CHƯƠNG II Giới thiệu các hệ thống thông tin · PDF fileQuản lý quy trình làm việc Xây dựng lịch làm ... HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing ... Lập

PTTKHTPhân tích Thiết kế Hệ thống

1

CHƯƠNG IIGiới thiệu các hệ thống thông tin

Phân tích Thiết kế Hệ thống

Hệ thống thông tin

1. HTTT quản lý văn phòng

2. HTTT xử lý giao dịch

3. HTTT sản xuất kinh doanh

4. HTTT tài chính kế toán

5. HTTT quản trị nguồn nhân lực

6. HTTT hỗ trợ quyết định7. HTTT quản lý quan hệ khách hàng CRMS8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS9. HTTT quản lý nguồn lực ERP

2


6

HTTTVĂN PHÒNG

- Văn bản đến- Tài liệu, thư từ…- Đăng ký phương tiện đi lại; đăng ký lịch họp, hội thảo, hội nghị…- Thông tin giao việc

Thông tin vào

- Văn bản đi- Báo cáo tổng hợp, thống kê…- Trả lời các yêu cầu- Lịch công tác- Giấy mời họp…

CSDLVăn phòng

Thông tin ra

1. HTTT quản lý văn phòng


Các chức năng chính

Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói…Quản lý tin tức nội bộQuản lý công việcQuản lý hồ sơ lưu trữQuản lý quy trình làm việcXây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm)Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm)Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhânQuản lý văn phòng phẩm…

4


Các công nghệ

Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họaCác loại máy in Các loại máy fotocopy

Các hệ thống máy fax và máy quétHệ thống thư điện tử và điện thoại điện tửHệ thống hội nghị, hội thảo điện tửĐiện thoại hội nghịCầu truyền hìnhHội nghị internet

5


11

Quản lý tin nhắn nội bộ

Quản lý sản phẩm

Quản lý hình ảnh

Quản lý danh bạ cá nhân

Thiệp điện tử(Greeting Card)

Diễn đàn thảo luận nội bộ

Phân hệ WebMail

Quản lý tài sản

Quản lý tài liệu cá nhân

Quản lý văn phòng phẩm

Quản lý quy trình

Quản lý công văn

Xử lý hồ sơ công việc

Quản lý công việc

Xử lý yêu cầu (HelpDesk)

Lịch cơ quan

Lịch công tác

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM )

Quản lý tin tức nội bộ

Quản lý nhân sự

Quản lý văn bản - hồ sơ

Xử lý hồ sơ tín dụng

Chức năng của phần mềm PORTAL OFFICE


12


2. HTTT xử lý giao dịch

HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động của tổ chức.Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…

8


14

Xử lý:- Theo lô- Theo thờigian thực

Thu thập số liệu

CSDL HTTTxử lý giao dịch

Lậpbáo cáo

HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH


Các HTTT xử lý giao dịch

- Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như: Hệ thống quản lý tiền lương, Hệ thống quản lý tiền mặt, Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên…

Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ chức:

Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, Hệ thống đặt phòng khách sạn, Hệ thống mua bán chứng khoán, Hệ thống thu ngân ở siêu thị…

10

18

PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM

QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

CẬP NHẬTDANH SÁCHLAO ĐỘNG

CHẤM CÔNG

VÀ TỔNG HỢP

CÔNG

TÍNH LƯƠNG

BÁO CÁO

THÁNG

BÁO CÁO QUÝ NĂM

QUẢN TRỊ HỆ

THỐNG


3. HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD. Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm. Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… → sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất.


Các chức năng cơ bản

Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình SX.Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàngHoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SXPhân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuấtThiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụLập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanhThiết kế và thành lập các nhà máy sản xuấtTìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuấtXác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX…

13


24

- Kế hoạch chiến lược- Chính sách kinh doanh- Dữ liệu về SXKD- Các dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, công nghệ SX mới…

Thông tin vào

- Báo cáo kiểm tra chất lượng- Kế hoạch NVL- Lịch sản xuất- Mẫu thiết kế SP- Công nghệ SX…

CSDLSXKD

Thông tin raHTTT QUẢN LÝSẢN XUẤT KINH DOANH

HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH


Phân loại HTTT quản lý SXKD

Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng).Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX.Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện SX mới, đầu tư vào công nghệ SX mới…

15


Phần mềm

Phần mềm chung: phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và phần mềm quản lý dự án Phần mềm chuyên dụng:

Phần mềm kiểm tra chất lượngPhần mềm trợ giúp thiết kế sản phẩmPhần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư.Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh.Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer –intergrated Manufacturing)…

16


4. HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức.Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác.Bao gồm hai phân hệ:

Phân hệ tài chínhPhân hệ kế toán.

17


32

- Kế hoạch chiến lược- Chính sách kinh doanh- Dữ liệu giao dịch tài chính của tổ chức- Dữ liệu từ bên ngoài về công tác tài chính

Thông tin vào

- Dự báo tài chính- Báo cáo tài chính- Thống kê tài chínhvề ngân sách, nhu cầu vốn bằng tiền…

CSDLTài chính

Thông tin raHTTT QUẢN LÝTÀI CHÍNH

HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN


33

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các chứng từ kế toán

Các tệp số liệu chi tiết

Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ (tuần, tháng, quí, năm...)

Báo cáo tài chínhSổ sách kế toán

Lập chứng từ

Cập nhật chứng từ vào máy

Tổng hợp số liệu định kỳ

Lập báo cáo

Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa


Các hệ thống kế toán

Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lươngKế toán tài sản cố địnhKế toán hàng tồn khoKế toán chi phí SX và giá thành sản phẩmKế toán quá trình tiêu thụ sản phẩmKế toán bán hàng hay công nợ phải thuKế toán mua hàng hay công nợ phải trảKế toán quá trình kinh doanhKế toán đầu tư – XDCBKế toán các loại nguồn vốnKế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính)

20


Các phần mềm chuyên dụng

Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning System), “Managing your money” – MYMCác PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting, Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL…

21


22


5. HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

Liên quan đến các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viênLà một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai.Cung cấp các công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác.

23


Hỗ trợ các quyết định quản trị nhân lực

Tuyển chọn người lao động.Đánh giá các ứng cử viên và người lao động.Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hoặc thuyên chuyển người lao động.Đào tạo và phát triển người lao động.Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.Phân tích và thiết kế công việc.Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý NNLên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực…

24


55

- Kế hoạch chiến lược- Chính sách kinh doanh- Dữ liệu về NNL của tổ chức- Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan đến công tác quản trị NNL

Thông tin vào

- Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm…- Kế hoạch, nhu cầu nhân lực- Hồ sơ, lý lịch nhân sự- Báo cáo kỹ năng làm việc- Báo cáo TĐ-KT…

CSDLQuảntrị Nhân lực

Thông tin raHTTT

QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC


Các HTTT điển hình

HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lươngHTTT đánh giá tình hình thực hiện công việcHTTT quản lý người lao độngHTTT quản lý vị trí làm việcHTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việcHTTT báo cáo lên cấp trên…

26


60


28

Lãnh đạo

Thông tin chiến lược

HTTT CHO LÃNH ĐẠO

Phần mềmcung cấp thông tin

Hệ quản trịCSDL

Phần mềmviễn thông

Ngân hàngdữ liệu

CSDLKhai thác

CSDLQuản lý

6. HTTT hỗ trợ quyết định


Ví dụ

HTTT trợ giúp ra quyết định của hãng hàng không Mỹ American Airlines – là HTTT quản lý phân tích AIMS (Analytical Information Management System), trợ giúp thông qua các quyết định về:

Xác định các tuyến đường hàng không quốc tếThiết kế các loại máy bay mớiTiến hành phân tích tài chính trong hoạt động hàng khôngDự báo về thị trường hàng không thế giớiDự báo mức độ cạnh tranh…

29


Hình thức tiếp cận khách hàng thông thường trên trang web:Đặt quảng cáo (banners),Gửi thư qua Email đã không còn có hiệu quả

Thay vào đó, hình thức phục vụ hướng đến cá nhân hóa (personalisation) của các tổ chức đã tạo ra được nhiều tiềm năng cạnh tranh, do khách hàng đòi hỏi ngày càng cao trong cách thức phục vụ cho riêng từng người.

30

7. HTTT QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG CRMS Customer Relationship Management System


8

Hiểukhách hàng

Quan hệ với

khách hàng

Phản hồi từ khách hàng

Các tác động tương quan trong CRMS


9

Ba

vấn

đề

cần phải thu thập đầy đủ dữ liệu về KH và các giao dịch giữa KH với tổ chức

dữ liệu về KH phải được quản lý tốt trên tất cả các kênh giao tiếp với quan điểm ứng xử nhất quán đối với mỗi KH.

cần hướng đến cả KH lẫn sản phẩm, mối liên kết giữa sản phẩm và KH

CSDLkhách hàng

Ba vấn đề


10

CSDLHTTT

Bán hàng

CSDLHTTT

Marketing

CSDLHTTT

Văn phòng

CSDLHTTT

…

Kháchhàng

Th.tin cá nhân về

KH

Các văn bản liên quan KH

Các th.tin khác liên quan đến

KH

Th.tin về công nợ,

…

Mô hình quản lý KH với các HTTT chức năng


13

Customerfocus

Marketing

Sales Services

Chu kỳ xử lý của CRMS


Các chức năng chính của HTTT quản lý QHKH (CRMS)

14

HTTTquản lý

quan hệ KH

B

CAPhân đoạn khách hàng

Giao tiếp với khách hàng

Duy trì khách hàng


Dây chuyền cung cấp sản phẩm (Supply Chain) là một mạng lưới gồm các tổ chức bán lẻ, phân phối, vận chuyển, sản xuất và nhà cung cấp cùng tham gia vào việc buôn bán, chuyển giao và sản xuất một sản phẩm hay bán thành phẩm nào đó.Nó phục vụ cho một sản phẩm chứ không phục vụ cho riêng lẻ một tổ chức nào. Một tổ chức có thể tham gia vào nhiều dây chuyền cung cấp SP.

36

8. HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS (Supply Chain Management System)


21


Chức năng của SCMS

Giúp các tổ chức tham gia dây chuyền xây dựng kế hoạch hợp tác nhằm hạn chế tối đa sự rủi ro trong quá trình SXKD.

Gắn kết các dòng vật chất, dòng thông tin và dòng tiền tệ trong một mạng lưới gồm KH, nhà cung cấp, nhà sản xuất và nhà phân phối để:

Giảm bớt các loại chi phí

Gia tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ

38


25


26


9. HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP, còn được gọi là HTTT quản lý toàn diện tổ chức, nhằm phối hợp các tiến trình, nghiệp vụ cơ bản nhất trong nội bộ tổ chức.

ERP là một kiến trúc hệ thống (phần mềm, quy trình) quản lý các dòng thông tin và xử lý thông tin thống nhất giữa các bộ phận trong tổ chức, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, tin cậy và nhất quán trong tổ chức.

ERP tích hợp các HTTT con thành một HTTT thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động.

41


HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP

Yêu cầu:

Dữ liệu được chuẩn hóa bằng các biểu mẫu chung

Dữ liệu được cập nhập một lần vào CSDL để chuyển đổi thành thông tin dùng chung cho tất cả các bộ phận khác trong tổ chức

Các quy trình khai thác thống nhất.

Mục đích:

Nâng cao khả năng quản lý, điều hành cho LĐ

Nâng cao hiệu quả các hoạt động tác nghiệp của nhân viên

42


6

Hệ thống ERP


Trước khi áp dụng ERP

Để quản lý các tiến trình sản xuất trong tổ chức, mỗi bộ phận phải tự thiết lập hệ thống xử lý dữ liệu và thông tin riêng → để thực hiện một dịch vụ chung thì dữ liệu phải được vận chuyển giữa các hệ thống

44


Sau khi áp dụng ERP

45


Chức năng của ERP

Tích hợp thông tin và các kênh xử lý thông tin vào trong một môi trường thống nhất giúp cho các nhà quản lý dễ truy cập đến thông tin tích hợp và đáng tin cậy.Làm giảm dữ liệu dư thừa và hợp lý hóa các xử lý trên thông tin, Rút ngắn thời gian thực hiện và tăng năng lực đáp ứng yêu cầu.

46


Chức năng của ERP

Cung cấp cho các nhà quản lý khả năng quản lý và điều hành tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức như: tài chính- kế toán, quản lý vật tư, quản lý SXKD và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo,…Phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ theo yêu cầu của nhà quản lý.

47


36

Thông tin khách hàng

Yêu cầu của khách hàng

Nguyên liệu & nguồn lực

Định giá

Xử lý Chuyển giao

In hóa đơn

1

2

3 4

5 6 7

Xử lý yêu cầu của khách hàng


Các giai đoạn phát triển

37

MRP MRP II ERP ERP II

Material Requirement

Planning

Manufacturing Resources Planning

Enterprise Resources Planning

Extended ERP

Năm 1970 Năm 1980 Năm 1990 Năm 2000


Sản phẩm

Các sản phẩm ERP do nhà sản xuất nước ngoài đều sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, kém tương thích với các tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam.Một số nhà cung cấp sản phẩm ERP trên thế giới:

Mức trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, chào bán tại mức giá từ 200.000 đô la Mỹ trở lên.Mức cao cấp: SAP, Oracle Financials, People-Soft chào bán tại mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ.

50

Documents

CHƯƠNG II Giới thiệu các hệ thống thông tin · PDF fileQuản lý quy trình làm việc Xây dựng lịch làm ... HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing ... Lập