Operativt inköp

Anders Eriksson anders.eriksson@effso.se

Utbildning Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM

Karriär Egen företagare Bergman & Beving Ericsson Radio ABB Hafo Würth

Uppdragsexempel Föreläsare YH utbildning Inköp Förhandlingsteknik Projektinköp Holmen Paper Kassalikviditet Tekniska översättningar

Kurslitteratur

• Inköp och Supply Chain Management A. Van Weele (ISBN 978-91-44-07427-6)

• Kompendium ”inköp är roligt” intranet

Informativa hemsidor

• www.effso.se (Effso Toolbox)

• www.arjanvanweele.com

• www.silf.se

Repetition introduktion

• Definition av inköp

• Historik

• Arbetsuppgifter 6 rätt

• Roll i Värdekedjan

• Inköpsprocessen

• Organisation

• Trender

FÖRKORTNINGAR

CSR Corporate Social Responsibility

EOQ Economic Order Quantity

IPO International Purchasing Office

MPS Master Production Scheduling

MRO Maintenance Repair and Operating supplies

Inköpens betydelse för verksamheten

60-85 60-80 50-70 60-80

25-50

5

12

18

3

12

50

Administr.

Tjänster

Invest.

Reservdel.

Handels-

varor

Detalj-

handel

Datorer Hem-

elektronik

Bilindustri Läkemedel Tjänste

sektor

Typisk

struktur

10-40 Prod-

uktion

sdelar

Bearbetad från Kluge, 1996

Agenda

1. Operativt inköp

2. Eget företag

3. Upphandlingsprocessen

4. RFI (Request For Information)

5. RFQ (Request For Quotation)

6. Inköpsordern

Inköp

• Operativt – administrativt inköp ”här och nu”

• Taktiskt - kommersiellt inköp ”medellång sikt”

• Strategiskt - Utveckling av Inköp ” på sikt”

Vad gör en operativ Inköpare?

• Prognoser

• Orderläggning

• Behovs administration

• Mottagning

• Fakturahantering

• Statistik

• Returer

• Övrigt

INKÖPSPROCESSEN

Inköpsfunktion

Taktisk / inledande Operativ / orderhantering

Sourcing Leverans

Inköp

Anskaffning

Intern

kund Leverantör

Order-

läggning

Uppfölj-

ning och

utvärdering

Leverans-

bevakning

Speci-

fikation

Kontrakts-

skrivning

Leveran-

törsval

Källa: A.J. Van Weele

Processer

Processymboler

Operation

Fördröjning

Kontroll eller besiktning

Lagring

Beslut

Dokument

Datorsystem, elektronisk dokument

Extern materialtransport

Intern materialtransport

Informationsflöde

Finansiellt flöde

Apoteket AB

Junior Operativ Inköpare • Analysera beställningsförslag genererade av inköpssystem, redigera och

skicka till leverantör.

• Parametersätta egna varor/leverantörer i inköpssystem (ledtider, beställningspunkter, beställningskvantiteter etc)

• Löpande kontakt med leverantörer om prognoser, servicegrad, leveransfrekvens, beställningskvantiteter och leveransstörning/-problem. Optimera distributionsupplägg (varuväg).

• Förse lagerpartner med erforderlig masterdata vid nya eller förändrade artiklar

• Analysera nyckeltal och metodiskt och strukturerat arbeta för att förbättra dessa bla via leverantörssamarbete och parametersättning

• Medverka i löpande kommunikation med kategorichefer inom Marknad angående sortiment, kampanjer, prognoser, leverantörsuppföljning

Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom logistik, gärna nyexaminerad

• Minimikrav är flytande språkkunskaper i svenska och engelska i tal och skrift

• Mycket goda kunskaper i Microsoft Excel, erfarenhet av arbete med varustyrning/operativt inköp i minst ett affärssystem och goda kunskaper i övriga MS Office är meriterande.

Som person är du prestigelös, samarbetsvillig och tillmötesgående och tycker om att arbeta i team. Du är drivande, strukturerad, noggrann och har en förmåga att hålla många bollar i luften. Du inspireras av att ta egna initiativ, prioritera, genomföra och slutföra projekt liksom att arbeta såväl självständigt som i grupp

Produkt eller tjänst

Sju typfall av inköp

1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning

Förfrågan

1. Komplex, alt önskas

2. Enkel (Tydlig)

3. Enkel (Tydlig)

4. Enkel (Adm-uppl)

5. Från Enkel till Komplex

6. Komplex

7. Från Enkel till Komplex

Utrustning

• Används ofta under lång tid

• Ofta en relativt betydande investering

• Ofta komplex med service utbildning och reservdelsfrågor

• Organiseras ofta i projektform

• Kan upphandlas i form av kapacitet

• Investering ger möjligheter men innebär ett vägval och en begränsning

Komponenter

• Komponenter ingår i slutprodukt. Motor till gräsklippare, Lås till dörr

• Funktion det centrala.

• Kan vara stora volymer som möjliggör JIT avtal

• Kan centraliseras eller decentraliseras beroende på funktion – std / icke std

Råvaror och material

• Insatsvaror som bearbetas i olika stadier

• Barrskog till pappersmassabruk, pappersmassa till pappersbruk

• Stora volymer, som i kubikmeter. Mycket att tjäna på att hantera och anpassa flöden

• Ofta central upphandling men med deltagande från produktion och mtrlhanteringsexperter

• På en internationell marknad kan valuta vara ett problem

Förnödenheter

• Stort antal artiklar t ex handverktyg, lödpasta, lim, kontorsmtrl etc

• Ofta administrativt komplext. Oregelbundna behov. Krav på hög tillgänglighet

• Viktigare att optimera rutiner än att optimera varje enskilt inköp

Tjänster Transporttjänster Resor Logistikuppdrag Bemanning Underhållstjänster, servicetjänster, Management konsulting Driftsövervakning, IT-support Försäljningstjänster, marknadsföringstjänster, annonsering Banktjänster, finansiella tjänster Försäkringstjänster

Utmaningen är att köpet endast kan utvärderas i efterhand och ofta

löper över tid.

Vid nya upplägg måste en inlärningsperiod tillåtas.

Centraliserad

VD

Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3

Inköp

Decentraliserad

VD

Handelshus 1

Inköp

Handelshus 2

Inköp

Handelshus 3

Inköp

Centraliserad/Decentraliserad

VD

Handelshus 1 Handelshus 2 Handelshus 3

Inköp Inköp Inköp

Stab inköp

Organisering av inköpsfunktionen

Centralisering: För: • Koncentrerade inköp ger högre

resursutnyttjande • Större inköpsvolymer ger

starkare förhandlingsposition • …leder till bättre ekonomiska

villkor • Ger möjlighet till hög

kommersiell och inköpsteknisk kompetens

• Samordning underlättas mellan olika enheter och leverantör

Decentralisering:

För: • Inköp integrerad del av en viss

enhets totala verksamhet

• …leder till att avståndet mellan köpande och användande organisation överbyggs

Agenda

1. Operativt inköp

2. Eget företag

3. Upphandlingsprocessen

4. RFI (Request For Information)

5. RFQ (Request For Quotation)

6. Inköpsordern

Vision

Mission Affärsidé

Visionen handlar om framtiden

Affärsidén styr dagens verksamhet och

ligger till grund för strategier och planer

Strategier och planer styr hur funktioner

och projekt inriktar sina aktiviteter

Vision To create a better everyday life for the many people

IKEA

Business idea offering a wide range of well-designed, functional home furnishing products at prices so low that as many people as possible will be able to afford them.

Mission to help people and companies communicate in an easy, efficient and environmental way , by providing network access and telecommunication services.

TeliaSonera

Vision to contribute to a world with better opportunities

Vision (sammanfattad)

33 Q 8

Toyota Material Handling Sweden

Mission

To be the first choice partner for all customers looking for materials handling solutions and to be widely recognized for our innovative products and services as well as our respect for society.To build trust and confidence with customers by delivering outstanding quality products and services which add real value to their businesses.To respect the expectations and ambitions of employees, stakeholders and suppliers through a never ending search to improve.

Affärsidé

Vi ska med innovativa koncept, hög kvalitet och en effektiv logistikkedja erbjuda konsumenter och företag lösningar för ett enklare BilLiv.

Mekonomen

Vision

Vi är bilistens första val och verkar för ett enklare billiv.

Grupparbete och inlämningsuppgift operativt inköp

Deluppgift 1 Starta företaget (Fiktivt)

Beskriv:

1. Enkel Vision, mission, affärsidé och mål

2. Företagets produkter – minst tre olika

2. Företagets kunder

3. Marknader

4. Organisation

5. Marknadstrender

Tänk på att företaget helst ska kunna köpa alla 7 typerna av

produkter som finns.

Skickas till anders.eriksson@effso.se senast måndag 25/1

Företaget presenteras c:a 5-10 min tisdagen den 26/1

Företagspresentationen

Gruppdeltagare

Företagets namn

Vision / mission / affärsidé

Produkter

Kunder

Marknaden

Organisation:

Inköp

Trender & Utveckling

Agenda

1. Operativt inköp

2. Eget företag

3. Upphandlingsprocessen

4. RFI (Request For Information)

5. RFQ (Request For Quotation)

6. Inköpsordern

• Lägre pris eller totalkostnad

• Högre teknisk nivå eller prestanda

• Bättre kvalitet eller mindre felfrekvenser

• Kortare ledtider eller högre leveransprecision

• Ny marknad eller produkt

• Konkurrensutsätta nuvarande leverantörer

Varför starta en upphandlingsprocess?

Inköpssituationer

Situation med nya uppdrag

Helt ny produkt från okända leverantörer

Stor osäkerhet kring resultatet

(exempelvis anskaffning av investeringsvaror)

Modifierat omköp

Ny produkt från känd leverantör

Existerande produkt, ny leverantör

Måttlig osäkerhet avseende resultat

Rent omköp

Känd produkt från känd leverantör

Låg osäkerhet avseende resultat

(ex förbrukningsvaror som MRO-varor)

Tre sorters inköpssituationer:

Van Weele sid 72

Inköpsprocessen

-Etablera rutiner

för order-

bevakning

-Leverans-

bevakning

- Problemlösning

-Leverantörs

värdering

- Etablera order- rutin

- Utveckla order-

rutiner

- Orderhantering

Order

Inköps

roll

Element

Dokument

-Förbereda

-kontrakt

-Kompetens inom

förhandling

- Expertis inom kontraktering

Kontrakt

- Säkerställ att rätt

leverantörs väljs

-Förkvalificering

av leverantörer

- Anbudsbegäran

Förslag på

leverantörsval

Samla in

specifikationen

-

Funktionell

specifikation

Tekniska

förändringar

Ta leverantörs

kunskaper till

konstruktions-

-

-

-

-

-

Funktionell

specifikation

Kontroll av

nomer/specar.

Definiera

specifikationen

Leverantörs-

val

Kontrakts-

skrivning Orderläggning

Leverans-

bevakning Utvärdering

Uppföljning

Lista över

förseningar

-Leverantörs-

utvärdering

- Klara ut kontrakts- problem

- Värderingsplan

-Leverantörs-

profiler

-Leverantörs-

värdering

Van Weele sid 68

Leverantörsvalet

Antal leverantörer som får ta emot förfrågan

Fåtal Flertal

RFI

RFQ /

RFP

Låg

Hö

g

Tyd

ligh

et i

krav

och

vill

kor Request for

Quotation / Proposal

Request for

Information

Att välja leverantörsmarknad

• Geografi

• Macroekonomi

• Logistik

• Teknologi

• Kostnadsnivå

• Kommunikation

• Kulturer

Leverantörssökning

• Sökning i öppna databaser, kataloger, branschtidningar etc

• Upprättande av lista över potentiella leverantörer (s.k. långlista)

• Utskick av intresseförfrågan, inhämtande av företags- och produktinformation

• Sammanställning (och eventuell prekvalificering av leverantörer)

• Fördjupad leverantörsbedömning

• Prekvalificering och beslut om vilka leverantörer som får anbudsförfrågan (s.k. kortlista)

• Utskick av anbudsförfrågan

• Kvalificering och val av leverantör(er)

Till vem / vilka? Leverantörs faktorer

Historik

Företagsprofil

Företagsledning

Affärsstrategi

Ekonomisk ställning

Projekt/Program

Leveransprecision

Personal - Tillgång

Personal - Kompetens

Kompetens i organisationen

Lev bas

Lokalisering

Kapacitet

Utveckling affärer

Teknisk utveckling

Produktivitet

Miljö

Kvalitetssystem

IT mognad

Till vem/vilka?

Möjliga

leverantörer Första

urval Val av leverantör(er) Kontrakt

eller

Order

Initial

assessment Offert

förfrågan.

Grupparbete

• Välj en orsak till att ni startar en upphandling (motivera o förklara bakgrund kortfattat)

• Gör ett urval av leverantörer som kan vara aktuella för att få en RFI (motivera o förklara hur ni tänkt)

Upprätta ett dokument med orsak och motiv till urval som senare skall mailas till anders.eriksson@effso.se tillsammans med den RFI som kommer senare

senast måndag 25/1 2016

Slut för idag