CONG TAC LUU TRU- QUAN TRI HANH CHANH VAN PHONG

Company Logo

www.themegallery.com

TUẤN VŨ DIỄM THUÝ THIÊN THANH DIỄM CHI KIỀU PHƯƠNG TH. TR

THUYẾT TRÌNH: MÔN QUẢN TRI HCVP

CHƯƠNG 7: CÔNG TÁC LƯU TRỮ

GVHD: THẬT ĐÁNG MẾN

Company Logo


CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Bảo quản tài liệu lưu trữ

Thống kê và kiểm tra tài liệu

Chỉnh lí tài liệu lưu trữ

Công tác thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Khái niệm, vị trí, tính chất của Công tác lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Company Logo


CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.3 Vị trí tính chất của công tác lưu trữ

1.2 Khái niệm công tác lưu trữ

1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ

1 Khái niệm, vị trí, tính chất của Công tác lưu trữ

Company Logo


Khái niệm tài liệu lưu trữ

ĐẤT SÉT BẢN GỖ THẺ TRE

Company Logo


GIẤY DA GIẤY CỔ AI CẬP GIẤY CỔ TRUNG QUỐC

Company Logo


BIA ĐÁ VĂN MIẾU BIA ĐÁ VĂN MIẾU

Company Logo


Khái niệm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội

Company Logo


Ví dụ tài liệu lưu trữ trong Kế toán

Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;( 5 năm)

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; ( 10 năm)

Company Logo



Company Logo



Company Logo


Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một hoạt động bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Company Logo


Công tác lưu trữ

Tổ chức khoa học

Bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ

Sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Công tác Công tác lưu trữlưu trữ

Company Logo


Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề

Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau:

- Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ;

- Thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ;- Nghiên cứu khoa học về lưu trữ.

Company Logo


chứng cứ trong việc xác minh một vấn đề, một sự vật, hiện tượng luôn cảnh giác, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế

bảo mật tài liệu

-Thực hiện các nội dung chuyên môn của CTLT-Nghiên cứu, kế thừa kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác

-Các tiêu chuẩn

hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội .

1.2 Tính chất của công tác lưu trữ

Khoa học

Cơ mật

Xã hội

Company Logo


1.3. Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ

1

Hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin quá khứ có trong Tài liệu lưu trữ

2

CTLT được tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết

3

Kinh nghiệm quý báu trong quá trình phát triển Tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh

Company Logo


CÔNG TÁC THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU

2.3 Nội dung của công tác Thu thập và bổ sung TL

2.2 Nguyên tắc của Công tác Thu thập và Bổ sung TLLT

2.1 Khái niệm Công tác Thu thập và Bổ sung TLLT

2 Công tác Thu thập và Bổ sung tài liệu lưu trữ

Company Logo


KHÁI NIỆM THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu sẽ tập hợp vào hồ sơ lưu trữ, bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Bao gồm 2 giai đoạn:Giai đoạn 1: Xác định nguồn và thành phần tài

liệu cần thu thập vào lưu trữ từ văn thư cơ quan và từ các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cơ quan.

Giai đoạn 2: thực hiện các biện pháp tiến hành thu thập.

Company Logo


Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện bộ hồ sơ lưu trữ cơ quan, phòng Lưu trữ theo những quy định hiện hành của Nhà nước.

KHÁI NIỆM BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Company Logo


NGUYÊN TẮC THU THẬP VÀ BỔ SUNG TÀI LIỆU

Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời gian

Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo mức độ hoàn chỉnh

Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối hồ sơ

Company Logo


NỘI DUNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Xác định những phòng, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ

Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành

- Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật cho phù hợp.

- Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định.

- Sưu tầm, tìm kiếm còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ

Company Logo


CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

3.3 Quá trình chỉnh lí TLLT

3.2 Nguyên tắc của công tác chỉnh lí TLLT

3.1 Khái niệm, mục đích của công tác chỉnh lí TLLT

3 Chỉnh lí tài liệu lưu trữ

Company Logo


Khái niệm công tác chỉnh lí TLLT

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với tài liệu đưa ra chỉnh lý

Company Logo


MỤC ĐÍCH CỦA CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TLLT

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu;

MỤC ĐÍCH

Giúp loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷGóp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. .

Company Logo


NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC CHỈNH LÍ TL

Your Text

Your Text

Your Text

NGUYÊN TẮC KHÔNG PHÂN TÁN TÀI LIỆU

Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu

Trong quá trình chỉnh lý TL của từng đơn vị TL, từng nhóm TL phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt

Nguyên tắc

Lưu ýLưu ý

Đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của TLLT trước chỉnh lý

Company Logo


NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TLLT

NGUYÊN TẮC XUẤT SINH

Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị .Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc

Company Logo


CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

Giai đoạn 3

Giai đoạn 1

TỔNG KẾT CHỈNH LÝ

THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ

Giai đoạn 2

Company Logo


QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TL

BƯỚC 1

GIAO NHẬN TL:- Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lý.- Xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành các thủ tục

giao nhận tài liệu

BƯỚC 2

VỆ SINH SƠ BỘ VÀ VẬN CHUYỂN VỀ NƠI CHỈNH LÝ:- Dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói TL, sau đó đến từng tập tài liệu-Tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, bao gói; đồng thời không làm hư hại tài liệu..

BƯỚC 3

KHẢO SÁT T. LIỆU: - Nắm tình hình thực tế về số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh lý, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý - Để tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn thiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm hoàn chỉnh TL lưu trữ

Company Logo


QUÁ TRÌNH CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TL (tt.)

BƯỚC 4

BỔ SUNG TL:- Nếu phát hiện thành phần tài liệu còn thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh

lý .- Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân được giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển

công tác

BƯỚC 5

LẬP KẾ HOẠCH BIÊN SOẠN CÁC VĂN BẢN HƯỚNG DẪN CHỈNH LÝ:- Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc

chỉnh lý. -Trong quá trình thực hiện chỉnh lý có từ hai người tham gia trở lên cần biên soạn những văn bản hướng dẫn về chỉnh lý để đảm bảo thống nhất việc thực hiện kế hoạch và các nghiệp vụ chỉnh lý

Company Logo


GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN CHỈNH LÝ

BƯỚC 2BƯỚC 1

TEXTPhân loại tài liệu: B1: Phân chia tài liệu thành các nhóm cơ bản;B2: Phân chia tài liệu trong các nhóm cơ bản thành các nhóm lớn;B3: Phân chia tài liệu trong các nhóm lớn thành các nhóm vừa;B4: Phân chia tài liệu trong các nhóm vừa thành các

nhóm nhỏ…

Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ:- Chỉnh lý hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị tài liệu và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ. Chỉnh sửa và hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu - Tài liệu sau khi hoàn thiện phải được để trong tờ bìa tạm và đánh số tạm thời

Company Logo



BƯỚC 4BƯỚC 3

TEXTBiên mục phiếu tin: Tổng hợp những thông tin về TL chỉnh lý: Tên hoặc mã kho lưu trữ; Tên hoặc số phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; chế độ sử dụng; tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ; ngôn ngữ tài liệu; bút tích

(nếu có)

Hệ thống hóa hồ sơ :- Có thể tiến hành hệ thống hoá tài liệu bằng phiếu tin. + Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong tập TL theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin + Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của TL theo thứ tự tạm thời của phiếu tin

Company Logo



BƯỚC 6BƯỚC 5

TEXTBiên mục Hồ sơ: Sau khi đã hệ thống hoá hồ sơ theo phương án phân loại cần tiến hành biên mục hồ sơ : - Bên trong : + Đánh số tờ + Viết Mục lục văn bản + Viết chứng từ kết thúc- Bên ngoài: Ghi lại những thông tin cần thiết về hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; số lượng tờ; số phông; số mục lục…

Vệ sinh hồ sơ :Ghim, kẹp tài liệu để lâu cũng là nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu. Dùng bàn chải thích hợp để quét chải làm sạch tài liệu;- Dùng các dụng cụ như: dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim kẹp tài liệu; - Làm phẳng tài liệu đối với những tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu.- Vệ sinh và tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu là công đoạn góp phần kép dài tuổi thọ tài liệu.

Company Logo



BƯỚC 8

BƯỚC 9BƯỚC 7

TEXT-Thống kê tài liệu hết giá trị

-Kiểm tra, làm thủ tục tiêu hủy tài loại bỏ

- Đánh số chính thức của hồ sơ trên giá, kho lưu trữ.- Vào bìa sổ và đưa hồ sơ vào cặp hộp- Viết và dán nhãn hộp

Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu:- Lập mục hồ sơ- Đóng quyển mục lục- Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ Xây dựng CSDL quản lý và

tra tìm hồ sơ

Company Logo


GIAI ĐOẠN TỔNG KẾT CHỈNH LÝ

Sau khi tiến hành chỉnh lý tài liệu cần phải làm công việc tổng kết chỉnh lý để rút kinh nghiệm cho những lần chỉnh lý sau.

1.KIỂM TRA KẾT QUẢ CHỈNH LÝ- Kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn

chỉnh lý: mục lục hồ sơ; cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) và danh mục tài liệu loại của phông hoặc khối tài liệu chỉnh lý;

- Kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.

Company Logo


GIAI ĐOẠN TỔNG KẾT CHỈNH LÝ (tt.)

2. Làm biên bản kiểm tra, nghiệm thu quá trình chỉnh lý

3. Hoàn thiện hồ sơ, bàn giao tài liệu sau chỉnh lý

- Bàn giao tài liệu

- Lập biên bản giao nhận tài liệu

- Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản và sắp xếp lên giá

Company Logo


GIAI ĐOẠN TỔNG KẾT CHỈNH LÝ (tt.)

4. Viết báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lý

- Những kết quả đạt được :

+ Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh lý;

+Tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý

- Nhận xét, đánh giá

- Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ của đợt chỉnh lý

Company Logo


THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TLLT

4.4 Kiểm tra tài liệu lưu trữ

4.3 Thống kê tài liệu lưu trữ

4.1 Khái niệm, mục đích của thống kê và kiểm tra TLLT

4 Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ

4.2 Nguyên tắc thống kê và kiểm tra TLLT

Company Logo


KHÁI NIỆM THỐNG KÊ TÀI LIỆU

Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, hệ thống các trang thiết bị và số lượng, trình độ cán bộ làm công tác lưu trữ, tình trạng khai thác, sử dụng tài liệu trong các kho lưu trữ, trong một cơ quan lưu trữ để phục vụ công tác quản lý

Company Logo


MỤC ĐÍCH Ý NGHĨA CỦA THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Công tác thống kê giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình chung về số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý của tài liệu; các kho tàng, trang thiết bị bảo quản; tình hình khai thác, sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ để từ đó các cơ quan, tổ chức có kế hoạch bảo quản hợp lý, tu bổ, phục chế tài liệu trong thời gian tới.

Company Logo


NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ

- Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong toàn cơ quan, doanh nghiệp: Đây là nguyên tắc cơ bản xuyên suốt trong công tác lưu trữ.

Nguyên tắc này thể hiện ở sự thống nhất về loại hình công cụ thống kê, đơn vị thống kê, chế độ thống kê và các thông tin về thống kê, các loại hình tài liệu cần thống kê. Đồng thời sự thống nhất còn thể hiện ở các biểu mẫu thống kê, thủ tục thống kê và phương pháp thống kê.

Company Logo


NỘI DUNG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

- Thống kê tài liệu lưu trữ: cần thống kê các chi tiết như: Số lượng tài liệu; nội dung tài liệu; thành phần tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu; số cặp, hộp tài liệu; số hồ sơ, đơn vị bảo quản.

Có thể chỉ thống kê tình trạng vật lý của tài liệu: Cũ, mới, rách, nát, nhoè, ố…

1. Đối tượng Thống kê1. Đối tượng Thống kê

Company Logo


NỘI DUNG THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ (tt.)

Hiện nay việc thống kê tài liệu lưu trữ chủ yếu dựa vào hệ thống các công cụ thống kê tài liệu, bao gồm:

1. Mục lục hồ sơ

2. Sổ thống kê Mục lục hồ sơ

3. Sổ nhập tài liệu lưu trữ

4. Sổ xuất tài liệu

2. Phương pháp Thống kê 2. Phương pháp Thống kê

Company Logo



Báo cáo thống kê tổng hợp dùng để thống kê toàn bộ số liệu tổng hợp về tài liệu của kho lưu trữ : Cần nêu rõ số lượng, thành phần, nội dung, tình trạng vật lý, tình hình quản lý, tình hình khai thác sử dụng…

3. Báo cáo thống kê 3. Báo cáo thống kê

Company Logo



Cũng như tài liệu lưu trữ, các loại sổ sách thống kê trong kho lưu trữ cũng là một loại tài liệu và cần được bảo quản cần thận, không để thất lạc, mất mát.

Không được sửa chữa, tẩy xoá các số liệu trong sổ sách thống kê

4. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê 4. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê

Company Logo


KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ

Khái niệm, mục đích

Nội dung Kiểm tra trong lưu trữ

Đối tượng

Phương pháp

Nguyên tắc

Kiểm tra Kiểm tra trong lưu trữtrong lưu trữ

Kiểm tra Kiểm tra trong lưu trữtrong lưu trữ

Company Logo


KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH

Khái niệm :

Kiểm tra trong lưu trữ là một nội dung hoạt động tổ chức nhằm quản lý công tác lưu trữ phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý những sai sót trong việc thực hiện các chính sách, chế độ và nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.

Company Logo


KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH (tt.)

Mục Đích:

Làm rõ số lượng. thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu hiện có trong lưu trữ góp phần phát hiện những sai sót trong công tác quản lý, bảo quản và thống kê trong lưu trữ nhằm đưa ra những biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý

Kiểm tra chất hượng của mỗi hồ sơ, tài liệu là yếu tố đảm bảo sự hoàn chỉnh của hồ sơ lưu trữ trong toàn kho

Company Logo


NGUYÊN TẮC, CHẾ ĐỘ KIỂM TRA

1. NGUYÊN TẮC

- Kiểm tra phải đảm báo tính chính xác và trung thực.

- Kiểm tra cần đảm bảo tính khách quan

- Công tác kiểm tra cần thực hiện nguyên tắc bám sát thực tế

2. CHẾ ĐỘ

- Kiểm tra định kỳ theo từng thời kỳ nhất định, một năm một lần hoặc hai năm một lần…

- Kiểm tra đột xuất

Company Logo


NỘI DUNG KIỂM TRA

Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan

Kiểm tra việc triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ tại cơ quan.

Company Logo


PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA

Đối chiếu số lượng và tình hình đã ghi trong sổ sách thống kê với tình hình tài liệu, cán bộ thực có trong phòng, kho lưu trữ.

Ghi lại các sai sót đã phát hiện được trong khi đối chiếu với sổ sách

Lập biên bản kiểm tra ghi rõ: Kết quả kiểm tra (thiếu hay đủ, thiếu bao nhiêu…); ý kiến của người kiểm tra; đề ra biện pháp khắc phục những thiếu sót.

Company Logo


BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

5.1 Các yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ

5 Bảo quản tài liệu lưu trữ

5.2 Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ

Company Logo



Company Logo



Company Logo



Company Logo


CÁC YẾU TỐ PHÁ HOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ

GIẤY , MỰCSự kết hợp giữa giấy và mực là hai yếu tố

cơ bản để tạo thành tài liệu giấy. Tuy nhiên, trong sự kết hợp đó cũng có những phản ứng vật lý, hóa học nhất định để tạo nên sự kết dính. Sự kết dính đó cũng chịu sự tác động của các yếu tố thời gian và môi trường tự nhiên. Vì vậy, bản thân tài liệu cũng là yếu tố bị phá hoại qua thời gian

1. NGUYÊN NHÂN TỪ VẬT LIỆU CẤU THÀNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Company Logo


CÁC YẾU TỐ PHÁ HOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ (tt.)

Nhiệt độ không khí: cần coi trọng chế độ ẩm và nhiệt độ thích hợp đối với từng loại tài liệu, với các loại giấy, chữ viết, mực có tính chất khác nhau.

Độ ẩm: Đây là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu lưu trữ, việc chống ẩm được đặt lên hàng đầu trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

2. YẾU TỐ BÊN NGOÀI

Company Logo


CÁC YẾU TỐ PHÁ HOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ (tt.)

Ánh sáng : không nên để ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu.

Bụi : gây nên cọ sát làm thành các vết xước, vấy bẩn hư hại tài liệu, nên quét sơn chống bụi .

Côn trùng và các loài gặm nhấm : là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu lưu trữ, phòng chống côn trùng và loài gặm nhắm

Company Logo


NỘI DUNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

a) Giá: Giá để tài liệu phải bảo đảm các yêu cầu bền vững, tiết kiệm được diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng ẩm mốc

b) Hộp, bìa, cặp đựng tài liệu: Phương tiện này cũng giúp cho việc tránh được bụi, tác động của ánh sáng chiếu vào

c) Các trang thiết bị khác để bảo quản tài liệu lưu trữ : hệ thống báo động; hệ thống báo cháy và các trang thiết bị thông gió, chống ẩm như: quạt, máy điều hoà nhiệt độ, các dụng cụ để đo độ ẩm…

Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ

Company Logo


CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU

a) Biện pháp phòng chống ẩm- Thông gió- Dùng chất hút ẩm- Bao gói cách ly độ ẩm

Company Logo


CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU (tt)

b) Biện pháp chống nấm mốc:Để phòng chống nấm mốc phải

thường xuyên làm vệ sinh kho tàng và thiết bị bảo quản. Đó là công việc quan trọng đối với việc phòng chống nấm mốc. Phải thường xuyên quét, lau bụi không cho các bào tử nấm mốc bám vào tài liệu .

c) Biện pháp phòng chống côn trùng: sử dụng các hoá chất để đề phòng và tiêu diệt côn trùng

Company Logo


CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU (tt)

d) Phòng chống chuột :Để phòng chuột đột nhập vào kho tài liệu lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo

đ) Phòng chống cháy: cần phải có quy định nghiêm

ngặt về phòng cháy, chữa cháy, các đường dẫn điện phải đặt ngầm hay bọc kín. Nội quy ra vào cơ quan phải chặt chẽ, dụng cụ phòng cháy, chữa cháy phải được trang bị đầy đủ như nước, cát, xẻng, bình cứu hoả

Company Logo


TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích đưa tài liệu lưu trữ vào phục vụ cho các nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin quá khứ (thông tin hồi cố) được bảo quản trong các kho lưu trữ thành những tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu công việc: kiểm tra, thống kê, lập kế hoạch, dự án…

KHÁI NIỆM SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Company Logo


CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Từ trước đến nay, các cơ quan lưu trữ áp dụng nhiều hình thức khác nhau để giúp độc giả có thể dễ dàng và thuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác các tài liệu lưu trữ. Có thể kể đến một số hình thức truyền thống đã được áp dụng phổ biến như:

- Tổ chức cho độc giả khai thác tài liệu tại phòng đọc (gọi tắt là hình thức phòng đọc).

- Cho độc giả mượn tài liệu. - Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ. - Cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ. - Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ. - Khai thác tài liệu để biên soạn các sách chuyên khảo. - Khai thác tài liệu lưu trữ để xây dựng các bộ phim, các

tập ảnh về một chủ đề nhất định. - Công bố tài liệu lưu trữ.


Documents

CONG TAC LUU TRU- QUAN TRI HANH CHANH VAN PHONG