Auditores internos de calidad ejercito

•SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

FORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE CALIDAD ISO 9001:2008 – NTC GP 1000:2009

1.1 HORARIO 8:00 a 17:00 1.1 HORARIO 8:00 a 17:00

CONTENIDO I. GENERALIDADES NTC GP1000-2009

II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTCGP1000:2009

III. INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS

IV. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS

V. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

Objetivos Del CursoObjetivos Del Curso►Conocer la evolución de la Norma Técnica de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y en general de los Sistemas de Gestión de Calidad.►Entender los conceptos y principios de gestión de la calidad, incluidos en la Norma NTCGP 1000:2009.►Interpretar y analizar los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009 para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad. ►Conocer la metodología de planeación, ejecución, verificación y control de Auditorias Internas.►Desarrollar habilidades para la preparación de documentos de auditoria y conocimiento de las técnicas de la auditoria interna. ►Auditar algunos procesos del Sistema de Gestión de la organización conforme a los lineamientos de la Norma 19011.

I. GENERALIDADES NTC GP1000:2009

Introducción Beneficios Ley 872 / 2003Detectar y

corregir

desviaciones

de los procesos.

Control de

procesos, con el fin

de disminuir Q&R,

Denuncias.

Análisis de resultados

de estadísticas

de los procesos.

Facilitar el Control

Político y ciudadano

a la calidad de la

gestión en Entidades.

Oportunidad para

ajustar los

Procedimientos de

las Entidades

Origen De La Norma NTCGP 1000

LEY 872LEY 87230/12/200330/12/2003

Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder

Público y en otras Entidades Prestadoras de Servicios.Público y en otras Entidades Prestadoras de Servicios.

DECRETO 4110DECRETO 411009/12/200409/12/2004

Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Decreto 448518/11/2009

Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública –

NTCGP 1000.

El presente Decreto rige a partir de su publicación y modifica en lo pertinente al Decreto 4110 de 2004.

Origen y evolución de la NTCGP 1000

Familia Norma NTCGP 1000

FAMILIA GP1000

NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA – NTCGP 1000

Requisitos (fundamentos-vocabulario)

ISO 19011Guía para auditar SG

NTCGP 1000:2009

NOTA AL PIE: 1 Como parte de los principios de calidad (véase numeral 1.2) esta norma hace énfasis en que la razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes. En este marco, y aunque no es un requisito de esta norma, es deseable que el Sistema de Gestión de la Calidad se entienda y emplee como una plataforma que le permite a las entidades trascender y satisfacer también las necesidades no solo de los clientes sino de todas las demás partes interesadas (véase 3.39).

1. Introducción.1.1 Generalidades

Esta figura muestra que las partes interesadas juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de entrada.

Identificar y administrar la secuencia e interacciones.

EntradaSalidaControles

ProcesoA

ProcesoB

ProcesoC

ProcesoD

PROCESOPROCESO: : Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados

ActividadesActividadesde procesode procesoRecursosRecursos

Controles (ej.: Indicadores)

Entradas Salidas

GENERALIDADES

NTCGP 1000:2009

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD

1. ENFOQUE AL CLIENTE

2. LIDERAZGO

Determina las expectativas,necesidades y requisitos para la satisfacción del

Cliente.

Personal alineado en la dirección y propósito

de la empresa /entidad.

3. PARTICIPACIÓN DEL PERSONAL

Excelencia de la gente con alto grado de ética en la utilización de sus Habilidades para el

logro de los objetivos.

NTCGP 1000:2009

4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

El resultado deseado se Alcanza cuando las actividades

y los recursos se gestionan como un proceso.

TRANSFORMACIÓNENTRADAS SALIDAS

PROVEEDOR CLIENTE

CONTROL

ACTUARPLANEAR

HACER


5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIÓN

Manejo de un sistema de Procesos interrelacionado para el logro de objetivos.

MEJORA CONTINUA DEL SGC

C L

I E N

T E

SC

L I E

N T

E S

C L I E N T E S

C L I E N T E S

Responsabilidad de a Gerencia

Gestión de

Recursos

Medición, Análisis y

Mejoramiento

Realización del Producto

SATISFACCIONSATISFACCION

EntradaEntrada

SalidaSalidaPRODUCTO Y/O SERVICIO

REQUISITOSREQUISITOS

NTCGP 1000:2009

PPLANEAR

Definir lasMetas

Definir los métodos que permitirán

alcanzar las metas

propuestas

VVERIFICAR

Verificar losresultadosde la tareaejecutada

HHACER

Educar yEntrenar

Ejecutar la tarea y

recogerlos datos

ActuarCorrectivamente

AACTUAR

Ciclo P-H-V-ACiclo P-H-V-A

6. MEJORA CONTINUA

Es la concepción gerencial básica que dinamiza

la relación entre el Hombre y los Procesos y entre

los Procesos y los Resultados.


NTCGP 1000:2009

8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR.

7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS Y DATOS PARA LA TOMA DE DECISIÓN.

Creación de valor y Capacidad de las organizaciones.

Análisis de datos e información.


10. TRANSPARENCIA.

9. COORDINACIÓN, COOPERACIÓN Y ARTICULACIÓN.

Actuaciones y decisiones claras.

Trabajo en equipo, en y entre entidades.

NTCGP 1000:2009

II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTC GP1000:2009

0. INTRODUCCIÓN.1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN.2. REFERENCIAS NORMATIVAS.3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD.5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.6. GESTIÓN DE RECURSOS.7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO.8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.

Anexos A, B, C Y D.

ÍNDICE

Q

HSHS

EESalud y Seguridad

AmbientalCalidad

Ejemplos:

Planes de Desarrollo Administrativo.

MECI 1000: 2005.

Para integrar los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo algunos elementos de convergencia, se han

identificado en el Anexo C de la NTCGP 1000:2009.

COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIÓN

NTCGP 1000:2009

OBJETO

Constituirse en una herramienta de gestión

que permita dirigir y evaluar el desempeño

institucional.

Satisfacción social en la prestación de

los servicios a cargo.

HERRAMIENTA DE GESTION CALIDAD Y SATISFACCION SOCIAL

NTCGP 1000:2009

Los requisitos son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003, sin

importar tipo, tamaño o producto.

Oficial

Privada

Pequeña

Grande

Producto

Servicio

APLICACION

NTCGP 1000:2009

Alta DirecciónAlta DirecciónPersona o grupo de personas que dirigen y controlan del máximo nivel jerárquico de una entidad.

Adquisición de Adquisición de bienes y serviciosbienes y servicios

Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad.

EntidadesEntidadesEntes de la rama ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003.

TERMINOS Y DEFINICIONES

CalidadCalidad

ClienteCliente

Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

NTCGP 1000:2009

Competencia Competencia Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades


EfectividadEfectividad

EficienciaEficiencia

Eficacia Eficacia

Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

Gestión Gestión DocumentalDocumental

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida, desde su origen hasta su destina final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

NTCGP 1000:2009

ProcesoProceso


Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Trazabilidad

Requisito

Registro

Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

NTCGP 1000:2009

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

4.2 Requisitos

de laDocumentación

4.2.1 Generalidades

4.2.2 Manual de la Calidad

4.2.3 Control deDocumentos

4.2.4 Control delos Registros

4.1RequisitosGenerales

NTCGP 1000:2009

Determinar procesos.

Determinar su Secuencia

Criterios y métodos para asegurar su eficacia y eficiencia.

Procedimientosy puntos de controlAcciones de Mejora.

Seguimiento, medición(cuando sea aplicable) y análisis.

ProcesoA

ProcesoB

ProcesoC

ProcesoD

Disponibilidad de Recursos e información.

Puntos de control sobre riesgos.

REQUISITOS GENERALES

NTCGP 1000:2009

Política y Objetivos de calidad Política de Calidad

________________________

Objetivos de Calidad

____________

Manual de Calidad.

ManualdeCalidad

Los documentos, incluidos los registros, requeridos que permitan asegurarse de la eficaz planificación, ejecución y control de los procesos.

Procedimientos documentados y registros Requeridos por la Norma.

GENERALIDADES

NTCGP 1000:2009

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1 Compromiso de

la Dirección

5.2Enfoqueal Cliente

5.3Política

de Calidad5.4

Planificación

5.5Responsabilidad

Autoridad yComunicación

5.6Revisión por la

Dirección

5.4.1 Objetivos de la calidad

5.4.2 Planificación del SGC

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad

5.5.2 Representante de la Dirección

5.5.3 Comunicación Interna

5.6.1 Generalidades

5.6.2 Información para la revisión

5.6.3 Resultados de la Revisión

NTCGP 1000:2009

Estructura NTCGP 1000:2009 – Capitulo 5

Comunicar a los servidores públicos o particulares que ejerzan funciones públicas la importancia de satisfacer los requisitos.

Establecer la Política y Objetivos de la Calidad.

Llevar a cabo la Revisión por la Dirección.

Asegurar la disponibilidad de Recursos.

5.1 Compromiso de la Dirección

La Alta Dirección debe asegurarse de:


• Adecuada al objeto de la entidad.• Coherente con el Plan de desarrollo, planes

sectoriales, sistema de control interno, planes estratégicos.

• Compromiso cumplir con requisitos de clientes, mejora continua eficacia, eficiencia y efectividad.

• Marco de referencia para establecer y revisar los Objetivos de la Calidad.

• Es comunicada y entendida dentro de la entidad.

• Es revisada para su continua adecuación.

5.3 Política de la Calidad.

La Alta Dirección debe establecer una Política de la Calidad:

Política de la

Calidad

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.2.1. Generalidades

6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formación

6.2TalentoHumano

6.3Infraestructura

6.1Provisión de Recursos

6.4Ambiente de Trabajo

NTCGP 1000:2009


• 6.1 Provisión de Recursos

• Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia.

• Aumentar las satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.

Talento Humano

Infraestructura

Ambiente de Trabajo


6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia • Proporcionar formación

o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria.

• Evaluar las acciones tomadas – efecto sobre la eficacia, eficiencia y efectividad.

• Asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades.

• Registros apropiados de educación, formación, experiencia y habilidades

Se debe determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del producto.

7.1Planificación

Realización del Producto y/o

prestación del servicio

7.6Control de Equipos de Seguimiento y

Medición

7.2.1 Determinación de los requisitos

relacionados con el producto y/o servicio

7.2Procesos

relacionados con el Cliente

7.2.2Revisión de los

requisitos relacionados con el producto y/o servicio

7.2.3 Comunicación con el cliente

7.3.1Planificación

7.3Diseño y

Desarrollo

7.3.2Entradas

7.3.3 Resultados

7.3.4 Revisión

7.3.5 Verificación

7.3.6 Validación

7.3.7 Control Cambios

7.4Adquisición de

Bienes y Servicios

7.4.1 Proceso de

Adquisición de Bienes y Servicios

7.4.2Información de la

Adquisición de Bienes y Servicios

7.4.3Verificación productos

y/o servicios contratados

7.5Producción y Prestación del

Servicio

7.5.1Control de la Producción

7.5.2Validación de los

Procesos

7.5.3 Identificación y Trazabilidad

7.5.4Propiedad del Cliente

7.5.5Preservación del

Producto

REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO

NTCGP 1000:2009

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.5.1 Mejora Continua

8.5.2Acción Correctiva

8.5.3Acción Preventiva

8.2.1Satisfacción del Cliente

8.2.2Auditoría Interna

8.2.3Seguimiento y Medición de los

Procesos

8.2.4Seguimiento y Medición del

Producto y/o servicio

8.5Mejora

8.1Generalidades

8.2Seguimiento y

Medición

8.3Control del

Producto y/o Servicio No Conforme

8.4Análisis de

Datos

NTCGP 1000:2009

►Demostrar la conformidad del producto y/o servicio►Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad.►Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad.

Se deben planificar las actividades deSeguimiento, Medición, Análisis y Mejora

Para:

Se deben determinar los métodos aplicables incluyendo técnicas estadísticas y el alcance de su utilización.

GENERALIDADES

NTCGP 1000:2009

III. INTRODUCCIÓN A LAS AUDITORÍAS

La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por :

– el Comité Técnico ISO /TC 176, Gestión y aseguramiento de la calidad , Subcomité 3, tecnologías de apoyo y

– el Comité Técnico ISO /TC 207, Gestión ambiental, y el Subcomité 2, auditoría ambiental e investigaciones ambientales relacionadas.

NTC ISO 19011 Directrices para la Auditoría de Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambientales

3. Introducción a las Auditorias3. Introducción a las Auditorias

1. Objeto y campo de aplicación.

2. Referencias normativas.

3. Términos y definiciones.

4. Principios de auditoría.

5. Gestión de un programa de auditoría.

6. Actividades de la Auditoría.

7. Competencia y evaluación de los auditores.

3. Introducción a las Auditorias3. Introducción a las AuditoriasNTC ISO 19011 Directrices para la Auditoría de

Sistemas de Gestión de la Calidad y Ambientales

AUDITORÍA

Proceso sistemático, Proceso sistemático, independiente y independiente y

documentado para obtener documentado para obtener evidencias y evaluarlas de evidencias y evaluarlas de

manera objetiva con el fin de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que determinar el alcance al que se cumplen los criterios de se cumplen los criterios de

auditoríaauditoría


REFERENTES A LOS AUDITORES:

Conducta ética : confianza, integridad, confidencialidad y discreción.

Presentación ecuánime: obligación de reportar con veracidad y exactitud.

Debido Cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar.

REFERENTES A LA AUDITORÍA:

Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.

Enfoque basado en la Evidencia : método racional para conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles.

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA



Criterios de Criterios de Auditoria Auditoria

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Nota: Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los Criterio s de auditoría y que son verificables.

Evidencia de Evidencia de la Auditoria la Auditoria

Hallazgos de Hallazgos de la Auditoria la Auditoria

CLIENTE

AUDITOR AUDITADO

Persona con la competencia para llevar A cabo una auditoría.

Organización o persona que solicita una auditoría ej. Gerencia general/responsable de un área/director de calidad.

Organización que es auditada.

Auditor:

Cliente de La auditoría:

Auditado:


Primera Parte - por una organización en sí misma para sus propios propósitos.

Segunda parte - por una organización interesada en otra organización, por ejemplo un cliente en un proveedor.

Tercera parte - por una organización independiente, típicamente para la certificación.

3. Introducción a las Auditorias3. Introducción a las AuditoriasCLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS

Auditor AuditadoPrimera Parte

(auditoría Interna) Organización Organización

Segunda Parte (Auditoria Externa)

OtraOrganización Organización

Tercera Parte (Auditoria Externa)

Organismo Independiente

Organización

3. Introducción a las Auditorias3. Introducción a las AuditoriasOBJETIVO DE LA AUDITORIA INTERNA

Evaluar el grado de adecuación entre:

“Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas, y Los resultados obtenidos”

Determinar la conformidad del sistema de gestión de calidad con las disposiciones planificadas.

Proveer oportunidades de mejoramiento. Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada, verificar la

aplicación de las disposiciones contractuales. Reconocer la capacidad para satisfacer los requisitos especificados . Certificar, acreditar una organización “auditoría de certificación o

acreditación”.

Taller No. 1- TERMINOS Y DEFINICIONES DE LA 19011 -

IV. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS

4. Gestión de un Programa de Auditoria4. Gestión de un Programa de Auditoria

Programa de Programa de Auditoria Auditoria

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico.Nota: un programa de auditoría incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.

Autoridad para el programa de auditoría Autoridad para el programa

de auditoría

Definición del programa de Auditoría

•Objetivos / Extensión.•Responsabilidades.•Recursos.•Procedimientos.

Definición del programa de Auditoría

•Objetivos / Extensión.•Responsabilidades.•Recursos.•Procedimientos.

Implementación del programa de Auditoría

•Evaluación de auditores.•Asignación de equipos auditores.•Dirección de las actividades de auditoría.•Registro Actividades de la Auditoria.

Implementación del programa de Auditoría

•Evaluación de auditores.•Asignación de equipos auditores.•Dirección de las actividades de auditoría.•Registro Actividades de la Auditoria.

Seguimiento y revisión del programa de auditoría

•Identificación de oportunidades de mejora

Seguimiento y revisión del programa de auditoría

•Identificación de oportunidades de mejora

Competencia de los auditores Competencia de

los auditores

Actividades de auditoría Actividades de

auditoría

ACTUARMejora del

programa de auditoría

Mejora del programa de

auditoría

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍAS PUEDEN BASARSE EN :

Prioridades de la dirección. Propósitos comerciales. Requisitos del Sistema de gestión. Requisitos legales, reglamentarios ,

contractuales. Necesidad de evaluar proveedores. Requisitos del cliente. Necesidades de otras partes interesadas.


“La responsabilidad de la gestión de un programa de auditoría

debería asignarse a una o más personas con conocimientos

generales de los principios de la auditoría, de la competencia de

los auditores y de la aplicación de técnicas de auditoría.

Estas personas deberían tener

habilidades para la gestión ,

así como conocimientos técnicos y

del negocio pertinentes para las

actividades que van a auditarse”


La Programación de las auditorías.Selección de los equipos auditores y la asignación de funciones

y responsabilidades.Planeación.Preparación. Ejecución. Informe de auditoría.Seguimiento. La conservación de los registros de auditoría.La comunicación de los logros globales del programa la alta

dirección.

LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA, DEBERIAN CONTENER LOS

CRITERIOS PARA:


Comunicación del programaEvaluación de auditoresSelección del equipo auditorProvisión de recursosRealización de auditoríasRevisión, aprobación y distribución del informe.Conservación de registros.

IMPLEMENTACIÓN DEL IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMAPROGRAMA

Debe realizarse a intervalos planificados para evaluar si se han cumplido los objetivos y

para identificar oportunidadesde mejora.

PERIODICIDAD DESEABLE DE LAS AUDITORÍAS: 6 MESES, SEGÚN LA NATURALEZA DE LAS

ACTIVIDADES.

SEGUIMIENTO Y REVISIÓNSEGUIMIENTO Y REVISIÓNDEL PROGRAMA DE AUDITORÍADEL PROGRAMA DE AUDITORÍA


V. ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

1. Determinación de la factibilidad de la auditoría.2. Establecimiento del equipo de la auditoría.3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado4. Cronograma del período.

1. Definición de objetivos y criterio.2. Planificación de las actividades de las auditorías.3. Asignación de responsables del equipo auditor.4. Establecimiento de documentos de trabajo.

1. Estudio de documentos.2. Elaboración de listas de verificación.

1. Reunión de apertura.2. Recopilación y verificación de información.3. Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace.4. Comunicación con el cliente y el responsable del proceso auditado ( reuniones de retroalimentación).5. Preparación de la reunión de cierre.6. Reunión de cierre.

Programación

Planeación

Ejecución

Preparación

Informe

Segu

imie

nto

5. Actividades de Auditoria5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA

¿Cómo programar auditorías internas?

Considere: La importancia de la actividad. Estado de la actividad. Resultado de auditorías previas. Disponibilidad de los auditados.

5. Actividades de Auditoria5. Actividades de Auditoria

ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION

Ejemplo: Programa de Auditorías

FECHA (MM/DD/AA)

PROCESO A AUDITAR

RESPONSABLE DEL PROCESO

TIPO DE AUDITORIA

ALCANCE DE AUDITORIA EQUIPO AUDITOR


ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION

PL A

N D

E A

UD

ITO

RÍ A

Objetivos y alcance de la auditoría. Identificación de las personas que tengan responsabilidades

directas con respecto a los objetivos y alcance. Identificación de los documentos de referencia (tales como la

norma aplicable del sistema de calidad y el procedimiento o instructivo del auditado).

Identificación de los miembros del equipo de auditoría Designación del líder del equipo auditor. Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditoría. Hora y duración esperados para cada actividad principal de la

auditoría. Distribución del informe de la auditoría y la fecha esperada de

publicación.


ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIÓN



► Aprobado por el cliente.

► Comunicado a los auditores y al auditado.

► Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que pueda surgir.

► Cualquier revisión del plan debe ser acordado entre las partes involucradas.

PLA

N D

E A

UD

ITO

RÍ A

DE

BE

SE

R:



EJ E

MP

L O F

OR

MA

TO

PL A

N D

E A

UD

ITO

RÍ A

:

Taller No. 6Taller No. 6- PLAN DE AUDITORIA -- PLAN DE AUDITORIA -

Documentos de trabajo

Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos pueden ser:

►Procedimientos de auditoría►Listas de verificación►Formatos de No Conformidad►Actas de Reunión►Formatos de informes de auditoría


ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Documentos del SGC tales como:

Registros. Normas. Guías. Procesos. Procedimientos.

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACION

5. Actividades de Auditoria5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION

Es una herramienta para relacionar los resultados y ayudar a hacer una síntesis. Su contenido depende de la situación a examinar. Ayuda a preparar la entrevista. Permite estructurar la auditoría.

LA LISTA LA LISTA DEDE

VERIFICACIÓNVERIFICACIÓN



Propósitos de la lista de verificación:

Ayudar a la memoria. Asegurar que se cubren los aspectos y puntos

de control. Asegurar que la interacción entre procesos sea

cubierta. Asegurar profundidad y continuidad de la

auditoría. Ayudar al manejo del tiempo. Organizar la toma de notas. Es parte del reporte de auditoría.



PREGUNTA ACTIVIDAD PRUEBA

HOJA DE CHEQUEO - AUDITORÍA Página ___ de ___Auditoria No.: ____________ Fecha: ____/_____/____ Actividad/Procedimiento: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Auditor^Principal: _ ______________________________ Auditor(es): ________________________________________________ ________________________________________________

EVIDENCIAOBJETIVA TIPO COMENTARIOS

Ejemplo de una lista de verificación:



Mal uso de las listas de verificación: Los cuestionarios pueden limitar la visión. Los cuestionarios pueden obstruir la

comunicación. Un seguimiento estricto a la lista de

verificación puede resultar en la omisión de importantes pistas de auditoría.


Taller No. 7Taller No. 7- LISTA DE VERIFICACION -- LISTA DE VERIFICACION -

1. Reunión de apertura.2. Recopilación y verificación de información.3. Hallazgos de la auditoría y reuniones de enlace.4. Comunicación con el cliente y el responsable

del proceso auditado.5. Preparación de la reunión de cierre.6. Reunión de cierre.

5. Actividades de Auditoria5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

Presentar el equipo. Razón, alcance y criterio. Revisión del plan de auditoría

y métodos. Explicar acerca del muestreo. Confidencialidad. Método de reporte.

Clasificación de RNC. Confirmar que el personal

está avisado y disponible. Confirmar la logística. Requisitos de seguridad. Preguntas.

Agenda de la reunión de aperturaAgenda de la reunión de apertura


ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION

► El auditor debe estar listo para: Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control.

No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar también, si los procesos tienen la capacidad para producir los resultados deseados.

•El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestión de mejora continua:

¿Programas de mejora se cumplen? ¿recursos? ¿adecuados? ¿Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras propuestas? ¿Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ? ¿Mecanismos de mejora son sistemáticos?



Identificar el propósito de cada proceso. Identificar las entradas y salidas. Establecer el flujo o secuencia de

actividades. Identificar los recursos usados. Identificar qué controles están

implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.)

Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control.

Aspectos a tener en cuenta:



Desarrollo de la auditoría:


La técnica o metodología para ejecutar la auditoría consta de tres elementos:

La entrevista, La observación, y La revisión de documentos.

Utilizar la lista de chequeo como una guía. Identificar el circuito lógico del producto y seguirlo siempre que

sea posible. Estar atento a cada indicio de fluya en la auditoría. Registrar las observaciones y en caso de no conformidades

validarlas con el auditado. Evaluar.

Consiste en obtener pruebas tangibles (objetivas) de cómo el sistema de calidad funciona correcta y efectivamente.

Un procedimientoUn registroAprobaciones (vo.Bo.).Una práctica demostrada.

EVIDENCIASOBJETIVAS

Recolección y verificación de información:



Fuentes de informaciónFuentes de información

InformaciónInformación

Evidencia de AuditoríaEvidencia de Auditoría

Hallazgo de la AuditoríaHallazgo de la Auditoría

Conclusiones de la Conclusiones de la AuditoríaAuditoría

Recolección y selección ( a través derevisión de documentos

entrevistas, observación otros)

Verificación

Comparación con los criterios de Auditoria

Revisión

RECOLECCIÓN DE EVIDENCIAS



1. Auditoría Por Actividad

Investigación a través de una de las actividades del sistema.

2. Auditoría Por Trazabilidad

Investigación a través de un caso formal, un documento, un producto, etc. siguiendo su historia.

Recolección de evidencias, Dos caminos para obtenerlas:



EL FONDOCubrimiento del temaQuién, qué, cuándo, cómo?Exactitud de las referencias a otros documentosSecuencia adecuadaCoherenciaActualizado

LA FORMA Conformidad con la norma fundamental de la empresaIdentificación

LA APLICACIÓNAdecuada difusiónEfectiva implementación

QU

É D

EB

EM

OS

EX

AM

I NA

R?:

Buscar evidencias objetivas:



Actividades Verificaciones

Calibración Separación, Registros,Autoridad, Trazabilidad

CalibraciónPrograma de Calibración

Hojas de vidaRegistro Verificaciones

Revisión por la Gerencia Actas Rev. por la Dirección

Compras Evaluación Proveedores

OBJETIVOS

Información

ETAPAS CONCLUSIONES

ResultadosEfectividad EficaciaObjetivosRequisitos Riesgos y consecuencias

LA ENTREVISTA



PROCESODATOS DEENTRADA

DATOS DESALIDA

PreguntarEscuchar

ReformularTomar Notas

Agradecer

Los % de la comunicación:

Gestos, actitudes, mirada: 75%Expresión oral : 25%

Técnicas para hacer preguntas

Las preguntas deben:

Buscar información relevante. No sugerir las respuestas. No contener frases emotivas o deducciones. Haga preguntas en forma natural. Introduzca las preguntas en la conversación

general. No haga preguntas cruzadas. Evite caer en la práctica preguntas-respuestas.

? ????LA ENTREVISTA



Los siete amigos del auditor:

Muéstreme!¿Qué hace usted? ¿Dónde lo almacena?

¿Por qué se firma? ¿Quién lo autoriza?

¿Cuándo lo envía

¿Cómo lo recibe?

¿Qué? ¿Quién? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cómo?



¿Cuál es el objetivo de este proceso?¿Quienes lo integran?¿Cuáles son los requerimientos que se han identificado de las partes interesadas ( Cliente, organización, entorno )¿Cuáles son los recursos necesarios para el proceso?Verificar si lo visto corresponde a lo planificado

Mirar registros, resultados, métodos ( trazabilidad)

PP

Preguntas básicas en relación Con los procesos utilizando el PHVA

HH



¿Cómo se analizan los datos generados del proceso?¿Hay datos de monitoreo o medición por fuera de los límites ¿Que se hace en estos casos?¿Cuáles acciones y preventivas se han identificado?¿Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia?Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las acciones correctivas

¿Cuáles son los métodos que se aplican para monitorear este proceso? Pedir Evidencia del monitoreo¿Cuáles son los indicadores que se tienen de la medición del proceso? Pedir Evidencia de indicadores¿Cuál fue la última auditoría que le realizaron?


Preguntas básicas en relación Con los procesos utilizando el PHVA

VV

AA

Las relaciones entre los

auditores y los

auditados son críticas

para el éxito de la

auditoría.


Malos hábitos a evitar durante sus entrevistas:

Fingir atención Ocuparse previamente Sobre reacción Interrumpir al que habla Escuchar sólo lo que queremos oír Usar el tiempo de escuchar, para

pensar en otras cosas



Enfoque exitoso para la auditoría : Establecer un clima adecuado

Tranquilizar al auditado

Usar una técnica adecuada para hacer preguntas

Mantener informado al auditado acerca de sus observaciones

Eliminar miedos

Elimine obstáculos

Observar el lenguaje corporal

Ser amigable y diplomático

Explicar la toma de notas



Cuales documentos revisar? Manual de calidad Procesos Procedimientos Instrucciones de trabajo Registros Normas Certificados Listado de distribución Listado de documentos Contratos Pedidos



Manténgase observando la evidencia física:

Productos Equipo Instrumentos Condiciones Operaciones

Manejo del tiempo

El tiempo es siempre corto. Planee bien. No permita que su auditoría se

extienda demasiado. No se enfoque en trivialidades. Decida el tamaño de la muestra

y apéguese a ella.


No conformidad:“No cumplimiento de un requisito”

ISO 9000:2005

REPORTES DE NO

CONFORMIDAD



Un requisito de la norma o criterio de auditoría no se ha tomado en cuenta, no se ha implementado.

Alguna desviación o incumplimiento pone en riesgo el desempeño de todo el sistema de gestión de calidad.

Existe producto no conforme y es enviado al cliente deliberadamente en ese estado.

Falla sistemática en cumplir un requisito.

No Conformidad Mayor :



Incumplimiento puntual o aislado de algún requisito de la norma o criterio de auditoría. Falla no sistemática.

PLANO1998 PLANO

2010

DOCUMENTO OBSOLETO

No Conformidad Menor :

Nota: Se puede levantar una no conformidad mayor por la acumulación de varias no conformidades menores del mismo requisito o criterio(Ver definición de n.m. Mayor)



Es deseable que contengan tres elementos:

Redacción de las No Conformidades

LA CONCLUSIÓN Genérica, breve, precisa y aceptada por el auditado.

LA REFERENCIAAl requisito de la norma y/o manual de calidad o procedimiento. Un requisito a la vez, el que más aplica.

LA EVIDENCIALista de hallazgos, respaldados con evidencias objetivas o atestiguadas por el auditado.


IRCA QUALITY AUDITS Incident Number …....................NONCONFORMITY REPORT

Company under Audit: XYZ plc Note Number .............................

Area under review: ISO 9001 Clause Number ………………………………………. ……………………………………

Category MAJOR* MINOR* * delete one

Deficiency

Auditor

4 de los 18 operarios que se encontraban empacando alimentos, no estaban utilizando los gorros y tapabocas como lo indica el procedimiento PP-01. “Código del vestuario para la evitar la contaminación de los alimentos durante su manipulación” .

Área de empaque de alimentos 6.4

A. U. Ditor

Área/Proceso Clasificación Evidencia Referencia

Firma

EjemploEjemplo: :



Reportar el hallazgo explicando el requisito que se incumple y

soportado en la evidencia objetiva.

SER: Claros Concisos y exactos Completos Que describan el problema

Esto ayuda a la investigación y sirve al auditor como una auto

verificación, para evitar “inventar los requisitos”.

Los Reportes de No Conformidad deben:



Ejemplo de Formato

Reportes de No Conformidad



Formato utilizado para los ejercicios

IRCA QUALITY AUDITS Incident Number …...............NONCONFORMITY REPORT

Company under Audit: XYZ plc Note Number ..........................

Area under review: ISO 9001 Clause Number ………………………………………. ……………………………………

Category MAJOR* MINOR* * delete one

Deficiency

Auditor

If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons foryour decision and state also what further actions the auditor should take.




No juzgue con base en las apariencias. Esté seguro de tener la evidencia completa. Esté seguro de que su evidencia es objetiva. En caso de duda , investigue! Identifique las pistas para investigaciones

adicionales.

Al redactar el reporte de no conformidad:



Taller No. 8Taller No. 8- REDACCIÓN NO CONFORMIDADES -- REDACCIÓN NO CONFORMIDADES -

Preparación reunión de cierre

Hacer el balance de las observaciones, incluir:

Resumen y conclusiones de la auditoría

- Actividad auditada.-Aspectos favorables.-Aspectos no conformes.



Agradecer al auditado y nueva presentación del equipo.

Reiterar la razón, alcance y criterio.

Reportar las observaciones positivas y negativas.

Declaración Confidencialidad.Resumen General.

Preguntas y respuestas.Acciones correctivas y plazos.Seguimiento.

Agenda de reunión de cierre



ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME

Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de clausura.

Contiene el alcance y el objetivo de la Auditoría. Fecha de Auditoría. Equipo Auditor. Los documentos de referencia consultados. No Conformidades u Observaciones detectadas. Puntos fuertes de la actividad auditada.

Aprobación y distribuciónEl informe debe:1. Emitirse dentro del período de tiempo convenido. Si no es posible,

las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe acordarse una fecha revisada de emisión.

2. Ser fechado y firmado por el líder del equipo auditor, revisado y aprobado como está definido en los procedimientos documentados.

3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la auditoría.

El informe es propiedad del cliente y su confidencialidad debe ser respetada y salvaguardada apropiadamente por los integrantes del

equipo de auditoría y todos los destinatarios del informe.


ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME

– En el tiempo acordado.– Revisión de evidencia

documental.– Auditoria nuevamente

en el sitio.– Solamente revisar las

acciones correctivas.– No se empieza todo

nuevamente.

5. Actividades de Auditoria5. Actividades de AuditoriaETAPAS DE LA AUDITORIA - SEGUIMIENTO

Registros.

Certificados de entrenamiento.

Procedimientos modificados.

Fotografías.

Videos.

Evidencia documental Para el seguimiento.

La auditoría termina cuando se han concluido todas las actividades indicadas en el plan de auditoría, incluyendo la distribución y |

aceptación del informe de auditoría.


ETAPAS DE LA AUDITORIA - TERMINACION

Auditor Auditado

Revisa eficacia

Propone la Acción CorrectivaAcuerdo tiempo

Reconoce e investiga

Identifique,anote& comunique Aprueba NC

Prepare RNC

Implementa,verifica & notifica

VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES

Responsabilidades AuditoresResponsabilidades Auditores

Seguir el plan y los procedimientos de Auditoria.

Permanecer dentro del alcance de la auditoría.

Planear y ejecutar las labores individuales efectivamente.

Recolectar y analizar evidencias con exactitud.

Mantener la confidencialidad.

► Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas.

► Verificar las acciones correctivas.

► Cooperar con y apoyar al auditor líder.

► No retener y/o mantener documentación.

► Actuar de manera ética.

Responsabilidades Adicionales del Auditor LíderResponsabilidades Adicionales del Auditor Líder

Obtener toda la información requerida para la planificación.

Ayudar a la selección del equipo.

Preparar el plan de auditoría. Asignar tareas individuales. Asegurar que los documentos

de trabajo estén preparados. Representar el equipo de

auditoría.

► Presidir las reuniones de apertura y cierre.

► Asegurar el progreso de la auditoría de acuerdo al plan.

► Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regularmente.

► Asegurar que los resultados de auditoría sean reportados de una forma clara, concluyente y sin demoras.

Auditor Interno

Poder limitado dependiendo del respaldo gerencial

Un compromiso y respaldo insuficiente de la gerencia puede arriesgar la efectividad de las auditorías internas

Conoce la gente, lo cual puede ayudar a la comunicación

Guía para el auditor externo

Auditor Externo

Alto grado de poder, no abuse de él

Sus recomendaciones son de gran importancia para el auditado, asegúrese que están bien fundamentadas

Un punto de vista externo ayuda a identificar problemas

Ayuda a la auditoría interna Imparte conocimiento

Competencia AuditoresCompetencia Auditores

Experiencia laboral. Experiencia en Auditorías. Formación como auditor. Conocimientos y habilidades

específicos de calidad. Atributos personales.

Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a través del continuo desarrollo profesional y de la participación regular en

auditorías.

Habilidades AuditoresHabilidades Auditores

Habilidad para entender el problema rápidamente sin saltar a conclusiones.

Perceptividad

La habilidad para vencer las dificultades y mantener el

curso de acción planeado a pesar de las contrariedades.

Persistencia

La habilidad para ver cosas desde diferentes puntos de

vista y adaptarse a circunstancias cambiantes.


Punto de vista flexible

Enfoque Disciplinado

►Habilidad para enfocar un problema lógica y sistemáticamente.

►Habilidad para definir los límites de responsabilidad del

área de investigación.


La habilidad para expresar claramente juicios, ideas y

propuestas, tanto oral como por escrito.

Habilidades de Presentación

Habilidades Técnicas

Habilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento en todas las

áreas y procesos.


Habilidad para comunicarse y trabajar con otras

personas de diferentes niveles y experiencia.

Habilidades Sociales

Características PositivasCaracterísticas Positivas

• Cortés.• Amigable.• Servicial.• Constructivo.• Informativo.• Perceptivo.• Juicioso.

► Tenaz.

► Mente abierta.

► Diplomático.

► Honesto.

► Maduro.

► Modesto.

► Ético.

Características para EvitarCaracterísticas para Evitar

• Criticón.• Polémico.• Agresivo.• Desconsiderado.• Inconsistente.• Indeciso.

►Inflexible.

►Perezoso.

►Errático.

►Susceptible.

►No práctico.

►Sabelotodo.

Decálogo del AuditorDecálogo del Auditor

Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique siempre principios éticos y morales; en su comportamiento y en su desempeño profesional.

Sea discreto y mantenga la confianza en la información obtenida.

Cumpla estrictamente las normas y disposiciones reglamentarias de la organización auditada

La auditoría no se realiza en el escritorio del gerente o en la sala de conferencias. Evalúe con objetividad en el sitio de los acontecimientos.

Mantenga siempre el control de la auditoría y compruebe todas las informaciones personalmente. Cíñase a los parámetros preestablecidos para la ejecución de la misma.

Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde que la cortesía no está demás y siempre es el mejor camino.

Concéntrese. Evite que sus pensamientos su atención se desvíe.

No se considere demasiado bueno como para no aprender de los demás. Recuerde que cada auditoría es una experiencia nueva.

Asegúrese de conocer plenamente los hechos y de obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados, antes de emitir cualquier juicio.

Exponga los hechos ajustándose a la realidad sin herir susceptibilidades o crear conflictos.

•Decálogo del AuditorDecálogo del Auditor

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Auditores internos de calidad ejercito