UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE EL SALVADOR

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

Lic. en Contaduría Pública Virtual

ASIGNATURA: Contabilidad financiera II

FACILITADOR: Carlos Mariano Moreno Salamanca

SECCION: 01

TEMA: EL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

NOMBRES CARNET

López López Santos 54-5019-2015

Ciclo I -2016

Fecha de entrega: 12 de febrero de 2016

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Dar a conocer el sistema de control interno del área de Efectivo y

Equivalente de Efectivo de una empresa comercial salvadoreña.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar las arreas especificas en los que se aplicaran los

procedimientos pertinentes para la ejecución de un buen sistema de

control interno.

Mencionar algunas políticas importantes de control que se manejan

para el desarrollo de un sistema de control interno dentro de la

empresa comercial salvadoreña.

INTRODUCCIÓN

En la sociedad empresarial es de suma importancia tener un buen sistema de

control interno, ya que si no se tiene uno dentro de institución pueden haber

perdidas de efectivo, malversación de fondos, robos y mala utilización de los

ingresos y egresos, tanto ha sido la necesidad de contar con un sistema de control

debido a que podemos medir la eficiencia y la productividad, especialmente si

centramos las medidas en las actividades básicas que en la institución se realizan.

Es bueno resaltar, que las empresas que apliquen este tipo de controles podrán

observar información real de las operaciones de la empresa. Además es de suma

importancia tener un departamento de planificación que sea capaz de verificar que

los controles se cumplan para una mejor gestión dentro del periodo contable.

Dentro del documento se muestran solo al área de EFECTIVO Y EQUIVALENTES

DE EFECTIVO del control interno aplicado a una empresa comercial salvadoreña,

resaltando las políticas, controles, y procedimientos que comprende esta área.

Además se presenta unos formatos con los que la empresa puede realizar las

transacciones de ingresos y egresos de caja.

De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una

empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en

constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la

organización como es el área de finanzas que es la columna vertebral de toda

entidad empresarial.

CONTROL INTERNO ESTABLECIDO POR LA ADMINISTRACIÓN DE UNA MEDRIANA EMPRESA COMERCIAL SALVADOREÑA.

Para el eficiente control de las operaciones y la adecuada protección de los

activos de la empresa, debe implementarse un sistema de control interno, a

efectos de propiciar la obtención de la información financiera confiable, que

proporcione credibilidad y utilidad para un mejor desarrollo de la gestión

administrativa mediante adecuada toma de decisiones.

Para efectos se detalla el sistema de Control Interno Contable:

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO.

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS IMPORTANTES DEL CONTROL

Ingresos en caja

A continuación se mencionan algunas Políticas de control que deben establecerse

en la mediana empresa comercial salvadoreña, por los ingresos que perciben

como resultado de sus operaciones básicas.

La principal medida para obtener un control efectivo sobre los ingresos,

consiste en depositarlos diariamente e íntegramente en una cuenta

bancaria.

Si no es posible hacerlo el mismo día, por los menos deberá hacerse en

la mañana del día siguiente. Este sistema reduce el riesgo de robo,

malversación u otra forma de perdida, ya que su aplicación facilita la

identificación de los informes y comprobantes de ingresos diarios con

los depósitos bancarios efectuados y determina la fácil confrontación de

los ingresos según registros contables y los créditos hechos en los

estados de cuenta mensuales que envían los bancos.

Aunque este procedimiento constituya un aspecto importante de control,

su implementación no elimina la posibilidad de desfalcos.

En consecuencia, para evitar este tipo de anomalías un funcionario

independiente de las personas que manejan los fondos, debe verificar

diariamente la integración de los depósitos al banco.

La responsabilidad de la custodia del efectivo, deberá estar asignado a

una sola persona y esta no podrá autorizar por sí, los ingresos y

egresos de la caja, tampoco hacer asientos en los registros contables.

El cajero debe ser el encargado de la custodia de los fondos de la

empresa y si no se cumple con lo antes dicho es muy probable que

exista oportunidad para que el cajero lleve a cabo un desfalco de

efectivo y lo oculte, por ello el cajero no debe tener acceso a los

registros contables, ni hacer pagos a planillas, su función debe limitarse

a la custodia y deposito del efectivo.

La función del cajero debe ser independiente de la preparación de

documentación de ingresos: dedicándose únicamente a la custodia y

manejo de los fondos.

Todos los cheques que reciba la empresa por los ingresos obtenidos en

cualquier concepto, deben extenderse a favor de la empresa y dársele

instrucciones a los bancos mediante un sello de endoso que los haga

aceptables en calidad de depósito. De esta manera se ponen a salvo de

cualquier perdida o mal uso antes de ser depositados.

Es necesario obtener antecedentes claros sobre la honorabilidad de los

que manejan fondos. por otra parte, es indispensable que todos los

empleados que intervengan directa o indirectamente en su manejo

rindan fianza para asegurarse contra posibles pérdidas.

El encargado de caja no podrá usar dinero de los ingresos diarios para

cubrir cualquier tipo de gasto, la práctica contraria hace perder el

control, cuando sea autorizado por la administración.

Los movimientos de caja se asentaran en un registro auxiliar que

contendrá como mínimo: fecha de la operación, número del recibo de

ingreso, fecha del depósito y nombre de la institución financiera

conforme a la naturaleza de la cuenta. Este registro contendrá ingresos

y egresos diarios, constituyendo el control principal de la caja y bancos.

De él dependerá un informe periódico conforme a las necesidades, este

informe tabular podrá ser diario, semanal, catorcenal, o mensual.

De esta manera independiente del informe periódico, debe existir un

reporte que refleje el corte diario de operaciones, dicho reporte debe

reflejar el movimiento de ingresos por ventas. Este reporte debe ser

autorizado por la administración o contador.

El corte diario de operaciones mostrara el último recibo de ingreso,

egreso, cheque u otro documento contable emitido y su respectivo

número, para saber con qué numeración empezara la emisión de tales

documentos el siguiente día.

Debe evitarse la práctica de cambiar cheques a terceros tomando

efectivo de caja, la prohibición debe extenderse a cheques a nombre de

la empresa.

EGRESOS DE CAJA.

Todos los pagos que realice la empresa deben efectuarse por medio de

cheques.

Se efectúan pagos pequeños y de emergencia para lo cual es conveniente

tener un fondo de caja chica especial.

Debe existir una segregación de funciones en los procedimientos de pago.

REGLAS:

A continuación se mencionan algunas reglas elementales que sirven para obtener

un control efectivo de los fondos de caja chica, caja general y cuentas bancarias:

CAJA CHICA Se hace necesario crear un fondo de caja chica, para pagos menores que no

excedan al importe establecido como máximo por la empresa.

Los reembolsos de los gastos deben efectuarse periódicamente, mediante la

emisión de cheques a nombre del encargado del fondo. Así, en cualquier

momento el importe del fondo podrá verificarse, agregando al efectivo que exista

el valor de los comprobantes.

Los importes del fondeo de caja chica deben controlarse por medio de cuentas de

mayor y es aconsejable establecer el menor número de fondos posibles.

Dichos fondos deberán establecerse de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Todo desembolso debe ampararse por un comprobante, anotando el

importe con números y letras, así como el concepto del pago y fecha del

mismo.

El encargado del fondo de caja chica, no debe efectuar pagos cuando los

comprobantes no se encuentren autorizados por un funcionario designado

expresamente para ello.

Es indispensable que se regule en forma concreta el límite máximo a pagar,

ya que la finalidad es hacer desembolsos y que todo gasto mayor a dicho

límite debe pagarse por medio de cheque.

CAJA GENERAL

Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer la

existencia a esa fecha, lo cual se comprueba con arqueos efectuados por

funcionario de alta gerencia o empleados ajenos a contabilidad y cajeros.

Debe efectuarse arqueos de sorpresa, para evitar que los cajeros maneje

indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja y deben efectuar

dicho arqueo el contador o el auditor si lo hubiera.

Debe obtenerse confianza sobre el personal de caja para evitar que la

empresa sufra perdidas en caso de robos desfalcos y abusos de confianza.

Al efectuar aqueos de caja en el manejo de dinero, es posible que ocurran

errores al efectuar la devolución de dinero. Estos errores pueden causar un

faltante o un sobrante al final del día, en el momento de contar y comparar

el dinero con la lectura de la caja registradora.

CUENTAS BANCARIAS

Algunas medidas de control que deben aplicarse a las cuentas bancarias

son:

Las cuentas bancarias deben abrirse a nombre de la empresa o

sociedad.

Debe notificarse inmediatamente a los banco cualquier cambio de los

funcionarios autorizados para firmar

Deben conciliarse en los libros todas las cuentas bancarias.

La preparación de los cheques, el registro de las salidas e caja, el

registro en los libros principales y la firma de los cheques, deben

estar en lo posible en manos de distintas personas, con el objeto de

lograr la comprobación automática de estas transacciones y evitar la

posibilidad de equivocación o fraude.

Así mismo, la conciliación de los estados de cuenta del banco con

los registros contables, deben formularse por empleados

independientes del manejo de los ingresos de efectivo.

Deben tomarse las precauciones necesarias para evitar las

alteraciones de los cheques. Estos documentos se hacen en papel

de seguridad numerados correlativamente. Solo resta formularios en

forma clara y anotar el importe con números y letras, y de ser posible

usar maquinas protectoras de cheques. además es indispensable

anular los espacios en blanco.

La emisión de cheques debe hacerse a nombre del beneficiario; ya

que de este modo no solo se protege a la propia empresa, sino

también al beneficiario mismo.

Debe implementarse el uso de firmas mancomunadas en los

cheques, y para que este control resulte efectivo es necesario que

ninguna de las firmas se coloque antes de su emisión o en blanco.

Es de suma importancia concientizar a los funcionarios autorizados

para firmar, que esta medida no solo dificulta la falsificación, sino que

pone bajo vigilancia de dos de ellos la corrección del trámite

efectuado para el pago.

Todos los cheques, aunque hayan sido anulados deben ser

registrados en la contabilidad. Es imprescindible que además de

anular los cheques, deberá anularse también la copia del cheque y el

taco de la chequera.

CONCILIACIONES BANCARIAS

Cuando se estable un control interno satisfactorio tanto en desembolsos

efectuados como los ingresos obtenidos, se verifican automáticamente con las

conciliaciones bancarias.

No es el propósito determinar la mejor forma de efectuar las conciliaciones

bancarias, pero se dan los siguientes lineamientos generales para efectuarlas

satisfactoriamente.

Las conciliaciones bancarias deben elaborarse partiendo con el saldo del

banco, sumando o restando las partidas de conciliación hasta llegar al saldo

que presenta la cuenta del banco en contabilidad.

Las partidas de conciliación deben detallarse mostrando fechas en casos

de depósitos en tránsito y al detallar los cheques pendientes de cobro,

indispensable anotar los números de los cheques, fecha de expedidos,

nombre del beneficiario y valor.

Debe exigirse que se elabores las conciliaciones bancarias inmediatamente

después de recibir los estados de cuenta bancarias. De otro modo las

posibilidades de error o fraude se incrementarían notablemente.

Las conciliaciones bancarias deben ser efectuadas por personas ajenas al

manejo de la caja.

Los asientos para corregir diferencias entre los estados de cuenta del

banco y los libros de contabilidad, solo deberán realizarse cuando se haya

investigado ampliamente las discrepancias y determinado las cuentas que

serán afectadas.

ÁREAS ESPECÍFICAS A APLICAR PROCEDIMIENTOS

CAJA CHICA.

CAJA GENERAL

BANCOS

PROCEDIMIENTOS DE CADA ÁREA

CAJA CHICA.

OBJETIVOS:

Evitar que los fondos sean malversados.

Ejercer control sobre los diversos gastos pagados con este fondo.

Hacer pagos urentes que eviten la elaboración de cheques.

PROCEDIMIENTOS:

Revisar que el fondo autorizado de caja chica, sea el que se revele en los

estados financieros.

Revisar que toda salida de efectivo de la chica debe estar documentada por

un vale y el comprobante justificativo del egreso.

Asegurarse que todo pago por caja chica sete debidamente autorizado por

la persona responsable de hacerlo.

Revisar que todo pago que se efectué por caja chica no sobrepase los

límites establecidos.

Asegurarse que el encargado de estos fondos, mensualmente liquide los

pagos efectuados permitiéndose el reintegro del valor de los pagos.

Revisar que todos los documentos liquidados del fondo de caja chica estén

sellados de cancelado, indicando el número de cheque con que se hizo el

reintegro, el banco contra el que se giró y la fecha de emisión.

Revisar que este fondo no se utilice para hacer préstamos y cancelar

cheques, si nomas bien para operaciones del giro normal de la empresa.

Elaborar informe de las observaciones encontradas en examen de esta

área.

CAJA GENERAL

OBJETIVOS:

Evitar malversación de fondos.

Que los estados financieros revelen adecuadamente los fondos existentes.

que los ingresos, egresos, se registren adecuadamente en los libros

contables.

PROCEDIMIENTOS:

Verificar que exista un comprobante de ingreso a caja por todo efectivo que

ingresa por cualquier concepto.

Revisar la continuidad en la correlatividad de los comprobantes de ingreso

en caja.

Asegurar que se hagan cortes de caja general.

Constatar que los cortes de caja se registren en el formulario diseñado

para tal fin.

revisar que los fondos recibidos en caja general sean remesados íntegros

e intactos al banco respectivo.

Verificar que los comprobantes de remesas estén sellados de recibido por

los bancos.

Revisar que los egresos de caja general estén autorizados por la persona

responsable para tal efecto.

Llevar a cabo arqueos a caja general en forma sorpresiva al menos una vez

por mes.

Cuando se practiquen arqueos de caja revisar la correlatividad de los

documentos por ventas y confrontar contra los talonarios de emisión.}

Revisar que todos los ingresos y egresos estén debidamente contabilizados

y autorización.

Cotejar el cierre de cada mes que el saldo de la caja general sea igual al

saldo detallado en el corte de caja.

Elaborar un informe gerencial de las observaciones más importantes

encontradas en el examen con el objeto de que sean corregidos.

BANCOSOBJETIVOS:

Que las disponibilidades de efectivo en los bancos, se revelan

adecuadamente en los estados financieros.

Que los pagos efectuados sean cancelados a través de cheques y que

estos estén debidamente contabilizados.

Que todo egreso esté debidamente documentado.

evitar irregularidades en el manejo de los fondos.

PROCEDIMEINTOS:

Obtener los números de cuentas bancarias, a fin de verificar que las

remesas, notas de abono, notas de cargo y cheques, estén registradas

debidamente en el banco.

Revisar que la emisión de cheques esta autorizada por los funcionarios

responsables.

Revisar que la emisión y contabilización de los cheques sea en forma

correlativa.

Revisar que las chequeras estén guardadas en un lugar seguro.

Revisar que todo cheques este amparado por un comprobante contable

y los documentos justificativos que generan la operación.

Para la toma de decisiones y control de efectivo, examinar que todo

documento que mueva efectivo este registrado en un control de

disponibilidad por el banco.

revisar la corrección en la elaboración de las conciliaciones bancarias y

el cumplimiento en la elaboración.

Verificar las sumas de las conciliaciones bancarias, así como el detalle

de los cheques no cobrados, depósitos y cargos en tránsito.

solicitar confirmación de saldos de cuentas corrientes y cuentas de

ahorro, para efectos de cotejar contra las conciliaciones bancarias.

Revisar que el saldo del estado de cuenta sea igual al saldo afirmado.

Examinar los estados de cuenta del banco, verificando que no tengan

enmendaduras e investigando y explicando cualquier diferencia.

Revisar que las notas de cargo y abonos efectuados por los bancos,

estén debidamente registradas.

Revisar que todos los documentos de cargos y abonos registrados en el

estado de cuenta, sean devueltos por los bancos según lo estipulado en

el artículo 1194 del código de comercio.

Verificar que las conciliaciones bancarias tengan fecha de elaboración,

autorización y hayan sido elaboradas por el responsable de ellas.

investigar los cheques importantes que estén pendientes de cobro en el

periodo examinado y especialmente aquellos cuyas fechas de emisión

sean demasiado antiguas.

verificar que si existen sobregiros bancarios, estos sean clasificados

como pasivos.

Elaborar un informe de todas las observaciones encontradas en la

revisión de las conciliaciones bancarias, de tal manera que sean

corregidas, verificando posteriormente su ejecución.

CONCLUSIÓN

El control interno comprende el plan de organización, los métodos y

procedimientos de control que una empresa establece durante su creación y va

englobado a tres objetivos principales: a) Suficiencia y confiabilidad de la

información financiera, b) Salvaguardar los activos de la empresa y c) efectividad y

eficiencia de las operaciones.

Es importante el funcionamiento dentro de la empresa ya que permite el uso

adecuado de los bienes, y generar información financiera real y confiable.

BIBLIOGRAFIA

Aplicación de un sistema de control interno en la mediana empresa comercial salvadoreña área metropolitana de San Salvador.

Autor(es) :

Chávez Morales, Manuel Humberto; Guerrero Mendoza, Salvador; Henríquez

Menjívar, Noé

Edición : UTEC

Ciudad : San Salvador

Año : 1996

Fundamentos de control interno}

Autor(es) : Perdomo Moreno, Abraham

Edición : 9ª ed

Editorial : International Thomson Editores

Ciudad : México, D.F.

Año : 2004

COMPROBANTE DE CAJA CHICA

NOMBRE DE LA EMPRESAN°POR $

RECIBE DE LA SUMA DE DOLARES

CONCEPTO DE

CARGUESE A

SAN SALVADOR ,______________DE _____________DE_____20

Autorizado por Recibido por

ANEXOS

COMPROBANTES A UTILIZAR EN EL SITEMA DE CONTROL INTERNO.

COMPROBANTE DE CAJA CHICA.

(NOMBRE DE LA EMPRESA)

POR $

Reciba la caja la suma de:

CONCEPTO DE

CARGUESE A

Fecha: _______________________________________________________

Recibido por:

INGRESO DE CAJA

COMPROBANTE DE INGRESO EN CAJA

COMPROBANTE DE CHEQUE VOUCHER

COMPROBANTE NO: ______________

______________________ DE 20__________ $ ____________

PAGUESEA LA ORDEN DE ______________________________________________________________________________

LA SUMA DE _________________________________________________________________________________________________DOLARES

BANCO_________________________________________ CHEQUE N. __________________CUENTA: ___________________

VALOR

CUENTA APLICACIÓN CONTABLE DEBE

Hecho por Recibi conforme Autorizado Contador Auxiliar Principal

CONCEPTO DEL PAGO

DEBE

TOTAL $