Zotero: un gestor bibliográfico muy recomendable

Aprovechando que el pasado 31 de enero salió la versión 3.0 (link is external) del gestor bibliográficoZotero (link is external) me gustaría hablar de esta herramienta que se ha vuelto imprescindible parami desde que la conocí de forma fortuita hace unos meses gracias a Twitter (link is external) (y derebote conocí también Blanca Espigares, que fue quien me lo recomendó (link is external)).

¿Qué es Zotero?

Zotero es un servicio y un programa de código abierto desarrollado por la Roy Rosenzweig Center forHistory and New Media (link is external) para la gestión de fuentes bibliográficas (link is external)(libros, publicaciones, artículos de revistas, documentos, tesis, conferencias, webs, vídeos, capítulos delibros...), es decir te permite tener una biblioteca de recursos perfectamente organizada para poderencontrar la información que buscas de forma sencilla con tal de consultarla, citarla, anotarla ocompartirla. Quien haya usado delicious, diigo, evernote o programas/servicios similares podríapensar que se trata de una alternativa más, sin embargo tiene una serie de particularidades que lohacen mucho más recomendables para la gestión de recursos bibliográficos de lo que pueden llegar aser estos (que están pensados para enlaces -diigo y delicious- o aspectos generales -evernote) y quetrataré de explicar a continuación.

El funcionamiento de Zotero se basa en cinco conceptos que son a su vez sus mayores bazas:

1. Recopilar2. Organizar3. Citar4. Sincronizar5. Compartir

Recopilar

El primer paso para utilizar Zotero consiste en recopilar información y añadirla a la base de datosrellenando los múltiples campos necesarios para poder referenciar con garantías un recurso. El tipo deinformación que podemos archivar puede ser de cuatro tipos: Ficha bibliográfica; Notas; Archivosadjuntos o enlazados; Webs adjuntos o enlazados (ver imagen). El elemento más importante de todoses, sin duda, la ficha bibliográfica, que servirá, normalmente, como elemento "padre" del que colgaránel resto de elementos, y además tendrá los campos necesarios para identificar la referenciabibliográfica en cuestión. Estos campos varían en caso de tratarse de un libro, un capítulo de un libro,un artículo de una revista, una conferencia, una grabación... pero hay varios que son bastante fijoscomo son el título del recurso, el tipo, la fecha, la autoría (podemos añadir, además de autores,editores, colaboradores, traductores...), ISBN... Estos campos pueden rellenarse de forma manual(tarea que puede ser un tanto tediosa debido a que pueden añadirse muchos campos -si bien no todosson imprescindibles) o, ahora viene lo bueno, de forma automática a ya sea a partir de la introduccióndel identificador del recurso o a partir de metadatos de una página web.

Para añadir los datos a partir del identificador del recurso (es decir, a partir del ISBN (link is external),ISSN (link is external), Digital Object Identifier (DOI) (link is external), or PubMed ID (link is

external)) basta con hacer click en el botón específico e introducir el valor para que Zotero relleneautomáticamente todos los campos. Tengo que decir que he podido comprobar que funciona bastantebien en general pero sin embargo en algunas revistas científicas españolas falla y en algunos casos enlos que hay varios autores para un mismo recurso solo se añade el primero. Según puede leerse en ladocumentación esto es debido a que utiliza la base de datos de WorldCat (link is external) para ISBNsy CrossRef (link is external) para DOIs, que si bien es bastante precisa, no está exenta de fallos.

Cada vez que navegamos por una web que contiene metadatos, Zotero añade un icono al final de labarra de direcciones (ver imagen) que cambia en función de si se trata de un libro, un periódico, unsitio web, un blog... basta con hacer click en el icono para que Zotero rellene los campos de formaautomática a partir de dichos metadatos. En caso de que la página contenga información sobre varioslibros (como por ejemplo un artículo de la wikipedia en el que aparecen muchas referenciasbibliográficas), aparecerá un cuadro de diálogo que nos muestra los títulos disponibles para queseleccionemos aquellos que queremos grabar . Si bien es cierto que la mayoría de webs no ofrecen estetipo de metadatos no es menos cierto que la mayoría de catálogos de bibliotecas, librerías online oalgunos blogs (como este mismo) sí que los añaden. Además, cada vez que usamos este método seadjunta, automáticamente la página web que hemos consultado.

Por si no fuese poco, además, podemos importar elementos deotras bibliotecas en los siguientes formatos

Zotero RDF

MODS (Metadata Object Description Schema)

BibTeX

RIS

Refer/BibIX

Unqualified Dublin Core RDF

o programas como importar items de Endnote (link is external).

Una vez tenemos la ficha creada podemos añadirle elementos como notas, cuyo propósito es el mismoque los post-it o notas al margen que hacemos en los libros para apuntar ideas relacionadas, dudas,comentarios... que queremos recordar cuando revisemos el texto de nuevo. Resulta muy interesantetambién adjuntar o enlazar webs o archivos relacionados o incluso el archivo al que hace referencia laficha (por ejemplo podemos adjuntar un libro electrónico o en PDF para poder consultarlo, o undocumento de cualquier formato que hayamos creado). Esto tiene tres grandes ventajas: la primera esque podemos acceder fácilmente al contenido del recurso sin importar demasiado dónde lo habíamosalmacenado, utilizando el buscador de zotero o navegando a través de la biblioteca, etiquetas oelementos relacionados. La segunda es que este archivo estará accesible remotamente (ver másadelante) y podremos acceder a él desde cualquier ordenador en el que tengamos instalado Zotero otenga conexión a Internet. La tercera es que, en caso de adjuntar webs o documentos que puedanabrirse con el navegador web podremos subrayar o anotar comentarios al margen. Uno podría pensarque esta funcionalidad permite usar Zotero de forma muy parecida a dropbox (link is external) osparkleshare (link is external) o owncloud (link is external), y si bien es relativamente cierto, hay que

decir que la cuenta gratuita solo cuenta con espacio para 100MB y, en caso de necesitar más espacio esnecesario adquirir más megas.

Como dicen que una imagen vale más que mil palabras, el siguiente vídeo explica de forma mucho másvisual y quizá más clara cómo funciona todo el proceso.

Organizar

Una vez hemos añadido los recursos a la biblioteca es importante organizarlos para poder encontrarlosen el futuro y para ello ofrece cuatro funcionalidades muy interesantes: colecciones, etiquetas,elementos relacionados y búsquedas guardadas, además de tener, por supuesto, un buscador textual.

Las colecciones funcionan de forma similar a las colecciones de música de un reproductormultimedia: a diferencia de lo que ocurre cuando clasificamos elementos en carpetas, podemos añadirun mismo recurso a varias colecciones a la vez sin tener que duplicarlo. De esta forma, si tuviésemoslas obras completas de Le Corbusier podríamos tenerlas archivadas en la colección "Arquitectos" ytambién en la de "Obras siglo XX" e incluso clasificar cada uno de los volúmenes en coleccionesdistintas. Además, podemos utilizar el buscador y guardar las búsquedas como si se tratasen decolecciones inteligentes o dinámicas (por ejemplo podemos grabar una búsqueda paar que muestretodos los elementos cuyo autor sea X persona o estén creados entre tal y cual año sin que tengamos queir añadiendo manualmente cada elemento y así nos aseguramos de que esté siempre totalmenteactualizado). Por si esto no fuese poco, las etiquetas

ayudan a filtrar todavía más y de forma más concreta. Además, si añadimos un recurso a partir demetadatos, las etiquetas se añadirán automáticamente (luego podremos editarlas para añadir o quitarlas que creamos convenientes). Finalmente podemos relacionar cada referencia con otras, y lo buenoque tiene Zotero es que si relacionas el elemento A con el B, automáticamente B se relaciona con A, locual ahorra trabajo y favorece notablemente la serendipia.

Además, recientemente en esta versión, Zotero incorpora una funcionalidad para encontrarduplicados, lo cual permite tener la biblioteca más ordenada si cabe.

Citar

Sin duda este es uno de los puntos fuertes de los gestores bibliográficos en general y de Zotero enparticular. Normalmente este tipo de programas se utiliza para poder recuperar la informaciónalmacenada y utilizarla para la redacción de artículos, investigaciones... Si bien la mayoría de gestoresbibliográficos (link is external) permiten exportar uno o más items de la biblioteca para poderinsertarlo en un procesador de textos, normalmente tienen dos limitaciones: la primera es que se tratade una exportación en lugar de una sincronización, con lo cual si añadimos nuevas referencias esnecesario volver a exportar la bibliografía; la segunda es que si ofrecen algún tipo de integración (casisiempre unidireccional) con procesadores de textos siempre es con Microsoft Word. Zotero va muchomás allá y soluciona estos dos problemas de forma excelente: además de permitir exportar uno, varioso todos los elementos de la biblioteca en distintos formatos (rtf, html...) o al portapapeles, ofrece unplugin para integrarse con procesadores de texto (link is external) como MS. Word y LibreOfficey OpenOffice. El plugin permite que, desde el propio procesador de textos, elijamos uno o máselementos bibliográficos de nuestra biblioteca (podemos utilizar un buscador como el de la imagen obien navegar por ella) y los insertemos como cita y generemos automáticamente la bibliografía detodos los elementos citados en función de uno de los más de 1600 estilos de citación (link is external)de los que dispone

, entre los cuales se encuentran los habituales APA, ISO, Chicago Manual of Style... (y si no, siemprepodemos crear nuestro propio estilo de citación). Lo maravilloso de este sistema es que de esta formasiempre tenemos la certeza de que bibliografía estará siempre actualizada, sincronizada con Zotero yserá consistente en cuanto a su formato.

Como todo esto puede resultar un tanto complejo de entender, el siguiente vídeo presenta en acción laintegración con procesadores de textos (el funcionamiento con Libreoffice o versiones más recientes deWord es totalmente análogo)

Además, por si no fuese poco, también permite la elaboración de fichas bibliográficas que son unosinformes en los que muestra los datos de los elementos de forma ordenada y también contienen lasanotaciones, resúmenes y etiquetas que hayamos podido hacer.

Zotero como servicio

Para sacar el máximo partido a Zotero es necesario crearse una cuenta de usuario gratuita, de estaforma todo lo que almacenemos se guarda en nuestro ordenador y, también, en su servidor. Estoresulta muy interesante para aquellos quienes utilizan más de un ordenador de forma habitual, ya quede esta forma siempre tendrá la biblioteca sincronizada con independencia del ordenador queutilice y además también dispondrá de los PDFs o e-books que haya podido almacenar (por poner unejemplo). En caso de utilizar un ordenador que no tenga instalado Zotero también podrá acceder,consultar y editar la biblioteca a través de la interfaz web, pudiendo añadir nuevos items (si bien escierto que en este caso el proceso resulta un poco más tedioso).

Otra ventaja muy interesante de tener la biblioteca en un servidor remoto y tener una cuenta deusuario es que permite ofrecer ciertas funciones sociales tales como compartir colecciones (puedenser públicas o restringidas a un grupo de usuarios). En las colecciones compartidas los colaboradorespodrán consultar e incluso añadir elementos, comentarios... y también podrán participar en un foro, locual resulta muy interesante para investigaciones compartidas.

Para aclararlo un poco más podéis consultar mi perfil (link is external) y mi biblioteca pública (link isexternal) o los grupos (link is external) a los que pertenezco.

Concluyendo

Si bien existen muchos gestores bibliográficos que son más conocidos (como por ejemplo RefWorks(link is external)), las prestaciones y particularidades de Zotero lo convierten en una opción altamenterecomendable. Además, las funciones sociales y el hecho de poder adjuntar archivos y subirlos a lanube permite utilizarlo de forma creativa para fines que no son los inicialmente previstos.

Puntos fuertes

Opensource (con todas las ventajas que eso supone a la larga y la posibilidad de participartraduciendo, documentando, añadiendo funcionalidades...)Multiplataforma (¡también disponible para GNU/Linux!)Integración con procesadores de textos, y muy en especial Libreoffice.Multiidioma (si bien todavía no he sabido encontrar la manera de traducir el estilo de citacionesal catalán)Mútliples estilos de citación: y si los más de 1600 no nos satisfacen, siempre podemos crearnosuno propio.GratuitoSe integra con el navegador (desde esta versión 3.0 permite integrarse con otros navegadores

además de Firefox y también permite una versión independiente de navegador)