Embed Size (px)
Citation preview
E-arved ja EDI maailmas
Mati Maasik
Sagadi, 2015
Täna kavas
• Telemast
• E-arved
• EDI tarneahelas
• E-arvete/EDI projektidest
2
•Elektrooniline andmevahetus (EDI) - on struktrueeritud elektroonsete dokumentide vahetamine ühest ettevõtte majandustarkvarast teise ettevõtte majandustarkvarra •EDI sõnum koosneb erinevatest
standardiseeritud ja struktureeritud segmentidest, mis on üheselt masinloetavad ja masintöödeldavad
3
Mis on EDI?
3
Masinloetav e-arve, XML
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <E-Document> <Header> <DateIssued>2012-08-17T17:11:26</DateIssued> <Charset>UTF-8</Charset> <Channel>WEB</Channel> <SenderID>LEIBUR</SenderID> <ReceiverID>KASSISABA</ReceiverID> </Header> <Document> <DocumentType>INVOICE</DocumentType> <DocumentFunction>ORIGINAL</DocumentFunction> <DocumentParties> <BuyerParty context="partner"> <Name>KASSISABA POOD</Name>
<RegNum>10000002</RegNum> <VATRegNum>EE100200300</VATRegNum>
4
Elektrooniline andmevahetus – EDI (Electronic Data Interchange)
5
Telema väärtuspakkumine
Me teeme teie tarneahelad efektiivsemaks,
asendades paberdokumendid e-dokumentidega.
Telema on EDI operaator 6
Miks kasutada EDI operaatorit?
7
Dokumentide transport
Adresseerimine
Valideerimine
Turvakontroll
Kasutajaõigused
Ajalogid
Dokumentide töötlemine
(konverteerimine)
Formaatide konverteerimine
Eraldamine, konsolideerimine
Täiendamine (puuduva info
lisamine)
Kopeerimine, arhiveerimine
Võrdlemine teise dokumendiga
Infrastruktuuri töös hoidmine
Süsteemi arendamine
Serverimajutus
Andmevahetuskanali haldamine
Dokumendiliikluse jälgimine
Ettevõtete võrgustiku
haldamine ja uuendamine
Uute partnerite integreerimine
Juhendamine, testimine
Formaadi muudatuste haldamine
Andmevahetuskanali muudatuste haldamine
Seadusandlusest tulenevate muudatuste
haldamine
EDI operaatori roll
8
Telema AS filialas Lietuvoje Konstitucijos pr. 26, LT08105
Vilnius, LIETUVA Tel +370 6 826 4567
Telema AS Latvijas Filiale
Katlakalna 11c, LV-1073
Riga, LATVIJA Tel +371 67 930 031
Telema AS Kristiina 15, 10131
Tallinn, EESTI Tel +372 651 0650
Koduturg – EST, LAT, LIT
1000+ EDI klienti
35 000 EDI dokumenti päevas
12 000 000 EDI dokumenti aastas
70 000 linki
3 600 kauplust, 1100 tarnijat
35 töötajat
15 aastat kogemust
Telema numbrites, 2015
9
Mõned Telema kliendid
10
e-Arved
11
Ostuarvetest
Ostuarvete võimalikud saabumisvormid saab jagada kolmeks:
1. EDI arve ehk päris e-arve
2. PDF formaadis arved meilile 3. Paberarved
12
Ostuarvete automatiseerimisest
• Rahvusvaheliste uuringute kohaselt:
– ütleb 97% finantsjuhtidest, et nad eelistavad elektroonilisi arveid postiga saabuvatele arvetele
– kulude vähendamisega samal ajal on paranenud kontroll, kvaliteet ning suhted hankijatega
13
E-arved maailmas
14
E-arved – mahud ja potentsiaal • Aastas liigub maailmas 500 miljardit,
Euroopas 35 miljardit arvet
• Alla 10% neist on elektroonilised—40 miljardit e-arvet (Euroopas 20%)
• Asendades Euroopa paberarved e-arvetega, oleks võimalik
– vabastada üle 500 miljoni euro käibekapitali, kui ostuarveid käsitletaks elektrooniliselt (protsess kiireneks)
– säästa 14 miljonit puud aastas
– kulusid kokku hoida kuni 18 mlrd eurot aastas
15
Ostuarvete automatiseerimine—miks?
• Ühe paberarve käsitluskulud €35?
• 30% tööajast kulub andmete otsimise peale?
• Aega nõuab:
– Arvete sortimine osakondade kaupa
– Arvete kopeerimine ja võrdlemine tellimustega
– Konteeringu üle otsustamine
– Kinnitusring
16
Ostuarvete automatiseerimine—miks?
• Hilinevad maksed - viivised
• Maksevead
• Pahased tarnijad
• Vähene kontroll
17
Kasu ostuarvete automatiseerimisest I
Kasu sekretärile:
•väheneb mõttetu töö (sissetulevate kirjade registreerimine paberil või Excelis)
•dokumentidest on parem ülevaade
•väheneb töö (nende arvete puhul, mis tulevad e-arvena või meilile).
18
Kasu ostuarvete automatiseerimisest II
Kasu raamatupidajale:
• kiirem arvete ülesleidmine
• lihtsam suhelda hankijatega
• arvete kiirem kohalejõudmine
• lihtsam tasuda õigeaegselt
Kasu pearaamatupidajale:
• vabaneb aega tegeleda millegi mõistlikumaga
• paraneb finantsaruannete õigsus ja ajakohasus
19
Kasu ostuarvete automatiseerimisest III
Kasu firmajuhile:
•vähenevad kulud (paberikäsitlus, arhiivindus, otsimine)
•suureneb sisekontroll (kes millal mida täpselt aktseptis)
•vähenevad viivistrahvid vigade või ajakulu tõttu
•paranevad suhted hankijatega (alati on teada, mis toimub)
•võimalik on kaugtöö (nt aktseptimine reisil olles) 20
Ostuarvete tüübid • Tüüpide kaupa on aga mõistlik eristada:
– Kuluarved
– Kaubaarved
21
Töövood paberarvega*
© Hammer 2010
5 minutit aruteluks –kui palju iga samm ja kui palju kokku aega kulub?
* paberarved, tavaline kinnitusring, tavaline arhiiv
23
Töövood digiteerimise* korral
© Hammer 2010
* e-kinnitusring + e-arhiiv
24
Töövood EDI arvete puhul*
© Hammer 2010
See on KUUEKORDNE ajasääst!
* e-arved + e-kinnitusring + e-arhiiv
25
Tasuvusanalüüs e-arvetele
• Kokkuhoid 60-80% võrreldes paberarvete käsitlusega*
• Tasuvusaeg 0,5-1,5 aastat*
*Allikas: E-invoicing/ E-billing 2014 Report by Bruno Koch
26
EDI tarneahelas
27
E-dokumentide pere
28
29
Kolm voogu tarneahelas
30
Dokumentide “pere”
Tellimus
Arve
Ettevõte A Ettevõte B
Ost Müük
Ostust Maksmiseni (Purchase to Pay)
Ost Müük
Saateleht
Vastuvõtukinnitus
(väike osa sellest)
31
Dokumenditüübid
32
Dokumendid tarneahelas EDI kujule • Tegevuskulude vähendamine
EDI asendab pabertehingud elektroonilistega, hoides kokku aega, vähendades äritehingute kulusid ning võimaldades dokumentide automaatset töötlust.
• Vähendab vigu ja suurendab äriinfo täpsust EDI juurutamisega seoses pole enam vaja andmete mitmekordset sisestamist, mistõttu väheneb inimlike vigade risk. Iga andmesisestus on vigade potentsiaalseks allikaks.
33
Dokumendid tarneahelas EDI kujule • Varude kontroll
EDI aitab ettevõtetel otseselt ja kaudselt varude üle kontrolli saavutada. Täpne info viib paremate juhtimisotsusteni, mis puudutavad laovarude jääke, sisseostu ning käitlemist. Vähenevad tarneaugud.
• Veokorraldus EDI parandab teenuste ja kaupade tarnelogistikat, vähendades tellimise ja tarnimise aega ning suurendab eesmärkide saavutamise tõenäosust.
34
Dokumendid tarneahelas EDI kujule
• Turunduslik konkurentsivõime EDI abil saavad ostjad ja kliendid kiiremini tootekirjeldusi, hindu ning saadavust kontrollida
• Parem kvaliteedikontroll Kvaliteedikontroll on saamaks võtmetähtsusega asjaoluks. Mitmed suured ostjad nõuavad tarnijatelt teatud teenindustasemetele vastavust. EDIga on neil võimalik seda pidevalt jälgida. Tarnijatel on rohkem infot, varusid juhitakse paremini, raiskamine on minimeeritud. Kiire ja täpne kommunikatsioon viib parema juhtimiseni.
35
• Reeglina saab ühte teiste arvelt.
• Kulude vähendamine viib tihtipeale ajakulu suurenemisele ja/või kvaliteedi halvenemisele.
• EDI on erand!
– EDI kiirendab paljusid äritoiminguid, vähendades samal ajal kulusid.
– Ebavajalikke viivitusi vähendades on parema toote tootmiseks ja klientide paremaks teenindamiseks rohkem aega.
Kiirus
Kulu Kvaliteet
36
TELE
MA
TELE
MA
TELE
MA
Dokumendivahetuse näited
SELL
ER
BU
YER
(sho
ps o
r DC
)
ORDER
INVOICE
RECADV
APERAK
SLSRPT
SELL
ER
BU
YER
(sho
ps)
ORDER
INVOICE
RECADV
BU
YER
sho
ps
ORDER
INVOICE
SELL
ER
BUYER DC
37
TELE
MA
SELL
ER
BU
YER
(sho
ps o
r DC
)
ORDER (email)
NORDNET
TELE
MA
SELL
ER B
UY
ER
(sho
ps)
ORDER
DESADV/INVOICE
TELE
MA
SELL
ER B
UY
ER
(sho
ps)
ORDER
DESADV/INVOICE
Dokumendivahetuse näited
38
• Kiirem dokumentide töötlemine • Vigade vähenemine andmete
sisestusel • Rahulolevad koostööpartnerid • Tarnekindluse suurenemine • Tarneaja lühenemine • Sujuv logistika • Kulude kokkuhoid
Miks EDI?
39
EDI kokkuvõte • EDI säästab aega ja raha tarneahelas
• EDI kasutuselevõtmisel arvesta sellega, et lisaks tehnilistele küsimustele tuleb lahendada ärilised—kuidas seostub projekt ettevõtte muude protessidega ja kuidas kaasata äripartnerid
• Arve on vaid üks dokumendipere liige, tarneahelas liiguvad ka sõsardokumendid—tellimused, tarnekorraldused, saatelehed vastuvõtukinnitused, jne
• EDI on üks lahe asi
40
E-arved ja EDI— miks siis kõigil juba pole?
41
Äriline keerukus – planeeri ja juhi projekti • Küsimus pole ainult tehnilises keerukuses
– (eraldi teema)
• Peamised läbikukkumiste põhjused
– Mitte arvestamine teiste ettevõtte protsessidega
– Puudulik projektijuhtimine
– Liiga tehniline fookus (tegelikult on tähtsam protsessi automatiseerimine ja äripartnerite kaasamine!)
42
E-arvete projekti õppetunnid Euroopast*
• Tippjuhtkond peab projektist teadlik olema ja seda toetama
• Projektil peab olema üks ja väga aktiivne “omanik”
43
*E-invoicing/E-billing in Europe— Taking the next step towards automated
and optimized processes (Bruno Koch—Billentis 2009)
43
E-arvete projekti õppetunnid Euroopast
• Vajalik on kolme aasta strateegia, aga viige see ellu samm-sammult (hea on kiire võit pilootprojektiga)
• Planeerige suurepärane sise- ja väliskommunikatsioon
44
E-arvete projektide õppetunnid Euroopast
• Olge realistlik oma äripartnerite IT võimekuse suhtes saata, võtta vastu ning arhiveerida e-dokumente—see on reeglina oluliselt madalam kui ootate
• Ärge leiutage ega arendage lahendusi, mida teised ettevõtted juba ammu kasutavad
45
E-arvete projektide õppetunnid Euroopast
• Planeerige plaani elluviimise ning äripartnerite kaasamise strateegia
46
Tango tantsimiseks on vaja kahte...
... ja kahte on vaja ka
e-arvete vahetamiseks
47
Kuldsed sõnad e-arvete juurutamisest
• Kuigi maailmas on palju innovatiivseid inimesi, muudab enamus inimesi oma käitumist vaid surve all.
• See seletab ka seda, miks üks kena lahke viisakas kutse oma äripartneritele hakata kasutama e-arveid ei pruugi viia tulemusteni.
B. Koch 2013 report
48
Kokkuvõtteks
• E-arvete projekt on väga tasuv (tasuvusaeg 0.5-1.5 a)
• E-arvete projekt ei ole lihtne
• Projekti juhtimisel pea meeles:
– Äriprotsesside muutus, mitte ainult tehniline muutus
– Projekti elluviimise plaan ja äripartnerite kaasamine
49
50
