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Manual de LibreOffice Calc. ¿CÓMO EJECUTAR LibreOffice Calc? 2 Podemos ejecutar LibreOffice Calc de varias formas: 1.Pinchando en el icono LibreOffice

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Diapositiva 1

Manual de LibreOffice CalcCMO EJECUTAR LibreOffice Calc?2Podemos ejecutar LibreOffice Calc de varias formas:

Pinchando en el icono LibreOffice y en la pantalla que nos aparezca en

2. Pinchando en InicioTodos los ProgramasLibreOffice.org Hoja de clculo.3. En guadalinex en Aplicaciones Oficina Hoja de Clculo.

ENTORNO DE LibreOffice Calc3

CMO ABRIR UN DOCUMENTO YA CREADO CON LibreOffice Calc?4

Pincharemos en de la barra de herramientas (o bien en ArchivoAbrir), apareciendo la siguiente ventana donde le diremos dnde est el documento.

1. Para buscar la carpeta, inicialmente pincharemos aqu.3. Una vez encontrado y seleccionado el documento pincharemos en el botn Abrir.2. Cuando aparezca el documento deseado pincharemos un clic con el botn izquierdo sobre l para seleccionarlo.CMO GUARDAR UN DOCUMENTO EN LibreOffice Calc?5Tenemos dos opciones: Guardar y Guardar Como.

Guardar: Se utilizar cuando queramos guardar el documento en el MISMO LUGAR DONDE ESTABA Y CON EL MISMO NOMBRE QUE TIENE.

Para guardar pincharemos en Archivo Guardar o bien en el icono

El programa no nos preguntar nada, ya que no necesita ningn dato. nicamente guardar el documento.

Guardar Como: Se utiliza cuando: Queramos guardar el documento por PRIMERA VEZ. Queramos guardar un documento CON OTRO NOMBRE. O cuando queramos guardar el documento EN OTRO LUGAR.

CMO GUARDAR COMO EN LibreOffice Calc?61. Pincharemos con botn izquierdo del ratn en esta flechita para elegir la carpeta donde queremos guardar nuestro documento.2. Pincharemos aqu, con el botn izquierdo del ratn, para dar un Nombre a nuestro documento.3. Pincharemos aqu para guardar finalmente nuestro documento, en la carpeta elegida en el primer paso y con el nombre dado en el segundo paso.Para Guardar Como pincharemos en Archivo Guardar Como y nos mostrar una ventana parecida a la siguiente:CMO SELECCIONAR UNA O MS CELDAS?7

A) Para seleccionar una celda basta con pinchar con el botn izquierdo del ratn en ella. Al hacerlo vemos que queda resaltada y adems con fondo de diferente color se ver la columna y la fila de dicha celda.En este ejemplo de la izquierda vemos que se seleccion la celda B2 (Columna B y fila 2). As es como se nombra una celda.Adems en el cuadro de nombres aparecer el nombre de la celda.Cuadro de nombresB) Para seleccionar varias celdas contiguas: Pincharemos con el botn izquierdo del ratn en la primera celda de las que queremos seleccionar y arrastrando (manteniendo pulsado el ratn) lograremos seleccionar el rango de celdas deseado. Ver un ejemplo en la figura de la derecha.

C) Para seleccionar varias celdas NO contiguas: Manteniendo pulsada la tecla Control (Ctrl) iremos pinchando en cada una de las celdas que componen el rango que queremos seleccionar. Ver un ejemplo en la figura de la derecha.CMO INSERTAR, ELIMINAR O EDITAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA?8En una celda se puede insertar texto, nmeros, fechas, imgenes, Frmulas, etc.Para INSERTAR datos o frmulas en una celda tenemos dos opciones:Pinchando en la celda deseada y luego escribiendo.Pinchando un clic con el botn izquierdo en la Barra de Frmulas y luego escribiendo.

Barra de FrmulasCelda A1 seleccionada Ejemplo: Escribir hola en la celda A1.2. Para ELIMINAR el contenido de una o ms celdas, las seleccionaremos y pulsaremos la tecla de suprimir Supr de nuestro teclado.

3. Para EDITAR (CAMBIAR) el contenido de una celda tenemos dos formas:

Haciendo doble clic con el botn izquierdo del ratn sobre la celda a editar para situar el cursor y luego cambiaremos lo deseado.Haciendo un clic con el botn izquierdo del ratn sobre la barra de frmulas y cambiando lo deseado.

En este ejemplo hicimos doble clic en A1 para situar el cursor y aadir la palabra amigos.CMO COPIAR O MOVER EL CONTENIDO DE UNA O VARIAS CELDAS?9Para copiar o mover el contenido de una o varias celdas se utiliza el mismo procedimiento aprendido con OpenOffice Writer.

PROCEDIMIENTO PARA COPIAR Seleccionamos la celda o celdas a copiar y pinchamos en de la barra de herramientas (o bien en EditarCopiar) .Pinchamos con un clic del botn izquierdo en la primera celda donde queremos la copia y luego pincharemos en (o bien en EditarPegar).

Otra forma rpida de copiar el contenido de una o varias celdas a las celdas contiguas:

PROCEDIMIENTO PARA MOVERSeleccionamos la celda o celdas a copiar y pinchamos en de la barra de herramientas (o bien en EditarCortar) .Pinchamos con un clic del botn izquierdo en la primera celda donde queremos la copia y luego pincharemos en (o bien en EditarPegar).

Consiste en seleccionar la celda o celdas a copiar y luego mantenido pulsado el botn izquierdo del ratn en este punto y arrastrndolo a las celdas contiguas donde queremos hacer la copia. El resultado aparece en la figura de la derecha.CMO INSERTAR NUEVAS FILAS?10

Si en el ejemplo de la fig. 1 queremos insertar una nueva fila por encima de la fila 3, seleccionaremos cualquier celda de dicha fila y luego pincharemos en InsertarFila. El resultado se muestra en la fig. 2

fig. 1 fig. 2NOTA: Como se puede apreciar las filas se vuelven a reenumerar, ya que no pueden existir dos filas con el mismo nmero. CMO INSERTAR NUEVAS COLUMNAS?Si en el ejemplo de la fig. 1 queremos insertar una nueva columna entre las actuales columnas A y B, seleccionaremos cualquier celda de la columna B (debido a que las columnas se insertan a la izquierda de donde estemos situados) y luego pincharemos en InsertarColumna. El resultado se muestra a continuacin:

Al igual que antes se insertar una nueva columna y se renombrarn nuevamente (pues no puede existir dos columnas con la misma letra). Como se puede apreciar, ahora la columna B es la que aadimos.CMO ELIMNAR UNA FILA?11Si en el ejemplo de la fig. 3 queremos eliminar la fila 3, seleccionaremos dicha fila pinchando en el nmero que la identifica y luego EditarEliminar Celdas. El resultado se muestra en la fig. 4: fig. 3 fig. 4NOTA: Como se puede apreciar las filas se vuelven a reenumerar, ya que no pueden existir dos filas con el mismo nmero. CMO ELIMINAR UNA COLUMNA?Si en el ejemplo de la fig. 5 queremos eliminar la columna B, seleccionaremos dicha columna pinchando con el ratn en la letra que la identifica, y luego EditarEliminar Celdas. El resultado se muestra en la fig. 6:

fig. 5 fig. 6

CMO MODIFICAR EL TAMAO DE LAS CELDAS? 12

Veamos un ejemplo para entender mejor ste apartado.En la figura de izquierda se muestra una tabla donde en la celda B1 hemos escrito: LISTA DE LA COMPRA. Sin embargo no cabe en la B1, por lo que tendremos que hacer ms ancha TODA LA COLUMNA; ya que en una hoja de clculo no puede haber unas celdas ms anchas que otras.Para modificar el ancho una COLUMNA situaremos el ratn entre la letra asociada a la columna donde esta la celda y la siguiente columna, entonces aparecer el smbolo , entonces manteniendo pulsado el botn izquierdo arrastraremos hasta conseguir el ancho deseado.Para modificar el alto de una FILA situaremos el ratn entre la letra asociada a la fila donde esta la celda y la siguiente fila, entonces aparecer el smbolo , entonces manteniendo pulsado el botn izquierdo arrastraremos hasta conseguir el tamao deseado.CMO DAR O EDITAR EL FORMATO DE LAS CELDAS? (I)13

Cuando en una celda escribimos texto se alinea a la izquierda, y si escribimos un nmero se alinea a la derecha.Adems podremos decidir qu y cmo queremos que se represente la informacin en una celda o un rango de ellas. Para ello seleccionaremos la celda o celdas deseadas y luego pincharemos en FormatoCeldas entonces aparecer la ventana siguiente donde podremos elegir la Categora (Nmero, Porcentaje, Moneda, Fecha,) dependiendo de lo que queremos representar en la celda o celdas seleccionadas. Adems se podr elegir el Formato de dicha categora y otras opciones.CMO DAR O EDITAR EL FORMATO DE LAS CELDAS? (II)14

Desde la misma ventana de Formato de celdas, desde la pestaa Fuente, podremos cambiar: el tipo de fuente, tamao y estilo de letra.CMO DAR O EDITAR EL FORMATO DE LAS CELDAS? (III)15

Desde la pestaa Efectos de fuente de la ventana Formato de celdas, podremos cambiar el contenido de la celda o celdas seleccionadas segn: el color de fuente, subrayado, tachado, etc.CMO DAR O EDITAR EL FORMATO DE LAS CELDAS? (IV)16

Desde la pestaa Alineacin de la ventana Formato de celdas, podremos cambiar la orientacin del contenido de la celda o celdas seleccionadas.CMO DAR O EDITAR EL FORMATO DE LAS CELDAS? (V)17

Desde la pestaa Borde podremos cambiar el color, el grosor y el estilo del marco que podemos poner a la celda o celdas que previamente hayamos seleccionado.Desde la pestaa Fondo podremos cambiar el color de relleno de la celda o celdas que previamente seleccionemos.AUTOFORMATO EN LibreOffice Calc18LibreOffice Calc tambin nos ofrece un formato modelo por si queremos utilizarlo. Para ello pincharemos en FormatoFormateado automtico. Apareciendo la siguiente ventana donde, tras seleccionar las celdas de nuestra tabla podremos aplicarle cualquiera de los modelos ofrecidos en el lado izquierdo de esta ventana. Finalmente pincharemos en el botn Aceptar.

CMO CAMBIAR EL FORMATO DE LAS HOJAS?19Como pudimos comprobar cuando hablamos del Entorno de OpenOffice Calc est formado por varias hojas (por defecto tres: Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Ahora vamos a ver como cambiar el formato:

CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA.- Pincharemos en FormatoHojaCambiar Nombre. A continuacin escribiremos el nuevo nombre de la hoja y daremos a la tecla RETURN.

OCULTAR UNA HOJA.- FormatoHojaOcultar, entonces la hoja en la que estbamos desaparecer y nicamente volver a mostrarse si pinchamos en FormatoHojaMostrar. CMO INSERTAR UNA NUEVA HOJA?CMO ELIMINAR UNA NUEVA HOJA?Nos situamos en la hoja que queramos eliminar y pinchamos en EditarHojaBorrar. Nos situamos en la hoja al lado de la que queramos insertar la nueva hoja y pinchamos en InsertarHoja, entonces aparecer la figura de la izquierda en la que podremos darle nombre y decidir en qu lugar situarla.

CMO INSERTAR Y USAR LA FUNCIONES FORMULAS?20Cuando se introducen datos en una celda estos datos aparecen en la celda activa y en la Barra de Frmulas (como si fuera un espejo). Si embargo cuando insertamos una Frmula en una celda aparecer el resultado de la operacin y ser en la Barra de formulas donde podremos ver qu frmula se insert en dicha celda.

Una frmula se diferencia de un dato porque la primera siempre lleva como primer carcter de la celda un signo igual ("="), lo que siga a continuacin de ese signo, debe ser una expresin matemtica vlida, ya sea formada a partir de las operaciones bsicas (+,/,*) o de funciones.

A la izquierda de la barra de frmulas, cuando situamos el cursor dentro de sta, vemos que aparecen tres herramientas que comentamos a continuacin.Barra de FrmulasPermite validar la frmula introducida para mostrar el resultadoRestaura el contenido de la celda a su valor inicial.Activa el asistente de frmulas.

INSERCIN DE FRMULAS SENCILLAS (I)21

Ejemplo 1Esta sencilla frmula permite realizar la operacin de multiplicar entre las celdas B3 y C3. Como se puede apreciar en las Frmulas hacemos referencia al nombre de las celdas y no directamente a su contenido, ya que dicha frmula nos servir aunque cambiemos los datos de dichas celdas.Ejemplo 1Ejemplo 2Ejemplo 2En este caso pretendemos sumar el contenido de las celdas D3:D6. Procedimiento:1 seleccionamos dicho rango.2 nos situamos en la celda donde mostraremos el resultado.3 pinchamos en Autosuma

INSERCIN DE FRMULAS SENCILLAS (II)22

Veamos el ejemplo de la figura que aparece a continuacin, donde se propone introducir la frmula correspondiente en la celda B8. Hay que observar que en las frmulas se hace referencia a las celdas no a los datos que las contienen, as dicha frmula ser vlida aunque se cambien los datos de entrada.Sin saber cual es la funcin que suma en OpenOffice Calc se nos podra ocurrir la siguiente:

=B3+B4+B5+B6

Aunque esta expresin es vlida, no sera viable si se tratase de sumar muchas celdas.

Existen otras formas ms eficientes de introducir la operacin sumar:Pinchando en de la barra de herramientas, nos aparecer la ventana de la izquierda; mostrndonos las celdas que Calc supone que queremos sumar. Si estuviramos de acuerdo pulsaremos a INTRO. En caso contario podremos indicar las celdas a sumar seleccionndolas.

INSERCIN DE FRMULAS SENCILLAS (III)23

Tambin podemos dar nombre a un rango de celdas para facilitar la introduccin de frmulas. Veamos un ejemplo:En la figura de la izquierda se ha dado un nombre a un rango de celdas. Para ello, primero seleccionamos el rango de celdas (B3:B6 en nuestro caso) y tras darle nombre en el CUADRO DE NOMBRES (gas en nuestro caso) daremos a la tecla RETURN.Cuadro de nombres

Tras dar nombre a un rango de celdas podremos introducir la frmula deseada.En el ejemplo de la derecha se puede apreciar la frmula introducida en la celda B8 : =SUMA(gas)Donde gas es el nombre que dimos al rango: B3:B6FORMATO DE LAS FUNCIONES BSICAS. FUNCIONES MATEMTICAS24=SUMA(rango) Suma las celdas que escribamos entre parntesis. Ejemplo: =SUMA(A1:A6;B2;C3) sumara los contenidos de A1 hasta A6, B2 y C3=PRODUCTO(rango) Multiplica las celdas que escribamos entre parntesis. Ejemplo: =PRODUCTO(A1:A6;B2) multiplica los contenidos de A1 hasta A6, B2 y C3 =POTENCIA(nmero;exponencial) Calcula la potencia de un nmero. Ejemplo: =POTENCIA(2;3) Resultado= 8 (En lugar de nmeros haramos referencia a las celdas)Para RESTAR utilizaremos el smbolo . Ejemplo: A3-B3 Da el resultado de restar los contenidos A3 y B3.=COCIENTE(Numerador;Denominador) Devuelve el resultado de la parte entera de una divisin. Ejemplo: =COCIENTE(6;4) Devuelve como resultado: 1.=RAIZ(nmero) Devuelve la raz cuadrada de un nmero. Ejemplo: =RAIZ(4) Resultado: 2 =RESIDUO(Dividendo;Divisor) Devuelve el resto de la divisin. Ejemplo: =RESIDUO(6;4) Resultado: 2=ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero. Ejemplo: =ABS(-23) Resultado: 23 =CONTAR(rango) Cuenta los nmeros que hay en un rango de celdas.=CONTAR.BLACO(rango) Devuelve el nmero de las celdas vacas que hay en un rango.=PROMEDIO(rango) Devuelve la media aritmtica del rango. Ejemplo: =PROMEDIO(A1:A6) sumara los contenidos de A1 hasta A6 y el resultado lo divide entre 6.FORMATO DE LAS FUNCIONES BSICAS. FUNCIONES TEXTO25=ROMANO(nmero) Convierte un nmero en un nmero romano. Ejemplo: =ROMANO(12) Resultado: XII=MAYSC(TEXTO) Devuelve el texto convertido a letras maysculas.=MINSC(TEXTO) Devuelve el texto convertido a letras minsculas. =IGUAL(texto1;texto2) Compara si dos textos son idnticos. =LARGO(texto) Devuelve la longitud de un texto. =CONCATENAR(texto1;texto2;) Agrupa varios textos en uno solo.FORMATO DE LAS FUNCIONES BSICAS. FUNCIONES FECHA Y HORA26=AHORA() Determina la hora actual que tiene el ordenador. =HOY() Devuelve la fecha actual del ordenador.=DIAS(fecha1;fecha2) Calcula el nmero de das que hay entre dos fechas.=HORA() Devuelve la fecha actual del ordenador.=DOMINGOPASCUA(ao) Calcula la fecha del domingo de Pascua de un ao determinado.=ESAOBISIESTO(ao) Devuelve un 1 si el ao dado es bisiesto y 0 en caso contrario.=HORA() Devuelve la fecha actual del ordenador.=MESES(Fechainicial;Fechafinal) Calcula el nmero de meses que hay entre dos fechas.=SEMANAS(Fechainicial;Fechafinal) Calcula el nmero de semanas que hay entre dos fechas.=AOS(Fechainicial;Fechafinal) Calcula el nmero de aos que hay entre dos fechas.FORMATO DE LAS FUNCIONES BSICAS. FUNCIONES INFORMACIN27=ES.IMPAR_ADD(celda) Devuelve 1 si el nmero contenido en la celda es impar y 0 en caso contrario.=ESBLANCO(celda) Devuelve un 1 si la celda est vaca y 0 en caso contrario.=ESERROR(celda) Devuelve un 1 si la celda contiene un ERROR y 0 en caso contrario.=ESFRMULA(celda) Devuelve la 1 si la celda contiene una frmula y 0 en caso contrario.=DOMINGOPASCUA(ao) Calcula la fecha del domingo de Pascua de un ao determinado.=ESTEXTO(celda) Devuelve un 1 si el contenido de la celda es de tipo TEXTO y 0 en caso contrario.=ESNMERO(celda) Devuelve un 1 si el contenido de la celda es de tipo TEXTO y 0 en caso contrario. =ES.PAR_ADD(celda) Devuelve 1 si el nmero contenido en la celda es par y 0 en caso contrario.FORMATO DE LAS FUNCIONES BSICAS. FUNCIONES LGICAS=SI(condicin;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Devuelve lo que hayamos puesto en valor_si_verdadero en el caso de que la expresin colocada en condicin sera CIERTA y devuelve lo que pusimos en valor_si_falso en caso contrario.

Ejemplo: =SI(B1>34;CARO;BARATO) FORMATO DE LAS FUNCIONES BSICAS. FUNCIONES ESTADSTICAS28=MX(rango) Devuelve el valor MXIMO de un rango de celdas.=PROMEDIO(rango) Devuelve la la media aritmtica de un rango de nmeros.=DOMINGOPASCUA(ao) Calcula la fecha del domingo de Pascua de un ao determinado.=MEDIANA(rango) Calcula la mediana de un rango de nmeros.=MN(rango) Devuelve el valor MNIMO de un rango de celdas.=MXA(rango) Devuelve el valor MXIMO de un rango de celdas. El TEXTO se considera 0.=MNA(rango) Devuelve el valor MNIMO de un rango de celdas. El TEXTO se considera 0.ASISTENTE DE FRMULAS29

Tras pinchar en de la Barra de Frmulas, nos aparecer la siguiente ventana que nos ayudar a crear la funcin o frmula deseada.Aqu elegiremos el Tipo de funcin que necesitemos: matemticas, estadstica, texto, Fecha y hora, etc.Aqu se mostrar una lista de funciones que pertenece a la Categora elegidaAqu se ver el Formato de la funcin.Definicin de la funcin elegidaAqu se mostrar la frmula tal cual se introducir en la celda.CREAR UN GRFICO (I)30

Un grfico permite representar grficamente los datos existentes en una tabla que previamente habremos creado. Para entender mejor el proceso a seguir, vamos a utilizar un el ejemplo de la siguiente tabla creada con OpenOffice Calc:

CREAR UN GRFICO (II)31El PROCEDIMIENTO es el siguiente:

PASO 1.: Seleccionamos la Tabla completa (desde el encabezamiento) y pinchamos en de la barra de herramientas. (Ver como se seleccion en la diapositiva anterior).Nos aparecern dos ventanas, la de la figura 1 que corresponde al asistente de grficos y la figura 2 que nos muestra como va quedando el grfico de la tabla que queremos representar.

Figura 1. Muestra el asistente de grficos en su primer paso: Tipo de grfico, donde podremos elegir el grfico deseado y luego pincharemos en el botn Siguiente.Figura 2

CREAR UN GRFICO (III)32

PASO 2.: En este segundo paso del asistente de grficos podremos elegir el Rango de datos de la TABLA que queramos representar. Yo recomiendo que no se toque si hemos seleccionado correctamente la tabla en el PASO 1.Luego pincharemos en el botn de Siguiente.CREAR UN GRFICO (IV)33

PASO 3.: En este tercer paso del asistente de grficos elegiremos la Serie de Datos: es decir, los campos de la tabla que queremos representar grficamente. Luego pincharemos en Siguiente.Con estos botones podremos aadir o Eliminar Series a representar en el Grfico.Indica en qu celda est escrito el nombre de campo de la serie seleccionada.Indica el rango de celdas donde se encuentran los datos de la Serie seleccionadaAqu se indica el rango de celdas donde se encuentran las categoras (Filas) de la tabla a representar.CREAR UN GRFICO (V)34

En este ltimo paso de Asistente es donde daremos un Ttulo general a nuestro grfico, un nombre a cada eje de representacin y tambin podremos indicar dnde situar la Leyenda (las series o campos del encabezado de nuestra tabla).CREAR UN GRFICO (V)35

La figura que se ve a continuacin es el resultado de la creacin del grfico a travs de los pasos anteriormente descritos.Es muy probable que haya que modificar el tamao del mismo para que se vea correctamente, para ello procederemos como con cualquier imagen.CMO EDITAR UN GRFICO DE LibreOffice Calc? (I)36Si queremos cambiar un Grfico ya creado tendremos que seleccionarlo haciendo un clic con el botn derecho sobre l y luego eligiendo la opcin Editar.

Muestra u Oculta la Leyenda.Muestra u Oculta las lneas horizontales del Grfico.Permite cambiar el Tipo de Grfico representado.Tras elegir la parte del Grfico que queremos editar/cambiar pincharemos en Formato de seleccin para llevarlo a cabo a travs de la ventana que nos aparecer.CMO EDITAR UN GRFICO DE LibreOffice Calc? (II)37Tambin podemos editar un Grfico seleccionndolo con doble clic del botn izquierdo y luego pinchando con el botn derecho sobre dicho Grfico. Entonces nos aparece el men que se muestra en la figura donde podremos cambiar cualquier elemento del Grfico.