peran humas dalam mendokumentasikan kegiatan pemerintah kota

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT SOLO

Oleh :

Nama : Siwi Eka Ratriningtyas NIM : D1608114

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang komunikasi Terapan

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

PERSETUJUAN

Tugas akhir berjudul : ”PERAN HUMAS DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA SURAKARTA SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT SOLO”

Karya :

Nama : Siwi Eka Ratriningtyas

NIM : D1608114

Konsentrasi :

Public Relation

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D

III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret

Surakarta

Surakarta,..................................2011

Menyetujui

Dosen Pembimbing

Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si NIP. 19690207 199512 2 001

ii


commit to user

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diajukan dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir Program D III Komunikasi Terapan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta Hari : ................................

Tanggal : ......................

Panitia Ujian Akhir :

1. Dra. Prahastiwi Utari, M.Si, Ph. D ( ) NIP. 19600813 198702 2 001 2. Tanti Hermawati, S.Sos, M.Si ( ) NIP. 19690207 199512 2 001

iii


commit to user

iv

MOTTO

Allahumma inna nasaluka’aafwa wal’aafiata fiddini waddunya wal aakhirah

§ Segala sesuatu yang dijalani saat ini adalah tidak lepas dari mimpi

(T.A.Edison)

§ Bermimpilah, karena Tuhan akan memeluk mimpi-mimpi itu (Arai, sang

pemimpi)

iv


commit to user

v

PERSEMBAHAN Karya tulis ini penulis persembahkan untuk :

1. Allah SWT yang selalu memeberikan kemudahan dalam menyelesaikan

tugas akhir ini

2. Bapak dan Ibu tercinta terima kasih atas doa, support, dan kasih sayang

3. Andung P Aji terima kasih atas support dan kasih sayangnya

4. Teman-teman PR’08 khususnya kelas B, terima kasih atas

persahabatannya selama 3 tahun ini

v


commit to user

vi

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan syukur alhamdulillah atas kehadirat ALLAH SWT,

penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan judul “ PERAN HUMAS

DALAM MENDOKUMENTASIKAN KEGIATAN PEMERINTAH KOTA

SURAKARTA SEBAGAI SUMBER INFORMASI MASYARAKAT

SOLO”.

Adapun tugas akhir ini guna untuk melengkapi tugas-tugas dan

memenuhi syarat-syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang

komunikasi Terapan.

Dalam menulis tugas akhir ini penulis sudah berusaha sebaik – baiknya

dan tidak menutup kemungkinan bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan

disana sini. Oleh karena itu penulis sangat menerima segala kritik dan saran agar

dapat menuju hasil yang lebih baik.

Dengan disusunnya tugas akhir ini, maka penulis mengucap terima kasih kepada :

1. Bapak Kasino dan Ibu Sri Sumarni tercinta yang telah memberikan doa,

support, dan kasih sayang yang tak pernah henti

2. Adekku Dwi Agung Nugroho K dan Hari Tri Saputro yang selalu sayang

dan memberikan support.

3. Andung P Aji yang telah memberikan support dan kasih sayang.

4. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan

Ilmu Politik UNS Solo yang telah memberikan kesempatan kepada kami

untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media.

vi


commit to user

vii

5. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku ketua program Komunikasi

Terapan dan Pembimbing Akademik yang telah memberikan kesempatan

untuk melaksanakan Kuliah Kerja Media dan telah membantu dan

membimbing penulis selama menjadi mahasiswi.

6. Ibu Tanti Hermawati S.sos. M.Si, selaku pembimbing tugas akhir yang

selama ini telah membimbing penulis dalam membuat tugas akhir ini

hingga akhirnya tugas akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

7. Ibu DRA. Prahastiwi Utari, M.Si, Ph. D , terima kasih karena telah

menyediakan waktunya untuk menguji penulis

8. Para dosen yang telah memberikan penulis bekal ilmu pengetahuan.

9. Bapak Budho Laksono, SH, MH, selaku Kabag Humas dan Protokol

Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang telah mengijinkan penulis

melaksanakan Kuliah Kerja Media di bagian Humas dan Protokol Setda

Kota Surakarta.

10. Bapak Jackson A. Napitupulu, SE, M.Si, selaku Kassubag Pemberitaan

Humas dan Protokol Setda Surakarta yang telah dengan senang hati

membimbing penulis selama tiga bulan melaksanakan KKM.

11. Bu Nurdiana, Bu Tutik, yang selalu membantu penulis selama

melaksanakan KKM.

12. Pak Padi, Pak Moko, Pak Wagiran, Pak Bambang, Mas Aris, Pak Roso,

Mbak Mima, Mbak Amel, Pak Sarwono, Pak Anton, Bu Cristin, Bu Yuli,

Bu Dewi terima kasih kerjasamanya selama penulis melaksanakan KKM.

vii


commit to user

viii

13. Anak-anak STM yang telah membantu penulis selama KKM walau

kebersamaan kita hanya satu bulan.

14. An Angel yang berhati devil Ajeng, Ayu, Septi, Ichy, Bintari selalu ada

buat penulis

15. Teman-teman PR ’08 khususnya kelas B terima kasih atas persahabatan

selama tiga tahun.

16. Dan para pembaca yang budiman.

Kami berdoa semoga selalu dalam lindungan Allah SWT. dan semoga

tugas akhir ini bermanfaat bagi kami sendiri serta pembaca.

Surakarta, Juni 2011

Penulis

viii


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN

JUDUL ............................................................................................................... i

PERSETUJUAN OLEH PEMBIMBING .......................................................... ii

PENGESAHAN ................................................................................................. iii

MOTTO ............................................................................................................. iv

PERSEMBAHAN .............................................................................................. v

KATA PENGANTAR ....................................................................................... vi

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ix

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Latar Belakang ............................................................................... 1

B. Tujuan Kuliah Kerja Media ............................................................ 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ...................................................................... 6

A. Definisi Hubungan Masyarakat (Humas) ..................................... 6

B. Tujuan Humas ............................................................................... 7

C. Fungsi Humas ................................................................................ 9

D. Proses Public Relation .................................................................. 10

E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas ................................ 11

F. Hubungan antara Humas dengan Dokumentasi Kegiatan ............. 13

G. Kehumasan Pemerintah ................................................................. 15

ix


commit to user

x

BAB III DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT

DAERAH KOTA SURAKARTA ...................................................... 17

A. Sejarah Pemerintah Kota Surakarta .............................................. 17

B. Visi dan Misi Pemerintah Kota Surakarta ..................................... 17

C. Lambang Daerah ........................................................................... 19

D. Humas dan Protokol Setda Surakarta ............................................ 20

E. Visi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta ........................... 22

F. Misi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta ........................... 22

G. Struktur Organisasi ....................................................................... 23

H. Uraian Tugas ................................................................................. 23

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG ........................................................... 32

BAB V PENUTUP ......................................................................................... 39

A.Kesimpulan ..................................................................................... 39

B.Saran ................................................................................................ 40

.............................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 41

LAMPIRAN

x


commit to user

2

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dampak dari era globalisasi yaitu ditandainya makin majunya

teknologi serta persaingan yang pesat disegala bidang kegiatan. Dengan situasi

seperti ini, malah memberikan kesempatan bagi orang – orang yang mempunyai

daya saing tinggi dan SDM yang berkualitas serta diwujudkan dalam bentuk

penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi serta ketrampilan yang memadai

untuk meraih segala peluang yang ada agar dapat bertahan di dalam dunia yang

penuh dengan tantangan dan persaingan ini.

Untuk menyikapi tantangan tersebut, Mahasiswa Program Diploma III

Komunikasi Terapan diberikan sistem pelatihan atau magang sebagai mata kuliah

terakhir yang bertujuan untuk mempersiapkan mahasiswa dalam menghadapi

tantangan untuk memasuki dunia kerja. Dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media

atau magang akan memberikan kesempatan kepada Mahasiswa untuk

menhimplementasikan teori – teori yang telah diberikan selama kuliah, serta dapat

membandingkan antara ilmu yang telah diperoleh pada saat kuliah dengan praktek

di dunia kerja. Sehingga, dari perbandingan tersebut, diharapkan mereka

Mahasiswa mampu beradaptasi dan bersikap profesional dengan lingkungan

tempat bekerja, serta dapat mengantisipasi masalah-masalah di dalam maupun di

luar lingkungan kerja.

1


commit to user

2

Sejalan dengan perkembangan dunia usaha mendorong hubungan di

dalam suatu lembaga maupun di luar lembaga instansi semakin kompleks. Karena

hal ini mulai terjadi pada lembaga atau instansi Pemerintah dimana merupakan

atau instansi yang tidak bertujuan memperoleh laba atu keuntungan dari publik

atau masyarakat. Untuk menyikapi hal tersebut maka diperlukanlah devisi khusus

yaitu Devisi Hubungan Masyarakat (Humas), dimana devisi ini menangani

berbagai macam permasalahan yang berkaitan masyarakat dan pribadi – pribadi di

dalam lembaga atau instansi itu sendiri sehingga citra baik yang diusahakan akan

tercapai sehingga meningkatkan kepercayaan, simpati, serta loyalitas dari

masyarakat terhadap lembaga atau instansi tersebut.

Public Relation (PR) dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan dengan

istilah Hubungan Masyarakat (Humas), merupakan suatu lapangan kerja baru

yang sedang berkembang pesat di dunia Komunikasi. Humas dilembaga atau

instansi Pemerintah merupakan suatu kegiatan dimana untuk memperoleh

kepercayaan, niat baik, pengertian serta penghargaan dari masyarakat luas dengan

jalan komunikasi. Komunikasi diperlukan dalam kegiatan kehumasan dalam

Pemerintah dalam melakukan tugasnya

Pemerintah Kota Surakarta dalam memenuhi hal tersebut, membentuk

suatu bagian yang berfungsi sebagai lembaga komunikasi yang dikelola oleh

Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, yang merupakan suatu

perangkat daerah untuk menjembatani suatu informasi melalui pihak ketiga,

dimana pihak ketiga tersebut adalah media. Dimana Pemerintah Kota Surakarta

memanfaatkan Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta sebagai lembaga


commit to user

3

komunikasi untuk menginformasikan suatu berita kepada media yang nantinya

akan sampai kepada publik. Selain itu tugas penting lainnya adalah mengkliping

semua berita yang isinya memuat tentang Kota Solo. Berita – berita yang telah

dikliping kemudian dianalisis untuk mengetahui permasalahan yang berkembang

di masyarakat berdampak positf, negatif atau netral terhadap citra Pemerintah

Kota. Sehingga jika muncul suatu berita memuat permasalahan yang

menyudutkan atau berdampak negatif bagi Dinas terkait atau bagi Pemerintahan

Kota, maka disinilah peran Humas sangat diperlukan.

Mengingat tugas Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta sangat

kompleks, maka dalam tugasnya tidak lepas dari kalangan pers atau media. Media

merupakan rekan humas sebagai pelayan informasi bagi masyarakat. Salah satu

tugas humas adalah mendokumentasikan berbagai kegiatan. Fungsi dari

dokumentasi sendiri adalah sebagai bukti telah terlaksananya kegiatan, serta dapat

memberikan kemudahan dalam hal kearsipan bagi Pemerintah Kota Surakarta

karena telah terlaksananya beberapa kegiatan. Tugas dari dokumentasi acara tidak

hanya memotret kegiatan, tetapi juga meliput acara yang kemudian dibuat press

realease sehingga dibutuhkan kerjasama dengan media massa yang ada. Agar

dalam hal ini dapat tersampaikan dengan baik kepada masyarakat. Serta

diharapakan timbulnya umpan balik (feedback) atas terlaksananya kegiatan

tersebut dari masyarakat.

Pemerintah Kota Surakarta sangat menarik untuk dijadikan sebagai

tempat melaksanakan kuliah Kerja Media karena penulis mendapatkan banyak

sekali pengalaman baru yang tidak ditemukan di dalam perkuliahan.


commit to user

4

B. Tujuan Kuliah Kerja Media

1 Tujuan Khusus

Tujuan Khusus dari pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) di

Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

a. Ingin mengetahui sejauh mana peran Humas di Bagian Humas dan

Protokol Setda Surakarta.

b. Untuk mengetahui kegiatan – kegiatan yang dilaksanakan oleh

Humas dan Protokol Setda Surakarta.

2. Tujuan Umum

Tujuan umum yang mendasari penulis melaksanakan Kuliah Kerja

Media (KKM) adalah sebagai berikut :

a. Untuk memenuhi syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya

Program Diploma III Komunikasi Terapan, selain itu juga

memenuhi kegiatan proses akhir perkuliahan yang merupakan

salah satu syarat kelulusan, sesuai dengan peraturan yng berlaku di

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

b. Melatih kreatifitas dan profesionalitas agar dapat mempersiapkan

diri dalam persaingan dunia kerja.

c. Membina hubungan baik antara fakultas dengan lembaga/instansi

dimana penulis melaksanakan KKM.

d. Mendapatkan ketrampilan pengetahuan dan pengalaman pada

instansi yang bersangkutan khususnya di bidang Humas.


commit to user

5

e. Melatih penulis untuk lebih kreatif, komunikatif serta bersifat

kooperatif dalam menghadapi dan menyelesaikan tugas – tugas

yang diberikan dilingkungan kerja. Apalagi dalam meliput acara

yang terkadang dilakukan diluar jadwal seperti malam hari atau

pada hari libur tetap dilaksanakan.


commit to user

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Definisi Public Relations

Public Relation terdiri dari dua kata, yaitu Public dan Relations.

Istilah Public dapat diartikan sebagai Masyarakat, sedangkan Relations

dapat diartikan sebagai menjalin hubungan satu sama lain.

Definisi Public Relations, menurut Cutlip, Center dan Broom adalah

”Public Relations is the management function which evaluates public

attitudes, identifes the policies and procedures of an andividual or an

organizition with the public interest, and plans and executes a program of

action to earn public understanding and acceptance”.

(Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik,

mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi

demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu

program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik). (Onong

Uchjana Effendy,1993. Hal : 116)

Menurut International Public Relations Association (IPRA)

memberi definisi PR sebagai berikut ”Public Relations is a management

function, of a continuing and planned character, through which public and

private organizations and institutions seek to win and retain the

understanding, sympathy, and support of those with whom there are may

6


commit to user

7

be concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to

correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve

by planned and widespread information more productive coorporation and

more efficient fulfillment of their common interest”.

(Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang

direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-

organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk

memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari

mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan tujuan

sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan,

guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi

kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang

terencana dan tersebar luas) (Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 10-11)

B. Tujuan Humas

Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas

dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan

dan perubahan kognisi, afeksi, dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa

ke dalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan

terbentuknya kognisi, afeksi, dan perilaku positif publik terhadap

organisasi/lembaga. Dengan demikian, rumusan yang paling tepat

mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut :


commit to user

8

1. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian (Aspek Kognisi)

Tujuan humas pada hakikatnya adalah membuat publik dan

organisasi/lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan,

kepentingan,harapan, maupun budaya masing-masing.

2. Menjaga dan membentuk saling percaya (Aspek Afeksi)

Bila tujuan yang pertama mengaruh pada penguatan dan perubahan

pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada

tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual

confidence).

3. Memelihara dan menciptakan kerja sama (Aspek Psikomotoris)

Tujuan berikutnya adalah dengan komunikasi diharapkan akan

terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata.

Dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran di

buka, emosi/kepercayaan disentuh maka selanjutnya perilaku

positif dapat diraih. Pada akhirnya, semua itu kembali pada tujuan

yang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif terhadap

organisasi lembaga dimana humas berada. (Frida Kusumastuti,

2002. Hal : 20-22)


commit to user

9

C. Fungsi Humas

Fungsi merupakan kegunaan untuk mencapai tujuan organisasi/lembaga,

untuk mencapai tujuan suatu lembaga, maka Betrand R. Canfield

mengemukakan tiga fungsi Public Relations yaitu :

1. Mengabdi kepada kepentingan umum (It should serve the public’s

interest).

Dalam fungsi ini bahwa PRO (Public Relations Officer) diangkat di

beri upah oleh manajer, akan tetapi tugasnya dan pekerjaannya ialah

melayani publik, kepentingan umum. Tugasnya ke dalam membina

hubungan yang harmonis antara manajer beserta stafnya dengan para

karyawan, mengusahakan agar para karyawan bekerja dengan

senang dan merasa puas, meneliti perasaan.

2. Memelihara komunikasi yang baik (Mantain good communication).

Maksudnya dalam pelaksanaannya PRO melakukan banyak

komunikasi, baik komunikasi langsung secara personal contract,

maupun komunikasi melalui mass-media. Salah satu tugas PR adalah

sebagai sumber informasi (sourch of information) dan sebagai

saluran informasi (channel of information)

3. Menitik beratkan moral dan tingkah laku yang baik (And stress good

morals and manners).

PRO dan petugas-tugasnya harus berusaha agar seperti cermin yang tetap

bersih cemerlang. Dengan demikian PR memberikan citra yang baik


commit to user

10

mengenai organisasi/lembaga yang diwakilinya itu. (Onong Uchjana

Effendy,1993. Hal : 137-140)

D. Proses Public Relations

Humas menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masing-

masing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun keluar

organisasi/lembaga. Dalam organisasi berusaha menyelenggarakan

komunikasi internal perusahaaan dan keluar memberikan informasi kepada

masyarakat. Menurut Cutlip dan Center proses PR sepenuhnya mengacu

kepada pendekatan manajerial yang terdiri dari :

1. Fact finding (Pengumpulan data)

Adalah mencari dan mengmpulkan data /fakta sebelum melakukan

tindakan. Misalnya PR sebelum melakukan suatu kegiatan harus

terlebih dahulu mengetahui apa yang diperlukan publik, siapa saja

yang termasuk ke dalam publik, bagaimana keadaan publik

dipandang dari berbagai faktor.

2. Planning (Perencanaan)

Adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus

dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah itu.

3. Communucating (Komunikasi)

Adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran

yang matang berdasarkan fakta/data tadi, kemudian dikomunikasikan

atau dilakukan kegiatan operasional.


commit to user

11

4. Evaluation (Penilaian)

Adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan, apakah sudah

tercapai atau belum. Evaluasi itu dapat dilakukan secara kontinyu.

Hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan PR berikutnya. (Soleh

Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 90)

E. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Public Relations

Ruang lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas

meliputi antara lain :

1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian

informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada

publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang

organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan.

Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan

publik internalatau eksternal dan memperhatikan, mengolah,

mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi

perbaikan dan perkembangan organisasi.

2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat

umum atau masyarakat. Disamping itu, menjalankan dan

bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan

lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi

apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi

kebaikan semua pihak tak ada yang dirgikan.


commit to user

12

3. Memperbaiki Citra Organisasi

Bagi PR, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada

bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak

pada (1) bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang

dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara

berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi;

(2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran

komponen yang kompleks.

4. Tanggung jawab sosial. PR merupakan instrumen untuk

bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak

terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik

sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa sluruh

organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok

atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi.

Itulah mentalitas dan budaya mereka atau organisasi, apabila mau

mendapat kepercayaan publik, dan masyarakat pada umunnya.

5. Komunikasi

PR mempunyai bentuk komunikasi yag khusus, komunikasi timbal

balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam

fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah

pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi.

(Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 39-42)


commit to user

13

F. Hubungan Public Relations dengan Dokumentasi kegiatan

Setiap lembaga/organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai

sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannyaterlebih dahulu. Seberapa

jauh berhasil atau tidaknya tergantung dari usaha serta kemampuan yang

telah dilakukan pengelola lembaga/organisasi itu sendiri, khususnya

peranan humas sangat diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas

dalam suatu kegiatan. Salah satu tugas humas yang harus dilakukan dalam

suatu kegiatan adalah dokumentasi.

Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk

mengumpulkan data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka

langkah selanjutnya adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam

membuat dokumentasi kegiatan suatu lembaga/organisasi meliputi foto,

rekaman pidato, sambutan-sambutan serta siaran TVRI bentuk video.

a. Dokumentasi sambutan-sambutan

Seseorang yang berprofesi Humas di lembaga pemerintahan

atau perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut

untuk bisa menulis naskah pidato untuk atasannya.

Sistematika naskah pidato, pada dasarnya terdiri dari :

1. Pendahuluan (berisi penjelasan singkat dan latar belakang

tentang tujuan substansi yang dipidatokannya supaya terbentuk

hubungan berpikir dengan khalayak pendengar).


commit to user

14

2. Inti meteri pidato (uraian yang berisi argumentasi yang menacu

kepada topik yang telah dipilihnya dan dikembangkan sesuai

dengan kebutuhan).

3. Kesimpulan (berisi saripati dari keseluruhan materi yang

dipidatokan). (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal

75-76)

b. Dokumentasi Foto

Kekuatan gambar yang melabihi kata-kata. Foto selalu

memberi dampakotentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti

halnya statistik, orang biasanya mudah menerima bukti berupa foto

daripada kata-kata. Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai

bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun kepentingan

arsip/dokumentasi. Oleh karena itu, humas harus dapat

mengusahakan foto yang baik., yakni yang menarik dan menyolok,

terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, ”berbicara” atau

mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer

yang profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih.

(Frida Kusumastuti, 2002. Hal : 33)

c. Dokumentasi Press Release

Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang

dibuat oleh Public Relations (Humas) suatu organisasi /perusahaan

yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv,


commit to user

15

radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa

tersebut. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2005. Hal 54)

Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan data

maka dapat dijadikan sebagai bukti telah dilaksanakannya suatu acara.

G. Kehumasan Pemerintah

Pada tahun 1967 telah dibentuk Badan Kerja Sama (BKS) antar Humas-

humas Pemerintah yang terdapat dalam departemen-departemen Kabinet

Republik Indonesia. Karena dirasakan kurang berkembang, maka pada

tahun 1970 wadah BKS tersebut ditingkatkan menjadi Badan Koordinasi

Kehumasan Pemerintah yang di singkat BAKOHUMAS. BAKOHUMAS

didirikan pada tahun 1971dengan pengukuhan Surat Keputusan Menteri

Penerangan No. 31 Tahun 1971, mempunyai tugas antara lain :

a) Mengadakan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi dan kerjasama

antar humas-humas departemen/lembaga negara.

b) Merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan

sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah.

Kegiatan tersebut telah dikembangkan lagi setelah didirikan

BAKOHUMAS DAERAH pada bulan Maret 1976 sebagai pelaksanaan Surat

Intruksi Menteri Penerangan No. 02/INSTR/MENPEN/1976. BAKOHUMAS

DAERAH ini dibentuk di tiap daerah tingkat I Propinsi di seliruh Indonesia.

Public Relations atau Humas di Indonesia telah memperoleh lagi

cakrawalanya dengan ikut serta dalam Federation of the ASEAN Public Relations


commit to user

16

Organizations (FAPRO) yang untuk pertama kali didirikan di Kuala Lumpur

tahun 1977.

Pada bulan Maret 1981 Indonesian menjadi tuan rumah Kongres FAPRO

kedua yang dalam pembahasan perkembangan kehumasan di Indonesia berbicara

para ahli, baik dari BAKOHUMAS maupun PERHUMAS suatu persatuan

hubumgan masyarakat non-pemerintah yang erat sekali hubungannya dengan

International Public Relations Assiciation.


commit to user

17

BAB III

DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA

A. Sejarah Pemerintahan Kota Surakarta

Tanggal 16 Juni merupakan hari jadi Pemerintahan Kota Surakarta.

Secara de facto tanggal 16 Juni 1946 terbentuk Pemerintahan Daerah Kota

Surakarta yang berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri,

sekaligus menghapus kekuasaan Kerajaan Kasunanan dan

Mangkunegaran.

Secara yuridis Kota Surakarta terbentuk berdasarkan penetapan

Pemerintah tahun 1946 Nomor 16/SD, yang diumumkan pada tanggal 15

Juli. Dengan berbagai pertimbangan faktor – faktor historis sebelumnya,

tanggal 16 Juni 1946 ditetapkan sebagai hari jadi Pemerintah Kota

Surakarta.

B VISI DAN MISI

Visi dan Misi Kota Surakarta berdasarkan

Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2001,

Tanggal 13 Desember 2001 adalah :

17


commit to user

18

Visi :

Terwujudnya Kota Sala sebagai Kota Budaya yang bertumpu pada potensi

Perdagangan Jasa, Pendidikan, Pariwisata, Olahraga.

Misi :

Revitalisasi kemitraan dan partisipasi seluruh komponen masyarakat dalam semua

bidang pembangunan, serta perekatan kehidupan bermasyarakat dengan komitmen

cinta kota yang berlandaskan pada nilai – nilai ”Sala Kota Budaya”

Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang memiliki kemampuan

dalam pengusahaan dan pendaya gunaan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni,

guna mewujudkan inovasi dan intregasi masyarakat madani yang berlandaskan

ke-Tuhanan Yang Maha Esa

Mengembangkan seluruh kekuatan ekonomi Daerah, sebagai pemacu

tumbuhan dan berkembangnya ekonomi rakyat yang berdaya saing tinggi, serta

mendaya gunakan potensi pariwisata dan teknologi terapan akrap lingkungan.

Membudayakan peran dan fungsi hukum, pelaksanaan Hak Asasi Manusia

dan demokratisasi bagi seluruh elemen masyarakat, utamanya para penyelenggara

pemerintahan.


commit to user

19

C. Lambang Daerah

Arti lambang :

Warna hijau berarti hidup, warna-warna putih, kuning, merah, dan hitam

melukiskan nafsu diantara beberapa nafsu manusia. Semuanya berarti

hidup harus dapat menguasai nafsunya.

Makna dari lukisan :

1 Perisai mewujudkan lambang perjuangan dan perlindungan.

2 Tugu lilin menyala melukiskan kebangunan dan kesatuan bangsa.

3 Keris melambangkan kejayaan dan kebudayaan.

4 Panah berarti selalu waspada.

5 Jalur mendatar berombak berarti Bengawan Sala.

6 Bintang kanan kiri melukiskan bintang dilangit dan berarti

kesejahteraan.

7 Bambu runcing menggambarkan perjuangan rakyat.


commit to user

20

8 Kapas dan padi melukiskan pakaian dan makanan yang berarti : Do’a

kearah kemakmuran. Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti

bulan 6, jumlah 16 dari buah padi berarti tanggal 16.

9 Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta dan

Sidomukti mengandung arti do’a keluhuran.

Lukisan yang terdapat dalam jorong merupakan surya sangkala memet :

1. Anak panah diatas busur dengan bergerak, berarti ”rinaras” dan

berwatak enam

2. Air berarti ”waudadi” atau ”dadi” dan berwatak empat.

3. Mulai pangkal panah sampai ujung tugu merupakan bentuk lurus

berarti ”terus” dan berwatak Sembilan.

4. Tugu lilin berarti ”manunggal” dan berwatak satu.

Secara lengkap berbunyi : ”RINARAS DADI TERUS

MANUNGGAL” berarti tahun 1946.

D. HUMAS DAN PROTOKOL SETDA KOTA SURAKARTA

Di zaman globalisasi seperti sekarang ini dengan semakin berkembang

pesatnya informasi dan komunikasi harus dipahami sebagai tatangan yang selalu

menempatkan peranan kehumasan pada posisisnya yang semakin penting.

Peran kehumasan sangat penting dan menjadi tuntutan yang mendesak

saat ini. Adalah suatu hal yang tidak menguntungkan, apabila dalam tata informasi


commit to user

21

tidak memiliki lembaga yang kompeten untuk menjalankan tugas–tugas

kehumasan.

Demikian pula terkait dengan tugas-tugas di bidang keprotokolan sudah

saatnya memperbaiki pola pikir untuk tidak sekedar mengatur dan mendesain

acara-acara resmi keprotokolan, tetapi harus menyentuh kepentingan publik dan

promosi-promosi pengembangan potensi daerah. Pola pikir keprotokolan harus

diubah dan harus siap sedia menampung aspirasi dan komplain dari masyarakat,

sehingga masyarakat dapat meningkat partisipasinya dalam mengembangkan

daerahnya.

Dengan membiarkan setiap perkembangan membentuk pencitraan

negatif dan stigmatisasi yang buruk terhadap penyelenggaraan pemerintah adalah

sebuah kesia-siaan yang secepatnya harus diatasi. Dengan kata lain peran humas

dan keprotokolan sangat dibutuhkan dengan membentuk sebuah sebuah unit kerja

yang tidak hanya sekedar meneruskan informasi dari pimpinan atau menangapi

berita-berita sumir namun lebih dikembangkan agar lebih proaktif untuk mampu

mengemas informasi sesuai fakta yang benar dan berimbang sehingga dapat

membentuk opini publik yang proposional. Penataan peranan kehumasan dan

keprotokolan serta para perangkatnya memerlukan strategi khusus sehingga

memungkinkan unit kehumasan dan keprotokolan dapat bekerja secara lebih

efektif dan efisien dalam melaksanakan fungsinya dengan memperhatikan prinsip

pengorganisasian dengan membagi habis tugas yang ada. Sehingga setiap pegawai

ada tempatnya dan setiap pegawai pada tempatnya.


commit to user

22

Melaui Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2008

dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta

sebagai salah satu perangkat daerah dilingkungan Pemerintah Kota Surakarta yang

ikut serta dalam penyelenggaraan pemerintah daerah berdasarkan prinsip otonomi

yang luas, nyata, dan bertanggung jawab secara efektif dan efisien dalam

mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum maupun kesejahteraan

masyarakat di bidang informasi dan komunikasi.

E. VISI

OPTIMALISASI PELAYANAN UMUM, PEMBERDAYAAN DAN

PERAN SERTA MASYARAKAT DI BIDANG INFORMASI DAN

KOMUNIKASI MELALUI REFORMASI DAN REVITALISASI

PERAN KEHUMASAN DAN KEPROTOKOLAN.

F. MISI

1 Mengkomunikasikan strategi kehumasan dan keprotokolan secara

efektif kepada internal maupun eksternal.

2 Menyelaraskan implementasi strategi kehumasan dan keprotokolan.

3 Menciptakan citra kepemerintahan yang positif.

4 Menumbuhkan kepercayaan seluruh elemen masyarakat terhadap

Pemerintah Daerah.


commit to user

23

G. STRUKTUR ORGANISASI

H. URAIAN TUGAS

Dasar :

Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang

Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota

Surakarta.

KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

KEPALA SUB BAGIAN PEMBERITAAN

KEPALA SUB BAGIAN PENGUMPULAN DAN DISTRIBUSI INFORMASI

KEPALA SUB BAGIAN PROTOKOL

Penyusunan Naskah

Sambutan

Pengemudi Kantor

Petugas Dokumentas

i

Penyusunan Kliping

Administrasi Surat

Caraka

Pengelolakepegawai

an

Pengelola barang

Bendahara pembantu

pengeluaran

Pengelola Keprotokolan

Bendahara Pengeluaran Pembantu

Gaji


commit to user

24

1 Kepala Bagian Humas dan Protokoler

· Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas

menyelenggarakan hubungan masyarakat dan keprotokolan, menyusun

perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan

tgas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan,

evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan pemerintahan daerah di

bidang publikasi, pengelolaan informasi, analisis media, informasi, acara

protokoler dan pelayanan tamu.

· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut :

a. Menyusun program kerja Bagian Humas dan Protokol berdasarkan

rencana strategis dan program kerja tahunan Sekretariat Daerah.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta

pemerataan tugas.

c. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas.

d. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan.

e. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan

hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

f. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan

kinerja.


commit to user

25

g. Membangun tata alir informasi yang sirkular antara pemerintah

dengan publik baik secara horisontal, lintas sektor maupun ke

masyarakat melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik.

h. Mengolah dan menganalisa opini publik sebagai bahan perumusan

kebijakan Pemerintah Kota.

i. Menyelenggarakan inventarisasi, dokumentasi, fotografi, dan

perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan pembangunan

Pemerintah Kota.

j. Menyelenggarakan administrasi perjalanan dinas pimpinan.

k. Menyusun acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai dengan

aturan keprotokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata

penghormatan.

l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah.

m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala

dan tahunan.

n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.


commit to user

26

2. Kepala Sub Bagian Pemberitaan

· Kepala Sub Bagian Pemberitaan mempunyai tugas malakukan penyiapan

perumusan kebijakan Pemerintah Daerah, pengkoordinasian tugas

perangkat daerah, pembinaan, dan pelaporan pelaksanaan kebijakan

Pemerintah Daerah dan melakukan pemberitaan diberbagai media yang

meliputi penyiapan naskah sambutan dan makalah, publikasi dan

penerbitan serta peliputan.

· Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah :

a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pemberitaan berdasarkan

program kerja Bagian Humas dan Protokol.


pemerataan tugas.


pelaksanaan tugas.


penyimpangan.




kinerja.

g. Menyiapkan pemberitaan kegiatan Pemerintah Kota melalui media

cetak dan elektronik.


commit to user

27

h. Menyiapkan bahan tanggapan dan penjelasan terhadap surat-surat di

media cetak dan elektronik atau surat-surat dari masyarakat.

i. Menyelenggarakan jumpa pers.

j. Melaksanakan liputan acara-acara kegiatan Pemerintah Kota.

k. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan


l. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala

dan tahunan.

m. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

n. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

o. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


p. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

3. Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi

· Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai

tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah,

pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan

fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

kebijakan pemerintahan daerah di bidang pengelolaan sistem

informasi, pengelolaan data dan informasi, dan distribusi informasi.


commit to user

28


a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi

Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol.


pemerataan tugas.


pelaksanaan tugas.


penyimpangan.




kinerja.

g. Menghimpun data dari media massa.

h. Mengolah dan menganalisa berita sebagai bahan pertimbangan

pemecahan masalah.

i. Mengumpulkan, mengelola, menyediakan dan mendistribusikan

materi informasi berupa press realease dan iklan layanan masyarakat.

j. Melakukan perekaman, penyajian data dan pameran hasil liputan

kegiatan Pemerintah Daerah.

k. Melaksanakan layanan informasi masyarakat melalui siaran mobile

dan terbitan/buletin.


commit to user

29

l. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan


m. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala

dan tahunan.

n. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

p. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

4. Kepala Sub Bagian Protokol

· Kepala Sub Bagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi mempunyai

tugas penyiapan penyusunan perumusan kebijakan pemerintah daerah,

pengkoordinasian pelaksanaan tgas perangkat daerah, pembinaan dan

fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

kebijakan pemerintahan daerah di bidang acara protokoler, meliputi :

pengaturan ruang dan tata tempat, pengaturan acara resmi maupun

kenegaraan, dan pelayanan tamu, meliputi : penyiapan penerimaaan,

akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP, pengaturan perjalanan

dinas pimpinan, penyiapan administrasi dan pendokumentasian seluruh

kegiatan tamu VIP dan VVIP.


commit to user

30


a. Menyusun rincian kerja Sub Bagian Pegumpulan dan Distribusi

Informasi berdasarkan program kerja Bagian Humas dan Protokol.


pemerataan tugas.


pelaksanaan tugas.


penyimpangan.




kinerja.

g. Meghimpun dan mengolah data dan informasi yang berhubungan

dengan urusan keoprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan.

h. Menyiapkan bahan penyusunan kebijakan serta pedoman dan

petunjuk teknis yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan

dan urusan keprotokolan.

i. Menyiapkan acara penyelenggaraan upacara-upacara, pelantikan,

rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan dinas lainnya serta

jadwal perjalanan dinas pimpinan.


commit to user

31

j. Menyiapkan, mengatur akomodasi, dan pengamanan

penyelenggaraan penerimaan tamu-tamu Negara, tamu Daerah, dan

tamu Perwakilan Negara sahabat.

k. Mengatur persiapan rapat, jamuan, upacara, dan kendaraan untuk

tamu yang memerlukan pelayanan yang brsifat protokoler.

l. Melaksanakan administrasi perjalanan dinas pimpinan.

m. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan


n. Menyelenggarakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala

dan tahunan.

o. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

p. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

q. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai


r. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.


commit to user

32

BAB IV

PELAKSANAAN MAGANG

Penulis melaksanakan magang di Humas dan Protokol Setda Kota

Surakarta yang berlokasi di Kompleks Balaikota Jln. Jendral Sudirman No. 2

Surakarta selama 2 (dua) bulan mulai tanggal 01 Februari 2011 sampai tanggal 31

Maret 2011.

Pelaksanaan magang dimulai setiap hari Senin sampai Jum’at dengan

jam kerja mulai jam 07.15 WIB-15.30 WIB, selain jam kerja yang telah

ditentukan penulis juga mengikuti kegiatan-kegiatan diluar hari jam kerja seperti

kegiatan di hari Sabtu dan Minggu serta kegiatan di malam hari.

Selama penulis melaksanakan magang di Humas dan Protokol Setda

Kota Surakarta banyak hal yang telah dilakukan oleh penulis yang menambah

pengalaman dan ilmu yang telah dipelajari oleh penulis selama KKM seperti :

1. Menganalisis berita

2. Membuat Press Realease

3. Liputan Kegiatan

Diawal pertemuan penulis melakukan pengenalan dan beradaptasi

dengan para staff Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta. Selama

melaksanakan KKM penulis telah mendapatkan beberapa tugas yang dapat

menambah wawasan serta pengetahuan dalam dunia kerja di Pemerintahan, yaitu

sebagai berikut :

32


commit to user

33

1. Menganalisis berita

Tugas yang harus dikerjakan penulis setiap pagi adalah menganalisis

berita dari beberapa koran. Koran yang digunakan adalah Solopos, Radar Solo.

Joglo Semar, dan Suara Merdeka. Sebelum dianalisis berita-berita tersebut dibuat

kliping terlebih dahulu. Kliping dibuat membahas berita-berita tentang kota Solo.

Berita tersebut ditempel pada kertas yang sudah sudah berlogo,diberi tanggal dan

halaman, lalu diurutkan dibagian muka biasanya tema dengan berita-berita

terhangat menjadi perbincangan. Setelah itu, kliping diperbanyak sesuai dengan

jumlah Dinas yang berlangganan kliping seperti Walikota, Wakil Walikota, Setda,

Hukum dan HAM, BKD, Dinas Kesehatan, Bappeda, Dinas Kesejahteraan

Rakyat. Selama penulis melaksanakan magang, ada dinas yang berhenti

berlangganan kliping berita lagi seperti Dinas Kesejahteraan Rakyat.

Kliping tersebut tidak hanya sebagai bahan bacaan saja tetapi dari

kliping tersebut kemudian dianalsis berita-berita yang ada didalamnya. Analisa

berita ini biasanya dibuat setiap bulan. Dalam menganalisa berita tersebut

dimasukkan ke bagian-bagian dinas yang terkait kemudian baru dianalisis berita-

berita tersebut bisa berdampak positif, negatif, atau netral. Kemudian direkap

sehingga dalam satu bulan ini terlihat berita yang menonjol tersebut berdampak

positif, negatif, atau netral bagi Pemerintah Kota Surakarta. Apabila berita

tersebut memiliki muatan negatif terbanyak kemudian dikupas secara mendalam

dan hal-hal apa saja yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut.


commit to user

34

2. Membuat sambutan

§ Mendokumentasikan sambutan Walikota pada acara “RAT tahun 2010 dan

RAP 2011” pada tanggal 25 Februari 2011.

3. Meliput berbagai acara :

§ Tanggal 2 Februari 2011 meliput acara “Pertemuan antara Bupati Nganjuk

dengan walikota Surakarta”. Yang bertempat di Lodji Gandrung. Dalam

pertemuan ini membahas tentang penataan PKL di kota Solo.

§ Tanggal 14 Februari 2011 meliput “Kunjungan Kerja (KUNKER) DPRD

Kabupaten Dharmasraya Provinsi Sumatera Barat” di ruang rapat

Sekretaris Daerah (Setda). Dalam acara tersebut , Solo menampilkan

sejarah kota Solo, perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan

pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 14 Februari 2011 meliput “Jamuan makan malam Woman

International Club (WIC). Bertampat di Lodji Gandrung, dalam acara

tersebut walikota membuka acara dengan manabuh gong.

§ Tanggal 20 Februari 2011 meliput “Solo Carnival Eco Cultural City” di

sepanjang jalan Slamet Riyadi. Karnaval ini untuk memperingati Hari Jadi

Kota Surakarta yang ke-266.

§ Tanggal 23 Februari 2011 meliput “Study banding Kabupaten

Pekalongan” di Bale Tawang Praja. Dalam kunjungan ini membahas

tentang Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD) dan

Laporan Pertanggung Jawaban (LKPJ).


commit to user

35

§ Tanggal 24 Februari 2011 meliput “Penyerahan bantuan tabung pemadam

kebakaran dari PMS” bertempat di ruang Asisten Administrasi.

§ Tanggal 24 Februari 2011 meliput “Kunjungan Kerja Lapangan (KKL)

mahasiswa UNDIP” di ruang rapat Setda.

§ Tanggal 28 Februari 2011 meliput “KUNKER dari DPRD Kabupaten

Barito Utara” bertempat diruang rapat Walikota. Dalam acara ini Solo

menampilkan tentang penataan PKL di Kota Solo serta pembangunan

pasar tradisional.

§ Tanggal 3 Maret 2011 meliput “KUNKER dari DPRD Komisi A

Kabupaten Probolinggo” yang bertempat di Bale Tawang Praja. Pada

pertemuan ini membicarakan tentang perkembangan kota Solo dalam

penataan PKL dan perbaikan pasar tradisional.

§ Tanggal 4 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kabupaten Balangan

Kalimantan Selatan” bertempat di ruang rapat Walikota. Pada acara ini

Pemerintah Kota Surakarta menampilkan perkembangan kota Solo dalam

penataan PKLdan pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 10 Maret 2011 meliput “ Study Banding dari Kota Depok”

bertempat diruang Bappeda. Dalam acara ini membahas tentang Kebijakan

dan Perencanaan Pembangunan Kota Surakarta dalam Pengembangan

Kota Layak Anak dan Kebijakan tentang Kesehatan.

§ Tanggal 11 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kabupaten Probolinggo”

bertempat diruang rapat Setda. Membahas tantang Usaha Formal dan Non

Formal.


commit to user

36

§ Tanggal 17 Maret 2011 meliput “KUNKER dari Kota Tanjung Pinang dan

Probolinggo” bertempat di Bale Tawang Arum. Pada acara ini membahas

tenteng perkembangan kota Solo dalam penataan PKL dan pembangunan

pasar tradisional.

§ Tanggal 22 Maret 2011 meliput “Study Banding dari Provinsi Banten”

bertempat di ruang rapat Setda. Pada acara ini Pemerintah Kota Surakarta

menampilkan perkembangan kota Solo dalam penataan PKLdan

pembangunan pasar tradisional.

§ Tanggal 24 Maret 2011 meliput “Kunjungan dari Dirjen Bina Bangda

Kemendagri” bertempat di ruang rapat Setda. Dalam pertemuan ini

membicarakan tentang Penataan tata ruang kota dan PKL yang ada di kota

Surakarta.

4. Membuat Press Release

Dalam melaksanakan KKM penulis juga membuat press release sebagai

berikut :

§ Membuat Press Release tentang Jamuan makan malam Woman

International Club (WIC). Bertampat di Lodji Gandrung.

Adapun isi dari release tersebut adalah :

Loji Gandrung – Walikota Solo Joko Widodo memperkenalkan potensi

budaya di kota Solo kepada ratusan Woman International Club (WIC) di Loji

Gandrung, Senin (14/2), malam. Walikota membuka konferensi WIC dengan

menabuh gong dihadapan ratusan peserta. Upacara pembukaan itu dihadiri duta

besar Meksiko Melba Maria Pria Olavarrieta dan tokoh wanita Mooryati Sudibyo


commit to user

37

serta ratusan anggota WIC antara lain dari Semarang, Bandung, Jakarta, Surabaya,

Solo, Padang.

Dalam kesempatan itu, walikota mengatakan Solo merupakan kota kecil,

akan tetapi sangat kaya nilai budaya. Berbagai upacara adat seperti kirab Malam 1

Sura, Grebeg Besar, Solo International Performing Art (SIPA), Solo Batik

Carnival (SBC) serta bangunan cagar budaya seperti Beteng Vastenburg, Keraton

Kasunanan Surakarta Hadiningrat, Pura Mangkunegaran, batik merupakan

heritage yang harus di lestarikan di kota Solo. Rencananya semua peserta WIC

akan diajak mengunjungi sejumlah tempat wisata seperti Candi Sukuh dan Astana

Giri Bangun.

Demikian Humas dan Protokol Sekretaris Daerah Kota Surakarta

menginformasikan.

Surakarta, 14 Februari 2011

§ Membuat Press Release tentang Penyerahan tabung pemadam kebakaran

bertempat di ruang Asisten Administrasi.

Adapun isi release tersebut adalah :

Surakarta, Humas dan Protokol

Pemkot - Bertempat di ruang Asisten Administrasi Sekretaris Daerah

(Kamis, 24/2), Henry selaku pimpinan rombongan PMS menyerahkan bantuan

tabung gas sejumlah 50 unit secara simbolik kepada Pemkot Surakarta yang di

wakili oleh Joko Pangarso selaku Asisten Administrasi Sekretaris Daerah dan

diserahkan kepada Tuti Rahayu sebagai wakil dari dinas pasar Pemkot Surakarta


commit to user

38

Dalam kesempatan itu, Henry menyampaikan pertimbangan mereka memberi

bantuan tabung gas karena Henry pernah membaca di salah satu surat kabar

bahwa tabung gas yang ada di pasar tradisional sudah rusak oleh sebab itu dengan

adanya bantuan ini bisa mangurangi masalah yang terjadi khususnya kebakaran.

Rencananya bantuan ini akan segera disalurkan ke pasar-pasar tradisional yang

ada di kota Surakarta.

Surakarta, 24 Februari 2011

Dari kegiatan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Surakarta seperti

liputan, menganalisis berita, membuat press release, dan membuat sambutan

kemudian disimpan dalam bentuk file yang digunakan sebagai dokumentasi

kegiatan dalam hal kearsipan. Arsip memegang peranan penting bagi kelancaran

jalannya organisasi di Pemerintah Kota Surakarta, yaitu sebagai sumber informasi

dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi, dapat dijadikan bukti-bukti telah

terlaksananya kegiatan, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

atau berupa gambar, dapat dijadikan bahan dokumentasi, sebagai bukti eksistensi

instansi.

Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM

Hambatan yang dihadapi selama mengikuti KKM adalah ketika pertama

kali penulis menganalisis berita. Dimana penulis yang tadinya tidak suka

membaca Koran agak kesulitan, karena harus menganalisa berita-berita. Sehingga,

penulis harus berulang-ulang membaca berita yang akan dianalisis. Selain itu

penulis juga kesulitan dalam merangkai kata-kata karena dalam menganalisis


commit to user

39

kata-kata yang digunakan berbeda dengan menulis artikel atau berita. Kata-kata

yang digunakan tidak bersifat formal dan tidak seperti menggurui atau

memojokkan instansi atau lembaga.

Hambatan lain yang dihadapi penulis lainnya adalah saat penulis

mendapatkan tugas peliputan untuk pertama kalinya. Dalam meliput penulis

biasanya meliput menggunakan kamera, penulis merasa canggung dan takut

karena tidak percaya diri karena dalam setiap meliput acara yang diliput selalu

dihadiri oleh orang-orang penting.

Kemampuan yang dicapai selama mengikuti KKM

Kemampuan yang telah dicapai oleh penulis selama melaksanakan KKM

adalah penulis menjadi lebih peduli terhadap masalah-masalah yang sedang

terjadi. Ketrampilan penulis dalam menulis pun meningkat dalam mengolah kata-

kata lebih baik dan lebih baik dalam menggunakan kata-kata. Selain itu, dalam

peliputan pu penulis mulai tidak canggung dan mulai terbiasa dengan lingkungan

sekitar serta penulis juga mulai percaya diri dalam melakukan peliputan.


commit to user

40

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari kegiatan pelaksanaan KKM, penulis dapat menarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Peran Humas dan Protokol Setda Surakarta memiliki peran aktif

sebagai suatu bagian penerangan untuk memberikan informasi

kepada masyarakat. Sehingga akan terjalin komunikasi yang efektif

antara Pemerintah Kota Surakarta dengan masyarakat. Bagian

Humas juga berperan dalam menjalin kerjasama dengan berbagai

media yang terdapat di Kota Surakarta.

2. Kegiatan yang dilakukan bagian Humas dan Protokol Setda

Surakarta, yaitu :

a. Membuat sambutan untuk Walikota

b. Memberikan informasi kepada media

c. Mendokumentasikan acara melalui foto ataupun berupa

rekaman

d. Membuat Press Release

e. Menganalisis berita dan mengkaji permasalahan yang

paling mendominasi dan setelah itu dicermati dan di cari

solusi yang tepat atas opini publik apabila kegiatan

40


commit to user

41

tersebut sudah tepat atau dirasa kurang sesuai dengan

keinginan masyarakat.

B. SARAN

1. Saran bagi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta khususnya

bagi Humas adalah

§ Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yaitu dengan

selalu memberikan latihan serta memperhatikan setiap

pekerjaan yang sedang dilakukan.

§ Lebih aktif atau lebih sering membuat Press Release karena

Press Release sangat penting untuk publikasi terhadap

masyarakat.

§ Penambahan fasilitas untuk menunjang pekerjaan seperti

kamera, komputer, dan lain sebagainya.

2. Saran bagi Program DIII Komunikasi Terapan adalah

§ Lebih banyak lagi membuat kegiatan yang menunjang

dengan materi kuliah.

§ Memperbanyak praktek, agar mahasiswa lebih paham serta

mampu mengaplikasikan berbagai tntangan di dalam dunia

kerja nantinya. Sehingga menjadikan mahasiswa yang

kompeten sesuai dengan bidangnya.

Documents

peran humas dalam mendokumentasikan kegiatan pemerintah kota