1

Формирование и вывод отчетов

•Отчет• Назначение•Создание и вывод

2

О П Р Е Д Е Л Е Н И Е

ОТЧЕТ – объект MS Access, в который позволяет представлять информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать.

3

•Служат для сбора и представления данных, содержащихся в таблицах и запросах.• Отчеты форматируют для печати, но их можно также просматривать на экране, экспортировать в другую программу или отправлять в виде сообщений электронной почты.

Н а з н а ч е н и е о т ч е т а

4

•Представить данные в удобной для чтения и анализа форме;•Сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;•Включить в отчет и напечатать графические объекты (например, диаграммы).

Н а з н а ч е н и е о т ч е т а

5

• установленные законом (обязательные);• периодические (например, по состоянию на конец месяца, на конец года и т.д.);• отчеты на готовых бланках (например, счета-фактуры);• письма;• нерегламентированные и срочные;• графические;• мультимедийные со встроенными аудио- и видеоклипами.

О с н о в н ы е т и п ы о т ч е т о в :

6

С в ед е н и я , о т о б р а ж а е м ы е в о т ч е т е :

•заголовок отчета и столбцов;•данные, определяемые выражением, которое задается в макете отчета;•данные из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL;•итоговые значения, вычисляемые с помощью выражений, заданных в макете отчета.

7

Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления: поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

8

Структура отчета Структура отчета аналогична структуре

формы. Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Каждый раздел имеет определенное назначение и печатается на странице и в отчете в заданном порядке.Как в форме, так и в отчете могут присутствовать следующие разделы:• заголовок;• верхний и нижний колонтитулы;• область данных;• примечание отчета.

9

10

Возможны следующие способы создания отчета

1

23

5

4

1

11

1. Средство «Отчет» — это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет скорее всего будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

Автоотчет

12

Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей.

2

13

2

14

3

15

3

16

Предварительный просмотр

Режим представления отчетаМакет

Конструктор

17

4

18

4

19

5

20

21

Режимы работы

22

Доработка отчета в режиме макета

•Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Можно добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.

23

Доработка отчета в режиме конструктора

•Доработать отчет можно также в режиме конструктора. Новые элементы управления и поля добавляются в отчет путем их размещения их в сетку конструктора макета. В окне свойств доступны многочисленные параметры, с помощью которых можно настроить отчет.

24

Режим Предварительного просмотра

Режим Представления отчета

26

27

28

Навигация

29

30

Группировка записей в отчете

31

Группировка записей в отчете

32

Элементы отчета

33

34

35

36