Upload
dinhkiet
View
240
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
Dasar Hukum E-Government
Inpres No.3 Tahun 2003 tentang Strategi Nasional Pengembangan e-Government
TNDE
Permen PAN & RB Nomor 6 Tahun 2011 Tentang Pedoman Umum Tentang Tata Naskah Elektronik di Lingkungan
Instansi Pemerintah
TNDE Tata Naskah
Dinas Elektronik
PENGENALAN TNDE
TNDE adalah konsep/ aturan yang digunakan
untuk membuat dan mengatur naskah dinas
badan/ SKPD
PENGENALAN TNDE
Aplikasi TNDE adalah aplikasi komputer yang
dikembangkan sesuai dengan “Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas Elektronik” PERMENPAN No 006 tahun 2011.
TNDE adalah bagian dari upaya pemerintah, khsususnya
Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi, untuk penyelenggaraan
kepemerintahan yang baik (Good Governance) dan
pengembangan kepemerintahan berbasis elektronik
(e-Government)
SiMaya merupakan aplikasi sistem yang terhubung dengan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna dengan cakupan: sistem komunikasi eksternal, komunikasi internal, disposisi, dan pembuatan surat dengan templat/ borang acu dilengkapi alur kerja untuk surat masuk, disposisi dan surat keluar. Aplikasi memenuhi spesifikasi dasar fungsional dan non fungsional, untuk fungsional dilengkapi dengan manajemen pengguna, agenda surat masuk, agenda surat keluar, manajemen templat/ borang acu, pencarian dokumen, sedangkan untuk non fungsional terdiri dari keamanan aplikasi, pencatatan log aktivitas pengguna, fitur penghapusan dan pembatalan serta keamanan penyimpanan dokumen.
IMPLEMENTASI TNDE INI ADALAH SIMAYA
TNDE merupakan pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini merupakan upaya pemanfaatan teknologi informasi dalam rangka meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi di lingkungan instansi pemerintah. Aplikasi TNDE memberikan kepastian bahwa dokumen yang tersimpan tidak tumpah tindih dengan dokumen yang sudah ada sebelumnya sehingga setiap pengguna dapat mengakses data dokumen yang benar. Pemerintahan Elektronik (e-Government ) mengacu pada penggunaan teknologi informasi di lingkungan instnasi pemerintah, antara lain intranet dan internet. Penggunaan teknologi informasi dapat menghasilkan hubungan bentuk baru seperti Government to Citizen atau Government to Customer (G2C), Government to Business (G2B) dan Government to Government (G2G).
STRUKTUR IMPLEMENTASI E-OFFICE/ TNDE
Infrastruktur Suprastruktur
Infrastruktur Software, Server, Jaringan, PC, Scanner Suprastruktur Kelembagaan, Ketatalaksanaan, SDM
juklak /
Maksud
Sebagai acuan dalam pengelolaan dan pembuatan juknis TNDE Tujuan
Menciptakan acuan pembuatan standar minimal pembuatan juklak/ juknis TNDE bagi instansi pemerintah dalam mendukung kelancaran penyelenggaraan pemerintah yang efektif dan efisien
MAKSUD DAN TUJUAN
Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan TNDE
Terwujudnya keterpaduan pengelolaan TNDE
Lancarnya komunikasi dan kemudahan pengurusan naskah dinas
Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas
Terwujudnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan tata naskah dinas
SASARAN
MANFAAT TNDE
Terwujudnya percepatan Pemerintahan Elektronik (e-Government)
Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintahan
Terwujudnya percepatan reformasi birokrasi
Terciptanya koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi antar instansi pemerintah
Kemudahan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya
Komitmen dan keterlibatan pejabat dalam workflow aplikasi
Perubahan paradigma dalam persuratan
Kedisiplinan pegawai
KENDALA DAN TANTANGAN
Ketidak sesuaian sistem yang dikembangkan dengan yang dibutuhkan pengguna
Ketidak sinambungan pengembangan sistem
Rendahnya kinerja sistem akibat tidak adanya tahapan uji yang baku
Kurangnya dukungan organisasi
Beragamnya sistem SIM (Sistem Informasi Masing-masing)
PERMASALAHAN PENERAPAN
KUNCI PENDUKUNG IMPLEMENTASI
Dukungan Pejabat
Payung Hukum
SDM
Memberikan contoh dengan ikut melakukan Implementasi
Implementasi dan pengelolaan layanan
Bimtek pengguna & Penyiapan SDM infrastruktur terlatih
Seputar siMAYA
• Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
• Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik • Landasan Kebijakan • UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik) • PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik) • Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas • SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada instansi pemerintah
Konvensional siMAYA
� Bekerja harus dikantor � Proses Disposisi lama � Memakan banyak cost seperti
kertas, tinta dll � Butuh Storage untuk
penyimpanan dokumen/arsip � Arsip fisik dapat rusak � Kebergantungan fasilitas
kantor
� Efisisien, Efektif bekerja dimana saja
� Disposisi bersifat real time � Hemat pembiayaan atk � Penyimpanan bersifat
elektronik � Teknologi mobile aplikasi
Transisi Perubahan Budaya
Fitur siMAYA
� Managemen Surat Masuk
� Managemen Surat Keluar
� Disposisi Surat
� Kalender Kegiatan
� Lini Masa
� Penyimpanan Berkas
Klasifikasi Pengguna
� 4 Jenis klasifikasi tipe pengguna di siMAYA : 1. Pimpinan Instansi/Satker/Unitkerja
2. Tata Usaha / Administrasi Surat
3. Pengguna Biasa
4. Admin / Lokal Admin
TATA USAHA Fungsi TataUsaha : ü Scan Surat
Masuk Fisik
ü Menerima dan Menggagendakan Surat Masuk
ü Mengirim dan Menggagendakan Surat Keluar
PENGGUNA BIASA
Fungsi Pengguna Biasa : ü Menerima
Disposisi
ü Mengirim Disposisi
ü Membuat Konsep Surat
ü Memeriksa Konsep Surat
LOKAL ADMIN Fungsi Lokal Admin : ü Membuat
Struktur Organisasi
ü Membuat Nama Jabatan
ü Membuat Pengguna
ü Mengatur Pengguna
Korelasi Antar Pengguna
Scan Surat Administrasi Surat
Disposisi Surat Approval Surat
Penerima Disposisi
Konseptor Surat
Tata Usaha
Pimpinan
Pengguna Biasa
SURAT MASUK
� Surat Masuk terbagi menjadi:
1. Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang
dikonversikan menjadi elektronik
2. Surat Masuk siMAYA adalah surat yang
diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA
Alur Surat Masuk
Tata Usaha
Pimpinan
Pejabat Pejabat
- Scan Surat - Administrasi Surat
- Disposisi Surat
Alur Kerja Surat Masuk Manual Surat Masuk Fisik Scan Surat
(ext .pdf)
AdministrasiInput surat (.pdf) ke
siMAYA Surat Masuk
Pimpinan
Pimpinan Disposisi Surat Disposisi Masuk
Ket : Surat Keluar dikirim melalui siMAYA
Surat Masuk siMAYA
Penomoran
Agenda Surat
Surat Masuk Pimpinan
Disposisi
Surat
Disposisi Masuk ke Penerima
Alur Kerja Surat Masuk antar siMAYA
SURAT KELUAR
Surat Keluar terbagi menjadi :
1. Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi dan dikirim secara manual
2. Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui
aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna
aplikasi siMAYA
Alur Surat Keluar
Staff / Pejabat • Pembuat
Konsep
Pejabat • Pemeriksa
berjenjang
Pimpinan • Approval
Suratl
Tata Usaha
SURAT KELUAR siMAYA
TATA USAHA DINAS A
TATA USAHA SEKRETARIAT DAERAH
TATA USAHA DINAS B
TATA USAHA DINAS C
WALIKOTA TATA USAHA WALIKOTA
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Pemeriksaan Konsep oleh
Pimpinan Administrasi
Surat
Cetak/Print Surat
Pengiriman secara Manual
ALUR SURAT KELUAR MANUAL
Pembuatan Konsep Surat
Pemeriksaan Konsep
Approval Konsep oleh
Pimpinan
Penomoran/Administrasi
Surat
Surat dikirim
ALUR SURAT KELUAR siMAYA