Management Workshop Bahasa

Result-Driven Manager Workshop November 2013

Agenda

Hari 1

Planning

Organizing

Hari 2

Actuating

Controlling

LATAR BELAKANG

Result-Driven Manager Workshop

Workshop ini akan membuat anda menjadi manajer RS yang lebih efektif.

Asumsi:

Paling tidak anda memiliki 3 tahun pengalaman kerja.

Anda belum pernah atau minim sekali terpapar dengan pelatihan manajemen.

Anda baru saja memegang peranan sebagai supervisor atau manajer.

Yang Anda butuhkan:

Tool manajemen praktis

Teori manajemen

Workshop ini fokus pada manajemen yang lebih bersifat operasional, bukan strategis.

Manajemen Operasional

Hari ke hari / jangka pendek

Level perorangan atau per bagian

Menyelesaikan tugas atau proyek

Memerhatikan detil langkah kerja

Untuk supervisor dan manajer pemula

Manajemen Strategi

Jangka menengah - panjang

Level organisasi

Memberikan pengarahan organisasi

Memerhatikan hal-hal yang luas

Untuk direktur dan manajer senior

Pelaksanaan sebaiknya mengikuti dan mencerminkan strategi rumah sakit

Dasar workshop ini adalah POAC

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Planning Membuat rencana kerja detil untuk menyelesaikan tugas.

Organizing Mengalokasikan sumber daya yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan tugas.

Actuating Memengaruhi dan mengarahkan orang-orang untuk dapat mengerjakan tiap detil rencana kerja sesuai dengan sumber daya yang dialokasikan.

Controlling Mengukur pencapaian saat ini berbanding target dan memperbaiki penyimpangan.

POAC adalah suatu siklus, bukan proses. Anda perlu memeriksa setiap komponen secara berkelanjutan.

Saat ini, Anda mungkin telah menerapkan POAC dalam pekerjaan. Kami akan menunjukkan cara memaksimalkan efektifitasnya.

POAC adalah fungsi dasar manajerial

Kami berikan anda tools untuk implementasi dan memaksimalkan efektifitas POAC.

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Planning

Konsep SMART

xMind (program mindmapping)

OpenProj (program manajemen proyek)

Organizing

OpenProj

Actuating

Teknik berkomunikasi

Koordinasi atau rapat

Teknik memotivasi

Test kepribadian Myer Briggs

Controlling

Analisa akar masalah

Metode 6 Topi Pemikir

Sebagian besar waktu anda akan dihabiskan untuk mencoba mengaplikasikan manajemen tools.

Struktur workshop

Teori 20%

Demonstasi 30%

Praktek 50%

Pengenalan materi Penjelasan materi

Memperkenalkan skill Cara menggunakan skill

Mencoba skill melalui: Diskusi kelompok Penggunaan

template Role play Latihan lainnya

Yang akan dilakukan

PLANNING


Planning adalah dasar manajemen.

Elemen pertama dari POAC Proses Planning

1. Tetapkan tujuan dan lihat secara jernih apa yang ingin Anda capai.

2. Ubah tujuan tersebut menjadi tahapan besar atau langkah besar.

3. Detilkan langkah besar menjadi tugas-tugas kecil yang bisa dijalankan.

4. Tentukan waktu untuk menyelesaikan setiap langkah.

Menyiapkan makan malam

Menyelenggarakan Olimpide

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Merencanakan itu bisa sederhana, bisa pula kompleks

Langkah 1 Memiliki pandangan yang jelas akan tujuan dan hasil yang ingin dicapai.

Tujuan adalah hasil yang ingin Anda capai.

Tujuan berbeda dengan mimpi:

Mimpi adalah fantasi, sesuatu yg anda pikirikan/ impikan.

Tujuan adalah sesuatu yg anda tindaklanjuti dan ambil langkah untuk mencapainya.

Contoh:

Mimpi memiliki rumah sakit dan sekolah keperawatan di setiap provinsi.

Tujuan - menemukan tiga investor untuk menyediakan dana untuk pendirian rumah sakit pertama di akhir tahun.

Agar bisa dicapai, tujuan anda harus SMART.

Tool Manajemen Praktis

Specific S

Measurable M

Achievable A

Realistic R

Time-bound T

Tujuan: Menjadi presiden RI yang berikutnya. Apakah ini tujuan yang SMART?

Langkah 2 Pikirkan tahapan besar untuk berjalan dari tempat awal menuju tempat yg diinginkan.

Posisi Anda saat ini adalah titik awal perjalanan.

Tujuan SMART Anda adalah titik akhir dari perjalanan.

Langkah-langkah besar adalah hal-hal utama yang menghubungkan keduanya (start finish).

Gunakan pengalaman dan atau logika Anda untuk mengidentifikasi langkah besar tersebut.

Berpikirlah secara global. Jangan fokus pada hal-hal mendetil dalam tahap ini karena malah akan membingungkan.

Tujuan yang sederhana memiliki langkah-langkah besar yang lebih sedikit dari pada tujuan yang kompleks.

Lebih baik memiliki beberapa langkah daripada tidak sama sekali. Jika kemudian ada langkah yang terlewat, masih dapat disesuaikan.

Identifikasi dan susun tahapan besar/ kunci Anda dengan xMind!

Tool Manajemen Praktis Latihan:

Deskripsikan langkah-langkah besar mengecat ruangan.

Langkah 3 Pecah tahapan besar menjadi langkah-langkah kecil yg lebih detil dan lebih mudah dimanage.

Tahap kunci menandai pendekatan keseluruhan usaha Anda.

Perlu anda perdetil untuk dapat menyelesaikan setiap tahapan dengan sukses.

Tahapan detil itu kita sebut dgn tindakan2, langkah2, atau tugas 2 (dapat digunakan bergantian).

Gunakan penglaman dan atau logika untuk memecah tahapan kunci menjadi langkah detil.

Semakin banyak anda memecah 1 tahapan, semakin banyak juga langkah yg anda hasilkan, maka semakin mudah untuk menyelesaikan tahapan tersebut.

1. Bentuk komite 2. Draft TOR 3. Review oleh komite 4. Koreksi atau penyesuaian 5. Kirim ke kontraktor

1. Review tender yang masuk 2. Pilih tiga terbaik. 3. Kirim pemberitahuan pada lainnya

1. Pastikan syarat dan ketentuan 2. Buat draft kontrak 3. Tandatangan kontrak

Gunakan xMind & OpenProj untuk menciptakan tugas detil untuk tiap langkah atau tahapan besar.


Awali dengan xMind Tool Manajemen Praktis Lengkapi dengan OpenProj

Latihan Gunakan xMind & OpenProj, bagi langkah-langkah besar menjadi tugas-tugas kecil

Langkah 4 Estimasikan total waktu penyelesaikan setiap tugas detil.

Estimasikan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas detil.

Gunakan pengalaman dan atau logika Anda untuk membuat estimasi.

Periksa total waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Jika total waktu ternyata terlalu lama, buatlah penyesuaian seperlunya.

Gunakan OpenProj, spesifikkan waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas.

Latihan Gunakan OpenProj, estimasi waktu tiap tugas kecil untuk mengecat ruangan

ORGANIZING


Organizing: memastikan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap langkah yang telah dibuat.

Elemen kedua dari POAC Tiga komponen untuk diperhatikan

Manusia

Alat

Anggaran Organizing didasarkan pada pekerjaan yang Anda rencanakan dalam elemen planning.

Jika rencana Anda sudah detil dan jelas, maka organizing akan menjadi lebih mudah.

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

SDM adalah software yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam rencana.

Yang harus Anda lakukan:

1. Identifikasi tugas dan wewenang SDM yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

2. Tentukan keahlian dan pengalaman dari SDM terpilih.

3. Tentukan berapa banyak SDM yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

4. Memastikan ketersediaan SDM tersebut dalam organisasi Anda.

5. Identifikasi cara untuk mendapatkan SDM dari luar bila organisasi Anda tidak memilikinya.

6. Tentukan SDM yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Tools adalah hardware yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dalam suatu rencana.

Yang harus Anda lakukan:

1. Mengidentifikasi perangkat keras yang diperlukan untuk setiap langkah, seperti: alat-alat, peralatan dan tempat.

2. Periksa ketersediaan perangkat keras tersebut dalam organisasi Anda.

3. Tentukan cara mendapatkan perangkat keras yang dibutuhkan, jika organisasi Anda tidak memilikinya.

4. Pertimbangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk mengoperasikan atau menggunakan perangkat keras tersebut.

Anggaran adalah total dana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam rencana.

Yang perlu Anda lakukan:

1. Tentukan ketersediaan dana untuk mewujudkan tujuan.

2. Perkirakan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah, seperti:

Mempekerjakan dan melatih staf

Pembelian peralatan

Pembayaran atas jasa tertentu

3. Hitung biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua langkah.

4. Bandingkan dengan biaya yang dialokasikan.

5. Membuat penyesuaian yang diperlukan.

Tips untuk mengatur tiga komponen sumber daya.

Delegasikan tiap tugas pada satu orang penanggungjawab

Pilih SDM yang tepat untuk tugas tersebut

Delegasikan tanggung jawab dan wewenang

Gunakan OpenProj untuk mengorganisir sumber daya Anda.

Latihan Alokasikan sumber daya yang Anda butuhkan untuk mengecat ruangan.

ACTUATING


Actuating adalah memengaruhi & mengarahkan SDM untuk menyelesaikan setiap langkah dalam rencana.

Elemen ketiga dari POAC

Actuating adalah implementasi dari rencana Anda.

Membutuhkan banyak interaksi dengan SDM Anda.

Komponen dari Actuating

Komunikasi

Supervisi

Motivasi

Mengarahkan

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Quiz komunikasi.

Pikirkan percakapan penting yang baru saja Anda lakukan:

1. Apakah saya membuat persiapan untuk percakapan tadi?

2. Apakah sebelumnya saya telah memikiran cara terbaik untuk mendekati rekan diskusi saya?

3. Apakah saya mencatat dan memerhatikan gaya komunikasi orang tersebut?

4. Apakah saya memerhatikan penuhtanpa mengobrol atau mengerjakan tugas lainnya?

5. Apakah niat saya tulus berdiskusi, bukan hanya membuktikan bahwa saya benar?

6. Apakah saya betul-betul menyimak tanpa interupsi, walaupun mungkin saya tidak setuju dengan apa yang dia katakan?

7. Jika saya meminta rekan diskusi saya untuk melakukan suatu tugas, apakah permintaan saya jelas dan konsisten?

8. Apakah saya menyimpulkan semua yang didengar terlebih dahulu sebelum mengungkapkan pandangan?

9. Apakah saya mem-follow up kembali untuk melihat apakah diskusi tadi berjalan dengan sukses?

10. Jika hasilnya tidak sesuai dengan harapan, apakah saya memikirkan bagaimana agar bisa lebih baik lagi di masa depan?

Komunikasi: interaksi aktif antara dua orang.

Pengirim Penerima

Terjadi perubahan peran selama proses komunikasi

Persiapan sangatlah penting untuk proses komunikasi yang baik.


1. Kenali dirimu Apa tujuannya?

Apa peran dan hubungannya?

Bagaimana perasaan dan sikap kita?

2. Kenali orang lain Ekspekstasi dari komunikasi

Pengetahuan dan kapasitas

Kosakata, minat, dan kepribadian

3. Sesuaikan cara komunikasimu Gunakan kosakata yang sesuai

Perhatikan dan sesuaikan dengan lawan bicara Anda

4. Berkomunikasi secara asertif Ekspresikan ide dan minat Anda

Berenergi dan tegas

Seimbang antara mengirim dan menerima

Latihan

Anda perlu donasi untuk acara Open Day yang direncanakan

Minta donasi pada Stephen.

Kita punya dua telinga dan satu mulut. Mendengarlah dua kali lebih banyak daripada bicara.

Untuk memberikan sesuatu pada org lain.

Contoh: hormat, perhatian, pertimbangan Memberi

Untuk menerima sesuatu dari orang lain.

Contoh: informasi atau arahan Menerima

Untuk menghasilkan sesuatu

Contoh: mengubah sikap atau menyelesaikan perselisihan Hasil

Anda perlu memiliki skill mendengar yg baik untuk dapat mencapai tujuan dari mendengar itu sendiri.

Listening block bisa menghalangi Anda mencapai tujuan dari mendengar.

Contoh listening block:

Langsung loncat pada suatu kesimpulan

Memikirkan solusi dengan tidak matang

Membuat penilaian pada seseorang

Stereotype

Memikirkan atau mengkhawatirkan kepentingan Anda

Menyaring yang Anda pikir penting untuk Anda.

Kategori listening block:

1. Evaluasi evaluasi yang tidak matang akan cara komunikasi org lain.

2. Atribut Persepsi yang terbatas atau melenceng terhadap orang lain.

3. Defensif Merasa terancam.

Banyak cara, bebaskan diri Anda dari listening block.


1. Tentukan, apakah mendengar menjadi prioritas Anda.

2. Buat komitmen untuk mendengarkan orang lain.

3. Identifikasi hasil yang ingin Anda capai dari mendengarkan orang lain.

4. Pahami sudut pandang orang lain.

5. Kembangkan sifat dan tindakan yang mendukung.

6. Selalu waspada terhadap listening block dan unblock listening anda

Latihan

Pikirkan situasi komunikasi yang jelek.

Apa yang menyebabkannya?

Jelaskan bagaimana cara menggunakan aktivitas mendengar untuk membuat situasi menjadi lebih baik.

Sebagai manajer, alokasikan sebagian besar waktu

Anda untuk mensupervisi staff Anda.

1. Memberi pengarahan terhadap rencana: Tujuan

Tahapan penting

2. Menjelaskan tanggung jawab: Tugas yang harus dikerjakan

Waktu untuk menyelesaikan

Hasil yang diharapkan

3. Melakukan progress meeting: Rapat informal harian

Rapat formal mingguan

4. Mengatasi hambatan: Waktu

Skill

Sumber daya

Komunikasi

Supervisi

Motivasi

Mengarahkan

Supervisi adalah mengamati dan mengarahkan pekerjaan dari staff Anda.

Gunakan notulen rapat untuk memeriksa progres dan menetapkan ekspektasi.

Tool Manajemen Praktis Latihan

Alokasikan satu tugas dari rencana Open Day kepada staf atau rekan kerja Anda

Supervisor membuat notulen rapat

Rekan kerja memberikan saran perbaikan pada supervisor

Tips menjadi supervisor yang baik.

Bersikap adil pada semuanya

Kenali rekan kerja atau staf Anda

Berikan arahan yang sederhana

Konfirmasi ulang pemahaman dari rekan kerja atau staf Anda

Berikan umpan balik secara teratur

Jangan mengambil alih tugas yang telah dialokasikan.

Jaga komunikasi terbuka

Berikan reward bagi yg berkinerja baik

Lindungi rekan kerja atau staf Anda.

Motivasi SDM Anda untuk mengembalikan semangat dan bergerak menuju tujuan!

Komunikasi

Supervisi

Motivasi

Mengarahkan

Motivasi adalah memicu minat atau antusiasme untuk melakukan sesuatu.

Kinerja staf yang termotivasi akan lebih baik dibandingkan staf yang tidak termotivasi.

Kinerja

Kepuasan

Keadilan

Motivasi intrinsik

Motivasi ekstrinsik

Nilai penghargaan

Usaha

Melakukan sesuatu untuk mendapatkan penghargaan.

Seseorang tetap akan melakukan suatu tugas walaupun dia tidak memiliki minat untuk itu karena mengejar reward.

Motivasi

ekstrinsik

Melakukan sesuatu karena memang menyenangkan.

Seseorang tetap akan melakukan tugas walaupun tanpa reward eksternal.

Motivasi

intrinsik

Mana yang lebih kuat, motivasi intrinsik atau ekstrinsik?

Sebagai manajer, mana yang harus Anda gunakan untuk memotivasi rekan atau staf Anda?

Ada banyak cara untuk memotivasi.


Dapatkan orang yang tepat.

Jadilah supervisor yngg baik.

Tunjukkan penghargaan melalui:

Karyawan terbaik

Sistem bonus

Mengetahui tombol semangat atau motivasi internal staf Anda.

Tekan tombol semangat mereka pada waktu yg tepat.

Pindahkan orang sesuai fungsi kerja yang tepat.

Latihan Ada rekan baru yang bergabung dalam

tim anda. Temukan apa yang memotivasinya.

Leading atau mengarahkan adalah memengaruhi sekelompok orang atau suatu organisasi.

Komunikasi

Supervisi

Motivasi

Mengarahkan

Ada berbagai macam gaya kepemimpinan

Contoh gaya kepemimpinan:

Autocratic

Democratic

Laissez-faire

Charismatic

Transformational

Task oriented

People oriented

Gaya kepemimpinan Anda amat dipengaruhi oleh kepribadian Anda

Ada satu gaya kepemimpinan yang cocok untuk tiap situasi

Kecocokan bergantung pada kebutuhan rumah sakit Anda

Kondisi ideal versus realitas Situasi ideal

Tentukan tujuan, sasaran dan strategi rumah sakit Anda

Mengidentifikasi gaya kepemimpinan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan

Pilih pemimpin dengan gaya kepemimpinan yang diperlukan

Gunakan POAC untuk mencapai tujuan dan sasaran

Situasi umumnya

Tentukan tujuan, sasaran dan strategi rumah sakit Anda

Mengidentifikasi gaya kepemimpinan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan

Gaya kepemimpinan dari pemimpin bukanlah gaya yang paling tepat

Pemimpin mengidentifikasi dan coba memperkecil leadership style gap

Gunakan POAC untuk mencapai tujuan dan sasaran

Kenali gaya kepemimpinan Anda

Gunakan Myer Briggs Test untuk mengetahui gaya kepemimpinan Anda.

Myer Briggs membagi kepribadian orang dalam 16 kategori.

Ke-16 kepribadian membentuk 8 gaya kepemimpinan.

Q1: Apakah Anda memilih interaksi keluar atau pemikiran ke dalam?

Extraverted (E)

Bertindak dulu, berpikir atau refleksi belakangan

Merasa tidak nyaman jika terputus dengan dunia luar

Biasanya termotivasi oleh orang dan hal dari luar

Menyukai keragaman dan perubahan dalam suatu relasi

Introverted (I)

Berpikir atau refleksi dulu, baru bertindak

Secara teratur akan memerlukan waktu pribadi untuk me-recharge kembali

Pikirannya kadang terlalu aktif sehingga seakan terputus dengan dunia luar

Memilih bicara 4 mata

Q2: Apakah Anda memerhatikan secara detil atau lebih garis besarnya saja?

Sensing (S)

Memikirkan dan fokus pada peluang yang ada saat ini

Realistis dan membuat solusi praktis

Mengingat fakta dengan jelas dan detil dari kejadian yang lampau.

Menyukai informasi yang jelas dan konkret

Intuitive (N)

Memikirkan dan fokus pada peluang di masa depan

Imajinatif dan membuat peluang baru

Mengingat garis besar, konteks dan keterkaitannya

Suka hal-hal yang tidak jelas, data yang membingungkan

Q3: Apakah keputusan Anda lebih berdasarkan: fakta atau suka/tidak suka?

Thinking (T)

Dalam memutuskan, mencari fakta dan logika

Perhatian terhadap tugas dan pekerjaan yang harus dilakukan

Melakukan analisa yang objektif dan kritis

Melihat konflik sebagai hal yang alami dalam suatu relasi

Feeling (F)

Dalam memutuskan, menggunakan perasaan pribadi

Sensitif terhadap kebutuhan dan reaksi orang

Mencari konsensus dan pendapat umum

Melihat konflik sebagai sesuatu yang perlu dihindari

Q4: Apakah Anda memilih pendekatan terencana atau adaptasi dalam berurusan dengan orang lain?

Judging (J)

Merencanakan sebelum bertindak.

Fokus menyelesaikan satu tugas sebelum lanjut tugas berikutnya.

Bisa menyelesaikan jauh sebelum batas waktu.

Memilih hal yg rutin, target dan tanggal dalam hidup.

Perceiving (P)

Bertindak tanpa rencana

Fokus melakukan banyak hal pada waktu bersamaan.

Bekerja lebih baik setelah dekat batas waktu

Memilih fleksibilitas, kebebasan dan keragaman dalam hidup

Gaya Kepemimpinan Myer Briggs - 1

Leadership style Personality types

Description

Participative ESFJ/ENFJ People-oriented, motivator, membangun hubungan pribadi, menyenangkan, keahlian interpersonal, peduli pada orang lain

Ideological ISFP/INFP Value-driven, kecintaan pada hal penting, fokus pada tema utama, membela staffnya jika sesuai nilai2

Change oriented ENTP/ENFP Mencoba hal baru, prototipe, mengenalkan perubahan, mencari hasil yang tidak disangka, membuat peluang baru, eksperimental

Visionary INTJ/INFJ Mengembangkan visi jangka panjang, menghasilkan ide-ide radikal, meramalkan masa depan, mengantisipasi apa yang di luar pengetahuan saat ini

Lihat slide berikut untuk mengetahui gaya kepemimpinan lainnya

Gaya Kepemimpinan Myer Briggs - 2

Leadership style Personality types

Description

Action oriented ESTP/ESFP Mengambil tindakan, menciptakan hasil, memimpin dari depan, menetapkan contoh, melakukan apa yang diminta orang lain

Goal oriented ISTJ/ISFJ Mengamati, mendengarkan, mengklarifikasi tujuan, menetapkan ekspektasi yang realistis, membuat tujuan yang sebening kristal

Executive ESTJ/ENTJ Mengatur, membuat rencana, menetapkan target yang terukur, mengkoordinasikan pekerjaan berbagai pihak, mengelola sumber daya

Theorist ISTP/INTP Analisis, menggunakan model, menghasilkan penjelasan, membandingkan situasi lain, terlibat dalam perdebatan intelektual

Bandingkan gaya kepemimpinan Anda dengan tantangan yang dihadapi rumah sakit

Temukan gaya kepemimpinan Anda pada dua slide berikut

Jika tantangan rumah sakit Anda ada dalam kolom kapan digunakan, itu berarti gaya kepemimpinan Anda sudah cocok

Jika tantangan rumah sakit anda masuk dalam kolom kapan tidak digunakan, maka:

1. Identifikasi gaya kepemimpinan yang cocok dengan tantangan tersebut.

2. Cari perbedaan utama dari gaya kepemimpinan Anda dengan gaya kepemimpinan yang dibutuhkan

3. Pikirkan langkah-langkah konkret yang membantu Anda menjembatani antara kepemimpinan Anda dengan kepemimpinan yang dibutuhkan

4. Masukkan langkah-langkah tersebut ke dalam aktivitas rutin pekerjaan Anda

Dibutuhkan kedisplinan yang tinggi untuk menerapkan hal ini

Latihan diskusikan apa yang Anda bisa lakukan bila terdapat leadership style gap

Situasi yang tepat dan tidak tepat untuk setiap Gaya Kepemimpinan - 1

Gaya Kepemimpinan

Kapan Digunakan Kapan Tidak Digunakan

Participative Komitmen dari orang lain sangatlah krits atau situasi yang sensitif

Keputusan harus segera dipaksakan, sedang menghindari konflik

Ideological Organisasi telah kehilangan identitas atau melakukan terlalu banyak hal yg tdk penting

Ada masalah yang perlu diselesaikan dengan fleksibilitas dan tidak memihak

Change oriented

Organisasi jalan ditempat atau perlu tantangan terhadap kondisi status quo

Sudah terlalu banyak inisiatif diambil, diperlukan suatu stabilitas

Visionary Diperlukan perubahan radikal, perubahan adalah aktifitas jangka panjang

Ada banyak hambatan yang butuh penanganan segera, dalam jangka pendek organisasi mungkin tidak akan bertahan

Lihat slide selanjutnya untuk informasi dan gaya kepemimpinan berikutnya

Situasi yang tepat dan tidak tepat untuk setiap Gaya Kepemimpinan - 2

Gaya Kepemimpinan

Kapan Digunakan Kapan Tidak Digunakan

Action oriented

Kurangnya pencapaian membuat organisasi ter de-motivasi

Organisasi sudah sangat stabil, sukses saat ini mungkin akan mengalami kemunduran di masa depan

Goal oriented Arahan tidak jelas dan ekspektasi belum dijabarkan

Sudah terlalu banyak tujuan atau terlalu banyak informasi

Executive Tidak adanya koordinasi atau tidak ada ukuran keberhasilan

Sudah terlalu banyak proses yang baku sehingga menjadi tidak kreatif

Theorist Situasinya kompleks atau digerakkan semata oleh solusi teknis

Perasaan sangat dominan, atau organisasi hanya berputar putar pada satu argumen

CONTROLLING


Controlling adalah mengukur realisasi dengan rencana atau standard yang ada dan melakukan perbaikan.

Elemen keempat dari POAC

Planning

Organizing

Actuating

Controlling

Komponen controlling

Pelaporan

Tindakan perbaikan

Pelaporan adalah menyampaikan pada atasan terkait perkembangan proyek atau tugas.

Gantt chart (OpenProj)

Pencapaian besar (minutes of meeting)

Masalah-masalah utama (minutes of meeting)

Komentar (keterangan tambahan Anda)

Executive summary

Ringkasan laporan (OpenProj)

Lihat slide selanjutnya untuk informasi tambahan OpenProj

Minutes of meeting

Berikan waktu untuk menunjukkan detil perkembangan

Rapat Mingguan

Konsultasikan dengan atasan Anda: format laporan yang paling sesuai.

OpenProj dapat menghasilkan ringkasan laporan untuk menunjukkan perkembangan proyek.

Lakukan pertemuan mingguan untuk meninjau perkembangan tugas yang diberikan.

Buatlah Minute of Meeting untuk mencatat hasil rapat.

Selalu update Percentage Complete di dalam OpenProj setiap selesai rapat

Sertakan Task Information Report1 dalam laporan bulanan yang diserahkan ke atasan Anda

1. Buka OpenProj, pilih Report: Task Information Columns: Summary.

Latihan Gunakan OpenProj, buatlah laporan perkembangan mengecat ruangan

Jika proyek tidak berjalan sesuai rencana, tindakan perbaikan dibutuhkan.


Cara menemukan akar masalah

Why?

Why?

Why? Why?

Why?

Latihan

1. Pikirkanlah masalah yang baru-baru ini Anda hadapi

2. Mitra Anda kemudian bertanya, Mengapa masalah itu terjadi?

3. Anda memikirkan jawaban dan menjelaskan kepada mitra Anda.

4. Mitra Anda mengulangi pertanyaannya sebanyak 4 kali

5. Renungkan jawaban akhir Anda dan putuskan: apakah teknik ini berhasil atau tidak?

Setelah mengetahui akar masalah, Anda dapat membuat solusi perbaikannya.

Manajer dapat menggunakan 6 Thinking Hats untuk penyelesaian masalah dalam suatu kelompok.

Fakta dan informasi

Informasi apa saja yang tersedia?

Informasi apa yang kita butuhkan?

White

Proses

Apa agenda kita?

Apa keputusan kita? Blue

Kreativitas

Apa saja alternatifnya?

Bagaimana caranya agar lebih baik?

Green

Perasaan

Perasaan saya sekarang

Apa yang intuisi saya katakan? Red

Manfaatnya

Apa saja manfaatnya?

Apa yang membuat suatu ide menarik?

Yellow

Perhatian

Apa yang bisa menjadi masalah?

Seperti apa tingkat kesulitannya? Black

Dikembangkan oleh Dr. Edward De Bono in 1985. Alat pengambilan keputusan kelompok yang cepat, cerdas dan efisien.

Manajer dapat menggunakan 6 Thinking Hats untuk penyelesaian masalah dalam suatu kelompok.


Semua menggunakan topi yang sama pada waktu yang sama

Semua harus terlibat, terlepas dari preferensi pribadinya

Tidak ada urutan yang pasti, saran kami: 1. Putih

2. Biru

3. Hijau

4. Merah

5. Kuning

6. Hitam

7. Biru (review hasil)

Lakukan terus sampai didapatkan hasil yang memuaskan.

Latihan

1. Buat kelompok, masing-masing terdiri dari 6 orang

2. Pilih fasilitator, pikirkan masalah di organisasi anda terkait pertanyaan di bawah

3. Gunakan 6 Thinking Hats untuk menyelesaikan masalah.

Bagaimana mengurangi pemborosan di rumah sakit Anda?

Documents

Management Workshop Bahasa