Fail Meja Pem Tadbir Kewangan

KANDUNGAN

Bil Perkara Muka Surat

1 Senarai Tugas 1

2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran danSenarai Semak :-

4 Urusan Terimaan dan Pungutan 4-8

5 Urusan Pembelian 9 -12

6 Urusan Pembayaran 13 - 16

7 Urusan Panjar Wang Runcit 17 - 22

8 Urusan Penyediaan Buku Tunai 23 - 28

9 Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah 29 32

10 Urusan Pengurusan Stor (Urusan Stok) 33- 37

11 Urusan Pelupusan dan Hapuskira 38 - 41

12 Urusan Penyediaan Gaji (Payroll Berkomputer ) 42 - 46

13 Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan 47 - 52

14 Urusan Tuntutan Pelbagai 53 - 58

15 Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji 59 - 62

16 Urusan Perkiraan KWSP 63 - 66

17 Urusan Tuntutan Biasiswa 67 -70

18 Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Asrama 71 - 74

19 Senarai Undang-Undang yang diperlukan dan 75

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai. 75

20 Norma kerja bagi tugas-tugas 76

21 Senarai Tugas Harian 77

SENARAI TUGAS

Nama Anggota : KHAMISAH BINTI ABU BAKAR

Jawatan : PEMBANTU TADBIR GRED N17

No. Kad Pengenalan : 570220-01-6720

Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 12/16/80

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptgJumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptgSabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

KEWANGAN

1 Menguruskan Terimaan dan Pungutan Wang Bagi Akaun Kerajaan dan Suwa2 Menguruskan Pembelian dan Pesanan bagi Akaun Kerajaan dan Suwa3 Menguruskan Pembayaran bagi Akaun Kerajaan dan Suwa4 Menguruskan Panjar Wang Runcit.5 Menguruskan Penyediaan Buku Tunai bagi Akaun Kerajaan dan Suwa.6 Menguruskan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah (PATSKOM).7 Menguruskan stok -Harta Modal , Inventori dan Bekalan Pejabt.8 Membantu Ketua Pembantu Tadbir bagi urusan Pelupusan dan Hapuskira.9 Menguruskan Penyediaan Gaji Berkomputer dan Gaji Baucar Berasingan.

10 Menguruskan Pelbagai Tuntutan Pegawai dan kakitangan.11 Menguruskan Pelbagai Potongan Gaji.12 Menguruskan Tuntutan Biasiswa.13 Menguruskan Tuntutan Pemberian Per Kapita dan Bantuan Asrama.14 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.

1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAHSEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0

3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0

4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0

5 PENYELIA PETANG 0 0 0

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0

8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0

9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0

10 GURU MEDIA 1 1 0

11 KAUNSELOR 1 1 0

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0

13 GURU PENOLONG 40 40 0

0

JUMLAH GURU :- 50 50 0

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0

15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0

16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0

17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0

19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1

20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1

21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0

22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0

23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1

24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0

25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0

JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4

JUMLAH BESAR :- 62 58 4

3

Muka Surat

SENARAI TUGAS

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

1 Urusan Terimaan dan Pungutan

1.1. Peraturan-Peraturan Pentadbiran.Urusan Terimaan dan Pungutan

I Resit mestilah dikeluarkan bagi setiap penerimaan wang.

II Memberitahu orang awam iaitu mereka hendaklah memintaresit bagi semua wang yang dibayar.

41.2. Proses Kerja :- Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil.Proses KerjaPegawai yang meluluskan /

Dirujuk

Seksi Undang-Undang / Peraturan

1 Mendapatkan kelulusan kuasa menerima wang Pengetua /AP 69. Guru Besar

2 Dapatkan Buku Resit daripada pegawai yangmenjaga dan pastikan nombor siri.

3 Menerima wang dan keluar resit pada masaurusan dibuat.

4 Rekodkan dalam Buku Daftar Kutipan Harian.

5 Merekodkan ke dalam Buku Tunai.

6 Menyerahkan wang dan Buku Kutipan Harian kepadaPengetua untuk disemak.

7 Sediakan slip bank dan masukkan wang ke bank.

51.3 Carta Aliran :- Urusan Terimaan dan Pungutan

Terima Surat Penurunan Kuasa, Keluar Suratkuasa daripada Pengetua serta senarai kutipan.

Dapatkan Buku Resit Rasmi daripadaPembantu Tadbir Kewangan.

Guru menerima kutipan dari pelajar dan keluar

resit serta-merta.

Rekod dalam Buku Kedatangan Pelajar/ daftarresit/ kutipan dalam Penyata Kutipan.

Isi Borang Penyerahan Kutipan.

Serah wang kutipan bersama dengan Bukuresit dan Borang Penyerahan Kutipan kepadaPembantu Tadbir.

Semak jumlah kutipan, Buku Resit dan BorangMinta penjelasan Penyerahan Kutipan.dari guru tingkatandan pembetulan

tidakbetul Betul

Ya

Turun tandatangan pada Borang PenyerahanKutipan.

6

Keluarkan Resit Induk kepada guru tingkatansebagai penerimaan

Catatkan daam Buku Kutipan Harian

Tulis slip masuk bank

Hantar wang ke bank

Semak salinan masuk bank selepas dibank

dan failkan

Rekodkan dalam Buku Tunai

71.4 Senarai Semak:-Urusan Terimaan dan Pungutan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tentukan surat kuasa menerima wang adadikeluarkan.

2 Dapatkan Daftar Stok Buku Resit.

3 Pastikan buku resit ada untuk digunakan.

4 Sediakan Borang Serahan Kutipan.

5 Sediakan Buku Daftar Kutipan Harian.

6 Sediakan slip masuk bank.

7 Sediakan Buku Tunai.

8

2 Urusan Pembelian

2.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Pembelian

I Pastikan Tahap Stok.

II Pastikan peruntukan mencukupi untuk membuat pembelian.resit bagi semua wang yang dibayar.

III Senaraikan jenis pembelian.

IV Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar.

V Mengemaskinikan rekod stok dari masa ke semasa.

92.2 Proses Kerja :- Urusan Pembelian


Dirujuk


1 Pastikan keperluan mengikut baki stok Pengetua/Guru Besar

2 Pastikan baki peruntukan masih mencukupi.

3 Pastikan jenis/ kaedah pembelian perlu mendapatkankelulusan dari JPN sekiranya pembelian melebihi darihad yang ditetapkan.

4 Senaraikan jenis pembelian dan dapatkan kelulusanPengetua.

5 Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3salinan. Dua salinan kepada pembekal.

6 Pastikan barang/ alatan yang diterima bersamaandengan pesanan yang dibuat.

7 Rekodkan ke dalam Daftar Stok Kad Kew 312/ Kad313 Bekalan pejabat Kew 314.

8 Rekod ke dalam Daftar Bil.

102.3 Carta Aliran :- Urusan Pembelian

Semak tahap stok

Semak peruntukan

Pastikan jenis pembelian- sebut harga 3 pembekal bagi pembelian

melebihi RM20,000.00- melebihi RM3,500.00 seunit mintakelulusan dari SBP- pembelian runcit

Senaraikan pembelian dan dapatkan kelulusanMinta penjelasan Pengetua/ Guru Besardan sediakan senaraibaru yang diluluskan tidak lulus Betul

Ya

Sediakan 3 salinan borang pesanan- salinan asal dan kedua kepada pembekal- salinan ketiga salinan Buku Pesanan

Terima barang dan Nota Penghantaran, invoisdan Pesanan Asal

Semak barang, nota penghantaran, invois/ bil- Pastikan kualiti barang

Minta betulkan dan - Pastikan kuantiti barangbekalkan semula barang - cop tarikh terima pada Bil/ Invois

Tidak betulBetul

Masuk stok dan simpan barang. Rekod dalamDaftar Stok dan Inventori:- Kew 312- Kew 313- Kew 314 dalam bukuCop dan tandatangan pengesahan stok

Rekod Bil/ Invois dalam Daftar Bil

112.4 Senarai Semak:-Urusan Pembelian


1 Tentukan peruntukan masih mencukupi.

2 Senaraikan jenis pembelian.

3 Sediakan Borang Pesanan.

4 Rekodkan ke dalam Daftar Stok.

5 Pastikan semua dokumen direkodkan ke dalamBuku Daftar Bil

12

3 Urusan Pembayaran

3.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Pembayaran

I Pastikan baki peruntukan bagi Vot/ Buku Tunia berkenaan masih mencukupi.

II Pastikan semua dokumen-dokumen yang berkenaan lengkap dan sempurna.

133.2 Proses Kerja :- Urusan Pembayaran


Dirujuk


1 Pastikan prosedur pembelian telah dipatuhi.

2 Pastikan Invois/ Bil dan pesanan tempatan diterimabalik dan jumlahnya adalah betul.

3 Pastikan peruntukan baki di Buku Tunai berkenaanadalah mencukupi.

4 Sediakan baucer pembayaran dalam dua salinan.

5 Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru Besar

6 Tulis cek untuk pembayaran dan cop 'TELAHDIBAYAR' padasemua dokumen yang berkenaan.

7 Dapatkan tiga tandatangan bagi cek yang jumlahnyaRM10,000.00 ke atas.

8 Rekod pembayaran dalam Buku Tunai dan pastikanruangan butiran adalah betul.

9 Hantar cek dan salinan baucer kepada pembekal.

10 Rekod pembayaran dalam Daftar Bil.

11 Terima resit dan simpan dalam fail baucer.

143.3 Carta Aliran :- Urusan Pembayaran

Pastikan prosedur pembelian dipatuhi

Pastikan Invois/ Bil dan Pesanan Tempatanditerima balik dan jumlahnya adalah betul

Minta pembekalbetulkan Invois Lengkap

Yatidak lengkap

Pastikan peruntukan mencukupi sebelummembuat pembayaran

Sediakan baucer pembayaran dan pastikan copstok di atas pesanan tempatan

Dapatkan kelulusan Pengetua/ Guru BesarMinta lengkapkan semulabaucer/ bil

Lulus

Ya

Tulis cek untuk pembayaran dan cop jelassemua dokumen

Dapatkan tandatangan ke atas cek- 3 tandatangan bagi RM10,000,00- 2 tandatangan bagi di bawah RM10,000.00

Rekodkan butiran dalam Buku Tunai danpastikan ruangan butiran tepat/ betul\

Rekod dalam Daftar Bil

Hantar cek dan baucer kepada pembekal

Terima resit dan baucer yang telahditandatangan

Masukkan fail

153.4 Senarai Semak:-Urusan Pembayaran


1 Pastikan semua dokumen:- Pesanan Tempatan- Bil/ Invois adalah lengkap

2 Pastikan peruntukan masih mencukupi

3 Baucer pembayaran

4 Sediakan cek untuk pembayaran

5 Dapatkan tandatangan Pengetua/ Guru Besar danPenolong Kanan

6 Hantarkan cek dan baucer kepada pembekal

7 Pastikan resit penerimaan diterima dari Pembekal

8 Pastikan pembayaran direkod dalam Daftar Bil

9 Pastikan pembayaran direkod dalam Buku Tunai

16

4 Urusan Panjar Wang Runcit

4.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Panjar Wang Runcit

I Dapatkan kebenaran untuk mewujudkan Panjar Wang Runcit dari JPN denganmenggunakan Lampiran 'P' (Kertas Kerja) dan menyatakan amaunnya.

II Apabila terima kelulusan, sediakan satu baucer bayaran untuk mengeluarkanwang daripada kumpulan wang suwa daripada butiran kantin.

III Dapatkan Surat Penurunan Kuasa Pengendalian Panjar Wang Runcit.

IV Sediakan satu Buku Tunai Runcit untukl merekodkan segala rekupmen danpembayaran runcit.

V Pastikan Buku Tunai Wang Runcit ditutup dan ditimbangkan sebaik sahaja jumlahwang dibelanjakan telah direkupkan.

174.2 Proses Kerja :- Urusan Panjar Wang Runcit


Dirujuk


1 Sediakan kertas kerja bagi menentukan keperluan JPN 1. A/P 97 (d)yang diminta:- Had Panjar Rucit Sekolah Menengah (Unit Kewangan)RM500.00. 2. Surat Pekeliling

2 Hantar permohonan bagi mendapatkan kebenaran JPN Perbendaharaan Bil. 1mewujudkan Panjar Wang Runcit bersama kertas (Unit Kewangan) Tahun 1982kerja (Lampiran P).

3. Garis Panduan3 Terima surat kebenaran menguruskan Panjar Pengetua/Guru Perakaunan dan

Wang Runcit dengan amaun yang dibenarkan. Besar/ Audit Dalaman Kewangan Sekolah

4 Sediakan baucer bayaran untuk mengeluarkanwang daripada Kumpulan Suwa kantin.

5 Sediakan satu Buku Tunai Wang Runcit untukmerekod butir-butir pengeluaran cek di Bahagianterimaan seperti:

I Tarikh cek dan no cekii Nombor baucar yang menyokong

pengeluaran cekiii Amaun

18

Bil.Proses Kerja

6 Resit-resit bayaran tunai kurang dari RM100.00dari pembekal atau surat perakuan perbelanjanyang disahkan oleh Pengetua hendaklah dicatatdi ruang 'BAYARAN' di Buku Tunai Wang Runcitmengikut peruntukan perbelanjaan sama ada

Pegawai yang meluluskan /

Dirujuk


peruntukan Wang Suwa atau Wang Kerajaan/WangAsrama

7 Sediakan Baucer Kecil berserta dokumenpenyokong bil

8 Kemukakan baucer kecil/bil tunai kepada Pengetuauntuk diluluskan

9 Buat bayaran berdasarkan bil/baucer yangdiluluskan

10 Rekod butiran-butiran bayaran ke dalam Buku TunaiPanjar Wang Runcit

11 Sediakan cek-cek rekupmen bagi ketiga-tiga fundatas nama Pengetua

12 Tunaikan cek-cek rekupmen dan catatkan semuladi ruang 'Terimaan' di Buku Tunai Wang Runcit

13 Catatkan juga bayaran di Buku Tunai mengikutperuntukan/butiran

14 Buku Tunai Panjar Wang runcit ditutup dandiimbangkan setiap rekupmen dibuat

15 Tutup dan imbangkan Panjar Wang Runcit pada31 Disember setiap tahun mencukupi jumlahyang diluluskan

194.3 Carta Aliran :- Urusan Panjar Wang Runcit

Sediakan Kertas Kerja bagi menentukankeperluan

Habtar permohonan kepada JPN dansertakan juga Kertas Kerja

Minta sediakanKertas Kerja semula Lengkap

YaTidak Lulus

Terima surat kebenaran menguruskan PanjarWang Runcit dengan amaun yang dibenarkan

Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiapperbelanjaan

Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua

Lulus

YaBetulkan danDapatkanKelulusan Tidak Lulus

Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcitdidapati berkurangan

Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit

Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disembersetiap tahun bagi mencukupi jumlah asal

204.4 Senarai Semak:-Urusan Panjar Wang Runcit


1 Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta

2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusanmewujudkan Panjar Wang Runcit

3 Terima balik surat kelulusan mewujudkanPanjar Wang Runcit dari JPN

4 Dapatkan surat kebenaran menguruskanPanjar Wang Runcit

5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcitdari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)sebanyak amaun yang diluluskan

6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan

7 Tunaikan cek

8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit

9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaanI) Tarikh cekii) Nombor baucer yang menyokong

cekiii) Amaun

21

Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutandari Guru/Kakitangan

11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuanperbelanjaan

12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di BukuTunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan

13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen

14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikutbutiran dan amaun yang telah dibelanjakan

15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan( Pengetua / Penolong Kanan )

16 Tunaikan cek

17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum31 Disember

22

5 Urusan Penyediaan Buku Tunai

5.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Penyediaan Buku Tunai

I Dapatkan Buku Tunai

II Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaan.

III Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaan/ pembayaran.

IV Tutup urusniaga setiap akhir bulan.

V Terima Penyata Bank.

VI Sedia Penyata Penyesuaian Bank.

V Dapatkan pengesahan dan tandatangan Pengetua.

235.2 Proses Kerja :- Urusan Penyediaan Buku Tunai


Dirujuk


1 Dapatkan Buku Tunai Wang Kerajaan / Suwa / Pengetua/ Guru AP '44', 146Asrama untuk penyelenggaraan secara berasingan. Besar

2 Catatkan baki awal tahun di ruangan penerimaanbagi setiap peruntukan sekiranya ada.

3 Catatkan urusniaga setiap kali berlaku penerimaanatau bayaran.

4 Di bahagian terimaan (sebelah kiri) butir-butir berikuthendaklah dimasukkan:-

I Tarikh kutipanII Butir-butir penerimaan (dari siapa)III Nombor resitIV Amaun terimaan untuk tajuk-tajuknyaV Jumlah terimaanVI Tarikh dan jumlah dibankkan

5 Di bahagian 'Bayaran' (sebelah kanan) masukkanbutir-butir berikut:-

I Tarikh bayaranII Butir-butir bayaran (kepada siapa)III No. baucarIV No. cekV Amaun bayaran mengikut tajuk/ peruntukanVI Jumlah bayaran

6 Tutup urusniaga setiap akhir bulan.

7 Sediakan Penyata Penyesuaian Bank sebaik sahajamenerima Penyata Bank dengan catatan berikut:-

Baki wang seperti di Penyata Bank pada……

CAMPUR: Kemasukan bank belum dikreditkan

Tarikh Masuk Bank Jumlah

XX XXXX XX

24

Bil.Proses Kerja

TOLAK: Cek-cek belum ditunaikan

No. cek Tarikh Jumlah

XX XX XX


Dirujuk


XX XX XX

Baki wang seperti di Buku Tunai pada……Pengetua/ Guru

Serahkan Buku Tunai kepada Pengetua/ Guru Besa Besar/ Penolong/ Penolong Kanan untuk disah dan ditandatangani Kanan/ Juruauditdan kepada Juruaudit Dalaman untuk disemak Dalamansemula dan ditandatangan

255.3 Carta Aliran :- Urusan Panjar Wang Runcit

Sediakan Kertas Kerja bagi menentukankeperluan

Habtar permohonan kepada JPN dansertakan juga Kertas Kerja

Minta sediakanKertas Kerja semula Lengkap

YaTidak Lulus

Terima surat kebenaran menguruskan PanjarWang Runcit dengan amaun yang dibenarkan

Rekod dalam Buku Panjar Wang Runcit

Sediakan baucer kecil bagi tiap-tiapperbelanjaan

Dapatkan perakuan dan oengesahan Pengetua

Lulus

YaBetulkan danDapatkanKelulusan Tidak Lulus

Sediakan rekupmen bila Panjar Wang Runcitdidapati berkurangan

Sediakan imbangan Panjar Wang Runcit

Pastikan rekupmen dibuat pada 31 Disembersetiap tahun bagi mencukupi jumlah asal

264.4 Senarai Semak:-Urusan Panjar Wang Runcit


1 Sediakan Kertas Kerja keperluan yang diminta

2 Buat Surat Permohonan mendapat kelulusanmewujudkan Panjar Wang Runcit

3 Terima balik surat kelulusan mewujudkanPanjar Wang Runcit dari JPN

4 Dapatkan surat kebenaran menguruskanPanjar Wang Runcit

5 Buat Baucer untuk mengeluarkan wang runcitdari butiran yang dibenarkan Kantin (SUWA)sebanyak amaun yang diluluskan

6 Tulis cek dan dapat dua tandatangan

7 Tunaikan cek

8 Sediakan Buku Tunai Wang Runcit

9 Rekod butir-butir berikut di bahagian penerimaanI) Tarikh cekii) Nombor baucer yang menyokong

cekiii) Amaun

27

Bil Tindakan Tandakan ( _/) Catatan

10 Terima bil-bil atau surat perakuan perlanjutandari Guru/Kakitangan

11 Beri nombor siri kepada bil-bil/surat perakuanperbelanjaan

12 Rekod pembayaran di ruang 'BAYARAN' di BukuTunai Panjar Wang Runcit mengikut peruntukan

13 Jumlah pembayaran dan buat rekupmen

14 Sediakan baucer dan tuntutan balik mengikutbutiran dan amaun yang telah dibelanjakan

15 Tulis cek dan dapatkan dua tandatangan( Pengetua / Penolong Kanan )

16 Tunaikan cek

17 Pastikan rekupmen terakhir dibuat sebelum31 Disember

28

6 Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

6.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

I Pastikan semua rekod dikemaskini dengan sempurna dan lengkap seperti:

a) Buku Tunaib) Buku Resitc) Daftar Kutipan Hariand) Daftar Bile) Buku Tunai Panjar Wang Runcitf) Buku Kedatangan Muridg) Daftar Penghuni Asrama

II Pastikan Penyata Penyesuaian Bank Bulan Disember telah dibuat.

III Dapatkan Penyata Kewangan yang telah diaudit tahun lepas bagi penjelasan.

IV Lengkapkan data-data Patskom yang berakhir pada 31 Disember dengan lengkap,semak dan cetak:

a) Penyata Penerimaan atau Pembayaranb) Penyata Pendapatan/ Perbelanjaanc) Lembaran Imbangand) Nota-nota kepada Kumpulan Wang Terkumpule) Surat Pengakuan Pengetuaf) Lembaran Kerja semua jenis akaun

V Kirimkan Penyata- sediakan 4 salinan surat iringan/ lampiran

Akaun Sekolah kepada:

g) 1 salinan (termasuk asal) ke Pejabat Audit Sekolahh) 1 salinan ke JPNI) 1 salinan ke PPDj) 1 salinan untuk fail

295.2 Proses Kerja :- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember


Dirujuk


1 Pastikan semua dokumen berikut telah lengkap dan Pengetua/ Guru AP '44', 146ditutup. Besar

I Buku Tunai- Kerajaan / Suwa / AsramaII Daftar Kutipan HarianIII Daftar BilIV Buku Tunai Panjar Wang RuncitV Slip Bank dan Penyata BankVI Fail Baucar

2 Semak Penyata Audit tahun lepas untukmendapatkan baki awal tahun semasa.

3 Kemaskini rekod PATSKOM berkomputer padasetiap bulan sehingga 31 Disember.

4 Dapatkan penyata-penyata berikut:-

I Penyata Penerimaan dan PembayaranII Penyata ImbanganIII Penyata Pendapatan dan PerbelanjaanIV Nota-Nota Wang TerkumpulV Penyata Penyesuaian BankVI Perakuan Pengetua/ Guru Besar

5 Sediakan Penyata di dalam 4 salinan:-

I 1 salinan asal- Audit SekolahII 1 salinan kedua- JPN (Unit Kewangan)III 1 salinan ketiga- PPD (Unit Kewangan)IV 1 salinan keempat- salinan sekolah

6 Terima Laporan Audit daripada Pejabat AuditSekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia.

7 Ambil tindakan segera sekiranya ada kuiri audit.

8 Failkan laporan audit di dalam fail berkenaan.

306.3 Carta Aliran :- Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember

Pastikan semua rekod dikemaskinikanMinta lengkapkan - Buku Tunaidokumen yang - Buku Resit/ Penyata kutipan

- Baucer/ BilTidak - StokLengkap - Bank slip

Pastikan penyata penyesuaian bank Disembertelah dibuat

Dapatkan Penyata Audit tahun lepas bagipelarasan

Masukkan data-data Patskom akaun berakhirpada 31 Disember- Penyata Penerimaan/ Pembayaran- Penyata Pendapatan/ Perbelanjaan- Nota- Nota kepada penyata Kumpulanwang Terkumpul- Penyata Imbangan- Surat Perakuan Pengetua/ Guru Besar

Dapatkan pengesahan dan perakuan PengetuaMinta sediakanpembetulan penyata Lengkap

TidakLengkap

Ya

Hantarkan kepada Jabatan Audit Sekolah- 1 salinan Jabatan Pelajaran Negeri- 1 salinan ke Pejabat Pelajaran Daerah- 1 salinan fail

Pemeriksaan oleh pihak Jabatan Audit

Minta beri penjelasanperkara yang Terima Penyata Audit yang sebenar untukberkaitan tahun berkenaan

Masukkan fail

315.4 Senarai Semak:-Urusan Penyediaan Penyata Akaun Sekolah Berakhir 31 Disember


1 Semak Buku Tunai Kerajaan/ Suwa/ Asrama telahdikemaskini dan ditutup.

2 Pastikan semua data di Buku Tunai telahdimasukkan ke dalam PATSKOM.

3 Pastikan Penyata Penyesuaian Bank pada 31Disember telah dibuat.

4 Semak Penyata Audit Tahun lepas.

5 Semak Penyata Imbangan/ Penyata Penerimaandan Pembayaran/ Penyata Pendapatan danPerbelanjaan dan Nota- Nota Wang Terkumpul.

6 Semak Penyata-penyata yang telah dicetakdalam 4 salinan.

7 Serah penyata kepada Pengetua untuk Perakuan.

8 Hantar penyata kepada Pejabat Audit Sekolah, JPNdan PPD.

9 Semak Laporan Audit Sekolah selepas terimaLaporan Audit tahun berkenaan.

10 Ambil tindakan sekiranya ada kuiri audit.

32

7 Urusan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pengurusan Stor

7.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-

Urusan Pengurusan Aset Alih Kerajaan dan Pengurusan Stor

1 Pastikan ada stor yang sesuai.

Borang yang digunakan ialah:-

a) Kew. PA 2 - Untuk Daftar Harta Modalb) Kew. PA 3 - Untuk Daftar Inventoric) Kew. PS 3 & PS 4 - Untuk Daftar Pengurusan Stor.d) Kew. PA 6 - Untuk Daftar Pengerakkan Harta Modal

dan Inventori

2 Semak dan rekod stok mengikut jenis:-

Kew.PA 2- Barang tak luak nilai RM1000.00 dan ke atas tidal termasuk perabot,Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan

Kew.PA 3 - Barang tak luak bernilai RM1000.00 ke bawah termasuk perabot,Permaidani dan perabot tanpa mengira kos

Kew.PS 3 & PS 4 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendahDan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya

Kew.PA 6 - Pergerakan pinjaman harta modal / inventori

3 Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan

4 Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan

5 Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya

6 Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mactahun berikutnya iaitu:-(i) Laporan Harta Modal dan Inventori;(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori;(iii) Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan(iv) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib.

7 Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke PerbendaharaanMalaysia sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya:(i) Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-13)(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)(iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW.PS-16)(v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20)(vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)

337.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan stor


Dirujuk

1 Susun borang mengikut kumpulan Pengetua /

Kumpulan A - 30% barang yang mempunyai nilai Ketua PembantuPembelian Tahunan tertinggi Tadbir

Kumpulan B - Mengandungi 70% bakinya

2 Pastikan tahap stok barang mengikut kumpulan

Kumpulan A - Kuantiti stok maksima= 4 bulan penggunaan

- Angka Menokok Stok= 3 bulan penggunaan- Kuantiti stok minima= 2 bulan penggunaan

3 Dan pembelian boleh dibuat apabila tahap stokberada di stok minima atau menokok stok

Semak barang yang di terima- Kualiti- Kuantiti

4 Semak dan rekod stok mengikut jenis:-

Kew.PA 2 - Barang yang tak luak nilai RM1000.00 danke atas tidak termasuk perabot,permaidani dan langsir tanpa mengira kos/rekod penyelenggaraan

Kew.PA 3 - Barang yang tak luak nilai RM 1000.00ke bawah termasuk perabot, permaidanidan perabot tanpa mengira kos

Kew. PS 3 & PS 4 - Barang yang tak luak dan alatan pejabatyang tak luak tapi nilainya rendah dantidak ekonomik untuk di kesanpenempatannya

Kew.PA 6 - Pergerakan pinjaman hartamodal/inventori

34

Bil.Proses Kerja

Senarai Inventori - Iaitu senarai penempatan semuajenis barang dalam sesuatu penempatan

5 Sediakan borang pengeluaran barang dan pastikan


Dirujuk

tandatangan pegawai yang mengeluarkannya dandirekod dalam stok

6 Semak dari masa ke semasa stok fizikal denganrekod stok bersamaan Harta Modal dan Inventori

- Semakan 1 kali setahun.setahun

-

-

7 Buat pelupusan barang-barang bila didapatiBorang Kew. PA 17 (Pelupusan)

- barang-barang tidak diperlukan lagi- barang-barang yang tidak boleh

digunakan lagi

357.3 Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Stok

Pastikan ada stor yang sesuai

Susun barang mengikut Kumpulan A & B

Pastikan tahap stok barangan

Terima barang yang dipesan

Semak barang yang diterima dari segi kualiti &Minta dibekalkan kuantiti

barang semulaLengkapYa

Rekod dalam stok (Kew. PA 2, Kew. PA 3 danKew.PS 3 & PS 4)

Susun di dalam tempat yang sesuai

Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok

Dapatkan tandatangan pegawai yangmengeluarkan barang

Semak stok dari masa ke semasaPastikan catatankeluar masukbarang pada masaberlaku urusan

Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor'Sediakan pelupusan jika didapati- Barang tidak diperlukan lagi- Barang yang tidak boleh digunakan lagi

367.4 Senarai Semak:-Urusan Pengurusan Stor

Bil Tindakan Tandakan ( _/ )

1 Susun barang mengikut kumpulan

2 Pastikan tahap stok barangan

3 Terima barang

4 Semak kuantiti barang

5 Merekodkan ke dalam rekod

6 Menyusun di tempat yang sesuai

7 Menyediakan borang untuk pengeluaran barang-barang

8 Mendapatkan tandatangan pegawai yangmengeluarkan barang.

9 Menyemak stok dari masa ke semasa.

10 Menyediakan prosedur untuk pelupusan /hapuskira.

37

- Untuk Daftar Harta Modal- Untuk Daftar Inventori- Untuk Daftar Pengurusan Stor.- Untuk Daftar Pengerakkan Harta Modal

Kew.PA 2- Barang tak luak nilai RM1000.00 dan ke atas tidal termasuk perabot,Permaidani dan langsir tanpa mengira kos /rekod penyelengggaraan

Kew.PA 3 - Barang tak luak bernilai RM1000.00 ke bawah termasuk perabot,

Kew.PS 3 & PS 4 - Barang yang luak dan alatan pejabat yang tak luak tapi nilainya rendah

Pastikan semua data berkaitan dicatatkan mulai dari tarikh perolehan

Memastikan lokasi Harta Modal, Inventori dan bekalan pejabat direkodkan

Apabila membuat pengeluaran barang, pastikan ditandatangan oleh penerimanya

Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac

(iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

(vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)


Pek. Perb. Bil.5/2007 & 5/2009


Pastikan ada stor yang sesuai

Susun barang mengikut Kumpulan A & B

Pastikan tahap stok barangan

Terima barang yang dipesan

Semak barang yang diterima dari segi kualiti &

Rekod dalam stok (Kew. PA 2, Kew. PA 3 dan

Susun di dalam tempat yang sesuai

Sediakan borang bagi pengeluaran barang stok

Dapatkan tandatangan pegawai yangmengeluarkan barang

Semak stok dari masa ke semasa

Lantik pegawai 'Pemverikasi Stor'Sediakan pelupusan jika didapati- Barang tidak diperlukan lagi- Barang yang tidak boleh digunakan lagi

Catatan

8 Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira


Urusan Pengurusan Proses Pelupusan/ Hapuskira

1 Memastikan barang-barang yang hendak dilupuskan/ hapuskira itu barang- barangyang tidak diperlukan serta barang yang tidak boleh digunakan lagi.

2 Melantik 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dari urusan stok untuk menjadiLembaga Pemeriksa.

3 Borang-borang pelupusan/ hapuskira:

a) 300V dalam 6 salinanb) Lampiran Jc) Lampiran Kd) Lampiran L

4 Jika barang itu hilang/ dicuri hendaklah mendapat laporan dari PengawalKeselamatan dan Laporan Polis.

5 Lembaga Pemeriksa boleh memeriksa barang-barang yang hendak dilupuskan ituyang harganya RM10,000.00 seunit dan keseluruhan RM100,000.00

6 Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00boleh tanpa Lembaga Pemeriksa.

7 Terima keputusan pelupusan / hapuskira dari Lembaga Pemeriksa iaitu Sijil 300X.

8 Selepas itu baharulah barang-barang tersebut boleh dikeluarkan dari stok denganmencatatkan bilangan surat kelulusan berkenaan.

388.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan Pelupusan / Hapuskira


Dirujuk


1 Pastikan barang-barang yang hendak dilupuskan

Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira- Pelupusan- Kategori barang yang tidak diperlukan lagi- Kategori barang yang tidak boleh digunakan

lagi- Hapuskira- Kehilangan- Hasil/ kutipan yang tidak boleh didapatkan

lagi

2 Sediakan borang pelupusan/ hapuskira- Pelupusan 300V dalam 6 salinan- Hapuskira

Lampiran JLampiran KLampiran LDan Laporan Pengawal Keselamatan,Laporan polis awal dan terkini

3 Mengeluarkannya dari stok.

4 Tindakan pelupusan diambil dalam masa 3 bulandari tarikh sijil kelulusan (300X) dikeluarkan.

398.3 Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira

Memastikan barang-barang yang dilupuskan

Memastikan jenis pelupusan/ hapuskira- Barang yang tidak diperlukan lagi- Barang yang tidak digunakan lagi- Kehilangan- Hasil yang tidak boleh didapatkan lagi

Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah)- 2 orang Pegawai Kanan yang bebas dariurusan stok

Pemeriksaan barang-barang oleh LembagaPemeriksa

Catatkan barang rosak - sediakan syordalam stok yang betul

Lengkap

Ya

Sediakan borang pelupusan / hapuskira- pelupusan 300V- hapuskira Lampiran J, K dan L- Laporan Jaga dan Polis

Minta lengkapkan Hantar ke JPNborang pelupusanatau hapuskira

Lulus

Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa- barang yang kurang RM10,000.00 olehLembaga Tanpa Pemeriksaan- barang yang melebihi RM10,000.00 olehLembaga Pemeriksa

Terima surat kelulusan pelupusan / hapuskiraSijil 300X

Mengeluarkan dari stok

408.4 Senarai Semak:-Urusan Pengurusan Pelupusan dan Hapuskira


1 Pastikan barang yang hendak dilupuskan

2 Pastikan jenis pelupusan

3 Lantikan Lembaga Pemeriksa

4 Tindakan Lembaga Pemeriksa

5 Menyediakan borang pelupusan atau hapuskira

6 Hantar ke Bahagian Sekolah

7 Kelulusan Bahagian Kewangan Negeri

8 Pengeluaran dari stok

41

Barang yang kurang dari RM10,000.00 seunit dan keseluruhan kurang RM100,000.00

9 Urusan Penyediaan Gaji (Payroll)


Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)

1 Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh JPN sebelum pembayaran dibuat.

2 Pastikan Sijil Gaji Akhir disediakan dan Sijil Gaji Akhir pertukaran dari luarnegeri diluluskan oleh Akauntan Negeri berkenaan.

3 Dapatkan Nombor Gaji

4 Dapatkan dokumen peribadi (salinan)

a) Kad Pengenalanb) Sijil KWSPc) Cukai Pendapatand) Akaun Bank

5 Pembayaran dibuat pada bulan berkenaan

429.2 Proses Kerja :- Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll


Dirujuk


1 Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Surat PekelilingAkauntan Negara

2 Catat dalam buku KIV Payroll- bulan di mana Bil. 3/1993tindakan payroll diambil.

3 Bagi pegawai yang bertukar pastikan ada Sijil Gaji Jadual PCBAkhir yang lengkap iaitu:

3.1 Nama Jadual Ketiga 92 KWSP3.2 No. Kad Pengenalan3.3 No. Gaji3.4 Jumlah gaji dan elaun-elaun ITKA, Keraian

rumah, elaun tanggungjawab3.5 Tarikh sehingga bayaran dibuat3.6 Jenis-jenis potongan

- Perumahan- Cukai Pendapatan- KWSP- Tabung Haji- MNI- Pinjaman Kenderaan- Pinjaman MARA- Pendahuluan Diri

3.7 Tarikh pergerakan gaji

4 Sediakan borang SG20 yang lengkap dalam 2salinan

4.1 Bagi pegawai yang kali pertama (B)dilaporkan isikan semua perkara/ butirandalam borang SG20 berkaitan

4.2 Bagi pindaan dalam pusat pembayaran yangsama - (P) isi semua butiran SG20 berkaitan

4.3 Bagi tindakan (T) isikan bahagian di manaperubahan berlaku

5 Pegawai yang menyediakan perlu turunkan Ketua Pembantutandatangan, nama, jawatan dan tarikh di ruangan Tadbir N22disediakan oleh

43

Bil.Proses Kerja

6 Pengetua perlu turunkan tandatangan, nama, Pengetua/ Penolongjawatan dan tarikh di ruang Disahkan Oleh Kanan/ Penolong

Kanan HEM

7 Turunkan cop jawatan rasmi di ruangan sediakan dan


Dirujuk


disahkan oleh

8 Susun senarai SG20 mengikut nombor gaji yangkecil dahulu dan no. siri.

9 Sertakan juga dokumen sokongan bagi perubahanyang berkaitan.

9.1 Dokumen- No. Akaun Bank- Arahan Potongan

10 1 salinan kepada AG Negeri dengan sertakan suratiringan

- 1 salinan fail sekolah

11 Terima slip gaji pembayaran

11.1 1salinan asal kepada kakitangan berkenaan11.2 Salinan untuk fail sekolah

12 Terima Master Listing dan dokumen -dokumen lainberkenaan gaji R1, R2, R3 , R5 dan lain-lain.

13 Laporan R2 untuk direkodkan dalam Buku Vot

449.3 Carta Aliran :- Urusan Pengurusan Penyediaan Payroll

Terima Kew. 8 yang telah lulus dari JPN

Rekod dalam buku penerimaan

Catat dalam buku K.I.V Payroll

Sediakan SG20 (Kew. 20) dan lengkap

Hantar kepada Pengetua untuk dapatkantandatangan cop rasmi

Minta sediakan SG20

semulaLulusYa

Hantar ke Bahagian Kewangan / AG Negeri danpastikan dokumen sokongan disertakan jika

Minta penjelasan berkaitansediakan SG20 semuladan dokumen tambahan Lulus

Ya

Terima slip gaji bulanan

Semak slip gaji- salinan asal kepada pegawai berkenaan- 1 salinan failkan

459.4 Senarai Semak:-Urusan Pengurusan Gaji (Payroll)


1 Terima Sijil Gaji Akhir

2 Terima Kew. 8 yang telah diluluskan

3 Catat dalam Buku KIV payroll

4 Sediakan borang SG20

5 Pastikan butiran dalam Borang SG20 yang berkaitandiambil tindakan

6 Pastikan tandatangan, nama, jawatan dan cop rasmiditurunkan di ruangan disediakan oleh dan disahkan

oleh

7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan kepadatindakan berkaitan SG20 disertakan diakui oleh

8 Borang SG20 dan dokumen bulanan dihantar keBahagian Kewangan / AG Negeri

9 Terima slip pembayaran dari Bahagian Kewangan/AG Negeri

10 Edarkan slip asal kepada Pegawai berkenaan

11 Salinan slip difailkan

46

10 Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran:-Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

1 Pastikan Kew. 8 diluluskan oleh Jabatan Pelajaran Negeri

2 Pastikan Sijil Gaji Akhir -- Pertukaran luar kelulusan Akauntan Negeri berkenaan

3 Dapatkan dokumen peribadi pegawai

a) Kad Pengenalanb) Sijil KWSP

4 Pembayaran dibuat dengan kadar segera.

4710.2 Proses Kerja :- Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan


Dirujuk


1 Terima Kew.8 yang telah diluluskan dari JPN. Surat PekelilingAkauntan Malaysia

2 Sediakan dokumen pembayaran Bil. 3 Tahun 1993

2.1 Penyata pembayaran dan pastikan butiranberikut dicatatkan (3 salinan) Jadual Potongan

- Nama pegawai Cukai Berjadual (PCB)- Nama sekolah- Tempoh pembayaran- Jumlah gaji dan elaun-elaun (ITKA,

elaun Keraian, elaun tanggungjawab Jadual KWSPatau elaun khas) Ketiga 1992

- Potongan yang berkaitan (cukaipendapatan KWSP, Tabung Haji,MNI, perumahan, kenderaan,pendahuluan diri)

- Jumlah potongan- Jumlah bersih

2.2 Sediakan baucar pembayaran 304 (3 salinan)dan lengkapkan butiran (bagi satupembayaran)

- Bagi bulan tahun- Jenis- Tarikh dan tahun disediakan- Kod Jabatan/ Nama Jabatan- Kod PTJ Nama Pusat

Tanggungjawab- Nama penerima- No. Kad Pengenalan- Perihal- Perihal cek (akaun penerima)

3 Perbelanjaan di masuk ke dalam

a) Kod Maksudb) Kod Jabatanc) PTJPKd) Program / Akti Amanah

48

Bil.Proses Kerja

e) Objekf) Amaung) Jumlah Bersihh) Amaun (dalam perkataan Ringgit)


Dirujuk


AP 95 dipatuhi -(Disediakan oleh)

- tandatangan, tarikh cop rasmi

AP 99 dan AP 102 dipatuhi- tandatangan, tarikh cop rasmi

4 Sekiranya pembayaran melebihi satu amaungunakan borang 304A

4.1 Perhatian kepada borang 304 hanya- butiran a hingga e perlu dicatat- perihal cek [Berganda(Bil. Cek)]- perbelanjaan dimasuk ke dalam

akaun di bawah (a hingga h)- AP. 95 dan AP 99 dan AP102

4.2 Butiran 304A seperti berikut:-

- tahun kewangan 19__- Jenis- Tarikh Baucar- Kod Jabatan- Kod PTJ Nama Pusat

Tanggungjawab- Nama Penerima- No. Kad Pengenalan- Alamat/ Nama Bank- Perihal- Amaun (Jumlah Bayaran)- Perihal (Akaun penerima)- Tandatangan pegawai disediakan

nama, cop dan tarikh- Tandatangan pegawai disahkan

nama, cop dan tarikh

5 Bagi gaji sediakan Kew.321 (3 salinan)

49

Bil.Proses Kerja

6 Penyata dan dokumen yang disediakan denganlengkap dihantar ke Bahagian Kewangan/ AG Negeriunutk kelulusan

7 Terima cek pembayaran daripada BahagianKewangan /AG Negeri

7.1 Pembayaran gaji kepada pegawai berkenaan7.2 Uruskan cek-cek potongan yang berkaitan


Dirujuk


8 Borang KWSP E dan butiran dicatat:-a) No. Rujukan Majikanb) Nama Majikanc) Alamat Majikand) Caruman bagi tahunane) No. Ahlif) No. Kad Pengenalang) Nama Ahlih) Bulan-bulan caruman (M dan P) (Jan - Dis)

(termasuk jumlah dan potongan)I) Jumlah dibawa ke hadapan (jika helaian tidak

mencukupi)j) Jumlah bulanank) Tandatangan, nama, Kad Pengenalan

Majikan dan cop rasmi

9 Rekodkan butir cek dalam Daftar Terimaan cek

10 Failkan satu salinan.

5010.3 Carta Aliran:- Urusan Bayaran Melalui Baucar Berasingan

Terima Kew.8 yang diluluskan oleh JabatanPeljaran negeri

Rekod dalam buku penerimaan surat

Sediakan pembayaran- baucar berasingandan penyata potongan

Dapatkan tandatangan Pengetua untukMinta sediakan semula Perakuan dan pengesahanbaucar potongan Tidak

Lulus Lulus

Ya

Hantar ke Bahagian Kewangan / AG NegeriMinta dibetulkansemula baucar Tidak Lulus

penyata LulusYa

Terima cek pembayaran

Rekod butiran cek dalam daftar cek

Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatanatau syarikat terlibat dengan potongan

Masukkan fail

5110.4 Senarai Semak:-Urusan Pengurusan Pembayaran Berasingan


1 Terima Kew. 8 yang dilulus oleh JPN.

2 Terima Sijil Gaji Akhir

3 Penyata Tunggakan/pembayaran disediakan

4 Kew.304A disediakan

5 Kew.304A disediakan - Kew.321 disediakan

6 Pastikan tandatangan, nama jawatan, tarikh/cop rasmi diturunkan pada AP 95, AP 99 danAP 102 (Kew.304)

7 Pastikan dokumen-dokumen sokongan berkaitanpembayaran - diakui sah dan disertakan

8 Penyata tuntutan dan dokumen yang lengkapdihantar dalam ( 3 salinan)

9 Terima cek pembayaran

10 Rekod butiran cek dalam daftar cek

11 Uruskan pembayaran dan cek-cek potonganBorang KWSP E dan F

12 Failkan satu salinan

52

Buat pembayaran kepada pegawai serta jabatan

11 Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

11.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Menguruskan Tuntutan Yang Di buat Oleh Pegawai

1 Pastikan dokumen yang membolehkan pegawai membuat tuntutan ( surat arahan)

2 Pastikan kadar-kadar yang sebenar tuntutan di buat

3 Surat dokumen perlu diakui sah

4 Tuntutan tidak berulang/bertindih

5311.2 Proses Kerja :- Urusan Tuntutan Pegawai


Dirujuk


1 Sediakan borang tuntutan perjalanan lengkap olehpegawai yang membuat tuntutan

2 Mengisi maklumat-maklumat yang terdapatpada Lampiran "A"

Muka 1

1 Nama Pegawai2 No. Kad Pengenalan3 Gred, Kategori dan Jawatan4 Gaji, Elaun-elaun5 Butir-butir Kenderaan6 Alamat Pejabat7 Alamat Rumah

Muka 2

1 Tarikh2 Waktu Bertolak dan Sampai3 Tujuan/Tempat4 Jarak ( KM ) / Tambang

Muka 3

1 Butir-butir ElaunPejalanan Kenderaan

2 Butir-butir TambangPengangkutan Jalan

3 Butir-butir Tuntutan ElaunMakan/Harian

Muka 4

1 Butir-butir Tuntutan Bayaran Sewa Hotel2 Tuntutan Pelbagai

Muka 5

1 Tandatangan Pegawai2 Tandatangan Pengesahan Ketua Jabatan

54

Bil.Proses Kerja

3 Mengisi butir-butir Baucer Kew.304

1 Tahun Kewangan

2 Kod-Kod Pembayaran


Dirujuk


3 Nama Jabatan

4 Nama Pusat Tangunggjawab

5 Nama Penerima

6 No. Kad Pengenalan/Akaun Bank

7 Alamat

8 Perihal

9 Ruang-ruang seperti :

I) Maksudii) Jabataniii) PTJiv) Prog/Akt/Amanahv) Objekvi) Amaun

10 Tandatangan Pegawai yang sediakan

Tandatangan Pegawai yang periksa

2 orang pegawai tandatangan

11 Ruang tandatangan nama jawatan sertadengan cop mereka

4 Mengisi butir-butir Kew.304A ( jika penerima lebihdari seorang)

55

Bil.Proses Kerja

5 Semua Penyata Tuntutan dokumen-dokumenberkaitan seperti bil hotel, bil dobi, surat jemputandan lain-lain hendaklah disahkan oleh Pengetua

6 Semua Penyata Tuntutan dan dokumen berkenaandihantar ke Bahagian Kewangan/AG Negeriberserta sampul dan alamat penerima dalamdua salinan

7 Terima cek pembayaran rekod butiran cek


Dirujuk


dalam daftar cek

8 Edarkan cek kepada penerima

9 Salinan difailkan

5611.3 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Perjalanan

Sediakan borang mencukupi kepadakakitangan

Pemohon mengisi butiranperjalanan

Terima borang dari pemohon dansemak

Minta pemohonLengkapkan Tidak Lengkapbutiran dan Lengkapdokumen

Ya

Sediakan baucer Kew.304, Kew. 304A,kew.302 ( kelompok )

Dapatkan tandatangan Pengetua danCop rasmi

Minta lengkapkansemula

Lengkap

Ya

Hantar ke Bahagian Kewanga/AG Negeri( 3 salinan)

Kenalpastikesilapanbuat pembetulan

Lulus

Ya

Terima pembayaran dan rekod butirancek

Pembayaran kepada pegawai( pemohon berkenaan)

5711.4 Senarai Semak:-Urusan Tuntutan Pegawai


1 Sediakan Borang Tuntutan

2 Serah borang kepada pegawai yang membuattuntutan

3 Semak borang tuntutan dan cop rasmi

4 Dapatkan dokumen tambahan

5 Sediakan baucer bayaran 304/304A dan 302

6 Hantar kepada Pengetua untuk ditandatangani

7 Dokumen yang lengkap dihantar kepada JabatanAkauntan Negar cwgn Johor

8 Terima cek bayaran dari Jabatan Akauntan Negaracwg Johor

9 Rekodkan butiran cek dalam daftar cek

10 Bayaran cek kepada pegawai

11 Failkan

58

12 Urusan Arahan Pelbagai Potongan

12.1 Peraturan-peraturan Yang Perlu Dipatuhi

Urusan Arahan Pelbagai Potongan

1 Terima arahan potongan daripada pihak yang berkaitan

2 Semak jenis potongan untuk pastikan kodkan

3 Sediakan borang SG 20 untuk Payroll

4 Masukkan amaun potongan dengan 2 salinan surat arahan potongan

5 Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

12.2 Jenis-jenis Potongan Gaji

1 Cukai Pendapatan - PCB atau arahan potongan melalui CP 38

2 Pinjaman Perumahan

3 Pinjaman Kenderaan

4 Insuran Takaful

5 Insuran MNI

6 Pinjaman Komputer

7 Pendahuluan Diri ( jika ada)

8 Sewa Rumah Kerajaan

9 Tabung Haji

10 Pemulangan Pinjaman Pelajaran

Nota:- Caruman KWSP akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara Berdasarkan kepadajumlah gaji dan emolumen lain.Begitu juga potongan Biro Angkasa akan dibuat terus oleh Jabatan Akauntan Negara melalui arahan terus

daripada Biro Angkasa

5912.3 Proses Kerja :- Urusan Arahan Pelbagai Potongan Gaji


Dirujuk


1 Teima arahan potongan daripada pihak yang Ketua Pembantuberkenaan Tadbir

a) Cukai Pendapatanb) Pinjaman Perumahanc) Pinjaman Kerajaand) Tabung Hajie) Insuran M.N.I.f) Pinjaman MARA

2 Semak jenis potongan - pastikan kodnya

3 Sediakan birang SG.20 untuk tindakan payroll.Masukkan amaun potongan dengan 2 salinansurat arahan potongan

4 Hantar ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

6012.4 Carta Aliran:- Urusan Pelbagai

Terima surat arahan potongan

Semak jenis potongan untuk pastikan kod

potongan

Sediakan Borang SG.20 untuk tindakan gaji

Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwgJohor

12.5 61Senarai Semak:-Urusan elbagai Potongan


1 Dapatkan surat arahan potongan

2 Pastikan jenis potongan

3 Semak jumlah potongan

4 Hantarkan ke Jabatan Akauntan Negara cwg Johor

62

13 Urusan Perkiraan KWSP

13.1 Peraturan-peraturan Yang Dipatuhi

Urusan Perkiraan KWSP

1 Pastikan kelulusan Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri

2 Sediakan SG. 20 atau baucer berasingan

3 Pastikan tarikh dan tahun pembayaran

4 Semak Jadual Ketiga KWSP yang terkini

5 Dapatkan amaun potongan KWSP

6313.2 Proses Kerja :- Urusan Perkiraan KWSP


Dirujuk


1 Memastikan kelulusan Kew. 8 JabatanPelajaran

2 Semak gaji bulanan Negeri

3 Sediakan SG. 20

4 Pastikan tahun pembayaran

5 Pastikan rujukan Jadual Ketiga KWSP yangterkini

6412.4 Carta Aliran:- Caruman KWSP

Terima Kew. 8 dari Jabatan Pelajaran Negeri

Semak jumlah gaji

Tindakan Borang Perubahan Gaji /Baucer berasingan

Semak jadual KWSP terkini

6513.4 Senarai Semak:-Urusan Perkiraan KWSP


1 Terima kelulusan Kew. 8 dari Jabatan PelajaranNegeri

2 Menyemak gaji bulanan pegawai

3 Menyediakan SG. 20

4 Menyemak Jadual KWSP yang terkini JabatanPelajaran Negeri

66

14 Urusan Tuntutan Biasiswa

14.1 Peraturan-peraturan Yang DipatuhiUrusan Tuntutan Biasiswa

1 Pastikan senarai nama pelajar yang mendapat biasiswa mengikut peruntukanmasing-masing

2 Asingkan setiap satu Biasiswa

3 Sediakan senarai nama mengikut Biasiswa yang ditetapkan termasukNo. Akaun Pelajar

4 Hantarkan je Jabatan Pelajaran Negeri - Unit Biasiswa

5 Menunggu bayaran yang akan dikreditkan melalui akaun pelajar

6 Memaklumkan kepada pelajar mengenai kemasukan Biasiswa ke akaun mereka

6714.2 Proses Kerja :- Tuntutan Biasiswa


Dirujuk


1 Menerima senarai nama pelajar yang Biasiswa/Jabatanmendapat biasiswa Pelajaran Negeri

2 Maklum kepada pelajar tawaran biasiswa yangdiperolehi

3 Dapatkan salinan fotostat Buku Akaun BankSimpanan Nasional ( Giro )

4 Hantar senarai nama pelajar berserta denganNo. Akaun Bank / No. Kad Pengenalan ke JabatanPelajaran Johor - Unit HEM

5 Terima senarai nama pelajar yang menerimabiasiswa mengenai wang yang telah dikreditkan keakaun masing-masing.

6 Memaklumkan kepada pelajar mengenaikemasukan biasiswa ke akaun mereka

6812.4 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Biasiswa

Terima senarai nama pelajar yang menerimabiasiswa dari Bahagian Biasiswa / JabatanPelajaran Negeri

Memohon / menerima Waran Peruntukandaripad Bahagian Biasiswa

Sediakan baucer tuntutan berserta dengansenarai nama mengikut biasiswa yangditetapkan

Hantarkan ke Bahagian Kewangan / AG Negeri

Menerima pembayaran dari BahagianKewangan / AG Negeri terus ke akaun pelajar

6914.4 Senarai Semak:-Tuntutan Biasiswa


1 Senarai menerima pelajar mendapat

2 Hantar senarai nama pelajar berserta denganNo. akaun Bank & No. Kad Pengenalan

3 Terima akuan mengesahkan biasiswa pelajar telahdimasukkan ke akaun bank

4 Memastikan bayaran dikreditkan ke akaun pelajar

5 Memaklumkan kepada pelajar yang berkenaan

70

15 Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama

14.1 Peraturan-peraturan Yang DipatuhiUrusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran dan Makanan Asrama

1 Pastikan enrolment pelajar dengan menyemak buku kedatanganpada 1hb. Oktober

2 Sediakan borang tuntutan dan borang AS untuk Makanan Asrama

3 Semak Jumlah Perkiraan di borang tuntutan

4 Hantarkan ke Bahagian Kewangan

5 Sediakan perkiraan untuk pertambahan pelajar jika ada

7114.2 Proses Kerja :- Menguruskan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran


Dirujuk


1 Memastikan enrolment yang sebenar denganmenyemak Buku Kedatangan pelajar / penghuniasrama pada 1hb. Oktober

2 Sediakan bitang tuntutan- Borang SM tiga salinan

3 Disemak semula jumlah perkiraan dan sekiranyabetul dapatkan tandatangan Pengetua

4 Hantar Borang SM dan AS ke JPN untuk urusanEPCG

5 Terima penyata SM & AS serta surat akuanperuntukan telah dikreditkan ke akaun

6 Sekiranya ada pertambahan pelajar sediakanpermohonan tuntutan tambahan 102 yang keduapad bulan Mei

7 Sekiranya ada pertambahan pelajar lagi sediakantambahan ketiga pada bulan Julai

7215.3 Carta Aliran:- Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Biasiswa

Semak dari Buku Kedatangan Pelajarenrolmen pada 1hb. Oktober

Sediakan tuntutan dengan menggunakanBorang SM dan AS

Semak jumlah tuntutan

Semak danBetulkan

Betul

Ya

Hantarkan ke Unit Kewangan JabatanPelajaran Negeri

Terima penyata SM dan AS serta surat akuanbahawa peruntukan telah dikreditkan dalambank

Keluarkan resit atas nama Pengarah( Resit dikepil pada penyata )

Rekodkan peruntukan di dalam Buku TunaiAkaun Kerajaan atau Asrama mengikutlajur-lajur yang berkaitan

7314.4 Senarai Semak:-Urusan Tuntutan Pemberian Bantuan Pelajaran


1 Semak buku kedatangan

2 Semak borang tuntutan

3 Mengemukakan ke Bahagian Kewangan/JPN-e PCG

4 Terima penyata SM dan AS dan surat akuanperuntukan telah dikreditkan ke akaun bank

5 Keluarkan resit

6 Rekod dalam Buku Tunai

74

16 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Gred N17

1 Perintah Am Bab B - Elaun-elaun Dalam Perkhidmatan

2 Arahan Perbendaharaan

3 Garis Panduan Perakaunan dan Kewangan Sekolah

4 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1992

5 Pekeliling Kementerian / Pusat Tanggungjawab

6 Jadual PCB

7 Jadual Ke 3 KWSP

17 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Pengurusan Sekolah - Penoling Setiausaha

18 Senarai Borang yang digunakan

Tiada

7519 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

BilJenis Kerja Masa yang diambil

76

20 Senarai Tugas Harian

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR KEWANGAN GRED N 17

NAMA :

Jumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.

JAWATAN :

TARIKH :

Bil.Tugas saya hari ini Catatan

77

Documents

Fail Meja Pem Tadbir Kewangan