บนทกยอเรอง เขยนเฉพาะประเดนส าคญทยอเรองจากตนเรอง เพอใหผบงคบบญชาสงงานโดยไมผด

บนทกรายงาน รายงานใหทราบในเรองทไดปฏบตหรอประสบเหตมา

บนทกความเหน เสนอความคดเหนของเจาหนาท เพอประกอบการพจารณาของผบงคบบญชา

บนทกสงการ คอขอความทผบงคบบญชาสงการไปยงผใตบงคบบญชา บนทกตดตอ คอขอความทตดตอประสานงานภายในระหวางหนวยงาน บนทกขออนมต เสนอเรองใหผบงคบบญชาพจารณาใหความเหนชอบ เพอน าไปปฏบต

1. ชอสวนงาน 2. ท (ใสรหสยอของหนวยงานภายในองคกร) 3. วนท 4. ชอเรอง 5. สาระส าคญของเรอง - เรองเดม - ขอเทจจรง - ขอกฎหมาย - ขอพจารณา - ขอเสนอ 6. ชอผลงนามในบนทก หมายเหต กรณบนทกไปถง ปลดกระทรวงคมนาคมจะตองไมใสหวขอ ขอเสนอ

1. ท + ชอสวนราชการเจาของหนงสอ 2. วน เดอน ป 3. เรอง : ใชประโยคหรอวลใหสนทสดแตไดใจความ 4. ค าขนตน : ใสชอและต าแหนงของผรบพรอมยศ (ถาม) สวนน า 5. อางถง (ถาม) : เฉพาะหนงสอทตดตอกนฉบบลาสด โดยลงชอสวนราชการ เลขทหนงสอ และวน เดอน ป 6. สงทสงมาดวย (ถาม) : ใสชอของเอกสารพรอมจ านวน 7. สาระส าคญของเรองหรอขอความ เนอหา เหต ผล (ความประสงค) สรปความ 8. ค าลงทาย : ตามฐานะของผรบ 9. การลงชอผลงนามในหนงสอ สวนทาย 10.สวนงานเจาของเรอง 11.หมายเลขโทรศพทหรอโทรสาร

ตองร ท าบนทกเพออะไร (ทราบ/รายงาน/เพอสงการ/เสนอความเหน/ขออนมต)

ตองอาน อานขอมลทเกยวของโดยละเอยดเพอใหเขาใจอยางถองแทวาเปนเรองอะไร (ไมใชการตดแลวแปะ) แลวยอใจความส าคญ ตองจดระบบความคด ตงประเดนของเรองวา อะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร

ยกรางขอความ ใชภาษาทสน กระชบ และล าดบความโดยพยายามเรยงตามล าดบวนเวลา

พมพ/อานทบทวน ตรวจสอบขอมลทเปนสาระส าคญทงหมดวาเรยงล าดบหวขอถกตองหรอไม

(เรองเดม) (1) อางทมาของเรองหรอค าสงทไดรบมอบหมายใหไปปฏบต (ขอเทจจรง) (2) น าประเดนส าคญทไดจากการปฏบตมารายงานอยางละเอยด รวมทงแจงผลการปฏบตวาเปนอยางไร (ขอพจารณา) (3) สรปประเดนหรอขอเสนอแนะ โดยแยกเปนขอๆ เพองายตอการสงการ (ขอเสนอ) (4) แจงเพอทราบ

(เรองเดม) (1) สรปความเปนมาโดยการยอเรอง เพอใหมขอมลหรอทราบประเดนปญหา/ความจ าเปน (ขอเทจจรง) (2) น าเสนอประเดนปญหาทตองมการเสนอความเหน/เสนอขออนมต (ขอกฎหมาย) (3) ถาความเหนนนควรองกบกฎหมาย กฎ ระเบยบ ขอบงคบ ใหน าเสนอไปดวย (ขอพจารณา) (4) เสนอความเหน หากมทางเลอกหลากหลายวธ พรอมแสดงผลด/ผลเสยตางๆ (ขอเสนอ) (5) สรปความเหนทตองการเสนอใหสงการ พรอมทงเปดชองให ผมอ านาจไดใชดลยพนจเพมเตม (ถาม)

หลกการ สน กระทดรด กระชบ ตรงประเดน และเขาใจงาย

- รวตถประสงคของการท าหนงสอวาเพออะไร - ตงประเดนของเรองวาตองการบอกอะไรผรบ ใหผรบท าอะไร - ตองรจกการยอความใหไดความหมายและตรงประเดน - ยกรางเนอหาทงหมดเปน 3 สวน โดยใชภาษาทสอความหมายงาย - ตรวจทานขอมลและส านวนภาษาวาอานแลวเขาใจ และตรงความตองการทจะสอสารหรอไม - ตดทอนสวนทไมเกยวของออกไป และควรใชค าเชอมระหวางประโยค

1. ยอใหสนทสด 2. เขยนใหเปนประโยคหรอวลใหไดใจความวาเปนเรองทตองการอะไร 3. ตงชอใหสามารถสบคนอางองไดงาย 4. ควรขนตนดวยค ากรยาจะชดเจน เชน ขออนมต ขออนญาต ขอเชญ ขอหารอ ขอสง 5. ชอเรองควรตรงกบสวนทสรปเปนขอเสนอ (บนทก) หรอสวนสรปความในจดหมาย

6. ไมควรใชชอเรองทไมพงประสงคหรอความหมายในเชงลบ เชน การปฏเสธค าขออนมต การแจงขาวราย การตดตามทวงถามงานหรอหน เชน การขออนมตไปศกษาดงานตางประเทศ (กรณไมอนญาต) การจายเงนรางวลประจ าปแกขาราชการ (กรณลดหรองดเงน) การช าระหนเงนกเพอซอบานพกอาศย (กรณทวงหนคางช าระ) 7. กรณมหนงสอตดตอกนมากอน และตองการตอบกลบ ใหใชชอตามเดมของเรอง เวนแต จะท าใหความหมายเปลยน ใหใชเปน ค านาม โดยเตมค าวา การ ลงไปขางหนาชอเดม

(ม 3 สวน ไดแก เหต วตถประสงค สรปความ)

สวนเหต ใชค าขนตนดงน

ดวย/เนองดวย/เนองจาก กรณทไมเคยมการโตตอบหรอตดตอมากอน

ตาม/ตามท/อนสนธ...นน/ความละเอยดแจงอยแลวนน ใชในกรณทเคยมการตดตอเรองมากอนหรอเคยรบรเรองแลว

- เปนสวนทตอมาจากเหต และจะเปนสวนทแจงใหผรบเขาใจ วาตองท าอะไร ทราบ หรอ ปฏบต - ถามความประสงคหลายขอใหเรยงล าดบเปนขอๆ หรอยอหนา ใหชดเจนและอานงาย - เนอหาในแตละขอควรมเอกภาพหรอใจความส าคญเพยงเรองเดยว - หากมขอความทอางถงขอกฎหมาย ขอบงคบ ระเบยบ ค าสง ใหระบใหชดเจน

สวนวตถประสงค

- เปนการสรปใจความของหนงสอ และวตถประสงคอกครง เพอความชดเจนวา ผรบหนงสอจะท าอยางไร

- ขนตนดวยค าวา “จง” แลวตอทายดวยขอความทผรบจะตองท า เชน จงเรยนมาเพอทราบ จงเรยนมาเพอโปรดอนญาต/อนมต จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา/โปรดพจารณาด าเนนการตอไป จงเรยนมาเพอโปรดด าเนนการตอไป

สวนสรปความ

ถาตองสรปความ แตขอความทตอทายไมเกยวของกบเนอหาโดยสรป ใหใชค าวา “อนง” เชน จงเรยนมาเพอโปรดทราบ อนง รฟม. จะด าเนนการขยายเวลารบเอกสาร ประกวดราคาไปจนถงวนท.... ถาขอความตอทายสวนสรปเปนเรองเกยวเนองกน ใหใชค าวา “ทงน” เชน จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาน าเสนอคณะรฐมนตรตอไป ทงน รฟม. ไดประสานรายละเอยดกบส านกงานคณะกรรมนโยบายรฐวสาหกจ เพอทราบดวยแลว

1. ใชรปประโยคใหถกตอง

2. สะกดค าใหถกตอง

3. ใชค าเชอมใหตรงกบความหมาย

4. ใชภาษาราชการ

หลกการใชประโยค

• ประโยคสน ใมใชค าฟมเฟอย

• ประโยคบอกเลา ไมใชประโยคค าถามโดยตรง

• ประโยคตองชดเจน อานแลวเขาใจทนท ไมตองตความ

• ผกประโยคใหครบโครงสราง

รปประโยค ประธาน+(ขยายประธาน)+กรยา+กรรม+(ขยายกรรม)

ตวอยาง 1 โครงการน ส านกงบประมาณไดเสนอขนมาแลว แกเปน

ส านกงบประมาณ ไดเสนอโครงการนขนมาแลว

ตวอยาง 2 ผวาการ รฟม. ถกเชญไปรวมงาน แกเปน

ผวาการ รฟม. ไดรบเชญไปรวมงาน

สะกดค า - ชอบคคล

- ชอเฉพาะ

- ชอต าแหนง / ยศ

- ใชพจนานกรม ฉบบราชบณฑตยสถาน

การใชค าเชอม เลอกใชใหถกตอง และไมมากเกนไป

- ไมควรใชค าซ าๆ ในประโยคเดยวกน

- ท ซง อน และ แต หรอ เพราะ ฉะนนจง

ค าบพบท ใชเชอมค าเทานน

• กบ รวมกน เกยวของกน หรอเสมอกน

• แก ใชกรณทผรบไมเสมอกนกบผใช

• แด ใชกรณผรบสงกวาผให

• ตอ เผชญหนา เฉพาะหนา

ค าสนธาน ใชเชอมค า เชอมประโยค

และ กบ รวมทง ตลอดจน : ใชเชอมค า

แต กวา ก : ใชเชอมประโยคทมความขดแยงกน

กบ ก จง : ใชเชอมประโยคทมเนอความคลอยตามกน

หรอ มฉะนน : ใชเชอมประโยคทมเนอความใหเลอกอยางใดอยางหนง

จง เพราะวา ดงนน ฉะนน : ใชเชอมประโยคทมเนอความเปนเหตเปนผลกน

• ท ซง อน : ใชขยายใจความของ ค า วล ประโยคใหชดเจน

• และ : ใชเมอตองการบอกของสองสงใหเปนสงเดยวกน

: ใชเขยนน าหนาค าซงเปนสงทกลาวทายสด

• แต : ใชเมอตองการแสดงความขดแยงอยางมเหตผล

• หรอ : ใชเพอเลอกสงใดสงหนง

• เพราะ : ใชเพอบอกเหตผลขอความหลง “เพราะ”ควรเปนประโยคไมยาวเกนไป

• ฉะนนจง : ใชสรปความใหกระชบ หรอ บอกความตองการ

ใชภาษาราชการ

ภาษาทวไป ใคร

ทไหน แบบไหน ไดไหม อยางไร ท าไม

ตองการ ชวย

ในเรองน ไมด

ยงไมไดท า เสรจแลว

ภาษาราชการ ผใด ทใด

แบบใด ไดหรอไม

เชนใด ประการใด เพราะอะไร เหตใด มความประสงค

อนเคราะห ในกรณน

มชอบ ไมสมควร ยงไมไดด าเนนการแตอยางใด

แลวเสรจเรยบรอยแลว

• การใชสรรพนาม ควรใชชอหนวยงาน

• การเวนวรรค การตดค า

• การยอหนา เอกภาพ ใจความส าคญเพยงเรองเดยว

สมพนธภาพ มการเชอมโยงเปนเหตผลกน

สารตภาพ มการเนนย าสาระส าคญใหชด

• การใชจลภาค ไมควรใช เวนแตเขยนนามสกล

• ค าทมกใชผด เชน ไดแก อาท จะ จก ใคร

เชน ยกตวอยางค าตางๆ ทมความส าคญใกลเคยงกน

แลวลงทายดวย ฯลฯ หรอ เปนตน

ไดแก ไมใชการยกตวอยาง ตองยกมาทงหมด

อาท ยกมาเฉพาะทส าคญหรอล าดบตางๆ ไมใชไปยาลใหญ

จะ ใชไดทวไป เปนภาษาราชการ

จก ความหมายคอนขางหนก=ตอง ใชในค าสง

ใคร เสยงไมไพเราะ แปลวา อยาก ถาตดออก ความหมายยงคงเดม

หลกเลยงถอยค าฟมเฟอยเกนจ าเปน ทางส านกนายกรฐมนตรพจารณาแลวใหกรมการปกครอง

ด าเนนการสบสวนใหไดความชมไดมการพจารณาใหมการเปลยนแปลงอนกรรมการ

- หลกเลยงถอยค าความหมายก ากวม - หลกเลยงการเขยนวกวน - หลกเลยงถอยค าความหมายขดแยงกนเอง - หลกเลยงการใชค าเชอมซ าๆ กน

• ควรใชค าทไมกระเทอนจตใจผรบ เรองดงกลาวยงไมแลวเสรจ เรองดงกลาวยงอยระหวางด าเนนการ

ความเขาใจของทานไมถกตอง ความเขาใจของทานยงคลาดเคลอนอย

การปฏบตดงกลาวผดระเบยบ การปฏบตดงกลาวยงไมสอดคลองกบท ระเบยบฯ ก าหนด

โครงการทเสนอมาใชไมได โครงการทเสนอมานบวาด แตยงไม เหมาะสมทจะด าเนนการขณะน

5. ถกหลกขอกฎหมาย • อางองขอกฎหมายใหถกตอง

• ระบขอความและรายละเอยดของขอกฎหมายเทาท

6. ถกใจผลงนาม

ใชการสงเกตและจดจ า

- เขยนใหถกตอง

- เขยนใหชดเจน

- เขยนใหรดกม

- เขยนใหกะทดรด

- เขยนใหบรรลวตถประสงค

- เขยนใหถกหลกการของขอกฎหมาย

- เขยนใหถกใจผลงนาม

สรปการเขยนหนงสอราชการ

องคประชม ผมหนาทตองเขาประชม

ระเบยบวาระการประชม เรองทจะน าเขาปรกษากนในทประชม

มตทประชม ขอตกลงของทประชมทผเกยวของตองปฏบตตาม

รายงานการประชม รายงานทฝายเลขานการจดบนทกสาระส าคญ ตลอดจนความคดเหนของผเขาประชม พรอมทงเรองท น าเสนอในทประชม โดยปรากฎมตทประชมในทกเรอง

สงทแตกตางจากการเขยนบนทก 1. ใชกระดาษขาวธรรมดา

2. ไมมค าขนตน 3. ตองมค าวา “มตทประชม” บรรทดสดทายของเรอง

หลกการเดยวกบการเขยนบนทกและใชโครงสรางอยางเดยวกน

ขอควรระวง ตงชอเรองใหชดเจนวาเปนเรองใด

- ชอคณะกรรมการ / คณะอนกรรรมการ / คณะท างาน - ครงทประชม - วน เดอน ป ทประชม - สถานทประชม - ผมาประชม ผไมมาประชม ผเขารวมประชม

รปแบบและวธบนทกรายงานการประชม : เปนหนาทของฝายเลขานการ

วธ 1. จดรายละเอยดทกค าพดของผเขาประชมทกคนพรอมมต

2. จดเฉพาะประเดนส าคญของผเขาประชมอนเปนเหตน า ไปสมตทประชมพรอมทงดวยมต

3. จดแตละเหตผลทเปนประเดนส าคญกบมตทประชม

ตองอานสรปเรองทเสนอในทประชมทกครง เพอความร ความเขาใจกอน การเขารวมประชมทกครง มสมาธดในการฟงการประชมและเพอความเขาใจในการจดการประชม

มทกษะในการจบประเดน และสรปความส าค ญทน าไปสมตทประชม

ตองรจกตดประเดนทไมเกยวของออกไป และรวมกลมประเดนทเกยวของ ไวดวยกนเปนเรองๆ

เรยบเรยงประเดนทเหลอทงหมด โดยท า Checklist แลวใสขอมล การแสดงความเหนของทประชมเพอสนบสนนความชดเจนของประเดน เหลานน

เรยบเรยงภาษาพดของผเขาประชมใหเปนภาษาเขยนทเขาใจงายและ ตรงกบประเดนทมการพดกนในทประชม ใชภาษาสามญเรยบงาย ทท าใหผอานรายงานทไมเคยอยในทประชม มความเขาใจในประเดนทมการประชม

ในการท ารายงานการประชม ไมควรเสยเวลาในการถอดเทปการประชมทกครง แตควรจะฟงประชมใหเกดความเขาใจ และเขยนรายงานจากความเขาใจดงกลาว หากไมชดเจนในประเดนใด ใหไปฟงเทปเปนครงคราว

เนอหาถกตอง ตรงตามทประชมอภปราย

มตถกตอง ชดเจน และครบถวนทกประเดน

ภาษาทใช ชดเจนและเขาใจงาย โดยผเขยนรายงานตอง ค านงถงผอานกรณทไมใชผทอยในทประชม

ใชภาษาราชการทสน กระชบ ตรงประเดน และสภาพ

ใชประโยคบอกเลาทเรยบงาย สน และไมควรมค าเชอมมาก ปองกนความสบสนและเขาใจความคลาดเคลอน

การแบงวรรคตอน และตวสะกดตองถกตอง

ความถกตอง : ไมตอเตม

ความครบถวน : ไมตดทอน

ความกระชบ : ใชค าสน แตไดใจความ

สามารถน าไปปฏบตได

- อนมต - อนญาต - เหนชอบ - ทราบ -ด าเนนการ เชน อนมตใหวาจางบรษท............. (ตามขอบงคบพสด) อนญาตใหลาอปสมบท.......... (ตามระเบยบวาดวยการลา) เหนชอบ ใชกบเรองทเสนอขอใหมการด าเนนการในเรองใดๆ ทราบ เปนการรบรเทานน ไมไดหมายความวาเหนชอบหรออนมตเรองใดเรองหนง ด าเนนการ หมายความวา สงใหหนวยงานตองปฏบตตามทกประการตามมตทประชม ไมมยกเวน

ใหใชตามค าทปรากฎในกฎหมาย / ระเบยบ / ขอบงคบทเกยวของในเรองทเสนอ

- เปนหลกฐานส าคญในการยนยนและอางองตามกฎหมาย ถงการด าเนนการในแงมมตางๆ - เปนเครองมอตดตามงาน และเรงรดการด าเนนการ เพราะจะตองมการจดท าเรองทสบเนองจากการประชมเพอ รายงานผลการด าเนนงานจนกวาจะจบเรอง