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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO PIRRÍS
LAUREEN ORTEGA CAMACHO
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Agosto, 2008
ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL (UCI)
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
____________________________ Ing. Irene Zúñiga Luna, MAP DIRECTOR DEL PROYECTO
________________________________ ___________________________ Ing. Federico Vargas Uzaga, MSc, PMP Ing. Edgar Zamora Murillo, MAP LECTOR No. 1 DEL PROYECTO LECTOR No. 2 DEL PROYECTO
__________________________ Bach. Laureen Ortega Camacho
SUSTENTANTE
iii
DEDICATORIA
A mi familia por todo su apoyo, ya que con éste ha sido posible la realización de
este trabajo. En especial a mi madre, que con su dedicación y ejemplo me ha
inspirado a superarme y mi hermana Zelenia, quien siempre me ha brindado su
apoyo incondicional.
AGRADECIMIENTOS
A mi tutora Ing. Irene Zúñiga por su apoyo y guía en la ejecución de este
proyecto. A los compañeros del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, que me permitieron
llevar a cabo este trabajo y colaboraron en la elaboración del mismo.
iv
ÍNDICE DE CONTENIDO
RESUMEN EJECUTIVO .....................................................................................................1
1 INTRODUCCIÓN ...............................................................................................3
2 MARCO TEÓRICO ............................................................................................9
2.1 MARCO INSTITUCIONAL ..........................................................................9
2.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS EN CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS ...............................15
2.3 TEORÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ............................17
2.4 CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN .....................................................23
3 MARCO METODOLÓGICO ...........................................................................28
4 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA .......................................................32
4.1 PROPÓSITO...............................................................................................32
4.2 ALCANCE....................................................................................................32
4.3 DEFINICIONES ..........................................................................................33
4.4 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO PIRRÍS....33
4.5 CONDICIONES DEL CONTRATO APLICABLES A LA GESTIÓN DE LOS CAMBIOS ...........................................................................................38
4.5.1 Tipo de Contrato.........................................................................................38
4.5.2 Cartel de Licitación del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa ............................................................................................................45
4.6 LEGISLACIÓN Y REGLAMENTOS ........................................................57
4.6.1 Reglamentos Institucionales Aplicables al Contrato ............................57
4.6.2 Leyes y Reglamentos Nacionales Aplicables a la Gestión de Cambios en el Contrato ............................................................................72
4.7 GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA .................................................................91
4.7.1 Organización del Contrato ........................................................................91
4.7.2 Involucrados en la Gestión de Cambios en el Contrato ......................94
4.7.3 Tipos de Cambios en el Contrato ..........................................................108
4.7.3.1 Cambio de Cantidades............................................................................109
4.7.3.2 Suprimir un Trabajo .................................................................................109
4.7.3.3 Cambio de Características .....................................................................109
4.7.3.4 Trabajo Adicional......................................................................................109
4.7.3.5 Cambio en la Secuencia o Plazo de Ejecución...................................110
4.7.3.6 Cambio en el Sistema de Control de Calidad......................................110
4.7.4 Proceso de Solicitud de Cambios..........................................................110
4.7.4.1 Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del ICE .....................110
4.7.4.2 Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del Contratista.........118
4.7.5 Evaluación Preliminar de los Cambios Solicitados en el Contrato ..123
v
4.7.6 Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios Solicitados en el Contrato .....................................................................................................129
4.7.6.1 Impactos en el Alcance del Contrato ....................................................130
4.7.6.2 Impactos en el Tiempo del Contrato .....................................................138
4.7.6.3 Impactos en el Costo del Contrato ........................................................168
4.7.6.4 Impactos en la Calidad del Contrato.....................................................201
4.7.6.5 Diagrama de Flujo de la Evaluación Detallada de los Cambios solicitados en el Contrato........................................................................203
4.7.7 Proceso de Aprobación de los Cambios ..............................................205
4.7.7.1 Niveles de Aprobación de los Cambios................................................205
4.7.7.2 Proceso de Aprobación de los Cambios ..............................................216
4.7.8 Cambios Debido a Situaciones de Urgencia y Condiciones Imprevistas ................................................................................................244
4.7.9 Control de los Cambios ...........................................................................246
4.7.9.1 Control de los Cambios Solicitados ......................................................246
4.7.9.2 Implementación de los Cambios Aprobados .......................................249
4.7.9.3 Seguimiento de la Implementación de los Cambios Aprobados ......259
4.7.9.4 Diagrama de Flujo del Proceso de Implementación y Control de los Cambios Aprobados ................................................................................262
4.7.10 Actualización del Plan de Gestión del Contrato ..................................266
5 CONCLUSIONES ..........................................................................................267
6 RECOMENDACIONES .................................................................................273
BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................277
ANEXO No. 1....................................................................................................................279
ANEXO No. 2....................................................................................................................284
ANEXO No. 3....................................................................................................................289
ANEXO No. 4....................................................................................................................291 ANEXO No. 5....................................................................................................................293
ANEXO No. 6....................................................................................................................304
ANEXO No. 7....................................................................................................................306
ANEXO No. 8....................................................................................................................310
ANEXO No. 9....................................................................................................................312
vi
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Organigrama del P. H. Pirrís ................................................................... 34 Figura 2 Organigrama del Contrato....................................................................... 92 Figura 3 Diagrama de Flujo del Proceso de Solicitud de Cambios por parte del ICE
..................................................................................................................... 117 Figura 4 Diagrama de Flujo del Proceso de Solicitud de Cambios por parte del
Contratista.................................................................................................... 122 Figura 5 Diagrama de Flujo del Proceso de la Evaluación Preliminar del Cambio
..................................................................................................................... 128 Figura 6 Diagrama de Flujo del Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios
..................................................................................................................... 204 Figura 7 Diagrama de Proceso de Aprobación de los Cambio ........................... 243 Figura 8 Diagrama de Proceso de Aprobación de los Cambio ........................... 265 Figura 9 EDT del Proyecto Final de Graduación................................................. 290 Figura 10 EDT Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa (suministrador por
el Área de Contratos P. H. Pirrís)................................................................. 305
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1 Resumen de los Niveles de Aprobación para la Gestión de Cambios en
el Contrato .................................................................................................................213
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ÍNDICE DE SIGLAS Y ABREVIACIONES
cm: Centímetro.
EDT: Estructura de Desglose del Trabajo.
FIDIC: Federación Internacional de Ingenieros Consultores.
GW-h: Giga watt hora.
ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.
km: Kilómetro.
kV: Kilovoltio
m: Metro.
m/s: Metro por segundo.
m3/s: Metro cúbico por segundo.
msnm: Metros sobre el nivel del mar.
MW: Mega watt.
No.: Número.
P. H. Pirrís: Proyecto Hidroeléctrico Pirrís.
PMI: Project Management Institute.
PMBOK: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos.
RCC: Concreto Compactado con Rodillo, por sus siglas en inglés.
UEN PySA: Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados.
UCI: Universidad para la Cooperación Internacional.
1
RESUMEN EJECUTIVO
Los proyectos se desarrollan en ambientes dinámicos, por lo que es inevitable que se presenten cambios con respecto a lo planeado. Esto también ocurre en los contratos de construcción de obras, ya que los planes de trabajo se realizan considerando supuestos y estimaciones, que pueden variar debido a las condiciones en el sitio o cambios en el entorno. Los cambios deben ser controlados porque pueden afectar directamente el alcance, tiempo, costo y la calidad de un proyecto. Además, un contrato es la relación legal entre dos partes, si se presentan modificaciones del acuerdo inicial sin la negociación apropiada, es posible que surjan reclamos que conlleven a arbitrajes y litigios judiciales. El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) en su división de energía eléctrica, es responsable de satisfacer la demanda nacional de electricidad. Por esta razón, desarrolla proyectos de generación de energía. Actualmente, se encuentra en ejecución el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís (P. H. Pirrís), donde se espera la producción de 561 GW-h de energía media anual. El P. H. Pirrís se compone de las obras de sitio de presa, de conducción, las de generación y de restitución al río. Las obras de sitio de presa es uno de sus entregables principales. Por medio de la licitación pública No. 7225-E, se tramitó la contratación de la construcción de algunas de las obras de sitio de presa. Este Contrato es un proyecto importante dentro del P. H. Pirrís, debido a que el alcance corresponde a obras necesarias para el adecuado funcionamiento de la planta de generación eléctrica, el costo supera los cien millones de dólares y el tiempo es de ciento cincuenta y seis semanas. Por lo tanto, los resultados de éste afectan directamente en la finalización exitosa del P. H. Pirrís. Este proyecto final de graduación tiene el objetivo de desarrollar el Plan de Gestión de Cambios del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, estableciendo el procedimiento para solicitar los Cambios, evaluarlos, aprobarlos y controlarlos. El Plan incluye la identificación de los tipos de Cambios que se pueden presentar en el Contrato, los involucrados que participarán y la legislación nacional y regulaciones institucionales que afectan la gestión de los Cambios. Además, con el propósito de realizar un Plan aplicable al Contrato, se llevó a cabo un análisis de la situación actual de éste con respecto a la gestión de Cambios.
Para desarrollar este proyecto final de graduación se aplica una metodología de investigación deductiva, donde se analizan los estándares, legislaciones, regulaciones generales, bibliografía y los procesos de dirección de proyectos. Con esto se define un Plan de Gestión de Cambios, que es aplicable al Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís. En la investigación se recolectó información documental sobre administración de proyectos y contratos
2
de construcción, legislación vigente, reglamentos institucionales y documentos sobre las obras de sitio de presa del P. H. Pirrís. Además, se utilizó el juicio de expertos, por medio de consultas al personal del ICE con experiencia en la contratación administrativa, administración de contratos, legislación nacional y aspectos técnicos y de diseño de las obras de sitio de presa. La información recolectada fue analizada y con base en los resultados obtenidos, se elabora el Plan de Gestión de Cambios. En éste se define el procedimiento a seguir y la documentación necesaria para gestionar los Cambios y así contar con un sistema de control de Cambios para el Contrato. Con el desarrollo de este proyecto final de graduación se concluye que en los contratos de construcción de obras, los cambios son inevitables. Debido a esto es fundamental establecer su gestión, ya que éstos pueden ser fuente de reclamos por parte del Contratista. Además, el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es un proyecto, donde se puede aplicar los procesos de la dirección de proyectos. No obstante, por ser éste un contrato de una institución pública, los procesos de la dirección de proyectos se complementan con las condiciones acordadas entre las partes, la legislación nacional, los lineamientos institucionales y las prácticas internacionales en relación al manejo de las modificaciones. El Plan permite llevar a cabo una gestión adecuada y eficiente de los Cambios solicitados, porque habrá un análisis que permite a los responsables aprobar los Cambios más convenientes para el Contrato y el P. H. Pirrís. Este último aspecto es importante, ya que el Contrato es parte del P. H. Pirrís, lo cual implica que los impactos de los Cambios también pueden afectar el tiempo y costo P. H. Pirrís. Por lo anterior, en este trabajo se desarrollaron recomendaciones, en relación a la gestión de los cambios. En la Institución se debe definir metodologías para la gestión de los cambios en los contratos de construcción de obras en el ICE. Además, se deben establecer programas de capacitación sobre aspectos contractuales y gestión de cambios en los contrato de construcción de obras. Por otra parte, para reducir la posibilidad de desacuerdos entre las partes, las condiciones de contrato deben establecer los tipos de cambios y los procedimientos para su valoración con el contratista. Los administradores de contrato deben planificar, por medio de planes de gestión, la etapa de la administración de los contratos. También, en el análisis de los impactos de un cambio, siempre se debe evaluar globalmente los efectos sobre el proyecto del que forma parte el contrato. Al respecto, es importante que Antes de implementar un cambio en un contrato, se analice los impactos técnicos, contractuales, de costo, tiempo y calidad. Con el propósito de mejorar en futuras contrataciones, se deben recopilar las lecciones aprendidas con la implementación de este Plan de Gestión de Cambios.
3
1 INTRODUCCIÓN El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) está desarrollando el Proyecto
Hidroeléctrico Pirrís (P. H. Pirrís), el cual se encuentra en su etapa de
ejecución. El producto del proyecto es una planta de generación eléctrica,
con la cual se espera producir 561 GW-h de energía media anual. Por lo
tanto, este proyecto es fundamental para satisfacer la demanda nacional de
electricidad. Las obras principales del P. H. Pirrís son las obras del sitio de
presa, las obras de conducción y las obras de generación y de restitución al
río.
En el P. H. Pirrís las obras se llevan a cabo por administración; es decir, que
las construye directamente el ICE con personal contratado en el proyecto; o
son contratadas a una empresa externa. En el ICE cuando un proyecto se
realiza como el P. H. Pirrís, donde algunas obras son por administración y
otras obras son por contrato, esto se conoce como una ejecución bajo un
esquema mixto. Este proyecto final de graduación se enfocará en la
construcción de las obras de sitio de presa, las cuales se realizarán por el
Contrato tramitado mediante el concurso de la licitación pública No. 7225-E.
El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa incluye las obras de
excedencia; la contrapresa; las obras de toma de aguas; las obras de
descarga de fondo; las obras de desvío y una de las principales obras del P.
H. Pirrís, la presa en concreto compactado con rodillo (RCC, por sus siglas
en inglés). La construcción de estas Obras tiene un alto grado de
complejidad, debido a sus dimensiones, las condiciones del sitio, la
metodología constructiva y el plazo para ejecutarla.
Este Contrato es un proyecto que se desarrolla en el P. H. Pirrís, donde es
posible aplicar los procesos de administración de proyectos, según los
estándares del Project Management Institute (PMI, 2004). La finalización
4
exitosa de este proyecto es fundamental, ya que el alcance corresponde a
obras necesarias para el funcionamiento de la planta de generación eléctrica,
el costo supera los cien millones de dólares y el tiempo es de ciento
cincuenta y seis semanas.
En los procesos de los estándares del Project Management Instituto (PMI,
2004) se hace referencia a la importancia del control de los cambios, debido
a que es difícil que se cumpla completamente con lo planeado. Esto ocurre
porque los proyectos se desarrollan en un entorno cambiante que afecta el
desarrollo de los mismos o durante su ejecución se presentan situaciones
que requieren el ajuste de los planteamientos iniciales.
Por ser el Contrato de las Obras de Sitio de Presa del tipo constructivo y con
obras complejas de construir, casi que es inevitable que durante su ejecución
ocurran Cambios. Los contratos de construcción se otorgan a los contratistas
con base en los planes de trabajo de oferta, que estos elaboran con
información suministrada por el empleador en los documentos de licitación,
su experiencia, con supuestos, premisas de los diseños, entre otros factores.
Cuando el contratista está en el sitio ejecutando las obras, las condiciones
pueden ser distintas a las consideradas en el plan de trabajo de oferta.
Además, en el entorno pueden haber ocurrido variaciones que afectan
directamente el contrato. Por otra parte, en la etapa de licitación, las obras
aún no cuentan con los diseños finales, por lo que los planos emitidos en los
documentos de licitación tienen un grado de detalle para que los oferentes
puedan emitir sus planes de trabajo de oferta, pero no para construir las
obras. Esto significa que cuando inicia la ejecución del contrato, los diseños
finales se entregan al contratista mediante los planos aptos para construir. En
esta etapa se pueden presentar cambios en el diseño. Debido a estas
razones se originan los cambios en los contratos de construcción de obras.
5
En el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, debido a la complejidad
de las Obras, las características técnicas de las mismas y las condiciones del
sitio se presentarán Cambios. Estos deberán gestionarse de manera
adecuada, ya que además de afectar el alcance, pueden afectar el tiempo,
costo o la calidad del proyecto. Como se mencionó anteriormente, este
Contrato representa un proyecto fundamental en el P. H. Pirrís, por lo tanto
los Cambios que se generen deben ser administrados apropiadamente,
porque pueden impactar positiva o negativamente la ejecución del P. H.
Pirrís.
Por otra parte, los contratos son un acuerdo legal entre dos partes, debido a
esto cuando se presenta un cambio a dicho acuerdo es posible que haya
reclamos por parte del contratista, por las consecuencias que considera que
le genera dicho cambio. Los reclamos se pueden convertir en procesos de
arbitraje y litigios judiciales, cuya resolución es posible que tarde años,
incrementando el costo del proyecto. Por esta razón, se requiere la
administración de los cambios, de manera que se evalúen e implementen
adecuadamente para prevenir conflictos entre las partes, que conlleven a las
situaciones citadas anteriormente.
Otro aspecto importante a tomar en cuenta, es que éste es un contrato
administrativo, es decir es un contrato entre una institución pública y un
privado. Por lo tanto, se debe considerar la legislación nacional que afecta la
gestión de los Cambios. Esto con el propósito de evitar prácticas que están
en contra de la ley, que pueden implicar sanciones de los funcionarios del
ICE que cometieron los incumplimientos. Hay que recordar que para los
funcionarios públicos aplica el principio de legalidad, donde los funcionarios
públicos no pueden hacer nada que no esté establecido en la ley. Además,
en la Institución existen reglamentos que afectan la gestión de Cambios en el
6
Contrato, que también deben ser aplicados por los involucrados del Contrato.
Si la legislación nacional y los reglamentos institucionales no son aplicados
adecuadamente en la gestión de los Cambios en el Contrato, se podría
afectar la ejecución del proyecto.
Actualmente, en el ICE no existe un plan de gestión de cambios específico
para contratos de construcción de obras. Esto significa que si en los
contratos de obras del ICE se presentan propuestas de cambio, en la
organización no se cuenta con un proceso definido que indique cómo se
deben tramitar las solicitudes, cuál método de evaluación es necesario
seguir, quiénes son los responsables de aprobarlos y cómo se
implementarán y controlarán las modificaciones aprobadas.
En el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa con la
implementación del Plan de Gestión de Cambios propuesto en este trabajo,
el director del proyecto podrá lograr una gestión más eficiente. Con el Plan se
conocerá el procedimiento que se debe seguir para solicitar los Cambios,
evaluarlos, aprobarlos, implementarlos y controlarlos. A su vez, el establecer
los procesos de evaluación y niveles de aprobación conllevará a que se
implementen Cambios realmente necesarios o que impliquen mejoras en el
desarrollo del proyecto. Además, el Plan de Gestión de Cambios brindará
herramientas para reducir la posibilidad de reclamos por causa de las
modificaciones en el Contrato. También dará a conocer la legislación
nacional vigente y los reglamentos de la organización, que deben aplicarse
en el manejo de los Cambios.
De acuerdo a lo anterior, los objetivos que se desarrollarán en este proyecto
final de graduación son:
7
Objetivo General
Desarrollar el Plan de Gestión de Cambios para el Contrato Construcción
Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para ser
implementado por los involucrados y el Equipo Administrador del Contrato en
los procesos de solicitud, evaluación, aprobación y control de los Cambios
propuestos durante la ejecución del Contrato.
Objetivos Específicos
1. Identificar en el Plan de Gestión de Cambios los tipos de Cambios que se
pueden presentar en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del
Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para establecer procesos de evaluación,
aprobación y control que sean aplicables para dichos Cambios.
2. Identificar los involucrados que participarán en la gestión de los Cambios
en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto
Hidroeléctrico Pirrís, para determinar en el Plan de Gestión de Cambios
sus roles y responsabilidades.
3. Investigar la legislación nacional y regulaciones de la Institución, que rigen
la gestión de los Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de
Presa, para incluir los requerimientos en el Plan de Gestión de Cambios.
4. Analizar la situación actual del proyecto del Contrato Construcción Obras
de Sitio de Presa con respecto a la gestión de Cambios, con el fin de
establecer los aspectos que deben ser incluidos en el Plan de Gestión de
Cambios.
5. Determinar en el Plan de Gestión de Cambios el procedimiento para
solicitar los Cambios, de acuerdo a los tipos de Cambios identificados, de
8
manera que se logre la documentación requerida de los Cambios
solicitados por los involucrados del Contrato Construcción Obras de Sitio
de Presa.
6. Establecer en el Plan de Gestión de Cambios el proceso de evaluación de
los Cambios solicitados, según los tipos de Cambios identificados, para
que el Equipo Administrador del Contrato pueda identificar los impactos
en el alcance, tiempo, costo y calidad del Contrato Construcción Obras de
Sitio de Presa.
7. Definir en el Plan de gestión de Cambios los niveles de aprobación de los
Cambios, cumpliendo con la legislación vigente y las regulaciones
internas de la organización, para que en el Contrato Construcción Obras
de Sitio de Presa se implementen solamente los Cambios que sean
aprobados por los niveles establecidos, tanto por la organización como
por la legislación nacional.
8. Definir en el Plan de Gestión de Cambios el proceso de implementación y
control de los Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de
Presa, para lograr un sistema donde solamente se implementen Cambios
aprobados y se verifique que el Contratista cumpla con los mismos.
9
2 MARCO TEÓRICO
2.1 MARCO INSTITUCIONAL El ICE está dividido en dos sectores, los cuales corresponden al de energía
eléctrica y el de telecomunicaciones. Dentro de la organización del sector
de electricidad está la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y
Servicios Asociados (UEN PySA), la cual es la responsable del desarrollo
de los proyectos de generación eléctrica y transmisión de electricidad.
(Rojas et al, 2005) Este proyecto final de graduación se desarrolla en el
sector de electricidad, específicamente en el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís
(P. H. Pirrís), que actualmente se encuentra en la etapa de construcción.
El P. H. Pirrís está ubicado en la vertiente del Pacífico Central. Éste se
compone de las Obras de Sitio de Presa, donde para controlar el flujo del
río se construirá una presa de concreto compactado con rodillo (RCC) de
113 m de altura y 266 m de largo, esta presa creará un embalse. Las obras
de excedencia de la presa consisten en un vertedor colocado sobre la
presa, el cual estará regulado por compuertas radiales. La derivación del
agua será mediante una torre inclinada, adosada al paramento de aguas
arriba de la presa de RCC. El agua de captación se transportará hacia el
portal del túnel de conducción. Las obras de conducción están compuestas
por un túnel de 10,5 km de longitud, con diámetro entre 3,2 m y 2,3 m y una
tubería forzada de 830 m de longitud, con diámetros entre 2 m y 2,2 m.
(ICE, 2005)
Además, al final de la tubería se tendrá un bifurcador con ramas de 1,4 m
de diámetro interno, las cuales conducirán el agua a las dos turbinas en la
casa de máquinas. Ésta última tendrá dos turbinas y un generador
sincrónico trifásico de corriente alterna para una capacidad de 128 MW. La
10
energía media anual a ser producida por el P. H. Pirrís será de 561 GW-h.
La restitución del agua será por medio de una alcantarilla de concreto de
247 m de longitud. La energía producida será transportada por una
subestación y una línea de transmisión de 230 kV y 44 km de largo. (ICE,
2005)
En general, las obras descritas anteriormente son las que componen el P.
H. Pirrís, cuyo producto final es la construcción de una planta de generación
eléctrica que generará aproximadamente 128 MW, para satisfacer parte de
la demanda de energía eléctrica en el país. Las obras se ejecutan bajo el
esquema mixto que consiste en las Obras por Administración, las cuales se
construyen por el personal del ICE y las Obras por Contrato, que son
ejecutadas por un contratista externo.
El Área de Contratación de Obras del Centro de Servicio de Construcción
de la UEN PySA, es la responsable de los procesos de contratación de la
construcción de obras. Sin embargo, la administración del contrato la
realiza personal directo del proyecto. (Rojas et al, 2005) Específicamente
en el P. H. Pirrís, la construcción de las Obras de Sitio de Presa se realizará
por el esquema de Obras por Contrato, lo que da origen a la necesidad de
este proyecto final de graduación, el cual consiste en la elaboración del
Plan de Gestión de Cambios para este Contrato.
Por ser el ICE una institución pública, ésta se rige por la ley de contratación
administrativa. Por lo tanto, esta contratación se realizó por medio de la
licitación pública No. 7225-E. La adjudicación quedó en firme en el mes de
julio del 2006, a favor de la empresa Astaldi S.p.A.. Las Obras objeto de
este Contrato se describen en el Cartel de la Licitación Pública No. 7225-E
de la siguiente manera:
11
a) Presa
Consiste en la construcción de una presa de RCC, con una longitud de la
cresta de 266 m y una altura máxima de 113 m. El eje de la presa en planta
es rectilíneo y la sección básica es de forma triangular. En la cresta habrá
una carretera pública, con un ancho de vía de 7 m. Este camino permitirá
comunicar y tener acceso a diferentes elementos de la presa, como la toma
de aguas, las galerías, las compuertas y los limpiarrejas. (ICE, 2005)
b) Obras de Excedencia
Se compone de un vertedor ubicado en la parte central de la presa, el cual
estará controlado por tres compuertas radiales colocadas en tres bahías.
Cada compuerta tiene previsto una compuerta de ataguía para
mantenimiento. Además, poseerá una grúa pórtico para estas compuertas y
dos pilares centrales que servirán de apoyo para el puente del camino a lo
largo de la presa.
El ancho total de la sección de la presa vertedora es 42,1 m. Esta obra
incluye el paramento aguas arriba de la presa, la cresta tipo perfil “Creager”,
la rápida y el patín de esquí como estructura de disipación. Para el caudal
de diseño, el agua se descarga en la elevación 1150 msnm hacia un
cuenco amortiguador en el cauce del río, a una distancia de
aproximadamente 100 m del pie de presa. La energía del agua que es
lanzada por el patín se disipa por impacto contra el cuenco. (ICE, 2005)
c) Contrapresa
Consiste en la elaboración de una presa auxiliar para controlar la erosión y
el nivel del agua. Ésta tendrá una altura de 27 m y una longitud de la cresta
12
de 51,29 m. Además, creará un embalse de aproximadamente 13 m de
profundidad. Esta presa está ubicada en un estrechamiento en forma de V.
La contrapresa tendrá un patín de esquí y una descarga de fondo
permanente sin control, para permitir el flujo de sedimentos y la inspección
del lecho del río cuando no esté en operación. Cuando se presente una
descarga para la cual la descarga de fondo no presenta suficiente
capacidad, se iniciará el llenado del pequeño embalse. El espejo de agua
se extenderá hasta la zona de impacto, formando un colchón de agua que
tendrá un efecto de reducción de la socavación. (ICE, 2005)
d) Obras de Toma
Corresponde a la toma de aguas del P. H. Pirrís, que es una estructura
adosada al paramento de aguas arriba de la presa. El caudal de diseño de
la toma es de 18 m3/s. La entrada tiene una sección cuadrada de 7,5 m de
lado, con su eje perpendicular al plano del paramento de la presa. La
velocidad a la entrada se estima en 0,65 m/s.
La entrada presenta un abocinamiento para la eficiencia hidráulica, que
permite una suave aceleración del flujo hacia la sección de la compuerta de
3,25 m x 3,25 m, donde la velocidad aumenta a 1,7 m/s. Esta compuerta es
del tipo deslizante, que se utilizará para operaciones de mantenimiento y
emergencia, donde se requiere el vaciado del túnel de conducción.
Además, la toma de aguas contará con una torre donde se desplazará la
compuerta por medio de unas guías y se localizará el sistema de
limpiarrejas. Aguas abajo de la compuerta se ubicará un tubo de aireación
de 80 cm de diámetro.
13
Después de la compuerta habrá un conducto de la toma en dirección
paralelo al paramento de la presa, el cual desciende hacia el talud lateral
del embalse, hasta el portal del túnel de conducción. (ICE, 2005)
e) Descarga de Fondo
Ésta se ubica en el cuerpo de la presa, próxima a la margen izquierda. Esta
estructura está dividida en tres tramos: una entrada con una compuerta de
emergencia y un mecanismo de limpieza; un conducto a presión y una
salida equipada con una compuerta radial, una rápida y un patín de esquí.
La entrada es de sección rectangular y presenta un abocinamiento en los
cuatro costados. Una compuerta deslizante de emergencia se ubicará
aguas abajo de la entrada, la cual será operada por un mecanismo de izaje
desde la cresta de la presa. La compuerta se desplazará a través de una
torre adosada a la presa y contigua a la torre de la toma. Dos tubos de
aireación de 1,2 m de diámetro se ubicarán justo aguas abajo de la
compuerta.
Con respecto al mecanismo de limpieza, éste será para los sedimentos.
Funcionará con dos sifones con tubería de 80 cm de diámetro, que
permiten una comunicación con el embalse a una elevación mayor que la
toma y descargan dentro del conducto en un punto aguas abajo de la
entrada. Cuando el embalse se vacía por medio de la descarga de fondo,
en caso de una obstrucción de la conducción por sedimentos, los sifones
establecen un flujo con agua limpia que permite el arrastre de sedimentos y
el proceso de limpieza.
El conducto de la descarga de fondo será blindado en toda su longitud de
133,19 m. Presenta una sección rectangular de 3,7 m de ancho por 4,8 m
14
de alto, y una pendiente de 3%. Al final del conducto se ubica una
compuerta radial, después de ésta la sección de la descarga de fondo se
expande a 5,7 m de ancho y su fondo baja 0,5 m en una grada para
aireación. De ahí inicia un canal de 10,95% de pendiente y 33,13 m de
longitud, que termina en un patín de esquí de 15 m de radio. (ICE, 2005)
f) Obras de Desvío
Durante la construcción de las Obras objeto del Contrato, el río Pirrís
deberá ser desviado, para contar con una superficie seca adecuada para
los trabajos. Las obras de desvío están diseñadas para un caudal de 525
m3/s, correspondiente a un período de retorno de 5 años. En el período de
construcción, la desviación del río será por una alcantarilla rectangular de 7
m de ancho, por 6 m de altura y 233,8 m de longitud. Una embocadura
eficiente se ubicará al inicio de la alcantarilla para mejorar su capacidad de
transporte, con aristas redondeadas y muros de aproximación adecuados.
Aproximadamente, en la parte central de la alcantarilla se ubicará una
compuerta para el cierre de la misma.
El sistema de desvío contará con una presa de ataguía de 16,5 m de altura
y una longitud de cresta de aproximadamente 67,48 m. Una presa de
material suelto se construirá previamente para servir de preataguía,
utilizándose para el desvío inicial del río y para la construcción de la presa
de ataguía.
Aguas abajo se ubicará una presa de contraataguía de 7 m de altura y una
longitud de cresta de aproximadamente 39,63 m. La función de ésta es que
la superficie en la zona de la fundación de la presa principal permanezca
seca, para los trabajos que se deben realizar. (ICE, 2005)
15
En las Obras descritas anteriormente es posible que surjan Cambios
durante la ejecución del Contrato, debido a que las condiciones del sitio son
distintas a las supuestas durante la elaboración de los planes de trabajo.
Por otra parte, en el ambiente pueden presentarse condiciones que afecten
directamente el proyecto y por ende requieran Cambios con respecto a lo
planeado originalmente. También se debe tener en cuenta que en la etapa
de contratación, los diseños finales de las Obras aún no están elaborados.
En el Cartel de Licitación se incluyen planos con un nivel de detalle mayor
al de los diseños básicos, con el fin de que los participantes puedan emitir
sus planes de trabajo de oferta, pero no son lo suficientemente detallados
para que las Obras puedan ser construidas. Por lo tanto, es hasta la etapa
de ejecución donde el ICE emite los planos aptos para construir, los cuales
corresponden a los diseños finales. En este proceso pueden presentarse
Cambios de diseño, debido a condiciones que no fueron previstas en los
diseños de la etapa de contratación. Por esta razón, es necesario
establecer un sistema de control de Cambios para el Contrato Construcción
Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís.
2.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS EN CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN DE OBRAS En el ICE no existe un procedimiento específico que indique cómo elaborar
un plan de gestión de cambios o cómo llevar a cabo dicha gestión para la
solicitud, evaluación y control de los cambios en los contratos de
construcción de obras. No obstante, existen reglamentos, normas y
procedimientos institucionales, que hacen mención sobre las generalidades
aplicables en la gestión de cambios en los contratos, obras o proyectos. Sin
embargo, los lineamientos establecidos en estos documentos internos son
muy generales. Además, los contratos tienen condiciones que son
particulares para cada caso. Por esta razón, se determinó la necesidad de
elaborar un Plan de Gestión de Cambios, que fuera aplicable
16
específicamente al Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No.
7225-E. En este Plan de Gestión de Cambios se integrarán los lineamientos
institucionales en relación a los cambios en los contratos y las obras, la
legislación nacional aplicable a este Contrato y las particularidades
estipuladas en el Contrato sobre las modificaciones.
El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa ya fue firmado con el
Contratista, y por ende se acordaron las condiciones del Contrato entre las
partes. Estas condiciones del Contrato solamente establecen las
regulaciones que rigen la gestión de las modificaciones entre el ICE y el
Contratista. No obstante, hacia lo interno de la organización se requiere
establecer los procesos, que los involucrados del Contrato y el Equipo
Administrador del Contrato, deben seguir para gestionar los Cambios. Esto
implica que debe existir un Plan de Gestión de Cambios que sea la guía
durante la administración del Contrato en el P. H. Pirrís, donde se defina
cómo solicitar, evaluar, aprobar y controlar los Cambios, que sean
propuestos durante la ejecución del Contrato. Lo importante del Plan de
Gestión de Cambios es que en todos los procesos de la gestión de los
Cambios, se incluya los aspectos de la legislación nacional, los
lineamientos institucionales y las condiciones del Contrato que ya fueron
acordadas con el Contratista, por lo que se deben cumplir por parte del ICE.
Esto es fundamental porque el objetivo del Plan es que los involucrados del
Contrato y el Equipo Administrador del Contrato cuenten con una
herramienta que los guíe hacia una gestión adecuada de los Cambios,
cumpliendo con todos las regulaciones que rigen el Contrato.
Desde antes de iniciar la ejecución del Contrato Construcción Obras de
Sitio de Presa, se ha estado trabajando en la definición de los procesos a
seguir en la gestión de los Cambios. Por lo tanto, el Plan de Gestión de
17
Cambios obtenido en este proyecto final de graduación permitirá establecer
oficialmente los procesos, complementándolos con otros aspectos que
resulten de la etapa de investigación de este proyecto. Además, se debe
tomar en cuenta que en el Contrato se ha ejecutado un porcentaje muy bajo
de las Obras, y aún está pendiente la ejecución de la mayoría de las Obras
permanentes del Sitio de Presa del P. H. Pirrís, incluyendo la construcción
de la presa de RCC, que es la Obra de mayor magnitud. Por esta razón,
aún pueden presentarse solicitudes de Cambios para las Obras que todavía
están pendientes de construirse. Por lo tanto, se está en una etapa
oportuna para emitir el Plan de Gestión de Cambios, con el fin de que el
Administrador del Contrato pueda implementarlo junto con su Equipo
Administrador del Contrato.
2.3 TEORÍA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es un proyecto dentro del
P. H. Pirrís, ya que es un trabajo temporal que busca un producto final
único, lo cual concuerda con la definición de proyecto según la Guía de los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBOK), que indica: “Un
proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único” (PMI, 2004).
El Project Management Institute (PMI, 2004) en el PMBOK establece un
estándar con los fundamentos de la dirección de proyectos, que son
reconocidos como buenas prácticas, de manera que estos puedan ser
aplicados con uniformidad, según las condiciones de cada proyecto. De
acuerdo al PMI (2004) “la dirección de proyectos se logra mediante la
aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio,
planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre.”. Por lo tanto, en el
proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa se requiere la
18
aplicación de los procesos adecuados, que conlleven a la dirección del
proyecto.
Los grupos de procesos se definen, según el PMBOK, de la siguiente
manera (PMI, 2004):
a) Grupo de procesos de iniciación: incluye los procesos donde se define y
autoriza la realización de un proyecto o una fase.
b) Grupo de procesos de planificación: se compone de los procesos en los
cuales se define a un mayor detalle el alcance del proyecto y se planifica
cómo se logrará el alcance y desarrollará el proyecto. De manera que el
plan sea una guía para el equipo del proyecto y una herramienta para el
control durante la ejecución del proyecto o fase.
c) Grupo de procesos de ejecución: son los procesos donde se implementa
el plan de gestión del proyecto, generado en el grupo de procesos de
planificación. La implementación se realiza llevando a cabo el trabajo
requerido para lograr el alcance del proyecto.
d) Grupo de procesos de seguimiento y control: corresponde a los
procesos donde se verifica lo ejecutado con lo planeado. De manera
que cuando se detectan diferencias o proyecciones de posibles
desviaciones en el futuro, se analiza la situación para tomar las acciones
correctivas o preventivas, según sea el caso.
e) Grupo de procesos de cierre: incluye los procesos donde se lleva a cabo
la aceptación de los productos y se da por finalizado el proyecto o una
fase de éste.
19
Los procesos de dirección de proyectos son agrupados en nueve áreas de
conocimiento, las cuales se describen a continuación (PMI, 2004):
a) Gestión de la integración: consiste en los procesos donde se integran y
coordinan los grupos de procesos, ya que éstos se interrelacionan para
alcanzar los objetivos del proyecto.
b) Gestión del alcance: incluye los procesos para la definición adecuada de
los productos del proyecto. Para esto se determinan los objetivos,
entregables y exclusiones del proyecto, de manera que quede
claramente establecido cuál es el trabajo requerido para completar el
proyecto. Durante el proceso de ejecución, los cambios aprobados
pueden afectar el alcance del proyecto. Por lo tanto, estos cambios
deben ser incorporados al alcance, una vez que son aprobados, para su
seguimiento y control.
c) Gestión del tiempo: se refiere a los procesos relacionados con la
programación y control de los tiempos, de forma que se cumpla con los
plazos acordados para el desarrollo del proyecto. En la gestión del
tiempo, el cronograma deberá actualizarse, de manera que se reflejen
los cambios aprobados en el proyecto.
d) Gestión del costo: consiste en los procesos de definición y control de los
costos del proyecto, de manera que el proyecto se concluya sin superar
el presupuesto asignado. En este caso, el presupuesto deberá
actualizarse con los resultados obtenidos de los cambios aprobados,
que afectan el costo del proyecto.
20
e) Gestión de la calidad: corresponde a los procesos que permiten verificar
que el proyecto cumple con los requerimientos establecidos y las
expectativas por parte del cliente.
f) Gestión de los recursos humanos: incluye los procesos para la
organización y administración del equipo de proyecto y el personal que
participa en el proyecto.
g) Gestión de las comunicaciones: agrupa los procesos que administra la
información del proyecto, de manera que ésta llegue donde los
involucrados correspondientes de manera oportuna.
h) Gestión de los riesgos: es común que los riesgos se relacionen con
efectos negativos sobre los proyectos, no obstante en el PMBOK (PMI,
2004) se define como una condición incierta, que si ocurre puede afectar
negativa o positivamente algún objetivo del proyecto. La gestión de los
riesgos se refiere a los procesos que permite identificar, evaluar y
establecer planes de acción de forma proactiva para los riesgos del
proyecto.
i) Gestión de las adquisiciones: se compone de los procesos para
organizar la compra o adquisición a nivel interno de los productos o
servicios, necesarios para llevar a cabo el proyecto.
En el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es
posible la gestión de las nueve áreas de conocimiento, por medio de los
procesos de dirección de proyectos necesarios para un desarrollo
adecuado del proyecto, donde se cumpla con los objetivos del mismo.
21
Los proyectos se desarrollan en un ambiente dinámico, por lo tanto están
sujetos a cambios que pueden afectar la gestión de las distintas áreas de
conocimiento. Específicamente en los contratos de construcción, como es
el caso del Contrato de las Obras de Sitio de Presa, los Cambios se pueden
definir como “un adicional, una eliminación, o revisión en el trabajo o un
ajuste en el precio del contrato o los plazos del contrato, emitidos en o
después de la fecha efectiva del acuerdo” (Rubin et al, 1999).
En este tipo de contratos de construcción y en los proyectos en general es
inevitable que se presenten modificaciones. “Casi no existe evidencia de
proyectos realizados exactamente de acuerdo con el plan original; los
cambios son inevitables y deben esperarse”. (Chamoun, 2002)
El control de los cambios es fundamental, principalmente cuando se trata
de un contrato, ya que éste implica una relación legal entre distintas partes.
Por esta razón, si los cambios no se manejan apropiadamente pueden
conducir a conflictos de arbitrajes y litigios judiciales, que pueden
extenderse en procesos legales, incrementando los costos del proyecto.
En el PMBOK (PMI, 2004), en el grupo de procesos de seguimiento y
control, se ha incluido procesos para llevar a cabo el control de los cambios
que se presentan en los proyectos. A continuación se describen estos
procesos (PMI, 2004):
a) Control Integrado de Cambios: este proceso se encuentra dentro de la
gestión de la integración y se realiza durante la totalidad del proyecto.
Éste incluye identificar los cambios; evaluación y aprobación de los
cambios solicitados; gestionar los cambios aprobados; mantener
actualizadas las líneas base, documentación, planificación, alcance,
22
costo, cronograma y calidad del proyecto según los cambios aprobados;
revisión y aprobación de las acciones correctivas y preventivas;
documentar el impacto de los cambios aprobados; validar reparación de
defectos y control de la calidad. Por medio de la gestión de la
configuración con control de cambios se logra la estandarización y
eficiencia de la gestión de los cambios en un proyecto. En el PMBOK
(PMI, 2004) el sistema de gestión de la configuración se describe como:
“El sistema incluye el proceso para presentar los cambios propuestos,
realizar el seguimiento de sistemas para la revisión y aprobación de los
cambios propuestos, definir los niveles de aprobación para autorizar los
cambios y proporcionar un método para validar los cambios aprobados”.
b) Control del Alcance: este proceso es parte de la gestión del alcance y su
aplicación es para que los cambios propuestos y las acciones
correctivas recomendadas, que afectan el alcance del proyecto, se
lleven a cabo según el proceso de Control Integrado de Cambios
establecido para dicho proyecto.
c) Control del Cronograma: este proceso forma parte de la gestión del
tiempo y del proceso del Control Integrado de Cambios. Éste se refiere a
la gestión de los cambios que afectan el cronograma del proyecto.
d) Control de Costos: este proceso es parte de la gestión de los costos y
del proceso del Control Integrado de Cambios. Éste incluye la gestión de
los cambios que tienen impactos sobre los costos del proyecto.
e) Administración del Contrato: se incluye en la gestión de las
adquisiciones. En relación con los cambios, en éste se establece que los
contratos pueden ser modificados, según los términos que se definen en
23
el mismo. Como una herramienta se indica el sistema de control de
cambios del contrato, por medio del cual se define el procedimiento para
solicitar, dar seguimiento, resolver conflictos y aprobar los cambios en el
contrato, lo cual debe estar integrado con el proceso de Control
Integrado de Cambios.
Por lo tanto, debido a la alta probabilidad que existe en el Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa de que se propongan Cambios y la
importancia de que éstos sean controlados y documentados
adecuadamente, en este proyecto final de graduación se desarrolla el Plan
de Gestión de los Cambios. En este Plan se define el procedimiento para
solicitar, evaluar, aprobar y controlar la implementación de los Cambios
aprobados, aplicando los procesos definidos por el PMI (2004) y descritos
anteriormente.
El Plan de Gestión de Cambios establecerá el sistema de control de
Cambios que el equipo de proyecto podrá implementar en el Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa, ya que “Un sistema de control de
cambios es un proceso formal documentado que describe cuándo y cómo
los documentos oficiales del proyecto pueden ser cambiados. Además,
describe las personas autorizadas para hacer cambios, la documentación
requerida, y cualquier sistema automático o manual de seguimiento que el
proyecto utilizará.” (Fleming, 2003)
2.4 CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN Las construcciones que no son ejecutadas por sus dueños, se llevan a cabo
mediante un contrato. Cada vez que un contratista hace una oferta para
realizar un trabajo de construcción y ésta es aceptada por el dueño de la
obra, nace un contrato. Cuando se establece un contrato, las partes están
relacionadas por cierto periodo de tiempo por un acuerdo mutuo, donde se
24
han definido obligaciones que ambas partes deben cumplir, para obtener un
mutuo beneficio. (Collier, 2001)
De acuerdo al autor Keith Collier, los principales ingredientes de un contrato
son:
a) El acuerdo mutuo: es el consentimiento de las partes, a la oferta
presentada por una y aceptada por la otra parte.
b) Intención genuina: corresponde a la intención necesaria por ambas
partes para someterse al contrato y sus términos, y de ejecutarlo
adecuadamente. Sin esta intención por ambas partes, el acuerdo no
sería válido.
c) Oferta y aceptación de la oferta: es lo que refleja el mutuo acuerdo de
las partes, requerido para que exista un contrato.
d) Capacidad de contratar: es lo que refleja la competencia de hacer
válido y ejecutorio un contrato, según las restricciones establecidas por
ley. Esto implica que las partes deben tener la capacidad legal, para
llevar a cabo el contrato.
e) Retribución en el contrato: se refiere a algo de valor que da una de las
parte del contrato a la otra a cambio de algo más. Por lo tanto, el
contrato es un acuerdo con retribución.
f) Objeto del contrato: corresponde a la legalidad del objeto del contrato,
ya que la ley no hará cumplir un contrato con un objeto ilícito.
25
g) Plazo del contrato: con respecto al tiempo de un contrato es importante
señalar que éste se refleja en su precio, ya que la mayoría de los costos
dependen del tiempo.
Los contratos de construcción de obras pueden ser complejos, debido a la
gran cantidad de detalles y condiciones particulares que una construcción
presenta. Existen factores que influyen en la complejidad de este tipo de
contratos. Con respecto a esto se establece que “la construcción es única
entre otras industrias por su relación física y legal con el suelo”. (Collier,
2001) Otro factor es la libertad de diseño que existe en los trabajos de
construcción, por lo que los productos de la industria de la construcción son
diseñados según los requerimientos, siendo únicos. (Collier, 2001) Por lo
tanto, la construcción de las obras está sujeta a las condiciones del sitio
donde se ejecutan y los diseños. Esto implica que si en un contrato de
construcción se presenta una variación por parte de los diseñadores, en
relación al diseño de alguna parte de las obras, o se encuentran
condiciones distintas a las previstas en el suelo donde se construirán las
obras, se requerirán cambios en el contrato.
Por otra parte, se debe tener presente que el Contrato Construcción Obras
de Sitio de Presa, No. 7225-E, es un contrato entre una institución pública
(ICE) y una empresa privada (Astaldi S.p.A). Por ser el ICE una institución
pública, este Contrato está regido por la legislación de la administración
pública y la contratación administrativa nacional. Esto significa que éste es
un contrato administrativo, el cual difiere de un contrato civil que es
regulado por la voluntad de las partes. Según la Sala Constitucional, el
contrato administrativo “responde a la concepción de ser un acto de
colaboración voluntaria con la Administración, destinado a satisfacer las
exigencias de funciones esenciales del Estado –tanto en lo que respecta a
26
la prestación de un servicio, como la realización de una obra-, es decir, de
fines públicos, razón por la que lo esencial del contrato se desplaza de la
armonía de intereses entre las partes involucradas, a la consecución del fin
de interés público que se persigue.” (Rojas et al, 2005)
Existen distintas modalidades bajo las cuales se puede realiza un contrato
de construcción. El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No.
7225-E, es de la modalidad de contratos de precios unitarios. Estos
contratos se basan en cantidades estimadas de los trabajos, calculadas por
los diseñadores. Por lo general, este tipo de contrato se emplea cuando el
diseño de las obras no lo realiza el contratista, sino que éste es emitido por
el empleador y el contratista debe simplemente construir las obras según
dicho diseño. Otra razón es cuando no es posible realizar una medición
exacta de las cantidades de obra, lo cual usualmente es debido a las
condiciones del sitio. Sin embargo, se tiene suficiente información para
determinar cantidades aproximadas del trabajo. (Collier, 2001)
Por ejemplo, en un edificio donde no se requiere excavar la fundación, se
podría medir previamente de los planos constructivos, las cantidades
requeridas de trabajo. No obstante, en una obra donde se debe realizar
trabajos como excavaciones y fundaciones, lo cual puede variar debido a
las condiciones reales encontradas en el sitio, no es posible determinar una
cantidad exacta antes de la ejecución. Por esta razón, se estima una
cantidad para el contrato y durante la ejecución se mide el trabajo realizado
por el contratista, para determinar la cantidad exacta del trabajo, lo cual se
cancela con los precios unitarios acordados. (Collier, 2001)
Los contratos de precios unitarios típicamente se utilizan para obras civiles
de grandes cantidades y que consisten de un menor número de ítems,
27
como por ejemplo tuberías, caminos, presas, entre otros. No es común que
se empleen en obras que pueden estar conformadas de miles de ítems,
como por ejemplo un edificio. (Collier, 2001)
En esta modalidad el contratista cotiza precios unitarios para cada uno de
los renglones de pago definidos con cantidades estimadas de los trabajos.
Durante la ejecución del contrato, el trabajo realizado en el sitio es medido y
al contratista se le pagan las cantidades reales, de acuerdo a los precios
unitarios cotizados. Por esta razón, es necesario establecer en el contrato
los mecanismos de medición de los trabajos, que serán empleados durante
la ejecución. En este tipo de contratos, por lo general los precios unitarios
requieren ajustes cuando las cantidades varían más de lo previsto. (Collier,
2001)
28
3 MARCO METODOLÓGICO En este capítulo se establece la metodología que se aplicará para llevar a
cabo este proyecto final de graduación, lo cual es importante porque permite
el desarrollo ordenado y lógico del trabajo, además de que facilita el alcance
de los objetivos.
La metodología de este proyecto final de graduación es del tipo deductivo,
donde se realizará una investigación sobre aspectos generales relacionados
con la gestión de los cambios en los contratos de construcción de obras, para
luego aplicarlos y ajustarlos en un Plan de Gestión de Cambios específico
para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís, No.
7225-E. (Palacios, 1995)
Lo anterior coincide con la definición de la deducción, que corresponde a: “El
conocimiento deductivo permite que las verdades particulares contenidas en
las verdades universales se vuelvan explícitas”. (Méndez, 1992)
Para llevar a cabo este proyecto, se aplicarán las siguientes técnicas y
herramientas:
a) Investigación Documental
Ésta consiste en la recolección de información de fuentes secundarias, ya
que se revisarán distintos tipos de documentos bibliográficos relacionados
con: la administración de proyectos, la administración de los contratos de
construcción de obras, la gestión de cambios en los contratos de
construcción, información sobre el Contrato Construcción Obras de Sitio
Presa del P. H. Pirrís, la legislación vigente y los reglamentos aplicables. La
información documental se obtendrá por medio de la bibliografía disponible
en las bibliotecas del ICE, el P. H. Pirrís, el Área de Contratación de Obras
29
del Centro de Servicio Construcción y la UCI. Además, se solicitará a los
involucrados del proyecto documentos que contengan datos importantes para
el desarrollo de éste. Por otra parte, se investigará bibliografía encontrada en
Internet, procurando que las fuentes y los datos sean confiables.
La validez de la información es fundamental cuando se realiza la
investigación documental, en la literatura se indica “Por otro lado, es
conveniente también efectuar una revisión de todos aquellos documentos
que se relacionan directa o indirectamente con el problema a estudiar,
tomando en cuenta – eso sí – su validez y confiabilidad, o en otras palabras,
el grado en que realmente pueden reflejar el fenómeno que se quiere
estudiar. “ (Palacios, 1995)
Los documentos que serán empleados en esta investigación documental
corresponderán a:
• Libros bibliográficos relacionados con el tema del proyecto final de
graduación.
• Las leyes nacionales que afectan a la contratación y administración en
instituciones públicas, tales como: la Ley de Contratación Administrativa
y el Reglamento, Ley No. 8117 Aprobación del Contrato de Préstamo
Externo No. CR-P3 y Garantía Solidaria del Estado, Suscrito por el
Instituto Costarricense de Electricidad y el Gobierno de la República de
Costa Rica para Financiar el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís y otras.
• Reglamentos y procedimientos internos del ICE que son aplicables a la
gestión de contratos, como es el caso del Reglamento de Contratación
Administrativa del ICE.
30
• Documentos sobre el Contrato de las Obras de Sitio de Presa, como el
Cartel de la Licitación Pública No. 7225-E, planos, Oferta del Contratista
y otros.
b) Juicio de Expertos
Por medio de consultas informales se obtendrá información de fuentes
primarias en los temas relacionados con este proyecto. El propósito de éstas
será recaudar información sobre las experiencias, lecciones aprendidas y el
conocimiento de funcionarios del ICE, sobre la materia de gestión de
contratos; legislación y reglamentos vigentes que son aplicables en contratos
de construcción de obras y aspectos técnicos como diseño, construcción y
condiciones del sitio, que son fuentes de cambios. (PMI, 2004)
Por esta razón, se consultará a funcionarios del P. H. Pirrís, de las áreas de
Obras por Contratos y Gestión del Sistema. Con respecto a los funcionarios
de la UEN PySA, será necesario consultar con personal del Área de
Contratación de Obras del Centro de Servicio de Construcción y Adquisición
de Bienes y Servicios. También se obtendrá información de personal de
Proveeduría y la División de Contratación Administrativa de la Dirección
Jurídica del ICE. La información obtenida en las consultas planteadas será
tomada en cuenta durante la elaboración de este proyecto final de
graduación.
c) Análisis de la Información
El análisis “… consiste en dividir o separar las partes constituyentes de una
situación o problema hasta llegar al conocimiento de los principios o
elementos de que se forma: naturaleza, causas y manifestaciones.”
(Palacios, 1995) Por lo tanto, la información recopilada, por medio de la
31
investigación documental y las consultas a personal del ICE, será analizada
en conjunto con el Administrador del Contrato Construcción Obras de Sitio de
Presa, para determinar su aplicabilidad en la elaboración del Plan de Gestión
de Cambios.
Además, se realizará una evaluación de la situación actual del proyecto con
respecto a la gestión de Cambios, tomando en cuenta el estudio realizado de
la información recopilada. En este análisis se solicitará la participación de los
involucrados del proyecto en discusiones y consultas directas, con el fin de
establecer los aspectos que se deben incluir en el Plan de Gestión de
Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio Presa.
d) Ejecución del Plan de Gestión de Cambios
Con base en la información recopilada y el análisis de ésta, con el
Administrador del Contrato y los involucrados, se llevará a cabo un
documento donde se establece el Plan de Gestión de Cambios en el Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís. En éste se definirá el
proceso que se debe seguir en el proyecto para documentar y controlar la
solicitud de los Cambios, la evaluación del impacto de los Cambios
propuestos, la aprobación los Cambios según los niveles definidos e
implementación de los Cambios aprobados. En la elaboración del Plan se
solicitará la participación de los involucrados, no solo con el fin de obtener la
información, sino también de informar en que consiste el trabajo y alcanzar
un compromiso que permita la implementación de éste durante la ejecución
del proyecto.
32
4 PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA
4.1 PROPÓSITO
El propósito de este Plan de Gestión de Cambios es establecer el proceso
que se debe aplicar para el control integrado de los Cambios, solicitados
por los involucrados del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No.
7225-E. En este Plan se definirá cómo llevar a cabo la gestión de los
procesos de solicitud, evaluación y aprobación de los Cambios. Además, se
establecerán los sistemas de control que el Equipo Administrador del
Contrato deberá aplicar, para verificar la correcta implementación de los
Cambios aprobados en el Contrato. Con este Plan, el Equipo Administrador
del Contrato y los demás involucrados del Contrato conocerán la manera
adecuada de gestionar los Cambios en este Contrato. De esta manera, en
el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No. 7225-E se
implementarán únicamente los Cambios que hayan sido solicitados,
evaluados y aprobados por todos los niveles correspondientes.
4.2 ALCANCE
Este Plan de Gestión de Cambios es para el Contrato Construcción Obras
de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. Este proyecto consiste
en la administración del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, el
cual fue gestionado en el P. H. Pirrís por medio de la licitación pública No.
7225-E. Debido a que el Instituto Costarricense de Electricidad es una
institución pública, el proceso de contratación y ejecución del Contrato debe
cumplir con la legislación nacional aplicable y los reglamentos
institucionales de contratación administrativa. Por lo tanto, en el Plan se
establecerán las pautas a seguir en los procesos de solicitud, evaluación y
aprobación de los Cambios propuestos por los involucrados, cumpliendo
33
con lo establecido en los Documentos del Contrato, la legislación nacional
aplicable y los reglamentos institucionales. Por esta razón, este Plan deberá
ser aplicado por los involucrados, tanto internos como externos del P. H.
Pirrís, que participen en la gestión de Cambios en este Contrato.
Además, se definirán los sistemas de control que el Equipo Administrador
del Contrato deberá aplicar, para asegurar que el Plan de Gestión de
Cambios se está cumpliendo y que los Cambios aprobados se están
implementado adecuadamente en el Contrato.
4.3 DEFINICIONES
En este Plan de Gestión de Cambios se emplearán varios términos con
definiciones particulares, que corresponden a su aplicación en el Contrato.
En el anexo No. 5 se incluye un glosario de términos con las definiciones
que tendrán en este Plan de Gestión de Cambios. Cada vez que el término
se indique en el texto con mayúscula, se estará refiriendo a la definición
indicada en el anexo No. 5. En los casos donde las palabras se citen con
minúscula, se estará refiriendo a la definición común de éstas.
4.4 ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO HIDROELÉCTRICO PIRRÍS
El P. H. Pirrís presenta una estructura organizacional que indica la relación
entre las áreas funcionales. En ésta existen áreas que dependen
directamente de la Dirección del Proyecto y otras áreas que son de apoyo.
Dentro del Proyecto, los involucrados del Contrato también son parte de las
áreas funcionales, por esta razón es necesario que el Equipo Administrador
del Contrato conozca la estructura organizacional del Proyecto. De esta
manera será más sencillo identificar cuáles son las áreas funcionales que
deben apoyar el Contrato y en este caso específico cuáles con las áreas
funcionales involucradas en la gestión de los Cambios.
34
A continuación se presenta el organigrama del P. H. Pirrís:
Figura 1 Organigrama del P. H. Pirrís
Las áreas de apoyo del Proyecto tienen las siguientes responsabilidades:
� Planeamiento y Control: ésta es el área encargada de tramitar los
presupuestos del Proyecto. Además, en esta área se llevará el control
y seguimiento de los costos del Proyecto, para lo cual se realizará el
Director del Proyecto
Planeamiento y Control
Control de Calidad
Unidad de Suministros y
Administración de Materiales
Gestión del Sistema
Seguridad Ocupacional
Manejo Integral de la Cuenca
Contratos
Gestión Ambiental
Ingeniería Construcción
Administración
35
registro y la documentación de los costos incurridos, de manera que
pueda ser posible verificarlo con lo presupuestado.
Esta área también es la responsable de integrar los cronogramas de
las distintas obras del Proyecto, para conformar el programa de trabajo
del P. H. Pirrís. En relación a este programa de trabajo, en
Planeamiento y Control se lleva el control del avance de la ejecución
de la obras, con el fin de identificar cuáles se están construyendo
según lo programado y cuáles presentan atrasos.
� Unidad de Suministros y Administración de Materiales: esta área
es la responsable de tramitar las compras de los bienes y servicios
requeridos en el Proyecto. Además, es la encargada de la recepción y
administración de los materiales adquiridos.
� Seguridad Ocupacional: esta área es la responsable de velar que los
trabajadores realicen sus labores bajo condiciones de seguras. Por lo
tanto, en esta área se establecen las normas de seguridad que deben
cumplir los trabajadores del Proyecto y velan por que los funcionarios
las cumplan. Además, deberá procurar que en el Proyecto se cuente
con los equipos de protección personal, que proteja a los funcionarios
en las labores que realizan.
En relación al Contrato, el área de Seguridad Ocupacional brinda
apoyo al Equipo Administrador del Contrato. Esta área participa con el
Equipo Administrador del Contrato en la verificación del cumplimiento
por parte del Contratista, de las normas y medidas de seguridad
ocupacional especificadas en el Contrato y las establecidas en la
legislación nacional.
36
� Control de Calidad: es el área responsable de velar que las obras y
los materiales empleados en su construcción, cumplan con las
especificaciones técnicas y las normas de calidad definidas en sus
diseños.
Con respecto al Contrato, esta área prestará los servicios del
laboratorio de materiales, donde se realizarán pruebas y ensayos para
confirmar los resultados presentados por el Contratista.
� Gestión del Sistema: esta área es la responsable de apoyar en la
elaboración de los métodos de trabajo y procedimientos de los
procesos que se llevan a cabo en las distintas áreas del Proyecto. Por
lo tanto, es el área encargada de velar que se cumpla con los métodos
y procedimientos vigentes en el Proyecto. Otra de sus
responsabilidades es el manejo de la documentación generada en el
Proyecto, tales como planos, métodos de trabajo, procedimientos,
minutas de reuniones, entre otros.
En relación al Contrato, su apoyo es en custodia de los planos aptos
para construir de las Obras y el seguimiento de la elaboración de los
planes de gestión.
� Manejo Integral de Cuenca: es el área responsable de la elaboración
del plan de manejo de la subcuenca del Proyecto. En relación a esto
se realizan actividades en pro del ambiente, educación ambiental y
reforestación. Además, participa en comisiones interdisciplinarias en
diferentes campos relacionados con recursos naturales y socio-
economía regional.
37
Por otra parte están las áreas que tienen una dependencia directa de la
Dirección del Proyecto, a las cuales se las ha asignado las siguientes
responsabilidades:
� Contratos: es el área responsable de coordinar la administración de
los contratos de las obras, que se realizan en el Proyecto por medio de
una contratación con una empresa privada. En esta área se asignarán
administradores de contrato, que serán los encargados de velar por el
cumplimiento del contrato, para obtener los productos finales
requeridos para el Proyecto.
Dentro de la organización funcional del P. H. Pirrís, el Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa se ubica en esta área.
� Gestión Ambiental: esta área se encarga de velar por que las obras
del Proyecto se ejecuten, cumpliendo con la legislación ambiental
vigente y con las acuerdos tomados en los estudios de impacto
ambiental.
En relación al Contrato, el área de Gestión Ambiental apoya al Equipo
Administrador del Contrato en la verificación del cumplimiento de las
especificaciones ambientales por parte del Contratista y de la
legislación nacional ambiental.
� Ingeniería: esta área es la responsable de diseñar de las obras del P.
H. Pirrís. En el caso del Contrato, además de emitir los diseños finales
de las Obras, participa en el seguimiento de la excavación de la
fundación de la presa y definición de los tratamientos de la fundación.
Por otra parte, también apoya al Equipo Administrador del Contrato
38
cuando se requiere analizar propuestas, consultas o información del
Contratista sobre aspectos técnicos del diseño de las Obras del
Contrato.
� Construcción: es el área responsable de la ejecución de las Obras
por Administración, que se realizan en el Proyecto. Esto significa que
en esta área se nombrarán Jefes de Obra, que se encargarán de
programar, organizar los recursos y ejecutar las obras a su cargo.
� Administración: esta área es la encargada de llevar a cabo la gestión
administrativa del Proyecto. En ésta se administran los servicios
generales del Proyecto, como la administración de los recursos
humanos, hospedaje, alimentación, vigilancia, servicios de cómputo y
de traducción.
Como se indicó anteriormente, en el Contrato es necesario tomar en cuenta
la organización del Proyecto y las responsabilidades de los distintos
involucrados. El Administrador del Contrato deberá solicitar la cooperación
de las distintas Jefaturas de Área, de manera que estos permitan que los
involucrados puedan participar en el Contrato, apoyando al Equipo
Administrador del Contrato.
4.5 CONDICIONES DEL CONTRATO APLICABLES A LA
GESTIÓN DE LOS CAMBIOS
4.5.1 Tipo de Contrato
El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E, es un
contrato de precios unitarios, en el que:
39
� El objeto del Contrato es la construcción de las Obras de Sitio de
Presa del P. H. Pirrís.
� El diseño de las Obras no es parte del alcance del Contrato, ya que el
diseño de las Obras lo realiza el ICE.
� Los planos de licitación no correspondían al diseño final, éste se
obtiene hasta la etapa de ejecución del Contrato.
� Las cantidades de los formularios de cotización son estimadas, según
la cláusula 55.1 de las Condiciones del Contrato, Secciones 2 y 3 del
Cartel de Licitación. Estas cantidades se establecieron con base en los
planos de licitación para la etapa de contratación, de manera que se
pudiera llevar a cabo la comparación de ofertas durante la etapa de
evaluación de éstas.
� Las cantidades reales se obtendrán de los planos aptos para construir,
según la Sección 6 y la cláusula 56.1 de la Sección 3 del Cartel de
Licitación. Además, en las Condiciones del Contrato del Cartel de
Licitación se establecieron los mecanismos de medición de las Obras,
con lo cual se determinará las cantidades de trabajo ejecutado por el
Contratista.
� Los planos aptos para construir, que se entregarán al Contratista
durante la etapa de ejecución, pueden variar con respecto a los planos
de licitación por el diseño final de las Obras o por las condiciones
encontradas en el Sitio de Presa.
40
� Para cada uno de los Renglones de Pago se adjudicaron Precios
Unitarios o Globales, los cuales serán aplicados a las cantidades
reales de trabajo obtenidas de los planos aptos para construir, durante
la ejecución del Contrato. En este Contrato no se adjudicó un costo
total, porque para la contratación solamente se establecieron
cantidades estimadas. Las cantidades reales de los trabajos
requeridos se determinarán durante la ejecución del Contrato, por lo
tanto el monto total se obtendrá hasta que se finalice el Contrato.
� Considerando los aspectos anteriores, en el Contrato de Acuerdo, en
la cláusula de Precio se indicaron montos estimados y se estableció:
“El monto final de Contrato será la suma de dinero obtenida a partir de
la multiplicación de los Precios Unitarios y Globales contratados, por
las cantidades de obra realizada y aceptadas por el Ingeniero o
cualquier otra suma que pueda determinarse de acuerdo con las
Condiciones del Contrato, y el Contratista acepta éstas como
compensación por la ejecución de las obligaciones mencionadas en el
Contrato y por todos los riesgos y responsabilidades en conexión con
el mismo.”
Por lo tanto, éste es un contrato de precios unitarios, donde las
cantidades estimadas de trabajo establecidas en el Contrato, pueden
variar durante la ejecución. Además, existen otros factores que influyen
en este Contrato con respecto a las variaciones de cantidades de Obra,
ya que como se mencionó anteriormente, los planos aptos para construir
se entregarán hasta en la etapa de ejecución y las Obras también pueden
ser afectadas por las condiciones encontradas en el Sitio de Presa,
41
porque es posible que se presenten condiciones no previstas por los
diseñadores.
Es importante resaltar que en las contrataciones de construcción de obras
no solo se presentan Cambios en las cantidades de trabajo, también es
usual que se requieran Cambios de características en las obras. Por otra
parte, puede ser necesario solicitar trabajos adicionales que sean
necesarios para cumplir con el objeto del Contrato. Estos trabajos
adicionales pueden presentar características distintas a las previstas y
especificadas para las Obras incluidas en el Contrato.
Estos Cambios pueden surgir debido a los diseños finales de las obras.
Para la etapa de contratación de las obras, los diseños finales aún no
están elaborados. Por lo tanto, en el Cartel de Licitación se incluyen
planos con un nivel de detalle mayor al de los diseños básicos, con el fin
de que los participantes puedan emitir sus planes de trabajo de oferta y
cotizar los Renglones de Pago. Pero estos planos de licitación no
contienen el suficiente detalle para que las obras puedan ser construidas.
Hasta la etapa de ejecución, es que se cuenta con los diseños finales y el
ICE emite los planos aptos para construir. Por esta razón, en este proceso
pueden presentarse Cambios en los diseños finales, debido a condiciones
que no fueron previstas en los diseños de la etapa de contratación.
Otra razón por la que pueden surgir cambios en los contratos de
construcción de obras, es por las características encontradas en el sitio
durante la ejecución de éstas. En este tipo de obras la fundación depende
de las características encontradas en los suelos. Durante la ejecución del
Contrato pueden presentarse condiciones que no fueron previstas o
42
detectadas con los modelos empleados para proyectar las condiciones
esperadas, con las cuales se efectuaron los diseños de las obras.
Por lo tanto, considerando el tipo de contrato es casi inevitable que se
requieran Cambios en las Obras, durante la etapa de ejecución de este
Contrato. Por esta razón, en el Contrato se previeron tipos de Cambios
que se podrían presentar y se estipularon condiciones para su gestión. En
las cláusulas 51 y 52 de las Condiciones del Contrato, Secciones 2 y 3 del
Cartel de Licitación, se definen los tipos de Cambios y los mecanismos
que el Administrador del Contrato podrá aplicar para su valoración, tal
como se describe en la cláusula 4.5.2 de este Plan. Esto quedó
establecido en el Contrato, con el propósito de poder tomar decisiones en
el Sitio de Presa.
En estos contratos se requieren definir estos mecanismos porque en
muchas ocasiones las causas de los Cambios se detectarán durante la
ejecución, por lo que las decisiones deben tomarse oportunamente para
no interferir con el avance. Esto se confirma en estándares
internacionales, que existen para los contratos de construcción. Un
ejemplo, es el estándar de la Federación Internacional de Ingenieros -
Consultores (FIDIC), el cual tiene condiciones para contratos de varios
tipos, tales como construcción de obras civiles, diseño y construcción y de
llave en mano. Este estándar fue empleado como base para este
Contrato, y en éste se prevé que existen contratos de construcción de
precios unitarios, donde se presentarán Cambios durante la ejecución y
por ende establece mecanismos para la valoración de los mismos.
Otro factor que quedó establecido en el Contrato son montos destinados
para financiar el incremento en el costo, debido a los Cambios que se
43
previeron que se podrían requerir en las Obras. Estos se establecieron
como las Sumas Provisionales de Contingencias y las Sumas
Provisionales de los Trabajos por Administración.
Esto significa que el Contrato, refrendado por la Contraloría General de la
República, presenta las siguientes características:
� Corresponde a un contrato de precios unitarios.
� Incluye cláusulas que establecen la posibilidad de incluir Cambios en
el Contrato a efectos de que las Obras cumplan con los requerimientos
necesarios para su debida operación. Estos Cambios pueden afectar
las características de las Obras, el precio, el Plazo para Finalización y
las garantías.
� En el Cartel de Licitación se estipulan los procedimientos y
mecanismos para valorar los Cambios previstos en el Contrato.
� En el Contrato se establecieron las Sumas Provisionales de
Contingencias y las Sumas Provisionales de los Trabajos por
Administración, los cuales son montos destinados para cubrir los
costos de los Cambios que se requieran solicitar en el Contrato.
� En el Cartel de Licitación se establece la facultad del Ingeniero para
solicitar al Contratista los Cambios, que considere necesarios para
cumplir con el objeto del Contrato y la posibilidad de llevar a cabo la
valoración de los mismos.
44
Un aspecto importante de señalar, es que en el Contrato de Acuerdo
firmado entre las partes, el Subgerente del Sector Electricidad nombró al
Administrador del Contrato, indicando que ejercerá las funciones del
Ingeniero, según está definido en el Contrato. Por lo tanto, la solicitud al
Contratista de ejecutar Cambios, su valoración y negociación con el
Contratista, la llevará a cabo el Administrador del Contrato nombrado en
el Contrato de Acuerdo. Esto se deberá realizar cumpliendo con las
condiciones definidas en el Contrato y dentro el marco regulatorio que se
describe en la cláusula 4.6 de este Plan. El Administrador del Contrato
debe tener claro que solamente está facultado para llevar a cabo lo que
se establece en el Contrato y lo que le permite la ley. El ICE es una
institución pública, por lo que aplica el principio de legalidad donde el
funcionario público sólo puede hacer lo que la legislación le permite.
En la Institución existen controles internos, que permitirán verificar que el
Administrador del Contrato está realizando las facultades otorgadas en el
Contrato, según las condiciones definidas en éste y cumpliendo con los
lineamientos internos y la legislación. Para esto se cuenta con auditorías
internas, además del seguimiento y control de los costos y el avance de
las Obras por parte del Director del Proyecto. En el caso de los Cambios,
en este Plan se han establecido los diferentes niveles de aprobación que
se deben obtener, para la implementación de un Cambio. Con esto a lo
interno se podrá controlar las acciones que ejerce el Administrador del
Contrato.
Seguidamente se enlistan las condiciones estipuladas en el Contrato, que
regulan la gestión de los Cambios.
45
4.5.2 Cartel de Licitación del Contrato Construcción Obras de
Sitio de Presa
El Cartel de Licitación forma parte de los Documentos del Contrato, los
cuales establecen las condiciones y responsabilidades que deben cumplir
ambas partes. Con respecto a los Cambios en el Contrato, el Cartel de
Licitación tiene previsto que éstos ocurran, por lo tanto se regulan en las
Condiciones del Contrato que se definen en las Secciones 2 y 3 de dicho
documento. A continuación se detallan las cláusulas que son aplicables
en la gestión de los Cambios del Contrato.
� Sub-cláusula 51.1 Modificaciones
Esta cláusula establece que el Administrador del Contrato podrá
realizar cualquier Cambio, que estime necesario o conveniente en la
forma, calidad o cantidad de las Obras o cualquiera de sus partes.
Esto deberá ser de acuerdo al artículo 12 de la Ley de Contratación
Administrativa y en el artículo 14 de su Reglamento. En esta cláusula
al Administrador del Contrato se le confiere autoridad para ordenar el
Cambio al Contratista, quien deberá ejecutar cualquiera de las
siguientes acciones:
- Aumentar o disminuir la cantidad de cualquier trabajo.
- Suprimir determinado trabajo, siempre que no vaya ser ejecutado
por el Empleador u otro Contratista.
- Cambiar el carácter, la calidad o el tipo de determinado trabajo.
- Cambiar los niveles, alineaciones, posiciones y dimensiones de
cualquier Parte de las Obras.
- Ejecutar trabajo adicional.
- Cambiar la secuencia o plazo de construcción previsto para
cualquier Parte de las Obras.
46
Estos Cambios no viciarán o anularán el Contrato y sus efectos serán
evaluados de acuerdo a la cláusula 52 de las Condiciones del
Contrato. No obstante, ningún costo adicional será reconocido en los
casos donde se debe implementar un Cambio, por una negligencia o
incumplimiento del Contratista. (ICE, 2005)
� Sub-cláusula 51.2 Instrucciones para las Modificaciones
En ésta se indica que el Contratista no realizará ningún Cambio, si no
cuenta con una orden del Administrador del Contrato. Estos serán
ordenados por medio de una Orden de Cambio, lo cual corresponderá
a un documento que lleve este título. Únicamente los aumentos o
disminuciones de cualquier trabajo no requerirán instrucción, cuando
sean el resultado de un aumento o disminución de las cantidades
indicadas en los Formularios de Cotización. Esta condición no aplica si
el aumento o la disminución se debe a una Orden de Cambio dada
bajo esta cláusula. (ICE, 2005)
� Sub-cláusula 52.1 Valoración de Modificaciones
Esta cláusula establece el método de la valoración de los Cambios en
el Contrato, el cual cita lo siguiente:
“Todas las modificaciones a que se refiere la Cláusula 51 y cualquier
ajuste al Precio de Contrato que requiera ser determinado en virtud de
la Cláusula 52 (designadas con la expresión “modificaciones de obra”,
a los efectos de esta Cláusula) serán valoradas según los Precios
Unitarios y Globales fijados en el Contrato, si el Ingeniero estima que
son aplicables. Dichas modificaciones de obra se pagarán en las
mismas proporciones de las diferentes monedas acordadas en el
Contrato para ese Precio Unitario o Global.
47
Si el Contrato no incluyera Precios Unitarios y Globales aplicables a
las modificaciones de obra, se aplicarán los Precios Unitarios y
Globales del Contrato como base para su valoración, en la medida que
sean aplicables, de acuerdo al siguiente procedimiento y utilizando el
Desglose Detallado de Precios Unitarios y Globales incluido en la
Oferta:
(a) Revisar cada una de los componentes del Precio Unitario o
Global que esta siendo usado como base para la valoración, con
respecto a la modificación de obra, para determinar si hay alguna
variación en el costo directo de cada uno de los componentes en
cada moneda. Esta variación puede ser positiva o negativa.
(b) Cuantificar el costo del componente modificado, utilizando los
elementos de los componentes.
(c) Mantener invariable el monto correspondiente a los costos
indirectos del componente.
(d) Mantener invariable el costo de los componentes que no se
afectan por la modificación de obra.
(e) Aplicar el porcentaje correspondiente a imprevistos y utilidad.
(f) Dichas modificaciones de obra se pagarán en las proporciones de
las diferentes monedas determinadas de acuerdo a los ítems
anteriores.
Si lo anterior no fuera posible, se convendrán precios unitarios o
globales entre el Ingeniero y el Contratista, para lo cual se utilizará, en
la medida que sea aplicable, el Desglose Detallado de Precios
Unitarios y Globales incluido en la Oferta, y se aplicará los porcentajes
de imprevistos y utilidad. También se convendrá el monto por pagar en
cada una de las monedas aplicables, tomando en cuenta las monedas
48
reales o las esperadas del costo de los insumos de la modificación de
obra.
En caso de desacuerdo, el Ingeniero fijará los precios unitarios o
globales que considere adecuados, así como el monto por pagar en
cada una de las monedas aplicables y se lo notificará al Contratista.
Hasta el momento en que dichos precios sean convenidos o fijados, el
Ingeniero determinará valores provisionales que permitan incluir pagos
a cuenta en las certificaciones, de acuerdo con la Cláusula 60.” (ICE,
2005)
� Sub-cláusula 52.2 Facultad del Ingeniero para Fijar Precios
Unitarios
Ésta define que si la naturaleza o el volumen de una modificación de
Obra, en relación con la totalidad de las Obras o de una parte de ellas,
es tal que el Administrador del Contrato considera que los Precios
Unitarios o Globales, para cualquier Renglón de Pago de las Obras,
sean inadecuados o inaplicables, el Administrador del Contrato y el
Contratista deberán acordar un Precio Unitario o Global adecuado.
Este acuerdo se llevará a cabo después de la debida consulta por
parte del Administrador del Contrato al Contratista y el Empleador. Los
métodos aplicables para establecer el Precio Unitario o Global serán
los definidos en la sub-cláusula 52.1. Si se presenta un desacuerdo, el
Administrador del Contrato deberá fijar los precios unitarios y globales,
que considera adecuados y se lo notificará al Contratista, con copia al
Empleador. Hasta que dichos precios sean convenidos, el
Administrador del Contrato deberá determinar valores provisionales
49
para incluir los pagos a cuenta en las certificaciones, según la cláusula
60.
Ningún Cambio en las Obras, ordenada por el Administrador del
Contrato según la cláusula 51, será valorada según la cláusula 52.1 o
ésta, al menos que en los 14 días siguientes a la orden, excepto en el
caso de los trabajos suprimidos, y antes del comienzo de la
modificación de Obra, se haya entregado las siguientes notificaciones:
(a) “del Contratista al Ingeniero sobre su intención de solicitar un
pago adicional o una modificación del precio unitario o global, o
(b) del Ingeniero al Contratista sobre su intención de modificar el
precio unitario o global.” (ICE, 2005)
� Sub-cláusula 52.3 Modificaciones Superiores al 10 %
En esta cláusula se establece cómo se debe proceder si debido a los
Cambios en cantidades, el precio del Contrato estimado en el Contrato
de Acuerdo, ha variado en más de un 10 %, excluyendo las Sumas
Provisionales y los Trabajos por Administración. Esta cláusula indica
lo siguiente:
“Si, a la emisión del Certificado de Recepción de la totalidad de la
Obras, se encuentre que, como consecuencia de todos los ajustes a la
medición de cantidades estimadas en los Formularios de Cotización,
excluyendo las Sumas Provisionales, trabajos por administración y
reajuste de precios realizado bajo la Cláusula 70, pero por ninguna
otra causa, ha habido adiciones o deducciones al Precio del Contrato
cuyo saldo representa más del 10% del Precio del Contrato estimado
establecido en el Contrato de Acuerdo, excluyendo Sumas
50
Provisionales y trabajos por administración, entonces y en tal caso
(sujeto a cualquier otra acción ya tomada en virtud de alguna otra Sub-
cláusula de esta Cláusula), después de la debida consulta del
Ingeniero con el Empleador y el Contratista, éste establecerá nuevos
precios unitarios para los renglones de pago que cumplan
simultáneamente las siguientes dos condiciones:
(a) La cantidad medida del renglón de pago ha cambiado en más de
un quince por ciento (15%) de la cantidad estimada en los
Formularios de Cotización para ese renglón de pago, en la misma
dirección que el cambio en el Precio del Contrato, y
(b) La cantidad del renglón de pago, como está establecido en los
Formularios de Cotización, multiplicada por el Precio Unitario
especificado para ese renglón de pago exceda el dos (2) por ciento
del Precio del Contrato estimado establecido en el Contrato de
Acuerdo, excluyendo las Sumas Provisionales y los Trabajos por
Administración.
Si la deducción en la cantidad en los Formularios de Cotización
excede el limite establecido en el ítem (a), el Ingeniero pagará al
Contratista el porcentaje de utilidad correspondiente a la cantidad de
obra no ejecutada que esté por debajo del ochenta y cinco por ciento
(85%) de la cantidad de los Formularios de Cotización, así como los
costos indirectos correspondientes a dicha porción en que el
Contratista haya evidentemente incurrido. Como base para el cálculo
se utilizarán el Desglose Detallado de Precios Unitarios y Globales
incluido por el Contratista en su Oferta.
Si la adición de la cantidad excede el límite establecido en el ítem (a),
el Precio Unitario correspondiente a la cantidad de trabajo que excede
el ciento quince por ciento (115%) de la cantidad de los Formularios de
Cotización será reducido, de tal modo que el Contratista reciba por la
51
obra ejecutada en exceso los costos directos y la utilidad aplicando al
costo directo el porcentaje de utilidad del renglón de pago. No
deberán considerarse los costos indirectos, excepto los que
claramente correspondan a la provisión de recursos adicionales
necesarios. Como base para el cálculo se utilizarán el Desglose
Detallado de Precios Unitarios y Globales incluido por el Contratista en
su Oferta.
Sólo procederá aplicar el mecanismo de revisión de Precios Unitarios y
Globales estipulado en esta Sub-cláusula, cuando las cantidades de
obra adicionales del renglón de pago se realicen con recursos del
mismo tipo o similares a los previstos por el Contratista en su Oferta.
En caso contrario, el Contratista y el Ingeniero aplicarán lo estipulado
en la Sub-cláusula 52.1.
El Contratista sólo tendrá derecho a revisión del Plazo para
Finalización según la Sub-cláusula 44.1, por variaciones de las
cantidades de obra cuando la cantidad de obra total ejecutada de
cualesquiera de los renglones de pago exceda al ciento quince por
ciento (115%) de la cantidad de obra establecida en el Formularios de
Cotización.” (ICE, 2005)
� Sub-cláusula 52.4 Trabajos por Administración
El Administrador del Contrato podría ordenar que un Cambio se realice
como un Trabajo por Administración. En este caso deberá cancelar el
Cambio de Obra, de acuerdo a la Lista de Precios para los Trabajos
por Administración, ofertados e incluidos en el Contrato.
El Contratista deberá entregar al Administrador del Contrato los
recibos y otros documentos que justifiquen las cantidades abonadas, y
antes de hacer los pedidos deberá presentar los presupuestos de los
52
Bienes para la aprobación del Administrador del Contrato. Además,
durante la ejecución de los Trabajos por Administración, el Contratista
deberá entregar diariamente al Administrador del Contrato, una lista de
los nombres, ocupación y tiempo de trabajo de todos los operarios
empleados en dicha tarea y una valoración con la descripción y
cantidades de bienes utilizados y que no están incluidos en el
porcentaje adicional establecido en la Lista de Precios de Trabajos por
Administración. Cuando éstas son correctas o aprobadas por el
Administrador del Contrato, se devolverá al Contratista una copia de
los documentos firmada.
Al final de cada mes, el Contratista remitirá al Administrador del
Contrato una valoración de mano de obra, materiales y equipo del
Contratista, con la excepción indicada anteriormente. El Contratista no
tendrá derecho a pago hasta que entregue los documentos completos
y a tiempo. Sin embargo, si el Administrador del Contrato considera
que el tiempo es insuficiente para el envío de los documentos, podrá
autorizar el pago del trabajo efectuado si está conforme con el tiempo,
mano de obra, materiales y equipos empleados o podrá pagar el
precio que el Administrador del Contrato considere justo y razonable.
(ICE, 2005)
En este caso es necesario aclarar que los Trabajos por Administración
se incluyeron en el Contrato como una herramienta, para solicitar al
Contratista realizar trabajos adicionales de poca magnitud. Esto
significa que son trabajos, donde se requieran pocos recursos y del
tipo con que ya cuenta el Contratista. Además, el plazo requerido para
la ejecución de estos trabajos será corto. Deben ser trabajos que
53
permitan aplicar los controles establecidos en la sub-cláusula 52.4
descrita anteriormente.
� Sub-cláusula 52.5 Derecho a Inspeccionar los Costos Indirectos
de la Oferta
En esta cláusula se establece que el Contratista deberá permitir al
Administrador del Contrato inspeccionar y discutir los costos indirectos.
Esto se llevará a cabo en caso que los Precio Unitarios o Globales del
Contrato no sean aplicables, para valorar un Cambio de Obra o para
determinar el valor de otro asunto indicado en las Condiciones del
Contrato. El Administrador del Contrato podrá basar su determinación
en esos costos indirectos. (ICE, 2005)
Cuando en un Contrato se tiene previsto que ocurran Cambios, también
existe la posibilidad de prórrogas en el Plazo para Finalización. Por esta
razón, en la sub-cláusula 43.1 se establece:
“La totalidad de las Obras deberán estar terminadas de acuerdo con las
provisiones de la Cláusula 48, dentro del Plazo de Finalización fijado en la
Oferta, o dentro de las prórrogas que se hayan acordado en virtud de la
Cláusula 44.”
Las prórrogas en el Contrato también están reguladas en las Condiciones
del Contrato, definidas en las Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación. A
continuación se describen las cláusulas donde se regulan las prórrogas
en el Contrato.
� Sub-cláusula 44.1 Prórroga del Plazo para Finalización
En esta cláusula se citan las siguientes condiciones:
54
(a) “la cantidad o naturaleza de los trabajos extra o adicionales,
(b) cualquier causa de retraso mencionada en estas Condiciones,
(c) condiciones establecidas en el (d) de la Sub-cláusula 20.4, o
(d) cualquier retraso, impedimento o detención por parte del
Empleador, o
(e) otras circunstancias especiales que pudieran ocurrir, distintas de
la omisión o incumplimiento del Contrato por el Contratista o de
las cuales sea responsable,” (ICE, 2005)
En caso de que alguna de las anteriores justifique otorgar una
prórroga del Plazo para Finalización de las Obras, o de alguna de sus
partes, el Administrador del Contrato deberá determinar la extensión y
notificarlo al Contratista, con copia al Empleador. La determinación de
la prórroga se realiza posterior a la debida consulta por parte del
Administrador del Contrato, al Empleador y el Contratista.
El aumento o la disminución del Plazo para Finalización serán
estimados con base en el efecto sobre la ruta crítica del Programa de
Trabajo Oficial. (ICE, 2005)
� Sub-cláusula 44.2 Entrega de Notificación con Informe
Pormenorizado por el Contratista
Ésta establece que el Ingeniero no está obligado a determinar una
prórroga hasta que el Contratista haya:
(a) “notificado al Ingeniero, con copia al Empleador, dentro de los 28
días después que dicho evento ocurre por primera vez, y
55
(b) presentado al Ingeniero, dentro de los 28 días siguientes a la
anterior notificación, o cualquier otro plazo razonable que haya
sido aceptado por el Ingeniero, un informe pormenorizado que
justifique la prórroga a la que se considere con derecho, con el
detalle necesario para permitir su análisis en el momento.” (ICE,
2005)
Debido a que en el Contrato se tiene previsto la ocurrencia de Cambios,
se estableció una Suma Provisional de Contingencias, la cual se
empleará para el pago de los Cambios. En el Cartel de Licitación se
estipula lo siguiente sobre la Suma Provisional de Contingencias:
� Sub-cláusula 58.1 Definición de “Suma Provisional”
En esta sub-cláusula se indica que la Suma Provisional de
Contingencias incluida en el Contrato y designada en los Formularios
de cotización es para:
“La ejecución de cualquier parte de las Obras o para el suministro de
Bienes, Materiales, Instalaciones o servicios, o para contingencias.
Dicha suma podrá ser utilizada en su totalidad o en parte o nunca,
siguiendo las órdenes del Ingeniero. El Contratista tendrá derecho sólo
a aquellas cantidades relacionadas con el trabajo, los suministros y las
contingencias a las que se refiere las Sumas Provisionales, según
determine el Ingeniero de acuerdo con esta Cláusula. El Ingeniero
deberá notificar al Contratista cualquier decisión tomada de acuerdo
con esta Sub-cláusula con copia al Empleador...” (ICE, 2005)
56
� Sub-cláusula 58.2 Uso de las Sumas Provisionales
Las Condiciones del Contrato establecen para la Suma Provisional de
Contingencias, que corresponde al monto que podrá ser empleado
para los Cambios, lo siguiente:
“Con respecto a cada Suma Provisional indicadas en el párrafo (a) de
la Sub-cláusula 58.1, el Ingeniero estará facultado para ordenar la
ejecución de trabajos o para el suministro de Bienes, Materiales,
Instalaciones o servicios por el Contratista, en cuyo caso el Contratista
tendrá derecho a una cantidad igual al valor de las mismas,
determinado de acuerdo con la Cláusula 52…” (ICE, 2005)
� Sub-cláusula 58.3 Presentación de Comprobantes
Esta sub-cláusula hace referencia a los comprobantes que deberá
presentar el Contratista en la aplicación de las Sumas Provisionales,
de acuerdo a lo siguiente:
“El Contratista deberá presentar al Ingeniero todas las cotizaciones,
facturas, comprobantes y cuentas o recibos que se refieren a los
gastos relativos a las Sumas Provisionales, excepto cuando el trabajo
sea valorado de acuerdo con los Precios Unitarios y Globales
establecidos en la Oferta.” (ICE, 2005)
57
4.6 LEGISLACIÓN Y REGLAMENTOS
4.6.1 Reglamentos Institucionales Aplicables al Contrato
4.6.1.1 Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Instituto
Costarricense de Electricidad
Debido a la reforma parcial de la Ley de Contratación Administrativa,
Decreto Legislativo No. 8511 y la reforma integral al Reglamento de la Ley
de Contratación Administrativa, Decreto Ejecutivo 33411-H, fue necesario
que el ICE realizara ajustes a los procedimientos internos. Esto con el fin
de cumplir con los lineamientos de las reformas, realizadas a la
legislación de contratación administrativa. Dentro de los ajustes llevados a
cabo se encuentra la reforma del Reglamento Interno de Contratación
Administrativa. Este reglamento interno fue reformado por el Comité de
Mejoras a los Procedimientos de Contratación Administrativa, con la
participación de Coordinadores de Contratación Administrativa y
funcionarios del proceso de compras. El Reglamento Interno de
Contratación Administrativa fue publicado en la Gaceta No. 248, el 27 de
diciembre del 2006, fecha en la cual comenzó a regir (ICE, 2007 (b)).
Con respecto a las modificaciones en los contratos, los siguientes
artículos de este reglamento hacen referencia sobre este aspecto (ICE,
2007 (b)):
� Capítulo II, División de Contratación Administrativa, Artículo 5°
La División de Contratación Administrativa pertenece a la Dirección
Jurídica del ICE. De acuerdo a este artículo, una de las funciones de
esta división es rendir dictámenes cuando exista duda o se requiera
interpretación legal en aspectos de modificaciones, ampliación o
finalización de los contratos.
58
Aplicación en el Contrato
Cuando el Administrador del Contrato requiera apoyo para determinar
la viabilidad legal y la interpretación de la legislación, en relación a un
Cambio propuesto en el Contrato o sobre una prórroga en el Plazo
para Finalización, deberá solicitar el dictamen de la División de
Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica del ICE.
� Capítulo IV, Prórroga a los contratos, Artículo 45
La implementación de modificaciones en los contratos puede implicar
prórrogas en la ejecución de éstos. En relación a las prórrogas en los
contratos, el artículo 45 del reglamento interno establece que:
“Cuando se requiera una prórroga de un contrato y esté prevista en las
condiciones de la contratación, el Administrador del Contrato en
coordinación con el Coordinador de Contratación Administrativa,
deberá solicitar a la Dirección de Proveeduría dicha prórroga, por lo
menos con 2 meses de anticipación al vencimiento. Esta prórroga
deberá ser autorizada por el órgano que dictó el acto de adjudicación.
En el caso de las adjudicaciones aprobadas por el Consejo Directivo o
la Junta de Adquisiciones se autoriza la Gerencia General o a la
Subgerencia respectiva, según corresponda, para que apruebe o
rechace dicha prórroga...” (ICE, 2007 (b)).
Aplicación en el Contrato
En el Contrato de la Construcción de las Obras de Sitio de Presa, No.
7225-E, en las Condiciones del Contrato se previeron causas que
pueden implicar una prórroga del Plazo para Finalización. Dentro de
las causas de una prórroga en el Contrato, se encuentran los Cambios
solicitados por el ICE, siempre y cuando afecten actividades de la ruta
59
crítica del Programa de Trabajo Oficial, tal como se señaló en la
cláusula 4.5.2 de este Plan. Por lo tanto, el artículo anterior es
aplicable a la gestión de Cambios en este Contrato.
En este caso se debe tener en cuenta que, como se señaló en la
cláusula 4.5.1 de este Plan, en el Contrato de Acuerdo el Subgerente
del Sector de Electricidad nombró al Administrador del Contrato,
indicando que ejercería las funciones del Ingeniero, según lo definido
en el Contrato. Por lo tanto, al igual que en el caso de los Cambios, la
determinación de las prórrogas del Contrato debe ser llevada a cabo
por el Administrador del Contrato. Cuando el Administrador del
Contrato determine una prórroga, aplicando las condiciones definidas
en el Contrato, según la cláusula 4.5.2 de este Plan, no se requerirá
un addendum en el Contrato.
No obstante, durante la ejecución del Contrato, si posterior a la
evaluación de un Cambio el Administrador del Contrato estima que se
requiere una ampliación en el Plazo para Finalización, deberá enviar el
Cambio propuesto a la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica del ICE. Esta área determinará si la ampliación en el
Plazo para Finalización del Contrato, requiere la aprobación del
Subgerente del Sector Electricidad y el refrendo de la Contraloría
General de la República. Si estas aprobaciones son necesarias, la
División de Contratación Administrativa deberá indicar en qué
momento se debe solicitar la extensión del Plazo para Finalización
ante la Dirección de Proveeduría, lo cual de acuerdo a este artículo
debe ser al menos dos meses antes del vencimiento del Plazo para
Finalización.
60
En estos casos, la Dirección de Proveeduría tramitará la aprobación
de la prórroga, ante el Subgerente del Sector de Electricidad del ICE.
El Subgerente puede emitir la autorización de una prórroga en el Plazo
para Finalización de este Contrato, o puede emitir la solicitud a la
Junta de Adquisiciones para que éste sea el órgano que emita la
aprobación. Una vez que se obtiene la aprobación del Subgerente o la
Junta de Adquisiciones, la Dirección de Proveeduría procederá a
solicitar el refrendo de la Contraloría General de la República.
La aplicación de este artículo es detallada en la cláusula 4.7.7.2 de
este Plan, donde se establecen los niveles de aprobación requeridos
para cada tipo de Cambio.
� Capítulo V, Modificación Unilateral del contrato (50% adicional)
Este capítulo regula las modificaciones de incremento en el objeto, en
las contrataciones del ICE. A continuación se señala lo más relevante
que se establece en el artículo 48, que es aplicable al Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E.
- Artículo 48
Este artículo indica que el Administrador del Contrato, en
coordinación con el Coordinador de Contratación Administrativa,
deberá plantear la solicitud ante la Dirección de Proveeduría, con al
menos la siguiente información:
� Contratos en ejecución: necesidad, las razones de la
ampliación imprevisibles al iniciarse el trámite de contratación,
que es la forma de satisfacer el interés público y que el monto
total de la contratación no supera el límite del procedimiento
61
de contratación. Deberá adjuntarse una nota de anuencia del
contratista en contratar el 50 % adicional con las mismas
condiciones establecidas en el contrato.
Las modificaciones que no se ajusten a la situación de
imprevisión o al 50 % del contrato, deberán contar con la
aprobación de la Contraloría General de la República. (ICE,
2007 (b)).
Además, se requiere el dictamen positivo de la División de
Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica del ICE. Esto
aplica tanto para los contratos refrendados internamente, como los
refrendados por la Contraloría General de la República.
La Dirección de Proveeduría realizará el análisis de la modificación y
preparará una recomendación. Esto lo enviará a la Junta de
Adquisiciones, en el caso de las contrataciones que fueron
adjudicadas por el Consejo Directivo. La Junta de Adquisiciones está
facultada para aprobar o rechazar las modificaciones (ICE, 2007 (b)).
Aplicación en el Contrato
En el Contrato de Acuerdo firmado entre las partes, el Subgerente
del Sector de Electricidad nombró al Administrador del Contrato,
indicando que ejercería las funciones del Ingeniero, según lo definido
en el Contrato. Esto significa que la determinación y valoración de
los tipos de Cambios previstos en el Contrato, deberán ser
ejecutadas por el Administrador del Contrato, como se comentó en
las cláusulas 4.5.1 y 4.5.2 de este Plan.
62
Con base en esto, en el Contrato se podrán implementar los
Cambios que han sido previstos y valorados con los mecanismos
definidos en el Contrato, ya que éstos fueron aprobados previamente
por la Contraloría General de la República y el Consejo Directivo del
ICE en el Contrato refrendado. Por lo tanto, los Cambios que han
sido previstos en el Contrato y que pueden ser valorados con los
mecanismos establecidos en éste, no requerirán un addendum de
Contrato. No obstante, será responsabilidad del Administrador del
Contrato verificar que se documente la información del Cambio, de
acuerdo a lo estipulado en este artículo, además de contar con la
aprobación del Director del Proyecto previo a la implementación de
un Cambio en el Contrato, según se detalla en la cláusula 4.6.1.2 de
este Plan.
Cuando los Cambios propuestos superan los montos de las Sumas
Provisionales de Contingencias o de Trabajos por Administración,
considerando los montos acumulados de los Cambios aprobados
previamente en el Contrato; o no fueron previstos en el Contrato; o
requieren el refrendo de la Contraloría General de la República, se
deberán someter a la aprobación del Subgerente del Sector
Electricidad. Por lo tanto, la solicitud se deberá plantear ante la
Dirección de Proveeduría. Esta solicitud deberá contener la
información indicada en este artículo, además de un dictamen por
parte de la División de Contratación Administrativa, donde se
establezca la viabilidad legal del Cambio. En la cláusula 4.7.7.2 de
este Plan, se describe con mayor detalle este proceso de
aprobación.
63
4.6.1.2 Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública,
Código 02.00.001.1999
Este manual fue elaborado en el ICE, con el propósito de adecuar el
“Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública”,
propuesto por la Contraloría General de la República. Este manual es de
cumplimiento obligatorio en el ICE, en todas las Unidades Estratégicas de
Negocios. Su fin es normalizar los documentos relacionados con el
desarrollo de proyectos de generación, transporte de electricidad y
distribución y servicio al cliente. Con esto se busca mejorar el control y la
eficiencia en la ejecución de los proyectos. (ICE, 1999) En relación a la
administración de contratos y específicamente sobre las modificaciones
se encuentra lo siguiente:
� Sección 7 Ejecución de la Obra:
- Cláusula 7.2.1 Funciones del Director del Proyecto, punto e
En esta cláusula se describen las funciones del Director del Proyecto
en la fase de ejecución de la obra. Con respecto a los Cambios, se
establece que debe autorizar el inicio de cualquier trabajo no
contemplado en los planos originales. Esto sería para los casos
donde una vez modificados los términos de referencia del convenio,
y previa negociación con el Administrador del Contrato, se deba
cargar el trabajo a los fondos destinados al Proyecto (ICE, 1999).
Aplicación en el Contrato
Para este Contrato se determinó que todos los Cambios que sean
propuestos, en relación con los planos de licitación y lo especificado
en los Documentos del Contrato, deberá contar con la aprobación del
64
Director del Proyecto antes de su implementación en el Contrato, tal
como se detalla en la cláusula 4.7.7 de este Plan.
Los únicos Cambios que no requerirán la aprobación del Director del
Proyecto son los que se realizarán como un Trabajo por
Administración y cuyo costo estimado sea igual o inferior a $ 50 000.
Para los Trabajos por Administración, en el Contrato se definieron los
Precios Unitarios aplicables y una Suma Provisional. Por lo tanto, los
Trabajos por Administración que el Administrador del Contrato
aprobará deberán estar dentro de estos límites, de lo contrario será
necesaria la aprobación del Director del Proyecto.
- Cláusula 7.4.1 Funciones del Jefe de Construcción, puntos e y l
En el manual el Jefe de Construcción se define como la máxima
autoridad del proceso constructivo de las obras a su cargo. Dentro
de sus funciones se establece:
o Justificar técnicamente, junto con el Director del Proyecto, las
modificaciones que se deben llevar a cabo en la ejecución de las
obras.
o Administrar los contratos externos de construcción de obras, con
el apoyo de un profesional en los aspectos operativos de la
administración e inspección de los contratos. (ICE, 1999)
Aplicación en el Contrato
De acuerdo con la organización del P. H. Pirrís, según la cláusula 4.4
de este Plan, se han nombrado dos Jefes de Construcción, uno para
la coordinación de las Obras por Administración y otro para las
65
Obras por Contrato. Dentro de la organización del P. H. Pirrís, éstos
se denominan como la Jefatura del Área de Construcción y la
Jefatura del Área de Contratos.
Con respecto las Obras por Contrato, la Jefatura del Área de
Contratos asignará administradores de contrato, los cuales serán los
profesionales que la apoyarán en los aspectos operativos de la
administración e inspección de los contratos.
En el caso de las modificaciones en el Contrato Construcción Obras
de Sitio de Presa, No. 7225-E, de acuerdo a este artículo, la Jefatura
del Área de Contratos, con el apoyo del Administrador del Contrato y
el Director del Proyecto, deberá justificar técnicamente los Cambios.
Esta función está enfocada a los Cambios necesarios para la
ejecución de las Obras, por lo tanto pueden ser variaciones
necesarias en los métodos constructivos o que sean propuestos por
la parte ejecutora.
En el Contrato la responsabilidad de definir los métodos
constructivos es del Contratista. En general, las especificaciones se
enfocan hacia los requerimientos técnicos que deben cumplir las
Obras y no cómo se deben ejecutar. Por lo tanto, en caso que el
Contratista solicite algún Cambio para la ejecución de las Obras, el
Administrador del Contrato deberá solicitar la respectiva justificación
técnica. Esta justificación técnica será la que debe procurar la
Jefatura del Área de Contratos y el Director del Proyecto que exista,
para las modificaciones necesarias en la ejecución de las Obras,
según se establece en este artículo del Manual Técnico para el
Desarrollo de Obras Públicas Código 02.00.001.1999.
66
- Cláusula 7.5.1 Funciones de los Jefes de Obra (Administrador
de Contrato Externo), puntos h, i, j, k y p
En el Manual el Jefe de Obra será responsable de dirigir, administrar,
supervisar e inspeccionar las obras del proyecto, tanto las que se
ejecutan por Administración como las de contratación externa. Con
respecto a los cambios, dentro de sus funciones se establece:
o Justificar técnicamente ante los diseñadores, para obtener su
aprobación, la necesidad de efectuar modificaciones o trabajos
extraordinarios en las obras bajo su cargo.
o Coordinar con los diseñadores de la obra, cuando sea necesario
efectuar modificaciones de los planos originales o haya que
realizar obras extraordinarias.
o Realizar los cálculos pertinentes para determinar los costos de
las modificaciones u obras extraordinarias por realizar.
o Registrar en los planos constructivos todas las modificaciones
realizadas durante el proceso de construcción, con el fin de
obtener los planos finales de la obra ejecutada.
o Sugerir modificaciones que considere adecuadas para las
técnicas y métodos constructivos del Contratista. (ICE, 1999)
Aplicación en el Contrato
Como se indicó anteriormente, los Jefes de Obra indicados en el
Manual corresponden a los administradores de contrato, designados
por la Jefatura del Área de Contratos, según la organización del P. H.
67
Pirrís. Por lo tanto, de acuerdo a este artículo, en el Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E, el Administrador
del Contrato es responsable de: verificar que en las solicitudes de
Cambio se emitan las justificaciones técnicas, evaluar los posibles
impactos de los Cambios en el Contrato y controlar que en los planos
aptos para construir queden registrados los Cambios aprobados.
Además, es su responsabilidad recomendar modificaciones en los
métodos constructivos y técnicas del Contratista, cuando lo
considere conveniente para la ejecución de las Obras. Esto quedará
definido en los apartados de este Plan, donde se desarrollan los
procesos de solicitud, evaluación y control de los Cambios en el
Contrato.
Un aspecto que se debe señalar, es que este artículo está enfocado
hacia Cambios propuestos por el Equipo Administrador del Contrato
o por la parte ejecutora que es el Contratista. Esto se concluye del
primer punto, que establece que el Administrador del Contrato
deberá justificar técnicamente los Cambios o trabajos extraordinarios
en las Obras, ante los diseñadores para obtener la aprobación de
éstos. No obstante, como se indicó antes en la cláusula 4.5.1 de este
Plan, en la etapa de contratación los diseños finales aún no están
definidos. Por lo tanto, en la etapa de ejecución del Contrato, cuando
se emiten los planos aptos para construir con los diseños finales
pueden incluirse Cambios, debido a condiciones que no fueron
previstas por los diseñadores cuando elaboraron los planos de
licitación. Esto significa que en la etapa de ejecución del Contrato,
los diseñadores también podrían solicitar Cambios, lo cual no está
considerado en este artículo del Manual Técnico para el Desarrollo
de Obras Públicas Código 02.00.001.1999.
68
- Cláusula 7.14 Prórrogas de Plazo
Las prórrogas se permitirán cuando no son causadas por el
constructor, en el Contrato se refiere al Contratista. Además, cuando
los atrasos se presenten en actividades de la ruta crítica o cuya
holgura total es sobrepasada, convirtiéndolas en críticas. La prórroga
procede por:
o Caso fortuito o fuerza mayor.
o Cambios en las obras, obras adicionales o ampliaciones en la
obra.
o Incumplimiento del Director o responsable del proyecto en el
suministro de elementos técnicos, requeridos para iniciar o
continuar con la ejecución de las obras.
o Impedimentos legales o atrasos en el suministro de servicios u
otros aspectos que atrasan la realización de los trabajos.
o Orden del Director del Proyecto de disminuir el rendimiento o
suspender el avance.
o Directrices del Gobierno Central u otro órgano de control externo
que restringen el avance del Proyecto. (ICE, 1999)
Aplicación en el Contrato
Este artículo es aplicable en el Contrato, porque establece cuáles
condiciones justifican una prórroga en el Plazo para Finalización en
la ejecución de las Obras. Con respecto a los Cambios, en este
69
artículo se considera la posibilidad de otorgar prórrogas en el
Contrato, debido a modificaciones en las Obras, trabajos adicionales
o incremento de cantidades en las Obras. Esto está acorde con lo
establecido en el Cartel de Licitación del Contrato.
- Cláusula 7.15 Modificaciones de Obra
Los cambios durante la ejecución de las obras se permitirán, cuando
existan razones técnicas o económicas y satisfagan el interés público
e institucional. Los cambios que afectan las características o
especificaciones técnicas, el tiempo de entrega o el costo total en
más de un diez por ciento o incremente el riesgo de la inversión,
deberá contar con la aprobación del Director del Proyecto y el
Administrador del Contrato. Los cambios deberán cumplir con la Ley
de Contratación Administrativa y su Reglamento. (ICE, 1999)
Aplicación en el Contrato
En la gestión de Cambios en el Contrato, el Administrador del
Contrato deberá velar por que los Cambios solicitados cumplan con
los requerimientos definidos en este artículo. Con esto se podrá
determinar si es viable o no la implementación del Cambio, de
acuerdo a lo establecido en el Manual Técnico para el Desarrollo de
Obras Públicas Código 02.00.001.1999.
Con respecto a la aprobación por parte del Director del Proyecto,
debido a lo complejo que es este Contrato y los impactos que
pueden tener los Cambio en éste, se determinó que todos los
Cambios antes de su implementación deberán contar con la
aprobación del Director del Proyecto. Con excepción de los Cambios
que se llevarán a cabo como Trabajos por Administración y cuyo
70
costo estimado sea igual o inferior a los $ 50 000, ya que éstos solo
requerirán la aprobación del Administrador del Contrato. Esto se
ampliará en el apartado del proceso de aprobación de los Cambios,
en la cláusula 4.7.7 de este Plan.
- Cláusula 7.16 Incorporación de las Modificaciones de Obra en
los Planos
El Jefe de Construcción, en coordinación con los diseñadores, velará
por que en los planos finales se incorporen todos los cambios de las
obras. (ICE, 1999)
Aplicación en el Contrato
Este artículo se refiere a la Jefatura del Área de Contratos, quien
junto con los diseñadores de las Obras, deberá dar seguimiento para
que en los planos aptos para construir se incorporen los Cambios
aprobados en el Contrato.
4.6.1.3 Reglamento Interno de la Junta de Adquisiciones
Este reglamento interno fue publicado el 29 de marzo del 2007, en el
Diario Oficial La Gaceta No. 63, fecha a partir de la cual comenzó a regir.
La Junta de Adquisiciones es el órgano competente en el ICE, para
resolver diferentes procedimientos y trámites de contratación
administrativa. Dentro de los trámites a resolver por la Junta de
Adquisiciones se encuentran las adjudicaciones, declaratorias desiertas o
infructuosas, recursos de revocatoria, donaciones y otros de su
competencia, cuyo monto sea superior a un millón de dólares, de acuerdo
al artículo No. 1 del reglamento (ICE, 2007 (c)).
71
Aplicación en el Contrato
El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No. 7225-E, fue
adjudicado por el Consejo Directivo del ICE. En el artículo 3° del
Reglamento Interno de la Junta de Adquisiciones, se define que la Junta
de Adquisiciones deberá resolver las gestiones sobre las contrataciones
aprobadas por el Consejo Directivo, que no se le hayan delegado a otro
órgano de la Institución (ICE, 2007 (c)). Por lo tanto, en la gestión de los
Cambios en el Contrato, cuando se requiere la aprobación del órgano que
dictó la adjudicación, en lugar de someterlo al Consejo Directivo, se
deberá tramitar ante la Junta de Adquisiciones del ICE.
4.6.1.4 Procedimiento de Administración de Proyectos 20.00.001.2005
En el ICE comenzó a regir a partir de julio del 2007, el Procedimiento de
Administración de Proyectos 20.00.001.2005. Este procedimiento es una
guía para la administración de proyectos en el ICE, donde se establecen
plantillas, formatos y herramientas para la gestión en cada uno de los
procesos de la dirección de proyectos (ICE, 2007 (a)).
En este procedimiento, en el apartado 8.2.2.16 Herramientas de Control,
se incluye el Proceso control integrado de cambios. Éste señala que
durante la planificación del proyecto, es necesario definir el proceso para
administrar cualquier cambio en el alcance, tiempo o cronograma y en el
presupuesto o los recursos. Además, se recomienda utilizar el formulario
F15-20.20.00.001.2005 Solicitud de Cambios. Éste se utilizó de referencia
para el Plan de Gestión de Cambios del Contrato Construcción Obras de
Sitio de Presa No. 7225-E.
Por otra parte, en el apartado 8.3 Procesos de seguimiento, ejecución y
control, se indica que durante la ejecución del proyecto se debe completar
72
la solicitud de cambios, si se implementan acciones correctivas y
preventivas que implican una modificación en el alcance del proyecto.
Otro caso en que se debe llenar la solicitud de cambios, es cuando se
reciban propuestas de cambios que varían el alcance del proyecto.
Además, se establece que el Plan de Gestión del Proyecto debe ser
actualizado si el cambio es aceptado (ICE, 2007 (a)). Estos aspectos se
incluyen dentro de los procesos de solicitud, evaluación y control de los
Cambios en el Contrato, desarrollados más adelante en este Plan.
4.6.2 Leyes y Reglamentos Nacionales Aplicables a la Gestión de
Cambios en el Contrato
4.6.2.1 Ley de Contratación Administrativa No. 7494
La Ley de Contratación Administrativa No. 7494 regula las contrataciones
de las instituciones públicas. Esta ley hace referencia sobre las
modificaciones en los contratos en el siguiente artículo:
� Artículo 12 “Derecho de Modificación Unilateral”
“Durante la ejecución del contrato, la Administración podrá modificar,
disminuir o aumentar, hasta en un cincuenta por ciento (50%), el
objeto de la contratación, cuando concurran circunstancias
imprevisibles en el momento de iniciarse los procedimientos y esa sea
la única forma de satisfacer plenamente el interés público perseguido,
siempre que la suma de la contratación original y el incremento
adicional no excedan del límite previsto, en el artículo 27 de esta ley,
para el procedimiento de contratación que se trate.”
73
Aplicación en el Contrato
En este Contrato el objeto es la construcción de las Obras de Sitio de
Presa del P. H. Pirrís, de acuerdo con las especificaciones técnicas y
condiciones definidas en los Documentos del Contrato.
La aplicabilidad de este artículo se interpreta fácilmente para las
contrataciones de bienes y servicios. En este tipo de contratos las
cantidades son por unidades o periodos de los servicios, por lo tanto el
incremento o la disminución del objeto es aplicando el 50 % sobre
dichas cantidades. Por otra parte, aunque haya Cambios en
cantidades, por lo general se requieren bienes o servicios que
cumplan las mismas características especificadas en la contratación.
En el caso de los contratos de construcción es más difícil interpretar la
aplicación del artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa,
para la gestión de los cambios, porque el objeto de estos contratos
son obras, que consisten en una gran variedad de elementos. Por esta
razón, en este Contrato se interpreta que:
- Los Cambios en las características de las Obras del Contrato, son
las modificaciones al objeto que la Administración podrá realizar
según el derecho de modificación unilateral.
- Los trabajos adicionales o los trabajos que se deberán suprimir
para lograr el objeto del Contrato, corresponden a los aumentos y
disminuciones del 50 %, que la Administración está facultada a
realizar según el derecho de modificación unilateral.
74
Como se ha señalado en la cláusula 4.5, en los contratos de
construcción de obras existen distintos factores que pueden generar
modificaciones, por lo que estos Cambios fueron previstos en el
Contrato, junto con los mecanismos para su valoración.
No obstante, para que este artículo sea aplicable se deberá verificar
que los Cambios sean el resultado de circunstancias imprevisibles en
el momento de iniciarse los procedimientos de contratación y que sea
la única forma de satisfacer el interés público perseguido con la
contratación. Por lo tanto, estos aspectos deberán revisarse durante el
proceso de solicitud de los Cambios en el Contrato, de manera que se
cumpla con lo estipulado en la legislación.
En este caso, cabe mencionar que la Ley de Contratación Administrativa
No. 7494 tuvo una reforma parcial, mediante el Decreto Legislativo No.
8511. Éste modificó varios artículos de la Ley No. 7494. La reforma
comenzó a regir a partir de enero del 2007. Sin embargo, como el
Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No. 7225-E, había iniciado
en diciembre del 2006, es decir antes de que entrara a regir la reforma
parcial, ésta no es aplicable.
4.6.2.2 Reglamento General de Contratación Administrativa No. 25038-H
El Reglamento General de Contratación Administrativa No. 25038 - H,
también regula las contrataciones que llevan a cabo las instituciones
públicas. En relación a las modificaciones en los contratos, en este
reglamento se establecen los siguientes artículos:
75
� Artículo 14 “Derecho de Modificación Unilateral”
“14.1 La Administración podrá modificar, disminuir o aumentar
unilateralmente, durante la ejecución del contrato, hasta en un
cincuenta por ciento la prestación objeto de la contratación, cuando
concurran al menos las siguientes circunstancias:
14.1.1 Que obedezca a una situación de naturaleza imprevisible al
momento de iniciarse los procedimientos de contratación.
14.1.2 Que la modificación, aumento, o disminución sea la única forma
de satisfacer plenamente el interés público perseguido con la
contratación.
14.1.3 Que el monto de la suma de la contratación original, más el
incremento adicional que la modificación implica, no excedan el límite
previsto por la ley para la determinación del procedimiento de
contratación seguido, ni tampoco sea superior al cincuenta por ciento
del precio adjudicado originalmente.
14.2 El incremento o disminución en la remuneración se calculará en
forma proporcional a las condiciones establecidas en el contrato
original. En caso de disminución, el contratista tendrá derecho a que
se le reconozcan los gastos en que haya debido incurrir para atender
la ejecución total de la obligación.
14.3 En los contratos de obra únicamente se podrá hacer uso de la
facultad de aumento del objeto, en aquellos aspectos que no puedan
contratarse independientemente sin afectar la uniformidad, la
coordinación o la integridad global de la obra.
76
14.4 Cuando se haga uso de la facultad de modificación, la
Administración deberá solicitar al contratista ajustar el monto de la
garantía de cumplimiento.
14.5 Si ejecutado un contrato, la Administración requiere suministros o
servicios adicionales de igual naturaleza, podrá obtenerlos del mismo
contratista siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
14.5.1 Que el contratista libremente convenga en ello;
14.5.2 Que el nuevo contrato se concluya sobre las mismas bases del
precedente;
14.5.3 Que el monto del nuevo contrato sume no más del 50% del
contrato anterior;
14.5.4 Qué no hayan transcurrido más de seis meses después de la
recepción provisional del objeto del primer contrato; y
14.5.5 Que se ajuste a las disposiciones del presente Reglamento en
los demás aspectos pertinentes.”
Aplicación en el Contrato
Cuando en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No.
7225-E, se solicite un Cambio bajo el derecho de modificación
unilateral, se deberá verificar que se cumplan todas las condiciones
establecidas en este artículo 14 del Reglamento de Contratación
Administrativa No. 25038-H.
77
Al igual que en el caso de la Ley de Contratación Administrativa, este
artículo del reglamento está enfocado hacia el modificar y aumentar o
disminuir hasta en un 50 % el objeto del contrato. Por lo tanto, para
este Contrato aplica la misma interpretación indicada en la cláusula
4.6.2.1 de este documento, donde se señaló que la Administración
podrá llevar a cabo Cambios en las características de las Obras,
solicitar trabajos adicionales y suprimir trabajos.
Con respecto a la remuneración, en la construcción de obras cuando
se solicitan cambios de características o trabajos adicionales es difícil
aplicar siempre los mismos precios unitarios definidos en el contrato.
Por lo tanto, en este Contrato para valorar los Cambios, cuando no se
cuenta con un Precio Unitario que se puede emplear directamente, lo
que procede es tomar como base los Precios Unitarios o Globales del
Contrato y hacer una revisión detallada de sus componentes, para
determinar cuales son aplicables y cuáles presentan variaciones. De
esta manera se obtendría un nuevo Precio Unitario o Global, cuya
base son los precios cotizados en la Oferta para las Obras o partes de
éstas. No obstante, ese nuevo Precio Unitario o Global se ajusta de
forma razonable a las condiciones particulares del Cambio. Por esta
razón, en el Cartel de Licitación del Contrato Construcción Obras de
Sitio de Presa, No. 7225-E, se estableció el método de valoración de
Cambios, para obtener estos nuevos precios unitarios o globales
cuando sea necesario, según se describe en la cláusula 4.5 de este
Plan. Estos mecanismos procuran que la remuneración de los
Cambios sea calculada de manera proporcional a las condiciones
establecidas en el Contrato original.
78
El Administrador del Contrato también deberá tener presente, que
cuando se solicita un Cambio, el Contratista tendrá derecho a que le
reconozcan los costos incurridos para ejecutar los trabajos que se
están suprimiendo o construir los trabajos con las características
originales.
Otro de los requerimientos establecidos en este artículo, es que en los
contratos de obra únicamente se podrá aumentar el objeto, para los
trabajos que no se puedan contratar a un tercero porque se afectaría
la uniformidad, coordinación o integridad global de la obra. Por lo
tanto, durante la evaluación de los Cambios solicitados, será
responsabilidad del Administrador del Contrato velar por que este
requisito se cumpla en el caso de los trabajos adicionales.
También cuando debido a los Cambios aprobados, el monto de la
garantía de cumplimiento del Contrato debe ajustarse, el
Administrador del Contrato deberá solicitar este ajuste al Contratista.
� Artículo 22 “Cumplimiento de lo Pactado”
En este artículo, el reglamento hace referencia sobre la obligación del
Contratista de cumplir con lo pactado y cuándo se podrán otorgar
prórrogas en los plazos del Contrato. Por lo tanto, en la valoración de
los Cambios propuestos en el Contrato y cuando éstos pueden afectar
los plazos, es necesario considerar lo establecido en este artículo.
“22.1 El contratista está obligado a cumplir, plenamente, con las
condiciones del concurso, lo ofrecido tanto en su oferta como en
cualquier manifestación formal documentada que haya aportado
79
adicionalmente durante el procedimiento del concurso o aceptado en
la formalización o ejecución del contrato.
22.2 Solamente se autorizarán prórrogas para la ejecución del contrato
por razones de fuerza mayor debidamente acreditada por el
contratista, o por demoras ocasionadas por la propia Administración.
En uno y otro caso, el contratista, solicitará dicha prórroga a más
tardar dentro de los ocho días siguientes al conocimiento del hecho
que demorará la ejecución. No se concederán prórrogas vencidos los
términos de ejecución previstos, sin perjuicio del derecho de justificar
el incumplimiento por los medios legales establecidos.”
Aplicación en el Contrato
En relación con el artículo 22.1, es necesario que el Equipo
Administrador del Contrato comprenda la obligación por ley, que tiene
el Contratista de cumplir con lo ofrecido en su Oferta y en cualquier
manifestación formal documentada durante el concurso o aceptada en
la formalización o ejecución del Contrato. Esto significa que cuando se
está evaluando un Cambio solicitado en el Contrato, para determinar
sus impactos es necesario tomar en cuenta las condiciones ofrecidas
por el Contratista y aceptadas por la Administración. Dentro de los
aspectos ofertados que se deben considerar en la valoración de los
Cambios, están los rendimientos definidos por el Contratista, los
componentes a incluir en los precios, los recursos a utilizar en la
ejecución de las Obras, entre otros.
En cuanto el artículo 22.2, se interpreta que en un contrato solamente
se podrán otorgar prórrogas para la ejecución, cuando ocurren
eventos de fuerza mayor o por demoras atribuibles a la
80
Administración. Por lo tanto, el Contratista podrá solicitar prórrogas si
se cumple alguna de las dos condiciones definidas en este artículo. Es
importante señalar que este artículo no permite otorgar prórrogas que
se generen por demoras ocasionadas por el Contratista.
Con respecto a los Cambios, aunque este artículo no hace referencia
directa a las prórrogas en el plazo de ejecución, que son el resultado
de la implementación de un Cambio en el Contrato, estos casos se
interpretarían como una prórroga que es atribuible a la Administración.
En el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, el ICE previó la
posibilidad de que se requirieran Cambios, que debido a sus
características e impactos en la ruta crítica del Programa de Trabajo
Oficial, podrían implicar una extensión en el Plazo para Finalización.
Por otra parte, considerando lo establecido en este artículo, las
prórrogas que son justificables en el Contrato, deberán otorgarse al
Contratista antes de que se cumpla el Plazo para Finalización. Esto
significa que en el Contrato, cumpliendo con este artículo y las
condiciones establecidas en el Cartel de Licitación, posterior a la
evaluación de los impactos de los Cambios solicitados por el ICE, el
Administrador del Contrato deberá determinar la extensión del Plazo
para Finalización y notificarlo al Contratista, antes de que se cumpla el
plazo definido en el Contrato. Esta determinación se realizará
aplicando los métodos definidos en las Condiciones del Contrato,
Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación.
Debido a la reforma parcial de la Ley de Contratación Administrativa, por
medio del Decreto Legislativo No. 8511, actualmente está vigente el
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa No. 33411. El nuevo
81
reglamento comenzó a regir a partir del 04 de enero del 2007. No
obstante, debido a que el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa
No. 7225-E inició en diciembre del 2006, éste se rige por el antiguo
Reglamento General de Contratación Administrativa No. 25038-H. Por
esta razón, los artículos citados anteriormente corresponden al
reglamento anterior.
4.6.2.3 Ley No. 8117 Aprobación del Contrato de Préstamo Externo No. CR-
P3 y Garantía Solidaria del Estado, Suscrito por el Instituto
Costarricense de Electricidad y el Gobierno de la República de Costa
Rica para Financiar el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís
El Japan Bank For International Cooperation (JBIC) otorgó un préstamo
para financiar parte del P. H. Pirrís. Este préstamo está regulado por la
Ley No. 8117. Parte de los fondos del préstamo serán utilizados para
financiar el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No. 7225-E.
Por esta razón, la Ley No. 8117 es aplicable en este Contrato. Con
respecto a los cambios en los contratos financiados con fondos JBIC, se
indica lo siguiente:
� Sección 3 “Revisión del Banco de las decisiones con relación a la
adquisición de bienes y servicios”
El artículo No. 1 regula los contratos, cuyo valor no es menor de
trescientos millones de Yenes Japoneses. En relación a las
modificaciones, el punto f establece que cualquier cambio o
cancelación del contrato revisado por el Banco Prestatario, requiere la
aprobación escrita por parte de éste. Los cambios que no constituyen
aspectos importantes del contrato y que no afectan el precio, no
necesitarán la aprobación del Banco.
82
Aplicación en el Contrato
El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No. 7225-E,
presenta un costo total que supera los trescientos millones de Yenes
Japoneses, por lo que se rige por este artículo. En este caso los
Cambios en el Contrato, que requerirán un addendum que sea
refrendado por la Contraloría General de la República, según se
detalla en la siguiente cláusula, serán informados al Banco Prestatario
JBIC.
4.6.2.4 Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la
Administración Pública R-CO-44-2007
Debido al monto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No.
7225-E, éste debió ser sometido al refrendo de la Contraloría General de
la República, según lo establecido en el Reglamento sobre el Refrendo de
las Contrataciones de la Administración Pública. Por lo tanto, la ejecución
de este Contrato se rige por este reglamento.
En octubre del 2007, se emitió el Reglamento sobre el Refrendo de las
Contrataciones de la Administración Pública R-CO-44-2007. Éste
comenzó a regir a partir de enero del 2008, derogando el reglamento
anterior sobre refrendos No. R-CO-33. En el nuevo reglamento, los
artículos que hacen referencia a las modificaciones en los contratos son:
� Artículo 4° Modificaciones Contractuales
En este artículo se establece que las modificaciones al objeto de los
contratos que han sido refrendados por la Contraloría General de la
República, donde se ha aplicado la modificación unilateral del artículo
12 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 200 de su
reglamento, requerirán refrendo cuando la sumatoria de los cambios
83
en aumentos al objeto del contractual supera el 10 % del monto del
contrato, incluyendo en ese monto los reajustes o revisiones del
precio. Para el cálculo del 10 % se podrá considerar las disminuciones
y aumentos del objeto del contrato. Las disminuciones del objeto
contractual no necesitan el refrendo.
Las modificaciones al objeto contractual fundamentadas en el párrafo
penúltimo del artículo 200 del nuevo Reglamento de Contratación
Administrativa No. 33411, no requerirán refrendo, al menos que lo
disponga la autorización emitida por la Contraloría General de la
República. El artículo 200 del Reglamento de Contratación
Administrativa establece que las modificaciones que no se ajusten a la
condición de imprevisión o al 50 % del contrato, sólo serán posibles
con la autorización de la Contraloría General de la República. Esta
autorización será emitida con base en la naturaleza de la modificación,
estado de ejecución y el interés público. Para esta autorización, no es
necesario emitir el documento que contenga la modificación, sino una
descripción detallada de la naturaleza y el alcance del cambio al objeto
del contrato, con las evaluaciones que lo sustentan, el estado de
ejecución contractual y las razones de interés público que motivan el
cambio. Si la Contraloría General de la República emite la
autorización, será responsabilidad de la Administración velar por la
legalidad de los términos de los cambios a las cláusulas contractuales.
Por otra parte, las modificaciones a los otros elementos esenciales de
los contratos requieren refrendo, si los contratos han sido refrendados
por la Contraloría General de la República.
84
La cesión de derechos y obligaciones del contratista no requerirán
refrendo, sino la autorización prevista en el artículo 36 de la Ley de
Contratación Administrativa o en la legislación especial respectiva.
Con respecto a las modificaciones que no requieren refrendo, el
reglamento indica que la Administración debe velar por que se
apeguen a la normativa vigente, según la Ley General de Control
Interno.
Aplicación en el Contrato
De acuerdo al artículo anterior, en el Contrato se podrán implementar
Cambios, aplicando el derecho de modificación unilateral, según el
artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa No. 7494 y el
artículo 200 del nuevo reglamento. Éste último es el equivalente al
artículo 14 del Reglamento de Contratación Administrativa No. 25038-
H, el cual es el reglamento aplicable al Contrato Construcción Obras
de Sitio de Presa, No. 7225-E. Por lo tanto, como se indicó
anteriormente, para este Contrato se interpreta que los Cambios
permitidos por el derecho de modificación unilateral son los Cambios
en características de las Obras, los trabajos adicionales y los trabajos
suprimidos.
Estos Cambios no requerirán refrendo de la Contraloría General de la
República, mientras que la sumatoria de los aumentos en el objeto del
contractual no supera el 10 % del monto total del Contrato, que incluye
los reajustes y revisiones de precios. Como se señaló en la cláusula
4.5.1 de este Plan, este Contrato es de precios unitarios, por lo que en
el Contrato de Acuerdo se establecieron montos totales estimados. No
obstante, para la aplicación de este artículo se podría interpretar que
85
no se requerirá el refrendo de la Contraloría General de la República
de los Cambios previstos en el Contrato, siempre y cuando no se
sobrepase el 10 % del monto total estimado definido en el Contrato de
Acuerdo. Cuando los Cambios en el Contrato no requieren el refrendo
de la Contraloría General de la República, es responsabilidad del ICE
velar que se apeguen a la normativa vigente. Por esta razón, en este
Plan se establecen los niveles de aprobación interna que necesita un
Cambio para ser implementado en el Contrato.
Este artículo también establece que los Cambios a los demás
elementos esenciales del Contrato, requerirán el refrendo de la
Contraloría General de la República. Los elementos esenciales del
Contrato se interpretan como las características de las Obras, las
garantías, el precio y el plazo de entrega. En relación a esto, como se
explicó en la cláusula 4.5 de este Plan, en el Contrato Construcción
Obras de Sitio de Presa No. 7225-E se tienen previstos los Cambios y
se definen las condiciones aplicables en caso que puedan impactar los
elementos esenciales del Contrato. Estas condiciones poseen el
refrendo de la Contraloría General de la República, ya que forman
parte del Contrato refrendado por este ente. Por lo tanto, a
continuación se detalla la interpretación de la aplicación de este
artículo, en relación a cada uno de los demás elementos esenciales
del Contrato:
- Características de las Obras: Este es un tipo de Cambio previsto en
el Cartel de Licitación, para lo cual se establecieron los
mecanismos de valoración.
86
- Las Garantías: Las condiciones sobre las garantías se
establecieron en el Contrato.
- El Precio: En la cláusula 4.5.1 de este Plan se explica que este
Contrato es de precios unitarios. Además, se señala que por ser un
contrato de construcción de obras civiles, en el Contrato se tienen
previsto los tipos de Cambios que se podrían presentar y los
mecanismos que el Administrador del Contrato pueda emplear para
valorarlos.
- El Plazo de Entrega: Con respecto el Plazo para Finalización del
Contrato, en la cláusula 43. 1 de las Condiciones del Contrato del
Cartel de Licitación, se define que éste es de ciento cincuenta y
seis (156) semanas según lo ofertado por el Contratista, o dentro
de las prórrogas que se hayan acordado según las Condiciones del
Contrato. Por lo tanto, en el Contrato se regula las condiciones que
pueden generar una ampliación en el Plazo para Finalización,
dentro de las cuales se establecen los Cambios previstos en el
Cartel de Licitación. Además, se define cómo estas prórrogas
deberán determinarse por parte del Administrador del Contrato.
En general, en el Contrato están previstos los Cambios que se pueden
solicitar al Contratista y establecidas las condiciones aplicables para
valorar dichas modificaciones, incluyendo sus impactos sobre los
elementos esenciales del Contrato. Esto está estipulado en las
Condiciones del Contrato, Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación,
como se detalló en la cláusula 4.5.2 de este Plan. Por lo tanto, con el
refrendo del Contrato por parte de la Contraloría General de la
República, estas condiciones también fueron aprobadas. Además,
87
estos Cambios no requerirán un addendum de Contrato porque ya
estaban contemplados en las Condiciones del Contrato.
El refrendo de la Contraloría General de la República será necesario
cuando los aumentos al objeto del Contrato, es decir los trabajos
adicionales, superan el 10 % del monto total estimado en el Contrato
de Acuerdo, incluyendo en ese monto los reajustes o revisiones del
precio. Por otra parte, las ampliaciones en el Plazo para Finalización
del Contrato, que resultan de un Cambio necesario en el Contrato,
requerirán el refrendo de la Contraloría General de la República
cuando así lo determine la División de Contratación Administrativa de
la Dirección Jurídica del ICE.
En el caso de los Cambios que no fueron previstos en el Contrato y
que impactan a los elementos esenciales del Contrato, estos deberán
ser refrendados por la Contraloría General de la República, según el
artículo 4 del Reglamento R-CO-44-2007. Esto significa que se deberá
emitir el respectivo addendum del Contrato, a la Contraloría General
de la República para su refrendo.
Sin embargo, debido a la complejidad del Contrato y la interpretación
de la legislación en relación a las modificaciones, el Administrador del
Contrato cuando presente dudas sobre la aplicación de este artículo,
deberá emitir el caso a la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional o al Equipo de Apoyo para la Gestión
de Cambios. Éstos deberán evaluar el Cambio solicitado y determinar
si el mismo deberá someterse al refrendo de la Contraloría General de
la República.
88
� Artículo 11° Alcance del análisis de las modificaciones
contractuales
En el análisis de las modificaciones contractuales, el reglamento
establece que la Contraloría General de la República verificará el
cumplimiento de los artículos 12 de la Ley de Contratación
Administrativa y 200 de su reglamento. Lo anterior, es cuando se trata
de modificaciones al objeto del contrato.
En relación a las modificaciones contractuales sobre los otros
elementos esenciales, se verificará la existencia de motivación
suficiente y apego sustancial del clausulado de la adenda al
ordenamiento jurídico, según el inciso 7) del artículo 8 del reglamento,
el cual establece:
“Que los derechos, obligaciones y demás condiciones incluidas en el
contrato, resultan sustancialmente conformes con la Ley de
Contratación Administrativa, el Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa y la normativa especial que regule la materia objeto del
contrato administrativo según corresponda. Con esa finalidad y sin
perjuicio de las precisiones que haga la Contraloría General de la
República en su análisis, la Administración identificará en la nota la
remisión a la que se refiere el artículo 12 de este Reglamento, el
marco jurídico especial aplicable a la relación contractual sometida al
trámite de refrendo. En el caso de los contratos administrativos de
entes, empresas y órganos públicos cuya actividad contractual está
regida por principios de contratación y no por los procedimientos
ordinarios de selección del contratista regulados en la Ley de
Contratación Administrativa y en su Reglamento, el análisis de
89
refrendo verificará el cumplimiento de la legislación y normativa
especiales que regulan su actividad contractual.”
Aplicación en el Contrato
De acuerdo a la interpretación del artículo 4 del reglamento detallado
anteriormente, el Contrato es de precios unitarios y en éste se
definieron los tipos de Cambios y los mecanismos de su valoración, lo
cual ya fue refrendado por la Contraloría General de la República. Por
esta razón, solamente se requerirá el refrendo de la Contraloría
General de la República cuando se proponga un Cambio que no fue
previsto en el Contrato y por ende requiere un addendum o cuando las
modificaciones acumuladas han superado el 10 % del monto total
estimado en el Contrato de Acuerdo, según lo establecido en el
artículo 4. Los artículos 7 y 11 del reglamento serán aplicables en los
casos, donde los Cambios requieren el refrendo de la Contraloría
General de la República.
Cuando se debe enviar un Cambio al refrendo de la Contraloría
General de la República, si éste corresponde a una variación en el
objeto será necesario que en la documentación se demuestre el
cumplimiento de los requerimientos del artículo 12 de la Ley de
Contratación Administrativa No. 7494, de acuerdo a lo indicado en la
cláusula 4.6.2.1 de este Plan. Además, se deberá establecer el
cumplimiento de las condiciones del artículo 14 del Reglamento
General de Contratación Administrativa No. 25038-H, según la
cláusula 4.6.2.2 de este Plan.
En cuanto a los Cambios en los demás elementos esenciales, en los
casos donde es necesario elaborar un addendum al Contrato para
90
enviarlo a refrendo de la Contraloría General de la República, se
deberá establecer la motivación y su apego al ordenamiento jurídico.
Esto deberá quedar demostrado en la documentación sobre el
Cambio, que se emite junto con el addendum del Contrato. Para definir
estos aspectos, el Equipo Administrador del Contrato deberá solicitar
el apoyo del Coordinador de Contratación Administrativa de la UEN
PySA y de la División de Contratación Administrativa, de la Dirección
Jurídica del ICE. De esta manera se determinará la viabilidad legal del
Cambio solicitado, según la legislación y normativa que regula el
Contrato.
4.6.2.5 Reglamento para el Reajuste de Precios en los Contratos de Obra
Pública de Construcción y Mantenimiento – Decreto No. 33114-MEIC
Cuando en los contratos se implementan Cambios, existe la posibilidad de
afectar el programa de trabajo. En este reglamento se establece que en
los contratos procederá la ampliación de plazos y la actualización de los
programas de trabajo, cuando se causan atrasos por hechos imputables a
la administración contratante que afecten el avance del contrato, o por
causas que se establezcan en el contrato, entre otras razones que citan
en el artículo 7.
Este reglamento señala que para que los causales sean aplicables, se
requiere la justificación y aprobación de la Administración Contratante,
sujeto al respectivo trámite legal y procedimientos.
Aplicación en el Contrato
Aunque este reglamento no aplica en el Contrato porque el mismo entró
en vigencia después de que se publicará la licitación pública, es
91
importante señalar que en este Contrato están previstas modificaciones,
que pueden ser solicitadas por la administración contratante y podrían
afectar el plazo de ejecución. Por lo tanto, en el Contrato se establecieron
condiciones para la ampliación de plazos y la actualización de los
programas de trabajo, según se define en este reglamento.
4.7 GESTIÓN DE CAMBIOS EN EL CONTRATO CONSTRUCCIÓN
OBRAS DE SITIO DE PRESA
4.7.1 Organización del Contrato
4.7.1.1 Organización General del Contrato
Para llevar a cabo el Contrato se ha conformado el Equipo Administrador
del Contrato, que está integrado por el personal que tendrá la
responsabilidad de cumplir con los entregables establecidos en la
Estructura de Desglose del Trabajo del Contrato Construcción Obras de
Sitio de Presa. El Equipo Administrador del Contrato está conformado por:
� Administrador del Contrato, quien es el director del Contrato.
� Ingenieros Delegados de la Presa.
� Ingenieros Delegados de las Obras Anexas.
� Ingenieros Delegados de las Obras Mecánicas.
� Ingenieros Delegados de las Obras Eléctricas.
� Encargado de la Oficina Técnica del Contrato.
� Coordinador de Técnicos.
Además, durante la ejecución del Contrato el Equipo Administrador del
Contrato requerirá el apoyo de Topografía y otras áreas del P. H. Pirrís,
tales como Ingeniería, Control de Calidad, Seguridad Ocupacional y
Gestión Ambiental.
92
En el siguiente organigrama se presenta de manera jerárquica la
organización general del Contrato, donde se establece la relación entre
los miembros del Equipo Administrador del Contrato y las áreas de apoyo:
Figura 2 Organigrama del Contrato
En la cláusula 4.7.2 de este Plan se detallan los roles y
responsabilidades de cada uno de los involucrados en la gestión de los
Cambios, según la organización del Contrato.
Administrador del Contrato
Coordinador de técnicos
Secretaria
Oficina Técnica Área Ingeniería
Área Gestión Ambiental
Área Control de Calidad
Área Seguridad Ocupacional
Ingenieros Delegados de la
Presa
Ingenieros Delegados de las
Obras Anexas
Ingenieros Delegados de las Obras Mecánicas
Ingenieros Delegados de las Obras Eléctricas
Técnicos de la Presa Técnicos de las Obras Anexas
Técnicos de las Obras Mecánicas
Técnicos de las Obras Eléctricas
Topografía
Áreas de Apoyo
93
4.7.1.2 Organización del Contrato para la Gestión de Cambios
4.7.1.2.1 Equipo de Análisis de Cambios
En el Contrato, además del Equipo Administrador del Contrato, en el P.
H. Pirrís se contará con el Equipo de Análisis de Cambios. Éste se
conformó para participar en la gestión de los Cambios propuestos en el
Contrato, de acuerdo a lo establecido en este Plan. El Equipo de
Análisis de Cambios estará integrado por miembros que también forman
parte del Equipo Administrador del Contrato y otros que son externos a
éste. En el Equipo de Análisis de Cambios participarán:
� Director del Proyecto.
� Administrador del Contrato.
� Jefatura del Área de Contratos (en este Contrato es el mismo
Administrador del Contrato).
� Jefatura del Área de Ingeniería.
� Jefatura del Área de Control de Calidad.
� Jefatura del Área de Construcción.
� Responsable del Entregable que está siendo afectado por el Cambio.
Éste depende de la Estructura de Desglose del Trabajo del Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa.
En caso que el Administrador del Contrato o el Director del Proyecto lo
consideren necesario, podrán convocar a otro funcionario de cualquier
otra área del P. H. Pirrís. Esto se aplicará cuando se requiera la
asesoría técnica y el apoyo a los miembros del Equipo de Análisis de
Cambios, en la evaluación de los impactos en el Contrato, generados
por el Cambio solicitado.
94
4.7.1.2.2 Equipo de Apoyo para la Gestión de Cambios
En la UEN PySA se ha conformado un Equipo de Apoyo, que el
Administrador del Contrato podrá consultar cuando se presenten dudas
sobre el trámite a seguir para determinado Cambio o sobre si un Cambio
requiere refrendo de la Contraloría General de la República. El Equipo
de Apoyo estará conformado por:
� Director de la UEN PySA.
� Coordinador de Contratación Administrativa de la UEN PySA.
� Asesor Jurídico de la Dirección Jurídica – División de Contratación
Administrativa.
� Funcionario de la Dirección de Finanzas.
� Director del P. H. Pirrís.
� Administrador del Contrato.
4.7.2 Involucrados en la Gestión de Cambios en el Contrato
Los principales involucrados en la gestión de Cambios del Contrato, se
clasifican como internos y externos. Los involucrados internos son los que
forman parte de la organización del P. H. Pirrís. Los involucrados externos
son los que no pertenecen a la organización del P. H. Pirrís.
4.7.2.1 Involucrados Internos
Los involucrados internos del Contrato son:
� Director del Proyecto
� Administrador del Contrato
� Jefatura del Área de Ingeniería
� Jefatura del Área de Construcción
� Jefatura del Área de Contratos
95
� Jefatura del Área de Control de Calidad
� Jefatura del Área de Gestión Ambiental
� Ingeniero Delegado de la Presa
� Ingeniero Delegado de las Obras Anexas
� Ingeniero Delegado de las Obras Mecánicas
� Ingeniero Delegado de las Obras Eléctricas
� Encargado de la Oficina Técnica
Seguidamente se describen los roles y responsabilidades de los
involucrados internos del Contrato, en la gestión de los Cambios
propuestos en el Contrato.
4.7.2.1.1 Director del Proyecto
El Director del Proyecto es el patrocinador principal del Contrato, ya
que las Obras de Sitio de Presa es uno de los entregables del P. H.
Pirrís. Con respecto a la gestión de Cambios en el Contrato, el Director
del Proyecto será responsable de aprobar las Cambios solicitados.
Además, será miembro del Equipo de Análisis de Cambios, donde se
analizarán los Cambios remitidos por el Administrador del Contrato,
según lo establecido en este Plan. En este Equipo de Análisis de
Cambios tendrá la responsabilidad de tomar la decisión final sobre la
implementación o no de un Cambio, en caso que los miembros no
puedan llegar a un acuerdo. Por otra parte, también será miembro del
Equipo de Apoyo para la Gestión de Cambios, en el cual deberá
participar en el análisis de los casos particulares de solicitudes de
Cambio, donde el Administrador del Contrato requiere el apoyo de las
áreas de la UEN PySA.
96
4.7.2.1.2 Administrador del Contrato
El Administrador del Contrato es el director del Contrato. Por lo tanto,
será el líder del Equipo Administrador del Contrato, encargado de
integrar y coordinar sus miembros para lograr el trabajo requerido para
la ejecución exitosa de la administración del Contrato. Por lo tanto, el
Administrador del Contrato deberá dirigir la planeación, organización y
control del Contrato.
Con respecto a la planeación, su responsabilidad corresponde en
desarrollar un Plan de Gestión del Contrato, que permita alcanzar los
objetivos del Contrato. La organización se refiere a obtener los
recursos necesarios, tanto materiales como humanos, para llevar a
cabo el trabajo. Por último, el control requiere la comparación del
trabajo realizado con lo planeado, de manera que se confirme si se
están logrando los objetivos. (Gido et al, 2003)
En cuanto la gestión de Cambios, el Administrador del Contrato es
responsable de controlar que los involucrados del Contrato apliquen
este Plan. Por lo tanto, es el encargado de verificar que en el Contrato
únicamente se implementen Cambios que han sido gestionados
adecuadamente y aprobados, según lo establecido en este Plan.
También será responsable de analizar las solicitudes de Cambio y
remitirlas al Director del Proyecto, de acuerdo a este Plan. Por otra
parte, el Administrador del Contrato será el responsable de evaluar y
emitir el visto bueno de los Cambios que son solicitados por los
funcionarios de Obras por Contrato.
Con respecto el Equipo de Análisis de Cambios, el Administrador del
Contrato será el coordinador. Por lo tanto, en los casos que el Director
97
del Proyecto solicite la participación del Equipo de Análisis de
Cambios, el Administrador del Contrato deberá convocarlo y preparará
la información requerida para la evaluación del Cambio.
El Administrador del Contrato será responsable de solicitar el apoyo
del Equipo de Apoyo para la Gestión de Cambios, en los casos que
considere necesaria su intervención.
4.7.2.1.3 Jefatura del Área de Contratos
Encargado del área de Contratos del P. H. Pirrís, por lo tanto deberá
coordinar la administración de los contratos realizados para la
ejecución de obras. Con respecto a la gestión de Cambios del
Contrato, formará parte del Equipo de Análisis de Cambios. En el caso
particular de este Contrato, la Jefatura del Área de Contratos es el
mismo Administrador del Contrato.
4.7.2.1.4 Jefatura del Área de Ingeniería
Encargado del área de Ingeniería del P. H. Pirrís. En el Contrato será
responsable de la coordinación del diseño de las Obras de Sitio de
Presa. Con respecto a la gestión de Cambios en el Contrato, será
quien deberá dar el visto bueno de los Cambios solicitados en
aspectos de diseño por los diseñadores, el Coordinador de Producción
u otro involucrado. Además, será miembro del Equipo de Análisis de
Cambios del Contrato y deberá participar en éste cuando sea
convocado por el Administrador del Contrato.
4.7.2.1.5 Jefatura del Área de Construcción
Encargado del área de Construcción en el P. H. Pirrís. En relación con
las Obras de Sitio de Presa, será responsable de la coordinación de la
ejecución de las Obras por Administración, es decir que son realizadas
98
por funcionarios del P. H. Pirrís. Específicamente en cuanto el
Contrato, la Jefatura del Área de Construcción debe controlar que la
ejecución de las Obras por Administración no interfiera con los
trabajos del Contratista.
En los casos que los funcionarios del Área de Construcción u otros
involucrados del Contrato, soliciten un Cambio en el Contrato, debido
a los requerimientos o la ejecución de las Obras por Administración, la
Jefatura de esta área será el encargado de emitir el visto bueno de la
solicitud. También será miembro del Equipo de Análisis de Cambios y
deberá participar en éste cuando sea convocado por el Administrador
del Contrato.
4.7.2.1.6 Jefatura del Área de Control de Calidad
Encargado del área de Control de Calidad del P. H. Pirrís. En el
Contrato deberá brindar el apoyo a los Ingenieros Delegados, en
relación a la ejecución de ensayos y pruebas que aseguran la calidad
requerida en las Obras, de acuerdo al Plan de Gestión de Calidad del
Contrato.
Con respecto a la gestión de Cambios, la Jefatura del Área de Control
de Calidad será miembro del Equipo de Análisis de Cambios y deberá
participar en éste cuando es convocado por el Administrador del
Contrato. Además, será responsable de emitir el visto bueno de los
Cambios solicitados en aspectos del sistema de control de calidad del
Contrato.
4.7.2.1.7 Jefatura del Área de Gestión Ambiental
Encargado del área de Gestión Ambiental del P. H. Pirrís. En el
Contrato deberá brindar el apoyo requerido por los Ingenieros
99
Delegados, en la verificación del cumplimiento de los aspectos
ambientales establecidos en el Contrato y en las normas vigentes
sobre esta materia, según el Plan de Gestión Ambiental del Contrato.
En cuanto la gestión de Cambios, la Jefatura del Área de Gestión
Ambiental será el responsable de dar el visto bueno de los Cambios
que soliciten los involucrados, en relación con los aspectos
ambientales del Contrato.
4.7.2.1.8 Ingeniero Delegado de las Obras Anexas
El Ingeniero Delgado de las Obras anexas será el responsable, ante el
Administrador del Contrato, de la verificación del cumplimiento del
Contratista en relación a los entregables que corresponden a las
Obras anexas del Contrato. Éstas incluyen las Obras del Contrato, con
excepción de la Presa. Dentro de las Obras anexas están: obras
provisionales, fundaciones, escombreras, tajos, obras de desvío, torre
de agua y de compuertas, casa de control de compuertas,
urbanización, descarga de fondo, cortina de drenaje y contra presa.
Con respecto a la gestión de Cambios, el Ingeniero Delegado de las
Obras anexas deberá participar en el Equipo de Análisis de Cambios,
cuando el Cambio que será analizado afecta las Obras que están a su
cargo. En estos casos el Administrador del Contrato deberá
convocarlo para que se integre al Equipo de Análisis de Cambios. Por
otra parte, deberá gestionar las solicitudes de Cambio que presente el
Contratista en relación a las Obras anexas, cumpliendo con lo
establecido en este Plan.
100
En el caso de los Cambios aprobados, deberá verificar el cumplimiento
de las especificaciones técnicas, los planos correspondientes y las
condiciones del Contrato, cuando estos Cambios sean implementados
por el Contratista.
4.7.2.1.9 Ingeniero Delegado de la Presa
El Ingeniero Delgado de la presa será el responsable, ante el
Administrador del Contrato, de la verificación del cumplimiento del
Contratista en relación a los entregables en el Contrato que
corresponden a la Presa. Estos son el relleno de prueba, la presa y el
vertedor.
En cuanto la gestión de los Cambios, el Ingeniero Delegado de la
presa deberá integrarse al Equipo de Análisis de Cambios cuando el
Cambio que se está analizando afecta los trabajos de la presa. Para
esto, el Ingeniero Delegado de la presa será convocado por el
Administrador del Contrato, con el fin de que participe en el Equipo de
Análisis de Cambios. Además, será el responsable de gestionar la
solicitud de los Cambios propuestos por el Contratista en los trabajos
de la presa. Para esto deberá cumplir con lo establecido en este Plan.
En el caso de los Cambios aprobados, deberá verificar el cumplimiento
de las especificaciones técnicas, los planos correspondientes y las
condiciones del Contrato, en el momento que estos Cambios sean
implementados por el Contratista.
4.7.2.1.10 Ingeniero Delegado de las Obras Mecánicas
El Ingeniero Delegado de las Obras mecánicas es el encargado, ante
el Administrador del Contrato, de la verificación del cumplimiento del
101
Contratista en los entregables de los equipos electromecánicos, en
relación con los aspectos de montaje mecánico.
En la gestión de los Cambios, el Ingeniero Delegado de las Obras
mecánicas deberá participar en el Equipo de Análisis de Cambios,
cuando el Cambio que está siendo evaluado impacta los aspectos
mecánicos de los entregables bajo su responsabilidad. En estos casos
el Ingeniero Delegado será convocado por el Administrador del
Contrato, para que se integre al Equipo de Análisis de Cambios.
También será el encargado de gestionar las solicitudes de los
Cambios presentados por el Contratista, sobre aspectos de montaje
mecánico, para lo cual deberá cumplir con este Plan.
Cuando los Cambios son aprobados, el Ingeniero Delegado deberá
verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas, los planos
correspondientes y las condiciones del Contrato, una vez que estos
Cambios sean implementados por el Contratista.
4.7.2.1.11 Ingeniero Delegado de las Obras Eléctricas
El Ingeniero Delegado de las Obras eléctricas es el encargado, ante el
Administrador del Contrato, de la verificación del cumplimiento del
Contratista en el sistema eléctrico de los entregables de los equipos
electromecánicos.
En la gestión de los Cambios, el Ingeniero Delegado de las Obras
eléctricas deberá participar en el Equipo de Análisis de Cambios,
cuando el Cambio solicitado afecta los aspectos eléctricos de los
entregables bajo su responsabilidad. En estos casos el Ingeniero
Delegado será convocado por el Administrador del Contrato, para que
102
participe en el Equipo de Análisis de Cambios. Otra de sus
responsabilidades es la gestión de los Cambios presentados por el
Contratista, en relación al sistema eléctrico de los equipos
electromecánicos. Para esto debe cumplir con lo definido en este Plan.
Cuando los Cambios son aprobados, el Ingeniero Delegado será
responsable de verificar el cumplimiento de las especificaciones
técnicas, los planos correspondientes y las condiciones del Contrato,
una vez que estos Cambios sean implementados por el Contratista.
4.7.2.1.12 Encargado de la Oficina Técnica
Éste es el responsable de coordinar las labores que se realizarán en la
Oficina Técnica del Contrato. En ésta se llevará el control del avance
de la ejecución de los trabajos por parte del Contratista, de acuerdo al
Plan de Gestión de Tiempos. Además, deberá gestionar los pagos
correspondientes al Contratista, según lo establecido en el Plan de
Gestión de Pagos. También será responsable de los procesos de
exoneraciones, de acuerdo al Plan de Gestión de Exoneraciones. Por
otra parte, será el encargado del manejo y la custodia de la
información generada en el Contrato, según el Plan de Gestión de las
Comunicaciones.
En relación con la gestión de Cambios, el Encargado de la Oficina
Técnica participará en la evaluación de los impactos del Cambio en el
Contrato, principalmente evaluando los aspectos de tiempo y costo.
Además, será el responsable de recopilar los resultados obtenidos en
la evaluación de los impactos en el Contrato de un Cambio solicitado,
por parte de los Evaluadores definidos por el Administrador del
Contrato. Otra de sus responsabilidades será el registro, archivo y
103
control de las solicitudes de Cambio emitidas en el Contrato, tanto las
rechazadas como las aprobadas. En el caso de los Cambios
aprobados, es el responsable de informar a las partes involucradas
sobre el Cambio para una adecuada implementación en el Contrato,
aplicando lo establecido en el Plan de Gestión de Comunicaciones.
4.7.2.1.13 Equipo de Análisis de Cambios
En los casos que se definen en este Plan, el Equipo de Análisis de
Cambios será convocado por el Administrador del Contrato. Este
equipo tendrá la responsabilidad de:
� Analizar las solicitudes de Cambios remitidas por el Administrador
del Contrato, según lo establecido en este Plan.
� Solicitar a los involucrados correspondientes los análisis o
información adicional, que considere necesario para evaluar las
solicitudes de Cambios.
� Definir si el Cambio se implementa o no en el Contrato.
4.7.2.2 Involucrados Externos
Los involucrados externos del Contrato son:
� Coordinador de Producción
� Consejo Directivo del Instituto Costarricense de Electricidad
� Junta de Adquisición
� Subgerente del Sector Electricidad
� Director de la UEN PySA
� Dirección Jurídica-División de Contratación Administrativa
� Dirección de Finanzas
� Contraloría General de la República
104
� Adquisición de Bienes y Servicios
� Dirección de Proveeduría
� Contratista
A continuación se describen los roles y responsabilidades de los
involucrados externos del Contrato, en relación a la gestión de los
Cambios propuestos en éste.
4.7.2.2.1 Coordinador de Producción
La UEN de Producción es el cliente final de la planta de generación
eléctrica, que se está construyendo en el P. H. Pirrís. El Coordinador
de Producción es el representante de la UEN de Producción ante el P.
H. Pirrís. Por lo tanto, en caso que la UEN de Producción requiera
Cambios en la futura planta de generación eléctrica, que afecten las
Obras incluidas en el Contrato, el Coordinador de Producción será el
responsable de presentar la solicitud ante la Jefatura del Área de
Ingeniería del P. H. Pirrís.
4.7.2.2.2 Consejo Directivo del Instituto Costarricense de Electricidad
Corresponde al Órgano de Administración Superior, que adjudicó el
Contrato. Este órgano delegó en la Junta de Adquisiciones la gestión
de las contrataciones que adjudicaron. Por lo tanto, según lo
establecido en este Plan, cualquier Cambio del Contrato que requiera
la aprobación del órgano que dictó la adjudicación, debe ser evaluado
y aprobado o rechazado por la Junta de Adquisiciones.
4.7.2.2.3 Junta de Adquisiciones
En la reforma del Reglamento Interno de Contratación Administrativa
del ICE, se incorporó la Junta de Adquisiciones, la cual es el órgano
competente para resolver diferentes procedimientos y trámites de
105
contratación administrativa de toda índole, cuyo monto sea superior al
límite definido por el Consejo Directivo. La Junta de Adquisiciones está
integrada por el Gerente General, los Subgerentes del Sector
Electricidad, Telecomunicaciones, Financiero y Administración
Institucional y el Director de Proveeduría. El presidente de la Junta
será el Gerente General.
En el Reglamento Interno de la Junta de Adquisiciones en el artículo
No. 3, punto No. 5, se establece como deber de la Junta de
Adquisiciones resolver cualquier gestión sobre contrataciones
aprobadas por el Consejo Directivo, que no se hayan delegado a otro
órgano de la institución (ICE, 2007 (b)). Por lo tanto, la Junta de
Adquisiciones será responsable de evaluar y aprobar o rechazar las
solicitudes de Cambios, que deberían ser aprobadas por el Consejo
Directivo del ICE de acuerdo a lo establecido en este Plan.
4.7.2.2.4 Subgerente del Sector Electricidad
El Subgerente del Sector Electricidad será responsable de evaluar las
solicitudes de Cambios que se le entreguen, de acuerdo a lo
establecido en este Plan, y determinar cuáles aprueba para ser
presentadas a la Junta de Adquisiciones o la Contraloría General de la
República.
4.7.2.2.5 Director de la UEN PySA
El Director de la UEN PySA será responsable de evaluar y determinar
si aprueba o rechaza las solicitudes de Cambio, presentadas por el
Director del P. H. Pirrís para su análisis. Además, será miembro del
Equipo de Apoyo para la Gestión de Cambios, donde participará en el
análisis de los casos particulares de solicitudes de Cambio,
presentadas por el Administrador del Contrato.
106
4.7.2.2.6 Dirección Jurídica – División de Contratación Administrativa
Dependencia del ICE responsable de brindar asesoría jurídica y los
servicios, que en materia de contratación administrativa requiera la
institución. Con respecto a la gestión de Cambios, deberá emitir
dictámenes sobre las consultas planteadas por el Administrador del
Contrato en relación a los Cambios del Contrato, de acuerdo a lo
establecido en el Reglamento de Contratación Administrativa del ICE.
Además, esta dependencia deberá emitir el refrendo interno de los
Cambios solicitados en el Contrato, que están excluidos del refrendo
de la Contraloría General de la República, de acuerdo a lo establecido
en el artículo 4º del Reglamento R-CO-44-2007, Reglamento sobre el
Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública.
Un asesor jurídico formará parte del Equipo de Apoyo para la Gestión
de Cambios del Contrato.
4.7.2.2.7 Dirección Finanzas
Dependencia del ICE responsable de la gestión financiera de la
institución. En la gestión de Cambios del Contrato seré responsable de
participar en el Equipo de Apoyo para la Gestión de Cambios, en el
cual deberá emitir criterios en el aspecto financiero de la solicitud de
Cambio.
4.7.2.2.8 Contraloría General de la República
De acuerdo con lo establecido en el Reglamento R-CO-44-2007,
Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la
Administración Pública, el Contrato requirió el refrendo por parte de la
Contraloría General de la República. En este mismo reglamento se
establecen las pautas a seguir en la aprobación de modificaciones de
107
los contratos con refrendo contralor. Por lo tanto, siguiendo lo
estipulado en el reglamento de refrendo, la Contraloría General de la
República deberá analizar y emitir el refrendo o in aprobación de las
solicitudes de Cambios a elementos sustanciales del Contrato, que
son presentadas por el ICE según lo establecido en este Plan.
4.7.2.2.9 Adquisición de Bienes y Servicios
Corresponde a la dependencia en la UEN PySA, encargada de
coordinar los procesos de contratación administrativa. Además, es el
medio de comunicación entre la Dirección de Proveeduría y el
Administrador del Contrato.
Con respecto a la gestión de Cambios en el Contrato, el encargado de
la dependencia de Adquisición de Bienes y Servicio, que corresponde
al Coordinador de la Contratación Administrativa, cuando el
Administrador del Contrato solicite el apoyo o cuando hayan
solicitudes de Cambio que deban someterse al refrendo de la
Contraloría General de la República, será el responsable de verificar
que se apliquen los trámites requeridos para cumplir con las normas y
reglamentos de la contratación administrativa. Además, será el
encargado de presentar las solicitudes de Cambio ante la Dirección de
Proveeduría, según lo definido en este Plan de Gestión de Cambios.
4.7.2.2.10 Dirección de Proveeduría
Dependencia del ICE encargada de dirigir y fiscalizar los procesos de
contratación administrativa, según se establece en el Reglamento
Interno de Contratación Administrativa del ICE.
En relación a la gestión de Cambios en el Contrato, cuando se
presenta una solicitud de Cambio en la Dirección de Proveeduría,
108
porque requiere la aprobación del Subgerente del Sector Electricidad o
el refrendo de la Contraloría General de la República, ésta deberá
revisar que el proceso cumpla con las pautas de los reglamentos y
normas de contratación administrativa. Además, estará encargada de
tramitar la solicitud de Cambio ante la Junta de Adquisiciones o el
Consejo Directivo y la Contraloría General de la República, cuando se
requiera, según el proceso establecido en este Plan y el Reglamento
Interno de Contratación Administrativa del ICE.
4.7.2.2.11 Equipo de Apoyo para la Gestión de Cambios
Este equipo interdisciplinario será responsable de analizar las
consultas planteadas por el Administrador del Contrato en casos
específicos, donde requiere asesoría sobre el trámite y las
aprobaciones necesarias antes de la implementación de un Cambio en
el Contrato.
4.7.2.2.12 Contratista
En la gestión de Cambios del Contrato, el Contratista será responsable
de implementar los Cambios solicitados por el Administrador del
Contrato. Además, deberá realizar los Cambios cumpliendo con las
condiciones y especificaciones técnicas indicadas en los Documentos
del Contrato y por el Administrador del Contrato. Por otra parte, es
responsable de preparar y presentar al Administrador del Contrato la
información y el análisis sobre los impactos que le genera el Cambio
solicitado en el Contrato.
4.7.3 Tipos de Cambios en el Contrato
Como se indicó en la cláusula 4.5.1 de este Plan, en el Cartel de Licitación
se establecen los tipos de Cambios que se pueden presentar en el
109
Contrato. Estos tipos de Cambios se pueden clasificar de la siguiente
manera:
4.7.3.1 Cambio de Cantidades
En el Cartel de Licitación, en la Sección 6 Formularios de Cotización, se
indicaron cantidades estimadas del trabajo para los Renglones de Pago.
Esto para efecto de la comparación y evaluación de ofertas. Sin embargo,
de acuerdo a los diseños finales y a las condiciones reales del Sitio de
Presa, las cantidades de los trabajos incluidos en el Contrato pueden
incrementar o disminuir.
4.7.3.2 Suprimir un Trabajo
Esto implica eliminar un trabajo que fue incluido en el Contrato.
4.7.3.3 Cambio de Características
En el Cartel de Licitación se establecieron las características de las Obras
y las especificaciones técnicas que deberán cumplir. Sin embargo, debido
a los diseños finales y a las condiciones del Sitio de Presa pueden
presentarse Cambios de dichas características y de las especificaciones
técnicas. Estas variaciones incluyen aspectos técnicos, de calidad, tipo de
trabajo, distintos niveles, alineaciones, posiciones, dimensiones, entre
otras características y especificaciones de cualquier Obra en el Contrato.
4.7.3.4 Trabajo Adicional
Se refiere a la solicitud de realizar un trabajo u obra adicional, es decir
que no fue incluida en el Contrato, siempre que cumpla con lo establecido
en el artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa No. 7494 y el
artículo 14 del Reglamento General de Contratación Administrativa.
Además, en caso de requerir un trabajo adicional, éste debe ser
específicamente necesario para cumplir con el objeto del Contrato.
110
4.7.3.5 Cambio en la Secuencia o Plazo de Ejecución
En el Programa de Trabajo Oficial se define la secuencia y los plazos de
las actividades para la ejecución de las Obras incluidas en el Contrato. No
obstante, el ICE puede requerir modificar la secuencia de las actividades;
o reducir o ampliar los plazos de ejecución de las Obras o Parte de las
Obras.
4.7.3.6 Cambio en el Sistema de Control de Calidad
El Cartel de Licitación establece los requerimientos mínimos con que
debe contar el sistema de control de calidad, que implementará el
Contratista. Aunque en la cláusula 51 de las Condiciones del Contrato,
Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación, no se establece específicamente
este tipo de Cambio, debido a modificaciones que se presenten en las
Obras, puede ser necesaria una revisión del sistema de control de calidad
especificado. Por lo tanto, con el propósito de asegurar la calidad
necesaria en las Obras del Contrato, podrían solicitarse Cambios en el
sistema de control de calidad, tal como modificar la frecuencia de las
pruebas e inspecciones o incorporar otro tipo de pruebas e inspecciones.
4.7.4 Proceso de Solicitud de Cambios
4.7.4.1 Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del ICE
4.7.4.1.1 En el Contrato, cualquier involucrado podrá solicitar Cambios. Éstos
deberán ser solicitados a la Jefatura del Área a la que corresponde el
tipo de Cambio, de acuerdo a lo siguiente:
� Los Cambios que están relacionados con aspectos del diseño de
las Obras de Sitio de Presa del Contrato, se presentarán a la
Jefatura del Área de Ingeniería.
111
� Los Cambios requeridos por el Coordinador de Producción o el
Centro de Servicio de Diseño de la UEN PySA, deberán
presentarse a la Jefatura del Área de Ingeniería.
� Los Cambios que se solicitan en las Obras del Contrato, por los
requerimientos o la ejecución de las Obras por Administración,
deberán presentarse a la Jefatura del Área de Construcción.
� Los Cambios solicitados en el sistema de control de calidad del
Contratista deberán presentarse a la Jefatura del Área de Control
de Calidad.
� Los Cambios relacionados con los aspectos ambientales del
Contrato, deberán presentarse a la Jefatura del Área de Gestión
Ambiental.
� Los Cambios sobre la secuencia, plazo de ejecución de las Obras
del Contrato o relacionados con la metodología constructiva del
Contratista, deberán presentarse al Administrador del Contrato.
Un funcionario de una dependencia podrá presentar una solicitud de
Cambio, que por el tipo de Cambio debe contar con el visto bueno de
una Jefatura de un área distinta a la de su dependencia. Por ejemplo,
un funcionario del Área de Contratos podrá solicitar un Cambio que se
clasifica como un Cambio de diseño. En estos casos la solicitud de
Cambio deberá contar con el visto bueno, tanto de la Jefatura de Área
a la que pertenece el Solicitante, como de la Jefatura del Área a la que
corresponde el tipo de Cambio. Esto significa que en el ejemplo
112
anterior, la solicitud deberá contar con el visto bueno de la Jefatura del
Área de Contratos y de la Jefatura del Área de Ingeniería.
Es importante señalar que en el Contrato, como resultado del proceso
de control de la ejecución, existe la posibilidad de que se detecte la
necesidad de implementar acciones correctivas o preventivas, que son
necesarias para que las Obras cumplan con los requerimientos
establecidos. Las acciones requeridas pueden implicar una
modificación en el alcance del Contrato. En estos casos estas
acciones serán consideradas como Cambios en el Contrato. Por lo
tanto, será necesario que el involucrado que determine dichas
acciones correctivas o preventivas, lleve a cabo el proceso de
solicitud, de acuerdo con lo establecido en este apartado.
4.7.4.1.2 El Solicitante del Cambio deberá emitir la propuesta de Cambio ante la
Jefatura del Área correspondiente, por medio del formulario “Solicitud
de Cambio” (ver anexo No. 7). En este formulario, el Solicitante deberá
completar la información requerida en los apartados de Solicitud de
Cambio, Información General del Contrato, Cambio Propuesto y Firma
del Solicitante.
4.7.4.1.3 El Solicitante deberá incluir en el formulario “Solicitud de Cambio” o
adjuntar a éste un informe o nota técnica, donde se detalle la
justificación del Cambio solicitado. Esta justificación deberá incluir los
siguientes aspectos:
� Las razones que justifican la solicitud del Cambio.
� Porqué la situación no fue previsible en las etapas previas de
planeación y contratación del Contrato.
113
� Porqué es la única manera de satisfacer el interés público
perseguido con el Contrato.
Lo anterior es importante, ya que son aspectos requeridos en el
artículo 12 de la Ley de Contratación Administrativa No. 7494 y el
artículo 14 del Reglamento General de Contratación Administrativa No.
25038-H, lo cual forma parte del marco jurídico que regula el Contrato,
según lo indicado en la cláusula 4.6 de este Plan. Por lo tanto, es
responsabilidad del Solicitante documentar las razones imprevisibles
que generaron el Cambio y porqué es la única manera de satisfacer el
interés público, según lo establecido en la legislación de contratación
administrativa.
La solicitud también deberá incluir toda la información y los
documentos, que permita a la Jefatura del Área evaluar la propuesta
de Cambio.
4.7.4.1.4 Una vez que la Jefatura del Área recibe el formulario “Solicitud de
Cambio”, deberá realizar una evaluación de éste, para determinar si
emite el visto bueno o no. Cada Jefatura del Área solamente puede
dar el visto bueno de los Cambios que le corresponden, según la
cláusula 4.7.4.1.1 de este apartado. Dentro de los aspectos que la
Jefatura del Área evaluará, está su responsabilidad de verificar que se
están documentando las condiciones imprevisibles que hacen
necesario el Cambio y porqué éste se requiere para satisfacer el
interés público perseguido con el Contrato.
114
4.7.4.1.5 Cuando la Jefatura del Área finaliza la evaluación de la solicitud del
Cambio, deberá completar el formulario “Solicitud de Cambio”. Los
apartados que llenará son Visto Bueno y Firma de la Jefatura del Área.
4.7.4.1.6 La Jefatura del Área deberá adjuntar, al formulario “Solicitud de
Cambio”, todos los documentos e información que fue empleada en el
análisis del Cambio propuesto y que son respaldo para la decisión
tomada.
4.7.4.1.7 Una vez que la solicitud de Cambio es rechazada o cuenta con el visto
bueno, la Jefatura del Área deberá enviar el formulario “Solicitud de
Cambio” al Administrador del Contrato, junto con la información
generada durante el análisis del Cambio.
4.7.4.1.8 Si la solicitud de Cambio presenta el visto bueno con condiciones, la
Jefatura del Área deberá enviar al Solicitante una copia del formulario
“Solicitud de Cambio”. En éste indicará el detalle de las condiciones
que se deben llevar a cabo, para emitir el visto bueno definitivo del
Cambio solicitado.
4.7.4.1.9 El Solicitante será el responsable de que se cumpla con las
condiciones requeridas por la Jefatura del Área, para dar el visto
bueno definitivo del Cambio. Una vez que el Solicitante ha finalizado
con la ejecución de las condiciones, deberá enviar a la Jefatura del
Área la información y los documentos que evidencien el cumplimiento
de éstas.
4.7.4.1.10 Cuando la Jefatura del Área recibe del Solicitante la evidencia del
cumplimiento de las condiciones, deberá completar en el formulario
“Solicitud de Cambio”, el apartado de Revisión del Cumplimiento de
las Condiciones.
115
4.7.4.1.11 Con la revisión del cumplimiento de las condiciones, la Jefatura del
Área determinará si emite el visto bueno o no de la solicitud de
Cambio. Por lo tanto, una vez que la Jefatura del Área toma la
decisión definitiva, deberá enviar el formulario “Solicitud de Cambio” al
Administrador del Contrato, junto con la información generada durante
el análisis del Cambio.
4.7.4.1.12 En el momento que el Administrador del Contrato recibe el formulario
“Solicitud de Cambio”, con el visto bueno o rechazo de la Jefatura de
Área, verificará si está completo y procederá a llenar el apartado de
Firma de Recibido. El Administrador del Contrato firmará el formulario
como recibido hasta que éste cuente con el visto bueno de la(s)
Jefatura(s) de Área(s) correspondiente(s) y la justificación con
suficiente detalle, de acuerdo a la cláusula 4.7.4.1.3 de este Plan. El
fin de esto es mantener un control de cuándo se presentan al
Administrador del Contrato las solicitudes de Cambio completas, para
los respectivos procesos de evaluación y aprobación.
4.7.4.1.13 A continuación se presenta el diagrama de flujo del proceso de
solicitud de Cambios por parte del ICE.
116
Diagrama de Flujo: Proceso de Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del ICE
Actividades Solicitante Jefatura del Área Administrador del Contrato
1. Determina el Cambio que
solicitará en el Contrato. 2. Completa el formulario
Solicitud de Cambio, en los apartados Solicitud de Cambio, Información General del Contrato, Cambio Propuesto y Firma de Solicitante. Incluye la justificación detallada del Cambio.
3. Envía el formulario Solicitud de Cambio a la Jefatura del Área que debe emitir el visto bueno.
4. Recibe el formulario Solicitud de Cambio.
5. Evalúa la solicitud de Cambio.
6. Completa el formulario Solicitud de Cambio, en los apartados de Visto Bueno y Firma de Jefatura del Área.
7. Aprobó la solicitud de Cambio?
SÍ pasa a la actividad 16. No pasa a la decisión 8. 8. Rechazó la solicitud de
Cambio? SÍ pasa a la actividad 16. No pasa a la actividad 9. 9. Emite el visto bueno con
condiciones y envía copia del formulario Solicitud de Cambio al Solicitante.
10. Recibe copia del formulario Solicitud de Cambio para verificar las condiciones emitidas por la Jefatura del Área.
11. Aplica las condiciones solicitadas por la Jefatura del Área.
Inicio
1
2
3
1
1
4
7
5
6
Sí
2
No
8 2 Sí
No
9
10
3
3
11
1
117
Diagrama de Flujo: Proceso de Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del ICE
Actividades Solicitante Jefatura del Área Administrador del Contrato
12. Envía a la Jefatura del Área la información y documentos que evidencian el cumplimiento de las condiciones.
13. Recibe los documentos del cumplimiento de las condiciones definidas para la solicitud de Cambio.
14. Evalúa la información presentada por el Solicitante y determina si emite el visto bueno o rechazo definitivo del Cambio.
15. Completa el formulario Solicitud de Cambio en el apartado Revisión de Cumplimiento de las Condiciones.
16. Envía al Administrador del Contrato el formulario Solicitud de Cambio, junto con la información generada durante el análisis del Cambio.
17. Recibe el formulario Solicitud de Cambio.
18. Completa el formulario Solicitud de Cambio en el apartado Firma de Recibido.
Simbología
Definición Actividad Documento Inicio y Fin
Simbología
Definición Decisión Conector de Actividades
Conector de Páginas
Figura 3 Diagrama de Flujo del Proceso de Solicitud de Cambios por parte del ICE
1
4
4
13
14
15
16
5
5
17
18
Fin
2
12
118
4.7.4.2 Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del Contratista
4.7.4.2.1 En caso que el Contratista proponga un Cambio, debe presentar una
nota oficial al Administrador del Contrato. La nota debe detallar en qué
consiste el Cambio, las razones por las cuáles éste se propone y los
beneficios que el ICE obtendrá si éste es aceptado.
4.7.4.2.2 Una vez que el Administrador del Contrato recibe la nota debe
determinar de qué trabajo se trata y remitirla al Responsable del
Entregable, según la EDT del Contrato Construcción Obras de Sitio de
Presa, para su análisis.
4.7.4.2.3 Por lo tanto, el Responsable del Entregable que es afectado con el
Cambio, deberá analizar si la propuesta presentada por el Contratista
procede, de acuerdo con la condiciones del Contrato. Cuando el
Responsable del Entregable determina que la propuesta de Cambio no
es viable, deberá preparar una nota para responder la solicitud del
Contratista y enviarla al Administrador del Contrato para proceder con
su entrega.
Si el Responsable del Entregable estima que el Cambio propuesto por
el Contratista es factible, procede a completar el formulario “Solicitud
de Cambio” (ver anexo No. 7), siguiendo el mismo proceso descrito en
la cláusula 4.7.4.1.2 de este Plan. Además, si es necesario para un
adecuado análisis del Cambio, deberá adjuntar la nota emitida por el
Contratista.
4.7.4.2.4 El Responsable del Entregable entregará la Solicitud de Cambio al
Administrador del Contrato para su análisis, y se aplicará el proceso
descrito a partir de cláusula 4.7.4.1.4 de este Plan.
119
4.7.4.2.5 En caso que la solicitud de Cambio sea devuelta al Responsable del
Entregable con un visto bueno con condiciones, según la cláusula
4.7.4.1.8, el Responsable del Entregable deberá preparar una nota
para el Contratista. Ésta será con el propósito de informar oficialmente
al Contratista las condiciones u observaciones sobre el Cambio.
Una vez enviada la nota oficial al Contratista con las observaciones
sobre la propuesta de Cambio, de acuerdo a lo establecido en el Plan
de Gestión de Comunicaciones del Contrato, se procede a esperar su
respuesta. Cuando se recibe la respuesta del Contratista, ésta se
adjunta a la solicitud de Cambio, la cual será sometida nuevamente
para el visto bueno del Administrador del Contrato y de la Jefatura del
Área (cuando corresponda). Posteriormente, se aplicará el
procedimiento descrito a partir de la cláusula 4.7.4.1.10 de este Plan.
4.7.4.2.6 A continuación se presenta el diagrama de flujo del proceso de
solicitud de Cambios por parte del Contratista.
120
Diagrama de Flujo: Proceso de Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del Contratista
Actividades Contratista Responsable del Entregable Administrador del Contrato*
1. Emite nota oficial con el detalle del Cambio, las razones por las cuáles lo propone y los beneficios para el ICE.
2. Analiza la nota recibida del Contratista.
3. Entrega la nota del Contratista al Responsable del Entregable, según la EDT.
4. Recibe la nota del Contratista y analiza si el Cambio solicitado es viable según el Contrato.
5. Es viable el Cambio? No pasa a la actividad 6. Sí pasa a la actividad 8. 6. Prepara respuesta para
el Contratista indicando la no viabilidad del Cambio.
7. Envía la nota al Administrador del Contrato para ser entregada al Contratista.
8. Completa el formulario Solicitud de Cambio, en los apartados Solicitud de Cambio, Información General del Contrato, Cambio Propuesto y Firma de Solicitante.
9. Envía el formulario Solicitud de Cambio a la Jefatura del Área que debe emitir el visto bueno.
10. Recibe el formulario Solicitud de Cambio.
11. Evalúa la solicitud de Cambio.
12. Completa el formulario Solicitud de Cambio, en los apartados de Visto Bueno y Firma de Jefatura del Área.
Inicio
1
1
4
7
2
2
11
10
3
3
12
1
1 2
3
9
5 6
No
Sí
Fin
8
121
Diagrama de Flujo: Proceso de Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del Contratista
Actividades Contratista Responsable del Entregable Administrador del Contrato
13. Aprobó la solicitud de Cambio?
SÍ pasa a la actividad 25. No pasa a la decisión 14. 14. Rechazó la solicitud de
Cambio? SÍ pasa a la actividad 25. No pasa a la actividad 15. 15. Emite el visto bueno con
condiciones y envía copia del formulario Solicitud de Cambio al Responsable del Entregable.
16. Recibe copia del formulario Solicitud de Cambio, para verificar las condiciones emitidas por el Administrador del Contrato.
17. Prepara nota para el Contratista, informando las condiciones del Cambio solicitado.
18. Envía la nota al Administrador del Contrato, para enviarla oficialmente al Contratista.
19. Recibe nota informando las condiciones que debe cumplir.
20. Realiza los ajustes necesarios al Cambio.
21. Emite respuesta sobre las condiciones del Cambio solicitado.
22. Recibe la nota y los documentos enviados por el Contratista, que evidencian el cumplimiento de las condiciones definidas para la solicitud de Cambio. Los envía al Administrador del Contrato.
1
4
5
16
17
18
6
5
22
19
13
No
14 Sí
No
15
6
20
21
7
7
2
Sí
4
122
*En caso que el Cambio deba someterse al visto bueno de la Jefatura del Área, el Responsable del Entregable deberá solicitar el visto bueno aplicando el mismo procedimiento que con el Administrador del Contrato.
Figura 4 Diagrama de Flujo del Proceso de Solicitud de Cambios por parte del Contratista
Diagrama de Flujo: Proceso de Solicitud de Cambios en el Contrato por parte del Contratista
Actividades Contratista Responsable del Entregable Administrador del Contrato
23. Evalúa la información presentada por el Contratista y determina si emite el visto bueno o rechazo definitivo de la solicitud de Cambio.
24. Completa el formulario Solicitud de Cambio en el apartado de Revisión de Cumplimiento de las Condiciones.
25. Completa el formulario Solicitud de Cambio en el apartado Firma de Recibido.
Simbología
Definición Actividad Documento Inicio y Fin
Simbología
Definición Decisión Conector de Actividades Conector de Páginas
23
Fin
2
24
25 4
123
4.7.5 Evaluación Preliminar de los Cambios Solicitados en el
Contrato
Una vez recibido el formulario “Solicitud de Cambio”, el Administrador del
Contrato procederá con una evaluación preliminar. Ésta consistirá en
determinar el tipo de Cambio, según la cláusula 4.7.3 de este Plan y los
Documentos del Contrato. Además, identificará preliminarmente las
posibles consecuencias en el Contrato, si el Cambio solicitado es
implementado.
Por otra parte, es responsabilidad del Administrador del Contrato
determinar si el Cambio solicitado es parte del objeto del Contrato y si no
puede contratarse independientemente porque podría afectar la
uniformidad, coordinación o la integridad global de las Obras. De esta
manera, verificará la legalidad del Cambio solicitado en cuanto las
condiciones establecidas en el artículo 12 de la Ley de Contratación
Administrativa No. 7494 y el artículo 14 del Reglamento General de
Contratación Administrativa No. 25038-H, según se describió en la
cláusula 4.6.2 de este Plan.
La evaluación preliminar será con el fin de establecer si el Administrador
del Contrato está de acuerdo o si tiene observaciones, sobre la decisión
tomada por la Jefatura del Área que analizó la solicitud de Cambio.
4.7.5.1 Administrador del Contrato de Acuerdo con la Decisión de la Jefatura
del Área
4.7.5.1.1 Cambio Rechazado por la Jefatura del Área
Si la solicitud de Cambio fue rechazada por la Jefatura del Área y el
Administrador del Contrato no tiene observaciones, el formulario
124
“Solicitud de Cambio” será enviado a la Oficina Técnica para su
registro y archivo. Este proceso se llevará a cabo de acuerdo a lo
definido en la cláusula 4.7.9.1 de este Plan.
4.7.5.1.2 Cambio con el Visto Bueno de la Jefatura del Área
Cuando la solicitud de Cambio cuenta con el visto bueno de la Jefatura
del Área, si una vez que el Administrador del Contrato lleva a cabo la
evaluación preliminar no tiene observaciones, aplicará el proceso
descrito a partir de la cláusula 4.7.6 de este Plan.
4.7.5.2 Administrador del Contrato en Desacuerdo con la Decisión de la
Jefatura del Área
El Administrador del Contrato podrá estar en desacuerdo con la decisión
tomada por la Jefatura del Área, en una solicitud de Cambio. Al respecto,
es posible que el Administrador del Contrato considere que una solicitud
de Cambio, que fue rechazada por la Jefatura del Área, es viable y sería
conveniente realizar una evaluación detallada de la misma. Por el
contrario, podría darse el caso que una solicitud de Cambio, que cuenta
con el visto bueno de la Jefatura del Área, posterior a la evaluación
preliminar del Administrador del Contrato, éste considera que el Cambio
no es viable, por lo que la evaluación detallada no debería llevarse a
cabo. En estos casos el Administrador del Contrato deberá solicitar a la
Jefatura del Área, que emitió el rechazo o el visto bueno, una revisión
conjunta para acordar como proceder con la solicitud de Cambio.
Si el Administrador del Contrato y la Jefatura del Área llegaran al acuerdo
de que el Cambio deberá ser rechazado o aprobado, según corresponda,
entonces se aplicará lo establecido en la cláusula 4.7.5.1 de este Plan.
125
En estos casos, posterior a la revisión en conjunto, el Administrador del
Contrato y la Jefatura del Área podrían acordar proceder con la solicitud
de Cambio, de manera distinta a lo que previamente había decidido la
Jefatura del Área. Por lo tanto, esta decisión se informará mediante una
notación en el apartado de Comentarios del formulario “Solicitud de
Cambio”. En el comentario la Jefatura del Área indicará las razones que
justifican la decisión final sobre el rechazo o el visto bueno del Cambio,
tomada en conjunto con el Administrador del Contrato. El comentario
deberá ser firmado por la Jefatura del Área y el Administrador del
Contrato.
Si el Administrador del Contrato y la Jefatura del Área no lograran un
acuerdo, el Administrador del Contrato deberá enviar la solicitud al
Director del Proyecto. El Director del Proyecto deberá analizar la solicitud
de Cambio y determinará si emite el visto bueno para su evaluación
detallada o si es rechazada.
Si el Cambio es rechazado por el Director del Proyecto, el Administrador
del Contrato procederá a enviar el formulario “Solicitud de Cambio” a la
Oficina Técnica para su registro y archivo, de acuerdo a lo establecido en
la cláusula 4.7.9.1 de este Plan.
Por otra parte, el Director del Proyecto podría emitir el visto bueno de la
solicitud de Cambio, para proceder con la evaluación detallada de la
misma. Si éste es el caso, el Administrador del Contrato aplicará el
proceso descrito a partir de la cláusula 4.7.6 de este Plan.
126
4.7.5.3 Diagrama de Flujo de la Evaluación Preliminar de los Cambios
Diagrama de Flujo: Proceso de Evaluación Preliminar de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Jefatura del Área Director del Proyecto
1. Una vez que recibe la solicitud de Cambio, determina el tipo de Cambio.
2. Identifica preliminarmente las consecuencias de implementar el Cambio.
3. Establece si el Cambio solicitado es objeto del Contrato y si el Contratista debe realizarlo para mantener la uniformidad, coordinación e integridad de la Obra.
4. De acuerdo con la decisión tomada por la Jefatura del Área?
Sí pasa a la actividad 12. No pasa a la actividad 5. 5. Solicita reunión con la
Jefatura del Área para analizar el Cambio.
6. Llega a un acuerdo de visto bueno o rechazo de la solicitud de Cambio con la Jefatura del Área?
Sí pasa a la actividad 7. No pasa a la actividad 9. 7. Indica en el apartado de
Comentarios del formulario Solicitud de Cambio las razones de la decisión tomada con el Administrador del Contrato, si es distinta a la establecida inicialmente en el formulario.
8. Envía el formulario Solicitud de Cambio al Administrador del Contrato.
Inicio
1
2
2
8
7
1
1
3
4 1 Sí
5
No
6 2 Sí
No
127
Diagrama de Flujo: Proceso de Evaluación Preliminar de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Oficina Técnica Director del Proyecto
9. Envía al Director del Proyecto el formulario Solicitud de Cambio para que determine si emite el visto bueno de la solicitud de Cambio para la evaluación detallada o la rechaza.
10. Recibe el formulario Solicitud de Cambio y procede a evaluarlo.
11. Toma la decisión sobre el visto bueno de la evaluación detallada o rechazo de la solicitud de Cambio y devuelve la solicitud de Cambio al Administrador del Contrato.
12. Envía el formulario Solicitud de Cambio a la Oficina Técnica, junto con la información generada durante el proceso de solicitud y evaluación preliminar.
13. Recibe la documentación sobre la solicitud de Cambio.
14. Asigna el consecutivo, completando el apartado Información General del Contrato del formulario Solicitud de Cambio.
15. Registra la información de la solicitud de Cambio en la base de datos de Control de Cambios.
16. Cambio aprobado? Sí pasa a la actividad 17. No pasa a la actividad 18. 17. Se procede con la
evaluación detallada, finalizando la evaluación preliminar.
18. Archiva físicamente el formulario Solicitud de
1
3 14
15 1
3
10
11
Fin
9
1
12
4
4
13
16 Sí
No
17
18
Fin
128
Diagrama de Flujo: Proceso de Evaluación Preliminar de los Cambios solicitados en el Contrato
Cambio, junto con la documentación generada del Cambio rechazado durante los procesos de solicitud y evaluación preliminar.
Simbología
Definición Actividad Documento Inicio y Fin
Simbología
Definición Decisión Conector de Actividades Conector de Páginas
Figura 5 Diagrama de Flujo del Proceso de la Evaluación Preliminar del Cambio
129
4.7.6 Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios
Solicitados en el Contrato
El Administrador del Contrato enviará a la Oficina Técnica la solicitud de
Cambio que tiene el visto bueno de la Jefatura del Área o del Director del
Proyecto, para la evaluación detallada. Esto será para que en la Oficina
Técnica se proceda con el registro y el manejo de los documentos
originales de la solicitud de Cambio, según lo establecido en la cláusula
4.7.9.1 de este Plan.
Una vez que la solicitud de Cambio es registrada, el Administrador del
Contrato junto con el Encargado de la Oficina Técnica, definirán el
Evaluador de los impactos que podría generar la implementación del
Cambio en el Contrato. La evaluación detallada será para estimar los
posibles impactos que tendrá el Cambio en la línea base del Contrato.
Esto significa las variaciones en las condiciones del alcance, tiempo,
costo y la calidad de las Obras, que fueron acordadas entre las partes y
formalizadas en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa No.
7225-E. Dependiendo del tipo de Cambio solicitado, el Administrador del
Contrato podrá nombrar un responsable o un equipo, para llevar a cabo la
evaluación detallada. Por lo tanto, una vez que el Administrador del
Contrato define el (los) Evaluador (es), se deberá informar a éste (os)
sobre la evaluación que deberá llevar a cabo y el tiempo máximo
disponible para entregar el análisis.
En la solicitud de Cambio, el Solicitante describe el Cambio propuesto,
indicando las características y condiciones de éste. Durante la evaluación,
el Evaluador deberá mantener las mismas condiciones indicadas en el
formulario “Solicitud de Cambio”, es decir no podrá variar la propuesta
130
presentada por el Solicitante. Esto es con el fin de evaluar y estimar los
impactos del Cambio en el Contrato, si éste es implementado con las
condiciones requeridas por el Solicitante.
Por otra parte, el Evaluador para poder llevar a cabo el análisis de los
impactos que generaría el Cambio solicitado en el Contrato, primero
deberá verificar las condiciones del Contrato. El Evaluador debe
comprender y conocer las condiciones, cláusulas y mecanismos definidos
en los Documentos del Contrato, que deben ser aplicados durante la
evaluación del Cambio. En la evaluación es necesario tomar en cuenta
que el Contrato rige el acuerdo tomado entre las partes, por lo tanto en la
evaluación de los Cambios se deberá cumplir lo establecido en los
Documentos del Contrato.
Otro aspecto importante que los involucrados del Contrato deben
considerar para la gestión de los Cambios, es que en esta evaluación
detallada el Evaluador solamente obtiene estimaciones sobre los
impactos que podría generar el Cambio en el Contrato. Los impactos
definitivos en el alcance, tiempo, costo y en aspectos de calidad, podrán
determinarse únicamente cuando haya finalizado la negociación con el
Contratista, según la cláusula 4.7.9.2 de este Plan.
A continuación se describirá el proceso de la evaluación detallada, para
cada uno de los tipos de Cambio que se podrían solicitar en el Contrato,
según la cláusula 4.7.3 de este Plan.
4.7.6.1 Impactos en el Alcance del Contrato
En los Documentos del Contrato entregados al Contratista, se define el
alcance del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E.
131
En estos se establecen los requisitos, especificaciones, límites,
entregables, criterios de aceptación y las restricciones de dicho Contrato.
Por lo tanto, dentro del alcance de la administración del Contrato se
encuentra la gestión contractual y verificación y control de la ejecución de
las Obras, de acuerdo con lo establecido en los Documentos del Contrato.
Es necesario aclarar que en los Documentos del Contrato, se incluyen los
planos de licitación, los cuales definieron la base del alcance del Contrato.
No obstante, posterior a la fecha de inicio del Contrato, se entregaron los
planos aptos para construir, según lo establecido en las condiciones del
Contrato. Los planos aptos para construir presentan el detalle constructivo
requerido por el Contratista, para la ejecución de las Obras del Contrato,
que previamente se habían definido en los planos de licitación. Por lo
tanto, cuando se evalúan los posibles impactos en el alcance del
Contrato, el Evaluador también deberá verificar si el Cambio propuesto
está variando alguna especificación o condición de los planos aptos para
construir, que han sido entregados al Contratista antes de dicha solicitud
de Cambio.
De acuerdo a esto, los Documentos del Contrato y los planos aptos para
construir, que han sido entregados al Contratista previo al Cambio
propuesto, serán la base para establecer el impacto en el alcance del
Contrato. Por lo tanto, el Evaluador deberá realizar una revisión detallada
de los Documentos del Contrato y los planos aptos para construir
entregados al Contratista, para determinar qué aspectos del alcance
están variando. Cuando el Evaluador establece las variaciones del
alcance del Contrato, deberá hacer referencia a las cláusulas, códigos de
planos, apartados de los Documentos del Contrato, donde se encuentra la
condición que se está modificando con el Cambio propuesto.
132
Independientemente del tipo de Cambio, cuando se lleva a cabo la
evaluación de los impactos en el alcance del Contrato, el Evaluador
deberá considerar los siguientes aspectos:
� Estimación de las Variaciones en las Cantidades de Obras
En la Sección 6 del Cartel de Licitación, la cual forma parte de los
Documentos del Contrato, se establecieron las cantidades
estimadas de las Obras, por medio de los Renglones de Pago.
Estas cantidades son la base para estimar los incrementos o
reducciones, que el Cambio puede generar en la cantidad de
trabajo requerido en el Contrato.
Para este análisis, el Evaluador requerirá de planos, donde se
incorporen los Cambios, con lo cual se realizará una estimación
de las nuevas cantidades de la (s) Obra (s). Como herramienta
para procesar la información y estimar las nuevas cantidades, se
podrá emplear programas de cómputo, como el Autocad. En
algunos casos también se pueden solicitar levantamientos
topográficos en el sitio, cuyos datos podrían utilizarse como
insumo para la estimación de las nuevas cantidades.
Una vez estimada las nuevas cantidades de las Obras, el
Evaluador deberá identificar a cuáles Renglones de Pago del
Contrato corresponden dichas cantidades. Las nuevas cantidades
se incorporarán a los respectivos Renglones de Pago, para
determinar a cuánto corresponde la variación de éstos.
Con esta evaluación, el Evaluador también deberá determinar si
existen ítems, que no pueden incluirse en ningún Renglón de
133
Pago del Contrato. En este caso deberá quedar claro la cantidad
de estos ítems y las características, condiciones o
especificaciones particulares, que los diferencian de lo
establecido en los Documentos del Contrato y que por ende no
permiten que se puedan clasificar en ninguno de los Renglones
de Pago del Contrato.
� Impactos en Otras Obras del Contrato
En todos los casos, el Evaluador deberá analizar si un Cambio
solicitado puede impactar otras Obras del Contrato. Esto significa,
que cuando el Evaluador evalúa los impactos en el alcance del
Contrato, producto de un Cambio propuesto, deberá considerar
no sólo los impactos en las Obras en las cuales se llevará a cabo
el Cambio, sino también deberá evaluar si el Cambio afecta el
alcance definido para otras Obras del Contrato. Por lo tanto, el
Evaluador deberá identificar las variaciones en las condiciones,
características, especificaciones o requisitos de los Documentos
de Contrato, que un Cambio implementado en una Obra podría
generar en las demás Obras del Contrato.
Los aspectos anteriores son de aplicación general en la evaluación de
los impactos en el alcance, debido a un Cambio propuesto en el
Contrato. Sin embargo, dependiendo del tipo de Cambio existen
aspectos particulares que deben ser analizados por parte del
Evaluador. Estos se describen en las siguientes cláusulas.
4.7.6.1.1 Cambio en las Cantidades
Como se indicó en la cláusula de tipos de Cambios, las cantidades de
trabajo estimadas para la ejecución de las Obras, pueden variar
134
debido a los diseños finales y a las condiciones reales del Sitio de
Presa.
En cuanto el alcance del Contrato, cuando se trata de Cambios de
cantidades, la única variación que se debe determinar es cuánto
aumentan o disminuyen las cantidades estimadas para los Renglones
de Pago, que son aplicables a las Obras donde se está solicitando el
Cambio, de acuerdo a lo descrito en la cláusula anterior. En estos
casos, el Evaluador deberá tener claro que se refiere solamente a una
variación en las cantidades de las Obras. Si se solicita algún Cambio
en las condiciones o características de las Obras, entonces
correspondería a un Cambio de características que se deberá evaluar,
según lo establecido en la cláusula 4.7.6.1.3 de este Plan.
Además de la estimación de las variaciones en las cantidades de las
Obras, el Evaluador deberá verificar si el Cambio afecta otras Obras
del Contrato.
4.7.6.1.2 Suprimir un Trabajo
Cuando la solicitud de Cambio corresponde a la eliminación de Partes
de las Obras, el alcance del Contrato será variado. Esto se deberá a
que el Contratista realizará menos trabajo del que se había incluido en
el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E. Por lo
tanto, el Evaluador en el análisis del impacto de suprimir Parte de las
Obras, de acuerdo al Cambio solicitado, deberá identificar todos los
trabajos que el Contratista no deberá ejecutar y que se encontraban
especificados en los Documentos del Contrato y en los planos aptos
para construir entregados previo a la solicitud de Cambio. El Evaluador
también deberá evaluar si al suprimir el trabajo, de acuerdo al Cambio
135
solicitado, otras Obras del Contrato serán impactadas y cuáles serán
dichos impactos en el alcance de éstas.
En este análisis, el Evaluador deberá determinar en cuáles Renglones
de Pago las cantidades se reducen total o parcialmente, debido a la
eliminación del trabajo, según lo establecido en las generalidades de
la cláusula 4.7.6.1.
4.7.6.1.3 Cambio de las Características
En el Contrato de la Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-
E, se pueden solicitar Cambios de características en las Obras. Esto
se refiere a variaciones en aspectos técnicos, de calidad, tipo de
trabajo, niveles, alineaciones, entre otros. Las variaciones son en
relación con lo especificado en los Documentos del Contrato y en los
planos aptos para construir, si estos han sido entregados previamente
al Contratista.
Por lo tanto, para evaluar el impacto en el alcance debido a este tipo
de Cambio, el Evaluador deberá realizar una comparación detallada
de las especificaciones y requerimientos de los Documentos del
Contrato y los planos aptos para construir entregados al Contratista
previamente, con las condiciones del Cambio solicitado. Con esta
comparación, el Evaluador deberá identificar cada una de las
variaciones y hacer las referencias de las especificaciones y
requerimientos de los Documentos del Contrato y los planos aptos
para construir entregados al Contratista, que se estarían modificando
con la implementación del Cambio.
136
Por otra parte, deberá evaluar si con la implementación del Cambio se
podría afectar otras Obras del Contrato. Si éste es el caso, el
Evaluador deberá identificar cuáles serán dichos impactos en el
alcance de las otras Obras afectadas.
4.7.6.1.4 Trabajo Adicional
En la evaluación del impacto en el alcance del Contrato, debido a un
trabajo adicional solicitado en el Contrato, el Evaluador deberá
determinar en qué consiste el nuevo trabajo. Por lo tanto, para esto
será necesario realizar una revisión de las especificaciones
establecidas en los Documentos del Contrato que aplicarían para el
trabajo adicional o las nuevas especificaciones que se requerirá incluir
en el Contrato, para que el trabajo solicitado se pueda ejecutar con los
requerimientos y calidad necesaria. Además, el Evaluador deberá
estimar las cantidades de los trabajos adicionales y los impactos que
podría tener en el alcance de las otras Obras del Contrato.
En este análisis es fundamental que el Evaluador determine si el
Cambio propuesto está dentro de los límites del Contrato, es decir que
forma parte del objeto del Contrato, según lo establecido en los
Documentos del Contrato. Esto implica que los trabajos adicionales
deben corresponder a trabajos necesarios para la construcción de las
Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís, de acuerdo a lo definido en el
Cartel de Licitación.
Otro aspecto importante es que los trabajos adicionales cumplan con
los requerimientos establecidos por la Ley de Contratación
Administrativa No. 7494 y su reglamento, según la cláusula 4.6 de este
Plan. Por lo tanto, para determinar si el trabajo adicional solicitado en
137
la propuesta de Cambio, se encuentra dentro del alcance del Contrato
según la legislación, el Evaluador deberá verificar si dicho trabajo no
puede contratarse a un tercero sin afectar la uniformidad, coordinación
o la integridad global de las Obras.
4.7.6.1.5 Cambio en la Secuencia o Plazo de Ejecución
En este tipo de Cambio, no se varían aspectos de las Obras sino
simplemente la secuencia o el plazo en que se ejecutan. Por lo tanto,
la única variación en el alcance del Contrato, que se podría presentar,
es en relación al Programa de Trabajo Oficial del Contrato. En la
cláusula 4.7.6.2 de este Plan, se detalla el proceso de evaluación de
los impactos en el Programa de Trabajo Oficial del Contrato.
4.7.6.1.6 Cambio en el Sistema de Control de Calidad
En el Cartel de Licitación, el cual forma parte de los Documentos del
Contrato, se establece el sistema de control de calidad que el
Contratista debe implementar, para demostrar el cumplimiento de las
Obras con las especificaciones y estándares de calidad requeridos.
Este sistema de control de calidad es parte del alcance del Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa, No. 7225-E.
Por lo tanto, para evaluar el impacto en el alcance del Contrato,
generado por la solicitud de Cambio en el sistema de control de
calidad, el Evaluador deberá comparar el sistema definido en el
Contrato con el Cambio solicitado. Durante esta comparación, el
Evaluador deberá identificar las cláusulas de control de calidad que
estarían siendo afectadas si el Cambio es implementado, y cuáles
serían las modificaciones que se estarían llevando a cabo.
138
Además, el Evaluador deberá establecer si con el Cambio será
necesario incluir nuevas pruebas o ensayos de control de calidad, que
no estaban previstas en el Contrato. En estos casos, el Evaluador
deberá definir los nuevos procedimientos y la frecuencia de las
pruebas.
4.7.6.2 Impactos en el Tiempo del Contrato
La evaluación de los impactos en el tiempo del Contrato, se refiere a
estimar las variaciones que se presentarían en el Programa de Trabajo
Oficial, si el Cambio solicitado es implementado. Es necesario evaluar
estos impactos porque en este Contrato, el Equipo Administrador del
Contrato tiene la responsabilidad de velar por el cumplimiento del
Programa de Trabajo Oficial, por parte del Contratista. En esta evaluación
se analizará el impacto, tanto en la duración y secuencia de la ejecución
de las actividades del Programa de Trabajo Oficial, como en el Plazo para
Finalización del Contrato.
La evaluación del impacto en el Programa de Trabajo Oficial será en la
Oficina Técnica, ya que esta oficina es la encargada de la gestión del
tiempo en la ejecución de las Obras. No obstante, se contará con el apoyo
del Equipo Administrador del Contrato y de ser necesario de otros
involucrados del Contrato.
En esta evaluación se empleará la información suministrada por el
Contratista, tanto durante la etapa de contratación, como en la etapa de
ejecución del Contrato. Con esta información se verificará las bases de la
programación del Contratista, tales como la secuencia, las interrelaciones
entre las actividades, los rendimientos y los recursos. El Evaluador deberá
considerar estos factores, para evaluar si el Cambio solicitado podría
139
tener un impacto en el tiempo del Contrato. Por lo tanto, el Evaluador
deberá revisar los siguientes documentos:
� La Oferta, ya que en ésta el Contratista presentó el Plan de
Trabajo para la ejecución de las Obras, que incluye, entre otros,
el programa de trabajo propuesto para la ejecución de las Obras,
los flujos de recursos físicos y los rendimientos planeados. Estos
fueron la base para el Programa de Trabajo Oficial emitido por el
Contratista en la etapa de ejecución del Contrato.
� El Programa de Trabajo Oficial, junto con los rendimientos y flujos
de recursos físicos actualizados, para la ejecución de las Obras y
aprobados por el Administrador del Contrato, según lo
establecido en la sub-cláusula 14 de las Condiciones del Contrato
del Cartel de Licitación.
� Los Planes de Trabajo de las Partes de las Obras, entregados
por el Contratista y aprobados por el Administrador del Contrato,
según lo establecido en la cláusula 8 de la Sección 4 del Cartel
de Licitación. Estos incluyen una descripción detallada de los
procesos constructivos, asignación de los recursos, organización,
programa de trabajo, rendimientos e información adicional que el
Administrador del Contrato haya solicitado durante la revisión del
Plan de Trabajo.
� Los Programas de Trabajo Bisemanales y Mensuales
presentados por el Contratista, de acuerdo con la cláusula 9 de la
Sección 4 del Cartel de Licitación. En estos se indica el avance
140
de las Obras, por lo que se pueden emplear como referencia de
los rendimientos obtenidos en las distintas actividades.
� Los informes mensuales de avance emitidos por el Contratista,
según la cláusula 9 de la Sección 4 del Cartel de Licitación,
también deberán ser revisados por el Evaluador. Esto con el
propósito de analizar información sobre los rendimientos logrados
en la ejecución de los trabajos y los recursos asignados a éstos.
� Los resultados de la evaluación de los impactos del Cambio
solicitado, en el alcance del Contrato. Las variaciones en el
alcance del Contrato son insumo para estimar el impacto en el
tiempo del Contrato debido al Cambio solicitado, ya que permitirá
identificar modificaciones en las cantidades, características,
condiciones, especificaciones, requerimientos de recursos, entre
otros factores, que podrían afectar los rendimientos y el plazo de
ejecución de las Obras.
El Evaluador podrá solicitar información adicional sobre el Cambio, que
considere necesaria para evaluar el impacto en el tiempo del Contrato. La
solicitud deberá plantearla al Solicitante del Cambio, por medio de una
nota o correo electrónico, con copia a la Jefatura del Área que emitió el
visto bueno.
El propósito de la evaluación del impacto del Cambio solicitado, deberá
ser la estimación de los siguientes aspectos sobre el Programa de
Trabajo Oficial del Contrato (Rojas, et al 2005):
141
� Las Obras y actividades del Programa de Trabajo Oficial, que
serán afectadas por el Cambio.
� Las variaciones en las duraciones de las actividades.
� Las actividades nuevas y las dependencias de éstas con otras
actividades en el Programa de Trabajo Oficial.
� Las variaciones en las dependencias entre las actividades
existentes en el Programa de Trabajo Oficial.
� Las variaciones en las holguras de las actividades del Programa
de Trabajo Oficial.
� El impacto en la ruta crítica. Además, el Evaluador deberá
determinar si con la implementación del Cambio, la ruta crítica del
Contrato puede variar y si éste es el caso cuáles serían las
nuevas actividades que la conformarían.
� Si la ruta crítica del Contrato es afectada, en cuánto se estima
que cambiaría el Plazo para Finalización del Contrato.
En la evaluación de los impactos en el tiempo del Contrato, existen
aspectos que deben ser considerados por el Evaluador para un análisis
adecuado del Cambio solicitado. Éstos se describen a continuación:
142
� Los Programas de Trabajo y Rendimientos de Ejecución de
las Obras
En el Contrato se establece cuales documentos forman parte de
este acuerdo. Como se ha mencionado anteriormente, los
Documentos del Contrato son:
a) El Acuerdo del Contrato y sus anexos.
b) El Cartel de Licitación y sus aclaraciones.
c) La Oferta de Astaldi S.p.A., junto con sus aclaraciones.
Por lo tanto, lo establecido en los documentos citados
anteriormente, es lo que rige este Contrato. Los Documentos del
Contrato se han enumerado en el orden de prioridad, que se
debe considerar para establecer que prevalece en caso de que
exista alguna discrepancia. (ICE, 2005)
De acuerdo a lo establecido en el Cartel de Licitación, durante la
etapa de contratación, en la Oferta presentada por el Contratista
fue necesario emitir un plan de trabajo y un programa de trabajo.
Para esto, en la Oferta se establecieron rendimientos y flujo de
recursos para elaborar las actividades del programa de trabajo.
Como la Oferta y sus aclaraciones forman parte del Contrato,
esto implica que los aspectos establecidos en ésta por el
Contratista para la ejecución de las Obras, también forman parte
del Contrato. Por lo tanto, el cumplimiento de la programación y
los rendimientos de Oferta son un compromiso adquirido por las
partes. Es decir el Contratista está obligado al cumplimiento de su
143
Oferta y el ICE también deberá asegurar cumplir sus
obligaciones, para que el Contratista pueda llevar a cabo dicho
programa. (Davison, 2003) Además, en la Ley de Contratación
Administrativa No. 7494 en el artículo 20 “Cumplimiento de lo
pactado” se establece:
“Los contratistas están obligados a cumplir, cabalmente, con lo
ofrecido en su propuesta y en cualquier manifestación formal
documentada, que haya aportado adicionalmente, en el curso del
procedimiento o formalización del contrato.”
Por lo tanto, esto confirma que el Contratista debe cumplir con los
rendimientos ofertados, los cuales serán la base que se utilizará
para evaluar los impactos del Cambio en el tiempo del Contrato.
En la cláusula 14 de las Condiciones del Contrato (Secciones 2 y
3 del Cartel de Licitación), se establece que posterior a la fecha
de inicio del Contrato, el Contratista debe someter a la
aprobación del Administrador del Contrato un programa de
ejecución de la Obras, cuya base será el programa presentado en
la Oferta. Por lo tanto, el Programa de Trabajo Oficial deberá
presentar aspectos como la ruta crítica o secuencia y duración de
las actividades, similares a la información presentada en la
Oferta. En éste también se indicarán los rendimientos
programados para la ejecución de las Obras. Las condiciones del
Contrato establecen que Programa de Trabajo Oficial será la
base de criterio, para determinar el progreso de las Obras y el
cumplimiento del Contrato. Sin embargo, el Programa de Trabajo
Oficial no sustituye lo ofertado por el Contratista. (ICE, 2005)
144
Como se indicó anteriormente, según lo definido en el Acuerdo
del Contrato, la información que forma parte del Contrato es la
presentada en la Oferta. En la evaluación de los impactos del
Cambio en el tiempo, se deberán considerar como base los
rendimientos indicados en la Oferta, los cuales son el
compromiso adquirido por el Contratista.
El Evaluador también deberá tener presente, que durante la
ejecución del Contrato, el Contratista puede obtener rendimientos
distintos a los establecidos en su Oferta. Aunque éste sea el
caso, el análisis de los impactos que causará el Cambio solicitado
en el Programa de Trabajo Oficial del Contrato, deberá ser con
los rendimientos empleados por el Contratista en su Oferta y por
ende establecidos en el Contrato. Lo que podría afectar los
rendimientos ofertados y que debería ser analizado durante la
evaluación de un Cambio, es cuando en el Contrato se presente
factores no previsibles, es decir que el Contratista no pudo haber
previsto en la etapa de Oferta. En estas situaciones el Evaluador
deberá revisar cómo afectan dichos factores los rendimientos, de
manera que se pueda estimar una duración razonable para la
ejecución del Cambio.
Relacionado con lo anterior, durante la ejecución del Contrato,
puede ser que el Contratista no esté cumpliendo en su totalidad
con las secuencias y los plazos definidos en el Programa de
Trabajo Oficial. Esta situación puede presentarse por diferentes
razones, dentro de las cuales se encuentran (Davison, 2003):
145
a) Errores del Contratista al realizar la programación.
b) La incapacidad del Contratista para obtener los recursos que
estimó necesarios. También puede presentarse su
inhabilidad de adquirir los recursos necesarios en las fechas
estimadas, para poder cumplir con su programación.
c) Efectos de los Cambios solicitados durante el avance del
Contrato.
d) El impacto de factores imprevistos.
Por lo tanto, aunque el Contratista adquiere el compromiso de
cumplir con el Programa de Trabajo Oficial, durante la ejecución
del Contrato, éste puede ser afectado por varios factores, como
los citados anteriormente. Esto se reflejará en los Programas de
Trabajo Bisemanales y Mensuales, que el Contratista deberá
entregar al Administrador del Contrato y en los controles
realizados por el Equipo Administrador del Contrato del avance
de las Obras.
En la evaluación del impacto en el tiempo del Contrato, debido al
Cambio solicitado, el Evaluador deberá considerar el avance de
las Obras en relación con lo programado. En este análisis el
Evaluador deberá determinar los factores que están afectando el
avance del Programa de Trabajo Oficial, cuáles son
responsabilidad del Contratista, cuáles son atribuibles al ICE o
cuáles se salen de la responsabilidad de cualquiera de las partes.
De esta manera el Evaluador podrá identificar y considerar
146
factores, que son relevantes para estimar qué consecuencias
puede tener el Cambio en el tiempo y secuencia de las
actividades del Programa de Trabajo Oficial y el Plazo para
Finalización del Contrato. También esta información será
imprescindible en la etapa de negociación con el Contratista, si el
Cambio es aprobado.
� Holguras
Un aspecto importante es el análisis de la disponibilidad de
holguras en el Programa de Trabajo Oficial. El Evaluador deberá
considerar que es práctica internacional otorgar el derecho de las
holguras a la parte que primero la utilice o necesite. Esto significa
que las holguras del Programa de Trabajo Oficial, no son un
beneficio exclusivo de alguna de las partes del Contrato. Por lo
tanto, si en alguna actividad existe holgura y ocurre un evento de
atraso, sin importar el origen del atraso, la holgura podrá ser
utilizada para minimizar el efecto del mismo. (Davison, 2003) Bajo
este principio, si la holgura fuera empleada antes por el
Contratista, ésta no podrá tomarse en cuenta como parte del
tiempo adicional requerido para la implementación de un Cambio
en el Contrato. (Rojas et al, 2005)
En la evaluación del impacto del tiempo en el Contrato, si una de
las actividades afectadas por el Cambio presenta holgura, de
acuerdo al Programa de Trabajo Oficial, el Evaluador deberá
verificar si el Contratista ha utilizado la holgura en alguna medida.
Esto se determinará por medio de la revisión del avance hasta al
momento del Cambio, reflejado en los Programas de Trabajos
Bisemanales y Mensuales, que debe presentar el Contratista de
147
acuerdo a las condiciones del Contrato. Además, es posible la
verificación con la información recolectada por el Equipo
Administrador del Contrato en el Sitio, para el control del avance
de las Obras. Como se señaló antes, si posterior a este análisis el
Evaluador determina que la holgura ha sido empleada por el
Contratista, ésta no podrá ser considerada para la
implementación del Cambio.
Por otra parte, cuando el Evaluador revisa las holguras del
Programa de Trabajo Oficial, deberá considerar que existen dos
tipos de holgura. Éstas son la holgura total y la holgura libre. La
holgura total se refiere a la diferencia entre la fecha de
terminación más temprana calculada para la última actividad de
una ruta y la fecha máxima de terminación de dicha actividad. Por
lo tanto, esta holgura en una ruta de actividades es común y
compartida por todas las tareas de dicha ruta. La holgura libre
corresponde a la cantidad de tiempo que se puede retrasar una
actividad sin afectar el inicio más temprano de sus actividades
sucesoras inmediatas. (Clements et al, 2003)
Por lo tanto, una vez que se estima el tiempo que se requiere
para implementar un Cambio en el Contrato, el Evaluador deberá
realizar el análisis de las holguras, considerando los aspectos
señalados anteriormente. Esto permitirá establecer entre otros
aspectos:
a) Si el Cambio propuesto varía las holguras disponibles en las
actividades afectadas en el Programa de Trabajo Oficial del
Contrato.
148
b) Si el tiempo requerido por el Cambio supera las holguras
disponibles y cómo afecta el Programa de Trabajo Oficial y
al Plazo para Finalización del Contrato.
c) Si actividades que antes no eran críticas, se convierten en
críticas. En cuánto afecta el Programa de Trabajo Oficial y el
Plazo para Finalización del Contrato.
� Consideraciones en la Ampliación del Plazo para Finalización
del Contrato
Cuando el Evaluador está analizando una ampliación del Plazo
para Finalización, deberá tomar en cuenta y aplicar los siguientes
elementos:
a) Las condiciones sobre prórrogas en contratos administrativos,
establecidas en la legislación nacional aplicable al Contrato,
según lo indicado en la cláusula 4.6.2 de este Plan.
b) Las condiciones establecidas en los Documentos del Contrato
en cuanto el Plazo para Finalización y las prórrogas de éste,
de acuerdo a lo descrito en la cláusula 4.5.2 de este Plan. En
este aspecto es importante que el Evaluador determine el
cumplimiento de la cláusula 44 de las Condiciones del
Contrato, donde se establece las condiciones que justifican
una ampliación del Plazo para Finalización de este Contrato.
En el caso de una ampliación de plazo, será responsabilidad del
Evaluador verificar que se cumplan las condiciones establecidas
149
en la legislación nacional y el Contrato. De esta forma se
determinará si la extensión estimada del Plazo para Finalización
del Contrato, es viable de aplicar en caso de implementar el
Cambio en el Contrato.
En estos casos lo primero que el Evaluador debe tener claro es
las razones que están generando la ampliación en el Plazo para
Finalización. El Evaluador podrá encontrar dos situaciones:
atrasos justificables y atrasos no justificables.
Las prórrogas justificables son las que no han sido causadas por
el Contratista. En otras palabras son las prórrogas a las que el
Contratista tiene derecho, en el plazo de ejecución del Contrato
(Rubin et al, 1999). En este Contrato, corresponden a las
prórrogas que se generan por las causas permitidas en las
cláusulas 44 y 52.3 de las Condiciones del Contrato del Cartel de
Licitación y por lo establecido en la legislación nacional aplicable.
Las prórrogas no justificables son las causadas por el Contratista
(Rubin et al, 1999). Esto significa que son prórrogas en el
Programa de Trabajo Oficial, generadas por los métodos de
trabajo y organización del Contratista. Dentro de las causas de
estas prórrogas se encuentran los rendimientos bajos, problemas
de coordinación, problemas en la adquisición de materiales y
equipos, entre otros. (Davison, 2003) En este tipo de atrasos, ni
las condiciones del Contrato, ni la legislación nacional aplicable,
otorgan la posibilidad de una ampliación en el Plazo para
Finalización del Contrato.
150
Cuando el Evaluador está analizando la ampliación en el Plazo
para Finalización, debido al Cambio solicitado, deberá tener
presente que en la ejecución pueden estar ocurriendo otras
situaciones que afectan el Programa de Trabajo Oficial. Esto
significa que en la ejecución pueden estarse presentando dos o
más condiciones al mismo tiempo, que de haber ocurrido por sí
solas se hubiera afectado el Plazo para Finalización. Para
identificar estas situaciones, el Evaluador podrá emplear el
diagrama de red u otro tipo de gráfico visual, como el gráfico
Gantt. De esta manera, el Evaluador podrá visualizar las distintas
rutas del Programa de Trabajo Oficial y el avance real de cada
una. Así será posible detectar las situaciones simultáneas, que
están causando atrasos en el Programa de Trabajo Oficial.
(Rubin et al, 1999)
Cuando se evalúan las causas de ampliación del Plazo para
Finalización, que se traslapan en el Programa de Trabajo Oficial,
el Evaluador deberá analizar (Rubin et al, 1999):
� Cuáles trabajos pudo realizar el Contratista y cuáles fueron
afectados debido a los atrasos en el Programa de Trabajo
Oficial. Para esto se deberá verificar el Programa de Trabajo
Oficial y el avance real de las actividades.
� Si los atrasos del Programa de Trabajo Oficial y el impacto en
el tiempo del Cambio propuesto, afectan la ruta crítica.
� Si las causas de los atrasos o prórrogas son justificables
según el Contrato o no son justificables.
151
Posterior a este análisis, el Evaluador deberá estimar la prórroga
a la que el Contratista tendrá derecho si el Cambio es
implementado. Para esta estimación de prórroga, el Evaluador
deberá considerar que solo es posible otorgar ampliaciones del
Plazo para Finalización, por el periodo donde la causa sea
justificable, según lo establecido en el Contrato y la legislación.
En este caso la estimación de la prórroga sería la extensión
generada directamente por el Cambio solicitado por el ICE.
Para estimar el impacto en el tiempo del Contrato, el Evaluador deberá
comparar el Programa de Trabajo Oficial con los resultados obtenidos en
el análisis del Cambio solicitado. Las diferencias que se obtengan en
dicha comparación serán los impactos estimados, que se generarían en el
Contrato si el Cambio es implementado.
Anteriormente, se citaron aspectos generales que el Evaluador deberá
tomar en cuanta para el análisis del tiempo de Contrato, en la evaluación
de un Cambio. En las siguientes cláusulas se establecen aspectos
particulares que se deberán considerar en el proceso de evaluación,
según el tipo de Cambio solicitado.
4.7.6.2.1 Cambio de Cantidades
El Evaluador deberá tener claro que el proceso descrito en este
apartado aplicará, siempre y cuando el Cambio sea únicamente en
cuanto las cantidades de las Obras y estos se pueden ejecutar con los
mismos procedimientos y recursos definidos por el Contratista. Esto
significa que no hay ninguna variación en las condiciones o
características de las Obras. En caso de que se presenten variaciones
152
en las características, deberá aplicarse el proceso descrito en la
cláusula 4.7.6.2.3 de este Plan.
En cuanto el proceso de estimar el impacto en el tiempo del Contrato,
cuando el Cambio es de cantidades, el Evaluador deberá considerar la
cláusula 52.3 de las Condiciones del Contrato, Secciones 2 y 3 del
Cartel de Licitación. En ésta se establece que el Contratista tendrá
derecho de la revisión del Plazo para Finalización, cuando la cantidad
de Obra total ejecutada, de cualquier Renglón de Pago, excede el
115% de la cantidad estimada en los Formularios de Cotización
(Sección 6 del Cartel de Licitación).
Por lo tanto, cuando el Cambio solicitado corresponde a una variación
de las cantidades estimadas de las Obras, el primer paso es estimar
de cuánto es la misma. Para esto se tomará la estimación de la
variación en las cantidades de los Renglones de Pago, realizada en la
evaluación del alcance, según la cláusula 4.7.6.1.1 de este Plan.
Una vez que el Evaluador determina las posibles variaciones en las
cantidades de una Obra, deberá estimar en cuánto afecta el tiempo de
ejecución de la misma. Para esta evaluación, el Evaluador empleará
los rendimientos establecidos en la Oferta para las actividades y Obras
que serán afectadas por el Cambio. Esto significa que en la ejecución
del Cambio, el Contratista podrá utilizar los procedimientos y recursos
descritos en los Planes de Trabajo o en la Oferta. Con los
rendimientos de la Oferta, el Evaluador realizará una proyección, para
estimar la nueva duración de las actividades y ejecución de las Obras
afectadas por el Cambio.
153
El Evaluador deberá considerar que pueden presentarse casos, donde
la variación en las cantidades de las Obras es de tal magnitud, que los
trabajos requeridos no se podrán ejecutar con los mismos recursos y
procedimientos previstos por el Contratista en su Oferta. En estos
casos no será posible emplear los mismos rendimientos ofertados por
el Contratista, ya que las condiciones están variando por lo que deja
de ser una simple evaluación de Cambio de cantidades. Por lo tanto,
el Evaluador deberá proceder a realizar un análisis de las posibles
variaciones que se requerirán en los procedimientos y recursos
necesarios para llevar a cabo el Cambio solicitado, y así poder estimar
los posibles nuevos rendimientos. Para estos casos el Evaluador
deberá emplear el proceso de evaluación de Cambios de
características, descrito en la cláusula 4.7.6.2.3 de este Plan.
Basado en los resultados obtenidos, el Evaluador estimará el impacto
del Cambio en el Programa de Trabajo Oficial. Inicialmente, el
Evaluador deberá analizar las holguras de las actividades afectadas
por el Cambio de cantidades. Si las actividades presentan holguras
disponibles en el momento del Cambio, deberán verificar en cuánto se
afectan, es decir en casos de disminuciones cuánto incrementan las
holguras y en caso de aumento de cantidades en cuánto se reducen
las holguras.
El siguiente paso es verificar si el Cambio de cantidades afecta el
Plazo para Finalización del Contrato. Para esto, el Evaluador deberá
considerar que el Plazo para Finalización del Contrato puede sufrir una
variación, si el Cambio en las cantidades corresponde a una Obra de
la ruta crítica del Programa de Trabajo Oficial. Esto puede ser una
ampliación o una reducción en el Plazo para Finalización del Contrato,
154
lo cual dependerá de si el Cambio es un incremento o disminución de
cantidades respectivamente. En estos casos las nuevas duraciones
estimadas para las actividades afectadas por el Cambio deberán
ajustarse en el Programa de Trabajo Oficial, para determinar de
cuánto será el tiempo en que se afectará el Plazo para Finalización del
Contrato. Por otra parte, se puede presentar el caso donde debido a la
variación estimada en los plazos de ejecución de las Obras, como
resultado de las modificaciones en las cantidades, y por las relaciones
definidas entre las actividades en el Programa de Trabajo Oficial, la
ruta crítica de éste cambia. Esto implica que nuevas actividades
conformarán la ruta crítica del programa de trabajo, lo que a su vez
estaría afectando el Plazo para Finalización del Contrato. Para este
análisis el Evaluador podrá emplear un diagrama de redes, que le
permita visualizar las distintas rutas del Programa de Trabajo Oficial, y
cómo son afectadas estas rutas por las variaciones en los plazos de
las actividades de ejecución de las Obras, cuyas cantidades están
siendo modificadas.
Si el Evaluador estima que el Plazo para Finalización del Contrato
requiere una ampliación, deberá determinar si se cumplen las
condiciones de la cláusula 52.3 de las Condiciones del Contrato del
Cartel de Licitación. Si éste es el caso, el Evaluador deberá considerar
que el tiempo de ampliación corresponderá al tiempo requerido para la
ejecución de la Obra a partir del 115 % de la cantidad estimada. Esto
significa que al Contratista no se le podrá otorgar una ampliación en el
Plazo para Finalización, para ejecutar el 115 % de la cantidad
estimada de una Obra, ya que debido a la restricción establecida en
las condiciones del Contrato, el Contratista debió considerar en su
programación, la ejecución del 115 % de las cantidades de Obra.
155
4.7.6.2.2 Suprimir un Trabajo
Cuando el Cambio solicitado implica suprimir un trabajo, en la
evaluación el Programa de Trabajo Oficial deberá ajustarse con la
exclusión de dicho trabajo. Por lo tanto, con los resultados de la
evaluación de las variaciones en el alcance del Contrato, según la
cláusula 4.7.6.1.2 de este Plan, el Evaluador deberá determinar cuáles
actividades del Programa de Trabajo Oficial no se tendrán que
ejecutar, si el Cambio es implementado en el Contrato.
Al eliminar el trabajo del Programa de Trabajo Oficial, el Evaluador
deberá analizar si hay actividades cuya holgura disponible incrementa
debido a que el Contratista deberá ejecutar menos trabajo. En caso de
que el Cambio afecte la ruta crítica del Programa de Trabajo Oficial, el
Evaluador deberá tomar en cuenta los aspectos definidos en la
cláusula 44 de las Condiciones del Contrato, según la cláusula 4.5.2
de este Plan.
4.7.6.2.3 Cambio de Características o Trabajo Adicional
Si la solicitud corresponde a un Cambio de características o trabajo
adicional, para establecer el impacto en el tiempo, el Evaluador deberá
emplear los resultados obtenidos en la evaluación de los impactos en
el alcance del Contrato, según las cláusulas 4.7.6.1.3 y 4.7.6.1.4 de
este Plan. Esto es importante, porque se debe tener claro cuáles
Obras del Contrato serán afectadas y cuáles especificaciones técnicas
y condiciones estarían variando, en relación a los Documentos del
Contrato y los planos aptos para construir.
En el caso de los Cambios de características, el Evaluador deberá
analizar en forma desglosada la información de los rendimientos y
156
recursos que serían empleados por el Contratista en la ejecución de
las Obras, que serían afectadas si el Cambio es implementado. Para
esto, el Evaluador deberá analizar la información presentada por el
Contratista, tal como: la Oferta, el Programa de Trabajo Oficial, los
Planes de Trabajo de las Obras afectadas, los Programas de Trabajo
Mensuales, los informes de rendimiento mensuales y los Programas
de Trabajo Bisemanales.
Con base en el análisis anterior, el Evaluador deberá identificar las
condiciones de los rendimientos y recursos de las Obras, que
permanecen invariables si el Cambio es implementado. Esto significa
que el Evaluador deberá establecer cuáles Partes de las Obras no
varían con el Cambio solicitado, ya que los rendimientos de éstas se
mantendrán en las mismas condiciones planteadas por el Contratista
en la Oferta y el Programa de Trabajo Oficial.
El siguiente paso es definir los rendimientos de las Partes de las
Obras cuyas condiciones varían, con respecto a los Documentos del
Contrato y los planos aptos para construir entregados al Contratista
previo a la solicitud del Cambio. Este proceso deberá realizarse con
una evaluación detallada de la información, para estimar los nuevos
rendimientos con que el Contratista podría realizar las Partes de las
Obras que varían.
El Evaluador iniciará la evaluación de las Partes de las Obras que
cambian, verificando si en el Contrato existe otras Partes de las Obras
con características similares a las solicitadas en el Cambio. Este
proceso también aplica en la evaluación de trabajos adicionales. En
estos casos, el primer paso es definir en qué consiste el trabajo
157
adicional y determinar si en el Contrato existen Partes de las Obras
similares.
Cuando en el Contrato existen Partes de las Obras similares a los
Cambios solicitados, entonces se realizará un análisis desglosado de
sus características, para identificar los aspectos que tienen en común.
Una vez definidos los aspectos que tienen en común, el Evaluador
revisará la información de los rendimientos y recursos requeridos en la
ejecución. Esta información se empleará como base para la
estimación de los rendimientos de ejecución de las Partes de las
Obras afectadas por el Cambio de características o de trabajos
adicionales en el Contrato.
Por otra parte, puede determinarse que algunas condiciones o
características del Cambio o los trabajos adicionales son totalmente
distintas a lo previsto en el Contrato. Esto implica que no existen
Partes de las Obras en el Contrato con características similares, que
se puedan emplear como referencia para su análisis de tiempo de
ejecución. En estos casos el Evaluador deberá utilizar como referencia
los registros existentes en la organización sobre la ejecución de obras,
que presenten características similares a las solicitadas en el Cambio.
El Evaluador también podrá emplear información de respaldo que
provenga de fuentes reconocidas, tales como estándares, libros
bibliográficos, revistas y publicaciones técnicas, sitios en internet de
empresas constructoras o consultoras, entre otros.
Además, el Evaluador deberá emplear la herramienta de juicio de
expertos. Con ésta se consultará a funcionarios de la organización o
consultores externos, que han participado en la ejecución de obras
158
con características similares a las propuestas en el Cambio. De esta
manera, el Evaluador podrá tomar como referencia la estimación de
expertos sobre los posibles rendimientos que se podrían alcanzar y el
tiempo requerido para ejecutar las Partes de las Obras con las
características solicitadas en el Cambio o trabajos adicionales en el
Contrato.
En la evaluación, cuando es necesario estimar nuevos rendimientos, el
Evaluador deberá tomar en cuenta:
� Las cantidades de los trabajos para los cuales se requieren
establecer los rendimientos. Estas cantidades se obtendrán de
los planos donde se incorporan los Cambios solicitados, según
las cláusulas 4.7.6.1.3 y 4.7.6.1.4 de este Plan de la evaluación
de las variaciones en el alcance.
� Los recursos del Contratista que están disponibles para la
ejecución de las Obras afectadas por el Cambio o para ejecutar
trabajos adicionales en el Contrato. Dentro de los aspectos a
considerar están: las capacidades de los equipos, las Obras
donde se están utilizando y los rendimientos que han
presentado en el Sitio hasta el momento (en caso de que ya
hayan sido utilizados en la ejecución del Contrato).
� Recursos adicionales que se estiman necesarios para ejecutar
los trabajos adicionales o las Partes de las Obras con las
características solicitadas en el Cambio.
159
� Las proyecciones de los rendimientos de los recursos (equipos,
mano de obra, entre otros), que el Contratista ha indicado en su
Oferta y en el Programa de Trabajo Oficial. También se deberán
estimar rendimientos para recursos nuevos que se estimen
necesarios para ejecutar el Cambio. Para esto se deberá tener
en cuenta que cuando los recursos se utilizan, éstos por lo
general no trabajan al 100 % de su capacidad. (Davison, 2003)
� Aunque es responsabilidad del Contratista establecer los
métodos constructivos, el Evaluador deberá analizar cómo el
Cambio en las características de las Obras podría afectar el
método constructivo de la Obra y por ende el rendimiento de
ejecución.
� En el caso de trabajos adicionales, el Evaluador deberá analizar
los posibles métodos constructivos que el Contratista podría
implementar para ejecutar dichos trabajos. Esto es
considerando las condiciones del Sitio, recursos disponibles y
especificaciones solicitadas para estos trabajos.
� Los ajustes y estimaciones de los nuevos rendimientos deben
ser razonables, dentro de la programación y condiciones
establecidas para el Contrato y según el estado de arte.
Por lo tanto, para obtener la estimación de los rendimientos con que el
Contratista podría ejecutar los trabajos adicionales o las Obras, donde
las características están variando, el Evaluador deberá emplear los
rendimientos de las Partes de las Obra que permanecen invariables e
incorporarle las variaciones consecuentes del Cambio solicitado. Con
160
esto se obtendría el nuevo rendimiento para la ejecución de un trabajo
adicional o de una Obra del Contrato con características diferentes.
Además, de las variaciones en los rendimientos y la estimación de la
duración que implicaría implementar el Cambio en el Contrato, el
Evaluador deberá analizar cómo éste podría afectar la secuencia y el
plazo de ejecución de las actividades del Programa de Trabajo Oficial.
En el caso de los Cambios de características en las Obras, la base de
este análisis es la secuencia y las relaciones entre actividades
establecidas en el Programa de Trabajo Oficial. Cuando el Cambio se
refiere a un trabajo adicional, el Evaluador deberá definir cuáles
actividades y Obras del Programa de Trabajo Oficial serían
predecesoras y sucesoras de este trabajo.
Por lo tanto, el Evaluador deberá verificar si el Cambio propuesto de
características o de un trabajo adicional:
� Establece alguna restricción o especificación que requiere que
la Obra se realice en cierta secuencia o hasta que se haya
cumplido con determinada condición durante la ejecución del
Contrato. Estas restricciones pueden ser consecuencia de una
especificación, debido a los Cambios en el diseño de la Obra o
por aspectos en los métodos constructivos de las Obras.
� Si debido a la disponibilidad de los recursos requeridos para
ejecutar un trabajo adicional o una Obra con nuevas
características, se restringe la secuencia en que se podría
ejecutar el Cambio solicitado, según el Programa de Trabajo
Oficial.
161
Con el análisis de los aspectos anteriores, el Evaluador podrá
establecer si el Cambio propuesta afecta la secuencia y relaciones
entre las actividades del Programa de Trabajo Oficial. Si éste es el
caso, el Evaluador realizará los ajustes estimados en la secuencia y
las relaciones, para evaluar cómo impactará el Programa de Trabajo
Oficial del Contrato.
Para el análisis de la secuencia de los trabajos adicionales, el
Evaluador podrá emplear la herramienta del juicio de expertos, de
funcionarios de la organización o consultores externos con experiencia
en programación. Esto con el propósito de ubicar el trabajo adicional
en el Programa de Trabajo Oficial, en la secuencia más razonable.
Este aspecto es importante, porque puede influenciar en el resultado
obtenido sobre si el trabajo adicional afecta o no la ruta crítica del
Programa de Trabajo Oficial.
Otro aspecto importante, es que si en la evaluación de los impactos en
el alcance, según las cláusulas 4.7.6.1.3 y 4.7.6.1.4 de este Plan, se
determina que otras Obras del Contrato pueden ser afectadas si el
Cambio es implementado, el Evaluador deberá estimar si el plazo o la
secuencia de ejecución de dichas Obras puede sufrir algún impacto.
La evaluación de los impactos en el tiempo de las otras Obras
afectadas, se deberá llevar a cabo aplicando los mismos principios
descritos anteriormente.
Con base en los resultados del análisis de la duración y secuencia de
actividades, requerida para la ejecución de las Obras con las nuevas
características o de los trabajos adicionales solicitados en el Cambio,
162
el Evaluador estimará el impacto en el Programa de Trabajo Oficial y
también en el Plazo para Finalización.
4.7.6.2.4 Cambio en Secuencia o Plazo de Ejecución
Cambio en Secuencia
En los casos donde el Cambio propuesto se refiere a una variación en
la secuencia de actividades, el Evaluador analizará las modificaciones
incorporando el Cambio solicitado en el Programa de Trabajo Oficial.
En este análisis, el Evaluador deberá emplear el Programa de Trabajo
Oficial, reflejando las holguras disponibles en las actividades de las
Obras que se encuentran en ejecución. Esto con el propósito de
evaluar el impacto del Cambio en la secuencia de actividades,
considerando las holguras que ya han sido consumidas por el
Contratista.
Por otra parte, el Evaluador deberá analizar si las actividades cuya
secuencia se está solicitando modificar, tiene algún tipo de restricción,
ya sea por su especificación o método constructivo. Si éste es el caso,
deberá estimarse en qué momento se cumple dicha restricción y será
posible ejecutar la actividad.
Otro factor que el Evaluador deberá estimar en su evaluación, es si
con la disponibilidad de los recursos del Contratista, será posible
implementar el Cambio de secuencia solicitado. En este sentido, el
Evaluador también deberá estimar cómo puede afectar en los
rendimientos de la ejecución de la actividad, si al modificar su
secuencia en el Programa de Trabajo Oficial, el Contratista deberá
163
distribuir los recursos con otras actividades que se estarían realizando
en paralelo. En este análisis el Evaluador deberá estimar si para
realizar el Cambio de secuencia solicitado, el Contratista requerirá
recursos adicionales o diferentes a los previstos en su Oferta.
El Evaluador deberá considerar que cuando se evalúa un Cambio de
secuencia en la ejecución de las Obras, un factor que podría afectar
los rendimientos es el clima. No obstante, en el momento que el
Contratista presentó su Oferta, no se establecía una fecha de inicio.
Por lo tanto, en su programación y rendimientos el Contratista debió
considerar que las Obras se podrían realizar en cualquiera de las
estaciones climáticas, dependiendo de la fecha de inicio que se
emitiera una vez refrendado el Contrato.
Junto con los aspectos anteriores, el Evaluador deberá verificar cómo
se podría ajustar en el Programa de Trabajo Oficial las relaciones de
las actividades predecesores y sucesores de las actividades cuya
secuencia está siendo modificada. En este análisis se deberá
considerar las relaciones y dependencias definidas por el Contratista
en el Programa de Trabajo Oficial.
Para llevar a cabo la evaluación de las interrelaciones y las duraciones
de las actividades, que podrían impactarse con el Cambio de la
secuencia de ejecución, el Evaluador podrá emplear el diagrama de
red. El Evaluador realizaría el Cambio de secuencia en el diagrama de
red, según la solicitud presentada. Además, deberá ajustar las
interrelaciones en las actividades precedentes y sucesoras de la
actividad cuya secuencia está variando. Incluyendo esta información
en el diagrama de red, será posible visualizar mejor las interrelaciones
164
de las actividades y las distintas rutas de actividades que se producen
con el Cambio de secuencia de actividades en el Programa de Trabajo
Oficial. Por lo tanto, en el diagrama de red el Evaluador deberá evaluar
aspectos como variaciones en la ruta crítica, en las duraciones de las
actividades y en las holguras disponibles en las actividades, que
serían consecuencia del Cambio en la secuencia de actividades en el
Programa de Trabajo Oficial del Contrato.
Cambio en el Plazo de Ejecución
Cuando la solicitud se refiere a un Cambio en el plazo de ejecución de
algunas actividades, ésta se evaluará en el Programa de Trabajo
Oficial. El Evaluador deberá establecer si es una Aceleración o
Desaceleración de las actividades.
Si el Cambio solicitado se refiere a una Aceleración en la ejecución de
las actividades, el Evaluador estimará en cuánto el Contratista deberá
ajustar los rendimientos establecidos en la Oferta, para desarrollar las
actividades afectadas en menor plazo.
Por otra parte, el Cambio podría implicar una Desaceleración en el
plazo de ejecución de algunas actividades. Esto también implica que el
Evaluador deberá estimar en cuánto el Contratista deberá reducir los
rendimientos definidos en la Oferta, para extender el plazo de
ejecución de las actividades afectadas.
En la estimación de los nuevos rendimientos que se requieren en las
actividades, para lograr la Aceleración o Desaceleración solicitada en
el Cambio, el Evaluador deberá:
165
� Establecer la disponibilidad de recursos, que tiene el Contratista
para ejecutar las actividades en los plazos propuestos en el
Cambio.
En el caso de una Aceleración, el Evaluador deberá analizar y
estimar cuántos recursos adicionales o las medidas que se
podrían tomar para incrementar la productividad, de manera
que sea posible cumplir con el plazo de ejecución de la
actividad según el Cambio. Para este análisis se deberá partir
con los recursos que el Contratista definió en su Oferta, para
ejecutar la actividad en el plazo definido inicialmente. Basado
en esto se estima el incremento en los recursos.
Cuando el Cambio corresponde a una Desaceleración, el
Evaluador deberá verificar los recursos que el Contratista
estableció en su Oferta para ejecutar la actividad en el tiempo
indicado en el Programa de Trabajo Oficial. Considerando lo
anterior, el Evaluador estimará que recursos se podrían liberar o
qué medidas podría tomar el Contratista para reducir la
productividad y así extender el plazo de ejecución de las
actividades, según lo solicitado en el Cambio.
� Analizar los métodos constructivos, aunque éstos sean
responsabilidad del Contratista. El Evaluador deberá considerar
el impacto que podría presentar la variación en los plazos de
ejecución de las actividades en los métodos constructivos del
Contratista. Estos impactos deberán tomarse en cuenta para
definir los nuevos rendimientos, requeridos para lograr los
plazos de ejecución de las actividades solicitados en el Cambio.
166
� Los ajustes y estimaciones de los nuevos rendimientos deben
ser razonables, dentro de la programación y condiciones
establecidas para el Contrato.
Una vez estimados los nuevos rendimientos y el plazo de ejecución de
las actividades, en las cuales se está solicitando una Aceleración o
Desaceleración, se deberá proceder a evaluar los impactos en el
Programa de Trabajo Oficial y en el Plazo para Finalización del
Contrato. En este análisis se establecerá los posibles impactos, que la
Aceleración o Desaceleración, generaría en las demás actividades del
Programa de Trabajo Oficial.
En el caso de una Aceleración en determinada actividad, deberá
considerarse si debido a las interrelaciones entre las actividades, será
posible adelantar la ejecución de otras actividades en el Programa de
Trabajo Oficial. Esto se llevará a cabo con el análisis de las
interrelaciones y holguras disponibles en la ejecución de las
actividades afectadas por el Cambio solicitado, según el Programa de
Trabajo Oficial. Además, con el programa de trabajo de avance del
Contratista, el Evaluador podría analizar si con el Cambio propuesto,
el Contratista tendría la posibilidad de recuperar atrasos que se estén
presentando en el momento.
Por otra parte, en el caso que el Cambio solicitado sea una
Desaceleración, el Evaluador deberá verificar si debido al Cambio
otras actividades del Programa de Trabajo Oficial podrían sufrir un
atraso. Para esto será necesario verificar las interrelaciones y holguras
disponibles entre las actividades del Programa de Trabajo Oficial. Otro
aspecto que el Evaluador deberá considerar en su análisis, es si
167
debido a la reducción en los rendimientos de las actividades donde se
está solicitando aplicar la Desaceleración, el Contratista podría
redistribuir sus recursos y adelantar la ejecución de otras actividades.
Una vez ejecutado este análisis, el Evaluador realizará los ajustes en
el Programa de Trabajo Oficial, para reflejar los impactos en la
duración de las actividades afectadas por el Cambio. Cuando el
Evaluador ha estimado los impactos que tendría el Cambio en el
Programa de Trabajo Oficial, procederá a estimar en cuánto se variará
el Plazo para Finalización del Contrato. Con esto deberá analizar si es
viable o no el Cambio propuesto en el plazo de ejecución de las
actividades, tomando en cuenta el efecto que se podría presentar en la
finalización no solo del Contrato, sino también del Proyecto.
4.7.6.2.5 Cambio en el Sistema de Control de Calidad
Para las solicitudes de Cambio en el sistema de Control de Calidad, el
Evaluador deberá determinar si se incrementa o reduce la frecuencia
de algún tipo de inspección, prueba o ensayo; que afecte el avance de
ejecución del Contratista. Otra posibilidad es que el Cambio solicitado
implica incluir una nueva inspección, pruebas o ensayos, que no
estaban especificados en los Documentos del Contrato, por lo tanto es
necesario evaluar si puede afectar el avance del Contratista.
Si el Evaluador estima que la solicitud de Cambio se refiere a
inspecciones, pruebas o ensayos que no intervienen en el avance,
entonces el Programa de Trabajo Oficial del Contrato no varía.
Si el Evaluador considera que el Cambio propuesto se refiere a
inspecciones, pruebas o ensayos que afectan el avance del
168
Contratista, deberá determinar la duración de éstas y el tiempo que
intervienen en la ejecución de los trabajos.
La duración se calculará considerando los procedimientos y tiempos
establecidos en las normas internacionales y el juicio de expertos del
personal del Área de Control de Calidad, laboratorios en el ICE o
laboratorios externos.
Con el análisis del Cambio solicitado en el sistema de Control de
Calidad, el Evaluador estimará las nuevas duraciones de las
actividades de las Obras afectadas. Para esto se considerará el
tiempo de las nuevas inspecciones, pruebas o ensayos y la frecuencia
con qué se deberán llevar a cabo en el Contrato. Estos tiempos se
deberán incluir en las duraciones de las actividades de las Obras
afectadas, con lo cual se evaluará el impacto en el Programa de
Trabajo Oficial y el Plazo para Finalización del Contrato.
4.7.6.3 Impactos en el Costo del Contrato
El análisis del impacto en el costo corresponde en estimar el incremento o
la disminución en el costo del Contrato, que causaría la implementación
del Cambio solicitado. Cuando se solicita un Cambio en el Contrato, es
fundamental determinar con qué precios unitarios se pagará, que costos
se le reconocerán al Contratista si el Cambio es implementado y cuál es
el impacto que esto genera en el costo total del Contrato.
El Evaluador del impacto en el costo estimado del Contrato será la Oficina
Técnica, ya que ésta es la encargada de la gestión de pagos en el
Contrato. No obstante, en el análisis de los posibles costos derivados del
Cambio, la Oficina Técnica contará con el apoyo del Equipo Administrador
169
del Contrato y en caso de ser necesario también se solicitará la
participación de otros involucrados del Contrato.
En esta evaluación se empleará la información suministrada por el
Contratista, tanto durante la etapa de contratación, como en la etapa de
ejecución del Contrato. Con esta información se verificará las bases de
los Precios Unitarios y Globales cotizados por el Contratista. El Evaluador
deberá considerar estos factores, para estimar el impacto en el costo del
Contrato. Por lo tanto, el Evaluador deberá revisar los siguientes
documentos:
� La Oferta, ya que en ésta el Contratista presentó los Formularios
de Desglose de los Precios Unitarios y Globales, donde cotizó los
precios de cada uno de los Renglones de Pago definidos para las
Obras del Contrato y el Plan de Trabajo asociado.
� Los Planes de Trabajo de las Partes de las Obras, entregados
por el Contratista y aprobados por el Administrador del Contrato,
según lo establecido en la cláusula 8 de la Sección 4 del Cartel
de Licitación. Éstos incluyen una descripción detallada de los
procesos constructivos, asignación de los recursos, organización,
programa de trabajo, rendimientos e información adicional que el
Administrador del Contrato haya solicitado durante la revisión del
Plan de Trabajo.
� Los informes mensuales de avance emitidos por el Contratista,
según la cláusula 9 de la Sección 4 del Cartel de Licitación,
también deberán ser revisados por el Evaluador. Esto con el
170
propósito de analizar información sobre los rendimientos logrados
en la ejecución de los trabajos y los recursos asignados a éstos.
� Los resultados de la evaluación de los impactos del Cambio
solicitado, en el alcance y tiempo del Contrato. Esto con el
propósito de considerar los impactos estimados que el Cambio
podría presentar sobre las especificaciones y requerimientos de
las Obras afectadas, los recursos que necesitará el Contratista y
procedimientos constructivos, ya que estos aspectos afectan las
condiciones del costo del Contrato.
Si el Evaluador lo considera necesario, podrá solicitar información
adicional sobre el Cambio, para evaluar el impacto en el costo del
Contrato. La solicitud deberá plantearla al Solicitante del Cambio, por
medio de una nota o correo electrónico, con copia a la Jefatura del Área
que emitió el visto bueno.
El propósito de la evaluación del impacto del Cambio solicitado, deberá
ser la estimación de los siguientes aspectos sobre el costo del Contrato:
� La variación en el costo de las Obras que serán afectadas por el
Cambio. Para esto será necesario determinar cuáles Precios
Unitarios o Globales de los Renglones de Pago, podrán ser
empleados en la valoración del Cambio.
� Los costos de trabajos adicionales o distintos a lo previsto en el
Contrato, donde Precios Unitarios o Globales de los Renglones
de Pago deberán ser analizados y ajustados, para poder ser
empleados en la valoración del Cambio.
171
� El efecto en los costos indirectos del Contrato, que podría
generarse con la implementación del Cambio.
En la evaluación de los impactos en el costo del Contrato, existen
aspectos que deben ser considerados por el Evaluador para un análisis
adecuado del Cambio solicitado. Estos se describen a continuación:
� Precios Unitarios y Globales de la Oferta
Los Precios Unitarios y Globales, que fueron cotizados por el
Contratista en su Oferta para cada uno de los Renglones de
Pago, deberán ser la base del análisis de los impactos en el costo
del Contrato, que podrían presentarse si el Cambio es
implementado.
Durante el análisis del costo de los Cambios solicitados, es
posible que el Evaluador detecte en el Desglose Detallado de los
Precios Unitarios o Globales, que el Contratista tiene errores en
su cotización. Si este caso se presenta, el Evaluador deberá
comprender que no tiene que corregir dichos errores cuando está
valorando el Cambio solicitado. Esto se debe a que en el
Contrato no existe ninguna cláusula que establezca que los
errores de los Precios Unitarios o Globales pueden ser
corregidos, cuando se están empleando para valorar un Cambio.
(Davison, 2003) En este Contrato el precio cotizado por el
Contratista es firme e invariable, de acuerdo a la cláusula 14.6 de
la Sección 1 del Cartel de Licitación. En ésta se establece que
únicamente se permitirán los reajustes de precios, de acuerdo
con lo establecido en las cláusula 70 de las Condiciones del
Contrato, Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación. No obstante,
172
estos reajustes se refieren al aumento o la disminución que se
puede presentar en el costo de la mano de obra, combustible,
Instalaciones, Materiales y otros, lo cual está regulado en la Ley
de Contratación Administrativa No. 7494 y su reglamento. (ICE,
2005) Por lo tanto, en este Contrato los Precios Unitarios o
Globales de Oferta deberán aplicarse en la valoración de los
Cambios, aunque presenten posibles errores.
Sin embargo, es importante señalar que cuando se están
evaluando los impactos en el costo de un contrato debido a un
Cambio propuesto, los Evaluadores deben verificar
detalladamente las condiciones del contrato, en relación a lo que
establece sobre los precios cotizados y la corrección de errores
en los precios unitarios y globales del contrato. De esta manera
se podrá valorar adecuadamente el Cambio. (Davison, 2003)
Por otra parte, cuando se evalúan Cambios el Evaluador deberá
tener presente que los Precios Unitarios cotizados en la Oferta
por el Contratista, reflejan el costo de la totalidad de los trabajos
que debe llevar a cabo para cumplir con el Contrato. (Davison,
2003) Esto deba aplicarse cuando se está evaluando un Cambio
y se puede aplicar un Renglón de Pago, porque el trabajo tiene
las mismas características y puede ejecutarse con los mismos
recursos previstos por el Contratista, como por ejemplo un
Cambio de cantidades. Esto significa que el Renglón de Pago
deberá emplearse tanto en la evaluación del Cambio, como en la
negociación con el Contratista, tal y como fue cotizado en la
Oferta. Por lo tanto, si el Contratista en el Desglose Detallado del
Precio Unitario no incluyó un recurso requerido para ejecutar el
173
trabajo que cotizó en el Renglón de Pago, el costo de éste no
deberá ser adicionado en la evaluación del Cambio, porque se
debe partir de que aunque el Contratista no lo haya detallado en
el Desglose Detallado del Precio Unitario, este costo ya está
contemplado dentro de su precio cotizado.
En los casos donde debido a las variaciones en las condiciones o
características de las Obras, no es posible aplicar los Precios
Unitarios y Globales como fueron cotizados en la Oferta, el
Evaluador deberá emplear el mecanismo de valoración
establecido en la cláusula 52 de las Condiciones del Contrato,
Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación. Este mecanismo de
valoración de los Cambios, está descrito en la cláusula 4.5.2 de
este Plan. En éste se establece como los Precios Unitarios o
Globales cotizados en la Oferta, pueden ser ajustados para ser
empleados en la valoración de los Cambios.
� Evaluación del Costo en el Contrato Cuando Existen Atrasos
o Ampliaciones en el Plazo de Ejecución de Actividades u
Obras del Contrato
En la evaluación de los impactos en el tiempo del Contrato debido
a una solicitud de Cambio, se puede obtener como resultado
posibles atrasos o ampliaciones en el plazo de ejecución de las
actividades u Obras afectadas por el Cambio e incluso una
posible ampliación del Plazo para Finalización del Contrato. En
estos casos, el Evaluador deberá tener claro que esto no implica
directamente un incremento en el costo del Contrato, ni que el
costo incrementa en la misma proporción que el plazo de las
actividades. (Rubin et al, 1999) Cuando se analiza el impacto en
174
el costo del Contrato, debido a un Cambio que podría ocasionar
atrasos en el Programa de Trabajo Oficial, el Evaluador, además
de los costos directos resultantes de la implementación del
Cambio, deberá analizar otros costos que el Contratista podría
reclamar por los atrasos generados.
Existen costos que por lo general son justificables si se genera un
atraso en las actividades del Programa de Trabajo Oficial, como
consecuencia de la implementación de un Cambio. A
continuación se describen estos posibles costos y aspectos que
el Evaluador deberá tomar en cuenta en su evaluación (Rubin et
al, 1999):
a) Costos de las Oficinas Centrales o Casa Matriz
Estos costos se refieren a los que se incurren en la
administración de las oficinas regionales o casa matriz de
una empresa. Por lo general, estos costos se distribuyen en
los diferentes proyectos o contratos, a los que estas oficinas
brindan soporte en aspectos administrativos. En el caso de
este Contrato, el Contratista cuenta con un equipo
administrativo asignado en el sitio de las Obras, que está
encargado de la ejecución del Contrato. No obstante, por ser
ésta una sucursal del Contratista, es necesario verificar si en
los costos indirectos de su Oferta hacen referencia a costos
provenientes de su oficina regional de Centroamérica o de
su casa matriz en Italia. Si éste es el caso, el Evaluador
deberá analizar si debido al posible atraso o la ampliación
en la ejecución de las Obras afectadas por el Cambio
175
solicitado, los costos de la oficina regional o casa matriz
cargados a este Contrato podrían incrementar.
En este análisis deberá evaluarse cuál es la participación de
la oficina regional o casa matriz en las Obras o actividades
que están siendo afectadas por el Cambio. Esto con el
propósito de determinar si dicha participación es afectada
por el Cambio solicitado y en qué proporción este impacto
podría incrementar los costos cargados a las Obras debido a
la operación de estas oficinas.
b) Costos Administrativos o Costos Fijos
En este caso debido a la organización del Contratista y la
complejidad del Contrato, el Contratista cuenta con una
sucursal en Costa Rica, encargada de ejecutar el Contrato.
Esta sucursal, además del equipo de construcción cuenta
con un equipo administrativo en el sitio de las Obras. Por lo
tanto, cuando se realiza la evaluación del impacto en los
costos es necesario analizar si debido a los atrasos o
ampliaciones en el tiempo de ejecución de las actividades u
Obras afectadas por el Cambio, los costos administrativos o
costos fijos del Contrato podrían incrementar.
Estos costos se refieren a costos indirectos incurridos para
la ejecución del Contrato y que son cargados a éste. Dentro
de estos costos se encuentran costos indirectos como la
mano de obra indirecta (director del proyecto, personal de
oficinas administrativas, supervisión, entre otros), costos de
oficinas administrativas (contabilidad, costos, administración,
176
recursos humanos), gastos de oficina, entre otros. Otro de
los rubros son los costos fijos del Contrato, dentro de los
cuales se encuentran los alquileres de oficinas, sitios de
parqueo, costos de servicios (electricidad, teléfono, agua),
entre otros.
Por lo tanto, estos costos son generales, es decir que son
necesarios para ejecutar el Contrato pero no son costos
directos de una Obra específica. Esto significa que estos
costos son distribuidos entre las distintas Obras del
Contrato. En la evaluación del costo, el Evaluador deberá
verificar en la Oferta del Contratista cuáles costos indirectos
han sido asignados a las Obras afectadas por el Cambio y
analizar si éstos podrían incrementar como consecuencia de
la implementación del Cambio en el Contrato.
c) Costos de Mano de Obra
Estos se refieren a los costos de mano de obra directa de
las Obras afectadas por el Cambio. Una vez que se
determina que el Cambio podría generar atrasos o una
ampliación en el plazo de ejecución de las Obras afectadas,
es necesario evaluar el impacto en el costo del personal
asignado a la ejecución de la Obra. En los casos que la
ampliación de plazo es por una mayor cantidad de Obra, el
costo de la mano de obra ya estaría considerado en el
Precio Unitario aplicado. No obstante, si la ampliación se
genera por otras situaciones el Evaluador deberá estimar si
existe un incremento en el costo de mano de obra directa,
ya que el personal estará asignado a la ejecución de las
177
Obras más tiempo del programado inicialmente. El
Evaluador deberá obtener la información de la mano de obra
directa de las Obras en el Desglose Detallado de los Precios
Unitarios y Globales de la Oferta y los Planes de Trabajo de
las Obras, entregados por el Contratista.
En estos casos también deberá considerarse si debido a la
ampliación en el plazo de ejecución de las Obras afectadas,
el costo de la mano de obra requerirá un ajuste de precio.
Para estos casos deberá aplicarse las condiciones
establecidas en el Contrato sobre los reajustes de precios.
d) Materiales
En el Desglose Detallado de los Precios Unitarios y Globales
de Oferta y los Planes de Trabajo de las Obras, entregados
por el Contratista, se presentan los materiales directos
incluidos en los costos de los Renglones de Pago. Además,
de los costos directos por los materiales requeridos para
implementar un Cambio, en el caso de que el Cambio
genere atrasos o ampliaciones de plazo en la ejecución de
las Obras es necesario analizar otros factores que podrían
afectar el costo de los materiales. Cuando se analiza el
costo de los materiales, el Evaluador deberá considerar si es
necesario estimar un reajuste en el valor del material, ya que
el Contratista requerirá adquirirlo posterior a lo programado,
por lo que el costo podría ser más alto debido al
comportamiento de los mercados. Para estos casos se
deberá aplicar las condiciones establecidas en el Contrato,
en cuanto el reajuste de precios.
178
Los atrasos en la ejecución de las Obras, también pueden
ocasionar que materiales que ya fueron adquiridos por el
Contratista sufran daños, debido a que no podrán ser
utilizados antes del vencimiento de su vida útil. Por lo tanto,
si esto es posible debido a un Cambio solicitado, es
necesario que el Evaluador estime los costos de los
materiales que el Contratista ya adquirió y se podrían dañar.
Además, se deberá tomar en cuenta los costos de los
nuevos materiales que el Contratista deberá adquirir para
reponer dichos materiales, con el fin de poder ejecutar el
trabajo requerido.
Por otra parte, el Evaluador deberá revisar si debido a un
Cambio de cantidades, características o por la ampliación en
el plazo de ejecución de una Obra, el Contratista tendrá que
adquirir los materiales en cantidades menores. Esto puede
ocurrir porque el plazo de ejecución de la Obra supera la
vida útil del material requerido, por lo que el Contratista
deberá adquirir cantidades pequeñas para evitar el deterioro
del material. Otro caso que se podría presentar es que el
Contratista ya había adquirido el material necesario para la
ejecución de la Obra, por lo que cuando se le solicita un
trabajo adicional o una ampliación de cantidad de trabajo, el
Contratista deberá adquirir una cantidad adicional de
material. En estos casos puede ser que el costo de los
materiales sea mayor al estimado en el Contrato, porque se
deben adquirir en cantidades menores a las proyectadas. En
estos casos también hay que considerar que pueden
179
incrementar los costos de los fletes necesarios para
transportar los materiales hasta el sitio de las Obras, porque
se tienen que realizar más viajes de lo previsto.
e) Equipos
Al igual que en el caso de la mano de obra y los materiales,
el Evaluador deberá verificar los equipos que fueron
considerados por el Contratista para la ejecución de las
Obras afectadas por el Cambio. Esto se deberá revisar en el
Desglose Detallado de los Precios Unitarios y Globales de
Oferta y los Planes del Trabajo de las Obras del Contratista.
Con respecto a los costos de los equipos, el Evaluador
deberá estimar el costo que implica que los equipos deban
permanecer en el sitio de las Obras más tiempo del
programado inicialmente por el Contratista, para llevar a
cabo el Cambio. El Evaluador deberá tomar en cuenta que si
el equipo se encuentra en el Sitio y el Contratista no puede
utilizarlo en determinado momento, como consecuencia del
Cambio solicitado, se deberá estimar el costo que el
Contratista incurrirá por tener el equipo a disposición del
ICE.
f) Pérdida de Eficiencia
En esta evaluación el Evaluador deberá analizar si debido a
los posibles atrasos que puede generar el Cambio, el
Contratista podría sufrir una pérdida en su eficiencia. Esto
puede ser por el resultado del Cambio en la secuencia de
ejecución de las actividades, tiempo requerido por el
180
Contratista para entrenar a su personal para ejecutar el
Cambio solicitado, el Cambio en las características o
condiciones de las Obras, entre otros.
Por lo tanto, si se estima que la implementación del Cambio
podría generar una pérdida de la eficiencia del Contratista,
el Evaluador deberá estimar los posibles incrementos en los
costos de las Obras afectadas. Estos incrementos en los
costos, debido a la pérdida de eficiencia, podrían ser porque
se requiere un mayor tiempo del personal en la ejecución de
la Obra, mayores costos de supervisión, un aumento en el
tiempo de uso del equipo, entre otros.
g) Seguros y Garantías
Por lo general los rubros de los seguros y las garantías
están relacionados con la vigencia de éstos. Por lo tanto, si
se estima que debido al Cambio solicitado el Plazo para
Finalización del Contrato tendrá una ampliación, el
Evaluador en su análisis del costo deberá considerar que los
costos del Contratista, por concepto de seguros y garantías,
son probables que se incrementen. Esto se debe a que en el
caso de una ampliación en el Plazo para Finalización, el
Contratista deberá solicitar una extensión en la vigencia de
los seguros y las garantías, de manera que las Obras se
encuentren cubiertas por éstas en la totalidad del periodo.
Esto por lo general implica un ajuste en los montos pagados
por estos seguros y garantías. Por lo tanto, el Evaluador
deberá estimar dentro de los impactos en el costo, el posible
incremento por estos rubros.
181
Para esta estimación se podrá solicitar el apoyo del Área de
Gestión Integral de Riesgos de la Dirección Financiera
Institucional. Esta área es la encargada de gestionar los
seguros del ICE, por lo tanto su experiencia podría apoyar el
Evaluador en la estimación de estos costos.
h) Costos de Atrasos Traslapados en el Contrato
De acuerdo a lo anterior, además de los costos directos que
podría implicar la implementación del Cambio solicitado,
existen otros costos que podrían incrementar en los casos
donde se presente una ampliación en el plazo de ejecución
de las Obras. Cuando se están analizando estos costos, es
necesario tomar en cuenta y analizar si en el Contrato
existen otras situaciones que también están generando un
atraso en la ejecución de las Obras. Como se mencionó en
la cláusula 4.7.6.2 de este Plan, cuando se analiza un
Cambio y se obtiene como resultado una posible ampliación
en la ejecución de las Obras afectadas, que incluso podrían
implicar una prórroga del Plazo para Finalización, puede ser
que existan otras situaciones que están contribuyendo a
estos atrasos, además del Cambio. Por lo tanto, cuando en
la evaluación del tiempo se identifican situaciones que se
están traslapando con el Cambio y generando una
ampliación en el plazo de ejecución de las Obras, éstas
deben ser consideradas para la evaluación del costo.
En el caso de los costos, el Evaluador deberá tomar en
cuenta que el Contratista deberá ser compensado por los
costos de los atrasos generados por el ICE. Por lo tanto, los
182
impactos de los costos que la implementación del Cambio
podría ocasionar deberán ser compensados al Contratista.
No obstante, si en la evaluación del tiempo se identificaron
situaciones que se están traslapando con el Cambio, y que
están causando atrasos en la ejecución de la Obra, en la
evaluación de los costos es necesario revisar si todas son
compensables.
Los costos de los atrasos ocasionados por el ICE o que se
justifiquen según la cláusula 44 de las Condiciones del
Contrato del Cartel de Licitación, son compensables para el
Contratista. Por lo tanto, el cálculo de su pago debe estar
acorde con las condiciones del Contrato. Por otra parte, en
el caso de los atrasos que son responsabilidad del
Contratista, los costos no son compensables, esto significa
que deberán ser asumidos por el Contratista.
Considerando lo anterior, cuando se están evaluando los
posibles costos por los atrasos que podría ocasionar la
implementación del Cambio, el Evaluador deberá tomar en
cuenta las situaciones traslapándose con el Cambio cuyo
costo no es compensable. En estos casos es necesario
evaluar si aunque el Cambio no hubiera sido solicitado, el
Contratista siempre hubiera incurrido dichos costos debido a
las situaciones que no son compensables. Si éste es el
caso, entonces al Contratista no se le deberá reconocer los
costos, por el periodo en que se esté presentando dicho
traslape con el Cambio.
183
Un ejemplo de esto sería si se solicita un Cambio de
características, donde se requiere otorgar dos semanas de
ampliación en la ejecución de la Obra porque el Contratista
puede empezar dos semanas después de la fecha
programada, debido a que debe esperar ese tiempo para la
entrega de un nuevo material necesario para ejecutar el
Cambio. Sin embargo, la entrega del equipo requerido para
realizar la Obra presenta una semana de atraso, lo que
significa que aunque el Cambio no se hubiera solicitado, el
Contratista hubiera tenido que empezar a ejecutar la Obra
una semana después de la fecha programada, porque hasta
ese momento contaría con el equipo. Entonces en este
caso, el Evaluador deberá tener presente que al Contratista
no se le deberá compensar los costos correspondientes a la
disponibilidad del equipo en las dos semanas del atraso
generado por el Cambio, sino que deberá considerarse los
costos de disponibilidad solamente a partir del momento en
que el equipo será recibido por el Contratista en el Sitio de
Presa.
� Costos Incurridos por el Contratista Previo a la Solicitud de
Cambio
De acuerdo al Reglamento de Contratación Administrativa,
cuando se solicita un Cambio de reducción en el objeto del
Contrato, el Contratista tendrá derecho a que se le reconozcan
los costos que había incurrido para cumplir con el requerimiento
total acorado inicialmente (ver la cláusula 4.6.2.2). En aplicación
de este principio, independientemente del tipo de Cambio, en el
análisis de los impactos en el costo del Contrato, el Evaluador
184
deberá tomar en cuenta que el Contratista posee una
programación para ejecutar las Obras, según lo establecido en
los Documentos del Contrato. Por lo tanto, cuando se evalúa una
solicitud de Cambio, es necesario analizar si el Contratista ya ha
incurrido en costos para ejecutar las Obras, de acuerdo a los
requerimientos definidos en los Documentos del Contrato. Estos
costos pueden ser materiales o equipos que ya han sido
adquiridos y se encuentran en el sitio de las Obras, personal y
servicios que han sido contratados, diseños que el Contratista ha
iniciado a ejecutar, entre otros.
Estos costos deberán ser cargados al Cambio solicitado, cuando
no pueden ser recuperados por el Contratista en otras Obras del
Contrato. Por ejemplo, el Contratista pudo haber adquirido
recursos para ejecutar determinada Obra y debido a una solicitud
de Cambio en las características de la Obra, éstos ya no podrán
ser empleados en la ejecución de la misma. Por lo tanto, en su
análisis el Evaluador deberá verificar si dichos recursos pueden
ser empleados en otras Obras del Contrato. Si esto no es posible,
entonces los costos de estos recursos deberán cargarse al
impacto en los costos de la Obra afectada por el Cambio, ya que
el Contratista tiene el derecho de que se le reconozcan porque
los había adquirido para cumplir con las condiciones iniciales del
Contrato. Es importante señalar que en estos casos, dichos
recursos pasarán a ser propiedad del ICE
Aunque es difícil obtener la información para llevar a cabo esta
evaluación, el Evaluador podrá revisar los informes de avance
Mensuales entregados por el Contratista. En éstos se indican los
185
avances de las Obras y las principales adquisiciones en equipos
y personal contratado. Otro medio por el cual se podrá obtener
información sobre las adquisiciones del Contratista, son las
solicitudes de exoneraciones. También el Evaluador deberá
analizar la información recolectada en el sitio de las Obras, para
estimar si el Contratista ha incurrido costos previos a la solicitud
de Cambio.
El proceso de evaluación del impacto en el costo, también tendrá
aspectos particulares que dependerán del tipo de Cambio, tal como se
describe en las siguientes cláusulas.
4.7.6.3.1 Cambio de Cantidades
Al igual que en la evaluación de los impactos en el tiempo del
Contrato, según se indicó en la cláusula 4.7.6.1.14.7.6.2.1 de este
Plan, cuando se lleva a cabo el análisis de los impactos en el costo el
Evaluador deberá tener claro que el proceso descrito en este apartado
aplicará únicamente en Cambios de las cantidades de las Obras y
éstos se pueden ejecutar con los mismos procedimientos y recursos
definidos por el Contratista. Si el Cambio solicitado implica variaciones
en las condiciones o características de las Obras, o si debido a la
magnitud del Cambio en las cantidades el Contratista podría requerir
diferentes recursos y procedimientos constructivos, entonces el
Evaluador deberá emplear el proceso descrito en la cláusula 4.7.6.3.3
de este Plan.
Por lo tanto, cuando el Cambio solicitado corresponde a una variación
de las cantidades estimadas de las Obras y es posible ejecutarlo con
los mismos recursos y procedimientos constructivos previstos por el
186
Contratista, el Evaluador deberá emplear el costo cotizado en la Oferta
para los Renglones de Pago afectados por el Cambio. El Evaluador
tomará los resultados de las variaciones en las cantidades, obtenidos
en la evaluación del alcance de acuerdo a la cláusula 4.7.6.1.1 de este
Plan, y los multiplicará por los Precios Unitarios o Globales cotizados
en la Oferta para los respectivos Renglones de Pago. El Evaluador
deberá realizar las estimaciones en las mismas proporciones de las
diferentes monedas acordadas en los Documentos del Contrato, para
los respectivos Precios Unitarios y Globales. (ICE, 2005) De esta
manera se estimará el impacto en el costo del Contrato, debido a un
Cambio en las cantidades estimadas de las Obras.
No obstante, para esta evaluación del costo, el Evaluador deberá
tomar en cuenta lo establecido en la cláusula 52.3 de las Condiciones
del Contrato del Cartel de Licitación, según la cláusula 4.5.2 de este
Plan. En esta cláusula del Contrato, se establece que si debido a las
variaciones en las cantidades de Obra, se estima una variación del
costo fijado en el Acuerdo del Contrato de al menos el diez por ciento,
excluyendo las Sumas Provisionales y los Trabajos por
Administración, entonces los Precios Unitarios y Globales pueden ser
ajustados. Además, en la cláusula se establece las condiciones que se
deben cumplir y el mecanismo que se deberá emplear para realizar el
ajuste de los Precios Unitarios y Globales.
Por lo tanto, el Evaluador deberá realizar un análisis para estimar si
con la implementación del Cambio de cantidades siendo evaluado y
los Cambios acumulados anteriormente en el Contrato, se alcanzará
una variación del diez por ciento o mayor en el costo estimado fijado
en el Acuerdo del Contrato, excluyendo las Sumas Provisionales y
187
Trabajos por Administración. Esto es únicamente una estimación para
considerar los impactos que podría tener el Cambio en el Contrato,
porque es hasta finalizar el Contrato que se determinará si el costo
real aumentó o disminuyó en un diez por ciento o más.
Si se estima que se alcanzará una variación de al menos un diez por
ciento en el costo estimado del Contrato, según lo anterior, el
Evaluador deberá considerar lo siguiente en la estimación de costos
(ICE, 2005):
� Si la cantidad del Renglón de Pago ha variado más de un quince
por ciento, con respecto a la cantidad estimada en los Formularios
para Cotización de la Sección 6 del Cartel de Licitación.
� Si la cantidad estimada en el Cartel de Licitación del Renglón de
Pago multiplicada por el Precio Unitario ofertado por el Contratista,
excede el dos por ciento del costo estimado fijado en el Acuerdo
del Contrato, excluyendo las Sumas Provisionales y Trabajos por
Administración.
� Cuando se cumplen las condiciones anteriores, entonces el
Evaluador deberá calcular un nuevo precio unitario para el Renglón
de Pago.
� Si lo que se presenta es una reducción de la cantidad estimada,
que excede el quince por ciento, entonces se pagará el porcentaje
de utilidad correspondiente a la cantidad de Obra no ejecutada que
esté por debajo del ochenta y cinco por ciento, así como los costos
188
indirectos correspondientes a dicha porción que se estima el
Contratista incurrirá.
� Si el Cambio en cantidad es un incremento, que excede el quince
por ciento de la cantidad estimada en los Formularios de
Cotización, se deberá reducir el precio unitario correspondiente a la
cantidad que supera el ciento quince por ciento. Esto implica que
se pagará los costos directos y la utilidad aplicando el porcentaje al
costo directo. No se considerarán los costos indirectos, con
excepción de los que corresponden a los recursos adicionales
requeridos para llevar a cabo el Cambio de cantidad.
� Para el cálculo de los nuevos precios unitarios, el Evaluador
deberá emplear la información emitida en el Desglose Detallado de
los Precios Unitarios y Globales, entregados en por el Contratista
en su Oferta.
� Una vez que el Evaluador ha definido los nuevos precios unitarios,
deberá estimar el costo de las variaciones en las cantidades. Para
esto empleará los precios unitarios fijados en los Documentos del
Contrato, hasta una variación en la cantidad estimada del quince
por ciento. Para las proporciones que exceden el quince por ciento
de variación en cantidad, se utilizarán los nuevos renglones de
pago.
4.7.6.3.2 Suprimir un Trabajo
En los casos que el Cambio solicitado corresponde en suprimir un
trabajo, el Evaluador deberá tomar los resultados obtenidos en la
evaluación del alcance según la cláusula 4.7.6.1.2 de este Plan, sobre
189
la reducción de las cantidades de los Renglones de Pago que serán
afectados. El Evaluador tomará las cantidades reducidas de los
Renglones de Pago debido al trabajo suprimido y se multiplicarán por
los Precios Unitarios y Globales correspondientes. Las estimaciones
se deberán realizar en las mismas proporciones de las diferentes
monedas acordadas en los Documentos del Contrato, para los Precios
Unitarios o Globales correspondientes. (ICE, 2005) De esta manera, el
Evaluador estimará el costo que no se incurrirá debido al trabajo
suprimido.
Debido a que este tipo de Cambio, implica una reducción en las
cantidades estimadas de las Obras, el Evaluador también deberá
aplicar la cláusula 52.3 de las Condiciones del Contrato del Cartel de
Licitación (ver cláusula 4.5.2). Por lo tanto, el Evaluador deberá
proceder con el análisis descrito en la cláusula 4.7.6.3.1 de este Plan.
4.7.6.3.3 Cambio de Características y Trabajo Adicional
Cuando la evaluación corresponde en estimar el impacto en el costo
por la implementación de un Cambio de características en las Obras o
un trabajo adicional propuesto en el Contrato, inicialmente el
Evaluador deberá verificar y comprender en qué consiste el Cambio.
Por lo tanto, el Evaluador deberá analizar los impactos en el alcance
del Contrato, que se obtendrán en los procesos de evaluación
descritos en las cláusulas 4.7.6.1.3 y 4.7.6.1.4 de este Plan. También
el Evaluador podrá emplear como referencia el análisis realizado en la
evaluación del impacto en el tiempo del Contrato debido al Cambio,
según la cláusula 4.7.6.2.3 de este Plan. Con este análisis se
identifican los efectos en los rendimientos y recursos de las Obras
afectadas por el Cambio y otras Partes de las Obras, que son
190
similares a los trabajos solicitados en el Cambio. Por lo tanto, esta
información es necesaria para evaluar y estimar los impactos en el
costo del Contrato, ya que esos son factores que influyen en el costo
de las Obras.
Inicialmente el Evaluador procederá a analizar si en los Documentos
del Contrato existen Renglones de Pago, que son aplicables en la
valoración del Cambio. Esto significa que el componente del Cambio
solicitado se ajusta a las condiciones, características y
especificaciones previstas en el Contrato para el Renglón de Pago, por
lo que el precio cotizado para éste es aplicable sin requerir ningún
ajuste. Si existen Renglones de Pago aplicables, entonces el
Evaluador estimará el costo con los Precios Unitarios y Globales
fijados en los Documentos del Contrato, los cuales multiplicará por las
cantidades requeridas de trabajo para ejecutar el Cambio de
características de las Obras o el trabajo adicional propuesto. Las
estimaciones se deberán realizar en las mismas proporciones de las
diferentes monedas acordadas en los Documentos del Contrato, para
los Precios Unitarios y Globales correspondientes. (ICE, 2005)
Al igual que en los casos anteriores, si debido al Cambio solicitado se
presenta una variación en las cantidades estimadas de los Renglones
de Pago afectados, se deberá analizar si aplica la cláusula 52.3 de las
Condiciones del Contrato del Cartel de Licitación (ver cláusula 4.5.2).
Por lo tanto, el Evaluador deberá proceder con el proceso de
evaluación descrito en la cláusula 4.7.6.3.1 de este Plan.
Por otra parte, si en la evaluación se determina que los Renglones de
Pago definidos en los Documentos del Contrato no son aplicables para
191
valorar el Cambio solicitado en las características de las Obras o un
trabajo adicional, entonces el Evaluador deberá analizar cuáles Parte
de las Obras son similares al Cambio solicitado. Una vez definido esto,
se emplearán los Precios Unitarios y Globales de éstas como base
para la valoración del Cambio. En esta valoración se deberá emplear
el procedimiento establecido en la cláusula 52.1 de las Condiciones
del Contrato del Cartel de Licitación (ver la cláusula 4.5.2), el cual se
describe a continuación (ICE, 2005):
� Emplear el Desglose Detallado de Precios Unitarios y Globales
indicado en los Documentos del Contrato.
� Revisar cada uno de los componentes del Precio Unitario o Global
que se está empleando como base para la valoración. Identificar
cuáles componentes son aplicables en la valoración del Cambio, es
decir que no sufren una variación. Verificar cuáles componentes no
son aplicables al Cambio solicitado, es decir que el costo directo
varía con respecto a lo ofertado por el Contratista.
� Para los componentes que no son aplicables al Cambio solicitado,
se deberá estimar el costo modificado. Para esto se empleará
como base el costo unitario y los rendimientos de los recursos de
los componentes, según el Desglose Detallado del Precio Unitario
o Global.
� En el caso de los Cambios de características de una Obra, no se
deberá variar el monto de los costos indirectos de los
componentes. No obstante, cuando se está evaluando un trabajo
adicional, en lugar de mantener invariable el monto, se deberá
192
emplear el mismo porcentaje que representan los costos indirectos
en relación a los costos directos del Renglón de Pago.
� El costo de los componentes del Desglose Detallado de Precios
Unitarios y Globales, que no varía con el Cambio solicitado deberá
mantenerse invariable.
� Se aplicará el porcentaje correspondiente a imprevistos y utilidad.
El Evaluador deberá estimar el costo de los componentes del Precio
Unitario o Global que varían debido al Cambio solicitado. También
pueden presentarse casos, donde se determine que en los
Documentos del Contrato no existen Renglones de Pago similares,
que puedan ser utilizados como base para la valoración del costo del
Cambio solicitado, por lo que se deberá estimar el precio unitario que
se podrá emplear para valorar el Cambio. Para estos casos, el
Evaluador deberá emplear como referencia los resultados obtenidos
en la evaluación de los impactos en el tiempo, donde se estimaron los
recursos necesarios para la ejecución del Cambio y los rendimientos
proyectados. Con base en esto se emplearán los registros existentes
en la organización sobre dichos recursos y sus costos estimados. En
este caso el Evaluador deberá verificar que los costos sean recientes
o aplicar los ajustes correspondientes, de manera que las
estimaciones sean confiables. Para este análisis también se podrá
utilizar información de catálogos, revistas y publicaciones técnicas
donde se hace referencia a costos o solicitar cotizaciones.
Además, el Evaluador deberá emplear la herramienta de juicio de
expertos. Con ésta se consultará a funcionarios de la organización o
193
consultores externos, que han participado en la elaboración del
presupuesto de obras similares. En este análisis se podrá establecer
los recursos que requerirá el Contratista para la ejecución del Cambio
de características de las Obras o del trabajo adicional. Además,
basado en la experiencia de los expertos se estimará los posibles
costos de dichos recursos.
En esta evaluación, cuando es necesario estimar el costo de nuevos
recursos o componentes que no estaban previstos en los Documentos
del Contrato, el Evaluador deberá tomar en cuenta:
� La base de la estimación de los costos, siempre deberá ser la
información suministrada por el Contratista en su Oferta. Por lo
tanto, es necesario revisar detalladamente la Oferta económica del
Contratista para emplear sus datos en la medida de lo posible en la
valoración de los Cambios.
� El rendimiento esperado de los recursos en la ejecución del
Cambio, para estimar un precio unitario razonable. En este análisis
es necesario considerar que los recursos no alcanzan la eficiencia
del cien por ciento en el sitio, es decir nunca trabajan al cien por
ciento de su capacidad. (Davison, 2003)
� Aunque la definición de los procedimientos constructivos son
responsabilidad del Contratista, el Evaluador deberá analizar como
el Cambio en las características o condiciones de las Obras, puede
afectar el método constructivo. En el caso de los trabajos
adicionales se deberá analizar los posibles métodos constructivos
que el Contratista podría tener que implementar. Esto con el fin de
194
verificar el efecto que los métodos constructivos pueden presentar
sobre los rendimientos de los recursos, por ejemplo dependiendo
de los métodos pueden incrementar los porcentajes de desperdicio,
los tiempos de espera de los equipos, entre otros. Estos factores
se deberán tomar en cuenta porque influyen en los costos de las
Obras.
� Las proyecciones en los mercados nacionales e internacionales
sobre las variaciones en el costo de los recursos, debido al
comportamiento de la oferta y demanda.
Con el procedimiento anterior, el Evaluador estimará el precio unitario
o global con que se valorará el Cambio en las características o
condiciones de las Obras o de un trabajo adicional en el Contrato. En
éstos se deberá aplicar los respectivos porcentajes de imprevistos y
utilidad. Una vez que el Evaluador define los precios unitarios o
globales a aplicar, éstos se multiplicarán por las cantidades requeridas
en los trabajos adicionales o en los Obras donde se están variando las
características o condiciones. El costo de las Obras afectadas por el
Cambio o de los trabajos adicionales, se calculará en las proporciones
de las diferentes monedas, de acuerdo a lo establecido en el Cartel de
Licitación.
Por otra parte, como se indicó en la cláusula 4.5.2, en el Cartel de
Licitación se establecen los Trabajos por Administración. Por lo tanto,
el Administrador del Contrato deberá establecer si el Cambio
solicitado, corresponde a un trabajo adicional que puede llevarse a
cabo como un Trabajo por Administración, ya que son trabajos
pequeños donde pueden implementarse los controles de los recursos.
195
En estos casos el impacto en el costo estimado del Contrato se
determinará utilizando la Lista de Precios para Trabajos por
Administración fijada en los Documentos del Contrato.
Para estimar el impacto en el costo del Contrato, el Evaluador deberá
emplear las cantidades de Obras, definidas en la evaluación del
impacto en el alcance del Contrato, según la cláusula 4.7.6.1.4 de este
Plan. Estas cantidades se multiplicarán por los Precios Unitarios
establecidos para los Trabajos por Administración en los Documentos
del Contrato.
4.7.6.3.4 Cambio de Secuencia o Plazo de Ejecución
Cambio de Secuencia
Para una solicitud de Cambio en la secuencia de las actividades del
Programa de Trabajo Oficial, el Evaluador deberá analizar los costos
adicionales y de logística que el Contratista incurrirá para ajustar su
programación. Cuando se solicitan Cambios de secuencia en las
actividades del Programa de Trabajo Oficial, el Evaluador deberá
analizar los distintos tipos de costos que probablemente el Contratista
solicitará, entre estos se encuentran (Rubin et al, 1999):
� Pérdida de eficiencia: Dependiendo del ajuste al Programa de
Trabajo Oficial como resultado del Cambio de secuencia, el
Contratista podría requerir jornadas extraordinarias, por lo que
puede presentarse la fatiga del personal y por ende la pérdida de
eficiencia. Por otra parte, el número excesivo de trabajadores en un
área o el realizar más de una operación al mismo tiempo, como
196
resultado del Cambio de secuencia en actividades, también puede
reducir la eficiencia.
� Materiales: En el Cambio de secuencia de actividades en el
Programa de Trabajo Oficial, cuando la ejecución de alguna
actividad se adelante podría presentarse un incremento en el costo
de los materiales, debido a que se requiere la entrega de éstos
antes de lo previsto o incluso se debe buscar otro proveedor para
abastecer la necesidad. También, debido al Cambio de secuencia
de actividades o el orden en que se realizan las Partes de las
Obras, puede darse la situación de que el Contratista deba adquirir
o recibir entregas de menores cantidades con respecto lo
planificado, lo cual podría incrementar el costo de los materiales.
Incluso podrían incrementar los costos de los fletes, por requerir un
mayor número de viajes. Por otra parte, si en un Cambio de
secuencia se traslada el inicio de una actividad para una fecha
posterior podría implicar costos de materiales que ya se habían
adquirido y en dicho periodo se cumple su vida útil, por lo que no
podrían ser utilizados posteriormente. Otra posible consecuencia
de esto es que el costo de los materiales en el mercado
incremente, en comparación con el precio que presentaban en el
momento que se hubieran adquirido siguiendo lo programado. Esto
significa que el Contratista puede solicitar un reajuste de precios,
de acuerdo a lo establecido en las Condiciones del Contrato.
� Equipos: En caso que un Cambio de secuencia implique el
adelanto en la fecha de inicio de una actividad, los costos de
alquiler o adquisición de los equipos podrían presentar un
incremento, debido a la urgencia de abastecer la necesidad antes
197
de lo programado. Por otra parte, las actividades cuya fecha de
inicio es posterior, debido al Cambio de secuencia en el Programa
de Trabajo Oficial, podrían presentar un costo adicional porque el
equipo se adquirió para cumplir con el programa inicial. Para esta
condición el Contratista podría alegar costos adicionales por contar
con un equipo sin utilización y que tampoco puede emplear en otro
proyecto, porque éste se encuentre a disposición del ICE. Si el
equipo es alquilado, otro caso que se podría presentar es que el
Contratista obtenga un incremento en la tarifa de alquiler, debido a
la prórroga que se requiere en el Contrato.
� Recursos adicionales o nuevos: Con el análisis de los impactos en
el Programa de Trabajo Oficial, según la cláusula 4.7.6.2.4 de este
Plan, se podría estimar que con el Cambio es necesario que el
Contratista adquiera más recursos de los previstos, para estar en
capacidad de ejecutar los trabajos en paralelo. En estos casos será
necesario determinar el costo de los recursos adicionales o
nuevos, empleando como base el Desglose Detallado de los
Precios Unitarios o Globales de las Obras afectadas por el Cambio.
Cambio en el Plazo de Ejecución
Para estimar el impacto en el costo del Contrato, cuando el Cambio es
de plazo de ejecución, será necesario que el Evaluador analice si
corresponde a una Aceleración o una Desaceleración.
Si el Cambio corresponde a una Aceleración, el Evaluador deberá
tomar como base para el análisis del impacto en el costo, las
variaciones en los rendimientos de las actividades afectadas, que se
198
definieron en la evaluación de los efectos sobre el Programa de
Trabajo Oficial, de acuerdo a la cláusula 4.7.6.2.4. Con esto el
Evaluador establecerá cuáles recursos de los Renglones de Pago
serán afectados con la implementación del Cambio, debido a los
rendimientos que deberá alcanzar el Contratista. Este análisis deberá
considerar que en el caso de las Aceleraciones, el Contratista para
ajustarse al plazo solicitado en el Cambio, requerirá recursos
adicionales o de mayor capacidad que afectará los costos de las
Obras.
En la evaluación se deberán estimar los costos adicionales y de
logística, en que incurrirá el Contratista para ajustar el Programa de
Trabajo Oficial de manera que se cumpla con la Aceleración solicitada.
El Evaluador deberá analizar los distintos tipos de costos que
probablemente el Contratista solicitará, tales como (Rubin et al, 1999):
� Materiales: Incrementos en los costos de los materiales debido a la
necesidad de entregas antes de lo programado e incluso por esta
situación podría ser necesario contactar un nuevo proveedor que
esté en capacidad de suministrar los materiales en un tiempo
reducido. Si por la Aceleración se dispone de periodos reducidos
para la entrega de materiales, esto también podría incrementar el
costo de los fletes.
� Mano de Obra: Incremento en la cantidad de mano de obra y
jornadas extraordinarias para alcanzar los rendimientos requeridos,
y así cumplir con el nuevo programa de trabajo. Esto por ende
incrementaría los costos.
199
� Equipos: Incremento en la cantidad de equipos o utilización de
equipos de mayor capacidad, para alcanzar los rendimientos
requeridos para cumplir con el nuevo plazo solicitado para la
ejecución de las Obras afectadas por el Cambio. Esto a su vez
incrementaría los costos.
� Pérdida de Eficiencia: Costos por pérdida de eficiencia debido a un
número excesivo de trabajadores en un área; o por desempeñar
más de una operación en el mismo sitio; o por la fatiga de los
funcionarios, ésta última es ocasionada por las jornadas
extraordinarias. También podría presentarse disminución en la
eficiencia por pérdida de tiempo en el cambio de horarios, mientras
sale una cuadrilla e ingresa la otra.
Cuando el Cambio corresponde a una Desaceleración, el Evaluador
estimará los costos de logística, que incurrirá el Contratista para
extender el periodo de ejecución de las actividades afectadas en el
Programa de Trabajo Oficial. En este caso el Evaluador deberá
analizar los distintos tipos de costos que probablemente el Contratista
solicitará por la ampliación en el plazo de ejecución de las Obras
afectadas por el Cambio. Éstos se describen en la cláusula
4.7.6.24.7.6.3 de este Plan.
Adicional a lo anterior, el Evaluador deberá analizar detalladamente
los costos de logística que podría causar el Cambio, en relación con la
situación del Contratista en el momento que el Cambio sea solicitado.
Para este análisis el Evaluador podrá emplear la herramienta de juicio
de expertos con el personal de la organización o consultores externos,
con experiencia en la administración de Contratos y en la
200
programación de obras. Esto es con el propósito de estimar costos
adicionales que el Contratista podría incurrir debido al Cambio
solicitado, tomando en cuenta los ajustes en su programación y la
distribución de los recursos o adquisición de nuevos recursos que
deberá realizar, para cumplir con los plazos de ejecución solicitados.
Con el análisis de los efectos del Cambio solicitado sobre los recursos
y el trabajo del Contratista, el Evaluador estimará el impacto en el
costo del Contrato.
4.7.6.3.5 Cambio en el Sistema de Control de Calidad
En la evaluación del impacto en los costos, generado por Cambios en
el sistema de control de calidad, el Evaluador inicialmente deberá
establecer si el Cambio corresponde a la frecuencia en las
inspecciones, pruebas o ensayos definidos en los Documentos del
Contrato o más bien es una nueva inspección, prueba o ensayo que
se está proponiendo. Esto se obtendrá en la evaluación del impacto
del alcance del Contrato, según la cláusula 4.7.6.1.6 de este Plan.
En el Contrato se estableció un Precio Global para el equipo de control
de calidad. El personal, los materiales y otros insumos debieron
cotizarse en los respectivos Renglones de Pago de las Obras o en los
indirectos. Por lo tanto, cuando el Cambio corresponde a un
incremento en la frecuencia de las inspecciones, pruebas o ensayos
incluidos en el Contrato, el Evaluador deberá verificar si en los
resultados de la evaluación de los impactos en el alcance, según la
cláusula 4.7.6.1.6 de este Plan, se estima que el Contratista requerirá
mayor cantidad de los equipos y personal de control de calidad para
poder ejecutarlo. Con esto el Evaluador deberá estimar el costo, para
201
lo cual tomará como referencia el juicio de expertos del personal del
Área de Control de Calidad en la organización, costos registrados en
los laboratorios del ICE y cotizaciones de laboratorios de materiales
externos al ICE. Este procedimiento también aplicará en los casos que
se requiere un nuevo tipo de inspección, prueba o ensayo.
Con la información obtenida sobre los costos y la frecuencia de la
inspección, prueba o ensayo propuesto en la solicitud de Cambio, el
Evaluador estimará la variación en el costo del Contrato.
4.7.6.4 Impactos en la Calidad del Contrato
En el Cartel de Licitación se definieron las especificaciones técnicas y las
normas de calidad, que deben cumplir las Obras incluidas en el Contrato.
Los requerimientos de calidad se establecieron en el Contrato, con el
propósito de que las Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís se
construyeran, cumpliendo con los requerimientos técnicos necesarios
para un adecuado funcionamiento de la planta de generación eléctrica.
La calidad implica no sólo el adecuado funcionamiento del las Obras de
Sitio de Presa, sino también que cumplan con la vida útil para la cual
fueron diseñadas.
Por lo tanto, cuando se lleva a cabo la evaluación de los impactos en el
Contrato, debido a un Cambio solicitado, es necesario analizar que
efectos podría generar el Cambio sobre la calidad de las Obras. Los
Cambios en el Contrato deberían tener el propósito de asegurar o mejorar
la calidad de las Obras de Sitio de Presa. Esto significa que si se estima
que un Cambio propuesto es incompatible o podría poner en riesgo el
cumplimiento de los estándares de calidad, especificados y requeridos en
los Documentos del Contrato para las Obras, éste no será aceptable.
202
Para este análisis, el Administrador del Contrato deberá nombrar un
Evaluador, que considere que posee el criterio y conocimiento técnico
adecuado, para evaluar el impacto en la calidad de las Obras afectadas.
Por lo tanto, es posible que en algunos casos se requiera el apoyo de los
distintos involucrados del Contrato.
El Evaluador deberá estudiar la justificación, características, condiciones y
especificaciones del Cambio solicitado. Esto significa que el Evaluador
deberá verificar los resultados obtenidos de la evaluación de los impactos
del Cambio en el alcance del Contrato, de acuerdo a la cláusula 4.7.6.1
de este Plan. Con esta información el Evaluador determinará si el Cambio
afecta la calidad de las Obras del Contrato impactadas por la variación. El
Evaluador también deberá analizar, si el Cambio es necesario para
cumplir con las normas de calidad del Contrato.
Además, en esta evaluación el Evaluador deberá identificar las normas de
calidad y especificaciones técnicas que el Cambio deberá cumplir, si es
implementado en el Contrato. Esto con el propósito de mantener los
estándares requeridos en las Obras de Sitio de Presa. En este análisis se
evaluarán las normas de calidad que deben cumplir los trabajos
solicitados en el Cambio, y si éste podría afectar el sistema de control de
calidad, que el Contratista deberá implementar en el Contrato. En caso de
que se afecte el sistema de control de calidad del Contrato, el Evaluador
analizará el impacto en costo y tiempo, de acuerdo a las cláusulas
4.7.6.2.5 y 4.7.6.3.5 de este Plan.
203
4.7.6.5 Diagrama de Flujo de la Evaluación Detallada de los Cambios
solicitados en el Contrato
Diagrama de Flujo: Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Oficina Técnica Evaluador*
1. Una vez que la solicitud de Cambio es registrada en la base de datos, procede a definir el Evaluador con el Administrador del Contrato.
2. Nombra el responsable (s) para llevar a cabo la evaluación detallada del Cambio.
3. Informa al Evaluador sobre la evaluación que deberá llevar a cabo para la estimación de los impactos del Cambios en el Contrato.
4. Entrega al Evaluador copia de la información sobre la solicitud de Cambio.
5. Recibe la documentación sobre el Cambio solicitado en el Contrato.
6. Estudia las condiciones del Cambio y del Contrato, para llevar a cabo la evaluación. Para esto, debe considerar los aspectos del Proceso de Evaluación Detallada de las Solicitudes de Cambio del Plan de Gestión de Cambios.
7. Estima los impactos en el alcance del Contrato.
8. Estima los impactos en el tiempo del Contrato, variaciones en el plazo de la ejecución de las Obras y en el Plazo para Finalización del Contrato.
Inicio
2
3
4
1 1
6
1
7
5
8
2
2
1
204
Diagrama de Flujo: Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Oficina Técnica Evaluador*
9. Estima los impactos en el costo del Contrato.
10. Estima los impactos en la Calidad del Contrato.
11. Informa los resultados de la evaluación detallada de los impactos en el Contrato, a la Oficina Técnica.
12. Recopila la información de los resultados obtenidos en la evaluación detallada de la solicitud de Cambio.
13. Prepara el informe de los resultados obtenidos en la evaluación detallada de la solicitud de Cambio.
14. Envía el informe de los resultados al Administrador del Contrato.
15. Recibe el informe de los resultados de la evaluación detallada del Cambio, el cual analiza para determinar el proceso de aprobación que se requiere, finalizando así el la evaluación detallada.
Simbología
Definición Actividad Documento Inicio y Fin
Simbología
Definición Decisión Conector de Actividades Conector de Páginas
*Dependiendo el tipo de Cambio, el Administrador del Contrato podrá nombrar distintos Evaluadores.
Figura 6 Diagrama de Flujo del Proceso de Evaluación Detallada de los Cambios
1 3
9
10
3
11
14
15 12
13 Fin
4
4
205
4.7.7 Proceso de Aprobación de los Cambios
4.7.7.1 Niveles de Aprobación de los Cambios
4.7.7.1.1 Generalidades
Para determinar los niveles de aprobación requeridos, antes de
implementar un Cambio en el Contrato, es necesario considerar el tipo
de Cambio y los impactos que éste generaría en el alcance, tiempo,
costo y calidad del Contrato.
Además, los niveles de aprobación de los Cambios deberán cumplir
con el marco jurídico aplicable a este Contrato y los reglamentos del
ICE, de acuerdo a la cláusula 4.6 de este Plan.
Por lo tanto, dependiendo de estos aspectos un Cambio requerirá
distintos niveles de aprobación, antes de ser implementado en el
Contrato. En las siguientes cláusulas se detallan los diferentes niveles
de aprobación, que existirán en la gestión de los Cambios en este
Contrato y en qué casos deberá aplicarse cada uno.
4.7.7.1.2 Jefatura del Área
Las solicitudes de Cambio para ser sometidas a la evaluación
detallada, deberán contar con el visto bueno de la Jefatura del Área.
La Jefatura del Área que deberá emitir el visto bueno se define según
el tipo de Cambio y el área donde labora el Solicitante, de acuerdo a lo
establecido en la cláusula 4.7.4.1 de este Plan.
La Jefatura del Área que emite el visto bueno de una solicitud de
Cambio, será responsable de verificar el cumplimiento de las
condiciones establecidas en la legislación nacional y la cláusula 4.6 de
206
este Plan. Éstas se refieren a las condiciones imprevisibles que
generaron el Cambio y porqué es la única forma de satisfacer el
interés público.
4.7.7.1.3 Administrador del Contrato
Será el responsable de verificar que las solicitudes de Cambio,
cumplan con las condiciones definidas en la legislación nacional,
según la cláusula 4.6 de este Plan. Estas condiciones son que lo
solicitado en el Cambio sea parte del objeto del Contrato y que se
deba solicitar al Contratista para mantener la uniformidad, la
coordinación o la integridad global de las Obras.
En el caso de los trabajos adicionales, una vez verificado el
cumplimiento de las condiciones anteriores, el Administrador del
Contrato deberá determinar si el Cambio podrá ser implementado
como un Trabajo por Administración. Si éste es el caso, deberá
verificar el costo estimado del Cambio, si éste es igual o inferior a
$50 000, el Cambio podrá ser implementado con la aprobación del
Administrador del Contrato. Si el costo estimado del Trabajo por
Administración es superior a los $50 000, el Administrador del
Contrato deberá someter el Cambio a la aprobación del Director del
Proyecto.
En el caso de los Cambios que no se ejecutarán como Trabajos por
Administración, posterior a que el Administrador del Contrato verifica el
cumplimiento de los requerimientos establecidos en la legislación, las
solicitudes de Cambio que cuentan con el visto bueno de la Jefatura
del Área deberán someterse a la aprobación del Director del Proyecto.
Adjunto a las solicitudes de Cambio deberá emitir los resultados de la
207
evaluación de los impactos en el alcance, tiempo, costo y calidad; que
se estima que el Cambio generará en el Contrato.
4.7.7.1.4 Director del Proyecto
Todos los Cambios, con excepción de los que se ejecutarán como
Trabajos por Administración y cuyo costo sea igual o inferior a
$50 000, antes de ser implementados en el Contrato deberán contar
con la aprobación del Director del Proyecto. Las solicitudes de Cambio
que son rechazadas por el Director del Proyecto, no podrán ser
implementadas en el Contrato.
4.7.7.1.5 Equipo de Análisis de Cambios
El Equipo de Análisis de Cambios deberá aprobar los Cambios que
reemita el Director del Proyecto. Esto aplicará para las solicitudes de
Cambios, donde el Director del Proyecto considera que requiere el
apoyo del Equipo de Análisis de Cambios, antes de emitir su criterio
sobre la aprobación o rechazo del Cambio.
4.7.7.1.6 Director de la UEN PySA
El Director de la UEN PySA deberá analizar las solicitudes de Cambio,
que el Director del Proyecto remite para su análisis y aprobación. Por
otra parte, los Cambios en el Contrato que requieren el refrendo de la
Contraloría General de la República, según la cláusula 4.7.7.1.10 de
este Plan, deberán ser analizados y aprobados por el Director de la
UEN PySA.
4.7.7.1.7 Dirección Jurídica, División de Contratación Administrativa
Los Cambios que no requieren el refrendo de la Contraloría General
de la República, según se indicó en la cláusula 4.6.2.4 de este Plan en
relación al artículo 4º del Reglamento sobre el Refrendo de las
208
Contrataciones de la Administración Pública, deberán ser aprobados
por la unidad interna. En el ICE esta unidad interna corresponde a la
División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica
Institucional.
En el análisis del Reglamento de Refrendo de las Contrataciones de la
Administración Pública, realizado en la cláusula 4.6.2.4 de este Plan,
se estableció que la Contraloría General de la República refrendó el
Contrato, aprobando los tipos de Cambios que se podían implementar
y los mecanismos de valoración de éstos. Además, en el Contrato se
establece que el Administrador del Contrato tiene la facultad para
llevar a cabo la valoración de los Cambios. Por lo tanto, cuando en la
gestión de un Cambio es posible aplicar las condiciones establecidas
en el Cartel de Licitación, no se requiere el refrendo de la Contraloría
General de la República, ni de la División de Contratación
Administrativa de la Dirección Jurídica del ICE.
Los Cambios que no fueron previstos en el Contrato y que por ende no
son posibles de valorar aplicando los mecanismos establecidos en el
Contrato, deberán ser aprobados internamente por la División de
Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional,
cuando no requieren el refrendado de la Contraloría General de la
República. Esto de acuerdo al artículo 4º del Reglamento sobre el
Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, citado en
la cláusula 4.6.2.4 de este Plan.
Por otra parte, los Cambios que luego de ser evaluados el
Administrador del Contrato determina que implican una ampliación en
el Plazo para Finalización del Contrato, serán sometidos al análisis de
209
la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica
Institucional. Esto será con el propósito de que la División de
Contratación Administrativa emita un dictamen legal, determinando si
el Cambio debe someterse a la aprobación del Subgerente del Sector
Electricidad y al refrendo de la Contraloría General de la República.
Los Cambios que deben aprobados por el Subgerente del Sector
Electricidad; o la Junta de Adquisiciones; o deben ser refrendados por
la Contraloría General de la República, según lo establecido en este
Plan, requerirán un aval de la División de Contratación Administrativa
de la Dirección Jurídica Institucional.
4.7.7.1.8 Subgerencia del Sector Electricidad
El Subgerente del Sector Electricidad deberá analizar las solicitudes
de Cambios, que el Director de la UEN PySA le someta para su
evaluación y aprobación.
Todos los Cambios en el Contrato, que requieren el refrendo de la
Contraloría General de la República, según este Plan, deberán ser
aprobados por el Subgerente del Sector Electricidad.
Cuando debido al aumento en el objeto del Contrato o por Cambios en
las características de las Obras, se supera el monto estimado total del
Contrato, es decir se sobrepasa la Suma Provisional de
Contingencias, los Cambios solicitados a partir de este momento, que
impliquen un incremento en el costo del Contrato, deberán ser
sometidos a la aprobación del Subgerente del Sector Electricidad.
210
En el caso de las prórrogas en el Contrato, si la División de
Contratación Administrativa dicta que la prórroga se puede
implementar con la aprobación del Director del Proyecto, ésta no
requerirá la aprobación del Subgerente del Sector Electricidad. Si la
División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica del
ICE establece que la prórroga deberá someterse a la aprobación del
Subgerente del Sector Electricidad o el refrendo de la Contraloría
General de la República, ésta deberá someterse a este proceso de
aprobación.
4.7.7.1.9 Junta de Adquisiciones
El Consejo Directivo del ICE es el órgano que dictó el acto de
adjudicación del Contrato de la Construcción Obras de Sitio de Presa
No. 7225-E. Por lo tanto, todo Cambio que requiere el refrendo de la
Contraloría General de la República, según la cláusula 4.7.7.1.10 de
este Plan, deberá contar previamente con la aprobación del Consejo
Directivo del ICE. Sin embargo, el Consejo Directivo delegó esta
función en la Junta de Adquisiciones, de acuerdo al artículo No. 3 del
Reglamento Interno de la Junta de Adquisiciones y según se indicó en
la cláusula 4.6.1.3 de este Plan.
Por lo tanto, todo Cambio que requiere el refrendo de la Contraloría
General de la República, deberá ser previamente aprobado por la
Junta de Adquisiciones. La excepción a esto es el caso de las
prórrogas del Contrato, las cuales pueden ser enviadas a la
Contraloría General de la República con la aprobación del Subgerente
del Sector Electricidad, de acuerdo a lo indicado en la cláusula 4.6.1.1
de este Plan.
211
Por otra parte, en el caso de los Cambios sometidos a la aprobación
del Subgerente del Sector Electricidad, éste podrá determinar si deben
elevarse a la Junta de Adquisiciones para su respectiva evaluación y
aprobación.
4.7.7.1.10 Contraloría General de la República
De acuerdo al análisis del Reglamento sobre el Refrendo de las
Contrataciones de la Administración Pública, R-CO-44-2007, realizado
en la cláusula 4.6.2.4 de este Plan, los siguientes Cambios en el
Contrato requieren el refrendo de la Contraloría General de la
República:
� Cambios en el objeto del Contrato, que debido al incremento
sobrepasan el 10 % del monto total del Contrato, según lo
establecido en el artículo 4° del Reglamento de Refrendo de las
Contrataciones de la Administración Pública.
� Los Cambios que necesitan un addendum porque no están
previstos en las condiciones establecidos en el Contrato, que
fue refrendado por la Contraloría General de la República.
� Los Cambios que implican una prórroga del Plazo para
Finalización del Contrato y que la División de Contratación
Administrativa determina que deben ser sometidos al refrendo
de la Contraloría General de la República.
� Cualquier caso particular de un Cambio, donde el dictamen de
la División de Contratación Administrativa establece que se
212
requiere un addendum al Contrato y el refrendo del mismo por
parte de la Contraloría General de la República.
En la siguiente tabla se resumen los niveles de aprobación requeridos, según el
tipo de Cambio:
213
Cuadro 1 Resumen de los Niveles de Aprobación para la Gestión de Cambios en el Contrato
Niveles de Aprobación
Tipos de Cambios Jefatura del Área
Administrador del Contrato
Director del
Proyecto
Equipo de Análisis de Cambios
Director de la UEN PySA
División de Contratación
Administrativa de la
Dirección Jurídica
Institucional
Subgerente del Sector
Electricidad
Junta de Adquisiciones
Contraloría General de la
República
a) Cambios previstos en el Contrato y que están regulados en las condiciones del Contrato.
X X X
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite.
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite.
En caso que se requiera la aprobación del Subgerente del Sector electricidad, porque se supera el monto total estimado del Contrato, incluyendo las Sumas Provisionales.
En caso de que el Director de la UEN PySA lo solicite o que el monto total estimado del Contrato, incluyendo las Sumas Provisionales, sea sobrepasado con el Cambio.
b) Cambios que pueden ejecutarse como Trabajos por Administración, cuyo costo es igual o inferior a $50 000.
X X
214
Niveles de Aprobación
Tipos de Cambios Jefatura del Área
Administrador del Contrato
Director del
Proyecto
Equipo de Análisis de Cambios
Director de la UEN PySA
División de Contratación
Administrativa de la
Dirección Jurídica
Institucional
Subgerente del Sector
Electricidad
Junta de Adquisiciones
Contraloría General de la
República
c) Cambios que pueden ejecutarse como Trabajos por Administración, cuyo costo es superior a $50 000.
X X X
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite.
En caso de que el Director del Proyecto lo Solicite.
En caso que se requiera la aprobación del Subgerente del Sector electricidad, porque se supera el monto total estimado del Contrato.
En caso de que el Director de la UEN PySA lo solicite o que el monto total estimado del Contrato sea sobrepasado con el Cambio.
d) Cambios que no están previstos en el Contrato, pero que no requieren el refrendo de la Contraloría General de la República, según el Reglamento R-CO-44-2007.
X X X
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite.
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite.
X
En caso de que el Director de la UEN PySA lo solicite.
215
Niveles de Aprobación
Tipos de Cambios Jefatura del Área
Administrador del Contrato
Director del
Proyecto
Equipo de Análisis de Cambios
Director de la UEN PySA
División de Contratación
Administrativa de la
Dirección Jurídica
Institucional
Subgerente del Sector
Electricidad
Junta de Adquisiciones
Contraloría General de la
República
e) Cambios en el objeto del Contrato o que no están previstos en el Contrato, que de acuerdo al Reglamento R-CO-44-2007 requieren el refrendo de la Contraloría General de la República.
X X X
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite.
X X X X X
f) Cambios que implican una prórroga en el Plazo para Finalización del Contrato.
X X X
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite.
En caso de que el Director del Proyecto lo solicite o que la División de Contratación Administrativa determine que requiere el refrendo de la Contraloría General de la República.
X
En caso que la División de Contratación Administrativa determine que requiere este nivel de aprobación o el refrendo de la Contraloría General de la República.
En caso que la División de Contratación Administrativa determine que requiere el refrendo de la Contraloría General de la República y el Subgerente del Sector Electricidad lo solicite.
En caso que la División de Contratación Administrativa determine que requiere el refrendo de la Contraloría General de la República.
216
4.7.7.2 Proceso de Aprobación de los Cambios
Cuando se finaliza la evaluación detallada de los impactos del Cambio
solicitado en el Contrato, que cuenta con el visto bueno de la Jefatura del
Área o del Director del Proyecto, el Administrador del Contrato deberá
analizar los resultados obtenidos. Con base en la evaluación, el
Administrador del Contrato deberá definir los niveles de aprobación que
requiere el Cambio, antes de ser implementado en el Contrato. Para esto,
tomará en cuenta lo establecido en el apartado 4.7.7.1 de este Plan.
4.7.7.2.1 Aprobación del Administrador del Contrato
El Administrador del Contrato podrá establecer que una solicitud de
Cambio que corresponde a trabajos adicionales, es posible ejecutarla
como un Trabajo por Administración. En estos casos, si posterior a la
evaluación se estima que su costo es igual o inferior a $50 000, el
Administrador del Contrato deberá determinar si emite la aprobación
del Cambio. El Administrador del Contrato, deberá registrar su decisión
en la casilla de “Comentarios” del formulario Solicitud de Cambios.
Una vez que el Administrador del Contrato aprueba el Cambio, éste
podrá ser implementado en el Contrato, aplicando el proceso
establecido en la cláusula 4.7.9 de este Plan. Solamente los Cambios
que se construirán como Trabajos por Administración y cuyo costo sea
igual o inferior a $50 000, podrán ser implementados con la
aprobación del Administrador del Contrato, los demás Cambios
deberán someterse a la aprobación del Director del Proyecto, según lo
establecido en la siguiente cláusula.
4.7.7.2.2 Aprobación del Director del Proyecto
Inicialmente, el Administrador del Contrato deberá solicitar la
aprobación del Director del Proyecto, ya que todos los Cambios deben
217
ser aprobados por él antes de ser implementados en el Contrato, con
la excepción señalada en la cláusula anterior. Por lo tanto, una vez
finalizada la evaluación de los impactos del Cambio en el Contrato, el
Administrador del Contrato emite una nota al Director del Proyecto,
solicitando la evaluación y decisión sobre la aprobación o rechazo del
Cambio. Esta nota deberá incluir el formulario “Solicitud de Cambio” y
un informe de los resultados obtenidos en la evaluación detallada de
los impactos del Cambio en el Contrato. El informe de la evaluación
detallada de los impactos del Cambio en el Contrato, deberá contener
al menos:
� Una breve descripción del Cambio que se está evaluando.
� Los supuestos utilizados en la evaluación de los impactos del
Cambio sobre el Contrato.
� Los resultados obtenidos sobre los impactos que podría generar
el Cambio en el Contrato.
� Es necesario que el informe establezca que los resultados
obtenidos sobre los impactos en el tiempo y costo del Contrato
son estimados. Esto se debe a que los impactos definitivos se
obtendrán, únicamente luego de finalizar el proceso de
negociación con el Contratista.
� Los nombres de los Evaluadores.
En el anexo No. 8 se establece la plantilla a utilizar para el informe de
los resultados obtenidos en la evaluación detallada de los Cambios.
Una vez que el Director del Proyecto recibe la nota emitida por el
Administrador del Contrato, procede a evaluar el Cambio solicitado
para el Contrato. El Director del Proyecto deberá analizar el Cambio y
218
completar el apartado de Aprobación del Director del Proyecto del
formulario “Solicitud de Cambio”. Posteriormente, devolverá el
formulario al Administrador del Contrato.
El Administrador del Contrato cuando recibe el formulario “Solicitud de
Cambio” por parte del Director del Proyecto, procede a revisar si el
Cambio fue aprobado o rechazado. Si el Cambio fue rechazado por el
Director del Proyecto, se finaliza con su gestión, es decir no se
continúa con el proceso de aprobación porque el Cambio no podrá ser
implementado en el Contrato. Por lo tanto, el Administrador del
Contrato procede a emitir el formulario “Solicitud de Cambio” y la
documentación generada durante los procesos de solicitud y
evaluación, a la Oficina Técnica para su registro y archivo de acuerdo
a la cláusula 4.7.9.1 de este Plan.
Si el Cambio es aprobado por el Director del Proyecto, el
Administrador del Contrato debe determinar si es posible
implementarlo directamente en el Contrato o si requiere una
aprobación superior, de acuerdo a lo establecido en la cláusula 4.7.7.1
de este Plan. En caso que sea necesaria la aprobación de un nivel
superior se procederá con la gestión de ésta, de acuerdo a lo
establecido en este apartado. Cuando el Cambio puede ser
implementado directamente en el Contrato con la aprobación del
Director del Proyecto, el Administrador del Contrato continúa con el
proceso de registro e implementación, según la cláusula 4.7.9 de este
Plan.
En la evaluación del Cambio, el Director del Proyecto podría
determinar que antes de emitir su criterio de aprobación o rechazo,
219
requiere el apoyo del Equipo de Análisis de Cambios. En estos casos
el Administrador del Contrato procederá a convocar a sus integrantes.
Dependiendo del tipo de Cambio y sus impactos, puede ser que no se
requiera convocar a todos los integrantes del Equipo de Análisis de
Cambios. Por lo tanto, el Director del Proyecto deberá definir a cuáles
integrantes convoca para el análisis del Cambio solicitado. Con esto,
se aplicará la cláusula 4.7.7.2.3 de este Plan.
Por otra parte, cuando el Director del Proyecto determina que el
Cambio solicitado debe ser analizado y aprobado por el Director de la
UEN PySA, antes de su implementación en el Contrato, se procederá
a aplicar la cláusula 4.7.7.2.4 de este Plan.
4.7.7.2.3 Aprobación del Equipo de Análisis de Cambios
El Cambio requerirá la aprobación del Equipo de Análisis de Cambios,
de acuerdo a la cláusula 4.7.7.1.5 de este Plan. En estos casos, los
miembros del Equipo de Análisis de Cambios deberán ser convocados
a reunión por el Administrador del Contrato.
Con la evaluación del Equipo de Análisis de Cambio podrá
presentarse tres situaciones, que se describen a continuación:
� Rechazo de la Solicitud de Cambio
Si la solicitud de Cambio es rechazada por el Equipo de Análisis
de Cambios, entonces finaliza la gestión del Cambio, es decir no
se continúa con su trámite. Por lo tanto, el Director del Proyecto
completa el apartado de Aprobación del Director del Proyecto del
formulario “Solicitud de Cambio” y lo devolverá al Administrador
del Contrato.
220
El Administrador del Contrato procederá a enviar el formulario
“Solicitud de Cambio”, junto con la documentación generada
durante los procesos de solicitud y evaluación, a la Oficina
Técnica. En la Oficina Técnica se procederá a su registro y
archivo, de acuerdo a la cláusula 4.7.9.1 de este Plan.
� Aprobación de la Solicitud de Cambio
Si el Equipo de Análisis de Cambios decide aprobar la solicitud
de Cambio, deberá notificar la decisión al Administrador del
Contrato. Para esto, el Director del Proyecto completa el apartado
Aprobación del Director del Proyecto, del formulario “Solicitud de
Cambio” y lo devuelve al Administrador del Contrato con la
aprobación.
El Administrador del Contrato procederá a analizar el Cambio,
para determinar si es posible implementarlo con la aprobación del
Equipo de Análisis de Cambios o requiere una aprobación de
nivel superior, según lo establecido en el apartado 4.7.7.1 de este
Plan.
Si el Cambio puede ser implementado con la aprobación del
Equipo de Análisis de Cambios, entonces el Administrador del
Contrato procede con la gestión del registro e implementación, de
acuerdo al proceso definido a partir de la cláusula 4.7.84.7.9 de
este Plan. En caso que el Cambio requiera una aprobación de un
nivel superior, según lo indicado en la cláusula 4.7.7.1 de este
Plan, el Administrador del Contrato es responsable de proceder
con la gestión de dicha aprobación, aplicando lo establecido en
este apartado.
221
� Evaluación Más Detallada de la Solicitud de Cambio
En algunos casos el Equipo de Análisis de Cambios podrá decidir
que requiere una evaluación más detallada sobre la solicitud,
para estar en capacidad de emitir la aprobación o rechazo del
Cambio. Por lo tanto, el Equipo de Análisis de Cambios deberá
definir si la evaluación se realiza en el equipo o se requiere un
Evaluador externo. En caso de ser necesario un Evaluador
externo al Equipo de Análisis de Cambios, este último deberá
indicarle al Evaluador qué aspectos debe profundizar en la
evaluación presentada por el Equipo Administrador del Contrato.
Al finalizar la evaluación, el Evaluador deberá comunicar al
Equipo de Análisis de Cambios los resultados obtenidos,
mediante un informe.
Una vez que el Equipo de Análisis de Cambios recibe los
resultados de la evaluación detallada, los analizará para
determinar si aprueba o rechaza la solicitud de Cambio.
Cuando el Equipo de Análisis de Cambios toma la decisión sobre
el Cambio, el Director del Proyecto deberá notificarla al
Administrador del Contrato completando el apartado Aprobación
del Director del Proyecto del formulario “Solicitud de Cambio”.
Una vez completado el formulario, procede a devolverlo al
Administrador del Contrato. El Administrador del Contrato
procederá con la gestión del Cambio, de acuerdo a los
procedimientos descritos anteriormente, dependiendo de si éste
fue aprobado o rechazado por el Equipo de Análisis de Cambios.
222
En los casos donde los miembros del Equipo de Análisis de Cambios
no logran un acuerdo, el Director del Proyecto será el responsable de
tomar la decisión final sobre la aprobación o rechazo del Cambio. La
decisión final tomada por el Director del Proyecto será notificada al
Administrador del Contrato mediante el formulario “Solicitud de
Cambio”.
4.7.7.2.4 Aprobación del Director de la UEN PySA
Cuando el Cambio ha sido aprobado por el Director del Proyecto o el
Equipo de Análisis de Cambios, el Administrador del Contrato deberá
determinar si requiere la aprobación del Director de la UEN PySA,
según lo establecido en el apartado 4.7.7.1 de este Plan.
Si el Cambio requiere la aprobación del Director de la UEN PySA, el
Director del Proyecto deberá preparar una nota solicitando la
evaluación y la aprobación o rechazo del Cambio. Ésta deberá incluir
la descripción del Cambio propuesto, una copia del formulario
“Solicitud de Cambio”, el informe de la evaluación de los impactos en
el Contrato y las aprobaciones que ha obtenido la solicitud. El Director
del Proyecto enviará la nota sobre la solicitud de Cambio al Director de
la UEN PySA.
El Director de la UEN PySA llevará a cabo el análisis de la propuesta
de Cambio y notificará su aprobación o rechazo al Director del
Proyecto y el Administrador del Contrato.
Si el Cambio fue rechazado por el Director de la UEN PySA, entonces
se finalizará su gestión. Por lo tanto, el Administrador del Contrato
procederá a emitir la solicitud de Cambio a la Oficina Técnica, junto
223
con la información generada durante los procesos de solicitud y
evaluación, para su registro y archivo de acuerdo a la cláusula 4.7.9.1
de este Plan.
Si el Cambio fue aprobado por el Director de la UEN PySA, el
Administrador del Contrato deberá analizar si puede ser implementado
o requiere una aprobación de nivel superior, de acuerdo a lo
establecido en la cláusula 4.7.7.1 de este Plan.
Cuando es posible implementar el Cambio con la aprobación del
Director de la UEN PySA, el Administrador del Contrato procederá a
aplicar el proceso definido a partir de la cláusula 4.7.9 de este Plan.
En caso que el Cambio requiera la aprobación de un nivel superior, el
Administrador del Contrato deberá solicitarla, de acuerdo a lo
establecido en este apartado del Plan.
4.7.7.2.5 Aprobación de la División de Contratación Administrativa de la
Dirección Jurídica Institucional
En los casos donde el Cambio solicitado requiere la aprobación de la
División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica
Institucional, según la cláusula 4.7.7.1.104.7.7.1.7 de este Plan, una
vez que se obtiene la aprobación del Director del Proyecto o el Equipo
de Análisis de Cambios, el Administrador del Contrato deberá preparar
un informe técnico. En éste se deberá al menos incluir:
� Descripción detallada del Cambio.
224
� Los impactos que se estima causará la implementación del
Cambio en el Contrato.
� La justificación del Cambio, indicando las razones qué originan el
Cambio, porqué el Cambio no se previó al iniciarse el trámite de
contratación y porqué el Cambio es la única forma de satisfacer el
interés público. Esto de acuerdo a los requerimientos de la Ley de
Contratación Administrativa No. 7494 y su reglamento, según el
apartado 4.6.2.
� En el Contrato se deberá verificar el control de los costos
incurridos y los costos que se estiman que se incurrirán en los
trabajos pendientes. Con este presupuesto, se deberá estimar si
la implementación del Cambio sobrepasará el presupuesto
asignado al Contrato. En los casos que el Cambio implique un
incremento del costo total estimado del Contrato, incluyendo la
Suma Provisional de Contingencias, se deberá indicar el detalle
del contenido presupuestario con que cuenta el Proyecto para
cubrir dichos costos. Incluso se deberá detallar las cuentas
contables aplicables.
Para preparar el informe se empleará la información generada durante
los procesos de solicitud y evaluación del Cambio (ver cláusulas 4.7.4
y 4.7.6).
El Administrador del Contrato enviará el informe técnico al
Coordinador de Contratación Administrativa de la UEN PySA. Éste
determinará si cuenta con la información suficiente, para cumplir con la
normativa de contratación administrativa vigente (ver cláusula 4.6).
225
Además, complementará el informe técnico con aspectos de
jurisprudencia y artículos de la legislación, que sustentan la solicitud
de Cambio en el Contrato. También verificará si el P. H. Pirrís cuenta
con el contenido presupuestario, necesario para cubrir el costo del
Cambio, en caso que éste implique un aumento en el costo estimado
del Contrato.
Con esto, el Coordinador de Contratación Administrativa procederá a
preparar un informe, que incluya las condiciones técnicas,
contractuales y legales que fundamentan la solicitud del Cambio en el
Contrato. Una vez que se finaliza el informe sobre el Cambio en el
Contrato, el Coordinador de la Contratación Administrativa firmará el
documento y lo enviará al Director de la UEN PySA para obtener el
visto bueno.
Si el Director de la UEN PySA no emite el visto bueno del Cambio,
entonces el Coordinador de la Contratación Administrativa informará la
decisión al Administrador del Contrato. El Administrador del Contrato
comunicará la situación al Director del Proyecto y deberá remitir la
solicitud de Cambio a la Oficina Técnica, para su registro y archivo, de
acuerdo a la cláusula 4.7.9.1 de este Plan.
Cuando se obtiene el visto bueno del Director de la UEN PySA, el
documento será devuelto a la dependencia de Adquisiciones de
Bienes y Servicios. Una vez recibido, el Coordinador de Contratación
Administrativa se encargará de enviar el informe a la dependencia de
Financiero en la UEN PySA.
226
En Financiero verificarán las cuentas y la existencia de los fondos
necesarios para los costos del Cambio. Luego procederán a sellar el
documento, con el contenido presupuestario. El documento será
devuelto al Coordinador de Contratación Administrativa.
Posteriormente, el Coordinador de Contratación Administrativa emitirá
el informe a la División de Contratación Administrativa de la Dirección
Jurídica Institucional. En ésta se deberá analizar la solicitud de
Cambio en el Contrato, para determinar si emite la aprobación. Una
vez que la División de Contratación Administrativa emite su dictamen
legal, deberá informar su resolución al Coordinador de Contratación
Administrativa mediante una nota. El Coordinador de Contratación
Administrativa deberá informar la decisión al Administrador del
Contrato. Éste deberá comunicar el dictamen legal al Director del
Proyecto.
Si la División de Contratación Administrativo no emite su aprobación
de la solicitud de Cambio, la gestión de éste finaliza. El Administrador
del Contrato emitirá la solicitud de Cambio, junto con la información
generada en los procesos de solicitud, evaluación y aprobación, a la
Oficina Técnica para su registro y archivo, según la cláusula 4.7.9.1 de
este Plan.
Si la División de Contratación Administrativa emite la aprobación de la
solicitud de Cambio, el Administrador del Contrato aplicará el proceso
descrito a partir de la cláusula 4.7.9 de este Plan.
227
4.7.7.2.6 Aprobación del Subgerente del Sector Electricidad
Cuando el Cambio requiere la aprobación del Subgerente del Sector
Electricidad, según la cláusula 4.7.7.1.8 de este Plan, el Administrador
del Contrato coordinará, junto con el Director del Proyecto y el Director
de la UEN PySA, la preparación del informe con el detalle sobre el
Cambio. Éste incluirá la información generada durante los procesos de
solicitud, evaluación y aprobación del Cambio, que le permitirá al
Subgerente del Sector Electricidad tomar una decisión sobre la
aprobación o rechazo del Cambio. El informe será presentado por el
Director del Proyecto y el Director de la UEN PySA, al Subgerente del
Sector Electricidad para su evaluación.
El Subgerente del Sector Electricidad analizará la propuesta de
Cambio en el Contrato. En caso de ser necesario el Subgerente podrá
solicitar información adicional a los distintos involucrados. Una vez
finalizada la evaluación del Cambio solicitado, notificará su aprobación
o rechazo al Director de la UEN PySA. El Director de la UEN PySA
notificará al Director del Proyecto y el Administrador del Contrato, la
decisión tomada por el Subgerente del Sector Electricidad. En caso
que el Director de la UEN PySA solamente notifique al Director del
Proyecto, éste último deberá informar al Administrador del Contrato la
resolución tomada por el Subgerente del Sector Electricidad, en
relación con el Cambio solicitado.
Si el Cambio es rechazado por el Subgerente del Sector Electricidad,
entonces deberá finalizar la gestión del Cambio, es decir no se
continúa con el trámite de la aprobación de otros niveles. Por lo tanto,
el Administrador del Contrato deberá proceder a entregar a la Oficina
Técnica, el formulario “Solicitud de Cambio” y toda la información
228
generada durante los procesos de solicitud, evaluación y aprobación
del Cambio, para que sea registrado y archivado de acuerdo con lo
establecido a partir de la cláusula 4.7.9.1 de este Plan.
Si el Cambio es aprobado por el Subgerente del Sector Electricidad, el
Administrador del Contrato procederá a analizar si es posible
implementarlo con esta aprobación o requiere un nivel superior de
aprobación, según la cláusula 4.7.7.1 de este Plan.
Si el Cambio puede ser implementado en el Contrato con la
aprobación del Subgerente del Sector Electricidad, el Administrador
del Contrato lo somete a su registro e implementación, de acerado a la
cláusula 4.7.9 de este Plan.
En caso que la solicitud de Cambio requiere una aprobación de la
Contraloría General de la República, el Administrador del Contrato
deberá gestionarla de acuerdo a lo establecido en este apartado del
Plan.
4.7.7.2.7 Aprobación de la Contraloría General de la República
En los casos donde el Cambio solicitado requiere el refrendo de la
Contraloría General de la República, según la cláusula 4.7.7.1.10 de
este Plan, una vez que se obtiene la aprobación del Director del
Proyecto o el Equipo de Análisis de Cambios, el Administrador del
Contrato coordinará una reunión con el Contratista. En ésta se
indicarán las condiciones y características del Cambio, que se requiere
incorporar en el Contrato y se aclararán las dudas planteadas por el
Contratista. Sobre los asuntos tratados en la reunión, se deberá emitir
229
una minuta, de acuerdo a lo definido en el Plan de Gestión de
Comunicaciones del Contrato.
Cuando ambas partes cuentan con la información necesaria sobre el
Cambio, se realizará la negociación para definir aspectos sobre el
alcance, el tiempo, el costo y las condiciones de calidad, que deberán
cumplir las partes con la implementación del Cambio. Para esto se
debe aplicar el proceso de negociación descrito en la cláusula 4.7.9.2
de este Plan.
A partir de que se acuerda con el Contratista el alcance, el tiempo, el
costo y las condiciones de calidad sobre el Cambio, el Administrador
del Contrato preparará la información necesaria para obtener el aval
de la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica
Institucional. Para esto se aplicará el proceso descrito en la cláusula
4.7.7.2.5 de este Plan.
Una vez que la División de Contratación Administrativa emite su
dictamen legal, deberá informar su resolución al Coordinador de
Contratación Administrativa mediante una nota. Si la División de
Contratación Administrativo no emite su aval de la solicitud de Cambio,
la gestión finaliza y el Coordinador de Contratación Administrativa
informará al Administrador del Contrato. Éste comunicará el dictamen
legal al Director del Proyecto y remite la solicitud de Cambio, junto con
la información generada en los procesos de solicitud, evaluación y
aprobación, a la Oficina Técnica para su registro y archivo, según la
cláusula 4.7.9.1 de este Plan.
230
Si el Cambio es devuelto con el aval de la División de Contratación
Administrativa, el Coordinador de Contratación Administrativa envía
una recomendación a la Dirección de Proveeduría del ICE. En ésta se
solicita la aprobación y el trámite del refrendo del Cambio en el
Contrato y se adjunta el análisis técnico, contractual, junto con el aval
de la Dirección Jurídica del ICE. En la Dirección de Proveeduría se
analizará la información sobre el Cambio en el Contrato, para
confirmar que está completa y que cumple con los procesos de
contratación administrativa. Finalizada la revisión de la información, la
Dirección de Proveeduría realizará una recomendación sobre la
aprobación o rechazo del Cambio. Esta recomendación es enviada al
Subgerente del Sector Electricidad, junto con el informe del Cambio
propuesto en el Contrato.
El Subgerente del Sector Electricidad analizará el Cambio solicitado en
el Contrato, para determinar si lo aprueba o lo rechaza.
Si el Cambio es rechazado por el Subgerente del Sector Electricidad,
entonces la Dirección de Proveeduría notificará la decisión al
Coordinador de Contratación Administrativa. El Coordinador de
Contratación Administrativa notificará al Administrador del Contrato la
decisión tomada por el Subgerente del Sector Electricidad. El
Administrador del Contrato informará al Director del Proyecto.
Posteriormente, procederá a finalizar la gestión del Cambio y deberá
entregar la solicitud de Cambio y la respectiva documentación a la
Oficina Técnica, para su registro y archivo, según la cláusula 4.7.9 de
este Plan.
231
Si el Subgerente del Sector Electricidad aprueba el Cambio, entonces
la Dirección de Proveeduría enviará la solicitud y el informe del
Cambio, junto con una recomendación, a la Junta de Adquisiciones. El
informe incluirá, tanto el análisis técnico y contractual, como el
dictamen legal sobre el Cambio.
En la sesión de la Junta de Adquisiciones, donde se programa la
revisión del Cambio, el Subgerente del Sector Electricidad lo
presentará y explicará. En la sesión, la Junta de Adquisiciones
analizará el Cambio propuesto en el Contrato. Posterior a su
evaluación, la Junta de Adquisiciones determinará si lo aprueba o
rechaza.
Si el Cambio es rechazado en la Junta de Adquisiciones, la Dirección
de Proveeduría informará al Coordinador de Contratación
Administrativa. Éste notificará el acuerdo de la Junta de Adquisiciones
al Administrador del Contrato. Con esto la gestión del Cambio finaliza,
por lo tanto el Administrador del Contrato comunicará la situación al
Director del Proyecto y remitirá la solicitud de Cambio e información
generada durante los procesos de solicitud, evaluación y aprobación,
para su respectivo registro y archivo, según la cláusula 4.7.9.1 de este
Plan.
Si el Cambio es aprobado por la Junta de Adquisiciones, se realizará
el addendum del Contrato. Este addendum lo preparan en conjunto el
Administrador del Contrato, el Coordinador de Contratación
Administrativa y el asesor legal de la División de Contratación
Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional. Al finalizar el
addendum se somete a la revisión del Contratista. Cuando las partes
232
están de acuerdo, proceden a firmarlo el Subgerente del Sector
Electricidad y el representante del Contratista.
La Dirección de Proveeduría tramitará la solicitud de refrendo del
Cambio en el Contrato, ante la Contraloría General de la República.
Para esto deberá cumplir con lo establecido en el artículo No. 7 del
Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la
Administración Pública No. R-CO-44-2007, según lo indicado en la
cláusula 4.6.2.4 de este Plan. En éste se establece que la solicitud de
refrendo deberá cumplir con los requisitos de admisibilidad:
� Nota de remisión que indique las partes, el objeto contractual y el
procedimiento de concurso empleado.
� El contrato original y una copia.
� Certificación del contenido presupuestario, que demuestre la
disponibilidad en la institución de los recursos necesarios para
cubrir el costo del Cambio.
� Especies fiscales de la ley o indicación de la ley que exime su
pago.
� Expediente administrativo, foliado y en orden cronológico.
La Contraloría General de la República contará con un plazo de
veinticinco días hábiles, para emitir el refrendo o in probación de la
solicitud de Cambio en el Contrato.
233
Una vez que la Contraloría General de la República emite el resultado,
la Dirección de la Proveeduría notificará al Coordinador de
Contratación Administrativa. El Coordinador de la Contratación
Administrativa informará al Administrador del Contrato la decisión de la
Contraloría General de la República, para lo cual suministrará una
copia del documento emitido por dicho ente.
Si el Cambio es improbado por la Contraloría General de la República,
el Administrador del Contrato deberá verificar las condiciones por las
cuales el Cambio no fue refrendado. Si éstas se pueden subsanar, el
Administrador del Contrato deberá proceder con el ajuste de las
mismas, para someter nuevamente a consideración de la Contraloría
General de la República el refrendo del Cambio en el Contrato. Esto
es importante, porque los Cambios que se someten al refrendo de la
Contraloría General de la República, han sido evaluados por todos los
niveles internos del ICE, los cuales han determinado la necesidad del
mismo en el Contrato. Por lo tanto, es necesario llevar a cabo la
gestión correspondiente para obtener el refrendo de la Contraloría
General de la República.
Cuando el Cambio es refrendado por la Contraloría General de la
República, se procederá con la implementación. Por lo tanto, el
Administrador del Contrato emitirá la “Orden de Cambio”, según el
addendum aprobado. La “Orden de Cambio” se emitirá de acuerdo con
lo establecido en las cláusulas 4.7.9.2 de este Plan.
234
4.7.7.2.8 Diagrama de Flujo del Proceso de Aprobación de los Cambios
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Administrador del
Contrato Director del Proyecto Equipo de Análisis de
Cambios 1. Una vez que recibe los
resultados de la evaluación detallada de la solicitud de Cambio, procede a analizarlos para definir los niveles de aprobación requeridos.
2. El Cambio podrá ser implementado con la aprobación del Administrador del Contrato?
Sí pasa a la decisión 3. No pasa a la actividad 5. 3. Cambio es aprobado?
Sí pasa a la actividad 87. No pasa a la actividad 4. 4. Envía el formulario
Solicitud de Cambio y la documentación generada en los procesos de solicitud y evaluación, a la Oficina Técnica para su registro y archivo. Finalizando de esta manera la gestión del Cambio.
5. Prepara una nota para el Director del Proyecto, solicitando la evaluación y aprobación. En ésta se adjunta formulario Solicitud de Cambio y el informe de los resultados de la evaluación detallada.
6. Envía nota al Director del Proyecto.
7. Recibe la nota del Administrador del Contrato.
8. Analizar el Cambio solicitado en el Contrato y sus posibles impactos.
Inicio
1
6
5
2
8
1
7
7
4
2
2
Sí
No
3
Fin
1
Sí
No
235
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Administrador del
Contrato Director del Proyecto Equipo de Análisis de
Cambios 9. Requiere apoyo del
Equipo de Análisis de Cambios?
Sí pasa a la actividad 10. No pasa a la actividad 14. 10. Analizan la solicitud de
Cambio, una vez que son convocados por el Administrador del Contrato.
11. Cambio es rechazado o aprobado por el Equipo de Análisis de Cambios?
Sí pasa a la actividad 14. No pasa a la actividad 12. 12. Solicita evaluación más
detallada de la solicitud de Cambio.
13. Una vez que recibe los resultados de la evaluación solicitada, procede a tomar la decisión sobre el Cambio.
14. Completa el apartado “Aprobación del Director del Proyecto” del formulario Solicitud de Cambio.
15. Envía el formulario Solicitud de Cambio al Administrador del Contrato.
16. Recibe el formulario Solicitud de Cambio con la decisión del Director del Proyecto.
17. Director del Proyecto aprobó el Cambio?
Sí pasa a la decisión 18. No pasa a la actividad 4. 18. El Cambio podrá ser
implementado con la aprobación del Director del Proyecto?
Sí pasa a la actividad 87. No pasa a la actividad 19.
6
10
13
12
16
15
14 7
6
9
1
Sí
No
17
Sí
No
18
No
Sí 1
4
4
11 5 5
Sí
5
2
No
236
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Administrador del
Contrato Director del Proyecto Director de la UEN
PySA 19. Cambio requiere la
aprobación del Director de la UEN PySA o de la División de Contratación Administrativa?
Si requiere la aprobación del Director de la UEN PySA pasa a la actividad 20. Si requiere la aprobación de la División de Contratación Administrativa pasa a la actividad 37. 20. Prepara nota para el
Director de la UEN PySA, solicitando el análisis del Cambio y la emisión de la aprobación o rechazo.
21. Envía nota al Director de la UEN PySA, adjuntando la documentación sobre el Cambio.
22. Recibe la nota e información sobre la solicitud de Cambio.
23. Evalúa la solicitud de Cambio.
24. Notifica la decisión sobre la aprobación o rechazo del Cambio al Administrador del Contrato y el Director del Proyecto.
25. Verifica si el Director de la UEN PySA aprobó o rechazó el Cambio.
26. Director de la UEN PySA aprobó el Cambio?
Sí pasa a la actividad 27. No pasa a la actividad 4. 27. El Cambio podrá ser
implementado con la aprobación del Director de la UEN PySA?
Sí pasa a la actividad 87. No pasa a la actividad 28.
8
20
2
21
22
23
24
25
26 7 No
Sí
27 1
3
19
9
8
10
10
11
11
Sí
No
237
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Director del Proyecto y Director de la UEN
PySA
Subgerente del Sector Electricidad
28. Analiza si el Cambio requiere la aprobación del Subgerente del Sector Electricidad o División de Contratación Administrativa.
29. Cambio requiere la aprobación del Subgerente del Sector Electricidad o División de Contratación Administrativa?
Si requiere la aprobación del Subgerente del Sector Electricidad pasa a la actividad 30. Si requieren la aprobación de la División de Contratación Administrativa pasa a la actividad 37. 30. Coordina con el Director
del Proyecto y el Director de la UEN PySA, la preparación de la información sobre la solicitud del Cambio.
31. Presentan la información ante el Subgerente del Sector Electricidad.
32. Analiza el Cambio propuesto en el Contrato, junto con los impactos estimados.
33. Notifica su decisión sobre la aprobación o el rechazo del Cambio al Director de la UEN PySA, quien procede a informar al Director del Proyecto y el Administrador del Contrato.
28
3
29
30
9
12
31
13
13
32
33
4
12
238
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Administrador del
Contrato Coordinador de
Contratación Administrativa
Director de la UEN PySA
34. Verifica si el Subgerente del Sector Electricidad aprobó o rechazó el Cambio.
35. Subgerente del Sector Electricidad aprobó el Cambio?
Sí pasa a la actividad 36. No pasa a la actividad 4. 36. El Cambio podrá ser
implementado con la aprobación del Subgerente del Sector Electricidad?
Sí pasa a la actividad 87. No pasa a la actividad 37. 37. Procede con la gestión
de la aprobación de la División de Contratación Administrativa, Dirección Jurídica Institucional.
38. Cambio requiere solo la aprobación de la División de Contratación Administrativa o de la Contraloría General de la República?
Si requiere solo la aprobación de la División de Contratación Administrativa pasa a la actividad 41. Si requiere la aprobación de la Contraloría General de la República pasa a la actividad 39. 39. Coordina reunión con el
Contratista para informar sobre el Cambio requerido.
40. Negocia con el Contratista las condiciones del alcance, tiempo, costo y calidad del Contrato, en relación a la implementación del Cambio.
14
Sí
34
35 7
No
36 1
37 9
No
4
40
Sí
5
38 39
239
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Administrador del
Contrato Coordinador de
Contratación Administrativa
Director de la UEN PySA
41. Prepara el informe técnico, empleando la información del Cambio solicitado.
42. Envía el informe técnico al Coordinador de Contratación Administrativa.
43. Recibe el informe técnico.
44. Revisa el informe técnico, para determinar el cumplimiento de la contratación administrativa. Además, lo complementa con jurisprudencia y legislación.
45. Verifica si el P. H. Pirrís posee el contenido presupuestario para cubrir el Cambio.
46. Prepara un informe que incluye las condiciones técnicas, contractuales y legales.
47. Envía el informe de la solicitud de Cambio al Director de la UEN PySA, para obtener el visto bueno.
48. Recibe el informe de la solicitud de Cambio.
49. Notifica su decisión al Coordinador de Contratación Administrativa.
50. Verifica la decisión del Director de la UEN PySA.
51. Cambio cuenta con el visto bueno del Director de la UEN PySA?
Si pasa a la actividad 53. No pasa a la actividad 52. 52. Notifica al Administrador
del contrato, sobre el rechazo del Cambio.
42
5
47
48
16
49
17
14 41
15
15
43
44
45
46
50
51
Sí
No 52
7 6
17 16
240
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Coordinador de
Contratación Administrativa
Dependencia Financiera
División de Contratación
Administrativa 53. Envía el informe a la
dependencia de Financiero, para verificar el contenido presupuestario.
54. Recibe el informe del Cambio.
55. Verifica las cuentas y la existencia de los fondos necesarios para los costos del Cambio
56. Sella el informe de la solicitud de Cambio y lo devuelve al Coordinador de Contratación Administrativa.
57. Recibe el informe con el sello de financiero y lo envía a la División de Contratación Administrativa.
58. Recibe el informe de la solicitud de Cambio en el Contrato.
59. Analiza la solicitud de Cambio para determinar si emite el refrendo.
60. Envía el dictamen legal al Coordinador de Contratación Administrativa.
61. Verifica la decisión de la División de Contratación Administrativa.
62. Cambio aprobado por la División de Contratación Administrativa?
Sí pasa a la actividad 64. No pasa a la actividad 63. 63. Notifica al Administrador
del Contrato el rechazo del Cambio solicitado, emitido por la División de Contratación Administrativa.
18 55
62
Sí
No
53
56
20
54
18 20
57
7
58
59
60 19
6
19 21
21
61
63
7
241
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Coordinador de
Contratación Administrativa
Dirección de Proveeduría
Subgerente del Sector Electricidad
64. Cambio requiere el refrendo de la Contraloría General de la República.
Sí pasa a la actividad 65. No pasa a la actividad 87. 65. Prepara una
recomendación para la Dirección de Proveeduría, solicitando el trámite de refrendo.
66. Envía la recomendación a la Dirección de Proveeduría.
67. Confirma si el Cambio solicitado cumple con los procesos de contratación administrativa.
68. Prepara una recomendación sobre la aprobación o rechazo de la solicitud de Cambio, para el Subgerente del Sector Electricidad.
69. Envía la recomendación al Subgerente del Sector Electricidad.
70. Analiza la recomendación sobre la solicitud del Cambio.
71. Notifica su decisión sobre la aprobación o el rechazo del Cambio.
72. Verifica si el Subgerente del Sector Electricidad emitió la aprobación del Cambio.
73. Cambio aprobado por el Subgerente del Sector Electricidad?
Sí pasa a la actividad 74. No pasa a la actividad 4. 74. Envía el informe de la
solicitud de Cambio, junto con la recomendación, a la Junta de Adquisiciones.
7
22
64 No
Sí
1
65
66
22
67
68
69
23
23
70
71
24
24
72
73 7 No
Sí
8
74
242
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Dirección de Proveeduría Junta de
Adquisiciones División de
Contratación Administrativa
75. Analiza la solicitud de
Cambio, en la sesión donde fue programada.
76. Emite el acuerdo sobre la aprobación o el rechazo del Cambio, en el acta de la sesión.
77. Verifica la decisión tomada por la Junta de Adquisiciones.
78. Cambio aprobado por la Junta de Adquisiciones?
Sí pasa a la actividad 80. No pasa a la actividad 79. 79. Notifica al Coordinador
de Contratación Administrativa, el cual procede a notificar al Administrador del Contrato.
80. Prepara el addendum del Contrato, con la participación del Coordinador de Contratación Administrativa y el Administrador del Contrato. Una vez que se obtiene la aprobación del Contratista se procede a la firma entre las partes.
81. Una vez firmado el addendum del Contrato, tramita la solicitud de refrendo ante la Contraloría General de la República. La Contraloría General de la República contará con un plazo de treinta días hábiles para emitir el refrendo o in aprobación del addendum en el Contrato.
8
75
76
25
25
77
78
Sí
7
No 79
26
26
80
27
27
81
9
29
243
Diagrama de Flujo: Proceso de Aprobación de los Cambios solicitados en el Contrato Actividades Dirección de Proveeduría Administrador del
Contrato
82. Notifica la decisión de la Contraloría General de la República al Coordinador de Contratación Administrativa. Éste informa al Administrador del Contrato.
83. Verifica la decisión de la Contraloría General de la República.
84. Cambio fue refrendado por la Contraloría General de la República?
Sí pasa a la actividad 87. No pasa a la actividad 85. 85. Analiza porqué el
Cambio fue in aprobado por la Contraloría General de la República.
86. Subsana las observaciones emitidas por la Contraloría General de la República, para solicitar nuevamente el refrendo. Si es posible realizar los ajustes se iniciará nuevamente con el proceso de refrendo de la Contraloría General de la República.
87. Procede con la implementación del Cambio, finalizando el proceso de aprobación.
Simbología
Definición Actividad Documento Inicio y Fin
Simbología
Definición Decisión Conector de Actividades
Conector de Páginas
Figura 7 Diagrama de Proceso de Aprobación de los Cambio
9
82
28
28
83
84 No
Sí
85
86
29
87 1
Fin
244
4.7.8 Cambios Debido a Situaciones de Urgencia y Condiciones
Imprevistas
Los involucrados del Contrato deben procurar emitir las solicitudes de
Cambio de manera oportuna. Esto significa que se deben presentar con el
suficiente tiempo de antelación al requerimiento de la implementación en el
Contrato. De manera que el Equipo Administrador del Contrato pueda llevar
a cabo los procesos de evaluación y aprobación, según lo establecido en
este Plan, antes de solicitar la implementación de un Cambio al Contratista.
No obstante, debido a la naturaleza del Contrato, donde la construcción de
las Obras puede ser afectada por las condiciones encontradas en el sitio,
es posible que ocurran situaciones de emergencia, donde se requiere tomar
una decisión inmediata sobre la implementación de un Cambio, con el fin de
tratar la situación encontrada y a la vez no detener el avance de las Obras
afectadas. Un ejemplo de esto es que se presente una situación no
esperada en una fundación de una estructura, donde al alcanzar el nivel de
excavación se determina que el material encontrado es de diferente calidad
a la proyectada en los estudios realizados previamente. En un caso como
éste, se debe tomar una decisión, que tal vez implique un trabajo que no
estaba contemplado en el Contrato por el tipo de material de fundación
esperado por el Empleador. En casos como éste, que son excepcionales y
requieren una decisión inmediata, no es posible implementar el proceso de
solicitud del Cambio, evaluación detallada y aprobación hasta el último
nivel, antes de solicitar al Contratista la ejecución del Cambio, porque
podría implicar la suspensión del avance de una Obra que afectaría el
Programa de Trabajo Oficial del Contratista.
Por lo tanto, cuando se detecta una situación de urgencia en el Sitio que
requiere atención inmediata, el Equipo Administrador del Contrato deberá
245
analizar las posibles soluciones. Para esto el Equipo Administrador del
Contrato solicitará el apoyo de otros involucrados del Contrato, como por
ejemplo los diseñadores. Una vez que se determina que la solución implica
la implementación de un Cambio en el Contrato, el Administrador del
Contrato deberá informar inmediatamente al Director del Proyecto.
El Director del Proyecto deberá tomar la decisión sobre la aprobación de la
implementación del Cambio en el Contrato, sin haber llevado de manera
completa el proceso de solicitud, evaluación y aprobación, debido a la
situación de urgencia que se ha presentado. Esta decisión se la deberá
notificar al Administrador del Contrato. Cuando el Director del Proyecto lo
considere necesario, el Administrador del Contrato deberá convocar el
Equipo de Análisis de Cambios a reunión urgente, con el fin de analizar la
situación y tomar la decisión sobre la implementación del Cambio en el
Contrato.
Aunque en estos casos excepcionales, se decida emitir la Orden de Cambio
al Contratista, solicitándole la implementación del Cambio, se deberá llevar
a cabo la respectiva documentación. Por lo tanto, aunque sea de manera
posterior a la emisión de la Orden de Cambio, el Administrador del Contrato
deberá verificar que se lleve a cabo el proceso de solicitud, evaluación y
aprobación, de acuerdo con lo establecido en este Plan. De esta manera,
se logrará contar con el registro, la documentación y control de los Cambios
implementados en el Contrato y los impactos en el tiempo, costo y calidad
del Contrato.
El Administrador del Contrato deberá velar por que este proceso se aplique
solamente en los casos de urgencia, como una excepción al proceso
establecido en este Plan. Los Cambios que no sean el resultado de este
246
tipo de situaciones excepcionales, deberán pasar por los procesos de
solicitud, evaluación y aprobación de todos los niveles, antes de su
implementación en el Contrato, según lo establecido en este Plan.
4.7.9 Control de los Cambios
4.7.9.1 Control de los Cambios Solicitados
Una vez que el Administrador del Contrato recibe una solicitud de Cambio
y completa la casilla Firma de Recibido del formulario “Solicitud de
Cambio”, remitirá la solicitud a la Oficina Técnica. En la Oficina Técnica se
deberá asignar un consecutivo a la solicitud de Cambio. El consecutivo
será una numeración de tres dígitos, iniciando en 001 y asignándose en
cada solicitud de manera ascendente. El consecutivo deberá registrarse
en el formulario “Solicitud de Cambio”, en el apartado Información General
del Contrato, en la casilla Consecutivo.
Además, en la Oficina Técnica se deberá registrar la información de la
solicitud de Cambio en una base de datos. Esta base de datos se creará
para el control de los Cambios solicitados en el Contrato y será
administrada en la Oficina Técnica. Por lo tanto, en esta base de datos de
Control de Cambios, se registrará la siguiente información:
� Consecutivo asignado a la solicitud de Cambio.
� Descripción del Cambio.
� Solicitante del Cambio.
� Jefatura del Área que emite el visto bueno.
� Aprobación o rechazo por parte de la Jefatura del Área.
� Fecha de recibida la solicitud de Cambio.
� Estado del Cambio. Esta casilla de la base de datos debe
actualizarse, al menos semanalmente con el estado del
247
Cambio. En ésta se deberá especificar si el Cambio ha sido
rechazado y archivado, si se encuentra en el proceso de
evaluación o si ha sido aprobado, entre otros. La descripción
del estado del Cambio, debe ser lo suficientemente detallada,
para que el Equipo Administrador del Contrato pueda
comprender la etapa y condición en que se encuentra el
Cambio.
� Responsable de la implementación. Esta casilla se llenará
únicamente a partir del momento en que el Cambio es
aprobado por el último nivel requerido, de acuerdo a la cláusula
4.7.7.1 de este Plan. En ésta se indicará cuál integrante del
Equipo Administrador del Contrato, será el responsable de
verificar la implementación del Cambio, según la EDT del
Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa (ver anexo No.
6).
El Equipo Administrador del Contrato tendrá acceso a la base de datos de
Control de Cambios. Será responsabilidad del Equipo Administrador del
Contrato revisar el estado de los Cambios solicitados en el Contrato, para
su seguimiento y control.
Una vez que la información de la solicitud de Cambio ha sido registrada
en la base de datos de Control de Cambios, en la Oficina Técnica se
verificará si cuenta con el visto bueno o rechazo por parte de la Jefatura
del Área.
Si el Cambio ha sido rechazado por la Jefatura del Área, en la Oficina
Técnica se procederá a archivar el formulario “Solicitud de Cambio”. Esto
se realizará en un archivo específico para las Solicitudes de Cambio, en
248
orden ascendente según el consecutivo asignado. El formulario se deberá
archivar junto con la información anexada durante los procesos de
solicitud y evaluación por parte de la Jefatura del Área. De esta manera,
se tendrá el control de la documentación generada en las solicitudes de
Cambio rechazadas.
Si el Cambio cuenta con el visto bueno de la Jefatura del Área o el
Director del Proyecto, la Oficina Técnica procederá a enviar copia de la
documentación necesaria para la evaluación del Cambio a los
Evaluadores definidos por el Administrador del Contrato, de acuerdo a la
cláusula 4.7.6 de este Plan. En la Oficina Técnica se mantiene la custodia
de los documentos originales de la solicitud de Cambio, hasta que sean
enviados para el análisis y aprobación del Director del Proyecto, según la
cláusula 4.7.7.2.2 de este Plan.
A partir del momento en que la solicitud de Cambio es sometida al
proceso de evaluación, semanalmente en la Oficina Técnica se deberá
registrar el estado del Cambio en la base de datos de Control de
Cambios. De esta manera, el Equipo Administrador del Cambio se
mantendrá informado sobre el estado del Cambio. Este seguimiento y
registro del estado del Cambio, por medio de la base de datos, deberá
realizarse tanto en el proceso de evaluación, como durante el proceso de
aprobación.
En caso que el Cambio sea rechazado por algún nivel de aprobación,
según la cláusula 4.7.7.2 de este Plan, en la Oficina Técnica se deberá
proceder a su registro y archivo, de acuerdo a esta cláusula. Si el Cambio
es aprobado por todos los niveles, de acuerdo a la cláusula 4.7.7.2 de
este Plan, esto será registrado en la base de datos y se procederá con el
249
proceso de implementación, según la cláusula 4.7.9.2 de este Plan. No
obstante, a partir de este momento en la Oficina Técnica se archivará el
formulario “Solicitud de Cambio”, junto con la información generada
durante los procesos de solicitud, evaluación y aprobación del Cambio. La
documentación deberá ser archivada en el archivo específico para las
Solicitudes de Cambio, en orden ascendente según el consecutivo
asignado. De esta manera, se mantendrá el control en la Oficina Técnica
de la documentación sobre los las solicitudes de Cambios aprobadas y
rechazadas en el Contrato.
Cuando se emite el rechazo o la aprobación por parte de los diferentes
niveles de aprobación para un Cambio, se deberá informar la situación al
Solicitante y la Jefatura del Área que emitió el visto bueno, para su propio
seguimiento y control sobre la decisión tomada en relación a la solicitud
de Cambio propuesta.
4.7.9.2 Implementación de los Cambios Aprobados
Un Cambio podrá ser implementado en el Contrato, cuando se obtiene la
aprobación del último nivel de autoridad establecido, de acuerdo a la
cláusula 4.7.7 de este Plan. La única excepción son los casos expuestos
en la cláusula 4.7.8, en los cuales se requiere solamente la aprobación
del Director del Proyecto. Una vez que se obtiene dicha aprobación, el
Administrador del Contrato deberá solicitar al Contratista la ejecución del
Cambio. Esto deberá solicitarse por medio de una instrucción por escrito
denominada “Orden de Cambio”.
La “Orden de Cambio” deberá cumplir con la cláusula 51.2 de las
Condiciones del Contrato del Cartel de Licitación, según lo indicado en la
cláusula 4.5.2 de este Plan. En ésta se establece que un Cambio en el
250
Contrato deberá ser ordenado por el Administrador del Contrato, mediante
el formulario “Orden de Cambio” (ver anexo No. 9). Sin embargo, el
aumento o la disminución en las cantidades indicadas en los Formularios
de Cotización, no requerirán una Orden de Cambio, siempre y cuando
estas variaciones no se deban al resultado de una orden ya emitida. (ICE,
2005) Esto significa que todos los Cambios, excepto los que son
variaciones en las cantidades de Obra, requerirán una Orden de Cambio
para que el Contratista proceda a ejecutarlos.
La Orden de Cambio se ejecutará con la información obtenida en el
proceso de evaluación del impacto en el alcance del Contrato, según lo
descrito en la cláusula 4.7.6.1 de este Plan. La Orden de Cambio deberá
incluir:
� Descripción del Cambio: Corresponde en describir en qué
consiste el Cambio, esto sería indicar cuál es el Cambio en el
alcance del Contrato.
� Especificaciones Técnicas: Deberá indicarse las
especificaciones técnicas del Cartel de Licitación que son
aplicables al Cambio. En caso de ser necesario se incluirán las
nuevas especificaciones técnicas, que el Contratista deberá
cumplir durante la ejecución del Cambio.
� Documentos Relacionados: en este apartado se hará referencia
a los documentos requeridos para la implementación del
Cambio. Éstos usualmente corresponden a los planos aptos
para construir, que incluyen el Cambio. Cuando el Cambio
corresponde a un trabajo adicional, los planos aptos para
251
construir se adjuntan a la nota en que se emite la Orden de
Cambio. Si el Cambio corresponde a una modificación en una
Obra existente en el Contrato, en la Orden de Cambio
solamente se hace referencia a los planos aptos para construir.
Estos se entregarán en una nota aparte, haciendo referencia a
la sub-cláusula 7.1 de las Condiciones del Contrato, Secciones
2 y 3 del Cartel de Licitación. La sub-cláusula 7.1 de las
Condiciones del Contrato establece que el Administrador del
Contrato está facultado para proporcionar al Contratista,
periódicamente, planos e instrucciones y planos para
construcción con revisiones de los planos de licitación, para la
adecuada ejecución o subsanación de defectos de las Obras.
(ICE, 2005)
Una instrucción verbal o en bitácora no será considerada un Cambio, a
menos que se trate de una emergencia justificable. Sin embargo, aunque
se indique en bitácora o de manera verbal, por su condición de
emergencia, posteriormente el Administrador del Contrato deberá
oficializarla mediante la Orden de Cambio. (Rojas et al, 2005) En estos
casos, en el apartado de “Documentos Relacionados” de la Orden de
Cambio, el Administrador del Contrato deberá hacer referencia al folio de
la bitácora, donde se emitió la instrucción del Cambio. No obstante, es
necesario resaltar que esto se podrá aplicar únicamente en un caso de
emergencia o condición imprevista, que debe ser solucionada
inmediatamente, para evitar un atraso o interferencia en la ejecución de
las Obras.
El Administrador del Contrato deberá entregar la Orden de Cambio al
Contratista, por medio de una nota oficial. En esta nota, además de la
252
Orden de Cambio, el Administrador del Contrato deberá dejar
establecidos los aspectos relacionados a la valoración del Cambio. Por lo
tanto, se deberá indicar:
� Si considera que se pueden aplicar Renglones de Pago
existentes en el Contrato. Si es así, deberá indicar cuáles son.
También solicitará al Contratista que si no está de acuerdo, que
emita su propuesta, según lo establecido en la sub-cláusula
52.1 de las Condiciones del Contrato, Secciones 2 y 3 del
Cartel de Licitación (ver cláusula 4.5.2 de este Plan).
� Si considera que en el Contrato existen Renglones de Pago
aplicables, que se podrán emplear como base para valorar el
Cambio. Para estos casos solicitará al Contratista que presente
una propuesta de la modificación a los Renglones de Pago,
según la sub-cláusula 52.1 de las Condiciones del Contrato,
Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación (ver cláusula 4.5.2 de
este Plan).
� Si considera que se debe establecer un precio nuevo, para lo
cual solicitará al Contratista su propuesta.
� Si se pagará como un Trabajo por Administración. Esto se
indicará en los casos, donde el Administrador del Contrato
establece que un trabajo adicional en el Contrato se ejecutará
como un Trabajo por Administración.
253
� El plazo que considere prudencial para que el Contratista pueda
presentar sus propuestas, en relación a los Renglones de Pago
y el precio para la valoración del Cambio.
Con respecto al programa, en la nota donde se emite la Orden de
Cambio, el Administrador del Contrato también deberá solicitar al
Contratista que presente el programa de trabajo de las modificaciones,
tomando como base el Programa de Trabajo Oficial.
Por lo tanto, el Contratista deberá responder la nota de la Orden de
Cambio, en el plazo otorgado por el Administrador del Contrato, mediante
una nota oficial. En ésta indicará las afectaciones que considera que
tendrá en el Contrato, sus propuestas sobre los Renglones de Pago o
precios que considera que se deben emplear para valorar el Cambio y el
programa de trabajo de las modificaciones. Cuando el Administrador del
Contrato recibe la nota del Contratista, con la evaluación de los impactos
en el precio, causados en el Contrato por el Cambio solicitado, deberá
analizarla y emitir sus criterios. Para la revisión de la nota presentada por
el Contratista, el Administrador del Contrato requerirá el apoyo del Equipo
Administrador del Contrato. Además, para este análisis el Administrador
del Contrato deberá considerar los resultados obtenidos en la evaluación
de la solicitud de Cambio, realizada según la cláusula 4.7.6 de este Plan.
El Administrador del Contrato deberá tomar en cuenta que la base de este
análisis serán las condiciones definidas en el Contrato y los lineamientos
establecidos en la legislación nacional vigente y los reglamentos internos
institucionales, que son aplicables a este Contrato (ver cláusulas 4.5 y 4.6
de este Plan).
254
En caso que el Contratista no presente sus propuestas sobre los
Renglones de Pago o precios a utilizar en la valoración de la Orden de
Cambio, el Administrador del Contrato deberá llevar a cabo la valoración
del Cambio. Para esto empleará los resultados obtenidos en la evaluación
de la solicitud de Cambio descrita en la cláusula 4.7.6 de este Plan.
Una vez que se ha finalizado el análisis de los impactos en el Contrato y
las propuestas presentadas por el Contratista, el Administrador del
Contrato deberá enviar al Contratista una nota. En ésta se incluirá un
informe, con el detalle de las observaciones de la evaluación hecha por el
Contratista. Además, en este informe el Administrador del Contrato
deberá indicar claramente los impactos en el Contrato, a los cuales
considera que el Contratista tiene derecho debido al Cambio solicitado.
De acuerdo a esto, en la nota el Administrador del Contrato determinará
los Renglones de Pago o precios que se emplearán para cancelar el
Cambio solicitado.
El Administrador del Contrato indicará en la nota el plazo con que contará
el Contratista para la consultación o negociación, de acuerdo a lo
establecido en la cláusula 52.2 de las Condiciones del Contrato Secciones
2 y 3 del Cartel de Licitación. El Administrador del Contrato debe saber
que si no otorga el tiempo de consulta, de acuerdo con lo establecido en
el Contrato, su análisis de los impactos se puede invalidar. (Kaido, 2008)
El Contratista deberá emitir en dicho plazo sus consultas y observaciones,
sobre el análisis ejecutado por la Administración del Contrato.
El informe del análisis llevado a cabo por la Administración del Contrato,
también deberá someterse a consultación ante el Director del Proyecto,
como representante del Empleador. Esto se realizará en los casos que
255
aplica lo establecido en la cláusula 52.2 de las Condiciones del Contrato
del Cartel de Licitación (ver cláusula 4.5.2 de este Plan). Por lo tanto,
durante el periodo de consultación, el Director del Proyecto tendrá que
emitir sus observaciones, sobre el análisis realizado por la Administración
del Contrato, con respecto a los precios unitarios que se emplearán en la
valoración del Cambio solicitado en el Contrato.
Durante el periodo de consultación o negociación con el Contratista y el
Director del Proyecto, se podrán realizar reuniones con la participación del
Equipo Administrador del Contrato. En el caso de las reuniones que se
lleven a cabo, entre el Equipo Administrador del Contrato y el Contratista,
todos los asuntos tratados y los acuerdos tomados deberán quedar
registrados en una minuta. No obstante, aunque se realicen reuniones,
tanto el Contratista como el Director del Proyecto deberán emitir una nota
oficial al Administrador del Contrato, donde se exponen las observaciones
sobre la valoración y los precios unitarios definidos para el Cambio
solicitado o su aceptación.
Una vez que se reciben las observaciones del Contratista y el Director del
Proyecto, sobre el análisis del Cambio que fue realizado por la
Administración del Contrato, el Administrador del Contrato deberá llevar a
cabo una negociación definitiva con el Contratista. Esta negociación
definitiva será con el propósito de llegar a un acuerdo entre ambas partes.
Por ende, en esta negociación el Administrador del Contrato deberá
considerar las observaciones del Director del Proyecto, como
representante del Empleador y las del Contratista. Posterior a esto, el
Administrador del Contrato determina los precios unitarios o globales que
se emplearán en la valoración del Cambio. Estos serán notificados al
Contratista, con copia al Director del Proyecto.
256
En caso que no se logre un acuerdo con el Contratista, el Administrador
del Contrato deberá aplicar el procedimiento descrito en la cláusula 52.1
de las Condiciones del Contrato del Cartel de Licitación (ver cláusula 4.5.2
de este Plan). En esta cláusula se establece que si ocurre un desacuerdo,
el Administrador del Contrato fijará los precios unitarios o globales que
considere adecuados y los montos correspondientes a cada una de las
monedas aplicables, lo cual deberá notificar al Contratista con copia al
Director del Proyecto. El Administrador del Contrato establecerá los
valores provisionales, para incluir en las certificaciones los pagos que
corresponden a la ejecución del Cambio, cumpliendo con lo establecido
en la cláusula 60 de las Condiciones del Contrato del Cartel de Licitación
y el Plan de Gestión de Pagos. Este proceso se aplicará hasta que los
precios del Cambio sean convenidos, entre el ICE y el Contratista. Por lo
tanto, el Administrador del Contrato deberá informar al Contratista,
mediante nota, los valores provisionales con que estará realizando los
pagos de la ejecución del Cambio solicitado.
Para lograr una resolución de los desacuerdos entre el ICE y el
Contratista, sobre el Cambio aprobado y solicitado por parte del ICE, se
deberán aplicar los procedimientos establecidos en el Contrato. Estos
procedimientos se describen en las cláusulas 53 “Procedimiento para
Reclamaciones” y 67 “Arreglo de Discrepancias”, de las Condiciones del
Contrato, Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación.
El Administrador del Contrato debe tener presente que en el momento
que el Contratista recibe la Orden de Cambio, éste deberá implementar el
Cambio en el Contrato, de acuerdo con el programa de trabajo. Aunque
exista un desacuerdo, el Contratista tiene la obligación de implementar el
Cambio solicitado y no debe retrasar la ejecución de los trabajos por
257
esperar una resolución. La única excepción a esta condición se podrá
aplicar si el Contratista demuestra, mediante documentación, que no es
posible conseguir los materiales o equipos requeridos para implementar el
Cambio solicitado (Rojas et al, 2005). Con esto, será responsabilidad del
Equipo Administrador del Contrato proceder con la verificación y
supervisión de la implementación del Cambio, de acuerdo con la cláusula
4.7.9.3 de este Plan.
En relación a las ampliaciones del Plazo para Finalización, el
Administrador del Contrato deberá iniciar el proceso de negociación, a
partir de que el Contratista ha suministrado la notificación, según la
cláusula 44.2 de las Condiciones del Contrato, Secciones 2 y 3 del Cartel
de Licitación. Con respecto a las notificaciones, el Administrador del
Contrato deberá controlar si el Contratista ha notificado la posible
ampliación del Plazo para Finalización debido a una Orden de Cambio,
cumpliendo con lo establecido en el Contrato. Esto es importante, porque
si las respectivas notificaciones no se emiten por alguna de las partes del
Contrato, según lo establecido en los Documentos del Contrato, este acto
podría ocasionar un daño a la otra parte. Por ejemplo, si no se notifica la
intención de solicitar un ajuste en el plazo de ejecución de un trabajo
debido a un Cambio, puede darse el caso que el Administrador del
Contrato no puede llevar un control o los registros que hubiera
implementado si el Contratista le hubiera notificado su intención, según lo
establecido en las condiciones del Contrato. Es un principio que en caso
de omitir una notificación, puede darse una recuperación de lo solicitado,
hasta la extensión en que la evaluación o la negociación no sean
perjudicadas por el incumplimiento de la emisión de dicha notificación.
(Davison, 2003)
258
Luego de la notificación, el Contratista deberá emitir un informe
pormenorizado que justifica la prórroga que considera a la que tiene
derecho debido a una Orden de Cambio, según la cláusula 44.2 de las
Condiciones del Contrato del Cartel de Licitación. Al igual que en el caso
del precio, el Administrador del Contrato deberá analizar el informe
presentado por el Contratista y emitir sus observaciones. Para esto
deberá emplear como base las condiciones establecidas en el Contrato, la
legislación nacional y los lineamientos institucionales (ver las cláusulas
4.5 y 4.6 de este Plan). Además, deberá emplear los resultados obtenidos
en la evaluación de los impactos en el tiempo realizada para la solicitud
de Cambio, según el proceso descrito en la cláusula 4.7.6 de este Plan.
Si el Administrador del Contrato estima que el Contratista tiene derecho a
una prórroga del Plazo para Finalización, deberá someterlo a la
consultación tanto del Contratista como del Director del Proyecto, según
lo establecido en la cláusula 44.1 de las Condiciones del Contrato,
Secciones 2 y 3 del Cartel de Licitación. En este caso aplicaría el mismo
procedimiento descrito anteriormente para la valoración del Cambio. Una
vez que el Administrador del Contrato recibe las observaciones por parte
del Contratista y el Director del Proyecto, sobre el análisis realizado en
cuanto la ampliación del Plazo para Finalización, deberá analizarlas y
proceder a determinar la extensión de la prórroga. El Administrador del
Contrato deberá notificar la determinación de la ampliación del Plazo para
Finalización al Contratista, mediante una nota oficial, con copia al
Empleador.
Sobre este aspecto es importante señalar que en el caso de que posterior
al análisis del Cambio y la notificación del Contratista, el Administrador del
Contrato determina que el Contratista tiene derecho a una extensión en el
259
Plazo para Finalización, esto deberá ser informado de manera oportuna al
Contratista. Si el Administrador del Contrato no informa en el tiempo
oportuno las prórrogas, puede darse el caso que el Contratista
implemente medidas y lleve a cabo una Aceleración, para cumplir con el
Plazo para Finalización. Por lo tanto, si al Contratista se le informa sobre
la prórroga, después de que ha implementado la Aceleración, el
Contratista puede solicitar la recuperación de los costos que incurrió en
dicha Aceleración, ya que no hubiera tenido que implementarla si hubiera
conocido que tenía derecho a la prórroga otorgada por el Administrador
del Contrato. (Rubin et al, 1999) Por esta razón, es fundamental que el
Administrador del Contrato determine en un plazo apropiado después de
recibir la notificación del Contratista, su análisis sobre los impactos
generados por un Cambio y lo que considera que el Contratista tiene
derecho en tiempo.
El proceso de negociación con el Contratista sobre la valoración del
Cambio y los impactos de su implementación en la ejecución del Contrato,
debería ser antes de que el Cambio sea ejecutado por el Contratista. Por
esta razón, el Administrador del Contrato deberá procurar entregar las
Órdenes de Cambio con suficiente antelación a la ejecución del Cambio,
para hacer la valoración y negociación con el Contratista antes de que el
Cambio sea implementado.
4.7.9.3 Seguimiento de la Implementación de los Cambios Aprobados
Como se indicó anteriormente, es responsabilidad del Equipo
Administrador del Contrato verificar el estado de los Cambios solicitados
en el Contrato. Esto deberá llevarse a cabo con la revisión de la base de
datos de Control de Cambios. En el momento que en la base de datos de
Control de Cambios, se indica que un Cambio ha sido aprobado por el
260
último nivel de aprobación y debe ser implementado en el Contrato, será
responsabilidad del Ingeniero Delegado proceder con la verificación y
control de la ejecución del Cambio. Este control y supervisón será sobre
lo establecido en la Orden de Cambio y lo que el Administrador del
Contrato haya determinado. El Ingeniero Delegado que deberá controlar
la implementación del Cambio en el Contrato, corresponde al
Responsable del Entregable que es afectado por el Cambio, de acuerdo a
la EDT del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa (ver anexo No.
6).
Por lo tanto, el Ingeniero Delegado deberá asegurarse que los técnicos e
inspectores de obras civiles reciban la información sobre los Cambios
aprobados en el Contrato, de manera oportuna para su control en el sitio
de las Obras. En los casos donde la implementación del Cambio, requiere
la modificación de planos aptos para construir, el Ingeniero Delegado
deberá controlar que los técnicos e inspectores de obras civiles cuenten
con la última versión de éstos. Otro aspecto que se debe verificar con el
personal en el sitio de las Obras, es que poseen las especificaciones
técnicas de los Cambios aprobados en el Contrato. Para el manejo de
esta documentación en el sitio de las Obras, se deberá aplicar lo
establecido en el Plan de Gestión de Comunicaciones del Contrato.
En el caso de la actualización de los planos aptos para construir, cuando
el Cambio es de diseño, una vez que éste es aprobado, el Área de
Ingeniería será responsable de entregar al Equipo Administrador del
Contrato los respectivos planos con los Cambios en las Obras. En
relación a los Cambios que surgen en las Obras y sean propuestos por el
Equipo Administrador del Contrato o el Contratista, es necesario señalar
que de acuerdo al Manual Técnico de Desarrollo de Proyectos de Obra
261
Pública, es responsabilidad de los Administradores de Contrato coordinar
con los diseñadores las modificaciones de los planos (ver cláusula
4.6.1.2). Por lo tanto, cuando un Cambio de este tipo es aprobado, el
Administrador del Contrato coordinará con los diseñadores la
actualización de los planos aptos para construir, para que éstos reflejen
las modificaciones de las Obras del Contrato.
Los planos aptos para construir serán entregados al Contratista, en el
momento que se emite la Orden de Cambio, según lo descrito en la
cláusula anterior. El control de las versiones de los planos aptos para
construir es fundamental, porque una vez que un Cambio es aprobado,
tanto el Contratista como el personal de la Administración del Contrato,
deberán contar en el sitio con las últimas versiones de los planos aptos
para construir de las Obras.
En el sitio de las Obras, el Ingeniero Delegado deberá coordinar que los
técnicos e inspectores de obras civiles verifiquen y supervisen que el
Contratista ejecute las Obras, de acuerdo a los planos aptos para
construir y las especificaciones técnicas. Los únicos Cambios que se
deberán implementar en el Contrato, son los que se encuentran
aprobados y que el Administrador del Contrato haya dado la instrucción al
Contratista.
262
4.7.9.4 Diagrama de Flujo del Proceso de Implementación y Control de los
Cambios Aprobados
Diagrama de Flujo: Proceso de Implementación y Control de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Oficina Técnica Contratista
1. Registra en la base de datos si un Cambio es aprobado por todos los niveles o rechazado en algún nivel.
2. Archiva las solicitudes de Cambio con toda la información generada durante los procesos de solicitud, evaluación y aprobación del Cambio.
3. Cuando un Cambio es aprobado por todos los niveles, solicita al Contratista la ejecución del Cambio.
4. Emite al Contratista la Orden de Cambio.
5. Recibe la nota con la Orden de Cambio.
6. Emite respuesta con las afectaciones que considera que tendrá en el Contrato, los Renglones de Pago o precios y el programa de trabajo de las modificaciones.
7. Envía nota al Administrador del Contrato.
8. Evalúa la nota emitida por el Contratista, para emitir su criterio sobre los impactos en el Contrato.
9. Emite nota para el Contratista con las observaciones de la evaluación y determinará los Renglones de Pago o precios para cancelar el Cambio.
Inicio
3
8
4
1 1
6 1
5
2
2
1
2
7
3
3
9
263
Diagrama de Flujo: Proceso de Implementación y Control de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Contratista Director del Proyecto
10. Somete la nota a consultación por parte del Contratista. En los casos donde aplica la cláusula 52.2 de las Condiciones del Contrato, la determinación de los precios del Cambio también deberá someterse a la consultación del Director del Proyecto.
11. Evalúa la determinación realizada por el Administrador del Contrato.
12. Informa mediante nota las observaciones sobre la valoración y los precios unitarios definidos para el Cambio.
13. Analiza la determinación realizada por el Administrador del Contrato.
14. Emite nota al Administrador del Contrato con sus observaciones sobre la valoración del Cambio.
15. Recibe las observaciones sobre la valoración de los Cambios.
16. Realiza negociación definitiva con el Contratista.
17. Establece los precios unitarios o globales que empleará para la valoración del Cambio.
18. Notifica al Contratista y el Director del Proyecto, los precios unitarios o globales a emplear en la valoración.
1
4
13
16
5
18
12
15
11
17
5
4
10
5
4
14
2
264
Diagrama de Flujo: Proceso de Implementación y Control de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Contratista Director del Proyecto
19. Si considera que tiene derecho a una prórroga, emite al Administrador del Contrato la notificación, de acuerdo con lo establecido en el Contrato.
20. Emite un informe pormenorizado que justifica la prórroga.
21. Recibe el informe enviado por el Contratista, sobre la prórroga.
22. Analiza el informe y emite sus observaciones.
23. Si posterior a la evaluación considera que el Contratista tiene derecho a una prórroga, la somete a consultación del Contratista y Director del Proyecto.
24. Envía nota con las observaciones sobre el informe del Contratista y la prórroga determinada.
25. Analiza la determinación de la prórroga llevada a cabo por el Contratista.
26. Emite nota al Administrador del Contrato con sus observaciones sobre la prórroga determinada.
27. Revisa la evaluación sobre la prórroga realizada por el Administrador del Contrato.
28. Emite sus observaciones sobre la determinación de la prórroga.
29. Recibe las observaciones del Contratista y el Director del Proyecto.
2
22
23
19
20
21
6
6
24
7
7
7
25
26
25
26
27
28
8
8 8
29
3
265
Diagrama de Flujo: Proceso de Implementación y Control de los Cambios solicitados en el Contrato
Actividades Administrador del Contrato
Contratista Ingeniero Delegado
30. Analiza las observaciones emitidas por el Contratista y Director del Proyecto, sobre la extensión.
31. Establece la prórroga en el Plazo para Finalización.
32. Notifica al Contratista y el Director del Proyecto la determinación definitiva de la prórroga en el Plazo para Finalización.
33. Verifica en la base de datos si el Cambio ha sido aprobado.
34. Asegura que los técnicos e inspectores de obras civiles reciben la información sobre el Cambio aprobado en el Contrato, para el control.
35. Verifica que los técnicos e inspectores cuenten con la última versión de los Planos Aptos para Construir y las especificaciones técnicas del Cambio.
36. Coordina la verificación y supervisión del Cambio en el Contrato.
37. Ejecuta el Cambio de acuerdo con el Contrato.
Simbología
Definición Actividad Documento Inicio y Fin
Simbología
Definición Decisión Conector de Actividades Conector de Páginas
Figura 8 Diagrama de Proceso de Aprobación de los Cambio
3
30
31
32
9
9
37
1
33
34
35
9
Fin
36
266
4.7.10 Actualización del Plan de Gestión del Contrato
Los Cambios aprobados deberán ser incluidos en el Plan de Gestión del
Contrato, ya que éste define como se ejecutará, supervisará, controlará y
cerrará el Contrato. Por lo tanto, el Plan de Gestión del Contrato es la
guía que indica al Equipo Administrador del Contrato cómo llevar a cabo
la administración del Contrato, de manera que se cumpla con el objeto del
mismo. Por esta razón, es necesario incluir los Cambios que son
aprobados y sus impactos en la línea base del Contrato, de manera que
se refleje la línea base revisada, que deberá comenzar a controlar el
Equipo Administrador del Contrato. Con esto se deberá actualizar todos
los requerimientos del alcance, costo, presupuesto, programa de trabajo y
calidad. (PMI, 2004) El Equipo Administrador del Contrato, deberá
analizar cuáles planes de gestión subsidiarios al Plan de Gestión del
Contrato fueron afectados por el Cambio aprobado en el Contrato y
proceder a actualizarlos. Los planes de gestión que podrían ser afectados
por un Cambio aprobado son:
� Plan de Gestión del Alcance del Contrato
� Plan de Gestión de Recursos Humanos
� Plan de Gestión de los Riesgos
� Plan de Gestión de la Calidad
� Plan de Gestión Ambiental
� Plan de Gestión de Regencia Geológica
� Plan de Gestión de Tiempos
� Plan de Gestión de Pagos
� Plan de Gestión de las Garantías
� Plan de Gestión de Topografía
267
5 CONCLUSIONES
� El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es un proyecto, ya que
es un trabajo temporal con el cual se obtendrán Obras que son únicas.
Las Obras que se ejecutarán en este Contrato han sido diseñadas para
cumplir con los requerimientos necesarios, para el funcionamiento de la
planta de generación eléctrica que es objetivo del P. H. Pirrís. Además,
estos diseños consideran las condiciones particulares del sitio donde se
construirán. Por esta razón, estas Obras presentan características que las
hacen únicas. En este proyecto es posible identificar fases que establecen
el ciclo de vida del mismo. Actualmente, el Contrato se encuentra en la
etapa de ejecución, donde el ICE lleva a cabo la administración del
Contrato y el Contratista está construyendo las Obras incluidas en el
Contrato.
� En este proyecto es posible aplicar los procesos de la dirección de
proyectos de las nueve áreas del conocimiento, según el estándar del
Project Management Institute. En la fase de ejecución del Contrato,
también es posible aplicar procesos de la dirección de proyectos de las
nueve áreas de conocimiento. El Plan de Gestión de Cambios, que se
desarrolló para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa
establece cómo llevar a cabo la gestión de los Cambios en el Contrato,
aplicando los procesos del control integrado de los cambios, control del
alcance y la administración del contrato, los cuales se clasifican en el
grupo de los procesos de seguimiento y control. En este Plan se definen
los procesos de solicitud, evaluación, aprobación y control de los Cambios
en el Contrato, de manera que en el Contrato se implementen sólo los
Cambios aprobados. Por ende, este sistema permitirá al Administrador del
Contrato controlar en el Contrato las variaciones en el alcance,
268
cronograma, costos y calidad, generados por los Cambios implementados
en el Contrato.
� Por ser éste un Contrato de una institución pública con una empresa
privada, no sólo es regido por las condiciones acordadas en el Contrato,
sino que también aplica la legislación nacional que regula la
administración pública y los lineamientos institucionales sobre la
administración de los contratos y de los proyectos. Por lo tanto, en la
gestión de los Cambios del Contrato es fundamental complementar los
procesos aplicables de la dirección de proyectos establecidos en el PMI
2004, con los aspectos de la legislación nacional, los lineamientos
institucionales y las condiciones del Contrato, que el Equipo Administrador
del Contrato deberá tomar en cuenta para la gestión de los Cambios. Otro
factor que se debe considerar para la gestión de los Cambios son las
prácticas internacionales, en relación al manejo de las modificaciones que
se presentan en los contratos de construcción de obras. El Plan de
Gestión de Cambios integra estos elementos, de manera que sea la guía
que el Administrador del Contrato y el Equipo Administrador del Contrato
pueda implementar durante la ejecución del Contrato, para que los
procesos de solicitud, evaluación, aprobación y control de los Cambios se
realice adecuadamente.
� Debido a la naturaleza de los contratos de construcción de obra es
inevitable que durante la ejecución se presenten Cambios. Esto se debe a
factores como: variaciones entre los diseños empleados para la
contratación y los diseños finales de las obras, condiciones encontradas
en el sitio de construcción, presencia de condiciones no previstas en el
sitio, variaciones debido a métodos constructivos, entre otros. Por esta
razón, es importante que el Equipo Administrador del Contrato y los
269
involucrados conozcan cómo se realizarán los procesos de solicitud,
evaluación, aprobación y control de los Cambios en el Contrato. El Plan
de Gestión de Cambios será el documento que permitirá planificar cómo
se llevarán a cabo estos procesos en el Contrato. De esta manera, las
solicitudes se podrán emitir con la información necesaria y con suficiente
tiempo para que el Equipo Administrador del Contrato pueda llevar a cabo
los procesos de evaluación y aprobación de los Cambios, para determinar
si es posible implementarlos en el Contrato o no. El Equipo Administrador
del Contrato llevará a cabo una evaluación adecuada, donde se estimen
los impactos en el alcance, tiempo, costo y calidad del Contrato, lo cual
permitirá a los diferentes niveles de aprobación analizar el Cambio
propuesto para tomar la decisión que sea más conveniente para el
Contrato. Además, el Plan de Gestión de Cambios también indicará al
Administrador del Contrato cuáles son los niveles de aprobación a los
cuales debe someter un Cambio, antes de que pueda ser implementado
en el Contrato. Por último, el Plan será la guía para el Equipo
Administrador del Contrato en cuanto el control de los Cambios en el
Contrato, incluyendo la implementación de los Cambios que son
aprobados.
� La gestión adecuada de los Cambios permitirá a la Administración del ICE
que debe aprobar los Cambios en el Contrato, de acuerdo a lo establecido
en el Plan de Gestión de Cambios, tomar una decisión a conveniencia del
Contrato y el P. H. Pirrís. Con una aplicación adecuada de los procesos
de solicitud y evaluación de los Cambios, los encargados de aprobarlos
contarán con suficiente información para hacer un análisis completo del
Cambio, donde se pueden considerar los aspectos técnicos que lo
justifican, la viabilidad contractual, además de los impactos en el alcance,
tiempo, costos y calidad en la ejecución de las Obras del Contrato. Esto
270
permitirá una mayor eficiencia en la administración del Contrato, donde se
implementen Cambios que realmente se requieren en el Contrato y cuyos
impactos han sido considerados en el análisis de la aprobación.
� Los Cambios en el Contrato deberían contar con el último nivel de
aprobación requerido, antes de que sea emitida al Contratista una Orden
de Cambio. No obstante, en los contratos de construcción de obras
pueden presentarse situaciones de urgencia, donde se presentan
condiciones que no pudieron preverse y que requieren una solución
inmediata, para no interferir con el avance de la ejecución de las Obras.
En ocasiones las soluciones que se deben implementar implican un
Cambio en el Contrato, por lo que no se cuenta con suficiente tiempo para
llevar a cabo de manera completa los procesos de solicitud, evaluación y
aprobación, antes de solicitar al Contratista la ejecución de dicho Cambio.
Por esta razón, en este tipo de contratos de construcción es importante
que en los Planes de Gestión de Cambios se establezca un proceso más
flexible, donde el Administrador del Contrato pueda emitir la Orden de
Cambio con el visto bueno del Director del Proyecto, para evitar el atraso
en las Obras. No obstante, es fundamental el control por parte del
Administrador del Contrato, para que este tipo de procesos se aplique
solamente para casos excepcionales, donde la decisión sobre la
implementación del Cambio deba tomarse de manera inmediata ante una
situación que fue detectada en el sitio sin poder preverse con antelación.
� Los cambios en los contratos son un aspecto que requieren una gestión
adecuada porque siempre repercuten sobre dos elementos sensibles para
las partes, el costo y el tiempo. Cuando no está claro cómo proceder y
valorar los cambios en un contrato, es muy probable que el contratista y el
empleador no lleguen a un acuerdo, lo cual conlleva a reclamos que
271
pueden convertirse en procesos y disputas legales que afectarán la
totalidad del proyecto incrementando los costos del mismo. La
implementación de un Plan de Gestión de Cambios, que sea la guía para
el Equipo Administrador del Contrato sobre los procesos que se deben
seguir en caso de que se requiera incluir un Cambio en el Contrato,
aunque no asegura la eliminación de los reclamos debido a los Cambios,
ayudará a reducir la posibilidad de que se presenten.
� En un proyecto como el Contrato de la Construcción de las Obras de Sitio
de Presa, que es una parte significativa de la totalidad de las obras del P.
H. Pirrís, es necesario analizar si los Cambios que se solicitan no sólo
impacten el tiempo y costo del Contrato, sino también el plazo de entrega
y costo total del P. H. Pirrís. De ahí la importancia de someter al
conocimiento y aprobación del Director del Proyecto, los Cambios que se
solicitan en el Contrato, de manera que se pueda llevar este análisis
global sobre las implicaciones de dicho Cambio en la totalidad del P. H.
Pirrís y así determinar si es conveniente o no implementarlo.
� En el mes de mayo del 2008, mientras se estaba elaborando este
proyecto final de graduación, el P. H. Pirrís fue afectado por la Tormenta
Tropical Alma. Debido a este evento meteorológico, los caudales del río
Pirrís y las quebradas que pasan por el Sitio de Presa se desbordaron,
ocasionando la inundación y deslizamientos en varios puntos del sitio.
Además, debido a la saturación de los suelos se presentaron varios
derrumbes. Esto ocasionó daños, principalmente en caminos de acceso al
Sitio de Presa, equipos del Contratista y en las obras de desvío, además
se generó la inundación de la fundación de la presa. Esto implica que el
Sitio de Presa debe ser rehabilitado para poder continuar con la ejecución
de las Obras incluidas en el Contrato. Esta situación corresponde a un
272
evento de fuerza mayor, por lo que será tratado por la administración del
Contrato, aplicando lo estipulado en el Contrato sobre la fuerza mayor, la
cual es una figura contractual distinta a la de los Cambios. Sin embargo,
este evento no afecta el Plan de Gestión de Cambios, ya que éste se
refiere a los Cambios que se generen en las Obras del Contrato, durante
la ejecución de las mismas. Esto significa que cuando la ejecución de las
Obras se reinicie, los Cambios que se propongan sobre éstas deberán ser
gestionados implementando el Plan de Gestión de Cambios. Como se
indicó antes, lo ocurrido en el Sitio de Presa con la Tormenta Tropical
Alma es una situación particular, que deberá ser negociada entre las
partes aplicando las condiciones del Contrato que se refieren a fuerza
mayor. No obstante, el Administrador del Contrato puede considerar o
tomar como referencia los métodos de evaluación de Cambios, descritos
en el Plan de Gestión de Cambios, que puedan ser aplicables para la
valoración de los trabajos de rehabilitación del sitio, solicitados al
Contratista por orden del ICE. Por lo tanto, se concluye que aunque el
Plan de Gestión de Cambios no sea aplicable para este caso, es posible
que se pueda tomar como referencia, principalmente para el proceso de
evaluación del costo y tiempo de los trabajos requeridos para rehabilitar el
Sitio de Presa.
273
6 RECOMENDACIONES
� En la institución se debe definir metodologías especificas para la gestión
de los Cambios en los contrato de construcción de obras, ya que los
Cambios siempre serán parte de este tipo de contratos. En estas
metodologías debe incluirse las generalidades sobre el manejo de los
Cambios, que se establecen en los estándares internacionales de los
contratos de construcción de obras, la legislación nacional y los
lineamientos institucionales sobre la administración de contratos y de los
proyectos. De esta manera, los administradores del contrato contarán con
una guía general que podrán consultar, tanto en la etapa de contratación
como en la de ejecución del contrato, para verificar los aspectos
generales que deben tomar en cuenta dentro de la gestión de los
Cambios. Esto es importante, porque existen aspectos que deben quedar
claros desde la etapa de contratación, por lo que deben estar definidos
desde el Cartel de Licitación.
� Los administradores del contrato antes de la etapa de construcción de las
obras por parte del contratista, deben planificar la administración del
contrato realizando los planes de gestión requeridos. En este proceso
debe participar el equipo administrador del contrato. Los planes de
gestión, incluyendo el de cambios, servirán como guía para que el equipo
administrador del contrato conozca en qué consiste el proyecto y los
procesos que se deben llevar a cabo durante la administración del
contrato. Estos planes también se convertirán en la base para el control,
con lo cual el administrador del contrato podrá valorar si el equipo
administrador del contrato está realizando bien sus responsabilidades en
la administración del contrato. En el caso de la gestión de los cambios, es
importante establecer un plan que integre las generalidades que se deben
274
cumplir debido a la legislación aplicable y los lineamientos institucionales,
además de las condiciones particulares propias del contrato acordado
entre las partes. El Plan de Gestión de Cambios elaborado en este trabajo
podrá emplearse como base para el desarrollo de este tipo de planes en
otros contratos de construcción de obras.
� El Plan de Gestión de Cambios de un contrato debe ser un plan
subsidiario dentro del Plan de Gestión del Contrato o Proyecto, ya que
éste requiere insumos de los demás planes de gestión que se elaboren
para los distintos procesos de las nueve áreas del conocimiento. Además,
en el Plan de Gestión del Proyecto será donde se integre toda la
planificación de los procesos de la dirección de proyectos que se
desarrollarán en un contrato, las cuales interactúan entre sí cuando se
están implementando.
� En la institución se debe establecer programas de capacitación de los
involucrados que participan en los contratos de construcción de obras,
sobre la gestión de los cambios en éstos, incluyendo las condiciones
sobre las modificaciones establecidas en estándares internacionales de
contrato de construcción de obras, legislación nacional aplicable y los
lineamientos institucionales. Esto es importante porque muchos
involucrados apoyan a los equipos administradores del contrato emitiendo
información técnica como las especificaciones, diseños, entre otros, en la
etapa de contratación, principalmente en la elaboración de las
especificaciones y en la supervisión que se debe implementar en la etapa
de ejecución del contrato. Con la capacitación los involucrados podrán
conocer de manera general aspectos contractuales, que afectan la
gestión de los cambios en un contrato, y por ende son importantes de
tomar en cuenta en el momento que se están llevando a cabo los análisis
275
técnicos, en relación a las especificaciones o diseños de las obras. Este
tipo de capacitaciones también ayudará a los involucrados a comprender
porque se establecen procedimientos, que se deben seguir para la
solicitud, evaluación y los niveles de aprobación de los cambios en los
contratos. Esto también facilitará para que haya una mayor aceptación en
la aplicación de estos procedimientos.
� En la institución se debe establecer la capacitación a los administradores
de contratos y personal que participará en los equipos administradores de
los contratos, sobre prácticas internacionales en la evaluación de los
cambios, técnicas de negociación y evaluación de reclamos. Esto es
importante porque en los contratos de construcción de obras, los cambios
son prácticamente inevitables y si éstos no son valorados y negociados
con los contratistas adecuadamente, incrementa la probabilidad de que
surjan reclamos. Por otra parte, debido a que los cambios por lo general
impactan el tiempo y los costos de los contratos, pueden convertirse en
reclamos. Por esta razón, los administradores de contratos y su equipo
deben conocer las prácticas que se deben seguir ante los posibles
reclamos, tal como los controles que se deben establecer, la
documentación que se debe implementar, entre otros.
� Los tipos de cambio y los procedimientos para su valoración deben
quedar claros en las condiciones de contrato, en los carteles de licitación
que se preparan para la contratación de la construcción de obras, con el
propósito de minimizar las posibilidades de reclamos. Esto permitirá a las
dos partes conocer los procedimientos que son aplicables. Cuando existe
ambigüedad sobre estos aspectos, cada una de las partes realizará su
propia interpretación de lo que es aplicable en el contrato, lo cual podría
dificultar la posibilidad de llegar a un acuerdo durante la negociación de
276
los cambios. Para esto, se puede emplear como referencia los estándares
internacionales sobre las condiciones de contratos de construcción de
obras.
� Cuando se analizan los cambios en un contrato que forma parte de un
proyecto de mayor magnitud, como en este caso, siempre se debe llevar
a cabo un análisis global de los impactos en el tiempo y costo que se
podrían generar en el proyecto principal. Este análisis es necesario
porque dependiendo de la magnitud de los cambios en el contrato, se
podría afectar los costos y la fecha de finalización del proyecto principal.
Por lo tanto, dichos impactos son importantes que sean del conocimiento
del Director del Proyecto.
� En la medida de lo posible, los impactos técnicos, contractuales, de costo,
tiempo y calidad deben ser evaluados antes de la implementación de un
cambio. Esto permitirá un análisis para tomar decisiones en un proyecto
sobre la implementación de los cambios que realmente son necesarios y
beneficiosos, minimizando los impactos en el costo, tiempo y calidad del
proyecto.
� Recopilación de las lecciones aprendidas en este Contrato sobre la
gestión de los cambios, de manera que la institución pueda mejorar en las
futuras contrataciones de construcción de obras que se realicen en
futuros proyectos.
277
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278
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279
ANEXO No. 1
CHARTER DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN
280
Información principal y autorización de proyecto Fecha: 07/01/2008
Nombre de Proyecto: Plan de Gestión de Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís
Áreas de conocimiento/procesos: Integración (Control Integrado de Cambios) Alcance (Control del Alcance) Adquisiciones (Administración del Contrato)
Área de aplicación (sector/actividad): Contratos de Construcción de Obras en la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados del Instituto Costarricense de Electricidad
Fecha de inicio del proyecto: 07/01/2008
Fecha tentativa de finalización del proyecto: 04/08/2008
Objetivos del proyecto (general y específicos): Objetivo General: Desarrollar el plan de gestión de cambios para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para ser implementado por los involucrados y el Equipo Administrador del Contrato en los procesos de solicitud, evaluación, aprobación y control de los cambios propuestos durante la ejecución del Contrato. Objetivos Específicos
1. Identificar en el plan de gestión de cambios los tipos de cambios que se pueden presentar en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para establecer procesos de evaluación, aprobación y control que sean aplicables para dichos cambios.
2. Identificar los involucrados que participarán en la gestión de los cambios en el
Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para determinar en el plan de gestión de cambios sus roles y responsabilidades.
3. Investigar la legislación nacional y regulaciones de la institución, que rigen la
gestión de los cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, para incluir los requerimientos en el plan de gestión de cambios.
4. Analizar la situación actual del proyecto del Contrato Construcción Obras de
Sitio de Presa con respecto a la gestión de cambios, con el fin de establecer los aspectos que deben ser incluidos en el plan de gestión de cambios.
281
5. Determinar en el plan de gestión de cambios el procedimiento para solicitar los cambios, de acuerdo a los tipos de cambios identificados, de manera que se logre la documentación requerida de los cambios solicitados por los involucrados del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
6. Establecer en el plan de gestión de cambios el proceso de evaluación de los
cambios solicitados, según los tipos de cambios identificados, para que el Equipo Administrador del Contrato pueda identificar los impactos en el alcance, tiempo, costo y calidad del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
7. Definir en el plan de gestión de cambios los niveles de aprobación de los
cambios, cumpliendo con la legislación vigente y las regulaciones internas de la organización, para que en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa se implementen solamente los cambios que sean aprobados por los niveles establecidos, tanto por la organización como por la legislación nacional.
8. Definir en el plan de gestión de cambios el proceso de implementación y control
de los cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, para lograr un sistema donde solamente se implementen cambios aprobados y se verifique que el Contratista cumpla con los mismos.
Descripción del producto: Plan para la gestión de cambios que se debe implementar en el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. El plan de gestión de cambios indicará a los involucrados del proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa el procedimiento que se debe aplicar para solicitar, evaluar, aprobar, implementar y controlar los cambios que se pueden presentar en este Contrato. Necesidad del proyecto (lo que da origen): En los contratos de construcción de obras lo común es que se presentan cambios, ya que este tipo de contratos se definen con base en planes de trabajo y supuestos sobre las condiciones en que se desarrollará la obra. No obstante, en el momento que se inicia su ejecución puede ser que las condiciones del sitio son diferentes o surgen situaciones que se deben resolver en el momento y ahí es donde se requiere llevar a cabo cambios con respecto a los acuerdos iniciales. Si los cambios no se administran de manera adecuada pueden generar reclamos por parte del Contratista e incluso convertirse en procesos de arbitraje o litigios judiciales cuya resolución pueden tardar años, incrementando los costos y tiempo de ejecución de un contrato. El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es un proyecto dentro del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, que tiene un costo que supera los cien millones de dólares, con
282
una duración de 156 semanas. En éste se incluye la construcción de la presa en concreto compactado con rodillo, una de las obras principales dentro del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, y además de gran complejidad. Debido a las características que tiene este Contrato, las Obras que incluye, los requerimientos técnicos de la mismas, su costo y la duración, la adecuada gestión de Cambios es fundamental, ya que un Cambio puede implicar un incremento en los costos o el tiempo o afectar la calidad de las Obras, lo que a su vez impacta directamente sobre la ejecución del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. Además, por ser el Instituto Costarricense de Electricidad una institución pública, en la gestión de los Cambios es necesario considerar la legislación vigente. Actualmente, en el Proyecto no existe un plan aprobado que indique a los involucrados el procedimiento que se debe implementar, para la gestión de los Cambios que se pueden generar en el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, ni es conocido por todos los involucrados la legislación que se debe aplicar en este proceso. El plan de gestión de Cambios es necesario como una herramienta para que los Cambios sean debidamente solicitados, evaluados, aprobados, documentados y controlados, de manera que con la implementación del Plan se minimice la posibilidad de implementar Cambios que conlleven a los reclamos y conflictos legales con el Contratista, que estén en contra de la legislación vigente o que cuyos efectos en relación con el costo, tiempo y calidad no estén debidamente analizados. Justificación de impacto (aporte y resultados esperados): El Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, es un proyecto en el cual es posible aplicar los procesos de administración de proyectos, según los estándares del Project Management Institute. Este proyecto de graduación se enfoca en establecer un plan para la gestión de Cambios en el Contrato, según los procesos de control integrado de cambios, control del alcance y administración del contrato del Project Management Institute. El contar con un Plan definido para la gestión de los Cambios permitirá al director del proyecto, es decir el Administrador del Contrato, gestionar con mayor eficiencia los Cambios que surjan, ya que habrá claridad sobre el procedimiento que se debe seguir para analizar y controlar cada uno, de manera que sea evaluado y aprobado por las partes correspondientes. El definir un procedimiento adecuado para la administración de los Cambios, también es una manera de garantizar que se implementen modificaciones al Contrato que realmente sean necesarias o sean una mejora para el desarrollo del proyecto de la Construcción Obras de Sitio de Presa, cumpliendo los objetivos del proyecto. Además, se logrará minimizar las causas de reclamos, ya que los Cambios que no son gestionados de manera adecuada pueden generar desacuerdos con el Contratista, lo que conlleva a reclamos e incluso procesos de arbitraje o litigios judiciales.
283
Por otra parte, debido a que se está en una institución que trabaja con fondos públicos, el Contrato está sujeto a la legislación nacional. Por esta razón, el Plan será una herramienta que le permitirá al Administrador del Contrato y los involucrados del proyecto conocer cuáles son las leyes y reglamentos que deben cumplir para la gestión de Cambios, de manera que los mismos se implementen de acuerdo a la legislación vigente y así evitar conflictos legales que afectarán el costo y la duración de ejecución del proyecto. Restricciones: En el procedimiento de la gestión de los cambios en contratos participan áreas de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados, tales como Adquisición de Bienes y Servicios y Proveeduría, cuyo personal no está asignado directamente al Proyecto Hidroeléctrico Pirrís y su ubicación es en las instalaciones de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados del ICE central. Estas condiciones pueden dificultar la recolección de la información. La gestión de cambios en este tipo de contratos de empresas públicas está sujeta a leyes y reglamentos, que pueden ser interpretados de distinta manera por las partes involucradas, es posible que esta situación dificulte la definición de la metodología a seguir en las evaluaciones y aprobaciones de los Cambios solicitados en el Contrato. Identificación de grupos de interés (stakeholders): Cliente(s) directo(s): Ing. Irene Zúñiga, Administradora del Contrato e Ing. Óscar Luis Vega, Director del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís Clientes indirectos: Director de la Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados y el Coordinador de Proyectos. Aprobado por: Ing. Irene Zúñiga Luna, MAP
Firma:
Estudiante: Laureen Ortega Camacho
Firma:
284
ANEXO No. 2
DECLARACIÓN DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN
285
Declaración del Alcance del Proyecto Final de Graduación
Proyecto: Plan de Gestión de Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís Fecha: 07 de Enero del 2008 Planteo del problema (necesidad, oportunidad) y justificación del proyecto: En el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, por medio de la licitación pública No. 7225-E, se tramitó el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa. Éste tiene un costo que supera los cien millones de dólares, con una duración de 156 semanas e incluye la construcción de la presa en concreto compactado con rodillo, una de las obras principales dentro del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, cuya ejecución es bastante compleja. En general, este Contrato es de gran importancia dentro de la ejecución del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, ya que afecta considerablemente el tiempo y costo, además corresponde a uno de sus principales entregables. Por lo tanto, el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa es un proyecto, en el cual es posible aplicar los procesos de administración de proyectos, según los estándares del Project Management Institute (PMI). En los proyectos se presentan los cambios y es necesario controlarlos, ya que afectan la línea base. Con respecto a los contratos de construcción de obras, lo común es que se presentan cambios, porque este tipo de contratos se definen basados en planes de trabajo y supuestos sobre las condiciones en que se desarrollarán las obras. No obstante, en el momento que se inicia su ejecución puede ser que las condiciones son diferentes o se presentan variaciones en el entorno que afectan directamente la construcción. Bajo estas circunstancias los distintos involucrados generan propuestas de cambios, con respecto a los acuerdos iniciales. Debido a las características que tiene el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, tales como la complejidad de las obras que incluye, los requerimientos técnicos de la mismas, su costo y la duración, la adecuada gestión de Cambios es fundamental. Un Cambio puede implicar un incremento en los costos o el tiempo o afectar la calidad de las Obras, lo que a su vez impacta directamente sobre la ejecución del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. Además, el contrato es un acuerdo legal entre dos partes. Por esta razón, el Administrador del Contrato debe tener en cuenta que si los Cambios no se administran de manera adecuada pueden causar reclamos por parte del Contratista. Los desacuerdos pueden convertirse en procesos de arbitraje o litigios judiciales, cuya resolución es posible que tarde años, incrementando los costos y tiempo de ejecución de un proyecto.
286
Por otra parte, debido a que el Instituto Costarricense de Electricidad es una institución pública, en la gestión de los Cambios es necesario considerar la legislación vigente que afecta este proceso. Esto con el fin de llevarlo a cabo cumpliendo con las leyes y reglamentos aplicables para evitar problemas legales. Actualmente, en el proyecto no existe un plan definido que indique a los involucrados el procedimiento que se debe implementar para la gestión de los Cambios, que se pueden generar en el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa. Tampoco es conocido por todos la legislación que se debe aplicar en este proceso. Por lo tanto, en el momento que surja una propuesta de Cambio se desconoce cómo se debe presentar, cuál es el procedimiento de evaluación que debe aplicarse, quiénes son los responsables de aprobarla y cómo se controla dentro del proyecto. Este proyecto final de graduación tiene el fin de establecer un plan para la gestión de Cambios en el Contrato, según los procesos de control integrado de cambios, control del alcance y administración del contrato del Project Management Institute (PMI). El plan para la gestión de los Cambios permitirá al director del proyecto, es decir el Administrador del Contrato, gestionar con mayor eficiencia los Cambios, porque habrá claridad sobre el procedimiento que se debe seguir desde la solicitud hasta la implementación, en el caso de los que son aprobados. El definir un procedimiento adecuado para la administración de los cambios, donde se establece claramente las evaluaciones y niveles de aprobación, es una manera de garantizar la implementación de modificaciones al Contrato, que realmente sean necesarias o impliquen una mejora para el desarrollo de la Construcción de las Obras de Sitio de Presa. Además, con la aplicación del Plan se logrará minimizar las causas de reclamos. El adecuado proceso de evaluación y análisis de los Cambios permitirá generar un mayor grado de información, para que las partes involucradas comprendan mejor en qué consisten los Cambios. Por otra parte, el aplicar un buen proceso de implementación y control de los Cambios, donde se informe adecuadamente a las partes involucradas sobre en qué afecta sus entregables los Cambios aprobados, evitará los conflictos. En el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa no todos los involucrados conocen la legislación que afecta la gestión de los Cambios. En este aspecto, el Plan será una herramienta que le permitirá al Administrador del Contrato y los involucrados del proyecto conocer cuáles son las leyes y reglamentos que deben cumplir, para implementar los Cambios de acuerdo a la legislación vigente. Con esto se evitará conflictos legales que afectarán el costo de ejecución del proyecto.
287
Objetivo(s) del proyecto: Objetivo General Desarrollar el plan de gestión de cambios para el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para ser implementado por los involucrados y el Equipo Administrador del Contrato en los procesos de solicitud, evaluación, aprobación y control de los cambios propuestos durante la ejecución del Contrato. Objetivos Específicos
1. Identificar en el plan de gestión de cambios los tipos de cambios que se pueden presentar en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para establecer procesos de evaluación, aprobación y control que sean aplicables para dichos cambios.
2. Identificar los involucrados que participarán en la gestión de los cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís, para determinar en el plan de gestión de cambios sus roles y responsabilidades.
3. Investigar la legislación nacional y regulaciones de la institución, que rigen la gestión de los cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, para incluir los requerimientos en el plan de gestión de cambios.
4. Analizar la situación actual del proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa con respecto a la gestión de cambios, con el fin de establecer los aspectos que deben ser incluidos en el plan de gestión de cambios.
5. Determinar en el plan de gestión de cambios el procedimiento para solicitar los cambios, de acuerdo a los tipos de cambios identificados, de manera que se logre la documentación requerida de los cambios solicitados por los involucrados del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
6. Establecer en el plan de gestión de cambios el proceso de evaluación de los cambios solicitados, según los tipos de cambios identificados, para que el Equipo Administrador del Contrato pueda identificar los impactos en el alcance, tiempo, costo y calidad del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
7. Definir en el plan de gestión de cambios los niveles de aprobación de los cambios, cumpliendo con la legislación vigente y las regulaciones internas de la organización, para que en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa se implementen solamente los cambios que sean aprobados por los niveles establecidos, tanto por la organización como por la legislación nacional.
288
8. Definir en el plan de gestión de cambios el proceso de implementación y control de los cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, para lograr un sistema donde solamente se implementen cambios aprobados y se verifique que el Contratista cumpla con los mismos.
Producto principal del proyecto El producto principal de este proyecto es el plan para la gestión de Cambios del proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del Proyecto Hidroeléctrico Pirrís. Éste será implementado por el Administrador del Contrato (director del proyecto) durante la ejecución. El Plan de Gestión de Cambios indicará a los involucrados del proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa el procedimiento que se debe aplicar para solicitar, evaluar, aprobar y controlar los Cambios que se pueden presentar en este Contrato. De manera que en el proyecto, toda modificación que ocurra sea debidamente documentada, analizada y aprobada, antes de ser implementada. Entregables del proyecto:
1. El planteamiento del proyecto donde se indica el alcance, junto con el marco teórico que será el fundamento del desarrollo de éste y la metodología que se utilizará para llevarlo a cabo.
2. La identificación de los tipos de Cambios que pueden ocurrir en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
3. La definición de los involucrados en la gestión de Cambios del proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
4. La definición de la legislación nacional y los reglamentos internos de la organización, que afectan la gestión de Cambios en el Contrato.
5. El análisis de la situación actual en el proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, con respecto a la gestión de Cambios.
6. El Plan de Gestión de Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa, estableciendo el procedimiento para solicitar, evaluar, aprobar, implementar y controlar los Cambios.
7. Las principales conclusiones obtenidas durante la ejecución del Plan de Gestión de Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
8. La emisión de recomendaciones, en relación a la gestión de los Cambios en el Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa.
289
ANEXO No. 3
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN
290
Figura 9 EDT del Proyecto Final de Graduación
291
ANEXO No. 4
CRONOGRAMA DEL PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN
292
293
ANEXO No. 5
GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL PLAN DE GESTIÓN DE CAMBIOS
DEL CONTRATO CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA
294
Glosario de Términos del Plan de Gestión de Cambios del Contrato
Aceleración:
Implica la aceleración de una (s) actividad (es) del Programa de Trabajo Oficial o
en el Plazo para Finalización del Contrato, cuando es solicitada por parte del
Administrador del Contrato. Esto significa que el Contratista realizará con mayor
rapidez los trabajos y mejorará sus rendimientos de ejecución, para terminar en
una fecha antes que la fecha prevista en el Programa de Trabajo Oficial.
Administrador del Contrato:
Persona designada según el Reglamento de Contratación Administrativa del ICE,
para administrar un contrato del ICE con particulares o terceros, de manera que se
cumpla completamente con el objeto del contrato. En la construcción de las obras
de sitio presa del P. H. Pirrís, el director del Contrato será llamado Administrador
del Contrato. Según lo establecido en el Acuerdo del Contrato, cuando en los
Documentos del Contrato se menciona el Ingeniero, se está haciendo referencia al
Administrador del Contrato.
Banco Prestatario:
Es el Japan Bank for International Cooperation (JBIC), el cual financia parte del
costo del Contrato, por medio del préstamo externo No. CR-P3. Este préstamo se
rige por la ley No. 8117 “Aprobación del Contrato de Préstamo Externo No. CR-P3
y Garantía Solidaria del Estado, suscritos por el Instituto Costarricense de
Electricidad y el Gobierno de la República de Costa Rica para financiar el Proyecto
Hidroeléctrico Pirrís”.
Cambio o Modificación:
Se refiere a cualquier variación con respecto a lo establecido en los Documentos
del Contrato, que ocurra después de la presentación de la oferta por parte del
295
Contratista. Los Cambios pueden implicar un trabajo adicional, la eliminación de
una obra o variaciones en aspectos técnicos, de costos o plazos. (Rubin et al,
1999)
Cartel de Licitación:
Corresponde al documento emitido por el ICE, donde se establecen las
condiciones y especificaciones que deberán cumplir las partes, así como las
condiciones con que se evaluaron las ofertas, que se recibieron durante la fase de
contratación de las Obras de Sitio de Presa. Además, forma parte de los
Documentos del Contrato.
Contratista:
En este Plan se refiere a la empresa ASTALDI S.p.A., que fue la empresa
adjudicada en la fase de contratación, para llevar a cabo la construcción de las
Obras de Sitio de Presa incluidas en el Contrato.
Contrato:
Cada vez que se haga mención del Contrato, se refiere al proyecto de la
administración del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa del P. H. Pirrís
No. 7225-E. El término Contrato será empleado en lugar de Proyecto, con el
propósito de que se comprenda claramente cuando se está haciendo referencia al
proyecto del Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa y así evitar confusión
con el Proyecto Hidroeléctrico Pirrís.
Coordinador de Contratación Administrativa:
Funcionario responsable del Área de Adquisición de Bienes y Servicios de la
Unidad Estratégica de Negocios Proyectos y Servicios Asociados (UEN PySA).
296
Coordinador de Producción:
Funcionario asignado por la Unidad Estratégica de Negocios de Producción del
ICE, como su representante ante el P. H. Pirrís.
Desaceleración:
Implica que el Contratista reduce el rendimiento de ejecución de una (s) actividad
(es) en el Programa de Trabajo Oficial, para terminarla (s) en una fecha posterior
que la fecha en que hubiera finalizado según lo programado. La desaceleración es
aplicable en el Contrato, cuando es solicitada al Contratista por el Administrador
del Contrato.
Desglose Detallado de Precios Unitarios y Globales:
Es el desglose de los precios unitarios cotizados, en costo directo, costo indirecto,
coeficiente de imprevistos y porcentaje de utilidad, presentado por el Contratista
en su Oferta, según lo requerido en el Cartel de Licitación.
Director del Proyecto:
En este documento se refiere al Director del P. H. Pirrís.
Documentos del Contrato:
Es el acuerdo legal entre el Contratista y el ICE. Los documentos que forman parte
de este acuerdo corresponden al: Acuerdo del Contrato y sus anexos; el Cartel de
Licitación y sus aclaraciones y la Oferta de ASTALDI S.p.A. junto con sus
aclaraciones.
Estructura de Desglose del Trabajo del Contrato Construcción Obras de Sitio
de Presa:
Corresponde a la descomposición jerárquica de los entregables del Contrato, en
componentes más manejables hasta un nivel de paquetes de trabajo. De esta
297
manera el Equipo Administrador del Contrato, podrá comprender el trabajo que se
debe llevar a cabo, para realizar una mejor planificación, ejecución y control de
éste (ver anexo 6).
Equipo Administrador del Contrato:
Se refiere al equipo del Contrato, el cual es el grupo de personas que trabajarán
de manera interdependiente para alcanzar el objetivo común de la administración
del Contrato. (Gido et al, 2003)
Equipo de Análisis de Cambios:
Equipo interdisciplinario conformado en el P. H. Pirrís, para evaluar y aprobar o
rechazar Cambios solicitados en el Contrato, de acuerdo a lo establecido en este
Plan.
Equipo de Apoyo para la Gestión de Cambios:
Equipo interdisciplinario conformado en la UEN PySA, para el apoyo del
Administrador del Contrato en la gestión de los Cambios del Contrato.
Evaluador:
Se refiere a un funcionario o equipo asignado, para llevar a cabo un estudio de los
impactos causados en el Contrato por un Cambio solicitado.
Ingeniero Delegado:
El Ingeniero Delegado en el Cartel de Licitación se define como el Representante
del Ingeniero. Éste es el funcionario nombrado por el Administrador del Contrato,
en quien delega cualquiera de las obligaciones o facultades que se le han dado
como Administrador del Contrato, de acuerdo a las condiciones del contrato del
Cartel de Licitación. (ICE, 2005) El Ingeniero Delegado forma parte del Equipo
Administrador del Contrato.
298
Jefatura del Área:
Es el término genérico que se empleará para hacer mención de las Jefaturas del
P. H. Pirrís, que participan en la gestión de los Cambios del Contrato. Por lo tanto,
al indicar Jefatura del Área puede ser la Jefatura del Área de Ingeniería, la
Jefatura del Área de Construcción, la Jefatura del Área de Control de Calidad, la
Jefatura del Área de Gestión Ambiental o la Jefatura del Área de Contratos.
Junta de Adquisiciones:
Órgano competente para resolver diferentes procedimientos y trámites de
contratación administrativa. En el caso de los contratos que habían sido
adjudicado por el Consejo Directo del ICE, este órgano delegó estas funciones en
esta la Junta de Adquisiciones.
Obras:
Se refiere a las obras permanentes o cualquiera de ellas, que forman parte del
Contrato. (ICE, 2005)
Obras por Administración:
Corresponde a las obras del P. H. Pirrís, que se construyen por funcionarios del
ICE.
Obras por Contrato:
Son las obras del P. H. Pirrís, donde se contrata una empresa externa para la
construcción de las mismas. En este Plan se refiere a las Obras de Sitio de Presa
que están incluidas en el Contrato.
Oferta:
En este Plan se refiere al documento que presentó ASTALDI S.p.A. ante el ICE,
donde indicaba las condiciones y los precios, bajo los cuales ofrece llevar a cabo
299
los trabajos que fueron especificados en el Cartel de Licitación.
Oficina Técnica:
En este documento se refiere a la Oficina Técnica del Contrato Construcción
Obras de Sitio de Presa.
Partes de las Obras:
Este término se empleará cuando se está haciendo referencia a un trabajo o una
parte parcial y no la totalidad de las Obras que forman parte del Contrato.
Plan:
En este documento cuando se mencione el “Plan” se estará haciendo referencia al
Plan de Gestión de Cambios.
Plan de Gestión del Contrato:
Es el documento del plan general del Contrato, que guiará al Equipo Administrador
del Contrato en cómo llevar a cabo la administración del Contrato. Además,
permitirá el control de la administración del Contrato, ya que permitirá verificar si
se está cumpliendo con lo planeado o se están presentando desviaciones. El Plan
de Gestión del Contrato consta de los siguientes planes subsidiarios:
� Plan de Gestión del Alcance del Contrato
� Plan de Gestión de Recursos Humanos
� Plan de Gestión de los Riesgos
� Plan de Gestión de Comunicaciones
� Plan de Gestión de la Calidad
� Plan de Gestión de la Seguridad
� Plan de Gestión Ambiental
300
� Plan de Gestión de Regencia Geológica
� Plan de Gestión de Reclamos
� Plan de Gestión de Cambios
� Plan de Gestión de Tiempos
� Plan de Gestión de Pagos
� Plan de Gestión de Exoneraciones
� Plan de Gestión de las Garantías
� Plan de Gestión de Topografía
Plan de Trabajo:
Se refiere al plan de trabajo que deberá presentar el Contratista al Administrador
del Contrato, antes de iniciar cualquier Parte de las Obras, según lo establecido en
el Contrato. Éste deberá incluir al menos el detalle de las principales actividades
que componen la Parte de las Obras, la descripción detallada de los procesos
constructivos, la asignación de recursos, la organización del Contratista y el
programa de trabajo. (ICE, 2005)
Plazo para Finalización:
Corresponde al plazo de 156 semanas, junto con cualquier prórroga acorada
según la cláusula 44 de las Condiciones del Contrato (Secciones 2 y 3 del Cartel
de Licitación), establecido para finalizar la ejecución de las Obras y pasar las
Pruebas de Recepción o Sección o parte de éstas. El Plazo para Finalización es
calculado a partir de la fecha de inicio del Contrato.
Precios Unitarios y Globales:
Corresponde a los precios unitarios y globales cotizados por el Contratista en su
Oferta, para los Renglones de Pago indicados en los Formularios de Cotización
del Cartel de Licitación. Estos precios deberán cubrir todas las obligaciones del
301
Contratista en la ejecución del Contrato. (ICE, 2005)
Programa de Trabajo Oficial:
Corresponde al programa de ejecución de las Obras, presentado por el Contratista
y aprobado por el Administrador del Contrato. Éste será presentado tanto en
gráfico de barras como en diagrama de red. Además, indicará los rendimientos
programados para las actividades, la duración y secuencia de las actividades y la
ruta crítica. El Programa de Trabajo Oficial deberá tomar como base el programa
presentado en la Oferta, por lo que los aspectos indicados anteriormente deben
ser similares a los indicados en la Oferta. El Programa de Trabajo Oficial será la
base para determinar el progreso de las obras y el cumplimiento de lo establecido
en los Documentos del Contrato. (ICE, 2005) Este Programa de Trabajo Oficial
será el cronograma del Contrato y estará controlado, de acuerdo con lo
establecido en el Plan de Gestión de Tiempos.
Programa de Trabajo Bisemanal:
Se refiere al programa de trabajo que el Contratista deberá entregar cada
bisemana al Administrador del Contrato. Éste incluirá el trabajo programado y
realizado en la bisemana que finaliza, el trabajo programado para las dos
bisemanas siguientes, el porcentaje de avance acumulado programado y real, el
porcentaje de cumplimiento del período y las medidas correctivas tomadas o a
tomar. (ICE, 2005)
Programa de Trabajo Mensual:
Mensualmente el Contratista deberá presentar al Administrador del Contrato un
programa de trabajo. Éste contiene el trabajo programado y realizado en el mes
que finaliza, el trabajo programado para los tres meses siguientes, el porcentaje
de avance acumulado programado y real, el porcentaje de cumplimiento del
periodo y las medidas correctivas tomadas y a tomar. (ICE, 2005)
302
Responsable del Entregable:
Se refiere al responsable asignado por el Administrador del Contrato, para un
entregable definido en la Estructura de Desglose del Trabajo del Contrato
Construcción Obras de Sitio de Presa.
Renglones de Pago:
Corresponden a los renglones de pago definidos en la Sección 6 del Cartel de
Licitación, para que los Oferentes presentaran la cotización de los Precios
Unitarios y Globales de los trabajos en el Contrato. En el Cartel de Licitación para
cada Renglón de Pago, se estableció una descripción con el alcance de los
trabajos a ser cotizados, la referencia de las especificaciones técnicas aplicables,
método de medición para el pago y el pago por el trabajo realizado según la
medición establecida. (ICE, 2005)
Solicitante:
Involucrado del Contrato que presenta una propuesta de Cambio, cumpliendo con
lo establecido en este Plan.
Suma Provisional de Contingencias:
Corresponde al monto estimado definido en el Contrato, para uso contingente en
las variaciones de las Obras y para cualquier suma adicional requerida por las
Obras que forman parte del Contrato. (ICE, 2005)
Suma Provisional para Reajuste de Precio:
Se refiere al monto estimado definido en el Contrato, para el pago de reajuste en
los precios, que se pueden generar por el aumento o disminución del costo de
mano de obra, combustible, Instalaciones, Materiales y otros insumos a las Obras,
según lo establecido en la Ley No. 7494 “Ley de Contratación Administrativa” y su
Reglamento. (ICE, 2005)
303
Suma de Trabajos por Administración:
Es el monto estimado que se indica en el Contrato para los Trabajos por
Administración. Éste fue calculado de acuerdo con la cotización presentada en la
Oferta, para cada Renglón de Pago de la Lista de Precios para los Trabajos por
Administración. (ICE, 2005)
Trabajos por Administración:
Corresponden a una modalidad prevista en el Contrato, que el Administrador del
Contrato podrá emplear para solicitar al Contratista que realice un Cambio
específico en las Obras. En estos casos los trabajos se cancelarán, según la Lista
de Precios para Trabajos por Administración incluida en el Contrato y los precios
unitarios ofertados para ello por el Contratista. Para estos trabajos el Contratista
deberá presentar una valoración de mano de obra, Materiales y Equipo empleado
en la ejecución del Trabajo por Administración, ya que en estos casos se paga al
Contratista en relación a los recursos empleados. (ICE, 2005)
304
ANEXO No. 6
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO DEL CONTRATO
CONSTRUCCIÓN OBRAS DE SITIO DE PRESA
305
Figura 10 EDT Contrato Construcción Obras de Sitio de Presa (suministrador por el Área de Contratos P. H. Pirrís)
306
ANEXO No. 7
FORMULARIO SOLICITUD DE CAMBIO
307
SOLICITUD DE CAMBIO Fecha de Solicitud del Cambio
Solicitante:
INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO Nombre del contrato
Consecutivo: Cambio No.
CAMBIO PROPUESTO Asunto: Situación Actual: Descripción del Cambio: Clasificación del Cambio El Cambio se clasifica como:
Cambio de Diseño Cambio Constructivo
Cambio por aspectos de Control de Calidad
Cambio por aspectos de Gestión Ambiental Supuestos: Justificación del Cambio: Beneficios obtenidos con el Cambio:
308
Opciones:
FIRMA DE SOLICITANTE
Solicitante:
Fecha:
VISTO BUENO Nombre de la Jefatura del Área que da el Visto Bueno: Resultado: Marque con una “X”
Aceptado Rechazado Aceptado con condiciones Condiciones: Justificación del Resultado:
FIRMA DE LA JEFATURA Jefatura que Evaluó:
Fecha:
REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS CONDICIONES Estas casillas deberán ser completadas únicamente cuando la Jefatura emite el resultado de “Aceptado con condiciones”. Fecha: Evidencia: Resultado de la solicitud de Cambio con revisión del cumplimiento de las condiciones solicitadas: Marque con una “X”: Aceptado Rechazado
309
Justificación del Resultado: Jefatura que Evaluó:
Fecha:
FIRMA DE RECIBIDO Administrador del Contrato:
Fecha:
Comentarios:
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO Marque con una “X” El Cambio solicitado es:
Aceptado Rechazado Aceptado con condiciones Comentarios: Director del Proyecto:
Fecha:
310
ANEXO No. 8 PLANTILLA PARA EL INFORME DE LOS RESULTADOS
OBTENIDOS EN LA EVALUACIÓN DETALLADA DEL CAMBIO
311
I.C.E. - Proyecto Hidroeléctrico Pirrís
Administración del Contrato de Construcción Obras Sitio Presa
EVALUACIÓN DE LA
SOLICITUD DE CAMBIO Nº __ CAMBIO ________________
1. Descripción del Cambio propuesto en el Contrato 2. Supuestos 3. Impacto en el Programa de Trabajo Oficial 4. Valoración económica del Cambio 5. Impacto en la Calidad de las Obras 6. Conclusiones Fecha: Responsable de evaluación:
Evaluación del Cambio Nº __: Cambio ______________________
Página __ de ___ Nota: Plantilla fue facilitada por el Área de Contratos del P. H. Pirrís
312
ANEXO No. 9 FORMULARIO ORDEN DE CAMBIO
313
ORDEN DE CAMBIO
Fecha:
Cambio No. XX:
Descripción del Cambio:
Causa del Cambio:
Alcance del Cambio:
Especificaciones Aplicables:
Documentación de Referencia:
Nota: Formulario fue suministrado por el Área de Contratos del P. H. Pirrís.
