Обзорная экскурсия по 1С:Документообороту 2.0

Что такое «1С:Документооборот»

Наступает момент, когда вы решаете документировать свои бизнес процедуры

По разным причинам, например:

навести элементарный порядок,

устранить кадровые риски,

повысить качество работы,

повысить скорость.

Для этого нужен инструмент и методика его использования.

Вот это и есть «1С:Документооборот» 

2

В двух словах

3

СЭД/ECM+

BPM, Collaboration,Email management, Time management, Performance management, DMS, RMS,

CMS, АСКИД, ERM, BPM, ACM, CRM, ERP, Архивное дело, Управление проектами, СМК, Процессное

управление, Knowledge management, Управление изменениями, PLM, PDM, Social software, Time

management, TQM, BI…

Для людей, не для документов

ТОП результатов

4

1. Повышение скорости работы 80%.

2. Улучшение исполнительской дисциплины 53%.

3. Исключение утери документов 50%.

4. Наведение порядка в процессах 47%.

5. Централизованное хранение 30%.

6. Четкое соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств 18%.

7. Получили возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании 12%.

Примеры Средние сроки согласования внутренней документации сократились

в 2-2,5 раза. Геотек холдинг (Нефтегаз, 800 пользователей).

Затраты на работу с документами сократились на 20%. Метробанк (банк, 200 пользователей).

Сотрудники стали быстрее справляться с текущими задачами, тратя на них меньше сил. ВНИПИЭТ (НИИ и производство, 500 пользователей).

Сокращено время работы с документами у руководства, высвобождено время на принятие управленческих решений. Завод имени Я.М.Свердлова (400 пользователей).

Для всех сотрудников ощутимо упростился процесс исполнения и контроля задач, взаимодействие между подразделениями стало происходить более оперативно. СК Альянс-Энерджи (энергетика, 100 пользователей).

5

В деньгах

Стоимость 1 часа 304 руб. (50 т.р. в месяц)

50-60% времени сотрудники тратят на документы

Раньше на работу с документами уходило 965 часов:

304 руб. х 985 час. х 180 чел. = 54 897 300 руб. Теперь 772 (-20%):

304 руб. х 772 час. х 180 чел. = 42 243 840 руб.

За год

70 тыс. руб. на сотрудника 13 млн. руб. на предприятие из 180 чел

6

Еще пара примеров

7

Экспоцентр 500+ рабочих мест, 5000 поручений в месяц. Сильно сократилось время согласований,

прекратилась беготня курьеров. Реально стало возможным проверить исполнительскую дисциплину.

ГЕОТЕК холдинг (ECM проект 2013 года) 1000+ рабочих мест, раньше Директора иногда было не видно за

бумагами, которые пришли ему на подпись. Перестали теряться документы. Согласование стало быстрее на 10-20%. Заказываем на 300 коробок бумаги в месяц меньше. Служба снабжения стала заниматься не бумаготворчеством, а

своей работой.

Для разных клиентов

8

Холдинг Титан-2

Служба государственного строительного надзора и экспертизы Санкт-Петербурга

Комитет экономического развития промышленной политики и торговли Санкт-Петербурга

ПАО "Киевгаз“

2500 сотрудников

300 рабочих мест

1000 сотрудников

120 рабочих мест

150 рабочих мест

ООО "Страховая группа "АСКО"

200 рабочих мест

ООО ТД "Шервуд"

300 рабочих мест

1000 сотрудников

300 рабочих мест

ООО "Комацу СНГ"

300 рабочих мест

ООО ПКФ "Атлантис-ПАК"

500 рабочих мест

ЗАО «Тандер»

1500 рабочих местАЭМ Технологии

2800 рабочих мест

ФКП Завод им Я.М.Свердлова

400 рабочих мест

ОАО «МРСК Сибири»

1300 рабочих мест

и еще 1200+ опубликованных внедрений на v8.1c.ru/doc8

Геотек холдинг800 рабочих мест

Башкирэнерго3000 рабочих мест

ООО «Юг-Авто Холдинг»600 рабочих мест

Наши преимущества

9

Развивающаяся платформа 1С:Предприятие

Много функций

Интересная стоимость

Хорошеекачество

Дружелюбная поддержка

225 преимуществ

10

Очень удачный документ. Особенно раздел с замерами производительностиОтзыв заказчика

v8.1c.ru/doc8/advantages

16

Корреспонденция Внутренний документооборот

Договорные документы Файлы

Процессы Проекты

Мероприятия Форум

Почта

Отсутствие сотрудников

Бронирование переговорных Календари Рабочее время

Учет документов и файлов

17

Входящиедокументы

Исходящиедокументы

Рабочие файлы

Внутренниедокументы

Карточка документа

18

Хранит все важные

сведения о документе

Откуда приходят документы

19

Почта России факс, курьер Со сканера

По e-mail Из личных или сетевых папок Создаются по

шаблонам

Из других систем

Шаблоны документов и файлов

20

Программа заполняет сама все, что может

Скорость

Порядок

Качество

Папки – простая структура

21

Поиск

Контроль

Анализ

Контроль доступа к документам

22

Папка

Организация

Вид документа Гриф доступа

Вопрос деятельности

Корреспондент

Права на документ

23

Для всех безопасно и ясно

Точный поиск по реквизитам

24

Поиск по реквизитам

25

Контроль

Подбор документов

Разбор полетов

Полнотекстовый поиск

26

Очень быстрый!

Ищет всё!

Поиск бумажных документов

27

БыстроАккуратноПорядок

28

Совместная работа

Папки файлов Процессы

Проекты

Мероприятия

Форум

Почта

Отсутствие сотрудников

Бронирование переговорных

Календари

Журнал передачи

29

Задачи

30

УчетКонтроль

Планирование

Бизнес-процессы

31

10 типовых

процессов

Согласование (простое)

32

Согласование (посложнее)

33

Автоматический запуск процессов

34

СкоростьПорядокКонтроль

Комплексные процессы

35

Простые действия складываются в

сложные процедуры

Проектный учет

Учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы, задачи, почта, мероприятия и проч.)

Задавать иерархическую структуру проекта

Автоматизировать исполнение проекта, контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом

Вести учет трудозатрат в разрезе проектов

Получать отчетность по проектам

Загружать данные о проектах из Microsoft Project

36

Учет документов по проектам

37

План проекта

38

Диаграмма Ганта

39

Мероприятия

Совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч.

Учет и контроль от подготовки, до анализа

В результате

Сокращается время на подготовку и проведение

Упрощается согласование

Мероприятия проводятся в соответствии с планом

Обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение

40

Мероприятия

41

Хранит все данные о мероприятии: время, место, участники, программа, файлы, протокол,

приглашения.

Бронирование переговорных

42

Встроенная почта

Почта - популярная технология совместной работы

Письма - такие же единицы учета как входящие и исходящие документы

На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени и проч.

И наоборот – переписку можно начать с документа, файла, по мероприятию, по проекту и проч.

Почта – часть информационной системы и интегрирована со всеми данными

43

Встроенная почта

44

Простой, привычный, функциональный почтовый клиент

Карточка письма

45

История переписки

46

Ведется автоматически

Открывается в один клик

Карточка письма

47

Форум

Сотрудники обсуждают рабочие документы

Сотрудники-эксперты отвечают на вопросы коллег

Это бывает

Устно, по почте

Лучше всего использовать Форум Это постоянно обновляемый источник знаний для всех

Типичная структура форума

Новости компании

Объявления

Обсуждение проектов документов

Вопросы по программам48

Форум

49

Еще один способ коммуникации

Кладезь коллективного разума

Отсутствие сотрудников

50

Отсутствие сотрудников

51

Календарь

52

Календарь

53

В календарь можно занести

ВСЁ

Контроль

54

На контроль тоже можно поставить

ВСЁ

Контроль

55

Жесткие процессы

56

Карточка договора

57

Хранит сам договор и все, что с ним связано

Учет договоров

58

Все, что можно,программа делает сама

Подготовка проекта

Согласование

Передача на подпись

Контроль документов

Исполнение

Расторжение

7процессов

Продление

Контроль и анализ договоров

59

1С:Документооборот

60

70 ответов

на вопросы!

Анализ процессов

61

?

Анализ процессов

62

?

На что тратят время сотрудники?

63

?

Кто задерживает исполнение?

64

?

?

Как исполняются задачи в группе компаний?

65

Какие документы зависли

66

Кто плохо согласует

67

Какие шаблоны процессов буксуют

68

Сколько живут документы

69

?

Процессы по документам

70

?

Интеграция с программами 1С

71

72

1С:Документооборот «внутри» 1С:Бухгалтерии

В карточке документа «Поступление товаров и услуг»:

• История переписки

• Процессы и задачи

• Связанные документы

• Файлы (в т.ч. скан копии)

73

10 механизмов

интеграции с другимипрограммами

Web-сервисы, RESTful API, HTTP, COM, ODBC, XML, Email, FTP, правила обмена, БИД

Под капотом

74

XML

Веб-сервисыЭЦП

E-mail

Полнотекстовый поиск

ГОСТ Р 6.30-2003

152-ФЗ

ГОСТ Р 51141-98

149-ФЗ

ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

59-ФЗ

ПП РФ № 477

ГСДОУ

ГОСТ Р 52294–2004

RFC 2315

RFC 2311

ГОСТ Р 53898-2010

ПП РФ № 754

ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001

TIFF

OCR CuneiForm

Интеграция

Шифрование

Бизнес-процессы

Таксономия

Номенклатура дел

Версионирование

Права доступа

Рабочий стол

75

Как я справляюсь с делами?

Что у меня на сегодня?

Что требует моего

участия?

Документооборот, который всегда с тобой

76

Распознаваниесканов

Распознаваниештрихкодов

Учет бумажногодокументооборота

МЭДО/ЭДО

Обращенияграждан

ЭЦПшифрование

Штрихкодирование

Потоковоесканирование

АРМ руководителя

Работа черезИнтернет

Никаких опций

77