TUGAS PRAKTEK TEACHING PBFMELAKUKAN INVENTORY CONTROL MANAGEMENT DENGAN METODE PARETO ABACDISUSUN OLEHRAHMAH MAULIDAH MFIRMANNANIK

Model ABC (Always Better Control)Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :

ABC mengelompokkan berdasarkan kebutuhan dana yaitu:A = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 75%B = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 20%C = Kel obat yg nilai rencananya menyerap dana 5%

Dalam hal ini, tiga kelas, yaitu: A, B, dan C, di mana besaran masing-masing kelas ditentukan sebagai berikut (Sutarman, 2003, pp. 144145):1. Kelas A, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 15-20% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 75-80% dari total nilai uang.2. Kelas B, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 20-25% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 10-15% dari total nilai uang.3. Kelas C, merupakan barang-barang dalam jumlah unit berkisar 60-65% dari total seluruh barang, tetapi merepresentasikan 5-10% dari total nilai uang.

Besaran masing-masing kelas di atas akan membentuk suatu kurva sebagaimana terlihat pada Gambar 1 di bawah ini.

Sumber: Kusnadi, 2009, p. 9

Gambar 1. Kurva Analisis ABCPrinsip dasar analisa ABC1. Analisa tak tergantung harga satuan, tapi nilai pemakaian per tahun2. Tak tergantung jenis barang3. Katagori ABC tidak selalu sama, tergantung ukuran yang diambil, persediaan dan jumlah barang yang dikontrol.Tujuan analisa A.B.C.Menentukan arah dari pengendalian yang selektif.

A : perlu perhatian intensif dan sistem yang cermat, pengendalian khusus, jumlah jenis arang sedikit tetapi membawa hasil besarB : pengendalian periodik dengan sistem sederhanaC : pengendalian hanya bila terjadi penyimpangan, digunakan sistem sederhana

Langkah- langkah menentukan kelompok A, B dan C :1. Susun daftar item yang ada yang berisikan : Nama persediaan dan identitas, Jumlah unit, Harga per unit dan Jumlah harga.2. Menentukan jumlah unit untuk setiap tipe barang.3. Menentukan harga per unit untuk setiap tipe barang.4. Mengalikan harga per unit dengan jumlah unit untuk menentukan total nilai uang dari masing-masing tipe barang.5. Susun urutan semua item dengan menempatkan item yang mempunyai jumlah harga terbesar pada urutan pertama dan seterusnya. Kemudian menjumlahkan nilai rupiah dari seluruh item menjadi Jumlah Total 6. Menghitung persentase kumulatif barang dari banyaknya tipe barang.7. Menghitung persentase kumulatif nilai uang barang dari total nilai uang.8. Membentuk kelas-kelas berdasarkan persentase barang dan persentase nilai uang barang yaitu:a. Obat kelompok A termasuk dalam kumulasi 75%b. Obat kelompok B termasuk dalam kumulasi > 75% s/d 95%c. Obat kelompok C termasuk dalam kumulasi > 95% 100%9. Menggambarkan kurva analisis ABC (bagan Pareto) atau menunjuk tingkat kepentingan masalah.10. Menjumlahkan prosentase dari item pertama dengan kedua dan seterusnya secara kumulatif, sampai ditemukan jumlah total seluruhnya 100%.Dengan analisis ABC, kita dapat melihat tingkat kepentingan masalah dari suatu barang. Dengan begitu, kita dapat melihat barang mana saja yang perlu diberikan perhatian terlebih dahulu.Manfaat analisa ABC :Manfaat yang bisa diraih jika berhasil memenuhi pengadaan sesuai kondisi hukum pareto, antara lain :a. Tidak terjebak pada kondisi bisnis apotek yang tidak teraturb. Memiliki gambaran data untuk mengambil ketepatan perlakuan bisnis apotekc. Merinci beberapa kelompok produk yang memiliki nilai strategis bagi bisnis apotekd. Aliran kas terkendali dengan arus yang baik.e. Rasionalisasi frekuensi pemesananf. Menekan jumlah persediaan

Analisis Pareto ini berguna untuk :1. Produk mana saja yang memberikan kontribusi paling banyak terhadap penjualan. Belum tentu obat mahal memberikan kontribusi banyak dan sebaliknya.2. Pengelompokan persediaan atas dasar Pareto juga memberikan kemudahan dalam pengaturan jumlah persediaan.3. Penjualan dalam kategori Pareto A, dibuat dengan prioritas tinggi dan frekwensi pemesanan sesering mungkin dengan jumlah unit sedikit (asal diingat persediaan pengaman). 4. Persediaan Pareto kategori C, tidak perlu diperhatikan secara mendalam, kalau perlu membeli dalam stok secara minimal saja dan pembelian/pesanan tidak mempengaruhi banyak terhadap nilai penjualan.5. Kelompok Pareto juga membantu untuk menghubungkan faktor tingkat kecukupan, dengan nilai barang. Artinya barang-barang yang berharga mahal dan terjual banyak haruslah diprioritaskan dalam perhitungan persediaan, pesanan maupun monitoring tingkat persediaannya

Contoh Soal :Suatu PBF ingin melakukan perencanaan pengadaan obat, dengan melihat data penggunaan obat periode sebelumnya, data tersebut dapat dilihat pada gambar dibawah ini :

Langkah selanjutnya :

Selanjutnya dapat dilihat :

Analisa VENPengelompokan obat berdasarkan dampak tiap jenis obat pd kes.Kel V: (SSE) Kel obat yg sangat sangat esensial (vital), mis:- Life saving drug- Obt unt pel kes pokok- Obt unt mengatasi peny penyebab kematian terbesar.Kel E: (SE)Kel obat yg bekerja pd sumber peny (kausal)Kel N: (E)Obat-2 penunjang (kerjanya ringan dan biasanya utk menimbulkan kenyamanan / mengatasi keluhan ringanSistem VEN digunakan untuk:1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dg alokasi dana yg tersedia.2. Dalam penyusunan kebut obat yg masuk kel V diusahakan tidak terjadi kekosongan.Kriteria penentuan VEN dpt mencakup berbagai aspek:1. Klinis2. Konsumsi3. Target kondisi4. BiayaLangkah-langkah menentukan VEN:1. Menyusun kriteria menentukan VEN2. Menyediakan data pola peny3. Standar Px

ANALISIS VEN ABCAnalisis ini menggabungkan kedua kelompok diatas dalam suatu matrik sehingga analisa menjadi lebih tajam.1. Matrik dapat dibuat seperti berikut :

2. Matrik dijadikan dasar menetapkan prioritas dalam rangka penyesuaian anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan.3. Barang yang bersifat Vital (VA,VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli atau perlu perhatian khusus.4. Barang yang Non Esensial tetapi menyerap anggaran banyak (NA) diproritaskan keluar dari daftar belanja.