Cuestionarios de Cont. Interno - Ee.ff - 2009

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

CUESTIONARIO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

ENTIDADMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO - JUNIN

SUPERVISADO POR : J.A.S.T.

DESARRO- LLADO POR FECHA: DESARROLLA

DO POR FECHA:

R.V.R. 28 05 10

AREA O DEPENDENCIA EVALUADA: CONTROL PATRIMONIAL(Marcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar o adjuntar lo que considere necesario en la columna de observaciones o con documentos adicionales o de soporte a sus respuestas).

P R E G U N T A S

1. ¿Se han implementado en la Unidad de Control Patrimonial, instrucciones, directivas o normas internas que reglamenten los procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que podrían ocasionar pérdidas o daños a los bienes de activo fijo de la Municipalidad?

2. Por favor indicarnos al dorso cuales son las normas o instrucciones y adjuntarnos una copia de las mismas debidamente aprobadas por el Titular.

3. ¿Ha formulado para el año 2009 o el periodo en curso, su Plan Operativo o de Actividades la Unidad de Control Patrimonial?

4. ¿Ha establecido la Unidad de Control Patrimonial sus objetivos de manera que concuerden con los Planes Estratégicos de la Municipalidad y los operativos de su Área?

5. ¿Con qué frecuencia evalúa Control Patrimonial el cumplimiento de sus objetivos y metas?

6. ¿Tiene contratada la Entidad, pólizas de seguros para proteger sus activos fijos, contra eventuales hechos como incendios, sustracciones, terrorismo, daños, etc.? Por favor adjuntarnos copias de las pólizas si su respuesta es positiva.

7. ¿Se han establecido en el Manual de Organización y Funciones, las atribuciones, responsabilidades y tareas de la Unidad de Control Patrimonial?

NO SI N.A.OBSERVACIONES, COMENTARIOS Y ACLARACIONES

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO - AUDITORIA A LOS ESTADOS FINANCIEROS AL 31-DIC-2009

ACCION DE CONTROL:AUDITORIA A LOS

ESTADOS FINANCIEROS AL 31.12.2009


8. ¿Ha implementado el Titular, o la Gerencia Municipal, Gerencia de Administración y Finanzas o Sub Gerente del área, procedimientos escritos relativos a la custodia física y seguridad de los activos fijos, con el objeto de salvaguardarlos?

9. ¿Se ha establecido por escrito, la responsabilidad de los funcionarios y servidores en la custodia de los bienes depreciables y no depreciables, por utilizarlos exclusivamente, a fin de que sean protegidos del uso indebido o acceso de personas ajenas a cada dependencia?

10. ¿Con relación a la interrogante anterior, que documento o formato se ha utilizado en el ejercicio 2009 para asignar la responsabilidad en la custodia de todos los bienes institucionales?

11. En caso de salidas de activos fijos fuera de las instalaciones de la Municipalidad, traslados o transferencias entre dependencias u oficinas de la entidad (especialmente muebles y enseres, equipos, maquinarias y otros similares), cuales son los procedimientos de autorización de tales salidas y traslaciones y como se evidencian documentadamente?. Respuesta por favor al dorso.

12. ¿Cuál es el tratamiento administrativo que realiza la Unidad de Control Patrimonial con respecto a bienes adquiridos por la Institución y que luego son donados o cedidos en uso a otras entidades?

13. ¿Existe aprobado un Plan o Programa de Mantenimiento Preventivo de los Activos Fijos de la empresa?

14. ¿Cuáles son los tipos de activos fijos que necesitaron con mayor urgencia, manteni-mientos y reparaciones en el ejercicio 2009? Reportarlas al dorso o en documento aparte.

15. ¿Se han aprobado y aplicado en el ejercicio 2009, instructivos o normas, para que el personal responsable del uso y custodia de los bienes, reporte a la Unidad de Control Patrimonial o su Jefatura, los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes?



16. ¿Se tiene en vigencia una Directiva, Instructivo u otro instrumento similar para normalizar los procedimientos e instrucciones administrativos para uso de los vehículos oficiales de la Municipalidad? Por favor adjuntarnos una copia de dicho instrumento.

17. En caso de alquiler de maquinarias u otros bienes muebles e inmuebles, ¿Se ha implementado un Reglamento al respecto, fijando con claridad los procedimientos y tarifas respectivas?. Por favor adjuntarnos el documento.

18. ¿Participa la Unidad de Control Patrimonial en las acciones y control de alquiler de maquinarias y otros bienes de la entidad?

19. En todo caso, ¿Qué acciones de comprobación interna y de verificación realiza dicha Unidad en las transacciones de alquiler de maquinarias y demás bienes?

20. ¿Llevan todos los vehículos de propiedad de la empresa, pintados en lugar visible, un círculo con la denominación de la entidad?

21. En caso negativo: ¿Existe autorización expresa del Titular, liberando a ciertos vehículos la obligación de llevar la denominación de la entidad?

22. ¿Se han producido en el ejercicio 2009 o se prevén en breve, bajas y altas de bienes de activo fijo?

23. En caso afirmativo: ¿Se evalúan, califican y justifican adecuadamente las bajas de bienes, conforme a las disposiciones emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales y otras normas vigentes?

24. ¿Las bajas y altas de bienes se hallan debidamente reglamentadas? Adjuntarnos por favor la Directiva vigente para el 2009.

25. ¿Se realizan inventarios físicos generales de todos los activos fijos incluidos terrenos, construcciones en curso, edificios y la infraestructura pública por lo menos una



vez al año?

26. ¿En qué fechas se efectúan los inventarios físicos?

27. ¿Quiénes o que órganos realizan los inventarios físicos de los activos fijos e infraestructura pública de la Municipalidad?

28. ¿Son los empleados que efectúan los inventarios físicos independientes de aquellos que tienen su cargo la custodia de los bienes y de los registros contables de los activos fijos?

29. ¿Regularmente los empleados que efectúan los inventarios físicos de activos fijos: a) Son instruidos adecuadamente con normas, reglas e instructivos precisos?

b) Son entrenados?

c) Son supervisados, por quien?

30. ¿Se emplean tarjetas, formatos virtuales u otros mecanismos de registro de datos en la realización de inventarios físicos?

a) ¿Están prenumerados?

b) ¿Constan de diferentes secciones o cuerpos?

c) ¿Se controla su secuencia numérica?

31. ¿Se toman medidas para efectuar un corte adecuado y exacto de los activos fijos a la fecha de su verificación física?

32. ¿Se comparan y/o concilian los listados o tarjetas de inventarios físicos con los saldos según controles contables analíticos?a) En caso de diferencias se investigan las causas o se aclaran oportunamente las mismas?.

33. ¿Existen instrucciones escritas y debidamente aprobadas para practicar los inventarios físicos de los activos fijos e infraestructura?. Por favor acompañarnos la utilizada al cierre del 2009.



34. ¿Dichas instrucciones contienen:

a) Las tareas y acciones de comprobación física de manera clara y precisa?

b) Objetivos que se persiguen?

c) Responsabilidad sobre el mismo?

d) Fecha y hora de iniciación?

e) Nómina de participantes y la función a cumplir?

f) Plano de los lugares a inventariar dividido por: i) Áreas?

ii) Sectores?

iii) Tipos de Bienes

g) Controles a realizarse durante el inventario?

h) Los procedimientos de control sobre el total de tarjetas o formatos de listas emitidos, utilizados, anulados y no usados?

35. ¿Quién supervisa el cumplimiento de dichas instrucciones?

36. ¿Se aseguran de que todos los bienes de activos fijos fueron recontados?

37. ¿Se investigan cuidadosamente los sobrantes y faltantes de bienes de activo fijo?

38. ¿Son confrontados y conciliados los totales valorizados de los inventarios físicos de activos fijos, con las respectivas cuentas divisionarias contables?

39. ¿Cuáles son los tipos de Informe que reportó al 31-DIC-2009, como resultado del Inventario Físico General de los Activos Fijos e Infraestructura Pública?

40. En la verificación física de los terrenos: ¿Se han constatado sus extensiones midiéndolos en este acto de constatación?

41. ¿Se ha verificado físicamente el estado de avance de las obras o construcciones en curso al cierre del ejercicio 2009?



42. ¿Se hallan todos los bienes inmuebles de la Municipalidad debidamente saneados técnica, física y legalmente?

43. ¿Cuenta todos los inmuebles –terrenos, edificios y unidades de transportes-, con inscripción oportuna de su propiedad en los Registros Públicos?

44. En caso negativo: ¿Cuáles son los bienes que no fueron saneados en Registros Públicos?

45. ¿Se hallan inscritos los bienes patrimoniales de la Municipalidad, en los registros de la Superintendencia de Bienes Nacionales?

46. ¿Cuentan todos los vehículos de transporte de la Municipalidad con sus seguros contra accidentes de transito (SOAT)?. Si fuera así adjuntarnos copias fedateadas de las pólizas vigentes.

FIRMA Y SELLOFUNCIONARIO RESPONSABLE.

1.




ENTIDADMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SATIPO-JUNIN

SUPERVISADO POR: J.A.S.T.

DESARRO- LLADO POR FECHA DESARROLLA

DO POR FECHA

R.V.R. 28 05 10

AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: SUB GERENCIA DE TESORERÍAMarcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de observaciones, adjuntar por favor los documentos adicionales solicitados.

P R E G U N T A S

RESPUESTAS

NO SI N.AOBSERVACIONES, COMENTARIOS Y ACLARACIONES

A) ASPECTOS OPERATIVOS GENERALES.1. ¿Están claramente definidas las líneas de

autoridad y responsabilidad en el área de Tesorería? detallar los cargos y nombres desde las Jefaturas de los servidores que laboran en el área, al mismo tiempo los instrumentos administrativos que las sustentan. (Al dorso)

2. ¿Cuáles Directivas, normas e instrucciones por escrito se han aprobado e implementado o estuvieron vigentes el 2009, para el manejo de los fondos por parte del área de Tesorería? Detallarlas al dorso indicando las Resoluciones que las aprobaron.

3. ¿Ha implementado el Titular o Gerencia Municipal los principios y valores para el área de Tesorería como parte de la cultura organizacional de la Institución?

4. ¿Cuáles cuentas bancarias estuvieron abiertas en el año 2009 y cuales fueron los propósitos de cada una? Detallarlas al dorso, indicando con exactitud los números de cuentas bancarias en total.

5. ¿Existen cuentas bancarias abiertas inactivas? y ¿por qué se mantienen?

6. ¿Quiénes, cuáles son los cargos y con que Resoluciones fueron designadas las personas autorizadas para firmar los depósitos y retiros de fondos de las cuentas bancarias?

7. ¿Se informan oportunamente a los bancos cuando un firmante deja de ser autorizado para suscribir





con sus firmas los depósitos y retiros de fondos?

8. ¿Mantuvo y mantiene implementado la Sub-Gerencia de Tesorería, Flujos de Caja mensuales y listados permanentes de obligaciones por pagar?. Por favor remitirnos una copia del utilizado para el ejercicio 2009.

9. ¿Están todas las cuentas bancarias registradas en los auxiliares estándares?

10. ¿Existe en Tesorería una subdivisión de fondos a cargo de cajeros o responsables de rubros específicos? Indicarnos quienes y que tipo de recursos.

11. ¿Las funciones y responsabilidades de estos cajeros están debidamente especificadas y limitadas dentro de las funciones de Tesorería?

12. ¿Los Cajeros-recaudadores solo tienen acceso a la documentación que se presenta en ventanilla?

13. ¿Está centralizada la información de los cobros y depósitos de efectivo en el menor número posible de personas?

a) ¿Quién realiza el recojo y centralización de los fondos recaudados diariamente?

14. ¿Se encuentran los empleados de otros sectores (rentas-cobranzas, abastecimientos, contabilidad etc.) en situación de participar en probables desviaciones de fondos relacionados con el cobro o pagos en efectivo u otros valores?

15. ¿Ha presentado fianza o garantía económica de fácil e inmediata ejecución, el personal de Tesorería que realiza cobros, custodia de fondos y efectúa pagos?

16. Si la pregunta anterior es afirmativa, señalarnos al dorso, quienes presentaron fianzas, hasta que montos de cobertura y los plazos de los mismos, y quienes las mantienen en custodia.

17. ¿Ha contratado la entidad el año 2009 y en la actualidad un seguro contra deshonestidad de sus empleados u otros riesgos, especialmente para el personal de Tesorería?

18. ¿Realiza el personal de Tesorería alguna de las siguientes funciones:



a) Confección de documentos y valores por cobrar y lleva los registros de los mismos?

b) Realiza registros de Cuentas a Cobrar; ayuda a balancear y analizar la antigüedad de los saldos o participa en la preparación de los saldos de cuentas?

c) Autoriza castigos directos, quiebras, anulaciones de valores y documentos por cobrar o aprobar descuentos, anulaciones y actos similares?

d) Gestiona directamente la cobranza de saldos, o aprueba o da de baja las partidas incobrables?

e) Realiza la conciliación de las cuentas de los bancos?

f) Tiene la custodia de valores y documentos?

g) Lleva el Mayor General y Sub - Diario de Caja?

h) Prepara, aprueba y autoriza Comprobantes de Pago?

i) Firma o endosa obligaciones (pagarés, letras)?

j) Prepara las planillas de remuneraciones del personal, hace los cheques y realizar los pagos en efectivo o cheques al personal nombrado y contratado?

k) Tiene bajo su custodia los sueldos o jornales no reclamados?

19. ¿Se efectúan controles o revisiones internas de las operaciones de ingresos y pagos?

a) ¿Quién lo hace?

b) ¿Con que frecuencia?.

c) ¿En qué documento queda la constancia de tales verificaciones.

20. ¿Se realizan diariamente las constataciones físicas de los saldos de los fondos de Caja?

a) ¿Se deja constancia expresa (escrita) de los



mismos?

21. ¿Efectúa algún funcionario ajeno a Tesorería arqueos de los fondos?


b) ¿Con que frecuencia?

c) ¿Deja constancia escrita? Por favor alcanzarnos copias de arqueos realizados en los años 2008 y 2009.

22. ¿Se reciben en la entidad cheques con fecha adelantada?En caso afirmativo, ¿Se lleva control de los cheques con fecha adelantada?

¿Quién lo hace?

B) ADMINISTRACIÓN Y OPERACIÓN DE LOS FONDOS.

1. ¿El Titular y/o la Gerencia Municipal han establecido el año 2009, políticas claras y concretas con respecto a:a) Máximos y mínimos de custodia de dinero en

Efectivo?

b) Colocaciones temporarias en cuentas de ahorros o especiales de los excedentes monetarios?

c) Centralización o descentralización de los fondos?

d) Descuentos de documentos de bancos o instituciones financieras?

e) Solicitudes de créditos de dinero y sobregiros?

2. ¿En su parecer son adecuadas esas

políticas?

a.

b. Políticas?

3. ¿Se tiene en cuenta, en esas normas o instrucciones, la desvalorización paulatina de la moneda.



a) ¿Están por escrito?

b) ¿Se cumplen tales políticas y normas o instrucciones?

4. ¿Se han establecido límites de montos monetarios, para las autorizaciones de los pagos con los fondos de la Municipalidad?

a) ¿Quiénes y hasta que montos son responsables?

b) ¿Se ajustan por desvalorización de la moneda de dichos montos?

5. En cuanto al Flujo de Caja que rige los ingresos y pagos de los fondos de la Municipalidad indicarnos:

a) ¿Su periodicidad de proyección es mensual?.

b) ¿De dónde proviene la información?

c) ¿Las bases tomadas para su confección son adecuadas?

d) ¿Se comparan cifras reales con las estimadas?

e) ¿Se analizan los desvíos?

f) ¿A quien se informa?

6. ¿Se han implementado por escrito normas y reglas de seguridad y protección de fondos y valores bajo custodia del área de Tesorería?

7. ¿Incluyen tales medidas los siguientes aspectos:

a) Las instalaciones de Tesorería son independientes y guardan todas las condiciones de seguridad y protección ante posibles percances como asaltos, sustracciones, incendios u otros hechos inesperados.

b) Los mecanismos y medidas preventivas dirigidas a la protección de los recursos en custodia son los más apropiados.

c) Maneja un sola persona las llaves de las instalaciones o la manejan más personas?



d) Se cuenta con cajas fuertes seguras para cada tipo de fondos y con claves de exclusivo uso con la finalidad de proteger razonablemente los fondos en custodia dentro de la entidad?

e) La ubicación física de la Oficina de Tesorería dentro del edificio de la Municipalidad tiene la seguridad y la protección preventiva y concurrente adecuada?

8. ¿Se han designado o dividido los empleados o funcionarios específicamente responsables para la custodia y movimiento de:

a) Recaudaciones o cobranzas por depositar?

b) Cajas chicas o fondos para pagos en efectivo?

c) Otros valores como cartas fianzas?

9. ¿Existen implementados por escrito normas e instrucciones de seguridad para el traslado de los fondos en efectivo hacia los bancos locales? Por favor adjuntarnos copias de tales documentos

10. ¿Podría describirnos las principales medidas de seguridad respecto a la pregunta anterior?. Al dorso

11. ¿Existe un seguro sobre los fondos (dinero en efectivo, cheques) en custodia y tránsito de la Municipalidad?

C) COBRANZAS - INGRESOS Y DEPOSITOS DE FONDOS.

1. ¿Hay normas o instrucciones sobre el procedimiento de cobranzas para el área Caja y Tesorería?

a) ¿Son claras y precisas?

b) ¿Son escritas?

c) ¿Son adecuadas?

2. ¿Se aceptan pagos de servicios u otros conceptos con cheques a favor de la Municipalidad?

3. ¿Qué normas, precauciones y medidas de



seguridad se exigen o adoptan para las captaciones con cheques?Por favor describirlas al dorso.

4. ¿Se lleva un registro o listado en el que se anotan los cheques recibidos en pago de valores por cobrar y otros:


5. ¿Qué clase de registros de ingresos de Caja se usan?

a) ¿Quién los lleva?

b) ¿Con qué frecuencia?

c) ¿Quién los autoriza?

6. ¿Tienen acceso a los ingresos de caja personas ajenas a Tesorería?

7. ¿Son los cheques recibidos por los pagos, cruzados y estampados, inmediatamente de recibirse, con un sello de depósito restrictivo? .


b) ¿Se hace en forma inmediata?

8. ¿Existen indicaciones expresas a los usuarios o deudores de la Municipalidad, que efectúen sus pagos con cheques, para que éstos sean emitidos a la orden de la entidad y no de funcionarios o servidores de la misma restrictivamente?

a) ¿Porque medio se realiza tal comunicación?

9. ¿Se depositan las cobranzas diariamente?

a) ¿En su totalidad? b) ¿Con la misma composición que se recibió?

c) ¿Qué criterios se aplican en caso de saldos que se dejan de depositar?

10. ¿Mantiene el Tesorero una Informe Diario con el detalle de los Ingresos, los depósitos y los saldos diarios en efectivo?Por favor adjuntarnos copia de su último Informe.

11. ¿Efectúa ocasionalmente algún funcionario independiente a Tesorería y sin acceso alguno a los valores o registros de Cuentas a Cobrar, comprobaciones sorpresivas de los depósitos



contra el registro de Ingresos de Caja y las Boletas de Depósito?

12. ¿Se comparan en el área de Tesorería el

registro de ingresos de Caja, partida por partida, respecto a las Boletas de Depósito selladas por el Banco?

13. ¿Se cerciora el Gerente Municipal o el Contador de la Municipalidad, que las cobranzas fueron depositadas en los bancos, dentro de los plazos vigentes, conforme a sus disposiciones y en las cantidades correspondientes?

14. ¿Contienen las Boletas de Depósito detalles que puedan identificar los cheques y efectivo depositados?

15. ¿Se aceptan y pagan en Tesorería cheques endosados cheques de la propia Municipalidad y/o de terceros?

16. En caso afirmativo ¿Quién autoriza dichos endosos?

17. ¿Las Notas de Cargos o débitos efectuados por el banco como consecuencia de depósitos que no fueron acreditados por falta de fondos, endosos, cuenta cerrada, etc., son entregados a un funcionario independiente al de Tesorería?

18. ¿Se preparan recibos de ingresos o comprobantes independientes y por sistema para toda cobranza?

a) ¿Son pre-numerados?

b) ¿Son confeccionados el original y las copias en forma simultánea?

19. ¿Existen recibos de Ingresos a Caja:

a) Oficiales?

b) Provisorios?

c) Para casos no provenientes por cobranzas regulares y otras recaudaciones?

20. ¿Incluyen los recibos de ingresos:

a) Detalle de los pagos?

b) Descuentos otorgados?



c) Conceptos que originan las recepciones?

d) ¿Son legibles las copias?

e) ¿Los formularios son adecuados?.

21. ¿Realiza el área de Tesorería descuentos o rebajas de manera directa, en las cobranzas que efectúa diariamente?

22. ¿Se efectúa el control numérico de los recibos de ingresos, partes y demás comprobantes antes del depósito de los fondos?

23. ¿Son los talonarios de recibos de ingresos en blanco o que no están en uso, controlados en forma tal que se impida su utilización indebida?

a) ¿Son custodiados por una persona ajena a Tesorería?

b) ¿Quién es?

c) ¿Son entregados por devolución del talonario anterior o último recibo utilizado?

24. ¿En los casos de cobranzas en ventanillas, la conformidad de los documentos cobrados es controlada por una persona ajena a caja?

25. ¿En el caso de usarse computadoras para registrar los ingresos de fondos:

a) Se tienen medios de seguridad, claves u otros mecanismos para impedir el acceso de personas ajenas al sistema de registro y anotación de los ingresos?

b) Se realiza control del total de la información computarizada con el dinero entregado por el cajero?

c) Quien lo hace?

26. ¿Existe control administrativo y contable independiente fuera del sector de Tesorería sobre los siguientes cobros:

a) Alquileres de muebles e inmuebles?

b) Ventas al contado de bienes y servicios?

c) Ventas de bienes en baja?

27. ¿Se depositan de manera inmediata, y en un plazo no mayor a las 24 horas las cobranzas diarias realizadas por las Cajas del área de



Tesorería?

28. Indique que personas están autorizadas para endosar cheques para depositarlos. Por favor al dorso.

29. Efectúe el curso grama de los procedimientos de las cobranzas diarias, y de los depósitos de los fondos captados. Por favor adjúntelo al presente.

30. ¿Se utilizan algunos Comprobantes de Pago establecidos por la SUNAT, para dar razón de los ingresos de fondos a Tesorería?

D) EGRESOS DE FONDOS – DESEMBOLSOS CON CHEQUES.

1. ¿Para realizar los pagos con cheques, qué tipo de registros y formularios se realizan?

a) ¿Quién los lleva?

2. ¿Son todos los pagos excepto gastos con fondos para pagos en efectivo y cajas chicas, efectuados mediante cheque?

3. ¿Las remuneraciones del personal son depositadas en cuentas de ahorros específicas del personal?

4. ¿Para efectuar un egreso se requiere un Comprobante de Pago?

a) ¿Es previamente aprobado y autorizado?

b) ¿Por quienes?

c) Se halla prenumerado?

d) Lleva el Nº de Registro SIAF?

5. ¿En caso de haberse fijado limites de montos para las autorizaciones de pagos en efectivo, existe algún mecanismo de ajuste automático por la desvalorización del poder adquisitivo de la moneda?

6. ¿Se encuentran separadas las siguientes funciones?

a) ¿Autorización de pago?

b) ¿Preparación del Comprobante de Pago?

c) ¿Firma del cheque?



d) ¿Pago al acreedor?

7. ¿Se utiliza la máquina protectora de cheques u otro sistema. similar?

8. ¿Son los talonarios de cheques o chequeras que no están en uso, controlados en forma tal que impidan su utilización indebida?

a) ¿Dónde se guardan?

b) ¿Quién es el responsable o custodio?

9. ¿Está prohibida la firma de cheques en blanco?

a) Si la respuesta fuera “no”, ¿Toma el Gerente Municipal o Sub Gerente de Administración medidas para cerciorarse del correcto uso de los cheques firmados?

10. ¿Se prepara simultáneamente con el cheque, una copia del mismo, o se anotan simplemente los mismos datos en los talones de las chequeras, para luego trasladar los datos a los Comprobantes de Pago?

11. ¿Se requiere para la emisión y giro de un cheque más de una firma?

a) Indique cuantas.

b) Que combinaciones se pueden hacer en caso de más de una firma?.

c) ¿Son estas adecuadas?

12. ¿La autorización para firmar cheques es concedida oficialmente por Resolución del Titular de la entidad?. Por favor adjuntarse dicho documento.

13. ¿Quiénes son los funcionarios que realizan controles previos a la emisión y giro de un cheque?

14. ¿Ninguno de los funcionarios autorizados a firmar cheques cumple alguna de las siguientes funciones:

a) Realiza cobranzas de ingresos?

b) Actúa como cajero, o tiene acceso a la caja?

c) Realiza las conciliaciones bancarias?

d) Aprueba o prepara comprobantes de pago?



e) Tiene a su cargo un fondo fijo?

15. ¿Se efectúan los egresos de fondos solamente en base a comprobantes de pago debidamente aprobados, autorizados, y con los justificativos adjuntos?

16. ¿Revisan quienes firman los cheques, la conformidad de los Comprobantes de Pago y los documentos que respaldan los egresos?

17. ¿Se anotan los datos del pago en los comprobantes, de manera que se evite duplicación de pagos?

a) ¿Cómo se hace?

b) ¿Cuándo se hace?

c) ¿Quién lo hace?

18. ¿Se coloca el sello restrictivo de “Pagado” en los comprobantes y documentos cancelados por Tesorería?

a) ¿Se coloca un sello fechador?

19. ¿Se deja constancia de las revisiones, aprobaciones y autorizaciones de los Comprobantes de Pago, mediante el estampe de las iniciales del firmante en los comprobantes y documentos?

20. ¿Se giran los cheques a la orden de los beneficiarios con el aditamento de no negociables?

21. ¿Son los talones de las chequeras?

a) Inicializados por los firmantes?

b) Guardados con la chequera?

22. ¿Se conservan los cheques anulados o mal redactados a fin de controlar la correlatividad numérica?

23. ¿Se expiden cheques cuyos beneficiarios son:

a) El Titular, Funcionarios o empleados (excepto por sueldos y jornales, gastos de viajes, reembolsos de cajas chicas o fondos fijos), bajo el concepto de que el efectivo será usado



para atenciones o gastos de la Municipalidad?

b) Cheques emitidos a un tercero que no es el verdadero beneficiario?

E) DESEMBOLSOS CON DINERO EN

EFECTIVO

1. ¿Cuáles son los fondos fijos y cajas chicas habilitados para realizar pagos en efectivo?. Describirlos al dorso, señalando los responsables de los mismos.

2. ¿Se han aprobado normas, directivas o instructivos específicos que rigen los procedimientos de utilización y montos por cada uno de tales fondos?Ajuntarnos una copia de tales instrumentos.

3. ¿Las normas o procedimientos antes indicados son en todo caso:

a) ¿Claros y precisos?

b) ¿Eficientes y no constituyen trabas o retrasos?

c) ¿Adecuados?

4. ¿Los montos de los fondos para pagos en efectivo son adecuados?a) ¿Se ajustan a la desvalorización del poder

adquisitivo de la moneda?

b) ¿Mediante que sistema?

5. ¿Se ha establecido una suma máxima o limite a pagar en efectivo por cada una los fondos para pagos en efectivo?

a) ¿Se ajusta a la inflación?

b) ¿Mediante que método?

c) Indicarnos los montos de topes de pagos por cada tipo de fondos.

6. ¿Se confunden o mezclan los ingresos de caja con los fondos fijos o de caja chica?

7. ¿Quiénes han sido designados para aprobar y autorizar los gastos de cada uno de los fondos para pagos en efectivo?



8. ¿Los comprobantes de gastos son autorizados?

a) ¿Antes de producirse el pago?

b) ¿Después de realizados los pagos?

c) ¿Por quien?

9. ¿Se revisan y verifican correctamente las liquidaciones y documentos sustentatorios, de los Comprobantes de Pago de los fondos para pagos en efectivo antes de efectuar su reembolso?

10. ¿Al realizase los reembolsos se deja constancia del pago en los comprobantes para evitar la duplicación de pagos?

a) ¿Se aplica el sello de “pagado”?

b) ¿Se coloca el sello fechador?

11. ¿Cuando se presentan gastos para ser reembolsados se acompañan los comprobantes justificatorios?

12. ¿Se usan los formularios denominados “Vales” para retirar transitoriamente y con cargo a rendir cuenta fondos para efectuar gastos en efectivo?

a.adecuadamente formalizados?

b.

c.números?

d.

e.su firma?

f.

g.rendición?

h.

13. ¿Se expiden los cheques de reembolso a la orden de los custodios de los fondos?

14. ¿Se les presenta a los firmantes de los cheques de los reembolsos de los fondos fijos, los



comprobantes justificatorios de los pagos realizados?

15. ¿Se cambian o canjean los cheques de las reposiciones de los fondos fijos e incluso cheques de terceros, por dinero en efectivo de los fondos para pagos en efectivo?En caso afirmativo:

a) ¿Se requiere autorización previa?

b) ¿Cómo se logra el reembolso de los mismos?

16. ¿Se realizan con los fondos para pagos en efectivo anticipos de sueldos o salarios?

17. ¿Se comprueban frecuentemente los fondos fijos mediante arqueos sorpresivos?

a) ¿Quién los efectúa?


18. Para realizar los pagos con los fondos en efectivo y fijos, se han establecido y definido por escrito los tipos de gastos que deben ser desembolsados?

F) MOVIMIENTO DE CUENTAS BANCARIAS

1. ¿Se ha implementado en la Municipalidad la utilización de libros de bancos específicos, fuera del auxiliar estándar para el control de los movimientos de sus cuentas bancarias?

2. ¿Son las cuentas bancarias conciliadas regularmente por la Municipalidad?

a) ¿Con que frecuencia?

b) ¿Quiénes efectúan las conciliaciones? Describir nombres y cargos.

c) Dejan constancia de haber realizado las conciliaciones dichas personas encargadas?

3. ¿Se revisan con frecuencia las conciliaciones bancarias?

a) ¿Quién realiza tales revisiones?

4. ¿Quién es el funcionario encargado de verificar las conciliaciones bancarias?

5. ¿Se usa un formulario especial para realizar las conciliaciones?



6. ¿Obtiene la persona que efectúa las conciliaciones, directamente del banco o de la correspondencia, los extractos bancarios y los cheques devueltos por el banco?

7. ¿Incluye el procedimiento administrativo de conciliación:

a) La comparación de todos los movimientos de un periodo, en base a extractos bancarios y los registros del libro de bancos u otro mecanismo de control contable?

b) La comparación de los saldos según libros de bancos o controles bancarios, con sus correspondientes cuentas divisionarias o específicas de control?

c) Comparación de los cheques con el libro de egresos en cuanto a número, fecha, beneficiario e importe?

d) Examen de las firmas y endosos?

e) Revisión de los cheques anulados?

f) Verificar los números y ordenamiento de los números y series de los cheques

g) Comparación de fechas e importes de los depósitos diarios, según caja ingresos con, los extractos bancarios?

h) Se investigan los cheques pendientes de cobro?

i) Verificación o compulsa de los ingresos versus depósitos.

8. ¿Se hace la comprobación de las transferencias entre bancos para determinar que han sido contabilizadas sin demora por los bancos y que fueron debidamente registrados?

9. ¿Los importes que no concilian y no usuales son investigados?

10. ¿Se tienen con frecuencia Notas de Cargo y Abono bancarios cuya fuente u origen no son claros o aguardan dudas?

11. ¿Se realizan cartas de reclamaciones a los bancos por movimientos indebidos e improcedentes en las


AUDITORIA AL


cuentas bancarias de la Municipalidad?

a) ¿Quién las realiza?

b) ¿Hay un seguimiento de las mismas?.

G) OTROS ASPECTOS

1. ¿Mantiene el área de Tesorería la custodia de cartas-fianza u otros valores de proveedores de bienes y servicios o terceros, con los que ha contratado para realizar pagos adelantados o a cuenta?

2. ¿Lleva Tesorería el control documentado permanente de las cartas-fianza de sus proveedores u otros valores?Por favor acompañarnos el formato.

3. ¿Se controlan los vencimientos de las cartas fianzas?

4. ¿Quién autoriza las devoluciones de las cartas fianzas vencidas y controla su conformidad porcentual respecto a las adquisiciones a las que están vinculadas?

5. ¿Cumplió el personal del área con las disposiciones específicas de la Directiva Anual de Tesorería 2009?

2mmm.

FIRMA Y SELLO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE

TOTAL: 119 PREGUNTAS





SUPERVISADO POR: J.A.S.T.DESARRO-

LLADO POR FECHA DESARROLLADO POR FECHA

R.V.R. 28 05 10

AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: SUB GERENCIA RECURSOS HUMANOSMarcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de observaciones o con documentos adicionales.

P R E G U N T A S

RESPUESTAS

NO SI N/AOBSERVACIONES, COMENTARIOS Y ACLARACIONES

1. ¿Ha establecido el Titular de la entidad por escrito las políticas y procedimientos necesarios para una apropiada adminis-tración de los recursos humanos, orientada a garantizar el necesario desarrollo profesional, eficiencia y vocación de servicio a la colectividad?

2. ¿Incluye el Manual de Organización y Funciones u otro documento similar una descripción completa y minuciosa de cada una de las tareas, funciones y los requisitos profesionales, técnicos y personales para ocupar un cargo?

3. ¿Ha verificado la Sub Gerencia de Recursos Humanos, el estricto cumplimiento de los requisitos profesionales, técnicos y personales establecidos en el Manual de Organización y Funciones con relación a cada cargo ocupado por el personal actual?Si es afirmativo, descríbanos cuando y como reportó los resultados al dorso.

4. ¿La incorporación del personal nombrado y contratado de carrera actualmente a la Municipalidad Provincial de Satipo, se realizó previo proceso de convocatoria, evaluación y selección?

5. ¿Obran en la Oficina de Recursos Humanos, los documentos, actas, evaluaciones y otros instrumentos que demuestren el cumplimiento de tales procesos de convocatoria, evaluación y selecciones del personal de carrera?

6. ¿Cuentan todos los trabajadores de





carrera con Resoluciones de Nombramiento o Contratos debidamente saneados y/o legalizados sin excepción?

7. ¿Cuentan todos los trabajadores de carrera con su files personales donde consten sus currículos documentados, fichas personales, fichas de evaluación de ingreso y de evaluaciones periódicas, comunicaciones, formación académica y profesional, Resoluciones de nombramiento o designación etc.?

8. ¿Presentó el personal de confianza sus currículos vitae documentados y obran en sus files personales sus documentos de designación y demás comunicaciones?

9. ¿En los tres últimos años se realizaron evaluaciones de rendimiento del personal, debidamente registrados en fichas, informes, actas u otros documentos formales?

10. ¿Si su respuesta es negativa: Por qué no se programan evaluaciones periódicas con la finalidad de establecer la competencia del personal?

11. ¿Dictaron el Titular y Gerencias Municipales en los tres últimos años, políticas, directivas y disposiciones específicas de evaluación del personal?Si su respuesta es positiva, indicarnos cuando y adjuntarnos la documentación respectiva

12. ¿Quién mantiene los files o legajos del personal de la Municipalidad Provincial de Satipo?

Están debidamente protegidos?

Quiénes tienen acceso a dichos documentos?

13. ¿Han aprobado e implementado la Sub Gerencia de Recursos Humanos, Planes, Programas, Objetivos y metas anuales en cuanto a capacitación, adiestramiento, perfeccionamiento y formación laboral del personal en los últimos dos años?

A quienes comprendieron tales Planes Anuales?. Por favor adjuntarnos una copia de los mismos.

Qué áreas de capacitación y adiestramiento se priorizaron?



Qué cantidad de personal asistió a los programas de capacitación?

14. ¿Han aprobado y establecido el Titular, Gerente Municipal, Sub Gerente de Recursos Humanos u otras dependencias, instructivos, directivas o políticas que incentiven, motiven y promuevan la capacitación permanente el personal?

15. ¿Participa el personal por su propia iniciativa en eventos de capacitación y adiestramiento respecto a los cargos que desempeñan?

16. ¿Los servidores que se capacitaron externa-mente, difundieron sus conocimientos adqui-ridos al interior de la Municipalidad?

17. ¿Dispone la Sub Gerencia de Recursos Humanos la rotación del personal de la entidad de manera periódica?

18. ¿Existen políticas o directivas de rotación y reubicación periódica del personal? Por favor adjuntarnos una copia fedateada de tales documentos

19. ¿Dichas rotaciones y/o reubicaciones responden a las necesidades de la Municipalidad y están debidamente justificadas?

20. ¿Existen reclamos respecto a rotaciones o desplazamientos injustificados del personal?

21. Implementó la Municipalidad el Reglamento Interno de Trabajo o documento similar, que incluya normas de disciplina, moralidad, valores y principios de comportamiento laboral, reglas de ingreso y salida, sanciones, etc. Para el personal de la entidad?Por favor acompañarnos una copia del mismo.

22. En caso no existiera el documento anterior: ¿Podría señalarnos cuales son las normas internas que se practican con relación a los asuntos en mención?Detallarlas al dorso o en documento aparte.



23. ¿Cuáles son los procedimientos y medidas de control de asistencia y permanencia en sus puestos del personal?Detallarlas al dorso por favor.

24. ¿Ha establecido el Titular junto con la Sub Gerencia de Recursos Humanos los principios y valores éticos, para regir la conducta del personal de la Municipalidad?

FIRMA Y SELLO DELFUNCIONAROIO RESPONSABLE







R.V.R. 28 05 10

AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: RENTAS-COBRANZAS E INGRESOS MUNICIPALES

Marcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de observaciones o con documentos adicionales.

P R E G U N T A S

RESPUESTAS

NO SI N.AOBSERVACIONES COMENTARIOS Y ACLARACIONES

A)

1. ¿Se hallan definidas las funciones, autoridad y responsabilidad conforme al Reglamento y el Manual de Organización y Funciones para todas las dependencias del Área de Rentas?

a) Indicarnos las Resoluciones Aprobatorias al dorso

b) ¿Son claras y precisas?

2. ¿Se encuentran claramente definidas las líneas de autoridad, responsabilidad y requisitos para acceder las Jefaturas de la Gerencia y Sub Gerencias del Área de Rentas?

3. ¿Se encuentran claramente separadas las funciones de:a) Emisión de Valores?

b) Cobranzas?

c) Registro contable?

d) Custodia de valores y documentos por cobrar?

e) Seguimiento de las cobranzas?.

f) Evaluación y calificación de deudas vencidas?

g) Gestión administrativa de cobros?





h) Gestión coactiva?

4. ¿Existen por escrito y aprobadas, políticas administrativas y operativas referentes al circuito de emisión de valores-cobranzas-ingresos a caja?

a) ¿Están claramente definidas y expresadas?.

5. ¿Existen políticas, manuales, reglamentos e instructivos debidamente aprobados y autorizados referentes a:

a) Otorgamiento de fraccionamientos especiales de deudas? Indicarnos cuales.

b) Procedimientos generales y específicos de cobranza administrativas, morosas, coactivas, etc.?

c) Anulaciones de valores y documentos por cobrar?

d) Quiebras y bajas de valores y documentos por cobrar?

Adjuntarnos copias de tales documentos

B)NAMIENTO Y OTRAS FACILIDADES DE PAGO:

1. ¿Actualmente, se tiene la política de conceder fraccionamientos y otras facilidades de pago a los contribuyentes de la Municipalidad?

2. ¿Cuáles procedimientos deben seguir los contribuyentes para obtener facilidades de fraccionamientos o aplazamientos de sus deudas con el Municipio?.Describirlos al dorso o adjuntarnos el respectivo Reglamento.

3. ¿Con respecto a la concesión de fraccionamientos u otras facilidades de pago a los deudores de la Municipalidad:

a) ¿Se estudian los antecedentes del deudor?

b) ¿Qué aprobaciones y autorizaciones se requieren?. Detallarlos al dorso.

c) Qué criterios, normas y políticas se siguen para el efecto?. Detallarlos al dorso.



d) ¿Se deja constancia escrita de las autorizaciones y aprobaciones?

i. En que formularios?. Adjuntar copia.

4. Los montos de las deudas, sus intereses moratorios y otros gastos administrativos implicados, son determinados y revisados antes de su fraccionamiento?

i Por quién?

ii Con qué frecuencia?.

iii Cómo es el proceso de determinación y en que políticas se basa?

5. ¿Es el sector de recaudación-rentas y cobranzas independiente de:

a) Contabilidad?

b) Tesorería?

c) Otras áreas recaudadoras?.

C)COBRAR EN EL AREA.

1. ¿Cuáles dependencias del área tienen facultad de emitir valores y documentos por cobrar, así como establecer los saldos mensuales o periódicos de los contribuyentes y deudores de la Municipalidad? Detallar al dorso.

2. ¿Existe un Reglamento o Directiva que rige los procedimientos de emisión de valores y documentos por cobrar?. Si la respuesta es positiva adjuntarnos una copia fedateada de dicho documento.

3. ¿Existen normas, directivas o instrucciones al respecto, que reglamenten los procedimientos, plazos y demás acciones para efectuar las cobranzas de tales adeudos?

a) ¿Son adecuadas, claras y precisas?

b) ¿Están expresadas por escrito?

4. ¿Se emiten valores, documentos por cobrar y comprobantes de pago regulados por la SUNAT, para toda deuda originada en el área?

5. ¿Se encuentran separadas las funciones de:

a) Emisión de Valores y documentos por



Cobrar?

b) Cobranzas y Recaudación en efectivo?

6. ¿Llevan los Valores y Documentos por Cobrar Códigos y numeración correlativa preimpresa?

7. ¿Cuáles son los criterios aplicados para la codificación y numeración de los documentos?

8. ¿Se controla el uso de la numeración correlativa en los sectores:

a) Contabilidad?

b) Cobranzas-recaudación?

c) Caja?

9. ¿Se envía a Contabilidad un resumen de los valores y documentos por cobrar emitidos diariamente y de las cobranzas de los mismos?. ¿O cuál es el mecanismo de aporte?. Describirlo al dorsoa) Con qué documento?

10. ¿Cuándo emite el área de Rentas: órdenes de pago, resoluciones de determinación y de multa?.

11. ¿Los Valores (Resoluciones de Determinación, Resoluciones de Multas y Órdenes de Pago) reúnen todos los requisitos formales y sustanciales requeridos por las normas específicas del Código Tributario?

12. ¿Los talonarios de los formatos de Valores y otros documentos por cobrar físicos si se hacen uso:

a) Son controlados?

b) Son adecuadamente custodiados los que están en blanco?

c) Quién los custodia?

13. ¿Qué otros documentos o valores por cobrar se emiten a los deudores, diferentes a los establecidos por el Código Tributario?.

14. ¿Cuáles son los criterios para el archivo y



custodia de los valores emitidos y que se hallan en cartera?.

D)Y DOCUMENTOS POR COBRAR.

1. ¿Existe una norma, método o procedimiento que rige la baja, anulación, quiebra, extinción o descargo definitivo sin pago, de los valores, cuentas y documentos por cobrar?

a) ¿Está por escrito?

b) ¿Es adecuado?

c) ¿Es claro y preciso?

2. ¿Qué Dependencias y Funcionarios tienen facultad para realizar la quiebra, anulación, castigo o descargo definitivo de los valores en responsabilidad del área de rentas?. Señalar al Dorso.

3. ¿En cuanto a las quiebras, anulaciones, castigos, extinciones o descargos definitivos de los valores, documentos y cuentas por cobrar, bajo responsabilidad de las oficinas del área de rentas y cobranzas:

a) ¿Quiénes comunican y deciden realizar tales acciones, lo hacen por escrito previamente?

b) Tales decisiones se fundan en políticas y directivas debidamente aprobadas por el Titular de la Municipalidad?

c) Se realizan notas u otros comprobantes que dan razón de dichos descargos?

d) ¿Se precisan y justifican las causas de los mismos?

e) ¿Cumplen un proceso de aprobación y autorización de los funcionarios designados para tal finalidad?

4. ¿Son las quiebras, anulaciones, castigos o descargos directos y definitivos:

a) Aprobadas por un funcionario independiente al área de recaudación, rentas y cobranzas?



b) Aprobadas y autorizadas de conformidad con los requisitos de procedimientos y formalidades correspondientes?

5. En caso de Amnistías Tributarias concedidas en el ejercicio de 2009.

a) ¿Cuáles políticas y criterios financieros fueron aplicados?

b) ¿Quién sustentó tales políticas ante el Gerente Municipal y el Titular?

c) ¿Cuáles estudios y análisis de las cuentas por cobrar sustentaron tales amnistías, en especial las rebajas de las multas y los intereses?

d) Cuál fue el tratamiento físico de los valores y documentos por cobrar, pagados por tales amnistías tributarias?

e) ¿Se realizaron evaluaciones de los resultados de las mismas?

f) Podría remitirnos una copia de las evaluaciones realizadas? adjuntarlas

g) Las amnistías tributarias obedecieron a una planificación y programación debidamente aprobados y autorizados?

E)VALORES, DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR.

1. ¿Cuál es el sistema de control analítico que realizan las oficinas del área de rentas por cada valor o documento por cobrar emitido?. Describirlo al dorso.

2. ¿Cada qué períodos de tiempo se emiten listados totalizados de valores, cuentas y documentos por cobrar en el área?

3. ¿Se realizan periódicamente las conciliaciones de saldos de los listados emitidos, por cada oficina del área, respecto a los controles contables correspondientes?

4. ¿Se efectúan comunicaciones a las oficinas de Contabilidad y Dirección Municipal dando razón de los resultados de dichas conciliaciones?



5. ¿Preparan los Oficinas responsables del área de rentas análisis y evaluaciones periódicos de:

a) Antigüedad de las deudas?

b) Saldos y cuentas vencidos y morosos?

c) Con que frecuencia se hacen estos análisis?

d) Quienes los practican?

e) ¿Cuál es la fecha de la última evaluación?

6. ¿A que dependencias se informan los resultados de tales evaluaciones y análisis?

7. ¿Controlan y verifican las oficinas responsables del área, las sumatorias de los listados analíticos de valores y cuentas por cobrar bajo su responsabilidad, respecto a la información contable:a) Los totales por cada Oficina respecto a sus

cuentas divisionarias específicas de control?

b) Los totales de los listados de todas las oficinas, respecto a la cuenta de Mayor Principal?

c) ¿Con que frecuencia?

d) ¿Quién lo hace?

e) ¿Qué documento se emite?

8. ¿Efectúan las oficinas competentes del área de recaudación-rentas-cobranzas, las comunica-ciones mensuales a la Oficina de Contabilidad, con respecto a los valores y cuentas por cobrar que no se hayan hecho efectivos, en cada mes, a efecto de reclasificarlos en cobranza dudosa? (Ref. Instructivo N° 03 de la C.P.N.).

9. ¿Se ha establecido y tiene en uso los porcentajes escalonados para el cálculo de la provisión de cobranza dudosa?

10. ¿Responde la escala porcentual antes referida a un estudio financiero del grado de morosidad de las cuentas por cobrar?

11. ¿Cuáles son los procedimientos administrativos empleados por las oficinas del área de rentas, para realizar las cobranzas y la recuperación de



las cuentas atrasadas, vencidas, morosos o de cobrabillidad dudosa? Describirlas al dorso.

12. ¿Cuáles son los criterios, calificaciones y procedimientos realizados previamente a los valores y documentos por cobrar, para trasladarlos a cobranza coactiva?. Especificarlas al dorso.

13. ¿Se conocen y aplican –en forma clara– las normas y procedimientos legales para recuperar los montos en cobranza coactiva?

a) ¿Quién se encarga de realizarlas?

14. ¿Se envían a los principales e importantes deudores resúmenes de sus saldos periódicos adeudados a la Municipalidad a modo de confirmación?


b) ¿Quien los confecciona, es una persona o sector responsable ajeno a las oficinas del área?

c) ¿Qué tratamiento se da a las diferencias en caso de confirmaciones negativas o no coincidentes?

15. ¿Las discrepancias informadas por los deudores, son investigadas y aclaradas por una persona responsable no relacionada con el manejo de los valores y cuentas por cobrar?


16. ¿Se cerciora el Gerente o Sub Gerente del área que las confirmaciones de saldos a los principales deudores les fueron enviados oportunamente?

a) ¿Mediante que sistema?

17. ¿Se efectuó el año 2009 alguna confirmación de saldos de los contribuyentes y demás deudores por funcionarios ajenos a los sectores de recaudación-rentas-cobranzas:

a) ¿Quién los hizo?


18. ¿Ejecutan los responsables del área de rentas



los procedimientos administrativos y coactivos dirigidos a realizar castigos directos e indirectos de los valores y cuentas por cobrar?

19. ¿Se gestionan las autorizaciones mediante Resoluciones del Titular de la Municipalidad, para los castigos definitivos de las cuentas consideradas incobrables?

20. ¿Se lleva un control posterior sobre dichas cuentas incobrables?


b) ¿Con que periodicidad?

21. ¿Qué documentos o registros de control se utilizan para mantener información permanente de los valores o documentos por cobrar bajo custodia de cada oficina responsable del área de rentas?

22. ¿Se efectúan a los responsables de la custodia de los valores y documentos por cobrar arqueos periódicos de los documentos bajo su cargo?


b) ¿Deja constancia escrita?

c) ¿Podría proporcionarnos una copia de los arqueos en mención?

23. ¿Se practican arqueos por parte de terceros ajenos a la custodia?


b) ¿Con que periodicidad?

c) ¿Hay constancia escrita?

24. ¿Son adecuadas las medidas de protección y seguridad física contra robo o incendio de los valores y documentos por cobrar?

25. ¿Qué documentos o registros de utilizan para controlar las salidas y transferencias de valores y documentos por cobrar, entre las oficinas del área de recaudación-rentas -cobranzas?

a) ¿Quién los confecciona?

26. ¿Quiénes tienen acceso al sistema de control



computarizado de los valores y documentos por cobrar? Detallar al dorso.

27. ¿Pueden afectarse o castigarse directamente en otras áreas o jefaturas, los saldos por cobrar sin previa cancelación?

28. ¿Qué métodos o medidas de protección se han adoptado respecto al acceso al sistema computarizado de los valores y cuentas por cobrar?. Detallarlos al dorso o adjuntarnos.

29. Lleva el área de recaudación-rentas-cobranzas, controles estadísticos mensuales de la ejecución de los ingresos a su cargo, por cada línea o tipo de actividad?.

30. En la actualidad los ingresos por recaudación de tributos y otros a cargo del área, superaron las expectativas o previsiones establecidas?.

FIRMA Y SELLO FUNCIONARIO RESPONSABLE

TOTAL: 59 PREGUNTAS







R.V.R. 28 05 10

AREA O DEDEPENDENCIA EVALUADA: LOGÍSTICA – ALMACENES – EXISTENCIAS

Marcar con un aspa (x), si es afirmativo, negativo o no aplicable; aclarar lo que considere necesario en la columna de observaciones, al dorso o con documentos adicionales adjuntos.

P R E G U N T A S

RESPUESTAS

NO SI N.AOBSERVACIONES. COMENTARIOS Y ACLARACIONES

A) ORGANIZACIÓN Y

NORMATIVIDAD.

1. ¿El Manual de Organización y Funciones que rige para el área de Logística:

a) ¿Está actualizado conforme a las condiciones orgánicas actuales?

b) ¿Es claro y preciso?

2. ¿Se encuentran claramente definidas las líneas de autoridad y responsabilidad de:

a) La Sub Gerencia de Logística?

b) Los Jefes de sus Unidades Orgánicas?

3. ¿Se encuentran claramente separadas las funciones de:

a) Emisión de Ordenes de Compra y Servicios?

b) Recepción?

c) Almacenamiento y custodia?

d) Registro contable?.

e) Aprobación y autorización de las adquisiciones de bienes y servicios?





4. ¿Existen políticas, reglamentos o normas administrativas internas, que rijan los procedimientos del circuito de emisión de órdenes de compra y servicios-control de recepciones-almacenamiento-pago de los abastecimientos?

a) ¿Están claramente expresadas?.

b) ¿Nos acompañaría una copia de las mismas?

5. ¿Se aprobaron políticas, directivas o normas administrativas internas con relación a la aplicación de los criterios de economía y austeridad en la compra de bienes y contratación de servicios?

6. ¿Cuáles son específicamente las Oficinas que realizan los abastecimientos de bienes y servicios en la Municipalidad? (Jefaturas y Unidades Orgánicas, detallarlas al dorso)

a) ¿Dichas operaciones están centralizadas?

b) ¿En caso contrario, existen motivos que justifiquen la descentralización de la función de compras?

B) SISTEMA DE

ADQUISICIONES

1. Se usan técnicas que permitan determinar si las adquisiciones presentan una relación apropiada que implica adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiados, y al menor costo posible?¿Nos podría detallar al dorso tales técnicas?

2. ¿Se realizan las compras únicamente a base de Órdenes de Compra o de Servicios firmadas por funcionarios autorizados?

3. ¿Son las cantidades que se ordenan en cada ocasión determinadas en base a métodos cuantitativos adecuados y programaciones rigurosas concordantes con el Plan Anual de Adquisiciones?

4. ¿Son establecidos en forma apropiada los momentos o fechas en los que se realizarán las ordenes por métodos



definidos ?

5. ¿Se mantiene información actualizada y estadísticas de precios en forma permanente que permitan detectar los momentos oportunos de compra?

a) Por favor adjuntarnos una copia de tres meses como muestra.

6. ¿En cuanto a las cotizaciones de precios: a) ¿Se mantiene un registro de

cotizaciones recibidas y evaluadas?

b) ¿Se exigen explicaciones por escrito en aquellos casos en que las compras fueron realizadas a quien no ofreció la cotización más baja?

7. ¿Para cursar las cotizaciones a los proveedores de bienes y servicios en adquisiciones en las modalidades de adjudicación directa sin publicación y de menor cuantía, se tienen en consideración:

a) A Proveedores oficialmente inscritos?

b) Antecedentes de los proveedores?

c) Calidad de los productos y servicios?

d) Precios económicos?

e) Condiciones de venta especiales?

f) Plazo de entrega?.

g) Forma de Pago?.

h) Descuento o bonificaciones especiales?.

8. ¿En todos los casos, de los actos de calificación y selección de los postores ganadores de los procesos de adquisición, se dejan constancias por escrito de:

a) Los criterios técnicos, legales y administrativos aplicados en la selección?

b) Justificaciones objetivas y validas de las adjudicaciones?

c) En que registros y documentos se anotan tales decisiones?



9. ¿Qué medios de transporte se utilizan para los bienes adquiridos?

a) ¿Por transporte propio?

b) Por transporte de terceros?

10. ¿En el transporte de los bienes por servicios de terceros se tiene en cuenta:

a) Seguridad?

b) Velocidad?

c) Costo?

d) Forma de Pago de los servicios?.

11. ¿Existen políticas de seguros adecuada para los bienes en tránsito, especialmente los traslados de volúmenes o cantidades importantes?

C) EMISIÓN DE ORDENES DE COMPRA.

1. ¿Se preparan Órdenes de Compra o de Servicios para todos los abastecimientos?

a) Indique en que casos no se hace.

2. ¿Se incluyen en las Ordenes de Compra o de Servicios:

a) Descripción detallada de los artículos y servicios, o sus especificaciones técnicas, físicas y de calidad?

b) Los precios de los artículos o servicios?

c) Las cantidades?

d) Plazos de entrega?

e) Condiciones de pago?

3. ¿Quiénes son los funcionarios que aprueban y autorizan las Órdenes de Compra para los abastecimientos de bienes y servicios?

4. ¿Son todas las Ordenes de Compra y de Servicios:



a) Selladas?

b) Prenumeradas?

c) Revisadas en todos sus detalles y controles de calidad antes de su remisión?

5. ¿Cuántas copias se preparan de las Órdenes de Compra y de Servicios?

6. ¿Se trasladan o distribuyen copias de las Ordenes de Compra y de Servicios a:

a) Contabilidad?

b) Planificación-Control Presupuestal?.

c) Recepción?

d) Almacenes?

e) Gerencia de Administración y Finanzas

f) Gerencial Municipal?.

g) Otras Oficinas, cuales?

7. ¿Se realiza en el área de abastecimientos un control registral o en sistema computarizado del orden numérico y cronológico de las Órdenes de abastecimientos emitidas por el área?

8. ¿Efectúan controles independientes del orden numérico y cronológico de las Ordenes de compra, las dependencias de:

a) Contabilidad?.

b) Recepción?

c) Almacenes?

d) Otras oficinas o dependencias?.

D) REVISIÓN DE LOS ABASTECIMIENTOS.

1.boletas de venta de los proveedores, contrastados con los de las ordenes compras o servicios, por un funcionario ajeno al de



abastecimientos?

a) ¿Quién lo hace?.

b) ¿Con que frecuencia?.

2. ¿Si se requieren aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad u otras situaciones especiales?

a) ¿Quién realiza las autorizaciones?


c) ¿Qué controles se realizan a este respecto.

E) SEGUIMIENTO DE LAS ADQUISICIONES.

1. ¿Cuál es el tratamiento administrativo de las Órdenes de Compra y de los Servicios que no fueron atendidos, o fueron atendidos en parte? Explicarnos al dorso, o aparte.

2. ¿Aseguran los procedimientos y normas vigentes adoptados en la Municipalidad:

a) Un adecuado seguimiento de las compras?

b) Un sistema de reclamos a proveedores?

c) Una información periódica de las Ordenes de Compra y de servicios no cumplidas?

3. ¿Ha implementado el área de abastecimientos, un sistema de control, información y archivos adecuados que den cuenta de:

a) Registros documentados de los proveedores?

b) Registro de Invitaciones

c) Registro de Ordenes de Compra emitidas

d) Informes de recepción de bienes?

e) Registro de cotizaciones recibidas?.



f) Listados de precios actualizados y permanentemente ajustados? .

g) Informes de conformidad de los servicios.

F) ACERCA DEL PERSONAL DE ABASTECIMIENTOS.

1. ¿Cuáles son los períodos de permanencia de los actuales funcionarios y empleados del área de abastecimientos?. Detallarlos al dorso.

2. ¿Existen políticas adecuadas de rotación del personal del área de abastecimientos?

a) Dentro del mismo departamento?

b) Por otros sectores de la organización?.

3. ¿Se tiene información de algunas quejas, denuncias o comunicaciones acerca de los funcionarios y empleados de abastecimientos, respecto a incumplimientos, transgresiones y conflictos?

4. ¿Cumple el personal asignado al área con los requisitos profesionales y técnicos establecidos en el Manual de Organización y Funciones?

G) RECEPCIÓN DE BIENES ADQUIRIDOS.

1. ¿Qué dependencia realiza la recepción de los bienes adquiridos por la Municipalidad?

2. ¿Existen normas y procedimientos de recepción?

a) ¿Son claros y precisos?

b) ¿Están por escrito?

c) ¿Son adecuados?

3. ¿Ha establecido el área de abastecimientos, ambientes o lugares exclusivos como puntos centrales de recepción?

4. ¿Es necesario que todos los bienes, materiales y suministros incluidos para obras que se reciben, sean verificados en su recepción?.

5. ¿Están las funciones de Recepción separadas



de los sectores:

a) Almacenes?

b) Contabilidad (control de existencias). c) Oficina de Abastecimientos?

6. ¿Se verifican rigurosamente los pesos, cantidades, volúmenes y unidades de los artículos recibidos?

7. ¿Se usan balanzas y demás instrumentos para la verificación física de los productos que ingresan a la Municipalidad?

8. ¿Se emiten inmediatamente a la Recepción los datos que dan conformidad de las recepciones en las Guías de Internamiento?

9. ¿Se indica en las mismas Guías la existencia de faltantes o sobrantes físicos?

10. ¿Cuántas copias se preparan y como se distribuyen?.

11. ¿Se controla la correlatividad de las mismas en los sectores:

a) Contabilidad?

b) Oficina de Abastecimientos?

c) Almacenes?.

12. ¿Se lleva un registro especial de los materiales recepcionados?.

13. ¿Qué medidas o normas se utilizan para revisar, inspeccionar, controlar o hacer pruebas en cuanto a las especificaciones y calidad de los productos recibidos?

14. ¿Se controlan en cuanto a los productos:

a) Calidad?

b) Cantidad?

15. ¿El tipo de control es:

a) Total?

b) Parcial?



c) Selectivo?

16. ¿Se deja constancia del control de calidad en:

a) La Guía de Internamiento?

b) Otro formulario ad hoc?

17. ¿En el caso de existir un formulario de Control de Calidad se halla:

a) Prenumerado?

b) Autorizado?

c) ¿Quiénes reciben sus copias?.

18. ¿Son informadas de inmediato las dependencias de Contabilidad y Abastecimientos acerca de faltantes y deficiencias de la calidad?

19. ¿Se implementaron controles efectivos sobre las entregas parciales o en partes sobre una Orden de Compra?

a) ¿Qué tipo de controles son?.

20 ¿Qué controles se practican sobre las Ordenes de Compra no atendidas?

H) DEVOLUCIONES DE COMPRAS.

1. ¿Son las devoluciones a proveedores:

a) Debidamente autorizadas?

b) Por quién?.

2. ¿Cuáles son las causales para que se disponen devoluciones de bienes a los proveedores? Señalarla al dorso por favor.

3. ¿Cuál es el documento que da constancia de la devolución y entrega física de los productos remitidos por los proveedores?.

4. ¿Es informada la Oficina de Contabilidad de las devoluciones?.

a) ¿Mediante que comunicación o procedimiento?



I) CONTROL DE LOS SERVICIOS.

1.adquiridos por la Municipalidad?

2.contratos de prestación de servicios?

3.autorizan los contratos de servicios?. Detallarlos al dorso.

4.y autorizar los pagos de los servicios contratados? Señalarlos al dorso.

5.específica para los procedimientos de contratación de personal en la modalidad de SNP?

6.servicios prestados a la Municipalidad?

7.

J) ALMACENAMIENTO

1. ¿Dónde están situados los almacenes de bienes adquiridos por la Municipalidad?

2. ¿Cuáles son las principales líneas de productos de los inventarios de los almacenes?

3. ¿Ingresan todos los bienes adquiridos por la Municipalidad, físicamente a través del almacén?

4. Existen normas y procedimientos para el manejo del almacenamiento y la custodia de los bienes?

a) ¿Son claros y precisos?

b) ¿Son adecuados?

c) ¿Están por escrito?

5. ¿Están las existencias bajo el control de un



encargado responsable?

a) ¿Quién es?

b) ¿De quien depende?

6. ¿Existe protección adecuada del almacén?

a) Alambrados o cercos?

b) Servicio de vigilancia?

c) Seguridad contra salidas o ingresos de materiales no autorizados?

d) Seguridad contra incendio?

e) Protección contra robos?

7. Son los bienes almacenados:a) ¿Fácilmente localizados?

b) ¿Perfectamente identificados?

c) ¿Catálogolizados o codificados?

d) ¿Fácilmente manipulados?

8. ¿En el caso de bienes especiales, o de alto valor pecuniario, están los mismos debidamente protegidos y custodiados?a) De que manera?.

9. Toda salida de almacenes se hace mediante el formulario denominado PECOSA?a) ¿En cuantas copias se emite y cómo se

distribuyen?

b) ¿Quiénes deben autorizar las PECOSAS que atiende el almacén?

c) ¿Están prenumeradas las PECOSAS?.

d) ¿Están firmadas por Los empleados quienes retiran los materiales?

10. ¿Qué medida o normas existen para evitar la salida, sin la correspondiente autorización?



11. ¿Existen bienes destinados a las obras que no ingresan físicamente a los almacenes?

12. En caso de respuesta afirmativa a la pregunta anterior. ¿Cuáles procedimientos de verificación y control se aplican para dichos bienes?

13. Se controla que todos los documentos que dan cuenta de las entradas y salidas de bienes del almacén, son anotados en los controles visibles?

a) Quién realiza dicha labor?

14. ¿En cuanto a los Controles Visibles de Almacéna) ¿Quién los lleva?

b) ¿Están actualizados?

c) ¿Son únicamente de unidades físicas?

d) ¿Se controla la correlatividad de los documentos de entradas y salidas de productos?

15. ¿Se mantiene un adecuado control sobre:a) Residuos, descartes, mermas y

desperdicios en los almacenes?

i Quién lo hace?.

ii En que consiste?

16. ¿Están asegurados las existencias de la Municipalidad contra posibles percances o siniestros que podrían afectarlos (robos, asaltos, destrucciones, terrorismo etc.?.

K) INVENTARIOS FISICOS DE LAS EXISTENCIAS.

1. ¿Se realizan recuentos físicos de todas las existencias por lo menos dos veces al año?.

a) ¿En qué fechas se efectúan los recuentos físicos?

2. ¿Quiénes o que órganos realizan los



inventarios físicos de las existencias almacenadas de la Municipalidad?

3. ¿Son los empleados que efectúan los inventarios físicos independientes de aquellos que tienen a cargo los Registros de Existencia o de Almacenes?

4. ¿Regularmente los empleados que efectúan los inventarios físicos:a) Son instruidos adecuadamente con

normas, reglas e instructivos precisos?

b) Son entrenados?.

c) Son Supervisados, por quien?

5. ¿Se emplean tarjetas, formularios o sistemas computarizados para realizar los inventarios físicos?a) ¿Están prenumerados?

b) ¿Constan de diferentes secciones o cuerpos?

c) ¿Se controla la secuencia numérica?

6. ¿Se toman medidas para efectuar un corte adecuado y exacto de las existencias a fecha de los inventarios de los bienes en almacén?

7. Se comparan los listados o tarjetas de inventarios físicos con los saldos según controles visibles de almacén?.

8. En caso de diferencias de investigan las causas o se aclaran oportunamente las mismas?.

9. ¿Existen instrucciones escritas adecuadas para practicar los inventarios físicos?

10. ¿Dichas instrucciones contienen:

a) Las tareas y acciones de recuento de manera clara y precisa?.

b) Objetivos que se persiguen?.

c) Responsabilidad sobre el cumplimiento de los mismos?

d) Fecha y hora de iniciación?.

e) Nómina de participantes y la función a



cumplir?.

f) Plano del lugar a inventariar dividido por:

f´) Áreas?

f´´) Sectores?

f´´´) Bienes?

g) Los procedimientos o normas a seguir en las verificaciones determinan realizar:

g´) Primer recuento?

g´´) Segundo recuento?.

g´´´) Aclaración de las diferencias entre

el primer y segundo recuento?.

h) Controles a realizarse durante el inventario?

i) Los procedimientos de control sobre el total de tarjetas o formatos de listas emitidos, utilizados, anulados y no usados?.

j) Reportes finales que se emitirán al final de las comprobaciones físicas?

11.- ¿Quién supervisa el cumplimiento de las instrucciones?

12.- ¿El segundo recuento lo efectúa un equipo diferente del que realizó el primero?

13.- ¿Se aseguran de que todos los productos fueron contados?.

14.- ¿Se investigan cuidadosamente los sobrantes y faltantes significativos?

15.¿Son confrontados los totales valorizados de los inventarios físicos, con las respectivas cuentas divisionarias contables?.

16. Se practican inventarios físicos de los bienes trasladados a obras a la fecha de verificaciones?



FIRMA Y SELLO DELFUNCIONARIO RESPONSABLE

TOTAL: 97 PREGUNTAS


Documents

Cuestionarios de Cont. Interno - Ee.ff - 2009