Lcrit professionnel

PLAN:1. Dfinition2. Particularit de lcrit professionnel3. Pourquoi rdiger un crit professionnel?4. Les rgles de la rdaction crite5. Les rgles de la rdaction professionnel

- le style administratif- la ponctuation- lemploi de la majuscule

6. Types courants des crits professionnels- la lettre administrative - la note- la convocation - le bordereau- le compte rendu - le rapport- procs verbal

7. Comparaison entre CR, PV et rapport8. Exemples de quelques crits professionnels9. Sommaire des crits professionnels les plus courants10. rsum

Dfinition:Lcrit professionnel est tout document crit,

destin la communicationdinformations entre acteurs, partenaires dun systme de

production.

Il est dit professionnel puisquil est utilis en priorit dans le monde du travailou dans

lunivers de recherche sy rapportant, comme moyen de prsentation,de transmission dinformations, dlments de connaissance, destins souteniret favoriser les oprations de production

Lcrit professionnel sert de vecteur, pour soutenir une information destine:

la rsolution de problme, la ngociation, la suggestion au conseil larchivage, etc.

Particularit de lcrit professionnel

II faut seulement apparaitre les caractres spcifiques de l'administration qui sont l'origine des rgles particulires de la rdaction administrative.

Il faut bien savoir que ladministration agit dans un cadre rglementaire, toujours dans le respect de lintrt gnral.

Sa mission est de :- prendre des dcisions - donner des avis- dicter des rgles - rpondre a des demandes- informer - instruire des dossiers

Ces diverses attributions passent par l'utilisation de l'crit pour tous les agents. C'est pourquoi, il est indispensable de toujours avoir en mmoire 4 rgles:

- le respect de la hirarchie- la responsabilit engage- le principe d'objectivit- l'obligation d'efficacit

Pourquoi rdiger un crit professionnel?

Objectif :

Rdiger des crits professionnels en toute connaissance du cadre juridique, mthodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux raliser la raction et la transmission dinformations.

LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE Ne pas multiplier les objets

Faire un plan, pour aider choisir et hirarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au gnral, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au dtail :- l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier prcdent ou affaire concerne),- le dveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la rglementation,- la conclusion fait apparatre la dcision prise, la solution adopte ou une proposition nonce clairement.

Tenir compte du destinataireIl n'a pas forcment connaissance de l'affaire.

Reformuler la demande, dans le cas d'une rponse.Replacer les informations dans leur contexte.

Choisir les argumentsQuand vous crivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez dvelopper. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hirarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage.Vous viterez en gnral les termes trop techniques.

Respecter les rgles de lisibilit:- bannir le jargon de spcialiste et les mots savants,- donner la signification d'un sigle ds la premire utilisation,- faire des phrases courtes et dvelopper une ide par phrase,- allger les phrases en rduisant le nombre des subordonnes,- veiller l'quilibre des paragraphes,- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller le faire apparatre clairement (pagination, .../...).

Aller l'essentielDans un crit professionnel, l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on aille rapidement l'essentiel.

Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observs ou qu'ils vous ont t rapports. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.

Limiter la redondanceLa rptition des informations peut parfois tre utile et dlibre. La plupart du temps, elle est involontaire et dnote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les rptitions ou les redondances.

Les rgles de la rdaction professionnelle

LE STYLE ADMINISTRATIF

tre courtoisvitez tout jugement de valeur.

tre objectifLes ractions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels.Le signataire (qui peut tre diffrent du rdacteur) incarne l'tat ; il agit, par consquent, dans le cadre des lois et rglements. Tout ce qui est crit doit pouvoir tre vrifi, notamment grce aux rfrences faites aux textes officiels.

tre clairL'administration ayant pour rle de prparer ou de prendre des dcisions, il faut que l'action soit exprime avec clart pour tre comprise de son destinataire.Recherchez l'emploi de mots simples.Chaque phrase doit tre utile, donc apporter une information nouvelle.

tre logiqueL'crit doit tre construit comme une dmonstration.

tre responsable Le rdacteur doit employer le "je", qui marque la responsabilit

assume.

LA PONCTUATION

Les rgles de la ponctuation doivent tre scrupuleusement respectes comme celles de l'orthographe.

Le point (.)Il marque la fin d'une phrase, c'est--dire l'achvement du dveloppement d'une ide.

Le point-virgule (;)Il spare et relie les parties d'une "phrase compose", la suite d'une proposition ayant un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau).

La virgule (,)Elle spare des lments semblables (numrations) ou dissemblables (termes en apposition, propositions incises).Elle s'utilise galement devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or... mais ne figure pas, en gnral, devant et et ou.

Les deux points (:)Ils annoncent une explication, une numration et soulignent un rapport souvent de cause ou de consquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une citation. Ils sont alors suivis de guillemets.

Le point d'interrogation (?)Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation.

L'administration ignore dans la correspondance les points d'interrogation (principe de la neutralit). Elle est, en effet, cense rpondre aux questions et n'avoir pas les poser. Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement en utilisant des priphrases telles que : La question se pose de savoir si....

N.B. Le point d'interrogation n'est pas ncessaire aprs une interrogation indirecte.

Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

Le point d'exclamation (!)Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

Les points de suspension (...)Par trois, ils marquent que le message est inachev ou interrompu, que la phrase pourrait se poursuivre.

On ne peut employer etc.+ trois points de suspension. Il faut choisir : soit etc., soit ....

Les parenthses ()Elles isolent une explication ou une rflexion, une rfrence, une digression du texte principal.

L'EMPLOI DE LA MAJUSCULE

Il y a lieu d'utiliser une majuscule : aprs les points d'interrogation, d'exclamation, de suspension s'ils

marquent la fin d'une phrase.Mais si l'interrogation ou l'exclamation ne finit pas la phrase, ces signes de ponctuation sont considrs comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis d'une minuscule.

Attention : pas de majuscule aprs deux-points (:). au dbut d'un courrier, aprs la formule d'appel :Ex : Monsieur le Proviseur,Je vous prie de bien vouloir pour les sigles et acronymes, en gnral. Mais ils peuvent s'crire en

minuscules (sauf la lettre initiale). Il est devenu trs courant de les crire sans espace ni point entre les lettres.Ex :URSSAF ou Urssaf, CEDEX ou Cdex, mais plutt : BMCE, BMCI, CNSS

Prennent une majuscule : les noms de lieu : villes, rgions, cours d'eau, mers, montagnes,

monuments...Ex : Le Mont-Blanc, le Bas-Rhin, le lac Majeur, les Pays-Bas...

les noms de personne, noms de famille et les prnoms. les noms de journaux - ex : le Monde. les substantifs drivs de lieux pour en dsigner les habitants - ex : les

Franais.Mais l'adjectif driv d'un nom de lieu prend une minuscule - ex : le peuple franais.

L'tat, le Snat, la Facult... prennent une majuscule quand ils dsignent l'institution, la personne morale.

Les noms d'organismes officiels, d'associations, de socits, ont une majuscule au premier mot.

Ex : le Conseil suprieur de la langue franaise, le Conseil des ministres.

La majuscule peut tre utilise en tant que signe de considration

Quand on s'adresse directement une personne par crit, on met gnralement une majuscule.

Ex : Madame, Monsieur... (formule d'appel, formule de politesse, adresse). On la met assez souvent aux noms de dignits, titres et fonctions.Ex : Monsieur le Prsident, Monsieur le Prfet...N.B. On met une majuscule l'adjectif dans Premier ministre en signe de

considration. Certains titres honorifiques ont toujours la majuscule.Ex : sa Majest, son Excellence... Les noms de ftes prennent une majusculeEx : Pques, Pentecte, le jour de l'An... Les jours de la semaine et les mois prennent une minuscule.Ex : jeudi 15 janvier

D'une manire gnrale, il convient :

de limiter l'emploi des majuscules ; de les accentuer ; d'adopter une solution identique dans un mme

document.

Diffrents types des crits professionnels

La lettre administrative

la lettre administrative n'est jamais adresse directement un fonctionnaire subordonn, mais l'autorit responsable. Elle fait apparatre la marque de la voie hirarchique. Tout courrier une autorit suprieure doit tre transmis par l'intermdiaire de l'autorit hirarchique directe dont dpend l'auteur de la lettre.

Cette procdure a deux justifications :

elle informe les diffrents chelons de l'administration de ce qui se passe la base,

elle permet ces chelons intermdiaires de donner ventuellement un avis propre clairer l'autorit suprieure. Il n'est fait exception cette rgle que pour des circonstances graves ou urgentes ; dans ce cas, l'original de la lettre est transmis par la voie hirarchique et une copie du document est directement adresse au destinataire avec la mention :

"Copie transmise directement vu l'urgence".

Exemple dune lettre administrat-ve

LA NOTE

La note est un document interne destin :

un suprieur hirarchique ou un autre service pour rsumer un dossier ou faire le point sur une question,

un subordonn pour donner des indications (instructions) de travail.Elle peut galement accompagner un document pour l'expliquer.Elle comporte le timbre, lobjet, la rfrence, la suscription : "note lattention de" suivi du destinataire qualifi par son titre.Traitant d'une affaire courante, la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions. Elle se caractrise par sa brivet et sa concision.

Diffrents types de notes :

note de service : informer le personnel dune disposition officielle concernant lorganisation du service

note de transmission : pour accompagner un dossier, note explicative : donner au destinataire des prcisions en ajoutant

des explications un sujet dj trait, note imprative : constater des erreurs, des manquements, note de synthse : rdiger un document clair, prcis et cohrent

partir dinformations diverses, provenant de sources diffrentes, voire contradictoires ; elle permet de prendre des dcisions.

LA CONVOCATION

C'est un document destin convier une ou plusieurs personnes une runion. Il prend la forme d'une lettre administrative forme personnelle ou d'une note.Il comporte : lobjet de la runion, lordre du jour, la date et lheure, le lieu exact, lindication de la personne qui prsidera, les personnes invites. Il peut indiquer les travaux prparatoires excuter ou les documents apporter.On convoque de suprieur subordonn, sinon on invite.

LE BORDEREAU

Cet imprim est destin l'acheminement des pices d'un service administratif un autre, chaque fois que cette transmission n'implique pas de commentaires qui justifieraient la rdaction d'une lettre d'accompagnement.Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple).

Le recours au bordereau est surtout utile : lorsque la transmission comporte plusieurs pices, le double

du bordereau permet au service expditeur de conserver une trace des documents transmis,

dans le cas d'un envoi conjoint, d'viter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mme objet,

lorsque la pice transmise est un original, le double du bordereau permet de situer rapidement le dtenteur de la pice en question.

Exemple dun bordereau denvoi

LE COMPTE RENDU

Parfois appel improprement procs-verbal, il dcrit des faits couls. C'est un document qui restitue tout ou partie du contenu d'une runion ou d'une activit. Le compte rendu est la fois la mmoire individuelle et la mmoire du groupe. En cas de ncessit, on peut s'y rfrer pour vrifier ce qui s'est pass.

Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intgrale du contenu d'une runion ou d'un dbat. Ce peut tre par exemple le cas pour une confrence ou un discours.

Le compte rendu slectif, ou relev de conclusions, note les dcisions prises et rend compte des informations les plus importantes retenir. Cette slection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.

Exemple dun compte rendu de runion

Exemple dun compte rendu daccident

LE RAPPORT

C'est une des manires dont on rend compte une autorit responsable d'une question importante en lui proposant des solutions. C'est un document qui sert, partir de l'tude d'un problme ou de l'analyse d'une situation, donner un avis motiv, proposer une action.

Il se diffrencie de la note, qui expose toujours brivement des affaires courantes, comme du compte rendu et du procs-verbal, qui se bornent dcrire ce qui s'est pass. Le rapport s'appuie sur des faits, vnements ou actions dcrits pour dgager certaines informations qui permettront au rdacteur de donner un avis motiv et de conseiller une action.

C'est un document dmonstratif qui doit aider la prise de dcision. Il comporte gnralement un nombre de pages important. Le rapport requiert des qualits de synthse, de prcision et de clart.

Qualits requises:Le rapport doit reposer sur des faits prcis, des ides rationnelles et proposer des solutions recevables.Le rdacteur, relatant des faits ou des ides, doit s'efforcer de produire un document : objectif : en ne se fondant que sur des donnes vrifies et tenues pour exactes (on n'affirme rien qu'on ne puisse justifier), complet : en n'omettant aucun aspect de la question traite, synthtique : en examinant les diffrentes donnes de la question pour les prsenter sous la forme d'un ensemble cohrent.

Le rapporteur doit toujours viser l'efficacit, c'est--dire rdiger un document utile au destinataire.Dans la mesure du possible, il rpondra aux questions : qui ? quoi ? o ? quand ? comment ? Pour aboutir des propositions nettes et claires.Mme si le rapport implique gnralement une prise de position de la part du rdacteur, le destinataire doit pouvoir, sa lecture, se prononcer sans difficults sur une des solutions proposes.

LE PROCS-VERBAL

Comme le compte-rendu, le P. V. relate les dbats dune sance de travail de groupe.

Il enregistre le pass. Concis et prcis, le procs-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son rdacteur. Il enregistre un fait, un vnement dont la trace doit tre conserve dans l'intrt d'une communaut.

Le procs-verbal de runion

Il est tabli par un (ou des) participant(s) dsign comme secrtaire de sance . Il permet de garder une trace de ce qui s'est dit et peut servir de rfrence en cas de litige ultrieur. Mais, si le compte-rendu est gnralement utilis pour toutes les runions de groupes formels ou informels, le procs-verbal doit obligatoirement tre utilis pour relater les sances des instances ayant un pouvoir de dcision (ex: Conseil dadministration).

Il doit comporter un certain nombre d'lments comme : nom, date, lieu de runion, nom de la collectivit qui s'est runie, nom et qualit des participants, ordre du jour... Il mentionne toutes les questions soumises un vote, et le rsultat de ce vote (pour, contre, abstention).

Pour tre valide, le procs-verbal doit tre approuv par les participants, gnralement lors de la sance suivante.

Le procs-verbal de constatation

Il fait la description d'un fait ou d'un vnement qui pourrait tre ultrieurement contest. C'est sur la base de procs-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent tre intentes.

Documents officiels, les procs-verbaux doivent tre archivs chronologiquement par catgorie dans un dossier rserv cet effet.

Rsum

Lcrit professionnel doit donc tre de qualit pour atteindre ses buts, raliser ses

objectifset produire leffet escompt.

Quelle que soit sa nature, lcrit professionnel doit convaincre par la qualit de son contenuet de sa forme.

SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE

Le style administratif, Robert Catherine, ditions Albin Michel, 1988.

La correspondance administrative, acadmie d'Orlans, Tours, juin 1994.

La rdaction administrative livret 1, CDFA, MJENR.

La lettre administrative livret 2, CDFA, MJENR.

Guide pratique de la correspondance administrative, Pierre Verdier, ditions Berger-Levrault.

La lettre administrative, catgorie C, de F.Delval, La documentation franaise.

Note administrative, rsum de texte, Salon et Savignac, ditions Sirey, Collection Notions essentielles

Merci pour votre attention

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