Hajdu trendek

Nemzetközi kitekintés az állománymenedzsment

aktuális kérdéseire

Barátné Hajdu Ágnes

2012. szeptember 27. 2

Vázlat

A gyűjtemények átalakulása. A gyűjteményszervezés menedzselése

Új dokumentumtípusok megjelenése Az IFLA Állománygyarapítási-és Fejlesztési

Szekciója Az állományalakítási politika fontossága Néhány példa Az egyes állománytestek szerepe


A gyűjteményszervezés menedzselése

a menedzsment módszerek megjelenése ezen a területen is mérhető, összehasonlítható, jobban tervezhető

a dokumentum és az állomány, mint forrás. - A dokumentum nem egyszerűen az állomány eleme, legkisebb egysége, hanem a korszerű menedzselési módszerek kiinduló pontja, feltétele, forrása.

új utak és lehetőségek a dokumentumkincs társadalmi hasznosításában

speciális szolgáltatások és hasznosítási formák


Új dokumentumtípusok megjelenése

Elektronikus úton előállított dokumentumokAnalóg dokumentum Folyamatosan változó módon tárolt információk,

kevés könyvtári kapcsolódása van.

Digitális dokumentum (számjegykódolású)

A/ tartalom alapján:- adatok: szám, betű, kép, grafika, hang, ill. ezek

kombinációja- programok: bármely feladat végrehajtására,

működtetésére vonatkozó eljárások összessége, beleértve az adatfeldolgozást is.


Digitális dokumentum

B/ hozzáférés alapján: - lokális hozzáférésű, offline- távoli hozzáférésű, online, hálózati, vagy

virtuálisC/ struktúra alapján:

- homogén, egyetlen fizikai egységből áll, pl. szöveg-, video-, hang stb. file. Véges terjedelmű és állandó tartalmú, egy vagy több önálló szerző munkájaképpen jön létre

- homogén elemekből álló, heterogén szerkezetű. Egymáshoz kapcsolt file-ok, az alkotó elemek között kapcsolat van, pl. tartalmi, formai, közös szerző stb. Képviselői: Internetes magazinok, multimédiás CD-ROM, stb.


Digitális dokumentum

- hipertext alapú, nyitott szerkezetű. Már nem a szerkesztők, szerzők, hanem a felhasználó akaratából kapcsolódnak össze az egyes elemei. Tulajdonságai: képlékenység, változékonyság, felhasználónként egyediek, terjedelmük meghatározhatatlan ()


Rózsa György

Rózsa György: „a virtuális kultúra elképzelhetetlen dokumentumgyűjtemények nélkül” továbbra is nélkülözhetetlen lesz az információhordozók eredeti formában való rendszerezése, viszont az elektronika, a digitalizálás segít az eligazodásban és a gyors , közvetlen hozzáférés biztosításában, szervezésében.


Az IFLA Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekciója

1996-ban alakult az isztambuli IFLA konferencia után.

nyilvánvalóvá vált, hogy különböző praktikus dokumentumok kiadásával kell segíteniük a könyvtárak munkáját. Kulcsfontosságú kérdések az e-források állománygyarapításában. Útmutató könyvtárak számára


Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekció

Célja A szekció módszertani és aktuális témákat

vizsgál az állományfejlesztés és beszerzés folyamatával kapcsolatban (a könyvtári anyagok hasznos és kiegyensúlyozott gyűjteményének tervezése és építése több éves időszakra vonatkozhat)

Az állományfejlesztés a használók igényeinek folyamatos mérlegelésén, a használói statisztikák elemzésén, a demográfiai változásokon, és a költségvetés által meghatározott kereteken, a pénzügyi megkötéseken alapszik


Az állományalakítás folyamata magában foglalja

A válogatás kritériumainak szabályokba foglalását Az erőforrások megosztásának tervezését, pl.

együttműködésen alapuló döntések a könyvtári konzorciumokon belül, ill. más könyvtárakkal történő együttműködés

Új gyűjtemények vagy gyűjteményrészek tervezését

Az elvesztett vagy megsérült dokumentumok pótlását

A kiválasztás folyamatát és a döntést a nem kiválasztásról is

A hozzáférés lehetőségeinek értékelését, pl. formátumválasztás, tulajdonjog vagy liszenszelés


Az állományfejlesztési politika

Mindezeket a folyamatokat az állományfejlesztési politika irányítja, mely elsősorban prioritásokat ad, de megkönnyíti a döntések meghozatalát is az állománygyarapítás területén.


Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekció

Ezek a tevékenységek társulnak a különböző dokumentumok (nyomtatott, más tradicionális könyvtári formátumok és elektronikus források) beszerzésével (vétel, csere, ajándék, vagy köteles példány, beleértve:

a megrendelést, az érkeztetést, reklamálást, fizetést

a válogatást és kínálat kiértékelését a beárazást az elektronikus források liszenszét)


A szekció speciális érdeklődése

állományfejlesztési politika, módszerek, technikák, az állománybecslés gyakorlata, a használati statisztikák, a dokumentumok

árbecslése, a tulajdonlás vagy hozzáférés kérdései, a nyílt hozzáférés biztosítása, a formátumok duplikációja, a tudományos szakirodalom, a könyvtárosok kapcsolata a kiadókkal és

kereskedőkkel, az új technológiák használata az információ

források eléréséhez és megjelenítéséhez.


Hozzáférhetőség, megosztás A hozzáférhetőség biztosítása válik egyre

inkább a tulajdonlás valódi alternatívájává. A szekció közösen gondolkodik és

együttműködik a Sorozatok és egyéb folyamatosan megjelenő források; ill. a Dokumentumok szállítása és a források megosztása szekciókkal, velük közösen, mint egy tanácsadó testület közvetít a kiadók, elektronikus dokumentumokat előállítók és kereskedők valamint a könyvtárak szakemberei között az IFLÁ-n belül.

A szekció tevékenysége ugyancsak érinti a szükséges technológiai fejlődéseket és újdonságokat, mint például az elektronikus adatcserét (EDI-Electronic Data Interchange ), a liszensz megállapodásokat, és az együttműködő állományalakításokat.

Last update: 12 September 2012


Kulcsfontosságú kérdések az e-források állománygyarapításában. Útmutató könyvtárak számára

Szerzők: Sharon Johnson, Ole Gunnar Evensen, Julia Gelfand, Glenda Lammers, Lynn Sipe, Nadia Zilper

Az IFLA Állománygyarapítási-és Fejlesztési Szekció vezetőségének kiadása, beleértve Jérôme Frontyt, Joseph Hafnert, Judy Mansfieldet, Regine Schmollingot


Bevezetés

Az elektronikus források, e-források egyre inkább fontos alkotó elemei az állományalakítási tevékenységnek a könyvtárakban.

A kézikönyv elsősorban a felsőoktatási és tudományos könyvtárak céljaira koncentrál, bár fontos adalékokkal szolgálhat a többi könyvtártípus számára is.

Az elektronikus forrásokhoz azok a dokumentumok sorolhatók, melyek használatához számítógép szükséges, a nagy számítógépektől egészen a mobil készülékekig. Ezek távoli elérésű, Interneten keresztül használható, vagy helyi hozzáférésű dokumentumok egyaránt lehetnek.


Néhány gyakran előforduló e-forrás

e-folyóiratok e-könyvek teljes szövegű adatbázisok indexek és tartalmi kivonatok adatbázisai Referensz adatbázisok, pl. életrajzok,

szótárak, lexikonok, telefonkönyvek, enciklopédiák, stb.

numerikus vagy statisztikai adatbázisok digitális képek elektronikus AV források


Az útmutató

Az útmutató kizárólag olyan e-forrásokra koncentrál, melyet vásárlással vagy liszensz szerződéssel szereztünk, ingyen van az Internetről, digitálisan, vagy több formátumban is keletkeztek, pl. egy könyv CD-ROM melléklettel.

Az e-források beszerzése még számában nem összehasonlítható a hagyományos hasonló tartalmú dokumentumokkal, de ajánlatos a könyvtáraknak ezekre a dokumentumtípusokra vonatkozóan is világos szerzeményezési politikát és menedzsment módszereket kialakítaniuk.

Ezek majd megvilágítják és biztosítják, hogy a könyvtáron belül az e-források, az elektronikus kiadások, a technikai alkalmazhatóság a liszenszek, a hozzáférés és megóvás tekintetében is megfelelő helyre kerüljenek.


Célok

tudatosítani a kulcsfontosságú területeket minden könyvtár számára szükséges

megfontolnia és kialakítania egy e-portfóliót. nem ad minden kérdésre kimerítő és sokoldalú

választ, de tájékoztató és gondolatébresztő kíván lenni a legszélesebb értelemben az e-forrásokkal kapcsolatban

folyamatosan aktualizálni kell, ez a mostani útmutató is a februári változat már aktualizált alakja

a jelenlegi dokumentum csak a legjobb gyakorlatok egy pillanatfelvétele


Érvényességi terület

Az útmutató minden könyvtár számára hasznos tanácsokat kíván adni függetlenül attól, hogy milyen tapasztalata van az e-forrásokkal kapcsolatban, ill. hogy milyen típusú szolgáltatásai, felhasználói vannak, pl. felsőoktatási – vagy közkönyvtári.

Négy nagy területtel kíván foglalkozni: gyűjteményfejlesztés kiválasztás és értékelés liszenszelés felülvizsgálat, meghosszabbításA dokumentumot egy függelék egészíti ki, melyben

a különböző fogalmak meghatározásai vannak, ill. a források listája.


A dokumentum nem foglalkozik

az állománybeszerzéssel a szállítással a hozzáférés biztosításával, menedzselésével a reklámmal leolvasó berendezésekkel, vagy a felhasználóképzéssel és támogatással a saját állomány digitalizálásának

Ez majd a következő lépés lesz. A közel jövőben egy másik útmutatóban az elektronikus források menedzselésével kívánnak foglalkozni a könyvtáron belül.


1.0 Az állományalakítási politika – utasítás belső használatra

Mialatt a tradicionális gyűjteményépítés kritériumai, mint a tárgy, szint, a megcélzott használó, stb. világosak, addig az e-források esetében ezek a kérdések sokkal komplexebbek, pl. elektronikus formátumok, jó gyakorlatok a kiegészítő források fejlesztési politikája tekintetében.

Ennek az új állományalakítási politikának a tradicionális gyűjteményalakításával összhangban kell kialakulnia és nem elkülönülten.

Ennek a politikának segítenie kellene a kiválasztás és az állománybeszerzést, és elsősorban az elvárásokra és a preferenciákra kellene alapulnia.


2.1 Tartalom

Az e-források kezelésével kapcsolatban kezdetben hasonló elvek alapján döntünk a tartalom vonatkozásában, mint a nyomtatott dokumentumoknál:

támogassa az intézmény legfontosabb kutatási céljait

tartalmilag kiegészítse, mélyítse, vagy szélesítse a meglévő gyűjteményt

megbízható minőséget garantáljon, pl. lektorált, vagy jó hírű cég adja ki

elégítse ki a legfontosabb felhasználói elvárásokat a használat egy elfogadható szintjét alakítsa ki


2.2 Technikai megvalósíthatóság

a) hozzáférhetőség, pl. távoli elérés, hálózattól függetlenül, önállóan működő hozzáférés

b) felhasználó azonosítása, hitelesítés, pl. IP szűrés, vagy jelszó használat

c) hardver és szoftver kompatibilitás és kapacitás d) raktározás és fenntartás, pl. távoli vagy helyi

számítógép, elérhetősége) platformok, melyek megkönnyítik az e-források

használatát, hozzáférését.


2.3 Alkalmasság (funkcionalitás) és megbízhatóság

a) a keresés és visszakeresés funkciója, pl. csonkolás, böngészés, keresés története, transzliterálás

b) exportálás és letöltés, pl. nyomtatás, e-mail, gépre letöltés, valamilyek elektromos készülékre, pendrive-ra való mentés

c) az adatbázis eredményeinek rendezése és sorba állítása, pl. szerző, cím, dátum, relevancia, facetták, stb. szerint

d) Interface, pl. intuíción alapuló rendszer, navigáció, segítség és tutorálás

e) Integrálásf) Megbízhatóság és elérhetőség, pl. válaszidő, 24/7

hozzáférés


2.4 Kereskedői támogatás

a) felhasználóképzés és támogatás b) kipróbálás és termékbemutató c) technikai támogatás és rendszerüzenetek d) statisztikai jelentések e) testre szabás, adaptálás, pl. márkanévvel

ellátf) a bibliográfiai adatokról való

gondoskodás, pl. MARC rekord g) adatbiztonság, archiválási politika


2.5 Kínálat, szállítás

a) vásárlási modell, pl. vásárlás, feliratkozás, betekintés, kölcsönzés

b) becsült, árazási modell, pl. válogatva vagy egybe mindent

c) hozzáférési beállítások, pl. egy felhasználó, több felhasználós, párhuzamos használat

d) archiválási és végpont jogosultságok e) fenntartási költségek f) törlési, visszalépési jogosultságok


3.0 Liszensz megfontolások az e-forrásokkal kapcsolatban

a) modell/Standard liszensz b) kormányzati jogszabályok c) az illetéktelen használat felelőssége d) a jogosult felhasználó meghatározása e) a jogosult oldalak meghatározása f) a tisztességes üzlet, vagy tisztességes használat

biztosítása (gondoskodás) g) végpontok h) kártalanítás i) a szerződés időtartama j) a könyvtári jogszabályoknak vagy a konzorciumi

előírásoknak való megfelelés (terület, megye, ország)

k) a liszensz nyelve


Az Állománygyarapítási- és Fejlesztési Szekció témái– mint az aktuális kérdések indikátora

2012 Helsinki - nyilvános ülésA nyomtatott dokumentumok a növekvő digitális gyűjteményben: kérdések, dillemmák és tanácsok – állománybeszezés és gyűjteményfejlesztés

2012 Kuopio - Satellite Globális intézkedések, sürgető teendők és megoldások a jól működő nyomtatott források menedzsmentjére vonatkozóan és hozzáférés a kevésbé használt dokumentumokhoz


Nyilvános ülés

A már meglévő nyomtatott dokumentumok a kínai közkönyvtárak digitális gyűjteményeiben

A könyvtári gyűjtemény újraépítése: közös útmutató segíti közművelődési könyvtárakat korszerűsíteni agyűjteményeiket (Turku-Helsinki)

Összekapcsolt állománytestjeink a vizualizálás segítségével (Byrne)

EVA (ErwerbungsVorschlags-Assistant) segít a gyűjteményépítésben! Az ILL adatok használata segít a gyarapításban

Harmonizációs taktika a nyomtatott és digitális anyagokra vonatkozóan: menedzselés és emlékezés a szabványos kibővítés, a hozzáférés, a forrás megosztás és a nyomtatott anyagok gyűjteményének megóvása érdekében (német)

Hibrid gyűjtemény a Tshwane University of Technology egyetemen (Dél-Afrika)


2012 Kuopio - Satellite

Tartalom, marketing és a mi intellektuális jövőnk tulajdonjoga

A könyv életciklusa Menedzsment és hozzáférés a nyomtatott

dokumentumok gyűjteményéhez a nemzeti és a megőrző könyvtárakban Európában

Együttműködő gyűjtemények és repozitóriumok jövője: esettanulmány a Kutató könyvtárak Központjában (Center for Research Libraries)

Fenntartható modell a nyomtatott dokumentumoktól az e-gyűjteményekig?

…


Néhány példa 1.

2010 Götheborg, Springer előadások az e-folyóiratok és –könyvek sikeréről (Lund, Hollandia), 70%-os használat

British Library középtávú stratégiát határozott meg a gyűjteményfejlesztéstől a tartalomszolgáltatás felé vezető úton címmel 2006-ban

Az 1990-es években a felsőoktatási könyvtárak az állománygyarapításról áttértek a gyűjteményszervezésre. A jelenlegi fejlődés iránya a gyűjteményszervezést ötvözi a hozzáférés biztosításával, ahol a hangsúly azon van, hogy a megfelelő elektronikus dokumentumokat az olvasók számára a megfelelő időben rendelkezésre bocsássák

Egy brit szabvány 8 és fél évente lecserélteti a kölcsönzési állományt


Néhány példa 2.

Egy oregoni példa, Western Oregon University 2005-ből: A könyvtári gyűjtemények építése az eBay segítségével

A könyvtárak az internetes antikvár könyvvásárlás: gyorsan és előnyösen hozhatnak létre új profilú gyűjteményrészeket, továbbá pótolhatják a valamilyen okból elveszett /elhasználódott példányokat. Az OCLC a WorldCat adatbázisát 2005 elején összekötötte az Alibris keresőfelületének 50 milliós választékával, ezzel is ösztönözve az antikvár vásárlásra

Digitális forrásmegosztás


Már csak morzsák…

Rongált könyvek megmentéseAjándékokMaurice Line szerint a könyvtárak állományát három

részre lehet osztani: 1. A nagyon értékes, jó dokumentumok ezeket már ellopták. 2. A további még érdekes dokumentumok ezek nem találhatók a polcon, mert kikölcsönöztek őket. 3. A maradék, legkevésbé érdekes, amelyeket bőszen őriznek és óvnak a könyvtárosok.


Túl a gyarapításon, Chris Anderson

Az elnyúló szakasz (the long tail) koncepciója, az ajánlás remek marketingeszköz

Az elnyúló szakasz használói háromszor annyit használják a könyvtári szolgáltatásokat, de még fontosabb a kulturális nyereség: a sokszínűség biztosítása


Módszer Tegyél mindent elérhetővé! Sokkal drágább

a kiválasztás (melyik is a kelendő egység), mint maga a közzététel

Radikálisan csökkentsd a hozzáférési költséget! A közzétehető régebbi anyag már úgyis kitermelte az árát

Segíts megtalálni a tételeket! Nem éri meg csak slágereket árulni, ugyanúgy, mint azokat elhagyni. Jó vegyítés mellett legyen jó szűrés ; könyvtári környezetben: olvasmány- és forrásajánlás

A modell a nyomtatott dokumentumok esetén működik leghatékonyabban


Az állományalakítási stratégia főbb jellemzői

hosszútávra ható, jövőbe tekintő, prognosztizáló

rugalmas, a változásokra figyelő, reagáló

a környezet alakulását figyelembe vevő

és …


Kölcsönzés – helyben használat

Zottegem


Köszönöm a figyelmet!

[email protected]

Documents

Hajdu trendek