Embed Size (px)
Citation preview
Внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП) в жилищном строительстве
ДокладчикБайков А.Е., к.э.н., МВА
В докладе раскрывается методология построения системы управления проектами в жилищном строительстве, принципы построения взаимосвязи Oracle Primavera с ПО Гранд смета, системами бухгалтерского учета, бюджетирования, управления снабжением на базе 1С: Бухгалтерия.
Доклад базируется на примере завершенного внедрения комплекса программного обеспечения в группе строительной компании г.Уфы, выполняющей функции Инвестора, Заказчик-Застройщика, Службы заказчика, Генерального подрядчика. Отрасль – жилищное строительство.
Состояние до внедрения
• Культура производства - высокая• Контроль качества строительства - высокий• Оценка соблюдения календарных графиков работ -
приблизительная• Планирование в ресурсах – краткосрочное• Планирование в денежных средствах – текущее• Оценка финансового результата – приблизительная на
этапе вхождения в проект, после завершения проекта
Ожидаемые результаты Достижение прозрачности процессов производства, снабжения и
финансов по каждому объекту строительства Построение четкой модели управления календарными сроками,
ресурсами, финансами Заказчика и Ген.подрядчика Возможность одновременного мониторинга нескольких объектов
строительства Создание системы управления проектом посредством проектной
команды с возложением ответственности Изменение принципов управления: от ручного - к делегированию
полномочий и ответственности руководителям высшего и среднего звена
Четкое определение задач во времени каждого руководителя высшего и среднего звена
Возможность установления критериев для премирования (мотивации) сотрудников
Своевременное проведение тендеров и закупа оборудования и материалов
Управляющая компания
• Руководитель проекта внедрения
• Формирование, внедрение и постоянное совершенствование методологии управления проектами в компании;
• Обеспечение реализации проектных инициатив;
• Обеспечение процедур регулярной отчетности по проектам;
• Обеспечение процедур обучения сотрудников компании процессам управления проектами, работе с ИСУП;
• Аттестация профессионального уровня сотрудников отдела и предоставление отчетов по факту проведенной аттестации;
• Определение требований к профессиональным качествам и компетенциям сотрудников;
• Разработка и поддержание в актуальном состоянии системы мотивации сотрудников;
• Организация взаимодействия с другими подразделениями, участие в разрешении конфликтных ситуаций;
• Организация работы тендерного комитета.
Управляющая компания
• Методолог• Разработка и актуализация
корпоративных регламентов и методологий по управлению проектами;
• Выбор ПО, разработка НСИ, взаимоувязка систем, данных, интеграционные решения;
• Организация центрального офиса для Руководства;
• Разработка шаблонов документов по проектному управлению;
• Проведение аудита исполнения проектной методологии в компании, планирование и проведение корректирующих мероприятий;
• Консультирование сотрудников по вопросам осуществления проектной деятельности, вопросам соответствия проектных документов требованиям нормативных документов компании по управлению проектами, включая разработку учебных материалов для проведения обучения по проектному управлению;
• Ведение базы знаний по проектам;
• Внедрение корпоративной системы управления проектами;
• Формирование бизнес-требований к информационной системе управления проектами;
• Внедрение информационной системы управления проектами.
Заказчик-Застройщик
• Администратор проекта• Планирование проекта
совместно с Генподрядчиком (календарь, бюджет);
• Поддержка в актуальном состоянии плана-графика работ по проекту;
• Обеспечение коммуникаций между участниками, организация совещаний, формирование повестки, протоколирование совещаний;
• Своевременное информирование участников проекта об изменениях в проектном плане;
• Ведение бюджета проекта (актуализация бюджета проекта, планирование движения денежных средств);
• Участие в тендерном комитете.
Ген.подрядчик
• Инженер ПТО• Контроль выполнения плана-
графика работ на объекте;• Информирование
Субподрядчиков о планах работ на текущий период;
• Сбор данных от Субподрядчиков о факте выполненных работ;
• Ежедневное внесение данных о факте выполненных работ (статус и объем выполнения работ) в систему управления проектами;
• Участие в тендерном комитете.
Технадзор
• Куратор• Проверка смет на предмет
объемов работ и требуемых ресурсов;
• Контроль выполнения плана-графика работ и использования ресурсов на объекте;
• Приемка работ у Генподрядчика;
• Контроль документооборота;
• Участие в тендерном комитете.
Задачи участников проектной команды
См
етны
й ин
тегр
атор
(Гра
нд-с
мет
а - P
MP
rogr
ess
- P
MA
gent
)
Сис
тем
а уп
равл
ения
про
екта
ми
(Ora
cle
Prim
aver
a)
Сис
тем
а сб
ора
фак
та (P
M E
xcha
nge)
1С З
аказ
чика
1С Г
ен.п
одря
дчик
а
Схема взаимодействия систем и данных
РЕЗУЛЬТАТ:- Анализ выполнения календарных сроков- Анализ использования ресурсов- Анализ стоимости строительства (по себестоимости и кассовым методом)- Объединение всех проектов
РЕЗУЛЬТАТ:- Анализ исполнения бюджетов по БДДС и БДР
РЕЗУЛЬТАТ:- Анализ исполнения бюджетов по ДДС-Анализ исполнения бюджетов по себестоимости-Анализ исполнения плана закупок
• Объект• Секция• Этаж (Веха)• Виды работ• Статья
затрат• Ресурсы
• Сроки выполнения работ
• Взаимосвязь выполнения работ
• Целевой график
• План работ на месяц
• Объем выполненных работ (в ед. изм. или %)
• Данные об использовании ресурсов
• План для бюджетирования
• Факт расходов денежных средств
• Факт по себестоимости
• План для бюджетирования
• План для снабжения
7
Календарный план работВид работ Программный продукт Срок
Разработка методологии управления проектами, основной НСИ 1 месяц
Внедрение системы календарного планирования (установка, настройка, обучение пользователей, разработка инструкций, запуск)
Oracle Primavera, PM.Exchange 2 месяца
Доработка системы сбора факта объемов и сроков выполнения работ PM.Exchange 2 месяца
Внедрение системы ресурсного планирования (установка, настройка, обучение пользователей, разработка инструкций, запуск)
ПО Гранд-Смета, PM.Progress, PM.Agent 1 месяц
Доработка сметного интегратора PM.Progress 2 месяцаПеренастройка системы бухгалтерского учета 1С.БИТ.Строительство 3 месяца
Внедрение системы бюджетирования и казначейства 1С.БИТ.Финанс + интегратор 3 месяца
Внедрение системы конкурсных закупок (тендеров) 1 месяц
Подготовка регламентов процессов по окончании каждого этапа
Разработка системы мотивации персонала в привязке к системе управления проектами (разработка КПЭ, разработка Положения, карт КПЭ, отчетов, утверждение)
1 месяц
ИТОГО 14 месяцев
8
Методология системы управления проектами. Основные справочники− Справочник объектов и вех (Номенклатурные группы)− Справочник видов работ− Справочник статей затрат− Справочник материальных ресурсов (Номенклатура)− Справочник статей движения денежных средств
Данная аналитика позволяет:− разложить бизнес;− разграничить ответственность;− создать предпосылки для планирования работ;− разграничить ответственность, закрепить ЦФО;− организовать учет данных таким образом, чтобы сотрудники
понимали общий процесс.
Требования при внедрении ПО – обеспечение сквозного использования НСИ всеми системами.
9
Схема использования программного обеспечения
Сметный интегратор PM.Progress, PM.Agent•Сметная стоимость по видам работ, вехам, статьям затрат
ПО Primavera•Целевой календарный план•Целевой бюджет
ПО Primavera•Ссоставление/актуализация календарного плана на месяц и сравнение с целевым планом.
•Срок: до 20 числа каждого месяца
ПО PM.Exchange•Ежедневное внесение фактических данных по выполнению работ
•Ежедневная сводка по выполнению плана, оперативка
Интегратор API•Выгрузка данных из ПО Primavera: месячный план, целевой бюджет в бюджетные формы 1С
1С•Составление месячных бюджетов в 1С, консолидация, утверждение
•Срок: до 30 числа каждого месяца
1С•Исполнение бюджетов по ЦФО с использованием модулей 1С: бухгалтерия, зарплата, снабжение и склад, казначейство и бюджетирование, производство, управление НСИ, механизация и автотранспорт, продажа недвижимости, управленческий учет
1С•Анализ ежемесячного плана итогов•Срок: до 10 числа каждого месяца
10
Схема процесса планирования и бюджетирования
Составление ТЭО Составление целевого календарного плана
Составление целевого бюджета ресурсным методом
Актуализация календарного плана (ежемесячно до 19
числа)
Утверждение актуализированного плана в
сравнении с целевым планом (ежемесячно до 20 числа)
Выгрузка ресурсов и расходов по видам работ, выполняемых
в планируемом месяце (ежемесячно до 21 числа)
Уточнение ежемесячных бюджетов центрами
финансовой ответственности (ежемесячно до 25 числа)
Проверка бюджетов владельцами бюджетов
(ежемесячно до 26 числа)
Консолидация бюджетов, балансировка, проверка на
соответствие лимитам целевого плана (ежемесячно
до 27 числа)
Защита бюджетов (ежемесячно до 28 числа)
Исполнение бюджетов центрами финансовой
ответственности с применением типовых
процессов (CRM, снабжение, эксплуатация машин и
механизмов и т.п.) – в течение месяца
Подведение итогов исполнения календарного плана и
бюджетов (ежемесячно до 10 числа следующего за отчетным
месяца)
11
Порядок ежемесячного планирования:
20 число месяца, предшествующего планируемому:• Актуализация календарного плана на следующий месяц • Ответственный: Администратор проекта
30 число месяца, предшествующего планируемому:• Утверждение бюджета на следующий месяц• Ответственный: Заместитель директора по экономике и финансам
Каждый понедельник:• Анализ выполнения календарного плана и разработка мероприятий по устранению
отклонений• Ответственный: Администратор проекта
10 число месяца, следующего за отчетным:• Анализ исполнения бюджета за прошедший месяц• Бюджетный комитет
12
Матрица ответственности:Проект Генеральный
директорЗаместитель
генерального директора по экономике и
финансам
Коммерческий директор
Директор службы заказчика Главный бухгалтер
Проект 1 Администратор проекта 1
1. ПЭО2. Отдел
методологии3. Казначейство
1. Отдел продаж2. Маркетинг
1. ГИП2. Кураторы ОКС3. Отдел ОИСиВК
Бухгалтер
Проект 2 Администратор проекта 2
Бухгалтер
1. Ведение календарного плана в ПО Primavera.
2. Контроль исполнения планов и бюджетов проекта.
1. Консолидирован-ный Бюджет доходов и расходов
2. Консолидирован-ный Бюджет движения денежных средств
3. Организация тендеров
1. Маркетинг.2. Продажа
объектов недвижимости.
3. Сдача в аренду коммерческой недвижимости.
1. Руководство проектно-изыскательской и подготовительной работы по строящимся объектам.
2. Согласование целевых и ежемесячных календарных планов строительства.
3. Технадзор4. Согласование
технических решений по наверстыванию отставаний в сроках строительства.
5. Планирование деятельности СЗ на основе месячного плана строительства.
1. Бухгалтерская и налоговая отчетность.
13
Классификатор бюджетов (Заказчик):Вид бюджета Наименование бюджета Исполнитель бюджета Владелец бюджета Контролер бюджета
Функциональные бюджеты Бюджет административно-управленческих расходов Главный экономист Заместитель директора по экономике и
финансам Главный экономист
Бюджет амортизационных отчислений Главный бухгалтер Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет закупок Начальник ПЭО Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет коммерческих расходов Начальник отдела продаж Коммерческий директор Главный экономист
Бюджет ОТ и ТБ Управляющий ком.недвижимостью Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет платежей в бюджет и внебюджетные фонды Гл.бухгалтер Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет продаж Начальник отдела продаж Коммерческий директор Главный экономист
Бюджет прочих доходов и расходов Гл.бухгалтер Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет прочих доходов и расходов (проценты) Гл.бухгалтер Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет прочих расходов на персонал Инспектор по кадрам Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет расходов на ИТ, связь Начальник отдела ИТ Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет расходов на юридическое сопровождение Начальник юр.отдела Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет транспортных расходов Начальник ПЭО Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет ФОТ с отчислениями Гл.бухгалтер Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет энергоресурсов Гл.энергетик Директор СЗ Главный экономист
Бюджет проектных, подготовительных и общестроительных работ Администратор проекта Директор СЗ Главный экономист
Бюджет расходов на почтовые канцелярские и хозяйственные товары Секретарь-референт Заместитель директора по экономике и
финансам Главный экономист
Бюджет расходов на ремонт АУП Управляющий ком.недвижимостью Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет расходов рекламу и маркетинг Маркетолог Коммерческий директор Главный экономист
Инвестиционные бюджеты Бюджет приобретения земельных участков Администратор проекта Заместитель директора по экономике и
финансам Главный экономист
Финансовые бюджеты Бюджет кредитов и займов Заместитель директора по экономике и
финансамЗаместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет доходов и расходов Заместитель директора по экономике и финансам
Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет движения денежных средств Заместитель директора по экономике и финансам
Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
Бюджет по балансовому листу Заместитель директора по экономике и финансам
Заместитель директора по экономике и финансам Главный экономист
14
Классификатор бюджетов (Генподрядчик):Вид бюджета Наименование бюджета Исполнитель бюджета Владелец
бюджетаКонтролер бюджета
Функциональные бюджеты Бюджет административно-управленческих расходов Офис-менеджер Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет амортизационных отчислений Гл.бухгалтер Гл.бухгалтер Начальник ФЭО
Бюджет закупок Начальник строит.участка, инженер ПТО Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет ОТ и ТБ Руководитель ТБ и ОТ Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет платежей в бюджет и внебюджетные фонды Гл.бухгалтер Гл.бухгалтер Начальник ФЭО
Бюджет прочих доходов и расходов Гл.бухгалтер Гл.бухгалтер Начальник ФЭО
Бюджет прочих доходов и расходов (проценты) Гл.бухгалтер Гл.бухгалтер Начальник ФЭО
Бюджет прочих расходов на персонал Инспектор по кадрам Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет расходов на ИТ, связь Начальник ФЭО Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет расходов на организацию работ Начальник ПТО, Начальник строительного участка Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет расходов на охрану объектов Главный инженер Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет расходов на эксплуатацию машин и механизмов Механик Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет расходов на юридическое сопровождение Юрисконсульт Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет транспортных расходов Экономист МТС Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет ФОТ с отчислениями Инспектор по кадрам Гл.бухгалтер Начальник ФЭО
Бюджет энергоресурсов Гл.энергетик Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет продаж (Генподрядчик) Ведущий инженер сметного ц/о Гл.бухгалтер Начальник ФЭО
Бюджет проектных, подготовительных и общестроительных работ Начальник ПТО Главный инженер Начальник ФЭО
Бюджет расходов на почтовые канцелярские и хозяйственные товары Офис-менеджер Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет расходов на ремонт АУП Начальник ФЭО Главный инженер Начальник ФЭО
Финансовые бюджеты Бюджет кредитов и займов Начальник ФЭО Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет доходов и расходов Начальник ФЭО Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет движения денежных средств Начальник ФЭО Начальник ФЭО Начальник ФЭО
Бюджет по балансовому листу Начальник ФЭО Начальник ФЭО Начальник ФЭО
15
Логика построения бюджетного классификатора
o Функциональные бюджеты - составляются ЦФО и содержат дополнительные аналитики для привязки к подразделениям, номенклатурным группам, признака к закупу и к оплате. Функциональные бюджеты являются самым низким уровнем детализации доходов и расходов. Позволяют финансовым службам взаимодействовать с подразделениями предприятия в лице ЦФО, устанавливать лимиты, контролировать отклонения, включать показатели в мотивацию.
o Вспомогательные бюджеты - тесно связаны с процессом калькулирования себестоимости номенклатурных групп. Рассчитываются автоматически на основании введенных показателей производственной программы и используются для расчета функциональных бюджетов.
o Операционные бюджеты - консолидируют данные функциональных бюджетов и позволяют анализировать доходы и расходы подразделений.
o Инвестиционные бюджеты - ведутся в разрезе проектов, видов работ, организаций, контрагентов, договоров.
o Финансовые бюджеты - являются верхним уровнем консолидации всех бюджетов и включают формы БДР, БДДС, ББЛ, БКиЗ, Бюджет ДЗ и КЗ.
o Методология учитывает особенности программных продуктов 1С. Повторяет методологию бухучета, что облегчает трансляцию факта в бюджетные формы.
16
Цели, которые достигаем: Ежемесячная актуализация графика с целью соблюдения
директивных сроков. Ежедневный мониторинг хода выполнения строительных работ. Бюджетирование производится не с нуля, а на основе целевого
плана, ежемесячной актуализации расходов и доходов с анализом отклонений.
Формирование базы знаний о стоимости и сроках выполнения работ.
Наличие полного финансового плана на месяц и последующие периоды, четкое финансовое планирование.
Анализ выполнения производственной программы и бюджетов по окончании месяца.
Мотивация сотрудников на выполнение целевых показателей.
17
Календарно-сетевой график в ПО Primavera
18
Интегратор данных из Oracle Primavera в 1С
19
Отчет «Финансово-календарный план», карточка работы
20
Ежедневное заполнение факта по исполнению календарно-сетевого графика в PM.exchange
21
Планирование и учет затрат по работам в системе бюджетирования
22
Загрузка ресурсных смет из формата Гранд-сметы в формат А0 в ПО PM.Progress
23
Привязка ресурсных смет к работам Primavera в ПО PM.Agent
24
План факторный анализ исполнения БДР к целевому плану в системе бюджетирования
25
Лучшие практики по управлению проектами
Разработка сквозных справочников НСИ для всех программных продуктов
Составление смет ресурсным методом в текущих ценах Однократный ввод информации Создание внутренних регламентов основных бизнес процессов Вовлечение в процесс планирование и бюджетирования
менеджеров верхнего, среднего и нижнего звена, служб АУП Четкое делегирование полномочий участникам проекта Система мотивации тесно увязана с показателями системы
управления проектами и бюджетирования Интеграция сметного комплекса, системы управления
проектами, бухгалтерского учета, бюджетирования, казначейства, снабжения в единый комплекс
Регламенты и система интегрированного ПО обеспечивают ежедневную потребность служб при ведении хозяйственной деятельности, позволяют осуществлять мониторинг хода реализации проекта в режиме реального времени. Отчетность формируемая из системы является ежедневной оперативной сводкой.
О докладчике:
Александр Евгеньевич Байков, MBA, к.э.н., имеет опыт практического внедрения систем управленческого учета 15 лет, стаж работы финансовым директором в крупных компаниях 11 лет, является докладчиком XV Международной конференции по управлению проектами, реализовал проекты в отраслях сельского хозяйства, строительства, жилищно-коммунального хозяйства, информационных технологий, торговли.
email: [email protected]: +7-917-36-01-333
