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AFPnet Guía del Usuario

http://www.afpnet.com.pe

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Contenido Página

¿Qué es AFPnet? …………………………………………. 3

El AFPnet …………………………………………. 3

Beneficios …………………………………………. 3

Terminología de la Herramienta …………………………………………. 3

¿Cómo empiezo a usarlo? …………………………………………. 4

Desbloquear Ventanas Emergentes …………………………………………. 4

Inscripción de la empresa …………………………………………. 4

Tipos de Usuario …………………………………………. 6

Creación del Usuario Administrador …………………………………………. 6

Creación el Usuario Elaborador de Planillas …………………………………………. 7

Edición de perfiles …………………………………………. 12

¿Cómo agregar un nuevo perfil? ………………………………………… 14

¿Cómo funciona AFPnet? …………………………………………. 15

Paso 1: Actualizar base de datos del empleador …………………………………………. 15

Opciones de Consulta …………………………………………. 15

Consulta Unitaria Cuspp …………………………………………. 16

Consulta Cuspp Masiva …………………………………………. 16

Paso 2: Elaboración y Presentación de Planillas …………………………………………. 19

Tipos de carga …………………………………………. 19

Creación de Planilla Única ………………………………………… 20

Carga de Planilla Única. …………………………………………. 23

Errores en la Carga …………………………………………. 26

Opción para presentación …………………………………………. 27

Paso 3: Pago de Planillas …………………………………………. 29

Opción emitir ticket …………………………………………. 29

Opción pago en línea. …………………………………………. 32

Opción pago en ventanilla …………………………………………. 33

Consulta y pago de Planillas del Empleador …………………………………………. 34

Utilitarios …………………………………………. 36

Olvide mi clave de acceso …………………………………………. 36

Cambio de Clave de Acceso …………………………………………. 37

Actualización de Datos del Empleador …………………………………………. 38

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¿Qué es AFPnet?

Es una herramienta que la Asociación de AFP ofrece a todos los empleadores, para declarar y pagar los aportes de sus trabajadores a todas las AFP, sin costo alguno.

Desde AFPnet, podrá:

§ Elaborar en forma automática las planillas de todas las AFP, ingresando la relación de sus trabajadores sin la necesidad de indicar a que AFP pertenecen.

• Presentar las planillas en línea, en caso de pago extemporáneo tendrá los mismos beneficios de reducción de intereses de una declaración sin pago.

• Pagar las planillas en línea, evitando el traslado físico de dinero.

§ Usuario Administrador: Es el que crea y otorga permisos a los usuarios “EMP”. En la actualidad el administrador puede elaborar y pagar planillas.

§ Usuario Operador: Es aquel cuyos privilegios le permiten elaborar, enviar y pagar la planilla de aportes de las AFP. Su código de usuario empieza con “EMP”.

§ Planilla Única: Opción que permite al empleador cargar en el Portal de AFPnet a sus trabajadores afiliados y distribuirlos en forma automática en la planilla de la AFP a la que pertenecen.

§ Consulta de CUSPP Unitaria: Opción que permite al empleador obtener en forma individual

(uno por uno) el CUSPP de algún trabajador, ingresando su número de DNI.

§ Consulta de CUSPP Masiva: Opción que permite al empleador obtener en forma masiva los CUSPP de sus trabajadores, sólo necesita ingresar un archivo en Excel con sus números de DNI.

El AFPnet

Beneficios

Terminología de la Herramienta

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¿Cómo empiezo a usarlo?

Por única vez deberá desactivar el bloqueador de ventanas emergentes de la PC donde elaborará planillas. Si la configuración de Internet Explorer está en ingles, debe ingresar a las siguientes opciones: Tools/Pop-Up Blocker/Turn On Pop-Up Blocker.

Ingresar a la siguiente dirección: www.afpnet.com.pe

1. Ingresar a la opción nuevo usuario.

Inscripción de la empresa

Desbloquear Ventanas Emergentes

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2. Ingresar los datos de la empresa en la pantalla “Registro de Empleadores”.

3. Ingresar los datos del representante legal vigente en SUNAT.

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Existen dos tipos de Usuarios:

Usuario Administrador: Es el que crea y otorga permisos a los usuarios “EMP”. En la actualidad el administrador puede elaborar y pagar planillas.

§ Usuario Operador: Es aquel cuyos privilegios le permiten elaborar, enviar y pagar la planilla de aportes de las AFP. Su código de usuario empieza con “EMP”.

En la pantalla, “Registro de Empleadores” debe ingresar los datos del representante legal de la empresa, los datos del administrador AFPNET y los datos del contacto.

Imprimir Declaración Jurada, la cual deberá: 1. Ser firmada por el representante Legal de la empresa, el cual deberá estar registrado en la

página de la SUNAT. 2. Adjuntar copia del DNI del representante Legal de la empresa. 3. Contar con el sello de la empresa.

Creación del Usuario Administrador

Tipos de Usuario

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El documento deberá presentarse en la Agencia de la AFP o entregarlo al representante de la AFP que lo asesoró. En 5 días útiles, la persona registrada como usuario administrador recibirá un correo electrónico informando que su usuario y clave se encuentran activos: ADM0001.

1. Ingresar el RUC, el Usuario ADMOOO1 y la clave del usuario administrador.

2. Ingresar a la opción, “Usuarios”.

Creación de Usuario Elaborador de Planillas

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3. Para crear “Usuarios elaboradores de planilla”, deberá hacer click en Agregar.

4. Ingresar los datos de la persona encargada de elaborar y pagar planillas, luego dar click en asignar perfil.

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5. Seleccionar la palabra OPERADOR del cajón [Perfiles disponibles] y dar click al símbolo >

6. Inmediatamente el perfil OPERADOR pasará al cuadro [Perfiles seleccionados]. Luego dar click en grabar.

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7. Volverá a la pantalla “Nuevo Usuario Empresa” y deberá dar click en el botón Asignar Clave.

8. Deberá ingresar una clave de 6 dígitos (numérico), confirmarla y dar click al botón Grabar.

9. Volverá a la pantalla “Nuevo Usuario Empresa” y deberá dar click en el botón Grabar.

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10. A partir del lunes 12 de julio del 2010, sólo los usuarios con el indicador de Detalle de Planillas marcado podrán imprimir las planillas con el detalle de los afiliados. Aquellos que no tengan la marca solo podrán imprimir la cabecera de las planillas. Para marcar la opción de Detalle de Planillas a sus usuarios, deberá ingresar a la opción ADMINISTRACIÓN/ Usuarios.

11. Los usuarios creados (elaborador o elaboradores) aparecerán en la pantalla Listado de Usuarios de Empresa.

Nota.- Podrá crear un número ilimitado de usuarios con accesos para crear planillas.

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Para edición de perfiles deberá ingresar el RUC, el Usuario ADMOOO1 y la clave del usuario administrador.

Los perfiles definen las acciones que podrán realizar los usuarios en AFPnet. Ubicándose en el menú Administración/Datos empresas/Perfiles, se podrán crear o editar los perfiles existentes

Edición de Perfiles

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Dar Click en el botón [Buscar], para que muestre los perfiles creados por default.

Cuando ingrese por primera vez a AFPnet, podrá observar que existen 2 perfiles de usuario: ADMIN. EMPRESA y OPERADOR. Si desea visualizar las acciones puede dar click en OPERADOR

El perfil Operador es aquel que permite elaborar, presentar y pagar las planillas de pago.

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Luego tendrá autorización para el uso de las opciones que se muestran en la pantalla:

§ Perfil para poder efectuar Transacciones, cargar, enviar y efectuar el pago de planillas. § Perfil de Consulta, donde el usuario sólo tendrá la posibilidad de realizar alguna de las

opciones de consulta; unitara o masiva y/o realizar pagos en línea o con ticket (ventanilla) Para ambos casos las opciones con check pueden ser habilitadas o no con el Mouse.

Para crear un nuevo perfil deberá dar click en el botón [Agregar], se abrirá la ventana “nuevo perfil”.

Colocar en Perfil, el nombre del nuevo perfil que desee crear y en descripción, una reseña de la acción que realizará el nuevo perfil. Ejemplo: Perfil: Planillero; Descripción: Elabora y paga planillas.

¿Cómo agregar un nuevo Perfil?

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¿Cómo funciona AFPnet? Paso 1: Actualizar la base de datos del empleador Es necesario asegurar que la información de la base de datos de su empresa sea correcta y coincida con la información de la base de datos de todas las AFP. Ejemplo: CUSPP, DNI, nombres y apellidos de sus trabajadores, para este fin, AFPnet cuenta con efectivas herramientas de consulta para obtener esos datos.

Ingresar el RUC, el Usuario EMPOOO1 y la clave del usuario elaborador de planillas:

Dar click en el botón consultas.

Opciones de Consulta

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Consulta de CUSPP Unitaria

Opción que permite consultar en forma puntual si su trabajador está afiliado.

Posee los siguientes filtros de búsqueda: • CUSPP. • Tipo y Número de Documento de Identidad. • Por Apellidos y Nombre.

Consulta de CUSPP Masiva

Opción que permite obtener los CUSPP y nombres de sus trabajadores afiliados en forma masiva (más de un trabajador), con sólo ingresar un archivo Excel indicando el tipo y número de documento de identidad del trabajador.

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Campos de archivo de consulta masiva: El archivo registra los siguientes datos: Tipo de documento (Columna A), y número de documento (Columna B), apellido paterno (Columna C), apellido materno (Columna D), nombres (Columna E). OJO.- La columna B (debe tener el formato de celda texto para no perder el dígito 0 ).

Una Ayuda Adicional: También se puede hacer la carga tan sólo utilizando los campos: Tipo de documento, número de documento.

¿Cómo realizo la consulta masiva? Hacer click en Browse.

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Seleccione el archivo de consulta masiva y dar clic en Cargar.

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Dar click en abrir o guardar.

El resultado mostrará la siguiente información: CUSPP, apellido paterno, apellido materno y nombres de los trabajadores.

El archivo salida: Genera archivo por Default: ConsultaCUSPPMasiva.xls

La información de este archivo debe actualizar la información de la base de datos de su empresa.

Paso 2: Elaboración y Presentación de Planillas

Planilla Única: Opción que permite al empleador cargar al portal un sólo archivo (Excel o texto) con la información de todos sus trabajadores en lugar de preparar las planillas de cada AFP por separado.

Tipo de Carga

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En coordinación con su Área de Sistemas, usted deberá solicitar que se genere en forma automática desde la base de datos de su empresa el archivo de carga para AFPnet, en formato Excel o texto, con los siguientes parámetros: Tabla Nº 1: Planilla Única Excel:

Campo Longitud Observaciones Número de secuencia 5

Cuspp 12

Nº Documento de identidad 10

Apellido Paterno 20

Apellido Materno 20

Nombres 20

Tipo de movimiento de Personal 1

1: Inicio de Relación./ 2: Terminó de Relación Laboral./ 3: Inicio subsidio por Accidente de Trabajo u otro subsidio./ 4:Inicio de Licencias sin goce de haber./ 5: Inicio de periodo vacacional pagado por adelantado./ 6: Reinicio de Relación laboral plena.

Fecha de Movimiento 10

Remuneración Asegurable 9

Aporte voluntario con fin Previsional 9

Aporte voluntario sin fin previsional 9

Aporte del Empleador 9

Rubro de trabajador de alto riesgo 1 C: (Construcción), M: (Minería), Blanco:(Normal)

AFP 2 HO: Horizonte IN:Integra PR:Profuturo RI: Prima

Ejemplo: Archivo de Carga Planilla Única (Formato Excel)

Creación de Planilla Única:

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Descripción de la Estructura:

Columna A: Corresponde al Número de secuencia o correlativo. Ancho de columna: 5

Columna B: CUSPP. Ancho de columna: 12

Columna C: Nº de Documento de Identidad, la columna debe estar validado como texto. Ancho de columna: 10. (No es obligatorio registrar esta información, la columna puede quedar vacía).

Columna D: Apellido Paterno. Ancho de columna: 20.

Columna E: Apellido Materno. Ancho de columna: 20.

Columna F: Nombres, Ancho de columna: 20.

Columna G: Tipo de movimiento (en caso de no haber movimientos el campo debe quedar vacío). Ancho de columna: 1

Columna H: Fecha de movimiento, formato dd/mm/aaaa. Ancho de columna: 10.

Columna I: Remuneración Asegurable. Ancho de columna: 9.

Columna J: Aporte con fin previsional (rellenar con ceros). Ancho de columna: 9.

Columna K: Aporte sin fin previsional (rellenar con ceros). Ancho de columna: 9.

Columna L: Aporte del empleador (rellenar con ceros). Ancho de columna: 9.

Columna M: Rubro de alto riesgo: Construcción (C) y minería (M). Ancho de columna: 1

Columna N: Código de AFP (RI=PRIMA, HO=HORIZONTE, PR=PROFUTURO, IN=INTEGRA). Ancho de columna: 2. (No es obligatorio registrar esta información, la columna puede quedar vacía).

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Tabla Nº 2: Planilla Única Archivo TXT:

Campo Longitud Posición Formato Observaciones Número de secuencia 5 1 - 5 00000 Constante 01 Cuspp 12 6 - 17 a(12) Nº Documento de identidad 10 18 - 27 a(10) Apellido Paterno 20 28 - 47 a(20) Apellido Materno 20 48 - 67 a(20) Nombres 20 68 - 87 a(20)

Tipo de movimiento de Personal 1 88 - 88 0

1: Inicio de Relación./ 2: Terminó de Relación Laboral./ 3: Inicio subsidio por Accidente de Trabajo u otro subsidio./ 4:Inicio de Licencias sin goce de haber./ 5: Inicio de periodo vacacional pagado por adelantado./ 6: Reinicio de Relación laboral plena. En caso de no haber movimientos el campo debe quedar vacío.

Fecha de Movimiento 10 89 - 98 dd/mm/aaaa Remuneración Asegurable 9 99 - 107 9(7.2) Aporte voluntario con fin Previsional 9 108 - 116 9(7.2) Aporte voluntario sin fin previsional 9 117 - 125 9(7.2) Aporte del Empleador 9 126 - 134 9(7.2)

Rubro de trabajador de alto riesgo 1 135 -135 A(1)

C:

(Construcción), M: (Minería), Blanco:(Normal)

AFP 2 136 - 137 A(2) HO: Horizonte, IN: Integra, PR: Profuturo, RI: Prima

Para ambos casos, Excel o Texto:

1. AFPNET validará los datos ingresados, distribuirá a los trabajadores según la AFP que corresponda, preparará las planillas necesarias y luego le permitirá enviarlas a cada AFP, para finalmente realizar el pago de los aportes.

2. El sistema validará la estructura de los archivos que conforman la planilla así como la información contenida.

3. De encontrarse errores graves (Restrictivos), se detendrá el proceso y se indicará el problema.

4. De no encontrarse errores que impidan la declaración de la planilla, el proceso podrá continuar.

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En esta opción el empleador podrá cargar al portal el archivo de planilla única en formato Excel o Texto. Ver Tabla Nº 1 (Estructura de Archivo Excel) o tabla Nº 2 (Estructura de archivo TXT).

Seleccione el período de devengue, el archivo a trabajar, el tipo de archivo y haga click en cargar.

Aparecerá el siguiente mensaje:

Para continuar hacer click en el botón [OK]

Carga de Planilla Única:

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A continuación el sistema mostrará un mensaje indicando que no serán considerados los Aportes Voluntarios en caso hayan sido declarados en alguna de las planillas.

Responder [OK] (por resolución SBS Nº 1465-2005, se inhabilitaron las columnas de retención al afiliado de Aportes Voluntarios Con Fin y Sin Fin Previsional).

AFPNET realizará la carga y conformación automática de las planillas de cada AFP, luego se colocará en un estado de NO PRESENTADA. Como se muestra en la siguiente pantalla.

Las planillas elaboradas quedan listas para ser presentadas en línea a cada AFP. Importante.-En este punto del proceso, la planilla no cuenta con número hasta que sea presentada. Para revisarla antes de presentarla dar click en opción [descarga]

Aparece una ventana con las siguientes opciones:

IMPRIMIR: Permite revisar el resumen y el detalle antes de presentarlo y continuar con el proceso. CABECERA: Permite descargar archivo en cabecera.txt para almacenar en PC. DETALLE: Permite descargar archivo detalle.txt para almacenar en PC. EXCEL: Permite descargar archivo Excel con la planilla completa.

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IMPRIMIR: Permite visualizar la planilla antes de imprimirla, en el siguiente caso la planilla no tiene número porque no ha sido presentada.

CABECERA: Permite bajar a la PC, archivo en formato TXT con la estructura SBS .

Botón [Open] muestra el archivo de Texto.

A

DETALLE: Permite bajar a la PC, archivo en formato TXT con la estructura SBS. El botón Open muestra el archivo de Texto.

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EXCEL: Tendrá disponible esta opción para su propio archivo o facilitarle la transmisión de los datos de la planilla a otras áreas de su empresa, ejemplo: Contabilidad, tesorería, etc.. El archivo muestra 2 hojas: Cabecera.- Datos básicos de la empresa y los montos totales de los aportes.

Detalle.- Muestra el detalle de aportes por trabajador.

En la opción de carga Planilla única existen dos tipos de errores que deberán ser tomados en cuenta: Advertencia y Restrictivos:

Errores en la Carga

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Advertencia: Permite la carga y sólo emite avisos. Ejemplo.- “El apellido materno no puede ser vacío”. Restrictivo: Impide la carga hasta que el error sea subsanado. Ejemplo.-“El afiliado no se encuentra registrado en ninguna AFP”. Declaración sin Pago: Al presentar planillas a través de AFPnet obtendrá el beneficio del descuento de intereses, como la presentación física de una declaración sin pago; siempre y cuando está se efectúe, dentro de los 5 primeros días hábiles siguientes al mes de devengue. Opción presentar: Dar click a la opción presentar.

Dar click en OK para presentar la planilla.

En caso este presentando una planilla fuera de fecha, ejemplo: corresponda a un periodo de devengue antiguo impago, aparecerá el siguiente aviso indicando que no contará con los beneficios de descuentos por declaración sin pago.

Opción para Presentación

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Luego la planilla ya se envió a la AFP y queda a la espera de la emisión del ticket o pago en línea. Las planillas quedaron en ESTADO: PRESENTADA.

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Paso 3: Pago de Planillas

Existen dos formas de pagar planillas a través de AFPnet: Emitiendo ticket con pago en línea o pagando en la ventanilla de cualquier Banco recaudador.

Permite realizar el pago de los aportes con sólo indicar el número de ticket generado por AFPnet en las agencias del: BCP, BBVA o Scotiabank (por ahora este servicio sólo opera para dichos Bancos).Con esto ya no es necesario presentar el formato físico de las planillas, los cajeros del BCP, BBVA y Scotiabank conocerán los montos a pagar con el número de ticket que usted les proporcione.

Dar click en Ok.

Opción Emitir Ticket

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Se mostrará la pantalla para la generación del ticket. Indicar fecha de pago y dar click en el botón emitir ticket. En el caso de pago de planillas presentadas fuera de fecha se mostrarán los intereses moratorios.

Aparece la siguiente ventana dar click en OK.

NOTA: Se recomienda que la emisión del número de ticket se realice antes de las 12:00 PM, para que pueda pagarse el mismo día de la generación, pasada esa hora el pago debe realizarse al día siguiente. Importante.-El número de ticket sólo es válido en el: BCP, BBVA y Scotiabank.

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IMPRIMIENDO EL TICKET El formato impreso que se genera desde la pantalla ticket emitido puede ser presentado en cualquier banco recaudador como una planilla normal.

Dar click en imprimir ticket.

Configure la hoja de impresión en sentido Horizontal y formato A4, dar click en <OK>:

El Estado de la planilla cambia a: PRESENTADA – TICKET EMITIDO.

Importante: Al momento del pago en ventanilla deberá llevar tres copias impresas al banco: Empleador, Banco y AFP.

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El empleador podrá realizar el pago de las planillas vía Internet a través de AFPnet, debitando los montos a pagar desde alguna de sus cuentas de los siguientes bancos: BCP, BBVA o Interbank afiliada a este servicio. La afiliación es gratuita y sólo podrá realizarla en el BCP, BBVA o el Interbank.

Al dar click en < Pagar > le mostrará el siguiente mensaje:

Se confirma el proceso del pago en línea dando Click en el botón <OK> Se mostrará la pantalla pago en línea donde escogerá el Banco en el que afilió una cuenta para el débito automático. Seleccione el Banco y de click en pagar.

Opción Pago en Línea

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En caso lo desee puede dar click en el botón presentar y luego imprimir tres copias de planillas para presentarlas y pagarlas en cualquier Banco recaudador bajo el procedimiento tradicional.

Opción Pago en Ventanilla

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Opción que permite consultar y pagar las planillas presentadas por el empleador a través de AFPnet.

Seleccionar cualquiera de los filtros para búsqueda: AFP, Rangos de devengue, Estado, fecha de declaración, fecha de pago, número de planilla y ticket.

Consulta y Pago de planillas de Empleador

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Dar click en el período de devengue para desplegar las planillas.

Podrá visualizar: Los montos, el estado, la fecha de pago, el número de la planilla, el número de ticket. Asimismo podrá imprimir las hojas resumen y detalle de la planilla (solo si el usuario administrador otorgo este privilegio) y en los casos que no haya sido pagada podrá emitir ticket o hacer pago en línea.

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UTILITARIOS Olvide mi clave de acceso Si olvidó su clave de acceso, debe efectuar los siguientes pasos: Dar click en el candado.

Ingrese el RUC de la empresa, seguido del número de documento de identidad del usuario administrador, luego dar click en < Enviar>, inmediatamente le mostrará un mensaje indicando que una nueva clave ha sido enviada a su correo.

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Cambio de Clave de Acceso

En caso desee realizar modificar su clave, deberá ingresar a la opción CAMBIO DE CLAVE.

Dar clic en el tablero numérico y digite la clave actual, luego la nueva clave y finalmente reconfírmela. Para que el cambio se registre dar clic en Boton <Grabar>.

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Actualización de Datos del Empleador Si desea actualizar los datos del empleador debe dar clic a la opción Administración - Empresa

Dentro de la opción de Actualización de Empleadores podrá actualizar los principales datos de la empresa así como los datos de su representante legal.

IMPORTANTE.- En caso de cualquier duda deberá comunicarse a consultas AFPnet al 513-8950 o enviar un correo a consultas@afpnet.com.pe