Giáo viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Đức Lưu

(Slide 1 - 48)

Xác định dự ánBài 2

Thành viên nhóm 3:1. Trần Mạnh Tưởng2. Nguyễn Thị Tuyển3. Nguyễn Ngọc Quý4. Dương Mạnh Thắng5. Nguyễn Phúc Thịnh6. Bùi Văn Toàn7. Dương Vương

2

Nội Dung

1. Xác định mục đích và mục tiêu dự án

2. Làm tài liệu phác thảo dự án

3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án

4. Kết luận

1. Mục đích và mục tiêu

3

Mục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được.

Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích.

1. Mục đích và mục tiêu (tiếp)

4

Lắp ghép các mục tiêu để đạt được 1 mục đích cụ thể.

1. Mục đích và mục tiêu (tiếp)

Mục đích: Xây dựng trường chuẩn5

1.1 Quan hệ giữa mục đích & mục tiêu

Mục tiêu phải là chi tiết cụ thể của mục đích

Phụ hoạ và nhất quán cho mục đích

Khi tất cả các mục tiêu đã đạt được, có nghĩa

là mục đích đã đạt được

6

Mục đích #1 Mục đích #2

Mục tiêu #1 Mục tiêu #2 Mục tiêu #3

1.1 Quan hệ giữa mục đích & mục tiêu (tiếp)

77/29

Phạm vi Chất Lượng

Thời Gian Kinh Phí

Cho phép xác định thời điểm kết thúc!

Đưa ra mục tiêu để hướng dẫn đội dự án

Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án

Giá trị của các mục tiêu rõ ràng:

Các mục Tiêu Và Thỏa hiệp

Sự thay đổi của bất cứ mục tiêu nào đều ảnh hưởng tới các mục tiêu khác.

1.2 Đánh giá nội dung việc xác định dự án

8

Báo cáo rõ ràng về mục tiêu của dự án chưa? Tránh việc mô tả các giải pháp? Các mục tiêu bao gồm tất cả các khía cạnh

trong phạm vi dự án? Có phải bao gồm tất cả các mục tiêu- thậm

chí cả các mục tiêu hiển nhiên mọi người đều công nhận?

Có phải mỗi mục tiêu đều kèm theo phương tiện đo lường?

1.3 Đánh giá hình thức xác định dự án

9

Rõ ràng Không có ngôn từ nhập nhằng Không có ngôn từ nhập nhằng

Không có ngôn ngữ marketing Không có ngôn ngữ marketing

Không có từ viết tắt Không có từ viết tắt

Ngắn gọn

Đầy đủ

25 từ hoặc ít hơn 25 từ hoặc ít hơn

Trình bày phạm vi, lịch trình, nguồn Trình bày phạm vi, lịch trình, nguồn

1.4 Những điểm cần tránh trong việc xác định dự án

10

Nội dung không đầy đủ. Nhượng bộ những yêu cầu không khả

hiện do khách hàng đề nghị Tránh viết những câu văn không rõ

nghĩa Bản phác thảo dự án đã được các bên

ký vào. Nhưng khi thực hiện dự án lại có những thay đổi.

2. Làm tài liệu xác định dự án (Statement of Work)

11

Phác thảo dự án là tài liệu xác định ra phạm vi của dự án và trách nhiệm của những người tham dự.

Là cơ sở để thống nhất ý kiến trong số những bên tham gia dự án.

1. Giới thiệu dự án

12

2.1 Thành phần chủ yếu của tài liệu Phác thảo dự án

2. Mục đích và mục tiêu 3. Phạm vi

4. Người có liên quan 5. Tài nguyên (Nguồn nhân lực)

6. Mốc thời gian 7. Kinh phí

8. Chữ ký các bên liên quan

Các thành phần chính

2.2 Các công việc xác định phác thảo dự án

Xem xét lại các văn bản hiện có.

13

Lập danh sách các văn bản/ thông tin chưa đầy đủ hay còn thiếu

Tiến hành phỏng vấn và/hoặc hội thảo để thu thập các thông tin còn thiếu

Phân loại các thông tin cụ thể liên quan đến các cam kết, lịch trình và các kết quả bàn giao

Đạt được thoả thuận

2.3 Các bước tiến hành khi làm tài liệu phác thảo dự án

14

Viết dự thảo

Có cần sửa không?

Các bên kíKhông

Chuyển cho đơn vị tài trợ (và khách hàng)

Tổ chức họp xét duyệt

Có

Sửa

3. Xác định vai trò và trách nhiệm trong dự án

15

Khách hàng

Ban Điều hành dự án

Ban lãnh đạo

Người quản lí dự án

Tổ dự án

Tổ chức Dự Án

Người tài trợ dự án

Tổ chức Dự Án

3.1 Người tài trợ dự án Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho

chết giữa chừng.

16

Người tài trợ dự án

Bổ nhiệm người quản lí dự án

Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng

Kí các hợp đồng pháp lí, khi được yêu cầu Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu cấp thêm tiền phát sinh Xét duyệt và giải quyết các yêu cầu về quyết định và

thay đổi Kí xác nhận nghiệm thu và kí xác nhận kết thúc dự án.

3.2 Khách hàng

Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án.

17

Khách hàng Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án

Phát biểu yêu cầu

Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công

Xét duyệt, nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao

3.3 Người quản lý dự án Hoàn thành dự án

18

Người quản lí dự án

Hiểu yêu cầu của khách hàng Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích

và mục tiêu đã đề ra. Cung cấp báo cáo hiện trạng cho người tài

trợ dự án và những đơn vị liên quan Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn

giao Quản lí và kiểm soát mọi thay đổi kế hoạch dự án, tài

nguyên, chất lượng và chi phí

3.4 Ban lãnh đạo Bổ nhiệm các chức danh của Dự án: Ban dự án, Quản lý dự án,...

19

Ban lãnh đạo

Xét duyệt và giải quyết những vấn đề liên quan đến chỉ đạo cấp cao

Xem xét tác động của dự án lên các dự án khác và hoạt động khác của tổ chức/đơn vị

3.5 Ban chỉ đạo Điều hành dự án

Kiểm điểm tình hình thực hiện dự án

20

Ban Điều hành dự án

Đảm bảo dự án trong thực hiện trong phạm vi đã xác định

Hướng dẫn về các vấn đề có liên quan tới quản lí rủi ro

Xem xét và giải quyết các yêu cầu

Xem xét và tư vấn về những yêu cầu thay đổi dự án

Đưa ra các chỉ đạo cho tổ dự án.

3.6 Tổ dự án

Hỗ trợ cho quản lý dự án để thực hiện thành công dự án

21

Tổ dự ánTổ dự án

Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án: công việc, sản phẩm...

Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án

Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án Xác định những thay đổi ngay khi xuất hiện

3.7 Quy trình tổ chức dự án

22

Xác định vị trí dự án trong tổ

chức

Thiết kế tổ chức dự án

Lập thành văn bản vai trò và

trách nhiệm của dự án

Xây dựng bảng mô tả công việc

Lựa chọn đội dự án

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4 Bước 5

3.8 Ví dụ về tổ chức dự án

23

Ban chỉ đạo điều hành dự ánChủ tịch = nhà tài trợ dự án

Quản lý đơn vị nghiệp vụ

Quản lý bảo đảmchất lượng

Quản lý dự án

Nhóm trưởng Nhóm trưởng Quản lý nhóm Nhóm trưởng

Nhóm trưởng Nhóm trưởng Nhóm trưởng

Quản lý văn phòng dự án

3.9 Lưu ý về tổ chức dự án

Hợp tác và cản trở Chất lượng Thay đổi về tổ chức Quản lý rủi ro Lập báo cáo và kiểm soát dự án Nhà thầu phụ

24

3.10 Cơ cấu đội dự án mẫu

25TẤT CẢ CÁC NHÓM LIÊN KẾT CON NGƯỜI TRONG KINH DOANH VÀ KỸ THUẬT

Quản lý dự án

Nhóm văn phòng dự án

Nhóm trưởngHỗ trợ kỹ thuật

Nhóm trưởng Yêu cầu hệ thống phụ

Nhóm trưởng Báo cáo hệ thống phụ

Nhóm trưởng Kế toán hệ thống phụ

Nhóm trưởng Yêu cầu hệ thống phụ

Quản trị dữ liệuQuản trị bảngCông cụ bảo dưỡng/đào tạo, hỗ trợ text coordination

Các yêu cầuthiết kếXây dựngkiểm tra Unit/modular

Các yêu cầuthiết kếXây dựngkiểm tra Unit/modular

Các yêu cầuthiết kếXây dựngkiểm tra Unit/modular

Kiểm tra tích hợp/hệ thống giao diện kết hợpKiểm tra tính thừa nhậnlập kế hoạch chuyển đổi mô hình đào tạo

26

3.11 Ma trận trách nhiệmCông việcTên

Công việc

X

Công việc

Y

Công việc

Z

...

Ng Văn A A A A ...

Lê thị B P I R

Cao văn C I P Không

Vũ văn D C R Không

Phạm văn E

C

Trần thị F R C P

Các kiểu trách nhiệm khác nhau trên công việc:

A (Approving): Xét duyệt P (Performing): Thực hiện R (Reviewing): Thẩm định C (Contributing): Tham gia

đóng góp I (Informing): Báo cho biết

27

3.12 Tổ chức dự án cần có

Nhà tài trợ có trách nhiệm cao Hỗ trợ tích cực từ ban điều hành Phân định rõ trách nhiệm, thẩm quyền, Trao đổi hợp lý giữa cán bộ kỹ thuật và cán

bộ chức năng Hoàn thành công việc với nguồn lực ít nhất Thông tin liên lạc hiệu quả Đơn giản hoá nội dung báo cáo

2828

3.13 Xây dựng Tổ dự án cần tránh

1. Hiểu lầm nội dung của dự án

2. Trách nhiệm không rõ ràng

3. Quyền hạn không rõ ràng

4. Phân việc không đều, không rõ ràng

5. Không xác định được những người liên quan đến dự án

6. Mục tiêu chung không rõ

7. Thông tin không thông suốt

8. Thành viên thiếu tin tưởng nhau

9. Không cam kết thực hiện kế hoạch

10. Không có tinh thần đồng đội thực sự

11. Không quan tâm tới chất lượng công việc

12. Thiếu định hướng

Nếu sau khi khai trương dự án, không khí lại lắng xuống

Triệu tập cuộc họp ngắn với các tổ viên

29

Động viên, khích lệ các tổ viên

Giải quyết mọi tư tưởng lo ngại, thiếu tin tưởng, và không hiểu rõ về chương trình công việc.

Hỏi thành viên xem có vấn đề gì không

Nhắc các thành viên đề phòng và phát hiện các rủi ro ảnh hưởng đến dự án.

4. Kết luận

1. Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc. Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng: Mục đích, Mục tiêu

2. Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là Tài liệu phác thảo dự án.

3. Cần công bố dự án và công bố tài liệu trên rộng rãi cho mọi người liên quan tới dự án được biết.

30