Gestion de Riesgos Bager

ABRIL 2006

Bases Administrativas para la Gestión de Riesgos

(BAGER)

MANUAL DEL

PARTICIPANTE

ABRIL 2006

Bases Administrativas para la Gestión de Riesgos (BAGER)

M A N U A L D E L P A R T I C I P A N T E

C O N T E N I D O 1. Introducción

2. Aproximación a la gestión de riesgos

3. Reuniones de trabajo

4. Planificación

5. Dirección

6. Organización

7. Control

8. Características ideales de un administrador en el campo de la gestión de riesgos

MANUAL DEL PARTICIPANTE

Curso Bases Administrativas para la Gestión de Riesgos

1 Introducción

Notas

Objetivos

Al finalizar esta presentación se habrá logrado conocer:

• los nombres y algunos antecedentes de los instructores, los asistentes, el personal de apoyo, el coordinador del curso y los demás participantes.

• propósito, objetivos, evaluación, materiales, método a utilizar y detalles logísticos.

• algunos enfoques administrativos.

Abril 2006 Introducción MP 01 –1

Curso BAGER


Notas

1. Propósito del Curso

Proporcionar a los profesionales y técnicos que desarrollan tareas relacionadas con la gestión de riesgos, conocimientos y métodos que les permitan mejorar su desempeño.

2. Objetivo de desempeño

Objetivo de desempeño

Los participantes, en grupos de 5 a 8 miembros, ante un escenario simulado serán capaces de desarrollar y presentar, en un tiempo no mayor de cinco horas y siguiendo las pautas indicadas en el curso, un plan para abordar la situación y una estructura para ejecutarlo.

3. Objetivos de capacitación Al finalizar las lecciones, el participante irá demostrando las siguientes capacidades:

• Definir gestión de riesgos y describir las fases del proceso administrativo.

• Definir y describir las áreas y componentes de la gestión de riesgos.

• Describir los componentes del plan y de la programación, y los pasos del control.

• Describir los componentes de la organización y de la dirección.

• Definir qué es un administrador en el campo de la gestión de riesgos y describir sus características ideales.

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Notas

4. Método de capacitación En el BAGER como en todos los cursos del Programa de Capacitación de OFDA se aplica el Método Interactivo de Enseñanza. Los instructores trabajan en equipo y pueden intervenir en todas las presentaciones. Los objetivos expresan conocimientos y habilidades que deberán obtenerse e indican los puntos a evaluar. Las capacidades para lograr el objetivo de desempeño preestablecido se obtienen mediante una participación activa y permanente de todos los que toman parte en el Curso. Objetivos, Contenido, Interacción, Realimentación y Evaluación, son elementos interrelacionados e interdependientes del método. Se evalúan los objetivos de cada Lección y, al final, se evalúa el objetivo de desempeño del Curso. Los instructores observarán características personales de los participantes y su desempeño en el curso para proponer candidatos al Taller para Certificación de Instructores BAGER. Los participantes utilizarán: • Material de Referencia: MR • Manual del Participante: MP • Material de distribución MD

REGLAS PARA PARTICIPAR EN EL CURSO

Durante la presentación del Curso se deberán cumplir, sin excepción, las siguientes reglas:

• no fumar, dentro de la sala de clases; • no portar armas, teléfonos, radiotransmisores, beepers ni similares; a

menos que se trate de una circunstancia de inusitada gravedad, no se permitirán interrupciones; las llamadas serán registradas por el personal administrativo que tomará nota para transmitir los mensajes durante los intervalos;

• asistir al 100% de las actividades, sean lecciones, ejercicios, trabajos grupales o cualquier otra que forme parte del Curso;

• observar la debida puntualidad, cuando el instructor comience la presentación, todos los participantes deberán estar presentes;

• preguntar, opinar, aportar, pues el método favorece y estimula la participación respetando a los demás, escuchando lo que dicen los compañeros para ganarse el derecho a ser escuchado;

• contribuir, con el trabajo personal, al éxito del grupo;

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Notas• completar las hojas de evaluación al final de cada lección, las que

podrán ser solicitadas por los instructores para verificar el logro de los objetivos;

• en la elaboración de situaciones supuestas , en ejemplos, ejercicios o cualquier otra circunstancia, no se deben utilizar nombres ni apelativos, ni iniciales de personas o instituciones reales, presentes o pasadas;

• en la evaluación final, el evaluador podrá hacer las preguntas que estime necesarias, siempre en relación con los temas presentados.

5. Agenda Las actividades del Curso se distribuirán de la siguiente forma (26.30 horas): DIA 1 Lec. 1: Introducción 1:30 horas Lec. 2: Aproximación a la Gestión de Riesgos 3:00 horas Lec. 3: Reuniones de Trabajo 2:00 horas Evaluación del día DIA 2 Lec. 4: Planificación 3:30 horas Lec. 5: Organización 3:30 horas Evaluación del día DIA 3 Lec. 6: Dirección 2:00 horas Lec. 7: Control 2:00 horas Lec. 8: Características ideales de un administrador en el campo de la gestión de riesgos 0:30 horas Repaso General 1:00 horas Entrega del Ejercicio Final 0:30 horas Evaluación del día DIA 4 Preparación del Ejercicio Final 5:00 horas Presentación del Ejercicio Final y Evaluaciones 2:00 horas Clausura

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Notas

6. Aspectos Prácticos Dependen de la modalidad (internado u otra) de presentación del Curso

• Ubicación de servicios sanitarios, lugar para descansar en los intervalos, espacio donde se permite fumar.

• Horario de las comidas; sistema a utilizar (tarjetas, firmas u otro) • Disposiciones de seguridad según riesgos del lugar, atención médica

de emergencias, botiquín de primeros auxilios. • Aspectos de hotelería y viajes; actividades sociales y turísticas, fechas

y horarios, necesidad de inscripción o pago.

7. Canasta Es una hoja de papelógrafo para hacer anotaciones, a propuesta del instructor o de los participantes, durante la presentación de las lecciones. Pueden ser preguntas o dudas cuyo tratamiento se difiere porque se aclararán en otra lección o porque el instructor carece de información en ese momento. Otras veces son asuntos cuya discusión consumirá demasiado tiempo y conviene tratarlos en otro momento. La hoja se mantiene a la vista. Algunas dudas se aclararán durante las lecciones. Todo lo anotado debe ser resuelto antes de terminar el Curso.

8. Evaluación del Día (Positivo y Por Mejorar) Cada día, al finalizar las actividades, durante 5 a 7 minutos se consulta a los participantes sobre lo positivo de la jornada y lo que debe mejorar. Esto incluye materiales, confort, servicios, método, instructores, agenda, intervalos, comidas y todo lo que los participantes consideren importante comentar. Los aportes deben expresarse en pocas palabras, no se responden ni se discuten, se escriben en el papelógrafo. Se aceptan todas las opiniones, aunque sean contrapuestas sobre el mismo tema. Es una actividad formal del Curso y, como tal, deben respetarse las reglas para participar. Organizadores, Coordinador e Instructores atenderán, en lo posible, lo que se indicó mejorar.

9. Ficha de evaluación del Curso La ficha de evaluación del Curso por los participantes, está ubicada al final de su Manual. Es muy importante que, al finalizar una lección, cada participante coloque una calificación para el contenido y una para el instructor. También deberá ir tomando notas para calificar el resto de los ítems. La ficha se entregará después de la evaluación final, durante el cierre del curso. Servirá para mejorar la calidad de los instructores y del material en futuros cursos.

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Notas

10. Enfoques administrativos Desde su origen el ser humano debió tomar decisiones, entre ellas la de relacionarse con el medio y con sus congéneres, con ello se dio inicio a la ciencia administrativa que desde el 5000 A.C., con los Sumerios, tiene sus primeros avances con la conservación de registros administrativos. En el 4000 A.C. los Egipcios reconocen la necesidad de planear, organizar y regular. De allí en adelante se presentaron varios desarrollos empíricos y técnicos hasta que la necesidad de pensar en el largo plazo, sumada la cantidad y complejidad de los problemas, impulsa el estudio y la investigación de formas para resolverlos. A partir de la Revolución Industrial comenzaron a desarrollarse diferentes enfoques. 10.1. Enfoque clásico o proceso (administración científica) Frederick W. Taylor, en 1911 publicó sus “Principios y métodos de dirección científica”. Los mecanismos de la dirección científica consistían en:

• Especialización en el estudio de movimientos; • Estudios de tiempos; • División funcional de tareas; y • Estandarización de herramientas.

El objetivo principal y casi excluyente era el logro de alta rentabilidad, es decir la mayor cantidad de producto, al menor costo posible. Henri Fayol en 1916 publicó su trabajo “Administración industrial y general” donde afirma que administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar. Es el iniciador de otra línea: la Escuela de Dirección como Proceso. Entiende que la dirección es una actividad común para todas las realizaciones de la persona, no importa dónde se verifique; en los negocios, en el gobierno, o en otras actividades, políticas, lucrativas o no lucrativas. Las dos ideas más importantes, desarrolladas por este enfoque, son:

• la administración es un cuerpo de conocimientos autónomos, aplicable a todas las formas de actividad humana;

• se debe enseñar a investigar la administración a nivel superior en universidades e institutos.

10.2. Enfoque Burocrático Max Weber describió este enfoque en su trabajo “Economía y sociedad”. Aunque el uso del término le ha dado una connotación peyorativa sus bases no lo son.

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NotasLas ideas más importantes, desarrolladas por este enfoque, son: • Debe existir un sistema de reglas y normas escritas. • Existe una carrera que establece las normas y requisitos para la

selección, reclutamiento, promoción y transferencia de funcionarios. • Los funcionarios reciben un sueldo existiendo niveles según el cargo.

10.3. Enfoque del comportamiento Autor representativo: Elton Mayo; entre 1927 y 1939, Director del Departamento de Investigaciones Industriales de la Universidad de Harvard. Condujo la famosa investigación Hawthorne, nombre de los talleres de la Western Electric Co. de Chicago, donde se realizó. Estas experiencias le valieron el apodo de "Padre de la Escuela de las Relaciones Humanas". Sus investigaciones brindaron evidencias de la necesidad de comprender las motivaciones humanas y las reacciones de los grupos, a fin de obtener o realizar cosas a través de la gente. La conclusión más importante de su trabajo puede resumirse así: El considerarse miembro de un equipo o de un grupo, son fuerzas de motivación más fuertes que la iluminación del ambiente de trabajo, los períodos de descanso u otras influencias materiales similares. Por primera vez las relaciones humanas, las motivaciones de los obreros y el liderazgo gerencial, se enfatizan. El trabajador, el contorno del trabajo y las relaciones entre él y sus compañeros de grupo, pasan a ser el centro de interés. 10.4. Enfoque sistémico Ludwig Von Bertalanffy (1950), Robert Katz y Daniel Kahn (Psicología Social de las Organizaciones, 1966). Este enfoque se basa en la Teoría General de Sistemas, de tanta utilidad en las ciencias físicas. Un conjunto es una suma de partes. Un sistema es un ordenamiento de partes interrelacionadas e interdependientes, que funcionan como un todo.

Una compleja sociedad moderna, requiere numerosos tipos de transformaciones: el hospital transforma enfermos en __________; la escuela transforma estudiantes en _____________; la tienda hace que bienes ordenados en un estante se conviertan en valores de satisfacción en los hogares.


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Notas 10.5. Enfoque de Organización contingente o situacional Indica que la administración y la organización deben adaptarse a las condiciones particulares que se enfrentan. Sus pioneros fueron la socióloga Joan Woodward (1965) y Burns y Stalker (1961), su esquema básico está determinado por: a) no existe una forma óptima de organización apropiada para todas las circunstancias; b) los factores determinantes son la tecnología y el entorno. Estos son los enfoques de la teoría administrativa. Posteriormente para lograr mayor eficacia y eficiencia de las organizaciones, se desarrollaron tendencias y herramientas de las cuales se puede encontrar información en el material de referencia.

11. Administración La administración, subsistema regulador del sistema social, es aplicable a todas las actividades humanas, tanto personales como profesionales. Es una necesidad para todo aquello que se desee emprender. Una institución puede definirse como una serie de actividades encasilladas en las funciones de ____________________________________. Estas funciones constituyen el cuerpo de la administración y se consideran sus fases, que están interrelacionas unas con otras.

ADMINISTRACIÓN Componente del sistema social constituido por la planificación, la organización, la dirección y el control de las actividades de una institución o grupo, para alcanzar sus objetivos, utilizando los recursos dispuestos para ello.

Cualquiera que sea el objetivo, conseguirlo requerirá:

• planificación, • una estructura organizativa para el desarrollo de las actividades, • impulso inicial, mantener el rumbo, coordinar los esfuerzos, y • una evaluación permanente que permita detectar las desviaciones para

corregirlas oportunamente. La gestión de riesgos contempla estas necesidades referidas a un campo específico en el que el centro de atención son los riesgos y los eventos adversos.

Recuerde llenar lo correspondiente a la Lección 1 en la Ficha de Evaluación del Curso

Abril 2006 Aproximación a la gestión de riesgos MP 02 –1

MA NUAL DEL

TICIPANTPAR E Curso Bases Administrativas para la Gestión de Riesgos

2 Aproximación a la gestión de riesgos

Notas

Objetivos

Al finalizar la lección el participante será capaz de:

1. Explicar los conceptos de amenaza, vulnerabilidad, riesgo, evento adverso, desastre, emergencia, incidente y

3. Describir las áreas y componentes de la Gestión de Riesgos y sus alcances.

desarrollo.

2. Definir Gestión de Riesgos.

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Notas

1. Amenaza, Vulnerabilidad y Riesgo

El riesgo es el objeto de estudio que nos ocupa y los factores que lo componen son la amenaza y la vulnerabilidad. Amenaza y Vulnerabilidad se consideran factores de riesgo dado que son hechos, características o circunstancias relacionadas con la probabilidad de provocar resultados no deseados.

AMENAZA Factor externo al sujeto, objeto o sistema expuesto, representado por la potencial ocurrencia de un suceso de origen natural o generado por la actividad humana, que puede manifestarse en un lugar específico, con una intensidad y duración determinadas. Ej.:___________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

VULNERABILIDAD Factor interno de un sujeto, objeto o sistema expuesto a una amenaza, que corresponde a su disposición intrínseca a ser dañado. Ej.:___________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

RIESGO Probabilidad de exceder un valor específico de daños sociales, ambientales y económicos, en un lugar específico y durante un tiempo de exposición determinado. Ej.:___________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ El “valor específico de daños”, se refiere a las pérdidas que la comunidad está dispuesta a soportar; se conoce como “riesgo aceptable”. El riesgo está relacionado con la probabilidad de que se sufran ciertos daños que dependen no sólo de la amenaza, sino también de la susceptibilidad y capacidad de reacción de lo expuesto (vulnerabilidad) y es directamente proporcional a ambas. De allí la necesidad de estudiarlas cuidadosamente, para tener una estimación del Riesgo.

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Notas

2. Evento adverso, desastre, emergencia e incidente

EVENTO ADVERSO Alteraciones en las personas, los bienes, los servicios y el ambiente, causadas por un suceso natural o generado por la actividad humana.

DESASTRE Alteraciones en las personas, los bienes, los servicios y el ambiente, causadas por un suceso natural o generado por la actividad humana, que exceden la capacidad de respuesta de la comunidad afectada.

EMERGENCIA Evento adverso que puede ser resuelto con los recursos que la comunidad posee.

INCIDENTE Suceso de causa natural o por actividad humana que requiere la acción de personal de servicios de emergencia para proteger vidas, bienes y ambiente.

3. Gestión de Riesgos y Desarrollo

GESTIÓN DE RIESGOS Componente del sistema social constituido por un proceso eficiente de planificación, organización, dirección y control dirigido al análisis y la reducción de riesgos, el manejo de eventos adversos y la recuperación ante los ya ocurridos. Hasta hace pocos años se hablaba del ciclo de los desastres, con fases y etapas, hoy se consideran áreas y componentes que mantienen una relación simbiótica y que no necesariamente tienen una secuencia temporal.

AREAS COMPONENTESAnálisis de riesgos Estudio de amenazas y vulnerabilidades Reducción de riesgos Prevención, Mitigación Manejo de eventos adversos Preparación, Alerta y Respuesta. Recuperación Rehabilitación, Reconstrucción A continuación se pueden observar las diferentes interacciones que puede haber entre las diferentes áreas:

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Notas

Desarrollo

Análisisde riesgos

Manejo de eventos

adversos

Reducciónde riesgos Recuperación

GR

Descripción de cada área y de sus componentes

1. Análisis de Riesgos

Permite bajo un uso sistemático de la información disponible, determinar la probabilidad de ocurrencia de ciertos eventos adversos así como la magnitud de sus posibles consecuencias. El análisis de riesgos pasó de ser una simple función a convertirse en un área esencial de la gestión de riesgos, con gran utilidad para la reducción de riesgos, el manejo de eventos adversos, las labores de recuperación y por ende indispensable para todos los procesos de desarrollo. Entre las actividades más relevantes se encuentran: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 2. Reducción del riesgo Actividades dirigidas a eliminar los riesgos o a disminuirlos para evitar la ocurrencia de desastres o, al menos, mitigar sus consecuencias.


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NotasConstituye el área más reciente de la gestión de riesgos, por ende su conceptualización está aun en evolución. Las actividades que se realizan en esta área están dirigidas a eliminar el riesgo o a disminuirlo (interviniendo la amenaza, la vulnerabilidad o ambas), en un esfuerzo claro y explícito por evitar la ocurrencia de desastres. La reducción de riesgos ha estado sujeta a limitaciones, en especial el hecho de ser vista como una actividad altamente costosa y que su abordaje ha sido desde el punto de vista de algunas profesiones, disciplinas o sectores. Uno de los propósitos de la gestión de riesgos consiste en lograr una aproximación de carácter integral, transectorial y multidisciplinaria. Componentes de la reducción del riesgo: ___________________________

PREVENCIÓN Conjunto de acciones cuyo objeto es impedir o evitar que sucesos naturales o generados por la actividad humana, causen eventos adversos. Ejemplos: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Otros ejemplos pueden ilustrar medidas menos extremas, que si bien no evitan la ocurrencia si pueden evitar la situación de evento adverso o de desastre: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Usualmente las medidas de prevención son costosas y por tanto poco viables cuando se analizan en el contexto de la realidad existente. Sin embargo, la prevención toma su mayor importancia y adquiere el máximo de aplicación en procesos de futuro desarrollo. Por ejemplo cuando se está elaborando un plan de desarrollo de una ciudad, o cuando se está ante

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Notasla necesidad de un cambio en el uso de la tierra, en estos casos el concepto de prevención puede ser incluido como una variable más en los criterios para la toma de decisiones.

MITIGACIÓN Resultado de una intervención dirigida a reducir riesgos.

Cabe explicar aquí, qué se entiende por intervención.

Intervención: medida o acción destinada a modificar determinada circunstancia.

En Mitigación, la intervención es una acción destinada a modificar:

• las características de un fenómeno con el fin de reducir la amenaza, o • las características intrínsecas de un sistema biológico, físico o social a

fin de reducir su vulnerabilidad. A pesar de que se pueden prevenir algunos desastres, la gran mayoría no son prevenibles. Sin embargo, siempre existe alguna posibilidad de mitigación. La mitigación tiende a la reducción de los efectos dañinos que, sobre vidas y propiedades, causan los desastres que no pueden prevenirse. Ejemplos: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ 3. Manejo de eventos adversos

La mejor manera de enfrentar el impacto de los eventos y sus efectos es preverlos. El éxito se complementa con lo logrado en el área de la reducción del riesgo. Históricamente, las actividades en desastres predominaron en esta área. A través del apoyo político de niveles nacionales y de diversos organismos alcanzó un nivel aceptable de profesionalización en los organismos de primera respuesta.

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NotasEl manejo de eventos adversos trabaja mano a mano con la reducción de riesgos. El trabajo en el área de reducción de riesgos acerca a los que pudieran ser desastres a un punto donde la capacidad de respuesta es suficiente, disminuyendo así las pérdidas. Componentes de manejo de eventos adversos: __________________ ___________________________________.

PREPARACIÓN Conjunto de medidas y acciones para reducir al mínimo la pérdida de vidas humanas y otros daños, organizando oportuna y eficazmente la respuesta y la rehabilitación. A este componente corresponden, entre otras, las siguientes actividades: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

ALERTA Estado declarado con el fin de tomar precauciones específicas, debido a la probable y cercana ocurrencia de un evento adverso. Usualmente se definen diferentes niveles de alerta, dependientes del grado de certeza en cuanto a la ocurrencia del evento, generalmente obtenido por medios instrumentales. Pueden mencionarse: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

La alerta es la notificación formal, en algunos casos legal, de la decisión adoptada en función de las evaluaciones de la amenaza, que tiende a limitar el impacto del fenómeno por medio de las acciones de preparación.

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NotasLa declaración de alerta debe ser: • Clara y comprensible; • Asequible, fácilmente disponible para los destinatarios; • Inmediata, sin demoras que pueden sugerir que el evento adverso no

es ni probable ni cercano; • Coherente, sin contradicciones; • Oficial, procedente de fuentes autorizadas o confiables.

Ante la inmediatez de ocurrencia o con el fenómeno ya en curso, se da la alarma.

ALARMA Aviso o señal que se da para que se sigan instrucciones específicas, debido a la presencia real o inminente de un evento adverso. La alarma se transmite a través de medios físicos: voz humana, luces, banderas, sirenas. Es muy común la utilización de un código de colores (Amarillo: inminente; Rojo: en curso).

RESPUESTA Acciones llevadas a cabo ante un evento adverso y que tienen por objeto salvar vidas, reducir el sufrimiento y disminuir pérdidas. Ejemplos: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Es importante enfatizar aquí la importancia que tiene, para la respuesta, un Plan de Emergencia previamente elaborado. 4. Recuperación Proceso de restablecimiento de las condiciones normales de vida en la comunidad afectada. Componentes del área Recuperación:

• A corto plazo y en forma transitoria, se restablecen los servicios básicos de subsistencia o _________________.

• A mediano y largo plazo, se logra la solución permanente de los problemas de riesgos anteriores a la ocurrencia del evento adverso y el mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, conocido como ____________________.

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Notas REHABILITACIÓN

Recuperación, a corto plazo, de los servicios básicos e inicio de la reparación del daño físico, social y económico.

Ejemplos: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________

RECONSTRUCCIÓN Proceso de reparación, a mediano y largo plazo, del daño físico, social y económico, a un nivel de desarrollo superior al existente antes del evento.

Ejemplos: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Relación entre las diferentes áreas y componentes de la Gestión de Riesgos y entre éstas y el desarrollo. En numerosas ocasiones las áreas y los componentes no reconocen límites netos entre ellas. Existe una estrecha interrelación entre las cuatro áreas - análisis de riesgo, reducción del riesgo, manejo de eventos adversos y recuperación - y por lo tanto, la implementación de una de ellas tendrá un efecto en las demás y en todo el proceso de desarrollo de una población. El proceso de desarrollo está íntima y recíprocamente ligado a todas las áreas y componentes. Es

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Notasimportante no confundir crecimiento económico con desarrollo; el crecimiento puede generar amenazas y condiciones nocivas que llevan a mayor vulnerabilidad y por ende incrementan el riesgo. El desarrollo influye en la gestión de riesgos, creando condiciones propicias de intervención en la reducción del riesgo Por otra parte, el proceso mismo de desarrollo puede comprometerse cuando condiciones de riesgo existentes se concretan en situaciones de desastre. El administrador para la gestión de riesgos puede:

- durante la Respuesta, tomar decisiones que contribuirán a promover una recuperación más rápida;

- en Rehabilitación y Reconstrucción, incluir en todas las actividades, medidas que eviten eventos adversos (Prevención) que reduzcan las pérdidas (Mitigación) y prever los recursos para reparar los daños que pudieran presentarse (Preparación).

A los efectos de este Curso se adopta la siguiente definición:

DESARROLLO Aumento acumulativo y durable de cantidad y calidad de bienes, servicios y recursos de una comunidad, unido a cambios sociales, tendiente a mantener y mejorar la seguridad y la calidad de la vida humana, sin comprometer los recursos de las generaciones futuras.

4. Ejercicio En Las Pirquitas, Departamento Cimbrón, un terremoto dañó algunas viviendas, hay unos pocos heridos leves. Una seria avería en el acueducto ha dejado SIN PROVISIÓN DE AGUA a la localidad. El Alcalde, presidente del COE, solicita apoyo a la Dirección Departamental de Agua Potable y Alcantarillado. En 48 horas ésta repara la tubería y Las Pirquitas vuelve a recibir agua.

• Para la Dirección Departamental de Agua Potable y Alcantarillado, su acción ha sido de ___________.

• Para el poblado de Las Pirquitas, esto es_______________.

La consecuencia de la Respuesta de la Dirección Departamental, ha sido la Rehabilitación del servicio de provisión de agua a la localidad.


Abril 2006 Reuniones de trabajo MP 03 –1

MA NUAL DELTICIPANTPAR E


3 Reuniones de trabajo

Notas

Objetivos


2. Enumerar siete puntos clave para una eficaz Reunión de

3. Describir tres pasos de acción para los asistentes a Reuniones de Trabajo.

1. Definir Reunión de Trabajo.

Trabajo.

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Junio 2005 Reuniones de trabajo MP 03 –2

Notas

1. Introducción La reunión de dos o más personas, sea para divertirse, conversar, discutir, jugar, tomar decisiones o desarrollar otras actividades constituye un grupo. Los grupos son estructuras sociales que tienen su propia dinámica y que presentan entre sí diferencias de diverso tipo y grado.

2. Clases de grupos y de su dinámica 2.1. Grupo Conjunto de personas que se hallan en mutuo contacto e interacción y tienen conciencia de cierto sujeto, objeto o situación común de importancia. Clases de grupos Grupo primario: es el que se forma por la existencia de pautas de comportamiento más allá de las determinadas para cumplir alguna tarea. Sus miembros están identificados por lenguaje, gestos y sentimientos. Características

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ ___________________________________________________________ • ________________________________________________________ ___________________________________________________________

Ej.:___________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Grupo secundario: su expresión más clara, está dada en el grupo derivado del orden jerárquico oficial, que consta en el organigrama. Es el grupo que se forma por imposición de la institución a la cual pertenecen sus miembros Características

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

Ej.:___________________________________________________________ ______________________________________________________________

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Notas______________________________________________________________ Tanto el grupo primario como el secundario poseen normas. La diferencia radica en que el grupo primario fija sus propias reglas y vigila su cumplimiento; el grupo secundario recibe normas impuestas por la institución a la que pertenece y ésta vigila que el grupo las cumpla. 2.2. Dinámica de grupo Dinámica de grupo: Sistema de fuerzas que mantiene el equilibrio del conjunto, su comportamiento en el medio en que desenvuelve su acción, su forma de reaccionar frente a estímulos externos o internos, sugerencias o cambios. Investigaciones sobre dinámica de grupos han revelado que:

• las normas del grupo son fuertes puntos de referencia, y resisten enérgicamente ideas que desvíen su comportamiento;

• los integrantes deben compartir toda información que afecte al grupo; • los cambios de comportamiento de algunos miembros del grupo,

pueden originar tensiones en los otros. 2.3. Características Básicas del Trabajo en Grupo Una importante actividad del administrador es la de orientar al grupo hacia una tarea gratificante y productiva (resultado). Para un efectivo trabajo en grupo, conviene conocer las siguientes características básicas:

• Metas: lo que el grupo debe alcanzar. El grupo tiene como meta secundaria la de mantenerse como grupo.

• Cohesión: grado de atracción que el grupo ejerce sobre cada uno de sus integrantes.

• Normas: las normas internas del grupo suelen ser reglas no escritas, que los miembros van aprendiendo.

• Estructura: suelen establecerse estructuras informales. El administrador que cree que la única estructura orgánica es la formal, está equivocado.

• Participación y Liderazgo: si el poder y la condición de los miembros son parejos, será mayor el grado de participación.

Estos conocimientos, permiten comprender la necesidad de preparar cuidadosamente una reunión, para orientar el comportamiento individual y del grupo hacia los resultados que la reunión persigue. Aprendemos y procesamos la información de diferente manera; el conocimiento de estas condiciones permite encauzar los esfuerzos hacia el logro de los objetivos.

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Notas

3. Reunión Reunión: concurrencia de un determinado número de personas que comparten la función de lograr un objetivo común en un tiempo dado. Analizando la definición, identificamos:

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

3.1. Tipos de reuniones Atendiendo a la función y al objetivo, pueden agruparse las reuniones en los siguientes tipos:

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

Las reuniones de discusión, son las que mejor se ajustan a las denominadas reuniones de trabajo. 3.2. Reuniones de Trabajo Reunión de Trabajo: Concurrencia de personas convocadas para tratar temas que involucran a uno o más componentes de una institución, contribuir a su análisis, formular opciones de solución, elegir e implementar cursos de acción. La convocatoria a una reunión debe estar plenamente justificada. Por lo tanto se deberá verificar, previamente, si:

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

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Notas3.3. Puntos clave para una eficaz reunión de trabajo Se describen a continuación siete puntos a tener en cuenta, para que las reuniones de trabajo sean ordenadas, participativas y productivas. 1. Propósito - resultados esperados La reunión debe estar justificada, pero además debe tener un objetivo, bien planteado y que exprese el producto deseado. 2. Participantes La elección de los participantes requiere un cuidadoso examen. ¿Quién conducirá la reunión? Se evaluará si la tarea de conducción la asumirá el convocante o será conveniente designar un facilitador o moderador. El administrador debe esmerarse en la convocatoria y la conducción de reuniones de trabajo. Sin menoscabo de su autoridad, puede actuar como facilitador, a fin de obtener del grupo el mayor rendimiento posible.

Facilitador: es la persona que, perteneciendo o no al grupo, tiene las funciones de:

o preparar la reunión; o colaborar con el grupo en el desarrollo; o estimular la participación; o guiar los avances hacia el objetivo; o ayudar a la resolución de conflictos; o contribuir a clarificar propuestas; o promover decisiones por consenso.

• Al confeccionar la lista, quien prepara la reunión debe asegurarse de que se convoca a personas que:

o __________________________________________________ o __________________________________________________ o __________________________________________________ o __________________________________________________

La aplicación de estos criterios permite reducir el número de participantes al mínimo indispensable, lo que aumenta la eficiencia del trabajo. Puede darse la conveniencia de convocar a alguien que, si bien no está comprendido en los criterios expuestos, podrá ejercer una acción dinámica dentro del grupo, que ayudará al facilitador.

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NotasLos participantes, protagonistas de las decisiones y de la acción, tienen ciertas responsabilidades que Michael C. Thomsett ha sintetizado en las siguientes:

1. Identifique los riesgos de asumir una posición y hablar en voz alta. 2. Siempre trate de definir la participación, y cuando alguien le pida que asista

a una reunión, pregunte qué se espera de usted. 3. Mientras escucha las discusiones, busque formas de llegar a decisiones y

conclusiones lógicas y valiosas. 4. No pase por alto canales obvios para sus ideas, más allá del foro de la

reunión. Discuta sus ideas con su supervisor, con gerentes, compañeros e incluso con sus adversarios.

5. Cuando haga una presentación en una reunión, hable tan breve como le sea posible.

6. Recuerde que el grupo necesita conocer los tres elementos de la acción: quién, qué y cuándo.

7. Sea siempre diplomático cuando presente asuntos encaminados a definir soluciones.

3. Agenda Teniendo conocimiento de los temas a tratar, de la urgencia e importancia de la reunión, y de los participantes a convocar; decidida o acordada la fecha y reservado el lugar de la reunión, se procederá a redactar la agenda. Una buena agenda:

• informa a los participantes lo que necesitan saber y • es una herramienta de gran ayuda para el facilitador.

La agenda debe incluir:

• Título: da una idea general de los temas a tratar y del enfoque, ayuda a identificar la reunión y a distinguirla de otras.

• Fecha y hora: decidido el día más conveniente, se indicará fecha y hora de inicio y de terminación de la reunión, planificando para que ese horario se cumpla.

• Lugar: elegir un sitio que cumpla con los requisitos para una reunión (capacidad para los asistentes, equipos, mobiliario).

• Tema: breve descripción del tema central o planteo del problema principal.

o El primer punto suele ser: lectura y aprobación del acta anterior, sobre todo en reuniones sociales o societarias (Ej. clubes, reunión de accionistas).

o Subtemas: puntos de la agenda que desarrollan el tema central. • Convocados y facilitador: se harán figurar los nombres de las

personas convocadas y del facilitador. o La confección de la agenda puede ir precedida de entrevistas

personales con participantes clave, según el tema, o con quienes presentarán información imprescindible para la elaboración de alternativas de acción o la toma de decisiones. Esto puede evitar pérdidas de tiempo o conflictos durante la reunión, o ayudar a comprobar que se han incluido todos los puntos necesarios y se ha convocado a quienes deben participar.

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NotasCopias de la agenda deben ser distribuidas a los convocados, con tiempo suficiente para que puedan prepararse. El paso siguiente es la reunión y será conveniente comprobar que se han hecho todas las previsiones, para lo cual se utilizará un listado de verificación. Más adelante se presentará un modelo. 4. Acciones La reunión en sí misma es acción y su éxito se expresará en el número de soluciones que genere. La puesta en práctica de dichas soluciones demandará otras acciones. La reunión será realmente productiva si el facilitador logra que:

• se trate la agenda; • las discusiones no se aparten de los temas definidos; • haya un equilibrio en la participación.

Esto permitirá crear un ambiente ordenado en el que se dé una interacción positiva. Para ello se deberán fijar, oportuna y claramente, las reglas de juego:

• Agenda pre-publicada. • Asistencia de personas clave. • Reunión sin interrupciones (puerta cerrada- sin llamadas) • Sujeción a la agenda. • Modalidad para la toma de decisiones (consenso, votación, otra) • Resultado específico, decisiones, acciones y asignaciones de tareas a

cumplir, para resolver los problemas en los tiempos acordados. 5. Asignaciones y plazos Definidas las tareas a cumplir, es decir las acciones para poner en ejecución las decisiones, implementar soluciones, capacitar personal u otra, deberán asignarse a los responsables de llevarlas a cabo en el plazo que se estime necesario. 6. Seguimiento y control No basta con acordar las asignaciones y plazos, delegar correctamente funciones y esperar resultados. Finalizada la reunión, será útil remitir una nota a los participantes, en la que se detalle:

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

El encargado del seguimiento y del control debe ser fácilmente identificable y accesible, para los responsables de las acciones acordadas.

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Notas 7. Acta Es un registro escrito de la reunión que evitará olvidos y malentendidos, mostrará si se ajustó a lo pautado en la agenda, quiénes participaron, qué decisiones se tomaron y quiénes asumieron la ejecución de las mismas. Podrá consultarse las veces que sean necesarias. El secretario o encargado de actas es, por lo tanto, el complemento que el facilitador necesita para desempeñar su función con la mayor eficacia. Algunas veces es el mismo facilitador quien hace el registro. El acta debe ser el instrumento que contenga las precisiones que permitan visualizar cómo se llevó a cabo la reunión y cuál fue el producto logrado. Los datos de mayor utilidad son:

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

Cuanto mayor sea el tiempo entre la asignación de una tarea y el principio de la respuesta, menor probabilidad habrá de que la tarea se haga. En reuniones de trabajo pueden ser de utilidad algunas técnicas, por ejemplo, la tormenta de ideas. En esta técnica se busca la creatividad del grupo para resolver un problema, el Facilitador presenta el problema (correctamente enunciado) y acuerda un tiempo para que los participantes aporten propuestas de solución de manera espontánea y totalmente desinhibida, evitando calificarlas o censurarlas, los aportes pueden hacerse en voz alta, sin orden preestablecido o por turnos, o por escrito, se registran todas las propuestas aunque no estén directamente relacionados con el problema presentado. Unas de sus variantes es la asociación forzada, la diferencia es que, en ella, los aportes son seleccionados y se registran únicamente los que tienen clara y directa relación con el problema. Transcurrido el tiempo asignado se pasa a las siguientes etapas: selección de la mejor opción viable, toma de decisión y ejecución.

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Notas 3.4. Listado para verificación de previsiones

COMPRUEBE QUE SE HAN HECHO TODAS LAS PREVISIONES ACTIVIDAD SI NO

1. Se confirmó la reserva del salón

2.

Se indicó a los responsables: Disposición de materiales y equipos para presentaciones (audio, retroproyector, proyector de diapositivas, videos, videobeam, pantalla, papelógrafo)

Disposición del mobiliario (podio, mesas, sillas, armario).

Disposición de materiales para los participantes. Necesidades de iluminación y confort.

3.

Se revisaron y prepararon: Introducción al tema Guías de trabajo:

para el facilitador para los participantes

Documentos de referencia Videos, diapositivas, transparencias. Ejemplos, ejercicios, demostraciones

4. Se calculó: Tiempo para aportes de los participantes Tiempo para tratamiento de cada subtema

5. Se ha consultado a las personas clave Controló: _____________________________ Fecha: ___ / ___ / ___ Hora: _____


Abril 2006 Planificación MP 04 –1



4 Planificación

Notas

Objetivos


3. Desarrollar la técnica de programación.

1. Definir Planificación.

2. Describir los componentes del plan.

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Junio 2005 Planificación MP 04 –2

Notas

1. Planificación

PLANIFICACIÓN Fase del proceso administrativo consistente en formular objetivos y determinar estrategias, actividades y recursos para lograrlos. El planeamiento da a la organización sus objetivos y fija el mejor procedimiento para alcanzarlos. Para ello el planeamiento debe permitir:

• Que la institución consiga y dedique los recursos físicos, humanos y económicos que se requieren.

• Que los miembros de la organización realicen las actividades acordes con los objetivos y procedimientos escogidos.

• Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y medido, para disponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

La planificación tiene diferentes niveles de aplicación que está determinado por el alcance que se establezca.

ALCANCE NIVELES TIPO DE PLANIFICACION OBJETO

Largo plazo Institucional Estratégica

Elaboración del mapa ambiental para evaluación. Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas. Incertidumbre. Ejemplo: Plan estratégico a cinco años.

Mediano plazo Intermedio Táctica

Conversión e interpretación de estrategias en planes concretos en el nivel de dirección. Ejemplo: Plan de capacitación.

Corto plazo Operacional Operacional

Subdivisión de planes tácticos de cada dirección en planes operacionales para cada tarea. Ejemplo: Plan operativo anual.

Dado que el punto de partida para elaborar un plan suele ser un problema, su definición es:

PROBLEMA Desviación o diferencia entre lo que es y lo que se desea o se necesita que sea; o entre lo que se conoce y lo que se necesita o se desea conocer. En otras palabras, es lo que se necesita para pasar de un estado insatisfactorio, actual, a un estado satisfactorio o ideal.

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Notas 1.1 Plan El plan, es el resultado de la fase del proceso administrativo llamado planificación y se define así:

PLAN Expresión de objetivos, y de los recursos, estrategias y actividades para lograrlos.

2. Componentes de un Plan La descripción de los componentes del Plan, representa una primera aproximación a la solución del Problema, que permite estimar su importancia, su vigencia dentro de las políticas de la entidad responsable, su magnitud y su complejidad. Para el desarrollo completo se usa la técnica de programación que se vera luego. Los componentes básicos, son:

• _______________________ • _______________________ • _______________________ • _______________________

POLÍTICA

Exposición de límites amplios y flexibles, dentro de los que se desarrollará la acción administrativa. Ej.: __________________________________________________________ _____________________________________________________________

OBJETIVO

Expresión de lo que se desea conseguir o del punto al que se desea llegar.

Ej.: __________________________________________________________ _____________________________________________________________ En el establecimiento de objetivos se debe considerar la definición de Metas que son el resultado esperado de una actividad específica, de magnitud establecida y en un tiempo dado.

ACTIVIDAD Acción directa del plan. Responde a ¿qué se hace para llegar al objetivo?

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NotasEs la unidad de planificación mínima, con el máximo grado de concreción y especificidad. Ejemplos: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

ESTRATEGIA Medio a través del cual logramos el objetivo; ¿cómo se hace?

Ejemplos: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ Siguiendo el ejemplo, observamos que las actividades y estrategias del Plan configuran una importante carga de trabajo con diversa complejidad. A fin de hacerlo más fácilmente manejable se recurre a la apertura de Programas.

PROGRAMA Conjunto de actividades afines entre sí, correspondientes a objetivos que contribuyen al logro de los del plan al que pertenecen. Ejemplos: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ En planificación puede darse la elaboración de proyectos. A los fines de este Curso, se adopta la siguiente definición.

PROYECTO Emprendimiento acotado por una financiación y un cronograma muy precisos, realizado para crear un producto o servicio único. Se trata una iniciativa a concretar en servicio o producto, en determinado tiempo, con un comienzo, una inversión y un final definidos.

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Notas

3. Técnica de Programación La técnica de programación es común para la elaboración de un plan, programa o proyecto; lo que varía son los alcances. La primera aproximación hecha a través de los Componentes del Plan, indica la carga y complejidad de trabajo. Si es manejable, se aplicará técnica de programación al objetivo, las actividades y estrategias determinadas. Si se debió hacer una apertura en Programas, para cada uno se desarrollarán los siguientes componentes. Componentes de la técnica de programación: Justificación

Se basa en el planteamiento del problema, las necesidades que de él se derivan, su relevancia, su afinidad con los objetivos de la institución y su prioridad dentro de las políticas establecidas.

Responsables Se debe identificar un responsable de la ejecución del programa y un responsable del más alto nivel que facilite la toma de decisiones. Se debe elaborar una guía específica de trabajo, para cada uno de ellos, incluyendo la identificación de otros actores que permitan el desarrollo del mismo.

Diagnóstico Es la descripción del problema específico, su origen y evolución, sus relaciones de causa–efecto, análisis de necesidades e identificación de vulnerabilidades, contexto en el cual se ha gestado, magnitud y características. Incluye parámetros cualitativos y cuantitativos que permiten medirlo. Constituye la evaluación inicial, el punto de partida.

Objetivos Es la expresión de lo que se desea conseguir o el punto a donde se quiere llegar. Por ello, deberá responder a la pregunta ¿a dónde voy? Todo objetivo debe llevar a un producto o resultado alcanzable, específico, observable y medible.

Resultados esperados Es el producto final en concordancia con los objetivos, medible a través de indicadores.

Un indicador, es una relación entre el resultado observado y el esperado (que posee un valor estándar, fijado en este momento de la programación) y que proporciona información de importancia para la medición.

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NotasEj.: Meta: 40 operarios capacitados, cada 3 meses. En un año, deberán ser 120 operarios (Resultado esperado). Estándar = se considera aceptable que el objetivo sea alcanzado por el 80% de los participantes. Cumplido el programa de capacitación, de un año, han alcanzado los objetivos 96 operarios. (Resultado observado). El indicador expresado en porcentaje, será:

El resultado final, muestra que la meta ha sido lograda, pues el valor hallado coincide con _______________, que fija el valor mínimo aceptable.

Descripción de actividades

Detalle de las acciones a desarrollar. Actividad: acción directa del plan, define “qué se hace”. Ej.: ___________________________________________________ Estrategia: medio a través del cual logramos el objetivo. Es el método, define el “cómo se hace”. Ej.: ___________________________________________________ Meta: resultado esperado de una actividad específica, de magnitud establecida y en un tiempo dado. Ej.: ___________________________________________________

Relaciones

Son los puntos de contacto, coordinación o articulación con otras áreas, programas, proyectos y actividades. Permiten racionalizar recursos y aunar esfuerzos.

Cronograma

Cada actividad con su ubicación en el tiempo, que estará en relación con la disponibilidad de los recursos.

Presupuesto

Listado y valorización de los recursos necesarios para la reserva de financiación. Se elabora según las normas que, al respecto, rigen a la institución.

Gestión de recursos

Regulaciones y normas bajo las cuales se emplearán los recursos en la ejecución del programa. Es uno de los puntos álgidos y requiere un minucioso estudio.


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NotasViabilidad Consiste en la factibilidad del plan, programa o proyecto. Es el resultado del análisis que permite evaluar si puede llevarse a cabo, cumplir los objetivos propuestos y seguir funcionando por sus propios medios. Algunas de las que deben considerarse son: • Viabilidad socio-cultural

Posibilidad de aplicación del programa, en relación con creencias, tradiciones, costumbres, hábitos, composición demográfica, nivel social y económico.

• Viabilidad financiera Disponibilidad de los fondos necesarios. Incluye fuentes de financiación, administración de recursos financieros y la capacidad de gestión, tanto para iniciar el programa, como para mantenerlo.

• Viabilidad técnica Recursos humanos capacitados y disponibilidad de infraestructura.

• Viabilidad ambiental Se refiere a la consideración necesaria para verificar si el logro de los objetivos, el desarrollo de las actividades o el impacto pueden comprometer negativamente al medio.

Cobertura

Alcance del programa, expresado en número y tipo de beneficiarios, así como la delimitación geográfica donde se desarrollará la acción.

Duración

Es el tiempo total estimado, desde la aprobación del programa y la asignación de recursos, hasta la finalización del mismo.

Recuerde llenar lo correspondiente a la Lección 4 en la Ficha de

Evaluación del Curso

Abril 2006 Organización MP 05 –1



5 Organización

Notas

Objetivos


3. Dar cinco recomendaciones para el desarrollo de una

4. Desarrollar un modelo de organización.

1. Definir organización.

2. Describir los componentes de la organización.

buena organización.

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Junio 2005 Organización MP 05 –2

Notas

1. Organización La organización como fase del proceso administrativo está íntimamente vinculada a la planificación y depende de ésta, responde a la pregunta de ¿cuándo deben tener lugar las acciones y quién debe hacer ese trabajo?, es el medio para lograr una acción colectiva efectiva; una definición es:

ORGANIZACIÓN

Fase del proceso administrativo que establece el sistema de relaciones entre funciones, personas y factores físicos, para ordenar y dirigir los esfuerzos hacia los objetivos.

Componentes de la organización (TRAP):

• T___________________ • R___________________ • A___________________ • P___________________

1.1. Trabajo

TRABAJO Conjunto de acciones intelectuales y psicomotoras para satisfacer necesidades de quien las realiza. El administrador debe saber cuáles son las funciones a desempeñar. Estas funciones se deducen de los objetivos establecidos y forman la base de la organización. Pueden desagregarse en subfunciones y pueden presentar diversos grados de especificidad, exigiendo campos de acción especializada. A fin de operar con la mayor eficiencia, se acude a la descripción y división del trabajo.

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO Expresión escrita de la labor que debe ser desarrollada. Comprende:

• _________________________________________ • _________________________________________ • _________________________________________ • _________________________________________ • _________________________________________

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Notas DIVISIÓN DEL TRABAJO

Distribución de actividades a determinados individuos o grupos, con la asignación de la responsabilidad de cumplirlas. Criterios para la división del trabajo:

• Carga de trabajo. Cuando se requiere una cantidad importante de actividades y tareas para la realización de un trabajo, su distribución a varias personas o grupos permitirá una acción más eficaz. La carga total de trabajo debe repartirse entre el personal disponible, para lo cual se crean unidades de trabajo mediante la selección y el agrupamiento de funciones en asignaciones individuales.

• Especialización. Las tareas de gran especificidad deben distribuirse entre personas y grupos especializados en cada tema.

La división del trabajo conduce a la departamentalización:

DEPARTAMENTALIZACIÓN

Agrupamiento de actividades que mejor contribuye al logro de los objetivos de la institución y de las unidades individuales. La departamentalización se puede realizar:

• Por servicios que presta la institución:

• Sectorial; agrupamiento por servicios demandados por un sector. Ej.:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

• Situacional; agrupamiento creado para una circunstancia específica, que se mantiene mientras ésta persiste. Ej.: _________________________________________________

• Geográfico: según la demanda de un área geográfica determinada. Ej.: _________________________________________________

• Por operaciones internas • Por función; agrupamiento por actividades afines.

Ej.: _________________________________________________ • Por proceso: agrupamiento según el tipo de procedimientos

empleados para la realización de un trabajo. Ej.: _________________________________________________

1.2. Relaciones

RELACIONES Correspondencia e interacción entre las personas y entre éstas y su trabajo.

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NotasEl ordenamiento de las relaciones empleado-empleado, empleado-tarea y las vinculaciones de una unidad de trabajo-grupo con otra unidad de trabajo-grupo, es de fundamental importancia en la organización.

ESTRUCTURA Serie de relaciones establecidas para ubicar y orientar al personal en la función de ejecutar su trabajo dentro de las normas fijadas por la institución. Estas relaciones son formales y configuran la llamada estructura orgánica; pero pueden aparecer otras, dependientes de conductas formales, informales o de una combinación de ambas. • La conducta formal es propiciada por el estímulo al sentido del deber. Se

respetan las normas, las líneas de mando establecidas y las vías de comunicación previstas.

• La conducta informal puede darse dentro de una estructura orgánica, generada por factores socioculturales, preferencias, aversiones y valores individuales. Contribuye a la eficiencia y a la satisfacción del personal.

Concepto de unidad de mando: ninguna persona debe tener más de un jefe. Cada persona debe saber a quién responder como superior. Cada jefe debe saber quiénes dependen de él. Tipos de Estructura En este Curso se presentan las variantes más comunes de la estructura lineal. Lineal primaria: representa la cadena primaria de mando, relacionada directamente con funciones propias de la organización. Ventajas:

• _____________________________________________________ • _____________________________________________________ • _____________________________________________________ • _____________________________________________________

Desventajas: • _____________________________________________________ • _____________________________________________________

Lineal y Grupo Asesor (Staff): representa funciones de asesoramiento y facilitación. A la diferenciación lineal primaria descendente, se agrega una diferenciación secundaria lateral. Este Grupo Asesor está separado de la cadena de mando con propósitos de especialización. El staff (especialista) del Grupo no tiene mando, sino derechos de asesoramiento, recomendación y sugerencia, que la línea no está obligada a poner en práctica.

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NotasVentajas: • _____________________________________________________ • _____________________________________________________

Desventajas: • _____________________________________________________ • _____________________________________________________

Funcional Modular: es el tipo que caracteriza al Sistema de Comando de Incidentes (SCI). Consiste en una estructura funcional prediseñada, a la que se le agregan recursos de una o varias instituciones (expansión), según lo requiera la operación para la cual se activó el Sistema.

Cuando un primer respondedor llega al lugar donde se ha producido un evento, asume el mando, pasa a ser el Comandante del Incidente (CI). Además de la función de comando asume otras que son propias del sistema.

COMANDOCOMANDO

SecciónPlanificación

SecciónOperaciones

SecciónLogística

SecciónAdministración

y Finanzas A medida que los recursos (personal; vehículos de transporte, de extinción de incendio y escaleras, con sus correspondientes operadores) se van sumando, crece el nivel de complejidad de las relaciones y la estructura debe expandirse. La Sección de Operaciones conduce el trabajo de los recursos que se van agregando y que mantienen la estructura formal de la institución a la que pertenecen (Policía, Bomberos, Servicio de Emergencia Médica, etc). A medida que se resuelve el problema que motivó la activación del Sistema, se van desactivado recursos (contracción) hasta que la estructura llega a su nivel funcional inicial. Representación de la estructura • Organigrama: Representación gráfica de la estructura orgánica de una

institución, en la que se muestran los niveles de la organización, los nombres de las unidades y las relaciones entre éstos. Se representa con rectángulos, que corresponden a las posiciones, las líneas que los unen indican las relaciones. Los criterios para su preparación son: precisión, sencillez, uniformidad, presentación y vigencia. Lineal primaria horizontal: Organigrama por funciones


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NotasLineal primaria vertical: Organigrama por áreas geográficas

Lineal y grupo asesor (staff): El asesor no tiene mando

Lineal funcional y modular

COMANDANTE DELINCIDENTE

COMANDANTE DELINCIDENTE

RAMAS RamaOperaciones

Aéreas

Rama deApoyo

RAMAS

Grupos

Unidad deRecursos

Unidad deSituación

Unidad deDocumentación

Unidadestécnicas

Unidad deInstalaciones

Unidad de apoyoterrestre

Unidad deProveeduría

Unidad decosto

Area de espera

Oficial de Seguridad

Oficial de InfroaciónPública

Oficial de Enlace

Fuerzas deTareas

Grupo deSoporte Aéreo

Equipos deInterv ención

RecursosSimple

Unidad de...........

Unidad deProvisiones

Sección deOperaciones

Sección dePlanificación

Sección deLogística

Sección deAdministración

y Finanzas

DIVISION

AC V

UnidadDesmobilización

Unidad deMédica

Unidad deComunicaciones

Unidad deAlimentos

Unidad de...........


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Notas• Manual de funciones: descripción de misión, funciones y relaciones de

las unidades de trabajo y de las obligaciones de sus integrantes. • Manual de procesos: descripción de los procesos, procedimientos e

interacciones de la entidad, en donde se identifican los proveedores, el proceso y los usuarios o clientes de los mismos, entre otros elementos.

1.3. Ambiente

AMBIENTE Medio físico y clima general en el que las personas desempeñan su trabajo.

• Medio Físico: ubicación, equipos, máquinas, ventilación, herramientas, suministros, escritorios, iluminación, descanso, confort.

• Actitud y clima general: actitudes de compañerismo, de solidaridad, de esfuerzo por lograr el bien común, de apoyo.

1.4. Persona De la sigla TRAP, que se ha elegido para recordar los principales componentes de la organización, han sido desarrollados Trabajo, Relaciones y Ambiente. La letra P (de TRAP) es para recordar un elemento fundamental y el único creativo de los que constituyen el sistema: ___________________ La relación armónica entre el trabajo y las características personales de quienes lo realizan, le dan a la organización su carácter particular y distintivo.

PERSONA Elemento fundamental y creativo del sistema, da a la organización su carácter particular y distintivo. Características:

Capacidad Experiencia Adaptabilidad Actitud Interés Destreza Conocimientos Sociabilidad Resistencia Paciencia

2. Recomendaciones para el desarrollo de una buena organización

1. La estructura organizativa aparece para concretar en la práctica la consecución de los

objetivos y políticas de la institución. Por lo tanto, es condición indispensable que tales objetivos y políticas deberán determinarse previamente y por escrito.

Síntesis: _______________________________________________________________ 2. La estructura de la organización debe ser lógica. Puede armarse considerando funciones

principales, productos o áreas geográficas. Síntesis: _______________________________________________________________

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Notas3. Cada función necesaria en una institución debe ser asignada específicamente a un jefe responsable. Bajo condiciones normales, tal asignación de funciones debe concretarse en una sola cabeza.

Síntesis: _______________________________________________________________ 4. La estructura de la organización debe ser la más simple posible y el número de áreas y

sectores mantenerse en el mínimo. Síntesis: _______________________________________________________________ 5. El número de niveles jerárquicos debe también mantenerse al mínimo. Síntesis: _______________________________________________________________ 6. El número de personas que dependen de otra no debe exceder en cantidad al tamaño de

un grupo que pueda dirigirse con eficiencia y efectiva coordinación. Existen variaciones según diferentes autores.

• Urwick supone que el límite máximo del alcance del control está entre cinco y seis subordinados por cada superior.

• Newman fija los límites entre tres y siete subordinados para las tareas de mayor nivel, y entre quince y veinte empleados cuando se trate de tareas operativas de menor nivel.

• Koontz y O'Donnell hablan de cuatro a ocho subalternos para los niveles superiores y de ocho a quince empleados para los niveles inferiores.

Síntesis: _______________________________________________________________ 7. En cada área de responsabilidad deben llevarse a cabo diversas funciones. Su

combinación debe ser lógica y lo más homogénea posible, permitiendo en forma simultánea que la función de conducción del área pueda cumplirse cabalmente.

Síntesis: _______________________________________________________________ 8. Las funciones de línea deben estar separadas de las asesoras. La autoridad y

responsabilidad de línea deben ser asumidas por quienes cumplen funciones asesoras, sólo dentro de sus unidades organizacionales.

Síntesis: _______________________________________________________________ 9. Ninguna persona debe informar a más de un superior. Cada superior debe saber quiénes

le informan y cada empleado a quién debe informar. Síntesis: _______________________________________________________________ 10. La responsabilidad debe siempre equilibrarse con la correspondiente autoridad. Síntesis: _______________________________________________________________ 11. Cada responsable de un área debe asumir la responsabilidad de los actos y omisiones de

quienes dependen de él, dentro de su área pertinente. Síntesis: _______________________________________________________________ 12. Debe tratar de llevarse el máximo de autoridad y responsabilidad, hasta los niveles de

supervisión más bajos. Síntesis: _______________________________________________________________ 13. El sistema de control debe estar bien armado, y para ello es necesario adoptar las

precauciones correspondientes. Síntesis: _______________________________________________________________ 14. Las designaciones formales de los puestos, subfunciones, áreas y cargos deben

normalizarse. Síntesis: _______________________________________________________________


Abril 2006 Dirección MP 06 –1

MA NUAL DEL


6 Dirección

Notas

Objetivos


1. Enumerar y describir siete componentes de la Dirección.

2. Definir Dirección.

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Junio 2005 Dirección MP 06 –2

Notas

1. Dirección

Dispuesta la estructura organizativa para implementar el plan, programa o proyecto, se deberán impulsar las actividades, motivando, orientando y coordinando a quienes tengan la responsabilidad de llevarlas a cabo. Es decir, se deberá cumplir la función administrativa conocida como Dirección. Componentes de la Dirección: Se definirán y describirán los siguientes componentes:

• ______________________________________________ • ______________________________________________ • ______________________________________________ • ______________________________________________ • ______________________________________________ • ______________________________________________ • ______________________________________________

1.1. Autoridad

AUTORIDAD Poder de tomar decisiones y hacerlas cumplir. Henry Fayol la define como el derecho de mandar y el poder de hacerse obedecer. Formas de autoridad

• Otorgada por normas o Propiedad, Ley o posición

El propietario de un bien es el que decide cómo, cuándo y quién lo usará.

Ley dispone quién detenta la autoridad. Ejemplo_____________________________________

La posición de la persona, dentro de la organización, la que define su autoridad. Ejemplo_________________

• Otorgada por consentimiento o La base de la autoridad está en quienes la confieren, sin mediar

norma o documento alguno. o En este caso es la aceptación de las órdenes, por quien debe

cumplirlas, la que reconoce autoridad en quien las emite. Emergencia: La que una persona o grupo confiere a

quien asume la responsabilidad de enfrentar una situación no prevista o eventual.

Técnica: La que se reconoce a una persona por la vastedad y solidez con que maneja ciertos conocimientos y habilidades.

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NotasMandar: acto de integrar los esfuerzos de miembros del grupo de modo que, al cumplir las tareas asignadas, satisfagan los objetivos individuales y del grupo. La autoridad es, en síntesis, el derecho de exigir conductas a otros. 1.2. Responsabilidad

RESPONSABILIDAD Obligación y compromiso de cumplir, de la mejor forma posible, las tareas asignadas y de dar cuenta de ello.

La responsabilidad es un componente inseparable de la autoridad. No se concibe autoridad sin responsabilidad. 1.3. Delegación de funciones

DELEGACIÓN DE FUNCIONES Asignación de funciones propias del administrador, que éste hace a otra persona. En cualquier institución, por pequeña que sea, puede darse la circunstancia de que un administrador no pueda ocuparse de alguna de sus funciones; ello obliga a delegar autoridad a otro, a fin de que cumpla dicha función. El delegado tiene el poder de decidir sobre aspectos relacionados con esa función específica (autoridad) y asume la correspondiente responsabilidad. El delegante mantiene la autoridad y la responsabilidad final sobre lo que ha delegado. Algunos administradores se resisten a delegar, tratan de hacerlo todo personalmente y, de esa manera, debilitan la organización. Motivos para delegar El administrador puede tener las siguientes razones:

• ______________________________________________ • ______________________________________________ • ______________________________________________ • ______________________________________________

Requisitos para delegar Admitir la necesidad

El administrador debe confiar en que la delegación de funciones le acarreará beneficios, lo ayudará a desarrollar un eficaz esfuerzo de grupo, le facilitará multiplicar sus esfuerzos, beneficiará a los

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Notassubordinados y facultará a éstos para aportar el máximo de su capacidad.

Decidir qué tipo de función delegar Es posible preparar una lista, de modo que las funciones a delegar queden predeterminadas. Esto vincula la delegación con el planeamiento y la hace parte de la modalidad administrativa seguida.

Elegir cuidadosamente al delegado La función debe ser proporcionada a una persona escogida. Debe ser alguien capaz de tener éxito. Se dará oportunidad a aquellas personas que no están desarrollando todas sus aptitudes.

Ayudar al delegado Ayudarlo, pero sin decidir por él. Como norma general, si el delegado solicita ayuda hay que concedérsela, pero hacerle su trabajo niega los beneficios de la delegación. El delegante debe ponerse a disposición del delegado, estimularlo y formularle preguntas destinadas a explorar y descubrir posibles soluciones.

Establecer un sistema de control de la delegación Los delegantes deben mantenerse informados para tener conocimiento de lo que está ocurriendo y ubicarse en una posición apta para aplicar medidas correctivas, si fueran necesarias. Para disponer de esa información, podrá recurrirse a informes escritos, auditorias o reuniones periódicas.

La delegación de funciones cobra especial importancia en el Sistema de Comando de Incidentes (SCI). Cuando un primer respondedor llega al lugar donde se ha producido un evento y asume el mando pasa a ser el Comandante del Incidente (CI). Además de la función de comando asume otras siete funciones que son características del sistema. A medida que los recursos (personal; vehículos de transporte, de extinción de incendio y escaleras, con sus correspondientes operadores) se van sumando, se le dificultan al CI las comunicaciones con los equipos de trabajo. Para mantener el control de las acciones, el CI va delegando funciones. Las de Seguridad, Información pública y Enlace quedarán, cada una a cargo de una persona. A medida que aumenta el número de unidades subordinadas, delega la función de conducir operaciones en un Jefe de Operaciones y, según necesite, hace lo propio con Planificación, Logística y Administración/Finanzas, manteniéndose hasta aquí el carácter funcional de la estructura.

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Notas1.4. Toma de decisiones

TOMA DE DECISIONES Elección e implementación de un curso de acción para resolver un problema. Qué acciones son necesarias para llegar a los objetivos propuestos; cuáles son las actitudes más convenientes para mantener un ritmo de trabajo; qué medios son los más aptos y eficientes; son algunas de las decisiones que periódicamente debe tomar un administrador. ¿Qué es problema?

______________________________________________________________ ______________________________________________________________ Es algo que actualmente no es satisfactorio. Es una situación indeseable que requiere un cambio de cómo la situación es en este momento a cómo el grupo quisiera que fuera. Pasos principales de la toma de decisiones 1. Identificación y definición del problema

La identificación del problema es el comienzo del proceso. Un hecho o fenómeno, que incluso puede ser el resultado de una decisión anterior, constituye una situación problema que perturba al decisor (persona o grupo que toma decisiones). El problema puede surgir en cualquiera de las funciones administrativas. Una vez identificado, el problema debe definirse. Un problema bien definido es un problema casi resuelto, se pueden usar relaciones de causa – efecto, análisis de necesidades, identificación de vulnerabilidades, análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA), estudios de tendencias, e información previa, como herramientas de apoyo a la definición del problema.

2. Proposición de opciones de solución

Teniendo en cuenta el ambiente y las circunstancias en que se deberá tomar la decisión y cómo ésta los modificará, se propondrán y se discutirán opciones; para ello se puede utilizar la técnica de tormenta de ideas. Se acudirá a la información, los conocimientos y la experiencia de quienes deciden.

3. Seleccionar el curso de acción factible

Esta elección deberá seguir criterios previamente establecidos, que pueden basarse en: _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________ _______________________________________________

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Notas 4. Preparar un plan para aplicar el curso de acción elegido

Muchas buenas soluciones nunca se aplican, ni pasan del papel a la práctica. Los grupos deben desarrollar planes de acción claros sobre qué es lo que hay que hacer, quién va a hacer qué, en cuánto tiempo, etc. Los grupos pueden decidir delegar la responsabilidad de esto a unos cuantos individuos o voluntarios. El curso de acción debe ejecutarse comprendiendo: __________________________________________________

_________________________________________________________ __________________________________________________

_________________________________________________________ __________________________________________________

_________________________________________________________ __________________________________________________

5. Implementar, evaluar todo y volver a comenzar –

A través de la comparación de los resultados obtenidos con los esperados, se obtendrá la retroalimentación indispensable para tomar mejores decisiones en el futuro. Es importante hacer un buen monitoreo para poder seguir los avances e identificar errores y corregirlos. También es importante regresar y ver si la solución realmente resolvió el problema y documentar las lecciones aprendidas; se pueden realizar reuniones de seguimiento e informes.

Es importante aclarar los siguientes conceptos:

• Indecisión: parálisis del proceso de toma de decisiones. Se tiene conciencia del problema y no se avanza en el proceso de resolverlo; se conoce como parálisis por análisis.

• Decisión de actuar: (en algunas publicaciones decisión afirmativa): se elige determinado curso de acción.

• Decisión de no actuar: (en algunas publicaciones decisiones negativas): se opta por esperar sin actuar.

1.5. Liderazgo

LIDERAZGO Patrón de comportamiento orientado a integrar esfuerzos e intereses personales e institucionales, en procura de un objetivo. Componentes del liderazgo El líder

Es la persona que posee la habilidad para inducir a los seguidores a trabajar, con responsabilidad, bajo su conducción. Esta habilidad puede ser innata y manifestarse en forma espontánea, o adquirirse a través del estudio, la reflexión, el autocontrol, la experiencia y el entrenamiento.

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NotasEl seguidor (o liderado) El liderazgo se refiere a personas; sin seguidores no existe líder. Los seguidores tienen una importante influencia en el estilo de liderazgo. Este será diferente si se trata de operarios manuales o de profesionales dedicados a planificar. Según se ha visto, en dinámica de grupos, éste es un componente muy complejo. Una persona líder en un grupo, podría ser rechazada por otro grupo.

La situación

El mismo grupo, en la misma institución y con el mismo líder, se enfrentará con circunstancias diferentes y cambiantes. Esto obligará al líder y a sus seguidores a modificar comportamientos, variando las exigencias de los seguidores y el estilo de liderazgo.

Estilos de liderazgo De rienda suelta (“laissez faire”)

El líder permite la actuación libre de sus seguidores. Sólo trata de mantener la dirección hacia el objetivo y de evitar el caos. Quiere hacer lo que el grupo quiere que se haga. Es el estilo que mejor permite el desarrollo de creatividad para la resolución de problemas.

Democrático (participativo) Se informa correcta y suficientemente al grupo, se estimula su participación, se fomenta su espíritu de iniciativa y se respetan sus intereses y necesidades. Se apela al compromiso y a compartir la responsabilidad de la toma de decisiones.

Autocrático Basado en la autoridad formal, el líder decide y ordena. A veces es un hábil manipulador, que hace creer al grupo que participa en la decisión, o lo seduce con supuestos beneficios. Este estilo pretende que el seguidor obedezca fielmente, sin cuestionar la orden.

Situacional (alternante) El líder adopta, según el caso, el comportamiento que considere más adecuado. En un caso permitirá total libertad y en otro tendrá una actitud autocrática. Ej.: ____________________________________ _______________________________________________________

En síntesis, el líder debe tener

seguidores,____________________________________________ destreza técnica:________________________________________

________________________________________________ destrezas conceptuales:__________________________________

________________________________________________ Líder y Sistema de Comando de Incidentes (SCI) Cabe aclarar aquí que en el SCI, se le llama Líder a personas que conducen ciertos grupos de trabajo pero, en estos casos, la autoridad ha sido conferida por la institución a la que pertenece el grupo.

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Notas 1.6. Motivación

MOTIVACIÓN Forma de lograr que cada persona cumpla su trabajo con entusiasmo, porque desea hacerlo. Un administrador deberá estar motivado a progresar y tener éxito, para poder motivar a quienes trabajan con él. Deberá conocer a esas personas; tener noción de sus necesidades y apetencias; emplear al máximo su capacidad para comprender comportamientos.

MOTIVAR Hallar una voluntad de hacer, de modo que la tarea se realice a través de la satisfacción de las necesidades del personal y de las exigencias de la institución. Formas de motivación Enriquecimiento del cargo

Hacer que los deberes de la posición o cargo presenten las mejores posibilidades de creatividad, en un justo nivel de responsabilidad.

Rotación de cargos El pasaje periódico por diferentes tareas, puede minimizar la declinación motivacional provocada por la rutina. Facilita además, el hallazgo de tareas en las que las personas producen más y mejor, porque les brindan mayores satisfacciones.

Administración por objetivos En este enfoque, el encargado de una acción participa no sólo en la determinación de los objetivos personales, sino también en el modo en que se alcanzarán. Aquí la persona pone su voluntad al servicio de los resultados.

Participación Una de las mejores formas de motivar a un trabajador, es permitirle participar y considerar sus aportes para la toma de decisiones. Se colma así una necesidad: la de sentirse importante, al ser partícipe de los éxitos de la institución.

Reconocimiento Las personas tienen, en general, la necesidad de ser aceptadas en un grupo y ocupar una posición en el mismo. Aspiran a que los demás miembros den importancia a sus contribuciones. Necesitan el reconocimiento de sus semejantes y de sus líderes.

Crecimiento Todo el que trabaja necesita desarrollar su potencial, asumir responsabilidades de más alto nivel, ser ascendido. Crear y mantener un ambiente de trabajo donde prosperen el empuje y el ansia de crecimiento, es otra forma de motivación.

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NotasRealización La meta que se establezca, para la actividad de un trabajador, debe ser alcanzable. La tarea debe tener sentido y debe ser importante para quien la realiza. Concluida la labor, el resultado de la evaluación se le comunicará de inmediato, poniendo especial énfasis en la realización.

Responsabilidad Un claro ejemplo de motivar mediante la utilización adecuada de la responsabilidad, es acceder al deseo del personal de que se le asignen funciones específicas y de ser juzgados por su cumplimiento.

Retribución Toda tarea debe ser justamente retribuida. La retribución, además de permitir a quien la recibe satisfacer necesidades impostergables, es un importante medio de motivación.

Cualquiera de estas formas, si es mal utilizada, puede tener un efecto contrario 1.7. Comunicación La comunicación es un medio imprescindible para la administración. Todo administrador debe desarrollar y perfeccionar su capacidad de comunicarse. Para que exista comunicación, deben intervenir como mínimo dos personas entre las que, a través de un canal, se transmite un mensaje codificado. Uno habla, escribe o gesticula y el otro escucha, lee o mira. Uno emite y el otro recibe, emitiendo una respuesta, a la que deberá ser sensible el que originó el mensaje.

Toda comunicación es bidireccional El hecho de que alguien haya escuchado o leído un mensaje y acusado recibo del mismo, no significa que haya habido comunicación.

Comunicar es más que decir o escribir incluye también comprender

La comunicación se realiza para influir sobre el comportamiento. Este comportamiento se regirá por la interpretación que, del mensaje, haya hecho el receptor.

Las percepciones del receptor y no las intenciones del emisor gobiernan lo que se comprende

Integrando estos principios, obtenemos la siguiente definición:

COMUNICACIÓN Proceso de efectuar un intercambio de entendimiento entre dos o más personas.

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NotasFormas de comunicación Según el sentido:

ascendente: __________________________________________ descendente: _________________________________________ horizontal: ___________________________________________

Según normas:

formal: _____________________________________________ informal: ____________________________________________

Según los símbolos (código)

hablada; _____________________________________________ no hablada:___________________________________________ gráfica: ______________________________________________

Cada uno de estos componentes aporta a la coordinación.

COORDINACIÓN Armonización y sincronización de esfuerzos, individuales y de grupos, para el logro de un objetivo común. Todos estos conceptos reunidos conforman la Dirección, que se define así:

DIRECCIÓN Fase del proceso administrativo que determina la autoridad y la responsabilidad para impulsar y coordinar las actividades de individuos y de grupos, orientándolas hacia el logro de los objetivos de la institución.


Abril 2006 Dirección MP 06 –11

Curso BAGER

GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

VERSIÓN Número de la versión

FECHA (DD/MM/AAAA) MODIFICACIÓN EFECTUADA Y NATURALEZA DEL CAMBIO

1.0 18/06/2005 Cambio de formato a Word, contexto actualizado a Gestión de Riesgos y a los cursos operativos como SCI.

ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO

DATOS ELABORO REVISO APROBÓ CONTROLO

Nombre (s) Jorge Grande Nelly Segura Juan C. Lobo

Juan Pablo Sarmiento Juan Pablo Sarmiento Nelly Segura

DATOS DEL DOCUMENTO

Característica Circulación determinada a Instructores Ubicación y distribución Método para su distribución en formato PDF (Acrobat versión 7.0)

Ubicación digital y nombre c:\documents and settings\juan carlos\escritorio\curso bager\bager version_junio_2005\manual del participante\mp_06_bager_direccion.doc

Adopción: Método de adopción del documento por IRG. Medio: Microsoft Office Word

Tipo: Original Total de paginas: 11 Fecha de Impresión: 06/05/2008 10:50 a.m.

Fecha de Revisión / Expiración:31-Dic-2007

Comentario / Observaciones: Al revisar el PL, es necesario, ir a MP, TR, MD y MR en ese orden, para confirmar que los documentos mantienen la uniformidad en contenido y forma.

Abril 2006 Control MP 07 –1

MA NUAL DEL


7 Control

Notas

Objetivos


a fase de control.

3. Describir tres tipos de control.

1. Definir control.

2. Describir los pasos básicos de l

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Junio 2005 Control MP 07 –2

Notas

1. Relación entre Planificación y Control Componentes de la Programación Se ha visto que la técnica de programación, que es común para la elaboración de planes, programas y proyectos, presenta en sus pasos: Justificación, Responsables, Diagnóstico, Objetivos, Resultados esperados, Descripción de actividades, para las que se establecen metas - en la lección de Planificación se explicó, que es en este punto donde se establece un estándar o patrón de rendimiento o de producción aceptable. Continuando luego con: Relaciones, Cronograma, Presupuesto, Gestión de recursos, Viabilidad, Cobertura y Duración. Relación entre Planificación y Control La planificación da a la organización sus objetivos y fija el mejor procedimiento para alcanzarlos, haciendo que:

• la institución consiga y dedique los recursos físicos, humanos y económicos que se requieren;

• los miembros de la organización realicen las actividades acordes con los objetivos y procedimientos escogidos;

• el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y evaluado (comparado con estándares cuantitativo y cualitativos), para imponer medidas correctivas en caso de ser insatisfactorio.

He aquí la relación, dado que el Control consiste ______________________ _____________________________________________________________.

2. Control

CONTROL Comparación del desarrollo real del proceso administrativo con estándares preestablecidos, detección y evaluación de las desviaciones, y aplicación de las acciones correctivas necesarias.

2.1. Pasos básicos de la fase de control Establecer estándares: elegir criterios y métodos para medir el desempeño. Este paso se cumple en la fase de planificación.

• Criterios: _______________________________________________ • Métodos: _______________________________________________

Evaluar: comparar el desarrollo, desempeño o producto real con los estándares. Se cumple en el momento que se considere necesario.

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NotasIntervenir: aplicar acciones destinadas a corregir desviaciones. Se hace cuando surgen diferencias con los estándares establecidos. Pueden ser, entre otras:

• ________________________________________________________ _________________________________________________________

• ________________________________________________________ _________________________________________________________

• ________________________________________________________ _________________________________________________________

• ________________________________________________________ _________________________________________________________

2.2. Aspectos más frecuentemente sometidos a control

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

2.3. Instrumentos Se especifican en las fases de planificación y organización, y sirven para verificar si la marcha de las actividades y sus resultados están acordes con lo previsto en el plan. De los instrumentos disponibles, se presentan aquí los siguientes:

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

Descripciones de trabajo: ya definidas como “expresión escrita de lo que debe ser desarrollado”. Están compuestas por:

• ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________ • ________________________________________________________

Especifican en detalle qué debe hacerse, cómo debe hacerse y bajo qué estándar o norma. Cronograma cuantificado. Las actividades pueden presentarse en tablas y distintos tipos de diagramas. Esta presentación gráfica es una forma útil de visualizar la relación entre actividades y el tiempo necesario para completar cada operación, así como su avance. Es uno de los modelos más conocidos y utilizados en planificación, reporte y control de proyectos.

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NotasEsta técnica permite seguir gráficamente la marcha de las actividades de un plan, programa o proyecto. Ejemplo: Diagrama de barras o Gantt

Las barras indican las actividades y su longitud el tiempo estimado para su ejecución. La línea debajo de cada actividad indica el tiempo real en el que se cumplieron o su estado de avance. En cuanto a control, de tiempo en este caso, el trazado de la línea inferior permite monitorear el progreso en cada actividad y al final, evaluar el tiempo empleado para su ejecución total. Estos datos permitirán hacer las correcciones necesarias y serán de gran utilidad para futuras programaciones. Presupuesto: Calculados los recursos necesarios y valorizados, se dispondrán los porcentajes de ejecución de dicho presupuesto relacionado con tiempo, con actividad terminada, o con otra referencia que mejor convenga para el control. Las diferencias en porcentaje de ejecución motivarán la búsqueda de las causas (mayores gastos; cálculo erróneo por exceso o por defecto u otra) y la intervención (aplicación de las medidas correctivas). 2.4. Tipos de control Control preliminar o inicial

Implica la definición de cursos de acción, recursos para llegar al objetivo y el instrumento de medida. Es el control previo al inicio de las actividades. Desde el punto de vista sistémico, es el control de Entrada (ambiente, materiales, energía). Los recursos humanos deben cubrir los requerimientos del trabajo. Los materiales deben estar en cantidad suficiente, satisfacer niveles aceptables de calidad y estar disponibles en el lugar y momento adecuados. El equipo debe estar en condiciones de ser utilizado sin inconvenientes. Los recursos financieros deben estar disponibles en cantidad y oportunidad, según las necesidades.


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NotasControl continúo Se ejerce durante toda la operación o proceso; puede realizarse mediante la supervisión que permita una corrección oportuna. Examina las operaciones sobre la marcha para asegurar que las metas están siendo cumplidas. El medio principal para implementar el control continuo es la actividad directiva o supervisora del administrador. En el lugar de los hechos, los directores, administradores o supervisores determinan si el trabajo del personal está procediendo de la manera definida por las políticas, planes y procesos. Los estándares que guían las actividades sobre la marcha, se derivan de las descripciones de trabajo y de las políticas definidas en la planificación.

Control final

Se ejerce al terminar el proceso u operación; evaluación del impacto de una acción, de la calidad de un producto, del tiempo empleado para lograr un objetivo, del grado de ejecución del presupuesto. Es el control de Salida. Este tipo de control compara los resultados reales con los esperados en relación con los objetivos. Examina resultados históricos para orientar acciones futuras. En manejo de desastres los métodos usados incluyen análisis costo-beneficio, auditoría, control de calidad, evaluación de desempeño y estimación del impacto.

El control puede ejercerse en cualquiera de las etapas de un proceso u operación. El control puede brindar al controlado no sólo la oportunidad de corregir errores sino también la de perfeccionarse. Permite además mejorar procesos para elevar la calidad y la eficiencia.


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VERSIÓN FECHA

Abril 2006 Control MP 07 –6

Número de MODIFICACIÓN EFECTUADA Y NATURALEZA DEL CAMBIO (DD/MM/AAAA) la versión

1.0 18/06/2005 Cambio de formato a Word, contexto actualizado a Gestión de Riesgos y a los cursos operativos como SCI, inclusión del gráfico del diagrama de gantt

ADMINIST ESORACIÓN DEL PROC


Nombre (s) Nelly Segura Juan C. Lobo

Juan Pablo Sarmiento Nelly Segura Jorge Grande

Juan Pablo Sarmiento

DATOS DEL DOCUMENTO


Ubicación digital y nombre tting ger\bager version_junio_2005\manual del p _bager_cc:\documents and se s\juan carlos\escritorio\curso ba

articipante\mp_07 ontrol.doc Adopción: Método de adopción del do Medi d cumento por IRG. o: Microsoft Office Wor


Fecha de Revisión / Expira31-Dic-2007

ción:

Cdocumentos mantien

omentario / Observaciones: Al revisar el PL, es necesario, ir a MP, TR, MD y MR en ese orden, para confirmar que los en la uniformidad en contenido y forma.

Abril 2006 Características ideales de un administrador en el campo de la gestión de riesgos MP 08 –1

MANUAL DEL

PAR E TICIPANTCurso Bases Administrativas para la Gestión de Riesgos

8 Características ideales de un

administrador en el campo de la gestión de riesgos

Notas

Objetivos


1. Describir seis actitudes y cualidades ideales de un

2. inistrador en el campo de la gestión de riesgos.

administrador en el campo de la gestión de riesgos.

Definir qué es un adm

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Junio 2005 Características ideales de un administrador en el campo de la gestión de riesgos MP 08 –2

Notas

1. Actitudes y cualidades Un administrador en el campo de la gestión de riesgos, requiere tener amplios conocimientos en las áreas relacionadas con esta especialidad. Para desempeñar eficientemente sus funciones, debe ser capaz de manejarse con aceptable solvencia en las distintas fases del proceso administrativo y dominar las áreas y componentes de la gestión de riesgos.

¿Es esta preparación, el único requisito para ser un buen administrador en el campo de la gestión de riesgos?

Un administrador en el campo de la gestión de riesgos trabaja en un ambiente diferente al de otros ámbitos de la administración. Sus actividades incluyen

• la predicción de probables eventos adversos que demandan acciones de prevención, preparación, mitigación, etc.;

• enfrentar hechos, a veces inesperados, que requieren respuestas de diversos tipos;

• la lucha contra el tiempo; • decisiones que pueden definir si sobrevivirán personas; • el manejo de situaciones en las que se presentan cantidad y diversidad

de reacciones individuales y de grupos (miedo, fatiga, depresión, conducta demandante, hiperactividad).

Si bien la capacitación es esencial, también es importante tener conciencia de la necesidad de ciertas características personales, para poder trabajar en un ambiente de presión y estrés. Motivación

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Creatividad

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

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NotasTolerancia ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Autovaloración positiva (autoestima)

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Disposición para trabajar en equipo

• El administrador en el campo de la gestión de riesgos trabaja por lo menos con dos grupos:

________________________________________________________ ________________________________________________________

• Su actitud hacia el grupo debe ser de ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Disposición para aprender

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Paciencia y serenidad

________________________________________________________ ________________________________________________________

Imparcialidad y equidad (Cualidades muy ligadas al concepto de justicia).

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Integridad y honestidad

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Curso BAGER


NotasEstas cualidades, al trascender en sus actitudes, irán cimentando y fortaleciendo su confiabilidad. Cuidado de la salud personal

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

Sentido del humor

________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________

¿Alguien conoce alguna persona que reúna todas estas cualidades?

Conclusiones Es claro que será sumamente difícil, sino imposible, hallar a alguien que reúna absolutamente todas estas cualidades. Sin embargo, se encontrarán personas que poseen algunas de ellas. Por lo tanto, será conveniente buscar estas cualidades, al momento de incorporar personal, y atribuirles el peso que tienen frente a diplomas, calificaciones, experiencia y otros requisitos. Al formar equipos, reunir a quienes se complementarán de tal modo que será el grupo el que luzca dichas actitudes y cualidades. El administrador deberá cultivar esto concientemente en su desempeño diario. Se encargará de demostrar su aprecio por esas cualidades cuando las observe en miembros de su equipo. Tanto en las reuniones de trabajo, cuanto en las actividades de capacitación, deberá incluir la discusión sobre cualidades, actitudes y valores. ADMINISTRADOR EN EL CAMPO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS

Persona que posee la capacidad, responsabilidad y autoridad para la toma de decisiones en cualquiera de las áreas y componentes de la gestión de riesgos.

Recuerde llenar lo correspondiente a la Lección 8 en la Ficha de

Evaluación del Curso

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VERSIÓN FECHA

Abril 2006 Características ideales de un administrador en el campo de la gestión de riesgos MP 08 –5

Número de MODIFICACIÓN EFECTUADA Y NATURALEZA DEL CAMBIO (DD/MM/AAAA) la versión

1.0 18/06/2005 Cambio de formato a Word, contexto actualizado a Gestión de Riesgos y a los cursos operativos como SCI, reducción en el tiempo, se excluye el ejercicio.

ADMINIST ESORACIÓN DEL PROC


Nombre (s) Nelly Segura Juan C. Lobo

Juan Pablo Sarmiento Nelly Segura Jorge Grande

Juan Pablo Sarmiento

DATOS DEL DOCUMENTO


Ubicación digital y nombre tting ger\bager version_junio_2005\manual del p r_cc:\documents and se s\juan carlos\escritorio\curso ba

articipante\mp_08_bage aracteristicas.doc Adopción: Método de adopción del do Medi d cumento por IRG. o: Microsoft Office Wor


Fecha de Revisión / Expira31-Dic-2007

ción:

Comentario / Observaciones: Al revisar el PL, es necesario, ir a MP, TR, MD y MR en ese orden, para confirmar que los en la uniformidad en contenido y forma. documentos mantien

GESTIÓN DE RIESGOS Componente del sistema social constituido por un proceso eficiente de planificación, organización,

dirección y control dirigido al análisis y la reducción de riesgos, el manejo de eventos adversos y la recuperación

ante los ya ocurridos.

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