1.1CONCEPTO DE SISTEMAS CONTABLES Definiciones de Sistema de
ContabilidadSistema de contabilidad es una estructura organizada
mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como
resultado de sus operaciones, valindose de recursos como
formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia
le permitirn a la misma tomar decisiones financieras.Un sistema de
contabilidad no es ms que normas, pautas, procedimientos etc. para
controlar las operaciones y suministrar informacin financiera de
una empresa, por medio de la organizacin, clasificacin y
cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras
que se nos suministre.Para que un sistema de contabilidad funcione
eficientemente es preciso que su estructura-configuracin cumpla con
los obetivos trazados. !sta red de procedimientos debe estar tan
"ntimamente ligada que integre de tal manera el esquema #ral. de la
empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad
importante de la misma.$as ventaas o beneficios de poseer un
soft%are contable radica en el &ec&o de que son capaces de
manear vol'menes de informacin contables y financiera grandes y
llevar los clculos correspondientes, labor que una persona o gestor
contable no podr"a eecutar de forma eficiente sino tuviese el apoyo
de dic&os programas.$os soft%are contables son &erramientas
importantes para todos los factores que engloban el desarrollo de
una organizacin, la informacin que manean es requerida para
&acer auditor"as, evoluciones, anlisis, para tomar
decisiones.(dems, otras ventaas de tener un soft%are contable son)
que ayudan a meorar la efectividad enlas operaciones de la empresa
a travs del uso eficiente del factor tiempo, se suprimen las
barreras de la distancia debido a que se puede trabaar con un mismo
sistema en puntos distantes.Procedimientos para instalar n Sistema
de Contabilidad *-+ener conocimiento de la empresa ,por medio de
entrevistas, visitas, etc.- .-Preparar una lista de c&equeo.
/-!laborar informes. 0-Preparar 1atalogo de 1uentas y 2anual de
Procedimiento 3-4ise5ar formularios para todas las operaciones.
6-4ise5ar reportes 7-Preparar los libros. 8alance inicialKATE
CORDONES 2-08-46791.3 ELEMENTOS DE UN SISTEMAS CONTABLELista de
c!e"eo# es un formulario que posee todos los datos de una empresa
relativos a) su razn social, ubicacin f"sica, actividad
comercial9industrial, cantidad de empleados, equipos, capital,
datos generales, etc. !s suministrada por la persona que va a
instalar el sistema de contabilidad.Informes# e:presan la situacin
de la empresa. !stos estn integrados por) *-!l 8alance #eneral
.-!stado de # y P+ambin pueden e:istir informes adicionales a
criterio de la gerencia como son) *-!stado de 1osto !stimado
.-!stad"sticas de ventas, etc.$a gerencia los utiliza para evaluar
su actuacin y determinar su posicin financiera cada mes. Presentan
cifras mensuales y acumuladas durante un eercicio.1ualidades.
Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.
1ontiene los parmetros de una buena comunicacin) claridad,
co&erencia, estratificacin, etc.Catalo$o de Centas# contiene
todas las cuentas que se estima sern necesarias al momento de
instalar un sistema de contabilidad. 4ebe contener la suficiente
fle:ibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro
debern agregarse al sistema.los obetivos del catalogo de cuentas
son) Permitir que distintos empleados puedan mantener registros
co&erentes con la implementacin de un catalogo de cuenta
similar. ;acilitar el trabao contable sobre todo cuando se trata de
consolidad cifras financieras. ;acilitar y satisfacer la necesidad
de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.$as
cuentas en el catalogo deben estar numeradas. $a numeracin se basa
en el sistema mtrico decimal.Se comienza por asignar un n'mero
"ndice a cada grupo de cuentas tanto del 8alance #eneral como del
estado de resultado, de la manera siguiente)Balance %eneral
*-(ctivo .-Pasivo /-1apitalEstado de &esltado 0-- =tros
egresos!n las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito
y crdito para obtener un balance.$a codificacin es considerada como
una operacin preliminar para la clasificacin.2anual de
procedimiento) es la gu"a que e:plica cmo podemos utilizar el
catalogo. ?os indica cuales son las cuentas deudoras o
acreedoras.'ormlarios) son todas las formas impresas con la
finalidad de recaudar informacin en las diferentes reas de una
empresa. 1onstituyen un elemento que siempre y cuando est
autorizado ,firmado- podr servir como comprobante para garantizar
una operacin.Los comprobantes# son formularios que cumplen una
destacada misin en el mecanismo funcional del rgimen contable, como
elementos de registracin, informacin y control ,facturas, recibos,
etc.-+oda operacin debe ser respaldada por un comprobante o
formulario que permita su apropiada contabilizacin y que sirva para
conocer los diferentes datos.&e"isitos de todo formlario)
*-?umeracin .-@ue contenga todo los datos necesarios para facilitar
el control. /-Aedaccin clara, sin errores. 0-(dems del original,
emitir las copias necesarias 3-Poseer firmasEntre los principales
formlarios tenemos#;acturasAecibo1onduceBrdenes de compra=tros,
etc. La factra es un documento con el que se documenta la venta de
mercader"as u otros efectos. En l se &acen constar las
mercader"as vendidas, en cantidades, precios e importes, las
condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin. $as
facturas suelen emitirse por triplicado. !l originalal cliente y
las copias se utilizan para contabilizar la venta en los registros
pertinentes. El recibo es un documento en el cual una persona
reconoce &aber recibido una determinada sumade dinero en
efectivo o mediante c&eque a su orden, un pagar, mercanc"as u
otros bienes. $os recibos por lo general se e:tienden por
duplicado. !l original se le da a la persona que &ace el pago
yla copia es conservada por el que lo recibe. El conduce es
elaborado por el almacn el original y por lo menos dos copias. !l
original es enviado al cliente unto con la mercanc"a. 1opia a
contabilidad arc&ivo. !l propsito de este KATE CORDONES
2-08-4679formulario es detallar la mercanc"a que se &a
despac&ado del almacn previo a la orden de despac&o que
recibi el departamento de ventas. La orden de compras es un
formulario comercial que identifica las mercanc"as y9o productos
quedesea comprar una compa5"a. La nota de dbito se utiliza para
contabilizar una partida a favor de la empres y contra un acreedor
o cliente. Puede emitirse en tres eemplares. !l original se env"a a
la persona que debemos cargar con su importe. !l duplicado y
triplicado, al igual que la factura se emplean para sus registros
en el mayor au:iliar respectivo y en los libros de entrada
original. La nota de crdito es una notificacin que se env"a al
cliente a favor de su cuenta. !stas se orientan a favor de los
clientes en el 4iario de Centas y las ?otas de 1rdito a favor de la
empresa enel 4iario de 1ompras. El cheque es una orden de pago dada
sobre un banco en el cual el librador tiene fondos depositados en
cuenta corriente a su orden o crdito en descubierto. !n fin, es un
medio por el que una persona9empresa ordena a un banco el pago de
una suma de dinero, siempre que tenga saldo a sufavor o autorizacin
para girar aunque no disponga de saldo. El desembolso de caja es un
formulario que se llena cuando &ay un egreso de dinero para
realizar pagos por distintos conceptos. La requisicin de materiales
y equipos de oficina es un formulario que la empresa env"a a una
compa5"a para &acer un pedido de material gastable. Puede ser
interna y tramitarse por el departamento de suministro o e:terna
para ser pedida fuera de la institucin. Entre los reportes podemos
mencionar#*. ?omina.. Centas/. 1ompras0. 1&eques emitidos5. $os
reportes se &arn de acuerdo a lo que la gerencia de la empresa
le pida a la persona que instale el sistema de contabilidad. La
nomina es la lista de personas que trabaan en una empresa con
indicacin de su salario.Estados financieros# son aquellos que
presentan la situacin de la empresa, entre estos tenemos !l 8alance
#eneralD !l !stado de Aesultado, etc.$os estados financieros
resultan de la relacin entre los KATE CORDONES 2-08-4679rubros del
activo que representan recursos l"quidos y las deudas de la empresa
a cancelar dentro de los mismos plazos de liquidacin del activo.!l
8alance #eneral presenta la situacin de una empresa es decir sus
recursos de operacin as" como susdeudas a corto9largo plazo.!l
!stado de Aesultado e:plica si la empresa obtuvo alg'n tip de
beneficio o fracaso durante un per"odo determinado. Los libros de
contabilidad# son aquellos en los que se anotan de manera
definitiva las informacionesque aportan los formularios. $ibros don
se asientan las operaciones de la empresa con el fin de cumplir las
obligaciones que impone la ley a este respecto y lograr la
informacin o los datos necesarios para conocer su situacin y
resultados mediante balances y estados demostrativos de ganancias y
prdidas. Los Diarios: en los cuales se registran cronolgicamente
las informaciones, esto es, el registro diariode las operaciones.
Son conocidos tambin como libros de entra original. El mayor
general) aquel que recoge las informaciones que previamente se
anotan en el diario. !s conocido como libro de segundas entradas.
!s el libro oficial, ya que sirve de fuente de informacin para
conformar los estados financieros.!:isten otros libros como por
eemplo el de inventario que contiene una relacin detallada de las
e:istencias finales listas para la venta valorada al costo. !l
departamento de contabilidad es el centro de la empresa donde se
clasifican, se registran e interpreta toda la informacin
financiera, que mediante el mecanismo de control interno sern
recibidas.Control interno# que no es ms que un plan de organizacin
de todos los mtodos coordinados con la finalidad de) Proteger los
activos Cerificar la e:actitud y confiabilidad de la informacin
financiera Promover la eficiencia de las operaciones.!l control
interno se clasifica en) 1ontrol interno administrativo y 1ontrol
interno contable.1. Control interno administrati(o) mtodos, medidas
y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la
eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas
administrativas impuestas por la gerencia.2. Control interno
contable) mtodos, medidas y procedimientos que tienen que ver
principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad
de los datos de contabilidad.!ntre las reas que debemos establecer
un control interno tenemos)KATE CORDONES 2-08-4679+odo sistema de
control interno debe contener las siguientes
caracter"sticas)=rganizacin- de manera tal que se pueda diferenciar
la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la
empresa.(utorizacin y registro operacional- de manera que sea de la
atribucin del departamento de contabilidad el &acer los
registros de las informaciones y de mantener el control!ficiencia-
para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan
cuando menos tres ,/- persona para evitar fraude.1.2 PRINCIPALES
OBJETIVOS DEL SISTEMAS CONTABLEUn sistema de informacin contable
sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien dise5ado,
ofreciendo as" control, compatibilidad, fle:ibilidad y una relacin
aceptable de costo 9 beneficio.!l sistema contable de cualquier
empresa independientemente del sistema contable que utilic, se
deben eecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las
actividades financierasD los datos se deben registrar, clasificar y
resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a
quienes estninteresados y la interpretacin de la informacin
contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.Aegistro
de la actividad financiera) en un sistema contable se debe llevar
un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos
econmicos. !n una empresa se llevan a cabo todo tipo de
transacciones que se pueden e:presar en trminos monetarios y que se
deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se
refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro.
1iertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y
describir obetivamente en trminos
monetarios.1lasificacindelainformacin) unregistrocompletodetodas
lasactividades comerciales implicacom'nmente un gran volumen de
datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser 'til para
laspersonasencargadasdetomar decisiones. Por tanto,
lainformacindedebeclasificar engruposocategor"as. Se deben agrupar
aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga
dinero.Aesumen de la informacin) para que la informacin contable
utilizada por quienes toman decisiones,esta debe ser resumida. Por
eemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una
empresacomo2s ser"ademasiadolargaparaquecualquier
personasededicaraaleerla. $os empleadosresponsables de comprar
mercanc"as necesitan la informacin de las ventas resumidas por
producto. $os gerentes de almacn necesitaran la informacin de
ventas resumida por departamento, mientras quela alta gerencia de
2s necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.KATE
CORDONES 2-08-4679!stos tres pasos que se &an descrito)
registro, clasificacin y resumen constituyen los medios que
seutilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el
proceso contable incluye algo ms que lacreacindeinformacin,
tambininvolucra lacomunicacindeestainformacinaquienes
estninteresados yla interpretacinde la informacincontable para
ayudar enla toma de decisionescomerciales.
Unsistemacontabledebeproporcionarinformacinalosgerentesytambinavariosusuarios
e:ternos que tienen inters en las actividades financieras de la
empresa.)tili*aci+n De La Informaci+n Contable$a contabilidad va ms
all del proceso de creacin de registros e informes. !l obetivo
final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su
anlisis e interpretacin.$os contadores se preocupan de comprender
el significado de las cantidades que obtienen. 8uscan
larelacinquee:isteentreloseventoscomercialesylosresultadosfinancierosD
estudianel efectodediferentes alternativas, por eemplo la compra o
el arriendo de un nuevo edificioD y buscan las
tendenciassignificativas que sugieren lo que puede ocurrir en el
futuro.1ontrol) un buen sistema de contabilidad le da a la
administracin control sobre las operaciones de laempresa. $os
controles internos son los mtodos y procedimientos que usa un
negocio para autorizar lasoperaciones, proteger sus activos y
asegurar la e:actitud de sus registros contables.1ompatibilidad) un
sistema de informacin cumple con la pauta de compatibilidad cuando
opera sinproblemas con la estructura, el personal, y las
caracter"sticas especiales de un negocio en particular.OB,ETI-OS DE
LA IN'O&MACION CONTABLE$a informacin contable debe servir
fundamentalmente para) 1onocer y demostrar los recursos controlados
por un ente econmico, las obligaciones que tenga de transferir
recursos a otros entres, los cambios que &ubieren e:perimentado
tales recursos y el resultado obtenido en el periodo. Predecir
fluos de efectivo. (poyar a los administradores en la planeacin,
organizacin y direccin de los negocios. +omar decisiones en materia
de inversiones y crdito. !valuar la gestin de los administradores
del ente econmico. !ercer control sobre las operaciones del ente
econmico. ;undamentar la determinacin de cargas tributarias,
precios y tarifas. (yudar a la conformacin de la informacin
estad"stica nacional. 1ontribuir a la evaluacin del beneficio o
impacto social que la actividad econmica representa para la
comunidad. 1ualidades 4e $a
