Microsoft excel bai 5

Trường ĐH Khoa Học Tự Nhiên Tp. Hồ Chí Minh

TRUNG TÂM TIN HỌC

2015

Tin Học Văn Phòng

Bài 5. Microsoft Excel Nâng Cao (tiếp theo)

Phòng chuyên môn

Tin học văn phòng (2015) - Bài 5. Microsoft Excel nâng cao (tt) 2

Biểu đồ,Import, Add in và Sử dụng các lệnh thống kê

1. Biểu đồ

2. Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)

3. Add in

4. Lệnh SUBTOTAL

5. Lệnh CONSOLIDATE

6. Lệnh PIVOTTABLE

Nội dung

19/10/2015


Trong Excel, có thể dựa vào dữ liệu trên worksheet để tạo các biểu đồ.

Các biểu đồ trong Excel rất nhiều loại:

● Column: cột

● Line : đường kẻ

● Pie : hình tròn

● Bar : khối

● Area: miền

● Scatter: hàm số

● …

Ứng với mỗi loại biểu đồ, có thể chọn nhiều

dạng khác nhau. Ví dụ ứng với kiểu Column:

1.Biểu đồ

19/10/2015


Các thành phần cơ bản trong biểu đồ

1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015

Axis Title: Tiêu đề

của trục tung và trục

hoành

Title: Tiêu đề chung

của biểu đồ

Legend: Chú

thích minh họa


Cách vẽ biểu đồ

Chọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ => Insert\Charts -> chọn loại biểu đồ muốn

vẽ.

1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015



1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015

Đao cac chuỗi số liệu từ

dòng thanh cột va

ngược lại

Chọn cach bố trí

cac thanh phần

trên biểu đồ

Thay đổi lại loại

biểu đồ

Thay đổi lại vùng dữ liệu vẽ biểu đồ

Chọn phong cach định

dạng về mau sắc



1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015

Định dạng vùng

chọn

Chart Title : tiêu đề chính cho

biểu đồ

Axis Titles : tiêu đề trục

hoành/tung

Legend : chú thích

Data Labels : nhãn cho dữ liệu

Data Table : thêm bang dữ liệu

Chọn thanh phần của biểu đồ hoặc dùng chuột

nhấp lên thanh phần cần chọn, thanh phần được

chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh, dùng

cac phím mũi tên để di chuyển đến cac

thanh phần

Hiển thị gia trị trên

trục hoanh/tung

Thay đổi màu

nền

Thay đổi đường

lưới


Hiệu chỉnh thông số cho trục trên đồ thi thi bạn hãy chọn trục => nhấp phải

chuột và chọn Format Axis… Sau đây là giải thích các thông số trong hộp thoại

Format Axis

1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015

Value Axis Option

· Minimum Xác định gia trị nhỏ nhất trên trục

(gia trị khơi đầu)

· Maximum Xac định gia trị lớn nhất trên trục

(gia trị kết thúc)

· Major unit Xac định gia trị cac khoang chia

chính trên trục.

· Minor unit Xac định gia trị cac khoang chia

phụ trên trục.

· Values in reverse order Đao thứ tự sắp xếp

cac gia trị trên trục

· Logarithmic scale Chuyển cac gia trị trên trục

sang hệ logarith với cơ số do ta qui định tại

Base (không thể dùng cho gia trị âm hay bằng

0)




Format Axis

1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015

Value Axis Option

· Display units Chọn đơn vị hiển thị trên trục

Show display units label on chart Cho hiển thị

cac nhãn đơn vị trên đồ thị

· Major tick mark type Qui định cach hiển thị ky

hiệu phân cach chính trên biểu đồ.

- Minor tick mark type Qui định cach hiển thị ky

hiệu phân cach phụ trên đồ thị.

· Axis labels Xac định cach hiển thị cac nhãn

trên trục

· Horizontal axis crosses Cac lựa chọn qui

định cach ma trục tung cắt trục hoanh (Đối với

đồ thị 3-D đó chính la tùy chọn Floor crosses at)




Format Axis

1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015

Category Axis Option

· Interval between tick marks Xac định sự thể

hiện cac nhóm theo khoang chia (có bao nhiêu

nhóm trong một khoang chia, thường la một

nhóm).

· Interval between labels Xac định sự xuất hiện

của nhãn theo khoang chia

· Categories in reverse order Cac nhóm thể

hiện theo thứ tự ngược lại

· Label distance from axis Xac định khoang

cach của nhãn so với trục

· Axis Type Xac định loại trục sử dụng như

Automatic, Text axis hoặc Date axis




Format Axis

1.Biểu đồ (tt)

19/10/2015

Category Axis Option

· Major tick mark type Qui định cach hiển thị ky

hiệu phân cach chính trên đồ thị.

· Minor tick mark type Qui định cach hiển thị ky

hiệu phân cach phụ trên đồ thị.

· Axis labels Xac định cach hiển thị cac nhãn

trên trục

· Vertical axis crosses Cac lựa chọn qui định

cach ma trục tung cắt trục tung

- Position Axis Qui định cach hiển thị của cac

nhóm va nhãn trên trục (Dùng cho đồ thị 2-D

area, column, và line)



1. Biểu đồ


3. Add in

4. Lệnh SUBTOTAL



Nội dung

19/10/2015


Đôi khi chúng ta có dữ liệu sẵn từ một nguồn nao đó ma muốn đưa vao

trong excel thì chúng ta lam như sau

Chọn Data\Get External Data và tùy theo loại dữ liệu muốn đưa vào

Excel thuộc cấu trúc (Access,Text,…)

2.Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (Import)

19/10/2015

From Access : dữ liệu thuộc cấu trúc của Access (*.mdb,*accdb)

Form Web : dữ liệu trực tiếp từ trang Web

From Text : dữ liệu từ file dạng text (*.txt,*.prn)

From Other Sources : dữ liệu trên SQL

Existing Connections : có thể lấy từ tất ca ca loại file cơ sơ dữ liệu ma excel

hỗ trợ


Ví dụ: lấy dữ liệu từ Table BanHang của file DulieuAccess.mdb

2.Lấy dữ liệu từ các nguồn khác (tt)

19/10/2015



1. Biểu đồ


3. Add in

4. Lệnh SUBTOTAL



Nội dung

19/10/2015


Công dụng:

● Do nhu cầu của người sử dụng, các hàm có sẵn của Excel không

giai quyết được yêu cầu của mình muốn. Excel cho phép người sử

dụng có thể tự lập trình các hàm để sử dụng và thường được lưu

vào tập tin có kiểu XLA hoặc XLAM.

● Muốn sử dụng các hàm được viết trong tập tin XLAM thì chúng ta

phai dùng Add in của excel để đưa vào mới sử dụng hàm chung cho

tất ca các tập tin trên máy.

Thao tác:

● Vào File\Options\Add – ins

● Trong mục Manage : chọn Excel Add-ins => chọn Go…

trong của sổ Add-Ins chọn Browse… để chọn tập tin chứa ham cần

add vao sử dụng. Sau nay không muốn dùng nữa thì chỉ vao lại cửa

sổ Add-Ins bỏ dấu check của tập tin đã add vao

3. Add in

19/10/2015


Ví dụ: Add-in tập tin doiso.xla có chứa hàm VND() vào trong Excel

3. Add in (tt)

19/10/2015



1. Biểu đồ


3. Add in

4. Lệnh SUBTOTAL



Nội dung

19/10/2015


Công dụng:

Lệnh nay chèn ham Subtotal vao bang số liệu một cach tự động, để sử dụng

chức năng nay trước tiên tập số liệu phai được sắp xếp theo thứ tự tại cac cột

dữ liệu (Field) ma ta cần nhóm lại khi tính toan.

Thao tác:

Chọn Data\Outline\Subtotal. Thiết lập cac tuỳ chọn trong hộp thoại Subtotal:

4.Lệnh SubTotal

19/10/2015


Thao tác (tt):

4.Lệnh SubTotal (tt)

19/10/2015

At Each Change In: Chọn tiêu chí tính toán.

Use Function: Chọn ham để tính từ danh sach 11 hàm.

Add Subtotal To: Liệt kê tất ca cac trường của vùng số liệu

tính toan. Đanh dấu kiểm kế bên tên trường để chọn cac

trường cần thực hiện phép tính.

Replace Current Subtotals: Nếu được chọn, excel sẽ xoa bỏ

cac lệnh subtotal trước đó va thay thế bằng lệnh subtotal hiện

hành.

Page Break between Groups: Nếu được chọn, excel sẽ chèn

cac dấu ngắt trang sau mỗi nhóm tính subtotal.

Summary below Data: Nếu được chọn, excel sẽ đặt cac kết

qua tính subtotal bên dưới mỗi nhóm số liệu (mặc định),

ngược lại thì excel sẽ đặt kết qua tính subtotal bên trên mỗi

nhóm số liệu.

Remove All: Nếu chọn nút nay thì excel sẽ xoa bỏ tất ca cac

lệnh subtotal trong vùng số liệu.


Ví dụ: Thống kê Tổng doanh thu theo từng tháng

4.Lệnh SubTotal (tt)

19/10/2015

Chú ý: Tiêu chí

thống kê la Thang,

do vậy cột Thang

phai được sắp xếp

trước khi gọi lệnh

SubTotal



1. Biểu đồ


3. Add in

4. Lệnh SUBTOTAL



Nội dung

19/10/2015


Công dụng:

Consolidate là lệnh dùng để kết hợp thông tin từ một hay nhiều nguồn khác

nhau, với các phép tính khác nhau (cộng, đếm, lớn nhất, nhỏ nhất, trung bình

...). Ra một vùng mới (có thể trên cùng Sheet hay khac Sheet)

Thao tác:

Ví dụ: tính tổng Số lượng và Thành tiền của từng loại Tên hàng

5.Lệnh Consolidate

19/10/2015


5.Lệnh Consolidate (tt)

19/10/2015

Sao chép tiêu đề của cac cột cần tổng hợp tính toan đến vị trí để bang thống kê, sau

đó chọn vùng tiêu đề vừa chép ra -> chọn Data\Data Tools\Consolidate

Chọn hàm dùng

để thống kê

B1: Xóa hết các

vùng tham chiếu có

sẵn trong All

references:

B2: Chọn vùng

tham chiếu (chú ý :

tiêu chí thống kê

phải là cột đầu tiên

bên trái)-> Add

Top row: dòng đầu tiên là tiêu đề

Left column: cột đầu tiên tiên bên

trái là tiêu chí thống kê

Liên kết với dữ liệu

nguồn (Bang thống

kê và dữ liệu nguồn

phai khác Sheet)



1. Biểu đồ


3. Add in

4. Lệnh SUBTOTAL



Nội dung

19/10/2015


Công dụng:

Công cụ PivotTable rất tiện lợi trong việc tổng hợp, tóm tắt va phân tích dữ liệu

từ cac danh sach với nhiều góc độ va nhiều cấp khac nhau

Từ một nguồn dữ liệu

Thao tác: Để con trỏ trong dữ liệu cần tạo rồi vao

Insert\Tables\PivotTable

6.Lệnh PivotTable

19/10/2015

Chọn thống kê theo dạng

bang (PivotTable), theo

dạng biểu đồ (PivotChart)

Chọn vùng dữ liệu để

thống kê

Chọn dữ liệu từ một

file khác (Excel,

Access,…)

Chọn nơi đặt Bang

phân tích báo cáo

trên 1 sheet mới

hay trên cùng sheet


6.Lệnh PivotTable (tt)

19/10/2015

Kéo tha phần dữ liệu

muốn lọc vao đây

Kéo tha phần dữ liệu

muốn phân tích theo

dòng vao đây Kéo tha phần dữ liệu

muốn thống kê vao đây

Kéo tha

phần dữ

liệu

muốn

phân tích

theo cột

vao đây



19/10/2015

Lọc dữ liệu theo

xuất xứ

Tổng hợp theo tên

hàng

Thống kê Số lượng va

Thanh tiền theo Tên hang

Giá trị thống kê

để theo cột


Nếu muốn thay đổi cach thống kê va định dạng

thì chọn Value Field Settings


19/10/2015


Nếu muốn tập hợp dữ liệu từ nhiều bang (vùng) có cùng cấu trúc để phân tính thống

kê thì giữ phím Atl gõ D gõ P để kích hoạt công cụ PivotTable Wizard chọn Multiple

Consolidation Ranges


19/10/2015

- Create a single page

field for me( Excel tự

động tạo field)

Xác định cac vùng dữ

liệu va nhấn Add ->

chọn nơi đặt bao cao



19/10/2015

- I will create the page fils ( Tự

tạo field)

Mục Range: Xac định

cac vùng dữ liệu và

nhấn nút Add

Mục 0, 1, 2, 3, 4:

Xac định số lượng

field

Mục Field one, Field

two, Field three, Field

four: Tên các filed do

người dùng đặt


Excel có một số công cụ được thiết kế đặc biệt cho cac bao cao PivotTable.

Bạn sẽ thấy những công cụ nay trên Ribbon Options va Design, xuất hiện khi

có một PivotTable được kích hoạt


19/10/2015

Thay đổi vùng dữ liệu

nguồn, lam mới lại dữ

liệu

Chọn thông tin chi tiết

thể hiện trên bang bao

cáo

Lựa chọn cach thống

kê va định dạng

Vẽ biểu đồ Ẩn hiện cac

trường

Chọn khuôn

mẫu định dạng


Nếu chọn PivotChart thì Excel sẽ dùng dữ liệu của bang phân tính bao cao

để vẽ biểu đồ. Lúc nay cac thao tac vẽ va định dạng của biểu đồ như bình

thường.


19/10/2015


Thảo luận

19/10/2015

Education

Microsoft excel bai 5