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Lrsquoeacutecrit
professionnel
PLAN1 Deacutefinition2 Particulariteacute de lrsquoeacutecrit professionnel3 Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel4 Les regravegles de la reacutedaction eacutecrite5 Les regravegles de la reacutedaction professionnel
- le style administratif- la ponctuation- lrsquoemploi de la majuscule
6 Types courants des eacutecrits professionnels- la lettre administrative - la note- la convocation - le bordereau- le compte rendu - le rapport- procegraves verbal
7 Comparaison entre CR PV et rapport8 Exemples de quelques eacutecrits professionnels9 Sommaire des eacutecrits professionnels les plus courants10 reacutesumeacute
DeacutefinitionLrsquoeacutecrit professionnel est tout document eacutecrit
destineacute agrave la communication drsquoinformations entre acteurs partenaires drsquoun systegraveme de
production
Il est dit professionnel puisqursquoil est utiliseacute en prioriteacute dans le monde du travail ou dans
lrsquounivers de recherche srsquoy rapportant comme moyen de preacutesentation de transmission drsquoinformations drsquoeacuteleacutements de connaissance destineacutes agrave soutenir et favoriser les opeacuterations de production
Lrsquoeacutecrit professionnel sert de vecteur pour soutenir une information destineacutee
agrave la reacutesolution de problegravemeagrave la neacutegociationAgrave la suggestion au conseil agrave lrsquoarchivage etc
Particulariteacute de lrsquoeacutecrit professionnel
II faut seulement apparaitre les caractegraveres speacutecifiques de ladministration qui sont agrave lorigine des regravegles particuliegraveres de la reacutedaction administrative
Il faut bien savoir que lrsquoadministration agit dans un cadre reacuteglementaire toujours dans le respect de lrsquointeacuterecirct geacuteneacuteral
Sa mission est de - prendre des deacutecisions - donner des avis- eacutedicter des regravegles - reacutepondre a des demandes- informer - instruire des dossiers
Ces diverses attributions passent par lutilisation de leacutecrit pour tous les agents Cest pourquoi il est indispensable de toujours avoir en meacutemoire 4 regravegles
- le respect de la hieacuterarchie- la responsabiliteacute engageacutee- le principe dobjectiviteacute- lobligation defficaciteacute
Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel
Objectif
Reacutediger des eacutecrits professionnels en toute connaissance du cadre juridique meacutethodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux reacutealiser la reacuteaction et la transmission drsquoinformations
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
PLAN1 Deacutefinition2 Particulariteacute de lrsquoeacutecrit professionnel3 Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel4 Les regravegles de la reacutedaction eacutecrite5 Les regravegles de la reacutedaction professionnel
- le style administratif- la ponctuation- lrsquoemploi de la majuscule
6 Types courants des eacutecrits professionnels- la lettre administrative - la note- la convocation - le bordereau- le compte rendu - le rapport- procegraves verbal
7 Comparaison entre CR PV et rapport8 Exemples de quelques eacutecrits professionnels9 Sommaire des eacutecrits professionnels les plus courants10 reacutesumeacute
DeacutefinitionLrsquoeacutecrit professionnel est tout document eacutecrit
destineacute agrave la communication drsquoinformations entre acteurs partenaires drsquoun systegraveme de
production
Il est dit professionnel puisqursquoil est utiliseacute en prioriteacute dans le monde du travail ou dans
lrsquounivers de recherche srsquoy rapportant comme moyen de preacutesentation de transmission drsquoinformations drsquoeacuteleacutements de connaissance destineacutes agrave soutenir et favoriser les opeacuterations de production
Lrsquoeacutecrit professionnel sert de vecteur pour soutenir une information destineacutee
agrave la reacutesolution de problegravemeagrave la neacutegociationAgrave la suggestion au conseil agrave lrsquoarchivage etc
Particulariteacute de lrsquoeacutecrit professionnel
II faut seulement apparaitre les caractegraveres speacutecifiques de ladministration qui sont agrave lorigine des regravegles particuliegraveres de la reacutedaction administrative
Il faut bien savoir que lrsquoadministration agit dans un cadre reacuteglementaire toujours dans le respect de lrsquointeacuterecirct geacuteneacuteral
Sa mission est de - prendre des deacutecisions - donner des avis- eacutedicter des regravegles - reacutepondre a des demandes- informer - instruire des dossiers
Ces diverses attributions passent par lutilisation de leacutecrit pour tous les agents Cest pourquoi il est indispensable de toujours avoir en meacutemoire 4 regravegles
- le respect de la hieacuterarchie- la responsabiliteacute engageacutee- le principe dobjectiviteacute- lobligation defficaciteacute
Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel
Objectif
Reacutediger des eacutecrits professionnels en toute connaissance du cadre juridique meacutethodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux reacutealiser la reacuteaction et la transmission drsquoinformations
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
DeacutefinitionLrsquoeacutecrit professionnel est tout document eacutecrit
destineacute agrave la communication drsquoinformations entre acteurs partenaires drsquoun systegraveme de
production
Il est dit professionnel puisqursquoil est utiliseacute en prioriteacute dans le monde du travail ou dans
lrsquounivers de recherche srsquoy rapportant comme moyen de preacutesentation de transmission drsquoinformations drsquoeacuteleacutements de connaissance destineacutes agrave soutenir et favoriser les opeacuterations de production
Lrsquoeacutecrit professionnel sert de vecteur pour soutenir une information destineacutee
agrave la reacutesolution de problegravemeagrave la neacutegociationAgrave la suggestion au conseil agrave lrsquoarchivage etc
Particulariteacute de lrsquoeacutecrit professionnel
II faut seulement apparaitre les caractegraveres speacutecifiques de ladministration qui sont agrave lorigine des regravegles particuliegraveres de la reacutedaction administrative
Il faut bien savoir que lrsquoadministration agit dans un cadre reacuteglementaire toujours dans le respect de lrsquointeacuterecirct geacuteneacuteral
Sa mission est de - prendre des deacutecisions - donner des avis- eacutedicter des regravegles - reacutepondre a des demandes- informer - instruire des dossiers
Ces diverses attributions passent par lutilisation de leacutecrit pour tous les agents Cest pourquoi il est indispensable de toujours avoir en meacutemoire 4 regravegles
- le respect de la hieacuterarchie- la responsabiliteacute engageacutee- le principe dobjectiviteacute- lobligation defficaciteacute
Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel
Objectif
Reacutediger des eacutecrits professionnels en toute connaissance du cadre juridique meacutethodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux reacutealiser la reacuteaction et la transmission drsquoinformations
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Lrsquoeacutecrit professionnel sert de vecteur pour soutenir une information destineacutee
agrave la reacutesolution de problegravemeagrave la neacutegociationAgrave la suggestion au conseil agrave lrsquoarchivage etc
Particulariteacute de lrsquoeacutecrit professionnel
II faut seulement apparaitre les caractegraveres speacutecifiques de ladministration qui sont agrave lorigine des regravegles particuliegraveres de la reacutedaction administrative
Il faut bien savoir que lrsquoadministration agit dans un cadre reacuteglementaire toujours dans le respect de lrsquointeacuterecirct geacuteneacuteral
Sa mission est de - prendre des deacutecisions - donner des avis- eacutedicter des regravegles - reacutepondre a des demandes- informer - instruire des dossiers
Ces diverses attributions passent par lutilisation de leacutecrit pour tous les agents Cest pourquoi il est indispensable de toujours avoir en meacutemoire 4 regravegles
- le respect de la hieacuterarchie- la responsabiliteacute engageacutee- le principe dobjectiviteacute- lobligation defficaciteacute
Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel
Objectif
Reacutediger des eacutecrits professionnels en toute connaissance du cadre juridique meacutethodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux reacutealiser la reacuteaction et la transmission drsquoinformations
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Particulariteacute de lrsquoeacutecrit professionnel
II faut seulement apparaitre les caractegraveres speacutecifiques de ladministration qui sont agrave lorigine des regravegles particuliegraveres de la reacutedaction administrative
Il faut bien savoir que lrsquoadministration agit dans un cadre reacuteglementaire toujours dans le respect de lrsquointeacuterecirct geacuteneacuteral
Sa mission est de - prendre des deacutecisions - donner des avis- eacutedicter des regravegles - reacutepondre a des demandes- informer - instruire des dossiers
Ces diverses attributions passent par lutilisation de leacutecrit pour tous les agents Cest pourquoi il est indispensable de toujours avoir en meacutemoire 4 regravegles
- le respect de la hieacuterarchie- la responsabiliteacute engageacutee- le principe dobjectiviteacute- lobligation defficaciteacute
Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel
Objectif
Reacutediger des eacutecrits professionnels en toute connaissance du cadre juridique meacutethodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux reacutealiser la reacuteaction et la transmission drsquoinformations
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Ces diverses attributions passent par lutilisation de leacutecrit pour tous les agents Cest pourquoi il est indispensable de toujours avoir en meacutemoire 4 regravegles
- le respect de la hieacuterarchie- la responsabiliteacute engageacutee- le principe dobjectiviteacute- lobligation defficaciteacute
Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel
Objectif
Reacutediger des eacutecrits professionnels en toute connaissance du cadre juridique meacutethodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux reacutealiser la reacuteaction et la transmission drsquoinformations
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Pourquoi reacutediger un eacutecrit professionnel
Objectif
Reacutediger des eacutecrits professionnels en toute connaissance du cadre juridique meacutethodologique et institutionnel dans lequel ils sont produits permet de mieux reacutealiser la reacuteaction et la transmission drsquoinformations
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LES REGLES GENERALESDE LA COMMUNICATION ECRITE
Ne pas multiplier les objets
Faire un plan pour aider agrave choisir et hieacuterarchiser les informations ordre chronologique du particulier au geacuteneacuteral des faits aux opinions des observations au diagnostic de lessentiel au deacutetail - lintroduction rappelle lobjet de la correspondance (courrier preacuteceacutedent ou affaire concerneacutee)- le deacuteveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la reacuteglementation- la conclusion fait apparaicirctre la deacutecision prise la solution adopteacutee ou une proposition eacutenonceacutee clairement
Tenir compte du destinataireIl na pas forceacutement connaissance de laffaire
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Reformuler la demande dans le cas dune reacuteponseReplacer les informations dans leur contexte
Choisir les argumentsQuand vous eacutecrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations commencez par lister les arguments que vous allez deacutevelopper Cest un bon moyen de ne pas en oublier de pouvoir les situer dans la hieacuterarchie du plan pour vous apercevoir que certains dentre eux sont hors sujet ou peu valides
Choisir ses motsEn fonction de votre interlocuteur vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langageVous eacuteviterez en geacuteneacuteral les termes trop techniques
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Respecter les regravegles de lisibiliteacute- bannir le jargon de speacutecialiste et les mots savants- donner la signification dun sigle degraves la premiegravere utilisation- faire des phrases courtes et deacutevelopper une ideacutee par phrase- alleacuteger les phrases en reacuteduisant le nombre des subordonneacutees- veiller agrave leacutequilibre des paragraphes- si la correspondance comporte plusieurs pages veiller agrave le faire apparaicirctre clairement (pagination )
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Aller agrave lessentielDans un eacutecrit professionnel lobjectif viseacute est lefficaciteacute qui exige que lon aille rapidement agrave lessentiel
Citer les faitsCitez toujours les faits tels que vous les avez observeacutes ou quils vous ont eacuteteacute rapporteacutes Donnez des chiffres des dates des statistiques chaque fois que possible
Limiter la redondanceLa reacutepeacutetition des informations peut parfois ecirctre utile et deacutelibeacutereacutee La plupart du temps elle est involontaire et deacutenote un manque de rigueur En vous relisant supprimez les reacutepeacutetitions ou les redondances
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Les regravegles de la reacutedaction professionnelle
LE STYLE ADMINISTRATIF
Ecirctre courtoisEacutevitez tout jugement de valeur
Ecirctre objectifLes reacuteactions personnelles nont aucune place dans les documents officielsLe signataire (qui peut ecirctre diffeacuterent du reacutedacteur) incarne lEacutetat il agit par conseacutequent dans le cadre des lois et regraveglements Tout ce qui est eacutecrit doit pouvoir ecirctre veacuterifieacute notamment gracircce aux reacutefeacuterences faites aux textes officiels
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Ecirctre clairLadministration ayant pour rocircle de preacuteparer ou de prendre des deacutecisions il faut que laction soit exprimeacutee avec clarteacute pour ecirctre comprise de son destinataireRecherchez lemploi de mots simplesChaque phrase doit ecirctre utile donc apporter une information nouvelle
Ecirctre logiqueLeacutecrit doit ecirctre construit comme une deacutemonstration
Ecirctre responsable Le reacutedacteur doit employer le je qui marque la responsabiliteacute
assumeacutee
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LA PONCTUATION
Les regravegles de la ponctuation doivent ecirctre scrupuleusement respecteacutees comme celles de lorthographe
Le point ()Il marque la fin dune phrase cest-agrave-dire lachegravevement du deacuteveloppement dune ideacutee
Le point-virgule ()Il seacutepare et relie les parties dune phrase composeacutee agrave la suite dune proposition ayant un sens complet mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un fait nouveau)
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
La virgule ()
Elle seacutepare des eacuteleacutements semblables (eacutenumeacuterations) ou dissemblables (termes en apposition propositions incises)
Elle sutilise eacutegalement devant les conjonctions de coordination car mais donc or mais ne figure pas en geacuteneacuteral devant laquoetraquo et laquoouraquo
Les deux points ()
Ils annoncent une explication une eacutenumeacuteration et soulignent un rapport souvent de cause ou de conseacutequence Ils semploient parfois pour introduire un discours direct une citation Ils sont alors suivis de guillemets
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Le point dinterrogation ()Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une interrogation
1048618 Ladministration ignore dans la correspondance les points dinterrogation (principe de la neutraliteacute) Elle est en effet censeacutee reacutepondre aux questions et navoir pas agrave les poser Lorsquils interrogent les documents administratifs le font indirectement en utilisant des peacuteriphrases telles que laquoLa question se pose de savoir siraquo
NB Le point dinterrogation nest pas neacutecessaire apregraves une interrogation indirecte
Ex Je me demande sil ne vaut mieux pas trouver une autre solution
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Le point dexclamation ()
Il termine les phrases exclamatives et les interjections Les points de suspension ()
Par trois ils marquent que le message est inacheveacute ou interrompu que la phrase pourrait se poursuivre
1048618 On ne peut employer laquoetc+ trois points de suspensionraquo Il faut choisir soit laquoetcraquo soit laquoraquo
Les parenthegraveses ()
Elles isolent une explication ou une reacuteflexion une reacutefeacuterence une digression du texte principal
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LEMPLOI DE LA MAJUSCULE
Il y a lieu dutiliser une majuscule rArr apregraves les points dinterrogation dexclamation de suspension sils
marquent la fin dune phraseMais si linterrogation ou lexclamation ne finit pas la phrase ces signes de ponctuation sont consideacutereacutes comme une virgule ou un point-virgule et sont alors suivis dune minuscule
1048618 Attention pas de majuscule apregraves deux-points ()rArr au deacutebut dun courrier apregraves la formule dappel Ex Monsieur le ProviseurJe vous prie de bien vouloirhelliprArr pour les sigles et acronymes en geacuteneacuteral Mais ils peuvent seacutecrire en
minuscules (sauf la lettre initiale) Il est devenu tregraves courant de les eacutecrire sans espace ni point entre les lettresEx URSSAF ou Urssaf CEDEX ou Ceacutedex mais plutocirct BMCE BMCI CNSShellip
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Prennent une majuscule rArr les noms de lieu villes reacutegions cours deau mers montagnes
monumentsEx Le Mont-Blanc le Bas-Rhin le lac Majeur les Pays-Bas
rArr les noms de personne noms de famille et les preacutenomsrArr les noms de journaux - ex le MonderArr les substantifs deacuteriveacutes de lieux pour en deacutesigner les habitants - ex les
FranccedilaisMais ladjectif deacuteriveacute dun nom de lieu prend une minuscule - ex le peuple franccedilais
rArr LEacutetat le Seacutenat la Faculteacute prennent une majuscule quand ils deacutesignent linstitution la personne morale
rArr Les noms dorganismes officiels dassociations de socieacuteteacutes ont une majuscule au premier mot
Ex le Conseil supeacuterieur de la langue franccedilaise le Conseil des ministres
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
La majuscule peut ecirctre utiliseacutee en tant que signe de consideacuteration
rArr Quand on sadresse directement agrave une personne par eacutecrit on met geacuteneacuteralement une majuscule
Ex Madame Monsieur (formule dappel formule de politesse adresse)rArr On la met assez souvent aux noms de digniteacutes titres et fonctionsEx Monsieur le Preacutesident Monsieur le PreacutefetNB On met une majuscule agrave ladjectif dans Premier ministre en signe de
consideacuterationrArr Certains titres honorifiques ont toujours la majusculeEx sa Majesteacute son ExcellencerArr Les noms de fecirctes prennent une majusculeEx Pacircques Pentecocircte le jour de lAn1048618 Les jours de la semaine et les mois prennent une minusculeEx jeudi 15 janvier
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Dune maniegravere geacuteneacuterale il convient
1048618 de limiter lemploi des majuscules
1048618 de les accentuer
1048618 dadopter une solution identique dans un mecircme document
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Diffeacuterents types des eacutecrits professionnels
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
La lettre administrative
la lettre administrative nest jamais adresseacutee directement agrave un fonctionnaire subordonneacute mais agrave lautoriteacute responsable Elle fait apparaicirctre la marque de la voie hieacuterarchique Tout courrier agrave une autoriteacute supeacuterieure doit ecirctre transmis par lintermeacutediaire de lautoriteacute hieacuterarchique directe dont deacutepend lauteur de la lettre
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Cette proceacutedure a deux justifications
rArr elle informe les diffeacuterents eacutechelons de ladministration de ce qui se passe agrave la base
rArr elle permet agrave ces eacutechelons intermeacutediaires de donner eacuteventuellement un avis propre agrave eacuteclairer lautoriteacute supeacuterieure Il nest fait exception agrave cette regravegle que pour des circonstances graves ou urgentes dans ce cas loriginal de la lettre est transmis par la voie hieacuterarchique et une copie du document est directement adresseacutee au destinataire avec la mention
Copie transmise directement vu lurgence
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Exemple drsquoune lettre administrat-ve
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LA NOTE
La note est un document interne destineacute
rArr agrave un supeacuterieur hieacuterarchique ou agrave un autre service pour reacutesumer un dossier ou faire le point sur une question
rArr agrave un subordonneacute pour donner des indications (instructions) de travailElle peut eacutegalement accompagner un document pour lexpliquerElle comporte le timbre lrsquoobjet la reacutefeacuterence la suscription note agrave lrsquoattention dehellip suivi du destinataire qualifieacute par son titreTraitant dune affaire courante la note a pour but de clarifier une question ou de provoquer des instructions Elle se caracteacuterise par sa briegraveveteacute et sa concision
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Diffeacuterents types de notes
rArr note de service informer le personnel drsquoune disposition officielle concernant lrsquoorganisation du service
rArr note de transmission pour accompagner un dossierrArr note explicative donner au destinataire des preacutecisions en ajoutant
des explications agrave un sujet deacutejagrave traiteacuterArr note impeacuterative constater des erreurs des manquementsrArr note de synthegravese reacutediger un document clair preacutecis et coheacuterent agrave
partir drsquoinformations diverses provenant de sources diffeacuterentes voire contradictoires elle permet de prendre des deacutecisions
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LA CONVOCATION
Cest un document destineacute agrave convier une ou plusieurs personnes agrave une reacuteunion Il prend la forme dune lettre administrative agrave forme personnelle ou dune noteIl comporte lrsquoobjet de la reacuteunion lrsquoordre du jour la date et lrsquoheure le lieu exact lrsquoindication de la personne qui preacutesidera les personnes inviteacutees Il peut indiquer les travaux preacuteparatoires agrave exeacutecuter ou les documents agrave apporterOn convoque de supeacuterieur agrave subordonneacute sinon on invite
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LE BORDEREAU
Cet imprimeacute est destineacute agrave lacheminement des piegraveces dun service administratif agrave un autre chaque fois que cette transmission nimplique pas de commentaires qui justifieraient la reacutedaction dune lettre daccompagnement
Il reprend les mentions habituelles de la correspondance administrative et comporte un tableau en 3 colonnes (voir exemple)
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Le recours au bordereau est surtout utile
rArr lorsque la transmission comporte plusieurs piegraveces le double du bordereau permet au service expeacutediteur de conserver une trace des documents transmis
rArr dans le cas dun envoi conjoint deacuteviter les confusions en regroupant les documents ayant trait au mecircme objet
rArr lorsque la piegravece transmise est un original le double du bordereau permet de situer rapidement le deacutetenteur de la piegravece en question
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Exemple drsquoun bordereau drsquoenvoi
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LE COMPTE RENDU
Parfois appeleacute improprement laquoprocegraves-verbalraquo il deacutecrit des faits eacutecouleacutes Cest un document qui restitue tout ou partie du contenu dune reacuteunion ou dune activiteacute Le compte rendu est agrave la fois la meacutemoire individuelle et la meacutemoire du groupe En cas de neacutecessiteacute on peut sy reacutefeacuterer pour veacuterifier ce qui sest passeacute
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission inteacutegrale du contenu dune reacuteunion ou dun deacutebat Ce peut ecirctre par exemple le cas pour une confeacuterence ou un discours
Le compte rendu seacutelectif ou releveacute de conclusions note les deacutecisions prises et rend compte des informations les plus importantes agrave retenir Cette seacutelection se fait en fonction dun objectif et des besoins du destinataire
Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
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Exemple drsquoun compte rendu de reacuteunion
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Exemple drsquoun compte rendu drsquoaccident
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
LE RAPPORT
Cest une des maniegraveres dont on rend compte agrave une autoriteacute responsable dune question importante en lui proposant des solutions Cest un document qui sert agrave partir de leacutetude dun problegraveme ou de lanalyse dune situation agrave donner un avis motiveacute agrave proposer une action
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Il se diffeacuterencie de la note qui expose toujours briegravevement des affaires courantes comme du compte rendu et du procegraves-verbal qui se bornent agrave deacutecrire ce qui sest passeacute Le rapport sappuie sur des faits eacuteveacutenements ou actions deacutecrits pour deacutegager certaines informations qui permettront au reacutedacteur de donner un avis motiveacute et de conseiller une action
Cest un document deacutemonstratif qui doit aider agrave la prise de deacutecision Il comporte geacuteneacuteralement un nombre de pages important Le rapport requiert des qualiteacutes de synthegravese de preacutecision et de clarteacute
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Qualiteacutes requisesLe rapport doit reposer sur des faits preacutecis des ideacutees rationnelles et proposer des solutions recevablesLe reacutedacteur relatant des faits ou des ideacutees doit sefforcer de produire un document rArr objectif en ne se fondant que sur des donneacutees veacuterifieacutees et tenues pour exactes (on naffirme rien quon ne puisse justifier)rArr complet en nomettant aucun aspect de la question traiteacuteerArr syntheacutetique en examinant les diffeacuterentes donneacutees de la question pour les preacutesenter sous la forme dun ensemble coheacuterent
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Le rapporteur doit toujours viser agrave lefficaciteacute cest-agrave-dire reacutediger un document utile au destinataire
Dans la mesure du possible il reacutepondra aux questions qui quoi ougrave quand comment Pour aboutir agrave des propositions nettes et claires
Mecircme si le rapport implique geacuteneacuteralement une prise de position de la part du reacutedacteur le destinataire doit pouvoir agrave sa lecture se prononcer sans difficulteacutes sur une des solutions proposeacutees
LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
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LE PROCEgraveS-VERBAL
Comme le compte-rendu le P V relate les deacutebats drsquoune seacuteance de travail de groupe
Il enregistre le passeacute Concis et preacutecis le procegraves-verbal ne comporte ni jugement ni point de vue de son reacutedacteur Il enregistre un fait un eacuteveacutenement dont la trace doit ecirctre conserveacutee dans linteacuterecirct dune communauteacute
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
Reacutesumeacute
Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
Merci pour votre attention
Le procegraves-verbal de reacuteunion
Il est eacutetabli par un (ou des) participant(s) deacutesigneacute comme laquo secreacutetaire de seacuteance raquo Il permet de garder une trace de ce qui sest dit et peut servir de reacutefeacuterence en cas de litige ulteacuterieur Mais si le compte-rendu est geacuteneacuteralement utiliseacute pour toutes les reacuteunions de groupes formels ou informels le procegraves-verbal doit obligatoirement ecirctre utiliseacute pour relater les seacuteances des instances ayant un pouvoir de deacutecision (ex Conseil drsquoadministration)
Il doit comporter un certain nombre deacuteleacutements comme nom date lieu de reacuteunion nom de la collectiviteacute qui sest reacuteunie nom et qualiteacute des participants ordre du jour Il mentionne toutes les questions soumises agrave un vote et le reacutesultat de ce vote (pour contre abstention)
Pour ecirctre valide le procegraves-verbal doit ecirctre approuveacute par les participants geacuteneacuteralement lors de la seacuteance suivante
Le procegraves-verbal de constatation
Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
Documents officiels les procegraves-verbaux doivent ecirctre archiveacutes chronologiquement par cateacutegorie dans un dossier reacuteserveacute agrave cet effet
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Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
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Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
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Il fait la description dun fait ou dun eacuteveacutenement qui pourrait ecirctre ulteacuterieurement contesteacute Cest sur la base de procegraves-verbaux de constatation que des actions en justice peuvent ecirctre intenteacutees
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Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
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Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
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La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
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Lrsquoeacutecrit professionnel doit donc ecirctre de qualiteacute pour atteindre ses buts reacutealiser ses
objectifs et produire lrsquoeffet escompteacute
Quelle que soit sa nature lrsquoeacutecrit professionnel doit convaincre par la qualiteacute de son contenu et de sa forme
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Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
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La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
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La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
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Le style administratif Robert Catherine Eacuteditions Albin Michel 1988
La correspondance administrative acadeacutemie dOrleacuteans Tours juin 1994
La reacutedaction administrative livret 1 CDFA MJENR
La lettre administrative livret 2 CDFA MJENR
Guide pratique de la correspondance administrative Pierre Verdier Eacuteditions Berger-Levrault
La lettre administrative cateacutegorie C de FDelval La documentation franccedilaise
Note administrative reacutesumeacute de texte Salon et Savignac Eacuteditions Sirey Collection laquoNotions essentiellesraquo
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