1. Master Your Todo - lIst 1 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden
2. Master Your Todo - lIst 2 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Inhoudstafel Actie 4
Beter time management zal al je problemen oplossen. 6 Het nut van
productiviteit 8 Lange Termijn en Korte termijn 12 Focus 16 Waarom
To do lijstjes niet werken 20 Aandacht is het nieuwe goud. 23 En
elegant betrouwbaar systeem buiten je hoofd 27 Kalender 30
Capaciteit 1% van je tijd 33 Wachten op lijst 37 Masterlijst 41 De
grote boosdoener is onduidelijkheid 43 Omdat het einde je de weg
toont 44 Actielijst voor deze week 47 Incubatielijsten 50 Lijsten
Ajour houden 52 Verzamelen 53 Process 57 Process in batch - Watson
en Holmes 61 Feedback en Feedback 65 Wekelijks planningsmoment 66
Doen 71
3. Master Your Todo - lIst 3 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verantwoordelijkheden 73
Implemenatie 75 Implementatie in 8 weken 76 Maximaal resultaat 82
Softwaretools 83 Gedragsverandering 84 Drie maal drie is tien 87
Appendixes 91 Master Your Mailbox - Outlook files
4. Master Your Todo - lIst 4 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Actie Een kenniswerker
heeft nooit tijd genoeg om alles te doen wat hij/zij graag zou
doen. Als kenniswerker heb je kort lopende en langlopende
projecten/taken op je bord liggen. De combinatie van die twee
soorten maakt Het werk en het leven voelt voor je alsof je dagen te
kort zijn een volle mailbox en je vol hoofd je weghoudt van wat je
belangrijk vindt je overspoeld wordt door allerlei rompslomp die je
nog dient te doen de tijd welke je hebt voor je passie minder wordt
je teveel naar je zin je zelf weeral vergeten hoort zeggen je
moeite hebt om de lange en korte termijn te verzoenen Je hebt nood
aan een sterke concentratie n aan een open visie. Het lijkt alsof
je een paradox dient te verzoenen. En dat is ook zo. Je wereld
verandert zo snel. Wat heb je nodig om daar mee om te kunnen?Zeker
voor de drukbezette professional is het belangrijk om een
stressvrije productiviteit te combineren met een oog voor de steeds
veranderende opportuniteiten. Nog meer uren maken is geen optie
meer.
5. Master Your Todo - lIst 5 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Vanuit onze eigen
ervaring werden we enthousiast over persoonlijke efficientie en
effectiviteit als sleutel om onze doelen te bereiken en daarnaast
ook nog een leven te hebben. We zien je Todo-lijst niet alleen voor
je zaken op het werk, maar ook voor de rest van je leven. Je
vakantie plannen kan ook zorgen voor stress indien je dat niet goed
beheert. Al onze aanpakken binnen ExtraTijd zijn gebasseerd op vijf
vaardigheden Strategisch inzetten van je beperkte middelen Gedrag
aanpassen zodat je tienmaal meer resultaat behaalt Systematiseren
Systematisch verbeteren Een betere verkoper worden en dus meer
impact behalen
6. Master Your Todo - lIst 6 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Een beter time
management zal al je problemen oplossen. Ken je het gevoel dat je
geen pap meer kan zeggen, wanneer je s avonds thuiskomt? Je hebt
nog tijd om iets te doen, maar je kan geen puf meer zeggen. Je kent
het resultaat : je doet niks meer. Meester worden van je todo lijst
gaat over het managen van je W.E.A.T. Wilskracht : de kracht om te
kiezen voor de lange termijn winst in plaats van de korte termijn
opbrengst. Je voorraad wilskracht wordt meestal uitgeput wanneer je
dag vordert. Je wilskracht beheren geeft je nog extra mogelijkheden
s avonds. En s avonds is meestal het moment voor je gezin of voor
jezelf. Het is ook de kracht die je helpt om je energie en aandacht
te optimaliseren. Energie : de lichamelijke energie nodig om je
todo lijst onder controle te krijgen. Op de dagen dat je weinig
lichamelijke energie hebt, kan je weinig realiseren. Je
lichamelijke energie beheren is belangrijk omdat je alleen door
fysieke acties te doen je realiteit kan veranderen. Aandacht : de
mentale energie nodig om je kenniswerk te kunnen doen. Voor jou als
kenniswerker is de kunst om je mentale energie te concentreren
gelijk aan de kracht waarmee je je zaken naar de finishlijn brengt.
Je hebt niet altijd je volledige concentratie nodig voor al je
kenniswerk. Een beroep kunnen doen op je concentratie wanneer je
deze nodig hebt, brengt je een stap dichter bij het meesterschap
van je todo lijst. Tijd : de tijd waarover je kan beschikken
maximaal gebruiken voor wat belangrijk is. Tijd valt niet te
beheren. Je krijgt alle dagen 1440 minuten ter beschikking. Alles
wat we doen neemt een deel van je dag. Een deel dat niet meer
terugkomt.
7. Master Your Todo - lIst 7 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Meester worden van je
todo lijst is meer dan alleen je tijd managen. Manage je W.E.A.T en
je zal maximaal de tijd die je krijgt kunnen gebruiken. Je kan je
wils.kracht, energie en aandacht vergroten. De tijd die je krijgt
is elke dag gelijk 1440 minuten.
8. Master Your Todo - lIst 8 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Het nut van
productiviteit Waarom wil je eigenlijk productiever worden? Merk je
ook dat dagen waarbij je weinig in je agenda hebt, niet
noodzakelijk je meest productieve dagen zijn? Vacuum Vacuum komt
van het latijnse woord vacuus. Vacuus betekent leeg. Lege ruimte op
je zolder of kelder wordt opgevuld. De kelder wordt opgevuld als je
zelf geen actie neemt om die lege ruimte te bewaken. Hoe groter de
kelder, hoe groter het volume dat je dreigt te verzamelen. Lege
ruimte in je agenda wordt opgevuld door de acties die je neemt.
Wanneer je de lege ruimte in je agenda niet bewaakt, wordt die
opgevuld door Ja, door wat? Het nut van productiviteit Productief
zijn betekent winnen van je todo's. Als je sneller wint van je
todo's, wat doe je dan met je extra tijd? je uitgesteld werk
wegwerken meer sporten bijlezen tijd voor jezelf meer cultuur
opsnuiven
9. Master Your Todo - lIst 9 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Spijt van stervende
mensen Bronnie Wareis een Australische thuisverpleegster in
palliatieve zorgen. Haar verhaal greep me nogal bij de keel.
Bronnie begeleidt mensen in hun laatste weken. Vijf thema's komen
naar boven wanneer ze hen vraagt naar waar de stervenden spijt over
hebben. Zijn dat hun todo's waar ze niet van wonnen? 1. Moed om het
leven te leiden dat ik wou Wanneer mensen terugkijken op hun leven
zien ze dat ze een aantal van hun dromen niet gerealiseerd hebben.
Door de keuzes die ze maakten of niet maakten. Schrijf die dromen
ook op. Zet ze op je incubatielijst wanneer je nog geen acties kan
doen. Een mooie film over hetzelfde thema is the Bucketlist. Door
regelmatig naar je incubatielijst te kijken maak je de items op
deze lijst sneller actief. Ook je dromen welke je hebt. Elke dag
een kleine actie naar je dromen brengt je er dichter bij. Vul de
vacuums in je agenda met deze kleine acties. 2. Dat ik niet zo hard
had gewerkt Elke mannelijke patient van Bronnie benoemde dit. Ze
hadden graag extra tijd doorgebracht met hun kinderen of hun
geliefde. De vrouwelijke patinten haalden dit minder aan als een
punt van spijt. Het waren meer oudere dames die thuis hadden
gebleven om voor de kinderen te zorgen. Niet hard werken is hard
werken. De lege ruimte in je agenda bewaken voor de personen die je
belangrijk vindt is werken. Toen we nog van negen tot vijf werkten,
was dit makkelijker. De uren bewaakten de tijd buiten het
professionele. Nu is dat anders. Je dient dat zelf te bewaken. En
ook
10. Master Your Todo - lIst 10 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden dat is winnen van je
todo's. Een manier om dit aan te pakken is bijna alles wat je doet
te beschouwen als items op je Masterlijst. De items op deze lijst
worden alleen afgewerkt door acties te doen. Acties die vacuums
kunnen opvullen. Acties voor projecten die je belangrijk vindt. Het
vacuum maakt het niets uit of het professionele of priv acties
zijn. 3. Moed om mijn gevoelens uit te drukken De stervenden
beklaagden zich dat ze zo veel van hun gevoelens hadden onderdrukt
voor anderen. Angst voor de reacties van anderen. Met als gevolg
dat ze hun volledig potentieel niet ontwikkelden. De volgende actie
wordt niet uitgevoerd. Mooi voorbeeld hoe geen actie nemen, geen
momentum creert. 4. Ik wou dat ik met mijn vrienden contact bleef
houden Er is dikwijls grote spijt over het niet geven van voldoende
aandacht en tijd aan vriendschappen. Door een drukke levensstijl
kunnen vriendschappen door de vingers glippen. Vriend zijn is n van
de rollen/verantwoordelijkheden die ondermanaged zijn. Wat betekent
vriend zijn? Heeft dat een kwaliteitsniveau waar je naar streeft?
Betekent dat dat je je vrienden elke maand wil horen, wil je ze
allemaal zien of wil je elke week samen gaan sporten? Het jezelf
makkelijk maken om rollen te vervullen is je kwaliteitsniveau's
bepalen. Je weet dan of er delta is tussen waar je bent en je
kwaliteitsniveau. De enige mogelijkheid om die kloof te overbruggen
is acties ondernemen. Intenties zijn waardeloos als ze niet gevolgd
worden door acties. 5. Ik wou dat ik mezelf toe had gelaten om
gelukkiger te zijn
11. Master Your Todo - lIst 11 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Een verrassend
gemeenschappelijke thema voor alle personen die Bronnie begeleidde.
Ze bleven vastzitten in oude gewoontes en oude patronen. De angst
voor verandering maakte dat ze anderen en zichzelf wijsmaakten dat
ze tevreden waren. Doelen hebben blijkt een goede zaak te zijn om
gelukkig te zijn. Het doel om nog gelukkiger te zijn en een aantal
van de dromen uit je bucket-list te realiseren. En dat kan alleen
door bewust voor de acties te kiezen die deze dromen gaan
realiseren. Het vacuum dat er af en toe ontstaat te vullen met
bewust gekozen acties. Overloop je bucket-list en creer momentum
rond n van je dromen. En bel n van je maatjes op.
12. Master Your Todo - lIst 12 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Lange Termijn en Korte
termijn Focus en concentratie Veel kenniswerkers worstelen met
afleidingen. Je wil gedurende het volgend half uur dat tekstje
helemaal uitgeschreven hebben. Na twee minuten vol goede moed ben
je om onverklaarbare reden toch iets anders aan het doen. Je had je
voorgenomen om de komende maanden meer aandacht, tijd en energie te
besteden aan marketing. Op het einde van de tweede maand constateer
je dat je plan anders uitdraaide. Voor de meeste deelnemers aan de
ExtraTijd programma's is dit herkenbaar. Vervang tekstje of
marketing door wat voor jou op dit ogenblijk speelt. Wordt dit
herkenbaar? Worstel jij daar ook mee? En het lijkt er niet
makkelijker op te worden. Focus en concentratie Herinner je je de
eerste Star Wars film? In de Battle of Yavin maakt Luke deel uit
van een squadron die een aanval inzet op Death Star. Zijn
squadronleiders zijn net uit de lucht gevuurd. Luke neemt hun taak
over. Op een exacte plaats, en daarvoor op het juiste moment, moet
hij een protonbom droppen. In Star Wars wordt "Concentration"
omschreven als een "Force-kracht". Door die kracht aan te boren kan
de gebruiker zijn vaardigheid gedurende een beperkte tijd
vergroten.
13. Master Your Todo - lIst 13 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden En Luke dropt de bom op
de juiste plaats. Door deze actie is de Battle of Yavin beslist.
Skywalker krijgt daarvoor samen met Han Solo en Chewbacca de Medal
of Bravery opgespeld. Zalig om beroep te kunnen doen op
"Concentration" wanneer je het nodig hebt. Verwarring De verwarring
tussen focus en concentratie maakt het moeilijk om een strategie te
maken voor beide onderdelen. Kort door de bocht is concentratie
korte termijn. Terwijl focus middellange termijn is. Je kan
afgeleid worden van je taak. Maar je kan ook afgeleid worden van je
doel. In deze ExtraTijdstips wil ik het hebben over strategien voor
meer concentratie. Het andere, even belangrijke, deel focus is voor
een volgende ExtraTijdstips. Concentratie strategie 1. Ken je
gouden kwartieren. Op welke momenten van je dag ben je van nature
het meest geconcentreerd? Is dat 's morgens of is dat op een ander
moment? Hoeveel van deze gouden kwartieren heb je op een dag?
Tackle in deze kwartieren de zaken waar je het meest concentratie
voor nodig hebt. Verspil je gouden kwartieren niet aan taken
waarbij minder concentratie nog voor een goed genoeg resultaat
zorgt. Doe wat nodig is om die te bewaken.
14. Master Your Todo - lIst 14 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 2. Gebruik de pomodore
techniek. Wissel inspanning af met ontspanning. Werk twee kwartier
heel geconcenteerd en geef jezelf dan vijf minuten rust. De
ontspanning komt de volgende concentratieronde ten goede. 3.Zet
afleidingen uit wanneer je je overgestimuleerd voelt. Lucy Paladino
beschreef dit mooi in haar boek 'Focuszone'. Slechte titel
overigens. Het boek had beter 'de kunst van het concentreren'
genoemd. 4. Creer meer afleidingen indien je je verveeld voelt.
Sommige taken die je dient te doen, zijn iets te saai om vol te
houden. Dit betekent niet dat je onverwachte afleidingen gaat
creren. Je gaat het belletje van nieuwe email niet opzetten om meer
afleidingen te hebben. Afleiding en onverwachte en ongecontroleerde
afleidingen zijn verschillend. Zet muziek op. Zet desnoods een
filmpje op om een deel van je brein bezig te houden. 5. Zorg voor
een omgeving die je stimuleert om maximale concentratie te hebben
wanneer het nodig is. Zorg dat je geconcentreerd kan werken. 6.
Weet dat je niet geconcentreerd kan zijn gedurende de ganse dag.
Weten dat het normaal is om pieken en dalen te hebben in mijn
concentratieniveau was zo'n bevrijding. Wat niet wil zeggen dat ik
mijn concentratieniveau niet kan verbeteren.
15. Master Your Todo - lIst 15 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 7. Oefen je
concentratie. Gebruik daarvoor de index van Einstein. Zie Appendix
8. Maak gebruik van een concentratielijstje = actielijst voor
vandaag Wat zijn de tien acties/taken waar je vandaag voor kiest om
te doen. Dat concentratielijstje is een deelverzameling van je
eerstvolgende acties voor deze week. Deze die vandaag je aandacht
verdienen.
16. Master Your Todo - lIst 16 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Focus Heb je ook moeite
om de lange termijn en de korte termijn met elkaar te verzoenen? De
korte termijn is zo overweldigend duidelijk dat het lijkt alsof dat
het enige is dat je kan doen. Het is soms zo lastig om uit de
dagelijkse sleur te komen en aan die grote dromen, plannen te
werken. Het lijkt alsof ondanks het harde werken je geen
vooruitgang boekt. Je bent nochtans gemotiveerd en werkt hard. Je
wordt om je productiviteit geroemd. Potentieel Zou het niet
geweldig zijn om je volledige potentieel te kunnen benutten? Om de
dingen te doen waar je altijd al van droomde? Dagelijks aan je
lange termijn doelstellingen werken lijkt zo zalig. Productieve
effectiviteit Beter georganiseerd zijn, betekent nog niet dat je
alles gedaan krijgt. Dat is n van de grootste mythes van
time-management. Door betere organisatie is je capaciteit groter.
Je bord wordt groter. Je kan meer aannemen. En dat is het gevaar.
Je zal meer doen omdat het kan. Je capaciteit is echter niet
onbeperkt. Dat leidt tot het verschil tussen productiviteit en
effectiviteit. Effectiviteit bekom je wanneer je met de juiste
dingen bezig bent. Wanneer je met een grote productiviteit in je
gewenste richting gaat, bekom je je productieve effectiviteit. Je
gebruikt dan zowel je concentratie als je focus.
17. Master Your Todo - lIst 17 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Focus = effectief
Stephen Covey heeft een grote impact gehad met zijn werk. Zijn boek
"Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap" is een
standaardwerk. In het Engels worden de eigenschappen habits
genoemd. Habits kun je verwerven, daar ben je niet mee geboren. De
tweede habit is 'Begin with the end in mind'. Het einde toont je de
weg. Dank zij je bestemming kan je bijsturen onderweg. Je
bestemming helpt je om effectief te zijn. De basis van wat je
realiseert, wordt gelegd door de acties die je dagelijks doet. Zorg
ervoor dat de acties die je doet, je projecten en taken
vooruitbrengen. Ook hier speelt de bestemming een rol. Het einde
van een project of taak is wanneer je succesvol resultaat
gerealiseerd hebt. Het moment wanneer je geen acties meer dient te
doen omdat je de finishlijn overschreden hebt. Je projecten en
taken horen bij een verantwoordelijkheid die jij hebt. Wanneer je
projecten en taken doet die niet bij je verantwoordelijkheid horen,
ben je minder effectief dan je kan. Je verantwoordelijkheden zijn
nooit af. Je verantwoordelijkheid heeft een tevredenheidsniveau, je
zou het ook een kwaliteitsniveau kunnen noemen. Wanneer dat niveau
bereikt is, dien je geen acties te doen of projecten te lanceren.
Het is niet effectief om meer te doen dan je tevredenheidsniveau.
Je doelen op korte termijn (binnen n jaar) behaal je via je
verantwoordelijkheden. Het is niet zo dat je een bepaalde omzet
alleen maar realiseert via je sales rol. Je hebt ook een
uitvoerende rol. Op lange termijn (binnen drie jaar) zijn je doelen
je richting waar je heen wil. Door ook doelen op korte termijn te
maken, maak je het makkelijker om bij te sturen.
18. Master Your Todo - lIst 18 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Toen we jaren geleden
naar Roskilde (festival in Denemarken) reden hadden we nog geen
GPS. We zorgden wel voor een lijst met steden waarlangs we dienden
te rijden. Roskilde was ons doel op lange termijn, de steden
onderweg onze korte termijn doelstelling. Je zal je doelen niet
willen bereiken op om het even welke manier. Dat heeft met je
waarden te maken. Nog hoger in de driehoek staat je visie. Waar wil
je op richten om binnen vijf jaar te realiseren. Wat wil je
bereiken in je professioneel en priv leven? Doelen op korte en
lange termijn zullen je naar je visie brengen. Helemaal bovenaan
staat je missie. Waarvoor ben je hier? Wat wil jij bijdragen. In
een ideale wereld brengt elke actie je dichter naar je Missie, elk
project of taak n of meerdere verantwoordelijkheden naar zijn
tevredenheidsniveau,
19. Master Your Todo - lIst 19 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden elk van je
verantwoordelijkheden je dichter bij je korte termijn doelen, elk
korte termijn doel je naar je lange termijn doelen, elk lange
termijn doel je visie dichterbij. De ideale wereld is er niet. Laat
dat geen rem zijn om kleine stappen in de richting van je missie te
zetten.
20. Master Your Todo - lIst 20 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Waarom To do lijstjes
niet werken Heb jij ook een liefde haat verhouding met je
todo-lijst? Dan ben je niet de enige. Je maakt lijstjes, maar je
kan je er moeilijk aan houden. Op het einde van je dag lijkt het
alsof je meer zaken hebt toegevoegd dan afgestreept. Je todo-lijst
werkt niet zoals je het graag zou hebben. Dit is omdat ze n of
meerdere onvolkomenheden bevatten. Er zijn een aantal redenen
waarom je todo- lijsten niet werken. Fix deze en je maakt het je
makkelijker 1.Verspreid over verschillende plaatsen Je todo's staan
op te veel plaatsen. Je hebt todo's staan in je emailinbox. Je hebt
nog een word-document met daarin een aantal zaken die je dient af
te werken. Op de post-its rond je scherm staan nog mensen die je
dient te bellen. Zorg voor n betrouwbaar systeem om al je todo's in
onder te brengen. Wanneer je toto's op verschillende plaatsen
staan, zie je nooit het geheel. Dat maakt het niet makkelijk voor
je om te kiezen. En wanneer het niet makkelijk is om te kiezen, zal
je niet kiezen. 2. Geen gesloten lijsten De meeste todo-lijsten
zijn geen gesloten lijsten. Er staat geen grens op. Daardoor worden
ze groter. Gesloten lijsten hebben het voordeel dat ze je feedback
kunnen geven. Indien er geen grens is, is er ook geen feedback. Die
feedback heb je nodig om te kunnen bijsturen. Elke week een
actielijst maken voor die week is een onderdeel van werkende todo-
lijsten.
21. Master Your Todo - lIst 21 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 3. Ze zijn een mix van
projecten, taken en acties De meeste todo-lijsten zijn te moeilijk
om te doen. Wanneer het te moeilijk is om te doen, doe je iets
anders. De zaken op je todo-lijst zijn niet nduidig genoeg. Je
brein heeft duidelijkheid nodig. Wanneer dat niet zo is kiest je
brein iets anders. Je maakt het moeilijk voor je brein, door op je
lijst een mix te maken van projecten, taken en acties. 4. Je
todo-lijst is niet doe-baar Alle acties die op je lijst zijn dienen
doe-baar te zijn. Dat kan alleen wanneer er enkel eerstvolgende
acties op staan. Indien je items op je actielijst niet doe-baar
zijn, horen die items daar niet thuis. Je maakt je actielijst
doe-baar, door concrete fysieke acties op de lijst te zetten.
Nadenken heeft daar geen plaats. Vijf ideen uitschrijven is veel
actiegerichter en concreter. Je brein heeft die concreetheid nodig
om te kunnen doen. 5. De lijsten zijn niet doenbaar De meeste
todo-lijsten bevatten veel te veel items. Daardoor zijn ze niet
doenbaar. Een lijst die niet doenbaar is, zal je niet motiveren om
deze compleet af te werken. Je actielijst is een reflectie van de
mogelijkheden die je deze week hebt om deze acties te doen. Wanneer
je slechts tien uur lege ruimte hebt in je agenda, zet je geen
acties die twintig uur in beslag nemen op deze lijst.
22. Master Your Todo - lIst 22 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 6. Geen ruimte voor
verrassingen Geen ruimte voorzien voor verrassingen in je
actielijst, maakt het je niet makkelijk. Door het gebrek aan ruimte
is je actielijst niet echt je prioriteitlijst voor deze week. De
gemiddelde tijd die je voor onverwachte zaken dient te voorzien
hangt af van je functie. Lijst gedurende een aantal weken op
hoeveel tijd je spendeert aan onverwachte zaken. Die tijd dien je
te voorzien in je schema. Dus de lege ruimte in je agenda is de
tijd om je actielijst voor deze week af te werken. Daarnaast is de
lege ruimte ook een deel voor de verrassingen die je deze week zal
hebben.
23. Master Your Todo - lIst 23 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Aandacht is het nieuwe
goud. Het geheim van concentratie. Inspanning en ontspanning
afwisselen in 4 domeinen: mentaal, fysiek, relationeel en
spiritueel. Een energielek in n van deze gebieden houd je tegen om
je aandacht te richten. Je energie beheren om je productiviteit op
peil te houden. Heb je een klokje in de buurt? Doe je ogen dicht
gedurende 2 minuten na start. Laat je aandacht gaan en volg waar
hij je brengt. Start. Stop. Je aandacht ging naar n of meerdere van
de volgende gebieden : Fysiek Relationeel Mentaal Spiritueel En je
brein veranderde van thema met een verbluffende snelheid. Jim Loehr
en Tony Schwartz beschreven in hun boek "The power of full
engament" deze gebieden. Je krijgt in het boek een stappenplan om
deze domeinen te beheren. Energie gebruiken en regenereren is de
eenvoudige regel. En dit in vier domeinen. Zoals alle eenvoudige
regels, niet altijd makkelijk toe te passen.
24. Master Your Todo - lIst 24 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 1. Fysiek. Fysieke
energie is de brandstof om te leven. Fysiek moe maakt je minder
alert, minder gefocust, minder creatief. Hoe verandert je gedrag
wanneer je moe bent? Je twee belangrijkste middelen zijn zuurstof
en glucose. Je regelmechanismes zijn eten en ademen. Jim en Tony
geven een aantal suggesties om je fysieke energie op niveau te
houden en te verbeteren. Ademen. Bewust dieper ademen verlengt je
hernieuwing van energie. Eten. Je voedingspatroon aanpassen zodanig
dat je een constante stroom van glucose en voedingstoffen hebt.
Voldoende water drinken. Slapen. Er is een grote kans dat je zeven
tot acht uur nodig hebt. Vroeg slapen en vroeg opstaan verhoogt je
performantie. Voldoende pauzeren gedurende de dag. Een herstelpauze
om de 90 minuten. 2. Emotioneel. Volgens de schrijvers is
emotionele energie de capaciteit om emoties te managen. Emotionele
en fysieke energie zijn verbonden. Het voeden van je emotionele
energie kan door om het even wat je graag doet. Een gezonde
vriendschap is een krachtige bron voor emotionele energie.
25. Master Your Todo - lIst 25 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 3. Mentaal. Ook je
mentale energie is verbonden met je fysieke energie. Mentale
energie is de energie die je nodig hebt om te kunnen focussen en je
aandacht te kunnen richten. Om op je best te presteren, houdt je
concentratie vast. Je beweegt tussen een brede en smalle, een
interne en externe focus. De vaardigheden om je mentale energie te
genereren zijn : mentale voorbereiding visualisatie positieve self
talk effectief timemanagement creativiteit Je maximale mentale
capaciteit bereik je door een evenwicht tussen gebruiken en
hernieuwen van je mentale energie. 4. Spiritueel Je spirituele
energie wordt afgeleid uit de verbinding tussen je waarden en je
doel. Een doel dat verder gaat dan eigenbelang. Een aantal van je
activiteiten geven veel spirituele energie zonder het verbruik van
andere energie : Wandelen in de natuur Inspiratievol boek lezen
Luisteren naar muziek Andere spirituele oefeningen kunnen je zowel
energie geven als vragen : Meditatie Yoga Gebed
26. Master Your Todo - lIst 26 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Positieve rituelen en
hun kracht Volgens Jim en Tony zijn rituelen de sleutel om je
energie te managen. De grootste performers gebruikten rituelen om
hun energie te behouden. Je rituelen geven je een structuur
waardoor je kan improviseren en risico's kan nemen. Twee
gedragingen zullen je enorm helpen om nieuwe rituelen te
verankeren. Je hebt tussen de 30 en de 60 dagen nodig om een
ritueel toe te voegen aan je gewoontes. Bekijk elke dag je missie.
Wat en hoe je die wilt bereiken. Geef jezelf elke dag feed-back. De
afstand waar je nu bent en je gewenste resultaat geeft je bruikbare
informatie. Met die informatie kan je bijsturen. Wat zijn je
projecten die je zullen helpen om je energie te beheren in deze 4
domeinen? Zet ze op je Masterlijst. Welke ritueel ga je de komende
periode installeren? Zet het ook op je Masterlijst. Geen energie =
geen aandacht. Ik beschouw deze vier domeinen als vier van mijn
verantwoordelijkheden. Typ hier om tekst in te voeren
27. Master Your Todo - lIst 27 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden En elegant betrouwbaar
systeem buiten je hoofd Heb je ook het gevoel dat je veel aan je
hoofd hebt? Dat je hoofd vol zit met alles wat je nog moet doen.
Veel deelnemers aan de workshops van ExtraTijd klagen dat ze
zichzelf makkelijk onderbreken. Herken je dat ook? Je bent een mail
aan het beantwoorden en bedenkt dat je nog dringend kippenvoer moet
halen. Je staat bij de bakker en het schiet je te binnen dat je het
nog over het budget dient te hebben met je baas. Hier en Nu Zou het
niet geweldig zijn om in het hier en nu te kunnen zijn? Om, wanneer
je vier op een rij aan het spelen bent met je zoontje, je dat ook
cht speelt. Om een leeg hoofd te hebben zodat je je kan
concentreren op wat zich op dat moment afspeelt. Zodat je het met
de grootst mogelijke kracht vooruitkrijgt. Onbetrouwbaar brein Ons
brein is niet goed uitgerust. Het stuurt ons constant reminders dat
we nog zaken dienen te doen. Alleen heeft je brein geen gevoel voor
ritme en timing. De reminders komen net te laat of op het verkeerde
moment. Je verlaat het kantoor en in de lift bedenk je dat je
beloofd had om Peter die documenten nog te sturen. Je staat in
dubio. Ga je naar huis en stuur je die documenten nog na of doe je
het morgen?
28. Master Your Todo - lIst 28 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Maak en hou je hoofd
leeg. Doe een mind dump. Een mind dump verloopt in twee stappen.
Geef jezelf drie kwartier en ga op een rustige plaats zitten met
schrijfpapier of post-its. Schrijf op wat je hoofd je aangeeft.
Zonder te beoordelen of te organiseren. Deze eerste stap noemen we
de purge. Wanneer de purge stopt, kan je je brein helpen. Gebruik
dan een triggerlijst. Een lijst die je brein helpt om
ondergesneeuwde items opnieuw naar boven te halen. Het brein werkt
associatief. Het heeft af en toe wat hulp nodig. Je kan een
triggerlijst vinden in de appendix. De output van de minddump is
input die je daarna gaat processen. Het proces waarmee je die items
op de juiste plaats zet, zie je verder in proces Schaf je een UVT
aan. UVT staat voor universele verzameltool (UCT ubiquitous capture
tool. Als je voorbeelden wil, ga dan UCT googlen). Je komt in de
gang Filip tegen en die wil nog iets van je. Vraag hem om wat hij
nodig heeft je via mail te herinneren. Op die manier hoef je het
niet in je hoofd te stoppen. Je mentale RAM minder belasten geeft
de processor in je hoofd meer ruimte. Indien dat niet kan, heb je
iets nodig om die belofte uit je hoofd te houden. Daar komt die UVT
van pas. Een tool die je toelaat om altijd en overal beloftes op te
schrijven, in te spreken en uit je hoofd te houden. Populair zijn
moleskine, smartphone, hipster pda. Elk met voordelen en nadelen.
Zoek een tool die bij je past. Gebruik je universele verzameltool
niet als je actiesysteem. Dat loopt elke keer fout. Je acties
zitten in een elegant betrouwbaar systeem.
29. Master Your Todo - lIst 29 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Bouw jezelf n elegant
betrouwbaar systeem buiten je hoofd. Je hoofd is niet betrouwbaar
om je reminders op het juiste moment te sturen. Als je wil
betrouwbaar zijn, heb je dus een betrouwbaar systeem buiten je
hoofd nodig. Je systeem bevat vijf soorten lijstjes : je kalender.
actielijst voor de komende week de masterlijst je wachten op en je
incubatielijst Regelmatig naar je lijstjes kijken, zal de
betrouwbaarheid verhogen. Je brein zal leren om het los te laten.
Het hoeft niet meer bang te zijn dat je het vergeet. Doe een weekly
feedback en feedforward moment. Lijstjes die niet aan je realiteit
beantwoorden zijn niet betrouwbaar. Enmaal in de week zorgen dat je
lijstjes en je realiteit opnieuw compleet gesynchroniseerd zijn,
helpt je brein om los te laten. Dat krijg je door nmaal per week je
voorbije week te evalueren en je volgende week voor te bereiden.
Dit is n van de sleutelgewoonten om te krijgen. Al je lijsten
overlopen en jour zetten zodat je realiteit en je lijstjes opnieuw
gelijk zijn.
30. Master Your Todo - lIst 30 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Kalender Worstel jij ook
met je agenda? Je zet zaken in je agenda om te doen en toch doe je
andere zaken. Je wil donderdag om drie uur aan je presentatie
werken en je hebt daar netjes een blok voor geprogrammeerd. Dat had
je vorige week ook al gedaan. Toen deed je iets anders. Hoe gaat
het nu wel gebeuren? Of heb je ook die deadline nodig om in gang te
geraken? Je hebt het gevoel dat je agenda je niet helpt. Deze lijst
helpt je niet echt. Lijst? Ja. Die agenda is ook een lijst, een
lijst van de dingen die je op die datum zou willen doen. Flexible
focus Droom je ook van een flexibele focus? Het gevoel controle te
hebben over je tijd? Flexibel kunnen omgaan met je tijd en
tegelijkertijd een innerlijke gerustheid hebben dat is
onbetaalbaar. Wat moet vandaag Einstein zei ooit: De enige reden
dat we tijd hebben, is omdat alles niet op hetzelfde moment zou
gebeuren. Veel deelnemers maken het zichzelf moeilijk. Ze gebruiken
een agenda voor waar het niet voor bedoeld is. Een agenda dient er
voor te zorgen dat zaken niet op hetzelfde moment gebeuren. Heb jij
een focus op wat moet vandaag? Wat zijn de zaken die, wanneer je ze
vandaag niet doet, niet meer hoeven te gebeuren? Hoe makkelijker je
het maakt om die focus van wat moet vandaag te hebben hoe
makkelijker je het jezelf maakt om je er ook aan te houden.
31. Master Your Todo - lIst 31 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Agenda = actielijst met
de beperking tijdstip Overloop je agenda. Neem elk item vast en
vraag jezelf af moet het op dat moment gebeuren? Ja, het moet op
die dag. Dan hoort het thuis in je agenda. Het moet immers op die
dag gebeuren. Ik moet naar Guido bellen op woensdag. Dat is de
enige dag dat hij en ik beschikbaar zijn. Het tijdstip maakt niks
uit. Nee. Waarom heb je het dan in je agenda gezet? Hoort het thuis
in je wachten-op lijst, je masterlijst, je incubatielijst of je
actielijst? Gebruik het workflowschema om deze items op een betere
plaatst te zetten. Een constatatie is dat veel agendagebruikers
deze soort items in hun agenda organiseren. Onder andere in hun
agenda. Ze hebben nog andere plaatsen waar ze soortgelijke items
als reminder bewaren. Hun agenda is geen focuslijst meer voor de
items die op die dag dienen te gebeuren. Brein in de war Nadenken
wanneer het niet nodig is, kost je mentale energie. Je mentale
energie is n van je beperkte middelen. Mentale energie bewaken en
besparen maakt je vasthoudender op het einde van je dag. En wanneer
zou je graag wat extra mentale energie hebben? Juist, op het einde
van je dag. Bij de start van je dag heb je nog voldoende energie.
Stel dat je agenda een mix bevat van wat moet en wat zou kunnen die
dag? Je zal steeds weer dienen te beslissen ga ik dat item nu doen
of niet? Wanneer je agenda alleen zaken bevat die op die dag moeten
gebeuren, krijgt je brein rust.
32. Master Your Todo - lIst 32 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Drie zaken horen thuis
in je agenda. 1. Acties die op een bepaald moment moeten gebeuren.
Je meeting van 10 uur tot 10.30 hoort in je agenda. Je moet daar
zijn. 2. Acties die op een bepaalde dag dienen te gebeuren. Je moet
op donderdag naar Martine bellen. Zet deze actie als een item in je
agenda. Agenda's op papier hebben daar een plaats voor. De digitale
versie laat toe om een item in je agenda te plaatsen welke een
ganse dag duurt. Daardoor komt het item bovenaan je agenda van die
dag te staan. Zet er je vermoedelijke tijdsduur bij. Bellen Martine
Budget 15'. Dat laat je toe om in te schatten hoeveel ruimte je de
rest van de dag hebt om te werken vanuit je actielijsten. 3. Keuzes
of informatie die alleen die dag relevant zijn. Opening winkel van
een collega. Je hebt nog niet beslist of je zal gaan, je wil het
wel als een optie openhouden. Wanneer je het item pas de volgende
dag zou zien heeft het geen nut meer. Indien je al op voorhand had
beslist dat je naar de opening zou gaan, staat het ook in je
agenda; als een item dat op een bepaald moment dient te gebeuren.
Ikzelf ben geen voorstander van dit laatste item. Het kost me te
veel energie om me telkens af te vragen, ga of doe ik dat nu of
niet. Start je dag met het bekijken van je agenda. Indien je een
digitale agenda gebruikt, laat je computer dan starten met het
tonen van je agenda. Werk de actie's uit je actielijst af wannneer
je lege ruimte hebt in je agenda. Blokkeer doe-tijd in je agenda
wannneer anderen tijd in je agenda kunnen claimen. Indien je geen
doe-tijd hebt, kun je niet werken uit je actielijsten.
33. Master Your Todo - lIst 33 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Capaciteit 1% van je
tijd Veel deelnemers aan de workshop of presentaties van extratijd
hebben te weinig tijd om te doen wat ze belangrijk vinden. Ze
hebben een lange lijst van zaken die ze allemaal willen afwerken.
En daar komen ze meestal niet aan toe. Teveel deelnemers werken
vanuit hun todo-lijst(en) en merken dat dit niet meer werkt.
Doe-tijd Hun grote probleem is dat ze geen inzicht hebben in hun
doe-tijd per week. Is dat ook jouw probleem? Onderstaande aanpak
helpt je om een perfect zicht te hebben over je capaciteit die
week. Het maakt een groot verschil voor je indien je weet of je
tien uren hebt of twintig uren om acties te doen deze week. Te
grote lijsten En van de gevolgen van een slechte of geen
inschatting van je capaciteit is dat je lijsten niet doenbaar zijn.
Er staan teveel items op je lijst om deze week af te werken.
Daardoor is het voor je brein niet makkelijk om de echte
prioriteiten te weten. Ofwel creert dit overwerk en/of stress.
Beiden zijn niet aan te raden. En percent Elke dag heeft 1440
minuten. De meeste deelnemers van de verschillende workshops extra
tijd hebben moeite om minuten te gebruiken als eenheid voor tijd.
Wat zijn duizend minuten? Hoe voelt dat? Wanneer weet je dat dit
gedaan is? Een tijdseenheid die beter aansluit bij ons is een
kwartier. Een voetbalwedstrijd duurt twee keer drie kwartier. De
ochtendbreak in de meeste bedrijven is een
34. Master Your Todo - lIst 34 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden kwartier. Het nam me een
kwartier om van mijn opa aan moederskant naar mijn oma langs
vaderskant te wandelen. Ze woonden op anderhalve kilometer van
mekaar. Je hebt zelf ook zo'n voorbeeld welke je als intern
referentiepunt kan gebruiken. Er zijn 96 kwartieren in een dag. Een
kwartier is ongeveer n percent van je dag. Je kan je afvragen of je
volgende meeting wel vier of zes procent van je dag waard is.
Wit-ruimte Wanneer je naar je agenda voor deze week kijkt, staan
daar al een aantal zaken ingevuld. Je hebt een aantal meetings
gepland staan. Op woensdag staat er een telefoongesprek van drie
kwartier gepland met je collega uit Duitsland. Daarnaast heb je nog
wit-ruimte in je agenda. Dat hoop ik tenminste voor je. Indien je
geen wit-ruimte meer hebt, hoef je niks op je actielijst voor deze
week te zetten. Je hebt geen doe-tijd deze week. Druk je wit-ruimte
uit in het aantal kwartieren welke je deze week nog leeg hebt om te
besteden aan je werk. Je totale week heeft 700 kwartieren. Je
werkweek heeft heel wat minder kwartieren. Capaciteit deze week
Bepaal voor elke week hoeveel kwartieren je agenda wit-ruimte
heeft. In deze kwartieren heb je nog niks gepland staan. Je gaat
deze wit-ruimte gebruiken om acties uit je actielijsten af te
werken. Je houdt rekening met de verschillende soorten tijden die
nodig zijn.
35. Master Your Todo - lIst 35 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 1. Verheldertijd - Items
aan je lijsten toe te voegen Je hebt een bepaalde tijd nodig om al
je input te verhelderen. Indien je daar geen rekening mee houdt,
worden je inputverzamelplaatsen nooit helemaal leeggemaakt. De
magnetische kracht van je verzamelplaatsen wordt dan nooit nul. Je
ondervindt dit mechanisme heel sterk bij je mailbox. Verhelderen
betekent niet dat al je werk gedaan is. Het betekent wel dat al het
denkwerk over je input af is. En je hebt het denkwerk georganiseerd
buiten je inbox. 2. Doetijd Je hebt doetijd nodig om de items op je
actielijst(en) te kunnen doen en af te strepen. Wanneer je weinig
doetijd hebt deze week, heb je ook weinig items op je actielijst.
Weinig doetijd is ook een aanduiding dat je heel secuur je
actielijst zal aanvullen. Je zal enkel de meest belangrijke zaken
kunnen doen. Het zijn die belangrijke acties die op je actie lijst
zullen komen. 3. Ad-hoc tijd Hoe veel adhoc werk heb jij gemiddeld
per week? Veel is nogal vaak het antwoord. Wanneer je geen idee
hebt, kan je er ook geen rekening mee houden. Je beschouwt al de
lege ruimte in je agenda als doetijd. Dat is jezelf iets wijsmaken.
Je actielijsten zullen te veel acties hebben voor deze week.
Onbewust weet je dat, en de drive om je actielijsten goed te
gebruiken wordt dan minder. Je vecht immers een verloren strijd. Je
kan die actielijst niet leeg krijgen, je hebt te weinig doetijd. 4.
Reflectietijd - naar je lijstjes kijken Reflecteren betekent een
stap achteruit zetten. Reflecteren helpt je om een flexibele focus
te behouden. Elke morgen heb je wat reflectietijd nodig om de
prioritaire acties voor vandaag te vinden. Je overloopt dan je
agenda en je actielijsten. Je bepaalt je focus voor vandaag. Beperk
die acties voor vandaag tot maximaal tien. Anders ga je niet
meer
36. Master Your Todo - lIst 36 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden kiezen op het moment dat
je gaat doen. Wanneer dat focuslijstje leeg is, ga je opnieuw in je
reflectiemode. s Avonds reflecteren hoe je dag was, is goed om je
dag af te sluiten. Een wekelijks reflectiemoment is de hefboom om
de komende zeven dagen productief te kunnen werken. In n uur helpt
je daarbij. 5. Speeltijd Je hebt momenten nodig in je week om
mentale energie op te doen. Geplande ongeplande blokken van tijd
helpen je daarbij. Hou daar ook rekening mee. 6. Reistijd Wanneer
je een nomadische werkstijl hebt, hou je best rekening met
reistijd. Reistijd niet inplannen geeft je een vertekend beeld van
je vrije ruimte in je agenda. Het is mogelijk om delen van je
reistijd te gaan gebruiken als doetijd. Indien je met de trein
reist, kan je een deel van die tijd gebruiken om te verhelderen, te
reflecteren of te doen. Met de wagen is dat wat moeilijker. Het
enige wat je in de wagen kan doen is handsfree telefoontjes plegen.
Zorg dat je telefoonlijst groot afgedrukt bij de hand hebt. 7.
Alleentijd Alleentijd is een concept waarbij je helemaal alleen
bent. Alleen met je gedachten. Daarna kan je die gedachten gaan
ordenen en de nodige beslissingen nemen. Dat kan perfect tijdens
het wandelen, zelfs tijdens het joggen.
37. Master Your Todo - lIst 37 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Wachten op lijst Wachten
is ook een actie. Hoe dikwijls gebeurt het je dat je iemand ziet en
dat het je te binnen schiet dat die persoon je nog info moet? Een
moment van frustratie en geruststelling tegelijkertijd. Het was
beter voor je project indien je deze reminder twee weken vroeger
had gehad. Je hebt Filip in ieder geval opnieuw gevraagd om de
nodige info te sturen. Filip was het ook vergeten en
verontschuldigde zich uitgebreid. Met die verontschuldiging ben je
natuurlijk niks. Beloftes opleveren, daar gaat het om. Iedereen
100% betrouwbaar Zou het niet fijn zijn wanneer iedereen honderd
percent betrouwbaar is? Negenennegentig percent is al een grote
stap in de goede richting, hoor ik je zeggen. Maar hoe ga je dat
weten/meten? In een perfecte wereld zou je met alle plezier dingen
uit handen geven. Je kan immers op je beide oren slapen dat je
krijgt wat je nodig hebt. Genoeg gewacht Je collega's zijn ook
overspoeld door alles wat hun tijd en aandacht vraagt. Sommige
zaken verdwijnen van hun radar en jij bent de klos. Het is helemaal
geen slechte wil van hun kant. Maar, uit het oog, uit het hart. Het
Engelse spreekwoord is wat mij betreft accurater: Out of sight, out
of mind.
38. Master Your Todo - lIst 38 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Draai het om Wat je
nodig hebt is een overzicht van alles waar je op aan het wachten
bent. Het handige aan een wachten-op lijst is dat je die lijst niet
steeds onder ogen dient te zien. Je moet niet alle momenten van de
dag zien dat Filip je nog informatie dient te leveren. De
frequentie voor dit soort reminders kan gevoelig lager zijn. De
frequentie voor het consulteren van je wachten-op lijst hangt af
van jouw situatie. Op wat wacht je? Je wachten-op lijst is een
verzameling van alles wat anderen je beloofden en wat je zelf nodig
hebt om terug aan de slag te kunnen. beslissingen die iemand gaat
nemen bestellingen die je deed antwoorden op mailtjes informatie
die je beloofd werd personen die gaan terugbellen ... Op wat wacht
je niet? Je wacht niet op een bepaald tijdstip om in actie te
schieten. Heb je al een wachten-op lijst? Nee. Neem dan n blad
papier waarop je je alles opschrijft waarop je aan het wachten
bent. Beperk je tot n blad. Vul het aan gedurende de komende dagen.
Elke verstuurde email kan een wachten-op zijn. Vul telkens je
wachten-op aan.
39. Master Your Todo - lIst 39 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden De eerste weken heb je
genoeg aan deze eenvoudige wachten-op lijst. Ja. Je gebruikt al een
tijdje een wachten-op lijst. Haal je lijst boven en overloop de
verschillende items. Schrap wat je ontving. Een upgedate lijst is
efficinter in gebruik. Wanneer je helemaal tevreden bent met je
wachten-op lijst hoef je niks te veranderen. Wanneer je wachten-op
lijst te groot wordt (hoeveel items is te groot? Bij mij is dat 50
items), kun je je lijst gaan opdelen. Elk item op je wachten op kan
je onderverdelen in drie soorten. 1. Je wacht op een actie van n
iemand. Wanneer je geen retour krijgt, kan jij niet verder. Jouw
volgende actie is wachten op. Indeling op persoon kan je helpen
wanneer je aantal wachten-op items te groot wordt. De 80/20 regel
geldt hier. 80% van je wachten op items worden veroorzaakt door 20
% van je contacten. 2. Je wacht op acties/info van meerdere
personen op dezelfde vraag. Je hebt de verschillende antwoorden
nodig om zelf terug in actie te komen. Je hebt een overzicht nodig
van wie wat al leverde. Maak in dit geval een blad met alle namen
van degenen die dienen te antwoorden. Wanneer je een antwoord
ontvangt, kopieer je het antwoord onder de desbetreffende naam. Op
die manier heb je een overzicht op de antwoorden en een overzicht
wie nog niet antwoordde.
40. Master Your Todo - lIst 40 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 3. Je dient geen actie
te nemen, je wil wel op de hoogte gehouden worden. Als manager,
projectmanager of ondernemer heb je baat bij deze onderverdeling.
Je delegeerde geen actie maar een complete taak of project. Je
dient alleen op de hoogte gehouden te worden van dit item. Je gaat
zelf geen actie doen om dit project of taak naar het gewenste
resultaat te brengen. Je wil af en toe overlopen om je de vraag te
kunnen stellen of je genoeg op de hoogte bent van dit project. Je
zou het als een gedelegeerde masterlijst kunnen omschrijven.
Wanneer dien je de reminder te zien? Elk onderdeel van je
wachten-op kan je nog op een andere manier bekijken. Je kan je
afvragen op welk moment je de reminder voor je wachten-op wil zien.
1. Bepaalde datum Je stuurde een voorstel naar een klant. Je hebt
nog geen antwoord. "Klant Zoo voorstel aanpassing server" hoort op
je wachten-op. Indien je klant uiterlijk binnen de x dagen niet
geantwoord heeft, wil jij de mogelijkheid hebben om te gaan bellen.
Je kan dit op je kalender of in je tickler zetten. Het item wordt
naar bovengebracht op de datum welke jij kiest. 2. Onbepaalde datum
Je wil regelmatig zien dat je op het item nog aan het wachten bent.
Je overloopt je wachten-op lijst(en) dan ook met een bepaalde
frequentie. Genoeg gewacht Wanneer je je wachten-op lijst overloopt
en je wil een item terug onder de aandacht brengen, zet je een
actie op je actielijst.
41. Master Your Todo - lIst 41 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Masterlijst Als
kenniswerken kan je niet zonder een complete masterlijst van alles
wat op je bord ligt. Je kan natuurlijk altijd zonder. Indien je
slechts n project had zou dat niet zo moeilijk zijn. Dat is echter
niet onze wereld. Deze soort lijst laat je toe om gerust te zijn.
Een gerustheid die er komt doordat je minstens n maal per week door
je Masterlijst loopt. Daardoor kan je je prioriteiten snel
verplaatsen. Op je Masterlijst zet je niet alleen de projecten die
op korte termijn dienen te gebeuren. Ook projecten die nu
investeringen zijn voor je langere termijn komen op deze lijst.
Deze manier laat je toe om de lange termijn en de korte termijn te
verzoenen. De Masterlijst is een overzicht van alles dat nog meer
dan n actie nodig heeft om afgewerkt te worden. Afhankelijk van de
soort onderneming die je hebt zullen er tussen de 50 en 150
projecten en taken op de lijst staan. En het is goed om dit ook een
gesloten lijst te maken. En extra nieuw project is eerst n
afwerken. Deze gesloten lijst kan je hard beschermen wanneer je een
goede starter bent en iets nodig hebt om je te helpen finishen. Je
start de projectenlijst door een blad papier te nemen en neer te
schrijven wat nu je aandacht heeft. Grote kans dat er een aantal
problemen op staan die je graag zou opgelost zien. Het succesvolle
resultaat van deze lijst is een compleet overzicht over de zaken
waarvoor jij je engageerde. Een overzicht dat je kan helpen om de
brug te maken tussen uitvoering en visie.
42. Master Your Todo - lIst 42 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Wanneer zal je overzicht
zal werken ? Als je projecten- en takenlijst : Compleet is A jour
is De deadlines aanduidt Je goesting geeft om in actie te gaan De
grote hefboomkracht van deze lijst ligt niet zozeer in dat je tijd
gaat winnen. Je gaat dat zeker ook doen. De kracht ligt in het
feedback- en feedforward principe die deze lijsten toelaten. Er
verdwijnt niks meer van je radar. Het is ook de lijst die je
toelaat om met jezelf prioriteiten te onderhandelen. Wanneer je
volgende week te weinig tijd - capaciteit hebt om alle projecten of
taken op je Masterlijst te volbrengen, geeft deze lijst je
overzicht. Je kan deze lijst gebruiken als voorbereiding voor een n
op n met je baas.
43. Master Your Todo - lIst 43 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden De grote boosdoener is
onduidelijkheid Stel dat je een nieuwe collega krijgt. Die
jongedame weet niks van het bedrijf en van haar nieuwe job. Wanneer
je haar echt wil helpen geef je de eerste maanden heel duidelijke
en concrete instructies. Indien je dat niet doet, leidt dat alleen
tot frustratie bij jullie beiden. Nieuwe brein Je brein is zoals je
nieuwe collega. Alleen je brein blijft steeds een nieuweling, omdat
je vele zaken nog nooit deed. Je kan je brein helpen door na te
denken over de concrete acties die je gaat doen. Die acties bewaar
je niet in je hoofd. Je zet ze op een actielijst voor de komende
week. Een dame vertelde tijdens een workshop dat ze al zes weken de
tandarts diende te bellen. Toen ze vijf minuten kreeg om te bellen,
belde ze niet. En nochtans had ze twee minuten geleden gezegd dat
ze dringend de tandarts diende te bellen. Toen ik haar vroeg waarom
ze niet belde, zei ze dat ze het nummer niet bij had. Het nummer
hing thuis op de koelkast. Zes weken al dacht de dame te pas en te
onpas over een afspraak met de tandarts. Behalve op de plaats waar
ze echt de actie kon doen. Duidelijkheid We vertellen ons brein dat
we de tandarts dienen te bellen. Terwijl we in realiteit het nummer
dienen te vinden. Onduidelijke acties blijven op je lijstjes staan.
Wanneer n van de kinderen van die dame tandpijn had gehad, was de
afspraak maken geen moeilijke actie. Wanneer er geen deadline bleek
te zijn, bleef de actie door haar hoofd spoken. De deadline dwingt
je om dieper na te denken. En dan wordt het in actie schieten veel
makkelijker. Je brein heeft duidelijkheid nodig over wat dient te
gebeuren. Indien je dat niet geeft, doe je iets anders en stel je
uit.
44. Master Your Todo - lIst 44 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Omdat het einde je de
weg toont Projecten die niet meer vooruitgaan, helpen je niet in
het winnen van je todo's. Acties die niet gebeuren, zorgen voor
stilstand. Als ondernemer wil je dit niet. Een onduidelijk eindpunt
is n van je productiviteitskillers. Afgewerkt is gewonnen. Wanneer
mag je een project uit je lijst schrappen? Als het gedaan is
natuurlijk. Wat betekent gedaan? Wanneer is goed, goed genoeg? Wat
is je finishlijn voor dit poject? Wat heb je bereikt wanneer je
geen acties meer dient te doen? Wanneer mag je de champagnefles
openen omdat je project afgewerkt is? Je bent blij als je wat
bereikt hebt? Resultaat = Richting Een duidelijk eindpunt geeft je
richting. Daardoor krijg je meer goesting om acties te doen. Je wil
dat je acties bijdragen om te winnen van je todo's. Het is nogal
zinloos om acties te doen die je weghalen van het einde. En dat
weet je brein ook. Einde niet gekend betekent geen acties.
Magneet
45. Master Your Todo - lIst 45 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Tussen waar je nu bent
en de finishlijn van je project is een afstand. Je kan die alleen
overbruggen door acties te doen. Het einddoel helpt je om die
afstand te kennen. Omdat het einde een magnetische kracht heeft.
Afbakening geeft je extra vrijheid. Een eindpunt geeft je project
vleugels. Dezelfde dynamiek kan je ook gebruiken doorheen je dag.
Je hebt 2 soorten eindpunten doorheen je dag. Je maakt een
afbakening, ofwel rond tijd ofwel rond taak. Je maakt een
tijdsafbakening. Je werkt 20 minuten aan deze taak. Daarna kan je
stoppen met die taak. Dit laat je toe om inspanning af te wisselen
met ontspanning. (link naar artikel 4 domeinen) Je maakt een
taakafbakening. Je doet taak "5 ideen verzamelen design website".
Je eerste actie is bekijk website Matthew. Wanneer je die taak
afgewerkt hebt, is er ruimte voor iets anders. Combinatie van
tijds- en taakafbakening zijn ook mogelijk. Je geeft jezelf 20
minuten om vijf ideen te verzamelen. Je stopt wanneer je vijf ideen
hebt of wanneer de 20 minuten voorbij zijn.
46. Master Your Todo - lIst 46 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Je brein houdt van
eindpunten. Zoek de komende weken naar eindpunten die je helpen.
Verdeel je voormiddag in een aantal tijdsblokken. Vraag aan de
klant wat zijn gewenst resultaat is voor jullie meeting. Wat is je
resultaat voor de mail die je gaat sturen. Ga twee dagen om 16u00
naar huis. Vraag op de volgende meeting : Wat willen we bereiken
met dit punt? Je brein houdt van succesvolle ondernemingen.
47. Master Your Todo - lIst 47 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Actielijst voor deze
week Heb je ook de indruk dat een aantal items reeds weken op je
todo-lijst staan of in je hoofd zitten? Je krijgt die items telkens
voor ogen zonder dat ze vooruit gaan. Dit frustreert je enorm. Je
denkt al weken dat je voor jou en de kinderen een afspraak dient te
maken bij de tandarts. Afstrepen creert goesting Het zou fijn zijn
wanneer je de items op je lijst gewoon kon doen. Items op je
actielijsten afstrepen geeft je een gevoel van controle. Je lijsten
zijn dan een scorebord voor je realisaties van die dag. Vooruitgang
zien voelt heerlijk. Dat geeft 'goesting' en voedt je motivatie.
Zout in je wonde Het drama is dat de meeste todo-lijsten niet
helpen. Integendeel, ze zijn zout op je wonde. Een todo-lijst
dateert nog uit de vorige eeuw. Ze tonen je 's avonds de zaken die
niet uitgevoerd werden. Todo-lijsten zijn niet aangepast aan je
kenniswerk. Ze werkten goed wanneer je werk geen grote
flexibiliteit vroeg. Je todo-lijsten omvormen naar de
extratijdsmethode is een stap vooruit. Daarnaast zijn de items op
een todo-lijst te abstract, te groot of onduidelijk. Ze dwingen je
tot nadenken. En over je werk nadenken doe je niet wanneer je naar
je todo-lijst kijkt. Je brein zoekt een makkelijke actie die het
kan afwerken. En die staat niet op todo-lijsten en dus ga je iets
anders doen. Maak succes makkelijk Je actielijst voor deze week is
n van de onderdelen van de extratijdsmethode. Maak je actielijst
succesvol door een enkele kleine aanpassingen.
48. Master Your Todo - lIst 48 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Maak de items op je
actielijst eenvoudig. De acties worden doenbaar. Onderzoeken
sprekersmogelijkheden wordt Google drie referenties
sprekersbureau's. (Simple) Zorg er voor dat de items op je lijst je
tot actie brengen. Deze acties zorgen voor beweging. Bijvoorbeeld
een afspraak maken met de tandarts. Je belt de tandarts niet
wanneer je het nummer niet hebt. Wat zie je jezelf doen? Je gaat
naar de koelkast want het nummer van de tandarts vind je er terug
op een post-it. Vinden nummer tandarts i.p.v. Afspraak tandarts zal
je tot actie brengen (unstuck) Verklein de acties op je actielijst.
(Concise). Te grote acties lijken een berg waarover je heen moet.
Uitgevoerde kleine stapjes creeren vooruitgang. Ook wanneer ze
klein zijn. Maak je actie kleiner dan n kwartier. Schrijven artikel
uitstelgedrag wordt Vind drie oorzaken uitstelgedrag. Concretiseer
(Concrete) je actie. Tandarts op je lijst is helder op het moment
dat je het opschrijft. Vier uur later leidt dat niet meer tot
acties. Items die bestaan uit n woord voegen geen waarde toe. Je
dient nog na te denken, en dat doe je niet wanneer je daarvoor geen
tijd en/of aandacht hebt. Maak je acties emotie vrij.(Emotion
free). De weerstand steekt dan zijn lelijke kop niet op. Een
artikel schrijven roept opnieuw het beeld naar boven van meester
Ronny; je leraar uit het derde leerjaar die extra punten aftrok
voor dt fouten. Zie ook hoofdstuk actiekillers Volg de de volgende
structuur : VSO. (Structured). Een duidelijk stappenplan helpt je
vooruit. Je eerst volgende actie is makkelijk te doen wanneer ze
deze structuur : verb - subject - object volgt. Bevragen Marleen
checklist artikel toont heel duidelijk wat je gaat doen. Zoek naar
jouw standaardactiewerkwoorden.(Standardised). Tachtig percent van
al je acties kan je duiden met tien standaardwerkwoorden. Met jouw
tien werkwoorden vul je je actielijst makkelijker aan. Googlen,
bespreken, vinden, mindmap starten/ aanvullen, doorsturen zijn een
aantal van mijn standaardwerkwoorden.
49. Master Your Todo - lIst 49 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Extra. De hulplijn.
Wanneer je de volgende actie niet weet, vraag je hulp aan een
collega. Het uitspreken van het probleem geeft het nodige inzicht
voor de volgende actie. En wanneer bij uitzondering het inzicht
niet komt, doe je wat je collega zegt. Uit die actie komt dan wel
inzicht. Maak je actielijst succesvol door de items Simple Unstuck
Concise Concrete Emotion free Structured Standarized te maken.
Grote van je actielijst bij de start van je week is gelijk aan je
berekende capaciteit.
50. Master Your Todo - lIst 50 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Incubatielijsten Heb je
ook het gevoel dat je activiteiten onderneemt welke je beter niet
was gestart? Je start iets wat na een week van je radar verdwijnt
en onafgewerkt blijft. En je voelt je daar niet zo fijn over.
Constateer je ook dat het aantal ideen welke je ziet vermindert is
in vergelijking met vroeger? Je hebt daar geen tijd meer voor of je
hebt je ervoor afgesloten. Ofwel ben je overspoeld door ideen ofwel
zie je nieuwe ideen niet meer. Ideenverzamelaar Het kan anders.
Ideen zijn een manier om te verbeteren. Goede ideen zal je zeggen.
En je hebt gelijk. Maar om goede ideen te hebben, heb je veel ideen
nodig. En als er iets is wat je wil is het vooruitgang,
verbetering. Anders had je niet tot hier doorgelezen. Een mooie
verzameling ideen hebben is een lifesaver. Je dient niet te gaan
zoeken naar ideen wanneer je ze nodig hebt. Je hebt ze klaar.
Ideensysteem Er zijn drie redenen waarom het hebben van een
ideensysteem verkeerd loopt. 1. Geen manier hebben om ideen te
verzamelen. 2. Geen manier hebben om je ideen te organiseren. 3.
Niet weten hoelang iets dient te incuberen op je incubatielijst.
Actie-ideen Kijk na hoe je je hobby organiseert. Misschien ben je
een verzamelaar van Yoda- figuurtjes. Of je hebt een uitgebreide
cd-verzameling. Wat zijn de cd's die je nog wil kopen? Je hebt ze
op een lijstje staan. Dat is een incubatielijst.
51. Master Your Todo - lIst 51 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Ik heb dat met boeken.
Mijn whishlist bij Amazon is behoorlijk groot. Dat is mijn
incubatielijst voor boeken. Misschien heb jij dat met steden die je
nog wil bezoeken. Of heb je dat met de sterrenrestaurants die je
nog wil bezoeken? Verzamel al de ideen die op je bord belanden. Je
hebt een goed verzamelsysteem nodig. Je hebt dus altijd iets op zak
om te noteren. Je neemt foto's van de ideen. Process je
ideenverzameling. Gebruik daarvoor het schema uit dit artikel. Veel
ideen zullen georganiseerd worden op n of andere incubatielijst.
Segmenteer je incubatielijst. Daarvoor zijn er twee criteria. 1.
Naar incubatiemoment. Wanneer zie je deze incubatielijst? Elke week
of elke maand? Elke zes maand of op een bepaalde datum? 2. Naar
topic. Ideen voor producten voor ExtraTijd. Marketingideen. Ideen
om de workshops aan te passen. Geef jezelf de nodige incubatietijd.
Je kent dat gevoel wel dat je enthousiast wordt over iets. Dat kan
over een boek zijn of een project welke gelanceerd wordt op een
meeting. De goesting om in actie te schieten wordt dan groter. Je
brein draait op volle toeren en je wil gaan bellen. Geef jezelf de
nodige tijd om dat enthousiasme te laten incuberen. Zet dat boek op
je whishlist bij Amazon. Vertel je collega's dat je enthousiast
bent en dat je overmorgen laat weten of je meedoet of niet. Wanneer
je dat project toch gaat doen, zet het dan op je masterlijst.
Wanneer je het niet gaat doen, delete het project van je
incubatielijst. Beschouw het plan van een item op je Masterlijst
als een incubatielijst. Items voor dat project welke nog niet
actief zijn. Die items die op een bepaald moment op je actielijsten
zullen komen.
52. Master Your Todo - lIst 52 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Lijsten Ajour houden De
oplossing voor een leeg hoofd en het nakomen van je beloftes is een
eenvoudige methodiek. De methodiek valt uiteen in vier stappen.
Verzamelen Aan lijsten toevoegen - processen Naar je lijsten kijken
- Feedback en Feedforward Doen Deze methodiek zal je toelaten om je
concentreren op de acties die nodig zijn om je beloftes na te
komen. Dit is een proces bestaande uit vier stappen. Je kan beter
en beter worden in elke stap.Je kan je energie richten op de
bottleneck en daardoor de throughput vergroten.
53. Master Your Todo - lIst 53 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verzamelen Ben je het
ook beu om te vergeten? Peter komt je vragen hoe het staat met de
excel file van het vakantieoverzicht. Je valt uit de lucht. Je bent
compleet verbaasd. Je hebt immers geen weet van een file. Peter
beweert nochtans dat hij je dat vorige week aan het koffiemachine
vroeg. Bart je collega bevestigt dat hij dat ook gehoord heeft,
wanneer jullie samen koffie gingen halen. Blijkbaar ben je het
compleet vergeten. Peter is niet goed gezind. Hij zegt dat het niet
de eerste keer is dat je iets vergeet. Je geeft het niet graag toe,
zeker niet waar Peter bij is, maar hij heeft wel gelijk. Maar ja er
wordt ook zoveel aan jou gevraagd, op alle mogelijke plaatsen. Je
kan dat toch onmogelijk allemaal onthouden. Betrouwbaar Het zou zo
zalig zijn wanneer Peter zou zeggen: Als ik iets aan jou vraag,
dann kan ik op beide oren slapen, dat komt altijd in orde. Peter
heeft nogal wat impact in de organisatie en bij hem op een goed
blaadje staan belangrijk voor je carrire. Het voelt geweldig
wanneer je al je beloftes kan nakomen. Je wil anderen echt helpen,
wanneer je hulp hebt aangeboden. Hoe zou het voelen wanneer je
honderd percent van je beloftes nakomt? En daarbij wil je ook nog
een leeg hoofd hebben. Het is zalig wanneer je vier op een rij aan
het spelen bent, je alleen met het spelletje bezig bent en niet met
je werk. Of omgekeerd.
54. Master Your Todo - lIst 54 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verzamelplaatsen Het zou
makkelijker zijn, wanneer alles wat we dienen te doen, via n kanaal
naar ons toekwam. Nu dat was vroeger misschien zo. In de huidige
omgeving kan er werk op ons bord komente liggen via een massa
verschillende kanalen. Er is mail, gesprekken aan de koffiemachine,
twitter, telefoon, n op n gesprekken en We gebruiken veelal ons
hoofd om de beloftes die we maken te onthouden. En we hopen dat ons
hoofd ons reminders geeft, wanneer we er iets mee kunnen doen. We
hebben nochtans de ervaring dat dit niet klopt. Ons hoofd geeft ons
meestal reminders wanneer we er niets mee kunnen doen. Teveel of te
weinig verzamelplaatsen voor beloftes maken het ons niet makkelijk,
om onze beloftes later daadwerkelijk te houden. Verzamelen = to
collect. 1. Wat te verzamelen? Verzamel je beloftes. Dat is de
sleutel in deze stap. Je belooft om een document na te sturen. In
een meeting word je een opdracht gegeven. Klinkt misschien niet als
een belofte, maar wanneer je niet duidelijk nee hebt gezegd en die
nee begrepen werd heb je een belofte op je bord liggen. Tijdens je
lunchbreak hoor je je collega enthousiast vertellen over IFTTT. Je
denkt dat zou ik eens dienen te bekijken. Dat is een belofte aan
jezelf. Je collega vertelt je dat hij daar reeds een onderzoek deed
en dat hij je de info gaat bezorgen. Een belofte van iemand anders
aan jou. De trigger voor het verzamelgedrag is wanneer je jezelf ja
hoort zeggen op een taak. Beloftes aan jezelf Beloftes aan anderen
Beloftes van anderen aan jou.
55. Master Your Todo - lIst 55 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 2. Wanneer te
verzamelen? Verzamel op het moment dat een belofte op je bord
landt. Je weet echter niet wanneer je een belofte zal maken. Het
gevolg is dat je niet op voorhand weet wanneer je zal verzamelen.
Bereid je dus voor om altijd te kunnen verzamelen. Gedurende de
ganse dag kunnen beloftes op je bord belanden. Weet dat er altijd
uitzonderingen zullen zijn. Misschien zeg je Tijdens het joggen
krijg ik wel ideen maar die verzamel ik niet. Je wil tijdens het
joggen alleen genieten van het lopen. 3. Hoe te verzamelen? Neem je
beloftes vast om ze daarna los te kunnen laten. Het trukje is om
beloftes niet in je hoofd te stoppen en om ze ook niet kwijt te
raken. Je kan je beloftes dan opschrijven of tegen iemand
vertellen. Je belooft op een beurs iemand een document op te
sturen. Je gebruikt als verzamelmateriaal haar businesskaartje. Je
collega Peter vraagt je aan het koffiemachine om een document in te
vullen. Je haalt je notitieboekje boven en schrijft zijn vraag op.
Of je vraagt hem om dat even naar je te mailen. Je notitieboekje of
de mail zijn het verzamelmateriaal. Tijdens de meetings die je
bijwoont gebruik je een schrift om je beloftes of todos op te
schrijven. Vindt de tools die bij je passen om te verzamelen. Er is
keuze genoeg om te verzamelen : digitaal of op papier. Je kan een
fototoestel gebruiken, apps op je smartphone, de notes gebruiken in
je telefoontoestel, je kan een schriftje gebruiken, een papieren
placemat in het restaurant, enz
56. Master Your Todo - lIst 56 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 4. Waarin verzamelen? Je
hebt de belofte om documenten op te sturen naar je nieuw contact
van de beurs opgeschreven op het businesskaartje. Waar stop je dat
businesskaartje tot het moment dat je het gaat processen? Dat kan
in je portefeuille, je handtas of een speciaal verzamel mapje in je
tas. Je hebt verzamelmateriaal nodig en plaatsen waar je verzameld
te processen materiaal wordt bewaard tot wanneer je het effectief
gaat processen. Verzamelmateriaal en verzamelplaats kunnen
hetzelfde zijn, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. En van die
verzamelplaatsen is je mail inbox. Dat is een duidelijke plaats
waarin je nog te processen input komt. Zelfs zonder dat je daar
veel moeite voor dient te doen. Die verzamelplaatsen, je to proces
boxen dien je regelmatig te processen. Maak jezelf een overzicht
van je verzamelplaatsen. 5. Waarin NIET verzamelen? En schrap n van
je vroegere verzamelplaatsen namelijk je hoofd. Je hoofd heeft een
vreemd gevoel voor timing wat reminders betreft.
57. Master Your Todo - lIst 57 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Process Only handle it
once Een van de mythes van timemanagement is, neem alles slechts n
keer vast. Indien je alles maar n keer zou vastnemen, kan je
slechts met n project of taak tegelijk bezig zijn. Elke architect
zou n huis tegelijkertijd zetten. Dat is niet de wereld waar jij je
in beweegt. Multiprojecting Je bent als kenniswerker genoodzaakt om
aan multiprojecting te doen. Scott Belsky gaf in zijn boek Making
Ideas Happen een mooi inzicht. Beschouw alles als een project
behalve een alleenstaande actie. Mooie omdraaiing. Dat maakt lekker
duidelijk dat je Masterlijst grote en kleine projecten bevat.
Volgens David Allen is de gemiddelde professional bezig met tussen
de veertig en de honderddertig projecten. Een bewijs dat n keer
vastpakken niet (meer) kan werken. Nooit vastnemen Je kan op je
brievenbus een sticker plakken 'Nee gratis pers/ Nee
Reclamedrukwerk'. Je moet daardoor minder oud papier
versjouwen.
58. Master Your Todo - lIst 58 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Je kan betere filters
installeren op je mailbox. Automatisch een leeslijst laten vullen
met je favoriete nieuwsbrieven. Je hoeft ze dan niet te verslepen
naar een andere map. Alleen nog lezen. Sommige zaken hoef je zelfs
niet vast te nemen. Je kan je assistent deze zaken laten oplossen.
Inboxen processen = inboxen leegmaken Inbox zero is een buzz-woord
op het net. Het is echter ook een voorwaarde om met de juiste
prioriteiten bezig te zijn. Alle input n keer door je handen laten
gaan. Als je niet alles gezien hebt, weet je de prioriteiten niet
zeker. Bij het leegmaken geldt het n keer vastpakken zeker. Je wil
een mail echt geen acht keer herlezen en opnieuw op ongelezen
zetten. Een reeks vragen helpen je om een item slechts n keer vast
te pakken. Denkproces om alles n keer vast te pakken Het denkproces
heb je ook in een schema. Elke vraag heeft slechts twee mogelijke
antwoorden. Ja en nee. Duw elk item door het denkproces. Het
denkproces in woorden Start Wil je daar ooit iets mee doen? Nee :
Ofwel zal je het item deleten/weggooien of archiveren. Dit is n van
de weinige plaatsen in het denkschema waarbij het item volledig is
afgewerkt. OHIO.
59. Master Your Todo - lIst 59 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Ja : Wil je daar deze
week iets mee doen? Nee : Je plaatst het item in je incubatielijst.
Je hebt deze week niet de tijd, de energie of andere middelen om
acties te doen voor dit item. Of het item is nog niet klaar om
acties te krijgen. Het betekent dat de beslissing die je nu nam
opnieuw zal geevalueerd worden. Ofwel wordt item actief, ofwel
gedelete ofwel blijft het in de incubatielijst. Ja : Is het een
enkelvoudige actie? Nee : Meer dan n actie alvorens het item
compleet afgewerkt is. Zet het item op je Masterlijst. Wanneer is
het item compleet afgewerkt? Het gaat niet over het moment. Hoe
merk je dat je geen acties meer dient te doen? Zet dat bij het item
op je Masterlijst. Meer over je Masterlijst op de blog. Wat is de
volgende actie die je gaat doen om dit item naar het einde te
brengen? Ga dan verder naar Ja. (Ga niet naar start - je ontvangt
nog geen geld) Ja: Neemt je volgende actie meer dan twee minuten?
Nee : Doen. Het kost meer tijd om het op een lijst te zetten dan
het te doen. Ja: Ben jij het best geschikt om deze actie te doen?
Nee: Dan ga je delegeren. Nadat je het gedelegeerd hebt, zet je het
item op je wachten op. Delegeren mag je ruim zien. Als je klant nog
dient te beslissen op een voorstel heb je ook een wachten op. Ja:
Dient je volgende actie op een bepaald moment te gebeuren? Nee : De
actie gaat op je volgende actielijst voor de komende week. Ja: Je
volgende actie gaat in je kalender. Ga terug naar start voor je
volgende item. Neem dat item vast en duw het door het schema.
Herhaal dit proces tot al je inboxen leeg zijn.
60. Master Your Todo - lIst 60 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden
61. Master Your Todo - lIst 61 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Process in batch -
Watson en Holmes Scan jij ook je emails in je inbox? Je delete een
aantal mails die spam waren, een aantal waar je eenvoudig een datum
kon doorgeven, beantwoordde je en op een aantal kon je een ja of
nee doorsturen. Alle andere mails waren voor later. En die
methodiek herhaalde je een aantal keren per dag. Ja, en een aantal
dringende mails werden ook beantwoord. De mails die je bestempelde
als later, worden in een volgende screeningsronde opnieuw op later
gezet. Tot ze dringend worden. Je hebt het gevoel dat emails
exemplarisch zijn. Items op je todo-lijstje worden ook pas
afgewerkt wanneer ze dringend worden. Je sleept je van deadline
naar deadline. En dat kost je ook mentale energie. Elementary my
dear Watson Hoe zou het voor je zijn wanneer je veel minder zou
uitstellen? Hoe zou het zijn wanneer je de deadline niet meer nodig
had om in gang te schieten? Het fijne gevoel van je werk vooruit te
zien gaan en niet afhankelijk te zijn van een deadline, is geen
wishful thinking. Meester zijn van je deadlines in plaats van slaaf
te zijn van je deadlines geeft je een rush. Gevoel van controle is
iets waar we als mens naar trachten. Watson en Holmes Iedereen
maakt gebruik van twee denkmodes. Daniel Kahneman heeft uitgebreid
onderzoek gedaan naar deze twee denkmodes. (Zijn boek Thinking Fast
en Thinking Slow is een aanrader). Kahneman noemt deze denkmodes
system I en system II
62. Master Your Todo - lIst 62 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Ik vind het makkelijker
om te onthouden wanneer ik de analogie gebruik van de bekende
detective Sherlock Holmes en Dokter Watson. Watson is het snelle
denken, automatisch, intutieve, onbewust, emotioneel en kost minder
mentale energie. Holmes is het tragere, het logischere, bewuste
denken en kost meer mentale energie. Wanneer we onze inbox scannen
gebruiken we ons Watson systeem. Wanneer je de items in je inbox
processt heb je het Holmes systeem nodig. Watson Holmes Onbewust
denken Bewust denken Beoordeling gebaseerd op intutie Gebaseerd op
diep nadenken Veel capaciteit Weinig capaciteit Zonder moeite Kost
mentale energie Gebaseerd op ervaring, emoties Gebaseerd op feiten,
logica Wanneer je nadenkt over je werk heb je Holmes nodig. Watson
vindt de meest elementaire stap niet. Het is niet dat we Watson
niet nodig hebben. Wanneer we eenmaal gestart zijn, is Watson best
geschikt om ons verder te helpen. Mentale vermoeidheid zorgt ervoor
dat je niet meer gaat processen maar gaat scannen. En dat komt je
mentale energie niet ten goede. Onze mentale energie is niet
onuitputtelijk. Spaar je mentale energie Watson en Holmes horen
samen. Je hebt beide denksystemen nodig. Gebruik volgende
strategien om minder mentale energie te verbruiken.
63. Master Your Todo - lIst 63 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden 1. Batch je denkwerk.
Bepaal een aantal momenten waarin je voldoende mentale energie hebt
om over je werk na te denken. De verzameling te processen materiaal
verwerk je in deze in beperkt aantal momenten. Je komt dan in
Holmes mode. In die Holmes mode geraken kost je wat meer energie
dan in die Holmes mode te blijven. Vergelijk het met starten van
een auto. Bij de start verbruikt je wagen ook meer energie dan
wanneer je rustig aan het cruisen bent. Inertie overwinnen kost
altijd meer energie dan in beweging blijven. 2. Bepaal voor elk
item dat je in beweging wil krijgen je volgende actie. Dat is
elementair en daarvoor heb je Holmes nodig. Zorg ervoor dat elke
actie succesvol is. (Zie ook actielijst van deze week) S imple U
nstuck C oncrete C oncise E motion Free S tructure 3. Zorg voor je
set van actiewerkwoorden. Tachtig percent van je werk kan je doen
door een tiental actiewerkwoorden. Bepaal jouw
standaardwerkwoorden. Het zal minder mentale energie van je vergen
wanneer je deze werkwoorden kent. Je dient Holmes minder aan het
werk te zetten.
64. Master Your Todo - lIst 64 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Bellen, bespreken,
vinden, googlen, afprinten, smsn , draften, nakijken link,
toevoegen, omvormen, maken format, berekenen, bedanken, doorsturen.
Maak jouw lijstje en je vindt je elementaire volgende actie
sneller. 4. Spaar mentale energie. En van mijn experimenten was een
jaar vegetarisch eten. Dat was behoorlijk makkelijk wanneer ik op
restaurant ging. Er was meestal maar n schotel voor de vegetarir.
Limiteer het aantal keuzes waaruit je kan kiezen. Bepaal op de dag
voordien waar je de volgende dag gaat mee starten. Beperk het
aantal keuzes. 5. Outsource triviale beslissingen Elke beslissing
neemt wat mentale energie. Beslissingen die anderen voor je nemen
kosten je geen mentale energie. Zo verkom je dat je mentaal
helemaal leeg bent. Ga je met Marleen eten, laat Marleen dan de
keuze maken voor de lunch. President Obama heeft een groot aantal
triviale beslissingen overgedragen aan anderen. 6. Voorzie een
lijstje wat je nog kan doen, wanneer je weinig mentale energie over
hebt. Het lijstje met de mooiste naam @braindeath. Wat kan je nog
doen als je braindeath bent? Ik durf er om te wedden dat daar enkel
fysieke zaken op staan. 7. Zorg voor voldoende tijd om je mentale
energie opnieuw op te laden. Ga op vakantie. Zorg voor meer
vakantie. Zet je scherm uit om acht uur.
65. Master Your Todo - lIst 65 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Feedback en feedforward
Dagelijkse Lijsten Elke moment dat je kan en wil doen,kijk je in
kalender. Indien er niets in je kalender staat dat je moet doen,
kijk je naar je actielijst om daaruit te kunnen doen. Dagelijks vul
je lijsten een paar keer aan om je flexibele concentratie te
voeden. Het maakt het makkelijk als je kalender en je actielijst
samenziet. Einde dag Selecteer de acties uit je actielijst waarmee
je de volgende dag gaat beginnen. De gekozen acties - een deel van
je actielijst - vormen de acties waar jij je gaat op concentreren.
. Beperk je deze ijst en zorg voor onmiddellijk succes.
Concentratielijst is leeg Selecteer in je actielijst opnieuw een
aantal acties.
66. Master Your Todo - lIst 66 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Wekelijks
planningsmoment Feedback en Feedforward moment Weet je nog wat je
motivatie was om ExtraTijd te willen? Waarom lees je elke week de
ExtraTijdstips of volg je deze workshop? Wat wil je bereiken door
effectiever te worden? Volledig potentieel Stel je voor dat je
volledig potentieel kan gebruiken. Dat je echt uit die verdomde
vicieuze cirkel geraakt van reactief werk. Kun je je inbeelden dat
je op het einde van de week zegt : "Ik heb bereikt wat ik wou
bereiken en volgende week zal het nog beter zijn". En dat je daarna
een goed glas drinkt of een lekkere koffie met een taartje eet om
dat te vieren. King of queen of your world zou je je dan voelen.
Gevuld vacum In de natuur wordt een vacum altijd opgevuld. Een lege
ruimte wordt altijd gevuld. Negenennegentig percent van de mensen
starten hun week zonder plan. En dan wordt hun week, hun vacum
opgevuld door allerlei zaken die anderen op hun bord leggen. Ze
raken in de vicieuze cirkel van reactief werk. Tegelijkertijd
hebben ze geen manier om hun week te evalueren. En nog minder
hebben ze een manier om het volgende week beter te doen. Wanneer
het wat rustiger wordt, komt dat allemaal in orde. Zeggen ze
dan.
67. Master Your Todo - lIst 67 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden I Said that before, in
the past - Jeff Waters- Road To Ruin Wekelijks Feedback en
Feedforward moment Script je week. Bepaal wat je volgende week gaat
doen. Vul zelf het vacum in je kalender. Niet door alles in je
kalender te schrijven, je hebt ook nog wat lucht nodig om met de
wisselende omstandigheden om te gaan. Er komen ook wat zaken te
staan op je actielijst voor de komende week. Gebruik daarvoor het
Weekly Feedback en Feedforward moment. (WFF) Feedback gaat over het
verleden. En hoe je daar iets kan van leren. Hoe completer je
lijsten hoe beter je feedback. De spiegel (= je lijsten) waar je
inkijkt is completer. En een completere spiegel geeft je betere
feedback. Feedforward gaat over de toekomst. In het geval van het
wekelijkse feedforward moment betreft het de komende week. Wat ga
je met het inzicht van vorige week de volgende week beter doen.
Misschien zeg je wel WTF. Realiseer je dat de eerste doelstelling
van de WFF 'gerust zijn' is dat je met het juiste bezig bent
tijdens je volgende week. Wat de juiste dingen ook voor je mogen
zijn. De tweede doelstelling is je productiviteit fixen of
verbeteren tot het moment dat je tevreden bent over je
productiviteit.
68. Master Your Todo - lIst 68 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden De omstandigheden, waar
en wanneer je de WFF doet is een onderdeel van een ander artikel.
Elk onderdeel van de WFF heeft te maken met feedback (FB) en
feedforward (FF). Maak je verzamelplaatsen leeg? Je fysieke
verzamelplaatsen Je hoofd FB: Hoe komt het dat ze niet leeg zijn?
Heb je meer process tijd nodig gedurende de week? FF: Hoe ga je
'verzamelen' anders doen de volgende week? Process de stukken uit 1
Kalender FB: Wat staat nog in je kalender dat toekomstige acties
triggert? Process die acties. FF: Wat is je capaciteit voor de
komende week? Hoeveel eenheden tijd heb je volgende week die je kan
gebruiken? Staan er items op je kalender voor volgende periode die
acties triggeren? Wachten Op FB : Wat heb je gekregen? FF : Wie ga
je porren de komende week die nog op je wachten op staat?
69. Master Your Todo - lIst 69 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Actielijst FB: Wat is op
je actielijst blijven staan? Wat kan je daar van leren? Moet je die
actie successvoller maken? Heb je de nodige tijd verkeerd
ingeschat? Is er meer dringende ad-hoc op je bord komen te liggen?
Incubatielijst - Bekijk de relevante incubatielijst. FB : Wat ga je
deleten van je incubatielijst? Wat kan dit je leren? FF : Wat
verhuist van je incubatielijst naar je actielijst of naar je
masterlijst? Masterlijst FB: Wat is afgewerkt? Welke zaken dien je
up te daten? Dien je nog bepaalde taak- of projectplannen up te
daten? FF: Welke projecten geef je acties de komende week? Welke
taken, projecten of subprojecten dienen deze week klaar te zijn?
Actielijst FF: Heb je genoeg capaciteit deze week om al wat je op
je actielijst gezet hebt te doen? Feedback en Feedforward op de WFF
FB : Wat was ok? Wat leert je dit? Welke omstandigheden had je? FF
: Wat doe je volgende week anders? Heb je daarvoor een reminder?
Heb je je wff-checklist aangepast?
70. Master Your Todo - lIst 70 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Beloon jezelf omdat je
de WFF gedaan hebt.
71. Master Your Todo - lIst 71 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Doen Heb jj meer dan
drie soorten werk? Je vindt focus houden belangrijk. Maar die
hoeveelheid werk maakt het je niet gemakkelijk. Je hebt slechts 3
soorten werk. Ze hebben een verschillende aanpak nodig om efficint
te gebeuren. Deze eenvoudige indeling helpt je om je gedrag aan te
passen. lijstjes maken, vanuit je lijstjes werken, andere dingen
doen. Werk indelen = focus houden Ik beken. Ik laat me gemakkelijk
afleiden. Ondervind jij ook hinder van dit fenomeen? Je
aandachtsboog wordt korter en korter. Bloody annoying. Indien je 10
minuten concentratietijd hebt, is die klus geklaard. Het lijkt wel
of je nooit meer 10 minuten ononderbroken tijd hebt. Batchen = tijd
winnen Trek dit door naar al je werk. Ja, ook naar de grote
indeling van je dag. Lijstjes maken = opties maken in snelvaart Je
wordt overspoeld door nieuwe input. Nu komen er echt wel e-mails
binnen. Je hebt nog 5 folders van je klant meegekregen. In je tas
zitten nog papieren voor de accountant. Op je voicemail staan nog 4
berichten.
72. Master Your Todo - lIst 72 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Je nieuwe input n na n
verwerken geeft je voordelen : het gaat sneller. het haalt onrust
weg. Je hebt alles (samen) gezien. het geeft opties waar jij uit
kan kiezen wanneer je in actie gaat. je kan makkelijker de
belangrijke van de onbelangrijke zaken scheiden. Je past je
verschillende lijstjes (zie het gratis e-book) aan. Een vernieuwd
overzicht over je gewijzigde realiteit is je resultaat. Dagelijks
voeg je tijdens een aantal momenten batchgewijs je nieuwe input toe
aan je ene betrouwbare systeem. Je bepaalt het aantal momenten
uiteraard zelf. Of heeft je mailbox jou onder controle? Wekelijks
geef je je lijstjes een grote opkuisbeurt. Je maakt daardoor opties
waaruit je gedurende de rest van de week kan kiezen. Van uit je
lijstjes werken = in snelvaart in actie Tijd om het denkwerk dat je
deed te hergebruiken. Tijdens het maken van je lijstjes dacht je na
over de volgende stappen die je gaat zetten om zaken af te werken.
Door actie te kiezen uit je lijstjes bewaar je focus. Dit is
actiefocus. Niet te verwarren met inhoudsfocus. Inhoudsfocus is
uitstekend wanneer je minstens 1 uur tijd hebt om te focussen. Uit
je lijsten werken is kiezen uit op voorhand gedefinieerde acties.
Je kiest zaken die je kan doen. Je maakt het jezelf gemakkelijk als
je je actielijst sorteert volgens context. Om vinden beeld da vinci
af te kunnen strepen, dien je online te zijn. Ben je niet in die
context, dan hoef je die optie ook niet te zien. De zaligheid om te
kunnen doen omdat je al voordenken deed.
73. Master Your Todo - lIst 73 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Verantwoordelijkheden Je
speelt verschillende rollen in je eigen levensfilm professioneel en
priv. Bepaal voor elke rol de juiste projecten. Dat vergroot je
geloofwaardigheid n je succes. Een moderne kenniswerker heeft veel
aan zijn hoofd: zijn bedrijf doen groeien, (meer) sporten, familie
en vrienden bezoeken, voortdurend bijleren, beter luisteren Een
behoorlijke takenlijst met vl aandachtspunten. Verschillende hoeden
David Allennoemt dat de Areas of focus, Stephen Covey spreekt over
rollen. Voor elke rol draag je een andere hoed om een doel te
bereiken. En je blijft net zolang in die rol tot de
'omstandigheden' veranderen. Dan wissel je van hoed en werk je aan
een ander doel. Herken je levensrollen Ze: zijn eindeloos; voldoen
aan jouw standaard; clusteren specifieke projecten uit je
takenlijst; vragen aandacht en onderhoud. Mogelijke rollen Je bent
(tegelijk): partner ouder familie vriend Je draagt zorg voor je
eigen: gezondheid spiritualiteit financin ontwikkeling
74. Master Your Todo - lIst 74 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Masterlijst mt
rolvermelding Vermeldnaast elk project een specifieke rol en
overloop jouw lijst wekelijks. Dat helpt om de takenlast binnen je
rollen onder controle te houden. Tegelijk bewaar je het evenwicht
tussen je rollen. Zo geef je elk project de juiste prioriteit. En
zeg je terecht neen tegen niet-rendabele projecten. Haalbare
takenlast Je projectenlijst inventariseert je benodigde capaciteit:
je ziet waar je wat extra gas kunt geven, zonder het evenwicht te
verbreken. Ga bijvoorbeeld achter nieuwe leads aan, als je nog maar
vier projecten hebt lopen. Zo voorkom je dat je ooit zonder
opdrachten zit. Problemen aanpakken VolgensEinstein kun je een
probleem niet oplossen op het niveau waarop het ontstaat. Als je
jouw projectenlijst overloopt, moet je daarom een niveau hoger
kijken. Zoek je rol die het minst onder controle is. Maak er
prioritair werk van om die tijdens de komende week opnieuw in het
gareel te krijgen. Neen zeggen= gemakkelijk Heb je binnen een
bepaalde rol ruimte voor een nieuw project? Zet het dan gerust op
je projectenlijst. Past het niet? Weiger dan vastberaden om het
evenwicht te bewaren. Maak je prioriteiten mt rollen-lijst tot jouw
CheckpointCharlievoor nieuwe projecten. Aan de slag Neem je
projectenlijst en voeg concrete rollen toe. Groepeer daaronder alle
relevante projecten. Stel voor elke rol jouw prioriteiten: schrap
niet-rendabele projecten of vul je lijst aan als je capaciteit
overhebt.
75. Master Your Todo - lIst 75 2014 DHaeseleer Johan
www.extratijd.be Alle rechten voorbehouden Implemenatie De methode
MYT krijgen is gestoeld op reminders voor acties in een extern
systeem buiten je hoofd. Ben je iemand die meestal op papier zal
werken? Dan is het misschien een goed idee om het schriftje te gaan
gebruiken. Een andere lijstmaker op papier kan ook. Moleskine Atoma
Ringmap Alles werkt zolang je je lijsten op een snelle manier kan
jour zetten en consulteren op de plaats waar je ze nodig hebt. Het
is immers goed om op te schrijven dat je Johan moet bellen. Nog
beter is die reminder te zien wanneer je beschikt over een
telefoontoestel. Zoek naar de tool die jou zal helpen om Extra Tijd
te behalen. Indien het niet gemakkelijk is om te gebruiken zal je
het niet blijven gebruiken. Ben je iemand die graag digitaal werkt
en zich tot de laatste snufjes aangetrokken voelt? Je kan kiezen
voor een softwarepakket (er zijn mogelijkheden genoeg zowel online
als offline). Je kan ook je Outlook (met andere mailsystemen heb ik
geen ervaring) gebruiken als basis voor je elegant betrouwba