TECHNIQUES DE NEGOCIATION ET DE … · 3.2.1 Se connaître soi-même et apprendre à se connaître La commune doit faire une auto-analyse de son conseil à travers une fiche de présentation

TECHNIQUES DE NEGOCIATION ET DE RECHERCHE DE FINANCEMENT

Guide à l’usage des Conseils Municipaux

DEUXIEME PROGRAMME NATIONAL DE GESTION DES TERROIRS

Le développement du partenariat gage d’un appui réel au développement local

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AAVVAANNTT PPRROOPPOOSS Le Deuxième Programme National de Gestion des Terroirs accompagne depuis plus de cinq ans les communautés rurales dans la définition de leur politique de développement et dans l’exercice de la maîtrise d’ouvrage local. Dans cet appui le renforcement des capacités occupe une place fondamentale. A ce titre, le PNGT2 développe chaque année des modules et des outils simplifiés à l’usage des communautés rurales afin de mieux assurer le transfert des connaissances. Le présent guide, expose les grandes lignes des techniques de négociation et de recherche de financement de niveau national régional et voire même international pour le développement du partenariat. En tant qu’outil de formation, le contenu de ce guide se veut donc de privilégier les communes rurales naissantes à la maîtrise des principes de développement du partenariat. Il se veut être aussi un support de changement de mentalité pour permettre aux différentes communes d’avoir une gamme variée de structures d’appui. L’élaboration de ce guide s’est faite sur la base des expériences de terrain vécues par les agents du programme et les populations à la base. La première version a été produite par les chargées de communication du PNGT2 en 2005. Cette nouvelle version a été actualisée afin de l’adapter au contexte de la décentralisation. Elle a bénéficié de l’apport d’experts internes du niveau central du PNGT2. Je souhaite que l’utilisation de ce présent guide consolide davantage les connaissances des agents de développement, des ONG, et des conseils municipaux dans le processus d’établissement de partenariat. Jean Paul G. SAWADOGO


3 Sommaire 1 CONSTAT .......................................................................................................................... 4

1.1 Contexte général ........................................................................................................ 4 1.2 Conséquences ............................................................................................................. 5 1.3 Solutions possibles ..................................................................................................... 5

2 LES OBJECTIFS .............................................................................................................. 6 2.1 Objectif global ............................................................................................................ 6 2.2 Objectifs spécifiques .................................................................................................. 6

3 CONTENU TECHNIQUE ............................................................................................... 7 3.1 Qu’est ce que la négociation? ................................................................................... 7 3.2 Comment réussir une négociation ? ......................................................................... 7

3.2.1 Se connaître soi-même et apprendre à se connaître ............................................. 7 3.2.2 Se faire connaître .................................................................................................. 8 3.2.3 Rechercher le partenaire ....................................................................................... 8 3.2.4 Connaître le partenaire et ses exigences ............................................................... 9 3.2.5 Elaborer un document de requête ......................................................................... 9 3.2.6 Se préparer à la négociation ............................................................................... 10 3.2.7 Conduire la négociation .................................................................................... 11 3.2.8 Où et quand négocier .......................................................................................... 12 3.2.9 Impliquer le conseil municipal et les citoyens dans la négociation ................... 12

3.3 COMMENT METTRE EN ŒUVRE LE PARTENARIAT ? ...... ....................... 13 3.3.1 Signer un accord de partenariat .......................................................................... 13 3.3.2 Respecter et suivre les clauses de l’accord ......................................................... 13 3.3.3 Impliquer le conseil municipal et les citoyens dans la mise en œuvre du partenariat ......................................................................................................................... 13 3.3.4 Rendre compte .................................................................................................... 14


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1 CONSTAT

1.1 Contexte général Le Gouvernement du Burkina Faso depuis 2004 s’est engagé dans une communalisation intégrale du pays. A cet effet, 302 communes rurales ont été créées. Le Code Général des Collectivités Territoriales détermine l’orientation de cette décentralisation, les compétences et moyens d’action, les organes et l’administration des collectivités territoriales. Le Code prévoit la responsabilisation totale des communautés de base, impliquant que la planification des actions et des investissements soit ascendante et décentralisée, et que la maîtrise d’ouvrage des investissements soit assurée au niveau local par les bénéficiaires eux-mêmes (Conseil Municipal et Conseil Villageois de Développement). L’opérationnalisation de ce principe est que les populations ont la responsabilité : (i) de l’élaboration des plans communaux de développement, (ii) de la maîtrise d’ouvrage et de la gestion des investissements qu’elles cofinancent.

Cependant la mise en œuvre de ce principe se heurte à un certain nombre de difficultés :

� La faible capacité de mobilisation financière des communautés de base ; � l’analphabétisme des populations ; � la méconnaissance des partenaires (domaines d’intervention,

procédures ...) ; � le manque de compétences en techniques de négociation ; � la rigidité de certains bailleurs qui ne s’intéressent qu’à des activités bien

ciblées ; � les modalités d’intervention de certains projets.

Dans l’optique de permettre aux communes rurales d’élaborer et de mettre en œuvre leur plan de développement, il est nécessaire que les conseils municipaux développent le partenariat. Pour ce faire la maîtrise des techniques de négociation par les conseils municipaux constitue un atout important.


5 1.2 Conséquences La non maîtrise des techniques de négociation pour le développement d’un partenariat peut entraîner les conséquences suivantes :

� La difficulté d’avoir des financements pour le Plan ; � Le partenaire ayant appuyé l’élaboration du plan de développement peut

se trouver être le seul ou le principal bailleur; � De nombreux microprojets inscrits dans les plans peuvent ne pas être

réalisés par manque de financement ; � La non diversification des partenaires dans le financement des

microprojets.

1.3 Solutions possibles � S’organiser au niveau du village /communes rurales � Elaborer des plans de développement � Renforcer les compétences des communautés en techniques de

négociation � Rechercher des partenaires � Faire la promotion du plan de développement.


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2 LES OBJECTIFS

2.1 Objectif global Outiller les conseils municipaux en techniques de négociation et recherche de financement.

2.2 Objectifs spécifiques � Former les conseils municipaux en techniques de négociation et

recherche de financement. � Vulgariser les techniques de négociation et recherche de financement. � Renforcer les capacités des agents d’accompagnement des communes

rurales en techniques de négociation et recherche de financement.

Le présent dossier technique propose la démarche à suivre pour réussir une négociation afin d’établir un partenariat durable.


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3 CONTENU TECHNIQUE

3.1 Qu’est ce que la négociation? La négociation se définit comme étant un processus par lequel on cherche à s’entendre, à trouver entre partenaires des compromis sur les objectifs à atteindre de part et d’autre et les moyens à utiliser. Le partenaire dans ce contexte est une personne, un organisme (public ou privé), une institution avec lequel ou laquelle la commune rurale cherche à réaliser un projet commun.

3.2 Comment réussir une négociation ? Pour réussir une négociation le conseil municipal doit éviter d’être sur des positions figées et tenir compte de l’avis de l’autre. Il doit savoir ce qu’il veut et ce qu’il peut donner pour l’obtenir.

Avant de se présenter à une séance de négociation, il y a des préalables à satisfaire.

3.2.1 Se connaître soi-même et apprendre à se conna ître La commune doit faire une auto-analyse de son conseil à travers une fiche de présentation. Dans cette fiche doivent figurer les informations telles que :

� � L’identité de la commune, c'est-à-dire sa dénomination, sa localisation, sa population (ethnie, nombre d’habitants hommes /femmes, nombre de jeunes, etc.), la date de mise en place du conseil, la composition du conseil (nombre d’élus, nombre d’alphabétisés, etc.) ;

� Le mode d’organisation et de fonctionnement (différents organes

constitutifs) ; � Le dynamisme du conseil (tenue des réunions, mobilisation interne des

fonds, activités réalisées, ….) ; � Les potentialités et contraintes de la commune ; � Les relations entretenues avec d’autres partenaires en faisant ressortir

les appuis déjà reçus ou en cours.


8 Pour réaliser cette fiche, il est important pour le conseil d’utiliser les données du Plan Communal de Développement. Elle doit être la vitrine de la commune donc bien présentée, illustrée, facile à lire et diffusée.

3.2.2 Se faire connaître Il s’agit pour le conseil municipal de mener des activités pour attirer l’attention du public sur la commune et son projet de développement, l’objectif étant d’inciter le partenariat. Cela peut se faire à travers l’organisation d’une campagne d’information et de communication utilisant les canaux suivants :

� La radio, � Les conférences, � Les points de presse, � Les prospectus, � Les affiches, � Les sites web, � La presse écrite, � Les rencontres, � Les documentaires, � Les canaux traditionnels (crieurs, griots, théâtre…) � Etc.

La campagne de communication consiste à informer et échanger avec différents publics (organisations paysannes, hommes, femmes, jeunes, autorités coutumières et religieuses, partenaires techniques et financiers etc.) durant un ou deux mois. Cette campagne de communication doit permettre à la commune de se forger une bonne image d’entreprise (C'est-à-dire que le conseil doit travailler comme une entreprise qui a un objectif de développement et des résultats à atteindre).

3.2.3 Rechercher le partenaire Il s’agit pour le conseil municipal de faire le point sur les partenaires potentiels de la commune, de la région et du pays. Il peut également rechercher des partenaires à l’extérieur du pays. Ces partenaires peuvent être des individus, des organisations, des projets et programmes, des communes etc. Cette recherche peut se faire à travers :

� L’utilisation de l’outil Internet ; � L’exploitation de l’annuaire des projets et programmes, des ONG etc. � Des contacts directs avec des personnes ressources (lors des ateliers, des

séminaires, des voyages, des cérémonies diverses etc.) ; � La participation du conseil à des instances de concertation.


9 A la suite de cette recherche, le conseil doit dresser un répertoire des partenaires potentiels. Ce répertoire servira pour la collecte d’informations approfondie afin de mieux les connaître.

3.2.4 Connaître le partenaire et ses exigences Il s’agit de vérifier et de préciser les informations sur les partenaires identifiés. Pour plus d’efficacité, un dossier de négociation doit être rédigé dans la langue du partenaire. Pour ce faire, il faut bien le connaître. Les éléments qui permettent de mieux connaître un partenaire sont :

� Son origine, son nom et son adresse exacts (pays, identité, contacts etc.) ; � La personne à laquelle il faut s’adresser au sein de l’organisation du

partenaire (Monsieur/ Madame le directeur (trice), le coordonnateur (trice), le représentant (e), le (la) secrétaire exécutif…..

� Ses domaines et zones prioritaires d’intervention, ses critères de sélection et sa durée pour les projets et programmes et ONG;

� Les procédures de transmission des dossiers de partenariat ; � Les délais d’études de décision et les exigences de contrôle et de

justification. Les informations approfondies sur les partenaires peuvent être obtenues par le conseil municipal par plusieurs moyens : plaquettes, prospectus, fiches de présentation, site web, documentaires, auprès d’une organisation ou d’un agent ; occasions de

rencontres avec les partenaires, visite au siège du partenaire.

3.2.5 Elaborer un document de requête Le document de requête donne les précisions sur les besoins de partenariat (technique et financier). Il comporte le plus souvent les éléments suivants :

� La description de la commune et sa problématique de développement (potentialités, contraintes, vision…)

� Les axes prioritaires de développement

� Les objectifs de développement

� Les résultats attendus � Les indicateurs clés

de performance et de suivi

� Le budget Au besoin le conseil municipal peut utiliser le document synthèse du plan communal de développement.

Le conseil municipal doit toujours informer l’autorité de tutelle de toutes les actions entreprises dans le cadre de l’établissement d’une collaboration avec un partenaire. Cette information doit se faire par :

- la transmission par le maire d’un courrier officiel d’information de la volonté de la commune à établir un partenariat avec un tiers;

- l’organisation de rencontres ; - la transmission des différentes copies de documents

(dossier de requête, synthèse de PCD, accord de partenariat, rapports d’exécution…)

- la participation à des visites de réalisation L’implication de l’autorité dans le processus de négociation engagé par la commune constitue un aval important aux yeux des partenaires. Elle renforce le rôle de l’autorité et des

services techniques dans l’appui –conseil à la commune.


10 3.2.6 Se préparer à la négociation Pour aller à la négociation, il faut avoir un plan de discussion et être capable de le changer en fonction de l’allure que prendra la négociation. Pour ce faire, il faut :

• Tenir une réunion préparatoire au niveau du conseil pour constituer un « comité de négociation ». Ce comité de négociation doit comporter en son sein des gens capables de mener correctement la négociation même s’ils ne sont pas les premiers responsables ou les conseillers (techniciens, consultants, personnes ressources, leaders du milieu….). Il est préférable que ce comité n’excède pas 5 personnes et désigne un chef de délégation;

• Disposer d’un dossier de bonne qualité (avoir des informations bien

classées dans un document sur la commune rurale et disposé d’un document bien établi de la requête ou de synthèse du PCD). Le dossier doit être compris et maîtrisé par l’ensemble des membres du comité de négociation, c'est-à-dire que chacun des membres doit pouvoir donner un avis sur chaque élément contenu dans le dossier.

• Transmettre le dossier préparé au partenaire à l’avance et négocier une

date, heure et lieu de rencontre. la transmission du dossier incombe au Maire. A cet effet, il prépare un courrier officiel adressé au partenaire spécifiant l’objet. Il doit s’assurer que le courrier a été effectivement réceptionné. Les sources de vérification peuvent être le bordereau de réception, le téléphone, le mail…

• Revoir le dossier de négociation quelques jours avant la rencontre. Cette responsabilité incombe toujours au comité qui doit établir un plan de discussion en responsabilisant chacun en fonction de ses compétences ;

• Avoir à l’esprit que le jour de la négociation, les membres du comité doivent avoir une tenue vestimentaire correcte, et éviter les odeurs (tabac, alcool etc.) qui peuvent déranger éventuellement l’interlocuteur.

Il est souhaitable d’impliquer la femme dans le processus de négociation. Un comité mixte de négociation permet d’avoir une vision plus large et globale sur les aspects de développement touchant aussi bien les femmes que les hommes. Pour ce faire le conseil dans le choix des membres du comité de négociation devra prendre en compte cette dimension.


11 • Etre ponctuel à la rencontre de négociation. Il est préférable que les

membres du comité localisent le lieu de la rencontre quelques jours avant la rencontre, arrivent 30 minutes avant l’heure de la rencontre.

3.2.7 Conduire la négociation Pour bien mener la négociation, il est nécessaire après les salutations d’usage et l’introduction de :

o Demander la procédure à suivre si elle n’a pas été indiquée. Cela consiste à s’imprégner de la manière dont les discussions vont être conduites (exemple : exposé préalable des deux parties, échanges, principales décisions …) ;

o Parler d’une seule voix à travers le chef de délégation, les autres membres complétant au besoin ; le chef de délégation doit être le principal interlocuteur. Il distribue la parole aux autres membres de la délégation. Les interventions des autres membres doivent être concises. Le chef de délégation conclut les échanges au nom du groupe ;

o Eviter de se contredire c'est-à-dire ne pas avoir des avis contraires sur les mêmes sujets lors des discussions ;

o Eviter de mentir. Toutes les informations doivent être vérifiables et conformes au dossier de requête ;

o Rester toujours dans le sujet c'est-à-dire ne pas parler de sujet autre que l’objet de la rencontre;

o Savoir accepter certaines propositions du partenaire tout en veillant à ce que les objectifs soient atteint ;

o Savoir se retirer au besoin pour se concerter et avoir un avis commun ; o Savoir écouter et s’assurer qu’on a bien compris les propos du partenaire ; o Savoir poser des questions pour mieux comprendre les idées du partenaire.

Les points d’attention pendant la négociation peuvent être :

o Se présenter brièvement ; o Situer les objectifs ; o Indiquer la pertinence des actions par rapport aux problèmes vécus ; o La démarche d’exécution ; o Le niveau de contribution des membres par rapport au montant total du dossier ; o Les précisions sur le suivi et l’évaluation ainsi que les outils qui seront utilisés ; o L’impact des résultats sur les membres, les femmes, les jeunes, la communauté,

l’environnement, etc. °)

CONSEILS PRATIQUES o Localiser le lieu de la rencontre avant la date ; o Etre ponctuel (au moins 30min avant l’heure de la rencontre) ; o Avoir une tenue vestimentaire correcte et propre ; o Eviter les odeurs dérangeantes (tabac, alcool…) ; o Savoir écouter et s’assurer qu’on a bien compris les propos du partenaire ; o Savoir poser des questions pour mieux comprendre les idées du partenaire ; o Etre discipliné dans les interventions (ne pas parler tous à la fois) ; o Etre précis et concis dans les interventions ; o Eviter de mentir c'est-à-dire ne pas donner des informations erronées ; o Informer toujours le conseil municipal et les citoyens de tout ce qui est entrepris.


12 A ce niveau le comité peut préparer un exposé sur la base du document de synthèse du PCD ou de la requête. Le chef de délégation pourra alors faire cette communication d’une durée n’excédant pas 30 minutes.

3.2.8 Où et quand négocier Deux cas de figures peuvent le plus souvent se présenter en ce qui concerne le choix du lieu de la négociation :

� Dans les locaux du partenaire Dans ce cas, la négociation se fera dans un espace généralement clos (bureau, salle de réunion…)

� Dans la commune Dans ce cas le comité se charge d’identifier et d’aménager le lieu de la rencontre. Il est important d’éviter d’en faire un évènement festif qui occasionne un attroupement de foule. Un programme indicatif de la rencontre doit être élaboré et transmis au partenaire. Il est souhaitable d’y introduire une visite de terrain. L’ensemble des partenaires (projets, programmes, ONG…) travaillent habituellement sur une année fiscale allant de janvier à décembre. Pour ce faire, la négociation doit être terminée quelques mois avant le démarrage de la campagne ou de l’année fiscale pour permettre d’inscrire le projet au titre du programme de l’année suivante si le financement est acquis. Ainsi, la période de janvier à juin doit être mise à profit pour mener les négociations.

3.2.9 Impliquer le conseil municipal et les citoyen s dans la négociation

Le processus de négociation pour l’établissement de partenariat ne doit pas être seulement l’affaire du maire et du comité de négociation. Le conseil municipal et les citoyens doivent être impliqués dans le processus de négociation de bout en bout. Ils doivent:

� Etre informés du contenu du dossier ; � Etre informés de la constitution du comité de négociation; � Etre informés de l’évolution de la négociation ; � Contribuer à la prise en charge des négociateurs lors des déplacements

(cotisation, participation financière, etc.)


13 Lorsque les règles ci-dessus énumérées sont observées, le conseil municipal augmente les chances de réussir sa négociation et d’obtenir ainsi des financements. Toutefois, toute négociation n’aboutit pas forcement à un succès. Lorsque la négociation aboutit, un accord de partenariat est alors signé.

3.3 COMMENT METTRE EN ŒUVRE LE PARTENARIAT ?

3.3.1 Signer un accord de partenariat L’accord de partenariat est un document qui engage les deux parties (conseil municipal et partenaire) et définit les modalités et les procédures de collaboration. Seul le Maire est habilité à signer cet accord au nom du conseil municipal. Mais auparavant, le contenu doit être porté à la connaissance du conseil municipal.

3.3.2 Respecter et suivre les clauses de l’accord Les clauses de l’accord de partenariat doivent être scrupuleusement respectées. Pour ce faire la commune doit éviter de :

� Utiliser les fonds alloués à des destinations autres que celles prévues ; � Refuser de justifier l’utilisation des fonds ; � Refuser de rendre compte de l’état d’exécution ; � Ne pas respecter leur engagement.

Le non respect des accords de partenariat peut entacher l’image de la commune et compromettre les négociations futures avec le partenaire présent et d’autres partenaires. Le Maire est le garant du respect des clauses de l’accord. Pour cela il doit mettre en place un dispositif de suivi de l’exécution des différents accords de partenariat. Ce suivi doit permettre de faire régulièrement le point sur l’état de mise en œuvre de l’accord et de fournir les différentes pièces y afférentes (rapports, pièces justificatives …)

3.3.3 Impliquer le conseil municipal et les citoyen s dans la mise en œuvre du partenariat

La mise en œuvre du partenariat ne doit pas incomber seulement au maire et au comité de suivi. Le conseil municipal et les citoyens doivent participer activement à toutes les actions liées à l’ accord. Ils doivent:

� Etre informés du contenu de l’accord ; � Etre informés de la constitution du comité de suivi;


14 � Etre informés de l’évolution de la mise en oeuvre ; � Contribuer à la mise en œuvre et au suivi des actions.

3.3.4 Rendre compte A l’issue de la mise en œuvre des actions contenues dans l’accord de partenariat, le conseil municipal a l’obligation de rendre compte. Cela pourrait se faire à travers :

� L’établissement d’un bilan sous forme de rapport comportant le niveau d’exécution physique et financière, les difficultés rencontrées et les leçons tirées ;

� La transmission officielle de ce rapport aux partenaires et à l’autorité de tutelle ;

� La tenue de sessions extraordinaires ; � La diffusion dans les médias ; � L’affichage dans la commune ; � Les visites de réalisations ; � La tenue d’assemblées villageoises avec les CVD.

Rendre compte permet au conseil municipal d’être crédible auprès des citoyens, de l’autorité de tutelle et des partenaires. Ceci augure d’une bonne gouvernance locale permettant de bénéficier toujours d’un partenariat .

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TECHNIQUES DE NEGOCIATION ET DE … · 3.2.1 Se connaître soi-même et apprendre à se connaître La commune doit faire une auto-analyse de son conseil à travers une fiche de présentation