Učenice: Mentor:Anđelković Marina Pejčić

DejanDejanović RadmilaCvetanović Aleksandra

Sadržaj

• O programu Microsoft Office, Word

• Cirkularno pismo

• Zadaci i rešenja

MS Word se instalira isključivo u paketu programa Microsoft Office. Ms Office paket sadrži nekoliko programa, a najkorišćeniji su:

• MS Access – rad sa bazama podataka;

• MS Excel – program za tabelarne kalkulacije i izradu dijagrama;

• MS Outlook – slanje i pravljenje e-mail-ova, elektronski rokovnik, kalendar, planer;

• MS Power Point – program za izradu prezentacija;

•MS Word – tekst procesor.

O paketu Microsoft Office, Word

Cirkularno pismo

Cirkularno pismo se koristi pri izradi grupe dokumenata, kao što je pismo obrazac za više klijenata ili list nalepnica sa adresama. Svako pismo ili nalepnica sadrži istu vrstu informacije, dok je sadržaj jedinstven.

Na primer pisma klijentima mogu biti prilagođena tako da se svako pismo obraća svakom klijentu prema imenu. Jedinstveni podatak ili oznaku svakog pojedinca pisma dolazi iz unosa u izvoru podataka.

Postupak izrade cirkularnih pisma podrazumeva sledeće korake:

• Postavljanje glavnog dokumenta (statički deo cirkularnog pisma), je onaj deo koji se ne menja od jednog do drugog zapisa s podacima. Kada budete zadovoljni onim što ste napravili, pozovite Mail Merge Helper tako što ćete izabrati Tools, Mail Merge.

• Povezivanje dokumenata sa izvorom podataka. Sledite korake u Mail Merge helperu da biste postavili cirkularno pismo kao dokument za objedinjavanje, zatim cirkularnom pismu priključite izvor podataka – listu ili bazu podataka za objedinjavanje.

Microsoft Word Document

Postavljanje glavnog dokumenta

• Prilikom pravljenja glavnog dokumenta za objedinjavanje, na raspolaganju su vam sve Wordove alatke. Možete da podesite formatiranje, umetnete slike, napravite gornje i donje žive kolone, dodate tabele i polja i da radite sa objektima u sloju za crtanje. Na primer, mogli biste da umetnete logotip vaše kompanije u pismo ili da koristite oblačić AutoShapea da privučete pažnju na određenu prodajnu poruku.

• Kad ste zadovoljni sadržajem svog cirkularnog pisma, izaberite Tools, Mail Merge. U okviru Mail Merge Helper pritisnite Create, Form Letters, Active Window. Time pretvarate tekući dokument u glavni dokument za objedinjavanje pošte

Microsoft Word Document

Određivanje izvora za imena i adrese• Pošto ste završili

pravljenje statičkog dela cirkularnog pisma, morate da saopštite Wordu gde da uzme podatke za objedinjavanje. U stvari, na ovom mestu, Wordu su potrebna samo imena polja sa podacima – prezime, ime, adresa i tako dalje – ali Mail Merge Helper koristi momenat da vas navede da odaberete izvor podataka.

• Kad pretisnete Get Data u okviru Mail Merge Helper, imate četiri izbora:

• Open Data Source• Create Data Source• Use Adress Book• Header Options

• Dalje…

• Create Data Source – ova opcija traži od vas imena polja koja Word koristi za izradu tabele “spremno za objedinjavanje” u Word dokumentu, zajedno sa korisnim modulom Data Form koji je u uzajamnoj vezi sa tabelom. Alternativno, iz okvira za dijalog Create Data Source, možete da koristite Microsoftov Query za postavljanje novog upita ili baza podatka ili za izdvajanje informacije iz postojeće baze podataka, bilo da je to Access, Oracle, SQL Server ili neki drugi format koji je dostupan upitu.

• Open Data Source – ako imate postojeći izvor podataka, bilo da je to tabela u Wordovom dokumentu, lista u Excelovoj radnoj svesci ili Accessova baza podataka, koristite ovu opciju. Ako prvi red Wordove tabele ili Excelove liste uključuje imena polja (Prezime, Ime i tako dalje), moći ćete odmah da izvršite objedinjavanje.

• Use Address Book – ako se vaši podaci o imenu i adresama održavaju u Outlookovoj “Personal Address Book” ili “Contacts” listu ili aplikaciji Exchange, imate sreće. Izaberite ovu opciju i Word direktno uvozi podatke.

• Header Options – ako je vaš izvor podataka postojeći Wordov dokument/tabela ili Ekselova lista I ako prvi red tabele ili liste ne sadrzi mnogo imena polja, pritisnite ovde da biste definisali polja.

Priključivanjem izvora podataka dokumentu, vi nalažete Wordu da doda skrivena polja na početku dokumenta; posle toga, proces je završen, imena polja su dostupna Wordu i vreme je za postavljanje polja u cirkularno pismo.

Postavljanje polja podataka unutar dokumenta

Polja podataka predstavljaju vezu između vašeg cirkularnog pisma i izvora podataka. Na primer, ako imate polje izvora podataka nazvano Prezime, Word zamenjuje svaku pojavu polja “Prezime” u cirkularnom pismu sa podacima Prezime u tekućem zapisu izvora podataka.

Najlakši put za umetanje polja podataka u vaše cirkularno pismo je putem liste Insert Merge Field na paleti alatki Mail Merge. Postavite tačku umetanja tamo gde želite da se pojavi polje podataka, pritisnite Insert Merge Field i izaberite polje koje vam je potrebno.

Filtriranje poštanskih spiskova

Ako hoćete da odaberete podskup zapisa iz izvora podataka, izaberite Tools, Mail Merge (ili pritisnite dugme Mail Merge Helper napaleti altki Mail Merge). Zatim pritisnite dugmad označeno sa Query Options.U okviru za dijalog Querys Options podesite kriterijum za izbor.

Okvir za dijalog Query Options vam takođe dozvoljava da za sortiranje koristite do tri glavna ili sporedna polja. Da biste sortirali podatke pre nego što počnete proces objedinjavanja, otvorite karticu Sort Records i odredite koja će se polja koristiti za sortiranje podataka.

Pregled rezultata objedinjavanja pošte

Da biste videli kako će se odvijati proces objedinjavanja, počnite tako što ćete dati nalog Wordu da vam pokaže kakav će biti rezultat kada objedinite žive podatke sa vašim cirkularnim pismom. Da biste to postigli, pritisnite dugme View Merged Data na paleti alatki Mail Merge, a zatim nekoliko puta zaredom, dugme Next Record da biste videli kako se pojavljuju zapisi.

Koristite ovaj pregled da biste proverili krupna greške: • Potražite netačna polja – na primer, ona koja sadrže “Ime”, a u kojima ste hteli da upotrebite “Prezime”.• Pregledajte da li u izvornim podacima ima nepouzdanih informacija: ako polovina zapisa izvora podataka nema stavku u polju “Zvanje”, na primer, moraćete da nađete način da rešite ovaj problem.

• Ako vidite da neki delovi u procesu objedinjavanja ne izgledaju dobro – ako, na primer, neko od objedinjenih pisama prelazi na drugu stvarnu – pritisnite View Merged Data na paleti alatki Mail Merge, a zatim se vratite i ispravite cirkularno pismo.

Zatim proverite same podatke. Ako je ovo prvi put da koristite određeni izvor podataka, naložite Wordu da izvede preliminarno objedinjavanje, izveštavajući o problemima kako se oni pojavljuju. U praksi je neobično da se izvor podataka sa više od nekoliko stotina zapisa objedini bez problema u prvom pokušaju.

Da biste izveli preliminarno objedinjavanje, pritisnite dugme Check for Errors na palieti alatki Mail Merge i izaberite jedan od tri raspoloživa nivoa skeniranja.

Slanje većeg broja poruka elektronskom poštom i faksom uz pomoć Outlooka i objedinjavanje pošte

Ako koristite Outlook 2000, pravljenje većeg broja personalizovanih poruka elektronske pošte i faksova je skoro isto tako jednostavno kao i pravljenje i objedinjavanje cirkularnih pisama. I to na sledeći način:

• Završite poruku elktronske pošte ili faks kao da su cirkularno pismo, koristeći uputstva iz prethodnog odeljka. Priključite izvor podataka i proverite glavni dokument sa živim podacima.

• Umesto da Word izvrši Merge to New Document, pritisnite dugme Mail Merge Helper na paleti alatki Mail Merge.

• Na listi Merge To u okviru za dijalog Merge izaberite Electronic mail.

• Pritisnite dugme Setup i izaberite bazu podataka koje sadrži elektronsku adresu primaoca ili broj njegovog faksa. Upišite predmet, ako želite, i pritisnite OK.

• U okviru za dijalog Merge pritisnite dugme Merge. Word izvršava objedinjavanje i prenosi objedinjene poruke elektronske pošte ili faksove u Outlookovo otpremno sanduče.

Pravljenje kataloga

Jedina stvarna razlika između načina na koji Word rukuje cirkularnim pismima i načina rada sa objedinjenim “katalozima” je u korišćenju preloma stranica. U cirkularnom pismu Word umeće prelom stranice kad završi obradu zapisa iz izvora podataka. U katalogu, Word ne dodaje prelome stranica; rezultat toga je da zapisi slede jedan iza drugog u završnom dokumentu.

Recimo da želite da štampate namenski izveštaj svih osoba u svojoj Outollkovoj listi Contacts, u kojem se na jednoj stranici pojavljuje nekoliko zapisa – možda u vašoj vlastitoj verziji formata stranice sa dnevnim rasporedom obaveza.

Evo kako to da uradite:

• Počnite da pravite novi dokument kako je opisano u prethodnim odeljcima, ali kada prvi put koristte Mail Merge Helper, izaberite Create, Catalog. Ovim dajete instrukciju Wordu da želite da stavite više od jednog zapisa na stranicu.

•Dodajte polja koristeći Insert Merge Field, kao što ste to radili i ranije.

• Podesite dokument kako vam odgovara. U slučaju izveštaja koji izgledaju kao dnevni raspored obaveza, možda ćete želeti da napravite veći broj kolona, promenite veličinu stranice i/ili podesite izvor papira tako da štampa na posebnim perforiranim listovima.

• Dajte nalog Wordu da izvede objedinjavanje u datoteku.

Napredne tehnike objedinjavanja pošte

Objedinjavanje pošte radi koristeći Wordova polja posebno projektovana za primenu objedinjavanja. Da biste videli ta polja, otvorite glavni dokument za objedinjavanje i pritisnite Alt+F9 ili izaberite Tools, Options, otvrorite karticu View i potvrdite polje Field Codes.

Objedinjavanje koverata

Objedinjavanje radi pravljenja koverata koji se slažu u odnosu jedan prema jedan sa obradom cirkularnih pisama nije teško, sve dok se trudite da se izvor podataka ne menja u periodu od obrade cirkularnih pisama do štampanja koverata i da su filtri koje određujete identični.

Da biste pokrenuli obradu koverata, koristite Mail Merge Helper i pritisnite Create, Envelopes. Ako koristite čarobnjaka Envelope i kažete mu da pravite koverte za poštanski spisak, on će automatski pokrenuti Mail Merge Helper. Da biste pokrenuli ovog ćarobnjaka, izaberite File, New, otvorite karticu Letters & Faxes i dvaput uzastopno pitisnite Envelope Wizard.

Postoji i alternativni (i ne dokumentovani) način za pravljenje koverata istovremeno sa glavnom obradom cirkularnih pisama. Ovim načinom se prave koverti isprepletano sa cirkularnim pismima – dobijate jedan koverat i njegovo pismo, zatim koverat i pismo sledećeg zapisa i tako dalje. Ako imate štampač sa odvojenim ulagačima za papir za cirkularna pisma i za koverte – većina laserskih štampača ionako ne uzima koverte sa istog mesta kao i standardni papir – tehnika radi i to bi moglo da vas poštedi frustacije sa neusklađenim kovertima i cirkularnim pismima. Ovako ćete to uraditi:

• Napravite svoje cirkularno pismo.• Pre nego pto priključite izvor podataka, izaberite Tools, Envelopes

and Labels. Na kartici Envelopes upišite povratnu adresu koju želite. Zatim pritisnite Options i podesite potreban ulagač za svoje koverte.

• Priključite izvor podatka i rasporedite polja u svom cirkularnom pismu kao obično. Kad završite sa pismom, premestite se do koverta i umetnite polja za objedinjavanje u koverat tamo gde želite da se pojave.

• Izvedite objedinjavanje u datoteku. Kad štampate datoteku, koverti se pojavljuju ispred cirkularnih pisama, raspoređeni kroz celu obradu objedinjavanja.

Objedinjavanje nalepnica

• Wordove funkcije za pravljenje poštanskih nalepnica rade dovoljno dobro za male nalepnice – to jest, nalepnice koje su dovoljno velike samo za ime i adresu. Ali, ako koristite prehodno štampane nalepnice ili ako imate veće nalepnice i hoćete da na njima štampate svoju povratnu adresu ili logotip, ili ako hoćete da promenite podrazumevani font, imaćete samo probleme. Da biste izveli objedinjavanje pošte i napravili nalepnice na uobičajen način:

• Pokrenite Mail Merge Helper tako što ćete izabrati Tools, Mail Merge, a zatim Create, Mailing Labels.

•Sledite Wordove zahteve da biste postavili polja za objedinjavanje (Create Labels).

Ako možete da koristite objedinjene datoteke da biste štampali nalepnice koje su vam potrebne, ovo je najbolji način da radite sa nalepnicama. Ali ako želite da stavite povratnu adresu na nalepnice, promenite fontove, ili zalepite poštanski broj na dnu nalepnice, moraćete biti malo kreativniji – i uložiti mnogo vište truda. Probajte na ovaj način:

• Napravite stranu sa nalepnicama. Najbrži način da to uradite je da izaberete Tools, Envelopes and Labls, a zatim odaberete odgovarajući raspored nalpnice na kartici Labels. Pritisnite, zatim, New Document da biste odredili uzorak koji će odgovarati vašim nalepnicama.

• Prilagodite nalepnice kako god želite – na primer, dodajte adresu pošaljioca, ili logotip. Razmislite gde će biti smešteni objedinjeni podaci i , ako želite, promenite formate fonta za te pasuse.

• Pretvorite svoju prilagođenu stranicu sa nalepnicama u “cirkularno pismo” tako što ćete da otvorite okvir Mail Merge Helper i izaberite Create, Form Lettes.

• Priključite izvor podataka, kao i obično.• Dodajte polja podataka na mesta gde želite da se

imena i adrese pojave na nalepnicama.• Na početku svake nalepnice, osim prve, pritisnite

jedanput, a zatim pritisnite Insert Word Field, Next Record. Ovaj korak je od najveće važnosti: on nalaže Wordu da se premesti do sledećeg zapisa izvora podataka na početku svake nalepnice osim prve.

• Konačno, pogledajte objedinjene podatke, proverite ih, objedinite ih u datoteku i štampajte.

Prilagođavanje cirkularnih pisama pomoću polja

U glavnom dokumentu za objedinjavanje možete da koristite bilo koje Wordove velike zbirke polja. Ovo je posebno praktično ako radite objedinjavanje iz Outlookove liste Contacts i ako hoćete da se rešite stavke “United States of America” iz svih domaćih objedinjenih zapisa.

Ovo je najlakši način da ih se rešite:• Koristite korake navedene na početku ovog odeljka da

biste videli kodove polja u glavnom dokumentu za objedinjavanje.

• Pronadjite prvu pojavu polja {MERGEFIELD Country} i pritisnite Ctrl+X da ga odsečete i postavite u klipbordu.

• Na paleti alatki Mail Merge pritisnite Insert Word Field, zatim If...Then...Else.

• U polju Field Name izaberite Country. U polju Compare To upišite United States of America. Pritisnite OK i Word umeće polje {If{MERGEFIELD Country}=+”United States of America” “” “”} u vaš dokument.

• Izbrišite par navodnika iz polja koje ste napravili u koraku 4 i prenesite polje {MERGEFIELD Country} na njegovo mesto.

• Ponovite korake od 3 do 5 za svaku pojavu polja {MERGEFIELD Country}. Ako imate više od nekoliko polja {MERGEFIELD Country}, možete da koristite Word-ovu funkciju Replace da biste ih zamenili.

Kad završite, svako polje bi moralo da izgleda ovako:{If{MERGEFIELD Country}= “United States of America” “” {MERGEFIELD Country}Što nalaže Wordu da umetne ime države, osim ako je to “United States of America”Druga dva polja su praktična ako hoćete da Word zaustavi objedinjavanje kod svakog zapisa i dozvoli vam da upišete namenske podatke. I {Ask} i {Fillin} traže podatke za svaki objedinjeni zapis. Prva funkcija preuzima sve što unesete naobeleženu lokaciju cirkularnog pisma; druga zamenjuje polje sa onim što je upisano.

Da biste koristili polje {Filinin}, uradite sledeće:

• Postavite tačku umetanja tamo gde želite da se namenski tekst pojavi u cirkularnom pismu

• Na paleti alatki Mail Merge pritisnite Insert Word Field, zatim Fill-in. Upišite odgovarajući odzivnik i podrazumevani tekst.

• Izvršite objedinjavanje kao i obično. Word vam, svaki put kad naiđe na polje {Fillin}, po jedanput za svaki zapis izvora podataka omogućava unos bilo kog namenskog teksta koji želite.

Zadatak u okviru cirkularnog pisma

Microsoft Word Document

http://www.youtube.com/watch?v=LgPCIgwR2KQ&feature=youtu.be

Rešenje zadatka