УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ

Краткий обзор бизнес-тренинга

Контакты: mega-p.come-mail: info@mega-p.com

тел.; + 38 (0482) 34 60 20;моб.; + 38 (067) 481 14 15

Знания и навыки, полученные участниками на тренинге позволят увеличить производительность

за счет эффективного использования рабочего времени.

Цель тренинга:

Представьте, что существует банк, который каждое утро кладет на Ваш счет 86,400 грн.Но он не хранит ежедневный остаток.

Каждую ночь он приравнивает к нулю весь остаток до последней копейки, который Вы не использовали в течение дня.Каждую ночь этот банк стирает данные, и смотрит, какую часть этого кредита Вы не инвестировали в нужных целях.Каждый день открывается новый счет. Каждую ночь аннулируется остаток за день.

Что Вы сделаете?

Конечно, Вы будете снимать каждый день все до последней копейки!Знайте: у каждого из нас есть счет в этом банке.Его название? ВРЕМЯ.Каждое утро этот банк начисляет Вам 86.400 секунд.Если Вы не используете этот ресурс - теряете только Вы.Мы не можем вернуться назад или позаимствовать завтрашний кредит.

Как определиться и построить своё взаимоотношение со временем?

7

Цель – это желаемое состояние будущего;Задачи – конкретные процедуры, которые необходимы для достижения цели;План – маршрут движения к поставленным целям, включающий в себя схемы распределения ресурсов;Планирование – это процесс определения целей и средств их достижения;Графики – важная составляющая планирования, это конкретные временные рамки для решения каждой задачи, без которой не будут достигнуты ни тактические, ни стратегические цели;Тайм-менеджмент – искусство эффективной организации времени.

Определимся в терминах

Представьте себе людей, которые умеют управлять своим временем и достигать поставленных целей (возможно, это будут реальные люди из Вашей трудовой деятельности или личной жизни)

Что делают люди, у которых это действительно получается?______________________________________________________________________________________________________________________

пожалуйста, заполните данную страницу в рабочей тетради ______________________________________________________________________________________________________________________

Начнем с вопросов

Перед тем, как описать свои цели и начать осваивать эффективные инструменты их

достижения, давайте разберемся в индивидуальных стилях управления временем.

Индивидуальный стиль тайм-менеджмента: параллельный тип

Основной принцип: Время для человека, а не человек для времени (арабская пословица)Вам необходимо: умение быстро и точно расставить как стратегические, так и текущие приоритеты в своей работе и жизни.

ВЫ – ЭТО ЧЕЛОВЕК ДЛЯ КОТОРОГО: существует множество параллельных возможностей провести свое время. Ежедневник служит Вам, скорее, напоминанием о списке дел, последовательность которых может легко измениться из-за изменения как самой ситуации, так и Ваших жизненных приоритетов.Прежде чем приступить к выполнению работы для Вас важно точно оценить ее срочность и важность, чтобы правильно соразмерить ее с другими задачами и Вашими ресурсами. Осознание необходимости задачи для Вас является основной предпосылкой для ее качественного выполнения.Основным источником помех для Вас является неопределенность ситуации и позиции окружающих вас людей. Иногда Вам гораздо проще принять решение за них, нежели ждать, когда же они определяться в своих приоритетах и желаниях.

Субъективное время – ощущение времени человеком

Осознание и учет своих ограничений

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Виды деятельности: И – интеллектуальная деятельность; К – коммуникации;

Д – дорога, передвижение; О – отдых, перерыв

Разным людям, в разные периоды жизни присущ персональный ритм работоспособности. Учитывая свой персональный ритм!

Распределив рабочую и жизненную нагрузку можно достигать более успешных результатов!

Ритм работоспособности

ШАГ 1. – пересмотр собственных представлений

Ваши установки и самооценка оказывают существенное влияние

на то, как вы тратите время.

ВРАГИ СОЮЗНИКИили

Проанализируйте свою реакцию

Контролируйте свои эмоции

ЭМОЦИИ

= Время деньги/

Принципы расстановки приоритетов

Планирование, приоритеты, фокус Вы не можете знать, эффективно ли вы

тратите время, если не знаете, как хотите его использовать...

«Куда бы прицелиться?»

Целеполагание

Определение своих целей

Формулировка должна ясно определять ваши намерения и не оставлять никакой

возможности неверного истолкования

Техника «А,Б,В» - это систематизация задач по важности! Срочность не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи• Задач А – 15%, они не подлежат делегированию, им следует уделить 65% Вашего

запланированного времени (около 3 ч.)• Задач Б – 20%, могут быть делегированы, им следует уделить 20% Вашего

запланированного времени (около 1 ч.)• Задач В – 65%, должны быть делегированы, им следует уделить 15% Вашего

запланированного времени (около 45 мин.)

Дата Приоритетность Описание задачи Кому поручено Начато Закончено Примечания

А Б В

Техника планирования: “А,Б,В - анализ”

ВОВЛЕЧЁННОСТЬ – золотое правило успеха

Организация процесса делегирования

Принятие решений… что мешает?

• СТРАХ;• ОШИБКИ;

ЧТО?

КОМУ?

КОГДА?

КАК?

Четыре вопроса для организации делегирования

Выбираем что делегироватьВыбираем кому делегироватьСтавим задачу и формулируем ожидания (по SMART)Описываем зону ответственности и полномочийПередаем ресурсыМотивируем и консультируемНе допускаем обратного делегирования КонтролируемОцениваем выполнениеМотивируем

Как делегировать?

1. Составить список задач, требующих моего внимания и определить время на выполнение каждой из них.

2. Просмотреть список задач на неделю и уточнить3. Определить задачи по каждому из жизненных направлений и

наметить примерное время их выполнения4. Определить приоритеты по задачам 5. Прожить день!

Пять шагов утреннего планирования

- Ключевые техники планирования;- Планирование в различных типах ежедневников;- Образцы бланков для регулярного планирования.

ШАГ 3. – ПЛАН ДЕЙСТВИЙ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛИ

Путь к гармоничной и полноценной жизни.

Жесткое планирование – Отправление поезда, собрание в понедельник 05.09.2011 с 9:00 до 10:00

Гибкое планирование – Подготовка к собранию, которое состоится

05.09.2015. Есть дата и время к которой должна быть выполнена

задача, но конкретное время на подготовку Вы регулируете сами.

Контекстное планирование – На собрании обсудить с Ивановым А.И. как прошла адаптация Петрова И.П и какие рекомендации он может дать к процедуре

адаптации новых сотрудников.

Контекстное планирование – Если РД Кукушкин А.Г. будет в хорошем настроении…

Контекстное планирование привязано к месту, событию или конкретному человеку.

Примеры планирования с привязкой ко времени

На Киев Из Киева

Отправление Прибытие Отправление Прибытие

05:10 13:40 07:40 15:40

17:20 00:10 18:20 02:10

• Органайзер• Электронный планировщик

• Полезные советы

Инструментарий

1.В колонке “Жесткие встречи”записывайте события, привязанные к определенному, заранее известному времени.2.Жесткие встречи не должны занимать более 50-60% рабочего дня.

Остальное остается для гибких задач и неожиданных обстоятельств.3.В колонку “Гибкие задачи” выписывайте все, что нужно сделать сегодня,

но не принципиально, в какое время.4.В свободное от жестких встреч время выполняйте в первую очередь

Главное дело дня, Лягушку и Бифштекс слона.5.Гибкие задачи выполняйте в порядке приоритетности : самым важным

уделяйте лучшее время.

Жесткое, сквозное, контекстное планирование

Время Пн Вт Ср Чт Пт

9.00

10.00

11.00

12.00

13.00

14.00

15.00

16.00

17.00

18.00

Виды работ( жесткая основа )

Совещания Задачи месячного плана

Работа в проекте Работа с отчетами Работа с входящей информацией

Регламенты 1ч 3ч 2ч 1ч 1ч

Штриховки

Типичный план рабочей недели

Cлишком большое количество неотложных дел заставляет вас постоянно занимать

оборонительную позицию и никогда не предпринимать наступательных действий

Недели Месяцы Приоритеты

Январь Февраль Март Апрель Май Июнь

1

2

3

4

5

План-сеткаПервое полугодие

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Виды деятельности: И – интеллектуальная деятельность; К – коммуникации;

Д – дорога, передвижение; О – отдых, перерыв

Ритм работоспособности

Как только вы упускаете из виду важные дела, вы теряете способность принимать осознанные решения, достигать целей и получать удовольствие от жизни

Дела

Недели месяца

I II III IV Месяц

П Ф % П Ф % П Ф % П Ф % П Ф %

Категория А

Категория В

Категория С

Категория D

Анализ эффективности использования рабочего времени

Пожалуйста, запишите в рабочей тетради основные выводы по данному курсу, секреты и приемы, которые будете внедрять и

применять.

Моя система планирования

1. Своевременное пресечение «похитителей» времени2. Использование приёмов «сжатия» рабочего времени3. Чёткое определение «границ» ответственности4. Регламентация видов деятельности по времени5. Определение приоритетов6. Учёт ритма работоспособности 7. Письменное планирование8. Строгое соблюдение плана и временного регламента9. Освоение и развитие новых навыков10.Контроль результативности использования рабочего времени

Десять принципов эффективной организации времени

УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ

Краткий обзор бизнес-тренинга

Контакты: mega-p.come-mail: info@mega-p.com

тел.; + 38 (0482) 34 60 20;моб.; + 38 (067) 481 14 15