Método Para Obteber DNC

Elaboró: Gerencia de Sistemas Página | 1

Método para la detección de necesidades

de capacitación para El Universal, Cía.

Periodística Nacional S.A. de C.V., con

base en el modelo puesto-ocupante. Marco contextual de su aplicación en el departamento de sistemas. Mayo 2008


Contenido

Índice de tablas, gráficas e ilustraciones ............................................................................ 2

Introducción .......................................................................................................................3

Objetivo .............................................................................................................................3

Alcance ...............................................................................................................................3

Referencias normativas ......................................................................................................3

Metodología .......................................................................................................................3

Anexos............................................................................................................................... 6

1) Formato de levantamiento de descripción de puesto. ................................................ 6

2) Cuestionario de detección de necesidades de capacitación. ..................................... 11

Bibliografía .......................................................................................................................16

Índice de tablas, gráficas e ilustraciones Gráfica 1: Modelo puesto-ocupante................................................................................... 4


Introducción

El presente documento explica la forma en que debe realizarse la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) de los empleados de El Universal, Cía. Periodística Nacional S.A. de C.V. (El Universal). El resultado de la DNC nos permitirá obtener información sobre las áreas de oportunidad en cuanto a conocimientos y habilidades, o bien en cuanto a capacidades de los empleados de El Universal, por lo que la información cualitativa y cuantitativa con la que podremos disponer será de suma importancia para la futura toma de decisiones en las líneas de acción encaminadas al diseño de nuestro programa anual de capacitación (PAC), el cual tiene como objetivo dotar al factor humano de El Universal de los conocimientos, habilidades y actitudes, para incidir en el mejoramiento del desempeño de sus funciones laborales y profesionales, además de orientar sus acciones al cumplimiento de los objetivos de ésta organización. La metodología que se presenta a continuación se denomina “modelo puesto / ocupante” y será aplicado a todos los empleados de El Universal y en todos los niveles organizacionales. Por lo que en cada apartado se desarrollan las etapas que se deben llevar a cabo para realizar la DNC. Objetivo

Conocer las necesidades de formación de los empleados de El Universal, a través de la identificación de las mismas para el desempeño de sus funciones en relación a los conceptos, conocimientos, habilidades y actitudes que requiere el puesto y la persona. Alcance

Se aplicará a todos los empleados de la organización. Referencias normativas

• Ley Federal del Trabajo. • Reglamento Interior de Trabajo de El Universal. Metodología

El método para realizar la DNC es el denominado “Modelo Puesto-Ocupante”, (Reza Trosino, 2006) , que permite comparar el puesto de trabajo y la persona que lo ocupa en función de su descripción de puesto (situación ideal) y las competencias de la persona que lo ocupa (situación real). Por cada situación idónea se tendrá un puesto y por cada situación real pueden tenerse dos o más personas que lo ocupan (puesto tipo). Éste método consistirá de cuatro etapas que se representan en la gráfica 1 y se describen a continuación:


Gráfica 1: Modelo puesto-ocupante.

1: Definición de la situación idónea. Se establece una serie de estándares que son susceptibles de alcanzarse a través de algún esfuerzo. Para el caso de la capacitación será necesario establecer estándares de análisis:

a) Recursos materiales Son los útiles o utensilios de trabajo que el trabajador requiere para realizar sus labores de trabajo.

b) Resultados Son las evidencias de la producción de un bien y/o servicio expresadas en productos tangibles y concretos.

c) Índices de eficiencia Algunos quehaceres pueden ser cuantificados, sobre todo los operativos. Un índice de eficacia es la cuantificación de la actividad.

d) Requerimientos Se refieren a la escolaridad, experiencia, edad, sexo, aspectos físicos que se necesitan para desempeñar un trabajo.

e) Ambiente Laboral Físico Es todo aquello que envuelve al trabajado y a su puesto de trabajo, es el contexto físico que está en torno a una actividad cotidiana, incluye aspectos relacionados con ergonomía.

f) Medidas de seguridad Aspectos a considerar para evitar que se contraigan enfermedades profesionales o se provoquen accidentes de trabajo.

Se realizará a través de la aplicación del levantamiento de la descripción de puesto (anexo 1), que se anexará al cuestionario de DNC, con el objetivo de optimizar los tiempos de ejecución de este programa.

2: Determinación de la situación real. En esta nueva fase habrá que determinar lo que es y cómo se hace. Para obtener la información necesaria en esta fase o etapa se utilizaran algunas herramientas como:

a) Entrevista Interrogatorio cara a cara, que permite conocer por medio de un diálogo directo información relacionada con un aspecto específico.

Definición de la situación idónea

•Recursos materiales

•Resultados

•Índices de eficiencia

•Requerimientos

•Ambiente laboral físico

•Medidas de seguridad

Determinación de la situación real

•Entrevista

•Cuestionario

•Pruebas de desempeño

•Corrillos

Comparación entre ambas situaciones

•Se determinan las desviaciones entre la situación ideal y la real, entre el deber ser y lo que es.

Determinación de necesidades y toma de decisiones

•La toma de decisiones es con base en los mismos parámetros que la primera etapa.


b) Cuestionario Modalidad de la entrevista, se ahorra tiempo en su aplicación porque no requiere que se realice de forma presencial, su alcance abarca mayor cantidad de personas, limita la capacidad de expresión del entrevistado.

c) Pruebas de desempeño Exámenes diseñados con base en las descripciones de puesto o profesiogramas. Miden el nivel de conocimientos que un trabajador tiene con relación a los requerimientos de su puesto de trabajo.

d) Corrillos Los integrantes por medio de algún ejercicio estructurado, proporcionan la información necesaria para satisfacer sus necesidades ejemplo: comisiones mixtas de capacitación, círculos de calidad, grupos de productividad.

Para obtener la información necesaria para esta etapa se aplicará el formato de cuestionario de DNC (anexo2).

3: Comparación entre ambas situaciones. Se determinan las desviaciones -problemas- entre la situación ideal y la real, entre el deber ser y lo que es.

4: Determinación de necesidades y toma de decisiones. La toma de decisiones es con base en los mismos parámetros que la primera etapa. Aunque para la aplicación de este modelo se necesita tiempo, recursos y capacidad, los resultados que se obtienen son de la más alta calidad. La información es precisa y completa, se facilita la toma de decisiones y la programación.

Una vez obtenidos los resultados del cuestionario de DNC, se elaborará una matriz de necesidades de capacitación para cada área o departamento de la estructura organizacional de El Universal, en la que se plantearán cuántos y cuáles son los cursos y/o talleres que más requiere el personal para el mejor desempeño de sus funciones, con el objetivo de revisar en cada caso, junto con el responsable de área o departamento y la Gerencia de Recursos Humanos los resultados obtenidos, a fin de programar los cursos durante el siguiente ejercicio presupuestal de la empresa y de acuerdo al programa anual de capacitación, tratándose siempre como una herramienta “flexible” en cuestiones de tiempos y costos. En dicha matriz quedarán concentradas las necesidades en cuestión de capacitación de todo el personal de El Universal, lo cual permitirá contar con un instrumento de monitoreo y evaluación. En esta etapa se lleva a cabo el procesamiento de los datos obtenidos en la detección de necesidades de capacitación, los cuales serán tanto de forma cuantitativa, a partir de las frecuencias de los cursos, y cualitativa en relación a las necesidades específicas de cada área o departamento.


Anexos

1) Formato de levantamiento de descripción de puesto. Con base en (Varela Juárez, 2006, págs. 83-91).


Formato utilizado para realizar la descripción genérica y específica de un puesto, se aplica a través de una entrevista con el titular del puesto. 1. Descripción genérica

¿En qué consiste el trabajo que realiza?

Describa brevemente:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Qué función llena?


_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

¿Cuál es el fin del puesto?


_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

2. Descripción específica

A) Actividades diarias y constantes (recordar qué, cómo, por qué, cuándo y con qué)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

B) Actividades periódicas (repetidas a intervalos regulares, aunque no diarias)

Aproximadamente cada: Horas aproximadas:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________


C) Actividades eventuales (ocasionales o a intervalos muy irregulares)

Aproximadamente cada: Horas aproximadas:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

D) ¿Tiene el puesto otras obligaciones o responsabilidades?

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

E) Observaciones generales

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

3. Perfil del puesto

Generalidades

Edad: ________________________________________________

Sexo: ________________________________________________

Estado civil: ________________________________________________

Idiomas: ________________________________________________

Habilidades

Escolaridad, estudios de:

Requerido Deseable Mínimo

__Posgrado o Especialidad __Posgrado o Especialidad __Posgrado o Especialidad

__Titulado __Titulado __Titulado

__Pasante o Estudiante __Pasante o Estudiante __Pasante o Estudiante

__Media superior __Media superior __Media superior

__Secundaria __Secundaria __Secundaria


Conocimientos generales: ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Conocimientos específicos: ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Experiencia previa en el puesto:

__No requerida __Requerida __Menos de 1 año __De 1 a 3 años

__De 4 a 6 años __Más de 7 años

Uso de paquetería de computadora:

__Windows__Word __Excel __PowerPoint __Outlook

__Otros, especificar: ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Actitudes: ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Aptitudes: ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Relaciones internas: ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Relaciones externas: ________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Responsabilidad:

El resultado esencial del puesto implica:

__Vender __Controlar __Producir __Custodiar __Asesorar

__Administrar

Por valores aproximados en cifras:

(M=miles de $, MM=millones de $ en moneda nacional)

__Menos de 10M __11M a 25M __26M a 50M __51M a 100M __101 M a 500M

__501M a 1MM __1MM a 10MM __11MM a 50MM __51MM a 100MM

__ 101MM a 500MM __Más de 500MM

Por recursos financieros a su cargo:

__Menos de 10M __11M a 25M __26M a 50M __51M a 100M __101 M a 500M

__501M a 1MM __1MM a 10MM __11MM a 50MM __51MM a 100MM

__ 101MM a 500MM __Más de 500MM


Amplitud de la responsabilidad gerencial:

__No necesaria.

__Coordinación eventual de grupos pequeños o de actividades muy relacionadas.

__Coordinación frecuente de grupos pequeños o de actividades relacionadas.

__Coordinación de grupos o de actividades algo variadas.

__Integración de una sub-función (vg. contabilidad, tesorería, crédito y cobranzas, etc.).

__Integración de una función principal (vg. finanzas, manufactura, sistemas, etc.).

__Integración de varias funciones completas (vg. comercial + mercadotecnia).

__Integración de todas las funciones de la organización.

Análisis y solución de problemas:

__Variantes mínimas, hechos bien conocidos.

__Algunas variantes y modalidades controladas. Se compara, se eligen soluciones.

__Variantes amplias. Hechos repetitivos y/o bien conocidos.

__Variantes amplias. Hechos poco repetitivos. Analiza y propone nuevas soluciones.

__Variantes amplias. Debe generar propuestas creativas e innovadoras.

__La complejidad es alta y la creatividad exigida es amplia de alto contenido original.

__Parte de situaciones con vaga definición. Requiere de pensamiento abstracto y original.

__Desarrolla bases para nuevos paradigmas.

Características y/o capacidades deseadas:

__Innovación __Flexibilidad __Manejo de grupos

__Análisis y solución de problemas __Creación de equipos de trabajo

__Habilidad de comunicación __Desarrollo de colaboradores

__Administración del cambio __Habilidad asesora

__Orientación a resultados __Orientación al cliente

__Relaciones humanas __Trabajo en equipo

__Dominio del proceso administrativo __Liderazgo

__Resistencia a la presión en el trabajo __Capacidad de gestión

__Conocimientos técnicos en su materia __Conocimiento del negocio

__Persistencia en seguimiento de acciones

__Negociación __Pensamiento analítico

4. Datos de identificación

Nombre del puesto: ________________________________________________

Titular del puesto: ________________________________________________

Puesto al que se reporta: ________________________________________________

Puestos que le reportan: ________________________________________________

Departamento: ________________________________________________

No. de plazas: ________________________________________________

Nombre del analista: ________________________________________________

Fecha del análisis: ________________________________________________


2) Cuestionario de detección de necesidades de capacitación.


Cuestionario de Detección de Necesidades de Capacitación

Fecha de aplicación: _________

Datos Generales Nombre: _____________________________________________________________

RFC: ________________________ CURP (si la conoce): _______________________

Puesto: ______________________________________________________________

Fecha de ingreso: ______________________________________________________

Antigüedad en el cargo (años y meses): ____________________________________

Tipo de contratación: Nómina ___ Honorarios ___ Otro (especifique) ______________

Personal a su cargo: SI ___ NO ___ Puestos tipo: ______ trabajadores por puesto

Datos de Contacto Correo electrónico: _____________________________________________________

Teléfono (incluir extensión):_______________________________________________

Encuesta Educativa Nivel de estudios

__Primaria

__Secundaria

__Carrera Técnica

__Preparatoria

__Técnico Superior

__Universitario

__Técnico Superior Universitario

__Profesional

Posgrado

__Especialidad

__Maestría

__Doctorado

Titulado: SI___ NO___

Continúa estudiando: SI___ NO___

Especifique: Profesional___ Especialidad___ Posgrado___ Otro___________________

Lugar: _______________________________________________________________

Costo (especifique si es por materia, cuatrimestre, semestre o anual):_____________

_____________________________________________________________________


Capacitación Previa

Capacitación Orientada a Funciones

Capacitación Orientada a Funciones Marque las áreas o temas de capacitación que podrían mejorar el logro de sus

funciones:

Administración y Operación

Administración (__)

Control Presupuestal (__)

Contabilidad (__)

Manejo de Sistemas GPS (__)

Administración de Proyectos (__)

Indicadores y Mapas Estratégicos (__)

Control Estadístico de Procesos (__)

Administración de Almacenes e Inventarios (__)

Administración de Procesos (__)

Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales (__)

Interna Externa

Tipo de capacitaciónInstituciónDenominación de la actividad Duración en

horas

Describa los cursos o talleres de capacitación que ha recibido en los últimos dos años.

E B R D

E = Excelente B = Bueno R = Regular D = Deficiente

Marque con una "X" el nivel de dominio en

cada función.

Describa sus principales funciones o actividades que realiza, considerando las establecidas en

su descripcíon de puesto. Si no cuenta con su descripción de puesto describa sus funciones de

acuerdo a lo que actualmente desempeña.


Maquinaria especializada

CTF (__)

Escáner (__)

CTP (__)

Otros

Inglés (Básico, Intermedio o Avanzado) (______________)

Mantenimiento y reparación equipo industrial “Rotativas” (__)

Ortografía y Redacción (__)

Organización de Archivo y Control de Documentos (__)

Computación

Básico, Intermedio y Avanzado en Word, Excel, PowerPoint (__)

Administración de Base de Datos con Access (__)

Técnicos Específicos __________________________________ (__)

__________________________________ (__)

__________________________________ (__)

__________________________________ (__)

Otra:

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Capacitación Orientada a Desarrollo de Habilidades

Defina el curso con base al puesto que ocupa

Fortalecer el conocimiento y dominio de las actividades de mi puesto

Si (___) no (___) Quiero fortalecerme en:

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Organizar mejor mi trabajo para el logro de objetivos.

Si (___) no (___) actividades que quiero organizar:

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Mejorar mis relaciones con mis compañeros(as) y jefes inmediatos.

Si (___) no (___) Relaciones que quiero mejorar:

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Conocer lineamientos, funciones designadas y prudencia en el manejo de la

confidencialidad de la información.

Si (___) no (___) Deseo capacitación para:

_________________________________________________________

_________________________________________________________


Mejorar la comunicación con mis compañeros(as) y jefes inmediatos

Si (___) no (___) Deseo mejorar mi comunicación con:

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Desarrollar iniciativas para alcanzar objetivos en el cumplimiento de mis labores.

Si (___) no (___) Iniciativas que quiero desarrollar:

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Mejorar el grado de precisión y calidad en mi trabajo.

Si (___) no (___) Quiero mejorar en:

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Desarrollar actitudes positivas hacia mis compañeros/as y mejorar la atención a

usuarios.

Si (___) no (___) Requiero capacitación en:

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Capacitación para mejorar mi autoestima e incrementar conductas positivas.

Si (___) no (___) Requiero capacitación

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Integrar y desarrollar al personal que forma parte de mi trabajo en equipo.

Si (___) no (___) Requiero capacitación

_________________________________________________________

_________________________________________________________

Observaciones y Comentarios Finales __________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

TU PARTICIPACIÓN ES IMPORTANTE. GRACIAS. Para cualquier duda o aclaración ponte en contacto con ________ a la extensión ____,

o a través de correo electrónico ______________:


Bibliografía Reza Trosino, J. C. (2006). Nuevo diagnóstico de necesidades de capacitación y aprendizaje

en las organizaciones. México: Panorama. Varela Juárez, R. A. (2006). Administración de la compensación: Sueldos, salarios y

prestaciones. México: Pearson.

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