REGISTRO MERCANTIL 1. ¿Teniendo en cuenta que los documentos se presentarán en fotocopia simple,

la firma con la cual el secretario o algún representante de la sociedad autorizan las copias de las actas deberá estar en original?

Para la inscripción de actas, debe radicarse fotocopia simple del acta o extracto de la misma, autorizada por el secretario y/o representante legal, según sea el caso. La firma de quien autoriza la copia del acta o su extracto, no debe ir en original. (En la Circular se dice de manera general que las Cámaras no deben exigir originales de ningún documento que se radique para inscripción, ni podrán exigir que se autentiquen las firman de los suscriptores) 2. ¿En qué casos concretos es que puede hacerse inscripción parcial? Cuando se solicita a la Cámara hacer una inscripción y, por la falta de algún requisito, no es posible hacer la inscripción completa de todo aquello que consta en el documento sujeto a registro, debe devolverse el documento para pedir la autorización de inscribir parcialmente el documento, indicándole al usuario que posteriormente debe volver a pagar para inscribir lo que faltó. Si se autoriza la inscripción parcial del documento, la Cámara procede a hacerla y dejará constancia de esto en la noticia. Posteriormente, el usuario puede completar el requisito que faltaba y en este caso, deberá volver a pagar otra inscripción para que la Cámara inscriba el acto que faltó la primera vez. Si quedan sin inscribir varios actos, deben pagarse los derechos de inscripción por cada uno de esos actos para poderlos inscribir posteriormente. Cuando se presenta el documento de constitución de una sociedad y viene con nombramiento de gerente y subgerente pero solo se allega la constancia de aceptación del gerente mas no la del subgerente. En este caso la cámara de comercio devolverá el documento solicitando la autorización para realizar la inscripción parcial e informará sus consecuencias. Si se autoriza la inscripción parcial, la cámara de comercio inscribirá la constitución con el nombramiento de gerente y hará una inscripción parcial sobre el nombramiento del subgerente por falta de aceptación. 3. ¿Conforme a lo señalado en el numeral 1.9 de la circular 002 del 23 de

noviembre de 2016, las cancelaciones de matrículas no requerirán autenticación?

La cancelación de la matrícula mercantil no requiere presentación personal por parte del titular porque no existe una norma especial que exija dicha formalidad. 4. ¿Cuáles tramites no deben cumplir con el requisito de presentación personal?

En al Circular no pueden relacionarse cuáles necesitan presentación personal porque eso lo definen las leyes especiales y éstas pueden variar en el tiempo. Aquellos que no tengan una norma legal que exija ese requisito de presentación personal para su perfeccionamiento. El artículo 36 del Decreto 019 de 2012, prevé que los documentos que implican transacción, desistimiento y, en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales aplicables. En ese orden de ideas cuando el documento o acto sujeto a registro implique disposición de derechos y haya una norma especial que señale que ese acto o documento deba ser reconocido por los otorgantes, las cámaras de comercio deberán exigir dicha formalidad. Por ejemplo: compraventa de establecimiento de comercio. 5. Establece el libro XXII que: "La matrícula de una persona natural se hará en

el libro XV y en este libro, cuando desarrolle este tipo de actividades". En atención a que en el anexo de tarifas de la Circular se dispone que cuando haya lugar a inscripciones en varios libros debe cobrarse los derechos en cada uno de ellos, se hace necesario precisar si ante la obligación de matricular al comerciante persona natural con actividad de vendedor de juego de suerte y azar como se deben cobrar los derechos de registro: • Un derecho de matrícula (Libro XV) y un derecho de inscripción (Libro XXII)?, • Un derecho de matrícula (Libro XV) y Un derecho de matrícula (Libro XXII) ?, • Un derecho de matrícula (Libro XV) Inscripción sin cobro en el libro XXII ?

Esto quedó claro en la Circular en el Libro XXII, ya que de otra manera, estos comerciantes no quedarían inscritos en su registro especial. 6. ¿La presentación de los documentos sujetos a registro en copia simple, también

aplica para las providencias judiciales y administrativas? La Circular indica que es para todos los documentos, sin excepción, por lo que estaría claro. Puede radicarse el oficio emitido por la autoridad competente en copia simple.

REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES

7. Teniendo en cuenta que la Circular ya no determina los rubros y cuentas de los estados financieros que se deben relacionar; la Cámara de comercio debe o no solicitar algún formato donde se relacionen las principales cuentas, contingentes y deudoras, por parte del proponente.

En la Circular es claro que deben exigir las cuentas detalladas, pero no se definen los rubros, por lo que no es posible que las Cámaras controlen los rubros, pero si deben exigir el formato.

De acuerdo con lo establecido en la Circular Única proferida por la Superintendencia de Industria y Comercio, las cámaras de comercio no deben solicitar formatos donde se relacionen las principales cuentas, contingentes y deudoras, en razón a que los proponentes deben relacionar la información de acuerdo a los rubros que exigen las normas vigentes. Por lo anterior, las cámaras de comercio deben exigir que el proponente presente un formato de cuentas detalladas, pero no pueden verificar cuales son las cuentas detalladas que ellos presentan. 8. El numeral 4.2.2.2. señala, "Las Cámaras de Comercio, al hacer el cotejo

documental de la experiencia, están en la obligación de verificar la información que reposa en los registros a su cargo y si hay inconsistencias entre los documentos presentados en el RUP y la información que reposa en sus registros, debe abstenerse de hacer el registro. Ejemplo: las Cámaras de Comercio verificaran que el nombre y NIT del contratante, entre otros, corresponda a la información que obra en los registros a su cargo.". (subrayado fuera de texto).

Cuál es el alcance sobre la verificación que debe realizar la cámara de comercio, qué datos se deben validar en los otros registros. (numeral 4.2.2.2)

Las Cámaras deben verificar en los registros a su cargo y así lo define la Circular. No pueden indicarse todos los eventos porque el registro es dinámico y pueden crearse nuevos documentos o actos sujetos a registro y esto cambiaría esta exigencia. No obstante lo anterior, “entre otros” se refiere a aquellos datos que estén inscritos en la Cámara, como por ejemplo el representante legal de quien firma la certificación de experiencia. Si la firma otro funcionario de la compañía que no está inscrito en el registro de la Cámara, pues este dato no es verificable. Cuando hace referencia a “entre otros”, debe entenderse que, si la certificación del contratante está firmada por el representante legal, debe verificarse si coincide con el que está en el registro de la respectiva Cámara de Comercio teniendo en cuenta la fecha de expedición de la certificación de experiencia.

9. ¿Cuál es el procedimiento a seguir cuando un proponente que no se encuentra

inscrito en ningún otro registro solicita su cambio de domicilio? La Circular establece que en estos casos deben solicitar actualización por cambio de domicilio En el traslado de domicilio de un proponente no inscrito en la Cámara de Comercio, el proponente deber solicitar actualización por traslado de domicilio (debe adjuntar copia del certificado en donde conste que cambió de domicilio) y la cámara de comercio deberá efectuar la respectiva inscripción y dar traslado de la documentación a la cámara de comercio de destino a través del RUES.

10. ¿Cuáles son las principales cuentas que se deben pedir a los proponentes? Las cámaras de comercio no tienen este control. Los proponentes deben presentar el formato de cuentas detalladas que ellas consideren.

11. Las dos excepciones contempladas en el párrafo segundo del numeral 4.2.2.5.

solo aplican para las sucursales de sociedad extranjera; ¿o en algún momento se puede aplicar a cualquier proponente?

La Circular define que se puede actualizar la información financiera en dos eventos: 1) en las sociedades extranjeras cuando sus normas especiales lo permiten (estados financieros pre-auditados) no se puede indicar cada caso porque depende de las normas que las rigen y éstas son cambiantes y 2) Cuando una autoridad competente lo ordena y esta segunda excepción es general, según esta presentada en la Circular. 12. ¿El reporte de contratos, multas, sanciones e inhabilidades numeral 4.2.10.1.

solo procede para los proponentes inscritos en el RUP? Sí, porque de otra manera no sabrían a que Cámara de Comercio deben remitir el reporte. 13. ¿Los proponentes que no tienen una antigüedad de 3 años podrán acreditar la

experiencia de sus socios; dicha experiencia será eliminada del certificado una vez cumplan los 3 años de constituidos?

Esa experiencia no se elimina del certificado porque la ley no lo estableció así. 14. ¿Procede el recurso de reposición contra las abstenciones del Registro Único

de Proponentes? Esto no se reguló en la Circular, pero se aplica por remisión expresa de la ley 1150 de 2007 a las normas del CPCA. Si procede el de reposición. No procede recurso de apelación porque en el RUP no procede este recurso para ninguna actuación. 15. ¿Debe indicarse en el formulario de renovación, en la información financiera, los

decimales en cada uno de los rubros que allí figuran para que tal información sea consistente en todos los registros en que se encuentre inscrito la persona natural o jurídica?

En la Circular se indica que la información financiera debe ser coherente con la de los registros a cargo de las cámaras y de eso se puede deducir que las cifras no deben ser idénticas, sino coherentes.

RENOVACIÓN MATRÍCULA MERCANTIL

16. ¿Puede renovarse la matrícula mercantil de una persona natural en estado “En liquidación?

En la Circular se señala que las personas jurídicas en estado de liquidación no deben renovar matrícula por mandato legal. Si es una persona natural "en liquidación" con ocasión de un proceso de insolvencia de la Ley 1116 de 2006, la cámara de comercio no podrá renovar la matrícula mercantil de dicha persona natural, si el Auto o la providencia que decretó el inicio del proceso de liquidación judicial se radica o inscribe antes del 31 de marzo del respectivo año. 17. Cuando un comerciante tiene inscrita alguna inhabilidad o incapacidad para

ejercer el comercio, durante el tiempo que la tenga, ¿no tiene la obligación de renovar la matrícula mercantil?

En la Circular no hay nada previsto. No debería renovar la matrícula mercantil, ya que mientras esta medida esté inscrita el comerciante no puede ejercer el comercio, por lo tanto, de alguna manera su calidad de comerciante está suspendida. 18. ¿El matriculado o inscrito debe diligenciar la totalidad de campos en el formulario

de renovación RUES o se puede interpretar que si el matriculado o inscrito no diligencia un campo es porque no sufrió modificaciones y se conserva la información reportada en la última modificación o renovación?

Si el matriculado no diligencia información en el formulario de renovación se ha entendido siempre que conserva la reportada en la última actualización. En la Circular no se prevé nada sobre el particular. 19. ¿Qué sucede con la matrícula mercantil de un establecimiento de comercio cuyo

propietario ha fallecido? No se previó nada en la Circular. Sin embargo vía concepto de la Oficina Jurídica y en recursos se ha dicho que los herederos no puedan cancelar la matricula del establecimiento de comercio cuyo propietario ha fallecido, salvo que medie adjudicación de este bien a ellos.

20. ¿Cuáles son los campos de obligatorio diligenciamiento del Formulario RUES? No existe instrucción de la SIC sobre este tema y por eso las cámaras de comercio no obran de manera uniforme. Podría pensarse en definir una causal de devolución en la que se indiquen los campos obligatorios del formulario RUES, al igual que se hizo para las ESALES.

21. ¿Cómo deben proceder las cámaras de comercio frente a la renovación de la matrícula mercantil de un comerciante que ejerce profesiones liberales?

Este tema no se reguló en la Circular. Podría definirse una instrucción en el sentido de indicar que las cámaras deben abstenerse de renovar la matrícula de las personas naturales que desarrollen profesionalmente y de manera exclusiva alguna de las actividades que la ley define como no mercantiles y que se les informe que, salvo que desarrollen alguna actividad mercantil, deben solicitar la cancelación de la matrícula mercantil.

22. De acuerdo a la Circular Única, se evidencia que es un requisito de matrícula y

renovación de matrícula mercantil que el comerciante indique tanto el correo electrónico como el número telefónico celular de contacto para efectos de notificaciones. En consecuencia, ¿qué mecanismo se puede optar cuando el interesado se reúsa a indicar tales aspectos y qué consecuencias trae tanto para la cámara de comercio como para el usuario?

En la Circular se exigen como obligatorios los datos de correo electrónico y correo electrónico de notificación, por lo tanto, si no los diligencian debe ser causal de abstención. 23. ¿Cuándo se entiende renovada la matrícula mercantil? La matrícula mercantil se entiende renovada cuando el formulario de renovación se encuentra debidamente diligenciado, siempre que se cumplan las condiciones previstas en el numeral 2.1.3.12 de la Circular Única.

REGISTRO DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO 24. En el numeral 2.2.1 se indica que se le aplica a la inscripción de actos, libros y

documentos de las entidades sin ánimo de lucro, las normas registrales generales. En tal sentido y desde un punto de vista objetivo, que se entiende o cuáles son las normas registrales generales de las sociedades?

El numeral 2.2.1 establece que las normas registrales generales que se le aplican a las sociedades comerciales también se les aplica a las entidades sin ánimo de lucro, lo que significa que a las ESALES se les aplica las normas generales de carácter registral que afectan a las sociedades comerciales, como por ejemplo: el artículo 163, 189 del Código de Comercio, etc. En la Circular se dieron ejemplos de estas normas generales societarias y no es posible relacionarlas todas porque pueden cambiar. 25. ¿Los conceptos de INEFICACIA e INEXISTENCIA se aplican a las entidades sin

ánimo de lucro en los mismos términos de las sociedades comerciales?

En la Circular se precisó que a las ESALES no le son aplicables las normas de inexistencia ni de ineficacias del Código de Comercio (2º párrafo num 2.2.1 pag 44) Son normas sancionatorias que no pueden aplicarse por falta de norma legal que remita a ellas. 26. ¿Si dentro de la descripción principal del objeto se relaciona una actividad

exceptuada y otras que no lo son, en atención a que una de ellas está exceptuada debe procederse con la devolución de plano?

Para hacer esta devolución no se requiere instrucción de Circular, ya que antes de devolver las cámaras deben verificar si en efecto están frente a una excepción o si se trata de una actividad conexa, pero este es un análisis normal en la función registral que no requiere instrucción especial. Si la entidad sin ánimo de lucro contempla en su objeto social alguna actividad de las que se encuentran exceptuadas del registro en cámara de comercio, la entidad cameral deberá devolver dicha solicitud de inscripción. 27. ¿Es necesario que en el nombre de una ESAL se indique su naturaleza jurídica,

si se trata de asociación, corporación, entre otras? A su vez, si tienen en su objeto social como actividades secundarias algunas de las efectuadas, se puede proceder con el registro?

En la Circular se establecieron las causales de devolución y dentro de ellas no aparece el tema de que en el nombre no se defina qué tipo de entidad se está constituyendo, ya que no ha norma que lo exija, por lo tanto no se requiere aclarar la Circular, sino que la Cámara debe aplicarla en su tenor literal. No es necesario que dentro del nombre de la entidad sin ánimo de lucro se señale su naturaleza jurídica, pero esta sí debe constar dentro de sus estatutos. 28. ¿Es procedente la inscripción de la Reactivación de las Entidades Sin Ánimo de

Lucro del Régimen Común (Fundaciones, Asociaciones y Corporaciones)? Respecto del tema la Oficina Jurídica de la Superintendencia conceptuó que la reactivación de las entidades sin ánimo de lucro depuradas por falta de renovación pueden reactivarse con el pago correspondiente. En los demás casos no procede la aplicación de normas de carácter sustantivo de sociedades, salvo para el caso de entidades del sector solidario. 29. ¿Cuando los estatutos de la Entidad sin ánimo de Lucro NO contemplen regla

alguna sobre convocatoria, el acta que soporta la decisión tendrá que incluir formalmente los elementos de la convocación (órgano, antelación y medio), aún cuando la Cámara de comercio no tenga control sobre su contenido, atendiendo la remisión explícita de la instrucción hacia los requisitos del artículo 189 del Código de Comercio?

En la Circular se define que en es causal de devolución en la ESALES el que el acta no cumpla con todos los requisitos del artículo 189 del C de Co, sin embargo podría indicarse a manera de ejemplo el tema propuesto en esta pregunta para que las cámaras tengan mayor claridad. Efectivamente si en los estatutos de este tipo de entidades no se regula la forma de convocar, el acta que se presente para registro deberá indicar el órgano, medio y antelación con que fue citada la reunión sobre el cual la cámara de comercio no tendrá control por existir vacío en los estatutos. Solo debe verificar en cuanto a este aspecto que se haga mención teniendo en cuenta que hace parte de los requisitos que deben contener esta clase de documentos conforme al artículo 189 del Código de Comercio.

CAMBIO DE DOMICILIO DEL COMERCIANTE

30. ¿Cuando se vaya a realizar la inscripción de un traslado de domicilio de una persona jurídica, si el mismo conlleva la inscripción en varios libros, puede efectuarse la inscripción de los respectivos actos en su respectivo libro?

En la Circular en armonía con lo señalado en el artículo 165 del Decreto 019 de 2012, se definió que en los traslados de domicilio la Cámara receptora debe hacer una sola inscripción de ese documento de cambio de domicilio y a esta única inscripción deben asociarse todos los documentos del expediente. Por tanto la situación planteada no es viable y por esta razón no requiere cambio la Circular.

31. ¿Las personas naturales que trasladan su domicilio, dicho acto se genera como

una mutación y además otro acto registral, que es cancelación de matrícula persona?

La Circular define que el cambio de domicilio de una persona natural es una mutación y precisa que se cobra y que no se cobra (pag 26). En el traslado de domicilio de personas naturales, la cámara de comercio de origen debe inscribir la mutación de cambio de domicilio en el Libro XV y generar la cancelación de la matrícula mercantil, sin que se liquide derechos por concepto de cancelación de matrícula. A su vez, la cámara de comercio de destino debe inscribir al comerciante persona natural sin que se generen derechos de matrícula. 32. En caso de presentarse un recurso contra el acto de cambio de domicilio, ¿qué

sucede con los actos inscritos en la cámara de destino, particularmente cambio de representante legal, con posterioridad del cambio de domicilio, durante el trámite del recurso? ¿Quedan suspendidos? ¿Cómo se certifica quien es el representante legal?

La Circular define el procedimiento de los recursos interpuestos contra el cambio de domicilio, sin embargo puede agregarse la instrucción que defina el caso que plantean ya que este caso no se previó. Teniendo en cuenta que el acto de registro del cambio de domicilio queda en suspenso, podría pensarse que, por sustracción de materia, este acto de registro posterior debería quedar en suspenso y, que si se revoca el cambio de domicilio, estaríamos frente a un decaimiento del acto administrativo de registro y por esta razón, la Cámara de destino lo debe revocar, al igual que revoca el acto de registro del cambio de domicilio. Además debe tenerse en cuenta que en el evento en que la cámara de comercio proceda a inscribir un acto posterior al traslado de domicilio, como por ejemplo un nombramiento de representante legal y posteriormente se interpone un recurso en la cámara de comercio de origen sobre el cambio de domicilio, la cámara de comercio del nuevo domicilio deberá igualmente, en los términos establecidos en la Circular Única, dejar constancia de los recursos que se tramitan contra el registro del cambio de domicilio y omitir la expedición de certificados así haya efectuado la inscripción de un acto posterior. 33. ¿Cuál es el procedimiento para efectuar el traslado de domicilio del comerciante

entre cámaras de comercio (de origen y de destino)? Las condiciones sobre la operatividad del traslado, en cuanto a la forma de enviar la información, los documentos, la forma en que quedarán en el kardex, deben ser establecidos por las cámaras de comercio a través de Confecámaras. Debe garantizarse la efectiva prestación del servicio para el momento en que se inscriba esta clase de actos, es decir, enviar la documentación completa, hacer la inscripción dentro de los términos previstos, etc. 34. De acuerdo con lo previsto en el numeral 2.1.5.1 de la Circular Única, el usuario

debe reportar la información de dirección y teléfono del nuevo domicilio. ¿Esta información debe venir en documento o debe ser reportado a través del formulario RUES? A su vez, ¿la dirección que reporta debe entenderse como las dos direcciones y así registrarlas o si por el contrario se debe requerir con el fin de que informe la dirección del domicilio principal y la de notificación judicial?

Según lo señala la Circular, al radicar el cambio de domicilio debe solicitarse una mutación de cambio de dirección y teléfono para poder localizar al usuario y para poder asignar automáticamente la matrícula en la Cámara de destino. También se señala que debe ser sin costo. En ninguna parte se exige nuevo formulario. La dirección para notificación judicial no cambia necesariamente, por lo tanto, no es obligatoria su entrega para el cambio de domicilio. La información relacionada con dirección y número telefónico del nuevo domicilio puede suministrarla el usuario mediante una comunicación dirigida a la cámara de

comercio. No obstante lo anterior, el usuario podrá diligenciar el formulario RUES con la dirección, teléfono comercial y de notificación judicial. 35. De conformidad con lo señalado en el numeral 2.1.5.1 referente al cambio de

domicilio, la expresión "sin costo alguno para el peticionario y a esta inscripción quedarán asociados todos los documentos inscritos en la Cámara de origen." ¿Debe entenderse que no hay lugar al pago de impuesto de registro?

La SIC no puede referirse al tema del impuesto de registro. 36. ¿Para el cambio de domicilio de la persona natural se deben enviar los

certificados del antes y después de realizar el cambio de domicilio del comerciante?

La Circular define que la cámara debe enviar copia del certificado expedido antes del cambio de domicilio, por lo que igual debe hacerse con la persona natural, ya que la Circular menciona que a la persona natural se le aplica lo mismo que a las personas jurídicas. 37. ¿Puede la persona natural o jurídica que solicite el traslado de domicilio

diligenciar los nuevos datos de contacto en el formulario RUES? No debería hacerlo en el formulario RUES porque esto genera el cobro del formulario y claramente la Circular dice que no debe generar costo alguno para el usuario que cambia el domicilio. 38. ¿Cómo sería la certificación del cambio de domicilio y los demás actos en el

certificado de existencia si finalmente solo se realiza una inscripción? La cámara de comercio una vez hecha la inscripción del traslado de domicilio deberá certificar los últimos actos respectivos cuya inscripción se encuentre en firme. Sobre la forma en que deba generarse en el sistema una sola inscripción deberá definir internamente su operatividad garantizando que efectivamente este acto pueda inscribirse en los términos previstos en la Circular. 39. ¿La cámara de comercio receptora debe solicitar a la cámara de comercio de

origen las constancias de pago del impuesto de registro de los actos inscritos en aquella cámara de comercio?

La cámara de comercio de origen debe remitir todos los documentos que conforman el expediente.

SIPREF 40. ¿Es válida la contraseña expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil

para efectos de la validación de la identificación de la persona que presenta algún documento sujeto a registro?

La contraseña es válida para adelantar cualquier trámite relacionado con los registros públicos, siempre y cuando cumpla con las condiciones señaladas en la Resolución de la Registraduría Nacional del Estado Civil. No obstante frente al SIPREF, es necesario recordar que uno de sus objetivos es dejar evidencia de la identidad de la persona que presenta los documentos para adelantar algún trámite relacionado con la renovación de la matrícula o inscripción, modificación de información y/o inscripción de documentos, por lo tanto en este evento solo será válido que la persona que presenta la solicitud se identifique con la contraseña, si esta permite su plena identificación y validación de identidad. 41. ¿Cómo se efectúa la validación de la identificación de personas naturales

extranjeras y qué tipo de documento debe solicitárseles? La verificación de identidad se debe realizar con Migración Colombia a través de su página web, siguiendo el mismo procedimiento que la verificación de identidad de nombrados. El documento que puede ser aceptado es la cédula de extranjería y/o pasaporte.

42. ¿De qué manera se debe dejar evidencia en el expediente de las alertas

enviadas al titular de la información cuando se presenta algún trámite que afecte el registro?

Cada cámara de comercio a través de su área de sistemas e informática debe implementar mecanismos o herramientas que más se ajusten a la operación de los registros públicos, a través de los cuales dejen evidencia en el expediente de los envíos efectuados al titular de la información al correo electrónico. Por ejemplo, a través de certimail donde figure la fecha y hora del envío. Así mismo, dejar evidencia del envío al número de celular. Cada cámara de comercio es autónoma en definir de qué manera deja la evidencia en el expediente.

43. ¿Puede presentarse una solicitud de activación de una matrícula inactiva a

través de apoderado? Las cámaras de comercio deben proceder con la "activación de matrículas inactivas" cuando la solicitud sea presentada a través de apoderado ya que dentro de las normas que regulan la representación de personas naturales y/o jurídicas permite que el titular de la información de los registros públicos otorgue poder para que el apoderado adelante el respectivo trámite ante la cámara de comercio.

44. En relación a la verificación de la identidad de los constituyentes de una persona

jurídica, ¿deben las cámaras de comercio verificar la identidad de los accionistas en sociedades por acciones y de los asociados en las ESALES?

Tratándose de sociedades por acciones o entidades sin ánimo de lucro, no les corresponde a las cámaras de comercio verificar la identidad de las personas que detenten la calidad de accionistas o de asociados para el caso de las entidades sin ánimo de lucro, toda vez que estos no los certifican las entidades camerales.

45. ¿En la oposición al registro, luego de radicada la denuncia por el afectado, el

trámite radicado debe ser devuelto de plano o condicionalmente? En el evento en que el titular de la información se haya opuesto a la inscripción y haya presentado la denuncia penal respectiva, la cámara de comercio deberá devolver de plano dicho trámite.

46. ¿Cuando se presenten inconvenientes con la página web de la Registraduría

Nacional del Estado Civil o de Migración Colombia, qué acción debe implementarse para realizar los registros o inscripciones?

En caso de presentarse inconvenientes de carácter técnico en la verificación de la identificación con la página web de la Registraduría Nacional del Estado Civil, la cámara de comercio debe recibir el documento y enviar la alerta respectiva. Una vez se supere el inconveniente deberá validar la identificación, si siguen presentándose fallas técnicas, deberá abstenerse de realizar la inscripción. 47. ¿Se puede realizar el pago de cualquier documento de una persona natural o

jurídica inactiva a través del RUES y no obligatoriamente ante la misma cámara de comercio donde se hallare matriculado el comerciante?

Numeral 1.14.2.4, pag. 14. El objeto de esta disposición es que el usuario de los registros públicos pueda radicar el trámite de una persona natural o jurídica inactiva pueda radicar el documento en la cámara de comercio del domicilio o en su defecto en cualquier cámara de comercio a través del RUES, debiendo efectuarse la respectiva verificación de identidad conforme lo prevé la Circular Única. 48. ¿Cuánto tiempo tiene el titular de la información para oponerse después de

radicado el documento? Puede oponerse a la inscripción hasta antes del momento en que la cámara de comercio efectúe el registro y tendrá un término de dos días hábiles para aportar la respectiva denuncia penal para que la entidad cameral pueda abstenerse. (Num. 1.14.2.3, pág 14)

49. ¿Cuánto tiempo a partir de radicado el documento, tiene el titular de la

información para concurrir personalmente a la cámara de comercio y advertir que aquel no lo suscribió o no es de procedencia de la persona jurídica?

El titular de la información puede concurrir personalmente y efectuar dicha advertencia hasta antes de que la cámara de comercio inscriba el acto o documento. 50. ¿Cómo se valida la identificación de un ciudadano extranjero que presenta una

petición de modificación de información en los registros públicos?

En los términos de la Circular, un extranjero no podría radicar ningún documento para registrar, ya que no hay forma de verificar su identidad biométricamente. 51. Cuándo las cámaras de comercio descentralizan sus servicios, por ejemplo, a

través de cámara móvil, no es posible efectuar la validación biométrica de la persona que presenta la solicitud de trámite en los registros públicos. ¿En estos eventos puede omitirse la referida verificación?

En la Circular no hay excepciones. Las cámaras deben ajustar su logística y en todos los casos deben hacer verificación biométrica o en su defecto y de manera justificada, verificación ante la Registraduría. En lo relacionado con la renovación de matriculados o inscritos activos, no se realizará la validación de la identificación del solicitante al momento de la radicación de los formularios, ni tampoco se requerirá dejar evidencia de la identificación de quien presenta físicamente la solicitud. Lo anterior, sin perjuicio de enviar las respectivas alertas, en los términos que se definen en la presente Circular.

52. ¿Quiénes están facultados para efectuar la reactivación de una matrícula de

establecimiento de comercio, sucursal o agencia? La reactivación de la matrícula de un establecimiento de comercio, sucursal o agencia debe ser presentado por el propietario del mismo, tratándose de personas jurídicas, deberá presentarla su representante legal, si el propietario es una persona natural, él podrá presentarlo. Igualmente, también podrá reactivarse a través de apoderado mediante poder debidamente conferido. 53. ¿Cómo se deben gestionar las alertas a los clientes cuando tienen un solo correo

electrónico registrado, el cual se replica en la dirección comercial y judicial y que en el tiempo no ha cambiado, para casos de cambios de direcciones o teléfonos?

En los casos en que el usuario solo tiene registrado un correo electrónico comercial y de notificación judicial, la Cámara de comercio debe enviar la alerta a ese único correo. 54. ¿Qué sucede si existe imposibilidad de realizar la validación biométrica o

consulta de la página de la Registraduría Nacional del Estado Civil por caídas del sistema en dicha entidad y se cumple el plazo máximo de 10 días para hacer la correspondiente verificación?

En el evento de si trascurrido 10 días para hacer el estudio del documento presentado para registro, sigue persistiendo, las Cámaras de Comercio, de acuerdo con lo previsto en la Circular no procede su inscripción. 55. ¿En los nombramientos “parciales” de cuerpos colegiados, si uno de los

miembros designados no acepta su designación y/o no aporta documento de identificación o datos para realizar la consulta del SIPREF, la Cámara de

comercio se debe abstener de inscribir todo el nombramiento y en tal caso la devolución debe ser de plano en el evento en que sea un reingreso y se hubieran solicitado dichos documentos? ¿Puede la Cámara de comercio proceder a hacer una inscripción parcial en este evento? ¿Se requiere autorización del interesado?

Para la inscripción de cuerpos colegiados, si alguno de los miembros no acepta su designación o no aporta el documento de identificación o datos para consultar en el SIPREF, es suficiente para la Cámara de comercio con que uno de los miembros haya aceptado el cargo e informado los datos de identificación para efectos de su validación. La Cámara de comercio deberá inscribir el órgano completo, por ejemplo: Nombramiento de Junta Directiva, Nombramiento de Consejo de Administración y deberá certificar a los que no aceptaron el cargo o no se les pudo validar la identificación “SIN ACEPTACIÓN o SIN IDENTIFICACIÓN”. Posteriormente, el usuario deberá allegar las constancias de aceptación y/o la información de la identificación de los miembros faltantes y la Cámara de comercio deberá actualizar la información certificando a tales miembros sin que se genere un cobro adicional por concepto de derechos de inscripción. 56. ¿Tratándose del SIPREF, para la inscripción de actos de nombramientos de

administradores y revisores fiscales de nacionalidad extranjera es válido que presenten un documento equivalente a la cédula de ciudadanía del país de origen, o solo es admisible el pasaporte o la cédula de extranjería ya que el numeral 1.14.2.2. de la Circular Única dispone que “(Si el nombrado es un extranjero y tiene cédula de extranjería debe indicar el número y fecha de expedición para verificar en la página de Migración Colombia y si no tiene cédula de extranjería, deberá adjuntar copia simple del pasaporte).”

En actos de nombramiento de administradores cuando se trate de extranjeros, estos deberán identificarse con la cédula de extranjería teniendo la cámara de comercio el deber de verificar en la página web de migración Colombia. En caso de no tener cédula de extranjería deberá allegar copia del pasaporte.

REGISTRO NACIONAL DE TURISMO 57. ¿Se debe solicitar que se acredite el impuesto al registro al actualizar

automáticamente el RNT? Cuando se trate de mutaciones o modificación de información que deba ser inscrita previamente en el registro mercantil y que afecte información del RNT, por ejemplo: cambio de dirección comercial, de notificación, correo electrónico, cambio de nombre del establecimiento de comercio, etc, las cámaras de comercio deben actualizar la información en el RNT sin exigir el impuesto de registro. No obstante si se tratan de mutaciones o cambios que no deban ser inscritos previamente en el registro mercantil, las cámaras de comercio deben exigir el pago del impuesto de registro. Por ejemplo: Los guías de turismo y/o las viviendas turísticas no están

inscritos en el registro mercantil, así que cuando vayan a modificar su información en el RNT deben acreditar el pago del impuesto de registro. 58. ¿Se puede matricular en el registro mercantil un guía de turismo? Los guías de turismo no son comerciantes por lo tanto no pueden inscribirse en el registro mercantil, solo presentan su solicitud de inscripción en el RNT. Lo anterior salvo que adicionalmente ejerzan actividades comerciales. 59. En el numeral 5.3 a qué se refiere en el término vigente en el siguiente requisito:

“La información consignada en el formulario electrónico debe corresponder a la registrada ante las Cámaras de Comercio, en el certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica y en el certificado de matrícula para los establecimientos de comercio, sucursales o agencias, la cual deberá estar vigente al momento de su presentación”.

El término "vigente" significa que la información que relaciona el prestador de servicios turísticos en el formulario electrónico de RNT debe ser congruente con la información que reposa en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro. 60. Para el control de homonimia en el RNT, dispuesto en el numeral 5.3. ¿Se le da

aplicación al criterio establecido en la Circular No. 749 del 11 de mayo de 2007 de Confecámaras? “En relación con el registro del nombre de varios establecimientos de comercio con el mismo nombre que pertenecen a una misma persona, es importante aclarar que no existe homonimia, pues como el mismo artículo 35 lo manifiesta, existe la homonimia cuando un comerciante presenta un nombre igual al de otro ya inscrito y en este caso no existe otro comerciante”

El control de homonimia en el RNT se aplica en los términos del artículo 35 del Código de Comercio, es decir, que si un prestador radica la solicitud de inscripción de un establecimiento de comercio y este presenta homonimia con un establecimiento ya inscrito cuyo propietario es una persona diferente, en este caso se presenta homonimia. Si son varios establecimientos de comercio con el mismo nombre y pertenecen a la misma persona, no se genera homonimia. 61. ¿Qué información debe contener la relación de vehículos de que trata el numeral

5.4.3? La relación de vehículos con que se prestará el servicio debe contener: el nombre e identificación del prestador de servicios turísticos, nombre del establecimiento de comercio y No. de RNT, la marca, línea, modelo, placa y color de los vehículos. 62. ¿En el caso de los prestadores de establecimientos de alojamiento numeral

5.4.1., los requisitos que deben cumplir se solicitan tanto en la inscripción como en la actualización?

Dichos requisitos se exigen para la inscripción por primera vez del prestador de servicios turísticos. La actualización debe realizarse cumpliendo los requisitos previstos en el Decreto 229 de 2017 y demás normas vigentes. 63. ¿En el caso de los arrendadores de vehículos para turismo nacional e

internacional numeral 5.4.3.; empresas captadoras de ahorro numeral 5.4.4.; establecimientos de gastronomía, bares y negocios similares numeral 5.4.5.; los requisitos exigidos solo se aplican para la inscripción?

Dichos requisitos se exigen para la inscripción por primera vez para esta clase de prestadores de servicios turísticos. La actualización debe realizarse cumpliendo los requisitos previstos en el Decreto 229 de 2017 y demás normas vigentes. 64. ¿En el caso de los guías de turismo, se les solicita o no implementación de las

normas técnicas tanto en la inscripción y actualización, o no se solicitan teniendo en cuenta que expresamente se refieren a normas relacionadas con turismo de aventura?

Para los guías de turismo no es necesario exigir el cumplimiento de este requisito.

RUNEOL 65. ¿De acuerdo con el numeral 6.2. de la Circular Única, las Cámaras de Comercio

deben esperar un mes a que la entidad operadora realice las correcciones y sino las realiza ahí si, proceder a cesar los efectos? ¿igual se haría con la cesación de efectos del RUP y la suspensión de RNT?.

En el caso de la renovación del RUNEOL, dicha petición debe quedar radicada a más tardar el 31 de marzo del respectivo año, y deberá verificar que el operador haya cumplido con los requisitos y formalidades para que la entidad cameral valide la actualización. Por lo tanto, si un operador radica la solicitud de renovación el 31 de marzo, la cámara de comercio debe verificar la solicitud respetando el derecho de turno y si encuentra que el prestador no cumplió con los requisitos para su renovación la entidad cameral deberá requerir al operador informándole el motivo por el cual no validó su renovación. En consecuencia, a partir del 1 de abril el operador que no haya efectuado las respectivas correcciones o si las presenta después de esta fecha, sus efectos cesarán. En cuanto al RUP, sus efectos cesan si el proponente no lo renueva (presentación de documentos) a más tardar el quinto (5) día hábil del mes de abril del respectivo año. En relación con el RNT, el prestador tiene hasta el 31 de marzo para radicar los documentos y acreditar el cumplimiento de requisitos para su actualización, si la cámara de comercio verifica que al prestador le faltó acreditar el cumplimiento de un requisito y aquel lo acredita después del 1 de abril la cámara de comercio no podrá validar en ese momento la actualización porque el registro quedará suspendido y el prestador tendrá que reactivarlo acreditando el pago de un

(1) S.M.L.M.V. ante el FONTUR y posteriormente la entidad cameral una vez reactivado, podrá validar la actualización. 66. ¿Para le renovación del RUNEOL debe estar renovado el registro mercantil o

ESAL? De conformidad con el artículo 2.2.2.49.2.13 del Decreto 1840 de 2015 en su numeral 4, es causal de abstención para validar la inscripción o actualización del RUNEOL el no haber renovado la matrícula mercantil o el registro correspondiente.

EMBARGOS Y ORDENES DE AUTORIDAD COMPETENTE 67. ¿Las Cámaras de Comercio pueden inscribir la cancelación de la matrícula

mercantil de un establecimiento de comercio o de la sociedad cuando esté registrado un embargo o inscripción de demanda sobre ese establecimiento de comercio o sobre cuotas sociales o partes de interés?

En el numeral 2.1.3.14, pág 23 en la Circular se precisa que no se puede depurar las matrículas de los establecimientos de comercio, sucursales y agencias cuando tengan medida cautelar inscrita. Se puede inscribir la cancelación de matrícula mercantil del establecimiento de comercio que se encuentre embargado, así como la cancelación de matrícula mercantil de una sociedad donde haya cuotas sociales embargadas y en ambos eventos la cámara de comercio deberá informar sobre dicha inscripción al Juez.

68. Teniendo como base lo establecido en el numeral 2.1.4., es necesario que la

SIC, defina qué se entiende por autoridad competente? Autoridad competente para efectos de inscripción de actos y documentos en las Cámaras de Comercio, es aquella entidad pública que en algún momento pueda requerir a una cámara de comercio u ordenarle efectuar la inscripción de una medida judicial o administrativa que afecte el registro de alguna persona natural o jurídica inscrita en alguno de los registros administrado por ellas. 69. El numeral 2.1.3.14 establece que no se hará depuración a los establecimientos

de comercio, agencias o sucursales cuando en su matrícula se encuentre inscrita una medida cautelar, orden de autoridad competente y/o contrato. ¿Si se registra la orden de desembargo para dicho establecimiento, las cámaras de comercio deben proceder a cancelar la matricula a solicitud de parte o esperar la depuración anual de conformidad con lo que indica el artículo 31 de la Ley 1727 de 2015 depuración anualmente?

En el evento en que se inscriba la orden de desembargo, si se presenta solicitud de cancelación, la cámara debe proceder de esa manera sino, deberá efectuar la depuración en los términos previstos en el artículo 31 de la Ley 1727 de 2014.

NOMBRAMIENTOS 70. El Numeral 1.11. dispone: "Abstención de registro por parte de las Cámaras

de Comercio. Las Cámaras de Comercio deben abstenerse de efectuar la inscripción de actos, libros y documentos en los siguientes casos…- Cuando no exista constancia de aceptación de los nombrados como representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales y/o cuando no se indique el número del documento de identidad y la fecha de expedición.", sin embargo el numeral 2.1.2. establece: "Procedimiento para llevar el Registro Mercantil.... Cuando se trate de la elección de cuerpos colegiados, si el documento cumple con todos los requisitos exigidos, bastará con que un solo miembro acepte el nombramiento o adjunte el documento de posesión, indique su número y fecha de expedición de su documento de identificación y la verificación ante la Registraduría resulte satisfactoria para que se realice la inscripción del cuerpo colegiado”. Existe una contradicción entre las dos disposiciones.

La disposición establecida en el numeral 1.11 de la Circular, prevé una causal de abstención la cual debe ser entendida en el evento en que tratándose del nombramiento de representantes legales, administradores (órganos colegiados) y revisores fiscales, ninguno allegue la constancia de aceptación. Por ejemplo: Se nombró una Junta Directiva y ningún miembro allegó la constancia de aceptación, en este evento debe abstenerse de realizar la inscripción de este acto. El numeral 2.1.2 consagra que en el evento en que se allegue la constancia de aceptación de un solo miembro, es posible efectuar la inscripción del órgano completo y podrá allegar posteriormente las constancias de aceptación faltantes. 71. ¿Se genera cobro de derechos de inscripción en la cámara de comercio e

impuesto de registro en nombramientos efectuados mediante Resoluciones emitidas por la Sociedad de Activos Especiales SAE; y los decretos y resoluciones de nombramientos de las entidades públicas como Alcaldías, Gobernaciones, etc?

Los nombramientos provenientes de entidades públicas mediante actos administrativos no generan cobro de derechos de inscripción.

72. El inciso 3 del numeral 1.11, en relación con la abstención de registro cuando no

exista constancia de aceptación de los nombrados como representantes legales, administradores (cuerpos colegiados) y revisores fiscales. Si los nombrados firman el documento de constitución o el acta mediante la cual fueron nombrados y no existe una manifestación expresa de su aceptación con la sola firma se entiende que están aceptando?

Si las personas designadas firman el documento de constitución o el acta en el que conste su nombramiento, la cámara de comercio puede tomar la aceptación tácita del cargo en el que fue designado, salvo que haya una constancia expresa en el mismo documento donde la persona manifieste no aceptarlo.

73. ¿La remoción de una persona nombrada en una sociedad por acciones

simplificada, procede igual que en las sociedades del Código de Comercio? La inscripción de documentos de las SAS se hace en los mismos términos que para las demás sociedades, ya que son normas registrales que se aplican a todos los registros a cargo de las cámaras. 74. ¿Si se nombra a un representante legal en encargo es necesario seguir

certificando a aquel sobre el cual se hace el encargo? Si 75. ¿Todos los nombramientos que se hagan sobre sucursales de sociedades

extranjeras deben protocolizarse en escritura pública del domicilio de la sucursal incluyendo los de apoderados y designaciones de revisores fiscales personas naturales por parte de la respectiva firma auditora?

La Circular precisa que todos los documentos de modificación de las sucursales de sociedad extranjera deben protocolizarse en escritura pública. Libro VI. Puede revisarse.

CIERRE DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO 76. ¿De acuerdo con el numeral 2.1.3.5 de la Circular Única, la inscripción del cierre

del establecimiento de comercio no implica la cancelación de la matrícula del establecimiento, pero tampoco se puede reactivar, entonces quedará suspendida indefinidamente la matrícula mercantil?

Si se inscribe la información sobre el cierre del establecimiento de comercio, la cámara de comercio no podrá exigir la renovación desde la fecha en que se haya inscrito dicho acto y no podrá reactivarlo en caso que se allegue solicitud. En este caso solo procederá la cancelación en el momento en que se presente la petición de cancelación de la matrícula mercantil, caso en el cual la cámara de comercio deberá verificar que el establecimiento de comercio esté al día en la renovación, es decir, hasta el año en que se radicó la solicitud de cierre definitivo del establecimiento de comercio. 77. ¿Se puede depurar una matrícula que tenga inscrita la pérdida de la calidad de

comerciante o el cierre definitivo de los establecimientos de comercio, si dentro de los años obligados a renovar, están pendientes los últimos cinco años?

Si la persona que informó la pérdida de calidad de comerciante o un establecimiento de comercio sobre el cual se informó su cierre definitivo, dentro de los años obligados a renovar están pendientes cinco (5) años o más deberán entrar dentro de la depuración que efectúe la cámara de comercio.

ABSTENCIONES 78. Cuando se trata de primera y única devolución y emitimos el documento que lo

soporta, y cuando reingresan el documento pero adicionando actos sujetos a registro nuevos, ¿se puede realizar una segunda devolución sobre esos actos nuevos no vistos en el primer devolutivo en caso de encontrarse falencias?

Se puede generar una nueva devolución siempre y cuando los requisitos faltantes correspondan a los actos nuevos incorporados en el acta. 79. Determinar el procedimiento a seguir para no realizar devolución por segunda

vez de acta o documento, cuando al realizar el eminente control formal del documento el abogado el usuario no subsano las causales señaladas en la carta de devolución.

Las cámaras de comercio deben hacer un estudio integral del documento y en la primera devolución deben indicar todas las causales de abstención. En el evento en que el usuario no subsane alguna de las causales señaladas por la cámara de comercio en la primera devolución, procederá a devolver de plano el trámite. (Num 1.11.1, pág 9)

RECURSOS ADMINISTRATIVOS 80. De qué manera se debe certificar las inscripciones recurridas. ¿Sólo se revive y

se certifica la inscripción anterior (en firme), o se certifican tanto la anterior cómo la recurrida?

Se debe certificar que se interpuso un recurso y que con ocasión del mismo la inscripción recurrida queda en efecto suspensivo hasta tanto se resuelvan los recursos interpuestos y debe certificarse la inscripción anterior cuya firmeza no se encuentre cuestionada. 81. ¿Con qué criterios se puede determinar que el recurrente de un acto

administrativo proferido por la cámara si es un accionista o un asociado y en consecuencia si tiene interés legítimo para hacerlo?

De acuerdo con la nueva Circular, la persona que interponga un recurso en sede administrativa deberá allegar prueba sumaria con el fin de establecer si le asiste interés. Por ejemplo: para el caso de los accionistas y/o asociados pueden allegar un documento en el que se acredite dicha calidad, ya sea una certificación del revisor fiscal o el representante legal de la respectiva sociedad o entidad. 82. ¿Cuál es el alcance del efecto suspensivo de los recursos administrativos sobre

el acto inscrito, especialmente cuando se refieren a la inscripción de órganos de administración o revisores fiscales?

El alcance del efecto suspensivo de los recursos sobre el acto recurrido implica que la cámara de comercio deberá dejar constancia en el certificado de existencia y representación legal que ese acto es objeto de recursos en sede administrativa y por lo tanto se encuentra en efecto suspensivo. A su vez, deberá certificar el acto anterior cuya firmeza no se encuentre cuestionada. 83. ¿Qué precaución debe tener la cámara de comercio cuando se enfrente a una

cadena de recursos administrativos aún en trámite? Cuando se presente una cadena de recursos en sede administrativa y los mismos se encuentren en trámite, la cámara deberá certificar el efecto suspensivo de cada uno de los actos que fueron recurridos y certificar el último que se encuentre en firme. 84. ¿Cómo se certifica la medida cautelar de suspensión de decisiones sociales?

(cuyo efecto jurídico es diferente al del efecto suspensivo del recurso administrativo)

Dicha medida se inscribirá en el libro respectivo y la cámara deberá certificar la medida ordenada por la autoridad judicial o administrativa y que afecte el acto inscrito en el registro. 85. ¿Se debe notificar la resolución que concede el recurso de apelación ante la SIC

o solo comunicar? La Resolución que resuelve el recurso de reposición en subsidio de apelación, no es obligatoria su notificación, sin embargo, si la Cámara de comercio decide notificar a los interesados deberá enviar inmediatamente a la Superintendencia el expediente para que esta entidad resuelva en apelación, es decir, que en caso de notificar la resolución que resolvió el recurso de reposición, la entidad cameral no debe esperar a notificar a todos los interesados para el envío del expediente en el recurso de alzada. (Numeral 3.6, pág 59 este tema). 86. ¿Cuando se presenta un recurso en contra de una inscripción, el certifica que da

cuenta del mismo debe incluir los datos del recurso y del acto suspendido o solo los datos del recurso?

El certifica que da cuenta del recurso debe incluir la información de este y adicionalmente del acto suspendido con ocasión de la interposición del mismo.

DERECHOS DE INSCRIPCIÓN 87. Aclarar lo relacionado con el cobro de los derechos de cámara cuando en un

mismo documento está el nombramiento del administrador de una agencia o sucursal y seguidamente aparece el otorgamiento de facultades.

Se generan dos cobros. Podría incluirse en una futura modificación.

88. Aclarar el cobro cuando en un mismo documento están removiendo y designando miembros de un órgano colegiado (parcialmente). Ejemplo: remueven el primer renglón suplente y designan el tercer renglón principal.

Se genera un cobro porque se trata de modificación de cuerpos colegiados. 89. En un documento donde hay reforma de estatutos en la cual suprimen cargos

cuyos nombramientos figuran en el certificado, especificar cómo debe proceder la cámara de comercio: ¿se deben cobrar las remociones, la cámara retira del certificado los nombramientos sin cobro o se dejan los nombramientos en el certificado hasta tanto soliciten expresamente la remoción y realicen el pago?

Puede adicionarse esto en el cuadro de cobros. (se genera un cobro) En el anexo de la información de los certificados puede indicarse que, al inscribir la reforma de la sociedad, la Cámara de Comercio debe eliminar del certificado ese cargo por sustracción de materia, ya que el soporte es la inscripción de la reforma. 90. Aclarar el cobro de la inscripción de la reforma al acuerdo de reorganización.

Según el anexo de la Circular Única relacionado con los cobros, se cobra un derecho de cámara para la inscripción del acuerdo de reorganización pero nada se dice sobre la reforma del acuerdo. En la actualidad no se están cobrando derechos para la inscripción de este acto.

Si se allega para inscripción providencia que reforma el acuerdo de reorganización, la cámara de comercio no debe generar el cobro de derechos de inscripción por ese acto. 91. Inscripciones realizadas vs pago del impuesto de registro. (Ej. En las

trasformaciones y nombramientos es una sola inscripción, pero se cobran dos impuestos) Que se den por lo directrices unificadas para las Gobernaciones de los Departamentos.

La SIC no puede pronunciarse sobre el impuesto de registro. 92. ¿Cuántos derechos de inscripción genera un documento que contenga varios

actos sujetos registro? Los derechos de inscripción se generan dependiendo los actos contenidos en el respectivo documento, conforme lo prevé la Circular Única, y si la obligación de inscribir esta definida por el documento sólo se cobra un concepto. (Num 1.13, pág 10) 93. En el evento en que el documento contenga cesión de cuotas y otras reformas

de estatutos, si bien se debe cobrar un derecho de inscripción, el impuesto de registro departamental se debe liquidar como acto con cuantía o sin cuantía?

La SIC no puede pronunciarse sobre impuesto de registro. 94. En el Libro IX se debe registrar, entre otros, "El documento privado suscrito por

el representante legal de la entidad cuyo objeto social principal sea la prestación de servicios jurídicos, en donde conste la designación de los profesionales del derecho adscritos a ésta.". Teniendo en cuenta que dentro del Libro IX no se incluyó el acto de remoción de los profesionales del derecho adscritos a la sociedad, se pregunta si aún así las Cámaras de Comercio deben registrarlo y cobrarlo o simplemente cuando llegue la solicitud de remoción, la Cámara deberá realizar un procedimiento interno con el cual retire del certificado esa designación y no se genere cobro para el usuario?

Si bien el acto de remoción de los profesionales del derecho no se encuentra señalado expresamente en el libro IX, en caso de que un usuario presente un documento contentivo de dicho acto, las cámaras de comercio deben proceder a inscribirlo y se cobra un derecho de inscripción.

DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS 95. ¿La Cámara de comercio debe requerir al comerciante para que presente los

estados financieros de los años anteriores para proceder con el año actual? La Ley 222 de 1995 no lo definió así. 96. ¿Al momento de recibir los estados financieros, las Cámaras de Comercio deben

advertir o verificar algo en especial en relación con la aplicación de las NIIF? La Circular Única solo prevé que cuando se presenten para depósito los estados financieros, deben radicados con la fecha, hora de recepción y número de folios.

LIBROS ELECTRÓNICOS 97. ¿Las notificaciones para la inscripción y para el asentamiento en los libros

electrónicos, a qué correos se deben enviar? La remisión de las inscripciones efectuadas se enviará al correo electrónico que haya reportado el comerciante al momento de presentar la solicitud. (Num 2.1.9.2.2, pag 41).

98. ¿La solicitud de asentamiento en el libro electrónico registrado, debe contener

un solo archivo electrónico o es posible que el comerciante o inscrito adjunte varios archivos electrónicos en una misma solicitud de asentamiento?

Esto depende del aplicativo que desarrollen las cámaras de comercio.

ASPECTOS CORPORATIVOS DE LAS CÁMARAS DE COMERCIO

99. ¿Si se realiza una modificación en el Reglamento de Afiliados es necesario tener que enviarlo para aprobación de la SIC, por cuanto el mismo hace parte integral de los estatutos?

De modificarse el reglamento de afiliados, este debe ser enviado a la superintendencia para su respectiva aprobación, junto con el acta del Comité de Afiliados en el que se aprobó su modificación. 100. De acuerdo con la disposición del numeral 7.3, respecto de la verificación de

la renovación de la matrícula mercantil de todos los establecimientos de comercio, sucursales y agencias que estén en otra jurisdicción fuera del domicilio principal de la sociedad afiliada. ¿Cuál sería la forma o el procedimiento para verificar dicha información teniendo en cuenta que el sistema RUES hoy no cuenta con dicha opción

Dicho aspecto debe verificarse a través del RUES y en caso que no existir actualmente dicha opción de consulta, deberá efectuar el respectivo ajuste que permita a las cámaras de comercio visualizar la información de establecimientos de comercio, sucursales y agencias a nivel nacional.