Kilpailukykyä prosessien hallinnasta - MSdownload.microsoft.com/documents/UK/Finland/post/... · Title: Microsoft PowerPoint - Kilpailukykyä prosessien hallinnasta - MS.ppt Author:

Copyright © Tieturi Oy 1

Business is evolving, you should too.

Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fiCopyright © Tieturi Oy

1

Kilpailukykyä prosessien hallinnastaVisualisoinnin aamuMicrosoft,16.4.2009

2Copyright © Tieturi Oy

• Kouluttaja ja konsultti• Osaamisalueet:

• Yritysarkkitehtuuri• Liiketoiminnan kehittäminen• Prosessien mallintaminen

• Päätoiminen yritysarkkitehti vuosina 2002-2008. • Vastuualueina metodologiankehitys, koulutus, konsultointi ja

yritysarkkitehtuurin kehittämishankkeet.• Sitä ennen 5 vuoden kokemus informaationhallinnan,

prosessien kehittämisen ja liiketoimintainfrastruktuurin kehittämisen alueilta.

• Tutkinnot: • Teknillinen korkeakoulu: Diplomi-insinööri

(Materiaalitalous, Teollisuustalous, Kuljetukset)• Leeds Metropolitan University: Post-graduate Higher

Diploma in International Business.• Open Group: TOGAF9 Certificate ja TOGAF8 Certificate• ISACA: COBIT Foundation Certificate

• Koulutuskielinä suomi ja englanti

Timo Karvinenyritysarkkitehtuurin asiantuntija



Esityksen rakenne

1. Lyhyt johdanto prosessiajatteluun2. Prosessien mallintaminen ja mallintamisen välineet3. Visio 2007 prosessien mallintamisessa ja

visualisoimisessa• Case: Tieturi



4

Lyhyt johdanto prosessiajatteluun



Tavallisia organisaation ongelmia

• Organisatoriset ongelmat• Valtataistelut: Osastojen / yksiköiden välisen yhteistyön puutteet• Päällekkäinen työ: Samaa asiaa tehdään useassa paikassa

organisaatiossa• Epäselvyydet vastuissa: Rajapinnoissa turhaa edestakaista pallottelua

• Laadulliset ongelmat• Paljon korjaavaa työtä, ei systemaattista palautemenettelyä, palautetta ei

hyödynnetä ja oteta opiksi.• Informaatiovirrat eivät palvele toimintaa parhaalla mahdollisella tavalla.

• Tehokkuusongelmat• ”Puuhastelu” - Lisäarvoa tuottamattomat toiminnot.• Toimintojen ajoitus optimoidaan oman yksikön tehokkuutta silmällä pitäen• Päätäntävaltaa ei ole delegoitu käytännön tasolle• Paljon odotusaikoja tai puskureita eri työvaiheiden välillä

• Kaikki nämä ongelmat liittyvät jollain tavalla yrityksen prosesseihin


Prosessilla on useita määritelmiä

• Toimintaprosessi on joukko loogisesti toisiinsa liittyviä toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavat resurssit, joiden avulla saadaanaikaan toiminnan tulokset. (Laamanen)

• Prosessi on joukko toimintoja, joka ottaa vastaan yhden tai useampiasyötteitä ja luo tuotoksen, jolla on arvoa asiakkaalle. (Hammer & Champy)

• Prosessi on rakenteellinen, mitattavissa oleva toimintojoukko, jokaon suunniteltu tuottamaan ennaltamääritellyn tuotoksen tietylleasiakkaalle tai markkinalle. (Davenport)

• Prosessi on tapa, jolla ihmiset työskentelevät keskenään jahyödyntävät työkaluja saavuttaakseen asetetutliiketoimintatavoitteet. (Riihinen)

Prosesseja on olemassa vaikka niitä ei olisi mallinnettu



Funktionaaliset ja prosessiorganisaatiot

F F F

P

P

P

Puhdasfunktionaalinen

organisaatio

Funktionaalinenorganisaatio, jossaon prosessimaista

toimintaa

Prosessiorganisaatio,jossa osaamista

kehitetäänfunktionaalisen

organisaation kautta

Puhdas prosessiorganisaatio


Funktionaalinen ja prosessi-Eurooppa

Funktionaalinen Eurooppa• Kansallisvaltiot• Rajatarkastukset• Kansallisvaluutat• Työ- ja oleskeluluvat

Prosessi-Eurooppa• Euroopan Unioni• Schengenin sopimus• Euro• Kansalaisten vapaa

liikkuvuus




9

Prosessien mallintaminen ja mallintamisen välineet


Presentaatiot ja mallit

TODELLISUUS

MALLI

PRESENTAATIO

• Tulkinnanvarainen• Vapaamuotoinen • Vapauksia salliva• Kuvaava • Kommunikoinnin väline• Yleisölähtöinen

• Yksiselitteinen• Määrämuotoinen• Kurinalainen• Määrittävä• Kehittämisen väline• Sisältölähtöinen

POWERPOINT

VISIO



Prosessien mallintamisen syyt• Asiakastarpeen ymmärtäminen ja siihen vastaaminen.

• Kyetään tunnistamaan asiakkaalle lisäarvoa tuottavien toimintojen kokonaisuudet (toimintaprosessit) ja näiden toimintojen mahdollistajat / tukitoiminnot (tukiprosessit).

• Työresurssien tehokas hallinta ja hyödyntäminen. • Yleensä yksiköt ja osastot ovat osaamiskeskittymiä, eivät loogisia

toimintokokonaisuuksia. • Prosessimallit toimivat yrityksen muistina

• Prosessimallit ovat oppimisen ja tiedonsiirron välineitä. • Vain mallinnetut prosessit ovat systemaattisesti hallittavissa.• Mallintaminen mahdollistaa tehokkaan kehittämisen ja

kommunikoimisen.


Prosessidokumentaation tasot

Prosessiarkkitehtuuri

Prosessimalli

Työnkulku

Kokonaisprosessi

Toiminto

Prosessikartta

Arvoketju, toimintamalli



Prosessit eivät ole irrallisia ja riippumattomiatoimintakokonaisuuksia

• Jokainen prosessi tyypillisesti kytkeytyy johonkin toiseen.• Kaikki vaaditut syötteet (input) ovat jonkin toisen prosessin tuotoksia• Kaikkia tuotoksia (output) hyödynnetään toisissa prosesseissa.• Rajapinnat ovat prosessien välisiä sopimuksia.• Vaihdettavat tuotokset pitää määritellä ja yhteisesti hyväksyä.

• Prosessikartoilla kuvataan liiketoiminta-arkkitehtuuria.


Prosessien mallintamisen lopputulos

• Prosessien mallintamisen lopputuloksena syntyy prosessikuvaus joka sisältää:

• Prosessikaavion, missä kuvataan graafisesti prosessin dynamiikka• toiminnot, tuotokset, roolit ja vastuut • sekä näiden väliset suhteet ja järjestys

• Sanallisen kuvauksen, mikä määrittää mm.• Prosessin rajapintojen kuvaukset (syötteet ja tuotokset)• Yksittäisen toiminnon vaiheistus• Prosessiin liittyvät tietojärjestelmävaatimukset • Prosessin mittarit



Prosessimallintamisen sudenkuoppia• Asiakkaan unohtaminen

• Prosessin tarkoituksen kadottaminen, työ tulosta tärkeämpää.• Prosessin omistajuuteen kompastuminen

• Organisaatiolähtöisyys, valtataistelut, vastuun pallottelu.• Tietojärjestelmien ”ylivalta” prosessissa.

• Tietojärjestelmät ovat mahdollistajia• Rajapintavaatimusten unohtaminen

• Sisäisesti sujuvaa mutta yhteensopimatonta, yksipuolisia sopimuksia.• Liiallinen nykytilan (tai tavoitetilankin!) kuvaaminen

• Yksityiskohtiin ja epäolennaisuuksiin hukkuminen.• Liian monimutkainen tai epämääräinen kuvaustekniikka

• Yksinkertaisuus ja ymmärrettävyys etusijalle.


Muista prosessien mallintamisessa

• Pyri yksinkertaisuuteen, älä ”symboliviidakkoon”• Rooli - kuka tekee? • Toiminta - mitä tekee?• Tuotos - mitä syntyy?• Etenemissuunta ja mahdolliset haarautumiset.

• Symbolien lukumäärän ja varianttien lisääntyessä, mallien tulkittavuus ja epätarkkuus kasvaa.



Mallinnusvälineen ominaisuuksia

• Joustavuus ja helppokäyttöisyys• Aloittamiskynnys alhaalla• Erilaiset tavat mallintaa (notaatiot)• Mallintamistuki

• Tuki lisädokumentaatiolle• Attribuuttien hallinta• Liitteet ja linkit

• Julkaisumahdollisuus• Oikeuksien hallinta• Palaute

• Mahdolliset lisäominaisuudet ja liitännät• Simulointi• Kustannuslaskenta• Liittymät muihin järjestelmiin• Versionhallinta


Prosessimallintamisen työkaluja

• Prosessien mallintaminen ei ole kiinni välineistä• Mutta mallien tehokas hallitseminen ja ylläpitäminen vaatii tukea.

• Yleisiä mallinnus- ja mallinnukseen käytettyjä välineitä:• Kynä ja paperi• Powerpoint• Microsoft Visio• QPR ProcessGuide• ARIS Business Architect• Sparx Enterprise Architect• Popkin System Architect




19

Visio 2007 prosessien mallintamisessa ja visualisoimisessaTekemällä opittua - Case Tieturi


Prosessikartoituksen vaiheet• Tavoitteenasetanta• Työpajojen aikataulutus• 1. työpajakierros (kohdealueittain x8)

• Avaus: tavoite• Yksilötason näkemys (Post-it):

• prosessinäkökulmasta tuotos + asiakas (tarjonta) / syöte + tuottaja (kysyntä)• Purkaminen (whiteboard):

• prosessikarttaluonnos on-line• Prosessikarttaluonnoksen dokumentointi

• 1. työpajakierroksen analyysi• Tunnistetut epäjatkuvuudet

• kysyntä ilman tarjontaa• tarjonta ilman kysyntää

• 2. työpajakierros (poikkialueellinen)• Epäjatkuvuuksien läpikäyminen

• Voidaanko kysyntä tyydyttää• Onko tarjonnalle kysyntää

• 2. työpajakierroksen dokumentointi• Prosessikarttojen harmonisointi

...

Visio (~ 15-20 min / prosessikartta)

Visio (~ 15-20 min / prosessikartta)



Käytetty notaatio (prosessikartta / prosessikaavio)


Oma kaavain ohjaamassa mallinnusta



Työkalurivien kustomointi

• Mahdollistaa • omien työkalurivien luomisen.• useimmin käytettyjen

komentojen tuomisen näkyville.

• Esimerkiksi:• Attribuuttien hallinta• Hyperlinkkien luominen• Tallennus HTML-muodossa• Tallennusmuodon valinta

(esim. jpeg)


Vision tarjoamia ominaisuuksia • Symbolien lisäpisteet (connection point tool)

• Kiinnityspisteiden lisääminen symboleihin

• Yhdistinviivavaihtoehdot (connectors)• Muodosta muotoon - työkalu optimoi

siirrettäessä lyhyimmän reitin• Pisteestä pisteeseen• Risteävien nuolten hypyt

• Symbolitekstin siirtäminen (text block tool)• Tekstin siirtäminen symboliin nähden

haluttuun paikkaan



Hyperlinkitys (insert hyperlink / CTRL+K)

Visio 2007 mahdollistaa hyperlinkkien luomisen• mallin muihin sivuihin• muihin malleihin• toisiin dokumentteihin• internet-sivustoihin


Attribuuttien hallinta (shape data)

Visio 2007 mahdollistaa attribuuttien • määrittelyn• päivittämisen (manuaalinen ja tietokanta)• seurannan



Dynaamiset prosessikaaviot ja visualisointi• Prosessisymbolin attribuutit voidaan kytkeä ulkoiseen

automaattisesti päivittyvään tietolähteeseen.• Prosessin tila voidaan esimerkiksi värikoodata

parametriarvojen mukaan.


Vain mielikuvitus (ja tarpeet) on rajana

• Lisäesimerkkejä: http://visiotoolbox.com/bpm/default.aspx



Houkutuksia mallintamisessa

• Värikoodaus• Käytetäänkö värejä systemaattisesti samalla tavalla?• Miten hyvin toimii musta-valkotulosteissa?

• Symbolien numerointi• Numerot tulkitaan helposti järjestykseksi• Miten toimia samanaikaisten toimintojen kanssa?• Mitä tehdä kun uusi toiminto tulee tai vanha poistuu?

• Staattisten kuvien (esim Powerpoint) konvertointi Visioon• Muista varmistaa lähtökuvan laatu (mm. käytetty kuvauskieli)• Usein uudelleen mallintaminen säästää todellisuudessa aikaa ja

takaa paremman lopputuloksen



30

Yhteenveto



Prosessimallintaminen ei ole työkaluriippuvaista

• Prosessimallit ovat todellisuuden tai tahtotilan kuvauksia.• Mallinnustarpeen tunnistaminen ja kyvykkyys vastata

tarpeeseen määrittävät prosessimallien laadun.• Tarpeeseen sopiva työkalu tekee työstä mielekästä ja

auttaa tuotosten hyödyntämisessä ja hallinnoinnissa.


Visio 2007

• Mallintamistyökaluna• helppokäyttöinen• helposti lähestyttävä• monipuolinen• laajalti käytetty

• Visualisoimistyökaluna• ilmaisuvoimainen



Tieturi tukee ja auttaa prosessikehittämisessä

• Otteita julkisesta kurssitarjonnastamme • Yritysarkkitehtuurin suunnittelu• Liiketoimintaprosessien kehittäminen• Liiketoimintaprosessien mittaaminen• Prosessien mallintaminen• Visio perusteet• Visio jatkokurssi

• Koko kurssitarjontamme osoitteessa http://www.tieturi.fi/web/guest/koulutus

• Tarjoamme myös asiakaskohtaista koulutusta ja konsultointia.



34

Kiitos

Documents

Kilpailukykyä prosessien hallinnasta - MSdownload.microsoft.com/documents/UK/Finland/post/... · Title: Microsoft PowerPoint - Kilpailukykyä prosessien hallinnasta - MS.ppt Author: