MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Dirección de Asuntos

Plantilla 1.3

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Dirección de Asuntos Administrativos

Guatemala, abril de 2022

Manual de Organización y Funciones de la Dirección de Asuntos Administrativos Página 2

Índice

Introducción _____________________________________________________________________ 3

Propósito del manual ______________________________________________________________ 3

Descripción de la dependencia _______________________________________________________ 3

Funciones de la dependencia ________________________________________________________ 4

Estructura interna de la dependencia _________________________________________________ 6

Subdirector de Servicios Generales: ___________________________________________________ 8

Departamento de Infraestructura y Mantenimiento____________________________________________ 9

Sección de Mantenimiento _______________________________________________________________11

Sección de Operaciones _________________________________________________________________13

Sección de Infraestructura _______________________________________________________________14

Subdirector de Seguridad __________________________________________________________ 15

Sección de Seguridad Ejecutiva____________________________________________________________16

Sección de Seguridad Operativa ___________________________________________________________17

Departamento Administrativo Financiero ___________________________________________________19

Sección de Tesorería ____________________________________________________________________20

Sección de Presupuesto _________________________________________________________________21

Sección de Contabilidad _________________________________________________________________22

Sección de Inventarios __________________________________________________________________23

Sección de Almacenes ___________________________________________________________________24

Departamento de Gestión de Adquisiciones _________________________________________________25

Sección de Normas y Programación de Adquisiciones _________________________________________26

Sección de Eventos de Adquisición _________________________________________________________27

Sección de Compras Directas _____________________________________________________________28


Introducción

El presente manual de organización y funciones de la Dirección de Asuntos Administrativos del Ministerio de

Finanzas Públicas, se elaboró considerando la importancia de informar y orientar al personal acerca de la

organización y funciones asignadas a esta dependencia y sus unidades organizativas, de acuerdo a la

normativa aplicable, y en cumplimiento a lo estipulado por las Normas Generales de Control Interno

Gubernamental y la Ley de Acceso a la Información Pública.

Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal

sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el

logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales

que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.

Propósito del manual

Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna

institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Asuntos Administrativos.

Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y otras partes

interesadas, que detalla la forma como está estructurada organizacionalmente la dependencia, las

interrelaciones y niveles jerárquicos, vías de comunicación, así como el ámbito de responsabilidad de cada

unidad organizativa interna de acuerdo al marco legal que define su razón de ser, competencia y funciones.

Descripción de la dependencia

MISIÓN

Es la dependencia responsable de administrar los procesos y servicios de mantenimiento,

infraestructura, vehículos, operaciones y seguridad del Ministerio; asimismo, gestionar las

adquisiciones, administrar el inventario y el almacén de las dependencias que le sean asignadas.

VISIÓN

Ser una Dirección eficiente y eficaz en la gestión de mantenimiento, operaciones, seguridad y

adquisiciones, optimizando los procesos y aplicando normas de calidad que contribuya al logro de los

resultados Institucionales.


MARCO LEGAL

a) Constitución Política de la República de Guatemala.

b) Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto 114-97 del Congreso de la República de Guatemala.

c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Gubernativo

número 112-2018.

d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas, Acuerdo Ministerial número

321-2018.

Funciones de la dependencia

1. Administrar los procesos de operaciones y mantenimiento preventivo y correctivo para la

conservación de las instalaciones del Ministerio.

2. Gestionar las adquisiciones de las dependencias del Ministerio que constituyen áreas de su

competencia, de acuerdo al plan anual de compras y contrataciones.

3. Administrar el inventario de los bienes de las dependencias del Ministerio que constituyen

áreas de su competencia.

4. Administrar el almacén de las dependencias del Ministerio que constituyen áreas de su

competencia.

5. Gestionar la ejecución del presupuesto de las dependencias del Ministerio que constituyen

áreas de su competencia.

6. Supervisar y garantizar el mantenimiento del sistema de transporte vertical del edificio.

7. Administrar las actividades de seguridad de funcionarios, empleados, usuarios y público en

general; así como, el resguardo y vigilancia de las instalaciones y bienes del Ministerio y áreas

circundantes.

8. Coordinar las actividades relacionadas con las telecomunicaciones y radiocomunicaciones y

otras formas de comunicación que se implementen en el Ministerio.


9. Supervisar el cumplimiento de normas y procedimientos que rigen la distribución y uso de las

áreas de estacionamiento propiedad del Ministerio, privilegiando el uso de medios

electrónicos de control.

10. Administrar el sistema de movilización de las autoridades del Despacho Ministerial y brindar

apoyo de transporte y entrega de documentos a las dependencias, cuando sea necesario.

11. Administrar el sistema de mantenimiento y operaciones de vehículos automotores del

Ministerio, incluyendo mecanismos de monitoreo.

12. Administrar las actividades relacionadas con la póliza de seguro de vehículos del Ministerio.

13. Desarrollar otras funciones que sean asignadas por la ley y el Despacho Ministerial, en el

ámbito de su competencia.


Estructura interna de la dependencia

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

Fuente:

a) Acuerdo Gubernativo 112-2018, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas

b) Acuerdo Ministerial 321-2018, Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


Organigrama de Puestos de la Dependencia

ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE LA DIRECCIÓN DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN

DEPARTAMENTOS

Dirección de Asuntos Administrativos

DT III (1) AP IV (1)

Subdirector Administrativo Financiero

ST III (1)AP II (1)

Subdirector de Servicios GeneralesST III (1)AP I (1)

Subdirector de SeguridadST III (1)TP I (1)

TEC. III (2)SE IV (1)TE III (1)

Departamento de Gestión de Adquisiciones

APE IV (1)PROF. I (3)

JT II (1)SE II (1)

Departamento Administrativo FinancieroAPE IV (1)PJ III (1)

PROF. III (2)AP III (3)SE IV (1)

Departamento de Infraestructura y Mantenimiento

APE IV (1)APE III (1)APE I (2)AP III (1)SE IV (1)SE II (1)

Sección de Mantenimiento

APE I (1)PROF. III (1)

JTP III (1)JT II (7)TEJ I (1)

TE III (18)TE II (1)

TO IV (31)

Sección de OperacionesAPE I (1)

PROF. I (1)TP III (2)


TO IV (49)TO III (7)

Sección de Infraestructura

APE I (1)AP I (2)JT II (4)


Sección de TesoreríaAPE II (1)AP III (1)

TEC. III (2)

Sección de PresupuestoAPE II (1)APE I (1)APJ (1)

AP IV (1)AP III (1)JT II (1)

TEC. III (1)

Sección de ContabilidadAPE II (1)

T INFO. I (1)TP I (2)

TEC. III (1)

Sección de InventariosAPE II (1)APJ (1)

AP IV (1)AP III (2)

TEC. III (2)

Sección de Normas y Programación de

AdquisicionesAPE II (1)

PROF. II (2)APJ (1)AP I (1)TP II (1)

Sección de Eventos de Adquisición

APE II (1)AP IV (1)

TEC. III (1)

Sección de Compras DirectasAPE II (1)

PROF. I (1)APJ (1)

AP IV (1)AP III (1)AP II (1)

Sección de Seguridad EjecutivaAP III (4)JT II (1)

TEC. III (1)TE III (10)

Sección de Seguridad Operativa

APJ (1)PROF. III (2)

JT II (2)TP III (1)

TEC. III (1)TE III (60)

Sección de AlmacenesAPE II (1)AP III (1)

T INFO. I (1)TP I (1)

SECCIONES

Nomenclatura:

DT III = Director Técnico III

ST III = Subdirector Técnico III

APE IV = Asesor Profesional Especializado IV

APE III = Asesor Profesional Especializado III

APE II = Asesor Profesional Especializado II

APE I = Asesor Profesional Especializado I

APJ = Asistente Profesional Jefe

T INFO. I = Técnico en Informática I

JTP III = Jefe Técnico Profesional III

PJ III = Profesional Jefe III

JT II= JEFE TÉCNICO II

PROF. III = Profesional III

PROF. II = Profesional II

PROF. I = Profesional I

AP IV = Asistente Profesional IV

AP III = Asistente Profesional III

AP II = Asistente Profesional II

AP I = Asistente Profesional I

T PROF. III = Técnico Profesional III

T PROF. II = Técnico Profesional II

T PROF. I = Técnico Profesional I

SE II = Secretario Ejecutivo II

SE IV = Secretario Ejecutivo IV

TO IV = Trabajador Operativo IV

TO III = Trabajador Operativo III

TEC. III = Técnico III

TE I = Trabajador Especializado I

TE II = Trabajador Especializado II

TE III = Trabajador Especializado III

TEJ II = Trabajador Especializado Jefe II

TEJ I=Trabajador Especializado Jefe I

Cantidad de Puestos: 239

Elaborado por: Dirección de Recursos Humanos


A cargo del Subdirector de Servicios Generales, las siguientes funciones:

1) Programar, planificar, facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de

operaciones, infraestructura y mantenimiento preventivo y correctivo para la conservación de las

instalaciones y vehículos del Ministerio.

2) Supervisar el sistema de transporte vertical del edificio.

3) Coordinar las actividades relacionadas con las telecomunicaciones, radiocomunicaciones y otras

formas de comunicación que se implementen el Ministerio.

4) Proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su

competencia.

5) Apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho.

6) Fomentar y promover la política institucional de gestión ambiental.


Departamento de Infraestructura y Mantenimiento

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de gestionar los servicios básicos y periféricos, de la infraestructura física e instalaciones al

servicio del Ministerio y los espacios de las dependencias, a través de la planificación, diseño y ejecución de

proyectos de remozamiento y remodelaciones dentro del edificio; así mismo apoyar y asistir en las actividades

que le sean asignadas por el Subdirector, Director o el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1) Planificar, programar supervisar monitorear y evaluar el mantenimiento preventivo y correctivo a las

instalaciones del Ministerio.

2) Planificar, programar y coordinar los trabajos de mantenimiento correctivo y preventivo del sistema

eléctrico, que incluyan los sistemas eléctricos considerados de emergencia; y sistemas considerados

periféricos (pararrayos y luces de navegación área).

3) Coordinar y supervisar el buen funcionamiento y mantenimiento preventivo correctivo del transporte

vertical del Edificio.

4) Coordinar el pre diseño y documentación (planos especificaciones técnicas y otros) para proyectos de

remodelación, remozamiento o reacondicionamiento de áreas de trabajo.

5) Planificar coordinar y ejecutar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo, limpieza,

conservación y ornato de las instalaciones del Ministerio.

6) Opinar con relación a las solicitudes de remodelación y reacondicionamiento, así como las

reparaciones a efectuar recomendando las clases de materiales e insumos a utilizar.

7) Diseñar, programar, supervisar, monitorear y evaluar remodelaciones, reacondicionamiento y

mejoramiento de áreas de trabajo.

8) Programar y elaborar proyectos de infraestructura de acuerdo a los requerimientos de las

dependencias del Ministerio.

9) Coordinar y supervisar los trabajos de la instalación de ductos y cableados para los sistemas: eléctrico,

telefonía, informática y otros.

10) Coordinar y supervisar los trabajos de las instalaciones hidráulicas y sanitarias del Ministerio.

11) Planificar, coordinar y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo de telefonía.


12) Apoyar y supervisar las actividades de atención a eventos de las distintas dependencias del

Ministerio.

13) Coordinar y supervisar los diagnósticos de los vehículos asignados al Ministerio.

14) Planificar y dar seguimiento a los proyectos y servicios incluidos en el Plan Operativo Anual y al Plan

Anual de Compras y Contrataciones.


Sección de Mantenimiento

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de planificar, organizar, coordinar, dirigir y evaluar las actividades de funcionamiento del

sistema eléctrico, sistema de trasporte vertical, sistema hidráulico y mantenimientos preventivos y correctivos

de la infraestructura física, equipos y sistemas periféricos de las instalaciones del Ministerio; así como la

limpieza general del edificio.

FUNCIONES:

1) Elaborar y ejecutar la planificación anual de la Sección de Mantenimiento.

2) Emitir dictámenes técnicos relacionados a su competencia, a solicitud de las dependencias.

3) Determinar y ejecutar las actividades necesarias para dar cobertura inmediata a los eventos fortuitos

que se presenten en las instalaciones y edificaciones de Ministerio de Finanzas Públicas.

4) Atender solicitudes de las dependencias del Ministerio, relacionadas a los servicios de mantenimiento.

5) Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades de limpieza general de las instalaciones,

servicios sanitarios y áreas anexas del edificio; que incluye lavado profundo, semilavado y pulido de

pisos.

6) Coordinar la ejecución de la limpieza profunda de pisos, mobiliario y equipo, puertas, ventanas,

marcos de aluminio y otros accesorios.

7) Coordinar la ejecución de las fumigaciones generales y refuerzos mensuales del edificio y áreas

anexas para control de plagas.

8) Coordinar el proceso de reciclaje de papel y proceso de extracción de desechos que genera el edificio

para su traslado al vertedero municipal.

9) Supervisar el funcionamiento diario del sistema de transporte vertical (elevadores y gradas eléctricas).

10) Programar y coordinar la realización de los mantenimientos preventivos y correctivos del sistema

eléctrico que incluye sistema de fuerza de iluminación, conexiones, subestación, plantas, y ductos

barra, luces de navegación aérea y protección de equipos (tierra física, luces estroboscópicas y

pararrayos).

11) Programar y coordinar la ejecución de los mantenimientos preventivos y correctivos del sistema

hidráulico que incluye revisión de fugas, reparación y cambio de grifos, contrallaves, válvulas, tuberías,

artefactos sanitarios, limpieza de drenajes pluviales y de aguas servidas, sistema de cloración y

distribución de agua potable, bombas centrifugas, bomba sumergible y cisternas.


12) Programar y coordinar la realización de los mantenimientos preventivos y correctivos de equipos

ubicados en instalaciones; tales como aires acondicionados, recarga de extintores y portones de

acceso a parqueos.

13) Programar y coordinar la realización de los servicios de mantenimientos preventivos y correctivos del

sistema de transporte vertical (elevadores y gradas eléctricas).

14) Coordinar y ejecutar los trabajos preventivos y correctivos de electricidad y plomería de las áreas

anexas del edificio (Jardín Infantil, Parqueo de FEGUA, Bodega de Corecha zona 6, Bodega zona 1

frente a Don Bosco y Taller Nacional de Grabados en Acero).

15) Coordinar y apoyar en traslados de mobiliario, equipo y material ferroso para la Bodega de Corecha

zona 6, Vertedero Municipal zona 3 y Centro Recreativo Financista CERF.


Sección de Operaciones

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de planificar, programar, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la flotilla de

vehículos y su mantenimiento correctivo y preventivo, el servicio de la red de telefonía, la mensajería interna y

externa, así como el servicio de café del Ministerio.

FUNCIONES:

1) Coordinar y supervisar la gestión de las actividades relacionadas con la póliza de seguro de la flota

vehicular del Ministerio.

2) Coordinar y supervisar el servicio de mensajería interna y externa de las dependencias asignadas.

3) Supervisar el estado físico y funcionamiento de las instalaciones de la planta telefónica.

4) Coordinar y supervisar el servicio de café para los empleados del Ministerio, así como eventos y

capacitaciones dentro de las instalaciones del Ministerio.

5) Coordinar la asignación de vehículo y piloto para comisiones de funcionarios y empleados del

Ministerio, dentro de la república de Guatemala.

6) Coordinar las inspecciones y dictámenes técnicos de toda la flota vehicular del Ministerio.

7) Coordinar la supervisión de las instalaciones del ducto y cableado para el sistema de telefonía.

8) Planificar y programar los servicios de mantenimiento correctivo y preventivo de los vehículos

asignados a la Dirección.

9) Elaborar y trasladar el programa anual de mantenimiento preventivo y correctivo para los servicios de

los vehículos.


Sección de Infraestructura

DESCRIPCIÓN:

Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades para la ejecución de proyectos de remozamiento y

remodelaciones en el Ministerio de Finanzas Publicas, de acuerdo a las líneas estratégicas definidas en el

“Manual de Implementación de Sostenibilidad para Edificio del Ministerio de Finanzas Públicas” y otros ejes

que se consideren necesarios según la Política de Gestión Ambiental de este Ministerio.

FUNCIONES:

1) Gestionar servicios para la infraestructura física del Ministerio de Finanzas Públicas.

2) Gestionar espacios para las dependencias, a través de la planificación, diseño y ejecución de proyectos

de remozamiento y remodelaciones dentro del edificio.

3) Diseñar anteproyectos de arquitectura, desarrollar, coordinar y supervisar la elaboración de proyectos

de construcción, ampliación, reparación, remodelación y reacondicionamiento de las obras y

edificaciones del Ministerio de Finanzas Públicas.

4) Dictaminar sobre la conveniencia de incorporar nuevos elementos, equipos y sistemas a las

instalaciones del edificio y los cuales pueden incidir en la estructura del mismo, por cargas de impacto,

permanente o por el uso que se refiere a energía eléctrica, sistemas hidráulicos y cualquier otro

aspecto técnico que se presente.

5) Dictar y ejecutar normas para garantizar la seguridad de la infraestructura física del edificio, las

personas que lo visitan y el personal de la institución.

6) Regir y crear los mecanismos que garanticen en forma adecuada todo lo referente al mantenimiento,

limpieza, prevención, remodelación de las instalaciones e infraestructura.


A cargo del Subdirector de Seguridad, las siguientes funciones:

1) Facilitar, supervisar, monitorear y evaluar la ejecución de los procesos de administración de las

actividades de seguridad de funcionarios, empleados, usuarios y público en general.

2) Coordinar el resguardo y vigilancia de las instalaciones, bienes del Ministerio y áreas circundantes.

3) Supervisar el cumplimiento de normas y procedimientos que rigen la distribución, uso y control de las

áreas de estacionamiento propiedad del Ministerio, realizando las acciones que acorde a tales

procesos y funciones le sean asignadas.

4) Administrar las aéreas de estacionamiento en los sótanos I, II, III y predios anexos al edificio del

Ministerio de Finanzas Públicas.

5) Proponer políticas, normas y procedimientos sobre los aspectos técnicos y administrativos de su

competencia.

6) Apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por la Dirección o el Despacho.


Sección de Seguridad Ejecutiva

DESCRIPCIÓN:

Encargada de planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades relacionadas a la protección de los

funcionarios del Ministerio; ejecutar el cumplimiento de normas y procedimientos establecidos para el

resguardo de los funcionarios.

FUNCIONES:

1) Planificar, coordinar y dirigir las actividades de seguridad de funcionarios del Ministerio.

2) Orientar a los funcionarios del Ministerio, en materia de seguridad, para minimizar puntos de riesgo y

vulnerabilidad.

3) Coordinar y ejecutar los procedimientos especiales para la custodia y protección de funcionarios, en

actividades o reuniones a nivel nacional e internacional.

4) Ejecutar los servicios emergentes (incendios, asaltos, robos etc.) según las necesidades de protección

del funcionario.

5) Ejecutar el cumplimiento de normas y procedimientos establecidos para el resguardo de los

funcionarios.

6) Desarrollar otras funciones que le sean asignadas por el Director o Subdirector, en el ámbito de su

competencia.


Sección de Seguridad Operativa

DESCRIPCIÓN:

Responsable de planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades relacionadas a la seguridad de

funcionarios, empleados, usuarios y público en general, en las instalaciones del Ministerio; así como de

coordinar el resguardo y vigilancia de las instalaciones, bienes del Ministerio y áreas circundantes dándole

cumplimiento a las normas, procedimientos y órdenes emanadas del Subdirector de Seguridad y establecidos

en los manuales.

FUNCIONES:

1) Coordinar y ejecutar actividades de seguridad de funcionarios, empleados, usuarios y público en

general en el edificio del Ministerio y sus instalaciones anexas.

2) Coordinar y ejecutar las actividades de resguardo y vigilancia de las instalaciones, bienes del

Ministerio y áreas circundantes.

3) Vigilar los accesos electrónicos asignados a empleados, funcionarios y contratistas para el ingreso y

egreso en áreas públicas y restringidas en las instalaciones del Ministerio de Finanzas Públicas,

excepto accesos independientes.

4) Efectuar controles de las personas que ingresan al edificio del Ministerio e instalaciones externas, con

excepción de las instalaciones donde se ubica el Taller Nacional de Grabados en Acero.

5) Efectuar control de los bienes y/o insumos que ingresan y egresan de las instalaciones, con el fin de

resguardar los bienes del Ministerio de Finanzas Públicas, con excepción de las instalaciones donde se

ubica el Taller Nacional de Grabados en Acero.

6) Coordinar el control, asignación y registro de las armas de fuego del Ministerio, de acuerdo a la

normativa aplicable, para el cumplimiento de las funciones del Subdirector de Seguridad.

7) Coordinar y supervisar la cobertura de los servicios de seguridad, en puntos estratégicos, áreas de

riesgo y durante eventos fortuitos.

8) Desarrollar otras funciones que le sean asignadas por el Director o Subdirector, en el ámbito de su

competencia.


A cargo del Subdirector de Administrativo Financiero, las siguientes

funciones:

1) Brindar apoyo a la Dirección para planificar, organizar, coordinar, dirigir, controlar y evaluar a nivel

gerencial, las actividades de los departamentos y secciones a su cargo.

2) Supervisar y evaluar los procesos de almacén e inventarios.

3) Supervisar y evaluar los procesos de presupuesto, tesorería y contabilidad de la unidad ejecutora.

4) Supervisar y evaluar los procesos de adquisiciones de la unidad ejecutora.

5) Participar en la planificación, organización, dirección, administración control y evaluación de las

actividades de la Dirección, velando por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.

6) Planificar y coordinar la elaboración del plan operativo anual y anteproyecto de presupuesto de la

Dirección.


Departamento Administrativo Financiero

DESCRIPCIÓN:

Responsable de coordinar la elaboración del plan operativo anual y anteproyecto de presupuesto de la unidad

ejecutora, elaborar la programación financiera de las asignaciones a cargo de la Dirección y las propuestas de

modificaciones presupuestarias derivadas del proceso de ejecución del gasto, supervisar el manejo de los

activos fijos, el control de los ingresos, egresos y administración de los almacenes; así mismo apoyar y asistir

en las actividades que le sean asignadas por el Subdirector, Director o el Despacho Ministerial.

FUNCIONES:

1) Administrar los recursos físicos y financieros asignados a la Dirección de Asuntos Administrativos.

2) Organizar y controlar la administración del fondo rotativo interno y las cuentas de depósitos

monetarios de la Dirección.

3) Controlar el manejo y administración de las formas oficiales.

4) Supervisar los registros y actualizaciones de inventarios

5) Revisar las programaciones de tiempo extraordinario de la Dirección.

6) Coordinar las actividades de las secciones del Departamento.

7) Coordinar la administración de los cupones canjeables por combustible para los vehículos que se

utilizan en comisiones oficiales del Ministerio de Finanzas Públicas.


Sección de Tesorería

DESCRIPCIÓN:

Responsable de planificar, dirigir y supervisar labores financieras que realiza la unidad ejecutora a cargo de la

Dirección de Asuntos Administrativos, así como gestionar los pagos a los proveedores.

FUNCIONES:

1) Planificar, coordinar y supervisar la administración del fondo rotativo interno y caja chica.

2) Emitir los vales de caja chica y fondo rotativo interno.

3) Elaborar las declaraciones tributarias.

4) Realizar el proceso de gestión de pago de tiempo extraordinario.

5) Realizar la gestión de constitución y liquidación del fondo de caja chica y fondo rotativo interno.

6) Solicitar el pago a organismos regionales e internacionales por medio de transferencia cablegráfica.


Sección de Presupuesto

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de planificar, programar, coordinar, supervisar y registrar el presupuesto de la unidad

ejecutora.

FUNCIONES:

1) Elaborar Constancias de Disponibilidad Presupuestaria/ CDP de la Unidad Ejecutora.

2) Realizar las reversiones de Constancias de Disponibilidad Presupuestaria/ CDP parciales o totales.

3) Elaborar los Comprobantes Únicos de Registro –CUR- de Compromiso (COM), Devengado (DEV),

Compromiso y Devengado (CYD) y regularización (CDP).

4) Realizar reversiones de CUR de Compromiso, Devengado y Compromiso y Devengado parciales y

totales,

5) Elaborar reportes de información financiera para eventos de adquisición y otros relacionados a la

ejecución presupuestaria.

6) Realizar el registro de programaciones y reprogramaciones financieras de la unidad ejecutora.

7) Realizar el registro en el libro de ingresos propios/ saldos de caja y Bancos, fuente de financiamiento

32 de la unidad ejecutora.

8) Elaborar el reporte de cuotas financieras no ejecutadas, de la unidad ejecutora.

9) Elaborar el registro de ejecución, programaciones y reprogramaciones de metas físicas de la unidad

ejecutora.

10) Coordinar las actividades de ingreso en sistema del Anteproyecto de Presupuesto y su Horizonte

Multianual y programación indicativa anual de la unidad ejecutora.


Sección de Contabilidad

DESCRIPCIÓN:

Coordinar, administrar, revisar y supervisar las diferentes actividades relacionadas con el registro de la

documentación de respaldo en los sistemas del Ministerio de Finanzas Públicas correspondientes, para

solicitar el reintegro de fondos al Fondo Rotativo Interno, conciliaciones bancarias de las cuentas a nombre de

la Dirección, la administración de cupones canjeables por combustible, cajas fiscales y formas oficiales, así

como el registro de los ingresos privativos de la unidad ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos

Administrativos.

FUNCIONES:

1) Elaborar los listados de fondo rotativo interno FR03,

2) Aprobar en el SICOIN los listados de fondo rotativo interno FR03 de la unidad ejecutora.

3) Coordinarla administración y el manejo de los cupones canjeables por combustible de la unidad

ejecutora.

4) Coordinar la administración de las formas oficiales de la unidad ejecutora.

5) Administrar y ejecutar la cuota de regularización de la unidad ejecutora.

6) Gestionar ante la Dirección Financiera, la aprobación de movimientos de cuota de regularización,

necesarios para la aprobación de listados FR03.

7) Coordinar la rendición a través de la caja fiscal de fondo rotativo interno y fondos privativos de la

unidad ejecutora.

8) Elaborar la conciliación bancaria de cuentas a cargo de la Unidad Ejecutora.


Sección de Inventarios

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de planificar, dirigir, coordinar, y supervisar las actividades relacionadas a la administración del

inventario de activos fijos y bienes fungibles de la unidad ejecutora.

FUNCIONES:

1) Revisar operaciones en la asignación de bienes de activo fijo en los resguardos de Sicoin web y tarjetas

de responsabilidad.

2) Realizar ingreso de bienes de activo fijo en Sicoin Web y en el libro de inventarios autorizado por la

Contraloría General de Cuentas, por incorporación y/o compra de bienes.

3) Realizar el traslado de bienes sin afectación en libros en el inventario Sicoin Web.

4) Verificar el saldo del inventario Sicoin web, con el libro autorizado por la Contraloría General de

Cuentas y el inventario físico.

5) Realizar inventario físico de bienes de activos fijos y fungibles.

6) Realizar modificaciones que se efectúen en los bienes de activo fijo en el inventario Sicoin Web, y en

el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

7) Imprimir reportes de inventario Fin I y Fin II de la unidad ejecutora para ser entregados a las

diferentes direcciones del Ministerio.

8) Coordinar el traslado de bienes de consistencia ferrosa y chatarra al predio de Corecha.


Sección de Almacenes

DESCRIPCIÓN:

Administrar los almacenes de suministros de la unidad ejecutora a cargo de la Dirección de Asuntos

Administrativos; utilizando el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas –SIGAF-

FUNCIONES:

1) Registrar ingresos y egresos al Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-

2) Administrar usuarios del Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas SIGAF.

3) Atender consultas de usuarios en el Sistema de Gestión de Almacenes de Finanzas -SIGAF-.

4) Establecer existencias en almacén de Dirección.

5) Realizar cuadre de insumos de la Dirección.

6) Coordinar la elaboración de informe de los productos existentes en el almacén de la Dirección.

7) Coordinar la elaboración de cuadros estadísticos para establecer los requerimientos por insumo.

8) Coordinar la elaboración de reportes de formularios utilizados (1H, kardex, movimiento de insumos)

solicitados por las entidades fiscalizadoras y autoridades superiores.


Departamento de Gestión de Adquisiciones

DESCRIPCIÓN:

Es responsable de ejecutar el Plan Anual de Compras y Contrataciones -PACC- de todas las dependencias del

Ministerio; establecer los lineamientos para la elaboración y programación de compras, bajo las modalidades

de compra directa, cotización y licitación identificadas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-;

así mismo apoyar y asistir en las actividades que le sean asignadas por el Subdirector, Director o el Despacho

Ministerial.

FUNCIONES:

1) Planificar, Coordinar y dirigir la elaboración y Ejecución del Plan Anual de Compras de bienes,

suministros y contrataciones -PACC- de la unidad ejecutora.

2) Establecer los lineamientos para la elaboración de la programación de compras en las diferentes

modalidades.

3) Emitir lineamientos para la actualización de los modelos de bases de cotizaciones y/o Licitaciones

según las disposiciones legales vigentes.

4) Gestionar la ejecución de los diversos procesos de compras de la unidad ejecutora.

5) Coordinar la programación de compras requeridas por todas las dependencias del -MINFIN-.

6) Coordinar con los miembros de las Juntas de Cotización y/o Licitación el lugar y los insumos que se

necesiten para efectuar la recepción y apertura de plicas por parte de la Junta correspondiente.


Sección de Normas y Programación de Adquisiciones

DESCRIPCIÓN:

Coordinar, supervisar y dirigir las actividades relacionadas con la programación de las adquisiciones de unidad

ejecutora.

FUNCIONES:

1) Digitalizar y coordinar la publicación de los eventos de cotización, licitación y subasta inversa en el

portal de Guatecompras; así como la publicación de los documentos anexos que correspondan.

2) Revisar los proyectos de bases y contratos administrativos de eventos de cotización, licitación y

subasta electrónica inversa, previo a su publicación en el sistema Guatecompras.

3) Coordinar la recepción, clasificación y consolidación de las programaciones de compras de las

unidades ejecutoras, identificadas en el Plan Anual de Compras y Contrataciones.

4) Realizar adaptaciones, mejoras o actualizaciones a los modelos de bases de cotizaciones, licitaciones y

subasta electrónica inversa, según la legislación aplicable y observaciones jurídicas.

5) Controlar la ejecución del Plan Anual de Compras y Contrataciones, de la unidad ejecutora.

6) Coordinar la consolidación del Plan Anual de Compras y Contrataciones de todas las Direcciones del

Ministerio de Finanzas Públicas.

7) Gestionar la aprobación del Plan Anual de Compras y Contrataciones y sus modificaciones a través de

Resolución Ministerial.

8) Gestionar las resoluciones ministeriales para el pago de la deuda externa y pagos de expedientes

relacionados a bonos del tesoro

9) Capacitar al personal que formaran parte de las juntas de calificación, cotización, licitación y

comisiones receptoras y liquidadoras de las diferentes direcciones sobre la Ley de Contrataciones del

Estado y su reglamento.


Sección de Eventos de Adquisición

DESCRIPCIÓN:

Planificar, programar, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con eventos de cotización, licitación,

subasta electrónica y subasta de papel de desechos de las dependencias del Ministerio.

FUNCIONES:

1) Supervisar que los eventos de cotización, licitación, subasta electrónica inversa y subasta de papel de

desecho se ejecuten oportunamente y en los tiempos establecidos en ley y con apego a la

programación de compra correspondiente.

2) Obtener la información necesaria para adicionar a los expedientes respectivos que se deriven del

proceso de cotización, licitación, subasta electrónica inversa y subasta de papel de desecho.

3) Coordinar y elaborar resoluciones, y acuerdos Ministeriales de eventos de compra.

4) Coordinar y elaborar resoluciones internas.

5) Revisión de contratos administrativos de la unidad ejecutora.

6) Brindar asesoría en la ejecución de eventos de adquisiciones


Sección de Compras Directas

DESCRIPCIÓN:

Planificar, programar, coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la gestión de Compras Directas y

gestión de pago de los compromisos adquiridos por la contratación de servicios y adquisición de bienes en las

diferentes modalidades de compra.

FUNCIONES:

1) Gestionar las solicitudes de expedientes de compras de las Direcciones a cargo de la Dirección de

Asuntos Administrativos.

2) Coordinar con los enlaces administrativos financieros la programación presupuestaria, analítica, anual

y mensual.

3) Coordinar las adquisiciones que se realizarán en forma mensual y cuatrimestral.

4) Gestionar la ejecución del plan mensual y cuatrimestral de compras directas de acuerdo al Plan Anual

de Compras y Contrataciones.

5) Publicar en el portal de Guatecompras las bases de Compras Directas.

6) Elaborar el registro de los procesos de compras de la unidad ejecutora en el Sistema de Gestión.

7) Elaborar Programación y reprogramación Financiera mensual de la Unidad Ejecutora.

8) Elaborar solicitudes de modificaciones presupuestarias.

Documents

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Dirección de Asuntos