Kommunikativa workshop – tips på sätt att stötta chefer och ledare Karlstad 2013-08-29

Kommunikativa workshop– tips på sätt att stötta chefer och ledare

Karlstad 2013-08-29

Workshop kring kommunikation

Ett verktyg för kommunikatörer

• Utgår från metod i Chefens verktygslåda• Är gratis, tidsbesparande, effektiv och rolig• Förutsättning 1: att du gillar facilitera/leda möten• Förutsättning 2: ett väl genomfört förarbete:Analysera välHa ett första inledande samtal


Är en metod för att:

• Ha ordning och reda på er kommunikation• Skapa en struktur i ert sätt att kommunicera• Bli mer effektiv i användandet av era kanaler• Lättare nå fram med era budskap• Tydliggöra kommunikationsansvaret

• Bygger på ett verktyg från Nordisk kommunikation.


Sex steg för att utveckla ert kommunikationssystem


Efter genomförd kartläggning

… har man förhoppningsvis följande

1. Ett system som berörda aktörer förstår

2. Kanaler med tydliga syften

3. Ett system som motsvarar både kartläggarens och aktörernas behov av information och kommunikation

4. Systemet ska funka:

• både i det dagliga, vid förändringar och i kris

• i kommunikationen med valda grupper

• i dialog med valda grupper

• som återkoppling från grupperna


Så jobbar vi

Halvdag 1: Identifierar och prioriterar aktörer, beskriver kommunikationen med dessa (nuläge)

Halvdag 2: Analyserar nuvarande kommunika-tionssystem, identifierar förbättringar (analys)

Halvdag 3: Beskriver ett önskat kommunika-tionssystem och tar fram en handlingsplan (framtid)


Inledning

• Enskilt och i grupp – fundera över hur stor del av ert arbete går åt till att kommunicera med andra?

(De flesta svarar minst 70 procent, många svarar 100)• Om ni kommunicerar så mycket – varför inte göra det på

ett strukturerat sätt och bättre uppnå nå önskad effekt?

(Brukar vara ett övertygande argument)


Snabbkurs i kommunikation:


Ingen information

Dialog:vad, varför och

hur

Dialog: vad och varför

Muntlig information och svar på frågor

Muntlig information via

möten, telefon…Tryckt info, intranätet, hemsidan,

e-post

Ingen effekt, rykten, spekulation

Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap

Effekt:Engagemang, ägarskap. handling

Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt


Vi kommer ihåg

10 procent av det vi läser.20 procent av det vi hör.30 procent av det vi ser.50 procent av det vi ser och hör.70 procent av det vi diskuterar.80 procent av det vi gör.95 procent av det vi lär andra

Nils Simonsson, kirurg och hjärnforskare


Begrepp

Kommunikation

Information

Aktör

Målgrupp

Budskap

Kanal

Kommunikationssystem


Exempel kommunikationssystem

Privata vårdcentraler

Offentliga vårdcentraler

Ägarna till privata resp. offentliga vårdcentraler

Allmänheten/Patienter

HSA

HSU

Andra avd. på RK

Andra aktörer i VGR

Andra landsting

Press/media

Intresseföreningar

Politiker

Kommuner

HSK

VEM VADHUR

Prata i telefon

Svara på mejl

Dialogmöten

Informationsmöten

Nyhetsbrev

Webbplats

Mejlutskick

I-linjen

Linjen

Informella möten

Inbjudna möten

Operativa

Sociala

Strategiska

Instruktioner

Nya riktlinjer

Återrapportering

Peppning

Nyhetsförmedling

Krav på agerande

Värderelaterade

Polisroll (?)

Förvissa sig om att information förståtts


Kommunikation

Vårdgivare

MailRadio

TV

Socstyrelse

HSN

Region-kansliet

RiksdagenLokalradio

VGPV-kontoret

Press

Patienter

Intresse-förening

Fack

Politiker

HSK

Nyhetsbrev

Personal

Webb

Sociala medier


Syftet med er kommunikation?Vilket är ert uppdrag?

Vilket är ert uppdrag? Vad ska kommunikationen stötta? Är ni överens? Alla förbättringar som föreslås ska knyta an till ert uppdrag.

Är till exempel ”alla medborgare” eller ”alla medarbetare” verkligen nödvändiga att kommunicera med för att utföra ert uppdrag?


Ingen information

Dialog:vad, varför och

hur

Dialog: vad och varför

Muntlig information och svar på frågor

Muntlig information via

möten, telefon…Tryckt info, intranätet, hemsidan,

e-post

Ingen effekt, rykten, spekulation

Effekt: Kännedom, förståelse, kunskap

Effekt:Engagemang, ägarskap. handling

Mycket lätt Lätt Svårt Mycket svårt


Workshopen genomförs• Nuläge: vilka aktörer har ni? Aktörerna prioriteras

och betygssätts. 3-5 granskas noga: hur kommunicerar ni med dem och vad vill ni?

• Analys: Varför kommunicerar ni på det sättet ni gör? Vad funkar och vad funkar inte?

• Förslag till förbättring: Hur kan ni göra annorlunda? Vad kan ni förändra direkt och vad är mer komplicerat? Vem ansvarar för vad?

• Hur ser ert önskade kommunikationssystem ut?


Heureka• Kunskapen om vad medveten och effektivt använd kommunikation

kan ge för effekter – bidrar till målen• Gott kommunikationsarbete utgår aldrig ifrån en kanal, utan från

önskad effekt.• Den smärtsamma insikten att skickad information inte garanterar

mottagen eller förstådd information • Kommunikationsansvaret ligger inte hos mottagaren, utan hos

avsändaren• Bättre ett mejl i rättan tid, än tio vid fel tillfälle.• Man förändrar inte beteenden via kanalen mejl


Kommunikatörseffekter

• Synen på vad en kommunikatör kan bidra med förändras.

• Genom att samla alla viktiga deltagare i ett rum snabbar man upp nödvändiga processer

• Blir tydligt att det inte är kommunikatören som ansvarar för att saker kommuniceras

• Nödvändiga med ibland obehagliga frågor kan diskuteras under den mer harmlösa kommunikationsrubriken


Förändringskommunikationens fyra faser


Vilka är vinnare, förlorare, skeptiker och ambassadörer?


Förändringskurvan


I fas?


Lycka till!

• Annika Mattsson

• Lena Alexanderson

• Jeanette Karlström

• Regionkansliet, Västra Götalandsregionen

Documents

Kommunikativa workshop – tips på sätt att stötta chefer och ledare Karlstad 2013-08-29