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Introducción a la
Gestión de Bases de
Datos
Microsoft Access 2013
Docente: Lic. Nieves Llorente
1
¿Qué es una Base de
Datos?
En las Bases de Datos, los datos se
encuentran relacionados para posibilitar el
acceso y la búsqueda de forma sencilla y
rápida.
Docente: Lic. Nieves Llorente
2
Una base de datos es un
sistema de almacenamiento
de datos organizados, en
relación a un contexto común.
¿Para qué nos sirven las BD?Están pensadas para almacenar datos
en forma masiva.
Con las bases de datos podemos …
Docente: Lic. Nieves Llorente
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Almacenar
Organizar
Recuperar
Comunicar
Información
¿Cuáles Bases de Datos
Conocemos?
Cuando nos inscribimos para rendir una materia, se
recupera nuestra historia académica y se la
relaciona con las fechas próximas de exámenes
que aún no hayamos rendido, con los docentes,
con las aulas y horarios, etc...
Otros ejemplos: cuando alquilamos una película,
cuando utilizamos el cajero automático, cuando
accedemos al correo electrónico, ….
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¿Qué es un Sistema de
Gestión de Bases de Datos?
MS ACCESS nos permite realizar todas las tareas de
un SGBD.
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Los Sistemas de Gestión de Bases
de Datos son programas que nos
ayudan a diseñar, crear, administrar
y mantener las bases de datos.
Bases de Datos Relacionales
En las Bases de Datos Relacionales,
los datos se estructuran y organizan
mediante tablas y se distribuyen en
filas y columnas.
Existen relaciones entre las distintas
tablas que permiten la
recuperación de información
ampliada.
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Jerarquía de Elementos en una
Base de Datos Relacional
Las bases de datos están formadas por
Archivos.
Los Archivos se forman por tablas.
Las tablas están compuestas por
registros.
Los registros están formados por
campos.
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El campo es la unidad de información
más pequeña
Estructura de las Tablas
Cada Tabla en una Base de Datos almacena información
relacionada a una entidad determinada (personas,
transacciones, objetos, etc.)
Todos los registros tienen los mismos campos.
Todos los campos en un registro están relacionados a un solo tema.
Una tabla puede contener múltiples registros. Docente: Lic. Nieves Llorente
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Tabla
Registro 1Registro 2Registro 3
Campos
Objetos básicos de una
Base de Datos en MS Access
Tablas: contienen los datos estructurados.
Formularios: permiten gestionar la carga de las
tablas.
Consultas: permiten extraer información de
una o más tablas y también realizar
operaciones sobre ellas.
Informes: permiten la condensación de
determinada información de la base de datos,
con el objeto de imprimirla.
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Diseñamos una BD…
Idear una base de datos para la
gestión de un DVD Club.
¿Cuáles son los datos que
necesitaríamos guardar?
¿Cómo podemos organizarlos en
tablas?
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Utilizamos el programa… Al abrir el programa, debemos crear un archivo que
constituirá nuestra base de datos.
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1.
1. Crear base de datos en blanco
2. Escoger un nombre para la base y
presionar “Crear”
2.
3.
Pantalla de trabajo en una BD
Las cintas de opciones se habilitan de acuerdo a la tarea que
estemos realizando. Docente: Lic. Nieves Llorente
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Panel de
navegación
de objetos
creados
(tablas,
consultas,
formularios,
informes)
Pestañas de objetos abiertos
Sector de edición del objeto
abierto seleccionado en la
pestaña activa
Tablas
Las tablas contienen la información que estará disponible para
el resto de las funciones.
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1.
1. Las creamos a partir del “Diseño de tabla”, en la pestaña
“Crear”, grupo de comandos “Tablas”.
Vista de Diseño
Al cerrar la ventana de diseño de la
tabla se nos preguntará si queremos
conservar los cambios realizados.
Debemos escoger un nombre de tabla
en relación a los datos que contiene
para facilitar su identificación.
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Permite crear la tabla definiendo su estructura de campos, tipos y propiedades partiendo de cero.
Se trata del modo más completo y sobre el que el usuario tiene mayor control.
Diseño de una Tabla
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1. Lista de campos
que contendrá la
tabla
2. Tipo de datos de cada
campo (texto, fecha, número, etc.)
3. Propiedades del campo
seleccionado
Tipos de Datos posibles en
una tabla
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Texto corto: son valores de texto que pueden incluir cualquier tipo de
carácter (?, !, *,/, etc.). Almacena
hasta 255 caracteres.
Texto largo: Datos de texto pero con gran capacidad de
almacenamiento. Hasta 65635
caracteres.
Número: Almacena cifras con las que se puede operar
matemáticamente.
Fecha/hora: Datos horarios o de fecha. El formato de la fecha u
hora puede ser de varios tipos.
Moneda: Igual que el campo número, pero acompaña el datos del símbolo
de moneda.
Autonumérico: Se utilizan para llevar algún tipo de recuento que Access
incrementa automáticamente en
cada registro nuevo que se incorpore
a la tabla.Si/No: Se utiliza para datos que se
definen claramente sólo conteniendo
el dato Verdadero (Si) o Falso (No).
Atributos de los campos
La propiedades o atributos de los campos permiten complementar la funcionalidad de los campos mediante
valores y funciones que alteran la forma de actuar y
responder de los campos cuando se muestran en pantalla
o durante el ingreso de sus datos.
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Tamaño: establece cuál será el tamaño máximo de los datos que
rellenen el campo. Solo para los
tipos Texto y Número. El tamaño del texto se mide en caracteres.
Para los números hay 5 tamaños
diferentes.
Formato: establece la forma automática en la que aparecerá el
dato. El formato no se visualiza
hasta que se termina de escribir el
dato y se pasa a otro. El tipo Texto
no tiene formatos predefinidos.
Atributos de los campos
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Regla de validación: Esta
propiedad limita los valores que
el usuario puede escribir en el
campo.Texto de validación: Se escribe
siempre que se ha establecido una
Regla de Validación. En esta
propiedad se ingresa el mensaje de
error que obtendrá el usuario si no
cumple con la regla de validación.
Requerido: Exige que el usuario
añada un valor antes de pasar
a otro registro.
Indexado: Crea un índice para
la tabla.
Valor predeterminado: es un dato que ya aparece escrito cada vez
que se va a dar de alta un nuevo
registro en la tabla.
Campos clave
Un valor clave es un dato
que identifica por sí solo un
registro de una tabla.
Se trata de un campo del
que se sabe con certeza
que sus datos no se
repetirán en ninguno de
los registros de la tabla.
Si se trata de una base de
datos en la que haya
varias tablas relacionadas
pueden resultar
indispensables para
generar consultas en las
que estén implicadas dos
o más tablas.Docente: Lic. Nieves Llorente
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1.
2.
1. Se aplica la condición de campo
clave, seleccionando el campo
deseado y presionando el botón
“Clave Principal” e la pestaña de
“Diseño”, trabajando desde la Vista de
Diseño
2. Otra opción es seleccionar Clave
principal con clic derecho sobre el
campo escogido.
Relaciones
Dos tablas de una base de datos pueden estar
relacionadas.
Es decir, dos tablas de una base de datos pueden
tener un campo (o varios) común(es).
Las relaciones incrementan la potencia de
generación de consultas ya que permiten
localizar datos de una tabla, aún cuando sólo se
conoce información de otra.
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Creación de Relaciones
Docente: Lic. Nieves Llorente
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1.
1. En la pestaña “Herramientas de base
de datos”, escogemos el botón
“Relaciones”
2. Se abrirá una ventana en la que
Seleccionamos y Agregamos cada
una de las tablas que queremos
relacionar. Luego cerramos la
ventana.
3. Partiendo del campo clave de una
tabla, lo arrastramos hacia el campo
que hace referencia a él en la segunda
tabla.
2.
3.
Integridad Referencial
La ventana de modificación de
relaciones nos muestra como se
efectúan las relaciones y el tipo
de relación.
La integridad referencial de una
base de datos pretende asegurar
que no se den situaciones de
inconsistencia entre los registros
de tablas relacionadas.
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Existen tres opciones para definir la integridad referencial:
Exigir integridad referencial: activa o desactiva la integridad referencial entre los campos de las tablas seleccionadas. Las demás opciones no pueden
activarse si no se activa ésta.
Actualizar en cascada: si se activa, hace actualizaciones en cascada; si no, no permite las actualizaciones.
Eliminar en cascada: si se activa, hace borrados en cascada; si no, no permite los borrados.
Cargar datos en tablas
Cuando terminamos con el diseño de la
tabla y la guardamos, podemos comenzar a
cargar los datos en los campos.
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1.
1. Seleccionamos la tabla que
queremos cargar.
2. Escogemos “Vista de hoja de
datos”, en la pestaña “Inicio”
para cargar la información.
3. Si queremos volver al diseño de
la tabla, seguimos el mismo
procedimiento y escogemos
“Vista Diseño”
2.
No se sugiere modificar el Diseño
de una tabla después de haber
cargado datos. Siempre diseñar
primero y luego cargar.
Consultas
Las consultas ofrecen la posibilidad de
extraer la información de las tablas.
Cada consulta localiza datos concretos
que cumplen ciertas condiciones y
permite realizar varias tareas con ellos
(mostrarlos, eliminarlos, actualizarlos,
etc.)
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Formularios
Los formularios son ventanas de
Windows cuya finalidad es actuar como
una ficha rellenable para los datos de
las tablas. Permiten introducir los datos
de una forma más cómoda.
Es posible añadir botones y controles
que realicen alguna tarea sobre los
datos de una tabla.
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Informes
Los informes son elementos cuya función
es generar información obtenida de las
tablas perfectamente distribuida, legible
y agradablemente expuesta para la
impresora.
Únicamente desde asistente
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