อนย้ายสถานที่จัดเก็บ รวมถึงเอกสารอาจมีการช ารุดเสียหาย) สูญเสียก าลังคนในการเคลื่อนย้ายเอกสาร

จึงเป็นที่มาของโครงการนี้เพ่ือลดความสูญเสียต่างๆ

วัตถุประสงค ์

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

1. ลดความซ้ าซ้อนในการถ่ายเอกสารของทั้ง 2 ฝ่ายงาน และลดการผลิตที่มีมากเกินไป

2. ลดการใช้ทรัพยากรต่างๆ ทั้งคน เวลา และค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่ากระดาษ ค่าถ่ายส าเนา ค่าแฟ้ม และค่าตู้เก็บเอกสาร

3. ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร ลดความสูญเสียจากการเคลื่อนย้ายเอกสาร และลดภาระในการดูแลเอกสาร

4. เพื่อช่วยให้การค้นหาเอกสารท าได้อย่างสะดวก รวดเร็ว สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ทันที

5. ช่วยให้การจัดเก็บเอกสารมีความครบถ้วน สมบูรณ์ และเป็นระบบ โดยการใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

1. การท างานซ้ าซ้อนระหว่าง 2 ฝ่ายงาน ส่งผลให้จ านวนเอกสารที่ส าเนามีจ านวนมากเกินไป

2. พื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ มีภาระค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร เช่น ค่าแฟ้ม ค่าตู้เก็บเอกสาร ค่าฉีดปลวก เป็นต้น

3. การสืบค้นเอกสารย้อนหลัง ต้องใช้เวลานาน ไม่สะดวก 4. เอกสารเสียหายช ารุด เลอะเลือน (ปัญหาจากการจัดเก็บเอกสารนานๆ)

งานบริหารพสัดุฯ

แฟ้มกลาง

แฟ้มผู้ปฏิบัติงาน #1

แฟ้มผู้ปฏิบัติงาน #2

แฟ้มผู้ปฏิบัติงาน #3

งานงบประมาณฯ

แฟ้มกลาง (ฎีกา)

ปัญหา / สภาพก่อนปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

จ านวนเอกสารท่ี

เก็บส าเนาต่อ 1 เรื่อง

ของแต่ละฝ่ายงาน

(ประมาณ 2-4 ชุด /

เรื่อง)

ปัญหา / สภาพก่อนปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

ประเภทเอกสารตามลักษณะงาน งานบริหารพัสดุฯ

งานงบประมาณฯ

รวม

1. งานสัญญาจ้างบริการและมีการตรวจรับงานรายงวด/เดือน

1 1 2

2. จัดหาวัสดุคงคลัง 2 1 3

3. จัดหาพัสดุประเภทค่าใช้จ่าย - วัสดุ - ค่าใช้จ่ายยานพาหนะ - งานจ้างท าของ/จา้งซ่อมแซมทรัพย์สิน

3 2 1

1 1 1

4 3 2

4. จัดหาสินทรัพย์ - ปกติเกณฑ์ - ต่ ากว่าเกณฑ์ - ปรับปรุงสิ่งก่อสร้างมูลค่ามากกว่า 5 หมื่นบาท

2 2 2

1 1 1

3 3 3

5. ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อย - วัสดุ - ค่าใช้สอย - ค่าสาธารณูปโภค - ค่าครุภัณฑ ์- เงินอุดหนุน

2 1 1 2 1

1 1 1 1 1

3 2 2 3 2

รวม 22 13 35

จ านวนเอกสาร

ที่ส าเนา / 1 เรื่อง

กระบวนการปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

งานบริหารพัสดุฯ งานงบประมาณฯ งานโครงสร้างพื้นฐานฯ

1. ประชุมร่วมกันเพื่อสรุปแนวทางการจัดเก็บเอกสารแบบ e-file - งานบริหารพัสดุฯ และงานงบประมาณฯ สรุปรูปแบบการจัดเก็บเอกสาร เช่น แยกตามแหล่งเงิน ประเภทเอกสาร ปีงบประมาณ - งานโครงสร้างพื้นฐานฯ จัดหาพื้นท่ีกลางส าหรับจัดเก็บเอกสาร ก าหนดสิทธิการ

เข้าถึงเอกสาร ก าหนดให้สามารถถ่ายส าเนาเอกสารไปจัดเก็บที่พื้นท่ีกลางได้ทันที การท า Backup

ข้อมูล

2. งานบริหารพัสดุฯ ส าเนาเอกสารเฉพาะที่จ าเป็น

(เช่น PR, PO, เอกสารประกอบการเบิก)

- จัดเก็บในพื้นท่ีและรูปแบบที่ก าหนด - บันทึกรายละเอียดของข้อมูล ใน Index File (งานบริหารพัสดุฯ) - Link File เอกสารท่ีส าเนาไว้

3. งานงบประมาณฯ ส าเนาเอกสารฎีกา - จัดเก็บในพื้นท่ี และรูปแบบที่ก าหนด - บันทึกรายละเอียดของข้อมูล ใน Index File (งานงบประมาณฯ) - Link File เอกสารฎีกาที่ส าเนาไว้ใน Index File ของงานบริหารพัสดุฯ

4. งานโครงสร้างพืน้ฐานฯ - บริหารจัดการพื้นท่ีจัดเก็บ - ท า Backup ข้อมูล

การเรียกดูเอกสารสะดวก รวดเร็ว ได้ทันที

โดยการ Click ที่ Link ของเอกสาร

กระบวนการปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

การเชื่อมโยงเอกสารระหวา่ง 2 ฝ่ายงาน มี 4 ขั้นตอนหลัก

งานบริหารพัสดุฯ - Scan เอกสารส าคัญของพัสด ุ- จัดเก็บในพื้นที่ตามรูปแบบท่ีก าหนด - ท า Index File พร้อม Link เอกสาร

งานงบประมาณฯ - Scan เอกสารฎีกาเบิกค่าใช้จ่าย - จัดเก็บในพื้นท่ีตามรูปแบบที่ก าหนด - ท า Index File พร้อม Link เอกสาร

1 2

งานงบประมาณฯ - เปิด Index File ของงานบริหารพัสดุฯ - ท าการ Link เอกสารฎีกาเบิกค่าใช้จ่าย - Update ข้อมูลเอกสารของพัสดุ ใน Index File ของงานงบประมาณ

3 การสืบค้นเอกสาร ทั้ง 2 ฝ่ายงาน สามารถเรียกดูเอกสาร โดยการเปิด Index File และ Click ที่ Link ชื่อไฟล์เพื่อเปิดดูเอกสาร

4

ตัวอย่างเอกสาร

กระบวนการปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

1

1. พื้นที่ส่วนกลางส าหรับจัดเก็บเอกสาร

เมื่อ Scan เอกสารแล้วจะมาเก็บที่นี่

2

3 4

2. จัดเก็บเอกสารในรูปแบบและ Folder ท่ีก าหนด

3. บันทึกรายละเอียดของเอกสารใน Index File

และท า Link เอกสาร

4. Click ท่ี Link ช่ือไฟล์เพื่อเปิดดูเอกสาร

งานบริหารพัสดุฯ

ตัวอย่างเอกสาร

กระบวนการปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

1

1. พื้นท่ีส่วนกลางส าหรับจัดเก็บเอกสาร เมื่อ Scan เอกสารแล้วจะมาเก็บที่น่ี

2. จัดเก็บเอกสารในรูปแบบและ Folder

ท่ีก าหนด งานงบประมาณฯ

2

3 4

4. Click ท่ี Link ช่ือไฟล์เพื่อเปิดดูเอกสาร 3. บันทึกรายละเอียดของเอกสารใน Index File

และท า Link เอกสาร

ตัวอย่างเอกสาร

กระบวนการปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

1. เปิด Index File ของงานบริหารพัสดุฯ 2. งานงบประมาณฯ ใส่ Link ของเอกสารฎีกา

การเชื่อมโยงเอกสาร ระหว่างงานบริหารพัสดุฯ และงานงบประมาณฯ

1 2

3 4

3. Click ท่ี Link ชื่อไฟล์เพื่อเปิดดูเอกสารของพัสดุฯ 4. Click ที่ Link ชื่อไฟล์เพื่อเปิดดูฎีกาเบิกค่าใช้จ่าย

หลังปรับปรุง / สภาพหลังปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

1. งานบริหารพัสดุฯ และงานงบประมาณฯ ประชุมร่วมกันเพื่อก าหนดประเภทเอกสารที่แต่ละฝ่ายงานจ าเป็นต้องจัดเก็บ ส่งผลให้จ านวนเอกสารที่ส าเนาลดลงร้อยละ 77.14

2. มีพื้นที่กลางส าหรับจัดเก็บเอกสารระหว่าง 2 ฝ่ายงาน จัดเก็บอย่างเป็นระบบ และสามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวก รวดเร็ว

3. การสืบค้นเอกสารย้อนหลัง สะดวก รวดเร็ว ท าได้ทันที 4. เอกสารครบถ้วน สมบูรณ์ ไม่ช ารุดเสียหาย

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

หลังปรับปรุง / สภาพหลังปรับปรุง

ประเภทเอกสารตามลักษณะงาน งานบริหารพัสดุฯ

งานงบประมาณฯ

รวม

1. งานสัญญาจ้างบริการและมีการตรวจรับงานรายงวด/เดือน

- - 0

2. จัดหาวัสดุคงคลัง 1 - 1

3. จัดหาพัสดุประเภทค่าใช้จ่าย - วัสดุ - ค่าใช้จ่ายยานพาหนะ - งานจ้างท าของ/จา้งซ่อมแซมทรัพย์สิน

1 1 -

- - -

1 1 0

4. จัดหาสินทรัพย์ - ปกติเกณฑ์ - ต่ ากว่าเกณฑ์ - ปรับปรุงสิ่งก่อสร้างมูลค่ามากกว่า 5 หมื่นบาท

1 1 1

- - -

1 1 1

5. ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อย - วัสดุ - ค่าใช้สอย - ค่าสาธารณูปโภค - ค่าครุภัณฑ์ - เงินอุดหนุน

1 - - 1 -

- - - - -

1 0 0 1 0

รวม 8 0 8

จ านวนเอกสาร

ท่ีส าเนา / 1 เรื่อง

ผลลัพธ์ที่ได้หลังการปรับปรุง

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

1. ลดการท างานที่ซ้ าซ้อน และลดจ านวนเอกสารท่ีส าเนาเกินจ าเป็น

2. ลดการใช้ทรัพยากรต่างๆ ทั้งคน เวลา และค่าใช้จ่ายต่างๆ 3. ลดพ้ืนท่ีในการจัดเก็บ 4. การสืบค้นข้อมูลท าได้สะดวก รวดเร็วยิ่งขึ้น สามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังได้ทันที

ประเภทเอกสารตามลักษณะงาน รวม 2 แหล่งเงิน (เงินงบประมาณ+เงินรายได้)

จน.อกสารที่ถ่ายส าเนา / 1 เรื่อง จ านวนเอกสารลดลง ก่อนปรับปรุง หลังปรับปรุง

1. งานสัญญาจ้างฯ มีการตรวจรับงานรายงวด/เดือน 2 0 2

2. จัดหาวัสดุคงคลัง 3 1 2

3. จัดหาพัสดุประเภทค่าใช้จ่าย (3 ประเภทย่อย) 9 2 7

4. จัดหาสินทรัพย์ (3 ประเภทย่อย) 9 3 6

5. ค่าใช้จ่ายเงินสดย่อย (5 ประเภทย่อย) 12 2 10

รวม 35 8 27

การน าไปใช้งาน / ขยายผล

การประชุมวิชาการ ภายใต้กรอบแนวคิด “ICT Master from 7 Wonders to 7 Winners”

ใช้ในหน่วยงานของตนเอง

- ขยายไปใช้กับการจัดเก็บเอกสารประเภทอื่นๆ ของ

แต่ละฝ่ายงาน

- ขยายไปใช้กับฝ่ายงานอื่นของคณะฯ ที่มีการใช้งาน

เอกสารร่วมกัน