Tietojohtamisen alatyöryhmä 10.5.2017

SOTEMAKU esiselvitysraportti

Tietojohtaminen ja tietotuotanto alatyöryhmä

Jouni Nummi ja koko työryhmä Jouni Nummi, puheenjohtaja, Tuki- ja osaamiskeskus Eskoo Eija-Riitta Uusihauta, Tuki- ja osaamiskeskus Eskoo Tiina Perä, Seinäjoen terveyskeskus Erna Hilli, Järvi-Pohjanmaa Timo Takala, ELY-keskus Maria-Liisa Nurmi, Kuussote Johanna Sorvettula, Etelä-Pohjanmaan liitto Teemu Puolijoki, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Esko Kiviniitty, Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä Maija Aho-Koivula, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Arto Rautajoki, Pohjanmaan maakuntien sosiaalialan osaamiskeskus SONet BOTNIA Tuula Ristimäki, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Heli Seppelvirta, Etelä-Pohjanmaan liitto Harri Jokiranta, Etelä-Pohjanmaan SOTE Marko Rossinen, Etelä-Pohjanmaan liitto

15.5.2017

Selvityksen teema, tarkoitus ja kohde

• Selvityksen teemana on kuvata ja selkeyttää tietojohtamisen ja

tiedontuotannon arkkitehtuurin tavoitetilaa päätyöryhmälle – Tavoitetilana on selvittää keskeiset tietotarpeet ja mittarit järjestäjän, tuottajan,

asiakkaan näkökulmasta ja huomioida myös kansalliset tarpeet – Tietojohtamisen mallissa on hahmotettava ydintoimijat ja sidosryhmät – Ohjausrakenne ja kehittämisrakenteen tiedontuotanto – Loogiset tietovarannot

• Lähtökohtana Etelä-Pohjanmaalla on yksi ja yhteinen SOTEMAKU tietojohtamisen arkkitehtuuri

Esiselvityksen vaiheet

1. Nykytilan analyysi - Lainsäädäntö keskeinen lainsäädäntö tiedon hyödyntämisen kannalta - SOTEMAKU kokonaisuuden tiedolla johtamisen nykytila

- Aiemmat sote-työryhmien selvitykset - Maku-kokonaisuuden nykytila

- BM mm. - Pohjois-Pohjanmaan tietojohtamisen taustalla on PoPSteri – hanke, jossa on valmisteltu kattavaa

tietojohtamisen kokonaisuutta. Aino-Liisa Oukan 3.5 (Liite myöhemmin, nro 1) - Muuta aineistoa

• Sote-tiedon toissijaisen hyödyntämisen kokonaisarkkitehtuuriluonnos (http://stm.fi/sote-tiedon-hyodyntaminen)

2. Tavoitetilan kuvausta ja linjauksia

- Keskeiset tietojohtamisen tietotarpeet ja mittaritarpeet • Järjestäjän, tuottajien, asiakkaan, kansallinen näkökulma • Ydintyöryhmistä tulevat tarpeet (ei kartoitettu)

– Arkkitehtuurikuvausta • Tietojohtamisen mallissa on hahmotettava ydintoimijat ja sidosryhmät • Ohjausrakenne ja kehittämisrakenteen tiedontuotanto • Loogiset tietovarannot (ja tietovirrat jatkossa)

3. Tietojohtamisen mallin kuvausta - Ohjausrakenne (sisältäen toimijat) - Kehittämisrakenne tietotuotanto: synergia, tarpeellinen integraatio ja erillään olo

4. Esitykset konkreettisista toimenpiteistä syksylle 2017-

Esiselvityksen sisältö

• Kokoukset/muistiot löytyvät maakunnan sp pvm:t

• Aiempia selvityksiä (Diat 6) • Keskeisiä havaintoja ja linjauksia (Diat 7-16)

• Järjestäjän tietotarpeita • Tuottajien tietotarpeita • Asiakkaan tietotarpeita • Kansallisia tietotarpeita

• Arkkitehtuurikuvausta (Diat 17-22) • Tietojohtamisen mallin kuvausta (Diat 23-25)

– Ohjausrakenne (sisältäen toimijat) – Kehittämisrakenne tietotuotanto: synergia, tarpeellinen integraatio ja erillään olo

• Linjausta vaativat asiat (Dia 26)

• Esitykset konkreettisista toimenpiteistä syksylle (Dia 27)

Aiempia selvityksiä Maakunta • Taustatietotyöryhmän väliraportti • SOTE-ICT selvitysraportti 9/2016, luku 7 Kansallisia selvityksiä • KUVA tilannekatsaus (Liite 2, Päivi Hämäläisen katsaus 2.5.2017)

Ensimmäisen kokonaisehdotus sote-mittaristoksi kommentoitavaksi keväällä 2017)

– hyvinvoinnin ja terveyden tila sekä hoidon ja palvelujen tarve – palvelut ja palvelu- ja hoitoprosessit sekä palvelujen saatavuus – kustannusvaikuttavuuden ja laadun seuranta – resurssit mahdollisia mittareita eri ohjaus- ja tietotarpeisiin. Eniten mittareita on mietitty kansalliselle ja maakunnan tasolle, vähiten tuottajan ja asiakkaan tasoille

• Palvelupakettikäsikirjat sekä Ehdotus sosiaali- ja terveyspalveluiden uudeksi kansalliseksi mittaristoksi VN 3/27 (http://tietokayttoon.fi/julkaisu?pubid=18701)

• Sosiaalitaidon tuottama materiaali (mm. SIFT-työkalu), materiaali maakunnan

sp:ssa

Tietotarpeiden hahmottelua

• ”konsernitaso” • Taloustiedot (keskitetyt palv?) • Hlöstörakenne (keskitetyt palv.?) • Tuloksellisuus (VM ja neuvottelumekanismit) • Sisäiset tavoitteet ja toteumat

• Kehittämishankesalkut (muutosjohtaminen) • Työtyytyväisyystulokset (terveys) • Hankinnat (keskitetyt palv.?) • Kiinteistöt (keskitetyt palv.?) • Matkustus (keskitetyt palv.?), Etc.

Tietotarpeiden hahmottelua • Toimintaympäristö/ulkoinen (strategiatason

seurantaindikaattorit ja ennusteet, vrt. neuvottelumenettelyt) • Väestökehitys, -rakenne, -tiheys -ennusteet

(palvelurakenne, -maantiede) • Toimialarakenteen kehitys (yrityspalvelut,

maatalouspalvelut) • Työllisyyden kehitys, työttömyyden rakenne

(hlöasiakkaiden palvelut) • Pendelöintisuunnat ja palvelujen alueellinen

saavutettavuus (palvelurakenne, maantiede) • Ympäristön ja tieverkon tilaa koskevat avaintunnusluvut • Hyvinvointia koskevat indikaattorit • Yms yms.

Näissä vahvana tukena ovat erilaiset tilastojärjestelmät ja SYKEn paikkatietojärjestelmä, jota käyttävät sekä ELY-keskus että maakunnan liitto (YKR)

Tietotarpeiden hahmottelua • Asukas-/asiakaspalaute

• Sidosryhmätutkimukset • Palvelutyytyväisyystutkimukset • Osallisuusteemaan liittyvät vuoropuhelu

–ja palautemekanismit? • Kansalaisraadit • Asiakasraadit • Etc.

ELY-keskuksen liikenne- ja ympäristövastuualueilla toimii valtakunnalliset asiakaspalvelukeskukset, jotka on keskitetty Pirkanmaan ELY-keskukseen.

Tietotarpeiden hahmottelua • Aluekehittämisen

rahoituskokonaisuuden hallinta (rakennerahastot, MAKE-ohjelma, kansalliset kehittämisvarat) • Tavoiteindikaattorit/toteumat • Resurssit

• Hakemusten määrä/käsittelyn tila • Määrärahojen käyttö • Käsittelyajat

ELY-keskusten IE2-hankekokonaisuudessa on meneillään pilotointi, jossa rakennetaan ja testataan tiedolla johtamisen työpöytää TEM:n rahoituskokonaisuuden osalta ->.

Tietotarpeiden hahmottelua • Kasvupalvelujen järjestäminen ja tuottaminen

(monituottajamalli) • Asiakastarpeiden tunnistaminen ja määrittely • Markkinavuoropuhelu (kilpailutusosaaminen, tieto tuottajista

ja resursseista) • Määrärahaseurannat • Valvontavastuut ja sopimukselliset indikaattorit

• Yhteiskunnallinen vaikuttavuus • Asiakasvaikuttavuus

• Palveluprosessit (volyymit, kustannustehokkuus, laatu, ”läpimenoajat”, etc.)

• Asiakaspolkujen seuranta • Palveluintegraatio, ongelmien ratkaiseminen • palvelutyytyväisyys

(taustalla mm. URA-järjestelmä ja siihen perustuva työnvälitystilastojärjestelmä + qlickview, sekä ASKO-yritystietokanta, joka korvataan uudella järjestelmällä. Markkinavuoropuhelun tietopohjan kerääminen on projektoitu -> )

Tietotarpeet/Järjestäjä – Keskeisiä näkökulmia ja linjauksia

• Strategiat ja palvelulupauksen toteutuminen • Sote järjestäjän tarpeet

– Järjestäjän tehtävien tukeminen – Valtion linjaukset (uudistuksen tavoitteet) – Palvelun tuottajiin liittyvät tiedot – Palvelujärjestelmän toimivuus kokonaisuutena – Valvonta

• Non- sote tarpeet

– Jatkossa • Seurataan palvelupaketti- mittariston ja KUVA -työryhmän ehdotettavaa mittareiden

kehittymistä ja valtakunnallista vastuunjakoa • Haastattelu tarpeista MAKU-johtajat • Arkkitehtuurissa huomioitava tiedon tuottamisen prosessi, loogiset tietovarannot (

avaintiedot) , tiedon hyödyntäminen (Diat 20-22) – Tietotarpeiden määrittelyssä on pystyttävä kertomaan, mitä loogisia tietovarantoja

kulloinkin hyödynnetään

– Liitteet • Liite 2, Sote järjestäjän tietotarpeet_MN, Liite 3, Järjestäjän tietotapeet_2 • Liite 4, MAKU-Tietotarpeiden hahmottelua

Tietotarpeet/Kansallinen taso • Kansalliset tietotarpeet (Liite 5)

– Keskeiset lainsäädännöstä nousevat linjaukset • Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämislaki 30 – 34 §:

– Sote-palvelujen tarve, saatavuus ja laatu, ennuste, talous – Sopimukset, tuotanto, talous, laatu, hyvinvointi, vaikuttavuus – Raportointiajankohdat asetuksella – Maakuntien talous- ja toimintasuunnittelu, investoinnit ja hankinnat sekä toiminnan

tehokkuudesta, prosessit – Yksityiset ja kolmannen sektorin tuottajat

• Maakuntalaki 136 § – Sosiaalihuollon kansalliset tietotarpeet

• Tietotuotannon yhtenäistäminen (mm. Kansa-kouluhanke) – Ehdotus sosiaali- ja terveydenhuollon uusiksi kansallisiksi mittareiksi (STM)

• Kustannukset, Laatu, Vaikuttavuus – Jatkokehitys

• Turvallisuus • Asiakkaan/potilaan raportoima terveydentila tai toimintakyky (PROM-mittarit: EQ-5D tai

PROMIS) • Asiakas- ja potilasjärjestelmiin kerättävän tiedon kehitys

• Linjauksia – Kansallisten tietotarpeiden osalta tukeudutaan olemassa oleviin selvityksiin ja ohjeisiin, koska

maakuntien seuranta pitää tapahtua yhtenäisten kriteerien ja reunaehtojen mukaan – Kansallista arkkitehtuurikuvausta tarvitaan

• huomioitava tiedon tuottamisen prosessi (kuka tuottaa tietoa mistä, kenellä ja vastuut) • loogiset tietovarannot ( avaintiedot), • tiedon hyödyntäminen ja analyysi

Tietotarpeet/ Tuottaja (1)

Järjestäjälle tuotettava tieto

• Asiakasmäärä • Kustannukset • Odotusajat • Asiakkaan näkökulmasta

palvelujen tulee olla kokonaisuus – miten mitataan?

Oman toiminnan johtamiseen tarvittava tieto

• Asiakkaat valitsevat – miten osoitetaan asiakkaille ”loistava toiminta, joka kannattaa valita vuodesta toiseen”

Kansalainen toiminnan kohteena, professio, ammattitaito, palvelun/hoidon laatu

Kaksisuuntainen mittaristo – osin samoja ja osin eri mittareita

Tietotarpeet/ Tuottaja (2) Diasarja 10.4.2017

Oman toiminnan johtamiseen tarvittava tieto Liiketoiminnan tiedonhallinta • Toiminnanohjaus(resurssit, kustannukset, prosessit, tulokset) • Asemoituminen, kilpailutilanne, tulevaisuus, teknologia

Aineettoman pääoman johtaminen • Ammattilaisten osaamisen hallinta, opetus, koulutus • Asiakasohjaus ja asiakkaan osallistaminen • Uuden tiedon tuottaminen, tieteellinen ja soveltava tutkimus

Innovaatiojohtaminen • Kehittämispotentiaalin tunnistaminen, kannustaminen • Ideoiden talteen ottaminen ja jalostaminen käyttöön

Tietämyksen hallinta • Olemassa olevan julkisen ja hiljaisen tiedon hyödyntäminen

Keskeiset tietojohtamisen tarpeet asiakkaiden kannalta

• Tieto tuottajien tuotteiden sisällöstä asiakkaille • Tieto prosessin toimivuudesta/odotusajoista • Tieto palvelujen saatavuudesta ja saavutettavuudesta • Tieto siitä, mikä tuottajista on laadukkain ja vaikuttavin

TOIMINTA-ARKKITEHTUURISSA HUOMIOITAVA

Lähde: SOTE tietojen tietoturvallisen hyödyntämisen arkkitehtuurin työpaja (STM) luonnos https://www.innokyla.fi/documents/1598478/2310a904-0c55-4acd-a4f9-24b4929bdecc

Kokonaiskuva

Sote – sidosryhmiä

19 22.6.2017

SOTE tietojen tietoturvallisen hyödyntämisen kokonaisarkkitehtuuri

Tiedon tuottamisen ja hyödyntämisen prosessi (muokattu)

20 22.6.2017

Seurattavan tiedon

määrittely

Alueellinen tiedon keruu,

hallinta, käsittely

Valtakunnallinen tiedon keruu,

hallinta ja käsittely

Tiedon hyödyntämisen tuki ja hallinta

Jatkuvaluonteinen tiedon

hyödyntäminen

Kertaluontoinen tiedon

hyödyntäminen

Tulosten hyödyntämin

en

Määrittelyt, kehittämisvaatimukset

Tietoaineistot

Suostumukset, seurantatiedot

Tietoaineistot

Tietoaineistot

Suostumukset, seurantatiedot

Luvat

Tulokset

Tulokset

Keittämistarve

Kehittämistarve

Tulosten liittäminen seurattavaan tietoon

Tiedon tuottaminen

Kertaluonteteinen (esim. tutkimus) vs. jatkuvaluonteinen tiedon hyödyntäminen (toiminnan ja tuotannon ohjaus

Tiedon tuottamisen ohjaus

Muokattu: Lisätty tiedon tuottamisen ohjaus, joka keskeinen tietojohtamisen osa-alue mm. - Strategiset tarpeet - Palvelulupaus - Laatu, tietoturva - MasterDatan hallinta

(mm. koodistot, luokitukset, asiakasrekisterit, tuottajarekisterit)

- Lainsäädännön velvoitteet - Tietotuotannon yhtenäiset

periaatteet ja käsitteet

Prosessit nelitasomallissa (muokattu)

21

Valtakunnallinen taso

Yhteistoiminta-alueiden taso Rooli on vielä loppuun asti määrittelemättä, joten prosessitkin voivat muuttua

Maakuntataso

Palveluntuottaja-taso Tiedon

tuottaminen

Seurattavan tiedon

määrittely

Seurattavan tiedon määrittely

Valtakunnallinen tiedon keruu,

hallinta ja käsittely

Tiedon hyödyntämisen tuki ja hallinta

Kertaluontoinen tiedon

hyödyntäminen Jatkuvaluontein

en tiedon hyödyntäminen

Kertaluontoinen tiedon

hyödyntäminen Jatkuvaluonteinen tiedon

hyödyntäminen

Kertaluontoinen tiedon

hyödyntäminen Jatkuvaluonteinen tiedon

hyödyntäminen

Alueellinen tiedon keruu,

hallinta ja käsittely

22.6.2017

Tiedon kokoaminen ja tuottaminen mahdollisesti esim. ISAACUS

Tuottajan tiedonkeruu,

hallinta ja käsittely

Muokattu: alueellinen tiedonkeruu, hallinta voi olla myös maakuntatasolla (tai molemmissa), tuottajalla on myös omaa tiedokeruuta tuotannonohjauksen näkökulmasta

Valtakunnallinen taso

Loogiset tietovarannot (muokattu)

22 22.6.2017

Palveluntuottaja-taso

Maakuntataso YTA-taso

Kunnan hyvinvointi-palveluiden tietovaranto

Alueellinen tietoallas

Palveluntuottajien tietovarastot ja

analysointi

Alueellisen sote-johtamisen ja järjestämisen

tukitiedot

Maakunnallinen tietovarasto ja

analysointi

Soten valtakunnallis

ten rekisterien

arkisto

Tilastoaineistot

Luparekisteri

Monialaisen yhteistyön

asiakasasiakirjojen

tietovaranto

Valtakunnallinen tietoallas

Muut valtakunnalliset tietovarannot (tarkennettava maku?)

Eläkevakuutus-yhtiöiden etuustieto-varannot

Kelan etuuksien

tietovaranto

Työeläkealan ansiotietojen tietovaranto

Valtakunnallinen työeläke-

etuuksien tietovaranto

Tapaturmaetuuksien

tietovarannot

Kuolemansyytiedot

Kansallinen tulotietojen tietovaranto

Metatietovaranto

Saatavuus-tietovaranto

Genomitietovaranto

Biopankkien näyte- ja

tietorekisteri

Työsuojelun tietovaranto

Ympäristöterveyden-huollon

tietovaranto Valtakunnallin

en varmennepal

velun tietovaranto

Valtakunnallinen

henkilötietojen tietovaranto

(VTJ)

Operatiiviset tiedot

- Asiakas- ja potilastiedot

Operatiiviset tiedot Talous-, henkilöstö,

tukipalvelut yms

Tulevaisuus?

Nykytila

PHR Asiakkuudenhallinnan

vaatimat tiedot

Luparekisteri Valtakunnallinen tietoallas

Soten valtakunnallis

ten rekisterien

arkisto

Tilastoaineistot

Monialaisen yhteistyön

asiakasasiakirjojen

tietovaranto

Luparekisteri

Soten valtakunnallis

ten rekisterien

arkisto

Tilastoaineistot

Monialaisen yhteistyön

asiakasasiakirjojen

tietovaranto

Luparekisteri

Luovutustiedot

Sote-metatietovara

nto Koostettujen

aineistojen arkisto

luokitukset, koodistot ja

sote-organisaatiot

Soten valtakunnallisten

rekisterien arkisto

Tilastoaineistot

Monialaisen yhteistyön

asiakasasiakirjojen tietovaranto

Valtakunnallisen sote-ohjauksen

tukitiedot

Valtakunnallinen

suostumusten

Valtakunnallinen sote-

tietovaranto (Kanta +

PHR)

Valtakunnallinen tietoallas

suostumusten ja tahdonilmausten

tietovaranto

Valtakunnallinen sote-

tietovaranto (Kanta + PHR)

Luparekisteri Valtakunnallinen tietoallas

TIETOJOHTAMISEN JA OHJAUKSEN MALLI

Ohjausrakenne • Ohjausrakenteen on oltava yhteinen koko maakunnalle. Sitä johdetaan konsernitasolta,

mutta jokaisella esimiehellä/vastuuhenkilöllä on oltava käytössään ”monitorit” ja työkalut, jolla tavoitteita seurataan ja mittareita mitataan.

• Tietotuotannon ohjausrakenne on osa järjestäjää. Sillä on suorat linkit valtakunnallisiin toimijoihin, esim. sotessa THL ja Kela. Maku: ministeriöt ja ”keskusvirastot”

• Tietojohtamisen mallin on tuettava maakunnan omaa kokonaisuutta ja vastattava myös

valtakunnallisen ohjauksen tarpeisiin. Raportoinnin on oltava ennakoivaa eikä vain tilastoja tutkivaa

• Tietojohtamisen tukena on seurattava muita maakuntia ja heidän saavutuksiaan (BM-

toiminta) • Toimijoina:

– maakunnan ylin johto ja keskijohto

Kehittämisrakenne tietotuotanto

• Synergia, tarpeellinen integraatio ja erillään olo • Kehittämisranteen tietotuotanto hyödyntää suurta määrää

erilaisia tietolähteitä ja ”tietovesistöjä” (altaat, virrat jne….) • SOTEMAKUN oma kehittämisyksikkö hyödyntää järjestäjän kautta

saatavaa tietoa ja hankki sitä myös itsenäisesti.

Linjausta vaativat asiat • Seurataan Sote-tiedon toissijaisen hyödyntämisen kokonaisarkkitehtuuriluonnoksen mallia (valmistuu elokuu 2017)

• Kansallisten tietotarpeiden osalta tukeudutaan olemassa oleviin selvityksiin ja ohjeisiin, koska maakuntien seuranta pitää tapahtua yhtenäisten kriteerien ja reunaehtojen mukaan

Esitys jatkotoimenpiteiksi

• Muutosvaiheessa hyödynnetään vain ne tietovarastot ja prosessit, jotka ovat välttämättömiä

• Luetteloidaan ja kuvataan muutoksen kohdassa kriittiset tekijät eli

vähimmäistiedot jota tarvitaan – Aloitetaan työ ja tarkennetaan jatkossa

• etenkin mittareiden osalta – Vanhoja järjestelmiä hyödynnetään aluksi, mutta prosessit pitää suunnitella uusiksi

• Rakenteet voivat alussa olla epätarkoituksenmukaiset, mutta muutosten

taustalla tärkeintä on strategia, tavoitteet ja prosessit

• MAKUSOTE-toiminta arkkitehtuurikuvausta tulee tarkentaa kokonaiskuvan saamiseksi

Liitteet (tekstissä)