&

TIDSSKRIFT OM uDDannelSe & uDvIKlIng

Gør mødet til

dagens oplevelseSide 14

Mødekulturens5 bud

Side 10

Spar tid oG penGemed virtuelle møder

Side 17

12014

KompetenceguidenKursuscenterguiden

temaMødeledelse og -kultur

Med nogle få greb kommer du tættere på

idealet for det produktive mødeSide 6

Derfor er det vores konsulenters fornemste opgave at skabe værdi for din virksomhed og undgå dyre fejlansættelser.

Med solid faglig baggrund inden for specifikke fagområder og erfaring i udvælgelse af kandi-dater på alle niveauer rekrutterer vi nye medarbejdere til virksomheder i hele landet.

Medarbejdere er ikke dit vigtigste aktiv... De rigtige medarbejdere er!

www.temp-team.dk

TEMP-TEAM tilbyder en bred palette af serviceydelser

Drag fordel af vores mangeårige erfaring og omfattende netværk og lad os finde kvalificerede medarbejdere og effektive vikarer med den helt rette personlighed, når du skal ansætte.

Vi hjælper dig, hvad enten du har behov for en vikar en enkelt dag, en ny fast medarbejder eller et helt team til et længerevarende projekt.

Rekruttering

International rekruttering

Lønadministration

Fagrelevante testTry & hire

OutplacementVikarassistance

ProfilanalyserProjektansættelser

Allerød48 76 08 44

Herlev44 54 09 44

Kolding75 50 18 44

Aarhus86 19 76 66

Viborg87 26 22 44

Horsens76 28 69 44

Holstebro96 13 09 44

København Vest43 35 09 44

Odense63 12 53 44

Esbjerg97 21 69 21

Herning97 21 69 21

København33 36 09 44

Aalborg98 77 79 44

3januar 2014 uddannelse & udvikling

leder

Er møder spild af tid?

Chairman

Kim Staack Nielsen, MBA, BA,

DANSK HR

I langt de fleste virksomheder er

møder en del af dagligdagen, men

møder er arbejdstid, og arbejdstid er

penge. En times møde hver dag for

flere af virksomhedens medarbejde-

re kan dermed hurtigt blive omkost-

ningsfuld. Derfor er det vigtigt at

have fokus på mødets effektivitet,

så tiden bliver brugt optimalt.

Vi har nok alle prøvet at gå fra et

møde med følelsen af mere eller

mindre at have spildt tiden, som

kunne have været brugt på noget

andet langt mere effektivt. At holde

effektive møder og undgå spildtid

betyder imidlertid ikke, at man nød-

vendigvis skal skære ned på møde-

tiden. Det handler i højere grad om

at have fokus på at bruge tiden

mere effektivt.

Som mødeleder er det for eksempel

vigtigt inden mødet at gøre sig selv

klart og melde ud til deltagerne, om

det er et informationsmøde eller et

møde med plads til debat, forslag

og diskussion. Det er også vigtigt at

have en dagsorden, og så holde sig

til den for at sikre, at diskussionerne

ikke løber løbsk. Diskussion og

videndeling er vigtig i enhver virk-

somhed, men det er væsentligt at

klarlægge hvornår, når der afholdes

møder.

Med teknologien har vi mulighed for at udføre

arbejdet på distancen og meget kan klares med kol-

legaerne over videomøder, chat og e-mail. Online

møder er en måde at spare tid og penge på. Dog er

det væsentligt at huske på, at online møder ikke kan

erstatte fysiske møder. Hvis mødedeltagerne ikke

har mødtes før, hvis det er følsomme emner, der

skal diskuteres eller hvis det er et omfangsrigt emne

med mange beslutninger, der skal tages, så bør man

altid prioritere det fysiske møde. Desuden skal online

møder også ledes med fokus på effektivitet for at få

det optimale ud af dem.

For at vende tilbage til spørgsmålet om møder er

spild af tid; Nej, møder er ikke spild af tid. Møder

er afgørende for, at vi kan skabe resultater, fast-

lægge strategier, involvere vores medarbejdere,

skabe engagement og ejerskab. Møderne skal bare

holdes med fokus på, at de ikke bliver spildtid.

På den måde kan møderne bidrage til at skabe

resultater på bundlinjen i stedet for at være en

omkostningssluger.

God læselyst.

uddannelse & udvikling januar 2014 4

03 leder

06 Tema: at skabe produktive møder

10 Tema: Mødekulturens fem bud

14 Tema: gør mødet til dagens oplevelse

17 Tema: spar tid og penge med virtuelle møder

20 Fra skolebænken lone Bidstrup Tikkanen, Parker Hannifin danmark

22 nyt&Tal

24 artikel: Organisationsudvikling uden brug af kostbar ledelsestid

28 Bogmarkedet

30 artikel: gamification

35 kompetenceguiden

38 kursuscenter i fokus: Bojesen på axelborg

41 kursuscenterguiden

TeMa:

Mødeledelse og -kultur

redakTiOnMarie KorsgaardCommunikation Managermko@danskhr.dk

annOnCesalgPernille P. MønstedSales Managerppm@danskhr.dk

graFisk designerDorethe Nielsendn@danskhr.dk

TrYkviBlaJegstrupvej 4M,7800 SkiveISSN 0909-3729

udgiverDANSK HRBrunbjergvej 10A, 8240 RisskovTlf. 86 21 61 1130. årgang

TidsskriFTeT uddannelse & udvikling udsendes som en del af medlemskabet af DANSK HR. Medlemskab koster 3320 plus moms.Kan tegnes på tlf.: 86 21 61 11

uddannelse & udvikling kan også købes særskilt som årsabonnement til en pris på kr. 395,00 pr. år excl. moms og forsendelse for to numre

ansvarsHavende redakTørChairman Kim Staack Nielsen, MBA, BA

Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt. vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde. Med nogle få greb kommer du tættere på idealet for det produktive møde.

Forskning viser, at medarbejdere og ledere oplever, at 21 % af mødetiden er spildt. Meget beklageligt, når det sammenholdes med, at mange nøglemedarbejdere bruger mere end halvdelen af deres tid på at gå til møder. så hvad kan vi gøre for at gøre mødet til dagens oplevelse?

Møder koster tid, og tid er penge. derfor fokuserer alka Forsikring på at gøre møderne så rige, kreative og effektive som muligt. seneste tiltag er it-afde-lingens fem mødebud, der har medført et idékatalog, som alle medarbejdere har glæde af.

10 6

14

indHOld

“Vi glæder os til at byde dig velkommen som udstiller på Træfpunkt Human Resources 2014.”

Kim Staack NielenChariman, MBA, BA DANSK HR

ArrAngør I sAmArbejde med medIepArtnere

guldsponsorer

HUMAN RESOURCES 2014

®

Allerede tilmeldte udstillere på træfpunkt 2014:

S O F T W A R E T I L H R

www.traefpunkt-hr.dk

Øksnehallen i kØbenhavn den 1. og 2. oktober 2014

– danmarks største og mest velbesøgte Hr-messe og mød over 2200 HR-ansvarlige

træfpunkt 2014human ResouRces

udstil på

bestil stand?Kontakt Sarah Elhauge

41 95 14 07se@ibceuroforum.dk

HR-direktørerHR-chefer / HR-konsulenter Uddannelse / træningLinje- og funktionsledere/konsulenterAndre

besØgende 2013HR-direktører

HR-chefer/HR-konsulenter

Uddannelse /træning

Linje- og funktionsledere/konsulenter

Andre

7%18%

8%

65%

2%

TeMa: Mødeledelse Og -kulTur

uddannelse & udvikling januar 2014 6

At skabe produktive møder

Af Bjarne Stark, chefkonsulent, ATTRACTOR/Rambøll

Møder i organisationer ledes ofte tilfældigt og uhensigtsmæssigt.

Vi savner ganske enkelt et nyt ideal for det gode møde.

Med nogle få greb kommer du tættere på

idealet for det produktive møde.

Vi kender alle forskellen på møder, som er givtige, og den nedslåen-

de oplevelse af et ufokuseret møde, der dræner deltagerne for energi

og tager alt for lang tid.

Det kan undre, at mødeafholdelse kan være forbundet med så store

frustrationer; de fleste mødedeltagere vil jo gerne bidrage, og ingen

ønsker et negativt udfald, mindst af alle mødelederen. Man kunne

måske tale om, at det er mødet i sig selv, der tager magten; det bli-

ver mødet, der styrer deltagerne i stedet for omvendt. En hypotese

kunne være, at der i mange organisationer mangler et mødeledel-

sesideal og klarhed over, hvordan møder i praksis kan ledes, så der

opstår et produktivt flow.

Skiftende mødeidealOver tid har det typiske møde forandret sig; for år tilbage eksisterede

der et ideal, hvor den formelle leder sad for bordenden og styrede

mødet med fast hånd. Indholdet var styrende, og mødet var en kom-

munikationsarena, hvor opgaven var at formidle information ned i de

organisatoriske lag. Dette blev gradvist afløst af et medarbejder- og

deltagerstyret møde; der opstod møder, hvor det var fælleskabet der

tog beslutningerne, og alle skulle høres. Idealet blev en demokratisk

tilgang, og modus operandi var: ”Vi kan vel tale om det, indtil vi bli-

ver enige!”. Ingen af disse tilgange bliver i dag set som ideelle, men

hvad er så det nye mødeideal? Det er ofte meget utydeligt.

Ressourcetung aktivitetMøder handler også om ressour-

cer. Undersøgelser gennemført af

Rambøll i 2012 viser, at medarbej-

dere i moderne vidensorganisationer

i gennemsnit bruger otte timer om

ugen på møder. Deltagernes gene-

Bjarne Stark er chefkonsulent i Rambøll/ATTRACTOR, hvor han arbejder med et bredt udsnit af faciliteringsopgaver i såvel den private som den offentlige sektor, er medforfatter på bogen: Systemisk Projektledelse, Samfunds-litteratur 2012.

TeMa: Mødeledelse Og -kulTur

jaunuar 2014 uddannelse & udvikling 7

relle tilfredshed er middel. Afhængig af indstilling kan man sige,

at møder i danske organisationer har det halvgodt eller halvskidt.

Nærmere undersøgelser viste, at tallene dækker over en stor vari-

ation i møderne.

Nogle er gode, andre opleves som meget frustrerende.

Sidstnævnte er et særskilt problem. Amerikanske undersøgel-

ser peger på, at medarbejdere i situationer præget af frustration

påvirkes således, at arbejdstempoet falder i adskillige timer efter-

følgende. Møder er altså en aktivitet af betydeligt omfang, og

viden tilgængelig på området indikerer, at der er god grund til at

tage fat på at skabe bedre møder.

Integration af videnModerne organisationer skal agere i et videnssamfund; det bety-

der, at en organisation må være dygtig til at udnytte medarbejder-

nes viden for at være konkurrencedygtig.

Ligeledes stilles der store krav til opgaveløsningens kvalitet.

Denne kan oftest kun tilvejebringes ved inddragelse af en række

faglige såvel som organisatoriske perspektiver. Møder skal altså

ikke bare afvikles uden bøvl, de skal være situationer, hvor viden

bliver delt, og den bedste vej videre fundet. Et møde kan således

anskues som en arena for integration af viden.

Bedre møder er således ikke blot et spørgsmål om at få styr på

indholdet, men i lige så høj grad et spørgsmål om at får styr på

processen. Vi må i forlængelse

af dette i stigende grad betragte

mødet som organisationens mest

udbredte proces og mødeledelses-

opgaven som en faciliteringsopgave.

Et nyt mødeledelsesideal kunne såle-

des lyde: “En faciliteret, involverende

proces”. Alene den klarhed vil være

hjælpsom for mange mødeledere,

eller rettere mødefacilitatorer.

At facilitere et mødeFacilitering af møder handler om,

at mødelederen tager ansvar for

processen. Denne bestræbelse

kræver, at en del af mødefacilita-

torens opmærksomhed flyttes fra

mødets indhold til mødets proces.

Facilitatoren må konstant spørge sig

selv: ”Hvordan har dette møde det,

og gør vi det på en hensigtsmæssig

måde?”.

Første opgave bliver at skabe en

god opstart; mødets indhold er ofte

givet, en dagsorden er sendt ud,

og den første mødeaktivitet er at

TeMa: Mødeledelse Og -kulTur

afstemme denne: “Er der nogen, der har noget at tilføje”, “Hvad

skal udbyttet være af de forskellige punkter?”. Denne opstartspro-

cedure tjener til at skabe ejerskab til indhold og ud-bytte blandt

mødedeltagerne.

Mødet om mødetNår mødets indhold er afklaret, følger nogle procesovervejelser:

“Hvordan prioriterer vi tiden, hvilke punkter er vigtigst og mest

tidskrævende?”. Procesovervejelser adresserer, hvordan vi taler

om indholdet. Der kan være en stor gevinst ved at afklare, hvor-

dan punkterne er forskellige, samt hvorledes de bedst håndteres,

så der skabes en procesmæssig klarhed: Hvilke punkter er enkle,

hvilke har beslutningskarakter, er der udviklingsorienterede emner,

der kalder på en brainstorm etc.? Særligt vigtigt er det at definere

temaer, der involverer en mere kompleks stillingtagen.

Det gode møde starter altså med et ”møde om mødet”, hvor der

etableres en fælles proceskontrakt, der gør det tydeligt for alle,

hvad mødet handler om, og hvordan de enkelte punkter håndte-

res. Et sådant fælles billede af det gode møde gør det muligt for

deltagerne at bidrage og hjælpe med faciliteringen og øger sand-

synligheden for, at idealet bliver til konkret virkelighed.

Komplekse punkter kræver beslutningerEn særlig udfordring er beslutningsemner, der rummer mere kom-

pleks stillingtagen, hvor mange perspektiver bør høres for at tilve-

jebringe en bæredygtig konklusion. Udfordringen for facilitatoren

er at sikre, at punktet foldes ud, men også at det bliver lukket igen

med en konkret beslutning om, hvordan man kan gå videre.

Komplekse punkter kan med fordel deles ind i tre mindre faser.

Første fase er subjektiv, her kan alle bidrage med deres personlige

og faglige perspektiv; facilitatoren sikrer, at alle bliver hørt, samt

at ingen kommenterer på det, der bliver sagt; viden inddrages, og

kompleksiteten bliver tydelig. Næste fase er refleksiv, her er fokus

på at udforske scenarier for, hvordan punktet kunne håndteres,

flere forslag kan overvejes og vurderes indbyrdes, tilløb til beslut-

ning holdes tilbage. Når et scenarie begynder at tegne sig som

særligt attraktivt, bringes punktet til konklusion. Denne afrunding

udgør således den sidste fase i håndteringen af komplekse punk-

ter. Faseinddelingen bidrager til, at alle taler om det samme på

samme måde, en koordinering, der er

en effektiv forebyggelse af frustration

og ukonstruktiv brug af tid. Hyppigt

sker det, at enkelte deltagere gerne vil

hurtigt frem til den konklusion, de selv

er overbevist om, er den rigtige, men

ofte er der perspektiver, de ikke ind-

drager, og de deltagere, der endnu ikke

er blevet hørt, frustreres: Det er facilita-

torens opgave at orkestrere punktet, så

deltagerne følges ad. Det lyder måske

som en tidskrævende tilgang, men erfa-

ringer peger på det modsatte; at det

sparer tid og gør mødet produktivt.

Visuel mødefaciliteringEn generel udfordring i møder er, at

individer og faggrupper indirekte kæm-

per en indbyrdes kamp om at få beslut-

ninger trukket i deres retning. Enhver

mødedeltager har sit eget personlige

perspektiv begrundet i faggruppe og

egen interesse. I mange organisationer

opstår der derfor let en kultur, hvor

deltagerne føler sig både forpligtet og

berettiget til at bruge deres stemme

til at påvirke udfaldet. Møder bliver

dermed let en kamparena, hvor delta-

gere forsøger at gøre deres indflydelse

gældende med afsæt i egen oplevelse

af virkeligheden. Udfordringen er, at

samtalen gerne skulle munde ud i fæl-

les konklusioner.

Facilitatoren kan med fordel gøre

møderne visuelle gennem brug af

whiteboards eller flipovers, hvor cen-

trale stikord og mindmaps skrives op.

Denne visualisering skaber fokus og

har tillige den indirekte funktion, at der

skabes et konkret fælles billede af ind-

holdet; det bliver tydeligere, hvordan

bidrag passer ind i det allerede sagte.

TeMa: Mødeledelse Og -kulTur

Visuel facilitering medvirker til at skabe en dialogorienteret møde-

kultur, hvor deltagernes bevidsthed holdes fokuseret på det fælles,

og facilitatoren vil oftest opleve, at bidrag automatisk former sig

mere konstruktivt i forlængelse heraf.

At skabe gode møderMøder i organisationer handler om

at bruge den viden, der er til stede,

samt at håndtere processen, så der

opstår fremdrift og gode beslutnin-

ger. Vigtige elementer er en proces-

fokuseret opstart, en faseinddeling

i punkterne, så mødedeltagerne føl-

ges ad. Brug af fælles plancher flyt-

ter fokus fra diskussion til dialog

– små interventioner, som de her

foreslåede, kan gøre en stor forskel

og gøre møder til en attraktiv og

produktiv aktivitet, i stedet for

noget, der stjæler medarbejdernes

energi.