Henkilöstön osallistamisohjelma kevyt projektikuvaus · rakentaminen strategisten tavoitteiden ja arvojen pohjalta: toimintatavat ja yhteistyön tekemisen tavat, joita halutaan

KEVYT PROJEKTIKUVAUS Projektin nimi: Henkilöstön osallistamisohjelma

Hankejohtaja: Outi Sonkeri

Projektipäällikkö: Juhani McBreen

Projektin käynnistyminen

23.9.2018

Nykytilan kuvaus:

Henkilöstön osallistamissuunnitelma valmistui Talent Vectian ja Viestintä –hankkeen kanssa

yhteistyönä keväällä 2018. Suunnitelma on valmis.

Suunnitelman mukaisten osallistamisen työvälineiden ja tapahtumien tapahtumien

hyödyntäminen edellyttää vielä, että ne aikataulutetaan/ konkretisoidaan (”Osallistamisen

aikajana”) haluttuun tavoiteaikatauluun Viestintä -hankkeen ja liikelaitosvalmistelun sekä

luovuttavien organisaatioiden kanssa. PMO tukee.

Projektin tavoite

Henkilöstön osallistamisohjelma –projektissa valmistellaan suunnitelma miten lisätään

henkilöstön osallistumista valmistelun kuluessa ja suunnitellaan osallistamisen keinot

maakuntaan.

Tiedostetut ja keskeisimmät projektiin kohdistuvat vaatimukset:

Laki työnantajan ja henkilöstön välisestä yhteistoiminnasta kunnissa

Aikataulu / Vaiheet / tehtävät

Henkilöstön osallistuminen edellyttää aktivoitumista toimintoja ja henkilöstöä luovuttavissa

organisaatioissa (kunnat, kuntayhtymät) jo valmistelun aikana.

Määritellään tarve ja kuvataan osallistamisen välineet, mm. verkkoaivoriihi- ja kyselytyökalut

Tarkennetaan osallistamissuunnitelmaa vuodelle 2019

Kootaan henkilöstöraati ja tehdään sille työsuunnitelma

Hankitaan osallistamisen välineet

Muutostuki PMO toimintasuunnitelman mukaiset toimenpiteet

Resurssit / projektitiimi

Kuvaa projektin toteuttamiseen osallistuvat resurssit

Valmistelu tehdään Henkilöstö –hankkeen valmistelutiimissä, yhteistyössä Viestintä –

hankkeen ja Sote liikelaitos –hankkeen kanssa.

Tärkeimmät projektiin liittyvät dokumentit

• 1_2281 Henkilöstön osallistamisohjelma projektikansio

Liitteenä:

• Henkilöstön osallistamisohjelma Projektin lopputuotokset / tavoiteltu uusi toimintatapa:

Maakuntaan siirtyvä henkilöstö on saanut tietoa muutoksesta, voinut osallistua ja tiedostaa

mihin on siirtymässä, ja on voinut myötävaikuttaa toimintojen käynnistämiseen. Maakunnalle

on luotu osallistamisen työkalut.

Hankekori tai –salkku

Henkilöstö

Uusimaa 2019: Henkilöstön osallistamissuunnitelma

Talent Vectia

30.6.2018

Sisältö

1. Henkilöstön osallistamisen tavoitteet

2. Osallistamisen tasot, vaiheet ja menetelmät

3. Muutoksen kohderyhmät ja käsiteltävät sisältöteemat

4. Osallistamiskonsepti ja osallistamisen aikajana

5. Osallistamisen vastuut: Hanke/Uudenmaan maakunta ja luovuttava organisaatio

6. Osallistamisen taso ja laajuus

7. Osallistamispolut per kohderyhmä

8. Osallistamismenetelmät

9. Muutoksen mittaaminen

10. Liite: Osallistamisen toteuttaminen per sisältöteema

2

Uusimaa 2019: Henkilöstön osallistamisen lähtökohdat ja tavoitteet

• Tavoitteena on tuoda

selkeyttä abstraktiin muutokseen

• Henkilöstö kaipaa

vuoropuhelua muutoksesta ja käytännön asioista

• Ennakoiva henkilöstön osallistaminen auttaa epävarmuuden ja pelkojen

hallinnassa• Auttaa asiakkaiden

palvelussa

3

1,6 miljoonaa asukasta

Siirtyvä henkilöstö n. 60 000

Päättäjät

(luovuttavien organisaatioiden johto, poliittiset

päätöksentekijä)

• Henkilöstön osallistaminen alkaa, kun

lainsäädäntö astuu voimaan, Uudenmaan maakunta perustetaan ja väliaikainen valmistelutoimielin aloittaa

Tavoitteet Aikataulu Osallistaminen

• Tietoisuuden lisääminen

muutoksesta viestinnän keinoin

• Vaikutusmahdollisuuksien

tarjoaminen • Osaamisen varmistaminen

• Muutoksen vakiinnuttaminen• Muutoksen käsittely

yhteistoimintaryhmissä

Lähtökohta

• Merkittävä muutos

yhdistyvien organisaatioiden henkilöstön

näkökulmasta

Sisältö











4

Lisää tietoisuutta muutoksesta

• Muutoksen alkuvaiheessa ihmiset kaipaavat tietoa

siitä, miksi muutos toteutetaan ja mitä hyötyjä sillä

saavutetaan

• Samoin halutaan tietoa siitä, mikä muuttuu ja erityisesti

mitä muutos tarkoittaa itselle

Luo mahdollisuuksia vaikuttaa

muutokseen

• Muutos on helpompi ymmärtää ja sitoutua siihen, mikäli

on mahdollisuuksia vaikuttaa muutoksen lopputuloksiin

ja osallistua muutoksen tekemiseen

• Muutos koetaan enemmän omaksi, jos siinä näkyy

”oma käden jälki”

Vakiinnuta muutos

• Muutos konkretisoituu, kun sovitaan toimenpiteistä,

aikatauluista ja vastuista

• Muutoksen etenemisestä halutaan tietoa – onnistuuko

tämä, mistä on saatu hyviä kokemuksia?

• Muutokseen sitoutumista auttaa, jos on mahdollisuus

antaa palautetta – mitä pitää korjata ja edelleen

kehittää

Varmista osaaminen ja into toimia

• Muutokseen mukaan lähtemistä auttaa tunne siitä, että

osaa ja pystyy toimimaan uudessa tilanteessa –

on tarvittavat tiedot ja taidot

• Samoin uusia toimintatapoja lähdetään kokeilemaan

rohkeammin, jos tiedetään että niiden käytäntöön

vientiin saa tukea

Osallistamisen tasot muutoksessa

5

Ota mukaan vaikuttamaan:

“oma jälki”/panos muutokseen

Mittaa edistymistä…………………………………………………………………….Mittaa vaikuttavuutta

Nosta onnistumiset esiin, kannusta ja palkitse.

Nosta kehittämisehdotukset esiin ja sovi etenemisestä.

Aika

Ymmärrys

Omistajuus

Luottamus

SitoutuminenLuo tietoisuutta –miksi muutos tärkeä, mitkä ovat hyödyt,

mitkä ovat vaikutukset

Varmista että ihmisillä/organisaatiolla on kyvykkyys toimia uudessa

tilanteessa. Organisoi tuki muutoksen käyttöönottovaiheeseen.

Tuo

ttav

uu

sja

mo

tiva

ati

oOsallistamisen vaiheet

6

Osallistamismenetelmät

Lisää tietoisuutta

muutoksesta

Varmista osaaminen ja

into toimia

Vakiinnuta muutos

• Verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream, viestintäapplikaatiot, digitaaliset keskustelukanavat

• Online kyselytunnit- ja teemastudiot

• Ylimmän johdon tilaisuudet, Kick-off -tilaisuudet, johdon road show

• Vakiintuneet foorumit: esimiesfoorumit, kehittämispäivät, henkilöstötilaisuudet

• Vakiintuneet kokouskäytännöt: johtoryhmät, yksikkö-ja tiimipalaverit

• Esimies-alaiskeskustelut

• Teemakeskustelut virtuaalisella alustalla

• Verkkoaivoriihi

• Pull event –tilaisuudet (näkemysten, kysymysten ja huolenaiheiden esiin saaminen)

• Hackathon –tilaisuudet (toimenpiteiden, ratkaisujen tai sisältöjen työstäminen)

• Työpajat

• Webropol-kyselyt, virtuaaliset ideointialústat ja viestiseinät

• Koulutukset ja valmennukset (F-2-F)

• Videoklipit, E-Learning

• Playbookit

• Työyhteisöpeli

• Klinikat (tuki käytäntöön vientiin, akuutit kysymykset)

• Sprintti-työskentely: uuden toimintamallin käytäntöön vienti - sparraus - käytäntöön vienti -sparraus jne.

• Pull event - ja Hackathontilaisuudet

• Tavoitekeskustelut yksilötasolla

• Edistymistä mittaavat kyselyt

Tiedon jakaminen

Mahdollisuudet kysymysten ja

kommenttien esittämiseen

Mahdollisuudet näkemysten ja

ideoiden esiin tuomiseen

Mahdollisuudet

ratkaisujen tuottamiseen

Taitojen ja toimintatapojen

omaksuminen ja harjoittelu

Toimintatapojen käytäntöön vienti,

arviointi ja edelleen kehittäminen

Luo mahdollisuuksia

vaikuttaa muutokseen

7

Esimerkkejä käytettävistä menetelmistä

Sisältö











8

Muutoksen kohderyhmät Teemat

Muutoksen tavoitteet ja vaikutukset

Maakunta- ja palvelustrategia

Uusi organisaatiomalli ja

johtamiskäytännöt

Henkilöstön johtaminen

Organisaation toimintakulttuuri

Talouden johtaminen

Ylin johto

Esimiehet

Henkilöstö

Palvelualueet

Muutosvalmiudet

Muutosvaikutukset

lainsäädännöstä ja

strategiasta

- mikä muuttuu

Organisoituminen

ja käytännöt

uudessa

rakenteessa

- miten toimimme

Toimintakulttuuri

- miten toimimme

Tietojärjestelmät

Asukas ja asiakas Asiakasrajapinta

- miten toimimme

Muutoksen kohderyhmät ja käsiteltävät sisältöteemat

9

Osallistaminen

tarkoittaa

osallistamista

teemojen

käytäntöön

vientiin

Sisältöteemat

Näistä asioista

viestimme

Näihin asioihin

osallistamme

Muutoksen tavoitteet ja

vaikutukset Maakunta-ja palvelustrategia

• Lainsäädännöstä tuleva pohja

muutokselle

• Uudenmaan maakunta- ja

sote-uudistuksen tavoitteet,

hyödyt ja vaikutukset

• Mahdollisuuteni vaikuttaa

muutoksessa

• Maakunta-ja palvelustrategian

sisältö: strategiset tahtotilat ja

strategiset mittarit

• Maakuntastrategian vaikutusten

tunnistaminen palvelualueen,

yksikön ja tehtäväalueiden

painopisteisiin: mihin keskitymme

tekemisessä, valinnat, poisvalinnat,

kriittiset menestystekijät, strategiset

hankkeet, mittarit

• Strategian toimeenpanon tiekartan

luonti: vaiheistus tavoiteltaviin

tuloksiin

• Palveluja koskevien muutosten

käytäntöön vienti: palvelutavoitteet

sekä palveluiden tuottamista ja

järjestämistä koskevat muutokset

• Edistymisen seuranta

10

• Muutokset asiakaspoluissa

• Asiakaspolkujen

tunnistaminen, kriittiset pisteet

• Toiminta ja vuorovaikutus

asiakasrajapinnassa

Asukas ja Asiakas

Sisältöteemat

Näistä asioista

viestimme

Näihin asioihin

osallistamme

Organisaatiomalli ja

johtamiskäytännöt Talouden johtaminen

11


• Konsernirakenne-ja ohjaus:

juridinen, hallinnollinen,

toiminnallinen

• Uuden organisaatiorakenteen

toimeenpano: rakenteen, roolien

ja vastuiden sekä

johtamisfoorumien -ja prosessien

käytäntöön vienti

• Uuden organisaatiorakenteen

toimeenpanon varmistaminen:

edistymisen ja haasteiden

tunnistaminen, jatkokehitettävät

asiat


• Talouden johtaminen uudessa

organisaatiossa

• Talouden johtamisen uudet

käytännöt (koulutukset): talouden

ennustamistapa,

talousarvion / budjetin

rakentaminen, rahavirtojen

seuranta uusilla palvelualueilla,

palveluiden hinnoittelu,

kustannusrakenteet


• Henkilöstöpolitiikan ja HR-

käytäntöjen sisältö

• HR käytännöt, -prosessit ja –

työvälineet (koulutukset)


Sisältöteemat

Näistä asioista

viestimme

Näihin asioihin

osallistamme

Organisaation toimintakulttuuriTietojärjestelmät

12

Muutosvalmiudet

• Uuden organisaation

toimintakulttuurin sisältö

• Uuden organisaation

toimintakulttuurin sisällön

rakentaminen strategisten

tavoitteiden ja arvojen pohjalta:

toimintatavat ja yhteistyön

tekemisen tavat, joita halutaan

edistää uudessa organisaatiossa

• Toimintakulttuurin mukaan

toimiminen käytännössä


• Uudessa organisaatiossa

käyttöön otettavat järjestelmät

• Järjestelmien käytön

omaksuminen (koulutukset)

• Sote-osaaminen (koulutukset)

• Johtaminen ja esimiestyö

muutoksessa (valmennukset)

• Arvojen mukainen johtaminen

ja toiminta (valmennukset)

Sisältö











13

Osallistamis-aktiviteettien aikataulutta-

minen

Osallistamis-aktiviteettien tarkennetun

sisällön rakentaminen

Osallistamisen käytännön

toteutuksen suunnittelu

Hanke/Uudenmaan

maakunta ja

luovuttava organisaatio

vastaavat

yhteistyössä

valmistelun

toteuttamisesta

Organisaation

toimintakulttuuri

Maakunta-ja

palvelustrategia

Uusi organisaatiomalli

ja johtamiskäytännötTalouden johtaminen Henkilöstön johtaminen Muutosvalmiudet

Osallistamisen toteutusValmistelu

Osallistamisen kohderyhmien ja käsiteltävien

sisältöteemojen tunnistaminen

Osallistamis-polkujen

rakentaminen

Osallistamis-menetelmien ja mittareiden

kuvaaminen

Hanke/Uudenmaan

maakunta vastaa

suunnittelun toteuttamisesta

2

Osallistamisteemat

SuunnitteluJohto-

päätökset

1 3 4

Muutoksen tavoitteet ja

vaikutukset

Tietojärjestelmät

Muutoksen ohjausryhmissä muutoksen

edistymisen seuranta

Johtopäätökset ja toimenpiteet muutoksen

edistämiseksi

Palaute osallistujille – mitä osallistamis-aktiviteettien pohjalta

tehdään

Hanke/Uudenmaan

maakunta ja luovuttava

organisaatio

vastaavat

yhteistyössä

johtopäätösten tekemisestä

Asukas ja Asiakas

Osallistamiskonsepti

14

Hanke/Uudenmaan maakunta vastaa osallistamisen

toteuttamisesta

Luovuttava organisaatio vastaa osallistamisen

toteuttamisesta –käytössä olevat

vakiintuneet kanavat ja foorumit

• Viestintä hankkeen/Uudenmaan maakunnan verkkosivujen, uutiskirjeiden, blogien, videoiden kautta

• Osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien tarjoaminen virtuaalisissa

kanavissa: online kyselytunnit ja –teemastudiot, teemakeskustelut virtuaalisella alustalla, verkkoaivoriihet

• Ylimmän johdon F-2-F tilaisuudet (esim. Hackathon-tilaisuudet)• Koulutukset ja valmennukset, videoklipit, E-learning• Työyhteisöpelin toteuttaminen

• Muutoksen edistymisen mittaaminen

• Viestintä palvelualueen verkkosivujen, uutiskirjeiden blogien, videoiden kautta • Muutoksen käsittely palvelualueen/yksikön vakiintuneissa esimiesfoorumeissa,

kehittämispäivissä ja henkilöstötilaisuuksissa

• Muutoksen käsittely jatkuvana teemana johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa

• Digitaaliset keskustelukanavat-ja ryhmät

Luovuttava organisaatio

vastaa osallistamisen toteuttamisesta –

erikseen järjestettävät

tilaisuudet/aktiviteetit

• Uuden organisaation Kick-off tilaisuudet• Osallistumis-ja vaikuttamismahdollisuuksien tarjoaminen erikseen

järjestettävissä F-2-F tilaisuuksissa (esim. Pull event- tilaisuudet ja työpajat)

• Muutoksen käytäntöön viennin tuki (Sprintti-työskentely ja uusien toimintatapojen ja järjestelmien käyttöönottoa tukevat Klinikat)

Osallistamisen aikajana

Väliaikaishallinto Käynnistymisvaihe Toiminta alkaa, 1/2021 >

Osallistamiskonseptin läpikäynti

• Virtuaalivalmennukset esimiehille

osallistamisen toteuttamiseksi

omissa organisaatioissa:

osallistamiskonseptin, saatavilla olevan muutostuen ja

osallistamismenetelmien läpikäynti

Maakuntastrategian vaikutus

palvelualueisiin, yksiköihin ja

tehtäviin • Online-teemastudio

maakuntastrategian vaikutuksista

(paneelikeskustelu)

• Maakuntastrategian käsittely

ylimmän johdon tilaisuudessa sekä vakiintuneissa esimiesfoorumeissa,

kehittämispäivissä ja

henkilöstötilaisuuksissa

Palvelustrategian vaikutus tuotettaviin

palveluihin (palveluiden tuottamisen ja

järjestämisen tapa)

• Online-kyselytunnit palvelustrategian

vaikutuksista palvelualueisiin ja tuotettaviin palveluihin

• Palvelustrategian käsittely ylimmän

johdon tilaisuudessa sekä

vakiintuneissa esimiesfoorumeissa,


• Ohjatut teemakeskustelut virtuaalisella

alustalla tai verkkoaivoriihi

(konkreettiset muutosvaikutukset)

Mihin ja millä tavalla haluan olla

mukana vaikuttamassa -kartoitus

• Webropol-kysely esimiehille ja

henkilöstölle

Uuden organisaatiomallin ja

johtamiskäytäntöjen toimeenpano• Uuden organisaatiomallin ja

johtamiskäytäntöjen käsittely ylimmän

johdon tilaisuudessa sekä

vakiintuneissa esimiesfoorumeissa,


• Kick-off –tilaisuudet organisoitumisen

käynnistämiseksi palvelualueilla /

yksiköissä

Asiakaspolkujen tunnistaminen; kriittiset muutokset asioinnissa

• Työpajat (osallistujina otanta eri

palvelualueilta ja henkilöstöryhmistä)

Uusien toimintamallien käytäntöön

vienti: Sprintti-työskentely

Uudistuksen käytäntöön viennin

varmistaminen

• Pull event –tilaisuus esimiehille (edistymiset ja haasteet esiin)

• Hackathon-tilaisuus ylimmälle johdolle

(ratkaisujen työstäminen haasteisiin)

• Vakiintuneessa

henkilöstötilaisuudessa tai kehittämispäivässä uudistuksen

edistymisen käsittely

Uuden organisaation

toimintakulttuurin sisällön

rakentaminen ja käytäntöön vienti

• Teemakeskustelut virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä

• Hackathon-tilaisuus (sisällön

työstäminen, osallistujina otanta eri


• Työyhteisöpeli

15

Uudistuksen tavoitteisiin, hyötyihin ja vaikutuksiin liittyvä viestintä (verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream)

Maakunta-ja palvelustrategian pohjalta

tekemisen painopisteiden valinta ja käytäntöön viennin suunnittelu

• Hackathon-tilaisuudet ylimmälle johdolle

sekä työpajat esimiehille ja henkilöstölle

(strategisten tahtotilojen ja

painopisteiden määritys sekä toimeenpanon tiekartan luonti,

palveluiden tuottamista ja järjestämistä

koskevat muutokset)

Muutostuki ”as a service” luovuttaville organisaatioille hankkeen ajan

Esimiesvalmennukset. Koulutukset liittyen toimintamalleihin ja tietojärjestelmiin. Ministeriöiden ja Muutosjohdon Akatemian järjestämät koulutukset.

Uudistuksen käsittely jatkuvana teemana johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä, henkilöstöraadissa

Muutoksen edistyminen -mittaukset

Digitaaliset vapaamuotoiset kanavat ja - keskusteluryhmät

Klinikat: tuki toimintamallien ja

tietojärjestelmien käyttämiseen

Sisältö











16

Osallistamisen vastuut: Hanke/Uudenmaan maakunta ja luovuttava organisaatio

Hanke/Uudenmaan maakunta Luovuttava, muutoksessa mukana oleva organisaatio

• Osallistamissuunnitelman tekeminen (tämä dokumentti) • Osallistamissuunnitelman kommentointi

• ”Muutostuki as a service” (=Muutostuki PMO) tukee luovuttavia organisaatioita

osallistamisen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Muutostuki PMO antaa käytännön

tukea osallistamisaktiviteettien toteuttamiseen ja eri osallistamismenetelmien

käyttämiseen.

• Muutostuki PMO:n hyödyntäminen osallistamisaktiviteettien toteuttamisessa

• Seuraavien osallistamisaktiviteettien toteuttaminen (yhteistyössä luovuttavan

organisaation kanssa):

• Viestinnän sisältöjen ja materiaalien tuottaminen (hankkeen projekteissa

tuotetun aineiston pohjalta)

• Viestinnän toteuttaminen Hankkeen/Uudenmaan maakunnan

viestintäkanavien kautta. Henkilöstöä varten tehdään oma Uusimaa2019.fi

–sivusto sisältäen mm. uutiskirjeet, blogit, videot.

• Virtuaaliset tilaisuudet ja alustat: online kyselytunnit- ja teemastudiot,

ohjatut teemakeskustelut virtuaalisella alustalla, verkkoaivoriihet

• Ylimmälle johdolle järjestettävät F-2-F tilaisuudet (esim. Hackathon-

tilaisuudet toimenpiteiden ja ratkaisujen työstämiseen)

• Työyhteisöpeli liittyen organisaation uuden toimintakulttuurin käytäntöön

vientiin

• Koulutukset, valmennukset, E-Learning, videoklipit

• Edistymistä mittaavat kyselyt

• Seuraavien osallistamisaktiviteettien toteuttaminen (yhteistyössä Muutostuki

PMO:n kanssa):

• Viestinnän toteuttaminen luovuttavan organisaation käytössä olevien

viestintäkanavien kautta: esim. intra, uutiskirjeet, blogit, videot. Hankkeen

tuottaman viestinnän sisältöjen ja materiaalien hyödyntäminen

palvelualueen/yksikön viestinnässä.

• Muutoksen käsittely palvelualueen/yksikön vakiintuneissa foorumeissa ja

kanavissa: esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet, kehittämispäivät,

johtoryhmät, yksikkö-ja tiimipalaverit, esimies-alaiskeskustelut

• Esimiehille ja henkilöstölle erikseen järjestettävät F-2-F tilaisuudet:

• Kick-off tilaisuudet

• Pull event -tilaisuudet (kysymykset, huolenaiheet esiin)

• Työpajat (toimenpiteiden ja ratkaisujen työstäminen)

• Muutoksen käytäntöön viennin tuki (Sprintti-työskentely ja uusien

toimintatapojen ja järjestelmien käyttöönottoa tukevat Klinikat)

• Palautteen kerääminen osallistamisaktiviteettien vaikuttavuudesta • Palautteen antaminen osallistamisaktiviteettien vaikuttavuudesta/toimivuudesta

• Mallin luonti muutoksen edistymisen seurantaan: mittarit/kyselyt,

toteutusajankohdat, mittareiden/kyselyiden tulosten käsittelytapa

• Muutoksen edistymisen seuranta: miten suunnitellut muutosaktiviteetit toteutuvat,

mikä on sitoutumisen taso muutokseen, mikä on tavoiteltavien

toimintatapamuutosten käytäntöön viennin aste

• Muutoskyselyiden toteuttaminen

17

Muutostuki PMO

18

Käyttötarkoitus

Resursointi

Vastuujako

Muutostuki PMO:nja luovuttavien

organisaatioiden

välillä

• ”Muutostuki as a service” tarkoittaa luovuttaville organisaatioille annettavaa tukea osallistamisaktiviteettien suunnitteluun ja

toteuttamiseen koko muutoshankkeen ajan. Muutostukea jatkuvana palveluna antaa Muutostuki PMO (Project Management Office). Muutostuki PMO on osa hankeorganisaatiota.

• Tyypillisesti Muutostuki PMO koostuu 2-4 hengen tiimistä ja seuraavista rooleista: Muutoshallinnan vetäjä (Change Lead/Change

Manager), Muutoshallinnan asiantuntija (Change Specialist), Muutosviestinnän asiantuntija (Communication Specialist)• Muutostuki PMO:n rakentaminen edellyttää Hankkeelta/Uudenmaan maakunnalta lisähenkilöresursointia

• Muutostuki PMO vastaa seuraavista osallistamisen toteuttamiseen liittyvistä aktiviteeteista

• Tuki luovuttavalle organisaatiolle osallistamisen suunnitteluun ja toteuttamiseen: viestinnän sisältöjen muodostaminen, sopivien viestintäkanavien valinta, osallistamistilaisuuksien-ja aktiviteettien suunnittelu (esim. Pull Event –tilaisuudet,

Sprintti-työskentelyn toteuttaminen)

• Toteuttamis/koordinointivastuu seuraavista osallistamisaktiviteeteista: viestintä Hankkeen/Uudenmaan maakunnan viestintäkanavissa, virtuaaliset osallistamistilaisuudet-ja alustat, koulutukset ja valmennukset, työyhteisöpeli, muutoksen

edistymisen mittaaminen• Huom! Muutostuki PMO vastaa henkilöstön osallistamisen suunnittelun tuesta ja toteuttamisesta, ei muutokseen liittyvien

substanssisisältöjen rakentamisesta (sisällöt tuotetaan hankkeen projekteissa)

• Luovuttava organisaatio vastaa seuraavista osallistamisen toteuttamiseen liittyvistä aktiviteeteista• Osallistamisen suunnittelu ja toteuttaminen palvelualueilla/yksikössä

• Viestintä palvelualueen viestintäkanavissa• Muutoksen käsittely palvelualueen/yksikön vakiintuneissa foorumeissa ja kanavissa: ylimmän johdon foorumit,

esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet, kehittämispäivät-ja foorumit, johtoryhmät, yksikkö-ja tiimipalaverit, esimies-

alaiskeskustelut • Muutoksen käsittely erikseen järjestettävissä F-2-F osallistamistilaisuuksissa (esim. työpajat ja Pull event-tilaisuudet)

• Muutoksen käytäntöön viennin tuki (Sprintti-työskentely ja uusien toimintatapojen ja järjestelmien käyttöönottoa tukevat Klinikat)

Sisältö











19

Palvelualueet

Ylin johto Esimiehet Henkilöstö

Muutoksen tavoitteet ja vaikutukset

Lainsäädännöstä tuleva pohja muutokselle Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Uudenmaan maakunta-ja sote-uudistuksen tavoitteet, hyödyt ja vaikutukset Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Uudistuksen vaikutukset omaan työhöni ja organisaatiooni: mikä muuttuu konkreettisesti Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Mahdollisuuteni vaikuttaa muutoksessa Osallistetaan muutoksen tekemiseen

Maakunta-ja palvelustrategia

Maakunta-ja palvelustrategian sisältö: strategiset tahtotilat ja strategiset mittarit Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Maakunta-ja palvelustrategian vaikutus palvelualueen/yksikön/oman tehtäväalueen

painopisteisiin: tekemistason valinnat ja poisvalinnat, kriittiset menestystekijät, strategiset

hankkeet. Palveluja koskevat muutokset ja palveluiden tuottamisen ja järjestämisen tapa

jatkossa

Osallistetaan muutoksen tekemiseen

Strategian toimeenpanon tiekartan luonti: vaiheistus tavoiteltaviin tuloksiin Osallistetaan muutoksen tekemiseen

Edistymisen seuranta Osallistetaan muutoksen vakiinnuttamiseen

Asukas ja asiakas

Kriittiset muutokset asioinnissa ja asiakaspoluissa Lisätään tietoisuutta muutoksesta ja osallistetaan muutoksen tekemiseen

Osallistamisen taso ja laajuus

20

Palvelualueet


Uusi organisaatiomalli ja johtamiskäytännöt

Uusi organisaatiomalli: juridinen, hallinnollinen, toiminnallinen Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Uuden organisaatiomallin toimeenpano: rakenteen, roolien ja vastuiden sekä

johtamisfoorumien-ja käytäntöjen käytäntöön vienti


Uuden organisaatiorakenteen toimeenpanon varmistaminen: onnistumisten ja haasteiden

tunnistaminen, jatkokehitettävät asiat

Osallistetaan muutoksen vakiinnuttamiseen


Talouden johtaminen

Talouden johtaminen uudessa organisaatiossa Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Talouden johtaminen käytännössä: talouden ennustamistapa, talousarvion / budjetin

rakentaminen, rahavirtojen seuraus uusilla palvelualueilla, palveluiden hinnoittelu,

kustannusrakenteet

Varmistetaan osaaminen muutoksessa



Henkilöstöpolitiikan ja HR käytäntöjen sisältö Lisätään tietoisuutta muutoksesta

HR käytäntöjen mukaan toimiminen (prosessit ja työvälineet) Varmistetaan osaaminen muutoksessa



21

Palvelualueet


Organisaation toimintakulttuuri

Uuden organisaation toimintakulttuurin sisältö Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Uuden organisaation toimintakulttuurin sisällön rakentaminen strategisten tavoitteiden ja

arvojen pohjalta: toimintatavat ja yhteistyön tekemisen tavat, joita halutaan edistää

uudessa organisaatiossa


Toimintakulttuurin mukaan toimiminen käytännössä Osallistetaan muutoksen vakiinnuttamiseen


Tietojärjestelmät

Uudessa organisaatiossa käyttöön otettavat järjestelmät Lisätään tietoisuutta muutoksesta

Järjestelmien käytön omaksuminen Varmistetaan osaaminen muutoksessa

Muutosvalmiudet

Johtaminen ja esimiestyö muutoksen eri vaiheissa (vision rakentaminen, sitouttaminen,

toimeenpano), Arvojen mukainen johtaminen ja toiminta. Varmistetaan osaaminen muutoksessa

Sote-osaaminen Varmistetaan osaaminen muutoksessa


22

Sisältö











23

Väliaikaishallinto Käynnistymisvaihe Toiminta alkaa 1/2020 >

Vastuut ylimmän johdon osallistamisen toteuttamisessa

24

Tiedon jakaminen uudistuksen tavoitteista, hyödyistä ja vaikutuksista Hankkeen/Uudenmaan maakunnan viestintäkanavien kautta

Online-teemastudio maakuntastrategiasta

Hanke/

Uudenmaan

maakunta vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta

Esimiesvalmennukset. Koulutukset liittyen toimintamalleihin ja tietojärjestelmiin. Ministeriöiden ja Muutosjohdon Akatemian j ärjestämät koulutukset.

Muutoksen edistyminen- mittaukset

Teemakeskustelu toimintakulttuurista

virtuaalisella alustalla tai

verkkoaivoriihessä

Hackathon-tilaisuus: toimintakulttuurin sisällön luonti

Työyhteisöpeli

Teemakeskustelu palvelustrategiasta


verkkoaivoriihessä

Luovuttava

organisaatio

vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta

Tiedon jakaminen uudistuksen tavoitteista, hyödyistä ja vaikutuksista palvelualueen viestintäkanavien kautta

Uudistuksen käsittely jatkuvana teemana johtoryhmissä, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä

Klinikat: tuki tietojärjestelmien ja toimintamallien käyttämiseen

Maakuntastrategian käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa

(Huom! Henkilöstön

osallistamiskonseptin läpikäynti samassa

tilaisuudessa)

Palvelustrategian käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa

Uuden organisaatiomallin ja johtamiskäytäntöjen käsittely

ylimmän johdon tilaisuudessa

Hackathon-tilaisuus: tekemisen painopisteet palvelualueilla

maakunta-ja palvelustrategian

pohjalta

Hackathon-tilaisuus: tiekartan luonti strategian käytäntöön viemiseksi palvelualueilla

Hackathon-tilaisuus: uudistuksen käytäntöön

viennin

onnistumisten ja haasteiden esiin nosto, ratkaisujen

tunnistaminen haasteisiin


Ylin johto: osallistamispolku

Muutoksen edistyminen –mittaukset

25

Uudistuksen käsittely jatkuvana teemana johtoryhmissä, yksikköpalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä


Tiedon jakaminen uudistuksen tavoitteista, hyödyistä ja vaikutuksista eri viestintäkanavien kautta (verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream)

Luovuttavalla organisaatiolla toteuttamisvastuu

Hankkeella/maakunnalla toteuttamisvastuu

Molemmat vastaavat toteuttamisesta

Pakollinen osallistujalle

Online-teemastudio maakuntastrategiasta (1h): Paneelikeskustelu maakuntastrategian vaikutuksesta palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin. Osallistuminen teemastudioon joko panelistina tai kuulijana/kommentoijana.

Maakuntastrategian käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa (4h): maakuntastrategian vaikutusten tunnistaminen palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin sekä keskeisten viestien muodostaminen muulle organisaatiolle teemaan liittyen.

(Huom! Henkilöstön osallistamiskonseptin läpikäynti samassa tilaisuudessa – miten osallistamme henkilöstön uudistuksen läpivientiin).

Palvelustrategian käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa (4h): palvelustrategian vaikutusten tunnistaminen sekä keskeisten viestien muodostaminen muulle organisaatiolle teemaan liittyen

Uuden organisaatiomallin ja johtamiskäytäntöjen käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa (4h): uusi rakenne ja sen käytäntöön viennin suunnittelu sekä keskeisten viestien muodostaminen muulle organisaatiolle teemaan liittyen

Hackathon-tilaisuus strategisista tahtotiloista ja tekemisen painopisteistä (8h): Strategisten tahtotilojen ja tekemisen painopisteiden valinta. Palvelutavoitteiden määritys sekä toimenpiteiden tunnistaminen liittyen palveluiden tuottamiseen ja järjestämiseen palvelualueilla.

Hackathon-tilaisuus tiekartan luomiseksi (8h): tekemisen painopisteiden käytäntöön viennin suunnittelu ja tiekartan luonti

Hackathon-tilaisuus uudistuksen käytäntöön viennin edistymisestä (3h): onnistumisten ja haasteiden esiin nosto, ratkaisujen tunnistaminen uudistuksen käytäntöön viennin haasteisiin

Hackathon-tilaisuus organisaation toimintakulttuurista (3h): sisällön rakentaminen


Teemakeskustelu organisaation toimintakulttuurista virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä (1h): sisällön ideointi

Työyhteisöpeli (3h): toimintakulttuurin läpikäynti pelin muodossa

Teemakeskustelu palvelustrategiasta virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä (1h): palvelustrategian vaikutus –mitä muutokset tarkoittavat käytännössä palvelujen tuottamisen ja järjestämisen osalta


Vastuut esimiesten osallistamisen toteuttamisessa

26


Webropol-kysely uudistuksessa vaikuttamisesta

Virtuaalivalmennus osallistamisen toteuttamisesta

omassa yksikössä/tiimissä


Hanke/

Uudenmaan

maakunta vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta

Luovuttava

organisaatio

vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta –

vakiintuneet

kanavat/foorumit

Esimiesvalmennukset. Koulutukset liittyen toimintamalleihin ja tietojärjestelmiin. Ministeriöiden ja Muutosjohdon Akatemian j ärjestämät koulutukset.



Työyhteisöpeli



verkkoaivoriihessä

Luovuttava

organisaatio

vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta –

erikseen

järjestettävät

Maakuntastrategian käsittely palvelualueen vakiintuneessa

esimiesfoorumissa tai

kehittämispäivässä

Palvelustrategian käsittely palvelualueen vakiintuneessa

esimiesfoorumissa tai

kehittämispäivässä

Online-kyselytunti palvelustrategiasta

Uuden organisaatiomallin käsittely palvelualueen

vakiintuneessa

esimiesfoorumissa tai kehittämispäivässä

Uuden organisaation Kick-off –

tilaisuus

Tavoitteiden määritys -työpaja

Tavoitteiden toimeenpanon tiekartan luonti -työpaja

Asiakaspolku-työpaja (kriittiset muutokset asioinnissa)

Uudistuksen käytäntöön

viennin edistymisen seuranta Pull event –tilaisuudessa

(onnistumiset ja haasteet esiin palvelualueelta)

Tiedon jakaminen uudistuksen tavoitteista, hyödyistä ja vaikutuksista palvelualueen/yksikön viestintäkanavien kautta

Uudistuksen käsittely jatkuvana teemana johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä

Sprintti-työskentely (uusien toimintamallien käytäntöön

vienti)




verkkoaivoriihessä


Osallistamispolku:esimiehet


Maakuntastrategian käsittely palvelualueen vakiintuneessa esimiesfoorumissa tai kehittämispäivässä (1h): maakuntastrategian vaikutus palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin

Teemakeskustelu palvelustrategiasta virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä (1h): palvelustrategian vaikutus tuotettaviin palveluihin – mitä muutokset tarkoittavat käytännössä

Uuden organisaation kick-off –tilaisuus (2h): organisoitumisen käynnistystilaisuus yksikössä

Webropol-kysely uudistuksessa vaikuttamisesta (30min): mihin ja miten haluan olla mukana vaikuttamassa uudistukseen

Online-teemastudio maakuntastrategiasta (1h): paneelikeskustelumaakuntastrategian vaikutuksesta palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin

Virtuaalivalmennus osallistamisen toteuttamisesta yksikössäni/tiimissäni (30min): osallistamiskonseptin, menetelmien, vastuiden ja saatavilla olevan muutostuen läpikäynti

Tiekartta tavoitteiden käytäntöön viemiseksi, työpaja 2 (8h): tiekartan luonti strategisten tavoitteiden ja painopisteiden käytäntöön vientiin yksikössä

Uuden organisaatiomallin käsittely palvelualueen vakiintuneessa esimiesfoorumissa tai kehittämispäivässä (1h): organisoituminen ja johtamiskäytännöt

Asiakaspolut työpaja (4h): kriittiset muutokset asiakaspoluissa/asioinnissa (osallistujat otanta eri yksiköistä)

Sprinttityöskentely: uusien toimintamallien käytäntöön vienti

Uudistuksen käytäntöön viennin edistymisen seuranta Pull event –tilaisuudessa (2h): onnistumiset ja

haasteet esiin palvelualueelta

Hackathon-tilaisuus organisaation toimintakulttuurista (3h): sisällön rakentaminen


Online-kyselytunti palvelustrategiasta (1h): palvelustrategian vaikutukset tuotettaviin palveluihin

27

Uudistuksen käsittely jatkuvana teemana johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä



Tavoitteiden määritys, työpaja 1 (8h): Yksikön tavoitteiden ja tekemisen painopisteiden valinta maakunta- ja palvelustrategian pohjalta. Palveluiden tuottamista ja järjestämistä koskevat muutokset yksikössä.



Palvelustrategian käsittely palvelualueen vakiintuneessa esimiesfoorumissa tai kehittämispäivässä (1h):

palvelustrategian vaikutus palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin






Vastuut henkilöstön osallistamisen toteuttamisessa

28


Webropol-kysely uudistuksessa vaikuttamisesta


Hanke/

Uudenmaan

maakunta vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta

Luovuttava

organisaatio

vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta –

vakiintuneet

kanavat/foorumit

Koulutukset liittyen toimintamalleihin ja tietojärjestelmiin. Ministeriöiden ja Muutosjohdon Akatemian järjestämät koulutukset.




verkkoaivoriihessä

Luovuttava

organisaatio

vastaa

osallistamisen

toteuttamisesta –

erikseen

järjestettävät

Maakuntastrategian käsittely palvelualueen/yksikön

vakiintuneessa

henkilöstötilaisuudessa tai kehittämispäivässä

Palvelustrategian käsittely palvelualueen/yksikön

vakiintuneessa

henkilöstötilaisuudessa ja kehittämispäivässä

Uuden organisaatiomallin käsittely palvelualueen/yksikön

vakiintuneessa

henkilöstötilaisuudessa ja kehittämispäivässä

Uuden organisaation Kick-off -tilaisuus

Tavoitteiden ja toimeenpanon tiekartan läpikäyntiin

keskittyvä työpaja

Asiakaspolku-työpaja (kriittiset muutokset asioinnissa)

Tiedon jakaminen uudistuksen tavoitteista, hyödyistä ja vaikutuksista palvelualueen/yksikön viestintäkanavien kautta

Uudistuksen käsittely jatkuvana teemana yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä

Sprintti-työskentely (uusien toimintamallien käytäntöön

vienti)


Uudistuksen käytäntöön

viennin seuranta henkilöstötilaisuudessa tai

kehittämispäivissä

Online-kyselytunti palvelustrategiasta


Työyhteisöpeli



verkkoaivoriihessä

Huom! Virtuaalisella alustalla tapahtuvien teemakeskusteluiden osalta päätettävä,

ovatko ne suunnattu vain esimiehille vai sekä esimiehille että henk ilöstölle.


Henkilöstö: osallistamispolku


Palvelustrategian käsittely palvelualueen/yksikön vakiintuneessa henkilöstötilaisuudessa tai kehittämispäivässä (1h): palvelustrategian vaikutus palvelualueeseen, yksiköihin ja tehtäviin

Teemakeskustelu palvelustrategiasta virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä (1h): palvelustrategian vaikutus tuotettaviin palveluihin – mitä muutokset tarkoittavat käytännössä yksikössämme/tiimissämme

Uuden organisaation kick-off –tilaisuus (2h): organisoitumisen käynnistystilaisuus yksikössä

Webropol-kysely uudistuksessa vaikuttamisesta (30min): mihin ja miten haluan olla mukana vaikuttamassa uudistukseen

Online-teemastudio maakuntastrategiasta (1h): paneelikeskustelumaakuntastrategian vaikutuksesta palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin

Sprinttityöskentely: uusien toimintamallien käytäntöön vienti

Hackathon-tilaisuus organisaation toimintakulttuurista (3h): sisällön rakentaminen (osallistujat otanta eri yksiköistä)


29

Uudistuksen käsittely jatkuvana teemana yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä









Maakuntastrategian käsittely palvelualueen/yksikön vakiintuneessa henkilöstötilaisuudessa tai kehittämispäivässä (1h): maakuntastrategian vaikutus palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin

Online-kyselytunti palvelustrategiasta (1h): palvelustrategian vaikutukset palvelualueeseen ja tuotettaviin palveluihin

Uuden organisaatiomallin käsittely palvelualueen/yksikön vakiintuneessa henkilöstötilaisuudessa tai kehittämispäivässä (1h): uusi organisaatiomalli, roolit, tehtävät

Asiakaspolut työpaja (4h): kriittiset muutokset asiakaspoluissa/asioinnissa (osallistujat otanta eri yksiköistä)

Tavoitteiden määritys ja tiekartta tavoitteiden käytäntöön viemiseksi, työpaja (8h): yksikön tavoitteiden, tekemisen painopisteiden sekä toimeenpanon tiekartan läpikäynti

Uudistuksen käytäntöön viennin edistymisen seuranta palvelualueen/yksikön

henkilöstötilaisuudessa tai kehittämispäivässä (2h):

onnistumisten ja haasteiden tunnistaminen, ratkaisujen työstäminen

Sisältö











30

Online–teemastudio (GoodMood)

Käyttötarkoitus

Kesto 1-2h

Toteutus

Valmistelu• Valitaan käsiteltävät teemat ja tunnistetaan tilaisuuden kohderyhmät• Valitaan aihealueiden asiantuntijat ja ohjeistetaan heidät paneelikeskustelun toteutukseen ja informoidaan tilaisuuden kulusta

• Valitaan tilaisuudelle vetäjä, joka ohjaa ja koordinoi tilaisuutta (alustaa keskustelun, pitää huolen siitä että kysymyksiin vastataan ja että kaikki saavat äänensä kuuluviin)

• Ollaan yhteydessä GoodMoodiin ja valmistellaan tapahtuma• Lähetetään osallistujille kutsut tapahtumaan (kutsussa linkki GoodMoodin sivustolle)• GoodMood vastaa tapahtuman teknisestä toteutuksesta (sisältäen kamerat ja mikrofonit)

• Tila täytyy valmistella siten, että valaistus on riittävä ja panelistit ja kuvaajat mahtuvat tilaan • Tarvittavien mikrofonien, kameroiden sekä mahdollisten ylimääräisten lähettimien määrään vaikuttaa osallistujamäärä (sekä panelistit että seuraajat),

joten tämä täytyy olla tiedossa kun ollaan yhteydessä GoodMoodiinTilaisuuden aikana

• Tilaisuuden vetäjä alustaa teemastudion aiheen, jonka jälkeen panelistit käyvät keskustelua aiheesta ja yleisöllä on mahdollisuus lähettää kysymyksiä.

Tilaisuuden lopuksi vetäjä nostaa esiin ydinhavainnot käydystä keskustelusta.• GoodMoodin alusta mahdollistaa tilaisuuden seuraamisen internetselaimen kautta

• Osallistujat voivat kommentoida tilaisuutta suoraan selaimen kautta ja panelistit vastaanottavat reaaliajassa yleisöltä kysym yksiä• GoodMoodin alusta mahdollistaa myös materiaalien (esimerkiksi PowerPoint -esitysten tai videoiden) esittämisen samanaikaisesti live streamin ohella

Tilaisuuden jälkeen

• GoodMood taltioi tilaisuuden ja se on tarvittaessa nähtävissä osallistujille muutaman tunnin päästä tilaisuuden jälkeen• Taltioinnista on myös mahdollista teettää editoitu versio GoodMoodin toimesta (esimerkiksi tiivistetty versio)

Osallistujamäärä Käytännössä osallistujamäärä voi olla tuhansia ihmisiä, tällöin kuitenkin tarvitaan lisälähettimiä

Toteuttajataho Ulkoinen palveluntarjoaja: GoodMood. Esimerkiksi kahden kameran ja viiden mikrofonin (viisi panelistia) muutaman tunnin teemastudio-toteutuksen kustannus on noin 3000-4000 euroa (tarjous kysyttävä aina erikseen).

Tila- ja tekniikka -vaatimukset

Vaatii keskikokoisen hyvin valaistun tilan. Jos osallistujamäärä on suuri organisaation sisällä, osallistujia kannattaa ohjeistaa käyttämään omien puhelimien hotspot -verkkoja (vältytään kuormittamasta organisaation sisäistä verkkoa liikaa).

31

Online-teemastudio on osallistamisen menetelmä, jossa suurella osallistujajoukolla on mahdollisuus saada tietoa valitusta teemasta seuraamalla asiantuntijoiden käymää paneelikeskustelua sekä osallistua esittäen kysymyksiä panelisteille paikasta riippumatta

Online–teemastudio (Skype-toteutus)

KäyttötarkoitusOnline-teemastudio on osallistamisen menetelmä, jossa suurella osallistujajoukolla on mahdollisuus saada tietoa valitusta teemasta seuraamalla asiantuntijoiden käymää paneelikeskustelua sekä osallistua esittäen kysymyksiä panelisteille paikasta riippumatta

Kesto 1-2h

Toteutus

Valmistelu

• Valitaan käsiteltävät teemat

• Valitaan aihealueiden asiantuntijat ja ohjeistetaan heidät paneelikeskustelun toteutukseen ja informoidaan tilaisuuden kulusta

• Valitaan tilaisuudelle vetäjä, joka ohjaa ja koordinoi tilaisuutta (alustaa keskustelun, pitää huolen siitä että kysymyksiin

vastataan ja että kaikki saavat äänensä kuuluviin)

• Tunnistetaan osallistujat tilaisuuteen ja lähetetään heille kutsut tapahtumaan (kalenterikutsu Skype-kokoukseen)

• Valmistellaan huone, mistä paneelikeskustelu lähetetään

• Videoneuvottelu -laitteita voidaan käyttää kuvanlaatua parantamaan sekä mahdollistamaan useamman ihmisen

näkyminen kuvassa

Tilaisuuden aikana

• Tilaisuuden vetäjä alustaa teemastudion aiheen, jonka jälkeen panelistit käyvät keskustelua aiheesta

• Yleisöllä on mahdollisuus esittää panelisteille kysymyksiä tai lähettää kysymyksiä Skypen-viestikenttään

• Tilaisuuden lopuksi vetäjä nostaa esiin ydinhavainnot käydystä keskustelusta


• Tilaisuuden jälkeen voidaan haluttaessa koostaa osallistujille yhteenveto tärkeimmistä tilaisuudessa käsitellyistä aiheista

Osallistujamäärä Osallistujamäärä on käytännössä rajaton (tietoteknisten ongelmien riski kuitenkin kasvaa osallistujamäärän noustessa)

ToteuttajatahoSkype-toteutus voidaan järjestää sisäisesti. On kuitenkin huomioitava, että Skype-toteutuksessa äänen ja kuvan laatu voi olla huomattavasti heikompi kuin ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestämässä tilaisuudessa. Lisäksi järjestäminen vaatii resursseja ajankäytön näkökulmasta.


Vaatii keskikokoisen hyvin valaistun tilan ja osallistujilla tulee olla mahdollisuus käyttää Skype –sovellusta

32

Online-kyselytunti (Skype-toteutus)

KäyttötarkoitusOnline-kyselytunti on osallistamisen menetelmä, jossa suurella osallistujajoukolla on mahdollisuus esittää kysymyksiä aihealueen asiantuntijoille reaaliajassa riippumatta siitä, missä osallistujat ovat fyysisesti. Asiantuntijat vastaavat kysymyksiin välittömästi ja osallistujat voivat kysyä tarkentavia kysymyksiä.

Kesto 1-2h

Toteutus

Valmistelu• Valitaan käsiteltävät teemat

• Valitaan tilaisuudelle vetäjä, joka ohjaa tilaisuutta (alustaa tilaisuuden, koordinoi kysymyksiin vastaamista sekä vetää

lopuksi yhteen käydyn keskustelun)

• Valitaan aihealueiden asiantuntijat sekä ohjeistetaan heidät tilaisuuden kulusta

• Tunnistetaan osallistujat tilaisuuteen ja lähetetään heille Skype-kokouskutsut (osallistujille tarjotaan mahdollisuus lähettää kysymyksiä teemasta etukäteen)

Tilaisuuden aikana

• Tilaisuuden alussa vetäjä kertoo lyhyesti käsiteltävästä teemasta sekä käy läpi yhteiset pelisäännöt (kuinka saa

puheenvuoron yms.)

• Osallistujat esittävät kysymyksiä teemaan liittyen asiantuntijoille. Skype mahdollistaa kysymysten esittämisen suoraan sovelluksen kautta (joko ääneen tai viestikommentteina). Lisäksi käsitellään etukäteen osallistujilta tulleet kysymykset.

• Tilaisuuden lopuksi on hyvä vetää tärkeimmät esiin nousseet kysymykset ja teemat yhteen

• Huom! Asiantuntijoiden kannattaa osallistua kokoukseen samassa tilassa.


• Tilaisuuden jälkeen voidaan haluttaessa koostaa osallistujille yhteenveto tärkeimmistä tilaisuudessa käsitellyistä aiheista

Osallistujamäärä Ei rajoitusta osallistujamäärän suhteen

Toteuttajataho Skype-toteutus voidaan järjestää sisäisesti


Ei erityisiä tilavaatimuksiaOsallistujilla tulee olla mahdollisuus käyttää Skype –sovellusta

33

Virtuaaliset teemakeskustelut (Humap Software: Howspace)

KäyttötarkoitusTeemakeskustelut ovat tapa osallistaa henkilöstö keskustelemaan valitun teeman ympärillä ohjatusti. Tyypillisesti keskustelu käydään tiimin yhteisessä tilaisuudessa (vakipalaverissa) ja tulokset kirjataan virtuaaliseen alustaan keskustelun aikana. Keskustelun tulokset näkyvät muulle organisaatiolle; johdon ja muiden tiimien on mahdollista kommentoida niitä virtuaalisella alustalla.

Kesto Session kesto on noin tunti

Toteutus

Valmistelu

• Luodaan ohjaavat kysymykset teemakeskustelun läpikäymiseen (maksimissaan kolme)

• Luodaan alustus keskustelulle (esim. johdon puheenvuoro videoituna)

• Lähetetään tiimeille linkki virtuaaliseen alustaan

Tilaisuuden aikana

• Tiimin vetäjä ohjaa keskustelua. Haluttaessa voidaan hyödyntää myös pienryhmätyöskentelyä tilaisuuden aikana.

• Tiimin vetäjä kirjaa ryhmän tuotokset alustaan


• Osallistujat näkevät, miten muut tiimit ovat käsitelleet teemaa

• Tiimeillä ja johdolla on mahdollisuus kommentoida virtuaaliseen alustaan käytyä keskustelua

• Tulokset käydään läpi hankkeen tasolla ja nostetaan esiin tärkeimmät huomiot

• Haluttaessa toteutetaan uusi keskustelukierros

Muuta huomioitavaa: Virtuaalinen teemakeskustelu voidaan toteuttaa myös niin, että tiimien sijasta teemoja kommentoivat

virtuaalisella alustalla yksittäiset henkilöt. Tällöin huomioitava, että läpikäytävän datan määrä nousee korkeaksi, mikäli

osallistujajoukko on suuri. Virtuaaliselle alustalle tallennetaan ajatukset ja kommentit, mutta alusta ei automaattisesti jäs ennä

käytyä keskustelua.

Osallistujamäärä Ei rajoitteita

Toteuttajataho/ käyttökustannus

Ulkopuolinen palveluntarjoaja: Humap Software. Hinta määräytyy osallistujamäärän mukaan: 2€ per osallistujatiimi/käyttäjäper kuukausi.


Ei erityisiä teknisiä vaatimuksia

34

Virtuaaliset teemakeskustelut (Celkee Insight)

Käyttötarkoitus

Teemakeskustelut ovat tapa osallistaa henkilöstö keskustelemaan valitun teeman ympärillä ohjatusti. Celkee Insight sopii erityisesti tilanteeseen, jossa halutaan seurata muutoksen edistymistä useamman virtuaalisen kommentointi/keskustelukierroksen ajan. Väli ne mahdollistaa paitsi kommentoinnin, myös kvantitatiivisen arvioinnin asioiden edistymisestä. Jokainen organisaation jäsen kommentoi/arvioi ensin itse valittuja teemoja virtuaalisella alustalla, sen jälkeen tulokset käsitellään tiimin yhteisessä purkutilaisuudessa. Tulokset näkyvät muille käyttäjille ja niitä on mahdollista kommentoida virtuaalisella alustalla.

Kesto Vastaaminen on nopeaa, yleensä alle 5 min.

Toteutus

Valmistelu

• Pidetään kaksi käyttöönottotyöpajaa (4h / työpaja), jossa käydään läpi työkalun käyttöperiaatteet

• Määritetään kyselyn/keskustelun tarkoitus

• Luodaan kysymykset

• Määritetään seuraamisen mittarit

• Määritetään työprosessi (vastuut, vastausvälit, purkutilaisuudet)

• Tunnistetaan osallistujat ja lähetetään heille kutsut (linkki järjestelmään)

Tilaisuuden aikana

• Osallistujat käyvät järjestelmässä vastaamassa luotuihin kysymyksiin/arvioivat nykytilaa kvantitatiivisella asteikolla

• Osallistujat näkevät muiden antamat vastaukset sekä voivat kommentoida niitä


• Tiimit purkavat yhdessä kyselyn tulokset. Purkutilaisuudet voidaan integroida osaksi organisaation omia vakiintuneita palaverikäytäntöjä.

• Purun jälkeen virtuaalinen keskustelu avataan uudestaan (sovitun aikataulun mukaan). Seuraavassa sessiossa voidaan seurata as ioiden

edistymistä annettujen arvioiden pohjalta



Ulkopuolinen palveluntarjoaja: Celkee Insight. Työkalun käyttö on hinnoiteltu €/käyttäjä/kuukausi periaatteella: 0,10€-4,90€/käyttäjä/kuukausi (riippuen käyttäjämäärästä)


Ei erityisiä teknisiä vaatimuksia. Internet Explorer 9 voi aiheuttaa ongelmia työkalun käyttämisessä

35

Käyttötarkoitus

Teemakeskustelut ovat tapa osallistaa henkilöstö keskustelemaan valitun teeman ympärillä ohjatusti. Skypen ja Trellonsamanaikainen käyttö mahdollistaa keskustelun käymisen virtuaalisesti ja käydyn keskustelun dokumentointiin virtuaaliseen alustaan. Keskustelun tulokset näkyvät muulle organisaatiolle; johdon ja muiden tiimien on mahdollista kommentoida niitä virtuaalisella alustalla.

Kesto Max. 1 tunti

Toteutus

Valmistelu• Valitaan käsiteltävät teemat ja luodaan ohjaavat kysymykset keskusteluita varten

• Tunnistetaan osallistujat ja lähetetään heille kutsut Skype-palaveriin

• Osallistujia voidaan pyytää kommentoimaan sisältöjä jo etukäteen Trellossa (nopeuttaa tilanteen läpivientiä)

Tilaisuuden aikana

• Osallistujat keskustelevat käsiteltävistä teemoista Skype-palaverissa ja vastaavat ohjaaviin kysymyksiin • Keskustelun tulokset kirjataan suoraan Trelloon

• Skype mahdollistaa myös mahdollisten kyselyiden/äänestysten tekemisen kokouksen aikana


• Osallistujat näkevät, miten muut tiimit ovat käsitelleet teemaa ja voivat kommentoida tuloksia Trellossa

• Mikäli teemasta järjestetään jatkotilaisuuksia samalla toteutustavalla, osallistujilla on mahdollisuus työstää teemoja ennen seuraavaa tilaisuutta suoraan Trelloon. Trellossa asioiden edistymistä voidaan seurata keskustelutilaisuuksien

välillä.

Osallistujamäärä Ei rajoitteita, pienryhmien suositeltu koko 8-12 henkilöä


Voidaan toteuttaa organisaation sisäisin voimin. Haluttaessa voidaan käyttää ulkopuolista fasilitaattoria teemojen ja kysymysten rakentamiseen.Trellosta on tarjolla ilmaisversio.


Vaatii osallistujilta pääsyn Skypeen ja kirjautumisen Trelloon (Trello.com)

Virtuaaliset teemakeskustelut (Skype + Trello)

36

Muuta huomioitavaa: Skype-sessioiden aikatauluttaminen ja kutsujen lähettäminen osallistujille vaatii organisaatiolta resursseja/aikaa.

Verkkoaivoriihi (Fountain Park)

Käyttötarkoitus

Verkkoaivoriihessä tunnistetaan suurella osallistujajoukolla ideoita, ratkaisuja tai tarvittavia toimenpiteitä ajasta ja paikasta riippumatta verkon välityksellä. Jokainen organisaation jäsen voi osallistua kommentointiin verkkoaivoriihessä tai vaihtoehtoisesti kommentointi voidaan toteuttaa esimiesten kautta – tällöin esimiehet käyvät keskustelun käsiteltävistä teemoista tiiminsä kanssa ja dokumentoivat tulokset verkkoaivoriiheen.

Kesto Verkkoaivoriihi on auki ennalta määritellyn ajan, yleensä 2-3 viikkoa. Analyysi käydystä keskustelusta saadaan viikon päästä sulkeutumisen jälkeen.

Toteutus

Valmistelu

• Valitaan teemat, joista verkkoaivoriihessä halutaan keskustella ja kerätä ideoita

• Tunnistetaan osallistujat aivoriiheen

• Pidetään aloituspalaveri Fountain Parkin kanssa ja luodaan aivoriihi

• Lähetetään kutsut osallistujille palveluun (sähköpostilinkki)

Tilaisuuden aikana

• Verkkoaivoriihi on avoinna osallistujille ennalta määritellyn ajan (yleensä 2-3 viikkoa)

• Osallistujat kertovat näkemyksistään omin sanoin avoimien kysymysten kautta sekä rikastavat jo esiin tuotuja näkemyksiä

• Ideoita arvioidaan yhdessä ”arvottamalla” toisten ajatuksia ja mielipiteitä. Näin löydetään tärkeimmät ja puhuttavimmat, sekä

mielipiteitä hajauttavat asiat.

• Fountain Park informoi asiakasta tuloksista jo aivoriihen ollessa aktiivinen


• Fountain Park tuottaa valmiiksi analysoitua dataa sekä konkreettisia toimenpide-ehdotuksia käsiteltävään teemaan liittyen

Osallistujamäärä Ei rajoitteita. Fountain Park on toteuttanut hankkeita, joissa osallistujia on ollut jopa 150 000.

Toteuttajataho/

käyttökustannusFountain Park on ulkopuolinen palveluntarjoaja. Käyttökustannus on tapauskohtainen ja tarjous pyydetään aina erikseen.


Ei erityisiä tietoteknisiä vaatimuksia, palvelu toimii pilvessä. Palvelu vaatii käyttäjältä ainoastaan verkkoselaimen.

37

Trello

Käyttötarkoitus

Trelloa voidaan käyttää ryhmätyöskentelyn tukena esiin tuotujen ideoiden ja ratkaisuehdotusten dokumentointiin.Trello on digitaalinen alusta, johon eri ryhmät voivat kirjata kommentteja samanaikaisesti reaaliajassa. Trellon avulla voi myös jakaa tiedostoja. Trelloa voi hyödyntää muun muassa Hackathon-tilaisuuksissa ja työpajoissa.

Kesto Trellon työtilaa voidaan pitää auki niin pitkään kuin nähdään tarpeelliseksi.

Toteutus

Valmistelu• Luodaan Trelloon työtila ryhmätyöskentelyä varten

• Käyttäjät luovat käyttäjätunnuksen Trelloon ennen tilaisuutta

• Ohjeistetaan osallistujat Trellon käyttöön mahdollisesti jo ennen tilaisuutta

Tilaisuuden aikana

• Osallistujat kirjaavat pienryhmissä työstämänsä ideansa ja ratkaisunsa suoraan Trelloon• Osallistujat näkevät myös muiden ryhmien tuotokset Trellossa reaaliajassa

• Yleensä ryhmien tuotokset vedetään yhteen tapahtuman yhteydessä ja myös nämä tuotokset kirjataan suoraan

Trelloon

• Osallistujat voivat käyttää Trelloa tarvittaessa myös mobiililaitteilla

Tilaisuuden jälkeen• Kaikki Trelloon dokumentoidut ideat ja tiedostot säilyvät ja ovat käytettävissä myös tilaisuuden jälkeen

• Ideoita ja ratkaisuja voidaan työstää Trellossa myös tilaisuuksien jälkeen ja välillä

Osallistujamäärä Ei rajoitteita.

Toteuttajataho/

käyttökustannusTrello Inc. on ulkopuolinen palveluntarjoaja. Trellosta on saatavilla ilmaisversio


Ei erityisiä tietoteknisiä vaatimuksia, palvelu toimii selaimessa.

38

Viima

Käyttötarkoitus

Viima on osallistava digitaalinen alusta ideoiden keräämiseen ja kommentointiin. Henkilöstön jäsenillä on mahdollisuus tuoda esille oma näkemyksensä käsiteltävästä teemasta. Esiin tuotuja ajatuksia voidaan kommentoida ja jatkojalostaa digitaalisessa alustassa.

Kesto Sovitaan tilanteen mukaan.

Toteutus

Valmistelu• Hankitaan organisaatiolle lisenssi käyttää Viimaa ja yleensä integroidaan se osaksi organisaation järjestelmää

(esimerkiksi Sharepoint)

• Työkalua voidaan myös käyttää suoraan selaimessa (pääsy palveluun linkin kautta)

• Räätälöidään Viima halutessa vastaamaan organisaation visuaalista ilmettä

• Ohjeistetaan ja motivoidaan henkilöstö Viiman käyttämiseen Tilaisuuden aikana

• Viimaa voidaan käyttää joissakin muutoksen läpiviennin vaiheissa, kun halutaan kerätä eri henkilöstöryhmiltä ajatuksia

ja ideoita käsiteltävään teemaan

• Henkilöstö kirjaa näkemyksiä ja ideoita Viimaan; kaikilla organisaation jäsenillä on mahdollisuus kommentoida ideoita

Tilaisuuden jälkeen• Esiin tuoduista ideoista ja näkemyksistä tehdään yhteenveto jatkotoimenpiteiden pohjaksi

Osallistujamäärä Ei rajoitteita (Viima on ilmainen 50 käyttäjään asti)

Toteuttajataho/

käyttökustannus

Viima on ulkopuolinen palveluntarjoaja. Hinnoittelu: 50 käyttäjään asti ilmainen, Premium: 3€ per käyttäjä/kuukausi, Enterprise: Skaalautuva hinnoittelu, 500-5000 lisenssiä 1500€-3600€/kuukausi (12kk sopimuskausi, hintoihin lisätään 24% alv.)


Ei erityisiä tietoteknisiä vaatimuksia

39

Viestiseinä (Prospectum)

Käyttötarkoitus

Viestiseinää voidaan käyttää osana isompaa tapahtumaa yleisön osallistamiseen. Viestiseinän avulla saadaan osallistujien ääni kuuluviin myös isommissa tapahtumissa ja esiin nousseista kommenteista ja kysymyksistä voidaan keskustella välittömästi.

Kesto Viestiseinä voi olla käytössä koko tilaisuuden ajan, tai vastaavasti vain tietyn osan tilaisuudesta

Toteutus

Valmistelu• Ollaan yhteydessä palvelun tuottajaan (Prospectum)

• Suunnitellaan teemat/kysymykset, joita yleisön halutaan kommentoivan tilaisuuden aikana

• Valmistellaan tila: viestiseinän käyttäminen vaatii näytön tai videotykin, jotta osallistujat näkevät muiden kommentit

reaaliajassa

Tilaisuuden aikana• Ohjeistetaan osallistujat tilaisuuden alussa viestiseinän käyttöön

• Osallistuja pääsee ottamaan kantaa esitettyihin kysymyksiin ja kommentoimaan avoimesti käsiteltäviä teemoja

matkapuhelimen avulla

• Viestiseinän avulla voidaan teettää esimerkiksi kyselyitä/äänestyksiä reaaliajassa ja tulokset näkyvät seinällä

• Esiin nousseiden kommenttien pohjalta keskustellaan eri teemoista tilaisuuden aikanaTilaisuuden jälkeen

• Tehdään kooste viestiseinälle tulleista kommenteista ja tehdyistä äänestyksistä


Toteuttajataho/

käyttökustannusProspectum on ulkopuolinen palveluntarjoaja. Hinnoittelu: Kerta-/vuosilisenssi: 490€/1990€Moderoituna palveluna hinnoittelu tapauskohtainen (esimerkiksi tekninen tuki tapahtumaan 490€+ 590€)


Vaatii ison näytön tai videotykin.

40

Hackaton–tilaisuus

Käyttötarkoitus

Kesto 3h – 2 päivää

Toteutus

Osallistujamäärä Ei rajattu

Toteuttajataho Voidaan toteuttaa organisaation sisäisin voimin tai hyödyntää ulkopuolista palveluntarjoajaa


Tilaisuudesta ja osallistujajoukosta riippuen suunnitellaan aina erikseen.Virtuaalista alustaa voidaan hyödyntää työskentelyn dokumentoinnissa (esim. Trello).

41

Hackaton-tilaisuuksissa tunnistetaan ideoita, ratkaisuja, tarvittavia toimenpiteitä, arvioidaan näiden toteuttamiskelpoisuutta sekä tuotetaan välittömiä ratkaisuja ongelmiin

Valmistelu• Valitaan tilaisuudessa käsiteltävät teemat

• Tunnistetaan osallistujat tilaisuuteen

• Valmistellaan alustukset ja konkreettiset kysymykset ja haasteet, joista halutaan keskustella

• Lähetetään osallistujille kutsut, huolehditaan tilojen ym. käytännön seikkojen järjestämisestä

• Valitaan, miten kilpailullisuus toteutetaan työskentelyssä/työskentelyn tulosten arvioinnissaTilaisuuden aikana

• Tilaisuuden vetäjä käy tilaisuuden tavoitteet läpi ja ohjeistaa työskentelyn

• Ryhmät työstävät ratkaisuja/toimenpiteitä valittuun teemaan

• Käydyn keskustelun pohjalta ratkaisuehdotukset tuotetaan valittuun virtuaaliseen alustaan

• Hackathon-ryhmät esittelevät omat tuloksensa, joilla ratkaisusta kilpaillaan• Tilaisuudessa voidaan hyödyntää myös ennakkoon muodostettua ”raatia”. Raadin jäsenet eivät osallistu

pöytäkuntakeskusteluun, vaan esittävät omat huomionsa ratkaisuehdotuksiin liittyen ja ehdottavat etenemistapaa

ratkaisujen käytäntöön viemiseksi. Tehdään ns. ”Leijonan luola”

• Tilaisuuden järjestäjä päättää tilaisuuden ja vetää yhteen sovitut toimenpiteet

Pull event -tilaisuus

Käyttötarkoitus Pull event -tilaisuuksissa osallistetaan suuri osallistujajoukko keskustelemaan valitusta teemasta. Tavoitteena on saada esiin osallistujien kysymyksiä, näkemyksiä, ideoita ja huolenaiheita teemaan liittyen.

Kesto N. 2-3 h

Toteutus

Valmistelu• Valitaan teemat, joita halutaan käsitellä tilaisuudessa

• Tunnistetaan osallistujat tilaisuuteen

• Valitaan teemapisteiden vetäjät ja valmistellaan teemapisteissä käsiteltävä materiaali


Tilaisuuden aikana• Tilaisuuden vetäjä käy tilaisuuden tavoitteet läpi ja ohjeistaa työskentelyn

• Osallistujat jaetaan tiimeihin ja tiimit kiertävät kaikki tilaisuudessa olevat teemapisteet. Teemapisteen vetäjä kertoo

käsiteltävän teeman ydinkohdat. Tiimit tuovat esiin ja kirjaavat ylös teemaan liittyvät kysymykset, ideat, huolenaiheet.

• Teemapistekierroksen jälkeen tiimit keskustelevat omissa ryhmissään keskeisimmistä huomioista. Tiimit esittelevät

omat huomionsa koko osallistujajoukolle. Viimeiseksi teemapisteiden vetäjät kertovat omat havaintonsa teemapisteillä käydystä keskustelusta.

• Lopuksi tilaisuuden vetäjä kokoaa yhteen keskeisimmät havainnot käydystä keskustelusta ja kertoo miten tuloksia

tullaan hyödyntämään


• Tulokset dokumentoidaan ja päätetään niiden pohjalta tarvittavista toimenpiteistä

Osallistujamäärä Max. 200 henkilöä

Toteuttajataho Voidaan toteuttaa organisaation sisäisin voimin tai hyödyntää ulkopuolista palveluntarjoajaa


Vaatii suuren tilanEi erityisiä tietoteknisiä vaatimuksia

42

Työpaja

Käyttötarkoitus Työpajoissa voidaan osallistaa pienempi osallistujajoukko keskustelemaan valitusta teemasta. Tavoitteena on saada esiin osallistujien näkemyksiä ja ideoita sekä työstää ratkaisuja ja toimenpiteitä yhdessä.

Kesto Työpajan kesto on yleensä puolesta päivästä päivään

Toteutus

Valmistelu• Valitaan käsiteltävät teemat ja työskentelytavat, joita työpajassa halutaan käyttää (alustukset, ryhmätyöt, Learning

Cafe-tekniikat jne.)

• Tunnistetaan osallistujat tilaisuuteen, suunnitellaan ryhmäjaot


• Valmistelun laajuus riippuu paljolti työpajan sisällöstä. Työpajaan voi liittyä esimerkiksi ennakkotehtäviä, joiden keräämiseen ja yhteenvetojen tekemiseen kannattaa varata aikaa.

Tilaisuuden aikana

• Tilaisuuden vetäjä käy tilaisuuden tavoitteet läpi ja ohjeistaa työskentelyn. Vetäjän rooli on tärkeä työpajoissa, jotta

työskentely etenee oikeaan suuntaan ja jotta työpajalle asetetut tavoitteet saavutetaan.

• Työpajoihin kuuluu yleensä pienryhmätyöskentelyä, jonka jälkeen tuotokset vedetään yhteen ja niiden pohjalta käydään yhteinen keskustelu tehtävistä johtopäätöksistä ja toimenpiteistä.


• Tulokset dokumentoidaan ja informoidaan tarvittaville osapuolille

Osallistujamäärä Max. 30-40 henkilöä

Toteuttajataho Voidaan toteuttaa organisaation sisäisin voimin tai hyödyntää ulkopuolista palveluntarjoajaa.


Vaatii keskikokoisen tilan ja mahdollisuuden jakautua pienempiin ryhmiin.Ei erityisiä tietoteknisiä vaatimuksia.

43

Sprintti/sparraus -työskentely

Käyttötarkoitus

Kesto

Toteutus

Osallistujamäärä



44

Ei rajoitteita

Määritellään tilanteen mukaan (esim. 1kk)

Toteutetaan organisaation sisäisin voimin

Ei erityisiä tila-tai tekniikkavaatimuksia

Sprinttien avulla tuetaan uusien toimintamallien ja toimintatapojen nopeaa käytäntöön vientiä

Valmistelu• Valitaan toimintamalli tai toimintatapa, joka viedään käytäntöön sprinttimäisen työskentelyn avulla

• Valitaan organisaation osa, jossa sprintti toteutetaan

• Valitaan organisaation sisäiset ”valmentajat”, jotka sparraavat sprinttiin osallistuvia henkilöitä uusien

toimintatapojen käyttöön otossa sprintin ajan

• Suunnitellaan sprintin toteuttamistapaSprintin aikana

• Tyypillisesti sprintti muodostuu seuraavista osioista: uusien toimintatapojen kokeilu ja käytäntöön vienti -

sparraussessiot edistymisen varmistamiseksi – käytäntöön vienti – sparraussessiot jne.

• Sprinttiin osallistuvat lähtevät toimimaan uuden toimintamallin mukaan sekä arvioivat samalla mikä toimii, missä

haasteita, missä kehitettävää. Havaintoja käydään läpi sparraussessioissa ja tunnistetaan yhteistyössä ”sisäisen valmentajan” ja muiden osallistujien kanssa hyviä käytäntöjä ja tapoja uusien toimintamallien käyttöön ottoon.

Sprintin jälkeen

• Vedetään havainnot ja kokemukset yhteen, tehdään mahdollisesti muutoksia uuteen toimintamalliin tai

toimintatapaan

Työyhteisöpeli

Käyttötarkoitus

Kesto

Toteutus

Osallistujamäärä



45

Yhdessä pelitilanteessa voi olla noin 12-120 osallistujaa kerralla. Sisäisten ohjaajien ja ulkopuolisten valmentajien avulla voidaan myös järjestää suurempia pelitapahtumia tai vastaavasti sisäiset koulutetut ohjaajat voivat järjestää yksittäisiä paikallisia toteutuksia.

Pelipäivän kesto on puolesta päivästä päivään. Pelin sisällön rakentamisprosessi kestää noin 6-8 viikkoa.

Vaatii ulkopuolisen toteuttajatahon. Talent Vectian työhteisöpelin (Good Decision Game) toteutuksen kustannus on alkaen 45 000€ + alv. Hintaan sisältyy pelin

sisällön räätälöinti työpajoissa, pelinohjaajavalmennus, pelimateriaali (10 pelipakettia), ensimmäisen pelitapahtuman toteutus sekä tulosyhteenveto.

Vaatii keskikokoisen tai suuren tilan riippuen osallistujamäärästä.

Työyhteisöpeli on työkalu, joka toimii osallistavana menetelmänä koko henkilöstölle; uuteen organisaatioon liittyvä toimintakulttuuri/muutokset käydään läpi lautapelin muodossa. Pelin muodossa käsitellään konkreettisia case -tilanteita liittyen uudessa organisaatiossa toimimiseen (luodaan yhteistä näkemystä tavoiteltavasta toimintatavasta). Organisaation jäsenet eri tasoilta osallistuvat pelin rakentamiseen. Lisäksi pelin aikana luodaan aloitteita toiminnan kehittämiseksi.

Valmistelu• Pidetään ohjausryhmäkokous, jossa kirkastetaan pelin tavoitteet (toimintakulttuurin käytäntöön viennin tukeminen)

• Tunnistetaan pelitilanteiden rakentamiseen osallistuvat henkilöt organisaation eri tasoilta ja rooleista

• Pidetään noin 2 työpajaa, joissa rakennetaan pelitilanteet ja vaihtoehtoiset ratkaisutavat eri tilanteisiin

• Pisteytetään tilanteiden vaihtoehtoiset toimintatavat (usein johtoryhmä vastaa pisteyttämisestä)

• Valitaan ja valmennetaan organisaation sisäiset valmentajat pelinohjaajiksi (pelinohjaajavalmennus 0,5 pv)• Tunnistetaan osallistujat ja lähetetään heille kutsut

Tilaisuuden aikana

• Ohjeistetaan osallistujat tilaisuuden alussa pelin sääntöihin ja kulkuun

• Pelinohjaajat vetävät peliä kussakin pöytäryhmässä

• Peli koostuu monivalintatilanteista (5-6 eri vaihtoehtoa miten tulee toimia), tietokysymyksistä sekä aloitteista (miten voimme toimia vielä paremmin)

• Palkitaan voittajatiimi


• Pelipäivien pohjalta laaditaan tulosyhteenveto

Klinikat

Käyttötarkoitus

Kesto

Toteutus

Osallistujamäärä



46

Klinikat tukevat uusien toimintamallien, käytäntöjen, prosessien ja tietojärjestelmien käyttöön ottoa organisaation käynnistymisvaiheessa

Valmistelu• Klinikka voidaan toteuttaa joko F-2-F toteutuksena tai virtuaalisesti

• Valitaan asiantuntijat, jotka ”päivystävät” klinikalla sovittuna ajankohtana ja antavat käyttäjätukea liittyen uusiin

toimintamalleihin, käytäntöihin, prosesseihin tai tietojärjestelmiin

• Klinikan toiminta ja toteutus-ajankohta (esim. kuukauden ajan 1h jokaisena arkipäivänä) informoidaan muulle

organisaatiolleTilaisuuden aikana

• Klinikan perusajatuksena on antaa nopeaa ”hands on –tukea” akuuteissa tilanteissa, kun otetaan käyttöön

uusia toimintamalleja ja tietojärjestelmiä

• Klinikkaan yhteydessä oleva henkilö saa käytännön opastusta ja neuvoja sekä vastauksia akuutteihin

kysymyksiinTilaisuuden jälkeen

• Yhteenvedon tekeminen siitä, minkälaisissa asioissa halutaan tukea; tarvitaanko esim. lisää viestintää tai

valmennusta joistakin teemoista

Ei rajoitteita

Määritellään tilanteen mukaan

Toteutetaan organisaation sisäisin voimin

Mikäli toteutetaan virtuaalisesti, osallistujilla tulee olla mahdollisuus käyttää Skype-sovellusta

Webropol –kyselytutkimukset

KäyttötarkoitusWebropol –työkalun avulla voidaan kerätä tietoa suurelta osallistujajoukolta ajasta ja paikasta riippumatta.

Kesto Ajasta riippumaton, kyselyn suorittamiselle asetetaan deadline

Toteutus

Valmistelu• Valitaan kyselyssä käsiteltävät teemat ja muodostetaan kysymykset

• Kyselyt voidaan laatia Wordissa, jonka jälkeen ne siirretään Webropoliin ja sitä kautta jakeluun vastaajajoukolle.

Kyselyitä voidaan lähettää myös Outlookin kautta, jolloin tulosten kehittymistä on mahdollista seurata suoraan

sähköpostiohjelmassa.

• Tunnistetaan osallistujat, ohjeistetaan vastaaminen ja lähetetään osallistujille linkit kyselyynKyselyn tulokset

• Webropol koostaa tulokset helposti ymmärrettävään formaattiin



Webropol on ulkoinen palveluntarjoaja


Ei erityisiä teknisiä vaatimuksia, palvelu toimii pilvessä

47

Kahoot-kyselyt

KäyttötarkoitusKahoot –työkalun avulla voidaan kysyä suurelta osallistujajoukolta mielipiteitä käsiteltävään aiheeseen (äänestys). Tavoitteena on saada yleiskuva ryhmän mielipiteestä ja käsitellä tuloksia välittömästi. Voidaan käyttää osana isompaa tapahtumaa (esimerkiksi henkilöstöinfot).

Kesto Riippuu itse tilaisuudesta, voidaan käyttää osana info-tilaisuutta tms.

Toteutus

Valmistelu:• Valitaan teemat, joita halutaan käsitellä ja muodostetaan kysymykset (monivalinta), joihin halutaan kysyä ryhmän

mielipidettä

• Muodostetaan kysymyspatteristo Kahoot-palveluun ja perustetaan ”peli”. Osallistujat voivat osallistua omilla

mobiililaitteillaan menemällä osoitteeseen Kahoot.it ja kirjautua syöttämällä kysymysten yhteydessä luodun pin-koodin

pyydettyyn kenttään.Tilaisuuden aikana:

• Ohjeistetaan osallistujat Kahoot-kyselyn käyttöön tilaisuuden alussa

• Kun ryhmän mielipidettä halutaan kysyä, heijastetaan näytölle kysymys ja vastausvaihtoehdot, ja ohjeistetaan

osallistujia vastaamaan valitsemalla omaa mielipidettä kuvastava vaihtoehto

• Ryhmän vastausten jakautuminen näkyy välittömästi näytöllä ja osallistujat näkevät, mitä mieltä muu ryhmä on aiheesta/kysymyksestä

• Tilaisuuden vetäjä alustaa keskustelun ryhmän vastauksiin pohjaten ja osallistujat voivat esittää täsmentäviä

kysymyksiä.

Osallistujamäärä Ei teknisiä rajoitteita osallistujamäärälle


Ulkopuolisen tahon tarjoama verkkopalvelu, voidaan käyttää suhteellisen helposti sisäisissä tapahtumissa. Palvelusta löytyy ilmaisversio (14 päivää), perusversion kuukausihinta on noin 10 euroa.


Vaatii suuren näytön/valkokankaan sekä tilan, missä osallistujat näkevät näytölle

48

Uusien toimintamallien omaksumista tukevat menetelmät

• Playbookit ovat tapa informoida ja muistuttaa henkilöstöä organisaation yhteisistä toimintamalleista ja käytännöistä

• Playbook on tiivis infomateriaali, joka sopii muutoksen ja yhteisten toimintamallien ja käytäntöjen viestimiseen koko organisaatiossa

Playbook

• Videot käsittelevät muutokseen liittyviä teemoja ja toimivat tietynlaisina tietoiskuina.

• Videoiden kautta tavoitetaan suuri kohderyhmäjoukko. Jokainen voi katsoa videon itselleen sopivana ajankohtana.

• Videoita voidaan jakaa organisaation eri kanavilla (Yammer, Whatsapp, Youtube)

• Varsinkin Yammer on tehokas kanava videoiden jakamiseen, sillä se on käytössä kaikilla ja näkymä voidaan upottaa esimerkiksi etusivulle

Videot

• E-Learning on tapa antaa koulutusta/valmennusta jostakin aiheesta virtuaalisen oppimisalustan kautta

• E-Learning on ajasta ja paikasta riippumaton tapa kouluttaa/valmentaa henkilöstöä

E-Learning

49

Henkilöstöraati

50

• Sama periaate kuin vasta perustetulla asukasraadilla (asukasasiantuntijat)

• Käytännössä työpajoja ja suunnitelmien kommentointia

• esim. intra, muutosviestintä, asiakasrajapinnan palvelut

• Lisäksi saavat tietoa valmistelutilanteesta

• Koko noin 50 henkilöä

• Hyöty: tieto valmistelusta kasvaa, varmistetaan asiakaslähtöisyyttä

Sisältö











51

Muutoksen kolme mittaria

Johdon, esimiesten ja

henkilöstön sitoutuminen muutokseen

Toimintatapamuutosten

eteneminen

Osallistamisaktiviteettien

eteneminen

52

Kaikkien mittarien kohdalla on tärkeää määrittää:

1) Kuka vastaa mittaamisesta?

2) Kuinka usein mitataan/seurataan?

3) Kuka vastaa tiedon kokoamisesta, analysoinnista ja

johtopäätösten tekemisestä?

4) Miten tuloksia hyödynnetään?

5) Missä tulokset ovat nähtävillä?

Johdon, esimiesten ja henkilöstön sitoutuminen muutokseen

Tarkoitus Mitataan johdon, esimiesten ja henkilöstön sitoutuneisuuden astetta muutoksen toteuttamiseen. Lisäksi kyselyn avulla saadaan lisätietoa niistä alueista, joihin henkilöstö haluaa olla mukana vaikuttamassa.

Kyselyn sisältö

Kysymyspatteristo:

1. Ymmärrän uudistuksen hyödyt ja tavoitteet2. Minulla on riittävästi mahdollisuuksia vaikuttaa uudistukseen

3. Koen merkitykselliseksi, että olen mukana uudistuksessa / Haluan olla mukana viemässä uudistusta läpi

mahdollisimman onnistuneesti 4. Olen saanut riittävästi tietoa uudistuksen vaikutuksista omaan palvelualueeseeni ja organisaatiooni

5. Ymmärrän roolini ja mitä minulta odotetaan uudistukseen liittyen6. Saan tukea esimiehiltäni ja kollegoiltani uudistukseen liittyvissä asioissa.

7. Valitse seuraavista asiat, joissa haluat erityisesti olla mukana vaikuttamassa:

• Maakuntastrategian käytäntöönvienti• Palvelustrategian käytäntöön vienti

• Uusi toimintakulttuuri• Asiakaslähtöisyyden edistäminen

• Palveluja koskevat muutokset

• Muu, mikä?8. Avoin kenttä / Vapaa sana

Asteikko, esim. 1-5 (eri mieltä – samaa mieltä)

Mittaustapa Strukturoitu, helposti vertailtavissa oleva kysely (toteutus esim. Webropolin / QuestBack:n kautta)

Aikataulu Mitataan noin puolen vuoden välein koko muutosprosessin ajan (syksy 2018 - toiminnan käynnistyminen 2020)

53

Toimintatapamuutosten eteneminen

Tarkoitus Selvitetään uusien toimintatapojen käytäntöön viennin astetta; onko organisaatioissa lähdetty toimimaan uusien, määriteltyjentoimintatapojen mukaan

Kyselyn sisältö

Kysymyspatteristo:

1. Uusi organisaatiomalli on viety käytäntöön suunnitellusti2. Roolit ja tehtävät ovat selkeitä uudessa organisaatiossa

3. Eri yksiköiden välinen yhteistyö on toimivaa

4. Toimimme uuden maakuntastrategian mukaan (sisältö vaatii avaamista)5. Uudet palvelujen tuottamiseen ja järjestämiseen liittyvät toimintatavat on otettu käyttöön

6. Uusi toimintakulttuuri näkyy arjessa ja käytännön tekemisessä7. Uusia järjestelmiä on lähdetty käyttämään suunnitellusti

8. Lisäksi lyhyet avoimet vastaukset onnistumisista ja kehitysehdotuksista

Asteikko, esim. 1-5 (eri mieltä – samaa mieltä)

Mittaustapa Strukturoitu, helposti vertailtavissa oleva kysely (toteutus esim. Webropolin / QuestBack:n kautta)

Aikataulu Mittaus keväällä ja syksyllä 2020 toiminnan käynnistyttyä

54

Osallistamisaktiviteettien eteneminen

55

Tarkoitus Seurataan osallistamisaktiviteettien etenemistä organisaation eri osissa ja eri henkilöstöryhmissä

Mittaustapa Hyödynnetään käytössä olevaa MS Projects –työkalua projektien aktiviteettien etenemisen seurantaan

Aikataulu Etenemistä seurataan koko hankkeen ajan ohjausryhmässä / muutostuen PMO:ssa

Sisältö











56

Tavoite • Tietoisuuden lisääminen muutoksen tavoitteista ja vaikutuksista

Sisältöteemat • Lainsäädännöstä tuleva pohja muutokselle• Uudenmaan maakunta- ja sote-uudistuksen tavoitteet, hyödyt ja vaikutukset

• Uudistuksen vaikutukset omaan työhöni ja organisaatiooni: mikä muuttuu konkreettisesti, mitä hyötyjä ja haittoja muutokseen liittyy• Vaikutusmahdollisuuteni muutoksessa

Osallistaminen

kohde-

ryhmittäin

Kaikki

kohderyhmät• Tiedon jakaminen eri viestintäkanavien kautta: verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream• Palvelualueiden vakiintuneet esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet ja kehittämispäivät: muutoksen tavoitteiden ja vaikutuste n käsittely• Palvelualueiden/yksiköiden vakiintuneet palaverikäytännöt: aiheen käsittely johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-

alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä • Webropol-kysely: mistä teemoista haluan erityisesti tietoa muutoksen aikana, mihin ja miten haluan olla vaikuttamassa muutoksessa

Osallistamisen toteuttaminen: Muutoksen tavoitteet ja vaikutukset

57

Vakiinnuta muutosVahvista osaamistaOsallista vaikuttamaan Lisää tietoisuutta1

Viestintä muutoksen tavoitteista ja vaikutuksista verkkosivujen,

uutiskirjeiden, blogien, videoiden

ja live streamin kautta

Viestintä ja keskustelu teemasta palvelualueen/yksikön vakiintuneissa kanavissa ja foorumeissa

2 3 4

Webropol-kysely: mistä teemoista haluan erityisesti

tietoa muutoksen aikana, mihin

ja miten haluan olla vaikuttamassa muutoksessa

Huom! Muutoksen tavoitteiden ja vaikutusten käsittely konkreettisemmalla tasolla maakunta-ja

palvelustrategia -kohdassa.

Osallistamisen toteuttaminen: Muutosvalmiudet

Tavoite • Sote-osaamisen kasvattaminen kaikissa henkilöstöryhmissä • Johtajien ja esimiesten valmiuksien vahvistaminen muutosten läpiviennissä ja uuden organisaation johtamiskulttuurin rakentamisessa

Sisältöteemat osallistamisen

aikana

• Sote-osaaminen• Arvojen mukainen johtaminen ja toiminta

• Johtaminen ja esimiestyö muutoksen eri vaiheissa (vision rakentaminen, sitouttaminen, toimeenpano)

Osallistaminen

kohde-

ryhmittäin

Kaikki • Tiedon jakaminen eri viestintäkanavien kautta: verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot• Sote-osaamisen vahvistamiseen liittyvät koulutukset (F-2F tai virtuaaliset)

Johto ja esimiehet • Valmennukset (F-2-F tai virtuaaliset) liittyen seuraaviin teemoihin: • Osallistamiskonseptin läpikäynti: miten osallistan oman yksikköni/tiimini muutokseen, saatavilla oleva tuki muutoksen läpivientiin

• Arvojen mukainen johtaminen ja toiminta• Johtaminen ja esimiestyö muutoksen eri vaiheissa (vision rakentaminen, sitouttaminen, toimeenpano)

58

Viestintä verkkosivujen, uutiskirjeiden, blogien ja

videoiden kautta

Vakiinnuta muutosVahvista osaamistaOsallista vaikuttamaan Lisää tietoisuutta1 2 3 4

Valmennukset (F-2-F tai

virtuaaliset) liittyen seuraaviin teemoihin:

• Sote-osaaminen• Arvojen mukainen

johtaminen ja toiminta

• Johtaminen ja esimiestyö muutoksen eri vaiheissa

(vision rakentaminen, sitouttaminen, toimeenpano)

Virtuaalivalmennukset esimiehille: miten osallistan

oman yksikköni tai tiimiini, käytettävissä olevat

menetelmät, tuki muutoksen läpivientiin maakunnan tasolta

(”muutostuki as service”)

Osallistamisen toteuttaminen: Maakunta-ja palvelustrategia (1/2)

Tavoite • Tietoisuuden lisääminen maakunta-ja palvelustrategian sisällöstä ja vaikutuksista sekä osallistaminen strategian käytäntöön vientiin

Sisältöteemat • Maakunta- ja palvelustrategian sisältö: Strategiset tahtotilat ja vaikutukset palvelualueiden/yksiköiden/tehtäväalueiden painopisteisiin. Palvelutavoitteet ja palveluiden tuottaminen ja järjestäminen palvelualueilla.

• Strategian toimeenpanon tiekartan luonti (vaiheistus tavoiteltaviin tuloksiin), edistymisen seuranta ja strategiset mittarit

Osallistaminen

kohde-

ryhmittäin

Kaikki

kohderyhmät• Tiedon jakaminen eri viestintäkanavien kautta: verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream• Online-teemastudio-ja kyselytunti sekä teemakeskustelu virtuaalisella alustalla: tietoisuuden lisääminen strategian sisällöstä ja vaikutuksista • Palvelualueiden vakiintuneet esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet ja kehittämispäivät: strategian sisällön, käytäntöön viennin tavan ja edistymisen

käsittely • Palvelualueiden/yksiköiden vakiintuneet palaverikäytännöt: aiheen käsittely johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-

alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä • Muutoksen edistymistä mittaava kysely

Ylin johto • Hackathon-tilaisuus: Strategisten tahtotilojen ja tekemisen painopisteiden valinta. Kriittisten menestystekijöiden ja strategisten hankkeiden tunnistaminen. Palvelutavoitteiden määritys sekä toimenpiteet liittyen palveluiden tuottamiseen ja järjestämiseen palvelualue illa.

• Hackathon tilaisuus: Tekemisen painopisteiden käytäntöön viennin suunnittelu ja tiekartan luonti

• Hackathon-tilaisuus: Uudistuksen/strategian toimeenpanon onnistumisen väliarviointi, edistyneet alueet sekä toimeenpanoon liittyvien haasteiden ja ratkaistavien asioiden tunnistaminen. Ratkaisujen luominen tunnistettuihin haasteisiin. .

Esimiehet • Tavoitteiden määritys -työpaja: yksikön tavoitteiden ja tekemisen painopisteiden valinta, palveluiden tuottamista ja järjestämistä koskevien muutosten tunnistaminen, kriittiset menestystekijät ja strategiset hankkeet

• Tiekartta-työpaja: yksikön tekemisen painopisteiden käytäntöön viennin suunnittelu

• Sprintti-työskentely: maakunta-ja palvelustrategian edellyttämien uusien toimintatapojen kokeilu käytännössä: sparraus, käytäntöön vienti, väliarviointi edistymisestä, sparraus, käytäntöön viennin jatkaminen, väliarviointi jne.

• Pull event –tilaisuus: uudistuksen/strategian käytäntöön viennin edistyminen,onnistumisten ja haasteiden esiin nosto

Henkilöstö • Tavoitteiden määritys ja tiekartta –työpaja: yksikön tavoitteiden, tekemisen painopisteiden sekä toimeenpanon läpikäynti• Sprintti-työskentely: maakunta-ja palvelustrategian edellyttämien uusien toimintatapojen kokeilu käytännössä: sparraus, käytäntöön vienti,

väliarviointi edistymisestä, sparraus, käytäntöön viennin jatkaminen, väliarviointi jne.

59


Viestintä maakunta-ja palvelustrategiasta

verkkosivujen, uutiskirjeiden,

blogien, videoiden ja live streamin kautta

Maakuntastrategian käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa:

vaikutusten tunnistaminen sekä keskeisten viestien

muodostaminen muulle organisaatiolle

2

Teemakeskustelut palvelustrategiasta virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä: vaikutus tuotettaviin palveluihin

– mitä muutokset tarkoittavat käytännössä

3 4

Pull event –tilaisuus esimiehille strategian käytäntöön viennin

edistymisestä: onnistumisten ja haasteiden esiin nosto

palvelualueilta

Osallistamisen toteuttaminen: Maakunta-ja palvelustrategia (2/2)

60

Esimiesvalmennukset. Koulutukset liittyen toimintamalleihin ja

tietojärjestelmiin. Ministeriöiden ja Muutosjohdon

Akatemian järjestämät koulutukset.

Online-teemastudio maakuntastrategiasta:

paneelikeskustelu maakuntastrategian

vaikutuksesta palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin

Maakunta-ja palvelustrategian käsittely palvelualueen

vakiintuneissa foorumeissa ja palavereissa

Hackathon-tilaisuus ylimmälle johdolle:

Strategisten tahtotilojen ja tekemisen painopisteiden valinta. Palvelutavoitteiden määritys sekä toimenpiteet

liittyen palveluiden tuottamiseen ja järjestämiseen

palvelualueilla.

Hackathon-tilaisuus ylimmälle johdolle: tekemisen

painopisteiden käytäntöön viennin suunnittelu ja tiekartan

luonti

Tavoitteiden määritys -työpajat esimiehille: yksikön tavoitteiden

ja tekemisen painopisteiden valinta, palveluiden tuottamista

ja järjestämistä koskevat muutokset yksikössä

Tiekartta -työpajat esimiehille: tekemisen painopisteiden

käytäntöön viennin suunnittelu

Tavoitteiden määritys ja tiekartta –työpajat henkilöstölle:

tavoitteiden, tekemisen painopisteiden sekä

toimeenpanon läpikäynti

Edistymisen käsittely palvelualueen/yksikön


Muutoksen edistyminen -mittaukset

Sprintti-työskentely: uusien toimintamallien käytäntöön vienti

Hackathon –tilaisuus ylimmälle johdolle ratkaisujen

tunnistamiseksi strategian käytäntöön viennin haasteisiin

Palvelustrategian käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa:

vaikutusten tunnistaminen sekä keskeisten viestien

muodostaminen muulle organisaatiolle

Online-kyselytunti palvelustrategiasta:

palvelustrategian vaikutukset tuotettaviin palveluihin

Osallistamisen totuttaminen: Asukas ja asiakas

61

Tavoite • Tietoisuuden lisääminen asiointia ja asiakaspolkuja koskevista muutoksista sekä muutosten käytäntöön vienti

Sisältöteemat • Muutokset asioinnissa ja asiakaspoluissa• Asiakaspolkujen kuvaaminen, kriittiset pisteet• Toiminta / vuorovaikutus asiakasrajapinnassa

Osallistaminen

kohde-

ryhmittäin

Kaikki

kohderyhmät• Tiedon jakaminen eri viestintäkanavien kautta: verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream• Palvelualueiden vakiintuneet esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet ja kehittämispäivät: asioinnin ja asiakaspolkujen muutosten käsittely• Palvelualueiden/yksiköiden vakiintuneet palaverikäytännöt: aiheen käsittely johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-

alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä • Muutoksen edistymistä mittaava kysely

Esimiehet ja

henkilöstö• Työpaja: asioinnin ja asiakaspolkujen muutosten kuvaaminen (Huom! otanta esimiehistä osallistuu tähän)• Sprintti-työskentely: uusien toimintatapojen kokeilu käytännössä: sparraus, käytäntöön vienti, väliarviointi edistymisestä, sparraus, käytäntöön

viennin jatkaminen, väliarviointi jne.

Asiakaspolut-työpaja: asioinnin

ja asiakaspolkujen muutosten kuvaaminen (edustus eri



Viestintä koskien asioinnin ja asiakaspolkujen muutoksia


blogien, videoiden ja live streamin kautta




Sprintti-työskentely: uusien toimintamallien käytäntöön vienti

Muutoksen edistymistä mittaava

kysely

Viestintä ja keskustelu teemasta palvelualueen/yksikön vakiintuneissa kanavissa ja foorumeissa

Osallistamisen toteuttaminen: Organisaatiomalli ja johtamiskäytännöt

Tavoite • Tietoisuuden lisääminen uudesta organisaatiomallista ja johtamiskäytännöistä sekä niiden käytäntöön vienti

Sisältöteemat osallistamisen

aikana

• Organisaatiomalli: juridinen, hallinnollinen, toiminnallinen

• Uuden organisaatiorakenteen toimeenpano: rakenteen, roolien ja vastuiden sekä johtamisfoorumien -ja prosessien käytäntöön vienti• Edistymisen seuranta

Osallistaminen

kohde-

ryhmittäin

Kaikki

kohderyhmät• Tiedon jakaminen eri viestintäkanavien kautta:verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot• Uuden organisaation Kick-off tilaisuudet: organisoitumisen käynnistäminen• Palvelualueiden vakiintuneet esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet ja kehittämispäivät: organisaatiomallin ja johtamiskäytän töjen käsittely

• Palvelualueiden/yksiköiden vakiintuneet palaverikäytännöt: aiheen käsittely johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä

• Muutoksen edistymistä mittaava kysely

Ylin johto • Ylimmän johdon tilaisuus: organisaatiomallin ja johtamiskäytäntöjen läpikäynti ja toimeenpanon suunnittelu• Hackathon-tilaisuus: Uudistuksen onnistumisen väliarviointi, edistyneet alueet sekä toimeenpanoon liittyvien haasteiden ja ratkaistavien asioiden

tunnistaminen. Ratkaisujen luominen tunnistettuihin haasteisiin.

Esimiehet • Pull event –tilaisuus: uudistuksen käytäntöön viennin edistyminen, onnistumisten ja haasteiden esiin nosto

62


Viestintä verkkosivujen, uutiskirjeiden, blogien, videoiden

ja live streamin kautta

Uuden organisaatiomallin ja johtamiskäytäntöjen käsittely ylimmän johdon tilaisuudessa

2

Uuden organisaation Kick-off -tilaisuudet

3 4

Pull event –tilaisuus esimiehille uudistuksen käytäntöön viennin edistymisestä: onnistumisten ja

haasteiden esiin nosto palvelualueilta




Edistymisen käsittely palvelualueen/yksikön


Hackathon –tilaisuus ylimmälle johdolle ratkaisujen

tunnistamiseksi käytäntöön viennin haasteisiin

Uuden organisaatiomallin ja johtamiskäytäntöjen käsittely palvelualueen vakiintuneissa foorumeissa ja palavereissa

Osallistamisen toteuttaminen: Organisaation toimintakulttuuri

Tavoite • Uuden organisaation toimintakulttuurin muodostaminen ja käytäntöön vienti

Sisältöteemat • Uuden organisaation toimintakulttuurin sisällön rakentaminen strategisten tavoitteiden ja arvojen pohjalta: toimintatavat ja yhteistyön tekemisen tavat, joita halutaan edistää uudessa organisaatiossa

• Toimintakulttuurin mukaan toimiminen käytännössä


Osallistaminen

kohde-

ryhmittäin

Kaikki

kohderyhmät• Tiedon jakaminen eri viestintäkanavien kautta: verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream• Teemakeskustelu virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä: organisaation toimintakulttuurin elementtien tunnistaminen strategisten tavoitteiden

ja arvojen pohjalta

• Työyhteisöpeli: mitä organisaation toimintakulttuurin mukaan toimiminen tarkoittaa käytännön tilanteissa• Palvelualueiden vakiintuneet esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet ja kehittämispäivät: toimintakulttuurin käytäntöön viennin edistyminen

• Palvelualueiden/yksiköiden vakiintuneet palaverikäytännöt: aiheen käsittely johtoryhmissä, yksikkö-ja tiimipalavereissa, esimies-alaiskeskusteluissa, yhteistoimintaryhmissä

• Muutoksen edistymistä mittaava kysely

• Valmennukset: toimintamallit ja tietojärjestelmät

Edustus eri

henkilöstö-

ryhmistä ja

palvelualueilta

• Hackathon-tilaisuus: organisaation toimintakulttuurin sisällön muodostaminen

63


kysely

Teemakeskustelu virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihessä: organisaation toimintakulttuurin

elementtien tunnistaminen strategisten tavoitteiden ja

arvojen pohjalta

Hackathon-tilaisuus (edustajat eri palvelualueilta ja

henkilöstöryhmistä): organisaation toimintakulttuurin

sisällön muodostaminen

Työyhteisöpeli: mitä organisaation toimintakulttuurin mukaan toimiminen tarkoittaa

käytännön tilanteissa


Viestintä organisaation toimintakulttuurista


blogien, videoiden ja live streamin kautta Palvelualueiden/yksiköiden

vakiintuneet esimiesfoorumit, henkilöstötilaisuudet ja

kehittämispäivät: toimintakulttuurin käytäntöön

viennin edistyminen

Osallistamisen toteuttaminen: Talouden ja henkilöstön johtaminen sekä tietojärjestelmät

Tavoite • Koulutetaan/valmennetaan ottamaan käyttöön uudet toimintamallit, käytännöt ja tietojärjestelmät

Sisältöteemat • Talouden johtaminen käytännössä: talouden ennustamistapa, talousarvion / budjetin rakentaminen, rahavirtojen seuranta uusilla palvelualueilla, palveluiden hinnoittelu, kustannusrakenteet

• Henkilöstöpolitiikan ja HR käytäntöjen sisältö• HR käytäntöjen mukaan toimiminen, prosessit ja työvälineet

• Uudessa organisaatiossa käyttöön otettavat tietojärjestelmät • Edistymisen seuranta

Osallistaminen

kohde-

ryhmittäin

Kaikki

kohderyhmät• Tiedon jakaminen eri viestintäkanavien kautta: verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot• Valmennukset (F-2-F tai virtuaaliset) liittyen uusiin tietojärjestelmiin• Videoklipit, E-learning,Playbookit (ohjeet tiivistetyssä muodossa)

• Muutoksen edistymistä mittaava kysely• Klinikka: ”Hands-on” -tuki uusien tietojärjestelmien käyttöön- ottoon. Mahdollisuus kysyä ja saada ohjausta.

Ylin johto ja

esimiehet• Koulutukset (F-2-F tai virtuaaliset) liittyen talouden ja henkilöstön johtamisen toimintamalleihin ja käytäntöihin• Videoklipit, E-learning,Playbookit (ohjeet tiivistetyssä muodossa) liittyen talouden ja henkilöstön johtamisen toimintamalleihin ja käytäntöihin• Klinikka: ”Hands-on” -tuki uusien toimintamallien ja tietojärjestelmien käyttöön- ottoon. Mahdollisuus kysyä ja saada ohjausta.

64

Viestintä talouden ja henkilöstön johtamiseen

liittyvistä toimintamalleista ja käytännöistä sekä uusista

tietojärjestelmistä verkkosivujen, uutiskirjeiden, blogien ja videoiden kautta


kysely


Klinikka: ”Hands-on” -tuki uusien

toimintamallien ja tietojärjestelmien käyttöön-

ottoon. Mahdollisuus kysyä ja

saada ohjausta.

Valmennukset (F-2-F tai virtuaaliset) liittyen talouden ja

henkilöstön johtamisen

toimintamalleihin ja käytäntöihin sekä uuden organisaation

tietojärjestelmiin

Videoklipit, E-Learning

Playbookit (ohjeet tiivistetyssä kirjallisessa muodossa)

Documents

Henkilöstön osallistamisohjelma kevyt projektikuvaus · rakentaminen strategisten tavoitteiden ja arvojen pohjalta: toimintatavat ja yhteistyön tekemisen tavat, joita halutaan