ARTA SYNERGYКраткая инструкция.

Система Электронного Документооборота

ОглавлениеАвторизация в Системе......................................................................................................................3Модуль «Потоки Работ».....................................................................................................................4Просмотр документа..........................................................................................................................5Перепоручение документа.................................................................................................................6Загрузка документа на компьютер....................................................................................................8Прикрепление документа, как результата работ.............................................................................8Отправка на Согласование/Утверждение/Ознакомление...............................................................9Отправка на Регистрацию................................................................................................................12Завершение Документа....................................................................................................................13

2

Авторизация в СистемеСистема ARTA SYNERGY реализована в виде веб-приложения и доступна по адресу:

doc.enu.kzПосле перехода по ссылке, появится окно ввода авторизационных данных учётной

записи сотрудника (см. Рис 1).

Рис.1 Авторизация в Системе

Для авторизации в Системе необходимо ввести данные учетной записи сотрудника: Логин/Пароль и указать язык интерфейса Системы в правом верхнем углу окна (по умолчанию, русский).

После успешной авторизации появится окно первого модуля Системы (см Рис. 2).

Рис.2 Интерфейс Системы

3

Модуль «Потоки Работ»

Все документы, направленные сотруднику из Канцелярии или от других сотрудников отображаются в модуле «Потоки Работ». Чтобы перейти к модулю необходимо на верхней панели (см Рис. 3), нажать на кнопку « »

Рис.3 Панель

Интерфейс модуля (см Рис. 4) включает в себя: • список всех документов и поручений, за которые сотрудник является

ответственными и те, что находятся на его контроле (см Рис. 5); • фильтр работ: На исполнении, На контроле, Просроченные, На подпись,

Завершенные;• Детали по каждой работе: Документы, Задачи, Комментарии.

Рис.4 Модуль «Потоки Работ»

Рис.5 Список документов

4

Новые документы, в отличие от уже просмотренных, выделяются жирным шрифтом. В поле «Осталось» - количество дней до указанного срока по документу. В поле «Поставил» - фамилия сотрудника от которого пришел документ (в случае, если документ направлен из Канцелярии, стоит фамилия исполнителя документа). В поле «Ответственный» указывается сотрудник, которому документ был направлен (перепоручен, отправлен на согласование/ утверждение/ ознакомление и т.д.) В поле прогресс автоматически выставляется 100% после завершения документа(см. Завершение документа).

Для документов, пришедших из Канцелярии, в списке отображен номер и наименование документа (см Рис.6)

Рис.6 Отображение документа в списке

Просмотр документа

Двойным щелчком по выбранному документу, открывается окно работы с документом (см Рис. 7), включающее в себя следующие разделы:

• Карточка. Содержит в себе информацию, заполненную сотрудниками Канцелярии.

• Ход исполнения. Информацию о маршруте и сроках исполнения документа.

• Верхняя панель. (Отправить/Подписать/Завершить) — доступные действия над документом. Внимание: Кнопка «Завершить» прекращает любую работу по документу. Не один этап маршрута, а все!!! Не нажимайте её, пока документ имеет актуальность.

• Просмотр документа (отображаются документы форматов doc, docx, xls, pdf и т.д.) Нет возможности редактировать.

• Панели: Вложения(документ, пришедший из Канцелярии находится в этой вкладке), Результаты работ, Рабочие файлы, Подписи.

5

Рис.7 Окно работы с документом

Перепоручение документа

Перепоручение документа, в случае, если работа над документом ведётся не самим сотрудником и должна быть назначена его подчиненному, может быть выполнена двумя способами:

• В списке всех документов, правой кнопкой мыши щелкнуть по документу и выбрать «Перепоручить...»(см Рис. 8)

Рис.8 Первый способ перепоручения документа

6

• В окне работы с документом на верхней панели выбрать «Отправить» - «Перепоручить» (см Рис. 9)

Рис.9 Второй способ перепоручения документа

7

Загрузка документа на компьютер

В случае, если есть необходимость открыть документ на компьютере и произвести его редактирование, документ можно загрузить на компьютер из Системы. Документ, пришедший из Канцелярии находится во вкладке «Вложения». Для того, чтобы загрузить документ, необходимо, щелкнув правой кнопкой мышки, выбрать Загрузить/Загрузить PDF версию.(см Рис. 10)

Рис.10 Загрузить документ

Прикрепление документа, как результата работ

Когда работа по документу была проведена (например, подготовлен ответ на письмо), документ (ответ) необходимо отправить на согласование/регистрацию/утверждение и далее на регистрацию в Канцелярию.

Для этого необходимо прикрепить документ (ответ) к исходному в раздел «Результаты работ». Для этого нажать на кнопку «+» рядом с названием раздела и выбрать загрузить новый (см Рис. 11).

Рис.11 Загрузка документа в «Результаты работ»

8

Появится окно добавления (см Рис. 12), в котором нужно, нажав на кнопку « », указать путь к выбранному документу. Затем «Далее» - «Готово»

Рис.12 Окно «Добавить документ»

Открыть документ можно двойным щелчком в разделе «Результаты работ».

Отправка на Согласование/Утверждение/Ознакомление

Для отправки документа на Согласование(аналогично Утверждение/Ознакомление) в окне работы с документом на верхней панели выбрать «Отправить» - «На согласование» (см Рис. 13)

Рис.13 Отправка на согласование

9

Появится окно отправки на согласование (см Рис. 14)

Рис.14 Окно «На согласование»

Далее необходимо составить список Согласования. Чтобы отправить документ нескольким сотрудникам на согласование, необходимо нажать на строчку «Добавить в список согласования». Откроется окно выбора пользователей (см Рис. 15). В нем указать галочками необходимых сотрудников (можно воспользоваться поиском) и нажать «Выбрать». В окне «На согласование» появится список выбранных сотрудников, нажать кнопку «Сохранить».

Рис.15 Окно «Выбор Пользователя»•

Отследить статус согласования документа можно в разделе ход исполнения (см Рис. 16). Оранжевым цветом отображен статус ожидания согласования. После того, как сотрудники из списка ознакомятся с документом и укажут согласован/не согласован документ, статус согласования отобразиться

10

в потоках работ (см Рис. 17) и в «Ходе исполнения» документа (см Рис.18)

Рис.16 Ход исполнения

Рис.17 Статус согласования в потоках работ

Рис.18 Статус согласование в разделе «Ход исполнения»

11

Отправка на Регистрацию

После того, как документ прошел все этапы согласования и был утвержден, документ необходимо отправить на регистрацию. Сделать это можно аналогично отправке на согласование. В окне работы с документом, на верхней панели выбрать «Отправить» - «На регистрацию». Появится окно заполнения карточки документа (см Рис. 19). В котором можно уточнить название документа относительно того, что было автоматически подставлено Системой (номер и наименование исходного документа). В поле получатель также подставляется автоматически имя отправителя исходного документа. Все поля также могут быть при необходимости изменено.

Рис.19 Окно «На регистрацию»

Статус зарегистрирован/не зарегистрирован/ожидание отображается в потоках работ(см Рис. 20)

Рис.20 Статус регистрации документа

Комментарий Канцелярии, почему было отказано в регистрации, можно увидеть в деталях к работе в разделе «Комментарии».

12

Завершение Документа

Как только документ будет зарегистрирован, о чем свидетельствует его статус в потоках работ (см Рис. 21), документ можно завершить. В окне работы с документом, на верхней панели выбрать «Завершить».

Рис.21 Отображение зарегистрированного документа

Когда документ будет завершен, галочка появится и у корневого этапа маршрута документа. В окне работы с документом на верхней панели кнопок не будет. (см Рис. 22)

Рис.22 Отображение завершенного документа

13