De gebruiker centraal
De gebruiker centraal bij document management binnen de Overheid
Michiel HazenManagement [email protected] Public Management Consulting
Agenda
- Wat gaat er vaak mis bij document management projecten?
- Wat zijn daar de oorzaken van?
- Wat zijn mogelijke oplossingen?
Bron: http://www.flickr.com/photos/erikvanhannen/537167308/
Bron: http://www.flickr.com/photos/snwbeast/527920584/
Bron: http://www.myconfinedspace.com/2009/03/27/print-screen/
Wat is het probleem? - Samenvattend
Document management projecten:
- Duren vaak lang
- Kosten vaak veel geld
- Resulteren vaak in oplossingen die slecht worden gebruikt
Investeringen worden niet of nauwelijks terug verdiend
Wat zijn oorzaken?
- Opdrachtgeverschap & governance
- Welke informatie & taal van de organisatie
- Snelheid & doorlooptijd
- ICT-focus
- Tool-focus→ Toegevoegde waarde primaire proces?
Bron: http://www.flickr.com/photos/paloalto/3038701605/
Wat zijn oplossingen?
Om een project tot een succes te maken:
- Moet opdrachtgeverschap bij de ‘business’ zijn belegd
- Moeten rollen en verantwoordelijkheden helder zijn
- Heb je flexibele en schaalbare tools nodig
- Moet je weten wie de oplossing gaat gebruiken
- Staan gebruikers centraal
Microsoft SharePoint-platform
SharePoint biedt:
- Flexibiliteit
- Schaalbaarheid
- Gebruikersvriendelijkheid
BISamenwerken
Zoeken
PortalFormuliere
nPlatformServices
ContentManagement
Een platform waarbij de eindgebruiker centraal staat
Oplossingsrichtingen voor Document Management met SharePoint
Scenario Kenmerken
Alleen SharePoint • Standaard• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• Basale workflow• Vooral content ‘geboren’ in kantoor automatisering
SharePoint icm 3rd party of maatwerk
• 3rd party of maatwerk• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• Krachtig ontwikkelplatform• Veel sector-specifieke en generieke oplossingen
SharePoint als presentatielaag
• SharePoint als presentatielaag• Sterke integratie kantoor automatisering• Vertrouwde omgeving• ‘Best of both worlds’• Hoogwaardige ECM-oplossingen
SharePoint ‘uit de doos’
Voorbeeld van standaard workflow
SharePoint en NEN2082
- NEN2082: officiële Nederlandse norm voor (digitale) archivering:
– “NEN2082: Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur”
– Minimale verzameling functionele eisen voor informatie- en archiefmanagement in software
- Opvolger van ReMANO en geïnspireerd op standaarden als MoReq en DOD5015.2
- Norm van Nederlands Normalisatie-instituut (juni 2008)
- In combinatie met DoD Add-on Pack is SharePoint NEN2082 gecertificeerd (persbericht gaat binnenkort uit)
Casus Tam Tam: Digitalisering poststroom
- Fasegewijze implementatie digitaal werken
- Kleine stappen met concrete resultaten, beginnen bij de grootste pijn
Uitdagingen:- Post ontvangen op
verschillende locaties (Amsterdam & Emmeloord)
- Kunnen aanwijzen als vervangend behandelaar
- Dossiervorming
SharePoint met 3rd party oplossingen
SharePoint met ECM
- Local heroes: – Decos– BCT Corsa– Circle Verseon
- ‘Grote’ spelers– Filenet– Open Text– EMC
- Specifiek voor SharePoint– Meridio (van Autonomy)
Integratie van content tussen Livelink en SharePoint
Zoeken door documenten in SharePoint & Livelink
Samenvattend
- Focus op toegevoegde waarde primaire proces
- Implementatie van Document management is geen technologie project
- Governance
- Focus op gebruikers
Mensen maken
het Nieuwe Werken
Recommended
