فهرست مطالب5.............................................................................................................اتوماسیون اداری

5........................................................................................ورود به سیستم اتوماسیون اداری7............................................................................................................................لکارتاب

7................................................................................................................مدیریت کاربران7....................................................................................................................تعریف کاربر

7....................................................................................................................تعریف شرکت

7...............................................................................................تعریف چارت سازمانی

7.............................................................................................تعریف سطوح دسترسی

7....................................................................................................................تغییر رمز عبور

7...........................................................................................................................دبیرخانه7.....................................................................................................سازمانهای خارجی

7.....................................................................................................فرمت شماره نامه

7....................................................................................................................دبیرخانه ها

8....................................................................................................................الگوی نامه

8....................................................................................................................انواع ارجاعات

8....................................................................................................................هامش ها

8............................................................................................................................نامه ها8.......................................................................................................ایجاد پیش نویس

8.................................................................................................نامه های ارسال شده

8....................................................................................................................سطل زباله

9....................................................................................................................رزروشماره نامه

9....................................................................................................................نامه صادره

9....................................................................................................................نامه وارده

9....................................................................................................................نامه داخلی

9.................................................................................................................بایگانی شخصی 9....................................................................................................................انواع بایگانی

9....................................................................................................................انواع زونکن

9....................................................................................................................مشاهده بایگانی

10................................................................................................................بایگانی متمرکز10..........................................................................................................................کارتابل

12.............................................................................................................تنظیمات شخصی1

12...................................تب های " نامه وارده " و " تنظیمات نامه صادره" و " تنظیمات نامه داخلی"12..........................................................................................................تب تنظیمات اسکن

13.............................................................................................................تنظیمات عمومی15..................................................................................................................کارتابل وارده

15...............................................................................................................کارتابل ارجاعی15........................................................................................................نامه های ارسال شده

16.................................................................................................................دردست اقدام17.....................................................................................................................انجام شده

17.......................................................شروع بکار با سیستم اتوماسیون اداری الکترومیزان اندیشه17.................................................................................................................تعریف شرکت

19......................................................................................................تعریف چارت سازمانی20....................................................................................................تعریف سطوح دسترسی

22.....................................................................................................................ایجاد کاربر23..............................................................................................................اطلاعات کاربری24.............................................................................................................اطلاعات پرسنلی

24............................................................................................................................سمت25...............................................................................................سطوح دسترسی به سیستم

26....................................................................................................................اعتبارسنجی26.............................................................................................................امضای الکترونیک

27.........................................................................................................سازمان های خارجی28..............................................................................................................ایجاد دسته بندی

29....................................................................................................ایجاد سازمانهای خارجی30...........................................................................................................فرمت شماره نامه

32.....................................................................................................................دبیرخانه ها32..................................................................................................................دبیرخانه متمرکز

......................................................................................................دبیرخانه غیرمتمرکز32

....................................................................................................دبیرخانه نیمه متمرکز32

34.....................................................................................تفکیک شماره نامه بر اساس نوع نامه

34...............................................................................تفکیک شماره نامه بر اساس نوع دبیرخانه

34.....................................................................................................................الگوی نامه35.................................................................................................................انواع ارجاعات

36.......................................................................................................................هامش ها2

38.....................................................................................................ارجاع به یک یا چندکاربر39..................................................................................................................ارجاع گروهی

41................................................................................................................مشاهده پاراف42..........................................................................................................................نامه ها

43..............................................................................................................ایجاد پیش نویس44.....................................................................................................................اسکن نامه

46............................................................................................................ارسال پیش نویس48......................................................................................................................نامه وارده

48..................................................................................................................تب اطلاعات نامه

50................................................................................................................. تب گیرندگان

50..................................................................................................................تب رونوشت

51................................................................................................................. تب تصویرنامه

52..................................................................................................................تب پیوست ها

53.....................................................................................................................نامه صادره54................................................................................................................. تب متن نامه

55.....................................................................................................................نامه داخلی55........................................................................................................مشاهده عطف نامه

57.......................................................................................................................چاپ نامه58........................................................................................................................بایگانی

59...................................................................................................................انواع بایگانی59....................................................................................................................انواع زونکن

60...............................................................................................................بایگانی شخصی60...........................................................................................................نحوه بایگانی نامه

62.....................................................................................................بایگانی شخصی خودکار63................................................................................................................بایگانی متمرکز

64.....................................................................................................ایجاد الگوی با سربرگ70.......................................................................................................الگوی بدون سربرگ

3

اتوماسیون اداری شما به عنوان یک مدیر، علاقه مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انج]]ام

سیستم اتوماسیون اداری یک  مکاتبات و رسیدگی به درخواست ها و نامه ها می شود. سیستم اطلاع]]اتی مبت]]نی ب]]ر ک]]امپیو تر اس]]ت ک]]ه وظیف]]ه جمع آوری، ذخ]یره و توزی]]ع مس]]تندات، پیام ه]]ای الکترونی]]ک و س]]ایر فرم ه]]ای ارتباط]]ات اداری را بین اف]]راد، گروه های کاری و سازمان ها ب]]ر عه]]ده دارد. اتوماس]]یون اداری ب]]ه خودک]]ار س]]ازی و

بخش مهمی از ک]]ار عملی]]اتن]]د وبهینه سازی رویه های ج]]اری س]]ازمان ها کم]]ک می ک سازمان محسوب می شود. اين سيستم قادر است تمامی عملیات دبیرخانه سازمانها را به شکل الکترونیکی بر عهده بگیرد این سیستم محدود به محل ف]]یزیکی س]]ازمان نمی باشد و ق]]ادر اس]]ت در ه]]ر نقط]]ه ای امک]]ان دس]]تیابی ب]]ه اطلاع]]ات نام]]ه ه]]ا ومس]]]]]]]]]]]]]]]]]]تندات را در اختی]]]]]]]]]]]]]]]]]]ار ک]]]]]]]]]]]]]]]]]]اربر ده]]]]]]]]]]]]]]]]]]د. یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش های مختلفی تشکیل شده اس]]ت ک]]ه در ادام]]ه

توضیح داده می شود.

ورود به سیستم اتوماسیون اداری برای ورودب]]ه سیس]]تم بای]]د آدرس]]ی ک]]ه راه]]بر دراختی]]ار ش]]ما ق]]رارداده اس]]ت را در نوارآدرس مرورگر وارد نمایید. سپس صفحه ای مطابق تص]]ویر زی]]ر را مش]]اهده می

نمایید.

4

دراین صفحه ابتدا بای]]د ن]]ام ک]]اربری ورم]]ز عب]]وری ک]]ه راه]]بر سیس]]تم دراختیارش]]ما قرارداده است را وارد نمایید. درصورتی که این نام کاربری ورمزعبور معتبرباشد ب]]ه

سیستم وارد می شوید. * ممکن است با وارد کردن نام کاربری و رمزعبور مجدد به همین صفحه بازگش]]ته و به سیستم وارد نشوید. برای رفع این مشکل به بخش تنظیمات مرورگ]]ر سیس]]تمتان

راغیرفعال نمایید.Block pop-up windowsمراجعه نموده و گزینهدر مرورگر فایرفاکس مطابق مراحل زیر اقدام نمایید.

Block pop-up windows تب tools option content منوی

پس از ورود به سیستم صفحه ای مطابق تصویر زیر را مشاهده می نمایید.

5

درصورتی که راهبر سیستم باش]]ید ب]]ه کلی]]ه بخش ه]]ای سیس]]تم اتوماس]]یون همانن]]د تصویر فوق دسترسی دارید. درغیراین صورت دسترسی به بخش های سیس]]تم بناب]]ه

نیاز شما بوده و این دسترسی توسط راهبر تعیین می شود.

اتوماسیونسیستممعرفی بخش های مختلف لکارتاب

محیطی اس]]ت ك]]ه ک]]اربر سيس]]تم اعم از م]]دير، کارش]]ناس و کارمن]]د ب]]رايكارتابلمشاهده، رسيدگي و پيگيري امور جاري خود به آن مراجعه مي كند.

مدیریت کاربراندراین قسمت ازسیستم می توانید موارد زیر را ایجاد ومدیریت نمایید.

کلی]]ه ک]]اربرانی ک]]ه می خواهی]]د ب]]ه سیس]]تم اتوماس]]یون اداری:تعری]]ف ک]]اربر دسترسی داشته باشند، دراین بخش ایجاد ومدیریت می شوند.

ب]]رای ش]]روع بکارب]]ا سیس]]تم اتوماس]]یون اداری بای]]د ن]]ام:تعری]]]ف ش]]]رکت ش]]رکت/موسس]]ه را در این بخش ازسیس]]تم ثبت نمایی]]د. در ص]]ورتی ک]]ه ش]]رکت/موسس]]ه ش]]ما دارای ش]]رکت ه]]ای تابع]]ه ب]]وده و نی]]از ب]]ه سیس]]تم

6

اتوماسیون یکپارچه داشته باشید لازم اس]]ت کلی]]ه ش]]رکت ه]]ای تابع]]ه را ن]]یزدراین بخش ثبت نمایید.

در واقع سلسله م]]راتب س]]ازمان و جایگ]]اه ه]]ای ش]]غلی:تعری]]ف چ]]ارت س]]ازمانی موجود در سازمان را مشخص می کند.

کاربران سیستم اتوماسیون س]]طوح دسترس]]ی متف]اوتی:تعریف سطوح دسترسی در سیستم دارند، به طور مثال تنها کاربر ارشد نیاز به م]]دیریت ک]]اربران و ی]]ا ایجادش]]رکت دارد وکارمن]]دان نی]]ازی ب]]ه دسترس]]ی این م]]وارد ندارن]]د. در این بخش از سیستم می توان سطح دسترس]]ی ک]اربران متناس]ب ب]ا نیازش]ان را

تعیین کرد.دراین بخش از سیستم می توان رمز عبور ورود ب]]ه اتوماس]]یون:تغییر رمز عبور

را تغییر داد.دبیرخانه

دبیرخانه درواقع اصلی ترین بخش سیستم اتوماسیون بوده که شامل بخش های زیرمی باشد:

:هر شرکت/موسسه باس]]ازمان ه]]ا، ش]]رکت ه]]ا، اش]]خاص و س]]ازمانهای خ]]ارجی اداره های مختلفی مکاتبه دارد در این بخش به عن]]وان ش]]رکت ه]]ای خ]]ارجی ثبت می شوند. لازم است قبل از مکاتبه، اسامی این شرکت ها/ سازمان ه]]ا

و اشخاص دراین بخش ثبت گردد.:در شرکت ها/موسس]ات معم]ولا نام]ه ه]ای اداری ب]ا ف]رمتفرمت شماره نامه

های خاصی ارسال و یا دریافت می شوند. برای ایجاد فرمت شماره نام]]ه ه]]امی توانید از این بخش سیستم استفاده نمایید.

:در سیس]]تم اتوماس]]یون اداری دبیرخان]]ه ب]]رای م]]دیریت نام]]ه ه]]ا دبیرخان]]ه ه]]ا استفاده شده و ثبت وتوزیع نامه های وارده و صادره از طریق دبیرخانه انجام

نيم]]ه" ي]]ا "غ]]يرمتمركز" ، "متمركز"می شود. دبيرخانه ممكن است ب]]ه روش اداره شود. می توان دریک سازمان چندین دبیرخانه داش]]ت و آن ه]]ا"متمركز

را در سیستم اتوماسیون ثبت ک]]رد. قب]]ل از مکاتب]]ه بای]]د ابت]]دا دبیرخان]]ه ه]]ایموردنیاز را دراین بخش ایجادنمایید.

ساختار نامه هایی که در مکاتبات اس]]تفاده می ش]]وند تحت عن]]وان: الگوی نامه الگوی نامه تعریف می شود. برای اینکه درهربار نوشتن نامه نی]]ازی ب]]ه ایج]]اد ساختارنامه نباشد، ساختارهای موردنیازرا به عنوان الگ]]و در سیس]تم ثبت می نماییم و از این پس از الگوی ایجاد ش]]ده ب]]رای مکاتب]]ات اس]]تفاده می ک]]نیم.

درادامه نحوه ایجاد الگوآموزش داده می شود.نام]]ه ه]]ای اداری را می توانی]]د ب]]ه اف]]راد دیگ]]ری درش]]رکت: ان]]واع ارجاع]]ات

/موسسه ارجاع دهید. نامه های ارجاع داده شده نامه هایی هس]]تند ک]]ه مهلت7

پاسخ داشته و شخص دریافت کننده نامه باید نتیجه را ب]]ه ارج]]اع دهن]]ده اعلام نمای]]د. دراین بخش از سیس]]تم عن]]اوین ارجاع]]ات ک]]ه معم]]ولا در ش]]رکت / موسسه استفاده می شود ایجاد و ویرایش می شود. به ط]]ور مث]]ال نام]]ه ای که برای شما ارسال شده است را می توانید با ارجاع " بررسی " به ش]]خص دیگ]ری درون س]ازمان ارج]اع دهی]د. کلی]ه ارجاع]ات در این بخش ایج]اد و ی]ا

ویرایش می شود. : هامش که در گردش مکاتبات و یا سیستمهای اتوماس]]یون اداری ب]]ه هامش ها

اس]]ت"پي نوشت" پاراف نیز عن]]وان گردی]]ده ودر اص]]طلاح اداري م]]ترادف با برای نوشتن یک دستور ارجاع بکار می رود. ب]]ه ط]]ور مث]]ال " اق]]دام مقتض]]ی

صورت گیرد" و یا " بررسی شود "نامه ها

انواع مکاتبات رسمی در سیستم تحت عن]]وان نام]]ه ثبت و نگه]]داری می ش]]وند. اینبخش از سیستم شامل موارد زیر می باشد:

:نامه هایی که متن آن نیاز به ویرایش و یا تایید از سمت دیگ]]ریایجاد پیش نویس در سازمان رادارد به عنوان پیش نویس در سیستم ایجاد می شوند.

:کلیه نامه هایی ک]]ه ه]]ر ک]]اربر ارس]]ال ک]]رده اس]]ت، در ایننامه های ارسال ش]]ده بخش قابل مشاهده و بررسی می باشد.

:در صورتی ک]ه ک]]اربر نام]]ه ای را ح]ذف نمایی]]د، ب]]ه س]]طل زبال]]هسطل زبال��ه منتقل شده و در صورت نیاز می تواند مجددا به محل قبلی آن بازگرداند. دقت نمایید، درصورتی که نامه ای از سطل زبال]]ه ح]]ذف ش]]ود قاب]]ل بازگش]]ت نمی

باشد. در صفحه کارتابل و یا در بخش های دیگر از جمله نامه های ارس]]ال ش]]ده و ی]]ا*

بایگانی ها نیز یک کلید با عنوان " حذف کلی "مشاهده می نمایید. در صورتی که کاربری نامه ای را حذف کلی نماید کلیه ارجاعات آن ح]]ذف ش]]ده و نام]]ه ن]]یز از

در صورتی که این نامه ب]]رای چن]]دکاربردیگر هم ارس]]السیستم حذف می شود. شده باشد از کارتابل آن کاربران نیز حذف می شود. بنابراین دسترسی این کلیدرا فقط برای راهبرسیستم فعال نمایید تا بروز مشکل در سیستم جلوگیری شود.

:در صورتی ک]]ه نی]]از ب]]ه رزرو ش]]ماره ب]]رای نام]]ه ه]]ای داخلی،رزروشماره نامه وارده و صادره داشته باشید، ازاین بخش سیستم می توانید اقدام نمایید. بدین منظ]]ور می توانی]]داز گزین]]ه ه]]ای" رزرو ب]]ه تع]]داد"، "ش]]ماره خ]]اص رزرو در

و یا "شماره خاص " اقدام نمایید. بازه"

8

نامه هایی که از شرکت /موسس]]ه م]]ا ب]]رای سایرموسس]]ات و ی]]ا :نامه صادره اش]خاص فرس]تاده می ش]ود، نام]ه ص]ادره نامی]]ده می ش]]ود. در ادام]ه نح]]وه

ارسال این نامه آموزش داده می شود.: نامه هایی که از سایرموسسات / اشخاص برای شرکت /موسس]]هنامه وارده

ما ارسال می شوند، نامه وارده نامیده می شوند. در ادام]]ه نح]]وه ارس]]ال ایننامه آموزش داده می شود.

نام]ه ه]ایی ک]ه بین اف]راد درون ش]رکت /موسس]ه ردوب]دل می: نام��ه داخلی شوند، نامه داخلی نامیده می شوند. درادام]ه نح]]وه ارس]]ال این نام]ه آم]وزش

داده می شود.بایگانی شخصی

نامه ها، اسناد و مدارک ش]]رکت /موسس]]ه در بخش]]ی ب]]ه ن]]ام بایگ]]انی نگه]]داری می شود. در بخش بایگانی شخصی همانطور که از نام آن مشخص است ه]]ر ک]]اربر می تواند نامه های موردنظر خود را نگهداری و م]]دیریت نمای]]د. این بخش ش]]امل م]]وارد

زیر می باشد:: در این بخش کاربر می توان]د ن]ام و دس]]ته بن]دی بایگ]انی ه]ایان��واع بایگ��انی

موردنظر خود را ایجاد و ویرایش نماید که در ادامه آموزش داده می شود.: معمولا نام]]ه ه]]ای اداری در زونکن ه]]ا نگه]]داری و م]]دیریت میانواع زونکن

شوند. در واقع زونکن ها دسته بن]]دی ه]]ای مختل]]ف ی]]ک بایگ]]انی می باش]]ند.درادامه نحوه کار با این بخش آموزش داده می شود.

کلیه نامه هایی که یک کاربر در یک بایگانی و زونکن مربوط :مشاهده بایگانی به آن ذخیره و نگهداری کرده است در این بخش قابل مشاهده می باشند.

بایگانی متمرکز در بخش بایگانی متمرکز کلیه نامه های شرکت/موسسه که تم]]ام ک]]اربران ذخ]]یره و بایگانی کرده اند قابل مشاهده می باش]]د. این بخش از سیس]]تم اتوماس]]یون معم]]ولا

و یا کاربرانی که نیاز به مشاهده تمام نامه ه]]ای بایگ]]انی ش]]دهراهبر سیستمتوسط دارند قابل مشاهده و بررسی است و تمام ک]]اربران دسترس]]ی ب]]ه این بخش را لازم

ندارند.کارتابل

کارتابل سیستم اتوماسیون اداری را در زیر مشاهده می نمایید. در تصویر بخش هایمختلف کارتابل معرفی شده است.

9

در این بخش می توانید اطلاعات کاربری که با آن به سیس]]تم وارد ش]]ده ای]]د را مشاهده نمایید. نمونه ای از اطلاعات مربوط به یک کاربر در تصویر زیر نمایش داده

شده است.

در این بخش هر کاربرمیتواند تنظیمات پیش فرض مربوط به کارتابل شخص]]ی را ویرایش نماید.

10

تنها راهبر سیستم به تمامی گزینه های نمایش داده شده در تصویر دسترسی داش]]ته و کاربران دیگر باتوجه به دسترسی که راهبرسیستم برای آن ها تعیین کرده است به

این بخش دسترسی دارند.تنظیمات شخصی:

این آیتم به طور معمول به تمام کاربران دسترسی داده می ش]]ود و همانطورک]]ه در تصویر زیر مشاهده می نمایید برای تنظیم م]]وارد پیش ف]]رض در حین ارس]]ال و ثبت

نامه می باشد.

11

تب های " نامه وارده " و " تنظیمات نامه صادره" و " تنظیمات نامه داخلی" دبیرخانه، نوعدر هنگام ارسال نامه صادره، نامه داخلی و ثبت نامه وارده آیتم های "

" در هر بار ارسال و ی]]ا ثبت بای]]دمدرک، نحوه ی دریافت، طبقه بندی و فوریت نامه مشخص شوند، کاربرمی تواند گزینه های موجود برای هر آیتم را یکبار ثبت نم]]وده و به عنوان پیش فرض قراردهد و ازاین پس در هر بار ارسال و یا ثبت نام]]ه نی]]ازی ب]]ه

انتخاب این موارد ندارد. تب تنظیمات اسکن

" انج]]ام میتنظیمات اسکنتنظیمات پیش فرض مربوط به اسکن نامه نیز در تب " شود.

12

تنظیمات عمومی در صورتی که کاربری نامه داخلی، وارده و یا نامه ارجاعی داشته باشد، پس از ورود به کارتابل پیغام هشداری را مشاهده می نماید. این پیغام در هر ب]]ار دری]]افت پی]]ام و ورود به صفحه کارتابل نمایش داده می شود. در صورتی که نیاز به غیر فع]]ال ک]]ردن

این بخش داشته باشید می توانید دراین بخش نمایش هشدار را غیر فعال نمایید.

دراین بخش ساختار سلسه مرات]]بی از امکان]]ات سیس]]تم اتوماس]]یون را مش]]اهده می نمایید. راهبر سیستم بنا به نیاز شما دسترسی به بخش های مختلف این س]]اختار را تعیین کرده است. با کلیک روی عنوام هر بخش کلیه آیتم های موجود در آن بخش

13

را مشاهده می نمایید.در ابتدای فایل راهنما بخش های مختلف این قس]]مت مع]]رفیشده و در ادامه نحوه کار با این امکانات را به طور کامل شرح می دهیم.

همانطور که قبلا نیز اشاره شد کلیه نامه های داخلی، وارده و ارج]]اع ش]]ده ب]]رای هر کاربر در صفحه کارتابل وی نمایش داده می شوند. تعداد کل نامه ها و نامه ه]]ای

قاب]]ل مش]]اهدههمانند تص]]ویر زی]]ر " کارتابل واردهخوانده شده نیز مقابل عبارت " می باشد. برای مرتب س]]ازی نام]]ه ه]]ا ب]]ه دلخ]]واه ک]]افی اس]]ت روی عن]]وان س]]تون

موردنظرتان کلیک نمایید تا نامه ها بر اساس همان ستون مرتب سازی شوند.

در صورتی که نامه ای را بایگ]]انی نمایی]]د، نام]]ه مربوط]]ه ب]]ه بخش بایگ]]انی شخص]]یمنتقل شده و دیگر در صفحه کارتابل قابل مشاهده نمی باشد.

با کلیک روی هر بخش از سیستم یک تب جداگانه برای آن در بالای صفحه باز می شود. که توسط آیکن های کنار نام هر تب می توانید آن را بسته و یا محتوی]]ات آن را

نوسازی نمایید.کادر مشاهده یک نامه در تصویر زیر نمایش داده شده است.

14

کارتابل وارده در ساختار سلسه مراتبی سمت راست صفحه کارتابل وارده را مش]]اهده می نمایی]]د

که در شامل زیرمنوهایی نیز می باشد از جمله)بررسی،اقدام فوری، اظهارنظر( زیرمنوهایی که در این قسمت مشاهده می کنید همان عناوین ارجاع]]ات ایج]]اد ش]]ده در سیس]]تم هس]]تند و هرزم]]ان ک]]ه در بخش ارجاع]]ات ی]]ک عن]]وان جدی]]د ثبت نمایی]]د زیرمنویی با همان عنوان نیز به این بخش افزوده می شود. با کلیک روی هر ک]دام از این زیرمنوها در صورتی که نامه ای با همین عنوان ب]]ه ش]]ما ارج]]اع ش]]ده باش]]د می

توانید آن را در یک تب جداگانه مشاهده نمایید.کارتابل ارجاعی

در ساختار سلس]]ه مرات]]بی س]]مت راس]]ت ص]]فحه کارتاب]]ل ارج]]اعی را مش]]اهده می نمایید که در شامل زیرمنوهای نامه های ارسال شده، در دست اق]]دام، انج]]ام ش]]ده،

برگشت شده می باشد.: شده ارسال های کهنامه هایی نامه کلیه توانید می زیرمنو این روی کلیک با

ارسال کرده اید را مشاهده کنید. توجه نمایید در صورتی ک]]ه ک]]اربر/ک]]اربران دیگ]]ری نیز دسترسی ارس]]ال نام]]ه توس]]ط ن]]ام ک]]اربری ش]]ما را داش]]ته باش]ند و نام]]ه ای را توسط آن ارسال کرده باشند در این قسمت می توانید نامه ارسال شده را مشاهده

نمایید. مطابق با تصویر زیر برای مشاهده جزییات هر نام]]ه می توانی]]د روی کلی]]د )مش]]اهده

جزییات( که در تصویر نمایش داده است کلیک نمایید.15

در این صفحه می توانید کلیه ک]]اربرانی ک]]ه این نام]]ه را ب]]ه آن ه]]ا ارس]]ال ک]]رده ای]]دمشاهده نمایید.

: اقدام دردست در ص]]ورتی ک]]ه نام]]ه ای را ب]]ه ک]]اربر/ ک]]ابرانی ارس]]ال نمایی]]د نام]]ه در این قس]]مت نگهداری می شود . هر ک]]اربر پس از دری]]افت نام]]ه ، در ص]]ورتی ک]]ه نام]]ه مربوط]]ه شامل م]]واردی باش]]د ک]]ه انج]]ام داده اس]]ت بای]]د روی کلی]]د )انج]]ام ش]]د( در ص]]فحه مشاهده نامه کلیک کن]د. پس از کلی]]ک ک]اربر روی این کلی]]د نام]ه مربوط]]ه ب]ه بخش

)انجام شده( منتقل می شود.

16

نفر ارسال کرده باشید هر3*توجه نمایید در صورتی که یک نامه را به طور مثال به نفر باید کلید انجام شد را کلیک نمایند تا نامه مذکور به بخش )انجام شده( منتق]]ل3

شود. تازمانی که حتی یکی از این کاربران نامه را باکلیک روی این کلید پاس]]خ ن]]دادهباشد نامه در بخش دردست اقدام باقی می ماند.

مشاهده جزییات نامه های در دست اقدام نیز همانند آنچه در نامه های ارس]]ال ش]]دهاشاره شد می باشد.

: شده .به توضیحات بخش دردست اقدام مراجعه نماییدانجام

: شده در صورتی که نامه ای را به اشتباه برای کاربر/کاربرانی ارسال کردهبرگشت باشیم کاربر مربوطه باید در صفحه مش]اهده نام]ه روی کلی]د )برگش]ت نام]ه( کلی]]ک

کند. با این کار نامه به بخش برگشت شده ها منتقل می شود.

شروع بکار با سیستم اتوماسیون اداری الکترومیزان اندیشه برای شروع به کار ب]]ا سیس]]تم و ثبت اطلاع]]ات اولی]]ه لازم اس]]ت مراح]]ل زی]]ر را ب]]ه

ترتیب انجام دهید.تعریف شرکت

" را انتخ]]]]اب نم]]]]وده و ن]]]]امش]]]]رکت در بخش " م]]]]دیریت ک]]]]اربران " آیتم " شرکت/موسس]]ه خ]]ود را ثبت نمایی]]د. در ص]]ورتی ک]]ه ش]]رکت/موسس]]ه ش]]ما دارای شرکت های تابعه نیز بوده و نیاز به سیستم اتوماس]]یون یکپارچ]]ه داش]]ته باش]]ید لازم

است کلیه شرکت های تابعه را نیز دراین بخش ثبت نمایید.

17

" کلیک نمایید، سپس صفحه ای مط]]ابق ایجاد برای ثبت شرکت/موسسه روی کلید "تصویر زیر را مشاهده می نمایید.

برای ثبت شرکت/موسسه اطلاعات مربوط به شرکت/موسس]]ه را وارد نم]]وده و در " کلیک نمایید. ذخیرهپایان روی کلید "

* آیتم های " نام شرکت " و " مدیر عامل " جزآیتم های ضروری ب]]وده و در ص]]ورتی که اطلاعاتی را در این قسمت وارد ننمایید قادر به ذخیره اطلاعات نمی باش]]ید. پس

" در مقاب]]ل ن]]امح]]ذف " و " وی]]رایشاز ذخیره شرکت/موسسه توسط کلید ه]]ای " شرکت می توانید اقدامات موردنیاز را انجام دهید.

در مواقعی که نام چندین شرکت را ثبت نموده اید و می خواهید تمام این اس]]امی را " کلی]]ک نم]]وده و س]]پسانتخ]]اب همهبه صورت یکجا حذف نمایید، ابت]]دا روی کلی]]د "

" کلیک کنید.حذف گروهیروی کلید " تعریف چارت سازمانی

پس از ثبت شرکت باید چارت سازمانی مرب]]وط ب]]ه ش]]رکت/موسس]]ه را ن]]یز در این بخش وارد نمایید. هم]]انطور ک]]ه قبلا اش]]اره ش]]ده چ]]ارت س]]ازمانی سلس]]له م]]راتب سازمان و جایگاه های شغلی موجود در سازمان را مشخص می کند. در تص]]ویر زی]]ر

نمونه ای از چارت سازمانی یک شرکت بازرگانی نشان داده شده است.

18

پس از ورود به این صفحه در صورتی که همانند مراحل فوق نام شرکت/موسس]]ه را ثبت ک]]رده باش]]ید، در این ص]]فحه ق]]ادر ب]]ه مش]]اهده ن]]ام ش]]رکت می باش]]ید. ب]]رای ایجاداولین بخش ها و جایگاه موجود در چ]]ارت ک]]افی اس]]ت ابت]]دا روی ن]]ام ش]]رکت

" در ب]]الای ص]]فحه ن]]ام بخش ی]]ا جایگ]]اه را واردعن]]وانکلیک نمایید سپس در کادر " " کلی]ک نمایی]]د. ب]]رای ایج]]اد م]]ابقی بخش ه]ا و ی]]ا ایج]]ادنموده و در انتها روی کلید "

جایگاه ها نیز به همین صورت ابتدا روی نام شاخه اصلی کلیک نمایید س]]پس مط]]ابق مراحل ذکر شده اقدام نمایید. در تصویر زیر نمونه ای از یک چ]]ارت س]]ازمانی ب]]رای

شرکت الکترومیزان اندیشه ایجاد شده است.

19

چارتسازمانی

به طور مثال در چارت نمایش داده شده در تصویر بالا برای ایجاد بخش های " هیات مدیره، م]دیر عام]]ل، مع]اونت م]الی/اداری و حس]ابداری " ب]]ه ش]]رح زی]ر اق]دام می

نماییم:ابتدا روی نام شرکت کلیک کرده و س]]پس در ک]]ادر" عن]]وان " عب]]ارت " هی]]ات

مدیره " را وارد نموده و در انتها روی کلید " ایجاد" کلیک می نماییم..برای ایجاد بخش " مدیرعامل" نیز همانند روش فوق اقدام می نماییم" ب]]رای ایج]]اد بخش " مع]]اونت م]]الی/اداری " ابت]]دا روی بخش " م]]دیر عام]]ل

کلیک نموده، س]]پس در ک]]ادر عن]]وان عب]]ارت " مع]]اونت م]]الی/اداری" را واردکرده و در انتها روی کلید " ایجاد" کلیک می کنیم.

" ب]]رای ایج]]اد بخش " حس]]ابداری" ابت]]دا روی بخش " مع]]اونت م]]الی /اداری کلیک کرده و سپس عبارت " حسابداری" را در کادر عن]]وان وارد می نم]]اییم و

در انتها نیز کلید" ایجاد" را کلیک می کنیم.برای ایجاد مابقی بخش های چارت نیز به همین منوال ادامه می دهیم.

برای ویرایش و یا ح]ذف ی]ک بخش ن]یز از کلی]دهای مربوط]ه در ب]الای همین ص]فحهاستفاده می نماییم.

تعریف سطوح دسترسی دسترسی افراد مختلف در سازمان به بخش های مختلف سیستم متفاوت بوده و ب]]ه هر کاربر بنا به نیاز دسترسی داده می شود. مشخص نم]]ودن این س]]طوح دسترس]]ی به عهده راهبر سیستم بوده و مابقی کاربران به این قسمت دسترسی ندارن]]د. ب]]رای تعیین سطوح دسترسی ابتدا باید یک الگو ایجاد نمایید، سپس ب]]ه ص]]ورت زی]]ر اق]]دام

نمایید.

20

" کلی]ک کنی]د. س]پس ص]فحه ای ب]ه ش]کل زی]ر مش]اهده می ایجادابتدا روی کلید "نمایید.

بخش می باش]]د4همانطور که در تصویر بالا مشاهده می نمایید این ص]]فحه ش]]امل که بشرح زیر می باشند:

در این قسمت باید یک نام برای الگو تعیین کرده و سپس در فیل]]دهای ت]]اریخ و الی02/10/1394ساعت مقادیر مناس]]ب را وارد نمایی]]د. ب]]ه ط]]ور مث]]ال از ت]]اریخ

24:00 الی 8:00 و ساعت 01/01/140021

در این قسمت سطوح دسترسی به سیستم را مشاهده می نمایید که بنا به نیاز هر الگو آیتم های مورد نظر را انتخاب می نمایید. در ادام]]ه این آیتم ه]]ا ش]]رح داده

شده است. در سطوح دسترسی ارجاعات می توانید سمت ها و یا افرادی که می خواهید با

یکدیگر در ارتباط باشند را انتخاب نمایید. این ارتباط بدین معنا می باشد که این افراد می توانند به نام یک]]دیگر نام]]ه ارس]]ال نمایند، نامه های وارده را به یکدیگر ارجاع دهند، نامه داخلی ب]]رای یک]]دیگر ارس]]ال

نمایند. در ادامه نحوه ارسال شرح داده شده است. در سطوح دسترسی دبیرخانه، در صورتی که دبیرخانه ای را در سیستم ایجاد و

ثبت ک]]رده باش]]ید، اس]]امی دبیرخان]]ه ه]]ا نم]]ایش داده می ش]]ود و در ص]]ورتی ک]]ه ب]]ه این دبیرخان]]ه دسترس]]ی3بخواهید این الگو و کاربران مشخص ش]]ده در بخش

داش]]ته باش]]ند بای]]د دبیرخان]]ه ه]]ای موردنظرت]]ان را انتخ]]اب نمایی]]د. در ص]]ورتی ک]]ه شرکت/موسسه چندین دبیرخانه داشته باش]]د، ب]]ه ط]]ور معم]]ول ک]]اربران ب]]ه تم]]ام دبیرخانه ها دسترسی ندارند، که در این قسمت دسترسی های لازم را انتخ]]اب می

نمایید." مابقی موارد همانند موارد اشاره شده در ب]]الا ایجادپس از کلیک روی کلید "

انجام داده و سپس الگوی مربوطه را ذخیره نمایید.ایجاد کاربر

پس از ایجاد سطوح دسترسی لازم اس]]ت ک]]اربر/ک]]اربران سیس]]تم را ایج]]اد نم]]اییم. " در س]]اختار سلس]]ه مرات]]بی روی آیتم "م]]دیریت ک]اربرانب]]دین منظ]ور از بخش "

" کلیک می نماییم. سپس صفحه ای همانن]]د تص]]ویر زی]]ر را مش]]اهده میایجاد کاربرنمایید.

22

" کلی]]ک نمایی]]د. س]پس ب]ه ص]فحه ای ایج]]ادبرای ایجاد کاربر جدید بای]]د روی کلی]]د "همانند تصویر زیر هدایت می شوید.

اطلاعات کاربری در تب اطلاعات کاربری آیتم نام کاربری را مشاهده می نمایید ک]]ه ب]]ه ط]]ور معم]]ول کد پرسنلی و یا شماره ملی کاربر قرار داده می شود. برای ورود ک]]اربر ب]]ه سیس]]تم

کاراکتر باشد. بهتر اس]]ت4باید یک رمز عبور نیز تعیین نمایید. رمز عبور باید حداقل از رمز عبورهای ساده و یا فقط رقم استفاده ننمایید.

23

اطلاعات پرسنلی ن]]امدر تب اطلاعات پرسنلی باید اطلاعات دقیق هر کاربر را وارد نمایید. فیل]]دهای "

" ض]]روری ب]]وده و حتم]]ا بای]]دس]]مت" و" پس]]ت الکترونی]]ک " ، " نام خانوادگی" ، " مقادیر مناسب در این فیلدها وارد شود.

" گزینه هایی رامشاهده می نمایید که همان سمت ه]]ا و بخش ه]]اییسمتدرفیلد " هستند که در چارت سازمانی ایجاد شدند. در ص]]ورتی ک]]ه چ]]ارت س]]ازمانی را ایج]]اد

نکرده باشید در این بخش گزینه ای مشاهده نکرده و امکان ایجاد کاربر را ندارید. " در ص]]ورتی ک]]ه فع]]ال باش]]د، پس از ایج]]اد ک]]اربرموردنظرمیاجازه فعالیتفیلد "

توانید با نام کاربری و رمز عبوری که به وی اختصاص داده اید به سیستم وارد شوید. در صورتی که بخواهید کاربرموردنظر تا مدت زمان مشخصی به سیس]]تم دسترس]]ی

نداشته باشد، این گزینه را غیرفعال نمایید.

سمت در تب بعدی مطابق با تصویر زیر باید سمت مربوط به ک]]اربر را انتخ]]اب ک]]رده و ب]]ه وی نس]]بت بدهی]]د. س]]مت ه]]ایی ک]]ه در این بخش مش]]اهده می کنی]]د قبلا در چ]]ارت

سازمانی ایجاد شده اند.

24

سطوح دسترسی به سیستم (3دراین بخش باید یکی از الگوهای دسترسی که در بخش سطوح دسترسی)شماره

ایجاد کردید را به کاربر اختصاص دهید. پس از انتخاب الگو تاریخ و ساعت فعالسازی نیز به صورت خودکار با مقادیرمناسب پر می شود ک]]ه در ص]]ورت تمای]]ل می توانی]]د

این مقادیر را تغییر دهید.

اعتبارسنجی دراین مرحله همانند تصویر زیر اطلاعات وارد شده در مراحل قبلی نم]]ایش داده می

"ذخیره اطلاع]]اتشود، در صورتی که اطلاعات را صحیح وارد کرده اید روی کلید " 25

کلیک کرده و به مرحله بعد بروید ، در غ]]یر این ص]]ورت ب]]ه مراح]]ل قبلی بازگش]]ته واطلاعات را ویرایش نمایید.

امضای الکترونیک برای هر کاربر ایجاد شده در سیستم بای]]د ی]]ک امض]]ا ن]]یز ثبت نمایی]]د. در هنگ]]ام ثبت نامه صادره و داخلی ، کاربر باید امضایی که در این مرحله ب]رای وی ثبت نم]وده ای]د را نیز انتخاب نمایید، در صورتی که در این مرحله امضایی را ب]رای وی تع]یین نک]]رده باشید، نمی تواند نامه صادره و یا داخلی را ارسال نمای]]د. ب]]رای ثبت امض]]ای ک]]اربر بای]]د ابت]]دا نمون]]ه امض]]ای وی را در ان]]دازه مناس]]ب اس]]کن نم]]وده و س]]پس در تب "

" امضای اسکن شده را وارد نمایید. نح]]وه ارس]]ال نام]]ه ص]]ادره وامضای الکترونیکداخلی در ادامه توضیح داده شده است.

برای ثبت امضا ابتدا در کارد عنوان یک نام مناسب برای امض]]ا وارد نم]]وده و س]]پس " ثبت فایل اسکن امض]]ا را انتخ]]اب نمایی]]د. در انته]]ا روی کلی]]د "Browseتوسط کلید

کلیک نمایید. * برای هر کاربر می توانید سه امضا ثبت نمایید ک]]ه در این ح]]الت بهتراس]]ت عن]]وان متفاوتی را برای هر امضا در نظ]]ر بگیری]]د ت]]ا در زم]]ان انتخ]]اب آن دچ]]ار س]]ردرگمی

نشوید. * در صورتی که امضایی از کاربر در دسترس ندارید، بهتر است یک ص]]فحه س]]فید را

ذخیره نموده و به عنوان امضای کاربر در نظربگیرید.paintدر برنامه

26

سازمان های خارجی همانطور که قبلا ن]]یز اش]]اره ش]]د، س]]ازمان ه]]ای خ]]ارجی ش]]رکت ه]]ایی هس]]تند ک]]ه شرکت/موسسه شما با آن ها مکاتبه دارد. برای ثبت اسامی این شرکت ها ابتدا باید

" روی آیتم " دبیرخانهدر ساختار سلسه مرات]]بی س]]مت راس]]ت ص]]فحه و از بخش " " کلیک نمایید تا به صفحه ای مطابق شکل زی]]ر ه]]دایت ش]]وید.سازمان های خارجی

سپس مطابق با مراحل زیر اقدام به ثبت شرکت های خارجی نمایید.

27

ایجاد دسته بندی قبل از ثبت شرکت باید ابت]]دا دس]]ته بن]]دی ه]]ای مناس]]ب و موردنظرت]]ان را ب]]رای آن

" و "س]]ازمان ه]ای دول]تیایجاد نمایید. به طور مثال می توانید دس]]ته بن]]دی ه]]ای " " را ایجاد نمایید، سپس ب]]رای ه]]ر دس]]ته بن]]دی ش]]رکت ه]]ایسازمان های خصوصی

موردنظر را ثبت نمایید. " کلی]]ک نمایی]]د دسته بندی برای ایجاد دسته بندی مطابق تصویر زیر ابتدا روی کلید "

تا به صفحه ای مطابق شکل زیر هدایت شوید.

28

" مناسب برای دس]]ته بن]]دی عنوانهمانند بخش نشان داده شده در تصویرابتدا یک" " کلیک نمایید. ایجادوارد نموده و سپس روی کلید "

ایجاد سازمانهای خارجی پس از ایجاد دسته بندی های مناسب به صفحه ایجاد شرکت بازمی گردید. به منظور اینکه این دسته بندی های ایجاد شده را بتوانی]]د در این ص]]فحه مش]]اهده نمایی]]د، لازم

) نوسازی( نمایید. بدین منظور روی آیکن نشان دادهrefreshاست محتویات صفحه را .شده در تصویر زیر کلیک نمایید

ایج]]ادپس از آن اطلاعات مناسب برای هر فیلد را وارد نموده و در انتها روی کلی]]د " " کلیک نمایید. لازم است کلیه س]]ازما نه]]ای خ]]ارجی را ب]]ه همین روش در این بخش

ثبت نمایید.فرمت شماره نامه

نامه های اداری با فرمت های خاصی ارسال و یا دریافتهمانطور که قبلا اشاره شد ام]]ه ه]]ای داخلی، وارده و ص]]ادره قبل از ایجاد دبیرخانه لازم است برای نمی شوند.

یک فرمت نامه مشخص نمایی]]د. ب]]دین منظ]]ور از س]]اختار سلس]]ه مرات]]بی در س]]مت " کلی]]ک نمایی]]د ت]]افرمت شماره نامه " روی آیتم " دبیرخانهو بخش " راست صفحه

به صفحه ای مطابق با تصویر زیر هدایت شوید.

29

همانطور که در تصویر بالا مشاهده می نمایید، سه ف]]رمت جداگان]]ه ب]رای نام]ه ه]ای داخلی، وارده و صادره ایجاد ش]]ده اس]]ت. ب]]رای ثبت ف]]رمت نام]]ه ابت]]دا روی کلی]]د "

" کلیک نمایید تا صفحه ای مطابق با تصویر زیر را مشاهده نمایید.ایجاد

" عن]]وان مناس]]بی ب]]رای ف]]رمت نام]]ه وارد نمایی]]د. به]]تر اس]]تعنوانابتدا در فیلد " عنوان هر نامه را نیز برای عنوان فرمت آن ثبت نمایید تا در مراحل بع]]دی و ارس]]ال

نامه دچار سردرگمی نشوید.30

" یک شمارنده نامه متناسب با آنچ]]ه در ش]]رکت/موسس]]هشروع شمارندهدر فیلد " 1شما استفاده می شود وارد نمایید. به طور مثال شمارنده

" باید هر بخش از فرمت شمارنده را انتخاب نمایی]]د. ب]]ه ط]]ور مث]]البخشدر فیلد " می باش]]د. این ف]]رمت س]]ه93/ب/1فرمت نامه صادره در یک ش]]رکت ب]]ه ص]]ورت

بخش داشته که بخش اول سال، بخش دوم مقدار ثابت و بخش سوم شمارنده ع]]ددمی باشد.

برای ثبت فرمت نامه مذکور باید در ه]ر بخش مق]ادیر ذک]ر ش]ده را انتخ]]اب نمایی]]د. " می توانید کد تع]]یین ش]]دهنمونه کدپس از تعیین و ثبت مقادیر موردنظر در کادر "

" کلیک نمایی]]د ت]]ا ف]]رمت نام]]ه مربوط]]ه ایجادرا مشاهده نمایید. در انتها روی کلید "ذخیره گردد. به همین ترتیب فرمت های موردنیازتان را ثبت نمایید.

دبیرخانه ها دبیرخانه هسته مرکزی سیس]تم اتوماس]]یون ب]وده و مح]]ل ثبت، ورود و خ]روج کلی]ه

نیمه متمرکز " و "غیرمتمرکز" و " متمرکزنامه ها می باشد. دبیرخانه در سه نوع "" می باشد.

دبیرخانه متمرکز در صورتیکه در یک سازمان محل ثبت، ورود و خروج کلی]]ه نام]]ه ه]]ا از ی]]ک دبیرخان]]ه

" گویند.دبیرخانه متمرکزباشد به آن "دبیرخانه غیرمتمرکز

در سازمانی که هر معاونت یا واحد سازمانی نام]]ه ه]]ای وارده و ص]]ادره مرب]]وط ب]]ه" گویند.دبیرخانه غیر متمرکزخود را ثبت و ارسال می کند اصطلاحاً بدان "

دبیرخانه نیمه متمرکز در سازمانی که نامه های وارده را از طریق دبیرخانه مرکزی دریافت ولی نامه هایً صادره خود را از دفتر مربوط به واح]د خ]ود، ش]ماره و ارس]ال می نمای]د اص]طلاحا

" گفته می شود.دبیرخانه نیمه متمرکز" برای ثبت دبیرخانه/دبیرخان]]ه ه]]ا ابت]]دا از س]]اختار سلس]]له مرات]]بی در س]]مت راس]]ت صفحه روی بخش دبیرخان]]ه کلی]]ک نمایی]]د، س]]پس ص]]فحه ای مط]]ابق تص]]ویر زی]]ر را

مشاهده می نمایید.

31

در فیلدهای فرم مربوطه مقادیر مناس]]ب را وارد نم]]وده و ف]]رمت ه]]ای ایج]]اد ش]]دهبرای نامه در مرحله قبل را نیز در این فرم انتخاب نمایید.

: در صورتی ک]ه بخواهی]د ب]رای ارس]ال نام]ه داخلی ن]یز ازمجوز ارسال نامه داخلی دبیرخانه مربوطه استفاده نمایید، باید این گزینه را فعال نمایید.

: در صورتی که بخواهید ب]]رای ارس]]ال نام]]ه ص]]ادره ن]]یز ازمجوز ارسال نامه صادره دبیرخانه مربوطه استفاده نمایید باید این گزینه را فعال نمایید.

: در صورتی که بخواهید برای ثبت و ارسال نام]]ه وارده ن]یزمجوز ارسال نامه واردهاز دبیرخانه مربوطه استفاده نمایید باید این گزینه را فعال نمایید.

اگر بخواهید برای ارسال و ثبت نامه ها از دبیرخان]]ه ه]]ای متف]]اوتی اس]]تفاده نمایی]]د،بایدبرای هر دبیرخانه متناسب با نیاز گزینه های مورنظرتان را فعال نمایید.

تفکیک شماره نامه بر اساس نوع نامه : در صورتی که برای نام]]ه ه]]ای ص]]ادره، وارده و داخلی ف]]رمت ه]]ای متف]]اوتی ایج]]اد کرده باشید و بخواهید شماره گذاری هر نامه متناسب ب]]ا هم]]ان ف]]رمت انج]]ام ش]]ود لازم است این گزینه را فعال نمایی]]د. درغ]یر این ص]ورت ش]]ماره گ]ذاری ب]ر اس]اس فرمت اولین نامه ای که در سیستم ارسال می شود انجام شده و مابقی نامه ها ب]]ر

اساس همان فرمت شماره گذاری می شوند.

32

تفکیک شماره نامه بر اساس نوع دبیرخانه : در صورتی که چندین دبیرخان]]ه ب]]ا ف]]رمت نام]]ه ه]]ای متف]]اوتی ایج]]اد ک]]رده باش]]ید و بخواهید شماره گذاری هر نامه براساس فرمت و دبیرخان]]ه مختص ب]]ه خ]]ود ش]]ماره

گذاری شود باید این گزینه را فعال نمایید. " کلیک نمایید تا دبیرخانه مربوطه ثبت ایجادپس از ثبت موارد ذکر شده روی کلید "

گردد. پس از ثبت دبیرخانه در سمت راست صفحه نام آن را مشاهده می نمایید. در صورتی که بخواهید اطلاعات آن را ویرایش نمایید، باید ابتدا روی نام دبیرخانه کلی]]ک

" کلی]]کوی]]رایشنم]]وده، س]]پس م]]وارد لازم را تغی]]یر بدهی]]د و در انته]]ا روی کلی]]د " نمایید.

در صورتی که بواسطه دبیرخانه ایجاد شده نامه ای ارسال و ی]]ا ثبت نمایی]]د، ق]]ادر*به حذف دبیرخانه نمی باشید.

الگوی نامه الگوی نامه معمولا قالب متناس]]ب ب]]رای نام]]ه می باش]]د، در ش]]رکت ه]]ا/موسس]]ات برای ارسال نامه از سربرگ شرکت با فرمت مشخصی اس]]تفاده می ش]]ود. قب]]ل از

ایجاد نموده وwordارسال نامه لازم است ابتدا الگوهای موردنیازتان را در نرم افزار سپس در این بخش وارد سیستم نمایید. نحوه ایجاد الگو در انتهای فایل آموزش ذکر

شده است. " ب]]ه ص]]فحه ایالگ]]وی نامه " و انتخ]]اب آیتم " دبیرخانهپس از کلی]]ک روی بخش "

مطابق با تصویر زیر هدایت می شوید.

33

ابتدا در سمت راست صفحه دبیرخانه موردنظرتان را انتخاب نمایید. )در تص]]ویر ب]]الا به طور مثال یک دبیرخانه با نام مرکزی ایجاد شده است. ( سپس در فیل]]د " عن]]وان

با سربرگ " ، "A4" یک عنوان مناسب برای الگو وارد نمایید. بهتر است از عناوین" A4" ،" ب]]دون س]]ربرگ A5باس]]ربرگ " و ... اس]]تفاده ش]]ود. پس از آن توس]]ط کلی]]د

Browse ایج]]ادو در انته]]ا روی کلی]]د " فایل ورد الگوی ایجاد شده را انتخ]]اب نم]]وده " کلیک نمایید. برای ویرایش نام و یا فایل الگو و یا حذف الگو نیز هم]]ان مراح]]ل ذک]]ر

" کلیک نمایید.حذف " و یا " ویرایششده را طی نموده و در انتها روی کلید "انواع ارجاعات

همانطور که در ابتدای فایل آموزش اشاره شد، در سیستم اتوماسیون معم]]ولا نام]]ه ها با عناوین مختلف ارجاع داده می شود. برای ثبت این عناوین باید ابتدا از س]]اختار

ان]]واع " و آیتم " دبیرخانهسلس]]ه مرات]]بی در س]]مت راس]]ت ص]]فحه روی بخش " " کلیک نمایید. پس از آن صفحه ای مطابق با تص]]ویر زی]]ر را مش]]اهده میارجاعات

کنید.

در تصویر بالا به طور مثال چندین نمونه عنوان ارجاع ایجاد شده است. " عن]]وان مناس]]بی راعن]]وان ارج]]اع برای ایجاد عنوان موردنظرتان ، ابتدا در کادر "

" کلیک نمایید. ایجادوارد نموده و در انتها روی کلید " * قابل ذکر است عناوینی که راهبر سیستم ایجاد می نماید برای کلیه کاربران قاب]]ل مش]]اهده ب]]وده و می توانن]]د ازآن اس]]تفاده نماین]]د.) ب]]رای انج]]ام این م]]ورد بای]]د در سطوح دسترسی در بخش ارجاعات ایجاد و ویرایش ارجاع را تنه]]ا ب]]ه راهبرسیس]]تم

34

اختصاص دهید و در سطوح دسترسی مابقی کاربران این مورد را غیرفعال نمایید ت]]ادسترسی به این بخش نداشته باشند.(

برای ویرایش عنوان ارج]]اع ن]]یز ابت]]دا روی ارج]]اع موردنظرت]]ان درلیس]]ت ارجاع]]ات کلیک نمایید تا انتخاب شود، سپس عنوان جدید را وارد نموده و در انته]]ا روی کلی]]د "

" کلیک نمایید.ویرایشهامش ها

" و س]]پس آیتم "دبیرخانهبرای ایجاد هامش از ساختار سلسه مراتبی روی بخش " " کلیک نمایید. س]]پس ص]]فحه ای مط]]ابق ب]]ا تص]]ویر زی]]ر را مش]]اهده میهامش ها

نمایید.

در تصویر بالا به طور مثال چندین نمونه هامش ایجاد شده است. برای ایجاد ه]]امش " عب]]ارت مناس]]ب را وارد نم]]وده و در انته]]اعن]]وانهای موردنظرتان ابتدا در کادر "

" کلیک نمایید. ایجادروی کلید " برای ویرایش ه]]امش ن]]یز ابت]]دا روی ه]]امش ثبت ش]]ده موردنظرت]]ان کلی]]ک نمایی]]د

" کلی]]کوی]]رایشس]]پس در ک]ادر عن]]وان عب]]ارت جدی]]د را وارد ک]]رده و روی کلی]]د " نمایید.

درزمان ارجاع یک نامه به ش]]خص ی]]ا ش]]رکتی دیگ]]ر عن]]وان " ارج]]اع " و " ه]]امش "مطابق با تصویر زیر نمایش داده می شود.

35

در حین ارجاع نامه نیز می توانید متن هامش موردنظرتان را وارد نمایید و نیازی به* ثبت هامش قبل از ارجاع نمی باشد، ولی در صورتی ک]]ه از ه]]امش ه]]ای مش]]خص و ثابتی استفاده می کنید بهتر است قبل از ارجاع این عن]]اوین را ثبت نمایی]]د ت]]ا در ه]]ر

بار ارجاع نامه نیازی به نوشتن آن نباشد. نحوه ارجاع نامه

برای ارجاع یک نامه ابتدا روی آیکن نشان داده شده در تصویر کلیک نم]]وده و گزین]]ه " را انتخاب کنید.پاراف و ارجاع"

سپس به صفحه زیر هدایت می شوید.

36

توجه نمایید با کلیک روی کلید مش]]اهده نام]]ه ن]]یز کلی]]د ارج]]اع در ب]]الای هم]]ان صفحه قراردارد می توانید با کلیک روی کلید مذکور نامه را ارجاع دهید.

ارجاع به یک یا چندکاربر: در صورتی که بخواهید نامه ای را به یک یا چندکاربر ارجاع دهی]]د، بای]]د ابت]]دا از ک]]ادر سمت راست کاربر/کاربرانی که می خواهید نامه را به وی ارجاع دهید انتخاب نمایید پس از آن کاربران انتخاب ش]]ده در ک]]ادر س]]مت چپ ص]]فحه مش]]اهده می ش]]وند و سپس موارد ذکرشده در ادامه را انجام دهید تا نامه به کاربر/کاربران انتخ]]اب ش]]ده

ارجاع داده شود.ارجاع گروهی:

در صورتی که بخواهید به صورت گروهی یک نامه را ارج]]اع دهی]]د ک]]افی اس]]ت روی نام گروه موردنظرتان کلیک نمایید، س]]پس ن]]ام گ]]روه انتخ]]اب ش]]ده ب]]ه س]]مت چپ اضافه شده سپس موارد ذکرشده در ادامه را انجام دهی]]د و پس از اتم]]ام نام]]ه ب]]ه

کلیه کاربران آن گروه ارجاع داده می شود. پس از انتخاب کاربران و یا یک گروه مش]]خص ب]]رای ارج]]اع نام]]ه بای]]د ه]]امش، ن]]وع

ارجاع و مهلت پاسخ را نیز انتخاب کنید. به مرحله بعد بروید.

انتخاب هامش:37

در کادر هامش می توانید هر متن دلخواهی را به عنوان پاراف تایپ کنید. در صورتی که مایل به استفاده از پاراف هایی باش]]ید ک]]ه قبلا در سیس]]تم ثبت ک]]رده ای]]د ک]]افی است روی همین بخش دابل کلیک نمایید تا صفحه هامش های ثبت شده در سیس]]تم

نمایش داه شود سپس هامش موردنظرتان را انتخاب کنید.مهلت پاسخ:

برای تعیین مهلت پاسخ ی]]ک نام]]ه می توانی]]د در س]]تون مهلت پاس]]خ یکی از ش]]ماره های موجود را انتخاب کنید و یا اینکه در ستون تاریخ انتخ]]ابی ی]]ک ت]]اریخ مش]]خص را

برای مهلت پاسخ ثبت نمایید.سطح دسترسی:

در این قسمت سطح دسترسی برای مشاهده کاربران و پاراف های مرب]]وط ب]]ه ه]]ر کاربر را برای ارجاع ی]]ک3کاربر مشخص می شود. در صورتی که به طور مثال شما

هامش متفاوت انتخاب کرده باشید به طور پیش فرض هر ک]]اربر در بخش3نامه با مشاهده لیست پاراف ها تنها نام و هامش مربوط به خودش را مشاهده می کن]]د در صورتی که بخواهید چندین کاربر هامش مربوط به یک]]دیگر را مش]اهده کنن]د بای]د در سطح دسترسی کاربران موردنظرتان را تیک زده و دسترسی را ب]]رای آن ه]]ا فع]]ال

نمایید.پیوست ارجاع:

در این صفحه در صورتی که نام]]ه ارج]]اعی پیوس]]ت ن]]یز لازم داش]]ته باش]]د، پیوس]]تموردنظر را انتخاب و یا اسکن نمایید.

38

نامه ارج]اعی ب]ه کارتاب]ل ک]اربر دری]افت کنن]ده وارد ش]ده و پس از ورود ک]اربر ب]ه کارتابل با یک کادر هشدار به وی اطلاع رسانی می شود. ب]]ه دلی]]ل اینک]]ه نام]]ه ه]]ای ارجاعی دارای زمان پاسخ می باشند، تازم]]ان اتم]]ام مهلت این اطلاع رس]]انی انج]]ام می شود. در ابتدای فای]]ل ام]]وزش نح]]وه غیرفع]ال ک]]ردن این هش]]دار آم]]وزش داده

شده است.

مشاهده پاراف برای مشاهده ارجاع و پاراف یک نامه باید روی آیکن نشان داده شده در تصویر زیر

کلیک نمایید.

39

سپس به صفحه زیر هدایت می شوید.

"ارج]]اعدر این صفحه پس از مشاهده اطلاعات لازم می توانید با کلیک روی کلی]]د" .مجددا نامه را به کاربر/کاربران دیگری ارجاع دهید

نامه ها " را مشاهده مینامه هادر ساختار سلسه مراتبی در سمت راست صفحه بخش "

کنید که شامل بخش های زیر می باشد. ایجاد پیش نویس

ممکن است قبل از ارسال و یا ثبت نامه ای لازم باشد ابتدا متن نامه توسط شخص دیگری تایید شده و یا تکمیل شود، سپس نسبت به ارسال نامه اق]]دام نمایی]]د. ب]]دین

منظور لازم است ابتدا ازاین قسمت نسبت به ایجاد پیش نویس اقدام نمایید. " کلیک نمایی]]د ت]]ا ص]]فحه ایپیش نویس به منظور ثبت پیش نویس ابتدا روی آیتم "

مطابق تصویر زیر را مشاهده نمایید.

40

" کلیک نمایید.ایجاد پیش نویس جدیدسپس روی کلید "

پیوس]]ت " و " متن "، " اطلاعات نامهدر صفحه ای که مشاهده می نمایید سه تب " وجود دارد که باید با مق]]ادیر متناس]]ب تکمی]]ل ش]]ود. ابت]]دا در تب اطلاع]]ات نام]]ه "ها

عنوان مناسبی برای پیش نویس وارد نمایید. به طور مثال " استعلام آتش نشانی" در سمت چپ و در بخش " دریافت کنندگان" کاربرانی که می خواهی]]د پیش ن]]ویس

را دریافت کنند انتخاب نمایید.

41

در تب متن باید متن پیش ن]]ویس را وارد کنی]]د و توس]]ط کلی]]دهای موج]]ود در ادیت]]ور سایز، فونت و ... را مشخص نمایید، پس از آن در ص]]ورتی ک]]ه پیش ن]]ویس نی]]از ب]]هفایل پیوست نیز داشته باشد می توانید در تب پیوست فایل مربوطه را انتخاب کنید.

در صورتی که بخواهید فایل پیوس]]ت را مس]]تقیما اس]]کن نم]]وده و ب]]ه پیش ن]]ویس* " کلیک کنید. اسکناضافه نمایید باید روی کلید "

اسکن نامه " کلیک نمایید ص]]فحه ای مط]]ابق ب]ا اسکندر صورتی که برای اولین بار روی کلید "

شکل زیر را مشاهده می نمایید.

" کلی]ک نم]وده و پلاگین اس]]کن را دانل]]ود نمایی]]د. س]پس ب]هدانل]ودابتدا روی کلید " وین]]دوز سیس]]تم خ]]ود مراجع]]ه نم]]وده و پلاگین مربوط]]ه ب]]ا ن]]امdownloadپوش]]ه

DynamicWebTWAINPlugIn را نصب نمایی]]د. پس از آن لازم اس]]ت ب]]ه قس]]مت Add-ons مرورگر وارد شده و نام پلاگینی که نصب کردید را انتخاب نمایی]]د، در آخ]ر از لیس]ت

را انتخاب نمایید.Always Activateکشویی مقابل نام پلاگین گزینه

42

حال در صورتی که درایور اسکنرتان را روی سیس]]تم نص]]ب ک]]رده باش]]ید و سیس]]تم شما به اسکنر نیز متصل باشد، می توانید نامه را اسکن نموده و به پیوس]]ت اض]]افه

نمایید. " کلی]]ک کنی]]د ت]]ا متن پیش ذخ]]یرهپس از انجام موارد مذکور در نه]]ایت روی کلی]]د "

نویس ذخیره شود. پس از ذخیره پیش نویس پیغامی همانند تصویر زیر نم]]ایش داده می شود و می توانید در همان زمان پیش ن]]ویس را در ق]]الب ی]]ک نام]]ه ن]]یز ارس]]ال

کنید.

ارسال پیش نویس: پس از ارس]]ال پیش ن]]ویس در کارتاب]]ل دری]]افت کنن]]ده پیغ]]امی مط]]ابق ب]]ا تص]]ویر

زیرنمایش داده می شود.

43

حال شخص دریافت کننده باید روی بخش پیش نویس ها کلیک نماید و سپس صفحهای مطابق با تصویر زیر را مشاهده می کند.

برای مشاهده و ویرایش نامه ابتدا باید روی آیکن نش]]ان داده ش]]ده در تص]]ویر در ستون ویرایش کلیک نمایید. سپس درصورتی که نیاز به ویرایش دارد در کادر مربوطه ویرایش موردنظر را انجام داده و پیش نویس را ذخیره نمایید. در مرحله بعدی نیز در صورت نیاز به الص]]اق پیوس]]ت، فای]ل م]وردنظر را ب]]رای الص]]اق انتخ]]اب و ی]]ا اس]]کن

نمایید.

44

پس از ویرایش و ذخیره پیش نویس روی آیکن نشان داده ش]]ده در تص]]ویر کلی]]ک نموده و پیش نویس را تایید نمایید. پس از تایید کادر زیر نمایش داده می شود.

در صورتی ک]ه مای]ل باش]]ید پیش ن]ویس از کارتاب]]ل ش]]ما ح]ذف ش]]ود و تنه]ا ک]اربر فرستنده آن را داشته باشد،" بله " را انتخاب نمایید. درغ]]یر این ص]]ورت ی]]ک نس]]خه

دیگر از پیش نویس، مجدد در بخش پیش نویس های شما ایجاد می شود. پس از تایید پیش نویس می توان آن را ب]]ه عن]]وان ی]]ک نام]]ه ص]]ادره و ی]]ا داخلی

ارسال نمود. بدین منظور باید روی آیکن نشان داده شده در تصویر کلیک نمایید. لازم به ذکر است ک]اربری ک]ه پیش ن]ویس را ایج]]اد و ب]رای ک]اربر دیگ]]ری ارس]]ال*

نموده اس]]ت ن]]یز پس از تایی]]د پیش ن]]ویس، مج]]دد آن را دری]]افت ک]]رده و می توان]]داقدام به ارسال پیش نویس نماید.

نامه وارده " کلی]]ک کنی]]د.نام]]ه واردهب]]رای ثبت نام]]ه وارده بای]]د از بخش نام]]ه ه]]ا روی آیتم " سپس صفحه ای مطابق تصویر زیر را مشاهده می نمایید.

45

دراین صفحه تب های " اطلاعات نامه، گیرندگان، رونوشت، تصویر نامه، و پیوس]]ت:ها " رامشاهده می نمایید که بشرح زیر می باشند

تب اطلاعات نامه : تاریخی است که در نامه نوشته شده است. :تاریخ نامه

تاریخی اس]ت ک]ه نام]ه ب]ه ش]]رکت /موسس]ه ش]ما رس]یده :تاریخ دریافت نامهاست.

انتخ]]اب دبیرخان]]ه موردنظرت]]ان ب]]رای ثبت نام]]ه وارده م]]ذکور انتخ]]اب: دبیرخانهنمایید.

همانطور که قبلا نیز اشاره شد ممکن است یک شرکت دبیرخانه ه]]ای جداگان]ه ای*برای ارسال نامه صادره و داخلی یا ثبت نامه وارده داشته باشد.

در صورتی که دبیرخانه ای در این بخش مشاهده نمی نمایید، لازم است ب]]ه راه]]بر* سیستم اطلاع دهید تا دبیرخان]]ه م]]ذکور را ایج]]اد نمای]]د و ی]]ا دسترس]]ی ش]]ما ب]]ه این

دبیرخانه را فعال نمایید. در این فیلد به صورت خودکار فرمتی که ازقب]]ل ب]]رای نام]]ه: شماره نامه داخلی

وارده مشخص نموده اید نمایش داده می شود. هر نامه ای که به شرکت/موسسه شما ارسال می شود، یکشماره نامه وارده :

شماره نیز دارد که باید آن شماره را دراین فیلد وارد نمایید.

46

در این فیلد باید فرس]]تنده نام]]ه )یکی از س]]ازمان ه]]ای خ]]ارجی ک]]ه درفرستنده : بخش های قبلی اشاره شد( را انتخاب نمایید. در ص]ورتی ک]ه ن]ام ش]رکت/موسس]ه موردنظرتان را در این لیست مشاهده نمی شود باید ابتدا ب]]ه بخش " س]]ازمان ه]]ای خارجی " بروید و نام این شرکت/موسس]]ه را در آن لیس]]ت ثبت نمایی]]د. س]]پس ب]]ه همین صفحه بازگشته و فرم را نوسازی نمایید ت]]ا ن]]ام ش]]رکت ثبت ش]]ده در لیس]]ت

نمایش داده شود. نوع مدرک، نحوه دریافت، طبقه بندی، فوریت نامه را با مقادیر موردنظرتان انتخاب

نمایید. در صورتی که بخواهید مقادیر پیش فرضی را برای این فیلدها ذخیره نمایی]]د ت]]ا در*

تنظیم]]اتهر بار ثبت نامه نیاز ب]]ه انتخ]]اب این مق]]ادیر نباش]]د می توانی]]د ب]]ه بخش " " که در ابتدای فایل آموزش اشاره شد مراجعه نمودهنامه وارده " و تب " شخصی

و تنظیمات لازم را ثبت و ذخیره نمایید. اگر نویسنده ی نامه بخواهد توجه مخاطب را به نام]]ه ای ک]]ه پیش از آن بی]]ان ش]]ده

" استفاده کند. بدین منظور کافی اس]]ت فرم های ارسال نامهجلب نماید ، باید از " " کلیک نمایید، سپس کلیه نامه هایی که فرس]]تندهفرم های ارسال نامهروی کلید "

و یا گیرنده آن ک]]اربر ش]]ما ب]]وده اس]]ت نم]]ایش داده می ش]]ود. ب]]رای انتخ]]اب نام]]هموردنظرتان روی آن کلیک نموده و درانتها کلید تایید را کلیک نمایید.

در فیلد توضیحات نیز در صورتی که نام]]ه نی]]از ب]]ه توض]]یح خاص]]ی داش]]ته باش]]د میتوانید آن توضیح را در این قسمت وارد نمایید.

پس از انجام موارد فوق روی کلید " بعدی " کلیک نمایید وبه تب بعدی وارد شوید. تب گیرندگان :

در این بخش باید دریافت کننده/دریافت کنندگان نام]]ه وارده را انتخ]]اب نم]]وده و ب]]هتب بعدی بروید.

47

تب رونوشت: در تب رونوشت می توانی]]د رونوش]]تی از نام]]ه را ن]]یز ب]]رای ک]]اربران دیگ]]ر و ی]]ا ی]]ک

سازمان مشخص ارسال نمایید. توجه نمایید کاربرانی که رونوشت نامه را دریافت می کنند امکان ارج]]اع آن نام]]ه و*

یا مشاهده گردش آن را ندارند.در تصویر زیر تب رونوشت نامه نشان داده شده است.

48

در این صفحه سه بخش افراد ، سازمان ها و لیست افرادانتخابی را مشاهده می نمایید. برای انتخاب فرد/افراد و یا سازمان کافی است ابتدا آن را انتخاب و سپس

روی آیکن اختصاص کلیک نمایید. تب تصویرنامه :

انتخ]]اب نم]]وده و ی]]ا ب]هBrowseدر این بخش باید تص]]ویر نام]ه وارده را توس]ط کلی]]د صورت مستقیم اسکن نمایید. اسکن نامه در بخش قبل آموزش داده شد.

تب پیوست ها : در این بخش می توانید فایل پیوست موردنیاز برای نامه را نیز الصاق نمایید. الص]]اق از طریق انتخاب فایل و ی]]ا اس]]کن فای]]ل امک]]ان پ]]ذیر می باش]]د. در انته]]ا روی کلی]]د

ذخیره کلیک نموده و نامه را ذخیره نمایید.

49

" انتخاب نمودید نامه وارده راگیرندگانپس از ذخیره نامه کلیه افرادی که در تب " دریافت نموده و در کارتابل قادر به مشاهده نامه مذکور می باشند.

میبرای مشاهده نامه دریافت شده بای]]د روی آیکن مش]]اهده نام]]ه ک]]ه ب]]ه ش]]کلباشد کلیک نمایید.

کلیک نمایید.برای مشاهده پیوست نامه نیز روی آیکننامه صادره

" کلی]]ک کنی]]د.نام]]ه ص]]ادره باید از بخش نام]]ه ه]]ا روی آیتم " صادرهبرای ثبت نامه سپس صفحه ای مطابق تصویر زیر را مشاهده می نمایید.

دراین ص]]فحه چه]]ار تب " اطلاع]]ات نام]]ه، متن نام]]ه، گیرن]]دگان و پیوس]]ت ه]]ا "رامشاهده می نمایید که بشرح زیر می باشند:

50

تب اطلاعات نامه همانند آنچه در نامه وارده آموزش داده شد می باشد. تب متن نامه :

دراین صفحه ابتدا الگوی نام]]ه و س]]ایز کاغ]]ذ را انتخ]]اب نمایی]]د. س]]ایز کاغ]]ذ در این قرارداده شده اس]]ت و می توانی]]د متنA5و A4بخش برای مشاهده نامه در دو سایز

نامه را در این دو سایز مشاهده و تایپ نمایی]]د. س]]ایزهای موج]]ود در این بخش تنه]]ا برای مشاهده متن نامه در سایز انتخ]]اب ش]]ده می باش]]د و مت]]نی ک]]ه در این ح]]الت

مشاهده می کنید در چاپ نامه به این صورت نمی باشد.

51

برای مشاهده مت]]نیباید متن نامه موردنظرتان را در کادر ادیتور تایپ نمایید. سپس که تایپ کرده اید در حالت چاپ باید روی کلید " پیش نمایش" کلیک نمایید.

در صورتی که تصویر نامه را بخواهید برای کاربر یا سازمانی ارسال نمایید روی کلید " کلیک کنید.اسکن"

در س]]مت راس]]ت ص]]فحه ک]]ادری را مش]]اهده می کنی]]د. در این بخش عن]]اوین پیش نویس هایی که قبلا در سیس]تم ثبت و ارس]ال نم]وده ای]د نش]ان داده می ش]وند. در صورتی که مایل باشید مجدد از متن این پیش نویس ها استفاده نمایید، روی عن]]وان

آن کلیک کنید. در صورتی که پیش نویس انتخاب شده ش]]امل فای]]ل پیوس]]ت ن]]یز باش]]د همزم]]ان *

پیوست آن ن]یز ب]ه نام]ه اض]افه می ش]ود. در ص]ورتی ک]ه بخواهی]د فق]ط متن پیش نویس را انتخاب کرده و فایل پیوس]]ت آن را ح]]ذف نمایی]]د ک]افی اس]]ت مج]]ددا روی عنوان همان پیش نویس در س]]مت راس]]ت ص]فحه کلی]]ک کنی]د و پیغ]ام نم]ایش داده

شده را بلی انتخاب کنید. " کلیک نمایید.مرحله بعدپس از انجام موارد فوق روی کلید "

" همانن]]د آنچ]]ه در نام]]ه وارده گیرن]]دگان "، "رونوش]]ت" و" پیوس]]ت ه]]ا تب ه]]ای "آموزش داده می شد می باشد.

پس از ارسال نامه در صورتی که کاربر دریافت کننده، نامه را مشاهده کند همانند*تصویر زیر در ستون وضعیت نشان داده می شود.

52

نامه داخلی برای ارسال نامه داخلی همانند آنچه در بخش نامه ص]ادره آم]وزش داده ش]]د اق]دام

نمایید.

مشاهده عطف نامه برای مشاهده متن نامه عطف شده باید مطابق تصویر زی]]ر روی )عط]]ف ب]]ه( کلی]]ک

نمایید.

53

برای مشاهده متن نامه عطف شده نیز مطابق تصویر زیر روی کلید مش]]اهده کلی]]ک نمایید.

چاپ نامه قب]]ل از چ]]اپ نام]]ه بای]]د تنظیم]]ات زی]]ر را در مرروگ]]ر خ]]ود انج]]ام دهی]]د، در غ]]یر

اینصورت نامه با حاشیه های اضافی چاپ می شود.در مرورگر فایرفاکس به مسیر زیر بروید.

Margins & Header/Footer Tools Page Setupمنوی

در صفحه ای که مشاهده می کنید مق]]ادیر نش]]ان داده ش]]ده در تص]]ویر زی]]ر را واردنمایید.

54

بایگانی " را مشاهده میبایگانیدر ساختار سلسه مراتبی در سمت راست صفحه بخش "

کنید که شامل بخش های زیر می باشد.

انواع بایگانی بایگانی شخصی شامل کلیه نامه هایی اس]]ت ک]]ه ش]]ما آرش]]یو می کنی]]د و ب]]رای ه]ر کاربر متفاوت می باشد. برای ایجاد بایگانی های موردنیازتان باید روی این آیتم کلیک کنید. سپس صفحه ای مانند تصویر ب]]الا را مش]]اهده می نمایی]]د. ب]]رای ثبت بایگ]]انی

" وارد نمایید و در ص]]ورتیعنوانهای موردنیاز ابتدا عنوان موردنظرتان را در کادر " 55

که بخواهید کاربران دیگری نیز به این بایگانی دسترسی داشته باشند در کادر س]]مت" کلیک کنید. ایجادچپ کاربر موردنظرتان را انتخاب کنید. سپس روی کلید "

انواع زونکن هم]]انطور ک]]ه در ابت]]دای فای]]ل آم]]وزش اش]]اره ش]]د، نام]]ه ه]]ای اداری در زونکن ه]]ا نگهداری و مدیریت می شوند. زونکن ها دسته بن]]دی ه]]ای مختل]]ف ی]]ک بایگ]]انی می باشند. برای ایجاد یک زونکن ابتدا روی عنوان بایگانی موردنظر کلیک کنید، سپس در

" ی]]ک ن]ام مناس]]ب ب]رای زونکن وارد نمایی]]د. در ص]]ورتی ک]ه بخواهی]]د عنوانکادر " کاربر/کاربران دیگری نیز به این زونکن دسترسی داشته باشند، کافی اس]]ت دربخش

" کاربر موردنظرتان را انتخاب نمایید. اشتراک زونکن"

بایگانی شخصیدر این بخش کلیه نامه هایی که یک کاربر بایگانی می کند نمایش داده می شود.

56

برای مش]]اهده نام]]ه ه]]ای ه]]ر زونکن بای]]د ابت]]دا روی زونکن م]]وردنظر در س]]متراست صفحه کلیک نمایید.

نحوه بایگانی نامه برای بایگانی نامه های موجود در کارتاب]]ل بای]]د ابت]]دا روی آیکن نش]]ان داده ش]]ده در

.تصویرکلیک نمایید

سپس صفحه ای مطابق با تصویر زیر نشان داده می شود.

57

ابت]دا یکی از زونکن ه]]ای موردنظرت]ان ک]]ه در مرحل]]ه قبلی ایج]]اد کردی]د را انتخ]اب " کلی]]ک کنی]]د. نام]]ه انتخ]]اب ش]]ده از کارتاب]]ل ب]]ه بایگانی نمایید و سپس روی کلید "

بایگانی شخصی منتقل می شود. در صورتی که نامه های ارسال شده خود را بخواهی]]د بایگ]]انی نمایی]]د بای]]د روی آیکن نشان داده شده در تصویرکلیک کنید و مابقی مراحل همانند آنچ]]ه در قب]]ل ذک]]ر ش]]د

می باشد. * قابل ذکر است که بایگانی، زونکن و بایگانی شخصی برای هر کاربر متفاوت ب]]وده و تنها در صورتی قابل مشاهده توسط کاربران دیگر می باشد که همانن]]د آنچ]]ه ذک]]ر

شد دسترسی آن را به کاربران دیگر داده باشید.

58

پس از آرشیو نامه در زونکن موردنظرتان می توانید مواردی از جمله مشاهده نامه، عطف نامه، مشاهده گردش نامه و حذف را انجام دهید. همچنین در صورتی که نامه ای را به اشتباه در یک زونکن آرشیو کنید با کلیک روی کلی]]د )بازگش]]ت ب]]ه کارتاب]]ل(

نامه مجددا به همان بخش قبلی منتقل می شود.

بایگانی شخصی خودکار هر نامه ای که به کاربر شما ارسال شده باشد و ی]]ا ش]]ما ب]]ه ک]]اربر دیگ]]ری ارس]]ال کرده باشید، به طور خودکار در این بخش ثبت می شود. در واقع ق]]ادر ب]]ه مش]]اهده

.نامه هایی هستید که یا ارسال کننده و یا دریافت کننده آن باشید

59

توسط فیل]]تر دبیرخان]]ه می توانی]]د نام]]ه ه]]ای ه]ر دبیرخان]]ه را ب]]ه ط]]ور دس]]ته بن]]دیمشاهده نمایید.بایگانی متمرکز

تمام ک]]اربران سیس]]تم ب]]ه این بخش دسترس]]ی نداش]]ته و تنه]]ا ک]]اربرانی ک]]ه راه]]بر سیستم مشخص کرده باشد قادر ب]]ه مش]]اهده بایگ]]انی متمرک]]ز هس]]تند. در بایگ]]انی متمرکز کلیه نام]]ه ه]]ای ک]]ه در اتوماس]]یون ارس]]ال و ی]]ا دری]]افت ش]]ده اس]]ت قاب]]ل

مشاهده می باشد.

60

ایجاد الگوی با سربرگ آشنایی داشته باشید. نامه های اداریwordبرای ایجاد الگو باید با مقدمات نرم افزار

ارسال می شوند. به همین منظور بای]]د الگوه]]ای موردنظرت]]انA5 و A4در سایزهای را در این دو سایز ایجاد نمایید.

ابتدا یک سند در محیط ورد باز کنید. .1Pageاز منوی .2 layout Size سایز الگو را انتخاب نمایید. ) در ص]]ورتی ک]]ه A5را

را انتخاب کرده و سپسMore Paper Sizeدربین گزینه ها مشاهده نکردید، گزینه وارد نمایید.(Paper size را در کادر Cm 21 در Cm 14.8ابعاد

روی آیکنHomeParagraphسند را راس]]ت ب]]ه چپ نمایی]]د. ب]]دین منظ]]ور از تب .3 کلیک نمایید.

Insertباید تصویر سربرگ شرکت را در صفحه قراردهید. بدین منظ]]ور از من]]وی .4HeaderEdit Header .اقدام نمایید

61

برای انتخاب تصویر و قراردادن در هدر صفحه به مسیر زیر بروید.Insert Picture

را انتخاب نمایید.Behind Textپس از وارد کردن تصویر در هدر باید طبق مسیر زیر FormatText Wrapping Behind Text

سپس تصویر را با موس جابجا کرده و به بالا س]]مت چپ ص]]فحه ببری]]د، و ان]]دازه آن را بگونه ای تنظیم نمایید که با اندازه ص]]فحه یکس]]ان ش]]ود. س]]پس روی کلی]]د

Close در تب Design.کلیک نمایید تا از صفحه هدر خارج شوید

62

* دقت نمایید که سایز تصویر سربرگ ب]]ا س]]ایز ص]]فحه یکی باش]]د. تص]]ویر س]]ربرگ حتما باید تصویر اصلی باشد و به هیچ عن]]وان س]]ربرگ اس]]کن ش]]ده را در این بخش

وارد نکنید. زیرا پس از استفاده الگو برای نامه و چاپ نامه کیفیت مناسبی ندارد. ه]ایBookmarkدر این مرحله باید ب]رای عب]]ارت ه]ای ت]اریخ، ش]ماره و پیوس]ت .5

ها باید ابت]]دا ی]]ک ج]]دول ب]]ا ی]]کBookmarkمناسب ایجاد نمایید. تنها قبل از ایجاد سطر رس]]م نم]]وده و مط]]ابق ب]]ا مراح]]ل ذکرش]]ده در ادام]]ه اق]]دام4ستون و

نمایید. ) توجه نمایید جدول نیز باید در بخش هدر صفحه رسم شود( باید جدول را به گونه ای تنظیم نمایید تا در مقاب]]ل عن]]اوین ت]]اریخ، ش]]ماره و ....6

قرار گیرد. برای تنظیم محل جدول باید از خط کش و حاشیه های ب]]الا و چپ ویا راست استفاده کنید.

در صورتی فاصله بین سطرها زیادتر از حدی که مناسب است می باشد ، ابتدا.7 بروی]]د وHomeParagraphهر سه س]]طر را انتخ]]اب نم]]وده و س]]پس ب]]ه مس]]یر

گزینه نشان داده شده در تصویر را انتخاب نمایید.

63

مقدار مناسب برایMultiple و انتخاب گزینه Line spacingهمچنین می توانید در بخش فاص]]له بین س]]طرها را انتخ]]اب ک]]رده واین مق]]دار را اف]]زایش و ی]]ا ک]اهش دهی]]د ت]]ا

عبارات نوشته شده دقیقا در مقابل عناوین سربرگ قرار گیرد. " در س]]مت چپ س]]ربرگتاریخ، ش]]ماره و پیوستدر صورتی که عبارت های " .8

قراردارند، ابتدا روی کلید چپ چین کلیک کنید تا ج]]دول ب]]ه س]]مت چپ ص]]فحه منتقل شود. سپس توس]]ط حاش]]یه ب]]الای ص]]فحه ج]]دول را ب]]ه مقاب]]ل عب]]ارات تاریخ، شماره و ... ببرید. ) در صورتی که خ]]ط کش را مش]]اهده نمی نمایی]]د از

خط کش را فعال نمایید.(ViewRulerمنوی

در صورتی که مکان نما از یک حد ممکن بالاتر نرفت، بای]]د مج]]دد ب]]ه بخش وی]]رایش

هدر وارد شوید و حاشیه آن بخش را نیز به بالاتر ببرید. 64

کلمه تاریخ را در سطر دوم جدول بنویسید، شماره و پیوست ن]]یز در س]]طرهای.9سوم و چهارم بنویسید.

Bookmark گزین]]ه Insertسپس ابتدا کلمه تاریخ را انتخاب کرده و سپس از من]]وی را برای ت]]اریخ واردLetterDateرا کلیک نمایید. در پنجره ای که مشاهده می کنید

کنید. برای شماره و پیوست نیز ب]]ه همین ص]]ورت اق]]دام نمایی]]د و ب]]ه ت]]رتیب عن]]اوین.10

LetterViewCode و HasAttachرا ق]]رار دهی]]د .) ب]]ه ح]]روف ب]]زرگ و کوچ]]ک دقت نمایید.(

ممکن است در سربرگ شرکت/موسسه شما محل قرارگیری تاریخ و ش]]ماره بالعکس باشد که کافی است ج]]ای این کلم]]ات را در س]]طرهای ج]]دول جابج]]ا

کنید. پس از انجام موارد فوق فونت وسایز این عبارات را ن]]یز در ورد تع]]یین نمایی]]د.8

زیرا پس از ثبت در نامه و چاپ نامه با فونت و سایزی که در الگو تعیین کردهاید نمایش داده می شوند.

در نهایت خطوط جدول را مخفی نمایید. ابتدا کل سطرهای ج]]دول را انتخ]]اب.9نموده و سپس از مسیر زیر اقدام نمایید:

HomeParagraphBorder ButtonNo Border

65

ن]]یز ابت]]دا مک]]ان نم]]ا را در مح]]لBookmarkبرای مشخص کردن متن نامه ب]]ه عن]]وان موردنظرت]]ان در س]]ند )س]]طری ک]]ه می خواهی]]د متن نام]]ه از آن س]]طر ش]]روع

" را تایپ نموده و همانند آنچه ذکر ش]]دمتن نامهشود (قراردهید و سپس عبارت " را ثبت نمایید. textعبارت

Don't add space between paragraphs and the same style* توجه نمایید در صورتی که گزینه که در قسمت قبل اشاره شده را فعال کرده باشید، فاصله بین س]]طرهای متن نام]]ه نیز کم می شود. در صورتی ک]ه بخواهی]]د فاص]]له ه]ا بیش]]تر باش]]د بای]د این گزین]]ه را

غیرفعال کنید. بهتر است فونت وسایز متن را نیز در الگو تع]]یین نمایی]]د ت]]ا در زم]]ان ت]]ایپ نام]]ه در

ادیتور نیازی به مشخص کردن فونت و سایز نباشد. 6در صورت تمایل به افزودن امضا به نام]]ه می توانی]]د همانن]]د آنچ]]ه در ش]]ماره .11

ایجاد نمایید. پس از آن هر کاربری کهSignature با عنوان Bookmarkاشاره شد یک اقدام به ارسال نامه نماید امضای وی نیز در این بخش نمایش داده می شود.

* امضای کاربران باید توسط راهبر سیستم در سیستم ثبت ش]]ود. امض]]ا بای]]د در ی]]ک کاغذ بدون خط و با خودکار مشکی اسکن شده و سپس در فتوشاپ پس زمینه آن را

ذخیره نمایید.Jpegحذف کنید. در نهایت با سایز مناسب و پسوند

66

برای تعیین محلی از سند به عنوان قراردادن " رو نوشت ها " نیز مط]]ابق ب]]ا هم]]ان را وارد نمایید.Replicate عبارت Bookmarkمراحل قبلی اقدام نمایید، سپس در کادر

* اندازه حاشیه های سمت راست و چپ نامه را نیز می توانید در الگو تعیین نمایید.الگو را با نام مناسب و گویا ذخیره کنید و سپس به سیستم وارد نمایید.

الگوی بدون سربرگ برای ایجاد الگو بدون سربرگ تمام موارد اشاره شده در ب]]الا را انج]]ام دهی]]د س]]پس

تصویر را حذف کرده و الگو را با نام دیگری ذخیره کنید.

67