MANUAL DEORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
INDICE
1.Presentacion
2.Base legal
3. Organigrama Estructural
4. Organigrama de Cargos
5. Gerencia General
6. Gerente Administrativa
6.1 Contador Y Tesorero
6.2 Jefe de logistica
6.3 Jefe Talento Humano
7. Gerente de Producccion
7.1 Chef-Pastelero
7.2 Asistente de cocina
7.3 Diseñador de figuras de tecnopor
8. Jefe ventas y comercializacion
9.Jefe de Marketing
Introducción
TORTAS DAYANA S.A.C. es una empresa en permanente proceso de mejora continua de
calidad de sus productos y servicios, fortaleciendo cada dia su competitividad a través de
su capital humano, del uso racional y efectivo de sus recursos economicos y del soporte
tecnologico que dispone.
TORTAS DAYANA S.A.C usa el MOF como instrumento tecnico y normativo de direccion y
gestion, que define la estructura organica, enuncia las funciones generales de cada unidad
organica, precisa la dependencia jerarquica, las funciones especificas, la autoridad y
responsabilidad de cada cargo y señala los requisitos que deben cumplir las personas que
lo ocupen.
Importancia del Manual
El Manual de Organización y funciones de TORTAS DAYANA S.A.C. es un documento
normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo a partir de la estructura
orgánica y funciones generales, así como también determina las líneas de autoridad,
responsabilidad y los requerimientos mínimos de los cargos.
Alcance
Lo establecido en el presente Manual comprende su conocimiento, obligación,
cumplimiento y desarrollo de las actividades inherentes por el personal que ocupa los
diferentes cargos en la empesa.
BASE LEGAL
a) El estatuto de la empresa
b) Otras normas internas que autorizan la vigencia del MOF (por ejm. Memorandum que
dispone la puesta en vigencia del MOF, Acta de sesión de Directorio en el que se aprueba
el MOF, etc.)
GERENTE GENERAL
GERENCIA GENERAL
SECCION DE LOGISTICA
SECCION DE PRODUCCION
SECCION DE TALENTO HUMANO
SECCION ADMINISTRATIVA
SECCION DE MARKETING
GERENTE GENERAL
JEFE DE LOGISTICA
JEFE DE PRODUCCION
CHEF PASTELERO
ASISTENTE DE COCINA
DIS. DE F.TECNOPOR
GERENTE DE DESARROLLO HUMANO
Selección de personal Capacitacion Relaciones
Laborales
GERENTE DE ADMINISTRACIO
N
Contador Tesorero
GERENTE DE MARKETING
La denominación del cargo es: Gerente General
Definición
Representante ejecutivo de Tortas Dayana S.A.C., responsable de la marcha administrativa
de la organización, de la ejecución de los acuerdos del directorio y de ejecutar las acciones
en cada una de las materias de su competencia.
Objetivo
Puesta en marcha de los planes estratégicos de la organización, siguiendo estándares de
calidad establecidos y orientados por la misión y visión de la empresa.
Funciones específicas del cargo
a) Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades operativas del Consejo de
la empresa y proponer políticas generales operacionales; la estructura orgánica y
los reglamentos institucionales, a efecto de alcanzar sus fines y objetivos.
b) Supervisar y dirigir la elaboración de los planes estratégicos de largo plazo, los
planes operativos anuales; los presupuestos de funcionamiento e inversión y los
estados financieros de la empresa, proponer sus modificaciones, ajustes y
actualizaciones, y presentarlos al directorio, para su correspondiente aprobación, y
ejecución una vez aprobados.
c) Velar por el cumplimiento de las leyes vigentes, las políticas generales y operativas,
los reglamentos y los manuales que amparan las operaciones de la institución y, en
su caso, alertar al directorio cuando estime que sus decisiones no están de acuerdo
con las normas y disposiciones legales pertinentes.
d) Coordinar y supervisar las actividades de los Gerentes de Área, Asesores
Ejecutivos, Operarios y al Área de Secretariado, y presentar informes periódicos
sobre las actividades de éstas, al Directorio.
e) Presidir el Comité de Planificación Institucional General.
f) Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades de la Unidad de
Planificación, Seguimiento y Control.
g) Proponer al Directorio la designación o remoción del personal.
h) Elevar a conocimiento y consideración del Directorio las Resoluciones del Comité
de Planificación Institucional.
i) Informar al Directorio los resultados de la autoevaluación institucional y de otras
actividades que realizadas por terceros genera informes sobre la entidad.
j) Coordinar y presentar al Directorio, los informes sobre asuntos específicos
encomendados a las distintas gerencias de la institución.
k) Aprobar la formulación del presupuesto anual y dirigir y controlar su ejecución.
l) Presentar al Directorio la memoria anual, balance general y ejecución
presupuestaria, para su consideración y aprobación.
m) Controlar la implementación de las recomendaciones formuladas en los informes
contables, a través de las acciones correctivas pertinentes.
n) Canalizar al Directorio las propuestas de políticas, reglamentos, instructivos y otras
iniciativas provenientes de los Gerentes de Área, Asesores Ejecutivos, y Operarios.
o) Participar en los comités de adquisiciones, contrataciones y cualquier otro que se
conforme para fines administrativos, financieros y de servicios de acuerdo a las
normas vigentes y reglamentaciones específicas de la empresa.
p) Coordinar con los Gerentes de Áreas, Asesores Ejecutivos y Operarios; las
necesidades administrativas, recursos humanos y otros requerimientos.
Líneas de responsabilidad
Responsable ante el Gerente de Tortas Dayana S.A.C
Requisitos mínimos
Titulo profesional de Licenciado en Administracion o en areas afines.
Habilidad para manejo de personal.
Persona proactiva y de excelente iniciativa.
Experiencia en direccion de persolan
SECCION ADMINISTRATIVA
La denominación del cargo es: Gerente de Administración
Definición
Persona encargada del planeamiento estratégico admnistrativo de la empresa,
asegurando la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de administración
de los recursoso humanos, materiales y financieros de la organización.
Objetivo
Garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas y a los
principios administrativos de TORTA DAYANA S.A.C., asegurando que los objetivos y
planes de la organización se lleven a cabo, brindando mejoras continuas y salvaguardando
la integridad de la organización.
Funciones específicas del cargo
a) Planificar, coordinar, ejecutar y supervisar las acciones referidas a la
administración, registro y control de los bienes de la empresa.
b) Absolver consultas y brindar la asesoría necesaria en los aspectos relacionados con
los actos de disposición, adquisición y recuperación concerniente a la empresa.
c) Proponer la capacitación necesaria en los temas relacionados con la administración
de la empresa.
d) Proponer a la Gerencia General la implementación de las medidas que permitan
generar una mayor rentabilidad a la empresa.
e) Firmar los documentos que contengan actos de adquisición y disposición de la
empresa aprobada por la Gerencia General.
f) Solicitar a la Gerencia General la aprobación de los procesos de selección y
contratación de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las
actividades operativas.
g) Proponer las directivas o normas legales que tengan relación con los actos de
disposición, adquisición y recuperación de la empresa.
h) Delegar sus funciones y facultades, o parte de ellas, a los funcionarios de las áreas
bajo su cargo.
i) Realizar Análisis sobre estadísticas de exportación e importación de productos a
nivel mundial (ranking, tasas de crecimiento, etc)
j) Mantener informado al Gerente General sobre el cumplimiento de las acciones
programadas.
Líneas de responsabilidad
Reporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C.
Tiene autoridad sobre los profesionales y técnicos de la Gerencia a su cargo.
Requisitos mínimos
Licenciado en Administración de Empresas
Habilidad para manejo de personal.
JEFATURA DE CONTABILIDAD
La denominación del cargo es: Jefe de contabilidad.
Definición
Responsable de llevar los libros o registros de contabilidad de TORTAS DAYANA PERU,
registrando los movimientos monetarios de bienes y derechos de la misma.
Objetivo
Registrar conforme a la normativa del estado, los movimientos u operaciones económicos
que hace la compañía, de forma que pueda ser usado por la Gerencia General para las
decisiones económicas respectivas.
Funciones Específicas
a) Preparar el presupuesto financiero e informar sobre desvíos en ingresos y egresos
b) Elaborar y firmar los libros a su cargo con los correspondientes documentos
sustentatorios
c) Elaborar controlar los pagos de impuestos.
d) Elaborar control de costos
e) Elaborar control de pago del personal.
f) Elaborar control de auditoria interna.
g) Elaborar control de finanzas.
h) Elaborar control de evaluación de créditos.
i) Elaboar control de procesos internos.
j) Elaborar balance proyectado.
k) Elaborar flujo de caja trimestralmente.
l) Verificarr el financiamiento de las operaciones de la empresa.
Líneas de responsabilidad
Reporta al Gerente de Administración
Requisitos mínimos
Licenciado en Contabilidad
Conocimientos sólidos de Excel, Word avanzado
Capacidad de analisis y concentración.
6.2 JEFATURA DE TESORERIA Y COBRANZAS
La denominación del cargo es: Jefe de Tesorería y Cobranzas
Definición
Persona responsable de mantener un estricto control de cada una de las partidas de
ingresos y egresos, llevando los libros correspondientes a su cargo, custodiando los
justificantes de ingresos y pagos correspondientes.
Objetivo
Llevar un control adecuado y organizado de la tesorrería y cobranzas de la organización.
Funciones específicas del cargo
m) Efectuar las cobranzas correspondientes y emitir pagos a proveedores.
n) Girar cheques manuales de bienes y servicios, encargos, bienes de capital,
devolución y otras obligaciones.
o) Conciliar los Estados de Cuentas Corrientes Bancarias.
p) Asegurar y controlar el desarrollo de las actividades de tesorería y cobranza,
presentando la información contable correspondiente.
q) Controlar y supervisar la utilización de los fondos para pagos en efectivo y llevar
libros auxiliares para el control de fondos mensuales.
r) Tramitar los documentos que ingresa a Tesorería.
s) Controlar los giros a fin que no excedan los límites de las autorizaciones de giros
aprobados.
t) Controlar y verificar, si las diferentes operaciones comprometidas se han
efectivizado (compra venta de moneda extranjera, tipo de cambio acordado, entre
otros).
u) Controlar y verificar si determinados clientes cumplieron con efectuar los
depósitos ofrecidos por el pago de sus deudas.
v) Controlar y verificar si se efectuó la transferencia un proveedor del exterior y si la
conversión a la moneda de destino fue correcta.
w) Seguimiento y control de cheques rechazados o letras protestadas.
x) Autorización del giro de cheques en base a los saldos disponibles y el flujo de caja
diario, semanal, mensual y anual.
y) Control y seguimiento de los cargos y abonos no identificados, registrados en las
cuentas corrientes bancarias.
z) Verificar que los cargos u abonos se está realizando de acuerdo a las condiciones
pactadas en cuanto fechas, tasas de interés y montos.
aa) Coordinar con quien corresponda en la empresa y con los bancos operaciones no
identificadas.
Líneas de responsabilidad
Reporta a la Gerencia de Administración de TORTAS DAYANA S.A.C.
Requisitos mínimos
Contador Público, con especialidad en finanzas.
Experiencia en tesorería, análisis y proyecciones financieras, manejo de indicadores
económicos y financieros.
Experiencia en empresas productivas y exportadoras, con conocimientos en bimoneda.
Experencia mínima 3 años.
SECCION LOGISTICA
La denominación del cargo es: Jefe de Logística
Definición
Se encarga de la planificación y control de los procesos necesaria para la adquisición de
los materiales
Objetivo
Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos de adquisiciones y el control
patrimonial, de manera que las adquisiciones de bienes y la contratación de servicios, se
efectúen en las mejores condiciones de costo, calidad y oportunidad, así como que se
asegure un control patrimonial adecuado de la Empresa.
Funciones específicas del cargo
a. Formular, reformular y ejecutar el Plan Anual de Contrataciones, efectuando el
seguimiento respectivo a fin de asegurar que se cumplan las especificaciones
técnicas, oportunidad de adquisición y los mejores costos.
b. Observar estrictamente las normas, procedimientos y dispositivos legales vigentes,
establecidos para el proceso de adquisiciones de bienes y servicios.
c. Gestionar el sistema administrativo de abastecimientos de la empresa.
d. Administrar los procesos de control patrimonial de la empresa.
e. Mantener un adecuado nivel de inventarios en coordinación con las áreas, que
procure satisfacer los requerimientos y necesidades, a fin de garantizar la
operatividad eficiente y eficaz de la empresa.
f. Elaborar reportes e información requerida por los entes externos referida a los
procesos de adquisición de bienes y servicios dentro de los plazos establecidos.
g. Administrar el sistema de información de adquisición a nivel empresarial.
h. Cumplir el Reglamento Interno de seguridad e Higiene Ocupacional vigente.
i. Participar, como integrante en los Comités de Contrataciones Especiales,
Permanentes y en otros Comités en que se le asigne.
j. Supervisar la adquisición de bienes y/o servicios, siguiendo las normas
procedimientos y dispositivos vigentes, con la transparencia necesaria.
k. Supervisar y efectuar el seguimiento de atención de las órdenes de pedidos y
servicios a fin de garantizar su atención en los plazos previstos e informar a las
áreas usuarias, la situación de los mismos.
l. Verificar el cálculo de las penalizaciones por incumplimientos en los plazos y
coordinar con Asesoría Legal para su comunicación al proveedor.
m. Revisión de los contratos de acuerdo con las Órdenes de Compra, Servicios.
n. Realizar el análisis, la sistematización, estadística y seguimiento del cumplimiento
de los procesos de licitaciones, concursos, adjudicaciones directas públicas y
adjudicaciones directas selectivas, del Plan Anual de Contrataciones.
o. Elaborar la información mensual, trimestral y anual para el Directorio y organismos
pertinentes.
p. Efectuar el requerimiento, mantenimiento y control de los servicios generales de la
empresa.
q. Efectuar el requerimiento de materiales y útiles de escritorio de todas las áreas de
la empresa.
r. Otras funciones que determine el Gerente de Administración.
Líneas de responsabilidad
Reporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C.
Requisitos mínimos
Manejo de Office a nivel Avanzado.
Egresado a la carrera de Administracion, Marketing y Contabilidad
Proactivo, capacidad en la toma de decisiones, facilidad para relacionarse y
comunicarse a todo nivel, lider y organizado.
. SECCION DE DESARROLLO HUMANO
La denominación del cargo es: Gerente de Desarrollo Humano
Definición
Responsable de la administración del capital humano de la organización, buscando
procesos eficientes y eficaces para el mejoramiento continuo.
Objetivo
Alinear las políticas del capital humano con la estrategia de la empresa, con la finalidad de
mejorar las aportaciones productivas de los empleados para que contribuyan al éxito de la
organización.
Funciones específicas del cargo
a) Determinación de la cantidad necesaria del personal, asignándolo a los diversos
puestos de la organización de acuerdo con el plan estratégico.
b) Diagnóstico y programación de la capacitación y rotación del personal para lograr
mejor desempeño.
c) Mejoramiento del capital humano a corto, mediano y largo plazo, teniendo en
cuenta el potencial existente en todos los puestos de la organización.
d) Aplicación de estrategias de cambio, para lograr la salud y excelencia
organizacional.
e) Establecer estrategias para lograr una planta estable de trabajo con personal
altamente satisfecho y comprometido con la organización.
f) Asesorar y participar en la formulación de la política de personal.
g) Dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por completo.
h) Establecer el perfil y diseño de los puestos.
i) Determinar los términos y condiciones de empleo.
j) Controlar se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos por la
ley y la empresa en materia de contratación de personal.
k) Desarrollo y gestión de la estructura y política salarial.
l) Supervisar la correcta confección de las planillas de remuneraciones del personal.
m) Desarrollo y gestión de la política y administración de beneficios sociales.
n) Controlar el cumplimiento del rol vacacional.
o) Ofrecer facilidades adecuadas para la capacitación del personal, tanto de
empleados y funcionarios, dentro del rango superior de la política de personal de
la empresa.
p) Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal.
q) Entrevistar, aconsejar y ayudar a los empleados en relación con sus problemas
personales y dificultades.
r) Administrar los servicios sociales de la organización, incluyendo la instalación de
comedores y facilidades sociales de recreo.
s) Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal.
t) Recibir quejas, sugerencias y resuelve los problemas de los colaboradores
u) Hacer la evaluación del desempeño de los colaboradores
v) Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los
colaboradores y a sus familiares.
w) Ayudar y supervisar a que la empresa cumpla su misión y llegue a su visión.Asi
como consolidar los valores organizacionales proporcionando competitividad a la
organización.
x) Supervisar el suministro a la organización de los mejores colaboradores y
supervisar el mantenimiento en la organización de empleados bien entrenados.
y) Desarrollar y supervisar el mantenimiento de calidad de vida en el trabajo.
z) Establecer políticas éticas y desarrollar comportamientos socialmente
responsables.
Líneas de responsabilidad
Reporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C. y trabajará directamente con los
niveles directivos de la organización.
Tiene autoridad sobre los profesionales y técnicos de la Gerencia a su cargo.
Requisitos mínimos
Licenciatura en Psicología, Administración o Derecho.
Experiencia en funciones de conducción y gerencia de unidades de recursos humanos
Amplio conocimiento de leyes laborales.
Don de mando y liderazgo participativo, fluidez verbal, adaptabilidad a distintas
situaciones laborales, alto grado de responsabilidad, personalidad equilibrada.
9. JEFE DE MARKETING
La denominación del cargo es: Gerente de Marketing
Definición
Persona responsable del diseño y ejecución de planes estratégicos de marketing,
desarrollo de campañas promocionales, investigaciones de mercado, estrategias de
ventas, posicionamiento de mercado, entre otros de acuerdo con los objetivos y políticas
institucionales establecidas.
Objetivo
Fidelizar a los clientes, mediante herramientas y estrategias, posicionamiento de nuestra
marca en la mente de los clientes buscando ser su opción principal.
Funciones específicas del cargo
a) Diseñar y ejecutar planes de marketing de la empresa, con énfasis en campañas
promocionales y de publicidad y branding.
b) Elaborar y controlar el presupuesto requerido.
c) Mantener y acrecentar el mercado ya ganado a traves de la fidelización de los
clientes y la imagen la empresa.
d) Mantener contacto con las agencias publicitarias para desarrollar programas de
publicidad para promocionar la imagen de la organización.
e) Realizar estudios y sondeos de mercado para detectar oportunidades.
f) Elaborar el plan estratégico anual de Marketing.
g) Realizar las investigaciones de mercado que se consideren necesarias tanto para
elaborar el plan estratégico anual de Marketing como para cualquier otro
requerimiento de la organización
h) Analizar y monitorear las principales tendencias del mercado nacional y mundial,
con el objetivo de identificar potenciales segmentos de interés.
i) Analizar las estrategias desplegadas por los principales mercados competidores.
j) Investigar y analizar los mercados prioritarios y potenciales nacionales e
internacionales, para orientar las estrategias y actividades de marketing.
k) Proveer en forma oportuna la información necesaria para la elaboración de los
planes estratégico, presupuestal, operativo y de adquisiciones de la entidad.
l) Definir indicadores que permitan evaluar el avance que se alcance en el desarrollo
de las estrategias de mercadeo, así como efectuar su seguimiento y, en función a
dichos resultados, reevaluar y proponer modificaciones a los objetivos, políticas y
estrategias establecidas.
m) Realizar los análisis necesarios sobre la competencia en los servicios que brinda la
organización a sus clientes
n) Realizar las acciones necesarias para la captación de clientes.
o) Establecer y supervisar las políticas de telemarketing que se crea conveniente
realizar estratégicamente.
p) Colaborar en la elaboración de videos institucionales de carácter promocional.
q) Optimizar el Servicio de Información Gerencial.
r) Diseñar y actualizar la Página Web de la organización.
s) Diseñar los artículos promocionales de marchandising que se vea conveniente.
t) Diseñar todo el material impreso promocional necesario.
u) Realizar el análisis necesario de la información que provenga de los buzones de
sugerencias.
v) Presentar un informe mensual a la Gerencia General.
w) Otras funciones que se le puedan encomendar
x) Busqueda de alianzas comerciales.
y) Visitar cámaras, embajadas e instituciones de comercio.
z) Apoyo en Responsabilidad Social y Empresarial.
Líneas de responsabilidad
Reporta a la Gerencia General de TORTAS DAYANA S.A.C.
Requisitos mínimos
Formación universitaria en las carreras de Administración, Ciencia de la Comunicación,
entre otras que cuente con Especialización en Marketing
Manejo de Office a nivel Avanzado.
Conocimiento del mercado de transporte y logística
Proactivo, capacidad en la toma de decisiones, facilidad para relacionarse y
comunicarse a todo nivel, lider y organizado.
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