ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

(BKD) PADA PEMKO MEDAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

(PKL)

Oleh :

Devi Dwinta Fani Yolanda Dewi L.T

100310071 100310046

PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

STMIK MIKROSKIL

MEDAN

2012

LEMBARAN PENGESAHAN

ANALISIS SISTEM INFORMASI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

(BKD) PADA PEMKO MEDAN

PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Oleh:

DEVI DWINTA FANI YOLANDA DEWI L. T

100310071 100310038

Medan, 20 Desember 2012

Disetujui Oleh: Diketahui dan Disahkan Oleh:

Dosen Pembimbing, Ketua Program Studi

Komputerisasi Akuntansi D3

Syanti Irvianti, M.Kom Syanti Irvianti, M.Kom

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

memberikan waktu dan kesempatan, sehingga penulis dapat menyelesaikan

laporan Praktek Kerja Lapangan ini yang berjudul “Analisis Sistem Informasi

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) pada Pemko Medan”.

Penulis menyadari bahwa penulisan laporan Praktek Kerja Lapangan ini

masih jauh dari kata kesempurnaan. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan

kritik dan saran dari pembaca yang sifatnya membangun demi perbaikan penulis

yang lebih sempurna pada masa yang akan datang.

Dari tahap awal penyusunan laporan Prkatek Kerja Lapangan ini sampai

dengan selesai, penulis banyak mendapatkan bantuan dan bimbingan dari berbagai

pihak. Maka kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Syanti Irviantina, S.Kom, MTI, sebagai dosen pembimbing dan selaku

Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi STMIK Mikroskil Medan

yang telah bersedia meluangkan waktu dan mencurahkan perhatian,

memberikan saran serta pengarahan sehingga laporan penulisan ilmiah ini

dapat diselesaikan.

2. Bapak/Ibu dosen beserta seluruh staf Komputerisasi Akuntansi STMIK-

Mikroskil Medan yang telah memberikan arahan kepada penulis.

3. Pimpinan dan seluruh staf Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko

Medan yang telah membantu penulis untuk mendapatkan data dan

keterangan yang diperlukan dalam penyusunan laporan Praktek Kerja

Lapangan ini.

4. Teristimewa kepada orang tua dan keluarga saya, yang telah banyak

memberikan bimbingan dan bantuan baik moril maupun material selama

penulis mengikuti pendidikan hingga selesainya laporan Praktek Kerja

Lapangan ini.

5. Teman-teman yang telah banyak membantu saya dalam mencari data serta

memberi pendapat dalam menyimplkan topik yang di dapat.

i

Akhir kata, penulis berharap semoga laporan praktek Kerja Lapangan ini

dapat bermanfaat bagi pembaca sekaligus menjadi gambaran untuk kemajuan

laporan lainnya.

Medan, Februari 2013

Penulis

Devi Dwinta Fani Yolanda Dewi Laxmi T

10.031.0071 10.031.0046

ii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR i

DAFTAR ISI iii

DAFTAR GAMBAR iv

BAB I. PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG 1

1.2 TUJUAN PENELITIAN 3

1.3 MANFAAT PENELITIAN 3

1.4 BATASAN MASALAH 3

1.5 METODOLOGI PENELITIAN 4

1.6 LOKASI PENELITIAN 5

1.7 JADWAL KEGIATAN …………………………………………. 6

BAB II. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 DASAR HUKUM BKD KOTA MEDAN 7

2.2 STRUKTUR ORGANISASI 7

2.3 TUGAS POKOK DAN FUNGSI 11

BAB III. LANDASAN TEORI

3.1 KONSEP SISTEM INFORMASI 14

3.2 KONSEP BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH 20

BAB IV. HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

4.1 PENGAMATAN 34

4.2 PEMBAHASAN 42

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN 43

5.2 SARAN 43

DAFTAR PUSTAKA 44

iii

DAFTAR GAMBAR Halaman

Gambar 2.1. Struktur Organisasi BKD Kota Medan 7

Gambar 4.1. Tampilan Saat Login Pada SIMPEG 35

Gambar 4.2. Tampilan Form Pencarian Pegawai 35

Gambar 4.3. Tampilan Form Isian Pegawai 36

Gambar 4.4. Tampilan Form Pengangkatan CPNS 37

Gambar 4.5. Tampilan Form Pengangkatan PNS 38

Gambar 4.6. Tampilan Form Riwayat Kepangkatan 39

Gambar 4.7. Tampilan Pengupdetan ke Database Pegawai yang naik pangkat 40

Gambar 4.8. Tampilan Daftar dan Rekap Pegawai Pensiun 41

Gambar 4.9. Tampilan Rekapitulasi Pensiun Pegawai 41

iv

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan merupakan sebuah

instansi pemerintahan yang bertugas membantu kepala daerah dalam

melaksanakan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan kota Medan. Badan

Kepegawaian Daerah Pemko Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam

perumusan kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah,

menyelenggarakan program kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan

pegawai, mutasi pegawai dan penyajian informasi kepegawaian serta melakukan

pengkajian dan evaluasi pengelolaan kepegawaian. Adapun tantangan yang

dihadapi Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan adalah menjalankan

operasionalnya yaitu dalam penerimaan Pegawai Negeri Sipil. Dimana

terdapatnya beragam tingkat kepercayaan masyarakat terhadap Badan

Kepegawaian Daerah. Di sisi lain seringnya ditemukan berkas Pegawai yang tidak

lengkap dalam pengajuan peserta pendidikan dan pelatihan tidak sesuai dengan

persyaratan, dan laporan kerja bulanan serta proses surat menyurat menjadi tidak

tepat waktu akibat keterlambatan pengesahan. Dalam upaya memberdayakan dan

mengembangkan sumber daya manusia, Badan Kepegawaian Daerah Pemko

Medan telah berusaha memberikan perhatian pada pemersalahan kerja pegawai

secara terperinci untuk mencari cara yang tepat menyelesaikannya. Berorientasi

kepada Pegawai dan hasil yang akan dicapai, menciptakan kondisi kerja yang

nyaman agar pegawai agresif dalam bekerja, serta menjaga dan mempertahankan

stabilitas kerja pegawainya.

1

Upaya lain yang juga dilakukan Badan Kepegawaian Daerah Pemko

Medan diantaranya membekali pegawainya dengan mengadakan seminar,

mengikutsertakan Pegawai pada program-program pendidikan dan pelatihan yang

dilaksanakan Badan Diklat Kota Medan setiap tahunnya, pendidikan formal

melalui tugas belajar dan izin belajar di perguruan tinggi negeri ataupun swasta

yang diajukan oleh Pegawai serta mengadakan seminar dengan tujuan untuk

meningkatkan kualitas kerja, ketepatan waktu dalam bekerja, efektif dalam

memanfaatkan waktu kerja dan fasilitas kerja, kemandirian, komitmen dalam

bekerja, serta meningkatkan loyalitas kerja Pegawai.

Hal ini lah yang didasari oleh Badan Kepegawaian Daerah sebagai suatu

instansi pemerintahan yang menyajikan pelayanan dalam penyediaan Pegawai

yang bertanggung jawab dalam melaksanakan tugas maupun institusi lainnya di

lingkungan pemerintahan Kota Medan. Sebagai unsur pelaksana, Badan

Kepegawaian Daerah Pemko Medan telah memiliki Sistem Informasi Pegawai

(SIMPEG) dalam rangka meningkatkan administrasi kenaikan pangkat Pegawai,

pengelolaan data informasi Pegawai, pelaksanaan pemutakhiran data Pegawai,

pelaksanaan pengumpulan, penyimpanan dan pemeliharaan dan serta

Dokumentasi kepegawaian.

Oleh karena itu, para Pegawai harus mengandalkan kemampuan dalam

bekerja, loyalitas dalam bekerja sehingga dapat memberikan karakter khusus

Badan Kepegawaian Daerah Pemko Medan. Hal tersebut menjadi satu

perwujudan agar dapat menarik kepercayaan masyarakat yang semakin berkurang

terhadap pelayanan instansi pemerintah.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan

penelitian terhadap Sistem Informasi Badan Kepegawaian Daerah yang digunakan

oleh Pemerintahan Kota Medan dalam melakukan kegiatannya sebagai salah satu

bahan Praktek Kerja Lapangan.

2

1.2 Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah untuk menambah wawasan

dalam mengetahui bagaimana proses Pengolahan data Pegawai Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan seperti penyimpanan data, pencarian

data, pembuatan laporan dan lain sebagainya.

1.3 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah memperoleh wawasan,

pengetahuan, dan keterampilan sehubungan dengan Sistem Kepegawaian Daerah

Pemko Medan.

1.4 Batasan Masalah

Agar pembahasan yang dilakukan lebih terarah, maka perlu ditentukan

batas permasalahan yang terbagi menjadi 2 batasan masalah yaitu batasan proses

dan batasan data.

1. Batasan Proses

Proses-proses dalam sistem kepegawaian ini menjadi 2 bagian proses yaitu

proses data internal dan proes data eksternal. Proses data internal meliputi

proses-proses pengolahan data pegawai, proses pencarian data pegawai

dan proses pembuatan laporan pegawai. Sedangkan proses data eksternal

meliputi proses-proses login dan proses-proses pengelolaan database.

2. Batasan Data

Batasan data yang ingin diteliti dalam sistem kepegawaian ini adalah

sebagai berikut;

1. Data Mutasi Kepangkatan

2. Data Mutasi Jabatan

3. Data Kenaikan Pangkat Pegawai

4. Data Pensiunan Pegawai

3

1.5 Metodologi Penelitian

Adapun langkah-langkah dalam melakukan penelitian ini adalah :

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

Metode Pengumpulan Data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah

dengan menggunakan Metode Studi Lapangan (Field Research), yaitu

pengumpulan data melalui peninjauan secara langsung terhadap objek

yang diteliti. Metode pengumpulan data ini dapat dilakukan dengan cara :

1. Library Research

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data dengan cara membaca

literatur-literatur yang berhubungan tentang buku/artikel birokrasi

pemerintahan dan kepegawaian, buku/artikel tentang ilmu

pemerintahan serta dokumen-dokumen yang ada relavansinya dengan

topik yang dibahas dalam penelitian ini. Data yang diperoleh dari

kepustakaan ini merupakan data sekunder.

2. Interview

Pada tahap ini dilakukan proses tanya jawab dengan pihak internal

instansi dalam mengumpulkan data dan informasi mengenai kebutuhan

sistem, selain itu dengan orang yang akan bertindak sebagai admin

yang akan mempergunakan sistem.

3. Observasi

Pada tahap ini dilakukan pengamatan secara langsung terhadap objek

yang diteliti yaitu data, baik berasal dari dokumen-dokumen yang

terpakai maupun dari hasil wawancara yang dilakukan dengan para

pegawai atau pimpinan yang berwenang.

4

1.5.2 Metode Analisis Sistem Informasi

Analisis sistem merupakan suatu tahap pemahaman proses yang bertujuan

untuk mengetahui proses apa saja yang terlibat dalam sistem dan

berhubungan satu proses dengan proses lainnya. Dari pemahaman proses

tersebut maka dapat dilakukan suatu evaluasi dan usulan terhadap sistem

yang ada, untuk dikembangkan lebih lanjut.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tahap analisis merupakan tahap

yang cukup kritis, sebab kesalahan dalam analisis akan mempengaruhi

tahap selanjutnya.

1.6 Lokasi Penelitian

Waktu praktek kerja lapangan dilakukan dalam 1 semester. Badan

Kepegawaian Daerah (BKD) Pemko Medan beralamatkan di Jl. Kapten Maulana

Lubis No. 2 Medan.

5

1.7 Jadwal Kegiatan

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan Bulan

November Desember Januari Februari

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Proposal

2 Pengumpulan

Data

3 Analisis

Sistem

Informasi

4 Pembuatan

Laporan

6

BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1 Dasar Hukum BKD Kota Medan

1. Undang-Undang (Drt) Nomor 8 Tahun 1956, tentang Pembentukan

daerah Otonomi Kota-Kota Besar Dalam lingkungan Daerah Provinsi

Sumatera Utara. Peraturan Pemerintah Nomor 22 Tahun 1973 tentang

Perluasan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Medan.

2.Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999, tentang Perubahan atas

Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian.

3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004, tentang Pemerintahan Daerah.

4. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007, tentang Organisasi

Perangkat Daerah.

5. Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, tentang

Pembentukan Organisasi dan tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.

2.2 Struktur Organisasi

Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009, Tentang

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan,

disebutkan Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan

yang terdiri dari :

7

No. ESELON JUMLAH

1. ESELON II/b 1

2. ESELON III/a 1

3. ESELON III/b 4

4. ESELON IV/a 11

J U M L A H 17

untuk melaksanakan tugas dan fungsi serta tata kerja di lingkungan Badan

Kepegawaian Daerah Kota Medan dapat dilihat dalam susunan Organisasi Badan

Kepegawaian Daerah Kota Medan dengan susunan struktur Organisasi sebagai

berikut :

8

Struktur Organisasi

Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan

Gambar 2.1. Struktur Organisasi BKD Kota Medan

Sumber: BKD Kota Medan

9

a. Kepala Badan

b. Sekretariat membawahkan :

1. Sub. Bagian Umum

2. Sub. Bagian Keuangan

3. Sub. Bagian Penyusunan Program

c. Bidang Pengembangan Karier membawahkan :

1. Sub. Bidang Jabatan Struktural

2. Sub. Bidang Jabatan Fungsional

d. Bidang Kepangkatan membawahkan :

1. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan Struktural dan Non Struktural

2. Sub. Bidang Kepangkatan Jabatan Fungsional

e. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin membawahkan :

1. Sub. Bidang Kesejahteraan

2. Sub. Bidang Disiplin

f. Bidang Pengadaan Pegawai dan Pembinaan Sistem Informasi membawahkan :

1. Sub. Bidang Pengadaan dan Pensiun Pegawai

2. Sub. Bidang Sistem Informasi Kepegawaian

g. Unit Pelaksana Teknis (UPT)

h. Kelompok Jabatan Fungsional

10

2.3 Tugas Pokok dan Fungsi

1. Bidang Mutasi

Pasal 12

Bidang Mutasi mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan

teknis mutasi kepegawaian kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah dan

Pejabat Instansi yang berwenang di daerah dan menetapkan kenaikan pangkat

anumerta, pengabdian di wilayah kerjanya.

Pasal 13

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 bidang Mutasi

menyelengarakan fungsi :

1. Penyiapan pertimbangan teknis kepada Pejabat Pembina Kepegawaian

Daerah untuk menetapkan kenaikan pangkat pegawai Negeri Sipil Daerah

dari Juru Muda Tingakt I golongan ruang I/b sampai dengan Pembina

Utama golongan ruang IV/e.

2. Pemberian pertimbangan teknis kepada Pejabat Instansi Pusat yang

berwenang di daerah untuk penetapan kenaikan pangkat Pegawai Negeri

Sipil Daerah dari juru Muda Tingkat I golongan ruang I/b sampai dengan

Pembina Utama golongan ruang IV/b.

3. Penetapan kenaikan pankat anumerta dan pengabdian Pegawai Negeri

Sipil Pusat.

4. Pemberian pertimbangan teknis peninjauan masa kerja.

5. Penetapan pemindahan Pegawai Negeri Sipil Daerah antar Daerah

Provinsi dan antara Daerah kabupaten/Kota dengan Daerah Kabupaten lain

Privinsi.

11

2. Bidang Pensiun

a. Bidang status Kepegawaian dan Pensiun

Pasal 17

Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, kartu Pegawai

(KARPEG), Kartu Isteri/Suami (KARIS/KARSU), pemberhentian dan pemberian

pension bagi Pegawai Negeri Sipil Pusat dan janda/dudanya dan penyiapan

pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah dan janda/dudanya yang

telah mencapai batas usia pensiun serta penyiapan perimbangan status

kepegawaian lainnya.

Pasal 18

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 Bidang Status

Kepegwaian dan Pensiun menyelenggarakan fungsi :

1. Penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil Daerah di

wilayah kerjanya.

2. Penyiapan penetapan KARPEG dan KARIS/KARSU Pegawai Negeri

wilayah kerjanya.

3. Penyiapan pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai Negeri

Sipil bagi Calon Pegawai Sipil Daerah yang menjalani masa percobaan

lebih dari 2 (dua) tahun.

4. Penyiapan penetapan/pertimbangan teknis pengangkatan menjadi Pegawai

Negeri Sipil bagi Calon Pegawai Negeri Sipil Pusat/Daerah yang

menjalani masa percobaan lebih dari 2 (dua) tahun.

5. Penyiapan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai

Negeri Sipil Pusat yang berpangkat Pembina Tingkat IV/b ke bawah yang

mencapai batas usia pensiun dan pensiun janda/dudanya.

12

6. Penyiapan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun

Pegawai Negeri Sipil Daerah yang berpangkat Pembina Utama golongan

ruang IV/e ke bawah yang mencapa batas usia pensiun dan pensiun

janda/dudanya.

7. Penyiapan pemberian pertimbangan masalah kedudukan dan status hukum

kepegawaian.

8. Penyiapan pertimbangan pernyataan tewas dan uang duka tewas serta

tunjangan cacat.

9. Penyiapan persetujuan pemberian cuti diluar tanggungan negara.

10. Bidang Informasi Kepegawaian

Pasal 23

Bidang Informasi Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan sistem

informasi kepegawaian Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah dan memfasilitasi

pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah

kerjanya.

Pasal 24

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 Bidang

Informasi Kepegawaian menyelenggarakan fungsi :

1. Penyiapan data masukan hasil mutasi kepegawaian

2. Pelaksanaan penyuntingan dan penyandian data kepegawaian

3. Pelaksanaan pengolahan data kepegawaian

4. Penyelenggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi

13

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

3.1 Konsep Sistem Informasi

3.1.1 Pengertian Sistem

Sistem berasal dari bahasa Latin, yaitu Systema dan bahasa Yunani yaitu

sustema yang berarti suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang

dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi.

Suatu sistem diciptakan untuk menangani seseuatu yang berulang kali atau

yang secara rutin terjadi. Sistem pada dasarnya dapat diartika sebagai suatu

kumpulan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi dan

saling bergantung satu sama lain. Setiap sistem terdiri dari sub-sub sistem yang

diberi nama prosedur.

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang

sama untuk mencapai tujuan. Suatu organisasi seperti perusahaan atau suatu

bidang fungsional cocok dengan defenisi ini, organisasi terdiri dari sejumlah

sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang

ditentukan oleh pemilik atau manajemen. (McLeod, 2001 : 11)

Teori tentang sistem pertama kali diuraikan oleh Kenneth Boulding. Dari

teori ini muncul pengertian-pengertian sistem yang diuraikan oleh para ahli lain.

Gordon B. Davis dalam b ukunya menyatakan bahwa sistem bisa berupa abstrak

atau fisis. Sistem abstrak adalah susuna yang teratur dari gagasan-gagasan atau

konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem bersifat fisis adalah

serangkain unsur yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

14

Norman L. Enger menyatakan bahwa suatu sistem dapat terdiri atas

kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan

seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Sedangkan Prof. Dr.

Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa suatu sistem terdiri atas objek-

objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang berkaitan dan

berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut

merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekelompok unsur yang

erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang secara bersama-sama bekerja

untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur dari sistem adalah jaringan prosedur yang

merupakan urutan kegiatan klerikal.

3.1.2 Defenisi Informasi

Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki

nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu :

a. Informasi strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil

keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana

perluasan perusahaan, dan sebagainya.

b. Informasi taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan

jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat

dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan.

c. Informasi teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional

sehari-hari, seperti informasi pada persediaan stock, retur penjualan

dan laopran kas harian.

Istilah informasi sering kali tidak tepat pemakaiannya. Informasi dapat

merujuk ke suatu data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran

komunikasi, dan lain sebagainya.

15

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem

pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data

dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya. Nilai informasi

berhubungan dengan keputusan. Bila tidak ada pilihan atau keputusan maka

informasi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang

sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Nilai informasi dilukiskan

paling berarti dalam konteks pengambilan keputusan (Tata Sutabri, 2004 : 18)

Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi

ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai

mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukkan ke dalam pengolahan. Akan

tetapi dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya

dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam

pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu

kemungkinan faktor risiko pada tingkat-tingkat pendapat yang berbeda.

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah

diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan

keputusan dan fungsi utamanya adalah menambah pengetahuan atau mengurangi

ketidakpastian pemakai informasi.

3.1.3 Defenisi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu sistem yang tujuannya menghasilkan

informasi. Sebagai suatu sistem (Jogiyanto, 2003 : 33).

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi

oerasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kgiatan strategi dari suatu

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-

laporan yang diperlukan. (Tata Sutabri, 2004 : 36)

16

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan

istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blom masukan, blok

model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai

suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain

membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.

a. Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dlama sistem informasi. Yang

dimaksud dengan input disini termasuk metode dan media untuk

menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-

dokumen kasar.

b. Blok model (model block)

Blok inio terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik

yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis

data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran

yang diinginkan

c. Blok keluaran (output blok)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan

informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk

semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok teknologi (technology block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data,

menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian

dari sistem secara keseluruhan. Teknology terdiri dari (tiga) bagian

utama yaitu teknisi (brainware), perangakat lunak (software), dan

perangkat keras (hardware).

17

e. Blok basis data (database block)

Basis data atau (database) merupakan kumpulan data yang saling

berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di

perangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk

memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk

keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data

perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang

dihasilkan berkualitas. Organisasi basi data yang baik juga berguna

untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau

dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang

disebut dengan DBMS (database management system).

f. Blok kendali (control block)

Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api,

temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan pada sistem

itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa

hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi

maka kesalahan-kesalahan dapat dengan mudah diatasi.

3.1.4 Sistem informasi pegawai (SIMPEG)

Saat ini manajemen kepegawaian memerlukan suatu sistem perencanaan,

pelaksanaan serta monitoring dan evaluasi manajemen dan administrasi

kepegawaian secara cepat, akuntabel dan terintegrasi. Sistem Informasi

Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) merupakan sebuah program yang

memanfaatkan teknologi yang dapat mempercepat proses pengolahan data

kepegawaian sehingga dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian.

Peserta kegiatan ini terdiri dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana.

18

Secara umum Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dibangun

dengan tujuan :

1. Mewujudkan suatu Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang

terintegrasi dalam satu jaringan komputer, yang mampu menghasilkan

informasi yang bermutu sehingga berdampak pada efektivitas

organisasi.

2. Mewujudkan pengelolaan manajemen kepegawaian yang efisien,

efektif, terintegrasi dan akuntabel.

3. Mewujudkan pelayanan administrasi kepegawaian yang cepat, mudah

dan akuntabel.

Hasil yang diharapkan dari Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

antara lain :

1. Tertatanya data pegawai untuk membantu pimpinan dalam

merencanakan penyebaran pegawai, dan merencanakan pelatihan

pegawai di masa yang akan datang.

2. Kelancaran administrasi dan manajemen kepegawaian agar pegawai

mendapat hak serta melaksanakan kewajibannya dengan baik.

3. Kemudahan pekerjaan di bidang administrasi dan manajemen

kepegawaian dalam membuat laporan.

4. Terciptanya pelaksanaan tugas yang lebih efektif dan efisien.

5. Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna

mendukung pelaksanaan tugas-tugas administrasi kepegawaian.

6. Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan

teknologi informasi mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas

administrasi kepegawaian

19

3.2 Konsep Badan Kepegawaian Daerah (BKD)

Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai

tetap atau pegawai tidak tetap/tenaga kerja lepas berdasarkan perjanjian atau

kesepakatan kerja baik secara tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan

suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan

yang dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan, atau

ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja, termasuk orang pribadi yang

melakukan pekerjaan dalam jabatan negeri atau badan usaha milik negara atau

badan usaha milik daerah.

Pegawai terbagi atas 2 antara lain Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai

Swasta. Pegawai Swasta yaitu Pegawai yang bekerja pada perusahaan

swasta/diluar instansi Pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut.

Pegawai Negeri Sipil adalah atau Civil Servant merupakan salah satu

organ penting bagi eksistensi suatu negara, keberadaan Pegawai Negeri Sipil

selain sebagai bagian dari eksekutif juga terdapat pada organ-organ kenegaraan

lainnya seperti lembaga yudikatif maupun lembaga legislatif. Walaupun banyak

predikat negatif disandangkan kepada PNS namun masih banyak PNS dengan

jiwa pengabdiannya dan komitmen yang tinggi tetap melakukan tugasnya dengan

sangat baik dan terpuji bahkan rela untuk menyelesaikan tugasnya terpaksa harus

bekerja sampai larut malam untuk melakukan pelayanan kepada masyarakat.

Pengertian Pegawai Negeri menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun

1999 tentang Perubahan atas Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang

Pokok-pokok Kepegawaian, adalah setiap Warga Negara Republik Indonesia yang

telah memenuhi syarat yang ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwenang

dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau, diserahi tugas Negara lainnya

dan digaji ber-dasarkan peraturan perundangan yang berlaku.PNS Berdasarkan

Pasal 2 ayat (2) Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999, terdiri dari Pegawai

Negeri Sipil Pusat dan Pegawai Negeri Sipil Daerah.

20

Kedudukan dan peran Pegawai Negeri Sipil pada setiap negara adalah penting

dan menentukan karena pegawai negeri merupakan aparatur pelaksana pemerintah

untuk menyelenggarakan pemerintahan dan kelancaran pemba-ngunan dalam

rangka usaha mencapai tujuan nasional ter-utama ditentukan oleh kualitas dan

kinerja Pegawai Negeri Sipil. Dengan posisi yang demikian maka diperlukan

mana-jemen Pegawai Negeri sipil yang mampu secara komprehensif dan

terperinci menjelaskan posisi, peran, hak dan kewajiban para Pegawai Negeri

Sipil tersebut.

Kepegawaian adalah hal ihwal tentang orang yang bekerja di dalam

pemerintahan. Tetapi ada sebutan PROFESInya, Sementara itu di dalam

kepegawaian itu telah terkumpul sebutan macam profesi di dalamnya, seprti:

Polri, Jaksa, Guru, Hakim, TNI, dsb. Sebutan Profesi. Sebutan Pegawai atau PNS

bukan menunjukkan gugus profesi, seperti misalnya TNI, POLRI, Dokter, Hakim,

Jaksa, Wartwan, dan laiin-lainnya PNS bukan sebutan profesi karena di dalamnya

terdiri dari macam-macam profesi seperti yang disebutkan di atas. Oleh karena itu

di dalam NA perlu dimulai dari identifikasi sebutan profesi itu.

3.2.1 Kepangkatan

A. Pengertian

Pangkat adalah kedudukan yang Menunjukkan tingkatan

seseorang Pegawai Negeri Sipil (PNS) berdasarkan jabatannya dalam rangkaian

susunan kepegawaian dan digunakan sebagai dasar penggajian. Jabatan

Struktural adalah suatu kedudukan yang menunjukan tugas, tanggung jawab,

wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangkaian memimpin suatu satuan

organisasi negara. Jabatan Fungsional adalah kedudukan yang menunjukan

tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang PNS dalam rangka

menjalankan tugas pokok dan fungsi keahlian dan/atau ketrampilan untuk

mencapai tujuan.

21

Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi

kerja dan pengabdian Pegawai Negeri Sipil terhadap Negara, serta sebagai

dorongan kepada Pegawai Negeri Sipil untuk lebih meningkatkan prestasi

kerja dan pengabdiannya.

Agar kenaikan pangkat dapat dirasakan sebagai penghargaan, maka kenaikan

pangkat harus diberikan tepat pada waktunya dan tepat kepada orangnya. Masa

kenaikan pangkat: 1 Januari, 1 April, 1 Juli dan 1 Oktober.

B. Macam Kenaikan Pangkat

1. Kenaikan pangkat Reguler; Kenaikan pangkat reguler adalah

penghargaan yang diberikan kepada PNS yang telah memenuhi syarat

yang di tentukan tanpa terkait pada jabatan:

a. Minimal telah 4 tahun dalam pangkat terakhir;

b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun

terakhir.

Diberikan kepada PNS yang:

a. tidak menduduki jabatan struktural/ fungsional

b. melaksanakan tugas belajar;

c. dipekerjakan/ diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya .

2. Kenaikan pangkat Pilihan; Kenaikan pangkat pilihan adalah

kepercayaan dan penghargaan yang diberikan kepada PNS atas prestasi

kerjanya yang tinggi:

a. Minimal telah 2 tahun dalam pangkat terakhirnya;

b. Setiap unsur penilaian DP3 minimal bernilai baik dalam 2 tahun

terakhir.

22

Diberikan kepada PNS yang :

a. menduduki jabatan struktural/ fungsional ttt;

b. menunjukan prestasi kerja yg luar biasa baik;

c. menemukan penemuan baru yg bermanfaat bg negara;

d. diangkat menjadi Pejabat Negara;

e. memperoleh ijazah atau STTB;

f. Tugas belajar (sebelumnya menduduki jabatan);

g. Dipekerjakan/diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya

(sebelumnya menduduki jabatan). PNS yang menjadi Pejabat Negara :

dinaikkan pangkatnya tanpa terikat pada jenjang pangkat dengan syarat :

a. minimal 4 th dlm pangkat terakhir;

b. setiap unsur penilaian 1 th terakhir , baik.

PNS yg melaksanakan tugas belajar dan PNS yg

diperbantukan/dipekerjakan di luar instansi induknya, dinaikkan pangkatnya

dengan syarat :

a. minimal 4 th dalam pangkat terakhir;

b. setiap unsur penilaian 2 tahun terakhir bernilai baik.

3. Kenaikan pangkat Anumerta; Kenaikan pangkat anumerta diberikan

kepada PNS yang dinyatakan TEWAS (meninggal dalam menjalankan

tugas kedinasan) Kenaikan pangkat anumerta mulai berlaku mulai

tanggal PNS yang bersangkutan tewas.

23

4. Kenaikan pangkat Pengabdian; Diberikan kpd PNS yg diberhentikan dg

hormat dg hak pensiun krn mencapai batas usia pensiun;

Persyaratannya :

a. mempunyai masa kerja 30/25 thn secara terus menerus dan minimal 1

bln/1thn dlm pangkat terakhir;

b. mempunyai masa kerja 20 thn secara terus menerus dan minimal 2 thn

dlm pangkat terakhir;

c. mempunyai masa kerja 10 thn terus menerus dan minimal 4 thn dlm

pangkat terakhir

d. setiap unsur penilaian DP3 minimal baik;

e. tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin berat.

f. Diberikan 1 bulan sebelum PNS yang bersangkutans diberhentikan

dengan hormat dengan hak pensiun.

Susunan Pangkat dan Golongan Ruang Pegawai Negeri Sipil.Susunan

pangkat serta golongan ruang Pegawai Negeri Sipil sebagai berikut:

Golongan Ia = Pangkat Juru Muda

Golongan Ib = Pangkat Juru Muda Tingkat 1

Golongan Ic = Pangkat Juru

Golongan Id = Pangkat Juru Tingkat 1

Golongan IIa = Pangkat Pengatur Muda

Golongan IIb = Pangkat Pengatur Muda Tingat 1

Golongan IIc = Pangkat Pengatur

Golongan IId = Pangkat Pengatur Tingkat 1

24

Golongan IIIa = Pangkat Penata Muda

Golongan IIIb = Pangkat Penata Muda Tingkat 1

Golongan IIIc = Pangkat Penata

Golongan IIId = Pangkat Penata Tingkat 1

Golongan IVa = Pangkat Pembina

Golongan IVb = Pangkat Pembina Tingkat 1

Golongan IVc = Pangkat Pembina Utama Muda

Golongan IVd = Pangkat Pembina Utama Madya

Golongan IVe = Pangkat Pembina Utama

Setiap pegawai baru yang dilantik atau diputuskan sebagai Pegawai Negri

Sipil / PNS baik di pemerintah pusat maupun daerah akan diberikan Nomor Induk

Pegawai atau NIP, golongan dan pangkat sesuai dengan tingkat pendidikan yang

diakui sebagai berikut di bawah ini. Cek data Kepangkatan anda sudah benar atau

belum.

Pegawai baru lulusan SD atau sederajat = I/a

Pegawai baru lulusan SMP atau sederajat = I/b

Pegawai baru lulusan SMA atau sederajat = II/a

Pegawai baru lulusan D1/D2 atau sederajat = II/b

Pegawai baru lulusan D3 atau sederajat = II/c

Pegawai baru lulusan S1 atau sederajat = III/a

Pegawai baru lulusan S2 sederajad/S1 Kedokteran/S1 Apoteker = III/b

Pegawai baru lulusan S3 atau sederajat = III/c

25

C. Syarat Kenaikan Pangkat

1. Foto copy sah DP3 dua tahun terakhir

2. Foto copy Ijazah (bagi yang memperoleh peningkatan pendidikan)

3. Foto copy sah keputusan dalam pangkat terakhir

4. Foto copy sah surat perintah tugas belajar bagi PNS yang melaksanakan

tugas belajar, dan sebelumnya tidak menduduki jabatan structural atau

jabatan fungsional tertentu

5. Surat penugasan dipekerjakan/diperbantukan diluar instansi induknya

bagi yang tidak Mensusuki jabatan fungsional atau structural.

3.2.2 Pensiun Pegawai Negeri Sipil

A. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan

Pensiun Janda/Dudanya PNS;

2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 sebagaimana telah diubah

dengan Undang Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok

Kepegawaian;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1979, tentang Pemberhentian

Pegawai Negeri Sipil;

4. Peraturan Pemerintah Nomor 12 tahun 1981 tentang Perawatan

Tunjangan Cacat dan Uang Duka;

5. Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 2003 Tentang Wewenang

Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

6. Keputusan Kepala BAKN Nomor 32 Tahun 1994 tentang

pertimbangan teknis pensiun janda/duda pensiun PNS yang berpangkat

Pembina Tk I golongan ruang IV/b ke atas;

26

7. Keputusan Kepala BKN Nomor 14 tahun 2003 Tentang Petunjuk

Teknis Pemberhentian dan Pemberian Pensiun Pegawai Negeri Sipil

serta Pensiun Janda/Duda sebagai Pelaksanaan Peraturan Pemerintah

8. Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan

dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

B. Pengertian

Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai balas jasa terhadap Pegawai

Negeri yang telah bertahun-tahun mengabdikan dirinya kepada Negara.

C. Ketentuan

Pegawai Negeri Sipil yang diberhentikan dengan hormat sebagai Pegawai

Negeri Sipil berhak menerima pensiun pegawai adalah sebagai pegawai;

1. Telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan mempunyai

masa kerja untuk pensiun sekurang-kurangnya 20 Tahun.

2. Mempunyai masa kerja sekurang-kurangnya 4 Tahun dan oleh Tim

Penguji Kesehatan berdasarkan peraturan tentang pengujian kesehatan

pegawai negeri, dinyatakan tidak dapat bekerja lagi dalam jabatan

apapun juga karena keadaan jasmani atau rohani yang tidak disebabkan

oleh dan karena ia menjalankan kewajiban jabatannya.

3. Pegawai negeri yang setelah menjalankan suatu tugas Negara tidak

dipekerjakan kembali sebagai pegawai negeri, berhak menerima

pensiun pegawai apabila ia diberhentikan dengan hormat sebagai

pegawai negeri dan pada saat pemberhentiannya sebagai pegawai

negeri ia telah mencapai usia sekurang-kurangnya 50 Tahun dan

memiliki masa kerja untuk pensiun sekurang – kurangnya 10 Tahun;

4. Mencapai Batas Usia Pensiun (BUP) menurut ketentuan Peraturan

Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979.

27

5. PNS akan mempersiapkan masa sebelum purna tugas 1 (satu) tahun

BUP diberi kesempatan untuk memilih mengambil atau tidak

mengambil MPP selama 1 tahun, apabila PNS dimaksud mengambil

MPP maka hak-hak kepegawaiannya adalah:

a. Bagi staf hak kepegawaiannya tidak hilang atau tidak berubah;

b. Bagi pejabat hak kepegawaian dasarnya tidak hilang/berubah,

yang hilang adalah tunjangan jabatan dan fungsionalnya.

Hak pensiun pegawai berakhir pada penghabisan bulan penerima pensiun

pegawai yang bersangkutan meninggal dunia berdasarkan Pasal 14 Undang

Undang Nomor 11 tahun 1969, tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun

Janda/Dudanya PNS.

Pendaftaran isteri/suami/anak sebagai yang berhak menerima pensiun janda/duda :

a. Pendaftaran istri (istri–istri)/suami/anak(anak-anak) sebagai yang

berhak menerima pensiun janda/duda harus dilakukan oleh pegawai

negeri atau penerima pensiun pegawai yang bersangkutan menurut

petunjuk pelaksanaannya;

b. Pendaftaran lebih dari seorang istri sebagai yang berhak menerima

pensiun harus dilakukan dengan pengetahuan tiap-tiap istri

didaftarkan;

c. Pendaftaran istri (istr–istri)/anak (anak-anak) sebagai yang berhak

menerima pensiun janda harus dilakukan dalam waktu 1 (satu) tahun

sesudah perkawinan/kelahiran atau sesudah saat terjadinya

kemungkinan lain untuk melakukan pendaftaran itu.

28

D. Persyaratan Pensiun

1. Mengisi DPCP

2. Fotokopi SK pertama di legalisir

3. Fotokopi SK terakhir di legalisir

4. Foto 4 x 6 (5 lembar)

5. Fotokopi surat nikah dilegalisir

6. Fotokopi akte kelahiran anak di legalisir

7. Fotokopi KARPEG

8. DP3 tahun terakhir rata-rata bernilai baik

9. Surat pernyataan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin tingkat sedang

dan berat.

E. Persyaratan pensiun Janda/Duda

1. Surat Pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/Kantor Kepegawaian

Daerah

2. Daftar Penerima Calon Pensiun(DPCP).

3. Foto copy sah SK CPNS

4. Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir

5. Foto copy sah SK Konversi NIP

6. Foto copy sah Surat Akta Nikah

7. Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak

8. Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga

9. Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu

10. SK Kematian dari Kepala Des/Lurah/Camat

11. Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar

12. Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja

13. DP-3 1 (satu) tahun terakhir

14. Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat

Sedang atau Berat dalam 1 (satu) tahun terakhir

29

F. Persyaratan Masa Persiapan Pensiun

1. Permohonan yang bersangkutan;

2. Surat Usulan dari SKPD;

3. Fotokopi Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil;

4. Fotokopi Keputusan Pangkat Terakhir;

5. Fotokopi Kartu Pegawai.

G. Persyaratan Penetapan SK Pensiun PNS yang mencapai BUP

1. Surat pengantar dari Instansi/BKD/BKPP/kantor Kepegawaian Daerah

2. Daftar penerimaan Calon Pensiun (DPCP)

3. Foto copy sah SK CPNS

4. Foto copy sah SK Kenaikan Pangkat Terakhir

5. Foto copy sah SK Konversi NIP

6. Foto copy sah Surat Akta Nikah

7. Foto copy sah Surat Akta Kelahiran Anak

8. Foto copy sah Susunan Daftar Keluarga

9. Foto copy sah Karpeg/Karis/Karsu

10. Pas foto 4x6 sebanyak 5 (lima) lembar

11. Foto copy sah SK Peninjauan Masa Kerja

12. DP-3 1 (satu) tahun terakhir

13. Surat Pernyataan tidak pernah dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat

Sedang atau Berat Dalam 1 (satu) tahun terakhir.

30

3.2.3 Mutasi

A. Dasar Hukum

a. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok–pokok

Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang–Undang

Nomor 43 Tahun 1999;

b. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti

Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2005 tentang Perubahan Atas

Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah

yang telah ditetapkan dengan Undang-Undang Nomor 8 Tahun 2005;

c. Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai

Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;

e. Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan

Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002;

f. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang

Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil;

g. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN)) Nomor 13

Tahun 2003 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Peraturan

Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003.

31

B. Pengertian

a. Mutasi Pegawai Negeri Sipil antar daerah adalah pemindahan pegawai

dari atau ke Instansi di lingkungan Pemerintah Kabupaten .

b. Pemindahan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud meliputi:

1) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota dalam

satu Daerah Propinsi;

2) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Kabupaten/Kota luar

Daerah Propinsi;

3) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Grobogan;

4) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Daerah Propinsi Lainnya;

5) antara Daerah Kabupaten Grobogan dan Departemen/Lembaga;

C. Persyaratan

a. Mutasi Kepangkatan

1. Fotokopi SK CPNS

2. Fotokopi SK PNS

3. Fotokopi Karpeg

4. Fotokopi sah keputusan dalam pangkat terakhir

5. Fotokopi DP-3 dalam 2 (dua) tahun terakhir

6. Fotokopi Surat Tanda Tamat Belajar/ ijazah/diploma dan Surat Izin

Belajar/Tugas Belajar bagi yang memperoleh peningkatan

pendidikan

7. Fotokopi sah surat perintah tugas belajar, dansebelumnya tidak

menduduki

jabatan structuralatau jabatan fungsional tertentu

32

8. Fotokopi keputusan pengangkatan dalam jabatan terakhir

9. Fotokopi Surat Pernyataan Pelantikan

10. Fotokopi Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas

11. Fotokopi Surat Pernyataan Menduduki Jabatan

b. Mutasi Jabatan

Pegawai mencukupi golongan Eselon II/b, III/a, III/b, IV/a. Kalau

Pegawai sudah memenuhi syarat maka pihak BKD mengajukan persyaratan

mutasi jabatan ke BAPERJAKAT (badan pertimbangan jabatan dan

kepangkatan) . Di BAPERJAKAT diproses, setelah itu BAPERJAKAT

memutuskan apakah Pegawai disetujui untuk mutasi jabatan .

33

BAB IV

PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

4.1. Pengamatan

Badan kepegawaian Daerah (BKD) Kota Medan merupakan sebuah

instansi pemerintahan yang bertugas membantu kepala daerah dalam

melaksanakan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan kota Medan. Badan

Kepegawaian Daerah Kota Medan berfungsi menyiapkan bahan dalam perumusan

kebijakan teknis dalam lingkup Kepegawaian Daerah, menyelenggarakan program

kepegawaian, pengembangan dan pemberdayaan pegawai, mutasi pegawai dan

penyajian informasi kepegawaian serta melakukan pengkajian dan evaluasi

pengelolaan kepegawaian.

Badan Kepegawaian Daerah Kota Medan ini sudah memiliki prosedur

dalam pelaksanaan masing-masing bagian. Dalam rangka meningkatkan

administrasi kenaikan pangkat pegawai, pengelolaan data informasi pegawai,

pelaksanaan pemutakhiran data pegawai, pelaksanaan pengumpulan,

penyimpanan dan pemeliharaan data serta Dokumentasi Kepegawaian. BKD Kota

Medan sudah dioperasikan secara komputerisasi dalam suatu program komputer

yaitu SIMPEG (sistem informasi pegawai) merupakan sebuah program yang

memanfaatkan teknologi yang dapat mempercepat proses pengolahan data

kepegawaian sehingga dapat menunjang kelancaran administrasi kepegawaian.

Peserta kegiatan ini terdiri dari para pejabat ESELON II, III, IV serta pelaksana.

SIMPEG dapat dijalankan pada beberapa komputer yang terhubung dalam satu

jaringan komputer (Client-Server) baik Local Area Network (LAN) maupun Wide

Area Network (WAN). SIMPEG berbentuk sebuah software komputer berbasis

web (Web Based) yaitu software komputer yang harus dijalankan melalui

software Internet Browser seperti Microsoft Internet Explorer.

34

Gambar software SIMPEG yang digunakan oleh BKD Kota Medan dapat

dilihat pada gambar di bawah ini:

Menu login merupakan menu yang ditampilkan untuk masuk ke dalam

sistem informasi pegawai (SIMPEG). Untuk masuk ke SIMPEG terlebih dahulu

kita memasukan NIP dan Password. Setelah memasukkan NIP dan Password yang

benar muncul tampilan halaman utama seperti terlihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1. Tampilan Saat LoginPada SIMPEG

Sebelum melihat detail data pegawai kita bisa melakukan pencarian data

Pegawai tersebut berdasarkan NIP atau nama pegawai dan unit kerja dari Pegawai

yang akan dicari. Setelah itu akan muncul detail dari pegawai yang kita cari

seperti terlihat pada gambar 4.2

Gambar 4.2. Tampilan form pencarian Pegawai

35

Tampilan isian form Pegawai merupakan form untuk mengisi dan

mengetahui info pegawai di Pemko Medan. Data pegawai yang ditampilkan

meliputi data pribadi pegawai, kartu pegawai, kartu keluarga, askes, dan

sebagainya. Disini user bisa merubah atau melengkapai data yang masih belum

terisi atau harus diganti.

Gambar 4.3. Tampilan form isian Pegawai

36

Menu pencatatan data status CPNS digunakan untuk memasukkan data

CPNS yang ada di Pemko Medan. Proses pencatatan data status CPNS dilakukan

dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data status CPNS, bisa berdasarkan

NIP atau nama pegawai. Pada tombol ubah data status CPNS, user bisa

mengisikan dan merubah seluruh data staus CPNS ini dari masing- masing

pegawai yang akan dimasukkan data status CPNSnya, setelah semua kolom diisi

untuk menyimpan data status CPNS tekan tombol simpan.

Gambar 4.4. Tampilan form pengangkatan CPNS

37

Menu pencatatan data status PNS digunakan untuk mengisi status pegawai

Pemko Medan yang sudah diangkat menjadi PNS. Proses pencatatan data status

PNS dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan dimasukkan data status

PNSnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai. Di tombol edit data status

PNS, user bisa mengisikan dan merubah data status PNS dari masing-masing

pegawai yang akan dimasukkan data status PNSnya, setelah semua kolom diisi

untuk menyimpan data status PNS tekan tombol simpan.

Gambar 4.5. Tampilan form pengangkatan PNS

Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang naik

pangkat/golongan dengan jenis kenaikan pangkat anumerta, dalam tugas belajar,

istimewa, lain-lain, pengabdian, pilihan, reguler, sebagai penyesuaian ijazah,

selama dalam penugasan diluar instansi induknya, selama menjadi pejabat negara,

dan selama menjalankan wajib militer. Proses pencatatan data kenaikan

pangkat/golongan dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi data

kenaikan pangkat/golongannya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk

proses pencariannya, setelah ditemukan klik tombol pilih pada kolom pilih dan

tekan tombol proses.

38

Kemudian muncul form tambah data kenaikan pangkat/golongan, user bisa

mengisikan data kenaikan pangkat/golongan dari masing-masing pegawai yang

akan dimasukkan data kenaikan pangkat/golongannya. Disamping itu juga ada

tombol untuk merubah dan menghapus data kenaikan pangkat/golongan. Seperti

terlihat pada gambar 4.6. Setelah data disimpan maka sistem melakukan

pengupdatan ke Database. Seperti terlihat pada gambar 4.7.

Gambar 4.6. Tampilan form riwayat kepangkatan

39

Gambar 4.7. Tampilan pengupdatan ke Database Pegawai yang naik

pangkat

Menu ini digunakan untuk mencatat data pegawai yang pensiun.Proses

pencatatan data pensiun dilakukan dengan mencari nama pegawai yang akan diisi

data pensiunnya, bisa berdasarkan NIP atau nama pegawai untuk proses

pencariannya. Setelah data disimpan maka sistem melakukan pengupdatan ke

Database maka daftar pegawai yang pensiun akan muncul di form. Seperti terlihat

pada gambar 4.12.

40

Gambar 4.8. Tampilan Daftar dan rekap Pegawai pensiun

Gambar 4.9. Tampilan rekapitulasi pensiun Pegawai

41

4.2. Pembahasan

Setelah melakukan evaluasi terhadap sistem informasi manajemen

pegawai (SIMPEG) yang digunakan oleh BKD Kota Medan, penulis menemukan

kelebihan dan kelemahan penggunaan sistem informasi manajemen Pegawai pada

BKD Kota Medan yaitu :

Kelebihan

- Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai

kepegawaian.

- Membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu

posisi tertentu di organisasi.

- Pengelolaan data tentang Pegawai menjadi lebih mudah.

Kekurangan

Aplikasi ini hanya bisa digunakan oleh Pegawai itu sendiri (Pegawai yang

ada di Pemko Medan). Hanya pegawai-pegawai tertentu yang bisa memasukkan

data-data karena komputernya itu berhadapan dengan pegawainya sementara

orang lain tidak bisa. Dengan semakin berkembangnya teknologi banyak sistem

informasi berbasis web dalam arti dosen-dosen dan pegawai yang bersangkutan

bisa memasukkan datanya sendiri lewat komputer. Tapi SIMPEG yang dipakai

oleh pihak Pemko Medan belum Online dalam arti belum menggunakan SIMPEG

yang berbasis web.

42

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Secara garis besar Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian

(SIMPEG) ini adalah Program yang bisa memberikan kemudahan-kemudahan

bagi para Pengelola Kepegawaian dalam rangka mengelola Database Pegawai

Negeri Sipil Daerah Pemerintah Provinsi Sumatera Utara juga dapat memberikan

justifikasi history (pembenaran data) agar permasalahan mengenai Pengelolaan

Database Kepegawaian menjadi lebih baik, obyektif dan efektif. Sehingga dapat

meningkatkan kualitas pengelolaan manajemen kepegawaian yang terintegrasi dan

terpadu, meningkatnya akurasi data Sumber Daya Aparatur melalui

pengembangan SIMPEG juga meningkatnya koordinasi dan jaringan Sistem

Infomasi Kepegawaian lingkup Provinsi Sumatera Utara. Penggunaan aplikasi

(SIMPEG) dapat mudah digunakan oleh setiap user yang sudah mempunyai data

yang valid berdasarkan data yang sudah di verifikasi dalam Database.

5.2. Saran

Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis sebagai hasil pengamatan

pada Kantor Kepegawaian Daerah Kota Medan adalah :

Dengan menggunakan SIMPEG online, dapat lebih mempermudah

pegawai diluar instansi Pemko Medan untuk menggunakan SIMPEG sesuai

dengan keperluan penggunanya. Sehingga perlu dilakukan penyempurnaan sistem

dan penyuluhan aplikasi SIMPEG yang berbasis web. Penyempurnaan sistem ini

dapat dilakukan dengan mewujudkan aplikasi SIMPEG online secara menyeluruh.

Kemudian setelah menjadi suatu aplikasi yang utuh agar pengguna dapat

memanfaatkan aplikasi yang dimaksud sehingga perlu dilakukannya sosialisasi ke

seluruh pengguna yang ada di Pemko Medan.

43

DAFTAR PUSTAKA

Sutabri, Tata. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Andi.

McLeod,R.,2001, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Erlangga, Jakarta

Hartono, Jogiyanto, 2001, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Andi

Offset, Yogyakarta

44

Daftar Riwayat Hidup

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Devi Dwinta Fani

Umur : 20 tahun

Tempat/Tanggal lahir : Medan, 17 Agustus 1992

Jenis kelamin : Perempuan

Kewarganegaraan : Indonesia

Agama : Islam

Alamat : Jln. Bajak 4 No.12c, Medan – Sumut

Status : Belum Menikah

HP : 083199124250

Email : 100310071@students.mikroskil.ac.id

Menerangkan dengan sesungguhnya

Pendidikan :

Pendidikan Formal

1998 – 2004 : SD Taman Pendidikan Islam Medan

2004 – 2007 : SMP N 2 Medan

2007 – 2010 : SMA N 5 Medan

Demikian daftar riwayat hidup ini saya perbuat dengan sebenarnya.

Hormat saya,

Devi

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : Yolanda Dewi Laxmi Tampubolon

Umur : 20 tahun

Tempat/Tanggal lahir : Medan, 19 Oktober 1992

Jenis kelamin : Perempuan

Kewarganegaraan : Indonesia

Agama : Kristen Protestan

Alamat : Jln. Irian Barat Psr. 7 Sampali Kec. Percut Sei Tuan

Status : Belum Menikah

HP : 081973002262

Email : 100310046@students.mikroskil.ac.id

Menerangkan dengan sesungguhnya

Pendidikan :

Pendidikan Formal

1998 – 2004 : SD Josua 4 Medan

2004 – 2007 : SMPN 3 Percut Sei Tuan

2007 – 2010 : SMAN 1 Sampali

Demikian daftar riwayat hidup ini saya perbuat dengan sebenarnya.

Hormat saya,

Yolanda