Kvalita administrativních procesů

TQM

• Podniková strategie• Přínos kvality procesů• Systém a důsledné uplatňování• Odpovědnost zaměstnanců• Modelování procesů• Nulové chyby• Neustálé zlepšování• Příprava zam. na nové metody práce

Modelování

• Experiment by narušil strukturu a chování systému

• Náklady na experiment by byly vysoké

• Při provádění experimentu dochází k časovému zpoždění

• Změny vyžadují přípravu

Projekt zlepšování procesu

DMAIC

DMAIC

• Define –stanovení cíle, rozsahu, přínosů

• Measure – upřesnění kvantifikace, priority

• Analyze – označit příčiny problému

• Improve – návrh řešení problému

• Control – zda došlo k pozitivní změně

Projekt nového procesu

DMADV

• Define

• Measure

• Analyze

• Design

• Verify

PDCA

• Plan

• Do

• Check

• Act

• Analýza elementárních procesů

• Specifikace klíčových procesů

• Specifikace podpůrných procesů

Podpůrné procesy

• Věcné– Odrážejí nějakou činnost– Jsou provázeny produktem

• Časované– Proces má výrazná časová ohraničení

Příklady

• Příprava pracovní smlouvy

• Vyúčtování ZPC

• Příprava obchodní smlouvy

• Předání podkladů pro výpočet mezd

• Předání faktury k proplacení

Činnosti

FunkceIS

Příklad

• Příprava pracovní smlouvy– Návrh (personalista) - IS– Potvrzení (manažer)– Schválení a podpis (ředitel)– Předání zaměstnanci (personalista)– Založení PIS - IS

• Vytvoření globálního modelu procesů• Mapování činností• Modelování zdrojů• Určení detailů činností

– Vstupní a výstupní produkty– Podpůrné zdroje– Trvání činností

• Provedení analýzy a spuštění simulace

Modelování v organizaci

• Základní struktura organizace

• Administrativní procesy

• Členění administrativních procesů

• Vybraný proces

• Cíle jeho změny

• Obchodní proces – důvody změn

• Objednávání výrobků (služeb)

Model objednávání

• Přijetí objednávky

• Předání zakázkovému oddělení

• Informace o spotřebě materiálu, práce apod. (výrobní úsek)

• Kalkulace prodejní ceny (ekonomický úsek)

• Příprava faktury (ekonomický úsek)

• Předání faktury, kontrola platby (účtárna)

Časové návaznosti

• Doba trvání operací

• Uzlové- klíčové body

• Užití IS

Konstrukce optimálního průběhu

• K modelu je doplněna funkční gesce

• Grafické znázornění operací

• Návrh výstupních dokumentů

• Projednání modelu

• Písemné zpracování procesu s návazností na IS

• Monitoring procesu