Excel Nang Cao 2007

Tài liệu Excel 2007 nâng cao 22/07/2011

PTĐ 2011 – Training Presentation - HBB 1

Khóa đào tạo nâng caoMicrosoft® Office Excel® 2007

Microsoft® Office Powerpoint® 2007

Giảng viên

ThS. Phan Thanh Đức

Học viện Ngân hàng HABUBANK

Hà Nội, 7/2011

Microsoft EXCEL 2007 - Advanced

Nội dung trình bày (Buổi 1)

• Chủ đề 1: Tổng quan về MS Excel 2007

• Chủ đề 2: Hàm số trong Excel

• Bài tập đánh giá đầu khóa học

• Chủ đề 3: Định dạng theo điều kiện

• Chủ đề 4: Đảm bảo dữ liệu đúng

22/07/2011 2



Chủ đề 1

Tổng quan về MS Excel 2007

Những sự thay đổi, và tại sao


Tổng quan về Excel 2007

Excel 2007 có một diện mạo mới. Về

cơ bản các bảng tính vẫn khá quen

thuộc với người dùng, tuy nhiên có

một vài thay đổi

Sự thay đổi lớn nhất là toàn bộ menu

và các nút đã được thay thế bằng

Ribbon.

Thanh Ribbon, với các thẻ, đươc phát

triển để việc sử dụng các lệnh trong

Excel dễ hơn và nhanh hơn

22/07/2011 4



5

Các phiên bản

1987 Excel 2.0 for Windows

1990 Excel 3.0

1992 Excel 4.0

1993 Excel 5.0

1995 Excel 7.0 (Office '95)

1997 Excel 8.0 (Office '97)

1999 Excel 9.0 (Office 2000)

2003 Excel 11.0 (Office 2003)

2007 Excel 12.0 (Office 2007)

2010 Excel 14.0 (Office 2010)

22/07/2011 Microsoft EXCEL 2007 - Advanced


Những thay đổi mới trong Excel 2007

Có nhiều thay đổi

trong Excel 2007.

Đáng chú ý nhất là

phía trên cửa sổ bảng

tính.

Toàn bộ khoảng 30 thanh công cụ trước đây được tổ chức

lại và quản lý tập trung trong Ribbon.

Dễ tìm hơn,

Quản lý khoa học hơn

22/07/2011 6




Ribbon chứa gì?

Ba thành phần trên

Ribbon là các thẻ -

tabs, nhóm – groups

và lệnh - commands.

Các lệnh cơ bản của

Excel nằm trên Tab

Home

1

2

3

Tabs: đại diện cho các công việc cần thực hiện trên

Excel, có tất cả 7 tabs trên Excel.

Groups: là các tập hợp những lệnh có liên quan, được

hiển thị trên các tabs.

Commands: là một nút, menu hoặc một hộp văn bản để

nhập thông tin.

22/07/2011 7


Nhiều lệnh hơn, nhưng chỉ khi bạn cần

Người sử dụng chủ

yếu dùng các lệnh

trên Ribbon để thực

hiện công việc.

Thay vì hiển thị tất cả các lệnh, Excel 2007 chỉ hiển thị

lệnh khi người sử dụng cần, phụ thuộc vào ngữ cảnh

thực hiện.

Không phải lo lắng khi không nhìn thấy tất cả các lệnh.

Hãy thực hiện công việc bạn định làm, các lệnh tương

ứng sẽ xuất hiện.

22/07/2011 8




Nhiều lệnh hơn, nhưng chỉ khi bạn cần

Trong trường hợp có

nhiều lựa chọn, hãy

sử dụng Dialog Box

Launcher, xuất hiện ở

góc dưới bên phải của

nhóm.

1

2

Trên thẻ Home, click vào trên nhóm Font.

Click vào Dialog Box Launcher , xuất hiện dialog box

hoặc task pane. Ví dụ:

Hộp Format Cells xuất hiện.

22/07/2011 9


Chèn lệnh vào thanh công cụ

Sử dụng Quick

Access Toolbar để

chèn các lệnh hay sử

dụng

Chèn một lệnh vào thanh công cụ và cách gỡ bỏ

Xem minh họa: Right-click, and click Play.

22/07/2011 10




Sử dụng các phím tắt

Sử dụng Ribbon để

thiết kế và chứa các

phím tắt.

Các phím tắt cải thiện

đáng kể tốc độ sử

dụng Excel

• Có nhiều phím tắt cho mỗi nút trên Ribbon.

• Các phím tắt thường yêu cầu ít phím hơn.

Sự thay đổi này có 2 lợi thế so với các phiên bản trước:

22/07/2011 11

Các nhóm của Ribbon

1. Home: Chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc

như (cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng

hoặc cột,…).

2. Insert: Có các công cụ dùng để chèn bảng biểu, sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … vào

bảng tính.

3. Page Layout: Nơi có các lệnh sử dụng trong việc hiển thị bảng tính và thiết lập in

ấn.

4. Formulas: Đây là nơi cung cấp công cụ cho công việc chèn công thức, đặt tên

vùng (range), theo dõi công thức, điều khiển cách tính toán của Excel.

5. Data: Các nút lệnh trao đổi với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, …

6. Reviews: Ribbon dành cho các lệnh kiểm tra lỗi chính tả, thêm chú thích, ...

7. View: Là nơi thiết lập chế độ hiển thị của bảng tính (phóng to, thu nhỏ, chia màn

hình, …).

8. Developer: Excel 2007 mặc định ẩn Ribbon này, vì nó dành cho các lập trình

viên.

9. Add-Ins: Ngăn này có các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung, … Khi Excel mở

một tập tin có sử dụng chúng

Microsoft EXCEL 2007 - Advanced22/07/2011 12




Một giao diện mới

Không chỉ Ribbon là

mới trong Excel 2007.

Page Layout view trở

nên khác hẳn

Chức năng Print Layout view tương tự như trong in

Microsoft Office Word.

22/07/2011 13



Click Page Layout

View trên thanh công

cụ View.

1

2

3

Column headings.

Row headings.

Margin rulers.

Cho phép nhìn thấy

22/07/2011 14





Trong chế độ Page

Layout view có thể nhìn

thấy các lề giấy và công

cụ Ruler, cho phép chỉnh

sửa lề trực tiếp.

Các lợi ích:

• Không cần sử dụng Print Preview để kiểm tra trước khi

in.

• Dễ dàng thực hiện chức năng headers and footers.

• Có thể xem các trang tính khác nhau ở các diện mạo

khác nhau.

22/07/2011 15


Làm việc với các độ phân giải khác nhau

Màn hình Excel có sự

khác biệt khi độ phân

giải hoặc kích thước

màn hình thay đổi.

• Khi màn hình ở độ phân giải thấp (800x600) hoặc

khi cửa sổ Excel không ở chế độ Maximum, một vài

nhóm trên Ribbon sẽ chỉ hiện thị tên nhóm.

• Với Tablet PCs. Thanh Ribbon được điều chỉnh thành

các phiên bản rút gọn.

Khác nhau khi nào?

22/07/2011 16




Các lợi ích khác

Định dạng file mới -

sự cải tiến đáng kể

trong Excel

Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML

(eXtensible Markup Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS.

Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài liệu nhỏ hơn và tích

hợp sâu với các hệ thống thông tin và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các

tài liệu được quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ hết.

22/07/2011 17


Lợi ích của định dạng mớiTiêu thức Excel 2003 Excel 2007

Số dòng 65.536 1.048.576

Số cột 256 16.384

Lượng bộ nhớ sử dụng 1 Gigabytes Tùy phiên bản Win

Số màu sắc 56 4,3 tỷ

Số lượng định dạng có điều kiện

(Conditional Formatting)

3 Không giới hạn

Số cấp sắp xếp (Sort) 3 64

Số lần phục hồi thao tác (Undo) 16 100

Số mục hiển thị trong menu xổ xuống của Autofilter 1.000 10.000

Tổng số ký tự hiển thị trong 1 ô 1.000 32.000

Số Kiểu định dạng riêng biệt (Styles) trong 1 Workbook 4.000 64.000

Số ký tự tối đa trong 1 công thức 1.000 8.000

Số hàm lồng nhau trong 1 công thức 7 64

Số tham số tối đa trong 1 hàm 30 255

22/07/2011 18




Thêm nhiều định dạng file

Cần sử dụng các định

dạng phù hợp với nhu

cầu.

• Excel Workbook (*.xlsx). Sử dụng khi không có macros hoặc VBA code.

• Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm). Sử dụng khi có macros hoặc VBA code.

• Excel Template (*.xltx). Sử dụng khi tạo các mẫu.

• Excel Macro-Enabled Template (*.xltm). Sử dụng cho các template chứa macros hoặcVBA.

• Excel Binary Workbook (*.xlsb). Sử dụng cho các bảng tính rất lớn.

• Excel 97-Excel 2003 Workbook (*.xls). Sử dụng cho các phiên bản Excel trước đây.

• Microsoft Excel 5.0/95 Workbook (*.xls). Sử dụng cho phiên bản Microsoft Excel 5.0.

22/07/2011 19

Chủ đề 2 : Hàm số Excel



Giới thiệu chung

Hàm trong Excel được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện

một chức năng nào đó.

Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được rất

nhiều thời gian so với tính toán thủ công không dùng hàm.

Các hàm trong Excel rất đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực, có những

hàm không yêu cầu đối số, có những hàm yêu cầu một hoặc nhiều

đối số, và các đối số có thể là bắt buộc hoặc tự chọn.

=Rand() hàm không có đối số

=If(A1>=5,”Đạt”,”Rớt”) hàm 3 đối số

=PMT(10%,4,1000,,1) hàm nhiều đối số và đối số tùy chọn


Hàm Excel 2007

Trong Excel 2007 có tổng cộng 12 hàm mới: AverageIf,

AverageIfs, CountIfs, IfError, SumIfs và nhóm hàm Cube.

• Hàm ngoại: Call, Registed.ID,…

• Hàm lấy dữ liệu từ SSAS: Cubeset, Cubevalue,…

• Hàm dữ liệu: Dmin, Dmax, Dcount,…

• Hàm ngày và thời gian: Time, Now, Date,….

• Hàm kỹ thuật: Dec2Bin, Dec2Hex, Dec2Oct,…

• Hàm tài chính: Npv, Pv, Fv, Rate,…

• Hàm thông tin: Cell, Info, IsNa,…

• Hàm luận lý: If, And, Or,…

• Hàm tham chiếu và tìm kiếm: Choose, Vlookup, OffSet,…

• Hàm toán và lượng giác: Log, Mmult, Round,…

• Hàm thống kê: Stdev, Var, CountIf,…

• Hàm văn bản: Asc, Find, Text,…




Công thức (Formular)

• Cú pháp: =Bieuthuc

– Công thức được nhập vào ô hiện thời, kết quả tính toán sẽ đượctrả về ô hiện thời.

– Trong Bieuthuc có thể gồm các phép toán, hằng, hàm, địa chỉ ô,(, ).

• Ví dụ:

– f(x) = 2 * x2 + 1

– B2: =2*A2^2+1

• Ý nghĩa:

Công thức cho phép thiết lập một quan hệ hàm giữa ô chứa côngthức hàm và các địa chỉ ô tham chiếu, do đó khi địa chỉ ô thamchiếu thay đổi thì giá trị ô công thức sẽ thay đổi theo.


Hàm (Function)

• Khái niệm: Hàm trong bảng tính là các công thức đãđược cài đặt sẵn

• Mẫu hàm: Tênhàm(danhsáchđối)

• Sử dụng hàm:

– Dùng hàm độc lập:

• Nhập ở ô hiện thời =Tênhàm(danhsáchđối)

– Dùng hàm trong biểu thức hoặc làm tham số cho hàmkhác. Nếu hàm lồng trong hàm khác thì không cầndấu = phía trước

Tên hàm: được sử dụng theo qui ước của Excel, khôngphân biệt chữ hoa hay chữ thường

Đối số: có thể có hoặc không, gồm có: Hằng, chuỗi kí tự,địa chỉ ô, địa chỉ vùng, biểu thức, hoặc hàm lồng nhau…




Địa chỉ tham chiếu

– Địa chỉ tương đối

• <địa chỉ cột><địa chỉ dòng>

– Địa chỉ tuyệt đối

• $<địa chỉ cột>$<địa chỉ dòng>

– Địa chỉ hỗn hợp

• $<địa chỉ cột><địa chỉ dòng>

• <địa chỉ cột>$<địa chỉ dòng>

– Cách thay đổi tham chiếu địa chỉ

• A1 $A$1 A$1 $A1

F4


Tham chiếu vùng

• Tham chiếu theo địa chỉ– Ô bắt đầu và ô kết thúc trên cùng dòng hoặc khác dòng với cú pháp

< địa chỉ ô bắt đầu> : < địa chỉ ô kết thúc>

– Tất cả các ô trên cùng dòng hoặc trên nhiều dòng với cú pháp

< dòng bắt đầu> : < dòng kết thúc>

– Tất cả các ô trên cùng cột hoặc trên nhiều cột với cú pháp

< cột bắt đầu> : < cột kết thúc>

– Các ô trên worksheet khác trong cùng workbook với cú pháp

<tên worksheet >!< địa chỉ >

– Các ô trong worksheet trên workbook khác với cú pháp

[< tên tập tin.xls >]<tên worksheet >!< địa chỉ >




Cú pháp Ý nghĩa Ví dụ

ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của một số thực ABS(12 - 20) = 8

INT(number) Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá number. INT(5.6) = 5 INT(-5.6) = -6

MOD(number, divisor) Trả về số dư của phép chia nguyên number cho divisor

(number, divisor là các số nguyên).

MOD(5, 3) = 2

PRODUCT(number1, number2, ...) Tính tích của các giá trị trong danh sách tham số. PRODUCT(2, -6, 3, 4) = -144

ROUND(number, num_digits) Làm tròn số number với độ chính xác đến num_digits chữ

số thập phân (với qui ước 0 là làm tròn tới hàng đơn vị, 1

là lấy 1 chữ số thập phân, -1 là làm tròn tới hàng chục, ...).

ROUND(5.13687, 2) = 5.14

ROUND(145.13687, -2) = 100

SQRT(number) Tính căn bậc 2 của một số dương number. SQRT(36) = 6

SUM(number1, number2, ...) Tính tổng của các giá trị trong danh sách tham số. SUM(2, -6, 8, 4) = 8

SUMIF(range, criteria [, sum_range]) Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.

- range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.

- criteria: chuỗi mô tả điều kiện.

- sum_range: vùng được tính tổng. Các ô trong vùng này

sẽ được tính tổng nếu các ô tương ứng trong vùng range

thỏa điều kiện. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ

được tính.

=SUMIF(C4:C12, “>=6”)

=SUMIF(B4:B12, “NV”,

G4:G12)

FACT(number) Trả về giai thừa của number FACT(4) = 24

PI() Tra vê gia trị của Pi PI() = 3.14159

Các hàm toán học (Math & Trig)



MAX(number1, number2, ...) Trả về giá trị lớn nhất của các giá trị số trong danh

sách tham số.

MAX(1, 2, 3, 5) = 5

MIN(number1, number2, ...) Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số trong danh

sách tham số.

MIN(1, 2, 3, 5) = 1

AVERAGE(number1, number2,

...)

Trả về giá trị trung bình cộng của các số trong danh

sách tham số.

AVERAGE(1, 2, 3, 5) = 2.75

COUNT(value1, value2, ...) Đếm số các giá trị số trong danh sách tham số. COUNT(2, “hai”, 4, -6) = 3

COUNTA(value1, value2, ...) Đếm số các ô không rỗng trong danh sách tham số. COUNT(2, “hai”, 4, -6) = 4

COUNTBLANK(range) Đếm số các ô rỗng trong vùng range. =COUNTBLANK(B4:B12)

COUNTIF(range, criteria) Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng

range.

- range: là vùng mà điều kiện sẽ được so sánh.

- criteria: là chuỗi mô tả điều kiện.

=COUNTIF(B4:B12, “>=6”)

RANK(number, ref [, order]) Trả về thứ hạng của number trong ref, với order là

cách xếp hạng.

Nếu order = 0 hoặc được bỏ qua thì ref được hiểu là

có thứ tự giảm.

Nếu order <> 0 thì ref được hiểu là có thứ tự tăng

=RANK(F4, $F$4:$F$12, 0)

=RANK(G4, $G$4:$G$12, 1)

Các hàm thống kê (Statistical)





AND(logical1, logical2, …) Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các

điều kiện đều là TRUE.

AND(3>2, 5<8, 9>-

12) = TRUE

OR(logical1, logical2, …) Trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất

một điều kiện là TRUE.

OR(2>3, 12<8, 9>3)

= TRUE

OR(2>3, 12<8, -9>3)

= FALSE

NOT(logical) Lấy phủ định của giá trị logical. NOT(2>3) = TRUE

IF(logical_test, value_if_true,

value_if_false)

Trả về giá trị thứ nhất value_if_true

nếu điều kiện logical_test là TRUE,

ngược lại sẽ trả về giá trị thứ hai

value_if_false.

=IF(A1 >=5,

“Đậu”,”Rớt”)

Các hàm Logic (Logical)


Cú pháp Ý nghĩa ví dụ

LOWER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ

thường.

LOWER(“Ngan hang”) = ngan hang

UPPER(text) Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa. UPPER(“Ngan hang”) = NGAN

HANG

PROPER(text) Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong

chuỗi text thành chữ in hoa, còn lại

đều là chữ thường.

PROPER(“Ngan hang”) = Ngan

Hang

TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trống vô ích trong

chuỗi text.

TRIM(“ Ngan hang ”) = Ngan

hang

LEN(text) Trả về độ dài của chuỗi text (số ký

tự trong chuỗi text)

LEN(“Ngan hang”) = 9

LEFT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên trái chuỗi

text.

LEFT(“Ngan hang”, 4) = Ngan

RIGHT(text, num_chars) Trả về num_char ký tự bên phải

chuỗi text.

RIGHT(“Ngan hang”, 4) = hang

MID(text, start_num,

num_chars)

Trả về chuỗi ký tự có độ dài

num_chars bắt đầu từ vị trí

start_num của chuỗi text.

MID(“Ngan hang”, 6, 3) = han

VALUE(text) Chuyển chuỗi có dạng số thành trị

số.

=VALUE(RIGHT("SQA6500",4))

= 6500

Các hàm xử lý chuỗi (Text)




Cú pháp Ý nghĩa

TODAY( ) Trả về ngày hiện hành của hệ thống

NOW( ) Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống.

DAY(date) Trả về giá trị ngày trong tháng của biểu thức ngày date.

MONTH(date) Trả về giá trị tháng trong năm của biểu thức ngày date.

YEAR(date) Trả về giá trị năm của biểu thức ngày date.

WEEKDAY(date) Trả về số thứ tự ngày trong tuần của biểu thức date.

Giá trị 1: Sunday, 2:Monday, ..., 7: Saturday.

DATEVALUE(date_text) Đổi chuỗi ngày date_text (theo qui ước nhập ngày)

thành trị số ngày.

DATE(year, month, day) Trả về giá trị dạng Date theo quy định của hệ thống.

TIME(hour, minute, second) Trả về giá trị dạng Time.

Các hàm ngày và giờ (Date & Time)


VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

• Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất của bảng table_array theo

chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị tương ứng trong cột thứ

col_index_num (nếu tìm thấy).

– range_lookup = 1 (mặc nhiên): Tìm tương đối, danh sách các giá trị dò tìm

của bảng table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần Nếu tìm không thấy

sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value.

– range_lookup = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng

table_array không cần sắp xếp thứ tự.

• Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A.

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

• Tương tự như hàm VLOOKUP nhưng tìm giá trị lookup_value trong dòng

trên cùng của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về trị

tương ứng trong dòng thứ row_index_num (nếu tìm thấy)

Các hàm tìm kiếm (Lookup & Reference)




Các hàm tìm kiếm

Tại ô C13 gõ

=VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0)

Tại ô D13 gõ:

=HLOOKUP(B13,$A$7:$D$8,2,0)


Các hàm tìm kiếm

MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type)

• Trả về vị trí (nếu tìm được) của lookup_value trong mảng lookup_array theo cách

tìm match_type

– match_type = 1:Tìm tương đối, danh sách các giá trị dò tìm của bảng

table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về

vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value

– match_type = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng

table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A

– match_type = -1: Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp các giá trị dò tìm

của bảng table_array theo thứ tự giảm dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị

trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn lookup_value

INDEX(array, row_num, column_num)

• Trả về giá trị của ô ở hàng thứ row_num, cột thứ column_num trong mảng

array. Hàng và cột đều tính từ 1.




Match(67000;B3:B11;0) =>KQ là 7

Index(A3:C11;4;3) => KQ là 16400

Ví dụ


Các lỗi khi nhập công thức

– ####: không đủ độ rộng của ô

để hiển thị,

– #VALUE!: dữ liệu không đúng

theo yêu cầu của công thức

– #DIV/0!: chia cho giá trị 0

– #NAME?: không xác định được

ký tự trong công thức

– #N/A: không có dữ liệu để tính

toán

– #NUM!: dữ liệu không đúng

kiểu số

Sửa lại cho phù hợp với yêu cầu




Lưu ý khi nhập công thức

Nhập công thức trong Excel rất đơn giản, muốn nhập công thức vào ô nào

bạn chỉ việc nhập dấu = và sau đó là sự kết hợp của các toán tử, các trị

số, các địa chỉ tham chiếu và các hàm. Bạn có thể nhìn vào thanh

Formula để thấy được trọn công thức. Một điều hết sức lưu ý khi làm việc

trên bảng tính là tránh nhập trực tiếp các con số, giá trị vào công thức mà

bạn nên dùng đến tham chiếu.

Lưu ý: Không nhập trực tiếp lãi suất chiết khấu 10% vào hàm mà nên

tham chiếu đến địa chỉ ô chứa nó là I2, vì nếu lãi suất có thay đổi thì ta chỉ

cần nhập giá trị mới vào ô I2 thì sẽ thu được kết quả NPV mới ngay

không cần phải chỉnh sửa lại công thức.


Sử dụng tên vùng khi nhập hàm

Giả sử các ô C2:G2 được đặt tên là DongTien, và ô I2 đặt tên là

LaiSuat thì trong quá trình nhập công thức ta có thể làm như sau:


B1. Tại ô B4 nhập vào =NPV(

B2. Nhấn F3, cửa sổ Paste Name xuất hiện

B3. Chọn LaiSuat và nhấn OK

B4. Nhập dấu phẩy (,) và gõ F3

B5. Chọn DongTien và nhấn OK

B6. Nhập dấu đóng ngoặc rồi

nhập dấu +

B7. Nhấp chuột vào ô B2

B8. Nhấn phím Enter

22/07/2011 38



Kiểm tra công thức, hàm

Một ô có dạng (có 1 góc nhỏ tô màu) là ô đó đang có lỗi nào

đó. Các lỗi thông dụng như: ô chứa công thức mà kết quả có lỗi, số mà

lại định dạng như chuỗi, ô bị khóa, nhập liệu không đúng, … Để dò tìm

và sữa lỗi chúng ta dùng bộ công cụ Ribbon - Formulas - Formulas

Auditing.



Kết quả tính NPV có lỗi như hình dưới để tìm lỗi ta vào Ribbon –

Formulas - nhóm Formulas Auditing - Error Checking. Excel sẽ kiểm

tra lỗi toàn bộ bảng tính và báo cáo về các ô có chứa lỗi. Trường hợp

này thì B4 chứa lỗi.





Để kiểm tra các bước tính toán của công thức bị lỗi, chọn Show

Calculation Steps… (hoặc nhấn trực tiếp vào nút Evaluate Formula

trong nhóm Formulas Auditing). Nhấn vào các nút Evaluate để xem

các bước tính toán của công thức.





Chủ đề 3:

Định dạng theo điều kiện

Conditional Formating

Khái niệm

• Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting - CF)

được Microsoft bổ sung vào Excel kể từ phiên bản

Microsoft Excel 97.

• CF trong Excel là một công cụ mạnh giúp chúng ta định

dạng các chuỗi văn bản trong các ô, các giá trị và các ô

về màu sắc, kiểu mẫu nền, kẻ khung…

• CF khi áp dụng vào các ô (cell) nó sẽ đè lên các định

dạng thông thường của ô về màu sắc, kiểu thể hiện văn

bản và số… Tuy nhiên nếu chúng ta xoá bỏ CF của các ô

thì định dạng đã có trước kia của các ô này sẽ được phục

hồi.




Ví dụ

Một ô có thể có nhiều định dạng theo điều kiện. Ví dụ như bảng phân

tích độ nhạy của Lợi nhuận bên dưới ta sẽ dùng CF cho các ô C21:K31

với 3 điều kiện:

• Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời)

• Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),

• Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ).


CF dùng điều kiện sẵn có

• Cell Value : căn cứ vào giá trị chứa trong ô để làm đối số so sánh và

từ đó áp dụng các định dạng nếu thoã mãn điều kiện (điều kiện trả về

TRUE trong kết quả so sánh).

• Formula to determine: căn cứ vào kết quả tính toán của các công

thức làm đối số so sánh và từ đó áp dụng các định dạng nếu thỏa

mãn điều kiện (kết quả so sanh là TRUE).




Thực hành 3.1

Mở bài thực hành số 3.1 (TH-CF.XLS)

Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng B4:E12 sao cho các giá trị lớn

hơn 100 sẽ tô màu chữ xanh và in đậm.


• Chọn vùng cần định dạng

B4:E12

• Vào Home, chọn Conditional

Formatting… hộp thoại

Conditional Formating hiện

ra

• Chọn các tuỳ chọn thích hợp

22/07/2011 47

Thực hành 3.2

Mở bài thực hành số 3.2 (TH-CF.XLS)

Dùng CF định dạng cho các ô trong vùng H4:K12 sao cho các giá trị từ

80 đến 100 sẽ tô màu chữ xanh, in đậm và nền ô màu vàng; các ô còn

lại tô chữ màu tím và nền ô màu xám.




Thực hành 3.3

Dùng CF định dạng cho bảng kết quả phân tích độ nhạy của Lợi nhuận

tại vùng C21:K31 với 3 điều kiện:

• Nếu giá trị của ô lớn hơn 0 thì nó sẽ được thể hiện là màu xanh (lời),

• Nếu gía trị của ô là 0 thì chữ sẽ màu cam (hoà vốn),

• Và nếu giá trị của ô nhỏ hơn 0 thì chữ màu đỏ (lỗ).


Thứ tự ưu tiên các CF

• Excel 2003 trở về trước thì chỉ áp dụng duy nhất một CF đúng có thứ

tự ưu tiên cao hơn và bỏ qua các CF có ưu tiên thấp hơn.

• Excel 2007 cho phép áp dụng nhiều CF vào cùng một ô (cell) hay

vùng (range) nếu các CF đúng (True).

• Trong Excel 2007, cần giải quyết các mâu thuẫn khi thiết lập nhiều CF

cho một vùng các ô trong bảng tính:

• Khi các CF không mâu thuẫn với nhau: Ví dụ như CF1 sẽ áp dụng định

dạng cho các ô là chữ in đậm và CF2 sẽ áp dụng định dạng cho các ô

chữ màu xanh. Khi cả CF1 và CF2 đúng thì không có mâu thuẫn xảy ra

và các ô thoã điều kiện sẽ được định dạng chữ màu xanh và in đậm.

• Khi các CF có mâu thuẫn với nhau: Ví dụ như CF1 sẽ áp dụng định dạng

cho các ô là chữ màu đỏ và CF2 sẽ áp dụng định dạng cho các ô chữ

màu xanh. Khi cả CF1 và CF2 đúng thì có mâu thuẫn xảy ra và các ô thoã

điều kiện sẽ chỉ được áp dụng định dạng của CF1 là chữ màu đỏ (vì CF1

có mức ưu tiên cao hơn CF2).




Thứ tự ưu tiên các CF

• Nếu chọn Stop If True tại CF1 thì Excel chỉ kiểm tra duy nhất CF1 bỏ

qua tất cả các CFs bên dưới CF1.

• Nếu chọn Stop If True tại CF2 thì Excel sẽ kiểm tra CF1 và CF2 bỏ

qua tất cả các CFs bên dưới CF2.

• Nếu chọn Stop If True tại CF3 thì Excel sẽ kiểm tra CF1, CF2 và CF3

bỏ qua tất cả các CFs bên dưới CF3.

Nhằm đảm bảo tính tương thích ngược với các phiên bản Excel cũ thì

bạn nên chọn Stop If True tại CF3.

• Nếu chọn Stop If True cho tất cả các CF thì định dạng trả về trong

Excel 2007 sẽ giống như định dạng trả về trong Excel của các phiên

bản trước...


Thực hành 3.4

Thực hiện CF theo hình sau và quan sát sự thay đổi định dạng sử dụng

Stop if true




Chủ đề 4

Đảm bảo dữ liệu đúng

Chuẩn hóa dữ liệu với Data Validation

Data Validation

• Kiểm soát dữ liệu đầu vào theo đúng yêu cầu

• Tự thông báo lỗi nhập không đúng

• Nhập liệu chính xác, hạn chế sai sót




Data Validation

• Chọn dữ liệu cần kiểm soát

• Vào nhóm Data, chọn Data Validation

• Settings: Thiết lập điều kiện nhập liệu trong Validation

Criteria

• Input Message: Cho phép hiển thị thông tin nhập liệu

khi di chuyển chuột qua ô chứa message, giúp định

hướng việc nhập liệu

• Error Alert: Dùng cho ô được đặt chế độ Data

Validation, nếu nhập liệu sai sẽ hiển thị thông báo


Validation Criteria

• Whole number: Chỉ cho phép nhập số nguyên (tuổi, số

lượng hàng, điểm thi, …)

• Decimal

• List: Từ một danh sách hoặc một chuỗi có sẵn

• Source: Từ danh sách trực tiếp hoặc từ 1 vùng có sẵn

trên bảng tính

• Date: Chỉ nhập dữ liệu dạng ngày, có thể đặt các chế độ

nhập trong khoảng

• Textlength: Nhập chuỗi có độ dài xác định




Input Message

• Show input message when cell is selected: Bật/tắt chế độ

hiển thị thông báo

• Title: Tiêu đề thông báo

• Input message: Nội dung thông báo


Error Alert

• Show error alert after invalid data is selected: Bật/tắt chế

độ cảnh báo

• Style

• STOP: Lỗi nghiêm trọng, yêu cầu nhập lại

• WARNING: Cảnh báo, tùy trường hợp có thể chấp

nhận hoặc không

• INFORMATION: Thông báo lỗi mang tính thông tin, có

thể chấp nhận dữ liệu đã nhập

• Title: Tiêu đề

• Input message: Nội dung thông báo lỗi




Thực hành 4.1

Nhập danh sách trực tiếp trong Source, ngăn cách bằng dấu phẩy


Thực hành 4.2

Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính




Thực hành 4.3: Số thập phân tăng dần

Mở tệp TH-DV.XLS

• Trong nhiều bài toán về kỹ thuật, yêu cầu nhập liệu là số (số thập

phân) theo 1 cột với giá trị tăng dần. Nếu sai do không kiểm soát tốt

(chẳng hạn giá trị sau nhỏ hơn giá trị trước), quá trình tính toán sẽ bị

sai lệch.

• Vùng D7:D29 yêu cầu sắp xếp theo giá trị tăng dần, giá trị nhỏ nhất

tại ô D7.


Thực hành 4.4: Tạo danh sách phụ thuộc

• Có nhiều bài toán phải dùng đến 2 hay 3 danh sách có liên quan đến

nhau. Ví dụ danh sách tỉnh (thành phố), trong mỗi tỉnh (thành phố) lại

có các huyện (quận) khác nhau. Yêu cầu là khi lọc dữ liệu cho 1 tỉnh

(thành phố) nào đó thì danh sách các huyện (quận) của tỉnh đó phải

hiện ra.





Ở ví dụ này, danh sách tỉnh (thành phố) được khai báo trong A2:A21,

tương ứng với nó là các huyện (quận) khai báo trong B2:B21. Để đơn

giản, chúng ta lập thêm danh sách C2:C4 chứa tên các tỉnh (thành

phố) bằng cách thủ công.



Trong công thức trên, hàm Match xác định ô đầu tiên của vùng huyện

(quận), Countif xác định số ô chứa huyện (quận) trong 1 tỉnh (thành phố).

Hàm Offset sẽ tham chiếu đến cả vùng chứa huyện (quận) trong 1 tỉnh.




Thực hành 4.5: Giới hạn giá trị theo vùng

Trong một số trường hợp, yêu cầu tổng giá trị nhập trong vùng chỉ tới 1

giới hạn nào đó. Nếu tổng giá trị nhập vượt vùng giới hạn đó thì Excel sẽ

báo lỗi. Ví dụ tổng thu nhập của 1 người là 15 triệu/ tháng. Khoản tiền đó

sẽ được chi tiêu trong 1 tháng với nhiều loại chi phí.


Thực hành 4.5: Giới hạn giá trị theo vùng


Documents

Excel Nang Cao 2007