Embed Size (px)
DESCRIPTION
Módulo 2 - Ejercitación Enunciados y Soluciones
Citation preview
1
Módulo 2 Ejercitación
práctica Módulo 2
(enunciados y
soluciones)
2
Ejercitación práctica
Ejercicio n° 1:
En los siguientes párrafos se describen las fases de control interno de la
sociedad “Descontrolada S.A.”
A) Compras
Todas las compras son ordenadas por el Sr. Raúl Beltramo, Gerente de
Compras, a pedido de los diferentes jefes de sector a través de la emisión
de una “orden de compra”. Cuando se recibe la mercadería el empleado a
cargo de dicha tarea prepara una “nota de recepción” por triplicado. Una
copia se la envía al Sr. Beltramo, otra al jefe del sector respectivo y la
tercera la conserva el empleado de recepción. Las facturas que se reciben
son enviadas inmediatamente el sector contable para que se realice el pago
de la factura antes de su vencimiento. Una vez realizado el pago, la factura
es enviada al Sr. Beltramo con el fin de compararla con la orden de compra
y la nota de recepción de la mercadería. Por último el legajo con esta
documentación es enviado al sector contable para su archivo.
B) Pagos
Todos los pagos por importes superiores a $50 deben hacerse con cheques,
el cual debe estar firmado por el tesorero Cr. José Druetta y refrendado por
el Gerente Administrativo Cr. Eduardo Díaz o el Gerente General, Ing.
Alberto Perez. Dado que estos viajan con frecuencia es común que firmen
cheques en blanco cuando van a ausentarse por varios días. Estos cheques
quedan en poder de Druetta para que haga uso de ellos en caso necesario.
Se supone que antes de que se firme un cheque, se examina
cuidadosamente los comprobantes de pago que acompañan la factura del
proveedor aprobada en cuanto se refiere a precio, cantidad y fecha de
pago, la nota de recepción y una copia de la orden de compra, todo ello
debidamente aprobado e inicialado. Además le comentan que cada uno de
los firmantes es sumamente consciente de la importancia del control
interno y le aseguran que examina los comprobantes con gran cuidado
antes de firmar los cheques.
C) Ventas de contado
3
La empresa tiene habilitado un negocio de ventas minorista, junto a sus
oficinas. Todas las ventas se efectúan de contado y son atendidas por la
Srta. Rivero, empleada de ventas, mediante una caja registradora que
emite un ticket de venta que se entrega al cliente junto a la mercadería
comprada. La máquina a su vez se encarga de confeccionar una copia de
cada ticket, sobre una tira de papel que permanece encerrada en dicha
máquina.
Al final del día se aprieta la tecla de la máquina denominada "TOTAL" y la
misma emite el importe total de ventas del día en la tira de papel. En ese
momento, la señorita Rivero abre la máquina registradora, extrae el total
de ventas y lo asienta en el subdiario de Caja-Ingresos.
Luego cuenta el dinero que se ha recaudado, retiene $80 para su fondo
básico de cambio y entrega el dinero restante al tesorero. Por último
archiva la tira de la caja registradora.
Se pide:
Evalúa el control interno vigente para las operaciones descriptas y
determine, a) observación, b) implicancia, c) recomendación, d) impacto
sobre el programa de auditoría.
Ejercicio n° 2
La empresa “Organizando S.A.”, cliente de su estudio, necesita resolver
como distribuir entre tres empleados las siguientes tareas:
a) Llevar el registro del Mayor General, excepto las tareas de los
puntos b) y c) precedentes (todo lo que mueve fondos).
b) Llevar el registro del Mayor de Créditos por Ventas.
c) Llevar el registro del Mayor de Proveedores.
d) Confeccionar los cheques para su posterior firma.
e) Llevar el registro de los pagos efectuados por la sociedad.
f) Conciliar las cuentas bancarias de la sociedad.
g) Recibir y depositar las cobranzas.
4
La empresa nos aclara que los únicos circuitos que mueven fondos son los
de compras/pagos y cobranzas/ventas y que además no existen problemas
de capacidad de los empleados en cuestión para realizar cualquiera de
estas tareas y que estos empleados no tendrán a su cargo otras tareas
fueras de las indicadas.
Se pide:
1) Distribuye las tareas antes mencionadas, sin tener en cuenta las
diferentes duraciones que pudieren llevar las mismas, de forma que se
logre el mayor grado de control interno.
2) Haz una lista de cuatro posibles combinaciones de tareas que no se sean
satisfactorias a los fines del control interno en la sociedad. Indique también
las posibles implicancias de las mismas y su impacto sobre el programa de
auditoría.
Ejercicio n° 3
Eres contratado por la empresa "El motor S.A.", dedicada a la fabricación
de motores, para realizar la auditoría de sus estados contables para lo cual
asignó a un colaborador para que realice un relevamiento de algunos de
sus métodos operativos:
1. Recepción de mercaderías: cuando el Dpto. de Producción necesita
materiales, solicita los mismos al Dpto. de Compras a través de una Nota de
Pedido; este último acuerda la compra con el proveedor y emite la Orden
de Compra por duplicado, quedando el original en el Dpto. de Compras y el
duplicado es enviado el Depósito donde se recibirán los materiales
comprados.
Cuando los materiales son recibidos el encargado del Depósito registra la
entrada de los mismos en el duplicado de la Orden de Compra, inicialando
la misma y lo remite al Dpto. Contable con el fin de que se documente el
asiento respectivo en Cuentas por Pagar y Compras de materiales.
2. Pago de Sueldos: todos los empleados marcan tarjeta tanto a la entrada
como a la salida de la empresa, a fin de mes estas tarjetas son enviadas al
Dpto. Sueldos y se elaboran las nóminas de haberes y se distribuyen los
costos de la mano de obra a los diferentes centros de costos de la
5
organización, esta última información es enviada al Dpto. Contable para
que realice los asientos correspondientes de sueldos.
Estas nóminas son enviadas a Tesorería para que se emitan los cheques de
sueldos para cada empleado, firmados por el tesorero, y se los entrega al
Dpto. Sueldos para su posterior distribución a los empleados.
3. Préstamos a los empleados: la empresa tiene como política interna
otorgar préstamos a sus empleados a través de unos pagarés que se
cancelan en cuotas deduciéndoles las mismas directamente de sus salarios.
El tesorero guarda los pagarés aún no emitidos en una caja fuerte, junto
con los registros que indican los pagarés firmados por cada empleado y los
pagos efectuados hasta la fecha. La cantidad de pagarés no emitidos y en
poder del tesorero y los saldos adeudados por cada empleado son
controlados por el Dpto. Contable a través del cotejo con los mayores
contables de las cuentas tanto de créditos como de sueldos y arqueos que
se realizan de los pagarés no emitidos.
El tesorero aparte de entregar el dinero a los empleados haciendo firmar el
correspondiente pagaré, también puede recibir pagos de los empleados, si
estos así lo desean y que no sea deducido de sus sueldos y cancelar el
pagaré de corresponder.
Cuando el tesorero efectúa algún préstamo o alguna cobranza de un
empleado asienta en la contabilidad el importe respectivo en la cuenta
individual del empleado. Luego deposita el dinero en una cuenta especial y
eleva un informe reseñando la operación al Dpto. de Contable.
4. Movimientos de fondos de la sucursal: la empresa posee una sucursal de
ventas en otra localidad donde el personal de oficina está compuesto por
un gerente de ventas, un tesorero y un ayudante. Esta sucursal posee una
cuenta bancaria en la localidad donde opera para pagar sus gastos y
depositar las cobranzas efectuadas. Los cheques que se emiten deben estar
firmados por el gerente de la sucursal y el tesorero de la empresa. El
tesorero se encarga de obtener los resúmenes de cuenta y confeccionar la
conciliación respectiva y de preparar los informes sobre los movimientos
de pagos y cobranzas efectuados que eleva al Dpto. Contable, en fechas
fijas ya determinadas
Tarea a realizar:
Evalúa el control interno vigente para las operaciones mencionadas y
6
determina:
a. Observaciones de control interno
b. Implicancias
c. Recomendaciones
d. Impacto sobre el Programa de Trabajo de auditoría.
Ejercicio n° 4
Tienes a cargo la evaluación del control interno vigente en su cliente "Dos
más Uno S.R.L.", cuyo cierre de ejercicio es el 31 de diciembre de 2002 y se
encuentra con la siguiente evidencia:
Caja y Bancos
Narración del relevamiento efectuado con el gerente de la empresa:
Todos los ingresos se depositan en forma intacta e inmediata, salvo
las cobranzas por ventas de productos perecederos cercanos a
vencerse, que no son frecuentes y se mantienen en caja para
efectuar pagos menores.
Todos los pagos mayores a $ 50 se realizan con cheques y siguen un
proceso de autorización que incluye la revisión del comprobante a
pagar, verificación de su registración como deuda y autorización del
pago. Se utiliza doble firma para la emisión del cheque (tesorero y
gerente).
El cajero cobra, custodia, deposita los fondos en el banco y prepara
cheques. El contador registra. El tesorero concilia existencias en caja
y bancos con libros, supervisa al cajero y firma los cheques.
Observaciones que surgen de la realización de pruebas de cumplimiento:
Se observó que para las operaciones que componían la muestra
objeto de la revisión, las ventas de productos perecederos alcanzan
el 2 % de las cobranzas totales.
Se observó la existencia de saldos de caja significativos que
permanecían constantes por períodos de hasta 45 días.
7
El tesorero tenía 3 cheques firmados en blanco por parte del
gerente.
El cajero efectúa, al cierre de cada día, el arqueo de los fondos que
él mismo custodia, luego de haber confeccionado la boleta de
depósito para el día siguiente.
Tarea a realizar:
Evalúa el control interno vigente para las operaciones mencionadas y
determina:
a) Observaciones de control interno
b) Implicancias
c) Recomendaciones
d) Impacto sobre el Programa de Trabajo de auditoría.
8
Soluciones: Ejercicio n° 1 – solución
Observación Implicancia Recomendación Impacto sobre el programa
A) Compras
1) No se realizan controles sobre la factura previos a su pago. Los controles con la orden de compra y nota de recepción son posteriores a la cancelación de la factura.
Posibles pagos incorrectos.
- Controlar las facturas antes de su pago, en cuanto a cálculos y precios. - La documentación que respalde cada factura, en este caso orden de compra y nota de recepción, debe estar completa y previamente controlada para ser verificada antes de la emisión del cheque. Debe quedar constancia de dicho control. - Además, se debe controlar cantidad y calidad de los bienes al momento de ser recibidos.
Extender la revisión de documentación de respaldo y legajos de pagos.
2) Los controles que se realizan sobre las facturas están a cargo del Gerente de Compras.
Las irregularidades que pudieren producirse en las compras, con su consecuente efecto en la facturación, no serían puestas de manifiesto por el Gerente de Compras ya que es la misma persona quien ejecuta la operación de compra y control
Un sector ajeno a compras debe efectuar estos controles. Podrían estar a cargo del sector contable o de pagos.
Extender la revisión de documentación de respaldo y legajos de pagos.
9
de la misma.
B) Pagos
1) El gerente administrativo y el gerente general de la empresa firman cheques en blanco.
- Los cheques pueden utilizarse con fines ajenos a los de la empresa. - Posibles pagos con errores por falta de control.
Los cheques no deben firmarse en blanco. Deben estar completos a la orden del beneficiario y antes de la firma deben verificarse con documentación de respaldo.
Extender la revisión de documentación de respaldo verificando legitimidad, propiedad, autorización, imputación contable de los pagos y cálculos.
2) El tesorero también se encarga de la entrega de los cheques.
Podría retenerlos para beneficio o uso propio.
Los cheques una vez firmados deberían ser entregados a una persona ajena al manejo de fondos, para que esta efectúe el pago.
Extender las confirmaciones de saldos de proveedores y además verificar conciliaciones de cuentas de proveedores y del listado auxiliar de proveedores con el saldo contable
3) No se cancela la documentación pagada.
Los comprobantes podrían ser pagados nuevamente, ya sea intencionalmente o por error.
Cancelar la documentación con un sello “PAGADO”, indicando fecha, banco y número de cheque. Realizar este procedimiento en el mismo momento de emitir el cheque.
Extender la revisión de la documentación de respaldo verificando legitimidad, propiedad, autorización, imputación contable y cálculos.
10
C) Ventas al contado
1) La vendedora, a su vez factura sin que haya controles alternativos antes de entregar la mercadería.
Posibles irregularidades en la facturación. Puede haber subfacturación o que no se facturen algunas ventas.
Otra persona debe controlar la factura y entregar la mercadería.
Efectuar controles de existencias con inventarios.
2) La vendedora también maneja el dinero recaudado.
Podría retener fondos quedando encubierto mediante la manipulación de documentación, como irregularidades en la facturación.
El dinero debería ser cobrado por un cajero. La vendedora no debe manejar fondos.
Controlar facturas en cuanto a precios y cálculos.
3) El asiento en el subdiario Caja – Ingresos es realizado por la vendedora, quien también cobra. No hay controles alternativos ante esta situación.
Podría haber irregularidades que pueden encubrirse mediante la manipulación de registros (p.e. registrar ventas por importes menores) que le permitirían retener fondos.
Las registraciones deben ser realizadas por personal del sector contable, ajeno al manejo de los fondos y a las ventas.
Verificar correlación entre el total de ventas del día que surge de la tira de papel de respaldo de la máquina registradora y los registros contables del subdiario Caja – Ingresos con un alcance importante para este procedimiento.
11
Ejercicio n° 2 – solución
1) La combinación más eficaz para la empresa es la siguiente:
- Empleado n°1: tareas “a” y “f”. Tareas de registraciones y control
contable.
- Empleado n°2: tareas “b”, “c” y “e”. Realizar registros en libros
auxiliares.
- Empleado n°3: tareas “d” y “g”. Tareas de manejo de fondos.
2)
Combinación inadecuada de tareas
Implicancia Impacto sobre el programa
Realizar las tareas “c” y “d” Posible retención de cheques para uso propio.
Verificar registraciones en listado auxiliar de proveedores con cheques emitidos.
Realizar las tareas “f” y “g” Posible retención de fondos encubiertos mediante la manipulación de las conciliaciones bancarias.
Revisar conciliaciones bancarias y correlación entre depósitos y cobranzas.
Realizar las tareas “b” y “g” Posible retención de fondos encubiertos mediante la manipulación de los registros.
- Confirmar cuentas por cobrar con un gran alcance. - Verificar en el Mayor de Créditos por Ventas el registro de todas las cobranzas.
Realizar las tareas “d” y “f” Posible emisión de cheques para uso propio, encubierto mediante el manejo de las conciliaciones bancarias.
- Confirmar cuentas de bancos. - Revisar conciliaciones bancarias y el movimiento posterior de las partidas conciliatorias.
12
Ejercicio n° 3 – solución
Observaciones Implicancias Recomendaciones Impacto en el Prog. de Trabajo
1. Recepción de mercadería Los bienes no se controlan en recepción.
Se pueden recibir cantidades y tipos de bienes diferentes a los solicitados, además de las diferencias de calidad que pudieran existir. Posible sustracción o pérdida de bienes, sin tener forma de asignar responsabilidades.
Controlar los mate-riales recibidos con los especificados en las órdenes de compra y remito, y dejar constancia de ese control.
Supervisar cuidadosa-mente el relevamiento del inventario físico y analizar las causas de las diferencias que pudieran existir entre este y los registros contables.
2. Pago de haberes No se controla la carga de las tarjetas y la nómina de haberes informada a Contaduría por persona o sector distinto de quien las prepara. Los cheques son entregados al Dpto. Sueldos para que se entreguen a los empleados. Los cheques no llevan doble firma.
Posibles errores o irregularidades en el pago de los sueldos, pueden existir pagos indebidos por errores voluntarios o no. Posible manipulación de las nóminas y sustracción de los fondos. Posibles errores o irregularidades en la emisión de cheques.
El Dpto. Contable debería realizar un control de la carga de las tarjetas y de la confección de las nóminas informadas. Proponer que el Dpto. de Tesorería sea quien entregue los cheques emitidos. Los cheques deben llevar doble firma. Hacer firmar los mismos por el gerente del Dpto. Contable.
Extender revisión de la documentación de respaldo y su correlación con lo pagado Controlar liquidaciones con las tarjetas originales. Idem anterior. Presenciar pagos de sueldos Idem anterior.
3. Préstamos al personal El tesorero es quien emite los pagarés y entrega los fondos de los mismos. El Tesorero también registra los
Posible retención de fondos temporaria o permanente. Podría retener los fondos y encubrirlo mediante la manipulación de los registros contables.
Otra persona ajena a la Tesorería debe emitir los pagarés. Separar al tesorero de la tarea de registración que debe estar a cargo del Dpto. Contable. (separación de funciones)
Efectuar arqueos sorpresivos de fondos y de pagarés. Verificar registraciones y conciliarlas con las existencias de pagarés y efectivo (ligar con arqueos sorpresivos).
13
movimientos contable- mente.
4. Movimiento de fondos de la sucursal Las conciliaciones bancarias que prepara la sucursal no son controladas con la documentación pertinente por otra persona ajena al manejo de fondos.
Posibles errores o irregularidades en el manejo de los fondos de la cuenta de la sucursal, encubiertas mediante la manipulación de la conciliación.
Personal de la casa central (Dpto. Contable) debería preparar o controlar la conciliación bancaria con la documentación de respaldo.
Revisar las conciliaciones bancarias de la sucursal, analizando hechos posteriores en relación a las partidas conciliatorias. Confirmar la cuenta bancaria al cierre.
14
Ejercicio n° 4 – solución
Observaciones Implicancias Recomendaciones Impacto en el Prog. de Trabajo
Las cobranzas no se depositan de manera íntegra e inmediata. Según surge de la indagación efectuada al gerente las cobranzas sólo permanecen sin depositarse las cobranzas de los productos perecederos y a punto de vencerse, las que dice no son significativas. Sin embargo de la tarea realizada surge que en caja existen saldos significativos sin depositarse con una antigüedad de hasta 45 días y se comprobó que las ventas de los mencionados productos es del 2 % de las cobranzas totales. Con esto se infiere que en realidad permanecen fondos provenientes de otras cobranzas sin depositarse.
Se facilita la desviación de fondos en forma temporaria o definitiva. La empresa pone en peligro sus fondos (riesgo de robo) ya que cifras significativas permanecen en caja largo tiempo.
Depositar las cobranzas de forma íntegra e inmediata.
Circularizar cuentas a cobrar con gran alcance. Controlar ingresos por ventas y depósitos con comprobantes respaldatorios.
El contador no efectúa conciliaciones de existencias de fondos en caja y bancos con los registros contables. Esta tarea la realiza el tesorero.
El tesorero podría retener fondos en forma temporaria o definitiva, lo que quedaría encubierto mediante la manipulación de las
El tesorero debe custodiar los fondos y el contador efectuar las conciliaciones. El contador o el gerente deben realizar arqueos sorpresivos y
- Revisar conciliaciones bancarias. - Confirmar las cuentas a cobrar. - Controlar ingresos y
15
conciliaciones que el mismo realiza.
periódicos para controlar la existencia de fondos.
egresos con comprobantes.
El gerente firmó cheques en blanco, los que fueron encontrados en poder del tesorero, lo que pone de manifiesto que no es real que en todos los casos los pagos sean autorizados previamente por el funcionario mediante la revisión de la documentación a pagar.
- Se facilita la desviación de fondos y la realización de pagos indebidos. - Puede haber errores o irregularidades en los pagos.
- Autorizar todos los pagos previamente a su realización, sin excepción. - Utilizar la doble firma como corresponde (doble control). - No dejar cheques firmados en blanco.
Controlar egresos con documentación de respaldo.
La custodia de los fondos está a cargo del cajero y no es controlado por otra persona.
Posibles desvíos de fondos.
El tesorero debe ser el responsable de los fondos, debería controlar diariamente las existencias, además de los controles que realicen el contador o el gerente.
Cotejar movimientos de fondos con documentación de respaldo.
