CHẾ ĐỘ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ ÁP DỤNG TỪ 01/01/2011

Web: www.vtca.vn Email: HoiTuVanThue@yahoo.com

ĐT :39726442

Người trình bày: Nguyễn Thị Cúc Chủ tịch Hội tư vấn thuế

Căn cứ pháp lý để hướng dẫn thực hiệnLuật Quản lý thuế số 78/2006/QH11- Luật Thuế GTGT số 13/2008/QH12- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11- Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính ngày

02/7/2002 và PL sửa đổi bổ sung một số điều của PL xử lý vi phạm hành chính ngày 02/4/2008

- NĐ 51/2010/NĐ-CP về hóa đơn bán HHDV- Thông tư 153/2010/TT-BTC ngày 27/9/2010

Mục đích ban hành NĐ Thực hiện cải cách thủ tục hành chính

thuế, tạo thuận lợi cho DN trong thực hiện chế độ HĐCT

Trao quyền chủ động cho DN trong in, quản lý, sử dụng hóa đơn

Tăng cường ý thức tuân thủ pháp luật và tính chịu trách nhiệm của DN trong lĩnh vực HĐCT, giảm thiểu sử dụng HD bất hợp pháp

Các điểm NĐ yêu cầu BTC hướng dẫn cụ thể1. Trường hợp hoá đơn không cần thiết phải có đủ nội dung

quy định (Điều 4 NĐ);2. Mức vốn điều lệ của DN để được tự in hoá đơn (Điều 6

NĐ);3. Mức xử phạt về hành vi VPPL về thuế trong 365 ngày liên

tục để không được tự in hoá đơn (Khoản 2, Điều 6 NĐ);4. Lập hoá đơn đối với trường hợp nhiều cơ sở của cùng 1

đơn vị kế toán sử dụng một loại hoá đơn cùng tên, cùng ký hiệu (Khoản 2, Điều 15 NĐ);

5. Trường hợp người bán hàng, người mua hàng không phải ký tên vào hoá đơn (Khoản 4, Điều 15 NĐ);

6. Uỷ nhiệm lập hoá đơn (Điều 19 NĐ);

Các điểm NĐ yêu cầu BTC hướng dẫn cụ thể7. Việc sử dụng hoá đơn của người mua hàng

(Điều 20 NĐ);8. Báo cáo việc sử dụng hoá đơn cho cơ quan

thuế quản lý trực tiếp (Điều 21 NĐ);9. Thanh lý hợp đồng in giữa tổ chức đặt in và

doanh nghiệp nhận in hoá đơn (Điều 22 NĐ);10. Xử lý, mất, cháy hỏng hoá đơn (Điều 25 NĐ);11. Huỷ hoá đơn (Điều 23 và Điều 27 NĐ);12. Thanh tra, kiểm tra hoá đơn (Điều 36 NĐ).

Các nội dung Thủ tướng CP cho ý kiến1. Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã mua của cơ

quan thuế và hóa đơn doanh nghiệp đã đặt in.

2. Ghi các ký hiệu mật trên hóa đơn3. Bán hóa đơn cho các doanh nghiệp siêu nhỏ,

DN ở địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn

4. Chấp thuận chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế được lập theo thông lệ quốc tế là hóa đơn.

Nội dung hướng dẫn Để thuận tiện cho quá trình theo

giõi, VTCA hướng dẫn toàn bộ nội dung của chế độ HĐCT mới, bao gồm:

Nghị định 51 CP Thông tư 153/2010/TT-BTC

1.Phạm vi điều chỉnh

Hướng dẫn về việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ

Xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn; Nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan quản

lý thuế các cấp và các cơ quan, tổ chức có liên quan đến việc in, phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn;

Quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn.

2.Đối tượng áp dụng Người bán hàng hoá, cung ứng dịch

vụ Tổ chức nhận in hoá đơn. Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, dịch

vụ. Cơ quan quản lý thuế các cấp và các

tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc in, phát hành và sử dụng hoá đơn.

3. Các loại hoá đơnThông tư

120/2002/TT-BTCThông tư

153/2010/TT-BTC

- Hóa đơn GTGT- Hoá đơn bán hàng- Hoá đơn cho thuê TC.- Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền).- Các loại hoá đơn khác, tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá và: PXK kiêm vận chuyển nội bộ, PXK hàng gửi bán đại lý...

- Hóa đơn GTGT- Hoá đơn bán hàng - Hoá đơn xuất khẩu- Các hoá đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm..- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

3.Cụ thể các loại hóa đơna)HĐ GTGT sử dụng bán HHDV nội địa dành cho các TC-CN

nộp thuế GTGT theo phương pháp KT b) HĐ bán hàng sử dụng bán HHDV nội địa dành cho các TC-

CN nộp thuế GTGT theo PP trực tiếp -TC-CN trong khu phi thuế quan khi bán HHBV sử dụng HĐ

bán hàng, trên HĐ ghi rõ “Dành cho TC-CN trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3. Phụ lục 5).

c) HĐXK dùng trong HĐ kinh doanh XNKHH, cung ứng DV ra NN, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như XK, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của PL về TM.

d) HĐ khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền BH…đ) Phiếu thu tiền cước vận chuyểnHK; chứng từ thu cước phí

vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ NH…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của PL có liên quan.

4. Hình thức hoá đơn

Thông tư 120/2002/TT-BTC

Thông tư 153/2010/TT-BTC

- Hóa đơn tự đặt in - Hoá đơn do BTC uỷ quyền cho TCT in, phát hành để bán, cấp cho các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn

-Hoá đơn tự in -Hoá đơn điện tử -Hoá đơn đặt in do DN đặt in (hiện nay vẫn gọi là hoá đơn tự in); hoá đơn do CT đặt in bán, cấp cho hộ, cá nhân KD

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

(Theo TT 120/2002/TT-BTCcác chứng từ này được coi là một loại hóa đơn).

4. Chứng từ in, phát hành, sử dụng và quản lý nhưHĐ

4.Cụ thể hình thức HĐ HĐ tự in là HĐ do các tổ chức KD tự in ra

trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán HH-DV

HĐ điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bánHH-DV được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và QL theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

HĐ đặt in là HĐ do các TC, hộ, CN kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán HH-DV, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các TC, hộ, CN

5.1Nội dung trên HĐ đã lập

1. Nội dung bắt buộc trên HĐ đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.( 10 chỉ tiêu)

a) Tên loại hoá đơn Tên loại HĐ thể hiện trên mỗi tờ HĐ. như HĐ GTGT,

HĐ BÁN HÀNG… Trường hợp HĐ còn dùng như một chứng từ cụ thể

cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại HĐ với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ:, HOÁ ĐƠN GTGT(PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GTGT - PHIẾU THU TIỀN,

Đối với HĐXK, thể hiện tên loại hoá đơn là HĐXK hoặc tên gọi khác theo thông lệ, tập quán TM. Ví dụ: INVOICE, COMMERCIAL INVOICE…

5.1Nội dung trên HĐ đã lập b.1) Ký hiệu mẫu số HĐ . Ký hiệu mẫu số HĐ thể hiện ký hiệu tên loại HĐ, số liên,

số thứ tự mẫu trong một loại HĐ (một loại HĐ có thể có nhiều mẫu).

Ví dụ: Ký hiệu 01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng 2 liên.

- Đối với tem, vé, thẻ: Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể: Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán

hàng

5.1Nội dung trên HĐ đã lập ( tiếp) Ký hiệu mẫu số hoá đơn Ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên HĐ 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của HĐ 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên

với số thứ tự của mẫu trong một loại HĐ. 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu

trong một loại HĐ.

Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn

Loại hoá đơn Mẫu số

1- Hoá đơn giá trị gia tăng. 2- Hoá đơn bán hàng. 3- Hoá đơn xuất khẩu.4- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan).5- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm: + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ; + Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.

01GTKT02GTTT06HDXK07KPTQ

03XKNB04HGDL

:

5.1Nội dung trên HĐ đã lập B.2.Ký hiệu hoá đơn :là dấu hiệu phân biệt HĐ

bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và năm phát hành HĐ. ký hiệu HĐ có 6 ký tự đối với HĐ của các TC-CN tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.

2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu HĐ. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in

hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

3 ký tự cuối cùng thể hiện năm thông báo phát hành hoá đơn và hình thức HĐ.

Năm thông báo phát hành hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm thông báo phát hành;

5.1Nội dung trên HĐ đã lập (Tiếp)Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu: E: Hoá đơn điện tử, T: Hoá đơn tự in, P: Hoá đơn đặt in; - Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/). Ví dụ: AA/11E: trong đó AA: là ký hiệu HĐ; 11: HĐ phát hành

năm 2011; E: là ký hiệu HĐ điện tử; AB/12T: trong đó AB: là ký hiệu HĐ; 12: HĐ phát hành

năm 2012; T: là ký hiệu HĐ tự in; AA/13P: trong đó AA: là ký hiệu hóa đơn; 13: HĐ phát

hành năm 2013; P: là ký hiệu HĐ đặt in.

Ký hiệu HĐ đặt in của Cục Thuế

Để phân biệt HĐ đặt in của các Cục Thuế và HĐ của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã HĐ do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: HĐ do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:

01AA/11P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, phát hành năm 2011;

03AB/12P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, phát hành năm 2012;

5.1Nội dung trên HĐ đã lập c) Tên liên hóa đơn Mỗi số HĐ phải có từ 2 liên trở lên và tối

đa không quá 9 liên, trong đó:+ Liên 1: Lưu. + Liên 2: Giao cho người mua. Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên

theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

5.1Nội dung trên HĐ đã lập

d) Số thứ tự HĐSố thứ tự của HĐ là số theoTT dãy số tự nhiên trong

ký hiệu HĐ, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu HĐ. đ) Tên, địa chỉ, MST của người bán; e) Tên, địa chỉ, MST của người mua; g) Tên HHDV;ĐV tính, số lượng, đơn giá HHDV;

thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với HĐGTGT, ngoài dòng đơn giá là giá chưa

có thuế GTGT, phải có dòng thuế suất , tiền thuế GTGT, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

5.1Nội dung trên HĐ đã lập

h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập HĐ.

i) Tên tổ chức nhận in HĐĐối với HĐ đặt in, trên HĐ phải thể hiện

tên và MST của tổ chức nhận in trên từng tờ HĐ.

5.1Nội dung trên HĐ đã lập

k) HĐ được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu cần thêm chữ NN thì chữ NN

-Mỗi mẫu HĐ sử dụng của một TC-CN phải có cùng kích thước.

-Đối với HĐXK, gồm: số thứ tự HĐ; tên, ĐC đơn vị XK, NK; tên HHDV, ĐV tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị XK . Trường hợp trên HĐXK chỉ sử dụng 1 ngôn ngữ thì sử dụng tiếng Anh. TC-CN được sử dụng HĐGTGT cho việc bán HH-DV khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như XK .

Theo đó: - DN vừa bán hàng trong nước vừa XK ra NN thì sử dụng HĐGTGT cho trong nước. Sử dụng HĐXK đối với hàng XK.- DN bán hàng trong nước vừa bán hàng cho TC-CN trong khu PTQ thì được sử dụng HĐGTGT cho cả hai .

5.2. Có thể in thêm trên HĐ nội dung không bắt buộc 2. Nội dung không bắt buộc trên HĐ đã lập a) Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn, tổ

chức, CNKD có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho HĐKD, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

b) Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm phải nhỏ hơn cỡ chữ nhỏ nhất của các nội dung bắt buộc.

c) Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với PL hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên HĐ.

5.3.HĐkhông cần chữ ký người mua, dấu người bán

TCKD bán HHDV có thể tạo, PH và sử dụng HĐ không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán đối với : HĐ điện; nước; dịch vụ viễn thông; dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in .

- HĐ tự in của TCKD siêu thị, trung tâm TM được thành lập theo quy định của PL không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

6.Nguyên tắc tạo hoá đơn

1. Tạo HĐ là làm ra mẫu HĐ để sử dụng bán HH-DV2. Tổ chức, hộ, CNKD có thể đồng thời tạo nhiều hình thức HĐ khác nhau

( tự in, đặt in, điện tử) -TC KD mới thành lập hoặc đang HĐ được tạo HĐ tự in nếu đủ ĐK -TC KD thuộc đối tượng tự in nhưng không tự in HĐ thì được tạo HĐ đặt in -Tổ chức, hộ, CN KD nộp thuế GTGT theo PPKT không thuộc đối tượng tự in thì được

tạo HĐ đặt in -Tổ chức không phải là DN nhưng có HĐKD ; hộ, CNKD; DN siêu nhỏ; DN ở địa bàn có

điều kiện KT – XH khó khăn và đặc biệt khó khăn được mua HĐ của cq thuế( riêng DN chỉ mua đến 31/12/2011)

- Các đơn vị SN công lập có HĐSXKD theo quy định của PL đáp ứng đủ ĐK tự in nhưng không tự in thì được tạo HĐ đặt in hoặc mua HĐ của CQ thuế.

-Tổ chức không phải là DN; hộ, không KD nhưng có PS bán HH-DV cần HĐ để giao cho khách hàng được CQ thuế cấp HĐ lẻ..

3.Tổ chức, hộ, CN khi tạo HĐ không được tạo trùng số HĐ trong cùng ký hiệu.

4. Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên HĐ phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của PL về kế toán.

Web: www.vtca.vn Email: HoiTuVanThue@yahoo.com