Embed Size (px)
Citation preview
AMETIKIRJADE VORMISTAMINE
Miljan Kalmus
Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskool
Sekretäritöö eriala koordinaator
HEA AMETIKIRI Paneb lugeja soovitud suunas mõtlema, tegutsema Annab lugejale piisava koguse informatsiooni Jätab kirjutajast hea mulje, on asutuse mainekujundaja Vastab ametikirjade standardile On sobiva stiiliga, selge ja ühetimõistetav On kirjakeelne ja veatu
KIRJASTANDARDEVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1 : Kiri
Määrab kindlaks kirja elementide loetelu Elementide määratlused ja selgitused Elementide vormistamise nõuded Elementide asukoha dokumendil
Standardis käsitletakse paberkandjal kirja, e-kirja, e-kirja manust
AMETIKIRJA PLANK
Kujundatakse standardi EVS 882-1:2006 kirja
esitusvormi alusel, kus on järgmised väljad: Kirjapeaväli Adressaadiväli Viidaväli Tekstiväli Kontaktandmeväli
KIRJAPEAVÄLI
Riigivapi kujutis, mida võivad kasutada asutused vastavalt seadusele. Asukoht kirjapeaväljal asutuse nimetusest vasakule, keskele, asutuse nimetuse kohale või eesti- ja võõrkeelse nimetuse vahele.Logo (embleem) on ametlikult kinnitatud, autorit identifitseeriv visuaalne kujund, mille eesmärk on tagada autori äratuntavus.Asukoht kirjapeaväljal organisatsiooni nimetuse ees, järel või kohal.Autor on dokumendi väljaandja, selle sisu eest vastutav organisatsioon või isik. Autori nimetus esitatakse asutamisdokumentides märgitud kujul.
KONTAKTANDMETE VÄLI
Kohustuslikud elemendid Organisatsiooni postiaadress: tänav, maja, postiindeks ja
sihtpunkt (linn, maakond või riik); viimane sihtpunktmärgitakse suurtähtedega
E-posti aadress Telefoninumber Registrikood
Vastavalt vajadusele võib lisada veebiaadressi, arvelduskontonumbri pangas.
Näited kontaktandmete kujundamisest
Männiku 29 Tel 123 4567 Kodulehekülg: www.okas.ee12346 TARTU Faks 123 4568 Registrikood 00000000
E-post: [email protected]
Männiku 29 Tel 123 4567 Konto 000000000012346 TARTU Faks 123 4568 Swedbank
E-post: [email protected] Registrikood 00000000 Kodulehekülg: www.okas.ee
Müüri 4 Tel + 372 437 4244Olustvere alevik Faks +372 437 1610Suure-Jaani vald E-post: [email protected] VILJANDI MK www.olustvere.edu.eeReg kood 00000000
AMETIKIRJA VORMINGU ELEMENDID
1 AUTOR on kirja sisu eest vastutav organisatsioon või isik
Organisatsioon OÜ Okas
Organisatsiooni allüksus OÜ Okas
Finantsosakond
Ametiisik Notar
Kati Karu
Füüsiline isik Mati Hunt
2 KASUTUSMÄRGE on kirja kasutamise korda reguleeriv märge, mis
vormistatakse vajadusel suurtähtedega adressaadi kohale.
Eesmärk on juhtida tähelepanu kirja üldisest korrast erinevale menetlemisele. KIIRE kirja on vaja menetleda tavapärasest kiiremini ISIKLIK mitteametlik, isiklikuks kasutamiseks ÄRISALADUS, MITTEAMETLIK TÕLGE
NäideKIIRELp Kati KaruOÜ OkasMänni 2912345 TARTU
3 ADRESSAAT on organisatsioon või isik, kelle nimi märgitakse adressaadiväljale nii, et see aknaga ümbriku puhul on tervikuna nähtav. Rea pikkus adressaadiväljal 7,6 cm plangi vasakust veerisest.
Lp Kati Karu Isiklikult adresseeritud ametlik kiriOÜ Okas
OÜ Okas Organisatsioon
OÜ Okas Organisatsiooni allüksusFinantsosakond
Maavalitsused Üheliigiliste adressaatide üldistatud nimetus
Kirjal võib olla mitu adressaati. Sel juhul esitatakse nimed tähtsuse või tähestiku järjekorras. Adressaate võib olla rohkem, kui mahub adressaadiväljale.Siis vormistatakse ülejäänud adressaadid lisaadressaadi väljale (allkirjastajastallpool) märkides ette selgitav sõna Sama.
4 AADRESS märgitakse adressaadi alla adressaadiväljal.
Kuuse talu Riigisisene postiaadressMänniotsa külaKoeru vald734501 JÄRVA MAAKOND
72 Golders Street RahvusvahelineLondon EC 1 54HENGLAND
Nimekast nr 199 Postiettevõtte teenuse Mustamäe Postkontor puhul10001 TALLINN
5 PEALKIRI vormistatakse enne teksti umbes 9,5 cm lehe ülaservast. Pealkiri on kohustuslik, see hõlbustab kirja leidmist ja eristab teistest dokumentidest.
Vormistatakse soovitavalt nimetavas käändes ja punktita lõpus Avab lühidalt dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi Lihtsustab dokumendi registreerimist ja sisuga tutvumist
Näide
Täiendkoolituse korraldamine
Kirja eriliik märgitakse pealkirja asemel suurtähtedega
TÕEND, GARANTIIKIRI, VOLIKIRI, SOOVITUSKIRI
6 TEKST on kirja põhisisu, mis koosneb 3 alamelemendist: pöördumine, sisu, lõputervitus.
Pöördumine vormistatakse 1-2 põhireavahet enne sisu.Soovitatav on kasutada ametinimetust. Akadeemiliste kraadide, tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmeteolemasolul tuleb neid kasutada.Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid, adressaadi eesnime, kirjavahemärke pöördumise lõpus.Sõltuvalt kirja sisust võib pöördumise ka ära jätta.NäideAustatud direktorLugupeetud professorLugupeetud härra ministerLugupeetud proua RebaneLugupeetud härra saadikAustatud Vabariigi President
Kirja sisu kavandatakse adressaadi seisukohast lähtudes. Esimene lause on tähtis – peab äratama lugejas huvi. Hea tulemus on tagatud kui alustada tänusõnadega:Täname, et leidsite võimaluse tutvuda meie pakkumisegaOli väga meeldiv Teiega kohtudaSuur tänu, et tunnete huvi meie firma toodete vastu
Kui teatakse, et adressaat suhtub kirja positiivselt, pole pikem sissejuhatus vajalik.
Kui kirjutaja kahtleb adressaadi suhtumises või on karta negatiivset hoiakut, tuleb koostada põhjalik sissejuhatus, mis ärataks sisu vastu huvi.Kaudsele lähenemisele järgnevad probleemi kirjeldus ja põhjendused, miks kirikirjutati.
Tekst peab olema veenev. Vajadusel viidatakse eelnevatele kontaktidele: kirjale,faksile, lepingule, arvele, telefonikõnele, kohtumisele, mis haakuks kirja sisuga jahäälestaks adressaadi kiiresti vajalikule tegevusele.
Endast hea mulje jätmiseksVastatakse kirjale kohe. Kui palutud teavet ei ole võimalik kohe saata, informeeritakse adressaati viivitusest.Viidaväljal (mitte tekstis) viidatakse algatuskirja kuupäevale ja viidale pärast sõna Teie.Küsimustele vastatakse nende esitamise järjekorras.Eitavad vastused esitatakse viisakas vormis, põhjendatult ja lõplikult, et vältida täiendavat kirjavahetust.
Kirjutatakse lihtsalt, lühidalt (üks lehekülg), ilma stampkeelenditeta:Käesolevaga teatame, et ...Vastuseks teie kirjale teatame, et ...Kasutatakse lihtlauseid ja kindlat, mitte tingivat kõneviisi.Kirjutatakse meie-teie vormis.Teksti iseseisvad mõttelised osad vormistatakse lõikudena, misalgavad uuelt realt. Lõikude vahele jääb üks tühi rida.
Endast hea mulje jätmiseks
Tekst joondatakse vasaku veerise järgi, taandrida ei kasutata (plokkstiil). Parem veeris võib jääda joondamata, et tekstis ei esineks põhjendamatuid
sõrendusi ega lünki.
Kasutatakse šrifti Times New Roman või muud hästi loetavat kirja, mille
tähesuurus on 12 punkti. Ühes kirjas ei ole soovitav kasutada mitut šrifti ja
eri kirjasuurusi. Tekstis esiletõstmist vajavaid sõnu võib vormistada sõrendatult, paksus
kirjas, kaldkirjas või allakriipsutatult. Jälgitakse, et informatsioon on üheselt mõistetav, andmed usaldusväärsed,
sõnastus keeleliselt ja juriidiliselt korrektne, teksti ülesehitus loogiline,
ilma trükivigadeta.
Lõputervitus asub üks kuni kaks põhireavahet pärast sisu ning on seda lühem, mida ametlikumad on suhted.
Eestis ei kasutata pikki ja keerukaid lugupidamisavaldusi.
Alati sobib Lugupidamisega või Austusega
Lõputervituse järel kirjavahemärke ei panda.
Pöördumist ja lõputervitust ei vormistata lühikirjadele: tõendid, kaaskirjad,
volikirjad, teatised, õiendid.
7 ALLKIRI kinnitab dokumendi usaldusväärsust. Kirjal võib olla sisu eest vastutajaga siduv omakäeline või digitaalallkiri.
E-kirjal on allkiri kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktides; kirjagavõetakse kohustusi; kirjaga antakse õigusi. Muudel puhkudel võib allkirja asendada autentimine.
Omakäeline allkiri kirjutatakse allkirjastaja andmete kohale, mitte kõrvale.
Digitaalselt allkirjastatud kirja väljatrükil märgitakse omakäelise allkirja kohale sulgudesse (allkirjastatud digitaalselt)
Näide(allkirjastatud digitaalselt)Kati KaruTegevdirektor
8 ALLKIRJASTAJA on isik, kellel on õigus anda allkirja autorina või autori nimel. Kirjal võib olla mitu allkirjastajat.
Element on kohustuslik sõltumata allkirja kohustuslikkusest.
Allkirjastaja alamelemendid on: eesnimi, perekonnanimi, ametinimetus,
organisatsioon, organisatsiooni allüksus
Kui organisatsioon selgub kirja autorist kirjapeaväljal, siis ei pea seda
allkirjastaja koosseisus uuesti näitama.
Kui allkirjastamise õigus on delegeeritud teisele ametiisikule, siis tuleb
vormistada ametinimetus koos delegeerija ametinimetusega, millele lisatakse
sõna ülesannetes
Näide
Kati Karu
Personalijuht
Peadirektori ülesannetes
9 LISAMÄRGE asub 2-4 põhireavahet allkirjastajast allpool ning osutab kirjale lisatud dokumendile.
Kui kirja tekstis on viidatud lisale, siis märgitakse lisade reale ainultlehtede ja eksemplaride arv.NäideLisa: 4 lehel 2 eks
Kui kirja tekstis ei viidata lisadele, tuleb lisade reale märkida nendenimetused, lehtede arv ja eksemplaride arv. Kui lisatud on ainult ükseksemplar, siis eksemplaride arvu ei esitata.NäideLisa: Koolitusleping 6 lehel
Mitme lisa olemasolul need nummerdatakse.NäideLisad: 1. Töökorralduse reeglid 15 lehel 2 eks
2. Asjaajamiskord 34 lehel
10 LISAADRESSAAT on organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks, mitte täitmiseks ning see märgitakse 2-4 rida allpoolallkirjastajat või lisamärget.
Eesmärk on kolmanda osapoole teavitamine kirja sisust ja adressaaditeavitamine kolmandast osapoolest. Kirjal võib olla mitu lisaadressaati,sel juhul esitatakse need tähestiku järjekorras või tähtsuse järgi.
Paberkandjal kirja puhul võib saata lisaadressaadile dokumendi originaalkirja või koopia. Kui saadetakse originaal, siis märgitakse lisa-adressaadi ette selgitav sõna Teadmiseks, kui koopia, siis selgitav sõnaKoopiaNäideTeadmiseks: Eesti PankKoopia: Sampo Pank
Swedbank
11 KOOSTAJA andmed vormistatakse väljasaadetavatele kirjadele, kui allkirjastaja ja kirja koostaja on eri isikud.Andmed paiknevad kontaktandmete välja kohal vasakul.Koostaja alamelemendid esitatakse järjekorras: ees- ja perekonnanimi, telefoninumber,e-posti aadress.NäideRita Ritsikas 1234 5678E-post: [email protected] kirja allkirjastaja on ka koostaja, kuid tema telefoninumbrit ei olekontaktandmete väljal, kirjutatakse koostaja nime asemel sõna TelefonNäideTelefon 1234 5678E-post: [email protected] kirja ettevalmistamisel on osalenud mitu koostajat, siis võib iga koostaja andmeidtäiendada tema valdkonda iseloomustava märksõnaga.NäideRita Ritsikas (personaliküsimused)1234 5678, [email protected] Karu (juriidilised küsimused)6578 9111, [email protected]
12 SEOSVIIT on sissetulnud kirja kuupäev ja viit (reg nr) viidaväljal.
Asub adressaadi esimese reaga samal kõrgusel, umbes 9,5 cm kaugusel
plangi vasakust veerisest pärast selgitavat sõna Teie.
Eesmärk on hõlbustada ühes küsimuses peetava kirjavahetuse haldamist,
sidudes algatuskirja vastuskirjaga ja muutes dokumendi registreerimise
operatiivsemaks.
Vastuskirjas tuleb alati viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja viidale.
Seosviit vormistatakse järjekorras: selgitav sõna Teie, saabunud
dokumendi kuupäev, saabunud dokumendi viit (reg nr).
Näide
Teie 10.12.2011 nr 4-7/213
13 KUUPÄEV on kirja lõpliku valmimise kuupäev, kui allkirjastaja on kirja aktsepteerinud.
Märgitakse adressaadi kolmanda reaga samal kõrgusel.
Allkirjastatavatel kirjadel on kuupäevaks allkirja andmise kuupäev,
allkirjastamisele mittekuuluva kirja kuupäev on registreerimise kuupäev.
Kuupäev märgitakse numbriliselt järjekorras: päev, kuu, aasta
Näide
13.12.2011
Päeva (näites 13) üldjuhul ei trükita, selle märgib plangile kas allkirjastaja üheaegselt
allakirjutamisega või assistent pärast dokumendi registreerimist.
Vastuskirjas trükitakse kuupäev pärast sõna Meie.
Rahvusvahelises kirjavahetuses vormistatakse kuupäev sõnalis-numbriliselt
vastavalt kasutatava keele reeglitele
Näide
8 April 2011 (Suurbritannia)
14 VIIT on registreeritavatel dokumentidel kohustuslik ning asub seosviida all ja kuupäeva järel.
Seosviida, kuupäeva ning viida vahele jäetakse üks põhireavahe ehk seevormistatakse samale kõrgusele adressaadi kolmanda reaga.Viida koosseisu kuulub: sarja tähis dokumentide loetelu järgi, dokumendijärjekorranumber dokumendiregistri järgi.Näide2-6/34, kus 2 – tegevussuuna (funktsiooni) tähis6 – sarja järjekorranumber tegevussuuna piires34 – kirja järjekorranumber dokumendiregistrisViidale võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, mis näitab, mitmes kirisee antud kirjavahetuses (asja) koosseisus on.Näide2-6/34-3, kus 3 näitab, et hõlmatud on kolmas kiri samas asjas/küsimuses.Võib sisaldada aastanumbrit, mis märgitakse kaldkriipsude vahele pärast sarja tähist.Näide2-6/11/34, kus 10 tähistab aastat 2011.
AMETIKIRJA TEKSTI KOOSTADES TULEBOlla lakoonilineOlla väljendustes täpneTaotleda teksti üheselt mõistetavustOlla terminikasutuses järjekindelTaotleda isikupäratut stiiliLiigendada tekstiVältida kõnestiilile omaseid väljendeidHoiduda stampväljendite kasutamisestLihtne mõte edastada lihtsa sõnastusegaVältida keerulise lauseehitusega lauseidJärgida kirjakeelenorme
KUST ABI SAADA? Eesti keele sõnaraamat, ÕS 2006 T.Erelt “Eesti ortograafia”. Tallinn 2006 R.Kull “Kirjakeel, oskuskeel, üldkeel. Tallinn 2000 M.Erelt, T.Erelt, K.Ross “Eesti keele käsiraamat”
Tallinn 2007 Internet: www.eki.ee Keeleabi tel 631 3731
